Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh đổi mới và phát triển đất nước, hoạt động chứng thực tại Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế - xã hội Sau gần 15 năm thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và 8 năm thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, hoạt động chứng thực đã đi vào nề nếp, đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tổ chức và cá nhân, đồng thời phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật Tuy nhiên, hệ thống quy phạm pháp luật về chứng thực vẫn còn nhiều bất cập, thiếu tính đồng bộ và thống nhất, với 4 nghị định và 7 thông tư điều chỉnh hoạt động này Để khắc phục tình trạng này, vào ngày 16/02/2015, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và hợp đồng giao dịch, có hiệu lực từ ngày 10/4/2015 Nghị định này đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện pháp luật chứng thực, tuy nhiên, giá trị thực tiễn của nó trong việc khắc phục các khó khăn trước đây vẫn cần thời gian để khẳng định.
Trong huyện Con Cuông, nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký đang gia tăng mạnh mẽ Tuy nhiên, thực trạng chứng thực tại địa phương vẫn gặp nhiều bất cập và hạn chế, cần được khắc phục kịp thời để nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực.
Trước thực trạng và yêu cầu hiện nay, tôi quyết định nghiên cứu sâu về đề tài: “Thực trạng hoạt động chứng thực tại huyện Con Cuông, tỉnh Nghệ An - Những hạn chế và giải pháp khắc phục” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tình hình nghiên cứu
Chứng thực là hoạt động thiết yếu trong đời sống hàng ngày, giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người yêu cầu trong các giao dịch Do đó, vấn đề này thu hút sự quan tâm và nghiên cứu của nhiều người Trong suốt những năm qua, đã có nhiều đề tài và công trình nghiên cứu liên quan đến chứng thực.
- Luận văn thạc sĩ luật học: “Hoàn thiện pháp luật về công chứng, chứng thực ở Việt Nam hiện nay, lý luận và thực tiễn” của tác giả Tuấn Đạo
- “Tìm hiểu về phạm vi công chứng và chứng thực trong pháp luật hiện hành” của tác giả Đặng Văn Khanh ( Nhà nước và Pháp luật, số 8/2001)
- “Công chứng, chứng thực ở Việt Nam - thực trạng và định hướng phát triển” của tác giả Phạm Văn Lợi (Tạp chí Dân chủ và Pháp luật.Bộ Tƣ
- “Trách nhiệm dân sự của Công Chứng Viên và người có thẩm quyền chứng thực” của tác giả Tuấn Đạo Thanh (Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Bộ
- “Những bất cập trong công tác chứng thực ở cấp xã” của tác giả Nguyễn Cao Trí (Tạp chí dân chủ và Pháp luật Bộ Tƣ pháp, số 11/2006)
- “Cần phân biệt công chứng và chứng thực” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hương (Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Bộ Tư pháp số 8/2006)
Bài viết của tác giả Hà Linh trên Tạp chí Dân chủ và Pháp luật nêu rõ một số bất cập liên quan đến bản sao, chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký Những vấn đề này ảnh hưởng đến tính hiệu lực và độ tin cậy của các tài liệu pháp lý, đồng thời đặt ra thách thức trong việc đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho công dân Tác giả đề xuất cần có những cải cách nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của quy trình chứng thực, từ đó tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân trong việc thực hiện các giao dịch pháp lý.
Quản lý nhà nước về công chứng và chứng thực ở Việt Nam hiện nay đang đối mặt với nhiều thách thức và vấn đề cần giải quyết Tác giả Đặng Văn Trường trong bài viết của mình đã phân tích tình hình quản lý, chỉ ra những hạn chế và đề xuất giải pháp cải thiện Sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của công dân mà còn tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong các giao dịch pháp lý.
Bài viết của tác giả Trịnh Duy Hưng, đăng trên Tạp chí Dân chủ và Pháp luật (Bộ Tư pháp, số 2/2010), nêu ra một số ý kiến về việc thực hiện yêu cầu công chứng và chứng thực hợp đồng, giao dịch của doanh nghiệp Tác giả phân tích tầm quan trọng của việc công chứng trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan và tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch thương mại Bài viết cũng đề cập đến những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong quy trình này và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả công chứng, chứng thực, góp phần thúc đẩy môi trường kinh doanh.
Đến nay, theo quan sát của tác giả, chưa có nghiên cứu nào đánh giá các quy định chứng thực hiện hành và thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực tại Con Cuông.
Đề tài “Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông, tỉnh Nghệ An - Hạn chế và giải pháp khắc phục” là một nghiên cứu độc đáo, không trùng lặp với các công trình khoa học khác đã được công bố, nhằm phân tích tình hình chứng thực và đưa ra các giải pháp khắc phục những hạn chế hiện tại.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu tập trung vào việc phân tích quy định pháp luật hiện hành về hoạt động chứng thực, đồng thời đánh giá thực trạng hoạt động chứng thực tại huyện Con Cuông Bài viết cũng đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả của hoạt động chứng thực trong khu vực khảo sát.
Khóa luận này tập trung vào các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực, đặc biệt là tại huyện Con Cuông Nghiên cứu thực trạng hoạt động chứng thực của UBND một số xã và Phòng Tư pháp cấp huyện nhằm đưa ra giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực trong khu vực.
Phương pháp nghiên cứu
Bài viết tập trung vào việc áp dụng phương pháp luận triết học Mác-Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh để hoàn thiện hệ thống pháp luật tại Việt Nam Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thực hiện các quan điểm của Đảng và Nhà nước trong việc nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật, đặc biệt trong lĩnh vực công chứng và chứng thực.
Trong tất cả các chương của khóa luận, các phương pháp như logic, phân tích, tổng hợp và so sánh được áp dụng nhằm đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đã được xác định.
Ý nghĩa của việc nghiên cứu
Nghiên cứu về thực trạng hoạt động chứng thực tại huyện Con Cuông là cần thiết để đáp ứng nhu cầu của người dân và giải quyết những khó khăn còn tồn tại trong quá trình thực hiện Đề tài này không chỉ góp phần hoàn thiện pháp luật về chứng thực mà còn đảm bảo các hoạt động chứng thực diễn ra đúng quy trình, thủ tục, từ đó giảm thiểu rủi ro cho cả người yêu cầu và người thực hiện chứng thực.
Các luận cứ và kiến nghị trong đề tài này có độ tin cậy cao, mang lại giá trị tham khảo cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập Đồng thời, chúng cũng hỗ trợ cán bộ thực tiễn trong việc tìm hiểu và áp dụng các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lí luận của hoạt động chứng thực
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông, tỉnh Nghệ An
Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
Khái quát chung về hoạt động chứng thực
Các văn bản pháp quy đầu tiên về hoạt động công chứng và chứng thực tại Việt Nam trong thời kỳ đổi mới bắt đầu với Nghị định số 45/NĐ ngày 27/7/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), quy định về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Tiếp theo là Nghị định số 31/CP.
18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước
Hoạt động chứng thực thời kỳ này đƣợc đồng nhất với hoạt động công chứng với một tên gọi chung là “công chứng”
Kể từ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ban hành ngày 8/2/2000, Chính phủ đã phân biệt rõ ràng hai hoạt động công chứng và chứng thực, tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các giao dịch và bảo vệ quyền lợi của công dân.
Công chứng là quá trình xác nhận tính xác thực của hợp đồng hoặc giao dịch dân sự, được thực hiện bởi phòng công chứng nhà nước Điều này áp dụng cho các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các mối quan hệ xã hội khác.
Chứng thực là quá trình xác nhận của ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện và cấp xã, nhằm xác thực việc sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân Quá trình này là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Công chứng là hoạt động chứng nhận tính xác thực của tài liệu, trong khi chứng thực là quá trình xác nhận thông tin Về mặt ngữ nghĩa, hai khái niệm này có sự khác biệt quan trọng trong việc xác minh và công nhận tính hợp pháp của các tài liệu.
“Chứng nhận” và “xác nhận” khác nhau về mức độ và quy trình thực hiện “Chứng nhận” có nghĩa là công nhận sự thật qua các bước kiểm tra, xác minh, thường áp dụng trong các trường hợp như hợp đồng Ngược lại, “xác nhận” chỉ đơn thuần thừa nhận sự thật, thường mang tính chất hành chính như xác nhận chữ ký hay lời khai Hành vi xác nhận đơn giản hơn và ít phức tạp hơn so với chứng nhận Để thực hiện công chứng, công chứng viên cần xác định tư cách các bên, đối tượng hợp đồng và đảm bảo tính hợp pháp, trong khi chứng thực chỉ yêu cầu kiểm tra và đối chiếu giấy tờ, chủ yếu là các bản sao, văn bằng và chứng chỉ.
Kể từ ngày 10/04/2015, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực, quy định về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Chứng thực là sự xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân, phục vụ cho các giao dịch theo quy định pháp luật Hoạt động chứng thực bao gồm cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Cấp bản sao từ sổ gốc là quy trình mà các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sổ gốc thực hiện để cung cấp bản sao Bản sao này đảm bảo nội dung đầy đủ và chính xác, phản ánh đúng thông tin ghi trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là quy trình mà các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận rằng bản sao tài liệu là chính xác và đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký là quy trình mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên các giấy tờ và văn bản.
Chứng thực hợp đồng và giao dịch là quy trình do cơ quan có thẩm quyền thực hiện, nhằm xác nhận thời gian và địa điểm ký kết, cũng như năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia.
1.1.2 Phạm vi các việc chứng thực
1.1.2.1 Cấp bản sao từ sổ gốc
Cấp bản sao từ sổ gốc là quy trình mà cơ quan, tổ chức quản lý sổ gốc dựa vào thông tin trong sổ để cấp bản sao Bản sao này đảm bảo nội dung đầy đủ và chính xác như trong sổ gốc.
Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc cần xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực cùng với Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để được kiểm tra Nếu gửi yêu cầu qua bưu điện, cần kèm theo bản sao có chứng thực của các giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
CP, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao
Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu, và nội dung bản sao phải chính xác như trong sổ gốc Nếu không còn sổ gốc hoặc thông tin yêu cầu không có trong sổ gốc, cơ quan phải trả lời bằng văn bản Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, và nếu yêu cầu được gửi qua bưu điện, thời hạn thực hiện bắt đầu ngay khi cơ quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện.
1.1.2.2 Chứng thực bản sao từ bản chính
Quá trình hình thành, phát triển chứng thực ở Việt Nam
1.2.1 Thời kỳ Pháp thuộc đến trước cách mạng tháng 8 năm 1945
Hoạt động công chứng, chứng thực ở Việt Nam bắt đầu từ thời kỳ thực dân Pháp xâm lược, áp dụng theo mô hình của Pháp nhằm phục vụ cho chính sách cai trị tại Đông Dương Sắc Lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng Thống Cộng hòa Pháp quy định tổ chức công chứng, được thực hiện tại Đông Dương theo quyết định ngày 07 tháng 10 năm 1931 Công chứng viên, do Tổng Thống Pháp bổ nhiệm suốt đời, hoạt động với tư cách là người thi hành công vụ nhưng cũng mang tính chất hành nghề tự do Thời điểm đó, Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội và ba văn phòng ở Sài Gòn, trong khi các thành phố khác như Hải Phòng, Nam Định, Đà Nẵng thì công chứng do chánh lục sự tòa án sơ thẩm kiểm nhiệm.
1.2.2 Thời kỳ sau cách mạng tháng 8 năm 1945 đến năm 1986
Sau Cách mạng tháng Tám, vào ngày 01 tháng 10 năm 1945, Bộ trưởng Bộ Tư Pháp Vũ Trọng Khánh đã ký quyết định liên quan đến hoạt động công chứng, trong đó bãi chức công chứng viên người Pháp và bổ nhiệm ông Vũ Quý Vỹ làm công chứng viên người Việt Nam Các quy định cũ về công chứng của Pháp vẫn được áp dụng, trừ những điều trái với Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa Người Việt Nam quốc tịch Pháp được nhà nước thu dung, và công chứng viên phải chịu sự kiểm tra của Ủy ban hành chính Để đáp ứng nhu cầu giao dịch dân sự, vào ngày 15 tháng 11 năm 1945, Hồ Chủ Tịch ký Sắc lệnh 59/SL quy định về thủ tục thị thực giấy tờ cho công dân trong các giao dịch dân sự, như mua bán và chứng nhận địa chỉ Tuy nhiên, việc áp dụng sắc lệnh này dần trở nên hình thức, chủ yếu xác nhận ngày tháng, chữ ký và địa chỉ thường trú của đương sự.
Ngày 29 tháng 2 năm 1952 Hồ Chủ Tịch ký Sắc lệnh 85 quy định thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Do hoàn cảnh lịch sử bấy giờ nên sắc lệnh 85 chỉ áp dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Ủy ban kháng chiến Cũng theo Sắc lệnh này, Ủy ban kháng chiến cấp xã đƣợc nhận thực vào văn tự theo hai nội dung: nhận thực chữ ký của các bên mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất và nhận thực người đứng ra bán, cho, đổi là chủ của những ruộng đất, nhà cửa đem bán, trao đổi có thể thấy hoạt động công chứng, chứng thực trong giai đoạn này không đƣợc phát triển do rất nhiều nguyên nhân, cụ thể:
Trong bối cảnh đất nước đang trải qua giai đoạn chiến tranh khó khăn, nền kinh tế gặp nhiều thách thức và phát triển kém, tình trạng thiếu thốn về nhiều mặt trở nên rõ rệt.
Trong giai đoạn này, nhà nước không công nhận chế độ sở hữu của các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh và tập thể, dẫn đến việc hoạt động công chứng và chứng thực chủ yếu tập trung vào các quan hệ sở hữu tư nhân Hơn nữa, giao lưu kinh tế và dân sự chủ yếu được thiết lập theo quan hệ hành chính, trong khi thương mại gần như không phát triển Vì lý do này, các tổ chức công chứng không được thành lập.
Giai đoạn từ năm 1954 đến 1981, hoạt động công chứng và chứng thực tại Việt Nam có rất ít quy định điều chỉnh Năm 1981, Nghị quyết 143 của Hội đồng Bộ trưởng đã quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Tư pháp Tiếp theo, Thông tư 574/QLTP năm 1987 đã hướng dẫn công tác công chứng nhà nước, dẫn đến việc thành lập các phòng công chứng tại TP Hồ Chí Minh, Hà Nội và các địa phương khác nếu có nhu cầu Để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các địa phương trong hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư 858/QLTPK ngày 15 tháng 10 năm 1987, quy định rằng phòng công chứng là chủ thể duy nhất thực hiện công chứng Từ đó, các tỉnh thành trên cả nước đã thành lập các phòng công chứng, hình thành mạng lưới công chứng trên toàn quốc.
Sau hiệp định Giơnevơ năm 1954, công chứng tại miền Nam dưới chính quyền Ngụy-Sài Gòn được quy định bởi Dụ 43 ngày 29/11/1954, do Bảo Đại ký với tư cách Quốc Trưởng Mục tiêu của quy định này là thiết lập một phòng công chứng tại mỗi quản hạt của Tòa sơ thẩm thuộc Bộ Tư Pháp Tuy nhiên, thực tế chỉ có một phòng công chứng hoạt động tại Sài Gòn và tồn tại cho đến năm 1975.
1.2.3 Giai đoạn từ năm 1986 đến nay
Thời kỳ từ năm 1991 đến trước khi Luật công chứng 2006 có hiệu lực đánh dấu sự chuyển biến lớn của đất nước sau đại hội Đảng VI năm 1986, khi Việt Nam bắt đầu mở cửa và hội nhập Để đáp ứng nhu cầu của nhân dân trong giai đoạn này, Hội đồng bộ trưởng đã ban hành nghị định số 45/HĐBT vào ngày 27 tháng 2 năm 1991, thể hiện quan điểm chỉ đạo của Đảng trong việc phát triển kinh tế và xã hội.
Năm 1991, tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước được hình thành Đến ngày 18 tháng 5 năm 1996, Chính Phủ ban hành Nghị định 31/CP thay thế Nghị định 45/HĐBT, quy định rằng phòng công chứng thuộc Sở Tư Pháp Quy định này nhằm chuyên môn hóa hoạt động công chứng và giảm tải cho Ủy ban nhân dân.
Sau khi nền kinh tế Việt Nam phát triển, Nghị định 31/CP đã trở nên lạc hậu, dẫn đến việc Chính Phủ ban hành Nghị định 75/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 2 năm 2000 về công chứng, chứng thực Nghị định này có nhiều điểm mới như phân biệt rõ ràng giữa công chứng và chứng thực, mở rộng phạm vi công chứng và quy định cụ thể về trình tự thủ tục Công chứng và chứng thực được xác định là hoạt động bổ trợ tư pháp, nhằm xác minh tính chân thực và hợp pháp của các hồ sơ, giấy tờ và giao dịch dân sự Theo Nghị định 75/200/NĐ-CP, các cơ quan có thẩm quyền bao gồm phòng công chứng Nhà nước, UBND cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài, cũng như các tổ chức cấp bản gốc có quyền chứng thực bản sao Tuy nhiên, thực tế cho thấy, người dân thường tập trung vào phòng công chứng Nhà nước, dẫn đến tình trạng quá tải.
Từ ngày 01/7/2007 (ngày luật công chứng năm 2006 có hiệu lực) đến hiện nay
Do nhu cầu công chứng ngày càng tăng cao, Luật công chứng đã được Quốc Hội thông qua vào ngày 29 tháng 11 năm 2006, nhằm tách bạch giữa hoạt động công chứng và chứng thực Để điều chỉnh hoạt động chứng thực, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP vào ngày 18/05/2007, thay thế Nghị định 75/2000/NĐ-CP Nghị định này đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký, thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu.
Công tác chứng thực hiện nay còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của người dân Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã chỉ ra những khó khăn trong việc phân cấp thẩm quyền chứng thực, tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực và các quy định chưa phù hợp về người dịch Để khắc phục những bất cập này, cần xây dựng Luật chứng thực nhằm tạo sự thống nhất trong hệ thống pháp luật và xác định rõ thẩm quyền của các cơ quan nhà nước Trong giai đoạn chưa có Luật chứng thực, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ chủ trì soạn thảo Nghị định về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch.
Vào ngày 16/02/2015, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch Nghị định này chính thức có hiệu lực từ ngày ban hành.
10/4/2015 và thay thế các Nghị định trước đây về chứng thực (Nghị định số
79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số
04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 của
Nghị định 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ đã sửa đổi các quy định về hộ tịch, hôn nhân, gia đình và chứng thực Đồng thời, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 quy định về công chứng và chứng thực cũng là những văn bản quan trọng trong hệ thống pháp luật Việt Nam, góp phần đảm bảo tính minh bạch và hiệu lực pháp lý trong các giao dịch dân sự.
Thẩm quyền chứng thực của Phòng tƣ pháp cấp Huyện và UBND cấp xã
1.3.1 Thẩm quyền chứng thực của Phòng tư pháp cấp Huyện
Khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định Phòng Tƣ pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tƣ pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
Chứng thực tài liệu tại Việt Nam bao gồm: a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại; d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản động sản; đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản và khai nhận di sản đối với tài sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp”
Trước đây, theo quy định tại khoản 1 điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-
CP, Phòng Tƣ pháp cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo hai nội dung:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;
Chứng thực chữ ký của người dịch là quá trình xác nhận chữ ký trên các giấy tờ và văn bản khi dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại Điều này cũng áp dụng cho các giấy tờ và văn bản bằng tiếng nước ngoài.
Theo quy định tại khoản 1 điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP, quyền thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện được trao cho Trưởng phòng và Phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện.
Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã có hiệu lực và được thực hiện, đáp ứng yêu cầu đổi mới của đất nước, đặc biệt trong việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng và chứng thực Tuy nhiên, sau khi triển khai, vẫn còn nhiều vấn đề cần cải thiện để nâng cao hiệu quả của nghị định này.
Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã chỉ ra một số bất cập trong việc xác định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực cho Phòng Tư pháp, chưa thực sự hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính Thực tế cho thấy, hồ sơ yêu cầu chứng thực thường bao gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau, trong đó một số thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện, trong khi số khác thuộc UBND cấp xã Điều này dẫn đến việc người yêu cầu phải di chuyển nhiều lần để chứng thực từng loại giấy tờ, gây tốn thời gian và không đạt được mục tiêu cải cách Để khắc phục tình trạng này, vào ngày 20/1/2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định 04/2012/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP, nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người yêu cầu chứng thực và nâng cao hiệu quả thực thi của Phòng Tư pháp.
Nghị định số 04/2012/NĐ-CP đã khiến Phòng Tư pháp rơi vào tình trạng quá tải do chỉ có cơ quan này được giao nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản song ngữ, trong khi UBND cấp xã không có thẩm quyền này Việc phân định thẩm quyền chứng thực dựa trên ngôn ngữ trong văn bản là không cần thiết và gây khó khăn trong thực tiễn, đặc biệt khi nhiều văn bản hiện nay có sự đan xen giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài Một số địa phương đã phải gửi công văn tới Bộ Tư pháp để xác định tính chất song ngữ của các giấy tờ Do đó, cần xóa bỏ sự phân định thẩm quyền giữa UBND cấp huyện và UBND cấp xã, cho phép cả hai cấp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính mà không phân biệt ngôn ngữ Điều này sẽ giúp giải quyết những rắc rối hiện tại cho người dân và cơ quan thực hiện chứng thực, đồng thời đảm bảo chất lượng bản sao.
1.3.2 Thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
Chứng thực tại Việt Nam bao gồm nhiều loại hình, như chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp, chứng thực chữ ký trong văn bản (trừ chữ ký người dịch), và chứng thực hợp đồng liên quan đến tài sản động sản Ngoài ra, việc chứng thực cũng áp dụng cho các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất theo Luật Đất đai, hợp đồng về nhà ở theo Luật Nhà ở, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, và các thỏa thuận phân chia di sản mà di sản liên quan đến tài sản đã nêu.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã”
Theo quy định tại Điều 22 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, trong khi trên 50 triệu đồng thuộc thẩm quyền của Phòng Công chứng Mặc dù Luật Đất đai năm 2003 và Luật Đất đai năm 2013 đã giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất cho UBND cấp xã, và Luật Nhà ở năm 2005 cùng Luật Nhà ở năm 2014 cũng giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng liên quan đến nhà ở tại nông thôn cho UBND cấp xã, nhưng UBND cấp xã vẫn không có thẩm quyền chứng thực hợp đồng liên quan đến động sản Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chỉ quy định UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao và chữ ký.
Trước đây, pháp luật không quy định rõ thẩm quyền chứng thực hợp đồng và giao dịch liên quan đến động sản của UBND cấp xã, dẫn đến nhiều bất hợp lý trong thực tiễn.
Việc phân công công việc không đảm bảo tính khoa học dẫn đến những vấn đề trong chứng thực hợp đồng Cụ thể, hợp đồng và giao dịch liên quan đến đất đai, nhà ở thường có giá trị lớn và được UBND cấp xã chứng thực, trong khi đó, các hợp đồng liên quan đến động sản lại không được phép chứng thực Điều này tạo ra sự không đồng nhất trong quy trình chứng thực, đặc biệt ở những địa bàn chưa chuyển giao quyền chứng thực cho tổ chức hành nghề công chứng.
Quy định yêu cầu hợp đồng và giao dịch liên quan đến động sản phải được chứng nhận bởi tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp huyện đã gây khó khăn cho người dân, đặc biệt là ở những vùng sâu, vùng xa Việc này không chỉ làm tăng cường độ phiền hà trong việc di chuyển mà còn tạo ra rào cản cho những giao dịch có giá trị dưới 50 triệu đồng, khi mà các cơ quan này thường nằm cách xa nơi cư trú của người dân.
Việc phân định thẩm quyền chứng thực giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện và tổ chức hành nghề công chứng dựa vào giá trị động sản (trên hoặc dưới 50 triệu đồng) là không hợp lý Thực tế cho thấy, việc xác định thẩm quyền công chứng/chứng thực dựa vào giá trị tài sản thường không đảm bảo chính xác, vì các bên giao dịch có thể khai man về giá trị tài sản, và người thực hiện chứng thực cũng gặp khó khăn trong việc xác minh.
Theo nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cả UBND cấp huyện và UBND cấp xã đều có thẩm quyền chứng thực hợp đồng và giao dịch liên quan đến động sản, không phân biệt giá trị và tính chất Quy định này được đưa ra nhằm tạo thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các giao dịch động sản.