Khái quát về phương thức sản xuất tinh gọn
Khái niệm
Phương thức sản xuất tinh gọn là triết lý sản xuất tập trung vào việc rút ngắn thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi giao sản phẩm hoàn thành cho khách hàng Hệ thống này sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý để liên tục loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất, từ đó giúp giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.
Doanh nghiệp áp dụng phương thức sản xuất tinh gọn tập trung vào việc tối ưu hóa giá trị nguồn lực dựa trên nhu cầu của khách hàng Điều này có nghĩa là doanh nghiệp chỉ sản xuất những sản phẩm mà khách hàng yêu cầu, đúng thời điểm và với số lượng cần thiết.
Nguyên tắc chính của phương thức sản xuất tinh gọn
1.1.2.1 Nhận thức về sự lãng phí
Bất kỳ yếu tố nào không tạo ra giá trị cho khách hàng đều được coi là thừa và cần được loại bỏ Khách hàng đánh giá sản phẩm hoặc dịch vụ dựa trên chất lượng, tốc độ phục vụ và sự phù hợp với nhu cầu của họ Chẳng hạn, việc sử dụng máy móc thiết bị ở vị trí xa xôi, khiến nhân viên phải di chuyển lâu, là một lãng phí cần được khắc phục.
Tất cả các thao tác trong sản xuất đều được hướng dẫn chi tiết về nội dung, trình tự, thời gian và kết quả, giúp loại bỏ sự khác biệt trong cách làm việc của công nhân Việc chuẩn hóa quy trình không chỉ giúp nhân viên nhận diện các điều kiện làm việc phù hợp mà còn cho phép họ phát hiện khi nào công việc bắt đầu lệch khỏi khuôn khổ Điều này cung cấp thông tin phản hồi nhanh chóng cho toàn bộ quy trình, đồng thời cảnh báo các vấn đề nguy hiểm có thể xảy ra, từ đó giúp giải quyết và đưa quy trình trở lại đúng hướng.
Hướng tới việc triển khai quy trình sản xuất liên tục, đảm bảo luồng nguyên liệu và phụ liệu di chuyển liên tục, không bị ùn tắc hay gián đoạn giữa các công đoạn sản xuất.
Sản xuất kéo tập trung vào việc chỉ sản xuất những sản phẩm cần thiết và đúng thời điểm Mỗi giai đoạn sản xuất được thực hiện dựa trên yêu cầu của giai đoạn tiếp theo, đảm bảo tính liên kết và hiệu quả trong quy trình sản xuất.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm trong từng công đoạn sản xuất, việc xác định và loại trừ nguồn gốc phát sinh các vấn đề là rất quan trọng Công nhân cần tự kiểm soát chất lượng công việc của mình nhằm ngăn chặn sản phẩm kém chất lượng tiếp tục vào các giai đoạn sản xuất sau.
1.1.2.6 Liên tục cải tiến Đòi hỏi cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng cách không ngừng loại bỏ những lãng phí khi phát hiện ra chúng, rất cần sự tham gia tích cực của công nhân trong quá trình cải tiến liên tục.
Trọng tâm của hệ thống sản xuất tinh gọn
Bảng 1: Tóm tắt những điểm khác biệt của SXTT và SXTG
Sản xuất truyền thống Sản xuất tinh gọn Định hướng Theo nhà cung cấp Theo khách hàng
Hoạch định Các đơn hàng được đưa tới nhà máy
Các đơn hàng đến với nhà máy dựa trên yêu cầu khách hàng hay nhu cầu của công đoạn kế tiếp
Quy mô mỗi lô Lớn Nhỏ
Nhân viên kiểm soát chất lượng kiểm tra lấy mẫu ngẫu nhieân
Coõng nhaõn kieồm tra treõn chuyeàn
Hàng tồn kho Tập hợp sản phẩm dở dang giữa các công đoạn sản xuất
Không có hoặc rất ít sản phẩm dở dang giữa các công đoạn sản xuất Bàn giao sản phẩm dở dang
Vật liệu sau mỗi khâu được tập trung vào kho bán thành phẩm trước khi được đưa vào khâu tieáp theo
Vật liệu được bàn giao trực tiếp từ moãi khaâu cho khaâu keá tieáp
Thời gian chu kỳ Chu kỳ sản xuất mất nhiều thời gian hơn thời gian thật sự dành cho việc xử lý vật liệu
Chu kỳ sản xuất được rút ngắn gần bằng thời gian dành cho việc xử lý vật liệu
(Nguồn: Báo cáo do Mekong Capital biên soạn “Giới thiệu về Lean manufacturing cho các Doanh nghiệp Việt Nam”)
Trong sản xuất tinh gọn, tổ chức quy trình theo mô hình chuỗi giá trị là rất quan trọng Các thước đo hiệu quả của hệ thống sản xuất tinh gọn được xây dựng dựa trên các chỉ số tại chuỗi giá trị Chuỗi giá trị có tính hệ thống, kết nối tất cả các công đoạn và hoạt động cần thiết để sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, từ việc đặt hàng nguyên vật liệu đến khi giao sản phẩm hoặc hoàn tất dịch vụ cho khách hàng Sự kết nối này cho thấy rằng bất kỳ thay đổi nào ở một công đoạn cũng sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình.
Chuỗi giá trị nhằm rút ngắn thời gian sản xuất và tăng năng suất lao động, vì vậy việc đánh giá hiệu suất công việc cần được thực hiện thường xuyên để xác định kết quả đạt được Khi kết quả không đạt yêu cầu, doanh nghiệp cần rà soát nguyên nhân của sự không hiệu quả, từ đó tiến hành phân tích để tạo ra chương trình cải tiến liên tục Sự tương tác giữa kết quả mong muốn và chương trình cải tiến thiết lập tiêu chuẩn mới cho quy trình sản xuất Để chuỗi giá trị hoạt động hiệu quả, văn hóa quản lý con người rất quan trọng; cần loại bỏ quản lý theo mệnh lệnh và thay vào đó là phân quyền cho nhân viên Khi được trao quyền, nhân viên cảm thấy có giá trị và hứng thú hơn trong việc phát hiện và giải quyết vấn đề sản xuất, giúp quy trình hoạt động trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.
Sơ đồ 1: Sơ đồ hoạt động thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục
(Nguoàn: “Lean Accounting”, Joe Stenzel, 2007.)
Nhu caàu cuûa coồ ủoõng
Những thay đổi môi trường
Những thay đổi chiến lược
Kết quả chuỗi giá trị Kế hoạch kinh doanh và hoạt động Mục tiêu chiến lược
Mục tiêu chuỗi giá trò
Thước đo chuỗi giá trị
Các nhân tố thúc đẩy sự phát triển kế toán quản trị theo hướng tinh gọn
Doanh nghiệp tinh gọn cần một hệ thống kế toán quản trị phù hợp để hỗ trợ phương thức sản xuất tinh gọn Hệ thống này không chỉ cung cấp thông tin về chi phí và thu nhập của từng bộ phận, mà còn đo lường và cung cấp thông tin liên tục về các hoạt động cải tiến trong tổ chức Điều này giúp ban lãnh đạo hiểu rõ hơn về lợi ích mà công ty đạt được thông qua việc loại bỏ các hoạt động lãng phí không phục vụ nhu cầu khách hàng, từ đó tự tin thúc đẩy và theo đuổi phương pháp sản xuất tinh gọn.
Khi áp dụng phương thức sản xuất tinh gọn, các công ty sẽ phải đối mặt với nhiều thay đổi trong tổ chức sản xuất, dẫn đến việc các phương pháp kiểm soát và thước đo đánh giá truyền thống trở nên không phù hợp Hệ thống kế toán truyền thống cũng gặp phải những bất cập tương tự Do đó, trước khi khám phá kế toán quản trị theo hướng tinh gọn, cần phải xem xét những hạn chế của hệ thống kế toán quản trị truyền thống trong bối cảnh sản xuất tinh gọn.
Kế toán quản trị truyền thống được thiết kế cho sản xuất đại trà và quy mô lớn, nhưng quy trình này phức tạp và tốn nhiều thời gian với các báo cáo không mang lại giá trị cho khách hàng, như báo cáo hiệu quả lao động và phân bổ chi phí sản xuất chung Những thước đo này không phù hợp với các công ty áp dụng phương thức sản xuất tinh gọn, vốn tập trung vào nhu cầu của khách hàng, sản xuất đúng và đủ theo đơn đặt hàng, giảm thiểu hàng tồn kho và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị.
Kế toán quản trị truyền thống tập trung vào việc cung cấp báo cáo dự toán chi phí từ định mức chi phí nhằm kiểm soát hiệu quả hoạt động sản xuất và xây dựng phương pháp phân bổ chi phí chung cho hàng tồn kho cao Ngược lại, phương thức sản xuất tinh gọn quản lý hoạt động sản xuất một cách trực quan, nơi chất lượng được kiểm soát bởi chính công nhân, và quy trình sản xuất được tổ chức theo chuỗi giá trị để giảm thiểu chi phí sản xuất chung.
Kế toán quản trị truyền thống không phản ánh đúng những ảnh hưởng tích cực từ các hoạt động cải tiến sản xuất tinh gọn lên báo cáo phân tích kinh doanh Thay vào đó, các báo cáo thường thể hiện thông tin tiêu cực, mặc dù doanh nghiệp đang thực hiện tốt các biện pháp như loại bỏ lãng phí, giao hàng đúng hạn, và tăng giá trị cho khách hàng Những nỗ lực này không chỉ tạo ra năng lực sẵn có để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà còn tăng cường sức mạnh cho công ty, nhưng báo cáo truyền thống lại không chỉ ra được những kết quả tích cực này, mà còn cho thấy nguồn lực không được tận dụng hiệu quả.
Báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí thường gây khó khăn cho các nhà quản lý sản xuất cấp cơ sở, đặc biệt là những người thiếu chuyên môn về kế toán, trong việc đưa ra quyết định hiệu quả cho bộ phận của họ.
Kế toán quản trị truyền thống áp dụng hệ thống chi phí đơn vị sản phẩm tiêu chuẩn để kiểm soát chi phí, trong khi phương thức sản xuất tinh gọn tập trung vào quản lý trực quan và loại bỏ lãng phí Việc giảm chi phí trong sản xuất tinh gọn được thực hiện thông qua cải tiến quy trình liên tục, xác định các hoạt động lãng phí nhờ vào các thước đo đánh giá công việc thay vì chỉ so sánh chi phí thực tế với chi phí tiêu chuẩn.
Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn không phải là một phương pháp hoàn toàn mới trong việc ghi chép sổ sách, mà là việc thiết kế lại dữ liệu chi phí từ hệ thống kế toán truyền thống để phù hợp với nhu cầu của sản xuất tinh gọn Nó cũng bao gồm việc bổ sung thông tin phi tài chính nhằm theo dõi và cải tiến quy trình sản xuất Mục tiêu chính của kế toán quản trị tinh gọn là nhận diện chính xác chi phí theo từng đối tượng chịu chi phí, thay vì chỉ tập trung vào việc phân bổ chi phí một cách hoàn hảo.
Khái niệm về kế toán quản trị theo hướng tinh gọn
Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn là mô hình kế toán tối ưu dành cho các doanh nghiệp áp dụng phương pháp sản xuất kinh doanh tinh gọn, giúp cải thiện hiệu quả quản lý và giảm thiểu lãng phí Mô hình này tập trung vào việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để hỗ trợ quyết định, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và dễ hiểu là yếu tố then chốt để thúc đẩy sự chuyển đổi tinh gọn trong tổ chức Điều này giúp đưa ra quyết định hiệu quả, gia tăng giá trị cho khách hàng, đồng thời góp phần vào sự tăng trưởng, tạo ra lợi nhuận và dòng tiền cho doanh nghiệp.
- Sử dụng công cụ tinh gọn để loại bỏ những lãng phí từ quy trình kế toán trong khi vẫn duy trì kiểm soát tài chính kỹ lưỡng
- Tuân thủ các chuẩn mực kế toán, những quy định của báo cáo bên ngoài và báo cáo nội bộ.
Nội dung kế toán quản trị theo hướng tinh gọn
Nội dung kế toán quản trị theo hướng tinh gọn
Doanh nghiệp áp dụng phương thức sản xuất tinh gọn thực hiện đánh giá hoạt động qua các thước đo trực quan tại nơi làm việc và theo chuỗi giá trị thông qua quy trình cải tiến liên tục Trong mô hình này, kế toán không còn giữ vai trò dẫn dắt mà chuyển sang hỗ trợ các hoạt động khác, cung cấp thông tin để xây dựng hệ thống thông tin cho các phòng ban, giúp họ cải tiến quy trình sản xuất và tạo ra giá trị cho khách hàng.
Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn áp dụng phương pháp tinh gọn cho hệ thống kế toán của công ty, nhằm xây dựng quy trình kiểm soát và các thước đo đánh giá hiệu suất công việc phù hợp với phương thức sản xuất tinh gọn Mục tiêu chính là loại bỏ lãng phí, tăng cường năng lực, rút ngắn tiến độ, khắc phục sai sót và lỗi, đồng thời làm cho quy trình kế toán trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn.
Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn thúc đẩy cải tiến quy trình và cung cấp thông tin cần thiết cho kiểm soát và ra quyết định Nó giúp hiểu rõ giá trị khách hàng, đồng thời chỉ ra tác động của cải tiến tinh gọn đến tình hình tài chính Qua đó, báo cáo tài chính trở nên đơn giản, trực quan và giảm thiểu lãng phí.
Sơ đồ 2: Minh họa mô hình và các công cụ của kế toán quản trị theo hướng tinh gọn
Sơ đồ 2: Mô hình hóa kế toán quản trị theo hướng tinh gọn
(Nguoàn: “Lean Accounting”, Joe Stenzel, 2007.)
Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn không áp dụng các công cụ truyền thống như chi phí tiêu chuẩn hay phân bổ chi phí dựa trên hoạt động Thay vào đó, phương pháp này loại bỏ các báo cáo tài chính phức tạp và hệ thống kiểm soát nghiệp vụ rườm rà, nhằm tạo ra những thông tin dễ hiểu và hiệu quả hơn.
- Thước đo đánh giá thực hiện công việc nhắm vào triết lý sản xuất tinh gọn
- Tổng hợp đơn giản chi phí trực tiếp của các chuỗi giá trị
- Đưa ra quyết định và báo cáo bằng việc sử dụng Bảng điểm
Cải tiến sx lieõn tuùc
Chi phí và Năng lực chuỗi giá trị
Chi phí theo yeáu toá
Quản lý sx trực quan Quản lý chuỗi giá trị
Thước đo đánh giá thực hiện ô coõng vieọc
Loại bỏ bớt nghieọp vuù
Báo cáo tài chính giản ủụn
Thước đo chuỗi giá trị
Lợi ích tài chính cuûa những thay đổi tinh gọn
Chi phí chuỗi giá trị ẹửa ra quyeỏt ủũnh
Lập kế hoạch kinh doanh
Báo cáo tài chính cần được trình bày đúng thời điểm và sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để mọi người, kể cả những người không có kiến thức chuyên môn về kế toán, đều có thể nắm bắt thông tin một cách dễ dàng.
- Đơn giản hóa hệ thống kiểm soát nghiệp vụ bằng việc loại bỏ sự không cần thieát cuûa chuùng
- Thực hiện thay đổi tinh gọn từ việc hiểu rõ giá trị được tạo ra cho khách hàng
- Giá dựa vào giá trị
- Chỉ rõ được những ảnh hưởng tài chính của việc chuyển đổi tinh gọn.
Các công cụ được sử dụng trong kế toán quản trị theo hướng tinh gọn
Hoạt động sản xuất kinh doanh được tổ chức theo chuỗi giá trị từ khi nhận nguyên vật liệu đến khi giao thành phẩm, với quản lý trực quan dựa trên quy trình chuẩn và các thước đo thực hiện Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn hỗ trợ quy trình này bằng cách xây dựng các thước đo đánh giá kết quả hoạt động và quản lý trực quan thông qua Bảng điểm cho từng chuỗi giá trị Nó tập hợp chi phí theo chuỗi giá trị để lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho Bảng điểm, giúp lãnh đạo nhận diện lợi ích tài chính từ việc loại bỏ hoạt động lãng phí Tất cả quyết định kinh doanh và tài chính đều dựa trên thông tin từ chuỗi giá trị, trong đó chi phí mục tiêu là công cụ quan trọng nhằm theo dõi và phát hiện chi phí không phù hợp, từ đó cắt giảm chi phí để duy trì tỷ lệ chi phí/lợi nhuận tối ưu.
1.4.2.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sử dụng các thông tin deó hieồu
Chi phí được ghi nhận trực tiếp tại từng chuỗi giá trị để tạo báo cáo kết quả kinh doanh hàng tuần Báo cáo này có ít hoặc không có chi phí chung phân bổ, giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát chi phí và theo dõi hoạt động của chuỗi giá trị trong thời gian thực.
Báo cáo tài chính cung cấp thông tin rõ ràng và dễ hiểu cho tất cả các bên trong chuỗi giá trị, giúp họ đưa ra quyết định chính xác và thúc đẩy cải tiến Thông tin trong báo cáo dễ sử dụng vì không chứa dữ liệu gây nhầm lẫn liên quan đến chi phí tiêu chuẩn và các con số phức tạp.
Bảng 2: Báo cáo tài chính của chuỗi giá trị
Chi phớ nguyeõn phuù lieọu
Lợi nhuận Tỷ lệ lợi nhuận/doanh thu
(Nguoàn: “Lean Accounting”, Joe Stenzel, 2007.)
Kế toán quản trị tinh gọn sử dụng “Bảng điểm” để theo dõi các hoạt động cải tiến, được lập hàng tuần nhằm tổng hợp kết quả hoạt động của chuỗi giá trị Bảng điểm bao gồm các thước đo về hoạt động sản xuất, tài chính và năng lực sản xuất Thông tin về năng lực sản xuất cho biết tỷ lệ phần trăm năng lực tạo ra giá trị cho khách hàng, tỷ lệ phần trăm năng lực lãng phí không sử dụng, và năng lực sẵn có của chuỗi giá trị.
Thông tin về hoạt động sản xuất và tài chính được trình bày rõ ràng qua bảng điểm, giúp dễ dàng so sánh giữa các kỳ Nhà quản trị có thể sử dụng bảng điểm để nắm bắt toàn bộ thông tin về chuỗi giá trị, từ đó đưa ra các quyết định quan trọng như chào giá, tính toán lợi nhuận, lựa chọn giữa tự sản xuất hay gia công, tìm nguồn hàng và tối ưu hóa quy trình sản xuất mà không cần phải dựa vào chi phí tiêu chuẩn.
Bảng 3 Báo cáo bảng điểm
Naêng suaát Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn Tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu Thời gian sản xuất (Ngày) Chi phớ ủụn vũ trung bỡnh
Thời gian thu tiền Sản xuất tạo ra giá trị cho khách hàng Sản xuất không tạo ra giá trị cho khách hàng
Naêng lực sản xuất Năng lực sản xuất sẵn có
Doanh thu Chi phớ nguyeõn phuù lieọu Chi phí nhaân coâng Chi phí khác Lợi nhuận
Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu
(Nguoàn: “Lean Accounting”, Joe Stenzel, 2007.)
Bảng điểm đánh giá các lĩnh vực Hoạt động sản xuất, Năng lực sản xuất và Tài chính nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Nhóm quản lý chuyên trách sẽ phân tích thông tin từ Bảng điểm hàng tuần để thực hiện các cải tiến cần thiết trong doanh nghiệp.
Bài viết này khám phá sáu thước đo đánh giá hoạt động sản xuất nhằm hiểu rõ hơn về mục đích và mối quan hệ với thông tin năng lực sản xuất và tài chính trong quá trình cải tiến sản xuất để tạo ra giá trị cho khách hàng Đầu tiên, thước đo năng suất lao động được tính bằng số lượng sản phẩm đầu ra trong một tuần chia cho số lượng công nhân, phản ánh hiệu quả lao động Tiếp theo, thước đo tỷ lệ giao hàng đúng hẹn cho biết mức độ thực hiện giao hàng theo yêu cầu của khách hàng Thời gian sản xuất, từ khi nguyên vật liệu đến nhà máy đến khi sản phẩm hoàn thành, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động tinh gọn, giảm hàng tồn kho và cải thiện dòng tiền Thước đo tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu cho thấy phần trăm sản phẩm đạt tiêu chuẩn ngay lần đầu mà không cần chỉnh sửa, minh họa năng lực sản xuất Thước đo chi phí đơn vị trung bình tính tổng chi phí thực tế chia cho số lượng hàng xuất xưởng, giúp loại bỏ chi phí phân bổ và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực Cuối cùng, thước đo thời gian thu tiền là chỉ số quan trọng trong việc cải thiện dòng tiền, giúp doanh nghiệp sử dụng tiền hiệu quả hơn để tạo ra doanh thu.
1.4.2.3 Chi phí đơn vị sản phẩm
Trong doanh nghiệp áp dụng kế toán quản trị tinh gọn, việc tính chi phí đơn vị sản phẩm không còn cần thiết Phương pháp kế toán truyền thống sử dụng chi phí đơn vị sản phẩm để đánh giá hiệu quả chi phí so với định mức và kiểm tra hàng tồn kho Theo phương pháp này, chi phí đơn vị sản phẩm giảm khi sản lượng tăng, với giả định chi phí cố định không thay đổi Tuy nhiên, điều này trái ngược với nguyên tắc của sản xuất tinh gọn, nhằm giảm thiểu hàng tồn kho.
Doanh thu và chi phí được tổ chức theo chuỗi giá trị, với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được thực hiện hàng tuần, giúp quản lý kiểm soát và giảm chi phí trong quá trình sản xuất Báo cáo tài chính phục vụ cho đối tượng bên ngoài được tổng hợp từ báo cáo tài chính hàng tháng của chuỗi giá trị và các bộ phận hỗ trợ Khóa sổ cuối tháng cung cấp báo cáo tài chính thống nhất cho toàn công ty, phục vụ cho các đối tượng bên ngoài Các bút toán điều chỉnh như tỷ giá qua lời hay lỗ (nếu có) vẫn giữ nguyên phương pháp như trong kế toán truyền thống.
1.4.2.5 Đánh giá hàng tồn kho
Định giá hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong kiểm soát tài chính Các nhà máy tinh gọn nỗ lực giảm thiểu hàng tồn kho, và khi hàng tồn kho được kiểm soát tốt thông qua các hệ thống như kéo, luồng một sản phẩm và mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp, giá trị hàng tồn kho trở nên đơn giản hơn Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn áp dụng những phương pháp đánh giá hàng tồn kho đơn giản, chính xác và trực quan, mà không cần ghi chép phức tạp như trong kế toán truyền thống.
1.4.2.6 Loại bỏ bớt nghiệp vụ
Kế toán truyền thống dựa vào hệ thống thông tin phức tạp để quản lý tài chính và quy trình sản xuất Tuy nhiên, doanh nghiệp tinh gọn nâng cao hiệu quả sản xuất bằng cách áp dụng phương pháp sản xuất tinh gọn, kiểm soát trực quan, giảm hàng tồn kho và rút ngắn thời gian sản xuất Quan trọng nhất, họ tập trung vào việc nhận diện và giải quyết tận gốc nguyên nhân gây mất kiểm soát trong sản xuất, từ đó kiểm soát quy trình tại chỗ mà không cần đến hệ thống ghi chép phức tạp và lãng phí.
Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn tập trung vào việc quản lý chi phí nhằm đạt được lợi nhuận mục tiêu thông qua cải tiến liên tục trong sản xuất Phương pháp quản trị chi phí mục tiêu bao gồm các công cụ và phương pháp giúp đạt được mục tiêu chi phí và hoạt động trong giai đoạn thiết kế và sản xuất sản phẩm mới Đồng thời, phương pháp này cũng thiết lập hệ thống kiểm soát chi phí trong quá trình sản xuất, đảm bảo rằng sản phẩm đạt được lợi nhuận theo chu kỳ sống đã xác định.
Chi phí mục tiêu là công cụ quan trọng kết nối các bộ phận trong quy trình sản xuất kinh doanh, bao gồm tiếp thị, thiết kế sản phẩm, sản xuất, giao hàng và quản lý Công cụ này giúp các bộ phận hợp tác và đưa ra sáng kiến nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời đảm bảo đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra.
1.4.2.8 Giá dựa trên giá trị
Một trong năm nguyên tắc của tư duy tinh gọn là tạo ra giá trị cho khách hàng, với giá sản phẩm và dịch vụ phụ thuộc vào giá trị mà chúng mang lại Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn áp dụng các phương pháp tính toán tổng giá trị tạo ra từ sản phẩm và dịch vụ, từ đó giúp xác định giá một cách hợp lý Điều này khác biệt hoàn toàn với phương pháp cộng chi phí truyền thống, nơi giá được tính bằng cách cộng tất cả chi phí và thêm một mức lợi nhuận Phương pháp cộng chi phí có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng trong định giá, do nó không phản ánh đúng mối liên hệ giữa giá và chi phí Thực tế, giá trị của sản phẩm hay dịch vụ được xác định bởi tổng giá trị mà chúng tạo ra trong mắt khách hàng, do đó, kế toán quản trị theo hướng tinh gọn khuyến khích việc định giá dựa trên giá trị.
1.4.2.9 Tuân thủ những yêu cầu
Kế toán quản trị theo hướng tinh gọn tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của GAAP và luật pháp, đồng thời phù hợp với các chuẩn mực kế toán quốc tế IAS Phương pháp này yêu cầu báo cáo chi phí thực tế, khác với báo cáo truyền thống sử dụng chi phí tiêu chuẩn và phải điều chỉnh lại Do đó, kế toán quản trị theo hướng tinh gọn được đánh giá là hiệu quả hơn, vì nó cung cấp thông tin chính xác và minh bạch hơn trong các báo cáo tài chính.
1.5 Phân biệt giữa kế toán theo phương pháp truyền thống và kế toán theo phương pháp tinh gọn
Xây dựng định hướng, chiến lược
Trong môi trường doanh nghiệp truyền thống, chiến lược công ty thường được xây dựng dựa trên các mục tiêu tài chính, với ban lãnh đạo thiết lập kế hoạch lợi nhuận hàng năm và phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh được đánh giá thông qua các phân tích tài chính từ bộ phận kế toán, bao gồm việc theo dõi doanh thu và so sánh chi phí thực tế với định mức Doanh nghiệp chú trọng đến năng suất lao động và hiệu quả sử dụng trang thiết bị, trong khi các biện pháp cải tiến tinh gọn thường chỉ được xem như chương trình dành riêng cho sản xuất, không phải là mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
Chiến lược của công ty được xây dựng theo định hướng tinh gọn, với các thước đo đánh giá hiệu quả công việc phù hợp Những thước đo không hỗ trợ tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị với quy trình kéo hoàn hảo và đáp ứng mong muốn khách hàng sẽ bị loại bỏ Các thước đo này được kết hợp với định hướng cải tiến liên tục và áp dụng xuyên suốt chuỗi giá trị nhằm đánh giá kết quả hoạt động và kiểm soát chi phí.
Thước đo đánh giá hoạt động sản xuất tại từng ô công việc giúp kiểm soát tiến độ theo giờ, đảm bảo đạt mục tiêu tài chính và phi tài chính Nhóm cải tiến đánh giá tác động của các thay đổi tại từng công việc đến toàn chuỗi giá trị, từ đó duy trì nỗ lực cải tiến liên tục tại từng vị trí.
Trao quyền và khuyến khích nhân viên học hỏi
Truyền thống quản lý nhân viên thường áp dụng phương pháp mệnh lệnh từ trên xuống, trong đó chính sách khen thưởng và đánh giá kết quả làm việc của từng phòng ban hoặc cá nhân dựa vào lợi nhuận mà họ đóng góp cho công ty.
Doanh nghiệp tinh gọn khuyến khích nhân viên học hỏi và nâng cao trình độ bằng cách không kiểm soát công việc theo mệnh lệnh Mỗi nhân viên được huấn luyện các tiêu chuẩn cần thiết cho công việc của mình, được trao quyền tự kiểm soát và đảm bảo chất lượng trước khi chuyển qua công đoạn tiếp theo Các nhà quản lý trở thành những người hướng dẫn, xây dựng các thước đo đánh giá kết quả làm việc phù hợp với môi trường sản xuất tinh gọn, bao gồm cả thước đo tài chính và phi tài chính.
Mô hình tổ chức
Bộ máy tổ chức được cấu trúc thành các phòng ban với chuyên môn khác nhau, giúp quản lý và báo cáo kết quả hoạt động hiệu quả hơn dựa trên mô hình tổ chức này.
Nhận diện tất cả các quy trình sản xuất phù hợp với kết cấu sản phẩm là rất quan trọng, vì mỗi quy trình tạo thành một chuỗi giá trị, bao gồm sự tham gia của mọi người với các nghiệp vụ chuyên môn khác nhau Dù là tham gia sản xuất trực tiếp hay gián tiếp, tất cả đều góp phần vào quy trình sản xuất Chỉ còn một số bộ phận hỗ trợ như bộ phận ISO không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh Công tác quản lý và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cần được thực hiện theo chuỗi giá trị để đảm bảo hiệu quả.
Chi phí đơn vị sản phẩm
Truyền thống tính chi phí đơn vị sản phẩm bao gồm việc tổng hợp chi phí nguyên vật liệu và chi phí lao động từ quy trình sản xuất, cùng với việc phân bổ chi phí sản xuất chung Phân bổ chi phí sản xuất chung được thực hiện thông qua tỷ lệ phân bổ dựa trên giờ lao động của công nhân trực tiếp sản xuất hoặc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Đồng thời, quy trình này cũng bao gồm việc tính toán chi phí tiêu chuẩn cho mỗi mặt hàng và lập báo cáo để so sánh giữa chi phí thực tế và định mức.
Chi phí chuỗi giá trị là một công cụ quan trọng trong việc xác định chi phí đơn vị sản phẩm dựa trên công dụng và thuộc tính của nó Việc áp dụng tính chi phí mục tiêu giúp thiết lập giá trị khách hàng và chi phí mục tiêu cho sản phẩm Đồng thời, kết hợp với chi phí trung bình thực tế của chuỗi giá trị có thể cải tiến hiệu quả của chuỗi giá trị.
Lợi ích từ quá trình cải tiến liên tục
Truyền thống báo cáo tài chính không thể hiện đầy đủ chi phí của các hoạt động lãng phí Lãng phí chỉ được phát hiện khi chi phí thực tế vượt quá chi phí tiêu chuẩn, trong khi các dự toán và chi phí tiêu chuẩn lại dựa trên các hoạt động trong quá khứ, vốn đã tiềm ẩn nhiều lãng phí và hoạt động không hiệu quả.
Cải tiến sản xuất liên tục là yêu cầu thiết yếu trong mọi chuỗi giá trị của doanh nghiệp Tất cả nhân viên đều tham gia vào các dự án cải tiến, với các nhóm chuyên trách hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả Bảng điểm được báo cáo hàng tuần, cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn rõ ràng về chi phí thực tế, tiến độ loại bỏ lãng phí, kết quả cải tiến và năng lực hiện có của doanh nghiệp.
Lợi ích tài chính của những thay đổi tinh gọn
Kế toán truyền thống thường không nhận diện được lợi ích tài chính từ các thay đổi tinh gọn, vì mục tiêu giảm chi phí có thể dẫn đến việc chỉ tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng mà không giảm được chi phí sản xuất.
Nhận diện lợi ích tài chính từ các thay đổi tinh gọn giúp tối ưu hóa năng lực tại bộ phận kinh doanh, sản xuất và tài chính Các chiến lược này tập trung vào việc cải tiến quy trình, loại bỏ lãng phí, từ đó tạo ra giá trị gia tăng hiệu quả.
Lợi ích từ việc quản lý theo chuỗi giá trị
Trong truyền thống quản lý, các quyết định liên quan đến lợi nhuận đơn đặt hàng, chào giá, sản xuất nội bộ hay gia công bên ngoài, phát triển sản phẩm mới và tỷ lệ sản phẩm sản xuất chủ yếu dựa vào việc tính toán lợi nhuận từ chi phí tiêu chuẩn Hệ thống chi phí được thiết lập nhằm hỗ trợ tính toán giá trị hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, giá bán sản phẩm và lợi nhuận từ sản phẩm đã bán, đồng thời đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận.
Các quyết định trong quản lý chuỗi giá trị được đưa ra dựa trên thông tin chi phí và ảnh hưởng đến lợi nhuận cũng như dòng tiền Việc phân tích chi phí thực tế và sử dụng Bảng điểm là cần thiết để định hình các chiến lược Đồng thời, việc kết nối nhu cầu của khách hàng với các thuộc tính sản phẩm thông qua công dụng của chúng là rất quan trọng Thay vì sử dụng chi phí tiêu chuẩn, cần áp dụng chi phí mục tiêu (Target cost) để xác định mức chi phí có thể chấp nhận.
1.5.7.2 Giá trị tạo ra cho khách hàng và chi phí mục tiêu
Chi phí trong truyền thống được xác định dựa trên thông tin chi phí tiêu chuẩn nội bộ, không liên quan đến giá trị mà khách hàng đánh giá Tỷ lệ lợi nhuận được tính toán từ sự chênh lệch giữa giá bán và chi phí tiêu chuẩn.
Doanh nghiệp hoạch định lợi nhuận mục tiêu dựa trên giá bán chấp nhận được, từ đó xác định chi phí trần cho mỗi chuỗi giá trị Chi phí mục tiêu được thiết lập dựa trên chi phí trần và ước tính chi phí theo điều kiện sản xuất hiện tại Sau khi xác lập chi phí mục tiêu, doanh nghiệp xây dựng định mức chi phí để kiểm soát Việc sử dụng chi phí mục tiêu khuyến khích doanh nghiệp nâng cao kỹ thuật sản xuất, hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp, và động viên nhân viên tham gia sáng tạo sản phẩm, đảm bảo đáp ứng yêu cầu khách hàng trong khi vẫn đạt lợi nhuận mục tiêu.
1.5.8 Loại bỏ bớt nghiệp vụ của kế toán công nợ
Trong quá trình kế toán, hóa đơn và chứng từ mua nguyên vật liệu cùng công cụ cần phải được đối chiếu và kiểm tra với đơn đặt hàng Nếu mọi thứ khớp nhau, thì sẽ tiến hành thanh toán; ngược lại, nếu có sai sót, cần phải kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác.
Đối với các đơn hàng nhỏ hoặc khi mua hàng từ những nhà cung cấp quen thuộc và uy tín, việc áp dụng hình thức thanh toán ngay khi nhận nguyên vật liệu sẽ giúp giảm thời gian kiểm tra của kế toán phải trả.
Truyền thống báo cáo của mỗi phòng ban yêu cầu thực hiện vào cuối tháng, tuy nhiên, thường phải đợi ít nhất hai tuần của tháng sau mới nhận được báo cáo cho tháng trước.
- Tinh gọn: Lập báo cáo hàng tháng và hàng quý nhanh chóng vì chỉ cần tổng kết báo cáo hàng tuần đã được lập của từng chuỗi giá trị
1.5.10 Quản lý chi phí nguyên vật liệu
Trong truyền thống sản xuất, chi phí được ghi chép và kiểm soát thông qua hệ thống chi phí theo công việc, giúp giám sát lượng nguyên vật liệu sử dụng Mỗi công đoạn đều có số lượng nguyên vật liệu thực tế được ghi nhận Để quản lý chi phí hiệu quả, báo cáo tình hình biến động nguyên vật liệu được sử dụng để so sánh chi phí thực tế với chi phí tiêu chuẩn.
Chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất tinh gọn được tính trực tiếp vào chuỗi giá trị tại thời điểm mua hàng Mô hình này giúp giảm thiểu hàng tồn kho trong xưởng và rút ngắn chu kỳ sản xuất, cho phép nguyên vật liệu được sử dụng ngay lập tức sau khi mua.
1.5.11 Quản lý chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung
Trong truyền thống quản lý chi phí, tất cả chi phí sản xuất được ghi chép và kiểm soát thông qua hệ thống chi phí theo công việc, giúp giám sát số lượng lao động sử dụng Số giờ lao động thực tế được ghi nhận ở từng công đoạn, và báo cáo năng suất lao động được sử dụng để kiểm soát chi phí nhân công thực tế so với chi phí dự toán.
Tính toán chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung cần được gộp vào tổng chi phí của chuỗi giá trị, vì chuỗi giá trị bao gồm tất cả những người tham gia, bất kể hoạt động đó là trực tiếp hay gián tiếp theo quan điểm truyền thống.
1.5.12 Theo dõi hàng tồn kho
Truyền thống quản lý kho bao gồm việc ghi chép chi tiết về tồn kho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm, cùng với việc nhập các hóa đơn mua vào và phiếu xuất kho Để đảm bảo tuân thủ yêu cầu của thuế và kiểm toán, hàng năm cần thực hiện đánh giá lại hàng tồn kho.
- Tinh gọn: Kiểm soát hệ thống sản xuất “kéo” tốt tại từng chuỗi giá trị, không để hàng tồn trong kho lâu
Truyền thống đánh giá và khen thưởng trong tổ chức dựa trên việc hoàn thành kế hoạch thu chi hàng năm Mức tăng lương và thưởng cho trưởng các phòng ban được xác định dựa vào khả năng đạt hoặc vượt kế hoạch đã giao cho từng phòng ban.
Tất cả những người tham gia trong chuỗi giá trị cần làm việc nhóm và nỗ lực chung để đạt được mục tiêu tinh gọn, sẽ nhận được phần thưởng xứng đáng.
1.5.14 Vai trò của kế toán
Truyền thống kế toán nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo rằng thông tin trên báo cáo tài chính là chính xác Kế toán chỉ đóng vai trò cung cấp thông tin tài chính mà không tham gia vào các hoạt động sản xuất.
Khóa sổ
Truyền thống báo cáo của mỗi phòng ban thường diễn ra vào cuối tháng, tuy nhiên, báo cáo của tháng trước thường chỉ có sẵn sau ít nhất hai tuần của tháng tiếp theo.
- Tinh gọn: Lập báo cáo hàng tháng và hàng quý nhanh chóng vì chỉ cần tổng kết báo cáo hàng tuần đã được lập của từng chuỗi giá trị.
Quản lý chi phí nguyên vật liệu
Trong truyền thống quản lý chi phí, tất cả chi phí sản xuất được ghi chép và kiểm soát thông qua hệ thống chi phí theo công việc, giúp giám sát số lượng nguyên vật liệu sử dụng Mỗi công đoạn đều ghi chép số lượng thực tế của nguyên vật liệu, và báo cáo tình hình biến động nguyên vật liệu được sử dụng để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu thực tế so với chi phí tiêu chuẩn.
Chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất tinh gọn được tính ngay khi mua hàng, giúp tối ưu hóa chuỗi giá trị Phương pháp này giảm thiểu hàng tồn kho trong xưởng và rút ngắn chu kỳ sản xuất, cho phép nguyên vật liệu được sử dụng ngay lập tức sau khi mua.
Quản lý chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung
Trong truyền thống quản lý chi phí, mọi chi phí sản xuất đều được ghi chép và kiểm soát thông qua hệ thống chi phí theo công việc, giúp theo dõi số lượng lao động sử dụng Thời gian lao động thực tế tại mỗi công đoạn được ghi nhận, và báo cáo năng suất lao động được sử dụng để kiểm soát chi phí nhân công thực tế so với chi phí dự kiến.
Tinh gọn chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung vào tổng chi phí của chuỗi giá trị, vì chuỗi giá trị bao gồm tất cả những người tham gia, bất kể hoạt động đó là trực tiếp hay gián tiếp theo quan điểm của truyền thống.
Theo dõi hàng tồn kho
Truyền thống ghi chép chi tiết hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm là rất quan trọng Việc nhập các hóa đơn mua vào và phiếu xuất kho cần được thực hiện chính xác Hàng năm, doanh nghiệp phải đánh giá lại hàng tồn kho để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của thuế và kiểm toán.
- Tinh gọn: Kiểm soát hệ thống sản xuất “kéo” tốt tại từng chuỗi giá trị, không để hàng tồn trong kho lâu.
Chế độ khen thưởng
Truyền thống đánh giá và khen thưởng trong tổ chức dựa trên việc hoàn thành kế hoạch thu chi hàng năm Việc tăng lương và thưởng cho trưởng các phòng ban được thực hiện dựa vào mức độ đạt hoặc vượt kế hoạch đã giao cho từng phòng ban.
Tất cả thành viên trong chuỗi giá trị làm việc theo nhóm sẽ được thưởng khi cùng nhau nỗ lực đạt được mục tiêu tinh gọn.
Vai trò của kế toán
Truyền thống kế toán nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo rằng thông tin trên báo cáo tài chính là chính xác Kế toán chỉ đóng vai trò cung cấp thông tin tài chính mà không tham gia vào các hoạt động sản xuất.
Nhân viên kế toán đóng vai trò quan trọng trong chuỗi giá trị, được bố trí trực tiếp để cải tiến quy trình Họ cung cấp thông tin tài chính và hoạt động kịp thời cho người quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Kinh nghiệm về áp dụng kế toán quản trị theo hướng tinh gọn trên thế giới 20 Kết luận chương 1
Phương pháp sản xuất tinh gọn, lần đầu tiên được Henry Ford giới thiệu vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20, đã được Toyota áp dụng thành công Các nhà máy ở châu Âu và châu Mỹ nhận ra rằng việc áp dụng phương pháp này không chỉ giới hạn trong sản xuất mà còn cần thiết cho tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp, bao gồm cả tài chính và kế toán quản trị.
Nhiều công ty Mỹ đã thất bại trong việc áp dụng quy trình sản xuất tinh gọn do chỉ áp dụng vào hoạt động sản xuất mà không thay đổi hệ thống kế toán quản trị truyền thống Điều này dẫn đến việc không thể hiện được ảnh hưởng của nhà quản lý trong báo cáo tài chính Ngược lại, Toyota thành công nhờ áp dụng quy trình sản xuất tinh gọn trên toàn bộ các lĩnh vực trong công ty, tạo ra một hệ thống kết nối chặt chẽ với thông tin được cung cấp kịp thời giữa các bộ phận, hoạt động như một cơ thể sống.
Power Curbers, Inc là một ví dụ tiêu biểu về việc áp dụng mô hình sản xuất tinh gọn kết hợp với kế toán quản trị tinh gọn Bắt đầu từ giữa tháng 1 năm 2006, công ty nhận ra rằng hệ thống kiểm soát và đo lường truyền thống đã cản trở quá trình cải tiến tinh gọn Theo tạp chí The Fabricator số tháng 6 năm 2009, các chỉ tiêu của kế toán truyền thống không chỉ không hỗ trợ mà còn khuyến khích hành vi không phù hợp với mục tiêu tinh gọn, dẫn đến quyết định sai lầm và lãng phí trong sản xuất Sau khi chuyển sang kế toán quản trị tinh gọn, ban lãnh đạo nhận được báo cáo hoạt động kinh doanh hàng tuần cho từng mặt hàng, giúp đưa ra quyết định dựa trên thông tin từ Bảng điểm, giảm thiểu ghi chép và thay thế bằng các biện pháp kiểm soát trực quan.
Phương thức sản xuất tinh gọn tập trung vào việc cải tiến quy trình sản xuất liên tục và kiểm soát chi phí hiệu quả, yêu cầu quản lý sản xuất chặt chẽ, kết hợp giữa thiết kế và sản xuất để tạo ra giá trị cho khách hàng và đạt mục tiêu lợi nhuận Tại Việt Nam, phương thức này còn mới mẻ và cần được áp dụng đồng bộ trong cả sản xuất và kế toán Việc vận dụng kế toán quản trị theo hướng tinh gọn tại các doanh nghiệp Việt Nam không gặp nhiều ràng buộc, và chương này sẽ nghiên cứu khái niệm, nội dung của kế toán quản trị tinh gọn, đồng thời phân biệt với kế toán truyền thống để hỗ trợ hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất theo phương thức tinh gọn.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI COÂNG TY TNHH QMI INDUSTRIAL VIEÄT NAM
Giới thiệu doanh nghiệp
Công ty TNHH QMI Industrial Việt Nam, được thành lập vào tháng 6 năm 2003, là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài với giấy phép từ Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh Tiền thân của công ty là văn phòng đại diện QMI Investment Inc tại Việt Nam từ tháng 7 năm 2002 Trụ sở công ty tọa lạc tại 99/9 Quốc lộ 1A, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, với vốn điều lệ 2.000.000 đô la Mỹ Công ty chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc công nghiệp.
Công ty chủ yếu xuất khẩu sản phẩm sang Mỹ, chiếm 80% tổng doanh thu, tiếp theo là Châu Âu với 15% và Nhật Bản với 5% Với diện tích 3.500m2, công ty có 4 nhà xưởng nằm trong cùng một khuôn viên và hơn 600 công nhân viên Mỗi nhà xưởng chuyên sản xuất một trong bốn loại sản phẩm chính của công ty, bao gồm áo sơ mi, áo thun, quần âu và áo jacket.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Công ty chuyên sản xuất hàng thời trang với kiểu dáng thay đổi theo mùa, vì vậy việc đảm bảo thời gian giao hàng là ưu tiên hàng đầu Nếu giao hàng chậm trễ, công ty có thể phải chịu toàn bộ chi phí cho lô hàng không bán được hoặc bị phạt 30% giá trị lô hàng Ngoài thời gian, chất lượng và tuân thủ kiểu dáng đơn đặt hàng cũng được quy định nghiêm ngặt, đặc biệt là về kích thước, đường may, vệ sinh công nghiệp và quy cách đóng gói Đổi lại, công ty sản xuất quanh năm với số lượng lớn, từ vài chục đến vài trăm ngàn sản phẩm mỗi đơn hàng, đảm bảo việc làm cho công nhân viên và doanh thu hàng năm khoảng 20 triệu đô la.
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Kinh doanh Kinh doanh Kinh doanh Kinh doanh
Xuaát hàng Xuất hàng Xuất hàng
Ngành may mặc Việt Nam đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các thị trường như Trung Quốc, Bangladesh và Indonesia Để giành được đơn hàng, bộ phận kinh doanh cần thông tin nhanh chóng và chính xác về năng lực và chi phí sản xuất nhằm đưa ra giá chào hợp lý Nếu không đáp ứng kịp thời và đưa ra mức giá cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ dễ dàng mất đơn hàng Sau khi có đơn hàng, doanh nghiệp cần thực hiện may mẫu trước, trong và sau quá trình sản xuất hàng loạt để gửi cho khách hàng.
Doanh nghiệp hiện áp dụng phương thức sản xuất tinh gọn, tổ chức quản lý theo từng bộ phận sản xuất gắn với mặt hàng cụ thể Mỗi bộ phận được xem như một chuỗi giá trị, kết nối tất cả công việc từ khi nhận đơn hàng đến khi xuất hàng và nhận tiền thanh toán Chuỗi giá trị bao gồm nhân viên từ các phòng ban như kinh doanh, kỹ thuật, mua hàng, điều độ sản xuất, may mẫu, cơ điện, thợ máy, chuẩn bị sản xuất đến công nhân cắt, may, ủi, đóng gói thành phẩm Sự kết nối này giúp loại bỏ tình trạng chậm trễ trong chuyển giao thông tin giữa các phòng ban, nâng cao trách nhiệm của nhân viên, vì mọi ách tắc ở một công đoạn sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình sản xuất.
Sơ đồ 4: Mô hình tổ chức sản xuất của một chuỗi giá trị
Nhà c.cấp vải, phụ liệu
Kỹ thuật coõng ngheọ Caột May
May maãu, nghiên cứu thieát keá maãu
Trưởng bộ phận và toàn thể công nhân viên trong chuỗi giá trị làm việc theo nhóm để tăng giá trị cho khách hàng, đồng thời loại bỏ các hoạt động không cần thiết Những người cùng làm việc trong một quy trình cần thảo luận để khai thác kinh nghiệm và kỹ năng tập thể, từ đó xây dựng kế hoạch giảm lãng phí và cải tiến phương pháp Nỗ lực tập thể được đánh giá cao, trong khi cá nhân thực hiện công việc theo quy trình và thủ tục đã được tổ chức thống nhất.
2.1.3.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
Nguyên tắc của phương thức tổ chức sản xuất tinh gọn tại doanh nghiệp:
(1) Xác định giá trị đem lại cho khách hàng:
Sản phẩm của chúng tôi cam kết đạt 100% yêu cầu chất lượng từ khách hàng, bao gồm đường may, ánh màu, thông số kỹ thuật, vệ sinh công nghiệp và quy cách đóng gói theo tiêu chuẩn riêng của từng khách hàng.
Đảm bảo giao hàng đúng hạn là yếu tố quan trọng trong quy trình sản xuất, vì sự chậm trễ của một đơn hàng có thể gây ra phản ứng dây chuyền, làm chậm tất cả các đơn hàng sau đó Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn dẫn đến chi phí vận chuyển tăng cao, khi nhà máy phải chuyển sang sử dụng dịch vụ hàng không, với chi phí gấp 4-5 lần so với vận chuyển bằng đường thủy.
(2) Tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị
Trong mỗi chuỗi giá trị, trưởng nhóm ghi chép yêu cầu công việc hàng ngày và dán lên bảng ở khu vực dễ thấy Họ theo dõi hoạt động của nhóm, nhận diện các vấn đề cần giải quyết và phân công công việc cho nhân viên Những vấn đề quan trọng và giải pháp cải tiến sẽ được báo cáo cho giám đốc sản xuất để cập nhật và xây dựng quy trình chuẩn cho từng công việc.
Nhóm kinh doanh đảm bảo kiểm tra thông tin nhanh chóng và chính xác để chào giá cho khách hàng trong ngày hoặc tối đa hai ngày Họ cung cấp đầy đủ dữ liệu đơn hàng cho các nhóm may mẫu, vật tư và sản xuất Ngoài ra, nhóm này còn chịu trách nhiệm đặt công, đặt tàu và làm chứng từ xuất cho sản phẩm sau khi hoàn tất đóng gói.
Nhóm may mẫu chịu trách nhiệm nghiên cứu và thực hiện các mẫu hoàn chỉnh theo thông số kỹ thuật gửi đến khách hàng Với đặc điểm doanh nghiệp nhận đơn hàng với mẫu mã đã thiết kế sẵn và số lượng lớn, nhân viên may mẫu chỉ cần tập trung vào việc thực hiện các mẫu có sẵn từ khách hàng, thay vì nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới.
Nhóm quản lý vật tư có nhiệm vụ đặt mua nguyên vật liệu theo đơn hàng và chỉ định của khách hàng, với thời gian đặt hàng từ một đến hai tháng để kịp kiểm tra và đưa vào sản xuất Sau khi nhận vật tư, nhóm sẽ kiểm tra chất lượng dựa trên thông tin từ nhóm kinh doanh Khi nguyên vật liệu đã được xác nhận đạt yêu cầu, chúng sẽ được phân phối cho nhóm cắt và may.
Công đoạn cắt là bước quan trọng trong quy trình sản xuất, nơi nguyên phụ liệu như vải, keo dựng, lót dựng và waistband được nhận từ kho Tại đây, các nhân viên sẽ cắt thành phẩm thành các bộ phận như thân trước, thân sau, tay và ống quần Sau khi hoàn tất, họ có trách nhiệm kiểm tra lại thông số của các bán thành phẩm để đảm bảo chất lượng.
Trong công đoạn chuẩn bị sản xuất, cần căn cứ vào kế hoạch lên chuyền để tập hợp đồng bộ bán thành phẩm và phụ liệu chuyển giao cho các chuyền sản xuất Việc kiểm tra các chi tiết bán thành phẩm là rất quan trọng, bao gồm việc thay thế những phần lỗi như sợi hỏng, lem màu, hư rách, không đều kích thước, và khác màu Đồng thời, cần chuẩn bị đầy đủ các loại rập cho các kích cỡ, rập để ủi các chi tiết nhỏ, cũng như rập để may cho các chi tiết phức tạp, bao gồm vị trí khuy nút, thêu, và in.
Công đoạn may được tổ chức theo luồng chạy của bán thành phẩm, đảm bảo các công đoạn liên kết chặt chẽ để tránh ùn tắc Công nhân có tay nghề tương đương được ghép chung một chuyền, giúp bán thành phẩm di chuyển đều đặn Chuyền trưởng tính toán thời gian chế tạo và phân công công việc dựa trên tay nghề của từng công nhân cho các mã công đoạn khác nhau Đội ngũ kỹ thuật hướng dẫn công nhân trong từng cụm sản xuất, kiểm tra các chi tiết cần thiết trên máy may để hỗ trợ cho các đường may phức tạp Vị trí các máy may được sắp xếp phù hợp với đặc điểm của từng kiểu thiết kế.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.2.1 Tổ chức công tác kế toán
Sơ đồ bộ máy kế toán
Cơ cấu phòng kế toán bao gồm một Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng và hai phó phòng Mỗi bộ phận trong phòng kế toán đảm nhận những chức năng và nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo hoạt động tài chính của tổ chức được quản lý hiệu quả.
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, giám sát các hoạt động tài chính của công ty Họ yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp tài liệu kịp thời phục vụ cho công việc kế toán Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn thực hiện phân tích và tư vấn tài chính cho ban lãnh đạo, giúp đưa ra những quyết định đúng đắn.
Sơ đồ 5: Bộ máy kế toán
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm nhận chức vụ phó phòng kế toán, chịu trách nhiệm kiểm tra việc lập và luân chuyển các chứng từ kế toán Họ cũng kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ do kế toán viên ghi chép, thực hiện các bút toán điều chỉnh và lập báo cáo tài chính hàng năm.
Kế toán công nợ phải trả là quá trình quản lý số nợ phải trả của khách hàng, lập kế hoạch trả nợ định kỳ, và đối chiếu công nợ với khách hàng Ngoài ra, kế toán cần ghi chép các giao dịch phát sinh và vào cuối tháng, phối hợp với kế toán tiền mặt để thực hiện báo cáo thuế giá trị gia tăng cho cơ quan nhà nước.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tài khoản tiền mặt và tài khoản tiền gửi ngân hàng Dựa trên bảng lương do bộ phận nhân sự cung cấp, kế toán sẽ hạch toán các khoản tiền lương cùng các khoản phải trả khác cho nhân viên Ngoài ra, việc lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân hàng tháng cũng là một nhiệm vụ quan trọng của kế toán thanh toán.
Kế toán tổng hợp – Phó phòng
Kế toán công nợ phải trả
Kế toán giá thành Kế toán thanh toán Kế toán kho Thuû quyõ
Kế toán quản trị – Phó phòng
Nhaân vieân kế toán quản trị
Kế toán giá thành là quá trình tập hợp chi phí theo từng khoản mục và bộ phận sản xuất, nhằm tính toán giá thành sản phẩm thực tế hoàn thành vào cuối mỗi tháng Đồng thời, nó cũng theo dõi các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các quy trình và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất và tồn kho của nguyên vật liệu và thành phẩm.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm thu chi hàng ngày cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh và các khoản chi nội bộ được phê duyệt bởi ban giám đốc Ngoài ra, thủ quỹ cũng phải lập báo cáo tồn quỹ hàng ngày và thông báo cho Kế toán trưởng.
Phụ trách kế toán quản trị là người giữ chức vụ phó phòng kế toán, có nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận để thu thập thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị và dự toán ngân sách Họ cũng đưa ra các đề xuất nhằm hỗ trợ công tác quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và xử lý thông tin từ các kế toán phần hành Nó giúp lập báo cáo chi phí đảm bảo chất lượng phát sinh trong kỳ, đánh giá kết quả thực hiện so với mục tiêu đề ra, và xây dựng các dự toán cùng định mức chi phí cho các kỳ tiếp theo.
Tất cả nhân viên phòng kế toán đều có trình độ đại học và được trang bị máy tính cá nhân Phòng kế toán sử dụng phần mềm kế toán để quản lý nghiệp vụ tài chính Cuối mỗi ngày, các nghiệp vụ kế toán tài chính sẽ được chuyển về máy của kế toán tổng hợp và kế toán trưởng Kế toán viên chỉ có quyền đọc chứ không được chỉnh sửa các nghiệp vụ trong quá khứ, nhằm đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sửa chữa sổ kế toán một cách chính xác.
Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, bao gồm các loại sổ kế toán chính như Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Để kiểm soát hiệu quả các nhóm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hóa, kế toán cần mở sổ Nhật ký đặc biệt, đặc biệt là Nhật ký mua hàng Việc này giúp theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau, đảm bảo quản lý tài chính minh bạch và chính xác.
Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán
Kế toán mở sổ và thẻ kế toán chi tiết như:
+ Sổ tài sản cố định + Sổ quỹ tiền mặt + Sổ tiền gửi ngân hàng
Thẻ tính giá thành sản phẩm giúp xác định chi phí sản xuất, trong khi sổ chi phí sản xuất, kinh doanh ghi chép các khoản chi tiêu liên quan Đồng thời, sổ chi tiết thanh toán với ngân sách nhà nước theo dõi các khoản thanh toán công, và sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, nội bộ đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả trong doanh nghiệp.
+ Soồ chi tieỏt tieàn vay Hệ thống báo cáo tài chính áp dụng tại công ty:
1 Bảng cân đối kế toán
2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
4 Thuyết minh báo cáo tài chính
Sổ nhật ký đặc bieọt
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tieát
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tieát
Bảng cân đối số phát sinh
2.2.1.3 Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Doanh nghiệp hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC
Để đáp ứng yêu cầu quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần mở thêm các tài khoản chi tiết trong công tác kế toán quản trị.
131: Phải thu của khách hàng
1311: Khách hàng Perry Ellis International 1312: Khách hàng EAG
331: Phải trả cho người bán
3311: Khách hàng Suntex 3312: Khách hàng Paiho …
5111: Mặt hàng áo sơ mi 5112: Mặt hàng áo thun 5113: Mặt hàng quần âu 5114: Mặt hàng áo jacket 627: Chi phí sản xuất chung
62711: Chi phí nhân viên phân xưởng của mặt hàng áo sơ mi 62721: Chi phí vật liệu của mặt hàng áo sơ mi
Ưu nhược điểm của hệ thống kế toán quản trị hiện tại
Hóa đơn Nhập hóa đơn Đối chiếu với bảng chi phí Hóa đơn Chờ giải quyết
Công ty đã thiết lập bộ phận kế toán chi phí sản xuất một cách chi tiết, với việc theo dõi đến tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho từng khoản mục chi phí Sự phân tích ảnh hưởng của các yếu tố chi phí giá thành đã được thực hiện để hỗ trợ các quyết định kinh doanh hiệu quả.
Kế toán quản trị sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn để hỗ trợ quản lý trong việc kiểm soát chi phí tổ chức Đầu tiên, kế toán quản trị ước lượng chi phí sản xuất cho một đơn vị sản phẩm, thiết lập chi phí tiêu chuẩn cho từng khoản mục như nguyên liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và sản xuất chung dựa trên lượng và giá tiêu chuẩn Sau đó, kế toán quản trị thu thập chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất từ hệ thống kế toán và phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn nhằm kiểm soát chi phí hiệu quả.
- Cung cấp được các thông tin về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, như: chi phí từng bộ phận, từng công việc, từng đơn hàng, sản phẩm;
- Đã phân loại chi phí theo cách ứng xử, lập báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí
Việc theo dõi và ghi chép sử dụng nguyên vật liệu cùng chi phí ở từng công đoạn tiêu tốn nhiều thời gian Mỗi tháng, nhà máy cần 3 nhân viên để nhập 7.428 phiếu hành trình may chi tiết, nhằm tính toán lương và tổng hợp chi phí tiền lương theo từng mã hàng.
Kế toán trưởng đã đặt ra mục tiêu báo cáo quản trị hàng tháng, nhưng hiện tại chưa thực hiện được do kế toán phải theo dõi chi phí theo từng đơn hàng và tính giá thành cho từng sản phẩm Số lượng nghiệp vụ lớn khiến kế toán không thể tổng hợp kịp thời.
- Chưa xây dựng thước đo đánh giá thực hiện việc đảm bảo thời gian giao hàng của các bộ phận sản xuất
Việc sử dụng báo cáo biến động nguyên vật liệu và báo cáo năng suất lao động để kiểm soát nguồn lực trong môi trường sản xuất tinh gọn không khuyến khích tính sáng tạo và tinh thần làm việc nhóm của nhân viên Thay vì thúc đẩy sự đổi mới, việc so sánh chi phí nhân công và nguyên vật liệu thực tế với chi phí tiêu chuẩn chỉ dẫn đến việc gia tăng áp lực cho cả máy móc và con người, khiến họ phải làm việc chăm chỉ hơn để được công nhận.
Công ty hiện tại xác định chi phí lao động trực tiếp là yếu tố chuyển đổi quan trọng nhất trong sản xuất Mặc dù chỉ chiếm khoảng 21% trong tổng chi phí sản phẩm, chi phí lao động vẫn được coi là tiêu chí chủ chốt để phân bổ các chi phí sản xuất khác.
- Sử dụng chi phí tiêu chuẩn để kiểm soát chi phí hoàn toàn không hiệu quả trong môi trường sản xuất tinh gọn vì những lý do sau:
Trong môi trường sản xuất tinh gọn, công nhân giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng và tự đánh giá năng suất của bản thân Tuy nhiên, việc sử dụng định mức chi phí tiêu chuẩn để so sánh với chi phí thực tế nhằm đánh giá hiệu quả công việc có thể hạn chế sự sáng tạo và khả năng học hỏi của công nhân, khi họ chỉ thực hiện theo các quyết định đã được phân tích bởi ban lãnh đạo mà không có sự chủ động.
Khi xây dựng hệ thống chi phí tiêu chuẩn, kế toán quản trị thường giả định rằng sản phẩm sẽ được sản xuất theo quy trình cố định Tuy nhiên, trong môi trường sản xuất tinh gọn, việc cải tiến liên tục là cần thiết để doanh nghiệp thích ứng với nhu cầu thị trường Do đó, việc xây dựng tiêu chuẩn dựa trên ước tính có thể trở nên không hiệu quả, vì tương lai không thể dự đoán chính xác Việc duy trì và cập nhật các tiêu chuẩn trong bối cảnh cải tiến liên tục là một thách thức lớn cho các doanh nghiệp.
Phương pháp sản xuất tinh gọn khác biệt với sản xuất truyền thống ở chỗ nó tối ưu hóa nguồn lực dựa trên nhu cầu khách hàng, nhằm loại bỏ lãng phí và tăng cường khả năng đáp ứng Trong khi hệ thống chi phí tiêu chuẩn phục vụ cho sản xuất truyền thống có thể dẫn đến thông tin sai lệch, gây khó khăn cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định, doanh nghiệp cần cải tiến quy trình để cải thiện thời gian giao hàng và tận dụng tối đa nguồn lực.
Mặc dù doanh nghiệp đã áp dụng kế toán quản trị hiệu quả cho hoạt động kinh doanh, nhưng chưa phù hợp với phương thức sản xuất tinh gọn Triết lý sản xuất tinh gọn yêu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động sản xuất thực tế và tài chính hiện tại để quản lý Giải pháp cho doanh nghiệp là thay thế hệ thống chi phí tiêu chuẩn bằng hệ thống chi phí chuỗi giá trị, nhằm hỗ trợ quyết định kinh doanh Hơn nữa, cần thay thế hệ thống đánh giá chất lượng công việc bằng các thước đo hiệu quả tối ưu hóa nguồn lực Hệ thống chi phí tiêu chuẩn, mặc dù không sai, nhưng được thiết kế cho sản xuất đại trà giữa thế kỷ 20, không còn phù hợp với phương pháp sản xuất tinh gọn hiện nay.
