LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Nội dung công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
1.2.1 Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
Kế toán cần duy trì sổ kế toán để ghi chép liên tục các giao dịch thu, chi, xuất, nhập tiền và ngoại tệ, đồng thời tính toán số dư quỹ và từng tài khoản ngân hàng tại mọi thời điểm nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu Ngoài ra, các khoản tiền ký cược và ký quỹ từ doanh nghiệp khác và cá nhân cũng phải được quản lý và hạch toán như là tài sản của doanh nghiệp.
+ Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán
Kế toán cần theo dõi chi tiết tiền tệ theo nguyên tệ Khi có giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ, kế toán phải thực hiện quy đổi ngoại tệ sang Đồng Việt Nam theo các nguyên tắc đã được quy định.
- Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;
Các tài khoản tiền được áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền Khi lập Báo cáo tài chính theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế.
1.2.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
Mỗi doanh nghiệp cần duy trì một quỹ tiền mặt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong sản xuất kinh doanh, bao gồm tiền mặt như giấy bạc, ngoại tệ, ngân phiếu, và các loại tài sản quý giá Để đảm bảo hạch toán chính xác, tiền mặt phải được tập trung tại quỹ, và mọi giao dịch liên quan đến thu, chi tiền mặt đều do thủ quỹ thực hiện Thủ quỹ không được ủy quyền cho người khác làm thay, trừ khi có sự đồng ý của Giám đốc và thực hiện các thủ tục cần thiết.
Thủ quỹ cần thường xuyên kiểm tra quỹ để đảm bảo số tiền mặt tồn quỹ khớp với số dư trên sổ quỹ Mỗi ngày, sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ phải ghi chép vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ để nộp cho kế toán.
Mỗi ngày, kế toán quỹ nhận báo cáo quỹ và chứng từ gốc từ thủ quỹ, sau đó tiến hành đối chiếu và kiểm tra số liệu trên sổ quỹ Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, kế toán thực hiện định khoản và ghi chép vào sổ tổng hợp tài khoản quỹ tiền mặt.
1.2.2.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp
+ Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”, số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt
Các khoản tiền mặt mà doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp sẽ được quản lý và hạch toán như các tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
Khi thực hiện việc nhập và xuất quỹ tiền mặt, cần có phiếu thu và phiếu chi kèm theo đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao và người có thẩm quyền theo quy định kế toán Trong một số trường hợp đặc biệt, cần đính kèm lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ.
Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán và ghi chép liên tục hàng ngày các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt và ngoại tệ Ngoài ra, kế toán cũng phải tính toán số dư quỹ tại mọi thời điểm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quỹ tiền mặt, bao gồm nhập và xuất quỹ Hàng ngày, thủ quỹ cần thực hiện kiểm kê số dư thực tế của quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ và sổ kế toán Trong trường hợp phát hiện sự chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.
+ Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
Bên Nợ TK 1112 sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế, trong khi trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán.
- Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được xác định theo hướng dẫn tại phần tài khoản 413, liên quan đến chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản khác.
Vàng tiền tệ được ghi nhận trong tài khoản này là vàng dùng để cất trữ giá trị, không bao gồm vàng tồn kho dùng làm nguyên liệu sản xuất hoặc hàng hóa để bán Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Tại mọi thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ dựa trên nguyên tắc đã được quy định.
Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch Doanh nghiệp có quyền tự chọn ngân hàng này tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Vận dụng hệ thống số sách kế toán vào công tác kế toán vốn bằng tiền trong
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có quyền tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, nhưng cần đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ và dễ kiểm tra Nếu không tự xây dựng được, doanh nghiệp có thể sử dụng biểu mẫu theo Thông tư 133/2016/QĐ-BTC Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán được quy định.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái;
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.3.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung là hình thức kế toán lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có hoạt động đơn giản, với đội ngũ kế toán và quản lý có trình độ khá Hình thức này cũng dễ dàng áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Theo hình thức sổ này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi nhận theo trình tự thời gian trong sổ Nhật kí chung Sau đó, số liệu từ Nhật kí chung sẽ được sử dụng để nhập vào sổ cái.
Ngoài việc sử dụng Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, doanh nghiệp còn có thể mở sổ nhật ký đặc biệt nhằm phản ánh các đối tượng có số lượng nghiệp vụ lớn và thường xuyên Điều này giúp giảm bớt khối lượng công việc Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ sách chủ yếu.
– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung
1.3.2 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Nhật ký sổ cái là hình thức phổ biến trong các doanh nghiệp nhỏ, nơi có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đội ngũ quản lý cùng kế toán chưa có trình độ cao.
Theo hình thức sổ này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi chép trên cùng một số trang của Nhật ký - Sổ cái, là sổ tổng hợp duy nhất Mọi tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được phản ánh trên Nhật ký - Sổ cái, với mỗi chứng từ được ghi một dòng Căn cứ để ghi vào sổ này là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Số kế toán chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.6 minh họa trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Chứng từ ghi sổ là quy trình ghi chép và theo dõi các giao dịch tài chính một cách chi tiết và chính xác, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Hình thức kế toán này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, không phân biệt trình độ quản lý và kế toán, có thể áp dụng cho cả kế toán thủ công và máy Quy trình bắt đầu từ việc lập chứng từ ghi sổ dựa trên các chứng từ gốc, sau đó các chứng từ ghi sổ này sẽ được đăng ký theo thứ tự ngày tháng vào sổ đăng ký Sau khi được đăng ký và có số hiệu, các chứng từ ghi sổ cùng với chứng từ gốc sẽ được kế toán trưởng phê duyệt, trở thành căn cứ chính để ghi sổ cái.
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán riêng lẻ hoặc từ bảng tổng hợp các chứng từ kế toán có cùng loại và nội dung kinh tế tương đồng.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm
Chứng từ kế toán (hóa đơn bán hàng, phiếu thu,…)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Nhật ký – Sổ cái (mở cho TK
Sổ kế toán chi tiết TK 111,112
Bảng tổng hợp hợp chi tiết TK 111,112
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ sách chính như Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Chứng từ ghi sổ
1.3.4 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi,…)
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết TK 111,112
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, từ đó nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện khoá sổ và lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và trung thực của số liệu thông qua việc đối chiếu tự động giữa số liệu tổng hợp và chi tiết Người làm kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán máy
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
Khái quát chung về Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
Thông tin chung về công ty:
Tên công ty viết bằng tiếng
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG
Mã số thuế 0201617106 Địa chỉ 115C Chợ Hàng, Đông Hải, Lê Chân, Hải Phòng
Người đại diện Nguyễn Hoàng Vũ
Loại hình DN Công ty cổ phần
Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong có giấy phép đăng ký kinh doanh số 0201617106 do Sở kế hoạch & đầu tư Hải Phòng cấp
Công ty luôn duy trì tầm nhìn và chiến lược linh hoạt để thích ứng với từng giai đoạn kinh doanh, nhận diện nhu cầu thị trường và cập nhật thông tin cũng như sản phẩm mới nhất, đảm bảo đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng Nhờ đó, doanh số của công ty đã tăng trưởng nhanh chóng, theo kịp sự phát triển của thị trường.
Trong quá trình hoạt động, công ty gặp nhiều thuận lợi như sự hỗ trợ từ thị trường và khách hàng, nhưng cũng đối mặt với không ít khó khăn, bao gồm cạnh tranh gay gắt và thách thức trong quản lý nguồn lực.
Đội ngũ quản lý của công ty có chất lượng cao với giám đốc, kế toán trưởng và trưởng các bộ phận đều tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học Tất cả nhân viên đều có trình độ từ cao đẳng trở lên Công ty cũng ký hợp đồng lao động ngắn hạn với các công nhân xây dựng có tay nghề cao và kinh nghiệm lâu năm, đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn được duy trì.
Đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và nhiệt huyết luôn nỗ lực hết mình vì công việc, mang trong mình tinh thần trách nhiệm cao cùng với kỹ năng làm việc xuất sắc.
- Môi trường làm việc văn minh, lành mạnh và chuyên nghiệp
Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng là điều quan trọng, đặc biệt là với ban dự án đầu tư thành phố, quận huyện tại Hải Phòng, các chủ đầu tư và khách hàng nhỏ lẻ Điều này không chỉ giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Công ty được hưởng sự hỗ trợ mạnh mẽ từ chính quyền và các cơ quan chức năng, đặc biệt là từ chính quyền địa phương nơi công ty hoạt động, cùng với các ưu đãi thuế dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Cơ sở vật chất tốt, đảm bảo an toàn trong lao động
- Bộ máy quản lý chuyên nghiệp, nhất quán
Công ty đã đạt được những kết quả đáng kể trong quản lý và kinh doanh nhờ vào quá trình hình thành và phát triển liên tục Công tác điều tra và nghiên cứu thị trường được chú trọng và cải tiến liên tục nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
- Cung cấp các sản phẩm, công trình đảm bảo chất lượng với giá cả cạnh tranh nhất Doanh thu, lợi nhận tăng đều
- Quy mô doanh nghiệp còn nhỏ nên nhiều dự án lớn chưa đủ khả năng tham gia vào
- Có nhiều đối thủ cạnh tranh
- Áp lực làm việc cao do nhiều dự án
- Ngoài ra doanh nghiệp còn phải đối mặt với các rào cản từ chính sách Thuế, rào cản hành chính
Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay gặp nhiều khó khăn, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với những thách thức lớn Sự cạnh tranh gia tăng từ các doanh nghiệp đã nắm vững thị phần không chỉ khiến áp lực gia tăng mà còn tạo ra cơ hội để các doanh nghiệp này mở rộng và củng cố vị thế của mình trên thị trường.
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
4102 Xây dựng nhà không để ở
4221 Xây dựng công trình điện
4222 Xây dựng công trình cấp, thoát nước
4223 Xây dựng công trình viễn thông, thông tin liên lạc
4229 Xây dựng công trình công ích khác
4291 Xây dựng công trình thủy
4292 Xây dựng công trình khai khoáng
4293 Xây dựng công trình chế biến, chế tạo
4299 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
4322 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí
4329 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
4330 Hoàn thiện công trình xây dựng
4390 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác
4690 Tư vấn thiết kế các công trình xây dựng
6820 Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất
7912 Điều hành tua du lịch
8121 Vệ sinh chung nhà cửa
8129 Vệ sinh nhà cửa và các công trình khác
8211 Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp
8219 Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác
8299 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
2.1.3 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến chức năng, với cơ cấu vận hành dưới sự chỉ đạo của một thủ trưởng Các phòng ban chức năng được phân công rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn trong phạm vi hoạt động của mình Dưới đây là sơ đồ mô tả bộ máy quản lý của Công ty.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại tại Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng
Công ty hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần, với bộ máy quản lý do Giám đốc chỉ đạo Cấu trúc tổ chức của Công ty bao gồm hai phòng ban chức năng, mỗi phòng ban có nhiệm vụ và quyền hạn được quy định cụ thể.
Giám đốc là người có quyền quyết định và điều hành hoạt động của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh Họ có quyền thay thế hoặc miễn nhiệm cán bộ và nhân viên nếu nhận thấy họ không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
* Các phòng ban chức năng: Đây là một ban tham mưu giúp việc cho
Giám đốc, chịu sự điều hành của ban Giám đốc Ngoài việc thực hiện chức năng
Bộ phận Tư vấn – Thiết kế và Bộ phận Hành chính – Kế toán cần duy trì mối quan hệ chặt chẽ để kiểm tra và đối chiếu số liệu, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Bộ phận Hành chính - Kế toán:
Ban hành chính tại công ty đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tổ chức hành chính, hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý nhân sự văn phòng và thực hiện các chính sách liên quan đến người lao động.
+ Xây dựng kế hoạch về nhân sự trong từng thời kỳ
Là đơn vị hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, và xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân sự, đồng thời thực hiện tuyển dụng nguồn lực và ban hành các quy chế nội bộ.
+ Giải quyết các chế độ chính sách, quyền lợi của công nhân viên trong Công ty
Giám sát tài chính và kiểm tra phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan trọng, vì nó cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời, giúp giám đốc đưa ra quyết định hiệu quả trong quản lý sản xuất kinh doanh.
+ Giám đốc việc sử dụng vốn và quản lí việc sử dụng tài sản của công ty đảm bảo đúng mục đích yêu cầu và có hiệu quả
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG
Đánh giá chung về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại Công ty cổ phần Thiết kế và Xây dựng Nam Phong
Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty đã xây dựng một bộ máy quản lý tinh gọn và hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh Các phòng ban hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho các cấp quản lý.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên tại công ty rất năng động và ham học hỏi, sở hữu trình độ chuyên môn cao Bộ máy lãnh đạo có năng lực luôn chú trọng đến sự phát triển và quan tâm đến đời sống cán bộ nhân viên.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán, với toàn bộ công việc kế toán tập trung tại phòng Kế toán Mô hình này giúp đảm bảo lãnh đạo tập trung và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho hoạt động kinh doanh Tổ chức bộ máy kế toán được thống nhất từ kế toán trưởng đến các nhân viên kế toán, với quy chế làm việc rõ ràng, mỗi kế toán viên có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng Đội ngũ nhân viên phòng kế toán là những người có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức thực tế và tinh thần trách nhiệm cao.
Về chứng từ kế toán sử dụng
Công ty tuân thủ nghiêm ngặt Chế độ kế toán Doanh nghiệp theo thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính, đảm bảo sử dụng đúng chứng từ và thực hiện đầy đủ các thủ tục hạch toán Quá trình từ hạch toán ban đầu đến kiểm tra tính hợp lý của chứng từ được thực hiện cẩn thận, nhằm đảm bảo số liệu phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu Chứng từ được lưu trữ và đóng quyển theo thứ tự, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và thanh tra.
Về sổ sách và tài khoản kế toán sử dụng
Sổ sách kế toán của công ty được thiết lập một cách rõ ràng và chính xác theo hướng dẫn của Nhà nước Ngoài việc tuân thủ các mẫu sổ kế toán quy định, kế toán công ty còn sáng tạo ra những mẫu sổ phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý, đảm bảo phản ánh chính xác và minh bạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó nâng cao hiệu quả giám sát và đối chiếu.
Công ty đã phát triển một hệ thống tài khoản chi tiết và cụ thể, phù hợp với từng đối tượng hạch toán, giúp theo dõi hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế Hệ thống này đảm bảo việc theo dõi biến động vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ quy định của chế độ kế toán do Nhà nước ban hành.
Về hình thức sổ kế toán
Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, một phương pháp đơn giản giúp kế toán viên dễ dàng ghi chép và xử lý số liệu Hình thức này không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời Sự hỗ trợ của phần mềm Excel càng làm cho việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Về hạch toán kế toán
Kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng quy định của chế độ kế toán, đảm bảo tính hợp lý và theo dõi dễ dàng theo trình tự thời gian.
Hạch toán tiền mặt thông qua việc lập sổ quỹ tiền mặt dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày giúp quản lý tiền mặt hiệu quả, dễ dàng và chính xác Phương pháp này không chỉ giúp phát hiện những chênh lệch mà còn tìm ra nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời.
Hạch toán tiền gửi ngân hàng là quá trình lập sổ tiền gửi dựa trên giấy báo nợ và giấy báo có, giúp kế toán theo dõi và quản lý số lượng tiền gửi hiệu quả hơn.
Mặc dù công tác kế toán vốn bằng tiền của công ty mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả công việc.
Vì vậy cần phải phân tích những mặt hạn chế để có thể đưa ra những giải pháp khắc phục, giúp cho công việc đạt hiệu quả cao hơn
Kế toán không thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ, chỉ tiến hành vào cuối năm, là một phương pháp không hợp lý Do công ty có giao dịch tiền mặt lớn hàng tháng, việc kiểm tra quỹ tiền mặt thường xuyên sẽ giúp phát hiện sai sót và ngăn chặn hành vi gian lận trong quản lý quỹ.
Về hệ thống sổ sách kế toán:
Công ty không sử dụng nhật ký thu chi, dẫn đến việc tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi vào Sổ nhật ký chung Điều này tạo ra tình trạng sổ Nhật ký chung dày đặc, gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tình hình thu chi tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng của công ty.
Về công tác thanh toán
Công ty chưa tận dụng triệt để hình thức thanh toán qua ngân hàng, khi vẫn sử dụng tiền mặt cho các khoản trên 20 triệu đồng Việc này không chỉ ảnh hưởng đến an toàn quỹ tiền mà còn có thể dẫn đến rủi ro mất mát Hơn nữa, các khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Về việc hiện đại hóa công tác kế toán
Hiện nay, công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên biệt, dẫn đến việc chưa tối ưu hóa vai trò của công nghệ trong hạch toán Việc ghi chép kế toán thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây ra sai sót, đặc biệt là vào cuối kỳ kế toán khi khối lượng công việc tăng cao Do đó, việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp giảm bớt áp lực công việc và nâng cao hiệu quả làm việc.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã nhận diện những tồn tại và khó khăn hiện tại trong công tác tổ chức kế toán Dựa trên những vấn đề này và các quy định của Nhà nước, tôi đề xuất những giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả công việc kế toán.
Bộ Tài chính, kết hợp với kiến thức đã học, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm cải thiện công tác quản lý vốn bằng tiền tại công ty.
Thứ nhất, hoàn thiện công tác quản lý quỹ tiền mặt
Việc kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối tháng giúp công ty xác định chính xác số tiền tồn quỹ và lượng thừa, thiếu so với sổ quỹ Điều này không chỉ hỗ trợ trong việc quản lý quỹ hiệu quả mà còn quy trách nhiệm vật chất rõ ràng Để thực hiện kiểm kê quỹ, cần thành lập một ban kiểm kê quỹ chuyên trách.
Trước khi tiến hành kiểm kê quỹ, Thủ quỹ cần ghi chép đầy đủ sổ quỹ, bao gồm tất cả các phiếu thu và phiếu chi, đồng thời tính toán số dư quỹ tại thời điểm kiểm kê Mọi khoản chênh lệch trong quỹ phải được báo cáo cho Giám đốc để xem xét và giải quyết.
Kiểm kê quỹ phải thực hiện khi có sự tham gia của các bên để đảm bảo tính khách quan
Cách xử lý các trường hợp khi kiểm kê gặp phải:
+ Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:
- Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, kế toán ghi:
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
- Khi xác định được nguyên nhân:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
+ Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:
- Chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
- Khi xác định được nguyên nhân:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Nợ TK 334 – Trừ vào lương…
Có TK 138 – Phải thu khác (1388)
Việc kiểm kê quỹ cần được thực hiện định kỳ vào cuối tháng, cuối quý và cuối năm, đồng thời có thể kiểm kê đột xuất khi cần thiết hoặc khi bàn giao quỹ Quá trình này phải lập Bảng kiểm kê quỹ theo mẫu số 08a-TT, được quy định trong Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Biên bản kiểm kê quỹ sẽ được lập thành hai bản: một bản lưu tại quỹ và một bản lưu tại kế toán thanh toán.
Kiểm kê quỹ cho từng loại tiền giúp các nhà quản lý nắm rõ số tiền thực tế trong quỹ, từ đó xác định được số tiền thừa hoặc thiếu so với kế hoạch Điều này tạo điều kiện cho việc áp dụng các biện pháp quản lý quỹ hiệu quả hơn.
Sau đây là mẫu Bảng kiểm kê quỹ (Biểu 3.1):
Biểu 3.1: Mẫu Bảng kiểm kê quỹ Đơn vi:………
(Ban hành theo TT số: 133/2016/TT- BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC)
Số: Hôm nay, vào giờ ngày tháng … năm
Chúng tôi, gồm Ông/Bà: đại diện kế toán và Ông/Bà: đại diện thủ quỹ, đã tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt với kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: X
II Số kiểm kê thực tế X
III Chênh lệch (III = I – II) X
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
Kết quả kiểm kê đến hết ngày 31/12/2019
Biểu 3.2: Kết quả kiểm kê quỹ Đơn vi:………
(Ban hành theo TT số: 133/2016/TT- BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng BTC)
Số: 100 Hôm nay, vào 16 giờ 30 ngày 31 tháng 12 năm 2019
Chúng tôi xin giới thiệu các đại diện của tổ chức: Ông/Bà Nguyễn Thị Hải, đại diện kế toán; Ông/Bà Đào Thu Hà, đại diện Thủ quỹ; và Ông/Bà Nguyễn Hoàng Vũ, đại diện Giám đốc.
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: 38.404.086
II Số kiểm kê thực tế X 38.400.000
III Chênh lệch (III = I – II) X 4.086
- Lý do: Thiếu do tiền lẻ khi thanh toán
