NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
Khái niệm và ý nghĩa của kế toán trách nhiệm
Hầu hết các tổ chức đều được cấu trúc thành nhiều đơn vị, bộ phận khác nhau Để đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức, quản lý cần áp dụng hệ thống kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting) Hệ thống này phân loại cấu trúc tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, từ đó đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao Vậy kế toán trách nhiệm là gì và mục tiêu của nó là gì?
Hệ thống kế toán trách nhiệm là công cụ quan trọng giúp ghi nhận và đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức Hệ thống này cung cấp báo cáo thực hiện, hỗ trợ các nhà quản lý trong việc kiểm soát hoạt động và chi phí Nói cách khác, kế toán trách nhiệm tập hợp kết quả theo từng lĩnh vực, nhằm giám sát và đánh giá hiệu quả của từng bộ phận trong tổ chức.
Mục tiêu của hệ thống kế toán trách nhiệm là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực của tổ chức, đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả Tính hữu hiệu liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra, trong khi tính hiệu quả được đo lường bằng chi phí thấp hơn cho mỗi đơn vị đầu vào so với đầu ra đạt được Do đó, một tổ chức có thể hoạt động hiệu quả mà không nhất thiết phải hữu hiệu, và ngược lại Đầu ra thường được đánh giá qua doanh thu, còn đầu vào được đo lường qua chi phí.
1.1.2 C ơ s ở hình thành k ế toán trách nhi ệ m
Hệ thống kế toán trách nhiệm cần được hình thành dựa trên yêu cầu quản lý của từng tổ chức, doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu thực nghiệm cho thấy hầu hết các doanh nghiệp nhận thức rõ sự cần thiết của một hệ thống kế toán trách nhiệm, dựa trên các cơ sở lý luận và thực tiễn.
- Quan điểm phân quyền cho quản lý và mức độ phân quyền
- Doanh nghiệp lớn, tổ chức có sự phân cấp quản lý
- Doanh nghiệp kinh doanh nhiều ngành nghề, lĩnh vực hoặc đa dạng hóa sản phẩm
Hệ thống kế toán trách nhiệm trong các tổ chức rất đa dạng, từ những hệ thống có thủ tục thể chế hóa cao với hoạt động theo lịch trình đều đặn, đến những hệ thống không được thể chế hóa và hoạt động một cách tùy tiện Một số nhà quản lý bộ phận có quyền hạn lớn trong việc quản lý, trong khi những người khác lại gần như không có quyền quyết định về việc sử dụng các nguồn lực trong bộ phận của mình.
Các khác biệt trong hệ thống trách nhiệm và quyền hạn giữa các nhà quản lý cấp cao và cấp dưới xuất phát từ đặc điểm của tổ chức Sự phân quyền trong một tổ chức phụ thuộc vào môi trường và quan điểm của quản trị cấp cao cũng như phong cách quản lý Do đó, việc xác định chính xác các đặc điểm của hệ thống kế toán trách nhiệm không phải là điều dễ dàng Kế toán trách nhiệm chỉ thực sự hiệu quả khi quan điểm phân quyền của các nhà quản lý cấp cao được cụ thể hóa và rõ ràng trong quy chế phân quyền hợp lý.
Kế toán trách nhiệm ra đời vào những năm 1970 nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong bối cảnh môi trường kinh doanh liên tục thay đổi và cạnh tranh ngày càng gay gắt Những thành tựu trong khoa học quản lý và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý, điều hành và sản xuất của các tổ chức.
1.1.3 Ý ngh ĩ a c ủ a vi ệ c v ậ n d ụ ng k ế toán trách nhi ệ m trong th ự c t ế
Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa, các nhà quản trị cần vượt qua kinh nghiệm cá nhân để kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp Để cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp Việt Nam cần mở rộng quy mô, đa dạng hóa sản phẩm và hoạt động Do đó, việc áp dụng kế toán quản trị như một công cụ thiết yếu cho chiến lược phát triển lâu dài đang được chú trọng Kế toán trách nhiệm mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Việc phân chia các trung tâm trách nhiệm giúp lãnh đạo công ty thiết lập mô hình cơ cấu tối ưu cho tổ chức, từ đó phân chia trách nhiệm quản lý, lập kế hoạch, phân tích và báo cáo theo từng nhóm hoạt động Điều này không chỉ phát huy tối đa nguồn lực mà còn tạo thuận lợi cho công tác quản lý Chẳng hạn, một tập đoàn sản xuất lớn có thể xác định các nhà máy lắp ráp là trung tâm chi phí, công ty phân phối là trung tâm doanh thu, và các công ty con là trung tâm lợi nhuận Bên cạnh đó, công ty mẹ đầu tư vào các công ty con và các dự án bất động sản sẽ được coi là trung tâm đầu tư.
Kế toán trách nhiệm dựa trên quản trị mục tiêu yêu cầu sử dụng các kỹ thuật tài chính để lập dự toán ngân sách, đồng thời ngân sách cần được giám sát và theo dõi liên tục để so sánh giữa kế hoạch và thực tế Điều này cũng đòi hỏi kỹ thuật phân tích các khoản biến động như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tài chính và phân tích biến động doanh thu.
Tất cả các trung tâm trách nhiệm cần hợp tác để lập kế hoạch ngân sách, đảm bảo cân đối với kế hoạch kinh doanh và sử dụng nguồn lực Kế hoạch cần được thiết kế chi tiết cho các giao dịch nội bộ nhằm thuận tiện cho việc loại trừ, từ đó giúp tổng hợp thành một kế hoạch hợp nhất cho toàn tập đoàn.
Nội dung của kế toán trách nhiệm
1.2.1 Các trung tâm trách nhi ệ m:
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về việc hoàn thành của bộ phận mình
Trong kế toán trách nhiệm, các trung tâm trách nhiệm được phân loại chủ yếu theo chức năng tài chính, bao gồm trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.
Trung tâm chi phí là khu vực mà người quản lý có trách nhiệm kiểm soát chi phí phát sinh, nhưng không có quyền quyết định về việc tiêu thụ và đầu tư vốn Các phân xưởng sản xuất và một số phòng ban chức năng sử dụng nguồn lực đầu vào của sản xuất được xếp vào loại trung tâm chi phí.
Trung tâm chi phí là một loại trung tâm trách nhiệm, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định phạm vi chi phí của hệ thống Đây là điểm khởi đầu cho các hoạt động quản lý và kiểm soát chi phí trong tổ chức.
-Phân loại chi phí thực tế phát sinh
-Lập dự toán chi phí
-So sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn
Trung tâm chi phí được chia thành 2 nhóm:
Trung tâm chi phí tiêu chuẩn là nơi mà các yếu tố chi phí và mức hao phí tài nguyên cho sản xuất một đơn vị sản phẩm được xác định rõ ràng Tại đây, chỉ tiêu chi phí cho mỗi đơn vị đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tổng chi phí tiêu chuẩn Nhà quản trị tại trung tâm này có trách nhiệm theo dõi và kiểm soát chi phí thực tế phát sinh, nhằm đảm bảo kế hoạch chi phí cho từng sản phẩm và cho toàn bộ quy trình sản xuất.
Trung tâm chi phí dự toán là nơi mà các yếu tố chi phí được ước lượng và đánh giá dựa trên nhiệm vụ chung, không thể xác định cụ thể cho từng sản phẩm hoặc công việc Nhà quản trị của trung tâm có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh để đảm bảo phù hợp với chi phí dự toán và thực hiện nhiệm vụ được giao.
Trung tâm doanh thu là một bộ phận trong tổ chức, nơi nhà quản lý chỉ tập trung vào việc tạo ra doanh thu mà không phải lo lắng về lợi nhuận hay vốn đầu tư Bộ phận này có quyền quyết định các hoạt động bán hàng trong giới hạn giá cả cho phép nhằm tối ưu hóa doanh thu cho tổ chức.
Trung tâm lợi nhuận là một đơn vị chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất và tiêu thụ, nơi nhà quản trị có quyền quyết định về giá cả, marketing, sản lượng, nguồn cung cấp và cơ cấu bán hàng Ngoài ra, nhà quản lý trung tâm lợi nhuận còn quản lý và sử dụng vốn của tổ chức nhằm tạo ra lợi nhuận từ nguồn vốn đó Tuy nhiên, mọi quyết định đầu tư thêm vốn cho trung tâm đều nằm ngoài quyền hạn của họ Các đơn vị kinh doanh như công ty phụ thuộc và chi nhánh được xếp vào loại trung tâm lợi nhuận.
Nhà quản trị trung tâm đầu tư không chỉ phải chịu trách nhiệm về chi phí, doanh thu và lợi nhuận, mà còn phải quản lý vốn đầu tư và khả năng huy động nguồn tài trợ Họ có quyền quyết định về lượng vốn sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và phải kiểm soát hiệu quả đầu tư thông qua mối quan hệ giữa lợi nhuận và tài sản được sử dụng để tạo ra lợi nhuận.
1.2.2 Các công c ụ s ử d ụ ng để đ ánh giá trách nhi ệ m qu ả n lý:
1.2.2.1 Lập dự toán a) Khái quát về dự toán
Dự toán là tổng thể các dự tính được thể hiện qua con số, cụ thể hóa các kế hoạch và dự án Lập dự toán sản xuất kinh doanh là việc chi tiết hóa các chỉ tiêu trong hệ thống sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho từng kỳ Để đảm bảo hoạt động kinh doanh lâu dài và ổn định, các doanh nghiệp cần có chiến lược kinh doanh tổng thể và dự toán cho từng kỳ, với sự liên kết hợp lý giữa các chỉ tiêu sản xuất Điều này phụ thuộc nhiều vào quy trình lập dự toán sản xuất kinh doanh.
Dự toán cần được xây dựng dựa trên thông tin đa dạng từ nhiều nguồn, bao gồm dữ liệu kinh tế trong nước và quốc tế, mối quan hệ cung cầu hàng hóa, và tình hình tài chính với các bên liên quan Sự đồng bộ trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức, cũng như chất lượng thông tin kế toán từ niên độ trước, đóng vai trò quan trọng Cuối cùng, khả năng phân tích và dự đoán của người quản lý cũng là yếu tố quyết định trong quá trình lập dự toán.
Lập dự toán chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất có ý nghĩa hết sức quan trọng:
Dự toán chi phí giúp nhà quản trị dự đoán các hoạt động cần thực hiện trong tương lai và kết quả đạt được từ những hoạt động đó Từ thông tin này, nhà quản trị có thể xây dựng các phương án cụ thể và hợp lý để điều hành hoạt động kinh doanh Đồng thời, thông tin dự toán chi phí cũng hỗ trợ nhà quản trị trong việc triển khai các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả, từ đó hạ giá thành sản phẩm và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh cụ thể giúp nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ từng khoản mục chi phí, dự đoán những khó khăn và yếu tố ảnh hưởng đến quản lý các chỉ tiêu Đồng thời, việc này cũng cho phép điều chỉnh hợp lý các phương án đã chọn để đạt hiệu quả cao nhất.
Dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích biến động chi phí, giúp xác định nguyên nhân khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện Điều này đảm bảo rằng nhà quản trị nắm rõ thực trạng sản xuất của doanh nghiệp, từ đó có thể thực hiện các điều chỉnh phù hợp.
Dự toán sản xuất kinh doanh tích hợp tất cả hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các dữ liệu từ các bộ phận khác nhau, đảm bảo rằng kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp Ngoài ra, dự toán có thể được phân loại thành dự toán dài hạn và dự toán ngắn hạn.
Sự khác biệt chính giữa dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn nằm ở khoảng thời gian và các yếu tố kỹ thuật trong phân tích, bao gồm cách xử lý các yếu tố thời gian như giá trị hiện tại của đồng tiền, tác động của rủi ro và tính không chắc chắn.
HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN (CADIVI)
Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần CADIVI
2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri ể n
Công ty Dây đồng, được thành lập vào ngày 6/10/1975 theo quyết định 220/TC-QĐ của Tổng cục trưởng Võ Thành Công, là tiền thân của CADIVI ngày nay, doanh nghiệp tiên phong trong ngành sản xuất dây và cáp điện Trong suốt 35 năm phát triển, CADIVI đã gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam và có thể chia quá trình xây dựng và phát triển thành 3 giai đoạn chính.
- 1975 – 1986: CADIVI trong thời kỳ bao cấp
- 1987 – 2000: CADIVI trong thời kỳ đổi mới
Kể từ năm 2001, CADIVI đã đóng vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế Ngày 21/12/2004, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã ra quyết định chuyển công ty Dây cáp điện Việt Nam thành công ty TNHH nhà nước một thành viên Dây và cáp điện Việt Nam Đến nay, CADIVI, thuộc tổng công ty Thiết Bị Điện Việt Nam - Bộ Công Thương, đã cổ phần hóa vào tháng 8/2007 và chuyên sản xuất các loại dây và cáp điện phục vụ cho phát triển kinh tế và xuất khẩu Công ty cũng đã góp phần vào các dự án lớn như xây dựng đường dây 500KV Bắc Nam và các dự án năng lượng nông thôn CADIVI đã khẳng định thương hiệu chủ lực trong công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước và được Nhà nước vinh danh là Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới năm 2005.
2.1.2 C ơ c ấ u t ổ ch ứ c và m ụ c tiêu ho ạ t độ ng 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty CADIVI
CADIVI là công ty cổ phần với Đại hội đồng cổ đông giữ vai trò quyết định cao nhất về phương hướng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Hàng năm, công ty tổ chức Đại hội đồng cổ đông định kỳ từ một đến hai lần, cùng với các đại hội bất thường tùy theo tình hình kinh doanh Đại hội đồng cổ đông cũng có quyền bầu ra Hội đồng quản trị, những người sẽ đại diện để điều hành và kiểm soát phần vốn của công ty.
Phòng Quản lý chất lượng
Phòng Thương mại Sản xuất
Phòng Nhân sự Hành chính
XN Long Biên XN Tân Á Chi nhánh
Chi nhánh Miền Trung đóng góp vào hoạt động của công ty với sự hỗ trợ từ Ban kiểm soát Hội đồng quản trị ủy quyền cho Tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, trong khi Chủ tịch Hội đồng quản trị cũng giữ chức vụ Tổng giám đốc tại CADIVI Dưới quyền Tổng giám đốc, các Giám đốc bộ phận phụ trách các lĩnh vực như tài chính, chất lượng, đầu tư dự án, kỹ thuật, và nhân sự Các bộ phận được tổ chức thành các phòng ban chức năng như phòng tài chính kế toán, phòng quản lý chất lượng, phòng thương mại sản xuất, phòng kỹ thuật cơ điện, và phòng hành chính nhân sự Lãnh đạo các phòng ban, xí nghiệp, và chi nhánh chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc bộ phận và Tổng giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách, với các chức năng và nhiệm vụ cụ thể được phân tích tại Mục 2.2.1 về phân cấp quản lý trong công ty.
2.1.2.2 Mục tiêu và chiến lược phát triển của Công ty
Khi xây dựng chiến lược phát triển của Công ty, sự tham gia của các phòng ban chức năng và Xí nghiệp là rất quan trọng Các kế hoạch kinh doanh cụ thể được xây dựng dựa trên những chiến lược này, nêu rõ mục tiêu và biện pháp thực hiện, đồng thời xác định nhiệm vụ của từng phòng ban và đảm bảo sự phối hợp thống nhất giữa các bộ phận trong hệ thống.
Kế hoạch kinh doanh của Công ty được xây dựng bởi Phòng Thương mại Sản xuất, dựa trên kế hoạch dài hạn, tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh, và nhu cầu khách hàng Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt, mục tiêu chiến lược sẽ được giao cho các đơn vị, bộ phận để cụ thể hóa thành kế hoạch, giúp các đơn vị chủ động xây dựng nguồn lực và mối quan hệ hỗ trợ nhằm đạt được mục tiêu chung của Công ty.
Phòng NSHC xây dựng kế hoạch nguồn lực nhằm phát triển chính sách nhân sự hiệu quả, tập trung vào việc tuyển chọn và đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý cùng công nhân kỹ thuật có trình độ cao Điều này giúp đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong từng giai đoạn và ngành nghề cụ thể.
Phòng TMSX xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết, bao gồm vật tư và nguyên liệu sản xuất, dựa trên khả năng thiết bị của công ty cũng như tình hình thị trường đầu vào và đầu ra Kế hoạch này cũng đề xuất việc đầu tư và trang bị thiết bị mới khi có cơ hội từ thị trường và nhu cầu của khách hàng.
Phòng Dự án làm việc với các bộ phận liên quan để xây dựng kế hoạch đầu tư, bao gồm các dự án đầu tư thiết bị và xây dựng cơ sở hạ tầng Mục tiêu là tận dụng nguồn lực đất đai của công ty và khai thác các cơ hội đầu tư có lợi khác, nhằm tối đa hóa lợi ích cho công ty.
Kế hoạch tài chính hàng năm được xây dựng dựa trên dự báo doanh thu và tình hình thị trường tài chính tiền tệ tại Việt Nam Phòng Tài chính kế toán sẽ phối hợp với Phòng TMSX và Phòng Dự án để lập kế hoạch về tài chính, nguồn vốn, chi phí và lợi nhuận, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và đầu tư của công ty.
Mục tiêu cơ bản của chiến lược dài hạn:
Từ năm 2015 đến 2020, Công ty CADIVI đã phát triển vững mạnh, trở thành một trong những tập đoàn dây cáp điện hàng đầu tại Đông Nam Á Công ty không ngừng đa dạng hóa sản phẩm và ngành nghề, đồng thời thực hiện chính sách nhân sự hiệu quả nhằm tuyển chọn và đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý cùng công nhân kỹ thuật có trình độ cao, đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ trong từng giai đoạn và lĩnh vực hoạt động.
Chúng tôi tập trung vào việc phát triển các sản phẩm mới, bao gồm dây nhôm hợp kim, cáp rẻ quạt, cáp chống cháy, cáp quang (OPGW) và dây cáp điện được sử dụng trong ngành chế tạo ô tô.
- Mục tiêu xuất khẩu: Dây điện từ, dây điện dân dụng, cáp bơm, cáp trần các loại…sang thị trường Mỹ, Cambodia, Lào, Myanmar…
- Mục tiêu thị trường: Chiếm 25% thị trường trong nước Thực hiện mục tiêu xuyên suốt là “Giữ vững, xâm lấn và mở rộng thị trường” trong và ngoài nước
Công ty CADIVI đặt mục tiêu "Thỏa mãn khách hàng" làm kim chỉ nam, tập trung cải tiến sản phẩm truyền thống và phát triển sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu vật chất và phi vật chất của khách hàng Hệ thống phân phối được phát triển mạnh mẽ nhằm phục vụ nhanh chóng và hiệu quả nhất, kèm theo dịch vụ hậu mãi chu đáo và tận tình.
Mục tiêu thu nhập của người lao động là đảm bảo mức thu nhập thực tế ổn định, giúp họ yên tâm công tác, cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty.
Công ty cam kết tối đa hóa lợi nhuận cho tất cả cổ đông, không phân biệt quy mô Chúng tôi coi trọng mọi cổ đông và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, minh bạch Đồng thời, công ty thực hiện các chính sách đối với cổ đông tuân thủ đúng pháp luật và các quy định của nhà nước.
Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty CP CADIVI
2.2.1 Phân c ấ p qu ả n lý t ạ i Công ty CP CADIVI
2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Phòng Tài chính kế toán của CADIVI áp dụng mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán Nhiệm vụ chính của phòng là thu thập, hạch toán, tổng hợp và lập báo cáo tài chính cho toàn Công ty, đồng thời phân tích và xử lý thông tin về nguồn vốn, tài sản và tình hình tài chính Phòng cũng lập các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của các nhà quản lý cấp cao Tại các xí nghiệp và chi nhánh, bộ máy kế toán được tổ chức riêng, thực hiện hạch toán phụ thuộc và lập báo cáo về doanh thu bán hàng, chi phí theo quy định của phòng tài chính kế toán công ty, nhưng không xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh riêng.
Phòng Thương mại sản xuất (TMSX) tại xí nghiệp và Phòng TMSX của công ty có vai trò quan trọng trong việc thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin liên quan đến thị trường, khách hàng cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng Thương mại sản xuất có chức năng và nhiệm vụ cơ bản là thực hiện các công tác mua, bán và quản lý vật tư, đồng thời quản lý công tác bán hàng chi tiết cho năm đối tượng khách hàng chính: hệ thống đại lý với 174 đại lý tại các tỉnh và thành phố lớn, khách hàng điện lực, khách hàng xây lắp điện và xây dựng, các công ty thiết bị điện, khách hàng vãng lai (khách hàng không thường xuyên) và xuất khẩu.
Đối với khách hàng khối điện lực, quy trình bán hàng tại CADIVI được thực hiện riêng biệt thông qua hồ sơ dự thầu CADIVI mua hồ sơ mời thầu từ điện lực, sau đó bộ phận đấu thầu của phòng TMSX lập phiếu xem xét khách hàng, nêu rõ nội dung công việc và trách nhiệm của các bộ phận liên quan Phòng Kỹ thuật chuẩn bị tài liệu về đặc tính kỹ thuật sản phẩm, Phòng QLCL cung cấp giấy kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn, và phòng TMSX tính toán để đưa ra phương án giá tối ưu nhằm trúng thầu Giá trúng thầu thường kèm theo thư giảm giá để cạnh tranh và giành thị phần Quá trình xem xét hợp đồng và đấu thầu tại CADIVI được tóm tắt trong sơ đồ 2.2 (Xem phụ lục số 04).
Phòng Kỹ thuật cơ điện có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin về kỹ thuật, công nghệ và thiết bị Phòng này quản lý công tác kỹ thuật, hướng dẫn và theo dõi các hoạt động như sản xuất, công nghệ, định mức năng suất và nghiên cứu sản phẩm mới Đồng thời, phòng cũng quản lý các công việc liên quan đến kỹ thuật nhà máy, bao gồm quản lý thiết bị, bảo dưỡng, sửa chữa và cải tiến thiết bị.
Phòng Quản lý chất lượng có nhiệm vụ tổng hợp, so sánh và phân tích thông tin về sản phẩm không phù hợp Đơn vị này giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn, thủ tục và hướng dẫn kiểm soát chất lượng trong từng giai đoạn sản xuất, nhằm đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước.
Phòng Nhân sự Hành chính có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin liên quan đến nguồn nhân lực, đào tạo, khen thưởng, phúc lợi, bảo hộ lao động, vệ sinh lao động và môi trường của Công ty Đồng thời, phòng cũng quản lý toàn bộ chi phí văn phòng phẩm phát sinh trong công ty.
2.2.1.2 Mối quan hệ công tác giữa các phòng ban tại Công ty và các xí nghiệp, chi nhánh
Các phòng ban trong công ty và các chi nhánh có mối quan hệ phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau Mỗi phòng ban có trách nhiệm cung cấp thông tin, dữ liệu đầy đủ và chính xác về các hoạt động của mình để phục vụ cho công tác chuyên môn của các phòng ban khác Điều này nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao bởi Tổng giám đốc hoặc giám đốc xí nghiệp, hướng tới việc đạt được mục tiêu chung của công ty.
Trong quá trình sản xuất, các xí nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào việc cung cấp nguyên vật liệu từ công ty theo kế hoạch tháng Dựa trên dự toán doanh thu, sản lượng và chi phí, xí nghiệp thực hiện chức năng sản xuất và bán hàng theo kế hoạch từ phòng TMSX Tại các chi nhánh, chỉ thực hiện chức năng bán hàng, phối hợp với phòng TMSX để nhận đặt hàng và cung cấp kịp thời cho khách hàng.
2.2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP CADIVI
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được mô tả bởi sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức hệ thống kế toán của công ty
KT các chi nhánh MB,MT,
- Kt bán hàng -công nợ phải thu -thuế GTGT
KT toồng hợp thuế thu nhập
KT nguyeân vật liệu,cộng nợ phải trả,giá thành (tổng hợp)
CNMB: Chi nhánh miền bắc XNTM: Xí nghiệp Thành Mỹ CNMT: Chi nhánh miền trung XNLB: Xí nghiệp Long Biên
Tại các xí nghiệp và chi nhánh có bộ máy kế toán riêng, việc hạch toán phụ thuộc không xác định kết quả kinh doanh và không phân phối lợi nhuận Hàng tháng, kế toán tại các đơn vị này phải lập báo cáo kế toán gửi lên phòng tài chính kế toán của công ty để thực hiện hạch toán và lập báo cáo tài chính tập trung.
Phòng tài chính kế toán tại công ty có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, đồng thời tổng hợp số liệu báo cáo từ các xí nghiệp và chi nhánh trực thuộc Phòng lập báo cáo kế toán và báo cáo tài chính định kỳ hàng quý và hàng năm, với kế toán trưởng đứng đầu và điều hành chung Các phó phòng kế toán và nhân viên kế toán hỗ trợ kế toán trưởng trong việc thực hiện các phần hành kế toán theo sự phân công.
Chế độ kế toán được áp dụng là theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, cùng với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Luật kế toán.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thông qua phần mềm kế toán Pacific, đảm bảo tổ chức hệ thống sổ kế toán đồng nhất từ phòng tài chính kế toán đến các chi nhánh và xí nghiệp Hình thức này rất phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng nhập, xuất vật tư và hàng hoá lớn, cũng như chủng loại vật tư phong phú và tình hình nhập xuất diễn ra liên tục.
Hệ thống báo cáo kế toán tài chính bao gồm bốn thành phần chính: Báo cáo cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính Những báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị được thiết kế linh hoạt, phù hợp với nhu cầu quản lý và đặc thù công việc của từng bộ phận chức năng Mỗi bộ phận sẽ có các báo cáo quản lý riêng biệt, giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình báo cáo và phân tích dữ liệu.