Phần mềm kế toán được sử dụng tại phòng Tài chính-Kế toán khá hợp lý với đầy đủ các loại sổ chi tiết,sổ tổng hợp được kết cấu theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành nhờ đó công [r]
Thành lập
Lịch sử hình thành
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP LẠNH HƯNG TRÍ
Tên tiếng anh: HUNG TRI REFRIGATION JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: HUNGTRI JSCD Địa chỉ: 51 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh
Website: http//www.hungtri.com
Tổng giám đốc: Ông Đặng Anh Tâm
Công ty được cấp Giấy phép kinh doanh số 4103007314, đăng ký lại lần đầu vào ngày 16 tháng 07 năm 2007 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh, với vốn điều lệ 40.000.000.000 VNĐ, và hoạt động theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC.
Lĩnh vực hoạt động
Công ty chuyên mua bán máy móc thiết bị ngành điện - nước, điện tử, điện lạnh, máy văn phòng, máy vi tính và nông thuỷ sản Chúng tôi cung cấp dịch vụ kỹ thuật bao gồm thiết kế, lắp đặt, sửa chữa và bảo trì các hệ thống điện, điện tử, điện lạnh, tin học và cung cấp nước Ngoài ra, công ty còn sản xuất gia công sản phẩm cơ khí, cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá và mua bán thức ăn gia súc, nguyên vật liệu thức ăn chăn nuôi, bao bì và thiết bị môi trường Chúng tôi cũng sản xuất bao bì giấy carton và nhựa, đồng thời cung cấp dịch vụ thương mại, thiết kế mẫu trên máy vi tính và photocopy đen trắng Hơn nữa, công ty còn sản xuất hệ thống làm lạnh công nghiệp để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Tình hình tổ chức
Cơ cấu chung
H 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu phòng Kế toán
1.2.2.1 Sơ đồ phòng kế toán
H 1.2: Cơ cấu ban tài chính
1.2.2.2 Nhiệm vụ từng phần hành Ban tài chính -kế toán
Giám đốc tài chính: Đại hội cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Kiểm soát hoạt động của ban tài chính và phân tích tình hình tài chính của công ty cùng với các yếu tố bên ngoài là nhiệm vụ quan trọng Các báo cáo sẽ được gửi trực tiếp đến Tổng giám đốc và hội đồng quản trị để đảm bảo việc ra quyết định được thông tin đầy đủ.
Phó ban ( Kế toán trưởng)
Chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành công việc trong ban, kiểm soát chi phí và công nợ của khách hàng, tính lương và thưởng hàng tháng cho nhân viên, đồng thời báo cáo trực tiếp lên giám đốc tài chính và giám đốc.
‒ Theo dõi, báo cáo về các loại thuế phát sinh, lập tờ khai thuế, lập báo cáo tài chính
‒ Thực hiện thu, chi tiền mặt trong công ty, giao dịch với cơ quan thuế, lập và quản lý hợp đồng mua của công ty.
‒ Theo dõi công nợ đối với khách hàng, nhắc khách hàng trả nợ đúng hạn, đề xuất phương án với nợ khó đòi.
Kế toán các khoản trích lương:
Thực hiện trích các khoản trích theo lương hàng tháng dựa trên bảng lương do kế toán trưởng lập, phân bổ tiền điện thoại, lập bảng chấm công và theo dõi bảo hiểm cho nhân viên.
‒ Thực hiện theo dõi các tài khoản ngân hàng của công ty, quản lý hợp đồng bán và hợp đồng của công ty.
‒ Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và lưu trữ sổ sách
- Không để phát sinh nợ mới quá 3 tháng với mức nợ không quá 500 triệuđồng
- Đảm bảo báo cáo chuẩn kịp thời cho các kì báo cáo
- Phải lập kế hoạch tài chính định kì, nâng cao các tiện ích phần mềm kế toán
Chính sách kế toán áp dụng tại Tổng Công ty
Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
toántrên máy vi tính (sử dụng phần mềm Bravo) theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
H 1.3: Hình thức kế toán trên máy vi tính
Quy trình luân chuyển chứng từ
Kế toán trên máy vi tính là quá trình thực hiện công việc kế toán thông qua phần mềm kế toán, được thiết kế dựa trên một trong bốn hình thức kế toán hoặc sự kết hợp của chúng Mặc dù phần mềm này không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng vẫn đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo từng hình thức kế toán sẽ tạo ra các loại sổ tương ứng, tuy nhiên, những sổ này không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, từ đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, thông tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp như Sổ Cái và Nhật ký - Sổ Cái, cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ và lập báo cáo tài chính Quá trình đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin đã nhập Người làm kế toán có khả năng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
- Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp cùng với sổ kế toán chi tiết sẽ được in ra giấy và đóng thành quyển Đồng thời, cần thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định đối với sổ kế toán ghi bằng tay.
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 12 2.1 KẾ TOÁN TIỀN MẶT
Chứng từ sử dụng
* Bảng chấm cơm, Bảng thanh toán tiền lương
* Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy nộp tiền
Tài khoản sử dụng
- Tài khoản cấp 1: 111 Tiền mặt
Sổ kế toán sử dụng
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Phụ lục 2.5 trang 29), chứng từ ghi sổ
- Sổ cái, Sổ quỹ tiền mặt, sổ tổng hợp TK 111
Tóm tắt quy trình kế toán tiền mặt
H 2.1: Quy trình ghi sổ tài khoản 111
Tóm tắt quy trình luân chuyển chứng từ:
H 2.2 : Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt (trang sau)
H 2.3 : Lưu đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Trích dẫn một số nghiệp vụ
a Ngày 01/12/2010 Theo phiếu thu 1828 (Phụ lục 1.8 trang 8) và giấy rút tiền mặt
(Phụ lục 1.12 trang 12) công ty nhập quỹ tiền mặt 70.000.000 đồng Định khoản : Nợ TK 1111 70.000.000 đ
Có TK 11216 70.000.00 đ b Ngày 22/12/2010, Dựa theo hóa đơn số 0042647 (Phụ lục 1.15 trang 15) công ty lập phiếu chi số 2813 (Phụ lục 1.5 trang 5) thanh toán 1.448.000 đồng. Định khoản: Nợ TK 6272 1.448.000 đ
Sổ kế toán bao gồm các chứng từ ghi sổ (Phụ lục 2.1 và 2.2 trang 25, 26), sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 2.17 trang 41), sổ cái tài khoản 111 (Phụ lục 2.7 trang 31) và sổ tổng hợp tài khoản 111.
Trích yếu Số hiệu tài khoản
Rút tiền ngân hàng nhập quỹ 1111 11216 70.000.000
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 11216 70.000.000 141.320.500
Cộng phát sinh trong kỳ 109.762.000 139.876.100
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
01/12/2010 001 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 11216 70.000.000
Cộng phát sinh trong kỳ 302.110.998 303.862.571
KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
* Giấy báo Nợ , Giấy báo Có, Uỷ nhiệm thu , Uỷ nhiệm chi
2.2.2 Tài khoản sử dụng:112 - Tiền gửi ngân hàng
2.2.3 Sổ kế toán : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ,Sổ cái,Sổ chi tiết
TGNH, Sổ tổng hợp tài khoản TGNH.
2.2.4 Tóm tắt quy trình kế toán tiền gửi ngân hàng:
H 2.4: Quy trình ghi sổ tài khoản 112
H 2.5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi TGNH
2.6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi TGNH
2.2.5Trích dẫn một số nghiệp vụ: a Ngày 01/12/2010 Theo phiếu thu 1828 (Phụ lục 1.8 trang 8) và giấy rút tiền mặt
(Phụ lục 1.12 trang 12) công ty nhập quỹ tiền mặt 70.000.000 đồng Định khoản : Nợ TK 1111 70.000.000 đ
Có TK 11216 70.000.00 đ b Ngày 27/12/2010, Công ty thanh toán theo hóa đơn 0000050 cho Công ty TNHH
TM & KỸ THUẬT QUỐC MINH bằng ủy nhiệm chi (Phụ lục 1.13 trang 13) số tiền
Sổ kế toán : Xem sổ tiền gửi (Phụ lục 2.18 trang 42), sổ cái TK 112 (Phụ lục 2.8 trang
32), sổ tổng hợp TK 111(Phụ lục 2.22 trang 46).
Tài khoản : 112- Tiền Gửi Ngân Hàng
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
Tài khoản : 112- Tiền gửi ngân hàng
Chứng từ Diễn giải TK
DU Phát sinh SỐ DƯ
01/12/2010 1828 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 1111 70.000.000
27/12/2010 1289 Thanh toán cho công ty Quốc Minh 331 120.000.000
Cộng phát sinh trong kỳ 3.519.814.174 1.669.014.990
01/12/2010 003 Rút tiền nhập quỹ tiền mặt 111 70.000.000
27/12/2010 0212 Thanh toán công ty Quốc Minh 331 120.000.000
Cộng phát sinh trong kỳ 90.353.700 103.966.600
KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ ỨNG TRƯỚC
2.3.1 Kế toán các khoản nợ phải thu:
2.3.1.1 Kế toán phải thu khách hàng:
Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT, Tờ khai thuế Giá trị gia tăng
* Giấy đề nghị thanh toán, thông báo nợ
Chứng từ ghi sổ :Giấy báo Có, phiếu Chi
2.3.1.1.2 Tài khoản sử dụng:131Phải thu khách hàng
2.3.1.1.3 Sổ kế toán :Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản 131, sổ tổng hợp tài khoản 131
2.3.1.1.4 Quy trình kế toán phải thu khách hàng
H 2.7 Quy trình ghi sổ tài khoản 131
H 2.8 : Lưu đồ luân chuyển chứng từ phải thu khách hàng
Vào ngày 16/12/2010, Công ty đã thực hiện giao dịch bán hàng cho Công ty cổ phần kiều hối đa quốc gia theo hợp đồng kinh tế số 10-12/2010HT-DaQuocGia Theo đó, định khoản ghi nhận là Nợ TK 131 với số tiền 37.688.200 đồng (tham khảo Phụ lục 1.20 trang 20,21).
Vào ngày 31/12/2010, công ty đã lập phiếu thu số 2017 với số tiền 1.320.000 đồng, dựa trên hóa đơn số 0002511 Kèm theo phiếu thu là phiếu xuất kho số 2318 Định khoản ghi nhận là Nợ TK 1111 với số tiền 1.320.000 đồng.
Sổ kế toán :Xem sổ cái TK 131 (Phụ lục 2.9 trang 33), sổ chi tiết TK 131 (Phụ lục 2.19 trang 43), sổ tổng hợp TK 131 (Phụ lục trang 2.23 trang 47)
Tài khoản : 131- Phải thu khách hàng
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
16/12/2010 0133 Bán hàng cho công ty Đa Quốc Gia 5111, 3331 37.688.200
31/12/2010 0295 Thu tiền công ty Thắng Lợi 1111 1.320.000
Cộng phát sinh trong kỳ 8.146.229.035 5.237.130.390
2.3.2 Kế toán các khoản ứng trước:
2.3.2.1 Kế toán các khoản tạm ứng cho nhân viên:
Chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, Biên lai thu tiền
Chứng từ ghi sổ :Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng thanh toán tạm ứng
2.3.2.1.2 Tài khoản sử dụng:141 Tạm ứng
2.3.2.1.3 Sổ kế toán:Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ,Sổ cái,Sổ chi tiết tài khoản 141, Sổ tổng hợp tài khoản 141
2.3.2.1.4 Quy trình kế toán tạm ứng:
H 2.9: Quy trình ghi sổ tài khoản 141
H 2.10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tạm ứng
Vào ngày 16/12/2010, dựa trên giấy đề nghị tạm ứng số 0173, phiếu chi số 2768 đã được lập cho nhân viên công tác với số tiền 3.000.000 đồng Định khoản cho giao dịch này là Nợ TK 141 với số tiền 3.000.000 đồng.
Vào ngày 20/12/2010, Nguyễn Tấn Trung đã thực hiện thanh toán tạm ứng 3.000.000 đồng từ tài khoản 1111, trong đó khoản tạm ứng này lớn hơn chi phí công tác là 2.150.000 đồng Công ty sẽ thu hồi số tiền tạm ứng bằng cách trừ vào lương của Trung vào cuối tháng, với định khoản nợ TK 334 là 850.000 đồng.
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
16/12/2010 0132 Chi tạm ứng công tác 1111 3.000.000
20/12/2010 0175 Thanh toán tạm ứng ngày 16/12 334 850.000
31/12/2010 0296 Chi tạm ứng mua hàng 1111 35.978.000
Cộng phát sinh trong kỳ 61.670.000 72.120.900
KẾ TOÁN CÔNG CỤ, DỤNG CỤ
2.4.1 Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn Giá trị gia tăng,
Bảng phân bổ Công cụ - dụng cụ, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
2.4.2 Tài khoản sử dụng: 153 Công cụ, dụng cụ
2.4.3 Sổ kế toán: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ,Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản 153, Sổ tổng hợp tài khoản 153.
2.4.4 Quy trình kế toán công cụ, dụng cụ:
H 2.11: Quy trình ghi sổ tài khoản 153
H 2.12: Lưu đồ luân chuyển chứng từ công cụ, dụng cụ
2.4.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ: a Ngày 23/12/2010, Công ty lập phiếu chi số 2826 (Phụ lục 1.6 trang 6) mua công cụ cho văn phòng. Định khoản: Nợ TK 153 5.000.000 đ
Tài khoản : 153 – Công cụ, dụng cụ
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
23/12/2010 0183 Mua công cụ, dụng cụ 1111 5.000.000
Cộng phát sinh trong kỳ 37.000.789 39.893.284
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU (HÀNG HÓA)
Đối với nguyên vật liệu mua trong nước:Hóa đơn GTGT, Hợp đồng với nhà cung cấp
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu:Hợp đồng (Purchase contract), Hóa đơn thương mại ( Invoice), Tờ khai hải quan, Chứng từ khác
Hóa đơn bên trong công ty: Hóa đơn, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
2.5.2Tài khoản sử dụng: 152 - Nguyên liệu, vật liệu
2.5.3 Sổ kế toán: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, Sổ cái,Sổ chi tiết tài khoản 152, Sổ tổng hợp tài khoản 152.
2.5.4Tóm tắt quy trình kế toán nguyên vật liệu
H 2.13 : Lưu đồ luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu:
H 2.14: Quy trình ghi sổ tài khoản 152
2.5.5 Trích dẫn nghiệp vụ: Ngày 17/12 Dựa vào phiếu chi số 2803 (Phụ lục 1.3 trang 3) công ty nhập kho nguyên vật liệu trị giá 15.850.000 đồng Kèm theo phiếu nhập kho số 03471(Phụ lục 1.16 trang 16) Định khoản: Nợ TK 152 15.849.000 đ
Sổ kế toán : Xem sổ cái 152 (Phụ lục 2.10 trang 34)
Tài khoản : 152- Nguyên Vật Liệu
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
17/12/2010 0135 Mua nguyên vật liệu nhập kho 1111 15.849.000
Cộng phát sinh trong kỳ 3.191.337.391 1.526.540.273
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
2.6.1 Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ,
Biên bản thanh lý hợp đồng , Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
211 Tài sản cố định hữu hình
213 Tài sản cố định vô hình
214 Hao mòn tài sản cố định
2.6.3 Sổ kế toán: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản 211, Sổ tổng hợptài khoản 211, Thẻ Tài sản cố định, Sổ Tài sản cố định, bảng đăng ký TSCĐ (Phụ lục 2.24 trang 48)
2.6.4 Tóm tắt quy trình kế toán mua Tài sản cố định:
H 2.15 : Lưu đồ luân chuyển chứng từ tài sản cố định
H 2.16: Quy trình ghi sổ tài khoản 152
2.6.5 Khấu hao tài sản cố định:
Tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế Nguyên giá của tài sản cố định hữu hình bao gồm giá mua cùng với tất cả các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính, cụ thể như sau:
Nhà cửa, vật kiến trúc 30
Phương tiện vận tải, truyền dẫn 06 – 08
Thiết bị, dụng cụ quản lý 08
Tài sản cố định khác 06
2.6.6 Kế toán thanh lý tài sản cố định:
Khi tài sản cố định không còn sử dụng được, Ban vật tư sẽ đề xuất thanh lý, sau đó Ban giám đốc thành lập ban thanh lý tài sản Kế toán sẽ ghi sổ dựa trên kết quả của quá trình thanh lý này.
2 17 : Lưu đồ thanh lý TSCĐ: (trang sau)
2.6.7 Trích dẫn nghiệp vụ:Ngày 11/12/2010, Công ty tiến hành thanh lý xe ô tô chuyển hàng nhỏ có nguyên giá 155.000.000 đồng, đã khấu hao 101.345.120 đồng Giá trị thanh lý thu được là 40.000.000 đồng Kèm theo biên bản thanh lý TSCĐ (Phụ lục 1.22 trang 24) Định khoản:
Ghi nhận khoản thanh lý nhận được.
Tài khoản : 211-Tài sản cố định
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
11/12/2010 0119 Ghi giảm xe ô tô số 0071 214, 811 155.000.000
Cộng phát sinh trong kỳ 671.079.637 155.000.000
KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ VAY NGẮN HẠN VÀ DÀI HẠN
2.7.1 Chứng từ sử dụng: Hợp đồng tín dụng, Khế ước vay, Giấy báo Nợ, Giấy báo
Có, Giấy/Thư bảo lãnh, Phiếu thu
2.7.3 Sổ kế toán:Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ chi tiết TK
2.7.4 Quy trình vay ngân hàng:
H 2.18 : Quy trình ghi sổ tài khoản 311
H 2.19 : Lưu đồ kế toán vay ngắn hạn
2.7.5 Trích dẫn nghiệp vụ: a Ngày22/12/2010,Lập phiếu chi số 2807 (Phụ lục 1.4 trang 4) trả tiền vay cho ông Phan Thanh Huân 50.000.000đ Định khoản: Nợ TK 311 50.000.000 đ
Có TK 1111 50.000.000 đ c Ngày 24/12/2010, Lập phiếu thu số 1986 (Phụ lục 1.9 trang 9 ) thu tiền vay của bà Tăng Thị Hồng Phương 45.000.000 đồng. Định khoản: Nợ TK 1111 45.000.000 đ
Sổ kế toán : Xem sổ cái TK 311 (Phụ lục 2.12 trang 36)
Tài khoản : 311- Vay ngắn hạn
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
Cộng phát sinh trong kỳ 2.025.340.000 299.590.000
KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
* Hợp đồng, Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, lệnh giao hàng
2.8.2 Tài khoản sử dụng: 331 Phải trả người bán
2.8.3 Sổ kế toán:Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ,Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản 331, Sổ tổng hợptài khoản 331
2.8.4 Quy trình các khoản nợ phải trả:
H 2.20: Quy trình ghi sổ tài khoản 331
H 2.21 : Lưu đồ kế toán nợ phải trả người bán
2.8.5 Trích dẫn nghiệp vụ: a Ngày 28/12/2010, Mua xe của Công ty TNHH Nhân Trí Kèm theo hợp đồng số 110428/NT hóa đơn số 0002533 (Phụ lục 1.21 trang 22,23) Địnhkhoản : Nợ TK 211 40.000.000 đ
Sổ kế toán :Xem sổ cái TK 331(Phụ lục 2.13 trang 37),sổ chi tiết (Phụ lục 2.20 – 44)
Tài khoản : 331- Phải trả người bán
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
28/12/2010 0223 Mua xe công ty Nhân Trí 211, 1331 44.000.000
Cộng phát sinh trong kỳ 14.305.023.100 230.120.889
KẾ TOÁN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Lương cấp bậc bản thân, hay hệ số lương cơ bản, là yếu tố quan trọng trong việc tính toán lương cho những ngày làm việc, nghỉ phép, ngày lễ tết, cũng như cho các ngày nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Nó cũng đóng vai trò trong việc trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn cho người lao động.
Thu nhập thực tế sẽ được tính theo hệ số lương công việc.
Hệ số lương công việc được xác định căn cứ vào tính chất công việc, khối lượng công việc và mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
Lương thời gian (đối với bộ phận phục vụ)
Lương thời gian = Ngày công x Mức lương công việc x Hệ số trượt
Lương tạm tuyển cho nhân viên thử việc và công nhân đào tạo được quy định như sau: nhân viên có trình độ Đại học nhận 2.500.000 đồng/tháng, trong khi nhân viên có trình độ Cao đẳng và Trung cấp nhận 1.900.000 đồng/tháng Đối với công nhân đào tạo, mức lương sẽ phụ thuộc vào nhu cầu tuyển dụng và độ phức tạp của công việc Ngoài mức lương sản phẩm trong thời gian đào tạo (nếu có), người lao động còn được hưởng phụ cấp đào tạo theo quy chế tuyển dụng lao động.
- Lương cấp bậc bản thân (hệ số lương cơ bản – thực hiện theo thang bảng lương
- Hệ số lương công việc đối với nhân viên và cán bộ quản lý được Tổng Giám Đốc duyệt hệ số cho từng phòng
- Định mức thời gian (định mức chuẩn của công ty là 26 ngày )
Các chế độ quy định về lương
+ Lương ngoài giờ = Lương cơ bản x Số công làm việc thực tế x 150%
+ Lương Chủ nhật = Lương cơ bản x Số công là việc thực tế x hệ số kinh doanh
+ Lương phép = Lương cơ bản x Số công làm việc thực tế
+ Lương lễ = Lương cơ bản x Số công lễ
Tiền lương tháng là khoản tiền lương cố định được chi trả hàng tháng dựa trên hợp đồng lao động, bao gồm lương cấp bậc và các khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp khu vực (nếu có).
Tiền lương tháng chủ yếu áp dụng cho công nhân viên làm quản lý hành chính, nhân viên quản lý kinh tế và các ngành không có tính chất sản xuất Tiền lương tháng bao gồm tiền lương chính và các khoản phụ có tính chất tiền lương Tiền lương chính được tính dựa trên ngạch bậc, căn cứ vào trình độ, nội dung công việc và thời gian công tác, theo công thức (Mi x Hj): Mi.
Trong đó: - Hi: Hệ số cấp bậc lương bậc i - Mn: Mức lương tối thiểu
- Phụ cấp lương (PC) là khoản phải trả cho người lao động chưa được tính vào lương chính.Tiền lương phụ cấp = Mn x Hi x hệ số phụ cấp
Phụ cấp trách nhiệm áp dụng cho người lao động giữ các chức vụ như trưởng phòng, phó phòng, thủ quỹ, kế toán trưởng, Tổng Giám đốc và Ban Giám đốc, với mức phụ cấp tương ứng là 0,5; 0,3; 0,2 lần tiền lương của nhân viên Khoản phụ cấp này được chi trả từ quỹ lương của đơn vị và phải chịu thuế thu nhập cá nhân cũng như được tính vào bảo hiểm.
Phụ cấp kiêm nhiệm được cấp cho nhân viên có khả năng đảm nhận công việc ngoài nhiệm vụ chính theo phân công của lãnh đạo Mức phụ cấp này phụ thuộc vào năng lực của người lao động và sẽ được Tổng giám đốc phê duyệt dựa trên khối lượng công việc kiêm nhiệm.
Phụ cấp độc hại hoặc độc nóng: công nhân nấu ăn,… Mức phụ cấp được hưởng là
10% tiền lương sản phẩm hoặc tiền lương cấp bậc công việc.
Phụ cấp công tác cho người lao động được quy định như sau: nhân viên làm việc tại khu vực miền Bắc nhận 150.000đ mỗi ngày, trong khi đó, nhân viên ở miền Trung và miền Nam nhận 100.000đ mỗi ngày Ngoài ra, khi đi sân bay, người lao động sẽ được phụ cấp thêm 50.000đ Các khoản phụ cấp này không bị tính thuế và không trích bảo hiểm.
Tiền lương dự trữ là khoản tiền được bổ sung cho những công nhân được điều động sang hỗ trợ các công đoạn khác trong quá trình sản xuất Khoản tiền lương bổ sung này phải luôn cao hơn mức lương ban đầu của họ.
Các khoản lương bị trừ (Cán bộ quản lý có quyết định của Tổng giám đốc): o Lập chậm / sai báo cáo
Tiền thưởng & phân phối tiền thưởng: dựa vào mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân trong năm mà Công ty phân phối tiền thưởng phù hợp.
Chế độ tiền cơm trưa: Công ty quy định tiền cơm trưa của CNV là 15.000đ/người.
Nếu nhân viên không ăn cơm trưa sẽ được cộng vào lương.
2.9.5 Các khoản trích theo lương:
Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành từ việc trích lập 16% trên tiền lương nhân viên, trong đó công ty chịu 6% chi phí Quỹ này nhằm chi trả và trợ cấp cho nhân viên, tạo điều kiện làm việc tốt nhất.
Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được hình thành từ việc trích lập 3% trên tổng lương phải trả cho nhân viên, trong đó 1,5% sẽ được khấu trừ từ lương của nhân viên.
Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) được hình thành từ việc trích lập 1% trên tiền lương của nhân viên, trong đó cả công ty và nhân viên đều đóng góp 1%.
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) là khoản tiền được hình thành từ việc trích 2% trên tổng lương của nhân viên, và được tính vào chi phí của doanh nghiệp KPCĐ được sử dụng để chi cho các hoạt động của tổ chức công đoàn, bao gồm các hoạt động văn hóa và thể thao.
2.9.6 Chứng từ sử dụng: Bảng chấm cơm, Bảng chấm công, Bảng lương, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ
334 Phải trả công nhân viên
338 Phải trả, phải nộp khác
2.9.8 Sổ kế toán:Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ,Sổ cái,Sổ chi tiết tài khoản 334, Sổ tổng hợptài khoản 334.Bảng thanh toán lương (Phụ lục 2.6 trang 30)
Tính lương cho Kế toán trưởng Ông Phan Quang Vinh tháng 12/2010
Lương căn bản của công ty là 3,500,000 đồng với số ngày làm việc quy định là 26 ngày Ông Vinh có hệ số lương là 2.2 và phụ cấp chức vụ là 0.3 Trong tháng 12, ông Vinh làm đủ 26 ngày công và có 2 ngày công tác tại miền Bắc Hiện tại, ông Vinh đang nuôi hai con nhỏ.
- Lương trước khi tính thuế và trích các khoản trích theo lương:
Các khoản BHXH,BHYT,BHTN, được trích theo quy định nêu trên lần lượt là:
Thu nhập chịu thuế: Ông Vinh có 2 con nhỏ phụ thuộc
Số thuế thu nhập phải đóng = 1,959,150 * 0,05 = 98,000
Thu nhập sau khi trừ thuế và các khoản trích theo lương :
Lương thực lĩnh được tính bằng thu nhập sau khi trừ thuế và các khoản trích theo lương cộng với phụ cấp công tác và tiền cơm
KẾ TOÁN NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU
2.10.1 Kế toán Nguồn vốn kinh doanh
Công ty Cổ phần Công nghiệp lạnh HƯNG TRÍ, trước đây là Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ HƯNG TRÍ, hoạt động dựa trên Giấy phép kinh doanh số.
4103007314 đăng ký lại lần thứ nhất ngày 16 tháng 07 năm 2007 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu
Tư Thành phố Hồ Chí Minh với vốn điều lệ là 40.000.000.000 VNĐ.
Tại ngày 31 tháng 12 năm 2010, vốn điều lệ đã được cổ đông góp như sau:
Theo Giấy phép kinh doanh
Nguyễn Bá Trí 14.520.000.000 29,0 18.876.000.000 33,1 11.616.000.000 32,8 Đặng Anh Tâm 7.680.000.000 15,4 8.031.250.000 14,1 6.050.000.000 21,9 Bùi Quốc Hưng 6.050.000.000 12,1 7.865.000.000 13,8 4.840.000.000 13,7 Các cổ đông khác 21.750.000.000 43,5 22.248.790.000 39,0 12.584.000.000 31,6
Vốn đầu tư của chủ sở hữu được ghi nhận theo số vốn thực góp của chủ sở hữu.
* Biên bản góp vốn, Biên bản giao nhận tài sản
* Các chứng từ thu, chi bằng tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng…liên quan đến việc góp vốn.
2.10.1.2 Tài khoản sử dụng: 411 Nguốn vốn kinh doanh
2.10.1.3 Sổ kế toán:Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, Sổ cái,Sổ chi tiết tài khoản 411, Sổ tổng hợp tài khoản 411
2.10.2 Chênh lệch tỷ giá hối đoái:Tài khoản 413
Tại ngày kết thúc niên độ kế toán, số dư tài sản bằng tiền và công nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ sẽ được chuyển đổi theo tỷ giá tại thời điểm này Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ việc đánh giá lại các tài khoản này sẽ được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Lãi chênh lệch tỷ giá từ việc đánh giá lại các số dư vào cuối niên độ kế toán không được phân chia cho cổ đông.
KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ
2.11.1 Chứng từ sử dụng: Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Bảng kê nhập – xuất – tồn, Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, Giấy báo Ngân hàng
2.11.2 Tài khoản sử dụng:511 Doanh thu bán hàng
2.11.3 Sổ kế toán: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ chi tiết tài khoản 511, Sổ tổng hợptài khoản 511
H2.22 : Lưu đồ kế toán doanh thu bán hàng
H2.23: Quy trình ghi sổ tài khoản 511
2.11.5 Ví dụ minh họa: a Ngày 16/12/2010, Công ty bán hàng cho Công ty cổ phần kiều hối đa quốc gia theo hợp đồng kinh tế số 10-12/2010HT-DaQuocGia (Phụ lục 2.20 trang 20,21) Định khoản: Nợ TK 131 37.688.200 đ
Sổ kế toán: Xem sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.14 trang 38)
Tài khoản : 511- Doanh thu bán hàng
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
16/12/2010 0131 Bán hàng cho công ty Đa Quốc Gia 131 34.262.000
Cộng phát sinh trong kỳ 265.120.682.362 265.120.682.362
KẾ TOÁN QUY TRÌNH BÁN HÀNG GIA CÔNG THÊM
Tại Hưng Trí, hàng hóa được theo dõi trên tài khoản 152 thay vì tài khoản 156, phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty khi hàng hóa vừa được bán lại vừa làm nguyên vật liệu cho các công trình Việc sử dụng tài khoản 152 cũng hỗ trợ cho quy trình kế toán xuất nguyên vật liệu Ngoài ra, chi phí thu mua và vận chuyển hàng hóa trong nước được ghi nhận vào tài khoản 6416 thay vì tài khoản 1562, do hầu hết hàng hóa được công ty vận chuyển để bán trực tiếp cho khách hàng hoặc cho các công trình, nên được xem như chi phí bán hàng.
Công ty chỉ ghi nhận chi phí nguyên vật liệu theo mã 621 và chi phí quản lý theo mã 627 Đối với nhân công, do công ty trả lương cố định cho bộ phận kỹ thuật, nên không phát sinh chi phí nhân công trực tiếp theo mã 622.
2.12.1 Chi phí nguyên vật liệu:
2.12.1.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho là những tài liệu quan trọng trong quản lý hàng hóa, cùng với hóa đơn GTGT và chứng từ ghi sổ Bảng kê nhập - xuất vật liệu giúp theo dõi tình hình nhập xuất, trong khi sổ cái, sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 621 cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính và kế toán.
621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
2.12.1.3 Trích dẫn nghiệp vụ: Ngày 15/12/2010, theo phiếu xuất kho số 02186 (Phụ lục 1.17 trang 17) xuất kho nguyên liệu để lắp đặt tại đơn hàng số 002748 trị giá 15.465.300 đồng. Định khoản: Nợ TK 621 15.465.300
Sổ kế toán: Xem sổ cái TK 621 (Phụ lục 2.15 trang 39)
Tài khoản : 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Chứng từ Diễn giải
15/12/2010 2186 Xuất kho nguyên vật liệu 152 15.465.300
Cộng phát sinh trong kỳ 198.527.591.174 198.527.591.174
2.12.2 Chi phí sản xuất chung:
2.12.2.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,phiếu chi,hóa đơn GTGT, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 627.
2.12.2.2 Tài khoản sử dụng: 627 - Chi phí sản xuất chung
2.12.2.3 Trích dẫn nghiệp vụ:Ngày 15/12/2010, căn cứ theo phiếu xuất kho số 02187 (Phụ lục 1.18 trang 18), xuất kho băng dính điện để lắp đặt tại đơn hàng số 002748 trị giá
98.000 đồng. Định khoản:Nợ TK 6272 98.000
Sổ kế toán: Xem sổ cái TK 627 (Phụ lục 2.16 trang 40)
Tài khoản : 627 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Chứng từ Diễn giải
Cộng phát sinh trong kỳ 28.482.497.624
2.12.3 Kế toán tập hợp chi phí:
2.12.3.1 Chứng từ sử dụng: Bảng tập hợp chi phí chi tiết, sổ cái, sổ tổng hợp tài khoản 154.
2.12.3.2 Tài khoản sử dụng: 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
2.12.3.3 Quy trình tập hợp chi phí:Toàn bộ chi phí tập hợp theo 154 theo từng đơn hàng lắp đặt Sau khi tập hợp đưa qua giá vốn hàng bán 632 Do đó công ty không thực hiện tính chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ. Định khoản: Nợ TK 154 227.010.088.798
Có TK 627 28.482.497.624 Kết chuyển giá vốn
Sổ kế toán Xem sổ cái TK 154 (Phụ lục 2.11 trang 35)
KẾ TOÁN DOANH THU VÀ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH
2.13.1 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính:
2.13.1.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng:
* Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo có, Bảng kê chênh lệch tỷ giá
* Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản 515
2.13.1.2 Tài khoản sử dụng: 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
2.13.1.3 Trích dẫn nghiệp vụ: a Ngày 16/12/2010 Căn cứ theo giấy vay tiền số 001911, công ty lập phiếu chi số 2701(Phụ lục 1.1 trang 1) thanh toán tiền vay cho ông Phan Thanh Huân 1.000 USD, Tỷ giá xuất ngoại tệ là 19.480. Định khoản:Nợ TK 311 19.490.000 ( 1.000 USD x 19.490)
Tài khoản : 515- Doanh thu hoạt động tài chính
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
16/12/2010 0132 Trả nợ vay ông Phan Thanh Huân 311 10.000
Cộng phát sinh trong kỳ 285.739.067 285.739.067
2.13.2 Kế toán chi phí hoạt động tài chính:
2.13.2.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Phiếu chi, phiếu thu, Giấy báo nợ, Hóa đơn, Bảng kê chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ,Sổ cái, Sổ tổng hợp, chi tiết tài khoản 635
2.13.2.2 Tài khoản sử dụng: 635 - Chi phí hoạt động tài chính
2.13.2.3 Trích dẫn nghiệp vụ: a Ngày 31/12/2010, Công ty lập phiếu Chi số 2882 (Phụ lục 1.7 trang 7) thanh toán tiền lãi vay tháng 12/2010 Định khoản: Nợ TK 6354 325.000 đ
Tài khoản : 635- Chi phí hoạt động tài chính
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
Cộng phát sinh trong kỳ 5.340.188.012 5.340.188.012
KẾ TOÁN THU NHẬP VÀ CHI PHÍ KHÁC
2.14.1 Kế toán thu nhập khác:
2.14.1.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng:
* Phiếu thu, Giấy báo có
* Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ tổng hợp và sổ chi tiết TK 711
2.14.1.2 Tài khoản sử dụng: 711 - Thu nhập khác
2.14.1.3 Trích dẫn nghiệp vụ: a Ngày 11/12/2010, Công ty tiến hành thanh lý xe ô tô chuyển hàng nhỏ có nguyên giá 155.000.000 đồng, đã khấu hao 101.345.120 đồng Giá trị thanh lý thu được là 40.000.000 đồng Kèm theo biên bản thanh lý TSCĐ (Phụ lục 1.22 trang 24). Định khoản:
Ghi nhận khoản thanh lý nhận được.
Tài khoản : 711 - Thu nhập khác
Chứng từ Diễn giải TK DU Phát sinh
Cộng phát sinh trong kỳ 1.275.788.650 1.275.788.650
2.14.2 Kế toán chi phí khác:
2.14.2.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng:
* Hoá đơn GTGT, Biên lại nộp thuế, nộp phạt,Biên bản vi phạm hợp đồng
* Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ,Sổ cái, Sổ tổng hợp và sổ chi tiết TK 811
2.14.2.2 Tài khoản sử dụng: 811 - Chi phí khác
2.14.2.3 Trích dẫn nghiệp vụ: Nghiệp vụ như tài khoản 711
Tài khoản : 811 - Chi phí khác
Chứng từ Diễn giải TK
Cộng phát sinh trong kỳ 132.653.777 132.653.777
KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
2.15.1 Chứng từ sử dụng: Bảng kết chuyển doanh thu thuần, thu nhập HĐTC, HĐ khác, Bảng kết chuyển giá vốn hàng bán, Bảng kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, Bảng kết chuyển chi phí HĐTC, HĐ khác, Bảng xác định kết quả kinh doanh
2.15.2 Tài khoản sử dụng: 911 - Xác định kết quả kinh doanh
2.15.3 Xác định kết quả kinh doanh:
Kết chuyển doanh thu và thu nhập: (Phụ lục 2.3 trang 27)
Có TK 911 266.682.210.079 Kết chuyển chi phí: (Phụ lục 2.4 trang 28)
Có TK 811 132.653.777 Xác định lợi nhuận : (Phụ lục 2.4 trang 28)
LẬP CÁC BÁO CÁO THUẾ
* Bảng chấm cơm, Bảng thanh toán tiền lương
* Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy nộp tiền
- Tài khoản cấp 1: 111 Tiền mặt
2.1.3 Sổ kế toán sử dụng
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Phụ lục 2.5 trang 29), chứng từ ghi sổ
- Sổ cái, Sổ quỹ tiền mặt, sổ tổng hợp TK 111
2.1.4 Tóm tắt quy trình kế toán tiền mặt
H 2.1: Quy trình ghi sổ tài khoản 111
Tóm tắt quy trình luân chuyển chứng từ:
H 2.2 : Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt (trang sau)
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 61
NHẬN XÉT
3.1.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, với một phòng kế toán duy nhất xử lý tất cả nghiệp vụ Các phòng ban chỉ cử kế toán thống kê để theo dõi và giao dịch, làm việc dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng và ban giám đốc Hình thức này đảm bảo sự thống nhất và liên tục trong suốt kỳ kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và chặt chẽ theo mô hình quan hệ trực tuyến, với tất cả nhân viên kế toán dưới sự quản lý và điều hành của kế toán trưởng.
3.1.1.2 Về công tác tổ chức kế toán.
Công ty hiện đang áp dụng mô hình kế toán trực tuyến với chứng từ ghi sổ để quản lý hạch toán và theo dõi hàng hóa bằng phương pháp kê khai thường xuyên Điều này giúp kế toán quản lý chính xác các chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền trên các tài khoản, và kịp thời sửa chữa sai sót Nhờ vậy, việc xử lý thông tin kinh tế được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Hệ thống kế toán của công ty đã ứng dụng công nghệ máy tính qua phần mềm kế toán, giúp tối ưu hóa quy trình làm sổ sách Phần mềm này cung cấp đầy đủ các loại sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành Nhờ vậy, công việc xử lý số liệu và lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện hiệu quả trên máy tính, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép cho nhân viên kế toán, đồng thời đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời và chính xác, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý kinh doanh.
3.1.1.3 Về công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ.
Trong quá trình hạch toán ban đầu, các chứng từ phải đáp ứng yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính Thông tin kinh tế liên quan đến các nghiệp vụ được ghi chép đầy đủ và chính xác Đồng thời, các chứng từ này được kiểm tra và giám sát chặt chẽ, đảm bảo việc điều chỉnh và xử lý kịp thời.
Chứng từ sử dụng trong đơn vị vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành.
Thông tin kế toán được tổ chức và in ấn thành các quyển sổ chi tiết và sổ tổng hợp, giúp quản lý thông tin kế toán một cách khoa học, đầy đủ và chính xác.
Sổ kế toán được in từ phần mềm có hình thức hợp lý và tên gọi theo đúng như quy định.
Công ty đã thiết lập một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hình thức sổ kế toán áp dụng, giúp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời.
Việc lưu trữ và phân loại chứng từ theo quy định của chế độ kế toán là rất quan trọng Công ty cần tổ chức, sắp xếp các chứng từ một cách hợp lý và đầy đủ, dựa trên tình hình thực tế Các loại chứng từ bao gồm chứng từ quỹ như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, phiếu thanh toán nội bộ; chứng từ ngân hàng như giấy uỷ nhiệm chi, báo có ngân hàng, sổ phụ ngân hàng; chứng từ kho như phiếu nhập kho, xuất kho; và các chứng từ khác.
Hệ thống chứng từ của công ty được bảo mật khoa học, giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng khi cần thiết Chứng từ gốc được phân loại và lưu giữ theo từng nhóm hàng tháng và hàng quý Các chứng từ của ba năm tài chính liên tiếp được tổ chức trong các file riêng biệt để chuẩn bị cho thanh tra và kiểm toán Việc sắp xếp này không chỉ hỗ trợ công tác kế toán nhanh chóng mà còn giúp cán bộ công nhân viên dễ dàng truy cập thông tin và số liệu cần thiết cho công việc.
3.1.1.4 Về hệ thống tài khoản.
Công ty áp dụng đầy đủ chế độ tài chính, kế toán của Bộ Tài chính, ban hành Hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế Kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh chi tiết tình hình biến động, giúp ghi chép trở nên đơn giản và rõ ràng, tạo thuận lợi cho công tác quản lý Cách hạch toán của công ty hợp lý, hiệu quả và đúng theo chế độ kế toán Công ty Hưng Trí theo dõi hàng hóa trên TK 1521 thay vì TK 156, do nguyên vật liệu mua về có thể được bán lại, không phân biệt rõ giữa hàng hóa để bán và hàng hóa dùng cho công trình Việc sử dụng TK 1521 là phù hợp với đặc điểm công ty, đặc biệt khi chủng loại hàng hóa rất đa dạng và phức tạp, việc phân loại sẽ trở nên khó khăn.
3.1.1.5 Về các phần hành kế toán
Chương trình kế toán máy cho phép theo dõi chi tiết các giao dịch thanh toán giữa người mua và người bán, giúp quản lý nội bộ hiệu quả Hệ thống báo cáo cung cấp thông tin chính xác về thời hạn thanh toán, số tiền từng hợp đồng và danh sách các nhà cung cấp Các báo cáo này liệt kê giá trị hợp đồng, số ngày còn lại đến hạn và số ngày quá hạn, từ đó giúp kế toán thanh toán đúng hạn cho các hợp đồng.
Công ty đã thực hiện việc lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại Việc này không chỉ cần thiết mà còn mang lại lợi ích, giúp giảm thiểu thiệt hại khi rủi ro xảy ra, vì một phần thiệt hại đã được tính vào chi phí.
- Công ty phân bổ dần tiền thuế nhà đất, tiền thuê đất cho các tháng hợp lý
Phòng Kế toán của Công ty đã thực hiện đầy đủ chế độ Báo cáo tài chính theo quy định Hệ thống Báo cáo tài chính của Công ty bao gồm các thành phần cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Bảng cân đối Kế toán, mẫu số B01 – DN ( lập 3 tháng 1 lần)
Báo cáo kết quả kinh doanh, mẫu số B02 – DN (lập 1 tháng 1 lần)
Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 – DN (lập 3 tháng 1 lần)
Các báo cáo được lập đúng mẫu quy định, tuân thủ phương pháp và đầy đủ nội dung, phản ánh chân thực về tài sản, sự vận động tài sản, cũng như quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty, và luôn được nộp đúng hạn.
Dù một bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, vẫn tồn tại những vấn đề cần được xem xét và cải thiện Qua thời gian thực tập ngắn ngủi, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số vấn đề và hướng hoàn thiện công tác quản lý cũng như hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần công nghiệp lạnh Hưng Trí.
3.1.2.1 Công tác luân chuyển và lưu trữ chứng từ:
KIẾN NGHỊ
3.2.1 Công tác lưu trữ chứng từ
Công ty đã thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ gốc hợp lý, tuy nhiên khối lượng chứng từ lớn dẫn đến việc nhập liệu nhiều lần Việc xử lý chứng từ rất quan trọng vì ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh Do đó, công ty cần bố trí nhân sự có năng lực và trách nhiệm để kiểm tra toàn bộ chứng từ trước khi nhập vào máy, nhằm đảm bảo tính chính xác và hoàn thiện công tác kế toán Để thuận tiện cho việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán cũng như theo dõi công nợ khách hàng, phiếu nhập kho nên được lập theo quy trình với hai liên cho hàng hóa mua ngoài và ba liên cho hàng hóa tự sản xuất Người lập phiếu và người giao hàng sẽ mang phiếu đến kho để nhập hàng, sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ghi ngày tháng và ký vào phiếu, giữ hai liên để ghi vào thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ.
H 2.27 : Lưu đồ xuất hàng hóa
Công ty cần xem xét quy trình xuất chứng từ ra ngoài để đảm bảo an toàn cho các tài liệu đã lưu trữ tại phòng kế toán Việc xuất chứng từ phải được thực hiện thông qua phiếu đề nghị và được phê duyệt bởi kế toán trưởng trước khi chuyển giao cho bộ phận kế toán Người mang chứng từ ra khỏi phòng kế toán cần ký nhận vào sổ để xác định trách nhiệm, nhằm tránh tình trạng mất mát chứng từ mà không rõ nguyên nhân.
Công ty nên thực hiện công tác in sổ kế toán hàng tháng hoặc hàng quý để kế toán trưởng và kế toán ghi sổ có thể kiểm tra và ký nhận kịp thời Ngoài ra, việc in thêm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ giúp hoàn thiện hơn hệ thống sổ sách của công ty.
3.2.2 Công tác kế toán tiền mặt:
Mọi khoản chi của công ty chỉ được thực hiện khi phiếu chi đã được kế toán trưởng phê duyệt và có đầy đủ chữ ký cùng chứng từ kèm theo Thủ quỹ cần kiểm tra lại phiếu chi trước khi tiến hành chi, và nếu có khoản chi nào vượt định mức quy định, phải báo cáo ngay cho kế toán trưởng.
Cuối ngày, thủ quỹ cần kiểm tra số tiền mặt còn lại trong quỹ của công ty Định mức tồn quỹ nên được xây dựng, với mức đề xuất từ 60 đến 80 triệu đồng dựa trên tình hình kinh doanh của công ty Nếu số tiền vượt quá định mức 10 triệu, kế toán phải nộp số tiền này vào ngân hàng Ngoài ra, công ty cần hạch toán tài khoản tiền đang chuyển - 113 để đảm bảo sổ sách kế toán được khớp.
Công ty cần lập kế hoạch kiểm tra quỹ định kỳ mỗi 3 tháng và thực hiện kiểm tra đột xuất tình hình tồn quỹ Thủ quỹ có trách nhiệm lập báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ, đồng thời thủ quỹ và kế toán phải thường xuyên đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác.
3.2.3 Công tác kế toán tiền gửi ngân hàng:
Kế toán viên ngân hàng cần thường xuyên theo dõi tình hình công nợ của công ty để lập ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi đúng hạn, cũng như hạch toán giấy báo nợ và giấy báo có kịp thời Việc theo dõi tình hình công nợ với ngân hàng là rất quan trọng nhằm phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời Cuối kỳ, kế toán viên phải đối chiếu số dư với ngân hàng để đảm bảo tính chính xác.
3.2.4 Công tác kế toán các khoản tạm ứng:
Công ty cần thiết lập mức tạm ứng cho các phòng ban, đề xuất cụ thể là 10 triệu đồng/ngày cho phòng kế toán và 15 triệu đồng/ngày cho các phòng ban khác Nhân viên muốn tạm ứng phải có sự phê duyệt từ cấp trên Ngoài ra, trên giấy đề nghị tạm ứng cần bổ sung mục thời hạn hoàn ứng và chỉ được chi khi có chữ ký của kế toán trưởng.
3.2.5 Công tác kế toán TSCĐ hữu hình & vô hình.
Quản lý tài sản cố định (TSCĐ) cần phải chặt chẽ với hồ sơ đầy đủ, bao gồm sổ và thẻ chi tiết cho từng TSCĐ Cuối kỳ, cần tiến hành kiểm kê TSCĐ và lập biên bản kiểm kê, phân loại các TSCĐ không sử dụng, chờ thanh lý hoặc đã hết khấu hao Mọi chênh lệch giữa sổ sách và biên bản kiểm kê phải được xử lý kịp thời Ngoài ra, chứng từ liên quan đến TSCĐ không được lưu trữ riêng biệt với chứng từ kế toán TSCĐ đưa vào hoạt động cần có biên bản bàn giao và biên bản giao nhận đầy đủ.
Kế toán cần theo dõi thường xuyên tình hình TSCĐ để hạch toán tăng,giảm TSCĐ kịp thời theo biên bản bàn giao
Khi thanh lý tài sản cố định, cần thực hiện đầy đủ các thủ tục như thành lập hội đồng thanh lý, ra quyết định thanh lý, lập biên bản thanh lý có chữ ký của người có thẩm quyền Đồng thời, cần hạch toán kịp thời và đầy đủ thu nhập từ hoạt động thanh lý tài sản cố định.
3.2.6 Công tác kế toán mua bán hàng
Bổ sung sử dụng tài khoản 151
Trong thực tế, các nghiệp vụ mua hàng mà chưa có hóa đơn hoặc hóa đơn đã về nhưng hàng chưa nhập kho xảy ra rất ít và thường có giá trị nhỏ, do đó công ty chỉ ghi nhận khi có đầy đủ chứng từ Những lô hàng này thường không đáng kể so với tổng giá trị hàng mua trong kỳ, nên không theo dõi trên tài khoản 151 Tuy nhiên, do phần lớn hàng hóa của công ty là nhập khẩu với nhiều giá khác nhau như EXW, FOB, CIF và thời gian vận chuyển lâu, việc không sử dụng tài khoản 151 có thể dẫn đến việc hàng hóa mua trong kỳ không được phản ánh đầy đủ.
Xác định kết quả kinh doanh cho từng nhóm hàng hoá:
Hiện nay, kế toán công ty chỉ xác định kết quả kinh doanh chung cho tất cả các hàng hóa mà chưa phân tích riêng biệt kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, bao gồm hàng hóa thông thường, hàng ký gửi, và các bộ phận như bán lẻ, bán buôn và dịch vụ Điều này dẫn đến việc không rõ ràng về hiệu quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm Để cải thiện tình hình, việc hạch toán cần được thực hiện chi tiết hơn, phản ánh rõ ràng trong sổ chi tiết tiêu thụ từng loại sản phẩm.
SỔ CHI TIẾT THÀNH PHẨM TIÊU THỤ
Tên thành phẩm : máy…… Đơn vị tính: chiếc Đối tượng Doanh thu Thuế Doanh thu hàng bị trả lại
Doanh thu thuần Giá vốn Kết quả
Kết quả cuối cùng của từng nhóm hàng hoá sẽ được xác định theo công thức:
Xác định doanh thu thuần :
Doanh thu thuần được tính bằng cách lấy doanh thu bán hàng trừ đi doanh thu hàng bán bị trả lại, trong đó tại công ty chỉ có một khoản giảm trừ duy nhất là hàng bán bị trả lại.
Doanh thu thuần từng nhóm hàng hoá
Giá vốn hàng bán từng nhóm hàng hoá
CPBH (CPQLDN) phân bổ cho từng nhóm hàng hóa
CPBH (CPQLDN) phân bổ cho từng nhóm hàng hóa
Dựa vào số lượng và giá bán của từng loại hàng hóa trên hóa đơn, doanh thu bán hàng của từng mặt hàng và nhóm hàng hóa được tính toán Việc hạch toán chi tiết kết quả tiêu thụ giúp Công ty đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh của sản phẩm Từ đó, Công ty có thể xác định hướng đi để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tập trung vào các mặt hàng tiềm năng và có hiệu quả cao, đồng thời có biện pháp xử lý đối với những mặt hàng kém hiệu quả.
Quy trình bán lẻ yêu cầu kế toán công ty mở bảng kê doanh thu bán lẻ hàng ngày để ghi chép các chứng từ bán hàng Cuối mỗi ngày, kế toán tổng hợp số liệu và chứng từ, giúp giảm số lần nhập liệu vào máy Mẫu bảng kê doanh thu bán lẻ có thể được thiết lập để thuận tiện cho việc quản lý.
BẢNG KÊ DOANH THU BÁN LẺ
Hoá đơn Tên khách hàng Số tiền