T ÍNH CẤP THIẾT
Cải cách nền hành chính nhà nước là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình đổi mới mà Đảng ta đề ra Mục tiêu của cải cách này là xây dựng một nền hành chính hiện đại, trong sạch và vững mạnh, phục vụ tốt nhất cho nhân dân trong những năm tới.
Trong những năm qua, hoạt động công chứng đã đóng góp tích cực vào việc lập lại trật tự chứng nhận giao dịch và bảo đảm an toàn pháp lý Mặc dù mới được thành lập gần đây, công chứng đã trở thành một phần thiết yếu trong đời sống, đáp ứng yêu cầu đổi mới đất nước và diễn ra sôi động trên toàn quốc, góp phần đấu tranh phòng chống vi phạm và tội phạm.
Nhằm nâng cao vai trò và tầm quan trọng của hoạt động công chứng, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật trong những năm qua Đặc biệt, Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị đã đề ra Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, nhấn mạnh sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống công chứng để phục vụ tốt hơn cho người dân và xã hội.
Năm 2020, nhiệm vụ đề ra là hoàn thiện chế định công chứng, xác định rõ phạm vi và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, đồng thời xây dựng mô hình quản lý nhà nước về công chứng theo hướng xã hội hóa Để thể chế hóa chủ trương của Đảng, nhiều văn bản pháp luật đã được ban hành, trong đó có Luật Công chứng được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 29/11/2006 và Luật Công chứng khóa XIII có hiệu lực từ 01/01/2015 Kể từ khi Luật Công chứng có hiệu lực, hoạt động công chứng trên toàn quốc, đặc biệt tại thành phố Kon Tum, đã có những chuyển biến mạnh mẽ với sự gia tăng đáng kể về số lượng công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm cả các Phòng công chứng nhà nước và Văn phòng công chứng tư nhân Tuy nhiên, sự gia tăng này cũng dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng.
Sự phát triển nhanh chóng của các tổ chức hành nghề công chứng và Văn phòng công chứng tập trung chủ yếu ở khu vực trung tâm đã dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh và đặt ra thách thức trong việc kiểm soát hoạt động của công chứng viên cũng như chất lượng văn bản công chứng Do đó, nghiên cứu thực trạng hoạt động công chứng và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng là yêu cầu cấp thiết Trên cơ sở thực tiễn hoạt động công chứng tại địa phương và lý luận về nhà nước và pháp luật, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu pháp luật về hoạt động công chứng – Thực tiễn trên địa bàn thành phố Kon Tum” cho đề án tốt nghiệp, với mục tiêu làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn, từ đó đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng cả ở địa phương và trên toàn quốc.
M ỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Mục tiêu của đề án là hệ thống hóa và làm rõ lý luận về hoạt động công chứng tại thành phố Kon Tum Dựa trên đó, đề án sẽ đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới không chỉ cho Kon Tum mà còn cho toàn quốc.
Đ ỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Trong thời gian qua, việc thực hiện pháp luật công chứng tại thành phố Kon Tum đã gặp nhiều vấn đề lý luận và thực tiễn Để cải thiện tình hình, cần đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật công chứng trong tương lai.
Đề án này tập trung vào việc nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quản lý nhà nước thông qua pháp luật về công chứng tại thành phố Kon Tum, bắt đầu từ thời điểm Luật Công chứng có hiệu lực vào ngày 01/01/2015 cho đến hiện tại.
P HƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Luận văn này được xây dựng dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, kết hợp với các phương pháp nghiên cứu khoa học như so sánh, thống kê, phân tích và tổng hợp Nghiên cứu tập trung vào các văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến hoạt động công chứng, cùng với các chính sách của Nhà nước về công chứng, nhằm đánh giá cả lý luận và thực tiễn trong lĩnh vực này.
B Ố CỤC
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề án được chia làm 4 chương, mỗi chương sẽ tập trung giải quyết một vấn đề liên quan đến đề tài:
Chương 1: Tổng quan về đơn vị thực tập
Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động công chứng và Quy định của pháp luật về hoạt động công chứng
Chương 3: Thực tiễn hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố Kon Tum
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ĐƠN VỊ
1.1.1 Tổng quan về đơn vị thực tập
- Tên đơn vị: Phòng Tư Pháp thành phố Kon Tum
- Địa chỉ trụ sở: 294 Lê Hồng Phong - thành phố Kon Tum - Tỉnh Kon Tum
1.1.2 Lịch sử hình thành của đơn vị
- Giấy phép kinh doanh: 6100226516 - ngày cấp: 18/09/2006
CÁC QUY ĐỊNH/NỘI QUY CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.3.1 Vị trí và chức năng
1 Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Kon Tum, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật; theo dõi thi hành pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; kiểm soát thủ tục hành chính; phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở; nuôi con nuôi; hộ tịch;chứng thực; bồi thường nhà nước; trợ giúp pháp lý; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật
2 Phòng Tư pháp chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp
1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1 Trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm về lĩnh vực tư pháp; chương trình, biện pháp tổ chức
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Phạm Thị Bích Thủy
TRƯỞNG PHÒNG Phạm Văn Nghĩa
Lê Viết Sĩ CHUYÊN VIÊN
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính và tư pháp, nhằm xây dựng và hoàn thiện pháp luật trong các lĩnh vực thuộc thẩm quyền của mình.
2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố dự thảo các văn bản về lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố
3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch trong lĩnh vực tư pháp sau khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
4 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ về công tác tư pháp ở cấp xã
5 Về xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: a) Phối hợp xây dựng quyết định, chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Ủy ban nhân dân thành phố do các cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân thành phố chủ trì xây dựng; b) Thẩm định dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố; góp ý dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật; c) Tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp lệnh theo sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố và hướng dẫn của Sở Tư pháp
6 Về theo dõi thi hành pháp luật: a) Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành và tổ chức thực hiện Kế hoạch theo dõi tình hình thi hành pháp luật trên địa bàn; b) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố và công chức chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc thực hiện công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật tại địa phương; c) Tổng hợp, đề xuất với Ủy ban nhân dân thành phố về việc xử lý kết quả theo dõi tình hình thi hành pháp luật; d) Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực tư pháp thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân thành phố
7 Về kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật: a) Giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố tự kiểm tra văn bản do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố ban hành; hướng dẫn công chức chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật do Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; b) Thực hiện kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật; trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định các biện pháp xử lý văn bản trái pháp luật theo quy định của pháp luật
8 Tổ chức triển khai thực hiện việc rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật; đôn đốc, hướng dẫn, tổng hợp kết quả rà soát, hệ thống hóa chung của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố và của Ủy ban nhân dân cấp xã
9 Về phổ biến, giáo dục pháp luật và hòa giải ở cơ sở: a) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện sau khi chương trình, kế hoạch được ban hành; b) Theo dõi, hướng dẫn và kiểm tra công tác phổ, biến giáo dục pháp luật tại địa phương; đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, cơ quan, tổ chức có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc tổ chức Ngày Pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn; c) Thực hiện nhiệm vụ của cơ quan thường trực Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật thành phố; d) Xây dựng, quản lý đội ngũ báo cáo viên pháp luật, tuyên truyền viên pháp luật theo quy định của pháp luật; đ) Hướng dẫn việc xây dựng, quản lý, khai thác tủ sách pháp luật ở cấp xã và ở các cơ quan, đơn vị khác trên địa bàn theo quy định của pháp luật; e) Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về hoà giải ở cơ sở
10 Giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện nhiệm vụ về xây dựng xã, phường, thị trấn tiếp cận pháp luật theo quy định
11 Về quản lý và đăng ký hộ tịch: a) Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý và đăng ký hộ tịch cho công chức Tư pháp
Hộ tịch cấp xã có trách nhiệm hỗ trợ Ủy ban nhân dân thành phố trong việc thực hiện đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật, đồng thời đề xuất quyết định thu hồi hoặc hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trái quy định, ngoại trừ trường hợp kết hôn trái pháp luật Ngoài ra, cần quản lý, cập nhật và khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cũng như cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định Cuối cùng, việc quản lý và sử dụng Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch, cùng với lưu trữ Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch cũng phải tuân thủ theo quy định pháp luật.
12 Thực hiện nhiệm vụ quản lý về nuôi con nuôi theo quy định của pháp luật
13 Về chứng thực: a) Hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ cho công chức chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; b) Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật
14 Về bồi thường nhà nước: a) Đề xuất, trình Ủy ban nhân dân thành phố xác định cơ quan có trách nhiệm bồi thường trong trường hợp người bị thiệt hại yêu cầu hoặc chưa có sự thống nhất về việc xác định cơ quan có trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật;
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG TẠI UBND CẤP HUYỆN
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
2.1.1 Khái niệm về hoạt động công chứng
Công chứng là quá trình mà công chứng viên xác nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng và giao dịch dân sự bằng văn bản Điều này bao gồm việc đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của bản dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại Việc công chứng có thể được thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức.
Trải qua các thời kỳ khác nhau, định nghĩa về hoạt động công chứng đã có những thay đổi nhất định Tuy nhiên, có thể hiểu một cách đơn giản rằng công chứng là một hoạt động pháp lý quan trọng nhằm xác thực và bảo đảm tính hợp pháp của các giao dịch và tài liệu.
- Việc nhân danh nhà nước đứng ra làm chứng
- Xác thực tính hợp pháp của giao dịch, văn bản giấy tờ, bản dịch
- Ngăn ngừa rủi ro pháp lý, đảm bảo sự công bằng cho các bên tham gia giao dịch
Khi bạn có ý định mua nhà, hoạt động công chứng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và xác thực tính hợp pháp của giao dịch Điều này đảm bảo rằng việc mua bán diễn ra đúng quy định pháp luật, đồng thời xác minh tài sản, năng lực pháp lý và ý chí của các bên tham gia giao dịch.
Trước đây, công chứng thường gắn liền với việc sao y bản chính văn bản và giấy tờ Tuy nhiên, chứng nhận bản sao chỉ là một phần trong hoạt động công chứng Hiện nay, người dân ngày càng nhận thức rõ hơn về công chứng qua các giao dịch như mua bán, chuyển nhượng nhà đất và thế chấp vay vốn ngân hàng.
Theo quy định của Luật Công chứng thì hoạt động công chứng gồm có:
- Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản
- Chứng nhận bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt
- Chứng nhận sao y bản chính giấy tờ, văn bản
2.1.2 Đặc điểm về hoạt động công chứng a Hoạt động của công chứng vừa mang tính công quyền vừa mang tính chất dịch vụ công
Công quyền trong hoạt động công chứng được thể hiện qua việc công chứng viên tại các phòng công chứng do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, thực hiện dịch thuật và công chứng hợp đồng giao dịch theo quy định pháp luật Khi hành nghề, công chứng viên đại diện cho Nhà nước để thực thi công việc, đồng thời hoạt động công chứng cũng mang tính chất dịch vụ công, phục vụ nhu cầu của tổ chức và công dân.
Nhà nước giao cho tổ chức hành nghề công chứng 8 nhiệm vụ chính, bao gồm việc công chứng các hợp đồng giao dịch theo yêu cầu của cá nhân và tổ chức Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản của dịch vụ công, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các giao dịch.
Hoạt động này nhằm hướng tới các lợi ích sau:
Công chứng mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức và cá nhân tham gia giao dịch, giúp họ thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại một cách hợp pháp Nhờ vào sự công nhận của pháp luật, công chứng giảm thiểu tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.
Hoạt động công chứng mang lại nhiều lợi ích cho nhà nước, giúp các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại diễn ra đúng theo quy định pháp luật, từ đó củng cố và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Công chứng viên hoạt động độc lập trong chuyên môn và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật, không bị ảnh hưởng bởi các cơ quan cấp trên hay lãnh đạo Điều này cho thấy sự chuyên nghiệp cao trong tác nghiệp của công chứng viên.
Công chứng viên hoạt động độc lập trong chuyên môn, không chịu trách nhiệm trước các cơ quan cấp trên hay lãnh đạo văn phòng, mà chỉ chịu trách nhiệm trước pháp luật Điều này đảm bảo rằng công chứng viên không bị ảnh hưởng bởi cấp trên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Tổ chức hành nghề công chứng mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc thu phí và thù lao công chứng theo quy định khi thực hiện các hoạt động công chứng Đồng thời, tổ chức này cũng phải chịu sự quản lý chặt chẽ từ Nhà nước, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong mọi giao dịch.
Các tổ chức hành nghề công chứng được Nhà nước ủy quyền thực hiện chức năng công chứng hợp đồng giao dịch, đồng thời phải tuân thủ pháp luật và bảo vệ lợi ích của Nhà nước.
Công chứng và chứng thực đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội và phát triển kinh tế Trong các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại, việc có chứng cứ công chứng giúp phòng ngừa tranh chấp và đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia Chứng cứ công chứng được coi là xác thực và đáng tin cậy hơn so với các loại giấy tờ không có công chứng hoặc lời trình bày miệng.
Công chứng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống pháp quyền, là một hoạt động không thể thiếu của Nhà nước Thông qua công chứng, các quy định pháp luật được hiện thực hóa, góp phần tạo ra sự minh bạch và chính xác trong các giao dịch xã hội, đồng thời đảm bảo việc xử phạt theo đúng quy định pháp luật.
Văn bản công chứng là một công cụ quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân, ngăn ngừa tranh chấp và duy trì sự ổn định trong các giao dịch dân sự và tài sản Đồng thời, từ góc độ Nhà nước, văn bản công chứng cung cấp bằng chứng xác thực và kịp thời, không thể bị phủ nhận trừ khi có ý kiến từ bên thứ ba và được xác minh qua quá trình tố tụng.
QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
2.2.1 Thủ tục thực hiện hoạt động công chứng a Thủ tục công chứng bản sao giấy tờ
Quy trình công chứng bản sao:
Quy trình công chứng bản sao bắt đầu khi người yêu cầu cung cấp bản gốc văn bản và bản sao cần công chứng cho Công chứng viên Công chứng viên sẽ nhận hồ sơ, nghiên cứu và xem xét tính hợp lệ Nếu đủ điều kiện, Công chứng viên sẽ ký vào tài liệu Sau đó, cả bản gốc và bản sao sẽ được chuyển cho các cán bộ chức năng để vào sổ, đóng dấu, viết biên lai thu tiền và trả lại văn bản cho người yêu cầu Thủ tục công chứng bản dịch cũng tương tự, yêu cầu người nộp bản gốc và bản dịch để được công chứng.
Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch:
Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
- Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Người yêu cầu công chứng
Cán bộ phụ trách dịch thuật
Cộng tác viên dịch thuật
Công chứng viên sẽ tiếp nhận bản chính các giấy tờ và văn bản cần dịch, đồng thời kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Nếu việc tiếp nhận được thực hiện qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phận này sẽ chuyển giao hồ sơ cho công chứng viên để tiến hành kiểm tra.
Công chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đầy đủ quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật liên quan đến việc công chứng bản dịch Họ cũng giải thích rõ ràng quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu, cùng với ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng.
+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;
Khi hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, công chứng viên sẽ lập phiếu hướng dẫn, yêu cầu bổ sung các giấy tờ cần thiết Phiếu hướng dẫn này sẽ ghi rõ các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và tên của công chứng viên tiếp nhận hồ sơ.
Khi hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết, công chứng viên sẽ giải thích lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ Nếu người yêu cầu công chứng muốn từ chối bằng văn bản, công chứng viên cần báo cáo Trưởng phòng hoặc Trưởng Văn phòng để xin ý kiến và soạn thảo văn bản từ chối.
- Bước 3: Giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện dịch
Tổ chức hành nghề công chứng chuyển giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng mình thực hiện việc dịch
- Bước 4: Ký bản dịch và ký chứng nhận bản dịch
Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch
Nếu cộng tác viên phiên dịch đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng, họ có thể ký trước vào bản dịch Trước khi tiến hành công chứng, công chứng viên cần đối chiếu chữ ký của cộng tác viên với chữ ký mẫu đã đăng ký.
- Bước 5: Trả kết quả công chứng
Bộ phận thu phí thực hiện việc thu phí, thù lao công chứng và các chi phí liên quan theo quy định, sau đó đóng dấu và trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng Quy trình công chứng hợp đồng và giao dịch được thực hiện một cách chính xác và minh bạch.
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch:
Người yêu cầu công chứng
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ Trưởng phòng
CCV trực tiếp tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ công chứng theo thứ tự, đảm bảo hồ sơ hợp lệ theo quy định pháp luật Nếu hồ sơ không đủ cơ sở pháp lý, CCV sẽ giải thích và từ chối tiếp nhận Trong trường hợp có tranh chấp, các bên có quyền khởi kiện ra Tòa án Nếu hồ sơ thiếu, CCV sẽ hướng dẫn bổ sung bằng phiếu ghi cụ thể Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, CCV sẽ tiếp nhận Đối với hồ sơ đã soạn thảo sẵn, CCV sẽ xem xét và chuyển đánh máy phần lời chứng nếu phù hợp.
Khi có dấu hiệu nghi ngờ về hồ sơ yêu cầu công chứng, như sự không rõ ràng, đe dọa, cưỡng ép, hoặc khả năng hành vi dân sự của người yêu cầu, công chứng viên có quyền yêu cầu làm rõ thông tin Nếu cần thiết, công chứng viên sẽ tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định Trong trường hợp không thể làm rõ, công chứng viên có quyền từ chối thực hiện công chứng.
Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra dự thảo hợp đồng và giao dịch, đảm bảo rằng không có điều khoản nào vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội Nếu phát hiện điều khoản không phù hợp với thực tế, công chứng viên cần thông báo cho người yêu cầu công chứng để thực hiện sửa chữa Trong trường hợp người yêu cầu không tiến hành sửa chữa, công chứng viên có quyền từ chối thực hiện công chứng.
CCV sẽ trực tiếp thực hiện hoặc chuyển giao cho chuyên viên nghiệp vụ để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như soạn thảo và đánh máy văn bản, hợp đồng theo sự phân công.
Trong bước 3, CCV hoặc chuyên viên nghiệp vụ sẽ hướng dẫn khách hàng kiểm tra nội dung hợp đồng Nếu khách yêu cầu sửa đổi, CCV sẽ thực hiện ngay trong ngày hoặc hẹn lại trong vòng 02 ngày làm việc Khi khách đồng ý với nội dung hợp đồng, CCV sẽ kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, cũng như ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng, sau đó hướng dẫn khách ký và điểm chỉ vào các bản hợp đồng.
- Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu phí
Khách hàng sẽ chờ gọi tên để nộp phí công chứng, thù lao công chứng và các chi phí khác theo quy định Sau khi hoàn tất, họ sẽ nhận hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí.
Thời gian giải quyết hồ sơ công chứng không vượt quá hai ngày làm việc Đối với các hợp đồng hoặc giao dịch phức tạp, thời hạn công chứng sẽ không quá mười ngày làm việc.
2.2.2 Thẩm quyền công chứng và người yêu cầu công chứng
Xuất phát từ khái niệm công chứng, ta thấy hoạt động công chứng có sự tham gia của các chủ thể như:
Công chứng viên là người được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, phải đáp ứng các tiêu chuẩn theo Điều 8 Luật Công chứng 2014 Để trở thành công chứng viên, cá nhân cần là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, đồng thời có phẩm chất đạo đức tốt và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu khác.
- Có bằng cử nhân luật;
- Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
