Áp dụng giải pháp Lean, 6 Sigma, 5S để cải tiến và giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm . Ở Việt Nam cho đến thời điểm này có rất ít các nghiên cứu về áp dụng LEAN vào phòng xét nghiệm được công bố. Chính vì vậy, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tại này với 2 mục tiêu: 1. Khảo sát thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch của bệnh nhân khám tại khoa Khám bệnh Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình. 2. Đánh giá hiệu quả việc áp dụng LEAN để giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch cho bệnh nhân khám tại khoa Khám bệnh Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình.
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu
Khảo sát thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh và Miễn dịch cho bệnh nhân ngoại trú tại khoa Khám bệnh của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình cho thấy thời gian từ khi nhận phiếu chỉ định xét nghiệm đến khi bệnh nhân nhận được kết quả là một yếu tố quan trọng trong quy trình chăm sóc sức khỏe Việc nắm rõ thời gian này giúp cải thiện trải nghiệm của bệnh nhân và nâng cao hiệu quả công tác khám chữa bệnh tại bệnh viện.
- Khảo sát mức độ hài lòng của Bác sỹ khoa Khám bệnh về thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch.
Thiết kế nghiên cứu
- Mục tiêu 1: mô tả cắt ngang.
- Mục tiêu 2: tiến cứu, can thiệp có so sánh trước sau.
Địa điểm nghiên cứu
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình.
Thời gian nghiên cứu
Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu
Trong vòng 2 tuần, trừ thứ 7 và chủ nhật, chúng tôi đã tiến hành khảo sát toàn bộ phiếu chỉ định xét nghiệm Hóa sinh và Miễn dịch của bệnh nhân đến khám tại khoa Khám bệnh - Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình Nghiên cứu này được thực hiện trước và sau can thiệp nhằm đánh giá hiệu quả và chất lượng dịch vụ y tế.
Trong quá trình nghiên cứu, toàn bộ các Bác sĩ tại khoa Khám bệnh sẽ được khảo sát Nghiên cứu viên sẽ trình bày rõ ràng về nội dung và mục đích của nghiên cứu, đồng thời giải đáp các thắc mắc của Bác sĩ Sau đó, phiếu khảo sát sẽ được phát cho các Bác sĩ để thu thập thông tin cần thiết.
5) Hẹn thời gian thu lại phiếu khảo sát Lưu ý không để các đối tượng nghiên cứu trao đổi với nhau trong quá trình trả lời phiếu khảo sát
Biến số và chỉ số nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu, chúng tôi đã phân chia thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân thành 6 giai đoạn, từ T1 đến T6, bắt đầu từ khi nhận phiếu chỉ định xét nghiệm cho đến khi bệnh nhân nhận được kết quả.
Tên biến số Loại biến số Định nghĩa Phương pháp thu thập
Thời gian di chuyển đến khu vực lấy số chờ XN
Thời gian từ lúc BN có chỉ định xét nghiệm đến khi
BN đến khu vực phát số chờ lấy mẫu tại khu lấy mẫu tại khoa Khám bệnh (T1 = t2 - t1).
- Thời gian BN nhận phiếu chỉ định xét nghiệm được in trên phiếu chỉ định (t1).
- Thời gian BN nhận số chờ được in trên phiếu số chờ (t2). Thời gian chờ đến khi được lấy mẫu
Thời gian từ khi BN nhận số chờ đến khi nhận được dụng cụ chứa mẫu đã được mã hóa (T2 =t3-t2)
Thời gian BN được lấy mẫu được in trên bacode dán trên dụng cụ chứa mẫu (t3). Thời gian vận chuyển mẫu lên khoa
Thời gian từ lúc bắt đầu lấy mẫu (t3) đến khi mẫu được chuyển lên khoa và bàn giao tại khoa (T2 = t4 – t3).
Thời gian mẫu được vận chuyển đến khoa Hóa sinh- Vi sinh được ghi trong sổ bàn giao bệnh phẩm (t4).
Thời gian xử lý bệnh phẩm
Thời gian từ lúc mẫu được bàn giao xong đến lúc mẫu được đưa vào máy phân tích (máy nhận bacode)
Thời gian mẫu được nhận bacode hiển thị trên máy phân tích(t5).
Thời gian phân tích mẫu (T5)
Thời gian từ khi mẫu được đưa vào máy XN đến khi có kết quả đẩy ra trên phần mềm quản lý xét nghiệm.
Thời gian ra kết quả phân tích được hiển thị trên phần mềm phòng xét nghiệm và trên giấy kết quả XN của
Thời gian ký duyệt, trả kết quả (T6).
Thời gian từ khi có kết quả phân tích đến khi kết quả được ký duyệt bằng chữ ký điện tử trên phần mềm quản lý XN (T6 = t7 – t6).
Thời gian ký duyệt, trả kết quả cho bệnh nhân được hiển thị trên phần mềm quản lý bệnh viện (hay phiếu trả kết quả xét nghiệm) (t7).
Thời gian trả kết quả xét nghiệm cho
Thời gian tổng cộng để bệnh nhân nhận kết quả từ khi nhận phiếu chỉ định cho đến khi có kết quả chính thức (thời điểm kết quả được ký duyệt) là rất quan trọng.
-Tính tổng thời gian các giai đoạn từ T1 đến T6.
Mức độ hài lòng của Bác sỹ
Biến định tính (biến thứ hạng)
- Các mức độ hài lòng của Bác sỹ lâm sàng đối với các tiêu chí đánh giá
-Phỏng vấn bằng phiếu khảo sát.
Kỹ thuật và công cụ thu thập số liệu
Dữ liệu được thu thập từ phiếu chỉ định xét nghiệm, phiếu kết quả, và sổ bàn giao mẫu thông qua phần mềm quản lý bệnh viện, sau đó được nhập vào phần mềm Excel theo mẫu quy định.
- Mức độ hài lòng của Bác sỹ khoa Khám bệnh được khảo sát bằng
“Phiếu khảo sát mức độ hài lòng của Bác sỹ khoa khám bệnh đối với Khoa xét nghiệm theo mẫu phụ lục 5
- Số liệu được xử lý trên phần mềm EXCEL.
Các bước tiến hành
- Từ ngày 02/10/2017 đến ngày 18/10/2017 (trừ ngày thứ bảy, chủ nhật): thu thấp số liệu về trước can thiệp (dữ liệu nền).
Vào tháng 11/2017, chúng tôi đã tiến hành phân tích các số liệu thu thập được, áp dụng lý thuyết của phương pháp LEAN để xác định nguyên nhân kéo dài thời gian trả kết quả Qua đó, chúng tôi đề xuất các biện pháp cải tiến nhằm loại trừ và giảm thiểu lãng phí không cần thiết, từ đó rút ngắn thời gian trả kết quả cho bệnh nhân.
- Tháng 12/2018 đến tháng 5/2018: tiến hành các biện pháp cải tiến, theo dõi, giám sát việc thực hiện các cải tiến.
- Từ ngày 04/06/2018 đến ngày 20/6/2018: (trừ thứ bảy, chủ nhật): thu thập số liệu về sau cải tiến.
Họp xin ý kiến lãnh đạo Bệnh viện và lãnh đạo khoa
Thu thập số liệu nền ện và lãnh đạo khoa
Họp xin ý kiến lãnh đạo Bệnh viện và lãnh đạo khoa
Thu thập số liệu nền ện và lãnh đạo khoa
Thu thập số liệu nền
Thu thập số liệu nền
Phân tích số liệu nền
Phân tích số liệu nền
- Xây dựng kế hoạch cải tiến
- Xây dựng kế hoạch cải tiến
Họp xin ý kiến với Lãnh đạo Bệnh viện, lãnh đạo khoa, toàn khoa thống nhất thực hiện kế hoạch cải tiến
Họp xin ý kiến với Lãnh đạo Bệnh viện, lãnh đạo khoa, toàn khoa thống nhất thực hiện kế hoạch cải tiến
Thực hiện kế hoạch cải tiến
Thực hiện kế hoạch cải tiến
Thu thập số liệu sau cải tiến
Thu thập số liệu sau cải tiến
-Phân tích số liệu sau cải tiến.
-Phân tích số liệu sau cải tiến.
- Tháng 7/2018 – 8/2018: phân tích số liệu đã thu thập được, so sánh với kết quả đã thu thập được trước đó.
2.9 Sai số và cách khống chế.
- Sai số quan sát: người điều tra thu thập thông tin không đầy đủ, không chính xác.
- Xử lý thông tin không chính xác.
+ Các thông tin phải được định nghĩa, thống nhất rõ ràng.
+ Xây dựng phương pháp và công cụ thu thập thông tin phù hợp với mục tiêu nghiên cứu.
+ Nắm vững kỹ thuật sử dụng công cụ thu thập thông tin và phương pháp thu thập thông tin.
+ Người nghiên cứu trực tiếp tiến hành thu thập thông tin.
Quản lý và phân tích số liệu
Nhập và xử lý số liệu trên phần mềm Excel.
Đạo đức trong nghiên cứu
Nghiên cứu được tiến hành đảm bảo đầy đủ các nguyên lý về đạo đức nghiên cứu:
- Luận văn được Hội đồng Khoa học trường Đại học Y Hà Nội cho phép triển khai nghiên cứu.
- Luận văn được Hội đồng Khoa học, Ban giám đốc bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình cho phép triển khai nghiên cứu.
Tất cả các đối tượng nghiên cứu đã được thông báo và giải thích chi tiết về mục đích, yêu cầu và nội dung của nghiên cứu, giúp họ hiểu rõ và tự nguyện tham gia.
- Nghiên cứu không gây nên các nguy cơ có hại cho cộng đồng.
Dữ liệu thu thập từ nghiên cứu chỉ phục vụ cho mục đích đánh giá và nâng cao chất lượng tại Khoa Hóa sinh – Vi sinh của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Kết quả khảo sát thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch của bệnh nhân khám tại khoa Khám bệnh
Tại khoa Khám bệnh của bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình, từ ngày 02/10/2017 đến 13/10/2017, chúng tôi đã tiến hành khảo sát 2.607 mẫu Hóa sinh và 508 mẫu Miễn dịch, tất cả đều đáp ứng tiêu chuẩn nghiên cứu Kết quả khảo sát sẽ được trình bày chi tiết trong bài viết này.
3.1.1.Số lượng mẫu bệnh phẩm được khảo sát
Biểu đồ 3.1 Số lượng mẫu bệnh phẩm được khảo sát theo ngày.
Biểu đồ 3.2 Số lượng mẫu bệnh phẩm được khảo sát theo các thời điểm bàn giao mẫu.
Số lượng bệnh phẩm Hóa sinh trung bình hàng ngày đạt 261 mẫu, tuy nhiên, con số này không đồng đều và có sự dao động lớn giữa các ngày Cụ thể, trong một ngày, số lượng mẫu cao nhất ghi nhận là 362 mẫu, trong khi ngày thấp nhất chỉ có 204 mẫu.
Số lượng bệnh phẩm miễn dịch thường ít hơn so với mẫu hóa sinh, với trung bình khoảng 51 mẫu mỗi ngày Số lượng mẫu miễn dịch có sự dao động, trong đó ngày cao nhất ghi nhận 58 mẫu và ngày thấp nhất là 46 mẫu.
-Số lượng mẫu Hóa sinh theo thời điểm dao động rất nhiều, tập trung nhiều vào thời điểm từ 7h45 đến 9h15, cao nhất trung bình là 63 mẫu.
-Số lượng mẫu Miễn dịch lại tập trung chủ yếu ở hai thời điểm là 8h45 và 9h15, cao nhất trung bình là 16 mẫu.
3.1.2 Thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch
Biểu đồ 3.3 Thời gian trả kết quả xét nghiệm theo ngày
Biểu đồ 3.4 Thời gian trả kết quả xét nghiệm theo các thời điểm bàn giao mẫu.
-Thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh trung bình là 108,4 phút, thời gian trả dài nhất là 138,8 phút, thời gian ngắn nhất là 89 phút.
-Thời gian trả kết quả xét nghiệm Miễn dịch trung bình là 112,5 phút, thời gian trả kết quả dài nhất là 129,6 phút, thời gian ngắn nhất là 97,1 phút
Thời gian trả kết quả thường kéo dài hơn 2 giờ vào các thời điểm cao điểm, cụ thể là lúc 8h45 và 9h15 khi có nhiều mẫu bàn giao Đặc biệt, vào cuối giờ sáng, vào lúc 10h45, thời gian trả kết quả cũng bị kéo dài mặc dù số lượng mẫu ít hơn.
3.1.3 Thời gian từ khi BN nhận chỉ định xét nghiệm đến khi lấy số chờ xét nghiệm (T1)
Biểu đồ 3.5 Thời gian từ khi BN nhận chỉ định xét nghiệm đến khi lấy số chờ xét nghiệm theo từng ngày
Biểu đồ 3.6 Thời gian từ khi BN nhận chỉ định xét nghiệm đến khi lấy số chờ xét nghiệm theo thời điểm bàn giao mẫu.
Thời gian trung bình từ khi bệnh nhân nhận chỉ định xét nghiệm đến khi nhận số chờ xét nghiệm tại khu vực lấy mẫu là 5,4 phút Thời gian nhanh nhất ghi nhận là 3,7 phút, trong khi thời gian lâu nhất là 7,4 phút.
Thời gian trung bình từ khi bệnh nhân nhận chỉ định xét nghiệm đến khi nhận số chờ xét nghiệm tại khu vực lấy mẫu không có sự khác biệt lớn, chỉ tăng nhẹ vào các thời điểm bàn giao mẫu lúc 9h15 và 9h45.
-Thời gian T1 kéo dài do một số nguyên nhân như sau:
+ Bệnh nhân không tìm thấy khu vực đóng tiền viện phí.
+ Bệnh nhân không tìm thấy khu vực lấy mẫu XN.
+ Bệnh nhân đi làm các cận lâm sàng khác như siêu âm, X-quang, thăm dò chức năng, giải phẫu bệnh…
+ Nhân viên phát số đến muộn.
+ Máy rút số bị lỗi, hỏng.
Một số nguyên nhân khiến bệnh nhân chưa thực hiện xét nghiệm bao gồm việc bận rộn với công việc riêng sau khi lấy phiếu xét nghiệm, cũng như khó khăn trong di chuyển đối với những bệnh nhân lớn tuổi hoặc tàn tật.
3.1.4 Thời gian từ khi BN lấy số chờ xét nghiệm đến khi bắt đầu được lấy mẫu xét nghiệm (T2)
Biểu đồ 3.7 Thời gian từ khi BN nhận số chờ XN đến khi bắt đầu được lấy mẫu theo ngày.
Biểu đồ 3.8 Thời gian từ khi BN nhận số chờ XN đến khi bắt đầu được lấy mẫu theo thời điểm bàn giao mẫu.
Thời gian trung bình chờ xét nghiệm Hóa sinh là 9,9 phút, với thời gian dài nhất lên đến 18,9 phút và thời gian ngắn nhất chỉ 6,7 phút.
-Thời gian chờ để lấy mẫu Miễn dịch trung bình là 11,8 phút, thời gian trung bình dài nhất là 19,9 phút, thời gian trung bình ngắn nhất là 7,5 phút.
Thời gian chờ trung bình để lấy mẫu bệnh phẩm dài nhất diễn ra từ 8h15 đến 9h15, với thời gian chờ lâu nhất vào lúc 8h45 là 22,7 phút cho mẫu Hóa sinh và 24,8 phút cho mẫu Miễn dịch.
- Nguyên nhân gây kéo dài thời gian chờ của bệnh nhân (T2):
+ Nhân viên in bacode đến muộn hoặc vắng, hầu hết các ngày nhân viên in bacode đều đến vào lúc 7h10 trong khi thời gian quy định là 7h00.
+ Máy in bacode bị, lỗi mạng LAN, lỗi máy tính.
+ Phần mềm in bacode chưa tối ưu, mất nhiều thao tác khi in.
Kỹ năng in và dán mã vạch của nhân viên chưa đạt yêu cầu, với một số người thao tác chậm và một số khác dán sai mã vạch Việc dán sai mã vạch có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng đối với kết quả xét nghiệm của bệnh nhân.
+ Hết giấy in bacode giữa giờ.
3.1.5 Thời gian từ khi BN bắt đầu được lấy mẫu đến khi mẫu được bàn giao trên khoa Hóa sinh- Vi sinh (T3)
Biểu đồ 3.9 Thời gian từ khi BN bắt đầu được lấy mẫu đến khi mẫu được bàn giao tại khoa Hóa sinh- Vi sinh theo ngày.
Thời gian trung bình để lấy mẫu và vận chuyển mẫu từ khoa Hóa sinh đến khoa Vi sinh là 29,5 phút cho các mẫu Hóa sinh và 28,0 phút cho các mẫu Miễn dịch.
Thời gian lấy và vận chuyển mẫu (T3) có thể kéo dài do việc bố trí mặt bằng khu vực lấy mẫu chưa hợp lý, gây khó khăn cho quá trình này.
+ Do số lượng nhân viên lấy mẫu ít (hiện tại là 5 vị trí), vắng hoặc đi làm muộn, đặc biệt là trong giờ cao điểm.
Nhân viên lấy mẫu là học sinh hoặc thực tập sinh chưa được đào tạo đầy đủ về kỹ năng lấy mẫu, dẫn đến việc lấy mẫu chậm, sai hoặc làm vỡ hồng cầu Điều này không chỉ gây sai số trong xét nghiệm mà còn phải lấy lại mẫu, kéo dài thời gian trả kết quả cho bệnh nhân.
+ Hết các dụng cụ, vật tư tiêu hao như bơm tiêm, bông, dụng cụ chứa rác thải… nên nhân viên phải dừng việc lấy mẫu để bổ sung.
+ Số lượng mẫu nhiều nên thời gian thu gom mẫu lâu.
Thời gian quy định để chuyển mẫu là 30 phút mỗi lượt, điều này được coi là khá dài Ngoài ra, việc vận chuyển mẫu bằng thang máy chung với bệnh nhân và người nhà cũng tạo ra sự chờ đợi, làm tăng thời gian chuyển mẫu.
3.1.6 Thời gian từ khi mẫu được bàn giao đến khi mẫu được đưa vào máy xét nghiệm (T4)
Biểu đồ 3.10 Thời gian từ khi mẫu được bàn giao đến khi mẫu được đưa vào máy XN theo ngày
Biểu đồ 3.11 Thời gian từ khi mẫu được bàn giao đến khi mẫu được đưa vào máy XN theo thời điểm bàn giao mẫu.
Thời gian trung bình từ khi mẫu Hóa sinh được bàn giao đến khi đưa vào máy xét nghiệm là 21 phút Thời gian nhanh nhất ghi nhận là 17,3 phút, xảy ra vào ngày có ít mẫu nhất (ngày 5 với 204 mẫu) Ngược lại, thời gian chậm nhất là 27,6 phút, không liên quan đến ngày có số mẫu nhiều nhất.
BÀN LUẬN
Thực trạng thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh, Miễn dịch
Khảo sát thực trạng thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh và Miễn dịch tại khoa Khám bệnh, bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình cho thấy thời gian trả kết quả cho bệnh nhân còn dài Cụ thể, thời gian trung bình trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh là 108,4 phút, trong khi nếu tính từ lúc lấy mẫu, thời gian này giảm xuống còn 93,1 phút Đặc biệt, có ngày thời gian trả kết quả lên tới 120,2 phút, vượt quá quy định 2 giờ của bệnh viện Đối với xét nghiệm Miễn dịch, thời gian trung bình là 112,5 phút, và 95,9 phút nếu tính từ khi lấy mẫu, với không có ngày nào vượt quá quy định.
Khi so sánh thời gian trả kết quả xét nghiệm của chúng tôi với một số bệnh viện khác trong bảng dưới đây ta thấy:
Bảng 4.1 Quy định thời gian trả kết quả xét nghiệm của một số bệnh viện
Miễn dịch Điều kiện Ghi chú
Không phân biệt nội trú, ngoại trú
+ Nếu số lượng:50-100 mẫu/lần
Sau 2h Sau 2h -Sau khi nhận mẫu: nếu số lượng >100 mẫu/lần.
(không) -Sau khi lấy mẫu Phân theo lô, 30 phút/lô.
3 Bệnh viện đa khoa Bãi cháy (Quảng
Sau 2h Sau 2h -Sau lấy mẫu Ngoại trú
4 Bệnh viện Đa khoa tỉnh
Sau 2h Sau 2 h -Sau lấy mẫu Ngoại trú
Sau 1h45 -Sau nhận mẫu Không phân biệt nội trú và ngoại trú
Sau 1h30 -Sau nhận mẫu Không phân biệt nội trú và ngoại trú.
Thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh của chúng tôi trung bình là 63,6 phút, dài hơn so với bệnh viện A nhưng nhanh hơn so với Bệnh viện Sản nhi Quảng Ninh và Bệnh viện Medlatec Đối với xét nghiệm Miễn dịch, thời gian trung bình là 67,9 phút, cũng nhanh hơn các bệnh viện A, Sản nhi Quảng Ninh và Medlatec Tuy nhiên, hiện tại chưa có số liệu về số lượng mẫu xét nghiệm của các bệnh viện để có sự so sánh rõ ràng hơn.
Thời gian trung bình trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh trong nghiên cứu của chúng tôi là 93,1 phút, ngắn hơn so với quy định tại các bệnh viện Hữu Nghị, Bệnh viện Đa khoa Bãi Cháy và Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa Đối với xét nghiệm Miễn dịch, thời gian trung bình là 112,5 phút, gần tương đương với thời gian trả kết quả của Bệnh viện Đa khoa Bãi Cháy và Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa.
Thời gian trả kết quả xét nghiệm hiện tại gây khó khăn cho bệnh nhân, đặc biệt là những người lấy mẫu sau 10 giờ, khi họ phải chờ đến chiều mới nhận được kết quả Nhiều bệnh nhân không kịp khám và nhận thuốc trong buổi sáng, dẫn đến sự bất tiện Phân tích quy trình xét nghiệm cho thấy còn nhiều thời gian lãng phí có thể được loại bỏ để rút ngắn thời gian trả kết quả cho bệnh nhân.
Áp dụng các công cụ của LEAN để giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm
Sau khi khảo sát và phân tích dữ liệu nền, chúng tôi đã xây dựng sơ đồ quá trình công việc thực hiện xét nghiệm, và kết quả cho thấy có tới 75,1%
65,3% thời gian thực hiện xét nghiệm miễn dịch là không cần thiết, trong khi đó, xét nghiệm hóa sinh cũng gặp tình trạng tương tự Thời gian lãng phí xuất hiện ở tất cả các giai đoạn, từ khi bệnh nhân nhận phiếu chỉ định xét nghiệm đến khi có kết quả, với nhiều nguyên nhân kéo dài thời gian thực hiện Để khắc phục tình trạng này, chúng tôi đã áp dụng các công cụ LEAN nhằm giảm thiểu thời gian trả kết quả xét nghiệm.
4.2.1 Chuẩn hóa các quy trình.
Qua việc phân tích dữ liệu và quan sát thực tế, chúng tôi nhận thấy sự không đồng nhất trong việc thực hiện các thao tác và bước trong quy trình xét nghiệm của nhân viên tại các vị trí khác nhau Một số nhân viên thực hiện nhanh chóng, trong khi những người khác lại chậm chạp, thậm chí có người làm sai Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu quy trình hướng dẫn chi tiết và đầy đủ, hoặc nếu có thì chỉ là quy trình chung chung và không phải tất cả nhân viên đều được đào tạo và cam kết thực hiện Vì vậy, chúng tôi đã tiến hành xem xét và cập nhật các quy trình hiện có, đồng thời bổ sung những quy trình còn thiếu theo bảng phụ lục 11.
Quy trình quản lý và quy trình kỹ thuật tại khoa Xét nghiệm, đặc biệt là khoa Hóa sinh – Vi sinh, bao gồm các bước quan trọng trước, trong và sau khi thực hiện xét nghiệm Những quy trình này đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc chẩn đoán và điều trị bệnh, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ y tế Việc tuân thủ các quy trình này là cần thiết để đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và tối ưu hóa kết quả xét nghiệm.
Quy trình quản lý và kỹ thuật tại các khoa phòng như phòng CNTT, phòng Vật tư và khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn bao gồm nhiều bước quan trọng Các quy trình này bao gồm vận hành và bảo trì thiết bị, ký chữ ký điện tử, cũng như in mã vạch cho bệnh nhân Việc tuân thủ đúng các quy trình này không chỉ đảm bảo hiệu quả hoạt động mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.
Sau khi hoàn tất việc chuẩn hóa các quy trình, chúng tôi đã tổ chức đào tạo cho tất cả nhân viên liên quan Mỗi nhân viên được yêu cầu ký cam kết xác nhận đã hiểu và sẽ thực hiện đúng theo quy trình đã được đào tạo.
-Việc chuẩn hóa các quy trình đã giúp khắc phục những nguyên nhân gây ra lãng phí do con người trong các giai đoạn như:
+ Nhân viên đến vị trí làm muộn, bỏ vị trí hoặc làm việc riêng.
+ Kỹ năng làm việc tại các vị trí như: lấy mẫu, in bacode, dán bacode, xử lý mẫu, phân tích mẫu…
Phương pháp chất lượng từ gốc, hay còn gọi là "làm đúng từ đầu", nhấn mạnh việc thực hiện chính xác và thống nhất ở mỗi giai đoạn Điều này giúp tránh tình trạng phải làm đi làm lại, nâng cao hiệu quả công việc.
Cải tiến và tối ưu hóa quy trình công nghệ thông tin đã giúp giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân.
Tối ưu hóa phần mềm in barcode cho bệnh nhân giúp in tất cả các barcode theo số hồ sơ trong một lần, thay vì in từng phiếu theo số phiếu Điều này không chỉ giảm bớt việc kiểm tra tính đầy đủ của các phiếu chỉ định mà còn giảm thiểu đáng kể số lượng thao tác in cần thiết.
Mỗi ngày, trung bình có khoảng 260 bệnh nhân đến làm xét nghiệm Hóa sinh, cùng với các xét nghiệm khác như Miễn dịch, Huyết học, Đông máu và Nước tiểu Nhờ vào cải tiến quy trình, nhân viên in mã vạch sẽ không còn phải thực hiện 260 lần kiểm tra xem bệnh nhân đã cung cấp đủ chỉ định hay chưa, cũng như giảm thiểu 780 lần in các phiếu chỉ định khác.
Tối ưu hóa tốc độ mạng LAN và giảm thiểu các thao tác trong quá trình ký chữ ký điện tử giúp tiết kiệm thời gian ký kết quả cho bệnh nhân Trung bình, mỗi ngày có khoảng 260 phiếu Hóa sinh cần được xử lý.
50 phiếu Miễn dịch, sau khi cải tiến thì nhân viên ký kết quả sẽ giảm được
310 x 2 = 620 thao tác khi ký kết quả.
4.2.2 Quản lý bằng các công cụ trực quan.
Chúng tôi đã áp dụng quản lý bằng dụng cụ trực quan cho hai nhóm đối tượng: nhân viên khoa Xét nghiệm và bệnh nhân.
Chúng tôi đã áp dụng các chỉ dẫn hình ảnh tại bệnh viện để hỗ trợ bệnh nhân trong quá trình khám bệnh, bao gồm sơ đồ khoa, quy trình khám chiếu trên màn hình tivi, và các chỉ dẫn dán trên nền nhà Những biện pháp này giúp bệnh nhân dễ dàng di chuyển đến các vị trí cần thiết, giảm thiểu thời gian chờ đợi trong giai đoạn T1 Cụ thể, thời gian từ khi nhận giấy chỉ định đến khi lấy số chờ tại khu vực xét nghiệm Hóa sinh đã giảm 35,2% từ 5,4 phút xuống còn 3,5 phút, trong khi thời gian xét nghiệm Miễn dịch giảm 27,1% từ 4,8 phút xuống 3,5 phút Việc sử dụng các công cụ trực quan không chỉ rút ngắn thời gian mà còn mang lại sự thoải mái và hài lòng cho bệnh nhân trong quá trình khám bệnh.
Nhân viên khoa Xét nghiệm không chỉ xây dựng các quy trình chuẩn (SOP) để đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong công việc, mà còn phát triển các Hướng dẫn tại chỗ với hình ảnh trực quan để dễ dàng thực hiện Các bảng kiểm được sử dụng để giám sát quy trình xét nghiệm, bao gồm bảng kiểm tại khu vực làm việc, biểu đồ Levey – Jennings, và bảng theo dõi nhiệt độ, độ ẩm phòng xét nghiệm cũng như bảo trì thiết bị.
Trong nghiên cứu của Mark G và cộng sự, việc áp dụng LEAN vào phòng xét nghiệm đã được thực hiện thông qua quản lý bằng công cụ trực quan Tác giả đã sử dụng các công cụ như kết quả thực hiện công việc, nội kiểm tra chất lượng, và bảng theo dõi nhiệt độ, độ ẩm được cập nhật hàng ngày tại các vị trí dễ quan sát Điều này không chỉ giúp nhân viên nhận biết hiệu quả công việc hàng ngày mà còn giúp lãnh đạo phòng xét nghiệm theo dõi tình hình thực hiện công việc và điều tiết công việc một cách hợp lý.
Đánh giá hiệu quả của việc áp dụng LEAN để giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm
Việc áp dụng các nguyên lý và công cụ của LEAN đã giúp giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân, mang lại hiệu quả tích cực trong từng giai đoạn của quá trình xét nghiệm.
Thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh và Miễn dịch đã giảm đáng kể, với Hóa sinh giảm 51,1% từ 108,4 phút xuống 53,0 phút, và Miễn dịch giảm 43,1% từ 112,5 phút xuống 64,0 phút Tất cả các giai đoạn trong quy trình đều được cải thiện, trong đó giai đoạn ký kết quả cho bệnh nhân là hiệu quả nhất Hiện tại, trong giờ cao điểm, có 3 người ký kết quả, và việc nhắc nhở trách nhiệm của người ký giúp ký kết quả gần như ngay lập tức sau khi có kết quả Ngay cả vào cuối giờ sáng, nhân viên trực cũng ký kết quả ngay khi nhận được, nhằm tránh trường hợp quên và đảm bảo bệnh nhân có kết quả vào đầu giờ làm việc buổi chiều.
So với nghiên cứu của Blaha J và cộng sự, thời gian trả kết quả xét nghiệm trong nghiên cứu của chúng tôi đã giảm đáng kể Cụ thể, thời gian trả kết quả từ khi nhận mẫu của Hóa sinh là 28,3 phút, ngắn hơn 2,7 phút so với 31 phút trong nghiên cứu của Blaha J Tỷ lệ giảm thời gian trả kết quả đạt 55,5% (từ 63,6 phút xuống 28,3 phút) trong nghiên cứu của chúng tôi, trong khi nghiên cứu của Blaha J chỉ ghi nhận tỷ lệ giảm 11,4% (từ 35 phút xuống 31 phút).
Trong giai đoạn xử lý mẫu tiền phân tích (T4), chúng tôi đã giảm thời gian xử lý từ 21,0 phút xuống 11,5 phút, tương ứng với tỷ lệ giảm 45,2%, vượt trội hơn so với nghiên cứu của Persoon TJ và cộng sự với mức giảm 34,5% từ 29 phút xuống 19 phút Nghiên cứu của chúng tôi chỉ tập trung vào các bước nhận mẫu, chia mẫu thứ cấp (HbA1c nếu có), ly tâm và sắp xếp mẫu, trong khi nghiên cứu của Persoon bao gồm nhiều bước hơn như in mã vạch và dán lên mẫu Đáng chú ý, 100% kết quả xét nghiệm Hóa sinh trong nghiên cứu của chúng tôi được trả trước 1 giờ, với thời gian trung bình là 28,3 phút, trong khi nghiên cứu của Persoon chỉ đạt 80% kết quả trong cùng khoảng thời gian, tuy nhiên, chúng tôi chỉ nghiên cứu thời gian trả kết quả tại khoa Khám bệnh, còn nghiên cứu của họ bao gồm thời gian trả kết quả cho nhiều mẫu hơn.
Cải tiến quan trọng nhất mà chúng tôi nhận thấy là việc phân công thêm một người vận chuyển mẫu và giảm thời gian vận chuyển từ 30 phút xuống còn 15 phút Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi mẫu sau khi lấy xuống 15 phút Khi thời gian vận chuyển được rút ngắn, số lượng mẫu trong mỗi lần bàn giao cũng giảm, dẫn đến quá trình bàn giao nhanh chóng và chính xác hơn Mẫu được sắp xếp theo thứ tự giúp xử lý và phân tích mẫu nhanh hơn, mang lại kết quả nhanh chóng.
Thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh là 53,0 phút và Miễn dịch là 64,0 phút mang lại lợi ích lớn cho bệnh nhân, đặc biệt là những người khám muộn từ 9h30 đến 10h15 Nhờ vào thời gian trả kết quả nhanh chóng, bệnh nhân có thể nhận được kết quả trong buổi sáng để bác sĩ kịp thời đưa ra kết luận và kê đơn, thay vì phải chờ đến chiều như trước đây Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sự chờ đợi cho bệnh nhân mà còn tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, thời gian trả kết quả còn phụ thuộc vào các cận lâm sàng khác như siêu âm, X-quang và thăm dò chức năng.
Việc trả kết quả xét nghiệm sớm không chỉ giúp bệnh nhân được khám lại và kết luận nhanh chóng mà còn cải thiện hiệu suất làm việc của các bộ phận khác trong khoa Khám bệnh Khi kết quả được thông báo kịp thời, khu vực thanh toán và phát thuốc có thể hoạt động từ sớm, giảm thiểu tình trạng quá tải vào giờ cao điểm, thường xảy ra vào cuối buổi sáng Điều này không chỉ giúp bệnh nhân tránh phải chờ đợi lâu mà còn giảm áp lực cho nhân viên, từ đó hạn chế chi phí phát sinh do phải làm ngoài giờ cho bệnh viện.
Thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh trung bình là 44,3 phút, trong khi xét nghiệm Miễn dịch là 54,5 phút Đặc biệt, 100% các xét nghiệm đều được hoàn thành trước 75 phút, giảm 45 phút so với quy định hiện tại.
Việc áp dụng các biện pháp cải tiến trong y tế được đánh giá qua khảo sát sự hài lòng của Bác sỹ lâm sàng và bệnh nhân Chúng tôi đã tiến hành khảo sát sự hài lòng của 20 Bác sỹ tại khoa Khám bệnh trước và sau khi thực hiện cải tiến Kết quả cho thấy tỷ lệ hài lòng của các Bác sỹ lâm sàng tăng đáng kể, với xét nghiệm Hóa sinh tăng từ 20% lên 90% và xét nghiệm Miễn dịch từ 10% lên 80% Tuy nhiên, vẫn có một số Bác sỹ cho rằng thời gian trả kết quả sau cải tiến là trung bình, đặc biệt ở các phòng khám chuyên khoa Ngoài ra, 5% Bác sỹ vẫn không hài lòng về thời gian trả kết quả xét nghiệm Miễn dịch Để có được đánh giá khách quan hơn, cần khảo sát thêm sự hài lòng của bệnh nhân về thời gian trả kết quả xét nghiệm.
So với nghiên cứu của Paula I và các cộng sự, nghiên cứu của chúng tôi cho thấy sự cải thiện rõ rệt hơn về mức độ hài lòng của các Bác sĩ Nhóm nghiên cứu của Paula I cũng đã khảo sát mức độ hài lòng của các Bác sĩ lâm sàng trong nghiên cứu của họ.
Vào năm 2001, một nghiên cứu đã được tiến hành để cải thiện thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân ngoại trú, với các biện pháp khắc phục được áp dụng và đánh giá lại sau ba năm vào năm 2004 Kết quả cho thấy tỷ lệ hài lòng của bệnh nhân tăng 3,5%, từ 75,4% lên 78,9%, trong khi tỷ lệ đánh giá trung bình giảm 3,5%, từ 8,8% xuống 5,3%, và tỷ lệ không hài lòng vẫn giữ nguyên ở mức 15,8%.
Kết quả nghiên cứu của chúng tôi về mức độ hài lòng của Bác sỹ lâm sàng đối với thời gian trả kết quả xét nghiệm sau cải tiến cho thấy sự tương đồng với nghiên cứu của Shannon J và các cộng sự Cụ thể, trong nghiên cứu đó, 2.375 Bác sỹ lâm sàng từ 81 bệnh viện đã được khảo sát về sự hài lòng đối với thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân ngoại trú, với 80,1% Bác sỹ hài lòng và rất hài lòng, 14,1% đánh giá là trung bình, và 5,7% không hài lòng và rất không hài lòng.
Đánh giá hiệu quả áp dụng phương pháp LEAN trong việc giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm Hóa sinh và Miễn dịch cho thấy có nhiều công cụ và biện pháp cải tiến, từ đơn giản đến phức tạp Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị, việc lựa chọn các công cụ và biện pháp phù hợp sẽ mang lại hiệu quả tối ưu nhất.
