NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TÒA ÁN TRONG GIAI ĐOẠN THỤ LÝ VỤ ÁN VÀ CHUẨN BỊ XÉT XỬ VỤ ÁN HÌNH SỰ TẠI TÒA ÁN CẤP SƠ THẨM, PHÚC THẨM
Nghị quyết 05/2017/NQ-HĐTP quy định về các biểu mẫu áp dụng trong giai đoạn xét xử vụ án hình sự, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc xét lại bản án và quyết định đã có hiệu lực pháp luật Nghị quyết này đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn các cơ quan tư pháp thực hiện đúng quy trình pháp lý, từ đó nâng cao chất lượng công tác xét xử và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.
Bộ luật Tố tụng hình sự do Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao ban hành ngày 19/09/2017.
Nghị quyết 351/2017/UBTVQH14 quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Chủ tịch nước ban hành Nghị quyết này chính thức có hiệu lực từ ngày 20 tháng 5 năm 2017.
Thư ký tòa án đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn thụ lý và chuẩn bị xét xử các vụ án hình sự tại Tòa án cấp sơ thẩm Họ có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ vụ án, kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu và đảm bảo tất cả thông tin cần thiết được thu thập đầy đủ Ngoài ra, thư ký còn hỗ trợ thẩm phán trong việc tổ chức phiên tòa, chuẩn bị các tài liệu cần thiết và ghi chép biên bản phiên tòa Sự chính xác và tỉ mỉ của thư ký tòa án góp phần quan trọng vào việc bảo đảm tính công bằng và minh bạch trong quá trình xét xử.
1.1 Nhiệm vụ của Thư ký tòa án trong việc nhận hồ sơ và thụ lý vụ án 1.1.1 Kiểm tra hồ sơ vụ án
Theo Điều 276 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, khi nhận bản cáo trạng, hồ sơ vụ án và vật chứng (nếu có) từ Viện kiểm sát, Thư ký có trách nhiệm kiểm tra và xử lý các tài liệu này.
– Nếu tài liệu trong hồ sơ vụ án, vật chứng kèm theo (nếu có):
+ Không đầy đủ so với bản thống kê tài liệu, vật chứng;
Bản cáo trạng phải được giao cho bị can hoặc người đại diện của bị can trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày ra quyết định, theo quy định tại khoản 2 Điều 240 BLTTHS 2015 Viện kiểm sát có trách nhiệm gửi bản cáo trạng cho Cơ quan điều tra, người bào chữa, đồng thời thông báo cho bị hại, đương sự và người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ.
=> Không nhận hồ sơ vụ án
– Nếu các tài liệu trong hồ sơ vụ án, vật chứng kèm theo (nếu có) đã đầy đủ và bản cáo trạng đã được giao cho bị can…
=> Thư ký tiến hành nhận hồ sơ vụ án
=> Lập biên bản giao nhận hồ sơ vụ án và bản cáo trạng rồi lưu vào hồ sơ.
– Biên bản giao nhận hồ sơ vụ án cần có các nội dung chính sau:
+ Thời gian giao nhận hồ sơ
Những người thực hiện giao nhận hồ sơ vụ án cần ghi rõ tên bị can, loại hồ sơ vụ án (bao gồm cả đồng phạm nếu có), số bút lục trong hồ sơ, lý do giao nhận và thời gian kết thúc việc giao nhận.
Khi kiểm tra hồ sơ, Thư ký cần chú ý đến bản kê tài liệu để xác định xem có tài liệu gốc hay chỉ là bản sao.
=> Khi lập biên bản giao nhận hồ sơ vụ án cần ghi chú bản gốc cho chính xác.
+ Đối với những hồ sơ vụ án có vật chứng là tài sản hoặc tiền, vàng…
=> Cần kiểm tra xem cơ quan điều tra đã chuyển vật chứng cho cơ quan có thẩm quyền lưu giữ hay chưa.
– > Nếu vật chứng là tài sản thì phải có biên bản giao nhận
– > Nếu vật chứng là tiền, vàng… thì phải có chứng từ, biên lai giao nộp.
– Sau khi xem xét hồ sơ vụ án, thấy có đủ cơ sở để nhận hồ sơ vụ án
=> Thư ký nhận hồ sơ phải tiến hành thụ lý vụ án
=> Ghi vào sổ thụ lý hồ sơ theo mẫu sổ thụ lý hồ sơ do Tòa án nhân dân tối cao ban hành
Lập bìa hồ sơ theo mẫu quy định và chuyển cho Chánh án trong vòng 3 ngày kể từ khi thụ lý vụ án, nhằm tiến hành phân công thẩm phán làm chủ tọa phiên tòa nghiên cứu và xét xử vụ án.
1.1.3 Thẩm quyền xét xử của tòa án
Ngay sau khi thụ lý vụ án, Chánh án hoặc Phó chánh án sẽ phân công một Thẩm phán làm chủ tọa phiên tòa, cùng với một Thư ký hỗ trợ thực hiện các thủ tục tố tụng Nhiệm vụ chính của Thẩm phán là xem xét thẩm quyền xét xử của Tòa án, đồng thời Thư ký sẽ phụ trách soạn thảo văn bản tố tụng và thực hiện các thủ tục tống đạt, niêm yết.
– Để xem xét thẩm quyền của Tòa án, Thư ký cần căn cứ vào các quy định sau:
+ Điều 3, 4, 5 Khoản 1 Điều 26; Khoản 2 Điều 29 Pháp lệnh tổ chức Tòa án quân sự
+ Phần 1, 2, 3 Thông tư liên tịch số 01/2005/TTLT- TAMDTC- VKSNDTC- BQP- BCA
– Trong trường hợp vụ án không thuộc thẩm quyền xét xử của Tòa án mình, căn cứ Điều 274 BLTTHS 2015
Thư ký có trách nhiệm soạn thảo Quyết định trả lại hồ sơ vụ án để trình Chánh án hoặc Phó Chánh án được ủy quyền ký Sau khi ký, hồ sơ sẽ được chuyển đến Viện kiểm sát đã truy tố, nhằm tiếp tục chuyển đến Viện kiểm sát có thẩm quyền truy tố.
1.2 Nhiệm vụ của Thư ký tòa án trong giai đoạn chuẩn bị xét xử
Chuẩn bị xét xử vụ án hình sự là một hoạt động tố tụng quan trọng, diễn ra từ khi thụ lý vụ án cho đến khi mở phiên tòa Những người có thẩm quyền trong tố tụng hình sự sẽ thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo quá trình xét xử diễn ra công bằng và đúng quy định pháp luật.
– Mục đích của giai đoạn chuẩn bị xét xử là đưa ra một trong các quyết định sau:
+ Quyết định đình chỉ vụ án hoặc tạm đình chỉ vụ án
+ Quyết định trả hồ sơ để điều tra bổ sung
+ Quyết định đưa vụ án ra xét xử
Việc xét xử vụ án theo đúng trình tự tố tụng phụ thuộc lớn vào sự chuẩn bị của Thư ký tòa án Vì vậy, Thư ký tòa án cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định liên quan để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
1.2.1 Quy định về thời hạn chuẩn bị xét xử
1.2.1.1 Thời hạn chuẩn bị xét xử đối với vụ án hình sự thông thường
Trong thời gian quy định, các tội phạm sẽ được xử lý như sau: 30 ngày cho tội phạm ít nghiêm trọng, 45 ngày cho tội phạm nghiêm trọng, 2 tháng cho tội phạm rất nghiêm trọng và 3 tháng cho tội phạm đặc biệt nghiêm trọng, bắt đầu từ ngày thụ lý vụ án.
Chánh án Tòa án có quyền gia hạn thời gian chuẩn bị xét xử đối với vụ án phức tạp, với thời hạn tối đa là 15 ngày cho tội phạm ít nghiêm trọng và tội phạm nghiêm trọng, và không quá 30 ngày cho tội phạm rất nghiêm trọng cùng tội phạm đặc biệt nghiêm trọng.
Trong trường hợp vụ án được trả lại để yêu cầu điều tra bổ sung, Thẩm phán có trách nhiệm đưa vụ án ra xét xử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận lại hồ sơ.
NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TÒA ÁN TRONG GIAI ĐOẠN THỤ LÝ VÀ CHUẨN BỊ XÉT XỬ VỤ ÁN DÂN SỰ TẠI TÒA ÁN CẤP SƠ THẨM, TÒA ÁN CẤP PHÚC THẨM
– Nghị quyết số 01/2017/NQ- HĐTP ngày 13 tháng 01 năm 2017 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao ban hành 93 biểu mẫu trong TTDS
I NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG GIAI ĐOẠN THỤ LÝ VÀ CHUẨN BỊ XÉT XỬ TẠI TÒA ÁN CẤP SƠ THẨM
1 Việc nhận và xem xét đơn khởi kiện
1.1 Thủ tục nhận đơn khởi kiện
Khi nhận đơn khởi kiện, Thư ký cần xem xét nội dung đơn để xác định xem tranh chấp có thuộc quy định tại Điều 26 BLTTDS năm 2015 hay không, nhằm đánh giá thẩm quyền giải quyết của Tòa án đối với vụ việc.
Nếu vụ án không thuộc thẩm quyền của Tòa án, cần báo cáo Thẩm phán và thực hiện thủ tục trả lại đơn khởi kiện theo quy định tại Điều 192 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.
– > Nếu vụ án thuộc thẩm quyền của Tòa án và đủ điều kiện thụ lý vụ án:
– Nếu đương sự nộp đơn trực tiếp tại Tòa án – > ghi vào sổ nhận đơn: ngày, tháng, năm người khởi kiện nộp đơn
Nếu người khởi kiện gửi đơn khởi kiện trực tuyến, ngày khởi kiện được xác định là ngày gửi đơn Sau đó, cần in bản giấy và ghi vào sổ nhận đơn, đồng thời thông báo ngay cho người khởi kiện qua cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có).
– Nếu nhận đơn qua đường bưu điện:
Tòa án cần ghi lại ngày, tháng, năm nhận đơn do bưu điện chuyển đến và ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nơi gửi Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, Tòa án phải thông báo cho người khởi kiện về việc nhận đơn.
+ Phong bì có dấu bưu điện phải đính kèm đơn khởi kiện
+ Đóng dấu nhận đơn (nếu không có dấu thì ghi) ngày, tháng, năm nhận đơn vào góc bên trái của đơn khởi kiện
+ Cấp (hoặc gửi qua bưu điện) “Giấy xác nhận đã nhận đơn khởi kiện”.
Khi người khởi kiện nộp đơn khởi kiện kèm theo tài liệu và chứng cứ, cần ghi đầy đủ thông tin về các tài liệu này vào sổ nhận đơn Việc này phải được thực hiện bằng cách đối chiếu với danh mục tài liệu và chứng cứ đã được nêu trong đơn khởi kiện.
+ Lập “Biên bản giao nhận tài liệu, chứng cứ” cấp (hoặc gửi qua đường bưu điện) cho người khởi kiện.
1.2 Xem xét đơn khởi kiện
Trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đơn khởi kiện, Chánh án Tòa án sẽ phân công một Thẩm phán để xem xét đơn Sau đó, trong vòng 5 ngày làm việc, Thẩm phán phải tiến hành xem xét đơn khởi kiện Nếu đơn khởi kiện không đầy đủ theo quy định của tố tụng, Thư ký Tòa án sẽ thực hiện một số nhiệm vụ cần thiết.
– Yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện;
– Thông báo nộp tiền tạm ứng án phí;
– Chuyển đơn khởi kiện cho Tòa án có thẩm quyền;
– Trả lại đơn khởi kiện
1.2.1 Yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện (Điều 193 BLTTDS năm
– Soạn thảo giúp Thẩm phán “Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện” giao hoặc gửi cho người khởi kiện.
Người khởi kiện cần nắm rõ các vấn đề cần sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu của Tòa án, được thông báo cụ thể và phải thực hiện trong thời hạn không quá 1 tháng Trong trường hợp đặc biệt, Thẩm phán có thể gia hạn thời gian này nhưng không quá 15 ngày.
– Vào sổ theo dõi việc giao hoặc gửi văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện
1.2.2 Thông báo nộp tiền tạm ứng án phí
– Soạn “Thông báo nộp tiền tạm ứng chi phí tố tụng” giao hoặc gửi qua đường bưu điện cho người khởi kiện.
Mẫu số 04 không chỉ rõ số tiền người khởi kiện cần nộp; tuy nhiên, theo khoản 2 Điều 195 BLTTDS 2015, Thẩm phán sẽ ước tính số tiền tạm ứng án phí, ghi vào giấy báo và giao cho người khởi kiện để thực hiện việc nộp.
1.2.3 Chuyển đơn khởi kiện cho Tòa án có thẩm quyền
Nếu vụ việc thuộc thẩm quyền của Tòa án khác thì:
– Thư ký làm phiếu chuyển đơn khởi kiện cho Tòa án có thẩm quyền giải quyết.
– Phải gửi hoặc giao thông báo về việc chuyển đơn cho người khởi kiện biết và ghi chú vào sổ nhận đơn có việc chuyển đơn đến Tòa án…
1.2.4 Trả lại đơn khởi kiện
Khi xem xét đơn khởi kiện, nếu người khởi kiện không có quyền khởi kiện theo Điều 186, 187 BLTTDS năm 2015, không đủ năng lực hành vi tố tụng dân sự, không có điều kiện khởi kiện, vụ việc không thuộc thẩm quyền của Tòa án, hoặc đã được giải quyết bằng bản án có hiệu lực pháp luật, thì Tòa án sẽ bác đơn khởi kiện.
– Thư ký phải giúp Thẩm phán soạn “Thông báo trả lại đơn khởi kiện” giao hoặc gửi cho người khởi kiện biết.
Trước khi gửi thông báo, hãy chụp lại đơn khởi kiện cùng với các tài liệu và chứng cứ kèm theo (nếu có) để lưu trữ, nhằm làm cơ sở cho việc giải quyết khiếu nại liên quan đến việc trả lại đơn khởi kiện (nếu có).
Căn cứ vào các quy định tại Điều 196, 199, 200, 201 và 202 BLTTDS năm
2015, Thư ký Tòa án cần tiến hành các thủ tục để thụ lý vụ án như sau:
– Vào sổ thụ lý vụ án
– Thông báo thụ lý vụ án
– Chuyển vụ án cho Tòa án có thẩm quyền
– Tiếp nhận ý kiến của người được thông báo
– Thủ tục yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập
2.1 Vào sổ thụ lý vụ án
Sau khi đương sự nộp biên lai thu tiền tạm ứng án phí trong thời hạn quy định, Thư ký sẽ ghi vào sổ thụ lý vụ án theo trình tự số và ngày tháng, phân loại theo từng loại án riêng biệt.
– Đối với những trường hợp không phải nộp án phí hoặc được miễn án phí thì thụ lý ngay sau khi hồ sơ khởi kiện đủ căn thụ lý.
2.2 Thông báo thụ lý vụ án
Trong vòng 3 ngày làm việc từ khi thụ lý vụ án, Thư ký cần hỗ trợ Thẩm phán soạn thảo "Thông báo về việc thụ lý vụ án" Sau khi hoàn tất, Thư ký sẽ trình Thẩm phán ký và gửi thông báo này đến Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp, bị đơn, cũng như các bên có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan Đồng thời, một bản sao của thông báo sẽ được lưu trữ trong hồ sơ vụ án.
2.3 Chuyển vụ án cho Tòa án có thẩm quyền
Sau khi thụ lý vụ án, Tòa án mới phát hiện vụ án thuộc thẩm quyền của Tòa án khác giải quyết thì:
– Ra Quyết định chuyển hồ sơ vụ án cho Tòa án có thẩm quyền giải quyết và xóa tên vụ án trong sổ thụ lý.
– Quyết định chuyển vụ án phải được gửi ngay cho Viện kiểm sát cùng cấp, đương sự, cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan.
– Trường hợp này không phải trả lại tiền tạm ứng phí cho đương sự
2.4 Tiếp nhận ý kiến của người được thông báo
Sau khi Tòa án gửi Thông báo thụ lý vụ án cho bị đơn và những người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan, họ có 15 ngày để nộp ý kiến và tài liệu chứng cứ liên quan đến yêu cầu của nguyên đơn.
– Thư ký phải chủ động nhận các ý kiến phản hồi và báo cáo với Thẩm phán xem xét, giải quyết.
2.5 Thủ tục yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập
Bị đơn có quyền yêu cầu phản tố đối với nguyên đơn, đồng thời người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan cũng có quyền đưa ra các yêu cầu độc lập trước khi vụ án được đưa ra xét xử.
Thủ tục xem xét các yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập theo quy định tại các Điều 200, 201, 202 BLTTDS năm 2015.
3 Hòa giải và chuẩn bị xét xử
Công việc chính của Thư ký giai đoạn này như sau:
– Áp dụng các biện pháp khẩn cấp tạm thời
– Các quyết định trong giai đoạn chuẩn bị xét xử.
Khi được Thẩm phán giao nhiệm vụ, công việc chính của Thư ký như sau:
– Ghi lời khai của đương sự, người làm chứng; đối chất (Điều 98, 99, 100 BLTTDS)
Thẩm phán chịu trách nhiệm lấy lời khai, trong khi thư ký sẽ ghi biên bản theo mẫu do TANDTC ban hành Sau khi hoàn tất, thư ký đọc biên bản cho các đương sự nghe, sau đó các bên ký, đóng dấu và lưu trữ vào hồ sơ.
– Xem xét thẩm định tại chỗ (Điều 101 BLTTDS)
NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TÒA ÁN TRONG QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT VIỆC DÂN SỰ
1 Việc dân sự là gì?
Việc yêu cầu Tòa án công nhận hoặc không công nhận một sự kiện pháp lý là quyền của cá nhân, cơ quan, tổ chức, dù không có tranh chấp Điều này nhằm xác định quyền và nghĩa vụ liên quan đến dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, và lao động của mình hoặc của các bên khác.
2 Người tham gia tố tụng trong việc dân sự
Người có đơn yêu cầu, người đại diện hợp pháp, và người bảo vệ quyền lợi hợp pháp có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan Ngoài ra, còn có người làm chứng, người phiên dịch và người giám định cũng tham gia vào quá trình này.
II NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TÒA ÁN TRONG QUÁ TRÌNH GIẢI
QUYẾT VIỆC DÂN SỰ TẠI TÒA ÁN
1 Thủ tục nhận và xử lý đơn yêu cầu
1.1 Nhận đơn yêu cầu a Đối với trường hợp người yêu cầu trực tiếp nộp đơn yêu cầu tại Tòa án
Ngay sau khi tiếp nhận đơn yêu cầu:
– Thư ký phải ghi trích yếu yêu cầu, ngày tháng năm nhận đơn yêu cầu và vào sổ nhận đơn
Thư ký cần lập giấy biên nhận đơn yêu cầu và nếu có tài liệu, chứng cứ kèm theo, phải lập Biên bản giao nhận tài liệu, chứng cứ với hai bản sao.
Trong vòng hai ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, các tài liệu và chứng cứ kèm theo phải được chuyển đến Chánh án để phân công Thẩm phán giải quyết trong thời hạn ba ngày làm việc Đối với trường hợp gửi đơn qua dịch vụ bưu chính, quy trình này vẫn được áp dụng.
Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận đơn, Thư ký cần gửi thông báo nhận đơn cho người yêu cầu Để thực hiện điều này, Thư ký phải soạn Giấy báo nhận đơn (2 bản), trình Chánh án ký, đóng dấu và lấy số hiệu văn bản, sau đó gửi một bản qua đường bưu điện cho người yêu cầu.
Trong vòng hai ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn, Tòa án phải chuyển đơn cùng các tài liệu, chứng cứ kèm theo cho Chánh án để phân công thẩm phán giải quyết Đặc biệt, trường hợp Tòa án nhân dân nhận đơn yêu cầu thông qua hình thức trực tuyến cũng phải tuân thủ quy định này.
Ngay sau khi nhận được đơn yêu cầu, thư ký sẽ ghi lại trích yếu nội dung yêu cầu cùng với ngày tháng năm nhận được thư điện tử Thông tin này sẽ được lưu vào Sổ nhận đơn để đảm bảo quản lý và theo dõi hiệu quả.
– In thư điện tử ra bản giấy và đính kèm với đơn yêu cầu.
Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, thư ký cần gửi thông báo xác nhận đã nhận đơn cho người yêu cầu Để thực hiện điều này, cần soạn thảo Giấy báo nhận đơn với 2 bản trình.
Chánh án sẽ ký, đóng dấu và lấy số hiệu văn bản, sau đó gửi qua đường bưu điện cho người yêu cầu một bản, đồng thời cũng gửi bản sao qua thư điện tử cho người yêu cầu.
Trong vòng hai ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, cần phải chuyển đơn cùng các tài liệu và chứng cứ nộp kèm đến Chánh án để phân công thẩm phán giải quyết vụ việc.
1.2 Xử lý đơn yêu cầu
Trong vòng 5 ngày làm việc, Thẩm phán có trách nhiệm quyết định về đơn yêu cầu, bao gồm việc trả lại đơn nếu thuộc các trường hợp quy định, chuyển đơn đến Tòa án có thẩm quyền khác, hoặc xem xét nghĩa vụ nộp lệ phí để thụ lý vụ việc dân sự.
Dựa trên quyết định của Thẩm phán, Thư ký thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ Thẩm phán, bao gồm việc chuyển đơn yêu cầu đến Tòa án khác có thẩm quyền.
Thư ký sẽ soạn Thông báo chuyển đơn yêu cầu, thông báo cho người yêu cầu biết rằng Tòa án nơi họ gửi đơn đã chuyển đơn đến Tòa án có thẩm quyền giải quyết (cụ thể nêu tên Tòa án) Người yêu cầu được khuyến nghị liên hệ với Tòa án đó để tiến hành giải quyết vụ việc.
– Trình Thẩm phán ký Thông báo chuyển đơn yêu cầu, đóng dấu và lấy số hiệu văn bản rồi gửi Thông báo này cho người yêu cầu.
Chuyển đơn yêu cầu cùng toàn bộ tài liệu kèm theo đến Tòa án có thẩm quyền, bao gồm một bản Thông báo chuyển đơn yêu cầu.
+ Nếu giao nhận trực tiếp thì phải lâp Biên bản giao nhận tài liệu với Tòa án đã tiếp nhận để lưu trữ.
Khi gửi tài liệu qua dịch vụ bưu chính, cần lập Phiếu chuyển đơn yêu cầu, trong đó ghi rõ danh mục tài liệu, số trang của từng tài liệu, và tình trạng tài liệu (bản chính hoặc bản photo) Sau đó, yêu cầu Tòa án xác nhận vào phiếu này và gửi lại.
NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TÒA ÁN TẠI PHIÊN TÒA HÌNH SỰ, DÂN SỰ, HÀNH CHÍNH SƠ THẨM
1 Các công việc trước khi mở phiên tòa
1.1 Đề nghị cơ quan Công an cử lực lượng Cảnh sát hỗ trợ tư pháp bảo v ệ phiên tòa
Trong các vụ án hình sự, Thư ký sẽ soạn công văn trình Thẩm phán ký, kèm theo Lịch phiên tòa, gửi đến Công an tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương nếu là Tòa án cấp tỉnh, hoặc gửi đến Công an thành phố, quận, huyện, thị xã nếu là Tòa án cấp thấp hơn Mục đích của công văn này là đề nghị bố trí lực lượng Cảnh sát hỗ trợ tư pháp để đảm bảo an ninh cho phiên tòa.
Trong các vụ án dân sự và hành chính, Thẩm phán - Chủ tọa phiên tòa có thể yêu cầu Thư ký soạn thảo công văn đề nghị cơ quan Công an cử lực lượng Cảnh sát hỗ trợ tư pháp nhằm bảo vệ phiên tòa khi thấy cần thiết.
1.2 Triệu tập những người tham gia tố tụng đến phiên tòa
Dựa trên danh sách những người tham gia tố tụng cần triệu tập đến phiên tòa do Thẩm phán lập, Thư ký sẽ soạn thảo giấy triệu tập theo mẫu đã được ban hành và trình Thẩm phán ký.
– Thông qua dịch vụ bưu chính gửi đến địa chỉ của người tham gia tố tụng có trong hồ sơ vụ án.
Cấp, tống đạt và thông báo bằng phương tiện điện tử theo yêu cầu của đương sự hoặc người tham gia tố tụng khác phải tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Thư ký cần phối hợp với chính quyền địa phương để trực tiếp tống đạt giấy triệu tập bằng cách đến nhà những người liên quan.
Nếu họ cố tình từ chối nhận giấy triệu tập, Thư ký phải lập biên bản ghi nhận việc từ chối này, kèm theo xác nhận từ chính quyền địa phương và người làm chứng (nếu có).
Khi không xác định được vị trí của người nhận thông báo hoặc không thể thực hiện việc thông báo trực tiếp, cần tiến hành niêm yết công khai theo quy định Đồng thời, phải lập biên bản ghi lại thủ tục niêm yết công khai, bao gồm ngày, tháng, năm thực hiện niêm yết.
Thời gian niêm yết công khai văn bản tố tụng là 15 ngày, kể từ ngày niêm yết và lưu hồ sơ vụ án.
Nếu bị cáo đang bị tạm giam, Thư ký cần soạn thảo Lệnh trích xuất bị cáo để trình Thẩm phán ký Lệnh này sẽ được gửi đến trại tạm giam hoặc nhà tạm giữ nơi bị cáo đang bị giam giữ, nhằm đảm bảo bị cáo được dẫn giải đến phiên tòa.
1.3 Kiểm tra các công việc chuẩn bị cần thiết cho việc mở phiên tòa
– Thư ký phải kiểm tra:
+ Tất cả những người được triệu tập tham gia phiên tòa đã được tống đạt hợp lệ giấy triệu tập chưa?
+ Hội thẩm nhân dân, Luật sư đã đến nghiên cứu hồ sơ chưa?
+ Có ai xin hoãn phiên tòa không?
+ Nếu có trường hợp xin hoãn phiên tòa thì phải báo cáo ngay cho Thẩm phán- Chủ tọa phiên tòa để xem xét quyết định.
Trước khi phiên tòa diễn ra, Thư ký cần kiểm tra và chuẩn bị phòng xét xử cùng với các trang thiết bị cần thiết như bàn ghế, micro, âm thanh, ánh sáng và bảng hiệu để đảm bảo quá trình xét xử diễn ra suôn sẻ.
Thư ký cần chuẩn bị các trang thiết bị như máy nghe băng ghi âm, đĩa ghi âm và băng ghi hình cho một số vụ án cụ thể.
Khi phiên tòa có sự tham gia của báo chí, Thư ký cần chuẩn bị khu vực riêng cho phóng viên Để ghi âm hoặc chụp ảnh, phóng viên phải đăng ký trước với Thư ký để thông báo cho Hội đồng xét xử.
Trong trường hợp vụ án được xét xử lưu động, Thư ký cần liên hệ với chính quyền địa phương trước ngày mở phiên tòa để sắp xếp địa điểm, cũng như chuẩn bị các trang thiết bị và phương tiện cần thiết cho quá trình xét xử.
– Liên hệ với bộ phận tài vụ cơ quan để ứng tiền phục vụ cho phiên tòa, chi trả cho nhân chứng, người phiên dịch…
2 Các công việc tại phiên tòa
2.1 Kiểm tra danh sách những người được triệu tập đến phiên tòa
Trong phiên tòa, việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia tố tụng và khán giả là rất quan trọng Đối với các vụ án hình sự liên quan đến xâm hại sức khỏe và tính mạng, cần bố trí cho gia đình bị cáo ngồi một bên và gia đình bị hại ngồi bên kia Ngoài ra, cần chuẩn bị phòng cách ly cho bị cáo và nhân chứng khi cần thiết để đảm bảo tính công bằng và an toàn trong phiên tòa.
Thư ký phiên tòa có trách nhiệm kiểm tra danh sách những người được triệu tập tham gia phiên tòa, xác định những ai có mặt và làm rõ lý do vắng mặt của những người không có mặt để báo cáo Hội đồng xét xử.
2.2 Phổ biến nội quy phiên tòa và báo cáo danh sách những người được t riệu tập đến phiên tòa
Trước khi phiên tòa diễn ra, Thư ký sẽ thông báo nội quy phiên tòa và các biện pháp xử lý đối với những người vi phạm Nội quy này được quy định cụ thể trong Bộ luật Tố tụng hình sự, Tố tụng dân sự và Tố tụng hành chính tương ứng với các điều 256, 234 và 153.
– Thư ký kiểm tra giấy triệu tập, giấy mời, các giấy tờ có liên quan khác chậm nhất là 15 phút trước giờ khai mạc phiên tòa.