GIỚI THIỆU
Đặt vấn đề
Kể từ những năm 1980, sự phát triển mạnh mẽ của ngành logistics đã thu hút sự chú ý của nhiều học giả toàn cầu, với nghiên cứu sâu về các vấn đề lý luận liên quan đến logistics (xem Introduction to Logistics Engineering – nhiều tác giả, London, New York 2008).
Hiện nay, lý luận và cơ sở khoa học của logistics đã được nhìn nhận một cách toàn diện và logic hơn, với nhiều nghiên cứu nhằm xây dựng lý thuyết của logistics như một môn khoa học Vai trò của logistics ngày càng quan trọng, không chỉ trong lĩnh vực kinh tế mà còn đối với các tổ chức và công ty, điều này đòi hỏi một cái nhìn tổng quát hơn về logistics.
Trong thế kỷ XXI, logistics đã trở thành một phần quan trọng trong quản trị và được chia thành bốn phân ngành chính: logistics trong kinh doanh, logistics quân sự, logistics sự kiện và logistics dịch vụ Bài viết này sẽ tập trung nghiên cứu phân ngành logistics sự kiện, với định nghĩa và khái quát về vai trò cũng như tầm ảnh hưởng của nó trong các hoạt động tổ chức sự kiện.
Logistics sự kiện là mạng lưới các hoạt động, phương tiện và con người cần thiết để tổ chức, lập kế hoạch và triển khai nguồn lực cho một sự kiện Điều này đảm bảo sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả.
Theo khảo sát năm 2006 của công ty FTA, sự kiện là công cụ marketing phổ biến thứ hai sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Hàng năm, doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD cho tổ chức sự kiện như hội nghị khách hàng và giới thiệu sản phẩm Tổ chức sự kiện tại Việt Nam là một nghề mới mẻ nhưng đang phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây.
Kể từ khi Việt Nam gia nhập WTO, ngành công nghiệp quảng cáo đã phát triển mạnh mẽ, thu hút nhiều tập đoàn quảng cáo quốc tế vào thị trường Sự gia tăng số lượng công ty quảng cáo và tổ chức sự kiện trong nước đã tạo ra một cuộc cạnh tranh khốc liệt về ý tưởng, chất lượng và giá cả.
Các công ty TCSK Việt Nam thường gặp khó khăn và yếu kém so với các công ty TCSK nước ngoài về kinh nghiệm, sự sáng tạo, công nghệ và ngân sách Nhiều sự kiện lớn tại Việt Nam thường phải thuê các công ty nước ngoài để thực hiện Các tập đoàn lớn khi đến Việt Nam cũng có xu hướng chọn đối tác TCSK nước ngoài hơn Do đó, việc mở rộng quy mô, nâng cao tính chuyên nghiệp và khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài tại Việt Nam là nhu cầu cấp thiết của các công ty TCSK nội địa.
Hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa trở thành một ngành dịch vụ độc lập, với số lượng công ty TCSK chuyên nghiệp rất hạn chế Thường thì các hoạt động này được thực hiện bởi các doanh nghiệp trong ngành khác như khách sạn, trung tâm hội nghị và doanh nghiệp quảng cáo lớn Đối với các sự kiện lớn mang tầm quốc gia, cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức, và sau khi sự kiện kết thúc, Ban tổ chức sẽ tự giải thể Với tính không chuyên nghiệp, việc tổ chức các hoạt động TCSK trở nên tốn kém và lãng phí.
Nhìn chung, hoạt động cung ứng TCSK còn thiếu tính chuyên nghiệp, chất lƣợng dịch vụ còn thấp và chi phí cao
Nghiên cứu này nhằm phát triển một công cụ tối ưu hóa hoạt động logistics và cung ứng, từ đó giảm thiểu lãng phí về tài chính, thời gian và nhân lực trong tổ chức sự kiện.
Đề tài này nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết về quản lý và điều hành hiệu quả, giúp phân bổ nguồn lực cho nhiều sự kiện một cách hợp lý, thay vì tình trạng "có gì làm nấy" hay "tới đâu hay tới đó" như hiện nay.
Đề tài này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho lĩnh vực tổ chức sự kiện, đồng thời đề xuất cách thức kết nối và phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận, thay thế phương pháp làm việc độc lập bằng sự hợp tác nhịp nhàng.
“đi lên từ kinh nghiệm” nhƣ hiện nay.
Đánh giá các nghiên cứu liên quan
Đề tài Event Logistics vẫn còn mới mẻ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, dẫn đến việc thiếu hụt lý thuyết và tài liệu nghiên cứu liên quan Tại Việt Nam, các nghiên cứu chuyên sâu về Event Logistics gần như chưa có.
Searching Google Scholar with keywords such as Event Logistics, Event Planning, Event Management, and Marketing Logistics reveals valuable insights into the business of event planning Understanding the behind-the-scenes secrets of successful special events is crucial for effective event management By exploring these topics, one can uncover strategies that enhance the planning process and ensure the seamless execution of memorable events.
Trước khi lập kế hoạch một sự kiện, có nhiều việc phải làm sau hậu trường
Kế hoạch tổ chức sự kiện cần được lập thành văn bản, bao gồm lệ phí, hợp đồng và các vấn đề an toàn Cuốn sách này cung cấp cái nhìn tổng quát về tổ chức và lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện, bao gồm chuẩn bị kế hoạch, phí cài đặt, thiết kế sự kiện đa văn hóa và ứng dụng công nghệ mới Nó cũng cung cấp các công cụ thiết thực như mẫu thỏa thuận, mặt bằng cho khách hàng, bảng biểu và checklist Dù bạn là người mới hay chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cuốn sách này mang đến những lời khuyên hữu ích để giảm thiểu rủi ro và bất ngờ trong các sự kiện đặc biệt.
Thời tiết và khí hậu ảnh hưởng lớn đến thành công của các sự kiện ngoài trời và trải nghiệm của khách Mặc dù du lịch sự kiện đang phát triển tại Canada và Hoa Kỳ, nghiên cứu về tác động của khí hậu và thời tiết đối với việc lập kế hoạch sự kiện còn hạn chế Bài báo này trình bày kết quả đánh giá đầu tiên về ảnh hưởng của biến đổi khí hậu đến du lịch sự kiện ở Bắc Mỹ, với nghiên cứu trường hợp tại thủ đô Canada Nghiên cứu tập trung vào ba sự kiện ngoài trời do Ủy ban quốc gia (NCC) tổ chức: lễ hội Tulip Canada, lễ kỷ niệm Canada và các tác động hiện tại của thời tiết và khí hậu Biến đổi khí hậu có thể làm giảm khả năng duy trì các điểm tham quan như trượt băng trên kênh đào Rideau, gây ra sự không phù hợp về thời gian của hoa tulip với các lễ hội, và làm tăng nhu cầu lập kế hoạch khẩn cấp cho ngày Canada Bài báo cũng thảo luận về các chiến lược thích ứng để đối phó với thách thức của biến đổi khí hậu trong quản lý sự kiện.
Nghiên cứu này khám phá vai trò của các bên liên quan trong quản lý lễ hội ở hai quốc gia, phân loại họ thành các nhóm như điều tiết, hỗ trợ, đồng sản xuất, nhà cung cấp, cộng tác viên, khán giả và các ảnh hưởng Kết quả cho thấy các bên liên quan có ảnh hưởng lớn đến tổ chức sự kiện, từ đó rút ra ý nghĩa thực tiễn cho các nhà quản lý sự kiện trong việc xác định, đánh giá và quản lý mối quan hệ với các bên liên quan Dựa trên lý thuyết phụ thuộc tài nguyên và các bên liên quan, mô hình khái niệm được đề xuất để minh họa rằng lễ hội và sự kiện được sản xuất trong một mạng lưới các mối quan hệ được quản lý Ngoài ra, quản lý sự kiện thể thao với cách tiếp cận quốc tế mang lại cái nhìn sâu sắc về việc lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược nhằm đạt được thành công cho sự kiện thể thao Các ví dụ từ các sự kiện lớn như Thế vận hội Sydney 2000 và Thế vận hội Athen 2004 được phân tích để làm nổi bật tầm quan trọng của lập kế hoạch chiến lược, quản lý và đánh giá trong tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện là hoạt động quan trọng nhằm giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới Sự khác biệt giữa một tiệc nướng ngoài trời với nhóm bạn và một festival cho nửa triệu người tham dự chủ yếu nằm ở quy mô và cách thức tổ chức Dù quy mô khác nhau, nguyên lý tổ chức sự kiện vẫn giống nhau, từ việc lên kế hoạch đến thực hiện, tất cả đều cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý chặt chẽ Event Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Tổ chức sự kiện không chỉ là nơi mọi người đến gửi xe, trò chuyện, an tọa và thưởng thức ẩm thực mà còn là dịp để tạo ra những kỷ niệm đẹp Từ góc nhìn kinh tế, văn hóa và xã hội, sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối cộng đồng và thúc đẩy sự phát triển Những trải nghiệm tại các sự kiện này không chỉ mang lại niềm vui mà còn góp phần nâng cao giá trị văn hóa và kinh tế cho địa phương.
Sự kiện và Tổ chức sự kiện (TCSK) có ảnh hưởng sâu rộng đến đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội của quốc gia và cộng đồng Kiến thức về TCSK là cần thiết cho các chuyên gia PR, nhà báo và quản lý, đồng thời nên được đưa vào chương trình đào tạo đại học tại Việt Nam Việc này không chỉ thúc đẩy ngành kinh tế-dịch vụ mà còn nâng cao lợi nhuận và đóng góp tích cực cho sự phát triển xã hội Hơn nữa, hiểu biết chiến lược về TCSK giúp hạn chế những tác động tiêu cực có thể xảy ra do lạm dụng TCSK.
Trần Thị Hòa, trong bài viết đăng trên Tạp chí khoa học và công nghệ của Đại học Đà Nẵng (Số 5 (40), 2010), đã đề cập đến một số luận văn và khoá luận tốt nghiệp của sinh viên các ngành PR và tổ chức sự kiện.
- Hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Công ty cổ phần Sáng Tạo - Smart Communications
- Hoạt động tổ chức sự kiện của Báo điện tử Vnmedia và giải pháp hoàn thiện
- Một số giải pháp nhằm phát triển gameshow truyền hình mang thương hiệu Việt tại Công ty cổ phần Quảng cáo và sản xuất phim ProVietnam
(Do tham khảo từ các nguồn rời rạc trên internet nên chƣa xác định đƣợc nguồn gốc chính xác của các đề tài này)
Các nghiên cứu quốc tế đã phân tích sâu sắc các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện, bao gồm văn hóa, thời tiết và các bên liên quan Họ cũng tập trung vào việc phân tích các sự kiện quy mô lớn, chẳng hạn như Thế vận hội.
Các đề tài thuộc mục h chủ yếu tập trung vào phân tích từ góc độ PR- marketing, chỉ dừng lại ở mức độ tổng quát, xem xét quy trình, thực trạng và đưa ra một số đề xuất cụ thể.
Đề tài này sẽ tập trung phân tích sâu sắc về hoạt động Logistics và cách phân bổ nguồn lực cho sự kiện, đây là khía cạnh quan trọng nhất, bao quát toàn bộ hoạt động tổ chức sự kiện (TCSK).
Mục tiêu
Nghiên cứu toàn diện lĩnh vực TCSK từ góc độ kỹ thuật hệ thống cho thấy đây không chỉ là nghệ thuật và marketing mà còn chứa đựng nhiều yếu tố quản lý dự án và logistics Điều này cho thấy sự phù hợp của TCSK với chuyên môn Kỹ thuật hệ thống công nghiệp.
Phân tích và đề xuất giải pháp Từ đó, tạo nền tảng cho các nghiên cứu tiếp theo về lĩnh vực TCSK
Thiết kế hệ thống quản lý hoạt động Logistics trong TCSK nhằm giảm chi phí, nâng cao tính chuyên nghiệp và chất lƣợng sự kiện.
Nội dung
Nghiên cứu tổng quan về lĩnh vực Tổ chức sự kiện (TCSK) là bước cần thiết trước khi đi sâu vào bộ phận logistics Thông tin được thu thập từ tài liệu chuyên ngành PR-Event, tài liệu quốc tế và các chương trình đào tạo dành cho Chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về các yếu tố quan trọng trong TCSK.
Phân tích nhu cầu tổ chức sự kiện và sự cạnh tranh trên thị trường
Thu thập tài liệu và số liệu từ internet, công ty TCSK, và câu lạc bộ TCSK để hệ thống hóa dữ liệu Tiếp cận các chuyên gia đầu ngành nhằm nhận diện những khó khăn, thuận lợi và vấn đề bất cập trong lĩnh vực TCSK.
Phân tích số liệu về nhu cầu sự kiện, các loại hình sự kiện, các nguồn lực… từ thực tế công ty sự kiện
Phân loại nguồn lực sự kiện, xếp hạng các loại sự kiện ƣu tiên
Xây dựng các module, thiết kế hệ thống quản lý, phân bổ nguồ n lực hiệu quả
Đánh giá hệ thống thiết kế
Thực hiện quản lý dự án event điển hình
Đề xuất các phương pháp sáng tạo tổ chức sự kiện ấn tượng và độc đáo.
Giới hạn và phạm vi
Lĩnh vực TCSK bao gồm nhiều hoạt động marketing, trong đó bài viết này tập trung vào nghiên cứu hoạt động Logistics, hay quản lý nguồn lực, nhằm tối ưu hóa việc tổ chức thành công các sự kiện quy mô lớn.
Số liệu đƣợc thu thập từ năm 2010, từ công ty TCSK MiO Communications và các supplier của công ty, F-Event.com.vn, Eventchannel.vn
Công ty TCSK thường đóng vai trò trung gian, kết nối các bên và chia sẻ lợi nhuận, nhưng do kỹ năng quản lý chưa hiệu quả, vẫn còn nhiều lãng phí MiO Communications, với khả năng tự tổ chức và quản lý tốt, hạn chế việc thuê ngoài, và đây là một giả định quan trọng trong đề tài này.
TCSK có những đặc trưng nghệ thuật, uyển chuyển và phức tạp khác nhau tùy thuộc vào từng loại sự kiện, thậm chí trong cùng một loại sự kiện Do đó, đề tài này được phân tích ở mức độ chung và thiết yếu nhất để tối ưu hóa khả năng tính toán và phân bổ nguồn lực.
Các yếu tố không xét đến trong đề tài: chi phí trong TCSK
Bố cục dự kiến
Chương 1 giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2 trình bày phương pháp luận và cơ sở lý thuyết, tạo nền tảng cho các phân tích sau Chương 3 phân tích lĩnh vực TCSK cùng các vấn đề liên quan, nhằm làm rõ bối cảnh nghiên cứu Chương 4 giới thiệu công ty và phân tích thực trạng hoạt động hiện tại Chương 5 thiết kế hệ thống quản lý cho hoạt động Event Logistics, đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa quy trình Chương 6 đề xuất các cải tiến trong quản lý dự án Event, hướng tới nâng cao chất lượng và hiệu suất Cuối cùng, Chương 7 đưa ra kết luận và kiến nghị dựa trên các phân tích và đề xuất trước đó.
PHƯƠNG PHÁP LUẬN
PHƯƠNG PHÁP LUẬN
NGHIÊN CỨU LĨNH VỰC EVENT
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG LOGISTICS
XÂY DỰNG MODULE NGUỒN LỰC
XÂY DỰNG MODULE NHU CẦU CÁC LOẠI SỰ KIỆN
HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LOGISTICS
THU THẬP SỐ LIỆU & PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TY
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN DỊCH VỤ
QUẢN LÝ DỰ ÁN EVENT ĐIỂN HÌNH
Giới thiệu một số phương pháp nghiên cứu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện (TCSK) c ủa PGS.TS Lưu Văn Nghiêm – Đại học Kinh tế Quốc Dân
Phương pháp biện chứng là nền tảng quan trọng trong nghiên cứu TCSK, vì đối tượng nghiên cứu là thực thể khách quan trong thế giới vật chất, chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố và mối quan hệ Để phản ánh đúng thực tại khách quan, nghiên cứu TCSK cần xem xét trong mối quan hệ ràng buộc, tức là phải nghiên cứu một cách hệ thống và đồng bộ Mỗi hoạt động sự kiện đều là kết quả của nhiều hoạt động khác, và sự thay đổi của một yếu tố có thể tác động đến toàn bộ hệ thống Do đó, tính hệ thống là yêu cầu thiết yếu trong nghiên cứu TCSK.
Phương pháp biện chứng trong nghiên cứu TCSK yêu cầu tư duy đa chiều, vì mỗi kết quả đều xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau Nghiên cứu chỉ dựa vào một hệ thống sẽ không đủ để phát hiện hết các đặc tính tiềm ẩn của hiện tượng Một hoạt động hay sự kiện cụ thể có thể tác động đến nhiều hiện tượng thuộc các hệ thống khác nhau Do đó, để tiếp cận và nhận thức đúng đắn nội dung khoa học phản ánh thực tế khách quan, nghiên cứu TCSK cần phải áp dụng tư duy đa chiều.
Phương pháp tiến triển tự nhiên:
Phương pháp nghiên cứu TCSK yêu cầu tiến hành theo quy luật nhận thức từ thấp đến cao, từ đơn giản đến phức tạp, và từ hiện tượng đến bản chất Các hoạt động TCSK diễn ra trong một chuỗi tiến hóa, nơi mà sự vật hiện tượng trước là tiền đề cho sự phát triển của sự vật hiện tượng sau Tính quy luật này xuất hiện trong nhiều hệ thống khác nhau của hoạt động TCSK, đòi hỏi các nhà nghiên cứu phải tôn trọng và không áp đặt ý nghĩ chủ quan trong quá trình nghiên cứu.
Phương pháp tiến triển tự nhiên cho phép các nhà nghiên cứu hình dung toàn bộ hoạt động sự kiện, đồng thời nhận biết hệ thống và các hoạt động hỗ trợ logic liên quan đến sự tiến triển đó.
Phương pháp nghiên cứu tiếp cận TCSK mang lại hiệu quả tích cực, thông qua việc phân tích chi tiết các hoạt động sự kiện Những hoạt động này được hình thành với mục tiêu rõ ràng, phát huy tác dụng nhất định và tạo ra giá trị cho khách tham dự cũng như công chúng Các giá trị này không chỉ thể hiện ý nghĩa của thông điệp mà chủ sở hữu sự kiện mong muốn truyền tải, mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm của người tham gia.
Trong quá trình chuẩn bị và thực hiện, việc phân tích và đánh giá kỹ lưỡng các hoạt động là rất quan trọng để đưa ra quyết định hợp lý về thời gian, quy mô và ngân sách cho từng hoạt động.
Phương pháp liên hệ thực tế:
Trong quá trình nghiên cứu TCSK, việc liên hệ với thực tế từ những sự kiện đã tham dự là rất quan trọng Sự chiêm nghiệm thực tiễn giúp chúng ta đối chiếu và so sánh với kiến thức đã học, từ đó phân tích, đánh giá và xác định nguyên nhân của những khác biệt giữa lý thuyết và thực tiễn Liên hệ thực tế không chỉ giúp tiếp cận nhanh chóng các nội dung khoa học mà còn khuyến khích các phương pháp sáng tạo hơn trong nghiên cứu.
Phương pháp khái quát tổng hợp:
Phương pháp này yêu cầu chúng ta tổng quát từ các hiện tượng bề ngoài để hiểu rõ bản chất và những đặc điểm chung của sự vật Bằng cách khái quát các hiện tượng riêng lẻ, chúng ta có thể rút ra những quy luật phổ biến hơn.
Khi nghiên cứu TCSK, cần phải liên hệ thực tiễn và khái quát các hiện tượng cụ thể để phát hiện tính quy luật của chúng Ví dụ, các yêu cầu đối với bãi đỗ xe là vấn đề then chốt, mang tính nguyên tắc và quy luật Những yêu cầu này không phải do các nhà nghiên cứu sáng tác mà là kết quả của quá trình nhận thức thông qua khái quát và tổng hợp.
Ngoài các phương pháp đã đề cập, còn có những phương pháp khác trong nghiên cứu TCSK như Benchmarking và mô phỏng, giúp người nghiên cứu tiếp cận và hiểu nội dung khoa học một cách dễ dàng hơn.
Phương pháp luận nghiên cứu và phân tích đề tài Event Logistics được tóm tắt qua sơ đồ ở trang tiếp theo Đề tài này mang tính thực tiễn cao, ít dựa vào lý thuyết và tài liệu học thuật, đồng thời kế thừa các nghiên cứu liên quan Từ đó, phương pháp luận cho nghiên cứu đã được hình thành để đáp ứng nhu cầu thực tiễn của lĩnh vực này.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2.1 Kỹ thuật xếp hạng – Đánh giá mức quan trọng của các tiêu chuẩn a) Giới thiệu
Trong các bài toán quyết định đa tiêu chuẩn, tầm quan trọng của các mục tiêu có thể khác nhau và có thể được khái niệm hóa theo nhiều cách khác nhau Có thể phân loại tầm quan trọng thành năm trường hợp: (1) Tất cả các mục tiêu đều quan trọng và không có trade-off, dẫn đến không có lời giải; (2) Tất cả các mục tiêu đều quan trọng cho đến khi đạt giá trị giới hạn, rất ít hoặc không có lời giải; (3) Tất cả các mục tiêu đều quan trọng đến một giá trị giới hạn, sau đó trade-off được xem xét; (4) Một số mục tiêu quan trọng hơn, trong khi các mục tiêu khác có thể xem xét trade-off; (5) Tất cả các mục tiêu đều quan trọng và trade-off đều được xem xét Những trường hợp này giúp giảm độ khó trong việc tìm ra lời giải và là nền tảng cho nhiều kỹ thuật ra quyết định đa tiêu chuẩn Để đánh giá tầm quan trọng, có thể sử dụng các phương pháp dựa vào đánh giá toàn diện của con người, bao gồm cả cá nhân và nhóm chuyên gia có kiến thức chuyên môn.
Phép đo ý kiến đánh giá bao gồm nhiều phương pháp thu thập thông tin từ cá nhân hoặc nhóm chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn Một trong những hình thức đơn giản nhất là ý kiến đánh giá từ một chuyên gia duy nhất Tuy nhiên, việc sử dụng khảo sát và danh sách báo cáo với sự tham gia của nhiều chuyên gia cung cấp một phương pháp hiệu quả hơn trong việc đo lường ý kiến đánh giá Điểm mạnh của phương pháp nhóm so với cá nhân là khả năng cung cấp một lượng thông tin, kỹ năng và kinh nghiệm phong phú hơn để phân tích.
Trong nhiều tình huống, việc xếp hạng các đối tượng hoặc ý tưởng theo một tập tiêu chuẩn là cần thiết Ví dụ, để đánh giá năng lực của sinh viên trong lớp, người ta thường dựa vào điểm trung bình Trong tối ưu hóa đa tiêu chuẩn, xếp hạng giữ vai trò quan trọng, và các nhà phân tích cần hiểu rõ tính tương đối của từng tiêu chuẩn.
Tính quan trọng tương đối của mỗi tiêu chuẩn có thể được diễn tả bằng
“Độ ưu tiên” hay “trọng số” thể hiện sự sắp xếp các tiêu chuẩn theo tầm quan trọng của chúng Khi các tiêu chuẩn có độ ưu tiên khác nhau, trọng số giúp phân biệt mức độ quan trọng tương đối giữa chúng Ví dụ, nếu một tiêu chuẩn có trọng số 60% và tiêu chuẩn khác 40%, điều này cho thấy tiêu chuẩn đầu tiên quan trọng hơn tiêu chuẩn thứ hai với tỷ lệ 1,5:1.
Thang đo định danh (nominal scales) cung cấp thông tin hạn chế và chủ yếu được sử dụng để phân loại Chúng chỉ được xử lý như danh hiệu, ví dụ như số lượng công nhân trong dây chuyền sản xuất được xác định trước nhằm mục đích đồng nhất hóa.
Thang đo thứ tự (ordinal scales) là một phương pháp xếp hạng giúp phân biệt giữa các yếu tố theo tiêu chuẩn đơn giản Ví dụ, một người có thể xếp hạng các nhánh sản phẩm theo sở thích, cho rằng nhánh A là tốt nhất, nhánh B là tốt nhì, và nhánh C là tốt ba Tuy nhiên, phương pháp này không cho thấy sự khác biệt về độ lớn của sự ưa thích, vì sự chênh lệch giữa nhánh A và B cũng như giữa nhánh B và C không thể được xác định trực tiếp từ thang đo thứ tự.
Thang đo khoảng (interval scales) bao gồm các hằng đơn vị đo lường, với một ví dụ điển hình là thang đo Fahrenheit dùng để đo nhiệt độ Điểm zero trong thang đo này không có thực, điều này có nghĩa là không thể so sánh trực tiếp sự nóng lạnh giữa các vật Chẳng hạn, khi một vật có nhiệt độ 50°F và một vật khác có nhiệt độ 100°F, ta không thể nói vật thứ hai nóng gấp đôi vật thứ nhất, nhưng có thể khẳng định rằng vật thứ hai nóng hơn vật thứ nhất 50°F.
Thang đo tỷ lệ là công cụ quan trọng để đo lường các yếu tố như chiều dài, khối lượng, thể tích, tốc độ và độ cao Nó đặc trưng bởi một điểm zero và một hằng đo lường, cho phép so sánh chính xác giữa các đối tượng Chẳng hạn, nếu khối lượng sản phẩm A là 100 tấn và sản phẩm B là 200 tấn, ta có thể xác định rằng sản phẩm B nặng hơn A 100 tấn (khoảng cách) và khối lượng B gấp đôi khối lượng A (tỷ lệ) Nhờ vào những đặc điểm này, thang đo tỷ lệ cung cấp thông tin chi tiết và hữu ích về đối tượng nghiên cứu.
Thang đo thứ tự cung cấp nhiều thông tin hơn thang đo định danh, nhưng ít thông tin hơn thang đo khoảng Tóm lại, thang đo thứ tự và định danh thuộc loại thang đo định tính, trong khi thang đo tỷ lệ và thang đo khoảng thuộc loại thang đo định lượng trong quá trình đo lường.
Trong quá trình ra quyết định đa tiêu chuẩn, việc xếp hạng các tiêu chuẩn là rất quan trọng, và tiêu chí xếp hạng phụ thuộc vào "tầm quan trọng" của các mục tiêu Khái niệm trọng số đóng vai trò thiết yếu trong việc xác định sự ưu tiên của từng tiêu chuẩn trong quyết định.
Trong bài toán ra quyết định đa tiêu chuẩn, việc kết hợp mức độ liên hệ bằng số với tầm quan trọng của từng tiêu chuẩn là bắt buộc Trọng số có thể được xác định từ giá trị nguyên thủy ban đầu hoặc thứ hạng chỉ số lượng Gọi wi (i=1, 2,…, k) là trọng số của tiêu chuẩn i, và để thuận tiện trong tính toán, trọng số sẽ được thiết lập.
Bất đẳng thức w i > w l ám chỉ tiêu chuẩn i quan trọng hơn tiêu chuẩn l và w i = w l ám chỉ rằng các tiêu chuẩn này quan trọng nhƣ nhau d) Đánh giá đa tiêu chuẩn
Một trong những thách thức lớn đối với các nhà phân tích trong bài toán ra quyết định đa tiêu chuẩn là xác định mức độ quan trọng của các mục tiêu Trong phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số phương pháp để đánh giá tầm quan trọng của các tiêu chuẩn, bao gồm cả phương pháp xếp hạng.
Mỗi chuyên gia đánh giá cần cung cấp một số hạng cho từng tiêu chuẩn, với giá trị lớn nhất là 1, tiếp theo là 2, và tiếp tục như vậy Các thứ hạng thô ban đầu sẽ được chuyển đổi thành dạng mới: thứ hạng 1 sẽ trở thành m-1, thứ hạng 2 thành m-2, và cứ tiếp tục cho đến khi thứ hạng m trở thành 0 Các thứ hạng này sẽ được tính toán theo quy trình đã định.
2.2.2 Thuật toán tham lam a) Bài toán xếp Ba lô – KnapSack Problem
Bài toán xếp ba lô một chiều yêu cầu chọn các hộp để tối đa hóa số tiền, trong khi tổng khối lượng không vượt quá 15 kg Ngược lại, bài toán xếp ba lô đa chiều xem xét cả khối lượng riêng và kích thước của các hộp, thường được gọi là bài toán xếp vali.
Bài toán xếp ba lô, hay còn gọi là bài toán cái túi, là một bài toán tối ưu hóa tổ hợp quan trọng Nó liên quan đến việc chọn lựa những vật phẩm cần thiết có thể vừa vặn trong một cái túi với giới hạn khối lượng, nhằm tối ưu hóa việc mang theo trong các chuyến đi Bài toán này không chỉ xuất hiện trong lĩnh vực du lịch mà còn có ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh, toán tổ hợp, lý thuyết độ phức tạp tính toán, mật mã học và toán ứng dụng.
PHÂN TÍCH LĨNH VỰC TCSK
KHÁI QUÁT
3.1.1 Khái niệm Tổ chức sự kiện
Từ xưa, con người đã tổ chức các sự kiện để kỷ niệm những dịp đặc biệt, thể hiện điểm chung của nhân loại bất kể màu da, lãnh thổ hay tôn giáo Chúng ta kỷ niệm sinh nhật, ngày chiến thắng, ngày mất, và những ngày lịch sử, tất cả đều liên quan đến cuộc sống con người Những sự kiện này không chỉ là dấu mốc quan trọng trong cuộc đời mà còn gắn kết mọi người, giúp họ hiểu và yêu thương nhau hơn.
Qua thời gian, Tổ chức sự kiện (TCSK) đã phát triển từ những sự kiện đơn giản, không chính thức thành những sự kiện lớn, đòi hỏi kỹ năng, sự sáng tạo và các công cụ chuyên nghiệp Ngành TCSK hiện nay đã trở thành một ngành công nghiệp với những chuẩn mực rõ ràng, chương trình đào tạo bài bản và những yêu cầu, thách thức mới mỗi ngày.
Julia Rutherford Silver, một chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực Tổ chức Sự kiện (TCSK) và tác giả cuốn sách "Professional Event Coordination", đã được vinh danh bốn lần với giải thưởng “Người cống hiến nhiều nhất cho ngành” từ Hội TCSK quốc tế ISES Bà là người sáng tạo chương trình đào tạo chuyên viên TCSK và đứng đầu dự án EMBOK (Event Management Body of Knowledge), nhằm thiết lập các chuẩn mực chung trong ngành Bà Julia đã đưa ra định nghĩa về TCSK một cách sâu sắc và có ý nghĩa.
TCSK là quá trình kết hợp giữa hoạt động lao động và tư liệu lao động, sử dụng máy móc và công cụ để thực hiện các dịch vụ Mục tiêu của TCSK là chuẩn bị và tổ chức các sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể, truyền tải thông điệp truyền thông đến đối tượng tham dự theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.
Hình 3.1: Khái niệm Event Logistics
TCSK được hiểu là một quá trình hoạt động kéo dài, bao gồm từ các công việc chuẩn bị đến các hoạt động sự kiện diễn ra tại những không gian cụ thể Trong quá trình này, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản và kế hoạch đã chuẩn bị trước, với một số hoạt động sử dụng máy móc và thiết bị để tạo ra các sản phẩm cụ thể như phòng ốc, sân khấu, và bàn ghế Bên cạnh đó, còn có các dịch vụ như thiết kế thiệp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh ánh sáng, và vận chuyển, tất cả nhằm phục vụ cho các hoạt động sự kiện Những hoạt động này nối tiếp và đan xen nhau, tạo thành một dòng chảy thời gian hướng tới sự kiện.
Theo dòng chảy thời gian:
Lập kế hoạch ngân sách
Công việc trong sự kiện
Công việc sau sự kiện
EVENT LOGISTICS: Âm thanh – Ánh sáng, Sản xuất – Thi công – Lều bạt – Nhà gian,
In ấn – TK đồ hoạ – TK website, Quay phim - Clip - Chụp ảnh,
Dụng cụ TCSK bao gồm trang phục, mascot, và các vật phẩm trang trí như hoa và quà tặng Đội ngũ nhân sự cho sự kiện và các hoạt động văn nghệ giải trí cũng rất quan trọng Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức TCSK, dịch vụ ăn uống và dịch vụ đi lại là những yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Theo dòng chảy công việc:
Công việc chuẩn bị cho sự kiện bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau, tùy thuộc vào loại hình sự kiện cụ thể Quy trình này bắt đầu từ việc nghiên cứu, lập kế hoạch và dự toán ngân sách, cho đến khi sự kiện chính thức được khai mạc.
Công việc trong sự kiện: bao gồm toàn bộ các công việc diễn ra từ khi sự kiện khai mạc tới khi sự kiện kết thúc
Công việc sau sự kiện : có tác động điều chỉnh, bổ sung thông điệp đã đƣợc thuyền đạt trong sự kiện
Mỗi sự kiện đều nhằm đạt được một mục tiêu truyền thông cụ thể, diễn ra trong không gian và thời gian riêng biệt Đối tượng tham dự sẽ nhận được một hệ thống giá trị vật chất và phi vật chất, chính là thông điệp mà chủ sở hữu sự kiện muốn truyền tải Hệ thống giá trị này không chỉ phục vụ cho mục đích của sự kiện mà còn phải phù hợp với nhiệm vụ đã được xác định Do đó, người có nhu cầu tổ chức sự kiện cần phải đặt ra yêu cầu về nhiệm vụ ngay từ đầu với nhà tổ chức, từ đó đảm bảo kịch bản và công tác chuẩn bị được thực hiện chính xác.
3.1.2 Những giai đoạn và yếu tố cơ bản của một sự kiện
Những giai đoạn cơ bản của một sự kiện
Hình 3.2: Những giai đoạn cơ bản của một sự kiện (Nguồn: Corporate Event Project Management, W O'Toole, P Mikolaitis, 2004)
Theo trình tự thời gian (hình 3.2), một sự kiện sẽ trải qua 3 giai đoạn: hình thành (birth), phát triển (maturity) và kết thúc (end)
Giai đoạn 1: là giai đoạn mà ý tưởng, chủ đề, mục đích tổ chức và kế hoạch về sự kiện ra đời
Giai đoạn 2 diễn ra khi sự kiện chính thức bắt đầu, với sự tham gia của khách mời và sự quản lý chặt chẽ từ ban tổ chức, đảm bảo mọi hoạt động tuân thủ kế hoạch đã được đề ra.
Giai đoạn 3: là giai đoạn kết thúc, thu dọn địa điểm tổ chức và rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện sau
Các yếu tố cơ bản của một sự kiện (hình 3.3)
Theo Julia Rutherford Silver, từ góc nhìn của người tham gia, sự kiện có ba yếu tố cơ bản: mục đích, phạm vi và nội dung.
Mục đích (intent/purpose): là lý do ra đời, chi phối mọi hoạt động và là mục tiêu hướng tới của SK
Hình 3.3: Mục đích của sự kiện (Nguồn: Professional Event Coordination, Julia Rutherford Silver, 2004, tr.34)
Doanh nghiệp tổ chức sự kiện với nhiều mục đích khác nhau, dựa trên chiến lược marketing và xúc tiến kinh doanh.
Mục đích của các hoạt động có thể bao gồm: tăng cường số lượng người tham gia, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, gia tăng nhận biết về sản phẩm, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, thúc đẩy doanh thu, thu hút tài trợ, củng cố tinh thần làm việc nhóm, cũng như đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên.
Mục đích cần được xác định và cụ thể hóa thành những mục tiêu có thể đo lường, phân công, thực tiễn và có thời hạn, từ đó chuyển thành các hành động chi tiết trong kế hoạch sức khỏe.
Phạm vi sự kiện bao gồm các yếu tố quan trọng như loại hình sự kiện, thời gian diễn ra và không gian tổ chức Thời gian xác định sự kiện kéo dài bao lâu, trong khi không gian liên quan đến địa điểm tổ chức và số lượng, thành phần tham gia.
Hình 3.4: Nội dung sự kiện (Nguồn: Professional Event Coordination, Julia Rutherford Silver, 2004, tr.41)
Nội dung của sự kiện SK bao gồm tất cả các hoạt động diễn ra và những trải nghiệm mà người tham dự cảm nhận qua các giác quan, bắt đầu từ khi họ bước vào cổng khu tổ chức cho đến khi rời khỏi.
Những nội dung đó thường được thể hiện qua 6 mảng lớn :
Những công c ụ quảng cáo về sự kiện (marketing materials)
Phương tiện đi lại và lối vào (transport and entrance)
Không khí và cách trang trí (atmotsphere and decor) Đồ ăn, thức uống (food and beverage)
Các hoạt động giải trí (entertainment)
Quà tặng lưu niệm và lời từ biệt nhã nhặn(amenities and souvenirs)
QUẢN LÝ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THEO MÔ HÌNH QLDA
Trong mỗi lĩnh vực, dù là vô tình hay hữu ý, luôn có những cá nhân phát minh ra học thuyết hoặc phương pháp mới có khả năng tạo ra cuộc cách mạng Sự kết hợp hài hòa giữa quản lý dự án và TCSK đã được ghi nhận là một bước đột phá quan trọng trong ngành TCSK, đánh dấu sự phát triển của ngành công nghiệp này trong thế kỷ 21.
Câu nói trên là của giáo sƣ J Goldblatt, CSEP , đang gi ảng dạy tại đ ại học Johnson
William O'Toole, chuyên gia TCSK người Úc với hơn 25 năm kinh nghiệm, đã áp dụng thành công mô hình quản lý dự án vào lĩnh vực TCSK, giúp nâng cao kỹ năng cho các đồng nghiệp J.Wiley đã xuất bản loạt sách về TCSK, do biên tập viên & Wales thực hiện, nhằm chia sẻ những kiến thức quý giá từ O'Toole.
Trình tự quản lý “dự án sự kiện”
Hình 3.5: Dự án sự kiện (Nguồn: Professional Event Coordination, Julia Rutherford Silver, 2004, tr.370)
Phương pháp quản lý dự án dựa trên nguyên tắc "chia để trị", giúp phân chia một dự án lớn và phức tạp thành các hạng mục nhỏ hơn Điều này không chỉ tạo điều kiện cho việc quản lý dễ dàng hơn mà còn tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và trách nhiệm.
3.2.1 Phân chia sự kiện thành các đơn vị nhỏ hơn có thể kiểm soát đƣợc
Sau khi xác định rõ ý tưởng cho sự kiện, bước tiếp theo là phân chia sự kiện phức tạp thành các hoạt động cụ thể Chẳng hạn, một lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty có thể bao gồm các phần như biểu diễn âm nhạc, giới thiệu về công ty, tổ chức tiệc và khiêu vũ.
Việc phân chia sự kiện giúp làm rõ mục đích và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức, cho phép áp dụng các mô hình như kim tự tháp, mạng lưới hoặc kết hợp tùy thuộc vào quy mô và số lượng hoạt động Chẳng hạn, một sự kiện lớn với nhiều hạng mục nhỏ sẽ cần một hội đồng tổ chức, giúp phản ứng nhanh chóng hơn trước những tình huống bất ngờ xảy ra.
3.2.2 Xác định phạm vi công việc (scope of work):
Khi xác định khái niệm sự kiện, chúng ta có thể nắm rõ phạm vi công việc liên quan Ví dụ, để tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty, các công việc cần thực hiện bao gồm quản lý chi phí, dự đoán và phòng ngừa rủi ro, chuẩn bị nội dung chương trình và thực đơn cho bữa tiệc.
Phân chia công việc thành các hoạt động, sau đó tiếp tục chia nhỏ các hoạt động thành nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ mà một cá nhân hoặc nhóm có thể đảm nhận, được gọi là cấu trúc phân chia công việc (work breakdown structure) Các đặc điểm cơ bản của một nhiệm vụ bao gồm tính cụ thể, khả năng thực hiện và tính khả thi trong thời gian quy định.
Có thể dễ dàng quản lý và thường chỉ có một mục tiêu
Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc
Có nguồn lực đƣợc phân bổ rõ ràng
Có thể phân chia theo 3 cách:
Theo trình tự ho ạt động của sự kiện
Thông thường thì các người TCSK phân chia theo sự kết hợp cả 3 phương pháp Và số lƣợng các nhiệm vụ càng nhiều khi ngày TCSK càng đến gần
3.2.4 Lập lịch trình cho các nhiệm vụ
- Khi các ho ạt động, nhiệm vụ đã được xác định và phân công, bước tiếp theo là sắp xếp chúng theo đúng trình tự tối ưu
- Tùy theo sự sẵn có của nguồn lực, các ho ạt động, nhiệm vụ có thể đƣợc thực hiện đồng thời hoặc theo thứ tự
Việc quảng cáo và ký kết hợp đồng cho sự kiện có thể diễn ra đồng thời nếu không có sự quản lý từ cùng một người, trong khi đó, việc dựng trại, lều bạt và nhà gian cần phải thực hiện sau khi khu vực tổ chức đã được dọn dẹp.
Để xác định thứ tự các nhiệm vụ, trước tiên cần xem xét nhiệm vụ nào phải hoàn thành trước Ví dụ, việc mang thiết bị âm thanh ánh sáng tới và sử dụng chỉ có thể thực hiện sau khi đội ngũ bảo vệ và trông coi đã có mặt.
Sắp xếp các nhiệm vụ theo trình tự tối ưu là một nhiệm vụ quan trọng đầu tiên trong tổ chức sự kiện Đối với các sự kiện nhỏ, người tổ chức có thể sử dụng giấy nhớ để ghi chú và dán lên bảng, giúp dễ dàng sắp xếp và điều chỉnh hệ thống nhiệm vụ khi có sự thay đổi trong sự kiện.
Sau khi thiết lập thứ tự thực hiện hợp lý, bước tiếp theo là ước lượng thời gian hoàn thành (ECT - Estimated Completion Time) cho từng công việc Đây là nhiệm vụ phản ánh khả năng tính toán và dự đoán của một chuyên gia.
Để tính toán hợp lý trong quản lý dự án, chúng ta có thể áp dụng các khái niệm như Điểm kết thúc sớm nhất (ES - Earliest Start), là thời điểm một nhiệm vụ có thể bắt đầu ngay sau khi nhiệm vụ trước hoàn thành Điểm kết thúc sớm nhất (EF - Earliest Finish) là thời điểm kết thúc sớm nhất, được tính bằng EF = ES + ECT Bên cạnh đó, Điểm bắt đầu muộn nhất (LS - Latest Start) là thời điểm muộn nhất mà nhiệm vụ phải bắt đầu mà không ảnh hưởng đến sự kiện, trong khi Điểm kết thúc muộn nhất (LF - Latest Finish) là thời điểm muộn nhất mà nhiệm vụ phải hoàn thành mà không ảnh hưởng đến sự kiện.
LS, LF là rất quan trọng trong việc lập kế hoạch vì đó là giới hạn SK sẽ thay đổi
Sau khi ước lượng thời gian hoàn thành và trình tự thực hiện các nhiệm vụ, sơ đồ Gantt trở thành công cụ hữu ích để mô tả rõ ràng số lượng, trình tự và thời gian cho từng nhiệm vụ, giúp mọi người dễ dàng hiểu và theo dõi tiến độ công việc.
Ta có thể tham khảo một sơ đồ Gantt cho một SK Đêm hội vui chơi nhƣ sau:
Bảng 3.1: Sơ đồ Gantt SK (Timeline)
Sơ đồ Gantt giúp người dùng dễ dàng nhận biết số lượng nhiệm vụ, thời gian diễn ra sự kiện, cũng như thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ Nó còn thể hiện thứ tự thực hiện các nhiệm vụ một cách rõ ràng, dễ hiểu cho mọi đối tượng.
Để quản lý công việc hiệu quả, không chỉ cần sắp xếp chúng theo thời gian mà còn phải hiểu mối quan hệ giữa các nhiệm vụ Các chuyên gia thường sử dụng “Sơ đồ ảnh hưởng” và “Phân tích độ phụ thuộc” để nắm bắt rõ hơn về sự liên kết này.
THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
3.3.1 Quy mô và đặc điểm của cung Ở Việt Nam có khoảng trên 200 doanh nghiệp, tổ chức cung ứng dịch vụ TCSK chuyên nghiệp và rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ lẻ, không chuyên khác Con số này mới chỉ chiếm khoảng 10% trong tổng số các công ty về truyền thông và quảng cáo (theo trang vàng Việt Nam ngày 25/04/2012) Và điều đặc biệt là chƣa có một công ty nào độc lập trên toàn bộ quá trình tổ chức, mà chỉ là những khâu riêng lẻ của một sự kiện tổng thể Hơn thế nữa, các công ty TCSK của người Việt chỉ chiếm khoảng 20% trong tổng số các công ty sự kiện tại Việt Nam, và hầu nhƣ chỉ tổ chức các sự kiện nhỏ như: cưới hỏi, ca nhạc, thời trang, hội nghị, khai trương, khánh thành… Các sự kiện tầm lớn vẫn thường xuyên do các công ty nước ngoài tổ chức
3.3.2 Quy mô và đặc điểm của cầu
Thị trường TCSK tại Việt Nam rất đa dạng với gần 90 triệu dân và 64 tỉnh thành phố, tạo ra nhu cầu phong phú cho dịch vụ này Tuy nhiên, mặc dù hàng năm có hàng nghìn sự kiện diễn ra, mức tiêu thụ dịch vụ TCSK vẫn thấp hơn so với quảng cáo, theo nghiên cứu của FTA Market Research năm 2011.
Biểu đồ 3.10: Cơ cấu sử dụng các dịch vụ marketing (Số liệu của FTA - market reseach)
Biểu đồ cho thấy cơ cấu sử dụng dịch vụ trong năm 2011 không có sự thay đổi lớn so với các kỳ nghiên cứu trước Quảng cáo dẫn đầu với tỷ lệ 92%, tiếp theo là nghiên cứu thị trường với 86% và dịch vụ tổ chức sự kiện (TCSK) đạt 60% Tỷ lệ 60% cho thấy dịch vụ nghiên cứu thị trường đang phát triển mạnh mẽ, nhờ vào nhận thức ngày càng cao của các công ty về tầm quan trọng của sự kiện đối với hình ảnh và thương hiệu Trong khi quảng cáo đã phát triển trong 16 năm qua, TCSK mới chỉ nổi lên trong khoảng 6 năm, nhưng đã chứng tỏ sức hấp dẫn không chỉ ở sự sáng tạo mà còn ở lợi nhuận cao TCSK cũng thu hút nhiều dịch vụ liên quan, đóng góp thu nhập cho cả công ty tổ chức sự kiện và các dịch vụ khác.
Hàng năm, các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD cho các hoạt động TCSK như hội nghị khách hàng và giới thiệu sản phẩm (Nguồn: FTA - market research) Mặc dù chi tiêu cho TCSK chỉ chiếm 60% so với 92% của quảng cáo, nhưng tổng số tiền đầu tư vào TCSK không thua kém quảng cáo, cho thấy rằng các doanh nghiệp đang chú trọng đầu tư mạnh mẽ vào các dịch vụ TCSK và các dịch vụ liên quan.
Giá trị của thị trường TCSK được hình thành từ chuỗi dịch vụ liên kết, tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh Do đó, doanh thu từ hoạt động TCSK bao gồm tổng doanh thu của toàn bộ chuỗi giá trị này.
Hiện nay, các chủ thể đánh giá cao dịch vụ tổ chức sự kiện (TCSK) và sẵn sàng đầu tư lớn để đảm bảo sự kiện thành công Dù quy mô sự kiện lớn hay nhỏ, họ luôn tìm cách tiết kiệm chi phí tối đa Để đạt được điều này, nhiều người chọn thuê các công ty chuyên cung cấp dịch vụ TCSK bên ngoài để thực hiện và quản lý sự kiện Họ thường ký hợp đồng theo thời vụ hoặc dài hạn từ 1 đến 2 năm, đặc biệt là các công ty lớn Lý do chính để thuê dịch vụ hoàn chỉnh từ các công ty TCSK chuyên nghiệp là nhằm tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí tổ chức.
Các công ty tổ chức sự kiện (TCSK) có kinh nghiệm và chuyên nghiệp, giúp các bên ký kết hợp đồng không phải lo lắng nhiều về sự kiện Những công ty này cam kết đảm bảo hiệu quả cho sự kiện, điều này được xác định rõ ràng trong hợp đồng giữa hai bên.
Khi doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ trọn gói, chi phí cho TCSK sẽ được giảm thiểu so với việc thuê từng dịch vụ riêng lẻ Giá của gói dịch vụ A và B (P(a+b)) luôn thấp hơn tổng giá của dịch vụ A (Pa) và dịch vụ B (Pb) khi được thuê riêng biệt Cụ thể, mối quan hệ giá cả này được thể hiện qua công thức: P(a+b) < Pa + Pb.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lớn thường lựa chọn thuê dịch vụ tổng thể từ các công ty quảng cáo, bao gồm kế hoạch marketing, quảng cáo, phối hợp các phương tiện truyền thông và dịch vụ PR, trong đó có cả tổ chức sự kiện (TCSK) Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo sự kiện được tích hợp vào chiến lược quảng cáo và phát triển thương hiệu tổng thể của doanh nghiệp.
Trước đây, khi kinh tế Việt Nam chưa mở cửa, các sự kiện chủ yếu là hoạt động nội bộ của các tổ chức và xí nghiệp, thiếu khái niệm về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Các cơ quan tự tổ chức mà không tính toán kỹ lưỡng về chi phí, không có ý tưởng thuê dịch vụ TCSK chuyên nghiệp do chưa có dịch vụ này Do đó, tính chất tổ chức sự kiện chỉ mang tính tự phát, thiếu sự sáng tạo và không có khảo sát phản hồi từ người tham dự, dẫn đến việc không đánh giá được hiệu quả và thành công của sự kiện Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, việc tổ chức sự kiện với ngân sách lớn trở nên rất khó khăn.
Trong những năm gần đây, nhịp sống kinh tế đã có nhiều thay đổi, dẫn đến sự phát triển của các dịch vụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và hình ảnh tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay Việc thiết lập mối quan hệ với người tiêu dùng và công chúng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức chính phủ và phi chính phủ đã nhận thức rõ về vai trò của các công cụ truyền thông trong kinh doanh Tổ chức sự kiện (TCSK) mặc dù là một ngành dịch vụ mới mẻ, nhưng đã thu hút sự tham gia của nhiều doanh nghiệp lớn, bao gồm cả công ty liên doanh, công ty nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân, công ty nhà nước và cơ quan quản lý, vì TCSK được xem là một ngành có tiềm năng lợi nhuận cao.
Tổ chức sự kiện (TCSK) rất đa dạng, từ các sự kiện trọng đại như ma chay, cưới hỏi đến những sự kiện quy mô lớn như SEA GAMES, ASEM, APEC Mục tiêu của TCSK là tạo ấn tượng tốt và ảnh hưởng lâu dài đến người tham dự, không chỉ trong sự kiện mà còn sau đó, thúc đẩy các mối quan hệ khác TCSK không chỉ mang lại giá trị vật chất mà còn tạo ra những cơ hội vô hình cho tổ chức, như việc tổ chức hội nghị khách hàng để thắt chặt mối quan hệ và khuyến khích sự ủng hộ cho sản phẩm mới Do đó, nhu cầu về TCSK ngày càng tăng, kéo theo sự phát triển sôi động của thị trường cung ứng TCSK.
Thị trường Tổ chức sự kiện (TCSK) tại Việt Nam rất đa dạng và phong phú, trở thành công cụ marketing phổ biến cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân TCSK không chỉ phục vụ mục tiêu cụ thể của các chủ thể sự kiện mà còn là nơi thể hiện văn hóa và giá trị của đơn vị trước đông đảo khách mời và công chúng Hàng năm, Việt Nam tổ chức hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ, phản ánh các mùa, tập tục văn hóa và đặc trưng vùng miền Nghiên cứu nhu cầu TCSK là cần thiết để chọn thời điểm tổ chức tối ưu, thu hút sự chú ý và tránh trùng lặp sự kiện, đồng thời thể hiện sự sáng tạo để sự kiện trở nên nổi bật và hấp dẫn hơn.
Nhu cầu tổ chức các sự kiện theo mùa lễ hội:
Việt Nam là một quốc gia đa dạng với nhiều dân tộc và năm ngữ hệ, mỗi miền Bắc, Trung, Nam đều có những đặc trưng riêng biệt Các lễ hội văn hóa dân gian diễn ra hàng năm tại từng vùng miền thu hút đông đảo người dân tham gia, tạo nên những sắc màu tinh thần phong phú Những sự kiện tôn giáo được chuẩn bị chu đáo và kéo dài trong thời gian, ảnh hưởng sâu sắc đến cộng đồng địa phương Tuy nhiên, trong những ngày lễ hội này, các doanh nghiệp thường ít tổ chức sự kiện do sự quan tâm giảm sút từ phía khách hàng.
Nhu cầu tổ chức các sự kiện lớn của quốc gia:
Các sự kiện lớn của quốc gia như văn hóa, thể thao, chính trị và xã hội thu hút sự chú ý mạnh mẽ từ các công ty tổ chức trên toàn quốc Bên cạnh các hoạt động chính diễn ra trong nước, nhu cầu về TCSK cũng gia tăng, tạo cơ hội thuận lợi để TCSK kết hợp với những sự kiện lớn nhằm thu hút sự quan tâm của công chúng và các đơn vị tham gia Trong thời gian này, nhiều đơn vị, đặc biệt là các doanh nghiệp, tổ chức sự kiện để thúc đẩy hợp tác và kinh doanh.
Nhu cầu TCSK trong các tổ chức và các cá nhân:
PHÂN ĐOẠN THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Thị trường Tổ Chức Sự Kiện (TCSK) rất đa dạng và phong phú, dẫn đến việc phân đoạn thị trường này cần được đánh giá theo nhiều tiêu chí khác nhau Không chỉ các doanh nghiệp mới cần tổ chức sự kiện, mà các tổ chức phi chính phủ cũng cần sự kiện để giới thiệu hoạt động của mình Bên cạnh đó, cá nhân cũng tìm kiếm các sự kiện để quảng bá hình ảnh của họ tới công chúng hoặc để phục vụ mục đích tinh thần.
Chủ thể của sự kiện giao toàn bộ công tác chuẩn bị cho một công ty kinh doanh dịch vụ TCSK là người sử dụng dịch vụ tiêu dùng TCSK, tương tự như người tiêu dùng thông thường, với những nhu cầu và mong muốn riêng Tuy nhiên, dịch vụ này đặc biệt ở chỗ nhiều người cùng tiêu dùng, dẫn đến việc sử dụng một lượng hàng hóa và dịch vụ đa dạng, bao gồm cả những mặt hàng nhỏ Do đó, việc phân khúc thị trường dựa trên tiêu chí nhân khẩu, địa lý, tâm lý và hành vi không phù hợp, vì nhu cầu trong lĩnh vực TCSK là rất lớn.
Vì vậy, xin phân chia thị trường TCSK theo đối tượng sử dụng TCSK và phân chia theo quy mô và khả năng thanh toán c ủa TCSK
3.4.1 Phân chia thị trường TCSK theo đối tượng sử dụng
Thị trường tổ chức sự kiện (TCSK) thu hút nhiều đối tượng tham gia, chủ yếu là các cơ quan chính phủ và tổ chức phi lợi nhuận Những đối tượng này thường sử dụng các sự kiện lớn nhằm phục vụ cộng đồng, bao gồm các bộ, ngành và các tổ chức như hiệp hội bảo vệ người tiêu dùng, hiệp hội bảo vệ môi trường Đặc điểm của người tiêu dùng dịch vụ TCSK là tập thể, với nhiều cá nhân có trình độ học vấn, hành vi và văn hóa khác nhau Quy mô tiêu dùng thường lớn, sự kiện kéo dài nhiều ngày và quyết định tổ chức thường thuộc về lãnh đạo của các tổ chức này.
Nhu cầu sử dụng dịch vụ sự kiện thường xuất hiện vào các ngày lễ kỷ niệm và sự kiện đã được lên kế hoạch trước Các tổ chức thường tự tổ chức sự kiện của mình, từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc, và có thể cần đến các dịch vụ đi kèm Tuy nhiên, ban tổ chức thường không có chuyên môn sâu về tổ chức sự kiện, dẫn đến việc thực hiện không hoàn thiện và có thể gặp khó khăn Đối với họ, tổ chức sự kiện không chỉ là công việc mà còn là dịp thể hiện nhu cầu và mong muốn của toàn thể thành viên, mang lại giá trị tinh thần cho người tham dự và công chúng.
Do sử dụng ngân sách của tổ chức và không chịu áp lực về lợi nhuận, TCSK không gặp khó khăn tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện Đối với các sự kiện lớn của chính phủ như APEC, ngoài ban tổ chức chỉ đạo, còn có sự tham gia của các công ty TCSK trong nước và chuyên gia nước ngoài, chuyên môn hóa từng khâu trong công tác chuẩn bị.
Các cơ quan hành chính thường tự tổ chức hoặc thuê ngoài các sự kiện lớn, chủ yếu phục vụ cho mục đích nội bộ Đối tượng tiêu dùng dịch vụ sự kiện chủ yếu là các công ty, doanh nghiệp và cơ sở sản xuất kinh doanh, với người ra quyết định chính là lãnh đạo tổ chức Do đặc thù là tổ chức kinh doanh lợi nhuận, nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện (TCSK) rất lớn, mặc dù quy mô sự kiện thường nhỏ và thời gian chỉ kéo dài từ một đến một tuần Mục tiêu chính của các sự kiện này là làm nổi bật sản phẩm của doanh nghiệp.
Các sự kiện như khai trương là lý do chính để các công ty mới thành lập sử dụng dịch vụ TCSK, nhằm thu hút sự chú ý của công chúng và truyền tải thông điệp của họ Công ty mong muốn tạo ấn tượng tốt đẹp qua buổi lễ và giới thiệu sản phẩm, vì vậy họ tìm đến các công ty dịch vụ TCSK để đáp ứng nhu cầu sáng tạo và ấn tượng Đối với việc giới thiệu sản phẩm, yếu tố không gian và thời gian rất quan trọng, sự kiện cần được tổ chức một cách hài hòa và không kéo dài quá mức Đối tượng tiêu dùng sự kiện thường là cá nhân, những người có tâm lý phức tạp và là người ra quyết định chính, với nhu cầu và hành vi khác nhau do trình độ văn hóa và nơi ở khác nhau.
Sự kiện dành cho người nổi tiếng là cơ hội quan trọng để giới thiệu hình ảnh cá nhân tới công chúng và các cơ quan chức năng Để đảm bảo thành công, sự kiện này thường được tổ chức bởi một công ty TCSK chuyên nghiệp, nhằm khuyếch trương tên tuổi của người chủ sự kiện Từ việc lập ngân sách đến chuẩn bị và tổ chức hậu sự kiện, một ekip tổ chức viên chuyên nghiệp sẽ đảm nhận mọi khâu, tạo nên một sự kiện hoành tráng và công phu, đặc biệt trong lĩnh vực nghệ thuật.
Hiện nay, trong thị trường TCSK, hầu hết các cá nhân không thuê toàn bộ công ty TCSK mà chỉ chọn một số dịch vụ cụ thể để phục vụ cho sự kiện của mình Tất cả các khâu trong sự kiện đều do họ tự tổ chức.
Hình 3.11: Biểu đồ thị phần của thị trường TCSK (Theo đánh giá sơ bộ của Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam)
3.4.2 Phân loại theo quy mô sự kiện và khả năng thanh toán a) Những sự kiện lớn và dài ngày có khả năng thanh toán cao
Sự kiện lớn không chỉ được đo bằng số lượng dịch vụ tham gia mà còn có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến nhiều lĩnh vực, quốc gia và thậm chí là các quốc gia khác.
Sự kiện quy mô lớn đóng vai trò quan trọng, không chỉ liên quan đến một công ty TCSK mà còn tới nhiều công ty khác Mỗi sự kiện lớn bao gồm nhiều khâu nhỏ, và mỗi khâu lại có các sự kiện nhỏ hơn Do đó, một công ty không thể tự mình thực hiện tất cả mà cần hợp tác với nhiều công ty TCSK khác và sử dụng nhiều dịch vụ để đảm bảo sự kiện thành công.
Bên cạnh các sự kiện lớn như hội nghị APEC, nhiều sự kiện nhỏ cũng được tổ chức nhằm thúc đẩy hợp tác và ký kết hợp đồng giữa các quốc gia Sự kiện APEC, cùng với việc Việt Nam gia nhập WTO, đã thu hút sự quan tâm của nhiều nhà đầu tư quốc tế đến với Việt Nam.
Các sự kiện dài ngày, như hội họp và trưng bày, thường có quy mô đa dạng và yêu cầu sự đổi mới để thu hút người tham gia Ngược lại, sự kiện nhỏ và ngắn ngày thường có ngân sách hạn chế và quy mô nhỏ hơn, khiến cho việc tổ chức phụ thuộc vào quyết định của từng công ty hoặc tổ chức Thông thường, các đơn vị tổ chức tự lên kế hoạch cho sự kiện này và thành lập ban tổ chức dựa trên kế hoạch đã định Họ cũng phải tìm kiếm các dịch vụ cần thiết như địa điểm, thực phẩm, đồ uống, và thiết bị âm thanh ánh sáng.
Khi được hỏi về những yếu tố mong đợi nhất khi sử dụng dịch vụ Tổ Chức Sự Kiện (TCSK), 44% người tiêu dùng cho rằng sáng tạo là yếu tố hàng đầu Điều này cho thấy rằng, bất kể phân đoạn thị trường nào, nhu cầu về dịch vụ tổ chức sáng tạo luôn được đặt lên hàng đầu Theo thống kê, 66% công ty hiện tự tổ chức TCSK, trong khi 77% công ty lựa chọn thuê dịch vụ Số liệu này phản ánh rằng thị trường TCSK tại Việt Nam vẫn còn nhiều tiềm năng phát triển, tạo cơ hội cho các công ty TCSK tham gia vào thị trường còn trống này.
CẠNH TRANH TRÊN THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TCSK đang tạo ra những thách thức lớn cho các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam, không chỉ vì tính thương mại mà còn do yếu tố nghệ thuật cao trong các sự kiện như “Đêm trắng” của báo Tuổi trẻ hay Lễ hội ngàn hoa của Omo Tuy nhiên, nhiều sự kiện nổi bật lại do các công ty TCSK nước ngoài tổ chức, đặt ra câu hỏi về sức cạnh tranh của các công ty trong nước Trong bối cảnh hiện tại, sự cạnh tranh giữa các tập đoàn quảng cáo quốc tế và các công ty TCSK địa phương đang gia tăng, khiến việc phát triển các công ty TCSK Việt trở thành một thách thức lớn Tăng cường tính cạnh tranh cho các công ty TCSK Việt Nam là một nhiệm vụ khó khăn trước sự áp đảo của các công ty lớn trong lĩnh vực này.
Kết quả nghiên cứu độc lập của công ty FTA dựa trên phỏng vấn 70 công ty lớn như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Gillette, Kodak, Philips Moris, Nestle, Dutch Lady, Sony Ericsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, và Kinh Đô cho thấy rằng tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn một công ty TCSK cho sự kiện là uy tín trên thị trường Bên cạnh đó, sự sáng tạo cũng là yếu tố thu hút các công ty sử dụng dịch vụ TCSK nhiều nhất.
Các chủ thể sự kiện yêu cầu không chỉ quy mô tổ chức mà còn cần sự sáng tạo và chuyên nghiệp trong chương trình TCSK Các công ty TCSK lớn và uy tín có sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường, không chỉ dựa vào nguồn lực tài chính mà còn vào ý tưởng sáng tạo thu hút khách hàng Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, sáng tạo và có tác phong làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật là những điểm mạnh quan trọng trong cuộc cạnh tranh với các đối thủ lớn quốc tế trong ngành TCSK.
Ngành TCSK đang tăng trưởng nhanh với ước tính 30% các công ty mới xuất
Việt Nam đang gia tăng sức ép đối với các công ty mới gia nhập thị trường dịch vụ, chủ yếu do thiếu kinh nghiệm và sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các công ty TCSK lớn.
Các công ty TCSK chuyên nghiệp trong nước có lợi thế cạnh tranh nhờ vào thời gian hoạt động lâu dài và sự am hiểu sâu sắc về thị trường, từ đó đưa ra những ý tưởng độc đáo phù hợp với bản sắc văn hoá Việt Nam Chi phí hoạt động của họ thường thấp hơn so với các công ty quốc tế, và mặc dù thị trường TCSK tại Việt Nam đang phát triển mạnh, nhưng vẫn chưa đủ lớn để thu hút nhiều đại gia nước ngoài Điều này mang lại cho các công ty TCSK nội địa cơ hội để rèn luyện và nâng cao năng lực cạnh tranh, đặc biệt là trong việc cạnh tranh về giá.
Các công ty TCSK trong nước đang phải đối mặt với nhiều bất lợi do sự thay đổi nhu cầu của khách hàng trong bối cảnh kinh tế phát triển và sự gia tăng đầu tư từ các công ty nước ngoài tại Việt Nam Nhu cầu thị trường TCSK ngày càng đa dạng và phức tạp, kéo theo tính cạnh tranh gia tăng Các công ty nước ngoài không chỉ mang đến chuyên môn cao và nguồn lực tài chính vững mạnh mà còn tạo ra áp lực lớn đối với các doanh nghiệp TCSK nội địa Nếu các công ty Việt Nam không nỗ lực cải thiện khả năng cạnh tranh, thị phần của họ có thể bị thâu tóm, dẫn đến việc bị loại bỏ khỏi thị trường hoặc chỉ hoạt động dưới dạng nhà thầu phụ cho các công ty lớn Điều này khiến cho khả năng tổ chức các sự kiện lớn bị hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của các công ty TCSK trong nước.
Các công ty quảng cáo đang tham gia vào thị trường TCSK, tạo ra sự cạnh tranh lớn với các công ty TCSK chuyên nghiệp Họ kế thừa mối quan hệ từ các dịch vụ khác và nổi bật với tính sáng tạo không ngừng, đặc biệt trong lĩnh vực truyền thông Mặc dù những điểm mạnh của các đơn vị quảng cáo hỗ trợ cho TCSK, nhưng họ vẫn thiếu sự chuyên nghiệp trong các quy trình TCSK so với các công ty chuyên cung cấp dịch vụ này.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty, các doanh nghiệp TCSK liên tục đổi mới để thu hút khách hàng Họ không chỉ tập trung vào yếu tố thương mại của sự kiện mà còn chú trọng đến giá trị nghệ thuật, nhằm đảm bảo mang lại sự hài lòng tối đa cho người tiêu dùng.
NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI HO ẠT ĐỘNG TCSK
Hình 3.12: Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động TCSK Yếu tố kinh tế
Yếu tố kinh tế đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của ngành TCSK tại Việt Nam Trước đây, nền kinh tế yếu kém đã hạn chế nhu cầu về dịch vụ TCSK, dẫn đến việc tổ chức sự kiện chủ yếu phụ thuộc vào cá nhân và tổ chức tự phát Mặc dù những sự kiện nhỏ lẻ có thể thành công, nhưng khi thực hiện các sự kiện lớn, sự lúng túng thường xảy ra do thiếu kinh phí cần thiết cho TCSK.
Nền kinh tế chưa phát triển dẫn đến dịch vụ liên quan đến tổ chức chính (TCSK) cũng chưa được hình thành hoặc phát triển Do đó, TCSK vẫn chưa trở thành một dịch vụ độc lập với các tổ chức và cơ quan đoàn thể.
Khi Việt Nam gia nhập WTO với tư cách là thành viên thứ 150, các công ty TCSK đã có cơ hội lớn để phát triển và mở rộng hợp tác quốc tế thông qua các hợp đồng kinh doanh Tuy nhiên, sự gia tăng cạnh tranh trên thị trường dịch vụ cung ứng, đặc biệt trong lĩnh vực TCSK, cũng đặt ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp Việc làm quen với các khái niệm Marketing mạnh mẽ là điều cần thiết để các công ty này có thể thích ứng và phát triển trong bối cảnh kinh tế mở cửa.
Văn hóa đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị, sự thụ cảm và sở thích trong ngành tổ chức sự kiện (TCSK), nơi kết hợp giữa nghệ thuật và thương mại Một sự kiện không chỉ bao gồm các bài phát biểu hay ký kết mà còn có các chương trình giải trí giúp giảm bớt căng thẳng cho người tham gia Từ cách bố trí không gian đến điểm đỗ phương tiện đều phản ánh nét văn hóa của sự kiện Điều này cho thấy văn hóa tác động gián tiếp đến sự thành công của sự kiện Chẳng hạn, nếu một công ty TCSK không nắm rõ các quy tắc ứng xử, phong tục và chuẩn mực đạo đức của văn hóa dân gian, họ sẽ khó lòng tổ chức sự kiện thành công, đặc biệt là những sự kiện quốc tế Văn hóa là yếu tố then chốt giúp các dân tộc hiểu nhau hơn, và việc thiếu hiểu biết về văn hóa sẽ cản trở khả năng tổ chức sự kiện hiệu quả.
Một sự kiện được tổ chức với mục đích rõ ràng, nhưng văn hóa luôn được ưu tiên hàng đầu như một thông điệp gần gũi gửi đến người tham gia.
Sự khác biệt văn hóa có thể gây trở ngại trong giao tiếp, vì vậy một sự kiện thành công cần phải đáp ứng các yếu tố văn hóa chuẩn mực Những sự kiện này không chỉ là nơi truyền tải thông tin mà còn tôn vinh giá trị văn hóa và thể hiện cảm xúc của người tham dự.
Nếu sự kiện không phù hợp với văn hóa địa phương, nó sẽ bị tẩy chay và phản đối, dẫn đến thất bại chắc chắn.
Trong thời đại mới, sự du nhập văn hóa từ nước ngoài đã tạo ra những sự pha trộn mới, làm phong phú thêm nền văn hóa Việt Nam Dù vậy, các giá trị văn hóa cơ bản vẫn giữ nguyên, vì vậy khi thực hiện công tác TCSK, cần chú ý đến những giá trị này để đạt được thành công.
Yếu tố chính trị – pháp luật
Trong tổ chức sự kiện (TCSK), việc xin giấy phép tổ chức là bước đầu tiên quan trọng Người làm TCSK cần nắm rõ các quy định chính trị và pháp luật tại địa phương để xác định sự kiện nào được phép tổ chức, sự kiện nào bị cấm và những sự kiện cần có sự giám sát của cơ quan quản lý Nếu không hiểu biết về luật pháp, việc tổ chức sự kiện sẽ gặp nhiều khó khăn.
Khi tổ chức sự kiện, cần chú ý đến các quy định của chính quyền địa phương về thời gian và địa điểm Các yêu cầu liên quan đến an ninh, trật tự và thông báo chính trị - pháp luật phải được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ và phù hợp với tình hình địa phương Việc không tìm hiểu kỹ trước sự kiện có thể dẫn đến những vấn đề pháp lý phát sinh, gây gián đoạn và làm giảm uy tín của tổ chức, đồng thời gây thiệt hại về tài sản.
Hoạt động quảng cáo của doanh nghiệp cần được quản lý bởi nhà nước thông qua hệ thống luật pháp, nhằm tạo ra một môi trường kinh doanh công bằng Quản lý này không chỉ giúp thiết lập sự cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp mà còn đảm bảo mối quan hệ đúng đắn giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng Luật pháp yêu cầu quảng cáo phải chính xác, trung thực, phản ánh đúng tính năng, tác dụng và chất lượng sản phẩm, đồng thời bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.
Mặc dù các văn bản pháp luật hỗ trợ các công ty trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh, nhưng chúng cũng có thể gây ra những hạn chế nhất định Ông Nguyễn Thanh Thản, Tổng giám đốc công ty quảng cáo và hội chợ thương mại Việt Nam Vinexad, cho biết Chính phủ vừa ban hành quy định mới yêu cầu Bộ Thương mại quản lý quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm, trong khi Bộ Văn hóa thông tin cũng đang can thiệp vào lĩnh vực này Điều này dẫn đến việc phải qua nhiều thủ tục, tốn thời gian, khiến các công ty khó đáp ứng nhu cầu khách hàng Hiệp hội quảng cáo chỉ ra rằng khung pháp lý hiện tại của Việt Nam chưa theo kịp với hoạt động xây dựng thương hiệu và quảng cáo, do đó, các nhà hoạch định chính sách cần nghiên cứu sâu hơn về bản chất và tính chuyên nghiệp của ngành.
Kỹ thuật và công nghệ đóng vai trò quan trọng trong tổ chức sự kiện (TCSK), đặc biệt là tại các sự kiện lớn và quốc tế Lịch sử phát triển của ngành TCSK luôn gắn liền với sự tiến bộ của công nghệ Các công nghệ 3D, 4D, laser và tương tác, cùng với những cải tiến trong kỹ thuật âm thanh, đã tạo ra những sự kiện hoành tráng và ấn tượng như lễ khai mạc Thế vận hội, World Cup và Seagames.
Công nghệ càng phát triển giúp những người TCSK được tho ả sức sáng tạo, làm cho bộ mặt sự kiện càng phong phú, đa dạng hơn
Tổ chức một sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố, và chỉ cần một chi tiết nhỏ bị thất bại cũng có thể ảnh hưởng lớn đến toàn bộ sự kiện Thời tiết là một yếu tố bất khả kháng mà con người không thể kiểm soát, nhưng nó có thể tạo ra những trở ngại đáng kể Đặc biệt, đối với các sự kiện ngoài trời, thời tiết xấu có thể dẫn đến việc huỷ bỏ sự kiện, gây khó khăn cho khách mời tham dự.
Sự kiện có thể thất bại do các nhà cung cấp dịch vụ không đáp ứng được yêu cầu Việc phối hợp giữa các dịch vụ tham gia là rất quan trọng, vì nhà cung cấp chính thường không thể đảm trách mọi khía cạnh Giải pháp là thuê thêm dịch vụ bên ngoài Tuy nhiên, nếu vì lý do nào đó mà các nhà cung cấp không thể có mặt, sự kiện sẽ bị hoãn hoặc thất bại.
XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG TCSK TƯƠNG LAI
Việt Nam, với dân số gần 90 triệu người và hơn 60 tỉnh thành, sở hữu hơn 500 quận huyện cùng hàng chục ngàn thôn xã Nền kinh tế đa dạng của đất nước bao gồm nhiều thành phần và hàng trăm ngàn doanh nghiệp, tạo ra nhu cầu phong phú về TCSK.
Việt Nam, với hơn 60 dân tộc và truyền thống văn hóa lâu đời, sở hữu nền văn hóa phong phú và đa dạng Sự giao thoa giữa các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và phương Tây càng làm tăng thêm sự phong phú này Những yếu tố văn hóa đặc sắc đã tạo ra nhu cầu tổ chức sự kiện (TCSK) mạnh mẽ, với hàng trăm ngàn sự kiện lớn nhỏ được tổ chức mỗi năm.
Nhu cầu chi tiêu cho TCSK ở Việt Nam hàng năm ước tính lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng Với sự hội nhập và mở rộng thị trường toàn khu vực Đông Nam Á, quy mô thị trường sẽ gia tăng đáng kể, cùng với mức tăng trưởng cao Điều này tạo ra một thị trường hấp dẫn cho các nhà kinh doanh.
Hoạt động cung ứng TCSK đang phát triển mạnh mẽ, nhưng chất lượng dịch vụ vẫn chưa đạt yêu cầu, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranh trong lĩnh vực này ngày càng khốc liệt, với sự tham gia hạn chế của các nhà đầu tư nước ngoài Tuy nhiên, với sự phát triển kinh tế xã hội và thu nhập của người dân tăng lên, khả năng thanh toán cho dịch vụ TCSK sẽ rất lớn trong tương lai Điều này sẽ thu hút nhiều nhà đầu tư và tạo ra một môi trường cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi các công ty cung cấp dịch vụ TCSK nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.
Xu hướng từ cũ sang mới – từ truyền thống sang hiện đại:
Gần đây, các tin tức về sự kiện của các công ty như biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại và lễ hội ngày càng xuất hiện nhiều trên các kênh báo chí Điều thu hút sự chú ý của công chúng chính là cách tiếp cận độc đáo mà các công ty này áp dụng trong các sự kiện của họ.
Theo các chuyên gia, xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay đang chuyển hướng mạnh mẽ sang các chủ đề đa dạng, được lấy cảm hứng từ nhiều nền văn hóa khác nhau Những chủ đề này không chỉ được chọn lọc kỹ lưỡng mà còn được thiết kế với tính sáng tạo cao, tạo nên sự khác biệt và thu hút cho sự kiện.
Xu hướng này nhằm mục đích bảo đảm giá trị giải trí và thương mại, đồng thời tạo cơ hội cho các công ty nâng cao nhận thức về thương hiệu, hiểu biết về sản phẩm và thu hút một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Chi phí tổ chức sự kiện tại Việt Nam có thể dao động từ 10.000 đến 100.000 USD, tùy thuộc vào các yếu tố như địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu và ý nghĩa của chương trình Đối với những sự kiện lớn, chi phí có thể tăng lên đến 200.000 USD, thậm chí lên tới 500.000 USD.
Khách hàng luôn mong đợi sự kiện phải xứng đáng với chi phí bỏ ra, vì vậy các công ty thường yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ tổ chức gửi ý tưởng cho sự kiện Đây là thời điểm mới trong hoạt động sự kiện tại Việt Nam, khi các công ty cần cung cấp giải pháp sáng tạo và chuyên nghiệp để tiếp cận khách hàng, mang lại những trải nghiệm tích cực.
Các công ty thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm để đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện Những nhà tổ chức này không chỉ biết cách tiếp cận khách hàng một cách độc đáo mà còn có khả năng chọn lựa nhân vật đại diện phù hợp và phân tích hiệu quả của sự kiện.
