Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh kinh tế-xã hội phát triển hiện nay, hoạt động công chứng ngày càng trở nên quan trọng trong các giao dịch dân sự và đời sống xã hội Thiếu sự quản lý và hướng dẫn của Nhà nước sẽ dẫn đến tình trạng lộn xộn trong các giao dịch, gia tăng tranh chấp và vi phạm, gây khó khăn cho các cơ quan có thẩm quyền trong việc xét xử và ảnh hưởng đến quyền lợi của công dân Để phòng ngừa và hạn chế tranh chấp, việc công chứng được đặt lên hàng đầu, giúp cá nhân và tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Công chứng là quá trình mà công chứng viên xác nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, cũng như tính chính xác của bản dịch tài liệu giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài Văn bản công chứng có giá trị pháp lý cao, giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân và tổ chức, đồng thời phòng ngừa tranh chấp và tạo sự ổn định trong các giao dịch dân sự Trong bối cảnh phát triển kinh tế, các văn bản công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp và đảm bảo trách nhiệm pháp lý của các bên tham gia giao dịch.
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của hoạt động công chứng trong cả lĩnh vực pháp lý và thực tiễn, tôi đã quyết định nghiên cứu đề tài "Pháp luật về hoạt động công chứng" Việc nghiên cứu này không chỉ giúp làm sáng tỏ các quy định pháp luật liên quan mà còn nâng cao hiểu biết về thực tiễn áp dụng công chứng trong đời sống.
Bài báo cáo tốt nghiệp này nhằm phân tích các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng tại Phòng Công chứng số 2 tỉnh Kon Tum Qua việc nghiên cứu thực tiễn hoạt động tại đây, bài viết sẽ đưa ra một số giải pháp và kiến nghị phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công chứng trong khu vực.
Mục đích nghiên cứu đề tài
Mục đích nghiên cứu của đề tài này là xác định phạm vi thẩm quyền của công chứng viên trong hoạt động công chứng, nhằm xây dựng quan hệ dịch vụ bình đẳng giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng Nghiên cứu cũng hướng đến việc minh bạch hóa và đơn giản hóa trình tự, thủ tục công chứng, đồng thời phát huy tính chủ động của công chứng viên trong quá trình tác nghiệp Qua đó, đánh giá những mặt được và chưa được của hoạt động công chứng từ góc độ lý luận nhà nước và pháp luật, và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật công chứng tại Phòng công chứng số 2 tỉnh Kon Tum, cũng như các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh này.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp tổng hợp thống kê
Phương pháp nghiên cứu này dựa trên việc tổng hợp số liệu từ báo cáo, tờ trình và các đề tài nghiên cứu khoa học, nhằm phân loại và cung cấp dẫn chứng cho từng mục nhỏ liên quan đến hoạt động công chứng Qua đó, người nghiên cứu có thể hiểu rõ hơn về hoạt động của Phòng công chứng số 2 tỉnh Kon Tum Đây là phương pháp quan trọng, không thể thiếu trong quá trình tìm hiểu đề tài này.
Dựa trên số liệu thống kê qua các năm, chúng ta có thể nhận thấy nhu cầu công chứng gia tăng đáng kể theo thời gian Bên cạnh đó, việc so sánh các quy định pháp luật qua từng giai đoạn giúp chúng ta nhận diện những điểm mới và tiến bộ trong hệ thống pháp lý, đồng thời chỉ ra những tồn tại chưa được khắc phục Từ đó, chúng ta có thể đưa ra đánh giá khách quan về thực tiễn và đề xuất những giải pháp hợp lý nhằm khắc phục các hạn chế, góp phần cải thiện đời sống nhân dân.
Phân tích hoạt động chứng thực là một phương pháp quan trọng giúp hiểu rõ những tác động tích cực và tiêu cực đến đời sống nhân dân Qua đó, chúng ta có thể nhận diện các nguyên nhân chủ quan và khách quan ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động này Việc tìm hiểu sâu về các yếu tố này không chỉ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ chứng thực mà còn nâng cao sự hài lòng của người dân.
Bố cục đề tài
Ngoài lời nói đầu, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chủ yếu của bài làm được trình bày trong 3 chương:
TỔNG QUAN VÈ ĐƠN VỊ THựC TẬP
KHÁI QUÁT CHUNG VÈ SỞ TƯ PHÁP VÀ PHÒNG CÔNG CHỨNG SÔ 2 TỈNH KON TUM
1.1.1 Khái quát về Sử tư pháp tỉnh Kon Tum a Địa chỉ
Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum tọa lạc tại số 211 Trần Hưng Đạo, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum, nằm ngay tại ngã tư giao giữa đường Trần Hưng Đạo và đường khác.
Kơpakơlơng Điện thoại & Fax: 02603.862479 - Email: sotuphap-kontum@chinhphu.vn b Vị trí, chức năng
Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ quản lý nhà nước về nhiều lĩnh vực, bao gồm xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi và kiểm tra thực thi pháp luật, cũng như xử lý văn bản quy phạm pháp luật Sở còn đảm nhiệm việc kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến và giáo dục pháp luật, hòa giải ở cơ sở, và các vấn đề liên quan đến hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, nuôi con nuôi, lý lịch tư pháp, bồi thường nhà nước, trợ giúp pháp lý, luật sư, tư vấn pháp luật, công chứng, giám định tư pháp, bán đấu giá tài sản, trọng tài thương mại, và quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
Sở Tư pháp là cơ quan có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng, hoạt động dưới sự chỉ đạo và quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng thời, Sở cũng chịu sự hướng dẫn, kiểm tra và thanh tra về chuyên môn từ Bộ Tư pháp Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Tư pháp được quy định rõ ràng để đảm bảo hiệu quả trong công tác pháp lý.
Theo Điều 2 của Thông tư liên tịch số 23/2014/TTLT-BTP-BNV, ngày 22 tháng 12 năm 2014, liên bộ Tư pháp - Nội vụ đã hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cũng như Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
* Trình ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Dự thảo quyết định và chỉ thị, cùng với các văn bản khác, nằm trong thẩm quyền ban hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực tư pháp Những văn bản này không chỉ thể hiện sự quản lý của các cơ quan nhà nước mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc thực thi pháp luật tại địa phương.
Dự thảo quy hoạch phát triển nghề luật sư, công chứng, bán đấu giá tài sản và các nghề tư pháp khác tại địa phương đang được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý Quy hoạch này nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý, đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của các nghề tư pháp trong khu vực.
* Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp tỉnh:
- Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các tổ chức, đơn vị thuộc Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
- Dự thảo quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công tác tư pháp ở địa phương.
* Về xây dựng văn bản quy phạm pháp luật:
Tham gia vào việc xây dựng dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật là trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, do các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủ trì soạn thảo.
Thẩm định dự thảo văn bản quy phạm pháp luật là trách nhiệm của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, được thực hiện theo quy định của pháp luật Việc này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quản lý nhà nước.
Tổ chức thu thập ý kiến của nhân dân đối với các dự án và dự thảo văn bản quy phạm pháp luật theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Tư pháp.
* về theo dõi thi hành pháp luật:
- Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và tổ chức thực hiện kế hoạch
3 theo dõi tình hình thi hành pháp luật trên địa bàn.
Báo cáo tổng hợp tình hình thi hành pháp luật tại địa phương, đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục những khó khăn và vướng mắc trong quá trình thi hành pháp luật, sẽ được gửi tới Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Tư pháp.
- Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong các lĩnh vực tư pháp thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
* về kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật:
Hướng dẫn kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, cũng như việc tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện Đồng thời, quy định về việc kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã (gồm xã, phường, thị trấn) theo quy định của pháp luật.
Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc xử lý các văn bản trái pháp luật đã được phát hiện; đồng thời kiểm tra và đôn đốc thực hiện các biện pháp xử lý văn bản trái pháp luật theo quy định của pháp luật.
* Ve kiểm soát thủ tục hành chính:
Hướng dẫn và tập huấn chuyên môn về kiểm soát và cải cách thủ tục hành chính là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước Đồng thời, việc tổ chức rà soát và đánh giá các thủ tục hành chính theo quy định pháp luật giúp các cấp chính quyền thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình trên địa bàn.
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm thẩm định và cho ý kiến về thủ tục hành chính trong các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật Quy trình này nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hiệu quả và minh bạch trong việc ban hành các quy định pháp luật tại địa phương Việc tham gia ý kiến từ các cơ quan này là cần thiết để hoàn thiện các dự thảo, góp phần nâng cao chất lượng quản lý nhà nước và phục vụ tốt hơn cho người dân.
Tổ chức nghiên cứu và đề xuất các sáng kiến cải cách thủ tục hành chính cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; đồng thời theo dõi, đôn đốc và hướng dẫn các đơn vị liên quan thực hiện những cải cách này sau khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.
ĐẶC ĐIÉM HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG CÔNG CHỨNG SÔ 2 TỈNH KON
1.2.1 Về tổ chức bộ máy
Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum được thành lập với 4 biên chế ban đầu, hiện đã phát triển lên 63 công chức, viên chức và người lao động Trong số đó, Phòng công chứng số 2 tỉnh Kon Tum có 1 công chức và 1 viên chức, hoạt động như một đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum.
(Sơ đồ1.2 Tổ chức bộ máy Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum)
1.2.2 về cơ cấu tổ chức
Phòng hiện có tổng cộng 05 nhân sự, trong đó có 03 biên chế được giao từ khi thành lập Đến nay, 02/03 biên chế đã được bổ nhiệm, bao gồm 01 Trưởng phòng là Công chứng viên (Công chức) và 01 Chuyên viên (viên chức) hỗ trợ cho Công chứng viên.
Công ty hiện có 03 nhân viên hợp đồng, bao gồm 01 nhân viên giúp việc cho Công chứng viên, 01 nhân viên phụ trách kế toán và 01 nhân viên phụ trách văn thư, lưu trữ.
Ket quả thực hiện nhiệm vụ tại Phòng công chứng số 2 tỉnh Kon Tum
-Tìm hiểu về đơn vị thực tập
- Gặp người hướng dẫn trực tiếp tại cơ sở thực tập.
- Làm quen với các thành viên trong Phòng Công chứng số 2
- Đọc một số hợp đồng giao dịch phổ biến tại Phòng.
- Trình tự sắp xếp, thành phần của hồ sơ trả và hồ sơ lưu.
Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu liên quan đến hợp đồng.
- CCV tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Vào sổ thụ lý công chứng.
- Soạn thảo một số văn bản
- Phô tô một số tài liệu được giao.
- Tiến hành cho người đến yêu cầu công chứng kí xác thực và điểm chỉ vào hợp đồng.
- Phô tô một số tài liệu được giao.
- Tiến hành cho người đến yêu cầu công chứng kí xác thực và điểm chỉ vào hợp đồng.
- Tiến hành soạn thảo những hợp đồng phức tạp hơn như hợp đồng về thế chấp.
- Quan sát và hỗ trợ công chứng viên thực hiện tiến hành cấp bản sao văn bản công chứng
- Quan sát và hỗ trợ công chứng viên thực hiện tiến hành hợp đồng chuyển nhượng đất và tài sản khác gắn liền với đất.
Các công việc soạn thảo hợp đồng cho giao dịch dân sự được thực hiện ngay tại Phòng Công chứng, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng nhận kết quả trong ngày Quy trình xử lý hồ sơ và trả kết quả cho khách hàng được thực hiện theo hướng dẫn của Công chứng viên.
Công chứng ngoài trụ sở diễn ra khi khách hàng nắm rõ nội dung hợp đồng và thực hiện ký tên, điểm chỉ Công chứng viên sẽ xác thực ngay tại địa điểm công chứng.
Chúng tôi thực hiện nhiệm vụ niêm yết văn bản khai nhận di sản tại trụ sở Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn cùng với chuyên viên nghiệp vụ Kết quả sẽ được công bố sau 15 ngày.
Sinh viên sẽ nhận được sự tư vấn từ Công chứng viên đối với các hồ sơ và giao dịch phức tạp, đồng thời sẽ ghi sổ tham khảo để áp dụng cho những lần sau.
Trong Chương 1, bài viết giới thiệu tổng quan về Phòng công chứng số 2 tỉnh Kon Tum, bao gồm vị trí địa lý, chức năng hoạt động, lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của đơn vị Phòng công chứng số 2 tỉnh Kon Tum là một đơn vị sự nghiệp thuộc hệ thống công chứng của tỉnh, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ công chứng cho người dân.
Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum có chức năng chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản theo quy định của pháp luật, bao gồm cả những trường hợp công chứng tự nguyện Bên cạnh đó, Chương 1 của tài liệu cũng cung cấp cái nhìn tổng quan về Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum, đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc lãnh đạo và quản lý Phòng công chứng số.
Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và theo dõi thi hành pháp luật, cũng như kiểm tra và xử lý các văn bản pháp luật Đặc biệt, Sở có ảnh hưởng lớn trong quản lý hoạt động công chứng tại tỉnh Vì vậy, bài viết sẽ phân tích rõ vai trò của Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum đối với lĩnh vực công chứng.
KHÁI QUÁT VÈ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VÈ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIÉN CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG Ở VIỆT NAM
Công chứng là dịch vụ công quan trọng, cung cấp bảo đảm và an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch dân sự Hoạt động này không chỉ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức mà còn giúp ngăn ngừa rủi ro, hạn chế tranh chấp dân sự, góp phần duy trì trật tự kinh tế - xã hội.
Hiện nay, hoạt động công chứng tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, phản ánh sự tiến bộ của kinh tế xã hội và nhu cầu giao kết dân sự ngày càng gia tăng của người dân Sự hình thành và phát triển của công chứng Việt Nam gắn liền với các giai đoạn lịch sử khác nhau, được phân chia thành nhiều thời kỳ rõ rệt.
2.1.1 Thời kỳ Pháp thuộc đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945
Hoạt động công chứng tại Việt Nam bắt đầu từ thời kỳ thực dân Pháp xâm lược, nhằm phục vụ cho chính sách cai trị của họ ở Đông Dương Một dấu mốc quan trọng là sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng, được áp dụng tại Đông Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của Toàn quyền Đông Dương P.Pasquies Theo quy định này, công chứng viên phải là người mang quốc tịch Pháp, được Tổng thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời, trong khi Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng duy nhất.
Hà Nội có ba văn phòng công chứng tại Sài Gòn Ngoài ra, tại các thành phố như Hải Phòng, Nam Định và Đà Nẵng, công chứng được thực hiện bởi Chánh lục sự Tòa án sơ thẩm kiêm nhiệm.
2.1.2 Thời kì sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đến năm 1991
Sau cách mạng tháng Tám, vào ngày 1 tháng 10 năm 1945, Bộ trưởng Bộ Tư Pháp Vũ Trọng Khánh đã ký quyết định quan trọng về hoạt động công chứng tại Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Quyết định này bao gồm việc bãi chức công chứng viên người Pháp Deroche và bổ nhiệm công chứng viên người Việt Nam Vũ Quý Vỹ, một luật khoa cử nhân và luật sư tập sự tại Tòa thượng thẩm.
Ngày 15 tháng 11 năm 1945, Hà Nội đã thay thế công chứng viên người Pháp bằng các quy định mới về công chứng, tuy nhiên vẫn giữ nguyên những quy định cũ của Pháp, trừ những điều trái với chính thể Việt Nam dân chủ cộng hòa, nhằm đáp ứng nhu cầu giao dịch dân sự của nhân dân.
Hồ Chủ Tịch đã ký Sắc lệnh 59/SL quy định về thể lệ thị thực các giấy tờ, chủ yếu mang tính hình thức, xác nhận ngày tháng năm, chữ ký và địa chỉ thường trú của đương sự Vào ngày 29 tháng 2 năm 1952, Hồ Chủ tịch tiếp tục ký Sắc lệnh 85/SL quy định về thể lệ trước bạ liên quan đến việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa và ruộng đất, nhưng chỉ áp dụng cho các vùng thuộc Ủy ban kháng chiến Sắc lệnh này cho phép Ủy ban kháng chiến cấp xã hoặc thị xã thực hiện việc nhận thực chữ ký của các bên và xác nhận quyền sở hữu của người đứng ra giao dịch Tuy nhiên, hoạt động công chứng trong giai đoạn này không phát triển do nhiều yếu tố lịch sử.
+ Thứ nhất là do điều kiện kinh tế- xã hội, hoàn cảnh chiến tranh của nước ta thời kì này;
Trong giai đoạn này, nước ta không chấp nhận chế độ sở hữu của các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh và tập thể, dẫn đến việc không thành lập tổ chức công chứng Hoạt động công chứng chỉ tập trung vào việc chứng thực các quan hệ sở hữu tư nhân, trong khi giao lưu kinh tế và dân sự chủ yếu dựa vào quan hệ hành chính, khiến quan hệ thương mại không phát triển Do đó, việc thiết lập các tổ chức hành nghề để thực hiện hoạt động công chứng là không cần thiết.
Theo Nghị định số 143/HĐBT ngày 22 tháng 11 năm 1981, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 574/QLTPK vào ngày 10 tháng 10 năm 1987, quy định về công tác công chứng Nhà nước, dẫn đến sự ra đời của các phòng công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội, cùng một số địa phương khác Để hỗ trợ các địa phương tiếp cận hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp tiếp tục phát hành Thông tư số 858/QLTPK ngày 15 tháng 10 năm 1987, hướng dẫn thực hiện các công việc công chứng, với phòng công chứng là chủ thể duy nhất thực hiện công chứng tại thời điểm đó.
Dựa trên các văn bản quy định, các tỉnh và thành phố trên toàn quốc đã thành lập nhiều phòng công chứng, từ đó hình thành một mạng lưới phòng công chứng nhà nước rộng khắp.
2.1.3 Thời kỳ từ năm 1991 đến nay a Từ năm 1991 đến trước khi Luật Công chứng 2014 có hiệu lực (1/1/2015)
Đầu thập kỷ 90, sự nghiệp đổi mới ở Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 đánh dấu bước ngoặt lịch sử, khởi đầu cho quá trình đổi mới và mở cửa, xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Tiếp theo, Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VII năm 1991 đã xác định những định hướng lớn về kinh tế, tiếp tục phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần Ngày 27 tháng 2 năm 1991, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước, nhằm đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế xã hội chủ nghĩa và đảm bảo giá trị pháp lý cho các văn bản công chứng Theo Nghị định, mỗi tỉnh sẽ có một Phòng Công chứng Nhà nước, với tư cách pháp nhân và tài khoản riêng, trong khi những nơi chưa có phòng công chứng sẽ do Ủy ban nhân dân thực hiện một số công việc công chứng.
Sau hơn 5 năm thực hiện Nghị định 45/HĐBT, công tác tổ chức và hoạt động công chứng ở Việt Nam đã đạt được nhiều thành công nhờ vào môi trường thị trường thuận lợi Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế đã làm gia tăng nhu cầu về giao kết dân sự và hợp đồng kinh tế, khiến Nghị định 45/HĐBT không còn phù hợp Do đó, vào ngày 18 tháng 5 năm 1996, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/CP để thay thế, nhằm chuyên môn hóa hoạt động công chứng thông qua việc thành lập Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp, đồng thời giảm tải cho Ủy ban nhân dân Ngày 03 tháng 10 năm 1996, Bộ Tư pháp cũng đã ban hành Thông tư số 411-TT/CC để hướng dẫn thực hiện Nghị định 31/CP, tuy nhiên, sự phân biệt giữa công chứng và chứng thực trong các văn bản này vẫn chưa rõ ràng.
Do nhu cầu giao kết ngày càng đa dạng, Nghị định 31/CP đã bộc lộ nhiều bất cập Ngày 08 tháng 12 năm 2000, Chính phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực, quy định phạm vi công chứng, tổ chức phòng công chứng, nguyên tắc hoạt động và trình tự thủ tục thực hiện công chứng, chứng thực Nghị định cũng quy định công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã Thuật ngữ "phòng công chứng" được sử dụng thay cho "phòng công chứng Nhà nước", nhằm thúc đẩy xã hội hóa hoạt động công chứng tại Việt Nam.
Để đáp ứng nhu cầu công chứng ngày càng tăng, Luật Công chứng đã được thông qua vào ngày 29 tháng 11 năm 2006 và có hiệu lực từ 01 tháng 07 năm 2007, công nhận công chứng viên là một nghề chính thức Luật này quy định công chứng viên thực hiện chứng nhận hợp đồng và giao dịch mà không thực hiện các việc chứng thực như sao y hay chứng nhận chữ ký Để hỗ trợ việc thực hiện luật công chứng, nhiều văn bản hướng dẫn đã được ban hành, bao gồm Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 02/2008/NĐ-CP, nhằm quy định chi tiết về cấp bản sao và hướng dẫn thi hành các điều của Luật Công chứng.
Việc Quốc hội khoá XI thông qua Luật công chứng tại kỳ họp thứ 10 là một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện thể chế công chứng ở Việt Nam, theo Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020 Sau 6 năm thi hành Luật công chứng, đến năm 2013, những kết quả ban đầu đã chứng minh vai trò quan trọng của Luật trong đời sống kinh tế - xã hội Chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng đã được khẳng định là đúng đắn, với sự phát triển nhanh chóng về số lượng và chất lượng đội ngũ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng So với giữa năm 2007, khi Luật có hiệu lực, số lượng công chứng viên hành nghề đã tăng đáng kể.
393 lên 1.327 người (tăng 3,4 lần); số lượng tổ chức hành nghề công chứng tăng từ 84 lên
TỔNG QUAN VÈ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
Khoản 1 điều 2 Luật Công chứng năm 2014 định nghĩa như sau: Công chứng là việc CCV của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Như vậy, trong định nghĩa nêu trên về công chứng chúng ta có thể thấy rằng:
Công chứng là hành vi do công chứng viên thực hiện, khác với chứng thực, vốn là hành vi của đại diện cơ quan hành chính công quyền.
Tính xác thực của hợp đồng và giao dịch được công chứng viên (CCV) xác nhận là rất quan trọng để đảm bảo giá trị chứng cứ Trong pháp luật tố tụng, chứng cứ phải dựa trên các sự kiện và tình tiết thực tế, khách quan Văn bản công chứng được coi là có giá trị chứng cứ nhờ vào tính xác thực của các thông tin đã được CCV xác nhận Tính xác thực này được kiểm chứng ngay khi sự kiện xảy ra, bao gồm những tình tiết chỉ diễn ra một lần mà không để lại dấu vết, như sự tự nguyện của các bên khi ký hợp đồng Nếu không có sự xác nhận của CCV, rất dễ xảy ra tranh chấp mà Tòa án không thể xác minh.
Trong hệ thống công chứng Latine, tính hợp pháp của hợp đồng và giao dịch được xác nhận bởi công chứng viên (CCV), điều này khác biệt với hệ thống công chứng Anglosaxon, nơi chú trọng vào hình thức Các hợp đồng và giao dịch hợp pháp mới được CCV công nhận, trong khi những hợp đồng bất hợp pháp sẽ bị từ chối công chứng Đặc điểm này giúp công chứng Latine thực hiện chức năng phòng ngừa tranh chấp liên quan đến hợp đồng và giao dịch.
2.2.2 Đặc điểm của hoạt động công chứng
Từ khái niệm nêu trên, có thể thấy hoạt động công chứng mang những đặc điểm cơ bản sau đây:
Theo quy định hiện hành về công chứng, hoạt động này được thực hiện bởi hai loại chủ thể: công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
- Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng 2014.
Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được quy định tại Điều 78 Luật Công chứng.
Cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền, và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của pháp luật Tuy nhiên, họ không được phép công chứng các hợp đồng liên quan đến mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, và góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.
Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hoạt động công chứng thông qua các viên chức ngoại giao và viên chức lãnh sự Tuy nhiên, hoạt động công chứng này chỉ được áp dụng trong những trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật.
Hoạt động công chứng bao gồm việc chứng nhận các hợp đồng và giao dịch dân sự bằng văn bản, cũng như việc công chứng bản dịch giấy tờ và văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
Nội dung hoạt động công chứng bao gồm việc chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản, cũng như đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các bản dịch giấy tờ, văn bản giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài, không vi phạm đạo đức xã hội.
Tính xác thực trong công chứng bao gồm việc xác định chính xác thời gian và địa điểm giao kết hợp đồng, cũng như người yêu cầu công chứng dựa trên giấy tờ tùy thân và các tài liệu liên quan Ngoài ra, cần xác định năng lực hành vi của người yêu cầu tại thời điểm công chứng, đối tượng của hợp đồng và nội dung các điều khoản, đảm bảo ghi nhận đúng ý chí của các bên tham gia Cuối cùng, tính chính xác của các bản dịch giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại cũng là một yếu tố quan trọng trong quy trình công chứng.
Tính hợp pháp của hợp đồng và giao dịch yêu cầu tuân thủ đúng thủ tục pháp luật, với nội dung các điều khoản không trái với quy định pháp luật và đạo đức xã hội Chỉ những hợp đồng hợp pháp mới được công chứng viên xác nhận, trong khi các hợp đồng bất hợp pháp sẽ bị từ chối công chứng Điều này cũng áp dụng cho việc công chứng bản dịch, giúp đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng và giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân và tổ chức liên quan.
Luật Công chứng không quy định rõ ràng về phạm vi các hợp đồng, giao dịch và bản dịch bắt buộc phải công chứng Tuy nhiên, từ các luật chuyên ngành liên quan, có thể xác định một số loại hợp đồng và giao dịch cần phải công chứng, bao gồm hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, và chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại theo Điều 122 Luật Nhà ở 2014 Ngoài ra, hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, và góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất cũng thuộc diện phải công chứng theo Điều 167 Luật Đất đai 2013.
Ngoài những trường hợp bắt buộc theo quy định pháp luật, các hợp đồng, giao dịch và bản dịch có thể được công chứng khi người yêu cầu tự nguyện và không vi phạm các điều cấm của pháp luật cũng như không trái với đạo đức xã hội.
Hoạt động công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng và giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật và tranh chấp, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân và tổ chức Công chứng không chỉ tạo lập chứng cứ cho hoạt động tài phán mà còn khẳng định giá trị pháp lý của văn bản công chứng, theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng 2014, rằng các hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ và không cần chứng minh các tình tiết, sự kiện đã được xác nhận, trừ khi bị Tòa án tuyên bố vô hiệu Điều này xuất phát từ việc công chứng viên đã xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các thỏa thuận theo quy trình pháp luật chặt chẽ, do đó, văn bản công chứng không thể bị hủy bỏ một cách tùy tiện mà phải tuân theo quy định pháp luật Chức năng này khẳng định bản chất của hoạt động công chứng là một biện pháp bổ trợ tư pháp, nhằm đảm bảo an toàn pháp lý chứ không chỉ là một thủ tục hành chính.
2.2.3 Tầm quan trọng của hoạt động công chứng
QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VÈ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
3.1 Công chứng viên và các vân đê có liên quan
Chương II Luật Công chứng năm 2014 quy định định về tiêu chuẩn Công chứng viên, đào tạo nghề công chứng, tập sự hành nghề công chứng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bổ nhiệm lại Công chứng viên, quyền và nghĩa vụ của Công chứng viên, cụ thể như sau: a Tiêu chuẩn công chứng viên Đe nâng cao chất lượng đội ngũ Công chứng viên, Luật công chứng năm 2014 bổ sung quy định mới về tiêu chuẩn Công chứng viên phải tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật Công chứng năm 2014 hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật Công chứng năm 2014 và đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng Quy định này nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hành nghề của đội ngũ Công chứng viên Như vậy, sẽ không còn tình trạng thẩm phán, luật sư, kiểm sát viên, điều tra viên được chuyển thẳng sang làmCông chứng viên mà tất cả những đối tượng này dù được miễn đào tạo nghề công chứng nhưng vẫn phải tập sự một phần và phải trải qua kỳ kiểm tra tập sự hành nghề công chứng. Theo đó, tiêu chuẩn Công chứng viên bao gồm:
“Điều 8 Tiêu chuẩn công chứng viên
Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quy định sẽ được xem xét và bổ nhiệm vào vị trí CCV.
1 Có bằng cử nhân luật;
2 Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
3 Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
4 Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
5 Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.” b Đào tạo nghề công chứng
Luật công chứng năm 2014 quy định thời gian đào tạo nghề công chứng là mười hai tháng, nhằm trang bị đầy đủ kiến thức pháp luật và kỹ năng nghề nghiệp cho Công chứng viên Thời gian này cũng cho phép học viên thực tập thực tế, kiểm nghiệm kiến thức đã học, đồng thời phù hợp với thời gian đào tạo các chức danh tư pháp khác như thẩm phán, kiểm sát viên, luật sư Sau khi hoàn thành chương trình, học viên sẽ được cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp từ cơ sở đào tạo nghề công chứng.
Theo Luật công chứng năm 2014, những người được miễn đào tạo nghề công chứng bao gồm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên và luật sư, nhưng phải có ít nhất 5 năm giữ chức danh tư pháp Các đối tượng này cũng bao gồm thẩm tra viên cao cấp, kiểm tra viên cao cấp, chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp và giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật Tuy nhiên, trước khi được bổ nhiệm làm công chứng viên, họ phải tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng kéo dài ba tháng Quy định này nhằm trang bị cho họ những kỹ năng cần thiết trong hành nghề công chứng, bao gồm áp dụng pháp luật, xử lý tình huống, xác định đối tượng và chủ thể của hợp đồng, cũng như phân biệt giấy tờ, con dấu và chữ ký thật hay giả, nhằm đảm bảo chất lượng hoạt động hành nghề sau này.
Luật công chứng năm 2014 yêu cầu tất cả các đối tượng muốn được bổ nhiệm Công chứng viên phải trải qua thời gian tập sự hành nghề Sau khi đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự, người đề nghị bổ nhiệm cần lập hồ sơ gửi Sở Tư pháp địa phương Sở Tư pháp sẽ thẩm định hồ sơ và đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm nếu đáp ứng yêu cầu, hoặc trả lời bằng văn bản nếu từ chối Bộ trưởng Bộ Tư pháp có thời hạn hai mươi ngày làm việc để xem xét và quyết định bổ nhiệm Người bị từ chối đề nghị bổ nhiệm có quyền khiếu nại theo quy định pháp luật.
Luật công chứng năm 2014 quy định các trường hợp cụ thể để bổ nhiệm lại Công chứng viên, bao gồm những trường hợp như Công chứng viên tự nguyện miễn nhiệm, chuyển sang công việc khác, hoặc bị miễn nhiệm do không còn đủ tiêu chuẩn, mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, kiêm nhiệm công việc khác, hoặc không hành nghề công chứng trong thời gian quy định Nếu Công chứng viên đáp ứng đủ tiêu chuẩn và lý do miễn nhiệm không còn, họ sẽ được xem xét để bổ nhiệm lại.
Luật công chứng năm 2014 quy định rõ những trường hợp không được bổ nhiệm lại Công chứng viên, bao gồm việc bị miễn nhiệm do vi phạm hành chính hoặc kỷ luật, và những người đã bị kết án có hiệu lực pháp luật Mục tiêu của quy định này là đảm bảo đội ngũ Công chứng viên không chỉ có chuyên môn mà còn có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật Điều 17 của Luật công chứng cũng nêu rõ quyền và nghĩa vụ của Công chứng viên, bao gồm quyền được bảo đảm hành nghề, quyền từ chối công chứng các hợp đồng vi phạm pháp luật, và nghĩa vụ giải thích rõ ràng cho người yêu cầu công chứng về quyền lợi và hậu quả pháp lý Công chứng viên cũng phải giữ bí mật thông tin, tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm, và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của mình và Văn phòng công chứng Ngoài ra, Công chứng viên còn có trách nhiệm tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp và chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2.3.2 Thẩm quyền công chứng của các Công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng.
Thẩm quyền công chứng của các Công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng được quy định như sau:
Công chứng viên chỉ có quyền công chứng hợp đồng và giao dịch bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề đặt trụ sở Tuy nhiên, đối với công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan, công chứng viên vẫn có quyền thực hiện công chứng ngay cả khi bất động sản không nằm trong phạm vi đó, theo Điều 42 Luật Công chứng năm 2014 Các giao dịch bất động sản thường gặp bao gồm chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và thế chấp quyền sử dụng đất.
Công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng nhiều loại hợp đồng và giao dịch bằng văn bản theo quy định của pháp luật Các dịch vụ công chứng bao gồm hợp đồng ủy quyền, di chúc, thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản và từ chối nhận di sản Người dân và tổ chức có thể tự nguyện yêu cầu công chứng những văn bản này để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực pháp lý.
Một điểm mới về thẩm quyền của Công chứng viên kể từ ngày 01/01/2015 là khả năng công chứng các bản dịch, theo quy định tại Điều 61 của Luật Công chứng.
Theo quy định tại khoản 1 điều 77 của Luật Công chứng năm 2014, công chứng viên có quyền chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
2.3.3 Trình tự, thủ tục công chứng a Trình tự, thủ tục chung
Mục 1 chương V quy định: Thủ tục chung về công chứng, bao gồm 13 điều luật, từ điều 40 đến điều 52 Các điều luật này quy định nhiều vấn đề khác nhau mà CCV cần thực hiện khi thực hiện một yêu cầu công chứng cụ thể Những quy định này xoay quanh hồ sơ, tài liệu mà người yêu cầu công chứng cần phải xuất trình, các công đoạn mà công chứng viên hay nhân viên tổ chức hành nghề công chứng phải triển khai, sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, công chứng, sửa đổi bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch và người được quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu Chúng ta có thể chia trình tự, thủ tục công chứng thành hai loại cơ bản Loại thứ nhất là trình tự, thủ tục Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn (Điều 40 Luật Công chứng năm 2014). Loại thứ hai là trình tự, thủ tục Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng (Điều 41 Luật Công chứng năm 2014 ).
Để giải quyết yêu cầu công chứng của cá nhân hoặc tổ chức, công chứng viên cần tuân thủ quy trình và thủ tục đã được quy định liên quan đến việc công chứng hợp đồng giao dịch.
Bước 1: Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng gồm có:
Phiếu yêu cầu công chứng bao gồm thông tin chi tiết như họ tên, địa chỉ của người yêu cầu, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ kèm theo, tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ và thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng.
Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng như: Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu.