MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Sản xuất là vấn đề cơ bản và là gốc rễ nhất, quyết định đến toàn bộ quá trình tái sản xuất xã hội, còn lưu thông tiêu thụ là động lực cho quá trình này được diễn ra nhanh hơn. Có thể nói, sản xuất và lưu thông là hai khía cạnh không thể tách rời nhau, chúng bổ sung, hỗ trợ nhau và là động lực cho nhau phát triển. Chính vì mối quan hệ đó mà bên cạnh doanh nghiệp sản xuất luôn tồn tại các doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp thương mại chính là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng. Trong nền kinh tế thị trường phải xác định rằng việc tiêu thụ sản phẩm là vấn đề quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, mà muốn công tác bán hàng của doanh nghiệp tốt thì doanh nghiệp cần có những biện pháp thúc đẩy bán hàng và tổ chức quản lý kế toán bán hàng hiệu quả. Kế toán bán hàng là phần hành kế toán chủ yếu trong doanh nghiệp thương mại đồng thời nó cũng là công cụ quản lý kinh doanh hữu hiệu của doanh nghiệp. Thông qua công tác kế toán bán hàng mà doanh nghiệp quản lý được chi phí, có biện pháp để đạt được doanh thu mong muốn, tối đa hoá lợi nhuận. Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, vận dụng lý luận đã học tập và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu nhận được từ tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương, em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương” để nghiên cứu và viết luận văn của mình. 2. Đối tượng và mục đích nghiên cứu Đối tượng và mục đích nghiên cứu của luận văn là tìm hiểu khái quát sơ bộ về Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương, phân tích đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương. 3. Phạm vi nghiên cứu Luận văn nghiên cứu một số vấn đề lý luận cơ bản của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp nói chung và thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu có sự kết hợp giữa nghiên cứu lý luận và khảo sát tổng kết thực tiễn. Trên cơ sở đó luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh để làm rõ thực trạng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Các phương pháp kỹ thuật cụ thể trong quá trình nghiên cứu luận văn là điều tra, khảo sát, phỏng vấn, chọn mẫu kết hợp với diễn giải, phân tích để trình bày kết quả. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương. Chương 3: Một số ý kiến nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương. Trong thời gian thực tập, nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán cũng như các phòng ban khác của công ty và sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS. Trần Văn Hợi em đã hoàn thành luận văn này. Tuy nhiên, do hạn chế về lý luận và kinh nghiệm thực tế nên bài viết của em không tránh được những thiếu sót. Em mong muốn tiếp thu những ý kiến đóng góp sửa chữa bài viết của em từ các thầy cô và anh chị trong công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Hợp
Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
Nghiệp vụ bán hàng tiêu thụ hàng hóa yêu cầu quản lý chặt chẽ theo từng khách hàng, phương thức thanh toán và mặt hàng cụ thể Công tác quản lý này bao gồm việc theo dõi doanh thu, trách nhiệm vật chất trong khâu bán, tình hình tiêu thụ và thu hồi tiền, cũng như quản lý công nợ và thanh toán Ngoài ra, việc quản lý giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ cũng rất quan trọng Để đạt hiệu quả, nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu này.
Quản lý sự vận động của sản phẩm và hàng hóa bao gồm việc theo dõi quá trình nhập, xuất và tồn kho dựa trên các tiêu chí như số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hoá tiêu thụ.
Đôn đốc thanh toán thu hồi đầy đủ tiền hàng.
Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển và bền vững của doanh nghiệp.
Để tăng doanh thu và giảm chi phí hoạt động, cần tìm hiểu và mở rộng thị trường, áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp, đồng thời triển khai các chính sách chăm sóc khách hàng hiệu quả sau bán hàng.
Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi phải được thực hiện một cách chính xác, khoa học và hợp lý Do đó, yêu cầu đối với kế toán là rất cao.
Để quản lý hiệu quả việc tiêu thụ hàng hóa và thành phẩm, cần xác định thời điểm hàng hóa được coi là tiêu thụ nhằm lập báo cáo bán hàng kịp thời Việc báo cáo thường xuyên về tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng sẽ giúp giám sát chặt chẽ số lượng và chủng loại hàng hóa bán ra Ngoài ra, cần tổ chức kế toán hàng hóa theo từng loại, đơn vị mua, số lượng và chất lượng hàng hóa để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý.
Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và quản lý luân chuyển chứng từ một cách khoa học là rất quan trọng, giúp tránh trùng lặp và bỏ sót Hệ thống này cần đơn giản nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán Đơn vị nên lựa chọn hình thức sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh để phát huy ưu điểm của mình.
Thứ ba, cần xác định và tổng hợp đầy đủ các chi phí phát sinh trong từng khâu để đáp ứng yêu cầu quản lý về hàng hóa, thành phẩm, và bán hàng, cũng như để xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp, giúp xác định số lượng, giá trị hàng hóa, doanh thu và kết quả kinh doanh Để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ này, doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý, đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững kiến thức liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
Nội dung cơ bản của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần tăng cường vốn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần là tổng doanh thu được tính bằng cách trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng trả lại.
Các loại doanh thu bao gồm: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh, doanh thu bao gồm:
Doanh thu cung cấp dịch vụ
Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia
Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT (Mẫu 01- GTGT- 3LL)
- Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02- GTTT- 3LL)
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (Mẫu 01- BH)
- Thẻ quầy hàng (Mẫu 02- BH)
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, …)
- Tờ khai thuế GTGT (Mẫu 07A/GTGT)
Để phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
TK 511 là tài khoản phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh Tài khoản này được phân chia chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi cụ thể hơn về doanh thu.
TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112- Doanh thu bán các thành phẩm
TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114- Doanh thu trợ cấp, trợ giá
TK 5117- Doanh thu kinh doanh bất động sản
TK 512 phản ánh doanh thu nội bộ từ việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và lao vụ trong nội bộ Tài khoản này bao gồm các tài khoản cấp 2 liên quan.
TK 5121- Doanh thu bán hàng hóa
TK 5122- Doanh thu bán các thành phẩm
TK 5123- Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính.
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu về doanh thu bán hàng
•Doanh nghiệp bán hàng trực tiếp: Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ thanh toán để phản ánh doanh thu.
Sơ đồ 1.4: Trình tự kế toán doanh thu bán hàng trực tiếp
TK 131 (1a) Doanh thu (1b)BH thu tiền ngay
Trình tự kế toán bán hàng đại lý ký gửi
Sơ đồ 1.5: Trình tự doanh thu bán hàng qua đại lý
- Khi nhận hàng bán đại lý do bên chủ hàng giao:
Doanh thu Số tiền đã thu, sẽ thu
Hoa hồng trả tiền ngay Thuế
• Trình tự kế toán bán hàng trả chậm, trả góp
Sơ đồ 1.6: Trình tự doanh thu bán hàng trả góp
DT = Giá bán trả tiền ngay
Lãi bán hàng trả góp = Giá bán trả góp - Giá bán trả tiền ngay
1.2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu trong các doanh nghiệp
Các khoản giảm trừ doanh thu gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá
(2b1) khi thanh toán với chủ hàng
Hoa hồng thanh toán riêng
TK 515 hàng bán và hàng mua bị trả lại, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu.
Chiết khấu thương mại là khoản tiền giảm giá mà doanh nghiệp áp dụng cho người mua khi họ mua sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ với số lượng lớn Khoản chiết khấu này được xác định theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế mua bán và giúp tạo động lực cho khách hàng đặt hàng với khối lượng lớn.
Giảm giá hàng bán là khoản tiền mà doanh nghiệp bán hàng giảm trừ cho bên mua trong những trường hợp đặc biệt, như khi hàng hóa bị kém chất lượng, không đúng quy cách hoặc không giao đúng thời hạn như đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Hàng bán bị trả lại là số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện trong hợp đồng kinh tế hoặc chính sách bảo hành Nguyên nhân có thể bao gồm hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc không đúng chủng loại.
Thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất nhập khẩu là các loại thuế gián thu áp dụng cho doanh thu từ việc bán hàng Những loại thuế này được tính cho các đối tượng tiêu dùng hàng hóa và dịch vụ, trong khi các cơ sở sản xuất kinh doanh chỉ đóng vai trò là người nộp thuế thay cho người tiêu dùng.
Thuế GTGT là loại thuế gián thu áp dụng cho giá trị gia tăng của hàng hóa và dịch vụ trong quá trình sản xuất và lưu thông.
Thuế tiêu thụ đặc biệt là loại thuế áp dụng cho doanh thu của các doanh nghiệp sản xuất những mặt hàng đặc biệt mà Nhà nước không khuyến khích, nhằm hạn chế tiêu thụ các sản phẩm như rượu, bia, thuốc lá, và vàng mã, vì chúng không phục vụ nhu cầu thiết yếu của cuộc sống nhân dân.
+ Thuế xuất khẩu: là thuế đánh trên hàng hoá khi hàng hoá xuất khỏi biên giới Để phản ánh kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 531 - Hàng bán bị trả lại
TK 532 - Giảm giá hàng bán
TK 521 - Chiết khấu thương mại
TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp
TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt
TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu
Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu như sau
Sơ đồ 1.7: Trình tự các khoản giảm trừ doanh thu
* Phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ Ghi giảm doanh thu doanh thu phát sinh
TK333 Thuế GTGT trả lại Thuế XK, TTĐB phải nộp (nếu có)
* Phản ánh giá vốn hàng trả lại
Kế toán các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Theo chế độ hiện hành, chi phí bán hàng gồm:
TK 155,156 Hàng trả lại nhập kho
Chi phí liên quan hàng trả lại
- Chi phí vật liệu bao bì
- Chi phí dụng cụ đồ dùng
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí bảo hành sản phẩm
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
TK kế toán sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng Gồm các TK chi tiết sau:
TK 6411- Chi phí nhân viên
TK 6412- Chi phí vật liệu
TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415- Chi phí bảo hành
TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418- Chi phí bằng tiền khác
Trình tự kế toán nghiệp vụ chủ yếu chi phí bán hàng
Sơ đồ 1.8: Trình tự kế toán chi phí bán hàng
1.2.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các khoản chi liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác có tính chất chung cho toàn bộ doanh nghiệp.
Theo chế độ hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm :
1(c) Hoàn nhập DP phải trả về bảo hành sản phẩm
1(b) CP bảo hành thực tế PS
1(d) Hàng không bán được, xuất hàng khác trả cho KH
Lương, các khoản trích theo lương
CP trả trước, CP trích trước
CP văn phòng, bao bì, ccdc
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí dịch vụ mua ngoài
(3) Các khoản giảm chi phí (nếu có)
- Chi phí nhân viên quản lý
- Chi phí vật liệu quản lý
- Chi phí đồ dùng văn phòng
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Thuế, phí và lệ phí
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
TK sử dụng: TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 642 được mở chi tiết 8 TK cấp 2:
TK 6421 - chi phí nhân viên quản lý
TK 6422 - chi phí vật liệu quản lý
TK 6423 - chi phí đồ dùng văn phòng
TK 6424 - chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6425 - chi phí thuế, phí và lệ phí
TK 6426 - chi phí dự phòng
TK 6427 - chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6428 - chi phí bằng tiền khác
Sơ đồ1.9: Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
TP, HH tiêu dùng nội bộ
Trích dự phòng về trợ cấp mất việc làm
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
Kết chuyển chi phí QLDN
Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí
Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí phân bổ dần Chi phí trả trước
Hoàn nhập dự phòng về trợ cấp mất việc làm
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp gồm:
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện tại bao gồm số thuế phải nộp dựa trên thu nhập chịu thuế trong năm, cùng với thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng.
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại là khoản thuế doanh nghiệp phải nộp trong tương lai, bao gồm thuế thu nhập hoãn lại phải trả trong năm và hoàn nhập tài sản thuế thu nhập hoãn lại từ các năm trước Để ghi nhận chi phí này, kế toán sử dụng tài khoản 821 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tài khoản 8211- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
Tài khoản 8212- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại
Sơ đồ 1.10: Trình tự kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế TNDN tạm nộp Giảm thuế TNDN phải nộp
Phát sinh thuế TNDN hoãn lại phải trả
Hoàn nhâp thuế TNDN hoãn lại phải trả Hoàn nhập tài sản thuế TNDN
K/c chi phí thuế TNDN (PS nợ lớn hơn PS có)
Phát sinh tài sản thuế TNDN
(PS nợ nhỏ hơn PS có)
Kế toán xác định kết quả kinh doanh 26 1.3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán máy CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG TRUNG ƯƠNG 2.1 Đặc điểm chung tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương
Trong doanh nghiệp kết quả hoạt động kinh doanh gồm: kết quả hoạt động kinh doanh thông thường và kết quả hoạt động khác.
Kết quả hoạt động kinh doanh thông thường được xác định bởi hoạt động bán hàng và hoạt động tài chính:
Kết quả Doanh thu Trị giá Doanh thu Chi Chi phí hoạt động thuần vốn hoạt phí bán hàng
KD thông = về - hàng + động - tài - và chi phí thường bán hàng xuất bán tài chính chính QLDN
Doanh thu thuần từ bán hàng được xác định bằng cách lấy tổng doanh thu bán hàng ban đầu trừ đi các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và các khoản thuế liên quan.
Kết quả khác được xác định trên cơ sở các khoản thu nhập khác và chi phí khác.
Kết quả kinh doanh được xác định bằng công thức: Kết quả khác = Thu nhập khác – Chi phí khác Để phản ánh chính xác kết quả này, kế toán sử dụng tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Kết quả HĐKD trước thuế
Kết quả HĐKD thông thường
Kết quả HĐKD sau thuế TNDN
Kết quả HĐKD trước thuế
Sơ đồ1.11: Trình tự kế toán xác định kết quả kinh doanh
1.3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán máy
Kế toán trên máy vi tính là việc áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống kế toán, giúp chuyển đổi dữ liệu kế toán thành thông tin hữu ích cho người dùng Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa quá trình xử lý thông tin kế toán.
K/c CL PS Có lớn hơn PS Nợ
TK 8211 và 8212 là các quy trình toán học trên máy vi tính, bắt đầu từ việc nhập dữ liệu từ chứng từ gốc, phân loại và xử lý thông tin theo quy trình kế toán Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động in ra các sổ sách và báo cáo kế toán, giúp nâng cao hiệu quả công việc trong các đơn vị.
Khi sử dụng phần mềm kế toán, bộ phận kế toán chỉ cần thực hiện các nhiệm vụ như phân loại và bổ sung thông tin vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu vào máy, cũng như kiểm tra và phân tích số liệu trên các sổ sách và báo cáo kế toán để đưa ra quyết định hợp lý.
Tổ chức công tác kế toán trong môi trường máy vi tính cần tuân thủ các yêu cầu của kế toán thủ công, đồng thời phải có những đặc điểm riêng để phù hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại.
* Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý
Mã hoá là phương pháp phân loại và ký hiệu các đối tượng cần quản lý, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức thông tin Nó được áp dụng rộng rãi trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán.
Bộ máy kế toán cần phân loại, gắn ký hiệu và xếp lớp các đối tượng quản lý, bao gồm danh mục tài khoản kế toán, chứng từ, khách hàng và hàng hóa Sau đó, các danh mục này phải được khai báo và cài đặt vào chương trình kế toán.
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Danh mục chứng từ kế toán là công cụ quan trọng để quản lý các loại chứng từ với mã hiệu xác định Việc cập nhật dữ liệu chứng từ gốc vào hệ thống máy tính một cách chính xác là cần thiết để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán Trong các phần mềm kế toán, danh mục chứng từ thường bao gồm các loại như chứng từ thu tiền mặt, chứng từ chi tiền mặt, và phiếu nhập, xuất kho bán hàng.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, cần lựa chọn các tài khoản sử dụng và quy định danh mục tài khoản trong máy Các tài khoản cấp I sẽ được chi tiết hóa thành tài khoản cấp II, III, IV để theo dõi đối tượng quản lý đã được mã hóa Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, xem hoặc in sổ sách kế toán bằng cách "lọc" theo tất cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Thông thường, quá trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình:
Chứng từ gốc Mã hóa
Sổ KT chi tiết, tổng hợp, các báo cáo
* Cung cấp thông tin kế toán
Phần mềm kế toán máy giúp kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh một cách dễ dàng, cho phép lọc và tạo ra các báo cáo, sổ sách và thông tin kế toán theo yêu cầu người dùng Kế toán có thể chọn lọc, in ấn và lưu trữ các báo cáo cần thiết, giảm thiểu số lượng sổ sách so với phương pháp thủ công Công việc tính toán được thực hiện tự động, mang lại độ chính xác cao.
Tổ chức công tác kế toán máy mang lại nhiều lợi ích cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, nhờ vào khả năng mở rộng, tính linh hoạt và tiện ích Điều này giúp nâng cao hiệu quả thực hiện chức năng, vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
GIỐNG CÂY TRỒNG TRUNG ƯƠNG
2.1 Đặc điểm chung tại Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương
Công ty cổ phần Giống cây trồng Trung Ương được thành lập năm
Năm 1968, Công ty Giống cây trồng cấp I được thành lập dưới sự quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Đến năm 1978, Công ty Giống cây trồng phía Nam đã được hợp nhất với Công ty Giống cây trồng cấp I, tạo thành Công ty Giống cây trồng Trung Ương, cũng trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
Vào ngày 10/11/2003, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đã ban hành Quyết định số 5029/QĐ/BNN-TCCB, chuyển đổi Công ty Giống cây trồng Trung Ương I thành Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương Năm 2006, công ty chính thức niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh với mã chứng khoán NSC Đến năm 2011, công ty được công nhận là doanh nghiệp khoa học công nghệ.
- Tên gọi: Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương
- Tên giao dịch quốc tế: National Seed Joint stock Company
- Trụ sở: 01 Lương Định Của - Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội
- Người đại diện: Trần Kim Liên- chức vụ Tổng giám đốc
- Loại hình công ty: Công ty Cổ phần
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: số 013003628 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 06/02/2004.
Công ty hiện có 11 đơn vị thành viên, bao gồm các xí nghiệp và chi nhánh trải dài từ Bắc vào Nam, cùng với 2 công ty con và công ty liên kết Đặc biệt, công ty còn có một chi nhánh tại tỉnh Udomxay, nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào, nhằm thực hiện việc phân phối giống ra nước ngoài.
Đặc điểm kinh doanh và chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương chuyên sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực giống cây trồng, với các hoạt động thương mại chủ yếu tập trung vào việc cung cấp giống cây chất lượng cao cho nông dân và thị trường.
- Trồng trọt, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại giống cây trồng nông, lâm nghiệp.
- Chế biến, sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại nông sản, các loại vật tư và thiết bị nông nghiệp.
- Chế biến, đóng gói, bảo quản giống và vật tư phục vụ cây trồng.
- Kinh doanh bất động sản.
Sản phẩm của doanh nghiệp
Công ty hiện đang sản xuất và kinh doanh tổng cộng 34 mặt hàng, trong đó bao gồm 14 loại hạt giống lúa (chiếm 41%), 5 loại hạt giống ngô (14,7%), 12 loại hạt giống rau (35,3%) và 3 loại sản phẩm khác (9%).
Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm giống cây trồng chất lượng cao, bao gồm giống lúa RVT, giống lúa thuần OM6976, giống lúa Trân Châu Hương, giống lúa VS1, ngô Lai F1, ngô Nếp, đỗ tương, lạc, khoai tây, rau và nhiều loại giống cây trồng khác.
Chức năng, sứ mệnh nhiệm vụ của công ty
Xây dựng tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp.
Tạo ra những sản phẩm thương hiệu VINASEED nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống của người sử dụng.
Phấn đấu để thương hiệu VINASEED trở thành một trong những thương hiệu của Việt Nam và thế giới.
VINASEED cam kết phát triển bền vững, tạo ra nguồn nhân lực và vật lực nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, văn hóa và xã hội của đất nước, đồng thời nâng cao nền nông nghiệp trong tương lai.
Đảm bảo chất lượng hàng hóa, thực hiện tốt các nghĩa vụ nộp thuế, và các nghĩa vụ khác theo đúng quy đinh của Nhà Nước và pháp luật.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần Giống cây trồng Trung Ương sở hữu một bộ máy quản lý tinh gọn và hiệu quả, với đội ngũ lãnh đạo có năng lực và trình độ cao trong lĩnh vực quản lý và điều hành.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý công ty
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quyết định các vấn đề theo quy định của Luật pháp và Điều lệ Công ty Cổ đông sẽ thông qua báo cáo tài chính hàng năm và ngân sách cho năm tiếp theo Ngoài ra, Đại hội đồng cổ đông còn bầu ra Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát của công ty.
Phó TGĐ Quản trị , DA
Phó TGĐ, SX, kỹ thuật
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý tối cao của công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông HĐQT cũng có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc điều hành cùng các quản lý khác.
Ban Kiểm soát có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong việc điều hành hoạt động kinh doanh cũng như báo cáo tài chính của công ty Đặc biệt, Ban Kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng Quản trị (HĐQT) và Ban Tổng giám đốc, đảm bảo tính khách quan và minh bạch trong quá trình giám sát.
Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc là người quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, các cơ quan nhà nước và cán bộ công nhân viên về kết quả hoạt động Người này có quyền cao nhất trong việc quyết định cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý, nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với đặc điểm của công ty.
Phó Tổng Giám đốc gồm ba vị trí: Phó Tổng Giám đốc quản trị và dự án, Phó Tổng Giám đốc sản xuất và kỹ thuật, và Phó Tổng Giám đốc xí nghiệp Ba Vì Họ hỗ trợ Giám đốc trong việc theo dõi và điều hành công việc, nắm bắt hoạt động của các phòng ban, và thực hiện các nhiệm vụ theo sự ủy quyền của Tổng Giám đốc Đồng thời, họ cũng có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của từng mảng được giao.
Các phòng ban chức năng nhận nhiệm vụ từ Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc, thực hiện các công việc được giao và báo cáo kết quả cho Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
Chức năng và nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán
Phòng tài chính kế toán của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kinh tế tài chính, từ đó hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành và quản lý hiệu quả các hoạt động này.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ phản ánh toàn bộ tài sản hiện có và sự vận động của tài sản, cùng với các khoản chi phí trong quá trình kinh doanh và kết quả đạt được Điều này nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và đảm bảo có lãi trong kinh doanh Đồng thời, phòng cũng thực hiện xử lý, đánh giá và cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý, giúp họ ra quyết định tối ưu cho hiệu quả kinh doanh.
Cơ cấu của bộ máy kế toán
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, giúp quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế một cách hiệu quả.
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán vât tư, TSCĐ
Kế toán tiền, tiền lương
Công ty sử dụng phần mềm Fast Accounting để thực hiện công tác kế toán, được thiết kế đặc biệt phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Bộ máy kế toán tại Phòng Tài chính Kế toán của Công ty gồm 7 thành viên: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán hàng hoá, Kế toán vật tư, Kế toán tài sản cố định, Kế toán công nợ, và Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền lương, thủ quỹ Các đơn vị trực thuộc có từ 1-2 nhân viên kế toán, tùy thuộc vào quy mô và khối lượng công việc của từng đơn vị.
Kế toán trưởng là người đảm nhận vai trò quản lý, giám sát và điều phối các hoạt động tài chính - kế toán trong phòng Họ cũng có trách nhiệm tư vấn và đề xuất cho Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc Quản trị trong việc xây dựng kế hoạch tài chính và ngân sách hàng năm cho công ty.
Kế toán tổng hợp là quy trình tổng hợp số liệu từ văn phòng trung tâm và các đơn vị trực thuộc, nhằm lập báo cáo tài chính tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn đảm nhiệm việc quản lý các tài khoản nguồn vốn và quỹ doanh nghiệp, bao gồm cả vốn cổ phần.
Kế toán hàng hóa chịu trách nhiệm tiếp nhận và quản lý các chứng từ như hóa đơn và vận đơn, đồng thời ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành của mình.
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình công nợ của công ty, đặc biệt là công nợ với khách hàng và ngân hàng Ngoài ra, kế toán công nợ còn phụ trách mảng thuế và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Họ có trách nhiệm báo cáo cho kế toán trưởng về các vấn đề liên quan đến thuế và công nợ, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính của công ty.
Kế toán vật tư và tài sản cố định (TSCĐ) đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật tư và TSCĐ Công việc này bao gồm phân loại tài sản hiện có của công ty, theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao, cũng như quản lý tình hình nhập xuất vật tư Kế toán cần báo cáo kịp thời với kế toán trưởng về những vấn đề liên quan đến vật tư và TSCĐ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền lương bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc, lập phiếu thu và phiếu chi Đồng thời, cần lập sổ chi tiết tiền mặt và tiền gửi để đối chiếu với thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng Ngoài ra, công việc này cũng liên quan đến việc tính lương và các khoản trích theo lương.
Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của công ty, thực hiện việc nhập và xuất quỹ hàng ngày dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ Cuối ngày, thủ quỹ cần ghi sổ quỹ và đối chiếu với sổ chi tiết của kế toán tiền mặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Nhân viên kế toán thống kê tại các đơn vị trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ Họ không lập báo cáo tài chính mà chỉ tạo lập kế toán quản trị dựa trên yêu cầu của nhà quản lý.
Chính sách kế toán áp dụng
• Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006
•Hình thức kế toán áp dụng: hình thức Chứng từ ghi sổ và sử dụng phần mềm kế toán Fast accounting
•Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến 31/12 năm báo cáo
•Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ thuế
•Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ
•TSCĐ được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế
•Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
•Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá bình quân gia quyền
•Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc
•Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên
• Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: theo chuẩn mực kế toán số 14
•Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và hoàn nhập thực hiện theo chuẩn mực hàng tồn kho và thông tư 89/2002/TT-BTC
Theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp cần lập và nộp các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN), Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN) và Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN).
•Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Dựa trên cấu trúc tổ chức của bộ phận kế toán và trình độ chuyên môn của nhân viên, công ty đã quyết định phát triển phần mềm kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Đối chiếu, kiểm traGhi hàng ngày Ghi định kì
Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán của công ty là giá trị vốn của hàng hóa được xuất bán cho khách hàng, và tại công ty, giá trị này được tính toán theo phương pháp bình quân gia quyền.
Kế toán tổng hợp sử dụng phần mềm kế toán hàng tồn kho để tính giá trung bình cho các loại thành phẩm Hàng ngày, công ty theo dõi số lượng nhập, xuất và tồn kho của thành phẩm Vào cuối tháng, phần mềm tự động cập nhật giá vốn trung bình vào các phiếu xuất điều chuyển và hóa đơn bán hàng.
Chứng từ kế toán sử dụng: hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, thẻ kho,
TK kế toán sử dụng:
TK 632- giá vốn hàng bán
TK 156, 157 và các tài khoản có liên quan khác…
Quy trình nhập liệu kết xuất kết quả
To access the FAST ACCOUNTING software, click on its icon on the desktop, then enter your username and password before pressing the enter key The software interface will then appear.
Để bắt đầu, người dùng cần truy cập vào phần mềm Fast và chọn phân hệ kế toán mua hàng cùng công nợ phải trả Tiếp theo, phần mềm sẽ yêu cầu nhập thời gian làm việc, người kế toán cần điền khoảng thời gian từ 01/01/2013 đến 31/01/2013 và nhấn enter để tiếp tục.
Bước 3: Khi giao diện của FAST ACCOUNTING hiển thị lại, kế toán cần chọn cập nhật số liệu Trong danh sách cập nhật, kế toán sẽ chọn hoá đơn mua hàng để thực hiện quy trình.
Loại phiếu: nhấn phím “F5” để chọn
Chứng từ: sau khi nhập loại phiếu là số hiệu chứng từ tự động cập nhật Ngày tháng: ngày lập phiếu
Người TT: tên công ty Địa chỉ TT: địa chỉ công ty
Diễn giải: nội dung kết chuyển giá vốn
TK Nợ: tài khoản ghi nợ
Tên TK nợ: sau khi nhập TK nợ là tên tài khoản tự động hiển thị
PS nợ: giá vốn của hàng hóa bán ra
Nhập liệu xong nhấn “lưu”
Máy tính tự động xử lý và chuyển dữ liệu vào sổ cái và sổ chi tiết TK
Để xem và in sổ cái cũng như sổ chi tiết TK 632, người dùng cần truy cập vào giao diện chính của phần mềm kế toán Tại đây, chọn mục “báo cáo”, sau đó là “chứng từ ghi sổ” hoặc “sổ tổng hợp” Cuối cùng, để thực hiện việc in sổ, nhấn nút “F7”.
Khi đó giá vốn hàng bán sẽ tự động kết chuyển vào các sổ kế toán và các báo cáo có liên quan.
Vào ngày 20/01/2013, công ty đã xuất kho 500 kg giống lúa tám thái cho công ty nông nghiệp Việt Trì với giá 15.000 đ/kg, theo hóa đơn GTGT số 124569 Đồng thời, doanh thu kế toán được ghi nhận cùng với giá vốn tương ứng.
Sau đó chuyển số liệu vào các sổ: Sổ chi tiết TK 632; Sổ cái TK 632; chứng từ ghi sổ.
Cuối tháng, giá vốn hàng bán từ sổ cái TK 632 sẽ được kết chuyển sang
Để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán cần in sổ chi tiết TK 632 Từ giao diện phần mềm kế toán Fast, chọn đường dẫn "kế toán tổng hợp/Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ/Sổ cái tài khoản" Sau đó, phần mềm sẽ hiển thị bảng thông báo để người dùng khai báo các thông tin cần thiết.
Từ ngày: 01/01/2013 Đến ngày: 31/01/2013 Ấn nút “Nhận”, sau đó ấn F7 để in sổ.
Để in sổ cái tài khoản 632 trong phần mềm kế toán Fast, kế toán cần truy cập vào đường dẫn Kế toán tổng hợp/Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ/Sổ cái tài khoản Sau đó, phần mềm sẽ hiển thị một bảng thông báo yêu cầu khai báo các thông tin cần thiết.
Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Ấn nút “Nhận”, sau đó ấn F7 để in sổ.
Bảng 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng từ Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung ương, địa chỉ tại Số 1 Lương Định Của, Đống Đa, Hà Nội Công ty có số tài khoản và thông tin liên hệ qua điện thoại 04.8521503 và fax 04.8527996, mã số 1234566.
Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Quang Đơn vị: Công ty dịch vụ Nông nghiệp Hoà Bình Điạ chỉ: Hoà Bình Điện thoại: 043564782 Số tài khoản:1237
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:003
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT 0
Tổng cộng tiền thanh toán 52.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khách hàng mang hoá đơn GTGT (liên 2) cùng yêu cầu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất kho.
Công ty CP Giống cây trồng Trung Ương
Số 1 Lương Định Của - Đống Đa - Hà Nội
Ngày 06 tháng 01 năm 2013 Nợ TK : 632
Họ và tên người nhận hàng: Công ty Cổ phầnTrường An Địa chỉ : 15A Hoàng Văn Thái, phường Phương Mai, quận Thanh Xuân, Hà Nội
Lý do xuất hàng : Bán hàng
Xuất tại kho : Kho hàng hóa Địa điểm: Ba Vì
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
1 Giống lúa RVT RVT12 Kg 200 200
Tổng số tiền (viết bằng chữ): ………
Số chứng từ gốc kèm theo………
Ngày 06 tháng 01 năm 2013Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Sau khi các phiếu nhập kho và xuất kho được hoàn thiện, chúng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ chi tiết từng mặt hàng Hàng hóa nhập kho sẽ được ghi nhận theo giá trị mua thực tế, trong khi chi phí mua sẽ được theo dõi riêng và phân bổ vào cuối kỳ cho hàng đã tiêu thụ, nhằm tính toán giá vốn hàng bán.
Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương
Kho BTPTT – Kho Thường Tín
Vật tư: KDN- Khang Dân NC, ĐVT: Kg, TK 155- Thành phẩm
NT SH Nhập Xuất Tồn
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU
Tại phòng kế toán, kế toán thành phẩm tiếp nhận chứng từ từ thủ kho, kiểm tra tính chính xác và phân loại chứng từ Dựa vào chứng từ gốc, kế toán tiêu thụ thực hiện định khoản trên phiếu nhập kho, xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng, sau đó nhập liệu vào hệ thống máy tính.
Bảng 2.5: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Công ty cổ phần Giống cây trồng Trung Ương
Kho BTPTT – Kho Thường Tín
TT Tên vật tư ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kì Tồn cuối kỳ
SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị
Ngày…tháng…nămNgười lập biểu Kế toán trưởng
Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương Mẫu số 02c1-DN
Số 1 Lương Định Của-Phương Mai-Hà Nội (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán
CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Tổng phát sinh Có: 35.565.065.963 Số dư cuối kì: 0
Ngày… tháng… Năm…NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
Bảng 2.7: CHỨNG TỪ GHI SỔ
Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương Mẫu số 02c1- DN
Số 1 Lương Định Của-Phương Mai-Hà Nội (QĐ 15/2006/QĐ - BTC)
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Xuất bán cho HTX Minh Tân 632 155 19.593.467,5
Xuất bán cho cty NN Hoà Bình 632 155 11.009.200
Xuất bán cho DN Ngọc Cường 632 155 113.687.500
3 Kèm theo …chứng từ gốc
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU
Tổ chức kế toán doanh thu bán hàng ở công ty
2.2.4.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là số tiền mà công ty thu được từ việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ, không bao gồm thuế GTGT đầu ra Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và khi khách hàng chấp nhận thanh toán.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa, họ sẽ đến trực tiếp công ty để thực hiện giao dịch Dựa trên yêu cầu của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng bán hàng Để xác định doanh thu, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT cùng với các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho và thẻ kho.
Hóa đơn GTGT được lập chia thành 3 liên Liên 1 (màu trắng) được lưu làm chứng Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng Liên 3 (màu xanh) dùng để luân chuyển.
Kế toán lập phiếu xuất kho để ghi nhận số lượng và đơn giá hàng bán, với phiếu này được chia thành hai liên: Liên 1 được lưu trữ trong quyển và Liên 2 được giao cho thủ kho để cập nhật vào thẻ kho Dựa vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi lại số lượng hàng hóa xuất vào sổ thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn kho để cập nhật vào cột tồn của thủ kho.
Hàng ngày, nhân viên phòng kinh doanh ghi chép số hàng bán ra vào Bảng kê chi tiết hàng bán Cuối tháng, họ lập Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra Cuối ngày, kế toán các bộ phận nộp chứng từ, hóa đơn cùng với Bảng kê chi tiết hàng bán ra, và vào cuối tháng, nộp Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra để kế toán bán hàng tại phòng tài chính kế toán có thể so sánh và đối chiếu Dữ liệu này là căn cứ để lập Bảng tổng hợp hàng hóa trong tháng của công ty.
Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng (trang bên)
Bảng 2.8: BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG
Công ty cổ phần Giống cây trồng Trung Ương
Số 1 Lương Định Của- Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội
BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG
TT Tên SP, HH ĐV Số lượng Doanh thu Thuế GTGT Tổng tiền
Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản: TK 511,TK 131, TK 333, TK 632,
TK 155, TK 156…Đồng thời công ty cũng mở các TK cấp 2
TK 511 được chi tiết thành:
TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 131 được chi tiết thành:
TK 1311- Phải thu khách hàng SXKD
TK1312- Phải thu khách hàng dịch vụ
Và được mở chi tiết cho từng khách hàng
To access the FAST ACCOUNTING software, click on its icon on the desktop, then enter your username and password before pressing the Enter key The software interface will then appear.
Bước 2: Trong phần các phân hệ nghiệp vụ, chọn kế toán bán hàng và công nợ phải thu trên giao diện Fast Phần mềm sẽ yêu cầu bạn nhập thời gian làm việc phù hợp, với khoảng thời gian từ 01/01/2013 trở đi.
Bước 3: Khi giao diện FAST ACCOUNTING hiển thị lại, kế toán cần chọn cập nhật số liệu Từ danh sách cập nhật dữ liệu, kế toán sẽ chọn hoá đơn bán hàng để tiến hành cập nhật.
Dựa vào hợp đồng bán hàng và sau khi xác nhận tính hợp lý cũng như hợp lệ của các thông tin trong hợp đồng, kế toán thực hiện việc nhập liệu.
Từ màn hình giao diện, kế toán vào mục “kế toán bán hàng và công nợ phải thu” màn hình xuất hiện như sau:
Trong Modul hàng hóa, chọn mục “hóa đơn bán hàng” để hiển thị màn hình nhập liệu Kế toán sẽ nhập các thông tin cần thiết từ hóa đơn bán hàng vào hệ thống, với các thông tin cập nhật được giải thích rõ ràng.
-Mã chứng từ: chọn mã loại chứng từ là hóa đơn bán hàng bằng VNĐ hay ngoai tệ
-Serial: Số quyển hóa đơn
-Số chứng từ: nhập số của hóa đơn
-Ngày chứng từ: nhập ngày viết trên hóa đơn
-Mã đối tượng: nhập mã của khách hàng, mã khách hàng lấy trong danh mục khách hàng (Dùng phương pháp xâu lọc hoặc nhấn F5 để tìm kiếm)
-Mã kho: nhập mã kho lấy hàng xuất bán, mã kho được lấy từ danh mục kho hàng
-Mã hàng hóa: nhập mã hàng vào, mã hàng lấy từ đơn vị khách hàng -Số lượng: được cập nhật từ bàn phím
-Giá bán: Giá bán được nhập từ trên bàn phím
-Thuế VAT: nhập thuế suất vào máy
-Diễn giải: Nhập nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Muốn in hóa đơn ta thực hiện Đánh dấu tick vào “chọn in”
Hiển thị bảng nhập số hóa đơn sau khi in
Nhập số hóa đơn vừa in rồi chọn “ghi dữ liệu”
Màn hình kế toán bán hàng chưa thu tiền tại công ty:
Màn hình kế toán báo cáo tổng hợp bán hàng tại công ty:
Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương Mẫu số02c1-DN
Số 1 Lương Định Của- Phương Mai- Đống Đa -Hà Nội (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ BTC- ngày 20/3/2006 BTC)
SỔ CÁI Tài khoản: 511- Doanh thu bán hàng
CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền
409 01/01/2013 Phải thu khách hàng SXKD 1311 12.741.893.500
409 10/01/2013 Phải trả người bán SXKD 3311 1.129.250.000
409 15/01/2013 Phải thu khách hàng SXKD 1311 4.309.971.950
409 31/01/2013 Phải thu khách hàng SXKD 1311 33.221.891.550
409 31/01/2013 Phải thu khách hàng SXKD 3311 1.330.776.500
31/01/2013 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 531 1.419.075.500
31/01/2013 Kết chuyển giảm giá hàng bán 532 580.924.500
Ngày… tháng … năm…. NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
2.2.4.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Thông thường, các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
+ Hàng bán bị trả lại
+ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu (nếu có)
Doanh nghiệp không mở tài khoản theo dõi cho các khoản chiết khấu thương mại vì đã xây dựng biểu giá riêng cho từng khách hàng, do đó khách hàng sẽ được hưởng mức giá ưu đãi cụ thể Trong khi đó, công ty mở tài khoản TK 531 và TK 532 để theo dõi các khoản giảm trừ hàng bán và hàng bán bị trả lại Những lô hàng không đạt yêu cầu chất lượng sẽ được công ty nhận lại, và sau khi hoàn tất, khách hàng cùng công ty sẽ ký biên bản hủy hợp đồng bán hàng.
Tại văn phòng công ty không kinh doanh mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nên không có thuế tiêu thụ đặc biệt.
Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
Theo quy định hiện hành về kế toán, các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm phiếu chi tiền mặt cho công tác phí, tiền lương của bộ phận bán hàng và quản lý, cũng như các khoản phân bổ khấu hao và công cụ dụng cụ Hàng ngày, kế toán kiểm tra, phân loại và tổng hợp các chứng từ này theo nội dung kinh tế tương đồng để ghi vào sổ kế toán.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thường được phân loại dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, dẫn đến việc chúng liên quan đến nhiều phần hành trong hoạt động kinh tế.
Vì vậy, khi thực hiện ghi sổ cần chú ý tới tất cả các tài khoản liên quan.
2.2.5.1 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng của công ty bao gồm các khoản như lương và các khoản bảo hiểm cho nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu và bao bì, chi phí dụng cụ và đồ dùng, cũng như chi phí khấu hao tài sản cố định tại bộ phận bán hàng như kho bãi và phương tiện vận chuyển Ngoài ra, còn có các chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt động bán hàng.
Để thực hiện kế toán chi phí bán hàng, kế toán cần dựa vào các chứng từ như phiếu chi, giấy báo nợ, chứng từ vận chuyển, hóa đơn thanh toán dịch vụ mua ngoài, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định cùng các chứng từ liên quan khác.
* Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán chi phí bán hàng sử dụng tài khoản 641 để ghi nhận và kết chuyển các khoản chi phí phát sinh, từ đó xác định kết quả bán hàng Để theo dõi và tổng hợp chi phí này, kế toán cần mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp, bao gồm sổ chi tiết chi phí bán hàng và sổ cái tài khoản 641.
Các khoản chi phí bán hàng trên phần mềm kế toán Fast được ghi nhận tương tự như kế toán giá vốn hàng bán Chúng được thực hiện trong phần hành kế toán chi phí và công nợ phải thu, với sự khác biệt chủ yếu ở tài khoản sử dụng.
TK 641 thay vì là TK 632 - kế toán giá vốn hàng bán
Khi thực hiện các khoản chi bằng tiền cho dịch vụ mua ngoài hoặc các chi phí phát sinh hàng ngày, kế toán cần dựa vào phiếu chi và giấy báo nợ của ngân hàng để ghi sổ kế toán một cách chính xác.
Ví dụ: Ngày 06/01/2013, chi tiền mặt thanh toán tiền vận chuyển hàng bán cho công ty cổ phần Trường An, số tiền là 2.200.000 đ
Từ giao diện màn hình kế toán Fast accounting, đi theo đường dẫn: Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/Cập nhật số liệu/Phiếu chi
Trên màn hình nhập liệu “Phiếu chi”, kế toán tiến hành nhập các sữ liệu cần thiết:
Mã khách: BCNVN0 Địa chỉ: Phòng kinh doanh
Người nhận tiền: Nguyễn Văn Nam
HĐ GTGT của người bán
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
Diền giải: Thanh toán tiền vận chuyển hàng
Phần mềm tự động tính toán số tiền thuế và tổng chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng Kế toán chỉ cần nhấn nút “Lưu” để lưu trữ thông tin trên chứng từ.
Công ty CP Giống cây trồng Trung Uơng
Số 1 Lương Định Của - Đống Đa -Hà Nội
PHIẾU CHI Ngày 06 tháng 01 năm 2013 Số : 402
Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Nam Địa chỉ : Phòng kinh doanh
Lý do chi :Thanh toán tiền vận chuyển hàng
Bằng chữ: Hai triệu hai trăm nghìn đồng chẵn.
Kèm theo………01…….chứng từ gốc.
Ngày 06 tháng 01 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền
Người lập phiếu Thủ quỹ cần ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu Phiếu phải thể hiện rõ số tiền đã nhận, cụ thể là hai triệu hai trăm nghìn đồng chẵn, được viết bằng chữ.
+ Tỉ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý)
Công ty cổ phần Giống cây trồng Trung Uơng Mẫu sổ 02c1- DN
Số 1 Lương Định Của - Phương Mai - Đống Đa -Hà Nội (Ban hành theo QDD15/2006/QĐ BTC- ngày 20/03/2006 BTC)
TK 641: Chi phí bán hàng Ngày ghi sổ
Nội dung Tài khoản Số phát sinh
Số Ngày đối ứng Nợ Có
07/01 CTGS04 04/01 Thanh toán tiền vận chuyển hàng 111 10.250.000
07/01 CTGS04 06/01 Thanh toán tiền vận chuyển hàng 111 11.450.000
14/01 CTGS11 14/01 Mua chè tiếp khách 111 1.840,000
14/01 CTGS11 14/01 Mua đồ tiếp khách 111 18,254,000
30/01 CTGS16 30/01 Thanh toán tiền điện thoại T12/2012 111 9.756.640
30/01 CTGS32 30/01 Chi tiền vệ sinh T01 111 1.450.000
30/01 CTGS32 30/01 Tiền phụ cấp xăng xe T01/2013 111 18.700.000
30/01 CTGS33 30/01 Tiền lương nhân viên bán hàng 334 750,900,000
30/01 CTGS33 30/01 BHXH tính vào chi phí BH 3383 452,047
30/01 CTGS33 30/01 BHYT tính vào chi phí BH 3384 184,758
30/01 CTGS33 30/01 BHTN tính vào chi phí BH 3389 228,252
30/01 CTGS33 30/01 KPCĐ tính vào chi phí BH 3382 1,518,000
30/01 CTGS33 30/01 Trích khấu hao TSCĐ 214 32,580,000
31/01 CTGS34 31/01 Kết chuyển Chi phí QLDN 6,260,763,497
2.2.5.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các khoản chi cho hoạt động quản lý chung của công ty, như lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, và kinh phí công đoàn cho cán bộ quản lý Ngoài ra, còn có chi phí cho đồ dùng văn phòng, tiền điện nước, và tiếp khách.
Để kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả, cần dựa vào các chứng từ như phiếu chi, giấy báo nợ, chứng từ vận chuyển, hoá đơn thanh toán dịch vụ mua ngoài, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, cũng như bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.
* Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng tài khoản 642 để theo dõi và tập hợp chi phí Việc mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp là cần thiết nhằm ghi nhận và kết chuyển các chi phí này Các loại sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và sổ cái tài khoản 642.
*Qui trình xử lý nghiệp vụ
HĐ GTGT của người bán
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
Sổ Cái 642 Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
Công ty CP Giống cây trồng Trung Uơng
Số 1 Lương Định Của - Đống Đa -Hà Nội
TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tháng 01 năm 2013 Đơn vị tính: Đồng
Nội dung Tài khoản Số phát sinh
Số Ngày đối ứng Nợ Có
07/01 CTGS04 04/01 Chi phí HC-PTCHC 111 11,196,200
07/01 CTGS04 08/01 Thanh toán tiền điện T12/2012 111 18,158,400
14/01 CTGS11 12/01 Chi phí sửa máy tính 111 4,150,000
21/01 CTGS16 15/01 Thanh toán tiền điện thoại T10/2012 9,450,600
30/01 CTGS33 30/01 Tiền lương nhân viên quản lý 334 177,700,000
30/01 CTGS33 30/01 BHXH tính vào chi phí QLDN 3383 6,058,447
30/01 CTGS33 30/01 BHYT tính vào chi phí QLDN 3384 7,984,588
30/01 CTGS33 30/01 KPCĐ tính vào chi phí QLDN 3382 6,554,000
30/01 CTGS33 30/01 Trích khấu hao TSCĐ 214 70,250,030
31/01 CTGS34 31/01 Kết chuyển Chi phí QLDN 8,339,483,797
2.2.6 Kế toán doanh thu tài chính
Doanh thu tài chính bao gồm các nguồn thu từ tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia và các hoạt động tài chính khác diễn ra trong kỳ.
Chứng từ kế toán sử dụng:
+ Giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ liên quan khác
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Tài khoản này có hai tài khoản cấp 2 là:
+ TK 5151 – Lãi cho vay, lãi tiền gửi
+ TK 5152 – Chênh lệch tỷ giá lãi
Ví dụ: Ngày 20/01/2013, công ty nhận được Giấy báo Có số 75 của
Ngân hàng Công thương về lãi tiền gửi tháng 01 là 2.435.247 (đồng)
Căn cứ vào Giấy báo Có số 75 của Ngân hàng Công thương, kế toán thực hiện hạch toán:
Nợ TK 112 (Công thương) : 2.435.247 (đồng)
Trong tài khoản 515 (TK 5151), số dư là 2.435.247 đồng Quá trình nhập liệu và kết xuất kết quả diễn ra tương tự như khi nhập dữ liệu cho chi phí bảo hiểm (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) Người dùng chỉ cần truy cập vào màn hình giao diện, chọn mục “Dữ liệu / kế toán tổng hợp / phiếu kế toán khác” và nhập các mục cần thiết trên màn hình.
Sau khi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động cập nhật vào sổ cáiTK515.
Công ty cổ phần Giống cây trồng Trung Ương Mẫu số S02c1 - DNN
Số 1 Lương Định Của -Phương Mai - Hà Nội (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ –BTC)
TK 515 – DOANH THU TÀI CHÍNH Tháng 01 /2013
Chứng từ Mã khách hàng Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
Ngày tháng Số hiệu Phát sinh Nợ Phát sinh Có
- Số phát sinh trong tháng 101.543.101 101.543.101
01/01/2013 BC 11 BIDV Lãi tiền gừiUSD tại BIDV tháng 01/2013 1122 155.0
02/01/2013 BC 17 SHB Lãi tiền gừi VNĐ tại SHB tháng 01/2013 1121 294.8
05/01/2013 BC 340 SHB Lãi tiền gừi USD tại SHB tháng 01/2013 1122 38.309
31/01/2013 BC 75 Agribank Lãi tiền gửi ngân hàng Agribank 1121 435.247
31/01/2013 PKT 10 Lãi chênh lệch tỷ giá từ các khoản phải thu được thanh toán tháng 01/2013 1122 129.255
Cộng phát sinh doanh thu tài chính tháng 01/2013 39.121.688
31/01/2013 PKT 543 Kết chuyển doanh thu tài chính phát sinh trong tháng 911 101.543.101
SV:Phạm Thị Hợp Lớp: CQ47/21.11
2.2.7 Kế toán chi phí tài chính
Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí và lỗ liên quan đến đầu tư tài chính, chi phí vay vốn, góp vốn liên doanh, lỗ từ chuyển nhượng chứng khoán ngắn hạn, chi phí giao dịch bán chứng khoán và dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán.
