CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU
Khái quát về hoạt động giao nhận
1.1.1 Định nghĩa về dịch vụ giao nhận
Theo luật Thương mại Việt Nam năm 2005, giao nhận hàng hoá được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi và thực hiện các công việc như vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ để giao hàng cho người nhận theo uỷ thác của chủ hàng hoặc người vận tải.
Giao nhận, theo Trần Thanh Hải trong cuốn "Hỏi đáp về Logistics," là hoạt động thực hiện các thủ tục cần thiết để vận chuyển hàng hóa đến đích thay mặt chủ hàng Công ty dịch vụ giao nhận đóng vai trò là trung gian giữa chủ hàng và các hãng vận tải cũng như các cơ quan, tổ chức liên quan.
Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận Các công ty giao nhận thực hiện dịch vụ này trực tiếp hoặc thông qua đại lý, và có thể thuê dịch vụ từ bên thứ ba để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.
Giao nhận thường được hiểu nhầm là đồng nghĩa với logistics, nhưng thực tế, nó chỉ là một trong nhiều loại hình dịch vụ góp phần tạo nên dịch vụ tổng thể của logistics.
1.1.2 Các bên tham gia vào hoạt động giao nhận
Người mua hàng (buyer): người mua đứng tên trong hợp đồng thương mại và trả tiền mua hàng
Người bán hàng (seller): người bán hàng trong hợp đồng thương mại
Người gửi hàng (consignor/shipper): người gửi hàng (có thể là người bán hàng trên hợp đồng), ký hợp đồng vận tải với người giao nhận
Người nhận hàng (consignee): người có quyền nhận hàng hóa (có thể là người mua hàng trên hợp đồng)
Người vận tải hay người chuyên chở (carrier): bên chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ điểm giao đến điểm nhận theo hợp đồng vận chuyển
Người thực hiện hoạt động giao nhận, hay còn gọi là các công ty giao nhận (forwarder), đóng vai trò trung gian trong việc sắp xếp vận chuyển hàng hóa Họ thực hiện các hoạt động theo thỏa thuận và đứng tên người gửi hàng (shipper) hoặc người nhận hàng (consignee) trong hợp đồng với đơn vị vận tải.
Khái quát về người thực hiện các hoạt động giao nhận hay công ty giao nhận
1.2.1 Định nghĩa về người thực hiện các hoạt động giao nhận
Theo FIATA, người giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác và luôn hành động vì lợi ích của người ủy thác Họ cũng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Người giao nhận hàng hóa có thể là các công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận, những chuyên gia trong lĩnh vực này hoặc bất kỳ cá nhân nào đã đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa.
1.2.2 Vai trò, tầm quan trọng của người giao nhận
Công ty giao nhận là đơn vị chuyên nghiệp với mối quan hệ rộng rãi với các hãng tàu và đối tác trong lĩnh vực vận tải và bảo hiểm, giúp họ nhanh chóng tìm được mức cước phí cạnh tranh và giảm chi phí cho từng chủ hàng Họ cũng có kinh nghiệm trong các thủ tục hành chính và hải quan, cho phép thực hiện thông quan nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
Các công ty giao nhận không chỉ thực hiện nhiệm vụ vận chuyển mà còn có thể thay mặt chủ hàng quản lý hàng tồn kho, làm việc với các đại lý và nhà cung cấp nguyên liệu Họ cũng có thể đóng vai trò tư vấn cho chủ hàng, giúp tối ưu hóa quy trình logistics và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Thuê công ty giao nhận giúp chủ hàng tiết kiệm nhân lực cho công tác giao nhận, từ đó tạo điều kiện cho họ tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính và mở rộng tìm kiếm khách hàng.
1.2.3 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận
Người giao nhận có thể cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua các hợp đồng phụ và đại lý mà họ thuê, bao gồm cả việc sử dụng đại lý ở nước ngoài Dịch vụ này chủ yếu được thực hiện theo chỉ dẫn của người gửi hàng (người xuất khẩu).
Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp
Lưu cước với người chuyên chở đã chọn
Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như: giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận …
Nghiên cứu kỹ các điều khoản trong tín dụng thư và các quy định của chính phủ liên quan đến giao hàng tại nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và các nước quá cảnh là rất quan trọng Đồng thời, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Đóng gói hàng hoá cần xem xét tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất hàng hoá và các quy định pháp lý liên quan tại nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước nhận hàng.
Lo liệu việc lưu kho hàng hoá nếu cần
Cân đo hàng hoá, mua bảo hiểm nếu người gửi hàng yêu cầu
Vận chuyển hàng hoá đến cảng, lo liệu khai báo hải quan, lo các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở
Lo việc giao dịch ngoại hối (nếu có)
Thanh toán phí và những phí khác bao gồm cả tiền cước
Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở, giao cho người gửi hàng
Thu xếp việc chuyển tải trên đường (nếu cần)
Giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay người nhận là rất quan trọng, thông qua việc duy trì mối liên hệ chặt chẽ giữa người chuyên chở và đại lý của người giao nhận tại nước ngoài.
Ghi nhận những tổn thất của hàng hoá nếu có
Hỗ trợ người gửi hàng trong việc khiếu nại đối với người chuyên chở về các tổn thất của hàng hóa (nếu có) Bên cạnh đó, thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu), người giao nhận sẽ thực hiện theo các chỉ dẫn giao hàng từ phía người nhập khẩu.
Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hoá từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng
Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá
Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần)
Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí thức và những chi phí khác cho hảI quan và những nhà đương cục khác
Thu xếp việc lưu kho quá cảnh (nếu cần)
Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng
Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về những tổn thất của hàng hoá nếu có
Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần c) Những dịch vụ khác:
Ngoài các dịch vụ chính, người giao nhận còn cung cấp nhiều dịch vụ khác phát sinh trong quá trình chuyên chở, bao gồm cả những dịch vụ đặc biệt như gom hàng (tập hợp các lô hàng lẻ) liên quan đến hàng công trình, như công trình chìa khóa trao tay, bao gồm việc cung cấp thiết bị và xưởng sẵn sàng vận hành.
Người giao nhận có thể cập nhật cho khách hàng về nhu cầu tiêu dùng, các thị trường mới, tình hình cạnh tranh và chiến lược xuất khẩu Họ cũng tư vấn về các điều khoản phù hợp trong hợp đồng mua bán ngoại thương và tổng hợp các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.
1.2.4 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận Ðiều 167 Luật Thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác
Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng, có thể thực hiện khác với chỉ dẫn ban đầu, nhưng cần thông báo ngay cho khách hàng.
Sau khi hợp đồng được ký kết, nếu không thể thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, cần thông báo ngay cho khách hàng để xin thêm chỉ dẫn.
Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng
1.2.5 Trách nhiệm của người giao nhận a) Khi là đại lý của chủ hàng: Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm khi:
Giao hàng không đúng chỉ dẫn
Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn
Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
Chở hàng đến sai nơi quy định
Giao hàng cho người không phải là người nhận
Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình b) Khi là người chuyên chở:
Một số các loại giấy tờ, chứng từ liên quan
Vận đơn (Bill of lading) hay Ocean Bill of Lading là chứng từ quan trọng trong vận tải quốc tế, đặc biệt là trong vận tải đường biển Vận đơn đường biển là hợp đồng vận tải dành cho các loại hàng hóa như container, ôtô, kiện thùng, mà không cần chiếm toàn bộ dung tích của con tàu Đối với hàng hóa yêu cầu sử dụng toàn bộ dung tích, như hàng rời hoặc dầu, người ta sử dụng hợp đồng thuê tàu (Charter Party) thay vì vận đơn đường biển.
Vận đơn đường biển, thường được gọi là Master Bill of Lading (MBL), do nhà vận tải đường biển cấp, trong khi vận đơn do các bên như Non-Vessel Operating Common Carrier (NVOCC) hoặc các công ty giao nhận cấp được gọi là House Bill of Lading (HBL) Trong HBL, cần chỉ rõ tên của các nhà vận tải đường biển chính thức và tên của MBL Vận đơn có vai trò cực kỳ quan trọng, bao gồm ba chức năng chính: đầu tiên, nó là hợp đồng giữa công ty vận tải và người gửi hàng; thứ hai, vận đơn cũng đóng vai trò là giấy biên nhận hàng hóa.
Vận đơn là tài liệu quan trọng xác nhận rằng công ty vận tải đã nhận hàng hóa của người gửi trong trạng thái tốt và có trách nhiệm vận chuyển đến cảng đích Đồng thời, vận đơn cũng được xem như giấy chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa, vì người cầm vận đơn gốc sẽ được coi là chủ sở hữu lô hàng và cần trình cho hãng vận tải để được giải phóng hàng.
Vận đơn có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, ngoài việc phân loại theo người cấp như HBL và MBL Một số cách phân loại phổ biến bao gồm phân loại theo chứng nhận quyền sở hữu, với các loại như vận đơn đích danh (ghi rõ tên người nhận và không thể chuyển nhượng), vận đơn theo lệnh của người nhận (có thể chuyển nhượng) và vận đơn vô danh Bên cạnh đó, vận đơn cũng được phân loại theo tính pháp lý, bao gồm vận đơn gốc, vận đơn surrendered/telex và giấy gửi hàng đường biển (seaway bill).
1.3.2 Phiếu xác nhận trọng lượng container Verified Gross Mass - VGM
VGM, viết tắt của Verified Gross Mass, là phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (Gross Weight) của container hàng trong vận chuyển quốc tế Chứng từ này được quy định theo SOLAS - Công ước an toàn sinh mạng con người trên biển.
Giấy tờ này nhằm kiểm soát tình trạng quá tải container trong vận tải biển Việc khai báo tải trọng không chính xác có thể dẫn đến sai sót trong xếp dỡ và tính toán tải trọng, gây ra hậu quả nghiêm trọng về an toàn cho con người, tàu và hàng hóa trong suốt hành trình trên biển.
Việc khai báo VGM (Verified Gross Mass) là trách nhiệm của người gửi hàng hoặc forwarder, tùy thuộc vào điều kiện thương mại hoặc thỏa thuận giữa các bên Quy trình này yêu cầu khai báo toàn bộ trọng lượng hàng hóa trước khi xếp lên tàu, có thể thực hiện qua website của hãng tàu hoặc qua email, tùy theo quy định của từng hãng Theo luật mới của SOLAS, có hai phương pháp để xác định VGM.
Sau khi hoàn tất việc đóng hàng và niêm phong container, khách hàng có thể cân container tại trạm cân của mình hoặc tại một trạm cân thứ ba được cấp phép và đạt tiêu chuẩn chính xác theo quy định Việt Nam Khách hàng cần ký và đóng dấu mộc tròn vào phần chủ hàng, trong khi trạm cân cũng phải ký và đóng dấu xác nhận trọng lượng, chịu trách nhiệm về việc khai báo trọng lượng đó.
Khách hàng có thể tính trọng lượng tất cả các kiện hàng, bao gồm pallet và vật liệu bao bì, cùng với trọng lượng rỗng của container (tare weight) được ghi bên ngoài vỏ container Thiết bị cân sử dụng cần phải đạt tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam theo hướng dẫn của SOLAS – chương 5.1.2.
GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN TẢI QUỐC TẾ HẢI KHÁNH
Thông tin chung về công ty
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận tải Quốc tế Hải Khánh
Tên tiếng anh: HAIKHANH FREIGHT FORWARDER JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: HAIKHANH FJSCO (HFJ)
2.1.2 Địa chỉ và thông tin liên lạc a) Văn phòng trụ sở chính (Hai Phong Head office):
Phòng 5 - 8, Tầng 6, tòa nhà Thành Đạt, số 3 đường Lê Thánh Tông, q Ngô Quyền, tp Hải Phòng
Email: rnd.hq@haikhanh.com b) Hải Khánh Hà Nội (Ha Noi office):
Tầng 7 tòa nhà Investip Số 5B, ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng, p Láng Hạ, q Đống Đa, Hà Nội
Email: gm.han@haikhanh.com c) Hải Khánh Hồ Chí Minh (Ho Chi Minh City Office):
Số 220/1 Phan Văn Hân, p 17, q Bình Thạnh, tp Hồ Chí Minh
Email: gm.hcm@haikhanh.com d) Hải Khánh Đà Nẵng (Da Nang Office):
Số 545 đường Ngô Quyền, p An Hải Bắc, q Sơn Trà, tp Đà Nẵng
Email: Gm.dad@haikhanh.com/ danang@haikhanh.com e) Hải Khánh Quy Nhơn (Quy Nhon Office):
Tầng 4 tòa nhà Phú Tài, Số 278 đường Nguyễn Thị Định, tp Quy Nhơn
2.1.3 Một số thông tin khác
Công ty TNHH Hải Khánh được thành lập vào ngày 8/4/1994 dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch Trần Vĩnh Hải Sau đó, công ty đã đổi tên thành Công ty CP Giao nhận và Vận tải Quốc tế Hải Khánh, với Giám đốc là con trai thứ hai của Chủ tịch Sau 27 năm phát triển, Hải Khánh đã trở thành một công ty tiên phong trong lĩnh vực logistics, đóng góp vào việc đào tạo nhiều thế hệ trẻ và hiện đang giữ nhiều vị trí quan trọng tại các công ty khác.
Hải Khánh là thành viên của nhiều hiệp hội và tổ chức uy tín toàn cầu trong ngành logistics, bao gồm FIATA, CGLN, WCA – Family of Logistics Network, và các tổ chức khác như Risk Managed, VCCI, AWS, VIFFAS, VNSC, Bảo hiểm AAA, và VISABA.
Thị trường chính: châu Á, châu Âu, Bắc Mỹ
Cơ cấu quản lý và tổ chức
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức (quản trị)
Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức (phòng ban)
Hải Khánh giám đốc Ban
Phòng nghiên cứu và phát triển thị trường
Phòng kế toán lao động và tiền lương
Phòng dịch vụ và chăm sóc khách hàng
Nguồn nhân lực
Số lượng nhân viên: 95 (trong đó hiện tại ở Hải Phòng là 12 người)
Hình 2.3 Biểu đồ cơ cấu trình độ nhân viên của công ty
Theo dữ liệu từ hồ sơ HFJ, 83.33% nhân viên trong công ty có trình độ đại học, chiếm tỷ lệ cao nhất Tiếp theo, nhân viên có trình độ cao đẳng và cấp 3 đều chiếm tỷ trọng 6.67%, trong khi tỷ lệ nhân viên có trình độ cấp 2 thấp nhất, chỉ đạt 3.33%.
Lĩnh vực hoạt động
2.4.1 Vận tải đa phương thức và tiếp vận
Vận tải đa phương thức là hoạt động chủ chốt của Hải Khánh, chiếm 70% khối lượng hàng hóa vận chuyển và 50% tổng doanh thu của công ty.
Trong quá trình vận tải đa phương thức, Hải Khánh đảm nhận toàn bộ hoặc một phần các công việc như giao nhận hàng, vận chuyển bằng đường biển, hàng không, đường sắt hoặc đường bộ, xếp dỡ, lưu kho, bảo quản, đóng gói, thủ tục hải quan và điều phối phương tiện Mục tiêu là rút ngắn thời gian vận chuyển và đáp ứng yêu cầu của chủ hàng từ Việt Nam xuất khẩu đi các nước trên thế giới và ngược lại Hiện tại, Công ty đã phục vụ hiệu quả nhiều khách hàng theo phương thức từ sản xuất đến nơi tiêu thụ (door to door) cho hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam.
Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa từ 15 nước trên thế giới đến Việt Nam thông qua các trung tâm tiếp vận tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang và Hồ Chí Minh Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường không và đường biển.
Tư vấn phương thức vận chuyển hiệu quả
Xếp dỡ và kiểm đếm hàng hóa
Lưu kho hàng hóa (ngắn hạn và dài hạn)
Đóng gói, đóng thùng và dán nhãn mác
Làm hàng đặc biệt (hàng quá khổ, quá tải, dễ vỡ, hàng giá trị cao, hàng nguy hiểm)
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không
Vận chuyển hàng rời và hàng dự án b) Khai thuê hải quan, tư vấn chứng từ và mua bảo hiểm hàng hóa
Tư vấn chứng từ xuất, nhập khẩu, C/O hàng hóa và các chứng từ liên quan
Ủy thác xuất nhập khẩu
Làm thủ tục hải quan
Tư vấn mua bảo hiểm hàng hóa c) Vận tải đa phương thức
Dịch vụ từ cửa đến cửa cho hàng nội địa trong nước và hàng nước ngoài
Phân chia và giao hàng đến cho người sử dụng cuối cùng d) Gom hàng lẻ và phân phối
Gom hàng đi các cảng chính trên thế giới
Chia lẻ và phân phối hàng dự án
Dịch vụ phân phối hàng
2.4.2 Vận chuyển và kho bãi
Từ những ngày đầu hoạt động, Hải Khánh đã đầu tư mạnh mẽ vào một đội xe đa dạng, bao gồm xe tải nhẹ, xe chở container, xe moóc và xe kéo chuyên dụng, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Hiện tại, công ty sở hữu một đội xe hoàn chỉnh, sẵn sàng phục vụ mọi yêu cầu vận chuyển.
Hải Khánh đã đầu tư mạnh mẽ vào các phương tiện nâng hạ như xe cẩu và xe nâng để phục vụ tốt hơn cho các chủ hàng Sự kết hợp này với hệ thống kho bãi rộng hàng ngàn m2 đã tạo nên trung tâm tiếp vận lớn nhất tại các khu vực Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Cần Thơ và Hồ Chí Minh.
Các trung tâm cung cấp giải pháp trọn gói cho doanh nghiệp trong việc cung ứng nguyên vật liệu và phân phối sản phẩm Hiện tại, trung tâm thực hiện các công việc như vận chuyển hàng hóa đến kho, làm thủ tục hải quan, dỡ hàng, lưu kho, đóng gói, và phân phối hàng đến các đơn vị chỉ định Với sự kết hợp của vận tải đa phương thức và vận tải container, trung tâm có khả năng phục vụ hầu hết các địa phương trong cả nước Dịch vụ này giúp các chủ hàng ở bất kỳ đâu thực hiện phân phối hàng hóa hiệu quả, đồng thời tiết kiệm chi phí lưu thông.
2.4.3 Thủ tục hải quan và xuất nhập khẩu
Hải Khánh là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận kho vận và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu Với đội ngũ lao động chuyên môn cao tại các cửa khẩu lớn như Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng, Quy Nhơn và thành phố Hồ Chí Minh, Hải Khánh cam kết đáp ứng đầy đủ nhu cầu của các chủ hàng xuất nhập khẩu.
Hải Khánh mở rộng hoạt động kinh doanh bằng cách tham gia vào xuất nhập khẩu, không chỉ trực tiếp thực hiện mà còn cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác cho các chủ hàng Mỗi năm, tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu qua Hải Khánh đạt hàng vạn tấn Nhờ vào kinh nghiệm thực tế, một số cán bộ của Hải Khánh với kiến thức chuyên sâu đã trở thành nhà tư vấn miễn phí cho các đối tác trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
2.4.4 Đại lý và môi giới tàu
Lĩnh vực vận tải biển đã phát triển mạnh mẽ cùng với sự trưởng thành của ngành này, trở thành một hoạt động kinh doanh quan trọng của Công ty Công ty hiện có đại diện tại các thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng và Quy Nhơn, kết nối với các cảng lớn trên toàn quốc.
Công ty chúng tôi có đủ năng lực để trở thành đại lý cho tất cả các hãng tàu, điều này đã được chứng minh qua các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp cho nhiều tàu cả trong nước và quốc tế.
Công ty đã tích lũy nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải đa phương thức, đặc biệt là vận tải biển, giúp xây dựng hệ thống thông tin phong phú về cung cầu và các bên liên quan trên thị trường Điều này tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công trong hoạt động môi giới tàu biển.
Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
2.5.1 Hệ thống văn phòng và trang thiết bị
Hệ thống 5 văn phòng được trang bị đầy đủ máy vi tính, máy chiếu và điện thoại bàn, nhằm phục vụ hiệu quả cho hoạt động của công ty Điều này hỗ trợ tốt cho việc giao tiếp và liên lạc giữa các đại lý cũng như các văn phòng ở nhiều địa điểm khác nhau.
Bảng 2.1 Thống kê số lượng trang thiết bị tại trụ sở công ty ở Hải Phòng
STT Tên trang thiết bị Số lượng
1 Máy tính để bàn 16 (bộ)
3 Máy chiếu (phòng họp) 1 (cái)
8 Tủ lưu các loại giấy tờ, chứng từ, 11 (cái)
9 Bàn ghế, vách ngăn, camera, điều hòa, -
Nguồn: Thực tế tự tổng hợp
2.5.2 Kho bãi và phương tiện
Kho CFS tại cảng Chùa Vẽ với tổng diện tích 6200 m2 kết hợp vớ các phương tiện nâng hạ bao gồm: xe cẩu, xe nâng
Đội xe khá hoàn chỉnh, bao gồm xe tải nhẹ đến xe chở container, xe moóc, xe kéo chuyên dụng để phục vụ khách hàng.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của doanh nghiệp
Trong chuỗi dịch chuyển hàng hóa từ điểm xuất khẩu đến điểm nhập khẩu, Hải Khánh là công ty Forwarder đóng vai trò trung gian chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận và vận tải Công ty kết nối các hãng vận tải, hải quan, bảo hiểm và hệ thống đại lý trong và ngoài nước với khách hàng có nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Công ty có thể tiếp nhận hàng hóa từ chủ hàng, thu gom nhiều lô hàng nhỏ (consolidation) để tạo thành lô hàng lớn (FCL) và làm việc với các nhà cung cấp vận chuyển như hãng tàu hoặc hàng không để giao hàng tới điểm đích theo yêu cầu Ngoài ra, công ty cũng có thể hoạt động như đại lý được chỉ định, thay mặt khách hàng nhận hàng từ các bên vận tải và giao lại cho họ, hưởng thù lao chênh lệch từ dịch vụ này.
Vai trò của forwarder như Hải Khánh không chỉ là trung gian nhận hàng và tìm người thuê vận chuyển, mà còn cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung như thủ tục hải quan, trucking và đóng gói Khách hàng khi làm việc với forwarder sẽ tìm được tuyến và phương thức vận tải tối ưu, giúp tiết kiệm công sức và chi phí so với việc làm việc trực tiếp với các hãng vận tải.
Thực trạng và kết quả hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp
2.7.1 Tình hình kết quả hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp
Tổng vốn kinh doanh: 16.000.000.000 VND
Tốc độ chu chuyển vốn: 12,65 lần/năm
Hình 2.4 Tình hình doanh thu của công ty qua các năm
Doanh thu của công ty đã tăng đều qua các năm từ 2016 đến 2019, với mức tăng từ 2 – 4 tỷ đồng mỗi năm Đặc biệt, doanh thu năm 2019 so với năm 2016 đã tăng 9 tỷ đồng, tương đương 50% Sự ổn định trong hoạt động kinh doanh đã giúp công ty xây dựng lòng tin với khách hàng cũ và thu hút thêm nhiều khách hàng mới, góp phần vào sự gia tăng doanh thu hàng năm.
Mặc dù bộ phận kế toán chưa hoàn thành kết toán doanh thu năm 2020, nhưng dựa trên tình hình phức tạp của dịch bệnh COVID-19, ước tính doanh thu của công ty đã giảm khoảng 2.5 tỷ đồng Nếu tình hình thế giới tiếp tục khó khăn, doanh thu có thể tiếp tục giảm nhẹ trong thời gian tới, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến chiến lược kinh doanh sắp tới của công ty.
(TỶ ĐỒNG) DOANH THU HÀNG NĂM
Hình 2.5 Biểu đồ cơ cấu doanh thu theo khu vực địa lý
Châu Á, châu Âu và châu Mỹ chiếm tổng tỷ trọng 95.64% trong thị trường chính của công ty, nơi có sự hiện diện của các đối tác và đại lý lâu năm, đảm bảo nguồn khách hàng dồi dào.
2.7.2 Các chiến lược phát triển trong tương lai
Tình hình dịch bệnh kéo dài từ đầu năm 2020, đặc biệt nghiêm trọng ở châu Mỹ và châu Âu, đã gây ra tình trạng tắc nghẽn lớn tại hai khu vực này do hoạt động kinh tế đình trệ Hệ quả là chuỗi logistics toàn cầu bị ảnh hưởng nặng nề, dẫn đến sự đứt gãy trong chuỗi cung ứng khi thiếu hụt container trầm trọng, không đáp ứng đủ nhu cầu xuất nhập khẩu Ngoài ra, các hãng tàu đã giảm sản lượng khai thác và số chuyến do nhiều cảng biển bị phong tỏa, làm tăng giá cước biển từ 3 đến 4 lần do tình trạng thiếu chỗ Những yếu tố này đã tác động mạnh mẽ đến toàn ngành logistics tại Việt Nam, ảnh hưởng đến các công ty và xí nghiệp sản xuất.
DOANH THU THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ
Trước những thách thức từ việc 21 đến các hộ kinh doanh và sự ngừng hoạt động của nhiều forwarder, công ty giao nhận, Hải Khánh đã điều chỉnh chiến lược kinh doanh ngắn và dài hạn Công ty đã đưa ra nhiều định hướng phù hợp hơn để thích ứng với tình hình hiện tại.
Chúng tôi đã điều chỉnh giá cước vận chuyển, tăng giá cho các tuyến đi châu Âu và châu Mỹ, trong khi giảm giá cho các tuyến nội Á và Trung Đông Việc tăng giá cho các tuyến xa là do khó khăn trong việc lấy booking và những rủi ro tiềm ẩn như delay và gia tăng phụ phí không báo trước.
Đẩy mạnh hoạt động sale đối với bộ phận hàng nhập do tình trạng thiếu hụt trang thiết bị phục vụ cho hoạt động xuất khẩu
Ký kết và duy trì hợp đồng với các hãng tàu/ co-loader để có lợi thế cạnh tranh về giá cước, booking,
Chúng tôi ưu tiên cung cấp dịch vụ cho các đại lý có mối quan hệ hợp tác lâu dài và thường xuyên chỉ định hàng xuất/nhập cho công ty Đồng thời, chúng tôi tăng thời hạn tín dụng và giới hạn công nợ cho các đại lý là thành viên của tổ chức WCA, từ 30 ngày và 2000 USD lên 45 ngày và 3000 USD.
Một số khách hàng truyền thống của doanh nghiệp
Công ty CP May Minh Anh Khoái Châu
Công ty TNHH Hantek Việt Nam
Công ty TNHH Vico – Hóa Mỹ Phẩm VICO
Công ty CP Thực phẩm Á Châu Asia Food
Công ty CP MAY HAI
Hình 2.6 Các khách hàng truyền thống của Hải Khánh
Những yêu cầu thực tế đối với các vị trí việc làm trong doanh nghiệp
Các yêu cầu thực tế cho vị trí việc làm trong doanh nghiệp bao gồm khả năng sử dụng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, hiểu biết về các điều khoản thương mại INCOTERMS, và nắm vững quy trình giao nhận hàng xuất nhập Mỗi vị trí trong công ty đều cần đáp ứng những yếu tố này do tính chất công việc liên quan đến hoạt động thương mại trong nước và quốc tế Việc sử dụng tiếng Anh và hiểu rõ các bước thực hiện công việc là điều kiện tiên quyết để thành công trong ngành này.
Nhân viên hiện trường thuộc phòng Khai thác cần có kiến thức tiếng Anh cơ bản để đọc hiểu và xử lý giấy tờ như lệnh giao hàng và vận đơn, cũng như nắm rõ quy trình công việc để biết giao lệnh cho ai và lấy lệnh ở đâu Đối với nhân viên CUS, việc thông thạo tiếng Anh là rất quan trọng để giao tiếp với đại lý và khách hàng nước ngoài, thực hiện các công việc như báo giá, theo dõi lô hàng, và gửi thư mời hợp tác nhằm tìm kiếm khách hàng mới Ngoài ra, bộ phận CUS cũng cần hiểu các thông lệ làm hàng tại một số khu vực và quốc gia để kịp thời thông báo cho khách hàng về các vấn đề phát sinh, chẳng hạn như quy định khai báo VGM đối với hàng Air ở châu Âu hay thủ tục hải quan tại Nga và Malaysia.
Mỗi nhân viên cần rèn luyện tính cẩn thận và thường xuyên kiểm tra kỹ lưỡng mọi hoạt động của mình Bởi vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể gây thiệt hại cho công ty, dẫn đến phạt tiền, mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh, và gây ra những phiền toái cho chính bản thân.
Văn hóa doanh nghiệp
Công ty Hải Khánh hoạt động từ thứ Hai đến hết sáng thứ Bảy, với thời gian làm việc 8 tiếng mỗi ngày Giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8h đến 12h, và buổi chiều từ 13h30 đến 17h30 Nhân viên có cơ hội ăn trưa và nghỉ ngơi tại công ty Vào sáng thứ Bảy, nhân viên chủ yếu thực hiện việc dọn dẹp văn phòng, sắp xếp giấy tờ và tổng kết công việc trong tuần.
Trong tuần, các buổi họp trực tuyến qua Skype sẽ diễn ra giữa trụ sở Hải Phòng và các văn phòng tại Hà Nội, Tp.HCM, nhằm báo cáo công việc với giám đốc Mọi thông tin và diễn biến bất thường trong công việc, như sự cố ngập nước tại văn phòng Tp.HCM gây hư hỏng thiết bị, sẽ được báo cáo lên tổng giám đốc để các văn phòng khác có thể hỗ trợ kịp thời.
Tất cả nhân viên công ty Hải Khánh đều phải mặc đồng phục và đeo thẻ khi đến làm việc Nam giới cần mặc áo sơ mi đồng phục kết hợp với quần âu, trong khi nữ giới nên chọn chân váy đen kiểu công sở để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
Công ty khuyến khích nhân viên giao tiếp và trao đổi để nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời theo dõi đời sống của cán bộ công nhân viên Ngoài ra, công ty thường xuyên tổ chức các buổi liên hoan để mừng các ngày lễ trong năm.
Tìm hiểu quy trình chung về giao nhận hàng xuất tại doanh nghiệp
2.11.1 Các loại hàng xuất mà công ty thực hiện giao nhận a) Hàng xuất sale (các lô hàng xuất theo điều kiện nhóm C và D trong Incoterms): Hàng xuất sale là hàng xuất do sale của Hải Khánh yêu cầu báo giá và làm hàng Cán bộ của Hải Khánh bán cước biển và các dịch vụ liên quan trực tiếp cho người xuất khẩu ở Việt Nam và thu về tiền chênh lệch
Người gửi hàng là khách hàng của bộ phận bán hàng, vì vậy mọi yêu cầu về báo giá, đặt chỗ và thông tin lô hàng sẽ được xử lý trực tiếp giữa khách hàng và nhân viên bán hàng Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ truyền đạt yêu cầu của khách hàng đến bộ phận CUS Hàng xuất chỉ định, bao gồm các lô hàng xuất theo điều kiện nhóm E và F trong Incoterms, là hàng hóa được Hải Khánh xử lý dựa trên yêu cầu của đại lý, có thể là từ nước ngoài hoặc trong nước.
CUS hoạt động dựa trên chỉ thị và xác nhận cuối cùng từ đại lý Đồng thời, CUS cần thường xuyên cập nhật và báo cáo tiến độ công việc để đại lý nắm bắt thông tin và thông báo cho khách hàng Đối với hàng xuất, quy trình sẽ tiếp tục được phân loại.
Hàng xuất đại lý chỉ định Hải Khánh sẽ tìm kiếm giá và thông báo lợi nhuận cho đại lý, giúp đại lý báo giá lại cho khách hàng Khi khách hàng xác nhận giá, đại lý sẽ thông báo để CUS tiến hành sản xuất hàng theo chỉ định.
Hàng xuất từ đại lý chỉ định Hải Khánh không bị làm giá, vì đại lý trực tiếp làm giá với hãng tàu cho hàng FCL hoặc với co-loader cho hàng LCL và đã ký hợp đồng dịch vụ CUS Hải Khánh chỉ cần liên hệ với hãng tàu hoặc co-loader để lấy booking theo số hợp đồng dịch vụ mà đại lý cung cấp Do Hải Khánh không tham gia vào việc làm giá, lợi nhuận chia sẻ sẽ phụ thuộc vào đại lý.
2.11.2 Chi tiết các bước trong quy trình giao nhận hàng xuất
Hình 2.7 Sơ đồ quy trình chung giao nhận hàng xuất
Bước 1: Báo giá: (áp dụng đối với hàng xuất đại lý nước ngoài chỉ định Hải Khánh làm giá và hàng từ sale của Hải Khánh)
Đại lý/Sale Hải Khánh tiếp nhận yêu cầu hỏi giá từ khách hàng sau đó gửi email, chuyển cho CUS Hải Khánh yêu cầu báo giá.
LẬP PHƯƠNG ÁN KINH DOANH
DUYỆT VÀ GỬI DEBIT NOTE
BỘ PHẬN KHAI THÁC TIẾN HÀNH LÀM HÀNG
CUS Hải Khánh sẽ thu thập thông tin về giá cước biển và phụ phí từ các hãng tàu và đơn vị vận tải, sau đó lựa chọn mức giá tốt nhất để báo giá cho đại lý, bao gồm lợi nhuận theo từng tuyến, lịch tàu, hiệu lực giá và các ghi chú cần thiết Khi khách hàng xác nhận giá, đại lý sẽ cung cấp thông tin của người gửi hàng để CUS tiến hành đặt chỗ và làm hàng theo chỉ định.
Hình 2.8 Các bên liên quan trong bước báo giá
Bước 2: Lấy Booking: Liên hệ với hãng tàu để nhận booking theo mức giá đã thỏa thuận, hoặc theo S/C đối với hàng hóa chỉ định, trong trường hợp Hải Khánh không thực hiện việc định giá.
Sau khi đại lý hoặc nhân viên bán hàng xác nhận rằng khách hàng đồng ý với báo giá, họ cần cung cấp thông tin về người gửi và người nhận hàng Thông tin này sẽ được CUS Hải Khánh sử dụng để thực hiện booking và tạo vận đơn sau này.
Cách lấy booking: Gửi email cho sale/cus hãng tàu
Sau khi nhận booking từ CUS Hải Khánh, người gửi hàng sẽ có thông tin chi tiết về cảng xếp, địa điểm lấy container rỗng, thời gian tàu chạy và thời gian cut-off Họ cũng cần cập nhật tình trạng hàng hoá và các thủ tục cần thiết mà Hải Khánh phải xử lý Nếu có bất kỳ thay đổi nào về số kiện hay trọng lượng hàng hoá, người gửi hàng sẽ yêu cầu Hải Khánh để điều chỉnh thông tin và nhận booking mới từ hãng tàu.
Bước 3: Bàn giao một số công việc cho bộ phận Khai thác:
Tùy thuộc vào yêu cầu của người gửi hàng, các công việc như khai hải quan và điều động vận tải sẽ được thực hiện bởi bộ phận Khai thác sau khi CUS nhận booking, với chi phí đã được báo trước Tất cả các diễn biến và rắc rối phát sinh cần được cập nhật giữa các bộ phận để cùng nhau tìm ra phương án xử lý, nhằm tối ưu quyền lợi cho tất cả các bên liên quan.
Bước 4: Đề xuất phương án kinh doanh:
Sau khi nhận được booking và xác nhận từ agent, sale hoặc khách hàng, CUS sẽ lập phương án kinh doanh bao gồm doanh thu, chi phí và lợi nhuận dự kiến, đồng thời đề xuất tạm ứng trước thời hạn ETD để gửi cho kế toán trình lãnh đạo phê duyệt Phương án này sẽ được CEO xem xét và nếu lợi nhuận không đạt yêu cầu, CEO sẽ yêu cầu CUS thương thảo lại giá với các bên liên quan.
Bước 5: Làm chứng từ HBL/MBL:
Sau khi CUS Hải Khánh gửi booking cho khách hàng, họ sẽ nhận container rỗng từ hãng tàu dựa trên booking để đóng hàng Đối với hàng LCL, hàng sẽ được đưa đến kho CFS để thực hiện việc đóng hàng.
Cơ sở làm chứng từ bao gồm SI và VGM do khách hàng cung cấp và booking Đối với HBL, CUS Hải Khánh dựa vào SI hoặc Packing List của người gửi hàng để tạo HBL trên phần mềm SMS, sau đó gửi lại cho người gửi hàng để kiểm tra và xác nhận thông tin cũng như loại BL Đối với MBL, CUS Hải Khánh sử dụng HBL để lập SI của Hải Khánh và gửi kèm VGM cho hãng tàu nhằm lấy MBL Việc khai báo VGM và trình SI cần thực hiện trước thời gian cut-off của hãng tàu, nếu không hàng sẽ không được lên tàu.
Sau khi gửi HBL cho khách hàng và nhận được MBL từ hãng tàu, tiến hành gửi chứng từ cho đại lý phía nhập gồm cả HBL và MBL
Đối với hàng chỉ định của đại lý: Yêu cầu họ kiểm tra và xác nhận thông tin trên B/L
Đối với hàng xuất sale mà chưa có đại lý nhập, cần gửi chứng từ cho một đại lý hợp tác để họ hỗ trợ giao nhận lô hàng này.
Bước 6: Đề xuất duyệt Debit note (hóa đơn thanh toán) để gửi cho các bên:
Debit note cho đại lý bao gồm cước biển và lợi nhuận đã thỏa thuận, áp dụng cho hàng chỉ định Ngoài ra, còn có các chi phí khác như chi phí EXW cho các lô hàng EXW, bao gồm kéo container rỗng và làm thủ tục hải quan Đối với hàng sale, debit note sẽ được sử dụng trong trường hợp cước biển trả sau, khi Hải Khánh nhờ đại lý thu hộ cước biển từ consignee.
Debit note cho người gửi hàng:
