Hướng dẫn quản lý các Trường đại học tại Việt Nam, Campuchia và Mông cổ

Mẫu bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc

Chức vụ Địa vị trong vai trò quản lý

Phân loại lương Địa điểm làm việc

Mức độ thành thạo tiếng Anh 2

Các bài kiểm tra yêu cầu

Trình độ bắt buộc (Hiểu biết, kỹ năng và chất lượng cá nhân)

Mô tả công việc – Mô tả ngắn gọn các hoạt động, nhiệm vụ và trách nhiệm

Quyền, trách nhiệm và cam kết

Ngày ký Ngày chấp nhận

1 Ghi theo catalog chức năng công việc

2 Ghi theo Tiêu chuẩn ngôn ngữ chung của Châu Âu

Thành viên Quy trình lựa chọn Vai trò Quyền lợi và trách nhiệm Các chính sách được đề xuất bởi sinh viên/cán bộ giảng dạy (ví dụ)

Sinh viên 1 Mở chiến dịch sinh viên nêu rõ các mục tiêu và chính sách cần được thảo luận trong hội đồng khoa học trong thời gian sắp tới

2 Biểu quyết nội bộ với quyền biểu quyết được thực hiện bởi sinh viên

Người đại diện ▪ Tham gia vào các cuộc họp

▪ Trao đổi tin tức liên quan đến những vấn đề mà sinh viên quan tâm một cách kịp thời

▪ Phối hợp với các hoạt động và sự kiện của hội đồng khoa học

▪ Kiểm tra trên máy tính

▪ Chi phí in ấn rẻ hơn tại trường

▪ Có nhiều lựa chọn hơn trong quán café của trường

▪ Cải thiện ký túc xá cho sinh viên

▪ Số hóa giáo cụ trong các khóa học

▪ Cải thiện sự trao đổi giữa cán bộ (chủ yếu là giáo viên) và sinh viên

▪ Chính sách chống xâm hại tình dục

▪ Hỗ trợ tài chính cho đời sống của sinh viên (tài trợ cho các hoạt động của sinh viên như tạp chí của sinh viên)

▪ Thảo luận về việc thành lập các tổ chức của sinh viên, quyền và nguồn tài trợ cho họ Cán bộ giảng dạy

Bỏ phiếu bí mật trong hội đồng khoa học

Người điều hành + Người đại diện

▪ Báo cáo hoạt động của hội đồng khoa học một cách kịp thời trên cơ sở hàng tháng

▪ Dự thảo báo cáo cuối năm

▪ Tổ chức các sự kiện và hoạt động của hội đồng khoa học

▪ Dành một chút thời gian trong các cuộc họp

▪ Giữ vị trí thủ quỹ (chịu trách nhiệm quản lý quỹ tài trợ của hội đồng khoa học)

▪ Dự thảo báo cáo tài chính thường xuyên về tình hình tài chính của hội đồng khoa học, dành cho sinh viên

▪ Phối hợp hoạt động kinh doanh của hội đồng khoa học vào nghiên cứu và giảng dạy

▪ Tự do chọn một sinh viên làm gia sư để hướng dẫn cho sinh viên hệ cử nhân

▪ Cải thiện tình hình tài chính của sinh viên Ph.D

▪ Thảo luận về phương tiện tài chính để mua thiết bị mới liên quan đến nghiên cứu của trường đại học

▪ Tài trợ cho việc tham gia các hội nghị quốc tế và ở tại các trường đại học trong và ngoài nước

▪ Duy trì và cải thiện mối quan hệ giữa các trường đại học bằng cách trao đổi cán bộ giảng dạy cho các mục đích ngắn hạn

▪ Hỗ trợ đào tạo chuyên môn cho các học giả

Khảo sát sự hài lòng của cán bộ

1 Vai trò của bạn trong tổ chức:

Vui lòng ghi rõ mức độ nhất trí của bạn trong những câu dưới đây

Tôi hoàn toàn nhất trí rằng tôi thích công việc mình đang làm và cảm thấy được trao đủ thẩm quyền để đưa ra quyết định Tôi tin rằng công việc của mình là an toàn và thời hạn tại tổ chức này là thực tế Tôi cảm thấy mình có giá trị trong tổ chức và là một phần của nhóm hướng tới mục tiêu chung Tôi có thể đảm bảo sự cân bằng hợp lý giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đồng thời công việc của tôi tận dụng tốt các kỹ năng và khả năng của mình Tôi hiểu rõ vai trò công việc của mình và nhận thức được tầm quan trọng của nó đối với sự thành công của tổ chức Hầu hết các ngày, tôi cảm thấy mình đã tiến bộ trong công việc.

2 Môi trường làm việc của bạn:

Khi đánh giá điều kiện làm việc, tôi hoàn toàn nhất trí rằng môi trường làm việc của tôi rất tốt Khu vực làm việc chung được sưởi ấm và làm mát đầy đủ, giúp tôi cảm thấy thoải mái Hơn nữa, có kiểm soát tiếng ồn đầy đủ, cho phép tôi tập trung vào công việc hiệu quả Không gian làm việc cũng đảm bảo quyền riêng tư cần thiết để tôi thực hiện nhiệm vụ của mình Cuối cùng, tôi cảm thấy an toàn về mặt thể chất trong môi trường làm việc này.

3 Quan hệ của bạn với người giám sát trực tiếp:

Người giám sát của tôi đối xử với tôi công bằng và tôn trọng, đồng thời xử lý các vấn đề liên quan đến công việc và cá nhân một cách thỏa đáng Họ công nhận những nỗ lực của tôi khi tôi làm tốt công việc và cũng chỉ ra những điểm cần cải thiện Tôi cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến và phản hồi với người giám sát, người luôn sẵn sàng lắng nghe Hơn nữa, họ hỗ trợ tôi phát triển tối đa tiềm năng của mình, tạo ra một môi trường làm việc tin cậy.

4 Đào tạo, phát triển và nguồn lực:

This organization provides comprehensive initial and ongoing training, equipping me with the necessary technology, equipment, and resources to perform my job effectively The hardware I rely on is dependable, and the software applications are adequate for my tasks Any technology issues are resolved promptly, and I am kept informed about matters that affect my work I have a clear understanding of the expectations for career advancement and feel encouraged to explore growth opportunities within the organization There is potential for advancement here, and I trust that my good performance will be recognized and considered for promotion.

Tôi cảm thấy rằng tiền lương của mình hoàn toàn tương xứng với công việc đã thực hiện và nhìn chung, tôi hài lòng với chế độ lương thưởng của tổ chức này.

6 Mức độ hài lòng của bạn là gì

Employee satisfaction can be measured across various aspects of their work experience, including base pay, bonuses, and career progression opportunities Key factors influencing satisfaction include the adequacy of vacation time, retirement plans, medical insurance, and additional company benefits Employees also evaluate the processes for determining annual raises and promotions, which significantly impact their overall contentment with their roles.

7 Cảm giác chung về kinh nghiệm làm việc của bạn:

Hầu hết các ngày, tôi mong được đi làm vì công việc của tôi mang lại cho tôi ý nghĩa và mục đích sống Tôi tự hào được làm việc cho tổ chức này, nơi đã tạo ra một môi trường làm việc tốt, cho phép tôi phát huy tối đa khả năng của mình Tôi sẵn sàng nỗ lực thêm để giúp tổ chức này thành công và dự định tiếp tục làm việc ở đây trong ít nhất hai năm nữa.

8 Bạn đã làm việc cho trường được bao lâu rồi? a) Ít hơn 6 tháng b) 6 tháng – 1 năm c) 1-3 năm d) 3-5 năm e) Trên 5 năm

9 Bạn làm việc cho phòng ban nào?

10 Giới tính của bạn? a) Nam b) Nữ

11 Bạn bao nhiêu tuổi? a) 18 - 29 b) 30 - 39 c) 40 - 55 d) 55+ tuổi

Khảo sát sự hài lòng của sinh viên

1 Nói tóm lại, mức độ hài lòng của bạn là gì sau thời gian học tập tại trường?

2 Bạn đánh giá như thế nào về các khía cạnh sau sau thời gian học tập tại trường?

Kém/Khá/Tốt/Rất tốt/Cực kỳ tốt

E Khả năng học tập của sinh viên

G Giá trị đào tạo và học phí

3 Bạn có điều gì khác muốn chia sẻ về mức độ hài lòng của mình sau thời gian học tập tại trường không?

4 Bạn đánh giá như thế nào về các dịch vụ/cơ sở vật chất sau đây của trường:

B Lớp học và cơ sở thí nghiệm

E Hệ thống Giao thông công cộng

H Cơ sở thể dục thể thao

I Tư vấn nghề nghiệp và bố trí công việc

Mức độ hài lòng của bạn đối với các dịch vụ hỗ trợ và cơ sở vật chất của trường là rất quan trọng Nếu bạn có những ý kiến hoặc trải nghiệm nào muốn chia sẻ, hãy cho chúng tôi biết để cải thiện chất lượng dịch vụ Sự phản hồi của bạn sẽ giúp nâng cao trải nghiệm học tập cho tất cả sinh viên.

6 Bạn đánh giá như thế nào về đời sống sinh viên trong trường:

A Thể thao và giải trí

B Câu lạc bộ và tổ chức sinh viên

C Sự đa dạng của sinh viên

D Sự an toàn trong khuôn viên trường

F An toàn cho sinh viên

7 Bạn có điều gì khác muốn chia sẻ về mức độ hài lòng của mình đối với cuộc sống trong trường không?

Phòng quan hệ quốc tế hiện thời (IRO)

Phòng ban Số nhân viên

Chức vụ Yêu cầu Người giám sát

Trách nhiệm Họp với người đứng dầu phòng, ban

Quản lý tài liệu Sử dụng phần cứng hoặc phần mềm

Bộ phận phụ trách chiến lược và marketing quốc tế

9-10 Quản trị dự án, Điều phối viên Chương trình ngắn hạn/khóa học hè, Chuyên gia tiếp thị quốc tế, Trợ lý hỗ trợ CNTT

Kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt, tinh thần làm việc nhóm, cùng với kinh nghiệm và bằng cấp chuyên môn trong lĩnh vực liên quan (như tiếp thị) là rất quan trọng Ngoài ra, sự sáng tạo, cởi mở, và nhận thức liên văn hóa cũng góp phần tạo nên thành công Cuối cùng, kỹ năng thuyết trình xuất sắc là yếu tố không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại.

Giám đốc của IRO, Trưởng Bộ phận phụ trách chiến lược và marketing quốc tế

Chúng tôi hỗ trợ quá trình di chuyển bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về các tài liệu cần thiết, các khóa học ngôn ngữ có sẵn, hướng dẫn ghi danh, thông tin về thị thực, cũng như các lựa chọn đến/đi và chỗ ở.

Để đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả, tổ chức ít nhất 4 cuộc họp hàng năm với tất cả các thành viên trong bộ phận là cần thiết Bên cạnh đó, cần thực hiện các cuộc họp ngắn hàng tuần với các thành viên cụ thể của bộ phận như tiếp thị và quản trị dự án.

Các tài liệu quan trọng cần được lưu giữ dưới dạng bản gốc trên giấy, mặc dù chủ yếu được quản lý trên cloud hoặc máy chủ Để tối ưu hóa quy trình quản trị, các máy chủ nên được kết nối với nhau, cho phép toàn bộ nhân viên của IRO có quyền truy cập dễ dàng.

Mỗi nhân viên nên được cung cấp một máy tính riêng, đồng thời cần ít nhất 2 máy in đa chức năng chuyên nghiệp cho toàn bộ IRO, bao gồm cả máy scan và máy photocopy Ngoài ra, cần tổ chức đào tạo về cách sử dụng các phần mềm khác nhau mà bộ phận đang sử dụng, cũng như cách truy cập và sử dụng máy chủ.

Bộ phận hỗ trợ hành chính và kế toán

5 Thủ kho, kế toán, trợ lý

Tính cách chuyên nghiệp, cùng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tương ứng và bằng cấp phù hợp, là những yếu tố quan trọng Ứng viên cần có khả năng giao tiếp tiếng Anh, làm việc hiệu quả trong nhóm, đồng thời thể hiện sự chính xác, cẩn thận và kỹ năng quản lý thời gian tốt.

Giám đốc của IRO/Phó giám đốc

Kế toán và hoạch định chiến lược tài chính là những yếu tố quan trọng trong việc phân phối và phê duyệt hỗ trợ tài chính cho các dự án Để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả, cần tổ chức ít nhất 4 cuộc họp hàng năm với tất cả các thành viên trong bộ phận.

Hệ thống kế toán toàn trường cho phép tiếp cận dễ dàng, với phần lớn tài liệu được lưu trữ trên cloud hoặc máy chủ Tuy nhiên, vẫn cần giữ nhiều tài liệu ở dạng bản gốc bằng giấy để đảm bảo tính xác thực và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

Bộ phận phụ trách chương trình đi lại

7-8 Điều phối viên cho: sinh viên đi, sinh viên đến, nhân viên

Kỹ năng nói / viết tiếng Anh tốt, có tinh thần đồng đội,

Giám đốc IRO, giám sát viện, giám đốc:

Hỗ trợ quá trình di chuyển bằng cách cung cấp thông tin về các tài liệu cần thiết và tổ chức ít nhất 4 cuộc họp hàng năm với tất cả các thành viên.

Chủ yếu là trên cloud / trên máy chủ, tuy nhiên nhiều tài liệu cần phải được giữ ở dạng

Theo thông tin từ Đại học Masaryk, Cộng hòa Séc, chương trình di chuyển miễn phí dành cho nhân viên yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm chuyên môn và bằng cấp phù hợp trong lĩnh vực như tiếp thị Ứng viên cần có tính sáng tạo, cởi mở, nhận thức liên văn hóa và kỹ năng thuyết trình xuất sắc Chương trình cũng hỗ trợ các khóa học ngôn ngữ, đăng ký nhập học, thị thực, cũng như sắp xếp chỗ ở cho người tham gia.

Tổ chức các cuộc họp thông tin cho từng bộ phận ít nhất một lần mỗi tuần với các thành viên cụ thể là rất quan trọng Các cuộc họp này nên được ghi chép trên giấy để đảm bảo tính minh bạch Hầu hết quy trình quản trị cần diễn ra trên máy chủ kết nối, cho phép toàn bộ nhân viên trong IRO dễ dàng truy cập thông tin cần thiết.

Báo cáo kết quả tài chính

A.7 Kế hoạch thích nghi và bảng câu hỏi

Họ và tờn của Nhõn viờn: ôTờnằôTờn đệmằ

Ngày vào làm việc: ôNgày làm việc đầu tiờn Số CMTND: ôSố tham chiếuằ

Tờn cụng việc: ôChức vụằ Địa điểm làm việc: ôTờn phũng banằ

Người quản lý trực tiếp: Giám đốc nhân sự:

Người hướng dẫn: Giám đốc OSH 3 :

Kế hoạch thích nghi này sẽ hỗ trợ bạn trong việc làm quen với các hoạt động cần thiết trong quá trình thích ứng Trong thời gian này, bạn sẽ nhận được sự hướng dẫn từ người quản lý trực tiếp hoặc cố vấn được chỉ định, vì vậy hãy thoải mái hỏi bất kỳ điều gì Đội ngũ nhân viên phòng nhân sự cũng luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn khi cần thiết.

Ngày đầu tiên/thứ hai của bạn

Khi bắt đầu công việc mới, bước đầu tiên bạn cần thực hiện là đến phòng nhân sự để ký hợp đồng lao động và hoàn tất các thủ tục cần thiết Tại đây, bạn sẽ nhận được tài liệu cơ bản để nghiên cứu, thông tin về huấn luyện an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OSH), cùng với thẻ nhân viên Trong ngày làm việc đầu tiên, bạn sẽ được giới thiệu với đồng nghiệp, gặp người quản lý trực tiếp và có thể là một người hướng dẫn, người sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình làm việc Ngoài ra, bạn cũng sẽ được cấp quyền truy cập vào máy tính và hệ thống thông tin nội bộ.

HOẠT ĐỘNG NGƯỜI BỐ TRÍ ĐÃ HOÀN THÀNH

Giám đốc nhân sự sẽ sắp xếp thủ tục gia nhập công ty và bàn giao các tài liệu cần thiết để xử lý lương, bao gồm số cá nhân, mật khẩu, khóa truy cập và thẻ nhân viên.

2 Bàn giao cho Giám đốc nhân sự

- Bản khai thuế thu nhập cá nhân

- Bằng cấp, chứng chỉ liên quan

- Các tài liệu yêu cầu khác

Giám đốc nhân sự Nhân viên

3 Bàn giao giấy tờ, thống tin cho nhân viên mới Giám đốc nhân sự

4 Hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc về OSH và PCCC Giám đốc nhân sự

Quản lý OSH Không cần chữ ký

5 Phỏng vấn vào làm việc tại công ty với người quản lý trực tiếp và giới thiệu kế hoạch thích ứng công việc Người quản lý trực tiếp

6 Truy cập vào máy tính/hệ thống thông tin nội bộ

(email, mật khẩu, quyền truy cập vào hệ thống, máy in, giấy chứng nhận và điện thoại)

Người quản lý trực tiếp Phòng điều hành

Nội quy trường học bao gồm các điều kiện làm việc rõ ràng, quy tắc tổ chức hợp lý, và thỏa thuận tập thể nhằm đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả Ngoài ra, tổ chức thời gian làm việc hợp lý và quy chế trả lương nội bộ minh bạch cũng là những yếu tố quan trọng Cuối cùng, việc quản lý chi phí đi lại cũng được quy định để hỗ trợ nhân viên trong công việc.

Người quản lý trực tiếp

Nhân viên cam kết làm quen và tuân thủ các quy định nội bộ của MU, đồng thời sẽ thường xuyên cập nhật các quy định hợp lệ hiện hành.

Chữ ký của nhân viên:

8 Giới thiệu nơi làm việc và tòa nhà Người quản lý trực tiếp

9 Giới thiệu đồng nghiệp và những người giữ chức vụ quan trọng Người quản lý trực tiếp

10 Thông tin về giờ làm việc (hồ sơ và nghỉ giải lao) Giám đốc nhân sự

Người quản lý trực tiếp

3 An toàn nghề nghiệp và sức khỏe

11 Nhận việc và chìa khóa văn phòng Người quản lý trực tiếp

12 Làm quen với công việc Người quản lý trực tiếp

Tuần đầu tiên/thứ hai của bạn

Trong những tuần tới, bạn sẽ làm quen với cấu trúc hệ thống thông tin và nghiên cứu các quy định của trường đại học Tại nơi làm việc, bạn sẽ tìm hiểu về khối lượng công việc Đến ngày 13 hàng tháng, bạn cần nộp phiếu ăn cho tháng tiếp theo Nếu chưa có ảnh để làm thẻ nhân viên, hãy chụp ngay Cuối cùng, sẽ có một cuộc phỏng vấn về tiến độ với quản lý trực tiếp và có thể là người cố vấn của bạn.

1 Làm quen với cấu trúc và nội dung của hệ thống thông tin nội bộ

Người quản lý trực tiếp Người hướng dẫn

2 Học các nội quy khác của trường Người quản lý trực tiếp

3 Đào tạo tại nơi làm việc và làm quen với khối lượng công việc

4 Nộp phiếu ăn cho tháng tiếp theo Nhân viên

5 Phỏng vấn về tiến độ công việc với Người quản lý trực tiếp/ Người hướng dẫn

Thời gian sau đến khi hết thời gian thử việc

Trong giai đoạn tiếp theo, bạn sẽ làm quen với khối lượng công việc và tham gia vào các hoạt động của phòng ban để có thể làm việc độc lập sau thời gian thử việc Bạn sẽ có cơ hội thăm nơi làm việc của đối tác và tham gia các cuộc họp đầu tiên Cùng với người quản lý trực tiếp, bạn sẽ đánh giá quá trình thích ứng thông qua bảng câu hỏi và đề ra các nhiệm vụ cũng như kế hoạch phát triển cá nhân cho giai đoạn tiếp theo.

1 Tự hoàn thành các nhiệm vụ làm việc Người quản lý trực tiếp

2 Cần đào tạo thêm để tiến hành công việc Người quản lý trực tiếp

3 Thăm các nơi làm việc khác, tham gia họp Người quản lý trực tiếp

Đánh giá quá trình thích ứng và thời gian thử việc là rất quan trọng để xác định hiệu quả làm việc của nhân viên Cần hoàn thành bảng câu hỏi thích ứng nhằm thu thập thông tin phản hồi và đánh giá năng lực Đồng thời, đặt ra các nhiệm vụ cụ thể cho giai đoạn tiếp theo giúp nhân viên có định hướng rõ ràng Cuối cùng, lập kế hoạch phát triển cá nhân sẽ hỗ trợ nhân viên nâng cao kỹ năng và đạt được mục tiêu nghề nghiệp.

5 Đảm nhận công việc được chỉ định

Các hoạt động trong công việc: a) b) c) d) e)

BẢNG CÂU HỎI VỀ MỨC ĐỘ THÍCH ỨNG

(Nhân viên phải hoàn thành và người quản lý trực tiếp phải đánh giá kết quả sau khi hết thời hạn thử việc)

Họ và tờn của nhõn viờn: ôTờnằôHọằ

Ngày vào làm: ôNgày làm việc đầu tiờnằ Số CMTND: ôSố tham chiếuằ

Tờn chức vụ: ôChức vụằ Nơi làm việc: ôTờn phũng banằ

Người quản lý trực tiếp: Người hướng dẫn:

Câu trả lời của nhân viên Đánh giá của Người quản lý trực tiếp THỜI GIAN THÍCH ỨNG

Bạn có đủ thông tin để thực hiện công việc được chỉ định không? Chương trình đào tạo có phù hợp với bạn không?

Khối lượng công việc có đáp ứng được kỳ vọng của bạn không? Có nhiệm vụ nào gây khó khăn cho bạn không? Bạn có cảm thấy hài lòng với vị trí hiện tại của mình không? Những điều kiện làm việc này có phù hợp với bạn hay không?

Nơi làm việc của bạn có thực sự phù hợp không? Bạn có nhận được đầy đủ thiết bị hỗ trợ và công cụ cần thiết để hoàn thành công việc của mình hay không?

Bạn có cảm thấy được hỗ trợ bởi người quản lý của mình không? Làm thế nào để bạn hiểu được nhóm làm việc?

KHÁC Đề xuất của bạn để cải thiện, bổ sung thông tin, đóng góp ý kiến, khuyến nghị

KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN CÁ NHÂN

Chữ ký của nhân viên Chữ ký của Người quản lý trực tiếp:

A.8 Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý nhân sự

Phạm vi quản lý Chiến lược nhân sự

Tuyển dụng, tuyển chọn và điều chỉnh nhân viên

Thù lao và lợi ích Đánh giá, phát triển và đào tạo, lập kế hoạch nghề nghiệp (Cán bộ không giảng dạy)

Kiểm soát nhân sự và báo cáo, hệ thống thông tin nhân sự Quản lý nhân sự và kế toán tiền lương

Thuê người nước ngoài Các hoạt động cụ thể Hỗ trợ có hệ thống để triển khai và sử dụng các công cụ nhân sự trong trường

Tư vấn về chuyên môn

Tạo và theo dõi: kế hoạch của nhân viên, kế hoạch tiền lương và chi phí nhân sự của văn phòng hiệu trưởng

Dữ liệu thống kê và báo cáo về nhân viên và tiền lương

Sự hỗ trợ mang tính hệ thống của phòng nhân sự của nhà trường trong việc sử dụng hệ thống thông tin nhân sự

Trường cung cấp hỗ trợ hệ thống trong việc sử dụng lao động nước ngoài, bao gồm việc đăng ký quản lý hệ thống thông tin nhân sự và cơ sở dữ liệu liên quan.

Giao tiếp với bên ngoài Đối tác bên ngoài và nhà cung cấp trong lĩnh vực nhân sự và tư vấn

Hỗ trợ thực hiện Người chịu trách nhiệm quản lý của trường

Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý nhân sự