Tính cấp thiết
Trong nền kinh tế cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp cần nỗ lực không ngừng để tồn tại trên thị trường Bên cạnh việc phát triển sản phẩm mới và thực hiện các chương trình khuyến mại, hoạt động phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh Việc triển khai kênh phân phối hiệu quả trở thành ưu tiên hàng đầu, đặc biệt với những công ty có nguồn lực tài chính hạn chế Họ tập trung phát triển kênh phân phối với đội ngũ bán hàng chăm chỉ và chính sách bán hàng hợp lý, từ đó kích thích sự hợp tác với nhà phân phối và người tiêu dùng thông qua các chương trình khuyến mãi hấp dẫn Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng hệ thống, các nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc quyết định chiến lược phân phối và thực hiện chúng Nhiều doanh nghiệp thiết kế kênh phân phối riêng lẻ mà chưa kết nối chặt chẽ với đối tác và người tiêu dùng, và việc thay đổi kênh phân phối là một thách thức lớn hơn so với các yếu tố khác trong chiến lược tiếp thị.
Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược mới để tiếp cận thị trường thông qua quản trị kênh phân phối, một yếu tố quan trọng mang lại lợi ích cho tất cả các đối tác Quản lý kênh phân phối là thách thức lớn, nhưng nếu hệ thống hoạt động hiệu quả, nó sẽ đảm bảo quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ kịp thời và tiếp cận người tiêu dùng nhanh chóng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Hoạt động đại lý xăng dầu từ lâu đã được coi là một nghề kinh doanh sinh lợi, dẫn đến sự phát triển nhanh chóng của hệ thống đại lý và cửa hàng bán lẻ xăng dầu trên toàn quốc Hiện nay, cả nước có khoảng 10.000 cửa hàng bán lẻ xăng dầu, trong đó 80% thuộc về hệ thống tư nhân và các tổ chức khác.
Công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên ĐắkNông hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xăng dầu tại hai tỉnh Tây Nguyên với hơn 2 triệu dân, nhưng gặp nhiều khó khăn trong vận chuyển do địa hình phức tạp và cơ sở vật chất chưa phát triển kịp thời Được sự hỗ trợ từ các cấp chính quyền và Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, công ty đã nỗ lực vượt qua thử thách trong suốt 15 năm qua Kết quả là thị trường ổn định, sản lượng, doanh thu, vốn và lợi nhuận đều tăng, cải thiện thu nhập và đời sống cho người lao động.
Hệ thống kênh phân phối của công ty hiện đang hoạt động hiệu quả, với mạng lưới đại lý và cửa hàng bán lẻ trải rộng tại ĐăkLăk và Đăk Nông, chiếm khoảng 60% thị phần khu vực này Tuy nhiên, tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, đặc biệt từ các đối thủ như Thanh Lễ (12% thị phần) và PDC Vũng Tàu (13% thị phần), cùng nhiều doanh nghiệp khác đang nỗ lực mở rộng thị phần Để duy trì vị thế cạnh tranh, công ty cần tập trung cải thiện hệ thống phân phối và quản trị kênh hiệu quả hơn Vì lý do này, tôi đã chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống phân phối hàng hóa vật chất cho mặt hàng xăng dầu tại công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên Đắk Nông”.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này tìm hiểu thực trạng quản lý hệ thống kênh phân phối xăng dầu tại Công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên, chi nhánh Đắk Nông Đồng thời, bài viết cũng đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối xăng dầu của công ty, nhằm tối ưu hóa quy trình và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Kết cấu của khóa luận
Kết cấu của đề tài gồm 3 chương:
Chương I: cơ sở lý luận về kênh phân phối
Chương II: thực trạng kênh phân phối sản phẩm công ty
Chương III: giải pháp hoàn thiện hệ thống kênh phân phối
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KÊNH PHÂN PHỐI
TỔNG QUAN VỀ KÊNH PHÂN PHỐI
- Kênh phân phối trong giới học thuật theo tư duy cá nhân, mỗi người mô tả một cách nhưng chủ yếu khái niệm này được mô tả như sau
Kênh tiêu thụ bao gồm tất cả các mối quan hệ cấu trúc, tương tác lẫn nhau trong quá trình chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng cuối cùng hoặc các hộ kinh doanh thương mại.
Hiệp hội thị trường tiêu dùng Mỹ định nghĩa kênh phân phối là cấu trúc tổ chức của các đại lý và nhà bán buôn, bao gồm cả trong và ngoài doanh nghiệp Qua hệ thống này, hàng hóa mới được đưa đến tay người tiêu dùng.
Kênh phân phối được định nghĩa bởi học giả kinh doanh Streen là một hệ thống bao gồm các tổ chức liên quan, phối hợp với nhau để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được sử dụng và tiêu thụ một cách hiệu quả.
Phân phối là tập hợp các doanh nghiệp và cá nhân độc lập, tương tác lẫn nhau trong quá trình đưa hàng hóa từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng Đây là nhóm tổ chức và cá nhân thực hiện các hoạt động để sản phẩm và dịch vụ trở nên sẵn sàng cho người tiêu dùng hoặc người sử dụng công nghiệp Các kênh phân phối tạo ra dòng chảy hàng hóa từ nhà sản xuất đến người mua cuối cùng, với sự tham gia của các trung gian giữa hai bên.
Phân phối là hoạt động chuyển giao quyền sở hữu từ người bán sang người mua, đồng thời tổ chức và phối hợp các trung gian để đảm bảo hàng hóa tiếp cận và đáp ứng nhu cầu thị trường Đây là quá trình liên tục từ sản xuất đến tiêu dùng, có thể diễn ra qua con đường trực tiếp hoặc gián tiếp, với độ dài và quy mô khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp và loại hàng hóa cụ thể.
1.1.2 Tầm quan trọng của phân phối
Thứ nhất là nó tác động đến việc bán hàng
Phân phối không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc tạo ra sự thỏa mãn cho khách hàng.
1.1.3 Vai trò của phân phối
Các nhà sản xuất chọn sử dụng trung gian trong kênh phân phối vì họ nhận thấy rằng trung gian có khả năng bán hàng hóa và dịch vụ hiệu quả hơn, giúp giảm thiểu số lần tiếp xúc cần thiết để phục vụ thị trường mục tiêu Nhờ vào mối quan hệ, kinh nghiệm, chuyên môn hóa và quy mô hoạt động, các trung gian mang lại nhiều lợi ích hơn so với việc tự phân phối của nhà sản xuất Vai trò chính của trung gian là tạo sự phù hợp giữa cung và cầu một cách hiệu quả Mặc dù trong một số trường hợp nhà sản xuất có thể phân phối trực tiếp, nhưng phần lớn sản phẩm cần được phân phối qua nhiều trung gian theo nguyên tắc chuyên môn hóa và phân công lao động xã hội Việc sử dụng trung gian phân phối có thể đem lại những khoản tiết kiệm đáng kể.
Ký hiệu quy ước: SX: Nhà sản xuất
Hình 1.1: Vai trò của phân phối
Sử dụng trung gian phân phối giúp giảm số lần tiếp xúc từ 16 xuống chỉ còn 8, so với việc bốn nhà sản xuất trực tiếp làm marketing cho bốn khách hàng.
- Phân phối là công cụ quan trọng nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng đồng thời cho phép giảm bớt đầu mối giao dịch
- Làm thỏa mãn tốt hơn các yêu cầu của người tiêu dùng
- Là chìa khóa để thiết lập Marketing chiến lược và Marketing hỗn hợp
1.1.4 Chức năng của phân phối
Kênh phân phối là con đường kết nối hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng, giúp khắc phục sự khác biệt về thời gian, địa điểm và quyền sở hữu Mạng lưới kênh phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa và dịch vụ đến được với người tiêu dùng một cách hiệu quả Các thành viên trong kênh phân phối cần thực hiện những chức năng chủ yếu để tối ưu hóa quá trình này.
- Nghiên cứu thị trường: Nhằm thu thập thông tin cần thiết để lập chiến lược phân phối
- Xúc tiến khuyếch trương cho những sản phẩm họ bán Soạn thảo và truyền bá những thông tin về hàng hóa
- Thương lượng: Để thỏa thuận phân chia trách nhiệm và quyền lợi trong kênh Thỏa thuận với nhau về giá cả và những điều kiện phân phối khác
- Phân phối vật chất: Vận chuyển, bảo quản, dự trữ hàng hóa
- Thiết lập các mối quan hệ: Tạo dựng và duy trì mối liên hệ với những người mua tiềm năng
- Hoàn thiện hàng hóa: Làm cho hàng hóa đáp ứng được những yêu cầu của người mua, nghĩa là thực hiện một phần công việc của nhà sản xuất
- Tài trợ: Cơ chế tài chính trợ giúp cho các thành viên kênh trong thanh toán
- San sẻ rủi ro liên quan đến quá trình phân phối
Việc phân chia hợp lý các chức năng giữa các thành viên trong kênh là rất quan trọng, dựa trên nguyên tắc chuyên môn hóa và phân công lao động Nếu nhà sản xuất trực tiếp thực hiện các chức năng này, chi phí sẽ tăng cao và giá thành sản phẩm cũng sẽ cao hơn Khi một số chức năng được chuyển giao cho người trung gian, chi phí hoạt động của họ sẽ gia tăng Do đó, việc xác định ai sẽ thực hiện các công việc trong kênh là yếu tố quyết định để nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động.
1.1.5 Cơ cấu kênh phân phối
Các thành viên trong kênh
Nhà bán lẻ là các hoạt động liên quan đến việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, nhằm mục đích sử dụng cá nhân thay vì kinh doanh Mặc dù nhiều tổ chức như nhà sản xuất, nhà bán buôn cũng tham gia vào hoạt động bán lẻ, nhưng phần lớn công việc này được thực hiện bởi các nhà bán lẻ chuyên nghiệp Hình thức bán lẻ có thể diễn ra qua nhân viên bán hàng trực tiếp, qua bưu điện, điện thoại hoặc các máy bán lẻ tự động.
Nhà bán buôn đóng vai trò là trung gian trong chuỗi cung ứng, nhận hàng từ các công ty và phân phối cho các nhà bán buôn khác, nhà bán lẻ, cũng như các hộ tiêu dùng cuối cùng.
Người tiêu dùng đóng vai trò quan trọng trong thị trường của doanh nghiệp và là yếu tố quyết định đến hoạt động kinh doanh Mọi thay đổi trong nhu cầu và quyết định mua sắm của khách hàng đều yêu cầu doanh nghiệp xem xét lại chiến lược và quyết định của mình.
- Các doanh nghiệp làm nghề vận tải, làm nghề kho chứa hàng, doanh nghiệp đóng gói và các loại trợ giúp cho việc tiêu thụ hàng
- Các doanh nghiệp làm nghề tiền tệ, thông tin quảng cáo, bảo hiểm,tư vấn
Cấu trúc kênh là tập hợp các thành viên trong kênh, nơi phân chia công việc phân phối cho từng người Các cấu trúc kênh khác nhau sẽ có cách phân bổ công việc khác nhau cho các thành viên Để xác định cấu trúc kênh, cần xem xét ba biến số chính: chiều dài kênh, chiều rộng kênh và loại trung gian kênh.
- Các loại kênh marketing thường dùng nhất được trình bày trong hình 2.2
Hình 1.2 Các loại kênh marketing
Kênh cấp 0 là hình thức tiêu thụ sản phẩm trực tiếp từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng, không qua bất kỳ kênh trung gian nào Đây được gọi là kênh tiêu thụ trực tiếp, thường áp dụng cho các sản phẩm công cụ sản xuất, vì chúng thường được chế tạo theo nhu cầu đặc biệt và có tính kỹ thuật cao của người sử dụng.
GIỚI THIỆU VỀ PHÂN PHỐI HÀNG HÓA VẬT CHẤT
Việc lựa chọn kênh phân phối phù hợp là rất quan trọng, nhưng điều đó chưa đủ để đảm bảo sản phẩm có mặt đúng thời gian và địa điểm tiêu dùng Do đó, cần phải đưa ra các quyết định phân phối vật chất hợp lý.
Phân phối hàng hóa vật chất là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra việc chuyển và lưu kho hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và tối đa hóa lợi nhuận Quyết định phân phối vật chất cần đảm bảo cung cấp lợi ích về thời gian, địa điểm và chuyển quyền sở hữu, đồng thời đáp ứng nhu cầu khách hàng với mức dịch vụ và chi phí hợp lý Chi phí phân phối vật chất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và doanh thu của doanh nghiệp, do đó, nhà quản trị marketing cần chú trọng vào việc tìm kiếm các khoản tiết kiệm Các chi phí cơ bản bao gồm vận tải, lưu kho, bảo quản hàng, bốc xếp, giao nhận, đóng gói, chi phí hành chính và xử lý đơn đặt hàng Một hệ thống phân phối vật chất hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí và giá bán, mà còn thu hút thêm khách hàng; ngược lại, nếu không đảm bảo cung ứng đúng hạn, doanh nghiệp sẽ mất khách hàng Các doanh nghiệp cần khai thác tiềm năng và phối hợp các quyết định về lưu kho, vận tải, địa điểm nhà máy, kho bãi và cửa hàng để tối ưu hóa chi phí phân phối.
Chi phí phân phối hiện nay chiếm khoảng 14% doanh thu của các nhà sản xuất và 26% doanh thu của các công ty thương mại Trong đó, chi phí vận tải chiếm 46%, kho bãi 26%, lưu kho 10%, giao nhận 6%, bao gói 5%, điều hành 4% và xử lý đơn đặt hàng khoảng 3% trong tổng chi phí phân phối.
Trong hoạt động Marketing, phân phối hàng hóa vật chất không chỉ là một khoản chi phí mà còn là công cụ quan trọng để tăng cường sức cầu Doanh nghiệp có thể thu hút khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ tốt hơn, kịp thời hơn và giá cả cạnh tranh hơn thông qua việc cải tiến và hiện đại hóa quy trình phân phối.
Phân phối hàng hóa vật chất đóng vai trò quan trọng vì hai lý do chính Thứ nhất, nó chiếm khoảng 20% chi phí sản xuất hàng hóa Trước đây, các doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào cải thiện hiệu quả sản xuất để giảm chi phí, nhưng hiện nay, các nhà quản lý đã nhận thức được rằng cắt giảm chi phí trong hoạt động phân phối cũng là một yếu tố then chốt để nâng cao năng suất và tạo ra lợi thế cạnh tranh Thứ hai, sự hài lòng của khách hàng phần nào phụ thuộc vào chất lượng vận chuyển hàng hóa và dịch vụ.
1.2.1 Mục tiêu của việc phân phối hàng hóa vật chất
Phân phối sản phẩm vật chất là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra dòng lưu chuyển nguyên liệu và thành phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ Mục tiêu chính là đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và tối đa hóa lợi nhuận Điều này bao gồm việc quản lý các mạng lưới cung ứng, tạo ra giá trị từ nhà cung cấp đến người sử dụng cuối cùng.
Việc phân phối sản phẩm vật chất đòi hỏi sự xem xét cẩn thận do tính phức tạp của các vấn đề liên quan Do đó, mục tiêu và quyết định cần được đưa ra dựa trên sự phối hợp chặt chẽ của toàn bộ hệ thống.
Để đáp ứng yêu cầu và mong đợi của khách hàng, việc phân phối hàng hóa cần chú trọng đến giao hàng đúng hẹn, khả năng đáp ứng nhu cầu đột xuất, quy trình bốc dỡ cẩn thận và chính sách chấp nhận đổi hàng không đạt tiêu chuẩn.
Để vượt trội hơn các đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích chi phí và mức độ đáp ứng của họ, từ đó xác định các tiêu chuẩn phục vụ phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để tối ưu hóa hoạt động dịch vụ, cần thiết lập các chỉ tiêu cụ thể như khối lượng và thời gian giao hàng, quy trình giải quyết đơn hàng, mức thiệt hại hàng hóa tối đa cho phép, cũng như tiêu chuẩn phục vụ lắp đặt và sửa chữa.
1.2.2 Các quyết định phân phối vật chất
+ Xử lý đơn đặt hàng
Quá trình phân phối sản phẩm vật chất bắt đầu từ đơn đặt hàng của khách hàng Sau khi tiếp nhận đơn hàng, bộ phận đơn hàng sẽ chuẩn bị các bảng sao thành nhiều văn bản và gửi đến các bộ phận liên quan để lập chứng từ hóa đơn và thực hiện vận chuyển một cách chính xác và kịp thời Bộ phận này đảm nhận việc xử lý các vấn đề liên quan đến đơn hàng.
- Kiểm tra khả năng chi trả của khách hàng
- Xác định mức tồn kho của hàng hóa và địa điểm chứa hàng hóa
- Các yêu cầu bổ sung hàng hóa đối với bộ phận sản xuất
Mọi doanh nghiệp cần phải lưu trữ hàng hóa trong quá trình chờ bán, nhằm đảm bảo sự cân bằng giữa sản xuất và tiêu dùng Việc này giúp điều chỉnh khối lượng, địa điểm và thời gian, tạo sự ăn khớp trong chuỗi cung ứng.
Bao gồm những quyết định cụ thể:
- Số lượng và địa điểm đặt kho bãi nhằm đạt được sự cân bằng giữa mức độ phục vụ khách hàng và chi phí phân phối
Cơ cấu kho bãi có hai lựa chọn chính: kho bãi riêng và kho bãi công cộng Sử dụng kho bãi riêng mang lại tính chủ động và dễ kiểm soát, nhưng chi phí cao và vị trí có thể không thuận lợi Ngược lại, kho bãi công cộng tiết kiệm chi phí thuê và các khoản chi bổ sung như kiểm tra, đóng gói, giao hàng, đồng thời cho phép dễ dàng lựa chọn kiểu loại và địa điểm phù hợp.
- Phương thức xếp đặt và bốc dỡ hàng hóa
- Phương pháp quản lý và kiểm kê kho
+ Xác định mức tồn kho cần thiết
Mức dự trữ hàng là quyết định quan trọng trong phân phối sản phẩm vật chất, ảnh hưởng đến sự thỏa mãn của khách hàng Nhân viên bán hàng mong muốn doanh nghiệp luôn có đủ hàng để đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng Tuy nhiên, việc dự trữ hàng quá nhiều có thể dẫn đến chi phí không hiệu quả Do đó, quyết định về mức dự trữ hàng cần được xem xét cẩn thận.
Xác định mức tồn kho cần thiết là để đạt được hai mục tiêu chính: duy trì dự trữ an toàn nhằm tránh gián đoạn và giảm thiểu chi phí kho hàng Hai vấn đề quan trọng cần xem xét là thời điểm đặt hàng bổ sung và số lượng hàng cần đặt thêm.
THỰC TRANG KÊNH PHÂN PHỐI SẢN PHẨM CÔNG TY
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG ĐẦU NAM TÂY NGUYÊN ĐẮKNÔNG
2.1.1 Giới thiệu về công ty xăng dầu nam Tây Nguyên ĐắkNông
Tên công ty: CÔNG TY XĂNG DẦU NAM TÂY NGUYÊN CHI NHÁNH ĐẮKNÔNG
Trụ sở chính : địa chỉ km 845, quốc lộ 14, tổ 4-, Phường Nghĩa Phú , Thị Xã Gia Nghĩa , Tỉnh ĐắkNông Điện thoại:02613543353
Nghành nghề kinh doanh chính : bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng , khí và các sản phẩm liên quan
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên ĐắkNông
Chi nhánh xăng dầu ĐắkNông được thành lập theo quyết định số 28/XD-QĐ-HĐQT ngày 26-05-2014 của chủ tịch HĐQT tổng công ty xăng dầu Việt Nam, nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh ĐắkNông và khu vực Tây Nguyên Chi nhánh này chính thức đi vào hoạt động từ tháng 7 năm 2004.
Chi nhánh xăng dầu ĐắkNông, thuộc công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên, chuyên kinh doanh xăng dầu, hóa dầu, khí hóa lỏng, kim khí, hóa chất, vật liệu điện, dụng cụ cơ khí, thiết bị phụ tùng và thiết bị xây dựng Đơn vị này có nhiệm vụ quản lý và khai thác hiệu quả tiềm năng lao động và cơ sở vật chất kỹ thuật, đồng thời phát triển thị trường xăng dầu để đảm bảo cung ứng đầy đủ cho nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và ổn định giá cả trên địa bàn tỉnh ĐắkNông.
Qua 15 năm xây dựng và phát triển , chi nhánh xăng dầu ĐắkNông đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm từ thực tiễn sinh động của quá trình lãnh đạo , chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao , góp phần quan trọng vào thành quả chung của tập đoàn xăng dầu Việt Nam và của tỉnh ĐắkNông Qua đó , đội ngũ cán bộ đảng viên, công nhân lao động của chi nhánh đã được rèn luyện, thử thách và trưởng thành, không ngừng phát huy năng lực, sáng tạo trên từng lĩnh vực và vị trí công tác nhằm tiếp tục có những đóng góp nhiều hơn nữa cho ngành xăng dầu Việt Nam và cho sự nghiệp xây dựng , phát triển kinh tế xã hội , an ninh quốc phòng trên địa bàn
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên ĐắkNông a Chức năng
Công ty Xăng dầu Nam Tây Nguyên ĐắkNông, thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, là doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực thương mại với mục tiêu lợi nhuận và phát triển vốn nhà nước Công ty có vai trò quan trọng trong việc ổn định thị trường xăng dầu, mở rộng kinh doanh và đảm bảo thu nhập cho người lao động, đồng thời thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước Để đạt được mục tiêu này, Công ty cần huy động và sử dụng vốn hiệu quả, mở rộng hệ thống phân phối và có chính sách đại lý phù hợp nhằm phát triển thị trường Công ty cũng phải chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh, cân đối nhu cầu vốn để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và phát triển, đồng thời thực hiện nghiêm túc quản lý và sử dụng vốn theo cơ chế tài chính hiện hành của nhà nước.
Trong quá trình hoạt động, Công ty cần chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh và cân đối nhu cầu vốn để đảm bảo hoạt động ổn định và phát triển Việc quản lý và sử dụng vốn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tài chính của nhà nước, nhằm đạt hiệu quả cao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước.
2.1.4 Đặc điểm hoạt động và tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên ĐắkNông a Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh
Công ty hiện nay chủ yếu nhập khẩu các mặt hàng từ nước ngoài để phân phối tại hai tỉnh Tây Nguyên Các sản phẩm kinh doanh của công ty được phân chia thành ba nhóm chính.
Mặt hàng xăng dầu của công ty bao gồm xăng Mogas 95, Mogas 92, dầu Diesel, dầu hỏa và mazut Đây là nhóm sản phẩm chủ yếu, với doanh thu đạt 1.415 tỷ đồng trong năm 2017, chiếm 97.7% tổng doanh thu của công ty.
- Mặt hàng dầu nhờn: Bao gồm các loại dầu mỡ nhờn, trong đó chủ yếu là các loại dầu nhờn động cơ
- Các mặt hàng gas, phụ kiện gas: Gồm gas phục vụ nhu cầu tiêu dùng gia đình, công nghiệp
Công ty không chỉ kinh doanh các mặt hàng chất lỏng và khí dễ bay hơi, mà còn cung cấp dịch vụ vận chuyển và giữ hộ hàng hóa cho nhà nước, đặc biệt là hàng dự trữ quốc gia Để đảm bảo an toàn trong việc vận chuyển, dự trữ và xuất bán những mặt hàng này, công ty cần sử dụng các thiết bị chuyên dụng.
Môi trường kinh doanh bao gồm các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường, những yếu tố này có tác động đáng kể đến kết quả sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố như chính trị, pháp luật, kinh tế, tình hình gia tăng dân số và phát triển khoa học kỹ thuật Những yếu tố này tác động gián tiếp đến hoạt động của công ty, tạo ra cơ hội cũng như thách thức trong kinh doanh.
Môi trường chính trị tại Việt Nam ngày càng trong sạch, với Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thông qua việc giảm thuế, đẩy mạnh xuất nhập khẩu và bãi bỏ các thủ tục cản trở Những chính sách ưu đãi về đất đai, thủ tục và thuế nhằm thu hút đầu tư nước ngoài đã tạo ra thuận lợi cho các công ty, giúp họ an tâm hoạt động và mạnh dạn đầu tư vốn.
Trong nền kinh tế thị trường, Nhà nước quản lý kinh tế thông qua hệ thống pháp luật và các văn bản dưới luật, tạo ra kỷ cương trong quản lý Hệ thống pháp luật Việt Nam đang dần hoàn thiện với các luật như luật thương mại, luật chứng khoán, và luật thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ổn định thị trường và thu hút đầu tư nước ngoài Tuy nhiên, một số văn bản pháp lý vẫn chưa được hiệu chỉnh, thiếu đồng bộ và ổn định, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xăng dầu, nơi giá bán tối đa phải tuân theo quy định của Chính phủ để không ảnh hưởng đến các ngành khác trong nền kinh tế.
Kinh tế là yếu tố quan trọng, đóng vai trò nền tảng cho sự bền vững của Công ty Các tác nhân như tỷ lệ lạm phát, chính sách tiền tệ, và tỷ giá hối đoái có thể tạo ra cơ hội hoặc nguy cơ cho hoạt động kinh doanh Nền kinh tế Việt Nam đang vận hành theo cơ chế thị trường với sự quản lý của nhà nước, tạo điều kiện cạnh tranh bình đẳng Sự phát triển của nền kinh tế, đặc biệt tại các tỉnh Tây Nguyên, đã dẫn đến tăng trưởng thu nhập bình quân và nhu cầu tiêu thụ xăng dầu, ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của Công ty.
Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty Để tồn tại và phát triển, Công ty cần ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý và sử dụng thiết bị bơm rót có độ chính xác cao, đồng thời tiến tới tự động hóa từng bước trong quy trình.
- Môi trường vi mô: Là những nhân tố tác động đến khả năng kinh doanh của Công ty, bao gồm:
Nhà cung cấp chính của Công ty là Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, với xăng dầu được nhập khẩu từ nước ngoài và lưu trữ tại các kho lớn như Quảng Ninh, Nhà Bè, Hải Phòng Sản phẩm sau đó được phân phối cho các đơn vị thành viên Bên cạnh đó, Công ty cũng nhận dầu nhờn từ PLC, cùng với gas và phụ kiện từ các công ty cung cấp dầu nhờn và gas.
THỰC TRẠNG TIÊU THỤ
Thị trường tiêu thụ đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp Công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên ĐắkNông, một doanh nghiệp nhà nước, chuyên phân phối xăng dầu và sản phẩm hóa dầu tại hai tỉnh Tây Nguyên là ĐăkLăk và ĐăkNông Sự mở rộng thị trường của công ty trong 3 năm qua đã được thể hiện rõ qua các số liệu thống kê.
Bảng 2.7: Số lượng khách hàng của Công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên ĐắkNông qua 3 năm
Tổng đại lý 4 3 2 -1 -25 -1 -33.33 Đại lý 94 99 105 5 5.32 6 6.06
Trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2017, số lượng khách hàng công nghiệp của Công ty đã giảm từ 25 xuống còn 20, tương ứng với tỷ lệ giảm 20% trong năm 2016 Nguyên nhân chính dẫn đến sự sụt giảm này là do các khách hàng không đạt hiệu quả kinh doanh và không đảm bảo sản lượng, khiến Công ty quyết định không tiếp tục ký hợp đồng với họ.
Công ty ghi nhận sự tăng trưởng nhanh chóng về số lượng cửa hàng bán lẻ qua các năm Cụ thể, từ 32 cửa hàng vào năm 2015, số lượng đã tăng lên 36 cửa hàng vào năm 2016, tương ứng với mức tăng 12.5% Đến năm 2017, công ty tiếp tục mở rộng với 5 cửa hàng mới, đạt tỷ lệ tăng trưởng 13.9% so với năm trước.
Số lượng tổng đại lý của Công ty đang giảm dần qua các năm, chủ yếu do hiệu quả kinh doanh không cao và không đạt đủ định mức sản lượng mà Công ty yêu cầu Do đó, Công ty quyết định không tiếp tục ký hợp đồng với những đại lý này.
Số lượng đại lý của Công ty cũng tăng nhanh qua các năm Năm 2016 tăng 5 đại lý so với năm 2015 và năm 2017 tăng 6 đại lý so với năm 2016.
TÌNH HÌNH TIÊU THỤ QUA 3 NĂM
2.3.1.Kết quả kinh doanh theo từng mặt hàng
Bảng 2.8: Kết quả kinh doanh theo từng mặt hàng của Công ty qua 3 năm Đvt 1.000.000đ
2015 2016 2017 2016/2015 2017/2016 Doanh thu % Doanh thu % Doanh thu % +/- % +/- %
Xăng dầu 799754 97.8 977442 97.2 1472712 97.7 177688 22.2 495270 50.7 Hóa dầu 14026 1.7 22788 2.3 26496 1.8 8762 62.5 3708 16.3 Gas và phụ kiện 3197 0.4 4167 0.4 4518 0.3 970 30.3 351 8.4 Các loại hàng khác 596 0.1 744 0.1 1112 0.1 148 24.8 368 49.5 Hàng dự trữ quốc gia 135 0.0 0 0.0 2106 0.1 -135 -100.0 2106
Trong cơ cấu doanh thu của Công ty, mặt hàng xăng dầu chiếm ưu thế với hơn 97% tổng doanh thu hàng năm Các sản phẩm hóa dầu đóng góp khoảng 2%, trong khi gas và phụ kiện chỉ chiếm 0.4% Mặc dù tỷ lệ doanh thu từ các mặt hàng ngoài xăng dầu nhỏ, nhưng chúng vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc đa dạng hóa sản phẩm và mở rộng thị trường của Công ty.
Cũng qua bảng ta thấy qua 3 năm doanh thu của tất cả các mặt hàng đều tăng đáng kể
Xăng dầu không chỉ là mặt hàng mang lại doanh thu lớn nhất cho Công ty mà còn có tốc độ tăng trưởng doanh thu nhanh chóng Cụ thể, doanh thu hàng năm của mặt hàng này đã tăng mạnh, với mức chênh lệch đạt 177 tỷ đồng vào năm 2016 và 495 tỷ đồng vào năm 2017, tương ứng với tỷ lệ tăng trưởng 22.2% và 50.7%.
Hóa dầu là mặt hàng có doanh thu lớn thứ hai, chỉ sau xăng dầu Mặc dù mức tăng doanh thu không cao so với xăng dầu, nhưng năm 2016, doanh thu của hóa dầu đã tăng 62.5% Tuy nhiên, đến năm 2017, tốc độ tăng trưởng của mặt hàng này đã chậm lại, chỉ còn 16.3%.
- Gas và phụ kiện: qua 3 năm doanh thu mặt hàng này đều tăng với tốc độ tăng là 30.3% năm 2016 và 8.4% năm 2017
Các loại hàng hóa khác cũng đóng góp đáng kể vào doanh thu của doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp cần chú trọng phát triển và quản lý các mặt hàng này để tối ưu hóa lợi nhuận.
2.3.2.Tình hình tiêu thụ xăng dầu Để đánh giá đầy đủ tình hình tiêu thụ xăng dầu qua 3 năm ta có bảng số liệu về doanh thu qua 3 năm năm của từng loại xăng dầu như sau:
Bảng 2.9: Tình hình tiêu thu xăng dầu qua 3 năm của Công ty Đvt: 1000 đồng
Doanh thu Doanh thu Doanh thu ± Δ % ± Δ %
Xăng 366170779 468935328 734452658 102764549 28.1 265517330 56.6 Xăng Ron 92 334559012 393574644 537788422 59015632 17.6 144213778 36.6 Xăng Ron 95 31611767 75360684 196664236 43748917 138.4 121303552 161.0 Dầu hỏa 8863713 10298713 5823135 1435000 16.2 -4475578 -43.5 Điezen 424426905 497043215 730354903 72616310 17.1 233311688 46.9 Điezen 0.5S 427264905 70586089 0 -56678816 -83.5 -70586089 -100.0 Điezen 0.25S 0 318159253 330262046 318159253 0.0 12102793 3.8 Điezen 0.05S 0 108297873 400092857 108297873 0.0 291794984 269.4 Mazut 292281 1165150 2081111 872869 298.6 915961 78.6 Tổng 799753678 977442406 1472711807 177688728 22.2 495269401 50.7
Người tiêu dùng ĐL bán lẻ
Người tiêu dùng ĐL bán lẻ
Doanh thu xăng dầu đã tăng trưởng mạnh mẽ qua các năm, từ 799.753.678 ngàn đồng năm 2015 lên 977.442.406 ngàn đồng năm 2016 và 1.472.711.807 ngàn đồng năm 2017, với tỷ lệ tăng trưởng 22.2% năm 2016 và 50.7% năm 2017 Trong đó, sản phẩm Mazut ghi nhận mức tăng doanh thu cao nhất, với 298.6% năm 2016 so với năm 2015 và tiếp tục tăng 78.6% năm 2017 Điezen là sản phẩm có tốc độ tăng trưởng nhanh thứ hai, trong khi xăng và dầu hỏa lại cho thấy xu hướng giảm vào năm 2017.
Sự gia tăng nhu cầu xăng dầu trong năm nay chủ yếu xuất phát từ việc cải thiện đời sống và thu nhập của người dân Điều này dẫn đến nhu cầu cao hơn cho việc di chuyển, vận chuyển hàng hóa và cung cấp nguyên liệu cho các nhà máy, công ty.
Năm 2017, giá xăng dầu tăng mạnh, dẫn đến doanh thu xăng dầu tăng đáng kể Công ty đã triển khai nhiều biện pháp tích cực để thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa Dự đoán xu hướng tiêu thụ xăng dầu sẽ tiếp tục tăng, do đó, Công ty cần chú trọng vào công tác lập dự báo để đảm bảo tồn kho hợp lý, nhằm cung cấp nhanh chóng về thời gian và số lượng cho khách hàng, từ đó giữ vững thị phần và phát triển bền vững.
MẠNG LƯỚI KÊNH PHÂN PHỐI XĂNG DẦU
2.4.1 Mô hình kênh phân phối xăng dầu tại Công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên ĐắkNông
Công ty chủ yếu sử dụng kênh phân phối truyền thống để tiêu thụ sản phẩm Kênh truyền thống được hiểu là một dòng chảy tự do, trong đó các đại lý tham gia không chấp nhận việc mở rộng sự phụ thuộc lẫn nhau.
Sơ đồ 2.2 Hệ thống kênh phân phối của công ty
Chiều dài kênh phân phối của công ty hiện nay bao gồm hai cấp trung gian, bao gồm các tổng đại lý và các đại lý, cửa hàng bán lẻ xăng dầu, nhằm tối ưu hóa việc tiêu thụ sản phẩm.
Công ty xăng dầu Nam Tây Nguyên ĐắkNông áp dụng cả kênh phân phối gián tiếp qua các đại lý và kênh bán hàng trực tiếp cho khách hàng công nghiệp cũng như người tiêu dùng cuối Việc kết hợp phân phối này giúp công ty nhanh chóng mở rộng thị trường và tăng cường sự hiện diện của sản phẩm.
* Chiều rộng kênh: Công ty có hai mảng thi trường tiêu thụ là thị trường tự do và thị trường tập trung
Thị trường doanh nghiệp chiếm hơn 3% tổng sản lượng xăng dầu của Công ty, với 20 khách hàng công nghiệp hiện tại Những khách hàng này mua hàng với số lượng lớn để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của họ.
Thị trường tự do hiện nay của Công ty bao gồm 2 tổng đại lý phân phối sản phẩm, cùng với 105 đại lý và 41 cửa hàng bán lẻ xăng dầu hoạt động tại hai tỉnh ĐăkLăk và ĐăkNông.
2.4.2 Chính sách phân phối của Công ty
Công ty áp dụng chính sách phân phối rộng rãi nhằm tăng cường khả năng bao phủ thị trường và phục vụ nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao doanh số bán hàng và gia tăng thị phần Tuy nhiên, nhược điểm của chính sách này là khó xác định được khách hàng cụ thể, dẫn đến việc thiếu thông tin đầy đủ về thị trường và nhu cầu, đặc biệt là từ khách hàng vãng lai Khách hàng chính của Công ty không chỉ là người tiêu dùng cuối mà còn bao gồm khách hàng bán buôn và khách hàng công nghiệp, những người vừa là khách hàng vừa là thành viên trong kênh phân phối Họ hoạt động với mục tiêu lợi nhuận, do đó, chính sách tốt từ Công ty sẽ thu hút sự ủng hộ từ các đại lý Vì vậy, bên cạnh chính sách phân phối rộng rãi, Công ty cần thiết lập các ràng buộc cụ thể để tránh mâu thuẫn trong kênh phân phối và duy trì lòng trung thành của khách hàng.
2.4.3 Đánh giá hiệu quả hoạt động của các loại kênh phân phối của Công ty Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các loại kênh phân phối của Công ty, luận văn sử dụng hai chỉ tiêu chính đó là chỉ tiêu sản lượng bán ra của từng loại kênh và chỉ tiêu thứ hai là lợi nhuận đơn vị sản phẩm xăng dầu của từng loại kênh Trước tiên xét về chỉ tiêu sản lượng bán ra của từng loại kênh ta có bảng số liệu sau:
Bảng 2.10: Sản lượng sản phẩm xăng dầu tiêu thụ được của từng loại kênh qua 3 năm ĐVT: lít
Hiện tại hệ thống phân phối của Công ty có 3 loại kênh cơ bản sau:
- Kênh cấp 0: chiếm hơn 50% tổng sản lượng xăng dầu tiêu thụ của toàn hệ thống
Công ty cần tập trung vào việc phát triển hệ thống kênh cấp 0, hiện bao gồm hai nhóm khách hàng chính: khách hàng công nghiệp, như các trung tâm và công ty mua hàng với số lượng lớn phục vụ cho sản xuất kinh doanh, và người tiêu dùng cuối cùng, những khách hàng mua sắm với số lượng nhỏ tại các cửa hàng bán lẻ Doanh thu của kênh cấp 0 đã liên tục tăng trưởng hàng năm, từ 50.549.884 lít năm 2015 lên 57.791.418 lít năm 2016 và 60.397.902 lít năm 2017.
Năm 2017 ghi nhận tốc độ tăng trưởng lần lượt là 14.3% và 4.51% Tuy nhiên, sản lượng của kênh cấp 0 có xu hướng giảm do sản lượng tiêu thụ của khách hàng công nghiệp giảm 30.2% so với năm 2016 Đồng thời, tốc độ tăng sản lượng tiêu thụ của các cửa hàng bán lẻ năm 2017 chỉ đạt 6.8%, thấp hơn so với năm trước.
Tình hình cạnh tranh hiện nay ngày càng khốc liệt, với tỷ lệ thị phần năm 2016 đạt 15.7% Do đó, công ty cần thực hiện những cải cách kịp thời để duy trì và gia tăng doanh thu từ kênh này.
Kênh cấp 1 của Công ty bao gồm 105 đại lý bán lẻ xăng dầu tại ĐăkLăk và Đăk Nông, chiếm hơn 30% tổng doanh thu xăng dầu Sản lượng tiêu thụ kênh này đã tăng từ 31.910.726 lít năm 2015 lên 36.767.203 lít năm 2016, nhưng giảm xuống còn 35.955.970 lít năm 2017, đòi hỏi Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân để khắc phục Trong khi đó, kênh cấp 2 hiện chiếm 19% tổng sản lượng xăng dầu của toàn hệ thống Mặc dù sản lượng tiêu thụ của kênh này giảm 2.419.265 lít trong năm 2016 so với năm 2015, nhưng đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ vào năm 2017.
Sản lượng % Sản lượng % Sản lượng % ± Δ % ± Δ %
2419265 -13.2 7030007 44.1 Tổng 100822551 100 110501297 100 119366555 100 9678746 9.6 8865258 8.0 lượng tiêu thụ năm 2017 tăng tới 44.1% so với năm 2016 cho thấy kênh này đang có tiềm năng phát triển mạnh
Hiện tại, các kênh phân phối của Công ty đều ghi nhận sự tăng trưởng về số lượng khách hàng và sản lượng tiêu thụ Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng sản lượng tiêu thụ năm 2017 đã giảm so với năm 2016, điều này yêu cầu Công ty cần chú trọng phân tích và cải thiện Việc áp dụng cấu trúc đa kênh có thể mở rộng phạm vi thị trường và nâng cao sự hài lòng của khách hàng, nhưng cũng đặt ra những thách thức trong quản lý kênh phân phối.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của kênh phân phối không chỉ dựa vào sản lượng mà còn cần xem xét lợi nhuận mỗi đơn vị sản phẩm Mỗi loại kênh phân phối có chi phí khác nhau, ảnh hưởng đến lợi nhuận mang lại Dưới đây là bảng lợi nhuận đơn vị sản phẩm xăng dầu của các kênh phân phối của Công ty.
Bảng 2.11: Lợi nhuận đơn vị sản phẩm xăng dầu của từng loại kênh qua 3 năm ĐVT: đồng/lít
Xăng Dầu Xăng Dầu Xăng Dầu
Bảng phân tích cho thấy việc bán hàng cho khách hàng công nghiệp mang lại lợi nhuận đơn vị cao nhất cho công ty, nhưng số lượng khách hàng này có hạn và không thể gia tăng Tiếp theo, lợi nhuận đơn vị từ các cửa hàng bán lẻ đứng thứ hai, sau đó là đại lý bán lẻ và cuối cùng là tổng đại lý Tuy nhiên, đối với cửa hàng bán lẻ, công ty cần tính đến các chi phí bổ sung như chi phí bán hàng, tiền lương cho nhân công và các chi phí quản lý khác.
CÁC THÀNH VIÊN TRONG KÊNH
2.5.1 Tiêu chuẩn lựa chọn thành viên kênh
Việc xác định các định mức phụ thuộc vào đối tượng khách hàng và từng thời điểm cụ thể Hiện nay, Công ty đang dựa vào bốn tiêu chí chính để thực hiện quá trình lựa chọn.
- Tiêu chí thứ nhất là sản lượng
- Tiêu chí thứ hai đó là khả năng tài chính
- Thứ ba là vị trí của đại lý, của hàng
- Thứ tư là cơ sở hạ tầng, kho bãi
2.5.2 Các thành viên trong kênh
Hiện nay kênh phân phối của Công ty có bốn thành viên cơ bản:
Công ty hiện có 41 cửa hàng bán lẻ, đạt doanh thu 733,7 tỷ đồng trong năm 2017, chiếm 50,9% tổng doanh thu xuất bán trực tiếp Hoạt động bán lẻ là nguồn lợi nhuận chủ yếu của Công ty.
Công ty hiện có 105 đại lý, với doanh thu năm 2017 đạt 423,7 tỷ đồng, chiếm 29,4% tổng doanh thu bán hàng trực tiếp Dựa trên sản lượng tiêu thụ hàng tháng của các đại lý, Công ty sẽ quyết toán thù lao cho đại lý, với mức hoa hồng là 350 đồng/lít xăng và 300 đồng/lít dầu.
Công ty hiện có hai khách hàng tổng đại lý là doanh nghiệp tư nhân thương mại Mến Phụng và Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp KrôngBuk, với doanh thu năm 2017 đạt 264,5 tỷ đồng, chiếm 18,3% tổng doanh số bán trực tiếp Công ty cung cấp hàng cho tổng đại lý, từ đó tổng đại lý bán lẻ tại các cửa hàng và cung ứng cho các đại lý bán lẻ đã ký hợp đồng Dựa trên đơn đặt hàng qua điện thoại hoặc Fax, công ty sẽ vận chuyển hàng từ kho đến đại lý kèm theo hóa đơn GTGT Mỗi tháng, công ty sẽ quyết toán thù lao cho tổng đại lý dựa trên biên bản đối chiếu sản lượng, với mức hoa hồng 400 đ/l cho xăng và 350 đ/l cho dầu.
Khách hàng công nghiệp là nhóm khách hàng thứ tư trong kênh phân phối của Công ty, bao gồm các công ty Điện lực, nông lâm trường, nhà máy đường và các đơn vị sản xuất kinh doanh Năm 2017, Công ty có 20 khách hàng công nghiệp, đạt doanh thu 19.4 tỷ đồng Mặc dù khách hàng mua với khối lượng lớn, nhưng tần suất mua hàng không thường xuyên.
2.5.3 Các xung đột trong kênh
* Mâu thuẫn theo chiều dọc
Tồn tại khi có mâu thuẫn giữa các cấp khác nhau trong kênh phân phối xảy ra giữa Công ty với các trung gian phân phối
Xung đột về giá xảy ra khi các tổng đại lý cấp thù lao cho các đại lý của họ cao hơn mức thù lao mà Công ty cung cấp cho các đại lý.
Mâu thuẫn về quyền lợi giữa các cửa hàng bán lẻ và đại lý đang gia tăng do sự chênh lệch trong mức độ hỗ trợ từ Công ty Các cửa hàng bán lẻ nhận được nhiều hỗ trợ như vận chuyển và thời gian, trong khi đại lý không được hưởng những lợi ích tương tự, dẫn đến xung đột trong quan hệ hợp tác.
Công ty giải quyết xung đột trong kênh phân phối bằng cách áp dụng các điều khoản ràng buộc liên quan đến giá cả, chính sách tín dụng và vận chuyển giữa mình và các trung gian Tuy nhiên, công ty chỉ có khả năng kiểm soát các trung gian ở trung tâm tỉnh, trong khi việc quản lý và kiểm soát tại các vùng xa hơn vẫn chưa đạt hiệu quả mong muốn.
Mâu thuẫn theo chiều ngang thường xảy ra giữa các thành viên ngang cấp trong công ty, chủ yếu liên quan đến quyền lợi Những mâu thuẫn này xuất phát từ việc có sự khác biệt trong các thỏa thuận về chiết khấu, giá cả, thời gian giao hàng và vận chuyển giữa các thành viên.
2.5.4 Hệ thống phân phối hàng hóa vật chất a.Quy trình phân phối hàng hóa vật chất của Công ty
* Dành cho khách hàng mới
Bước 1 : Tiếp nhận yêu cầu Khi nhận được yêu cầu của khách hàng, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ tiến hành xem xét hồ sơ của khách hàng
Bước 2: Xem xét hồ sơ là quá trình đánh giá các yếu tố quan trọng như giấy phép kinh doanh, vốn, tài sản thế chấp và thái độ hợp tác của khách hàng Nhân viên bộ phận xăng dầu sẽ thực hiện việc tổng hợp hồ sơ Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, nó sẽ được chuyển lên trưởng phòng kinh doanh để phê duyệt trước khi trình lên ban giám đốc để ký kết hợp đồng Ngược lại, nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, nhân viên kinh doanh sẽ thông báo kết quả cho khách hàng.
Khi hồ sơ đạt yêu cầu, lãnh đạo Công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng Sau khi hợp đồng được ký, nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
*Dành cho khách hàng đã kí hợp đồng
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Nhân viên bộ phận xăng dầu của phòng kinh doanh tổng hợp nhận đơn hàng từ khách hàng qua đại diện trực tiếp, điện thoại hoặc fax Khách hàng bao gồm các tổng đại lý, đại lý và khách hàng bán buôn, khi có nhu cầu mua hàng sẽ đặt hàng qua cửa hàng của Công ty hoặc phòng kinh doanh Phòng kinh doanh tổng hợp nhu cầu toàn Công ty để tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp Tất cả hàng hóa nhập xuất trong ngày được cập nhật vào hệ thống máy tính và gửi dữ liệu về văn phòng Công ty trước 10 giờ sáng hôm sau.
Mặc dù công tác lập kế hoạch chưa sát với thực tế, nhưng hàng ngày, các cửa hàng và đại lý vẫn có thể điều chỉnh số lượng đặt hàng, bao gồm việc xin thêm hàng hoặc hồi hàng Điều này buộc nhân viên phòng kinh doanh phải điều chỉnh số lượng hàng và xe vận chuyển cho khách hàng Để đảm bảo nguồn hàng, vào cuối mỗi tháng, công ty lập đơn hàng cho tháng sau dựa trên nhu cầu tiêu thụ dự kiến.
Xem xét hồ sơ Ngưng
Kí hợp đồng trong năm Công ty thường hay bị thiếu hàng, nhất là vào những thời điểm phục vụ nhu cầu tưới tiêu của nhân dân trong tỉnh
Bước 2: Kiểm tra tài chính
Sau khi nhận yêu cầu, bộ phận tài chính xăng dầu sẽ kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng, bao gồm các khoản nợ hiện tại và việc thực hiện các khoản nợ Nếu khách hàng trả nợ đúng hạn và giữ uy tín, Công ty sẽ tiếp tục giao hàng Ngược lại, nếu không, Công ty sẽ ngừng cung cấp hàng hóa và yêu cầu thanh toán nợ Tuy nhiên, hiện tại Công ty chưa quy định rõ thời hạn xử lý các khoản nợ quá hạn theo mức độ từ thấp đến cao.
Sau khi hoàn tất kiểm tra tài chính, nếu không đạt yêu cầu, việc giao hàng sẽ bị ngừng và trưởng phòng kế hoạch kinh doanh sẽ được thông báo Ngược lại, nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiếp tục thực hiện kiểm tra về mặt số lượng.
Bước 3: Kiểm tra số lượng để lập kế hoạch giao hàng nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển đạt được tính tối ưu
