LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
Lý do từ các doanh nghiệp Việt Nam
Trong bối cảnh chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường và thực hiện công nghiệp hóa - hiện đại hóa, chất lượng trở thành yếu tố then chốt để đạt được thành công trên thương trường, đặc biệt trong xu hướng toàn cầu hóa hiện nay Chất lượng không chỉ liên quan đến sản phẩm và dịch vụ mà còn bao gồm chất lượng trong quy trình sản xuất và hệ thống quản lý, đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Hiện nay, nhiều công ty vẫn áp dụng phương pháp quản lý lỏng lẻo, đặc biệt là các công ty nhỏ thường được điều hành theo kiểu gia đình, trong khi các công ty lớn lại phân quyền cho cấp dưới mà không có sự kiểm tra chặt chẽ Cả hai mô hình này đều dựa vào sự tin tưởng cá nhân và thiếu các quy chế thông tin cũng như kiểm tra chéo giữa các bộ phận, điều này làm gia tăng nguy cơ gian lận trong tổ chức.
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững.
• Đảm bảo tính chính xác các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty
• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra
• Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên gây tổn hại cho công ty
• Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách-quy trình kinh doanh công ty
• Ngăn chặn tiếp xúc rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ
Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là rất quan trọng để doanh nghiệp bảo vệ mình trước các rủi ro, kiểm soát hoạt động hiệu quả và nắm bắt cơ hội phát triển, điều này trở thành yêu cầu thiết yếu đối với các nhà quản lý trong bối cảnh hiện nay.
Lý do chọn hướng kiểm soát nội bộ dựa theo COSO 1992
Vào thập niên 80-90, sự phát triển nhanh chóng của các công ty Hoa Kỳ đã dẫn đến gia tăng các gian lận, gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế Trong bối cảnh này, kiểm soát nội bộ trở thành vấn đề quan trọng, với sự chú trọng vào môi trường kiểm soát, quy tắc đạo đức, Ủy ban kiểm toán và chức năng kiểm toán nội bộ Ủy ban COSO (Committee of Sponsoring Organizations) được thành lập từ nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ các vấn đề này, đồng thời đưa ra khuôn mẫu lý thuyết chuẩn cho hệ thống kiểm soát nội bộ qua bản báo cáo COSO.
Báo cáo COSO 1992 là hệ thống lý luận toàn diện nhất về kiểm soát nội bộ, được áp dụng rộng rãi bởi các tổ chức kiểm toán tại Hoa Kỳ.
Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (American Accounting Association-AAA)
Hiệp hội kế toán viên Hoa Kỳ (American Institute of CPAs- AICPA) Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (Financial Executives International- FEI)
Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (Insititute of Internal Auditors-IIA)
Hiệp hội kế toán quản trị (IMA) tại Việt Nam gắn liền với sự phát triển của kiểm soát nội bộ và hoạt động kiểm toán độc lập Cuối những năm 1980, khi Việt Nam chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, nhu cầu minh bạch thông tin từ các nhà đầu tư nước ngoài đã thúc đẩy sự phát triển của kiểm toán độc lập Sự ra đời của Công ty kiểm toán đầu tiên, VACO, vào tháng 5/1991 đã đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong công tác kiểm tra kế toán tại Việt Nam.
2001, theo quyết định số 143/2001/QĐ-BTC, trong chuẩn mực kiểm toán VSA
COSO, hay Ủy ban Tổ chức Tài trợ, là một tổ chức thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ, được thành lập để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ Báo cáo COSO 1992 đã được công bố và đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các tiêu chuẩn về quản lý rủi ro và kiểm soát tài chính.
400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”, Bộ Tài chính đã đưa ra định nghĩa về
Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy định và thủ tục do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng Mục tiêu của hệ thống này là đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành, đồng thời kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót Hệ thống cũng nhằm lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, cùng với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị.
Ở Việt Nam, lý luận về kiểm soát nội bộ vẫn còn hạn chế và chưa được đánh giá cao Kiểm soát nội bộ chủ yếu được coi là công cụ hỗ trợ cho kiểm toán viên độc lập trong quá trình kiểm toán Chức năng của kiểm soát nội bộ chưa hoàn toàn tách biệt với kiểm toán nội bộ, và nó chưa được nhìn nhận là công cụ hiệu quả trong việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
Việc nắm vững lý thuyết kiểm soát nội bộ, đặc biệt là mô hình COSO, và áp dụng báo cáo COSO 1992 là rất cần thiết cho công tác kế toán tại Việt Nam hiện nay Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Lý do từ tập đoàn xăng dầu Việt Nam
Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) là doanh nghiệp nhà nước quan trọng, chiếm 60% thị phần xăng dầu toàn quốc Với vai trò chủ lực, Petrolimex không chỉ bình ổn và phát triển thị trường xăng dầu mà còn cung cấp các sản phẩm hóa dầu thiết yếu, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người dân và hỗ trợ phát triển kinh tế, đảm bảo an ninh quốc phòng cho đất nước.
Quyết định số 828/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 31 tháng 5 năm 2011 đã phê duyệt phương án cổ phần hóa và tái cấu trúc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, hình thành tập đoàn đa sở hữu Theo nghị quyết số 01/2011/NQ-ĐHĐCĐ ngày 20 tháng 11 năm 2011, từ ngày 01 tháng 12 năm 2011, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam chính thức hoạt động theo Luật Doanh Nghiệp dưới hình thức công ty cổ phần cùng với các quy định pháp luật liên quan.
Theo báo cáo tổng kết giai đoạn 2005-2010, hoạt động của Petrolimex chưa đáp ứng được kỳ vọng của ban lãnh đạo và yêu cầu phát triển từ Chính phủ.
• Năng suất làm việc thấp, rất ít các công ty thành viên sử dụng hiệu quả nguồn vốn đầu tư
• Bộ máy tổ chức quản lý của Tập đoàn còn cồng kềnh, kém hiệu quả
• Hệ thống tài liệu nội bộ (quy chế, quy định, thủ tục, hướng dẫn công việc, công văn hướng dẫn nghiệp vụ… ) chồng chéo, không rõ ràng
• Việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ chưa đủ để đáp ứng yêu cầu công việc
Tại thành phố Hồ Chí Minh, Tập đoàn xăng dầu Việt Nam sở hữu 12 công ty thành viên hoạt động đa dạng trong các lĩnh vực như xuất nhập khẩu, bán lẻ xăng dầu, gas, dịch vụ vận tải, xây dựng, bảo hiểm và ngân hàng Mỗi công ty có đặc thù và phương pháp quản lý riêng, dẫn đến việc kiểm tra và kiểm soát hoạt động kinh doanh của toàn bộ 12 công ty trở thành một thách thức lớn đối với ban lãnh đạo Tập đoàn.
Dựa trên nhu cầu của các doanh nghiệp Việt Nam và Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, cùng với mong muốn áp dụng kiến thức đã học, tôi đã quyết định chọn đề tài này.
“NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN Ở TPHCM TRỰC THUỘC
TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM”
MỤC TIÊU ĐỀ TÀI
Bài viết phân tích thực trạng và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các công ty thành viên thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam dựa trên 5 yếu tố theo mô hình COSO 1992 Những yếu tố này bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Việc áp dụng mô hình này giúp các công ty nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
• Đề xuất giải pháp chung nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ tại các công ty trên.
Ý NGHĨA ĐỀ TÀI
Đề tài này cung cấp tài liệu tham khảo nội bộ cho Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, giúp rà soát hiệu quả quản lý trong thời gian qua Đồng thời, nó cũng đề xuất các giải pháp và phương hướng để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đáp ứng yêu cầu của giai đoạn phát triển mới của Tập đoàn.
Đề tài này mong muốn đóng góp những kiến thức hữu ích cho các nhà nghiên cứu đang tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong bối cảnh các công ty nhà nước.
Đề tài này mang đến cơ hội quý giá để cá nhân phát triển và mở rộng kiến thức từ thực tế, đồng thời giúp xem xét lại các lý thuyết đã học Qua đó, người học sẽ hiểu sâu hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công việc hiện tại.
PHẠM VI ĐỀ TÀI
Luận văn tập trung nghiên cứu vào 12 công ty trực thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh, bao gồm:
STT Tên doanh nghiệp Địa chỉ
1 Công ty Xăng dầu Khu vực II TNHH
Cơ khí Xăng dầu Petrolimex
446 Nơ Trang Long, Quận Bình Thạnh
Bảo hiểm PJICO Sài Gòn
6 Công ty Cổ phần Taxi Gas 178/6 Điện Biên Phủ,
Sài Gòn Petrolimex Quận Bình Thạnh
7 Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Sài Gòn
8 Công ty Cổ phần Vận tải
Xăng dầu đường thuỷ Petrolimex
236/106/1A Điện Biên Phủ, Quận Bình Thạnh
9 Công ty Cổ phần Vận tải
12 Ngân hàng Thương mại Cổ phần
25-28 Phan Xích Long, Quận Bình Thạnh
BỐ CỤC ĐỀ TÀI
Chương 1 cung cấp cái nhìn tổng quan về vai trò quan trọng và nhu cầu nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Từ đó, chương hình thành mục tiêu nghiên cứu rõ ràng Ngoài ra, chương này cũng thảo luận về ý nghĩa, phạm vi, đối tượng và nội dung của đề tài nghiên cứu.
Chương 2- Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu, giới thiệu khái niệm cơ sở lý thuyết kiểm soát nội bộ, thành phần chính của báo cáo COSO
Năm 1992, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, hiệu quả và những hạn chế của nó được phân tích Chương này cũng trình bày phương pháp nghiên cứu áp dụng trong nghiên cứu này.
Chương 3 sẽ phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại 12 công ty thành viên dựa trên tiêu chuẩn COSO 1992 Phân tích này sẽ làm nổi bật những ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả và tính khả thi của các biện pháp kiểm soát hiện hành.
Chương 4 trình bày các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty thành viên, dựa trên những phát hiện quan trọng từ chương 3 Những giải pháp này sẽ giúp cải thiện quy trình kiểm soát, tăng cường tính minh bạch và đảm bảo sự tuân thủ các quy định hiện hành Việc áp dụng các biện pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra môi trường làm việc an toàn và tin cậy cho tất cả các bên liên quan.
Chương 5- Kết luận và kiến nghị, trình bày kết luận, những hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo của đề tài.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT – PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1.1 Báo cáo COSO 1992 về hệ thống kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã tạo ra nhiều định nghĩa khác nhau trong lĩnh vực quản lý Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi hiện nay là của COSO.
COSO (Ủy ban Tổ chức Tài trợ) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính, còn được gọi là Treadway Commission Được thành lập để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, COSO nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ phục vụ nhu cầu của các đối tượng khác nhau và cung cấp các bộ phận cấu thành giúp các đơn vị xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Báo cáo của COSO, mang tên "Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất", đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập các quy trình và chính sách nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu một cách hợp lý.
• Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
• Sự tin cậy của báo cáo tài chính
• Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.”
Báo cáo COSO năm 1992 gồm có 4 phần:
• Phần 1: Tóm tắt dành cho nhà quản lý
Phần này tóm tắt các khía cạnh quan trọng của kiểm soát nội bộ, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quát cho các nhà quản lý, giám đốc điều hành, ban giám đốc, nghị sĩ và các cơ quan quản lý Nhà nước.
Phần 2 của Báo cáo COSO trình bày khuôn khổ chung của kiểm soát nội bộ, bao gồm định nghĩa về kiểm soát nội bộ và mô tả các thành phần cấu thành của nó Ngoài ra, phần này còn đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Phần 3: Báo cáo cho bên ngoài là tài liệu bổ sung hướng dẫn các tổ chức cách thức báo cáo thông tin tài chính liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Phần 4: Các công cụ đánh giá kiểm soát nội bộ
Phần này đưa ra các công cụ hướng dẫn, gợi ý rất thiết thực cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO là tài liệu đầu tiên toàn cầu nghiên cứu một cách hệ thống về định nghĩa kiểm soát nội bộ Với tầm nhìn rộng và tính quản trị cao, báo cáo này đề cập đến các vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính, lĩnh vực hoạt động và tính tuân thủ COSO đã tạo ra một cơ sở lý thuyết vững chắc cho kiểm soát nội bộ.
2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.2.1 Môi tr ườ ng ki ể m soát
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của tất cả thành viên và là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ Các yếu tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm:
• Tính chính trực và giá trị đạo đức
• Đảm bảo về năng lực
• Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán
• Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
• Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
2.1.2.2 Đ ánh giá r ủ i ro Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu - kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt đông - của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên ba yếu tố sau:
• Xác định mục tiêu của đơn vị
• Phân tích và đánh giá rủi ro
2.1.2.3 Ho ạ t độ ng ki ể m soát
Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý, giúp kiểm soát rủi ro mà đơn vị đang gặp phải hoặc có thể gặp trong tương lai Dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị.
• Phân chia trách nhiệm đầy đủ
• Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
• Kiểm tra độc lập việc thực hiện
• Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện
2.1.2.4 Thông tin và truy ề n thông
Thông tin và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập, duy trì và nâng cao khả năng kiểm soát của đơn vị Điều này được thực hiện thông qua việc xây dựng các báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động chính và sự tuân thủ, phục vụ cả nội bộ và bên ngoài.
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát của người quản lý Việc xác định xem kiểm soát nội bộ có hoạt động đúng như thiết kế hay cần điều chỉnh cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị là rất quan trọng Để đạt được hiệu quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện các hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên được thực hiện bằng cách tiếp nhận ý kiến từ khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời xem xét các báo cáo hoạt động để phát hiện những biến động bất thường.
Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ, do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập tiến hành.
2.1.3 Sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
KHUNG NGHIÊN CỨU
Đề tài tập trung nghiên cứu vào việc đánh giá các nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 1992, bao gồm:
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá thái độ, nhận thức và hành động của Ban Quản trị và Hội đồng Quản trị Các yếu tố hình thành môi trường kiểm soát bao gồm sự chính trực và giá trị đạo đức, sự ủy thác nhiệm vụ theo năng lực, cấu trúc của Hội đồng Quản trị, triết lý quản lý và phong cách điều hành, cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn và trách nhiệm, cùng với chính sách nhân sự.
Đánh giá rủi ro trong hệ thống kế toán là quá trình quan trọng nhằm nhận diện, phân tích và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính Sự hiểu biết đầy đủ về các yếu tố này giúp cải thiện độ tin cậy và chính xác của thông tin tài chính.
Hoạt động kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu được thực hiện một cách hiệu quả Điều này bao gồm việc kiểm soát hệ thống kế toán và hệ thống máy tính để cung cấp sự đảm bảo hợp lý về tính chính xác và hiệu quả của thông tin thu thập được.
Đánh giá vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình thiết lập báo cáo tài chính là rất quan trọng để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp Mỗi thành viên cần hiểu rõ nhiệm vụ của mình và đóng góp tích cực vào việc tạo ra các báo cáo chính xác và kịp thời Sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận sẽ giúp nâng cao chất lượng thông tin tài chính, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định và phát triển bền vững.
• Giám sát Đánh giá sự hiểu biết về hoạt động giám sát ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.3.1 Cách thức thu thập và mã hóa dữ liệu
Thông tin thứ cấp được thu thập dựa trên lý thuyết về kiểm soát nội bộ và hệ thống tài liệu của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
Thông tin sơ cấp được thu thập bằng các bước sau:
• Thiết kế câu hỏi dựa vào bộ công cụ đánh giá kiểm soát bộ của COSO
1992 và tham khảo ý kiến tư vấn chuyên gia- cá nhân
• Tiến hành phỏng vấn thử - hiệu chỉnh câu hỏi
Gửi bảng câu hỏi đến hai thành viên trong ban quản trị của mỗi công ty thành viên là một bước quan trọng Ban quản trị của Tập đoàn thường bao gồm một chủ tịch hội đồng quản trị và từ 4 đến 5 phó giám đốc, trong đó có các vị trí như phó giám đốc nhân sự, phó giám đốc tài chính, phó giám đốc hàng hoá và phó giám đốc kinh doanh.
Nếu hai thành viên trong cùng một công ty có câu trả lời khảo sát giống nhau, câu trả lời đó sẽ được coi là đại diện cho kết quả khảo sát của công ty Trong trường hợp hai thành viên đưa ra câu trả lời khác nhau, sẽ tiến hành phỏng vấn sâu để làm rõ những nội dung khác biệt và tham khảo quy trình hướng dẫn nhằm đưa ra kết quả cuối cùng.
Tất cả 12 công ty thành viên sẽ được mã hóa thành các ký tự từ A đến M theo thứ tự alphabet, nhờ vào cam kết giữ bí mật toàn bộ câu trả lời.
• Tiến hành phân tích kết quả khảo sát
Dựa vào kết quả khảo sát, hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá và 12 công ty được phân chia thành 3 nhóm: Nhóm 1 bao gồm các công ty có hơn 75% câu hỏi khảo sát trả lời "Có"; Nhóm 2 gồm các công ty có tỷ lệ trả lời "Có" từ 50% đến dưới 75%; và Nhóm 3 là các công ty có dưới 50% câu hỏi khảo sát trả lời "Có".
• Đưa ra các kiến nghị và giải quyết vấn đề tồn tại
2.3.2 Quy trình thực hiện nghiên cứu
Chương 2 giới thiệu khái niệm cơ sở lý thuyết kiểm soát nội bộ, đồng thời liệt kê các thành phần chính của báo cáo COSO 1992, các yếu tố hình thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ, tính hữu hiệu và những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Chương này giới thiệu khung nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu, bao gồm cách thu thập và mã hóa dữ liệu cũng như quy trình thực hiện nghiên cứu.
Cơ sở lý thuyết Thực trạng Tập đoàn
Các tiêu chí đánh giá
Phân tích và Đánh giá
Xác định điểm không hiệu quả Đề xuất giải pháp Khảo sát
VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN
3.1 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN
3.1.1.1 S ự chính tr ự c và các giá tr ị đạ o đứ c
1 Công ty có những quy định về đạo đức nghề nghiệp hoặc các thông lệ kinh doanh được chấp nhận, bao gồm quy định xử lý các trường hợp mâu thuẫn về lợi ích và các chuẩn mực đạo đức không?
2 Công ty có truyền đạt và hướng dẫn cụ thể hóa các yêu cầu về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích, cho phép không?
Kết quả khảo sát cho thấy 10 công ty đang nỗ lực xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp để nâng cao tính chính trực và các giá trị đạo đức của nhân viên Các nhà quản lý đã chú trọng đến việc khuyến khích và khen thưởng những kết quả công việc tốt, tuy nhiên, mức độ quan tâm vẫn còn hạn chế, chưa đủ để thúc đẩy tinh thần và thái độ làm việc của nhân viên Nếu yếu tố này được quan tâm đúng mức, mối quan hệ giữa nhân viên và công ty sẽ trở nên gắn bó và bền vững hơn.
3 Quyền hạn và trách nhiệm có được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản không?
4 Công ty có tổ chức những khóa học về đào tạo nhân lực, bao gồm hệ thống thông tin nhân sự không?
Kết quả khảo sát cho thấy, nhiều công ty đã thực hiện việc ủy quyền và phân chia trách nhiệm, nhưng vẫn còn 5-6 công ty chưa có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng và thiếu bảng mô tả công việc cụ thể, ngoại trừ nhân viên quản lý cấp cao Điều này gây nguy hiểm cho kiểm soát nội bộ, vì sự không rõ ràng có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định quan trọng và đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố Khi quy mô công ty phát triển, vấn đề này sẽ trở thành một rào cản lớn.
5 Ban lãnh đạo có đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ không? 9 3
6 Có những cuộc họp định kỳ của Hội đồng
Quản trị để thiết lập những chính sách, xác định mục tiêu mới và xem xét, đánh giá lại hoạt động của công ty không?
7 Hội đồng Quản trị có được thông báo hay 7 5 thông qua tất cả các công văn, chứng từ gửi đi hay nhận được không?
8 Hội đồng Quản trị có được cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để giám sát các mục tiêu và chiến lược quản lý; kết quả hoạt động và tình hình tài chính của công ty, điều khoản của các hợp đồng quan trọng không?
9 Có việc giám sát nhằm xác định mức khuyến khích vật chất cho nhân viên điều hành cấp cao và trưởng ban kiểm toán nội bộ, xác định việc bổ nhiệm và kết thúc nhiệm kỳ cho các cá nhân đó không?
Nhiều nhà quản lý hiện nay chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân mà thiếu đào tạo chuyên môn sâu Bộ phận kiểm tra thường chỉ tập trung vào một số hoạt động chính, và các quyết định quan trọng liên quan đến xử lý thông tin thường được đưa ra thông qua các cuộc họp định kỳ để xem xét và đánh giá.
3.1.1.4 Tri ế t lý qu ả n lý và phong cách đ i ề u hành
10 Những nhà quản lý và nhân viên khác trong công ty có cùng nhau bàn bạc về kế hoạch hoặc các mục tiêu tài chính và kinh doanh không?
11 Công ty có sẵn sàng điều chỉnh những báo cáo tài chính khi phát hiện ra sai sót không?
12 Công ty có chấp nhận mức độ rủi ro kinh 4 8 doanh là mạo hiểm không?
13 Trong công ty có thường xảy ra biến động nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao không? 1 11
14 Các nhà quản lý công ty có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế toán, công bố thông tin trên báo cáo tài chính, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách không?
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN
3.2.1 Phân nhóm các công ty
Dựa vào thành phần phần trăm câu trả lời “Có” của các công ty thành viên trình bày trong phụ lục 3, đề tài phân chia 12 công ty thành 3 nhóm:
Nhóm 1: Có 2 công ty D và E
Hai công ty này đã trả lời "Có" cho 44 trên 55 câu hỏi, đạt tỷ lệ 80% Kết quả này phản ánh đúng tình hình sản xuất và kinh doanh hiện tại của hai công ty Đây là những đơn vị đầu ngành và được tập đoàn đánh giá cao.
Nhóm 2: Có 8 công ty A,B,C,F,H,I,K và L
Tám công ty trong tập đoàn đã trả lời "Có" cho từ 32 đến 37 trên tổng số 55 câu hỏi, đạt tỷ lệ từ 58% đến 67% Điều này cho thấy phần lớn các công ty thành viên thuộc nhóm này Mặc dù hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nhưng tất cả đều gặp phải những vấn đề chung: hệ thống kiểm soát nội bộ còn nhiều hạn chế, quy trình thủ tục chưa hoàn thiện, và hoạt động sản xuất kinh doanh còn gặp khó khăn.
Nhóm 3: Có 2 công ty G và M
2 công ty này trả lời “Có” 22 và 25 trên 55 câu hỏi đưa ra, đạt 40% và 45% Đây là 2 công ty cần được sự quan tâm cấp bách của tập đoàn
Các công ty thành viên đã nỗ lực đáng kể trong việc phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, đóng góp quan trọng vào sự phát triển chung của tập đoàn.
Kết quả khảo sát cho thấy hầu hết các công ty thành viên đều đã thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, với việc đánh giá cụ thể và rõ ràng.
5 nhân tố cấu thành: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh doanh và kế toán của doanh nghiệp Do đó, các công ty cần chú trọng xây dựng, thực hiện và hoàn thiện hệ thống này để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Các công ty nỗ lực xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp để nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên Các nhà quản lý cũng chú trọng đến việc khuyến khích và khen thưởng những hành vi tốt dựa trên kết quả công việc của nhân viên.
Hầu hết các nhà quản lý đều thận trọng trong việc ra quyết định kinh doanh, tránh mạo hiểm và luôn tìm kiếm thông tin đầy đủ Họ chú trọng quan sát, trao đổi và suy xét kỹ lưỡng để cân nhắc giữa chi phí và lợi ích trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp bao gồm đầy đủ các phòng ban chức năng như quản lý chung, hành chính, nhân sự, kế toán, bán hàng, sản xuất, mua hàng và kho Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, các phòng ban này có thể được tổ chức độc lập hoặc gộp một số chức năng lại với nhau.
Việc ủy quyền và phân chia trách nhiệm là rất quan trọng trong các công ty, nơi mà nhiệm vụ được phân chia rõ ràng và có bảng mô tả công việc cụ thể cho tất cả nhân viên, bao gồm cả các quản lý cấp cao.
Hầu hết các công ty đều sử dụng sơ đồ kế toán, trong đó chứng từ kế toán và sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán Các doanh nghiệp được khảo sát cho thấy chứng từ và sổ sách được thực hiện hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát và đạt được mục tiêu kiểm soát nội bộ.
Hệ thống máy tính để hạch toán kế toán và lập các báo cáo tài chính đều đã được thiết lập và đưa vào hoạt động
3.2.3.1 Đố i v ớ i các công ty nhóm 1
Sự trao đổi về các mục tiêu tài chính và kinh doanh thường bị hạn chế do quyết định một chiều từ lãnh đạo cao nhất, điều này có thể tác động tiêu cực đến mục tiêu kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Khi đưa ra quyết định kinh doanh, các nhà quản lý thường dựa vào thông tin thị trường và kinh nghiệm thực tiễn hơn là dữ liệu từ hệ thống kế toán Do đó, hoạt động kế toán chủ yếu được chú trọng để thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước.
3.2.2.2 Đố i v ớ i các công ty nhóm 2
Mức độ quan tâm và khuyến khích nhân viên trong công việc còn hạn chế, dẫn đến tinh thần làm việc chưa cao Nhiều công ty chưa nhận thức đúng tầm quan trọng của việc phân tích rủi ro trong hoạt động kinh doanh Hơn nữa, các công ty thường phản ứng chậm trước những biến động của nền kinh tế.
Các yếu tố giám sát tại các công ty đã được thiết lập nhưng vẫn chưa được quan tâm đúng mức Điều này dẫn đến việc chúng không đủ linh hoạt để điều chỉnh theo yêu cầu của môi trường nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp.
3.2.2.3 Đố i v ớ i các công ty nhóm 3
Nhiều công ty chưa phân chia nhiệm vụ rõ ràng, chưa có bảng mô tả công việc cụ thể
Một số công ty gặp phải tình trạng các bộ phận có chức năng chồng chéo, dẫn đến việc thiếu độc lập giữa các nhiệm vụ Điều này tạo ra một hạn chế lớn trong việc thực hiện hiệu quả các mục tiêu kiểm soát nội bộ.
GIẢI PHÁP CHUNG
Để nâng cao hiệu quả hoạt động tại 12 công ty thành viên, cần thiết kế cơ cấu tổ chức rõ ràng và cụ thể hơn, hiện tại sơ đồ tổ chức còn thiếu sót Do đặc thù là cơ quan nhà nước kinh doanh hàng độc quyền, bộ máy tổ chức hiện tại khá cồng kềnh và tập quyền Tập đoàn nên xem xét giảm bớt các cấp quản lý trung gian để xây dựng một bộ máy gọn nhẹ, qua đó cải thiện khả năng truyền đạt thông tin và giám sát hoạt động Ngoài ra, định kỳ cần đánh giá lại các quy trình nghiệp vụ và mục tiêu kiểm soát nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng
Tập đoàn cần ban hành văn bản quy định rõ ràng các quy tắc và chuẩn mực về thực hiện công việc và đạo đức nghề nghiệp, kèm theo các hình thức xử phạt phù hợp khi có vi phạm Các công ty thành viên sẽ dựa vào đặc điểm riêng của mình để xây dựng các quy định cụ thể hơn.
Bảng mô tả công việc cần được xây dựng rõ ràng và truyền đạt rộng rãi trong công ty, quy định chi tiết về yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí Điều này giúp đảm bảo công tác quản lý, từ lập kế hoạch đến kiểm soát, được thực hiện chính xác và hiệu quả Nhờ vậy, công ty có thể tránh được các lỗi vô ý, sai sót cố ý và hiện tượng đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
• Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ và sổ sách
Tập đoàn và các công ty thành viên cần lưu giữ chứng từ dưới dạng văn bản để phân định rõ ràng giữa thực hiện công việc và giám sát, giúp xác định trách nhiệm cá nhân trong trường hợp sai phạm Việc đánh số liên tục trên chứng từ, quy định thời gian lập và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận liên quan, cùng với việc lưu trữ dữ liệu, là biện pháp cần thiết để phòng ngừa rủi ro.
Tập đoàn hướng dẫn công ty thực hiện kiểm soát xâm nhập vật lý và bảo vệ phần cứng, phần mềm thông qua các biện pháp như hạn chế tiếp cận tài sản, mã hóa dữ liệu, thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ và kiểm soát truy cập hệ thống.
Công ty giới hạn quyền truy cập hệ thống cho từng người sử dụng, đảm bảo mỗi cá nhân chỉ có thể truy cập vào dữ liệu và chức năng liên quan đến nhiệm vụ được giao Mỗi người được cấp quyền sử dụng mật khẩu và có thể thay đổi mật khẩu trong khoảng thời gian nhất định, đồng thời phân quyền truy cập theo các chức năng cụ thể như Xem, Thêm, Sửa, và Xoá.
ĐỐI VỚI CÁC CÔNG TY NHÓM 1
• Mục tiêu hoạt động cụ thể và phổ biến rộng rãi
Kết quả khảo sát cho thấy rằng việc trao đổi về các mục tiêu tài chính, kinh doanh và hoạt động trong doanh nghiệp còn hạn chế, chủ yếu do quyết định một chiều từ lãnh đạo cao nhất Để cải thiện tình hình, các mục tiêu nên được xây dựng thông qua các cuộc họp và ý kiến đóng góp từ nhiều bộ phận khác nhau Công ty cũng cần xác định rõ mục tiêu tổng thể cũng như các mục tiêu chi tiết cho từng bộ phận, giúp nhân viên có cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
Công ty cần chú trọng việc tiếp nhận phản hồi từ khách hàng và nhà cung cấp để kịp thời điều chỉnh và duy trì uy tín Các nhà quản lý cấp cao có thể trực tiếp kiểm tra các khu vực như phân xưởng sản xuất, dây chuyền công nghệ và kho hàng, đồng thời so sánh số liệu tồn kho thực tế với số liệu trên sổ sách, nhằm đánh giá và kiểm soát hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
• Tăng cường chất lượng của hoạt động đánh giá rủi ro
Hằng năm, công ty cần xây dựng các biện pháp và kế hoạch cụ thể để giảm thiểu tác hại của rủi ro đến mức chấp nhận được Điều này bao gồm việc nâng cao nhận thức cho toàn thể nhân viên về tác hại của rủi ro và giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đặt ra các mục tiêu tổng thể và chi tiết để nhân viên có thể sử dụng làm cơ sở tham chiếu trong quá trình triển khai công việc.
ĐỐI VỚI CÁC CÔNG TY NHÓM 2
• Tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu
Hệ thống truyền thông trong công ty cần đảm bảo rằng mọi nhân viên, bất kể cấp độ, đều hiểu rõ các quy định và tiêu chuẩn của tổ chức Thông tin phải được cung cấp một cách kịp thời và chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định Các kênh truyền thông thường bao gồm các cuộc họp giữa quản lý cấp cao với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp.
Công ty thiết lập các kênh thông tin nóng, như ủy ban hoặc cá nhân tiếp nhận tố giác, cũng như hộp thư góp ý, nhằm tạo điều kiện cho nhân viên báo cáo các hành vi và sự kiện bất thường có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Cần có hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền
Các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu cần được xây dựng khi có sự cố mất thông tin số liệu
• Sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để phân tích rủi ro
Các nhà quản lý và ban quản trị công ty nên thường xuyên thu thập thông tin từ nhân viên và bên ngoài để đánh giá tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Việc này giúp họ nhận thức rõ ràng về mức độ nguy hiểm của rủi ro và giới hạn chúng ở mức tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận.
Đến cuối năm 2012, tất cả các công ty thành viên của Tập đoàn cần hoàn tất việc cổ phần hóa, vì vậy việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ là rất quan trọng Các công ty nên thực hiện giám sát định kỳ và mời kiểm toán độc lập để phát hiện kịp thời các trường hợp gian lận, vi phạm nội quy và quy định pháp luật Việc báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và ban lãnh đạo sẽ giúp xử lý các vấn đề một cách hiệu quả.
ĐỐI VỚI CÁC CÔNG TY NHÓM 3
• Xây dựng các chính sách nguồn nhân lực hợp lý
Để xây dựng đội ngũ lao động chất lượng và đủ số lượng, doanh nghiệp cần triển khai các chính sách khuyến khích và đảm bảo quyền lợi cho người lao động Những chính sách này bao gồm tuyển dụng công khai và công bằng, đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn, chế độ tiền lương và thưởng hợp lý, cùng với các quy định rõ ràng về việc đề bạt.
• Báo cáo dấu vết kiểm toán
Công ty có thể tạo dấu vết kiểm toán bằng cách hạn chế chỉnh sửa trực tiếp số liệu, bao gồm các số liệu đã chuyển sổ cái và số liệu nhạy cảm Hệ thống tự động ghi nhận và báo cáo về việc truy cập, chỉnh sửa, thêm, hoặc xóa dữ liệu, đảm bảo tính bảo mật cao Chỉ có quản lý cấp cao mới có quyền xem và in báo cáo dấu vết kiểm toán từ dữ liệu của tập tin này.
• Thực hiện bảo vệ an toàn thông tin
Công ty cần bảo vệ thông tin bằng cách lắp đặt hệ thống bảo vệ dữ liệu, ngăn chặn truy cập trái phép và xây dựng các chương trình phòng ngừa sự cố mất mát thông tin.
• Tăng cường hoạt động kiểm soát
Công ty cần thiết lập các định mức tài chính và chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động để quản lý và kiểm soát, nhằm điều chỉnh sản xuất theo mục tiêu đề ra Đồng thời, nhân viên phải lưu giữ chứng cứ bằng văn bản để phân định rõ ràng giữa thực hiện công việc và giám sát, cũng như xác định trách nhiệm của cá nhân liên quan đến các sai phạm.
