Nếu bạn muốn xóa ký hiệu hoặc số ở đầu một đoạn và muốn đoạn đó được canh lề cao hơn với canh lề của tài liệu thay vì nằm ngang với các thành phần còn lại của danh sách hãy chọn vào ký h[r]
LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007
Tạo văn bản đầu tiên
a Làm quen với cửa sổ soạn thảo
Khibạnmở Wordsẽ cómộttàiliệutrống xuấthiện,nótrông như mộttờ giấyvà chiếm một khoảng lớn màn hình.
Bạnmuốnbắt đầulàm việc nhưng khôngbiếtbằng cáchnào:
- Bạn sẽ gõ văn bản ở đâu? Nếu muốn thụt đầu dòng thì phải làm sao? Thay đổi canh lề như thế nào? Làm sao để lưu tài liệu?
- Hãy khởi đầu bằng cách làm quen với một số điểm căn bản của Word. b Bắtđầunhập liệu
Trong chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word 2007 thanh Ribbon được đặt ở phíatrênvùnglàmviệcchính Ngườidùngsẽ sử dụngcácNútLệnhcủathanhRibbon để thựchiệncáchiệuchỉnh.
Word chờ bạn nhập nội dung Tại điểm chèn nội dung có một gạch dọc nhấp nháyphía trêncùngbêntráichobạnbiếtvị trí nơi nhữnggìbạngõvàohiểnthị.
Margin là khoảng trống giữa điểm chèn nội dung và các cạnh của trang, bao gồm cả phía trên và bên trái Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá chi tiết về các loại Margin Khi bạn bắt đầu gõ văn bản, nội dung sẽ dần dần được lấp đầy từ góc trên bên trái của trang tài liệu.
Nếu bạn muốn gõ văn bản từ phía thấp hơn thay vì ở đầu trang hãy gõ phím
ENTER trên bàn phím đến khi điểm chèn nội dung nằm ở đúng vị trí mà bạn mong muốn.
Nếu bạn muốn thụt đầu dòng hãy nhấn phím TAB trước khi gõ, mỗi lần gõ phím
TAB điểmchènnộidungsẽ dịchchuyểnsangbênphải mộtkhoảnglà1,5inch.
Khi bạn gõ văn bản, điểm chèn nội dung sẽ di chuyển từ trái sang phải Khi điểm chèn đến bên phải, bạn có thể tiếp tục gõ, Word sẽ tự động chuyển xuống dòng mới Để bắt đầu một đoạn mới, hãy nhấn phím ENTER.
1.Kýhiệuphân đoạn,mỗikýhiệu tương ứngvớimộtlầnnhấnphímENTER.
2.KýhiệuTAB,mỗikýhiệu tương ứng với mộtlầnnhấnphímTAB.
3 Ký hiệu SPACEBAR, mỗi ký hiệu tương ứng với một lần nhấn phím SPACEBAR. Hãy tưởng tượng bạn đã gõ một văn bản như hình bên trên Hai đoạn văn bản có vẻ cáchnhau hơi xa Đoạnthứ hailại dường như thụt đầudòng hơi nhiềuso với đoạn đầu.
Bạn có thể dễ dàng kiểm tra bằng cách nhìn vào những ký hiệu định dạng
Trong Microsoft Word, các ký hiệu định dạng tự động được chèn vào khi bạn gõ văn bản, mặc dù chúng thường được ẩn đi Để hiển thị các ký hiệu này, bạn có thể sử dụng thanh Ribbon ở phía trên màn hình Chọn thẻ Home và tìm nút lệnh trong phần Paragraph, sau đó nhấn vào đó để hiển thị hoặc ẩn các ký hiệu định dạng.
Khi lần đầu nhìn thấy các ký hiệu định dạng, bạn có thể thắc mắc về ý nghĩa của chúng và liệu chúng có xuất hiện khi in văn bản hay không Tuy nhiên, câu trả lời là không; các dấu hiệu này sẽ không được in ra, mặc dù bạn vẫn có thể thấy chúng trên màn hình soạn thảo.
Vậyký hiệuđịnh dạng là gì? Tác dụng củachúng? Hãyxemxét một ví dụ như sau:
Khi sử dụng Word, mỗi lần nhấn phím ENTER để bắt đầu một đoạn mới, chương trình sẽ tự động chèn ký hiệu đánh dấu đoạn văn bản Nếu bạn thấy ký hiệu thừa giữa hai đoạn, điều này có nghĩa là bạn đã nhấn ENTER hai lần thay vì một lần Việc này tạo ra khoảng trống không cần thiết trong văn bản Để tiết kiệm không gian, hãy xóa ký hiệu thừa này.
Mỗi lần nhấn phím TAB, một ký hiệu mũi tên sẽ xuất hiện Trong hình, có một mũi tên ở đầu đoạn đầu và hai mũi tên ở đoạn thứ hai, cho thấy phím TAB đã được nhấn hai lần ở đầu đoạn này.
Ký hiệu dấu chấm thể hiện khoảng trống giữa các từ, trong khi hai dấu chấm biểu thị hai khoảng trống Thông thường, chỉ cần một khoảng trống giữa các từ là đủ Cần lưu ý rằng ký hiệu dấu chấm khác với dấu chấm câu trong văn bản; dấu chấm câu nằm dưới các ký tự, trong khi ký hiệu dấu chấm nằm giữa các ký tự.
Khibạngõ văn bản,thỉnh thoảngcóthể Wordsẽ tự độngchèncácdấugạch chân gấp khúc màu đỏ, xanh lá hoặc xanh dương phía dưới một số từ.
Dấu gạch đỏ trong Word có thể xuất hiện do lỗi chính tả hoặc khi phần mềm không nhận dạng được từ bạn nhập, chẳng hạn như tên riêng hoặc địa danh Nếu từ bạn gõ đúng chính tả nhưng vẫn bị gạch dưới, bạn có thể thêm từ đó vào từ điển của Word để tránh tình trạng này trong tương lai.
Dấu gạch xanh lá: Word cho rằng bạn nên kiểm tra lại ngữ pháp (tất nhiên là tiếngAnh)
Dấu gạch xanh dương xuất hiện khi từ bạn gõ vào đúng chính tả nhưng không phù hợp với ngữ cảnh hoặc ngữ nghĩa của câu Ví dụ, thay vì sử dụng từ "too" (quá), bạn có thể gõ nhầm thành "to".
Để xử lý các từ bị gạch dưới trong Word, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào từ đó Word sẽ tự động cung cấp các gợi ý chỉnh sửa cho bạn.
Word có thể không cung cấp gợi ý nào Hãy chọn gợi ý phù hợp để thay thế từ bị gạch dưới; phần gạch dưới sẽ biến mất Các dấu gạch dưới này sẽ không xuất hiện khi bạn in văn bản.
Khi sử dụng chức năng kiểm tra ngữ pháp trong Word, hãy lưu ý rằng phần mềm này thường chỉ chính xác với các lỗi ngữ pháp thông dụng Tuy nhiên, bạn nên thận trọng khi áp dụng những gợi ý mà Word đưa ra Nếu bạn tự tin vào sự đúng đắn của mình và cho rằng Word đã sai, hãy bỏ qua những đề xuất chỉnh sửa này Ngoài ra, đừng quên thay đổi canh lề trang văn bản cho phù hợp với yêu cầu của tài liệu.
Canh lề (Margins) là các khoảng trống xung quanh viền của trang văn bản Khoảng canh lề thông dụng nhất là 1 inch (tương đương 2.54 cm) ở phía trên, dưới, phải và trái của trang, phù hợp cho hầu hết các trường hợp sử dụng.
Nếu bạn muốn thay đổi canh lề, bạn có thể thực hiện dễ dàng bất cứ lúc nào Khi viết một lá thư, trình bày một công thức hoặc làm một bài thơ, bạn sẽ cần những khoảng canh lề khác nhau để phù hợp với nội dung.
Hãy sử dụng thanh Ribbon để thay đổi các khoảng canh lề Chọn thẻ Page Layout, TrongphầnPage Setup clickchọn nút Marginsbạnsẽ nhìn thấydanhsách nhiềukhoảngcanhlề khácnhaubêncạnh đó làthôngsố chitiếtchomỗiphần.
Chỉnh sửa văn bản và tài liệu
Để hiệu chỉnh tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn cần biết cách di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point), nơi mà văn bản bạn gõ vào sẽ xuất hiện Bạn có thể sử dụng bàn phím hoặc chuột để di chuyển đến vị trí cần chỉnh sửa trong tài liệu.
Khi bạn đã di chuyển đến vị trí mong muốn trong tài liệu, bạn có thể thêm nội dung mới hoặc chỉnh sửa, xóa đoạn văn bản cần thiết Bạn có thể chọn một ký tự, từ, câu, đoạn văn hoặc toàn bộ tài liệu để thực hiện thay đổi Ngoài ra, bạn cũng có thể di chuyển vị trí của chúng từ nơi này đến nơi khác trong tài liệu.
1 Điểm chèn nội dung (Insertion Point), thể hiện bằng một gạch dọc nhấp nháy.
2 Bạncó thể di chuyển điểm chèn nội dung từ vị trí số 1sang vị trí số 2 bằng cách Click-Chuột-Tráivàovị trísố 2hoặcdùngcácphímMũi Tên(ArrowButtons).
Để chèn nội dung mới vào đoạn văn, bạn cần di chuyển điểm chèn tới vị trí số 2, ngay sau từ "assistance." Bạn có thể thực hiện việc này bằng hai cách khác nhau Hãy tưởng tượng bạn muốn gõ câu "Symphonies and constellations have been named for clocks" giữa các từ "civilization" và "During."
-Dùngchuộtdichuyểncontrỏ tới điểmbênphải từ "During",Click-Trái-Chuột để dichuyển điểmchènnộidungvàovị trí đó Sau đó hãybắt đầugõcâumớivào,nội dung mới sẽ xuất hiện phía bên trái của từ "During".
Để di chuyển điểm chèn nội dung, bạn nhấn nút mũi tên hướng lên (UP ARROW) để tăng vị trí lên một dòng Sau đó, sử dụng phím mũi tên trái (LEFT ARROW) để di chuyển điểm chèn sang bên trái từng ký tự cho đến khi đạt được vị trí mong muốn Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn và xóa nội dung không cần thiết.
Tronghình bêntrên,từ "really"hiện đang đượcchọn.
Saukhi đãthêm một câumới ở phần b,bạn đọclại toànbộ vàcảmthấycâuthứ haisẽ hay hơn nếubỏ từ "really". Để xóa trướchếtbạnphảichọntừ cầnxóabằng mộttrongcáccáchsau:
- Dùng chuột:Di chuyểncon trỏ tới trên từ "really",sau đó nhấp đúp (double- click)chuột trái.Hoặcbạncó thể dichuyểncontrỏ chuột đếnphía trước(hoặcsau)từ
"really"sau đó Click-Trái-Chuộtvàgiữ nguyênrồikéochuộtngangquatừ "really". HOẶC
Sử dụng bàn phím để di chuyển điểm chèn nội dung bằng các phím mũi tên sang bên phải hoặc bên trái từ từ "really" Nhấn và giữ phím SHIFT, sau đó dùng phím mũi tên trái hoặc phải để chọn văn bản.
3.Di chuyển điểm chènnộidung (InsertionPoint) đến vị trí mới nơi bạnmuốnchèn đoạn văn bản.
Tiếp tục xem xét đoạn văn bản đầu tiên, bạn có thể thấy rằng câu bạn thêm vào ở phần bên được đặt ở cuối đoạn Bạn không cần phải xóa câu ở vị trí cũ và gõ lại ở vị trí mới Thay vào đó, hãy thực hiện các lệnh Cut (cắt) và Paste (dán) để di chuyển câu đó.
Để di chuyển một câu trong tài liệu, bạn cần cắt câu đó và dán vào vị trí mới Đầu tiên, hãy chọn toàn bộ câu cần di chuyển, sau đó vào thẻ Home trên thanh Ribbon và nhấn vào phím Cut trong phần Clipboard, hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + X.
Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn.
Cuốicùng, nhấnvàophímPastetrênthanhRibbon.Hoặcbạncóthể dùngphím tắt Ctrl + V Câu bạn muốn di chuyển đã được dời tới nơi bạn mong muốn. e Hủy bỏ các hành động vừa thực hiện
1 Nút Hủy Lệnh (Undo) trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick AccessToolbar).
Khi bạn di chuyển một câu đến vị trí mới trong phần d nhưng cảm thấy không hài lòng, bạn không cần phải thực hiện lại các bước cắt và dán Thay vào đó, hãy sử dụng chức năng Hủy Lệnh (Undo) để đưa câu trở về vị trí ban đầu một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Trên thanh công cụ truy cập nhanh ở trên cùng, hãy Click vào mũi tên trên nút
Undo ,chọn2lệnhgầnnhất màbạnthựchiện(Cut vàPaste) 2lệnh nàysẽ được hủyvàcâumàbạnvừadichuyểnsẽ quayvề vị tríban đầu.
Bạncũng cóthể sử dụngphímtắtCtrl +Z để thựchiệnviệchủylệnh,cáclệnh sẽ đượchủytheothứ tự lệnhcuốicùngsẽ đượchủy trước. f Sử dụng thanh trượt (Scrollbar) để xem tài liệu
2.Kéocon trượt(Scrollbox)lênxuống để xemtài liệu.
Nếu bạn có một tài liệu dài và muốn đọc mà không cần nhấn phím mũi tên liên tục, bạn có thể dễ dàng kéo tài liệu đến điểm cần xem bằng cách sử dụng thanh trượt.
Thanh trượt bên phải của cửa sổ Word cho phép bạn cuộn văn bản dễ dàng Bạn có thể kéo con trượt lên hoặc xuống mà không làm thay đổi vị trí của điểm chèn nội dung Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các phím mũi tên để cuộn văn bản Để cuộn nhanh bằng bàn phím, nhấn phím PAGE UP để cuộn lên và PAGE DOWN để cuộn xuống.
Làm cho văn bản trông đẹp mắt
a Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí
Trong một bản thông cáo báo chí, hình ảnh là yếu tố quan trọng, nhưng nếu mọi thứ đều giống nhau, nó sẽ không thu hút được sự chú ý của người đọc Để cải thiện văn bản, bạn có thể sử dụng các công cụ như in đậm, in nghiêng, gạch chân, tạo danh sách và các kiểu trang trí khác Những công cụ này sẽ giúp bạn định dạng văn bản một cách bắt mắt và thu hút hơn.
Hãyxemchitiếttrongcácphầntiếptheo. b Tạo các điểm nhấn
của người đọc, bạn có thể sử dụng các định dạng như _in đậm_, *in nghiêng*, và gạch chân Việc này có thể thực hiện dễ dàng thông qua các nút trên thanh Ribbon hoặc bằng cách sử dụng phím tắt.
Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn gây chú ý, sau đó chọn thẻ Home trên thanh
Ribbon,bạncóthể địnhdạng văn bảnbằngcácnúttrongphầnFont.Vídụ,nếumuốn in đậm văn bảnhãyClickvàonútBold (hoặcdùngphímtắtCtrl+B).
Nếu bạn không thích định dạng chữ in đậm, hãy sử dụng phím Undo trên thanh công cụ truy cập nhanh ở trên cùng cửa sổ Word ngay sau khi thực hiện lệnh Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn văn bản đã in đậm và nhấn nút Bold để loại bỏ định dạng này.
Bạncũng cóthể thay đổi màusắc để đoạn văn bảntrôngnộibật hơn nữa.Vẫntại thẻ HomevàphầnFonttrênthanhRibbon,bạnhãytìm đếnnútFontColor
Nhấp vào mũi tên trên nút và di chuyển chuột qua từng màu trên bảng màu để xem trước văn bản với các màu khác nhau Khi bạn tìm được màu ưng ý, hãy nhấp vào màu đó để chọn Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style) cho văn bản của bạn.
Bạn có thể nhanh chóng thêm điểm nhấn cho văn bản bằng cách sử dụng các kiểu trang trí nhanh (Quick Styles) thay vì chỉnh sửa từng yếu tố như in đậm, in nghiêng, font chữ, kích cỡ và màu sắc Quick Styles cho phép bạn thay đổi định dạng chỉ bằng một cú click chuột Để áp dụng kiểu trang trí, hãy chọn đoạn văn bản cần chỉnh sửa, sau đó di chuyển con trỏ chuột qua các kiểu trang trí trong phần Styles ở thẻ Home để xem sự thay đổi ngay lập tức.
Nếu bạn chưa tìm được kiểu phù hợp, hãy nhấn nút "More" để mở rộng danh sách Khi đã chọn được kiểu ưng ý, chỉ cần click chuột vào đó Đừng lo lắng nếu bạn chọn sai kiểu trang trí, bạn có thể dễ dàng thay đổi sang kiểu khác bằng cách lặp lại các bước trên.
Bảng thôngcáobáochíchỉ racác điểmthành côngtrongQuývừaqua,các điểm này sẽ nổi bật hơn nếu trình bày ở dạng danh sách.
Bạn có thể sử dụng danh sách dạng chữ số (Numbering) hoặc dạng ký hiệu (Bullet) để gây sự chú ý.
Chọn đoạn văn bảnmàbạnmuốntạodanhsách.Tạithẻ Home,phầnParagraph, click vào Bullets hoặc Numbering Word sẽ tự động tạo danh sách cho bạn. e Thêm hoặc bớt khoảng trống
Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong toàn bộ tài liệu hoặc trong một đoạn văn bản được chọn Để thay đổi khoảng cách dòng cho toàn bộ tài liệu, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả Nếu chỉ muốn thay đổi khoảng cách dòng trong một đoạn văn bản cụ thể, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ đến đoạn văn bản đó mà không cần chọn toàn bộ.
Sau đó, tại thẻ Home, phần Paragraph, nhấn vào nút Line Spacing Có mộtkýhiệuchobiếtkhoảngcách dònghiệntại.Hãychọnmộtkhoảngcáchmớimà bạn mong muốn. f Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu
Bảng thôngcáobáochícủachúngtahiệntrôngkhá ổn,nócótiêu đề,các điểm nhấn đượcin đậm,có nhiềumàukhácnhau,mộtdanhsáchbắtmắt.
Cuối cùng, hãy khám phá Tập hợp các kiểu trang trí nhanh (Quick Style sets), cho phép bạn thay đổi phong cách trang trí của toàn bộ tài liệu chỉ với một cú Click-Chuột Mỗi tập hợp này bao gồm các định dạng trang trí cho tiêu đề, tựa, trích dẫn, font chính, và tất cả đều được thiết kế một cách thống nhất.
Khi thay đổi một Style Set, các Style tương ứng sẽ tự động cập nhật mà không bị chồng chéo Chẳng hạn, Style cho Tiêu đề mới sẽ thay thế cho Style tiêu đề cũ mà không ảnh hưởng đến Style Tựa cũ Để xem sự thay đổi này, hãy chọn thẻ Home, nhấp vào Change Style trong phần Styles, và sau đó chọn Style Set.
Dichuyểnchuộttrên từngStyletrongdanhsách,mỗikhicontrỏ chuộtdừng trênmộtStylenào đó bạnsẽ thấytàiliệu đượcthay đổi theoStyle tương ứng.Khi đã chọn đượcmộtStylevừaý,hãyClicklênnó.
LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI
Làm quen nhanh với giao diện mới 2007
a Làm quen với thanh Ribbon
Lần đầutiên mở Word2007lêncóthể bạnsẽ ngạcnhiênvớigiaodiệnhoàntoàn mới so với các phiên bản trước Phần thay đổi lớn nhất là thanh Ribbon nằm trên cùngcủacửasổ chương trình.
Thanh Ribbon thể hiện sẵn những lệnh thông dụng nhờ đó bạn không phải lục tunghàng đốngmenu để tìmthứ bạncần.
Tạisaolạicósự thay đổinày?Câutrả lờilà để giúpchobạnlàmviệcdễ dàngvà hiệuquả hơn Thanh Ribbon đượcnghiêncứuvà thiết kế saochocáclệnh được đặt ở nhữngvị tríhợplýnhất. b Có những gì trên thanh Ribbon? gọilàgìvà cáchsử dụngchúng.
1 Tab (thẻ) có 7 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho một vùng hoạt động.
2 Group (nhóm) mỗi Tab bao gồm nhiều Group tậphọpcác đối tượng có liên quan mật thiết với nhau.
3 Command (lệnh) mỗi Command có thể là một nút, một vùng để nhập nội dung hoặc một Menu (trình đơn).
Mọi yếu tố trên một Tab được lựa chọn kỹ lưỡng dựa trên thói quen sử dụng của người dùng Chẳng hạn, Tab Home bao gồm các lệnh phổ biến nhất, như nhóm Font để định dạng văn bản với các tùy chọn như Font, Kích thước Font, In đậm, In nghiêng, v.v Ngoài ra, mỗi nhóm còn có nút hiển thị hộp thoại để người dùng dễ dàng truy cập thêm các tính năng.
Khi mới nhìn, bạn có thể không thấy một số lệnh quen thuộc từ các phiên bản Word trước Tuy nhiên, đừng lo lắng, vì một số nhóm có nút hình mũi tên chéo ở góc phải bên dưới, giúp bạn dễ dàng truy cập các lệnh này.
Nút mũi tên được gọi là Dialog Box Launcher, khi nhấn vào, nó sẽ mở ra các tùy chọn liên quan đến nhóm tương ứng Những tùy chọn này hiển thị dưới dạng hộp thoại giống như các phiên bản Word trước đây.
Nhântiệnnóivề cácphiênbảnWord trước,bạncó thể tự hỏiliệubạncóthể chọnmộtgiao diệngiống như cácphiênbản trướctrongWord2007không.Câu trả lờilàKHÔNG.Tuynhiên,saukhi đãquenthuộcvớigiao diệnmới bạnsẽ cảmthấy thíchthúvớisự tiệnlợimànómanglại. d Những Tab phụ
Khibạnchọnmộtmột bức ảnh,tabphụ cótênPictureToolssẽ xuấthiện,Tab này chứa các lệnh liên quan đến việc xử lý hình ảnh trong Word.
Trong phiên bản 2007, thanh Ribbon có một số Tab chỉ hiển thị khi cần thiết, ví dụ như khi bạn chèn ảnh vào tài liệu Để thực hiện các chỉnh sửa liên quan đến ảnh như điều chỉnh cách văn bản bao quanh hoặc cắt xén phần thừa, bạn cần tìm các lệnh liên quan.
2 Tab phụ Picture Tools xuất hiện, hãy click vào đó.
3 Các nhómvà lệnh mới sẽ xuất hiện để bạncó thể xử lý hình ảnh, nhóm
Khi bạn click ra ngoài bức ảnh, Tab Picture Tools sẽ biến mất và các nhóm khácxuấthiệntrở lại. e Toolbar mini
Khi bạn chọn một đoạn văn bản hoặc một từ và chuyển con trỏ chuột đén đó,mộtToolbar(thanhcôngcụ)nhỏ sẽ xuấthiện dướidạng mờ.
Nếu bạn muốn định dạng nhanh một văn bản trong Tab Page Layout, bạn có thể sử dụng các lệnh định dạng mà không cần chuyển sang Tab Home.
1 Chọn phần văn bản muốn định dạng sau đó chuyển con trỏ chuốt tới vị trí đó.
2 Một thanh công cụ nhỏ xuất hiện dưới dạng mờ Nếu bạn rê chuột đến đọ, thanh công cụ này sẽ hiện rõ và bạn có thể sử dụng các tùy chọn trên đó để định dạng văn bản.
Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) rất hữu ích cho việc định dạng nhanh văn bản Tuy nhiên, bạn cần biết cách làm cho một số lệnh khác cũng hiển thị thường xuyên trên thanh công cụ này.
Thanhcôngcụ truycậpnhanh(QuickAccessToolbar)làmột vùngnhỏ nằm trêngóctráicủathanhRibbon,nóchứacáclệnhmàbạndùngngàynàyquangàykhác như: Save,Undo,Repeat Bạncó thể thêmvàonhữnglệnhmàmình thườngdùng để nósẽ luônxuấthiệnmàkhôngcầnbiếtTabhiệntạilàgì.
Click phải chuột vào nút lệnh mà bạn muốn thêm vào Quick Access Toolbar, chọnAddtoQuickAccessToolbar. g Ẩn tạm thời thanh Ribbon
Thanh Ribbon trong Word 2007 giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các công cụ cần thiết, nhưng đôi khi bạn chỉ muốn tập trung vào tài liệu của mình mà không bị phân tâm Để có thêm không gian làm việc, bạn có thể tạm ẩn thanh Ribbon một cách đơn giản.
Cách ẩnthanh Ribbon: Nhấp đúp chuột vào Tab hiện tại, cácnhóm củaTab sẽ biếnmất Như vậybạn đãcónhiềukhoảngtrống hơn.
KhinàobạnmuốnthanhRibbonxuấthiệntrở lại,hãynhấp đúp vàoTabhiệntại mộtlầnnữa. h Sử dụng bàn phím
Những người yêubàn phím, đây là phầndànhcho cácbạn Phìmtắt bắt đầuvới
Ctrl như cácphiênbản trước.Vídụ Ctrl +ClàCopy,Ctrl+S là lưu tàiliệu
Thiết kế Ribbondẫn đếnhệ thốngphímtắtmớivới2lợiíchlớnsovớiphiênbản trước:
-Cácphímtắt(ShortCut)cómộttênmới:KeyTips.NhấnphímAlt để cácKey Tipsxuất hiệnchotấtcả cácTab,cácnútlệnhtrênQuickAccessToolbar,nút
MicrosoftOffice.Lúcnày,bạncóthể nhấnKeyTipchonhữngTabmàbạnmuốn hiểnthị,vídụ nhấnH để hiểnthị TabHome.CácKeyTipchotừnglệnhtrongTabHomesẽ xuất hiệnvàbạnchỉ việcnhấnKeyTipcủalệnhmàbạncần.
Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007
a Phiên bản Office mới được thiết kế hướng người dùng
Córấtnhiềuthay đổi tương tự nhautrongcả bộ Office2007.Tintốtlành đó là cáclệnhvàcáccôngcụ đều đã được đưa ra trướcmắt ngườidùngvàluôn ở trạngthái sẵnsàng.
Thay vì phải tìm kiếm dưới 30 công cụ và lệnh bị ẩn trong nhiều menu và hộp thoại, giờ đây bạn có thể sử dụng Trung tâm Điều khiển (Control Center) để quản lý mọi thứ một cách trực quan và dễ dàng hơn.
Mộtkhi đãquenthuộcvớithanhRibbontrongmột chương trình(Word,Excel, Access ), bạn cũng sẽ cảm thấy dễ dàng trong một chương trình khác. b Các lệnhđượctổ chứcnhưthế nào?
CáclệnhPaste,Cutvà Copy thường đượcsử dụngnhất trongWordvà Excel,do đó, theologiccáclệnhnày được đặt ở TabHome,Tab đầutiêntrênthanhRibbon.
Microsoft đã nhận ra rằng người dùng thường sử dụng một số lệnh ưa thích hàng ngày Do đó, những lệnh này đã được sắp xếp ở vị trí nổi bật và tiện dụng nhất để dễ dàng truy cập.
Lệnh Paste có tần suất sử dụng cao nhất trong các lệnh chỉnh sửa văn bản, vì vậy việc cấp cho nó một khoảng không gian lớn hơn so với các lệnh Copy và Cut là hợp lý.
Các lệnh thông dụng sẽ không còn phải chia sẻ không gian trên thanh công cụ với những lệnh ít sử dụng hơn Những công cụ hữu ích sẽ được sắp xếp trong tầm tay bạn.
Các lệnh có tần suất sử dụng thấp chỉ chiếm một phần nhỏ trên thanh công cụ, ví dụ như lệnh Paste Special thường ít được sử dụng hơn lệnh Paste Do đó, người dùng cần nhấn phím mũi tên bên dưới lệnh Paste để truy cập lệnh Paste Special Nhiều lệnh khác chỉ xuất hiện khi thực sự cần thiết.
Nhữnglệnh bạn thường sử dụngnhất nằmtrênthanhRibbonvàluôn ở trạngthái sẵnsàng.Trongkhi đó, mộtsố lệnhkhácchỉ xuấthiệnkhibạnthựcsự cần.
Chẳng hạnnếubạnkhôngcó bức ảnh nàotrong tàiliệuthì cáccôngcụ để xử lý hình ảnhsẽ không cầnthiếtphảixuất hiện.
Khi bạn chèn một bức ảnh vào tài liệu, Tab phụ Picture Tools sẽ xuất hiện ngay lập tức, kèm theo Tab con Format chứa các lệnh hữu ích để chỉnh sửa ảnh Tuy nhiên, khi bạn kết thúc công việc với bức ảnh, Tab Picture Tools sẽ tự động biến mất.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa bức ảnh, chỉ cần nhấp vào nó để Tab Picture Tools xuất hiện Word tự động nhận diện hành động của bạn và cung cấp các công cụ cần thiết Thanh Ribbon sẽ phản hồi theo các thao tác của bạn.
Bạn không cần phải lo lắng nếu không thấy tất cả các lệnh ngay lập tức Hãy thực hiện bước đầu tiên và mọi thứ bạn cần sẽ tự động xuất hiện Bạn sẽ có nhiều tùy chọn mỗi khi cần thiết.
Click vào phím mũi tên ở phía dưới mỗi nhóm khi bạn cần nhiều tùy chọn liênquantớinhóm đó:
Khibạnthấymộtphím mũi tênnhỏ phía dướimộtnhómcó nghĩa lànhóm đó có thêm nhiều tùychọn đang ẩn Click vào phím mũi tên này (phím này được gọi là
DialogBox Launcher)mộthộpthoại hoặcmộtbảngchứalệnh(TaskPane).
Ví dụ trongPowerPoint, nhóm Font ở thẻ Home chứacác lệnh về font chữ như thay đổikiểuchữ,kích thước,màusắc, in đậm,innghiêng,gạch dưới
Để sử dụng các lệnh định dạng font ít phổ biến như superscript, bạn cần nhấn vào phím mũi tên dưới nhóm Font để mở hộp thoại Font, nơi chứa lệnh superscript và các tùy chọn định dạng khác.
Sau đó dichuyển điểmchènnộidungtớicuối đoạn.
Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên thanh Ribbon Hoặc bạn có thể dùng phím tắtCtrl +V.Câubạnmuốndichuyển đã đượcdờitới nơi bạnmongmuốn. e Xem trước thay đổi trước khi chọn
Bạn có bao giờ rơi vào tình trạng lặp đi lặp lại các thao tác chọn lựa và hủy (Undo) không? Khi bạn chọn một font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hay chỉnh sửa một bức ảnh, nhưng kết quả không như mong đợi, bạn lại phải nhấn Undo và thực hiện những lựa chọn khác Vòng lặp nhàm chán này cứ tiếp diễn cho đến khi bạn đạt được kết quả ưng ý.
Giờ đây, bạn có thể ngay lập tức thấy kết quả của từng tùy chọn Khi bạn rê chuột qua một tùy chọn, phần văn bản hoặc hình ảnh sẽ thay đổi tương ứng Sau khi chọn được giải pháp ưng ý, chỉ cần click vào nó mà không cần phải sử dụng lệnh Undo Hơn nữa, bạn có thể tạo thanh công cụ riêng cho mình.
Bạn có bao giờ rơi vào tình huống lặp đi lặp lại các thao tác chọn lựa, hủy và chọn lựa khác? Khi bạn chọn một font chữ, màu sắc hay kiểu trang trí cho bức ảnh, nhưng kết quả không như mong đợi, bạn lại phải nhấn Undo và thử lại Vòng lặp nhàm chán này diễn ra cho đến khi bạn tìm được kết quả ưng ý.
Giờ đây, bạn có thể thấy ngay kết quả của từng tùy chọn khi rê chuột qua Phần văn bản hoặc hình ảnh sẽ thay đổi tương ứng, giúp bạn dễ dàng chọn giải pháp ưng ý Khi đã chọn, chỉ cần click vào nó mà không cần sử dụng lệnh Undo Bên cạnh đó, việc sử dụng độ phân giải màn hình khác nhau cũng sẽ làm thay đổi cách hiển thị của thanh Ribbon.
Tronghìnhlàmộtphầncủamộtbảnthôngcáobáochí, nhưng tấtcả mọithứ đều trônggiốngnhau.Khôngtiêu đề,không hướngdẫn,khôngcó điểmnhấnquantrọng để gâysự chúýcho người đọc.
Nhóm Show/Hide trong Tab View sẽ hiển thị đầy đủ trên màn hình có độ phân giải cao Tuy nhiên, khi màn hình có độ phân giải thấp, bạn cần nhấn vào nút mũi tên để xem các lệnh.
Nhữnggìbạn đãtìmhiểuvề phiênbảnOfficemớicho đếngiờ đượcáp dụngkhi mànhìnhcủabạncó độ phângiảicao.
Nếumànhìnhcủabạncó độ phângiảithấp,800x600pixelchẳng hạn,thìmộtsố nhómlệnhchỉ hiểnthị tênnhómchứ khônghiểnthị tấtcả cáclệnh.Bạnphải nhấnvào nútmũi tênbên dướitênnhóm để truycậptấtcả cáclệnh.
Khi nhìn vào hình minh họa, ở độ phân giải cao, nhóm Show/Hide hiển thị đầy đủ các lệnh Ngược lại, ở độ phân giải thấp hơn, chỉ hiển thị tên nhóm mà không có lệnh nào Để truy cập các lệnh trong trường hợp này, bạn cần nhấn vào nút mũi tên.
Tổng quát,một nhómchỉ hiệntênnhóm ở độ phângiảithấplànhững nhómlệnh thườngít đượcsử dụng.
Chế độ Minimize: dù ở bất kì độ phângiải nào,nếubạn thunhỏ cửasổ chương trìnhlạithì mộtsố nhómsẽ chỉ cònhiểnthị tênnhóm.Càngthunhỏ cửasổ chưa trình thìsố nhómchỉ hiểnthìtênsẽ tăng lên.
TabletPC:NếubạndùngTabletPC(Máytínhdạngbảng)vớimànhìnhnhỏ bạnsẽ thấyOffice2007sẽ hiểnthị mộtphiên bảnthanhRibbonvớicácTabvànhóm nhỏ hơn Ngượclạivớimànhìnhlớn.
SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG
Sức mạnh của các biểu mẫu (Template)
Mặc dù bạn có thể đã quen thuộc với Word và các tài liệu của nó, nhưng có thể bạn chưa hiểu rõ về biểu mẫu Biểu mẫu là gì và nó có thể giúp ích cho bạn ra sao?
Một biểu mẫu là tài liệu đã được chuẩn bị sẵn với nội dung cụ thể, bao gồm văn bản, kiểu trang trí và định dạng Nó quy định các yếu tố như canh lề, khoảng cách dòng, màu sắc và đường viền, giúp người dùng dễ dàng điền thông tin cần thiết.
Khi bắt đầu soạn thảo tài liệu, hãy xem biểu mẫu như một trợ giúp hữu ích Nếu bạn thường xuyên có cuộc họp hàng tuần và cần điều chỉnh lịch họp với một vài thay đổi nhỏ, việc chuẩn bị sẵn thông tin phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể.
Theo dõi các ví dụ tạo tài liệu mới từ các mẫu có sẵn trong Word và bộ Office Bạn có thể sử dụng những mẫu này để tạo ra tài liệu chuyên nghiệp và ấn tượng cho riêng mình.
Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn
Khi gửi hoặc nhận Fax, bạn cần có một trang bìa ghi rõ nội dung Bạn có thể tự tạo trang bìa này mỗi lần hoặc sử dụng các biểu mẫu có sẵn trong Word để tiết kiệm thời gian.
Bạn sẽ tìm thấy biểu mẫu như hình minh họa trong Word, giữa nhiều mẫu khác Chỉ cần điền thông tin phù hợp, in ra và gửi fax là xong, rất đơn giản và nhanh chóng Bạn có thể thêm hoặc xóa một số phần tùy theo nhu cầu cụ thể, nhưng những thông tin thiết yếu đã có sẵn, giúp bạn không phải bắt đầu từ đầu.
Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có
Đây làmộtvídụ khácchothấycácbiểumẫuWordcóthể giúpíchchobạn như thế nào Hãy tưởng tượng bạn được giao nhiệm vụ thiết kế lịch họp hàng tuần cho nhóm.
Trước khi bắt đầu tạo một tài liệu mới, bạn nên tham khảo các biểu mẫu có sẵn trên trang Microsoft Office trực tuyến Các biểu mẫu này bao gồm nhiều danh mục khác nhau, trong đó phổ biến nhất là lịch làm việc, lịch ngày tháng, thư từ, và sơ yếu lý lịch Hãy khám phá các lựa chọn phong phú mà bạn có thể sử dụng để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
Hình minh họa cho thấy 3 biểu mẫu:
1 Đây làmẫu đơn giảnvà trựcquanvới các văn bảnvàvùng đã được định dạng để bạn điền
3 Mẫu này sử dụng định dạng Bảng (Table) và sử dụng các màu sắc khác nhau để phânbiệtgiữacácvùng Đây làmột mẫu tương đốiphứctạp.
Tìm những biểu mẫu đã được cài đặt kèm với Word
Cókhoảng30 biểumẫuđượccài đặt kèm với Word như: Thư từ,Fax,Báo Cáo,
Sơ YếuLýLịchvàBlog.Bạnsẽ tìmthấycácbiểumẫunàybằng cách:
3.Click vàocáchìnhđại diệnvàxem thử biểumẫutrông như thế nào phía bênphải.
Mộttàiliệumới đượctạoradựatrênbiểumẫubạnchọn,vàviệccủabạnbây giờ là điềnnhữngnộidungphùhợp.
Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến
Tạomộttải liệumới như bướctrên,tuynhiên thayvìchọnInstalledTemplates bâygiờ bạnsẽ chọntheocácdanhmụcphía dướitrongphầnMicrosoftOffice
Nhấn vào từng danh mục để xem hình đại diện của các biểu mẫu trong danh mục đó Tương tự, khi bạn nhấn vào hình đại diện của Thư Từ (Letters) và các danh mục con, bạn sẽ có thể lựa chọn biểu mẫu phù hợp Để tải biểu mẫu về máy, hãy chọn hình đại diện của biểu mẫu và nhấn Download Biểu mẫu sẽ được tải về và mở ra một tài liệu mới, sẵn sàng cho bạn làm việc.
Biểu mẫu gốc sẽ không bị thay đổi và vẫn được lưu trữ trên trang Microsoft Office trực tuyến Tuy nhiên, nếu bạn đã lưu một bản sao về máy tính của mình, bạn có thể mở thư mục My Templates trong Word để sử dụng mà không cần tải về lần nữa.
Khả năng đặc biệt của biểu mẫu
Khi bạn mở một biểu mẫu, một tài liệu mới được tạo ra dựa trên biểu mẫu đã chọn, thực chất là bạn đang làm việc với một bản sao, không phải bản thân biểu mẫu Điều này cho thấy khả năng đặc biệt của biểu mẫu: tự động tạo ra một bản sao khi mở, bản sao này bao gồm tất cả các thành phần của biểu mẫu trong một tài liệu hoàn toàn mới Bạn có thể làm việc với tài liệu mới đó, thừa hưởng tất cả các thành phần từ biểu mẫu và thêm nội dung tùy ý.
Vìbạnlàmviệctrên mộttàiliêumớinênnhữnghiệuchỉnhmàbạnthựchiệnsẽ không ảnh hưởngtớibiểumẫugốc, nóluôn đượcgiữ ở trạng tháinguyênbản.Vìvậy,một biểu mẫu có thể là nền tảng cho vô số tài liệu.
Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác nhau
Biểu mẫu (Template) và Tài liệu (Document) có định dạng file khác nhau.
Nếu bạn đãtừng lưu nhiềutài liệu Word có lẽ bạnđãquen thuộcvới việcchọn định dạngsẵncó để lưu file Đây làsự khácbiệt giữaBiểumẫuvàTàiliệu:
1 Biểu mẫu được lưu dưới dạng Word Template và nó có đuôi file là
".dotx"(cácphiênbảnWord trước đây là".dot").
2 Tài liệu được lưu dưới dạng Word Document và nó có đuôi file là
".docx"(cácphiênbảnWord trước đây là".doc").
Biểu mẫu và Tài liệu có định dạng file khác nhau và cách hoạt động của chúng cũng khácnhau.
CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007
Danh sách dạng số và ký hiệu
a Một danh sách đơn giản
Danh sách là một công cụ hữu ích trong tài liệu, giúp tóm tắt và liệt kê thông tin để người đọc dễ dàng hiểu và nắm bắt vấn đề Có hai dạng danh sách phổ biến: dạng đánh số (Numbering) và dạng ký hiệu (Bullet) Nếu thông tin có sự phân biệt về mức độ hoặc thứ tự, dạng danh sách đánh số là lựa chọn phù hợp Ngược lại, nếu chỉ cần liệt kê thông tin, dạng ký hiệu sẽ là sự lựa chọn tối ưu.
Vídụ minhhọadanhsáchdạngchữ vàsố, đơn cấpvà đa cấp.
Danhsáchcòncósự phâncấp: đơn cấpvà đa cấp.Mộtdanhsách đơn cấplà danhsáchmàtrong đó cácthànhphầnloạihoặctínhchất.Danhsáchđa cấpcónghĩa làmộthoặcnhiềuthànhphầntrongdanhsáchcóthể chứamộtdanhsáchkhác.Bạncó thể thấysự khácbiệtgiữadanhsách đơn và đa cấptronghìnhminhhọa.
Trongphầnnàychúngtathảoluậnvề mộtdanhsách đơn giản,chỉ cómộtcấp (đơn cấp).Cácdanhsách đa cấpsẽ được đè cậptrongphầnsau. b Tạo một danh sách bằng cách gõ các ký tự thích hợp
Có nhiều cách để tạo một danh sách, nhưng cách đơn giản nhất là tự động hóa bằng cách gõ một số ký tự hoặc tổ hợp ký tự ở đầu câu Nếu bạn muốn tạo danh sách dạng ký hiệu (Bullet), hãy đánh dấu sao (*) ở đầu câu, sau đó làm một khoảng trắng Dấu * sẽ tự động biến thành một ký hiệu hình chấm đen, tạo thành danh sách của bạn Khi đã hoàn thành phần đầu tiên của danh sách, hãy gõ ENTER, lúc này một chấm đen khác sẽ tự động xuất hiện, sẵn sàng cho thành phần tiếp theo.
Nếumuốntạodanhsáchdạngsố tự độnghãygõsố 1và dấuchấm(1.),tiếptheo là một khoảng trắng Đây là một điểm mới trong Word 2007, ở các phiên bản trước bạnphảinhấnphímENTERthìdanhsáchmới đượckhởitạo.
Danhsáchdạng chữ (a,b,c, )chỉ làmộtcáchthể hiệnkháccủadanhsáchdạng số nên cách khởi tạocũng tương tự:bạnhãygõ chữ avà dấuchấm (a.) sauđó làmột khoảngtrắng.
Ngoàidạnghình chấm đen như trên,danhsáchkýhiệucòncónhiềubiểu tượng khác để bạnchọnlựa như hìnhvuông,hìnhkim cương, hìnhmũi tênv.v c Kết thúc một danh sách
Bạn đãgõxongphầncuối cùngtrongdanhsách,làmsao để kếtthúcvà cácký hiệuhaychữ số khôngtự độngxuấthiệnnữa.
Cách đơn giản nhất để hoàn tất việc tạo danh sách là nhấn phím ENTER hai lần liên tiếp Khi bạn nhấn một hiệu hoặc một số mới, danh sách sẽ tự động xuất hiện.
ENTER một lần nữa thì ký hiệu / con số đó sẽ biến mất để bạn có thể bắt đầu một đoạn văn bảnmới.
Nếu bạn muốn tạo một dòng mới trong danh sách mà không có ký hiệu hay số phía trước, hãy sử dụng phím BACKSPACE để xóa ký hiệu đầu dòng trong khi giữ nguyên canh lề với dòng văn bản phía trên Nếu bạn muốn dòng mới nằm ngang với ký hiệu hoặc số, hãy nhấn phím Enter.
BACKSPACE mộtlầnnữa. d Ký hiệu hay chữ số
Nếu bạn đã chọn sai kiểu danh sách, đừng lo lắng! Việc chuyển đổi giữa kiểu danh sách ký hiệu và kiểu chữ số rất đơn giản Chỉ cần nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong danh sách, sau đó chọn nút Bullet hoặc Numbering trên thanh Ribbon để thực hiện thay đổi.
Bạn có thể bắt đầu một danh sách bằng cách nhấn vào nút phù hợp để thêm thành phần đầu tiên Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn tạo thành danh sách và nhấn nút tương ứng Mỗi đoạn văn sẽ được xem như một thành phần trong danh sách Hãy nhớ thay đổi ký hiệu cho danh sách nếu cần thiết.
Nếubạncómộtdanhsáchdạng ký hiệu(Bullet) vàcảmthấynhàmchánvới các chấmđen hìnhtròn thìbạncó thể thaythế chúngbằng các ký hiệukháccó sẵntrongWord.HãyClickvàonútmũi tênbêncạnhnútBullet để xem thư việnBullet.
Thậmchínếubạnkhônghàilòngvớicáckýhiệusẵncó,bạncóthể tự tạocác ký hiệu của riêng mình Hày chọn Define New Bullet để thực hiện điều đó.
Có2dạng kýhiệumà bạncóthể tạo:Biểu tượng (Symbol)và Hình ảnh(Picture).
Các ký hiệu biểu tượng sử dụng một ký tự trong các bộ Font đặc biệt như
Weddings và Windding Để sử dụng các biểu tượng nàybạnphải cài đặt bộ Fontphù hợptrong máytính.Bạncầnchúý điềunàyvì nếubạngửitài liệuchomột người nào đó màtrongmáytínhcủahọ khôngcó bộ Fontphùhợpsẽ dẫn đếnlỗihiểnthị.
Ký hiệu dạng hình ảnh thực chất là những bức ảnh nhỏ, thường thấy trên Microsoft Office Online Bạn cũng có thể tự tạo các ký hiệu này, nhưng cần lưu ý rằng chúng phải rất nhỏ và không nên sử dụng hình ảnh quá phức tạp.
Cùng với Thư viện Bullet còn có Thư viện Numbering hoạt động tương tự.
Bạn có thể chỉnh sửa Font, màu sắc, kích thước cho các ký hiệu dạng số của danh sách. f Định dạng danh sách
Bạn có thể định dạng số hoặc ký hiệu trong danh sách mà không ảnh hưởng đến phần còn lại Ví dụ, thay vì sử dụng kiểu màu đen in đậm mặc định, bạn có thể chuyển sang màu đỏ Để thực hiện điều này, hãy chọn các chữ số hoặc ký hiệu bằng cách nhấp vào một trong số chúng, chú ý không chọn phần văn bản.
SaukhíchọnxonghãydùngcácnútlệnhtrênthanhRibbon để địnhdạngtheoý của bạn Clcik ra ngoài danh sách để xem sự thay đổi. g Làm việc vớiđoạnvănbản trong danh sách và dán danh sách
Nếu bạn có một danh sách với các dấu chấm màu đen hoặc các con số ở đầu dòng, và bạn muốn một số thành phần trong danh sách không có ký hiệu nào ở đầu, có nhiều kịch bản và cách xử lý khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu và kinh nghiệm của người dùng.
Giả sử bạn muốn xóa ký hiệu hoặcsố ở đầu một đoạnnào đó nhưng vẫn muốn giữ canhlề ngangvớiphầncònlạitrongdanhsáchhãyclickchuộtngaysauchấm đen rồinhấnnútBACKSPACE.
Nếu bạn muốn xóa ký hiệu hoặc số ở đầu một đoạn và muốn đoạn đó được canh lề cao hơn so với các thành phần khác trong danh sách, hãy chọn ký hiệu hoặc số đầu dòng rồi nhấn DELETE Để tạo một đoạn văn bản con trong một thành phần của danh sách, hãy nhấn Enter.
Để tạo danh sách trong văn bản, bạn hãy sử dụng SHIFT + ENTER thay vì chỉ nhấn ENTER, giúp đoạn văn bản phụ canh lề ngang với các phần trong danh sách mà không có ký hiệu hoặc con số ở đầu Sau khi hoàn thành đoạn văn bản con, bạn chỉ cần gõ số tiếp theo trong danh sách và một dấu chấm (.) để danh sách tự động tiếp tục đánh số Lưu ý rằng nếu bạn nhấn vào nút Numbering, Word sẽ khởi tạo một danh sách mới và đánh số lại từ đầu Khi đó, một nút AutoCorrect Options sẽ xuất hiện bên cạnh danh sách mới; bạn hãy nhấn vào nút này và chọn Continue Numbering để kết nối danh sách mới với danh sách cũ.
THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU
Track Changes và Comments - những tính năng nâng cao
a Ẩn tạm thời những thay đổi
Hãy tưởng tượng rằngbạnsẽ xemlạiphầnthay đổitàiliệu đượcthựchiệnbởi
Richard, Kaivà và Pilar đã thực hiện nhiều thay đổi quan trọng trong tài liệu Bạn có thể dễ dàng theo dõi những thay đổi của Pilar bằng cách di chuyển con trỏ chuột qua các phần sửa đổi để xem tên và màu sắc mà Word gán cho các chỉnh sửa của cô ấy Tuy nhiên, việc chỉ xem phần sửa đổi của Pilar mà không xem được phần của Richard và Kai là không hợp lý, đặc biệt là đối với những tài liệu dài.
Để tiếp tục khám phá sự thay đổi của track, bạn có thể ẩn các sửa chữa của Richard và Kai, chỉ tập trung vào những sửa chữa của Pilar Cách thực hiện rất đơn giản và hiệu quả.
Trêntab Review tab,trongnhóm Tracking, clickdòngShow Markup, chỉ vào
Khi người dùng xóa dấu chọn trên mục "All Reviewers", tất cả các hiệu chỉnh của mọi người sẽ bị ẩn Để hiển thị lại các chỉnh sửa, chỉ cần nhấn vào dòng "Show Markup" một lần nữa.
ReviewersvàclickvàohộptênPilar Nósẽ hiệnraphầncommentvà phầnhiệuchỉnh của chỉ Pilar Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối những gì đã được hiệu chỉnh bởi Pilar ngaytứcthìhoặccóthể để sau.
Khibạn đãthựchiệnxong,thìhãyxemlạiphần đãbị sửachữabởinhững người bằng lầnnữa, đó chọn b Xem một tài liệu trước và sau khi thay đổi
Khimộttàiliệu đãcórấtnhiềucommentvà nhữngphầnbị sửachữa,bạncóthể tự hỏi rằng tàiliệu trước đây như thế nàohoặcbạncónênchấpnhậnhoặctừ chốicác hiệuchỉnh.
Tính năng này đượcthựchiện như sau:TrênTabReview,trongnhóm
The Tracking Final Showing Markup feature is set by default to display the edited materials To review previous materials, click on Original To see how the materials appear after edits are accepted and comments have been deleted, click on the Display for Review box and select Final It's important to note that comments and edits will not be permanently deleted After reviewing the materials, click on Final Showing Markup to revisit the comments and any further edits Additionally, hiding changes does not delete comments or edits.
Như đã đề cập trước đây ẩncommentvànhữnghiệuchỉnhsẽ khôngxóamất chúng,màchỉ chobạnthấytàiliệusạch(khôngthấynhữnghiệuchỉnhhiệnlênmàn hình).
Trên tab Review, trong nhóm Tracking, Click Show Markup và chắc chắnrằng đãcónhữngdấuchecktrênComments,Ink,InsertionsandDeletionsvàFormatting. ChọnvàoReviewerstrên menuShowMarkupvàchắcchắnrằng đãcódấucheck trên AllReviewers. d Kiểm tra comment và những hiệu chỉnh
1 Sử dụng những nút trong nhóm Changes để chấp nhận hay từ chối những hiệu chỉnhhoặcxóanhữngcomment.
2 Để thấynội dungtàiliệu ẩnnhững hiệuchỉnh hoặccomment, hãyClickbấtcứ nút nào trong nhóm Comments hoặc Changes Bạn sẽ thấy một hộp thoại mở lên như hìnhtrên,ClickShowAll để xemtấtcả commentvànhữnghiệuchỉnh.
Cáchduynhất để làm mấtcáchiệuchỉnhlàchấpnhậnhoặcxóachúng.Cách duynhấtlàmmấtbỏ commentlàchấpnhậnhoặctừ chốichúng.Khichấpnhậnthìcác hiệuchỉnhvàcommentsẽ trở thànhmộtphầncủatàiliệuvàkhôngbị đánh dấunữa.
Khibạntừ chốihoặcxóacáchiệuchỉnhvàcommentthìnhững gì đượcchỉnh sửasẽ trở lạitrạngthái trướckhithựchiệnchỉnhsửa Trướckhibạnphânphốitàiliệu cho ngườikhác,hãychắcrằngbạn đãthựchiệncácchấpnhậnhoặctừ chốixóavới nhữnghiệuchỉnhtrêntài liệu.Sẽ khôngchuyênnghiệpnếutàiliệubạngửi cho người kháccòncácnộidung đang chỉnh sửa. e Chọn cách tạo track
Bạn có thích sử dụng hình chữ nhật chứa văn bản bị xóa hoặc các ghi chú không? Nếu bạn muốn thay đổi kích thước của chúng, bạn có thể chèn text vào tài liệu và làm cho đoạn văn bản này xuất hiện với hai dòng gạch chéo hoặc một dòng gạch chân Có nhiều lựa chọn để hiển thị các comment và cách chỉnh sửa Để thực hiện, bạn chỉ cần vào Tab Review, trong nhóm Tracking, và click vào dòng Track.
Changes,sau đó clickChangeTrackingOptions.Bạnsẽ cónhiềuchọnlựa để tùy biếnnhữngthể hiệncủatính năng TrackChanges.
NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU
Căn bản về Header và Footer
a Thêm vào số trang, ngày giờ
Khi định dạng trang sách, hãy chú ý đến việc sử dụng headers và footers Thông thường, tên sách sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang, trong khi tên chương và số trang sẽ nằm ở giữa và dưới cùng của trang Đây là cách thể hiện tương tự như trong Word Bạn cũng nên đánh dấu số trang trong toàn bộ tài liệu, cùng với các thông tin khác như tên tài liệu, tác giả, ngày in, tên công ty, địa chỉ email, địa chỉ web, tên file và vị trí file.
Khôngcó quiluậtcụ thể nàovớiHeadervàFooter,trongWord2007,bạncóthể tạo ra Header và Footer theo ý của mình. b.Đánhdấu số trang
Số trang(Page numbers)là sử dụng thông thường nhất của Header hoặcFooter, vìnóthậtsự cầnthiếtchotài liệu Để đánh dấusố trangvàotàiliệutalàm như sau:
1 Trên Tab Insert, trong nhóm Header & Footer, chọn Page Number.
2 Chọn nơi màsố trangxuấthiện,vídụ như trên, dưới, ở giữa
3 Sau đó chọn kiểu con số trong thư viện.
Số trang đượcápdụngtrongsuốttàiliệuvàchúngcũng đượcthay đổi nếubạn xóahaythêmvàosố trangtrongtàiliệu. c.Thêm vào ngày tháng hiện tại
Trong thư viện có sẵn một số Headers và Footers bao gồm khu vực chèn văn bản đặc biệt để chèn ngày giờ Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chèn ngày giờ hiện tại một cách độc lập với Headers và Footers Dưới đây là cách thực hiện.
3 Chọn một loại định dạng ngày giờ Bạn có thể chọn ngày hoặc giờ hoặc chọn cả hai.
Ngàygiờ hiệntạisẽ chobạnbiếtbấtkhinàobạnmở tàiliệura.Bạncũng cóthể cập nhật khi file được mở và điều chỉnh lại trước khi in ấn. d Thêm tên file vàđườngdẫnđếnfile
MộtkiểuHeadershoặcFootersthông thườngkháclàthêmtênchotàiliệuvà đườngdẫn đến nơi tài liệu được lưu trữ Để chènthôngtinnàymột lầnnữabạnphải sử dụngField (trường nộidung).
FieldFileNamechobạncáchcậpnhật đườngdẫnmộtcáchtự độngnếubạndi chuyểntàiliệu đi nơi khác. e Xóa bỏ header hoặc footer
Bạn đượcchuyểnmột tàiliệuvà bạncảmthấycầnxóa bỏ nội dungcủa Header hay Footer.
1 Giả sử một thông tin ở Footer, chẳng hạn đường dẫn của tài liệu không còn cần thiết.
Số trangvàHeadercũng cóchứalệnh Removevớitácdụng tương tự.