Nhập khẩu linh kiện máy tính tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tin Học An Phát

LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do thực hiện đề tài Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ tin học An Phát (gọi tắt là công ty An Phát) là một đơn vị tư nhân kinh doanh, lắp đặt các thiết bị văn phòng, máy tính, thiết bị mạng và truyền thông. Trong những năm gần đây công ty nhập khẩu chủ yếu là các mặt hàng linh kiện điện tử, máy tính. Mặc dù trong những năm qua công ty đã không ngừng lớn mạnh cả về về quy mô và vị thế của mình trên thương trường, song cuộc khủng hoảng tài chính năm 2010- 2012 đã gây nhiều khó khăn cho hoạt động nhập khẩu của các công ty, doanh nghiệp nói chung và công ty An Phát nói riêng. Cuộc khủng hoảng tài chính đang dần đi qua, đây là lúc khôi phục lại các chương trình, kế hoạch, các mục tiêu phát triển của công ty, đứng trước nhiều thách thức khó khăn trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp, cũng như cơ hội mới đang mở ra công ty cần có một hướng đi đúng đắn, một chiến lược phát triển lâu dài, để hòa nhập cùng nền kinh tế, để phục vụ mục tiêu của Nhà Nước, Chính Phủ, và để tăng thêm lợi nhuận cho công ty. Hoạt động XNK là hoạt động có ảnh hưởng lớn nhất đến cán cân thương mại. Mong muốn giải đáp được những thắc mắc trong hoạt động NK, tôi đã chọn lĩnh vực này để nghiên cứu, xong có quá nhiều mặt hàng, nếu không chọn một mặt hàng cụ thể thì rất khó có thể hiểu cặn kẽ vấn đề. Nhận thấy thị trường linh kiện máy tính của Việt Nam gần đây rất phát triển, là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến công nghệ thông tin. Mong muốn có một cái nhìn toàn diện về hoạt động nhập khẩu linh kiện máy tính, và tìm hiểu thị trường này, tìm hiểu hoạt động NK của công ty, cách thức NK, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để có thể giúp công ty hoạt động ổn định và phát triển, đề tài: “Nhập khẩu linh kiện máy tính tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tin Học An Phát” được chọn để nghiên cứu . 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là các hoạt động nhập khẩu linh kiện điện tử, của Công ty An Phát Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Hoạt động nhập khẩu linh kiện máy tính của Công ty An Phát từ năm 2010 đến 2012 3.Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê để giải quyết vấn đề đặt ra. Nguồn số liệu sử dụng trong chuyên đề được lấy từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu của Công ty An Phát 4.Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được trình bày thành 3 chương Chương 1: Quá trình phát triển của Công ty An Phát và kinh nghiệm quốc tế về nhập khẩu linh kiện máy tính Chương 2: Thực trạng nhập khẩu linh kiện máy tính tại Công ty An Phát Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả nhập khẩu linh kiện máy tính của Công ty An Phát

QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY AN PHÁT VÀ

Giới thiệu chung

Công ty An Phát được thành lập theo quyết định số: 0101468933 do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp.

Vốn pháp định: 15.000.000.000 VNĐ (Mười lăm tỷ Đồng Việt Nam).

Tên gọi: CÔNG TY TNHH TMDV TIN HỌC AN PHÁT Tên giao dịch quốc tế:

AN PHAT INFOMATIC SERVICE TRADING COMPANY LIMITED

Trụ sở chính: Số 269 Chùa Bộc, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Giấy phép KD: 0101468933 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp

Mã số thuế: 0101468933 Điện thoại: 04-35639488

Ngành nghề kinh doanh chính:

 Sản xuất, lắp đặt các thiết bị văn phòng, máy tính, thiết bị mạng và truyền thông;

 Mua bán, xuất nhập khẩu các thiết bị y tế;

 Mua bán, xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông;

 Mua bán, xuất nhập khẩu tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng;

 Mua bán, xuất nhập khẩu trang thiết bị nghiên cứu khoa học, thí nghiệm và y tế, thiết bị đo lường điều khiển;

 Mua bán, xuất nhập khẩu thiết bị khoa học trong lĩnh vực môi trường;

 Thực hiện các dịch vụ tin học, điện tử;

 Đại lý kinh doanh các dịch vụ bưu chính viễn thông;

 Tư vấn và cung cấp phần mềm, phần cứng;

 Dịch vụ vận tải hàng hoá;

 Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá;

 Tư vấn về công nghệ thông tin, viễn thông ( Không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình );

 Đào tạo trong lĩnh vực công nghệ tin học và viễn thông;

 Kinh doanh siêu thị, khu thương mại;

 Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, Dịch vụ ăn uống, giải khát, dịch vụ vui chơi, giải trí;

Chúng tôi chuyên sản xuất, thiết kế, lắp đặt, sửa chữa, cho thuê và buôn bán các sản phẩm điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, điện thoại cùng các thiết bị phục vụ cho ngành bưu chính viễn thông, truyền thanh, truyền hình và công nghiệp.

 Sản xuất, kinh doanh các thiết bị phòng chống đột nhập, chống sét, các thiết bị nguồn.

 Sản xuất, buôn bán đồ gỗ và các sản phẩm từ gỗ.

Chúng tôi chuyên cung cấp và kinh doanh đa dạng các sản phẩm như văn phòng phẩm, đồ chơi trẻ em, quà lưu niệm, trang sức, hàng nông lâm, thủy hải sản, lương thực, thực phẩm, rượu bia, thuốc lá và nước giải khát.

 Mua bán, sửa chữa, cho thuê máy móc, thiết bị văn phòng ( máy fax, máy tính, photocopy, két sắt, vật tư ngành in, các thiết bị tin học).

 Mua bán cáp và thiết bị, phụ kiện mạng viễn thông, mạng vi tính.

 Buôn bán vật liệu xây dựng, thiết bị vệ sinh, vật tư ngành điện, nước.

 Sản xuất, buôn bán, gia công các loại phần mềm.

 Xây lắp đường dây và trạm biến thế đến 35KV.

 Vân chuyển hành khách bằng ô tô, cho thuê xe ô tô.

Công ty An Phát là một doanh nghiệp vừa, hoạt động với chế độ hạch toán độc lập và tự chủ tài chính Doanh nghiệp này có tư cách pháp nhân, được phép mở tài khoản ngân hàng và sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước.

Trong gần 10 năm hoạt động, công ty đã không ngừng phát triển, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước Dưới sự lãnh đạo của Bà Lê Thị Hương Giang và sự quyết tâm của đội ngũ cán bộ công nhân viên, công ty đã mở rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ, góp phần vào quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

Lĩnh vực hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty An Phát hiện đang tập trung vào lĩnh vực bán phân phối thiết bị tin học, bên cạnh việc tham gia các dự án công nghệ thông tin Doanh số từ mảng phân phối này chiếm tỷ lệ lớn trong tổng doanh thu của công ty.

Công ty An Phát đã thiết lập một hệ thống phân phối vững mạnh trên thị trường, tạo dựng mối quan hệ tốt với các đối tác phân phối Điều này giúp công ty đáp ứng hiệu quả hơn cho hoạt động phân phối sản phẩm của mình.

Trong quá trình phát triển mạng lưới phân phối, Công ty An Phát luôn chú trọng đến nguyên tắc hợp tác đôi bên cùng có lợi để đảm bảo sự bền vững và hiệu quả trong hoạt động.

Công ty chúng tôi, một trong những đơn vị tin học hàng đầu tại Hà Nội, đã được nhiều nhà sản xuất danh tiếng toàn cầu công nhận là đại lý chính thức.

Hiện này Cty An Phát là Đại lý chính thức của các hãng:

Ngoài ra công ty còn cung cấp cho khách hàng các sản phẩm của các hãng nổi tiếng khác như: Epson, Canon, Intel, Genicom, 3COM, APC, Samsung…

Và điều quan trong là khách hàng luôn nhận được những dịch vụ chính thức của các hãng từ công ty An Phát

Công ty cam kết "Chất lượng - mục tiêu hàng đầu" trong việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao từ khắp nơi trên thế giới Đội ngũ chuyên gia hệ thống giàu kinh nghiệm và dịch vụ tận tâm sẽ hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề mạng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ tin học và viễn thông, chuyên nhập khẩu các linh kiện máy tính điện tử, thiết bị viễn thông, phụ tùng sản xuất, phương tiện vận tải, và trang thiết bị nghiên cứu khoa học, thí nghiệm, y tế Hiện tại, công ty đang trong giai đoạn phát triển ban đầu và tập trung vào việc mở rộng quy mô, chủ yếu nhập khẩu linh kiện máy tính, bên cạnh đó cũng cung cấp các sản phẩm như máy in và máy fax, cùng nhiều mặt hàng khác.

 Thiết kế, xây dựng đề án, cung cấp cho khách hàng giải pháp tổng thể về mạng cục bộ, mạng diện rộng

 Cung cấp thiết bị tin học như máy tính, máy in

 Cung cấp các thiết bị văn phòng như máy photo, máy chiếu,

 Cung cấp thiết bị mạng máy tính LAN/WAN theo nhu cầu của khách hàng

 Cung cấp máy chủ, hệ điều hành mạng, trạm làm việc cho khách hàng

 Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành cho mạng cục bộ, mạng diện rộng, các máy chủ và trạm làm việc.

 Đào tạo chuyên sâu về mạng diện rộng.

 Hợp tác liên kết, liên doanh với các công ty trong và ngoài nước trong các đề án lớn tầm cỡ quốc gia. a) Khả năng triển khai

 Thiết kế giải pháp tổng thể về LAN/ WAN

 Cài đặt, bảo hành hệ thống

 Bảo trì thiết bị và hệ thống

 Giúp đỡ vận hành, huấn luyện, đào tạo cho khách hàng

 Quản trị hệ thống mạng

TDCOM sở hữu đội ngũ kỹ sư chuyên sâu, được đào tạo cả trong và ngoài nước, mang đến khả năng đóng góp quan trọng trong lĩnh vực mạng diện rộng Chúng tôi cung cấp các sản phẩm kinh doanh chính, đáp ứng nhu cầu của thị trường Networking.

 Switching: Intel, Cisco, 3COM, IBM

 Card mạng cho Ethernet, Token ring, Fast Ethernet, FDDI, ATM

 Hệ điều hành: UNIX, Novell Netware, Windows NT .

 Các ứng dụng trên mạng: Lotus Notes, Microsoft Mail

 Workstation: HP, IBM, Compag, Acer, Dell,

 MUX: Ascom Timeplex, MICOM,RAD

 Routers: Cisco, 3COM, Bay Network

 Routers: LAN to LAN, Truy cập từ xa, Backbone Network

 Môi trường truyền dẫn: DDN,X 25, Frame relay, ISDN, FDDI, ATM

 Modem: AT&T, Motorola, Hayes, Pairgain, RAD .

 Dịch vụ trên WAN: Truy cập, Thoại, Fax, Hình ảnh, Hội nghị

Một số hình ảnh về sản phẩm do công ty cung cấp (mời xem phụ lục 1)

Công ty chuyên xuất nhập khẩu và tạm tái xuất các mặt hàng linh kiện điện tử, thiết bị viễn thông, cùng với tư liệu sản xuất và tiêu dùng được nhà nước cho phép Trong những năm gần đây, hoạt động chủ yếu của công ty tập trung vào việc nhập khẩu các linh kiện máy tính như RAM, chip và mainboard.

Chúng tôi chuyên tổ chức và thực hiện các chương trình, dự án, dịch vụ liên quan đến công nghệ thông tin và điện tử, bao gồm cung cấp phần mềm, phần cứng, tư vấn công nghệ thông tin và viễn thông Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực công nghệ tin học và viễn thông.

Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu quốc tế, cung cấp dịch vụ xuất khẩu trực tiếp, chuyển khẩu, tạm nhập tái xuất, và kinh doanh thương mại tổng hợp Chúng tôi cũng hỗ trợ dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu cho tất cả các đối tượng trong và ngoài nước, phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng.

Công ty thường xuyên nhập khẩu các mặt hàng điện tử, vì vậy cần nghiên cứu kỹ lưỡng các thị trường hiện tại và mở rộng ra những thị trường mới Điều này giúp công ty đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Đồng thời, công ty cũng cần xây dựng và thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để phát triển bền vững.

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội, bao gồm ba bộ phận chính: hệ thống kinh doanh, hệ thống kỹ thuật và hệ thống quản lý hành chính Mỗi bộ phận này được chia thành các phòng ban chức năng phù hợp với nhiệm vụ và mục tiêu của công ty.

1.2.1 Mô hình tổ chức hệ thống công ty

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức quản lý của công ty

GIÁM ĐỐCPHÓ GIÁM ĐỐC

(Nguồn: Công ty An Phát )

1.2.2 Phân bổ nguồn nhân lực và mối quan hệ giữa các phòng ban

Nhân viên Công ty An Phát được đào tạo chính quy từ các trường đại học hàng đầu trong các lĩnh vực như tin học, điện tử, viễn thông, tài chính kế toán và quản trị kinh doanh Với đội ngũ kỹ sư tin học tốt nghiệp từ cả trong và ngoài nước, công ty cam kết nâng cao trình độ cho nhân viên thông qua các khóa đào tạo kỹ thuật mới từ các đối tác quốc tế như ASUS, HP, Cisco và Microsoft, giúp họ nhận chứng chỉ quản lý hệ thống máy tính Qua kinh nghiệm thực tế và tham gia vào các dự án, nhân viên An Phát đã trở thành những chuyên gia xuất sắc, có khả năng áp dụng hiệu quả các công nghệ tiên tiến nhất vào phát triển kinh tế đất nước.

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, nắm giữ toàn quyền đại diện cho công ty trong việc ra quyết định và thực hiện các quyền cũng như nghĩa vụ mà không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Phòng lắp đặt và triển khai

Phòng Bảo trì và dịch vụ kỹ thuật

Phòng Kinh doanh phân phối

Phòng Kế toán Tài chính

Phòng hành chính tổng hợp

 Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.

 Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại.

Công ty quyết định phát hành cổ phần mới trong giới hạn số lượng cổ phần được phép chào bán cho từng loại, đồng thời cũng xem xét các hình thức huy động vốn bổ sung khác.

 Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty.

 Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty.

Công ty cần quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua các hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và các hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, hoặc một tỷ lệ nhỏ hơn.

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc, Tổng giám đốc và các quản lý quan trọng khác được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty Ngoài ra, việc quyết định mức lương, thù lao và các lợi ích khác cho những người quản lý này cũng nằm trong thẩm quyền của công ty Bên cạnh đó, công ty cử người đại diện theo ủy quyền để thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp tại các công ty khác.

 Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.

Công ty quyết định cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ, thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện, cùng với việc góp vốn và mua cổ phần của doanh nghiệp khác.

Chương trình và nội dung tài liệu cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông cần được duyệt, đồng thời triệu tập cuộc họp hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông có thể thông qua các quyết định quan trọng.

 Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;

 Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.

 Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.

1.2.2.2 Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng

Giám đốc Bà Lê Thị Hương Giang hiện đang đảm nhiệm trách nhiệm chính về mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và đội ngũ nhân viên Là giám đốc tài chính, bà cần nắm vững các kiến thức cơ bản, đặc biệt là hoạt động của Bộ máy Kế toán và phân nhiệm theo dõi thông tin cho Bộ máy Tài chính Các thông tin mà Bộ máy Tài chính thu thập được từ "Hệ thống thông tin Kế toán" sẽ được chuyển đổi thành dữ liệu hữu ích cho quản lý tài chính.

"Hệ thống thông tin Tài chính" Hệ thống "Thông tin Tài chính" sẽ là cơ sở để một Giám đốc Tài chính ra quyết định.

Giám đốc cần nắm vững kiến thức về Phân tích và Quản trị, bao gồm các môn học như đánh giá, định lượng và thống kê Những kiến thức này sẽ được áp dụng kết hợp với các tác nghiệp để tạo ra các kết quả quan trọng, bao gồm Báo cáo tình hình tài chính, hoạch định chiến lược tài chính và điều hành thực hiện chiến lược tài chính.

Phó giám đốc là người hỗ trợ đắc lực cho giám đốc, có khả năng đại diện giám đốc trong việc tìm hiểu và đàm phán ký kết hợp đồng với các đối tác lớn, tất cả đều dưới sự chỉ đạo của giám đốc.

Dưới phó giám đốc là các trưởng phòng, nhân viên phụ trách chuyên môn và các đại lý.

Kế toán trưởng, dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty, đảm nhiệm toàn bộ công tác hạch toán, kế toán và thống kê cho toàn bộ công ty Ngoài ra, họ còn phân tích hoạt động kinh tế, báo cáo kết quả kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định của công ty.

Tại mỗi phòng ban chức năng, trưởng phòng đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý nhân viên, đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ chung của toàn bộ phòng.

Chức năng của phòng kinh doanh là:

 Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện

 Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống Khách hàng, hệ thống nhà phân phối

 Thực hiện hoạt động bán hàng tới các Khách hàng nhằm mang lại Doanh thu cho Doanh nghiệp

 Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Sản xuất, Phân phối, nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho Khách hàng

Riêng phòng XNK có chức năng sau:

 Tổ chức thực hiện thủ tục XNK và giao nhận hàng hóa.

 Thông kê, báo cáo số liệu xuất nhập khẩu từng mặt hàng (trị giá, số lượng) theo qui định.

Thanh khoản hợp đồng là quá trình thanh lý hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm việc hoàn tất đơn hàng, hợp đồng và lập hồ sơ khai thuế Việc kiểm soát định mức khai báo hải quan cần đảm bảo sự tương thích giữa định mức nhập khẩu và xuất khẩu, nhằm tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh bị áp dụng biện pháp cưỡng chế hoặc rơi vào diện quản lý rủi ro.

 Xúc tiến, quan hệ khách hàng để tiếp nhận các đơn hàng Phối hợp phòng kinh doanh phân phối và kinh doanh bán lẻ.

 Phối hợp với các phòng nghiệp vụ có liên quan để thực hiện theo qui trình phù hợp quy định của Hải quan và Bộ tài chánh.

Bộ phận kĩ thuật có trách nhiệm quản lý kỹ thuật, chất lượng các sản phẩm,

Bồi dưỡng và nâng cao tay nghề cho công nhân là nhiệm vụ quan trọng, đồng thời cần cải tiến kỹ thuật để nâng cao hiệu quả sản xuất Việc theo dõi, tổng hợp và phổ biến các sáng kiến cải tiến kỹ thuật giúp cải thiện quy trình làm việc Ngoài ra, xây dựng tiêu chuẩn chất lượng cho các sản phẩm nhập khẩu là cần thiết để đảm bảo uy tín và sự hài lòng của khách hàng.

 Nghiên cứu các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu của thị trường,

 Soạn thảo hồ sơ hợp chuẩn và thực hiện công bố các tiêu chuẩn chất lượng các sản phẩm do Công ty nhập về.

 Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng các sản phẩm nhập về từ hải quan Tổng hợp và ký biên bản nghiệm thu.

MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC ĐỐI TÁC VÀ KHÁCH HÀNG

* Đại lý Dự án của Hãng máy tính HP

- Các sản phẩm chủ yếu:

- Các loại máy chủ HP Netserver: LC2, LC3, LH3, LPr, LXr Pro

- Các dòng máy trạm: HP Brio, Vectra, Kayak

- Máy tính xách tay Omi Book

- Các hệ thống lưu trữ Tape Backup, CD- Writer

-Máy in Laser, máy in phun, máy in mạng và các thiết bị mạng

- Phạm vi phân phối: trên toàn quốc

* Đại lý của Hãng máy tính ASUS

- Các sản phẩm chủ yếu: máy chủ, máy trạm, máy tính sách tay.

- Phạm vi phân phối: trên toàn quốc.

* Đại lý của Hãng máy tính IBM

- Các sản phẩm chủ yếu: máy chủ, máy trạm, máy tính sách tay

- Phạm vi phân phối: trên toàn quốc.

* Đại lý của Hãng TOSHIBA

- Các sản phẩm chủ yếu: Máy NoteBook

- Phạm vi phân phối: trên toàn quốc.

*Đai lý phân phối máy Fax và tổng đài cho các hãng như: Panasonic, Nec…

* Đại lý bán hàng và Trung tâm Service của hãng LEXMARK

- Các sản phẩm chủ yếu: Các loại máy in Laser, in phun, in kim tốc độ cao

- Phạm vi: trên toàn quốc

* Đại lý của Hãng Microsoft

- Sản phẩm phân phối: phần mềm của Microsoft, cung cấp các giải pháp tiên tiến trên nền Windows NT, SQT, MS Exchange.

- Phạm vi phân phối: trên toàn quốc

- Đại lý bán hàng cho hãng INTEL, ASUS, DELL, ACER, SUNPAC, CISCO, SANTAK, 3COM, ARES, LIOA và một số sản phẩm khác.

Chúng tôi hợp tác chặt chẽ với các đơn vị công nghệ hàng đầu như FPT, Trung tâm toán máy tính thuộc Bộ Quốc phòng, Trung tâm tư vấn thiết kế văn phòng đảng, Công ty Gen Pacific, Công ty HiPT, Thakral Brother và Unicorp để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sản phẩm tốt nhất.

KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CHUNG CỦA CÔNG TY23 1.5 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN MÁY TÍNH CỦA CÔNG TY

Kết quả kinh doanh và dịch vụ của Công ty An Phát đã có sự tăng trưởng ổn định qua các năm Điều này được chứng minh qua số liệu hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây.

Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ đã liên tục tăng trưởng qua các năm Cụ thể, vào năm 2011, doanh thu thuần từ hoạt động này đạt khoảng

Lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm 2011 đạt 1.163,5 triệu đồng, tăng 208,2 triệu đồng, tương ứng với mức tăng khoảng 21,8% so với năm 2010, khi lợi nhuận sau thuế ghi nhận là 955,34 triệu đồng.

Năm 2012, tác động của khủng hoảng tài chính toàn cầu đã ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty tại Việt Nam, dẫn đến tổng doanh thu tăng nhưng lợi nhuận sau thuế lại giảm Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ đạt khoảng 6443,5 triệu đồng, tăng 282,8 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 4,6% so với năm 2011 Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế chỉ đạt 1046 triệu đồng, giảm 117,4 triệu đồng, tương ứng với mức giảm 10,1% so với năm trước.

Năm 2012, doanh thu giảm 10.1% so với năm 2011 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, dẫn đến sự suy thoái kinh tế Mặc dù giá nhập khẩu giảm, giá bán hàng trong nước cũng giảm với tỷ lệ lớn hơn, trong khi giá cước vận chuyển hầu như không thay đổi Hơn nữa, mặt hàng linh kiện máy tính mà công ty nhập khẩu chịu ảnh hưởng mạnh từ thị hiếu người tiêu dùng, cùng với sự cạnh tranh từ nhiều nhà cung cấp khác và doanh thu dịch vụ giảm, khiến lợi nhuận thu được thấp hơn so với các năm trước.

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm 2010, 2011, 2012 Đơn vị tính: Triệu đồng

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4867 6160.7 6443.5Kim ngạch nhập khẩu 2079.55 2910.33 3301.9Thuế nhập khẩu 166.36 232.83 132.08Chi phí bán hàng 249.55 349.24 396.23Thu nhập khác 133.6 187 212.12

Chi phí khác 66.8 93.5 106.06 Lợi nhuận trước thuế 1273.79 1551.35 1394.7 Thuế thu nhập 318.45 387.84 348.68 Lợi nhuận sau thuế 955.34 1163.5 1046

(Nguồn : Phòng kế toán – Công ty An Phát)

Công ty cần chú ý đến các vấn đề chi phí phát sinh để tìm cách giảm thiểu tối đa chi phí này, nhằm tăng cường lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Một số hợp đồng tiêu biểu cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho các khách hàng trong nước

1.5 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN MÁY TÍNH CỦA CÔNG TY

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đặc biệt là nhập khẩu linh kiện máy tính, thuế nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động giao dịch thương mại quốc tế Đây là khoản tiền mà doanh nghiệp phải nộp cho ngân sách nhà nước, và mức thuế này có thể thay đổi tùy theo loại hàng hóa và thời điểm cụ thể.

Nhiều quốc gia đang phát triển, trong đó có Việt Nam, mong muốn hòa nhập vào nền kinh tế toàn cầu nhưng cũng cần bảo vệ các ngành sản xuất trong nước, dẫn đến mức thuế nhập khẩu cao Điều này làm tăng chi phí kinh doanh, khiến giá thành sản phẩm trong nước cao, từ đó giảm lợi nhuận trong hoạt động nhập khẩu hoặc thậm chí gây ra thua lỗ.

Hiện nay, thuế nhập khẩu linh kiện máy tính dao động từ 0% đến 10%, với một số mặt hàng được miễn thuế hoàn toàn Mức thuế này đang có xu hướng giảm và dự kiến sẽ được miễn trong một hai năm tới Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho các công ty nhập khẩu linh kiện máy tính, mà còn đặc biệt có lợi cho Công ty An Phát và người tiêu dùng Sự thay đổi này sẽ ảnh hưởng tích cực đến giá thành sản phẩm nhập khẩu, giúp công ty tăng cường lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.

Nếu như năm 2010 thuế nhập khẩu đối với mặt hàng linh kiện điện tử máy tính nói chung là 8%, thì giá một thanh ram KingBox DDR2 1.0GB bus

Giá của sản phẩm 800 (PC2-6400) hiện nay là 556.000 VND, đã bao gồm thuế VAT 4%, giảm từ mức 580.000 VND với thuế 10% trước đây Sự giảm thuế này không chỉ làm giảm giá thành sản phẩm mà còn giúp An Phát tăng lượng hàng nhập khẩu mà không cần tăng vốn đầu tư Nếu một lô hàng (LCD) của công ty trị giá 2 tỷ VND, việc giảm thuế sẽ mang lại lợi ích kinh tế đáng kể cho doanh nghiệp.

Năm 2010, công ty đã nộp thuế nhập khẩu là 0.16 tỷ đồng (160.000 triệu đồng) cho lô hàng, trong khi đến năm 2012, số tiền nộp thuế chỉ còn 0.08 tỷ đồng (80.000 triệu đồng), giúp công ty tiết kiệm được 80 triệu đồng so với năm 2010 Đặc biệt, kim ngạch nhập khẩu linh kiện máy tính của công ty năm 2012 đã tăng đáng kể so với năm 2010.

Thuế nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu linh kiện máy tính của Công ty An Phát Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng tình hình thuế nhập khẩu hiện tại của các sản phẩm mà mình đang hoặc dự định kinh doanh Đồng thời, An Phát cần xây dựng chiến lược kinh doanh rõ ràng cho từng giai đoạn và hướng tới sự phát triển bền vững trong tương lai.

Tỷ giá hối đoái giữa đồng nội tệ và ngoại tệ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu, ảnh hưởng đến lựa chọn đồng tiền thanh toán giữa các bên Các doanh nghiệp thường mong muốn thỏa thuận thanh toán bằng đồng tiền của quốc gia mình để tối ưu hóa lợi ích Khi đồng nội tệ mất giá so với ngoại tệ, doanh nghiệp sẽ phải chi nhiều hơn để nhập khẩu hàng hóa, dẫn đến lợi nhuận giảm hoặc thua lỗ Ngược lại, nếu đồng nội tệ tăng giá, chi phí nhập khẩu sẽ giảm, giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận.

Do sự biến động liên tục của tỷ giá hối đoái, các doanh nghiệp nhập khẩu cần có biện pháp và tầm nhìn chiến lược để dự báo những thay đổi này Bên cạnh đó, cần điều tiết nền kinh tế một cách phù hợp và quản lý tỷ giá hối đoái chặt chẽ, tránh để tình trạng thả nổi nhằm giảm thiểu sự biến động của đồng nội tệ so với ngoại tệ.

Trong bối cảnh khan hiếm ngoại tệ hiện nay, tỷ giá USD trên thị trường đã vượt qua 20.000 VND, đặc biệt là trên thị trường chợ đen, nơi tỷ giá cao hơn từ 150 đến 300 VND so với tỷ giá chính thức của ngân hàng Việc ngân hàng hạn chế bán USD đã tạo ra lo ngại lớn cho các công ty nhập khẩu, trong đó có Công ty An Phát Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm nhập khẩu mà còn làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty, mặc dù thuế có thể giảm nhưng tỷ giá tăng sẽ gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh.

KINH NGHIỆM NHẬP KHẨU LINH KIỆN MÁY TÍNH CỦA MỘT SỐ CÔNG TY VÀ BÀI HỌC ĐỐI VỚI CÔNG TY AN PHÁT

SỐ CÔNG TY VÀ BÀI HỌC ĐỐI VỚI CÔNG TY TNHH TMDV TIN HỌC AN PHÁT

1.6.1 Kinh nghiệm nhập khẩu linh kiện máy tính của các công ty

Hiện nay, thị trường Việt Nam có nhiều công ty nhập khẩu linh kiện máy tính, trong đó An Phát được thành lập năm 2004 Để phát triển, An Phát cần học hỏi kinh nghiệm từ các công ty đi trước Mỗi công ty đều đóng góp một phần kinh nghiệm quý báu, vì vậy tôi xin tóm tắt một số bài học hữu ích từ các công ty trong ngành mà không nêu tên cụ thể.

 Vấn đề thủ tục hải quan

Vấn đề này phụ thuộc vào công ty vận chuyển hàng (forwarder) như Fedex, DHL, DPEX, hoặc các công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận quốc tế, cũng như phương thức nhập hàng được lựa chọn.

Khi mua hàng từ nước ngoài, nếu không có kinh nghiệm về thương mại quốc tế, các công ty nên yêu cầu nhà cung cấp sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh như FedEx hoặc DHL Những dịch vụ này nổi bật với sự chuyên nghiệp, giao hàng nhanh chóng và thân thiện Khi hàng được gửi, nhà cung cấp sẽ cung cấp cho công ty một số theo dõi (tracking number), cho phép công ty dễ dàng kiểm tra tình trạng và vị trí của gói hàng thông qua trang web của dịch vụ chuyển phát.

 Vấn đề về phương thức nhập hàng

Có hai phương thức nhập hàng: mậu dịch, dùng cho kinh doanh và buôn bán, và phi mậu dịch, dành cho việc tặng, biếu hoặc sử dụng cá nhân Đối với doanh nghiệp, khi Forwarder nhập hàng về, cần chú ý đến các quy định và thủ tục liên quan để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi.

Khi công ty VN muốn nhập hàng, họ sẽ liên hệ để xác định phương thức nhập khẩu Nếu hàng hóa nhập theo phương thức phi mậu dịch và số lượng không lớn, công ty sẽ được hỗ trợ làm thủ tục khai báo hải quan ngay Ngược lại, nếu số lượng hàng lớn hoặc phục vụ cho kinh doanh, công ty sẽ nhận chứng từ để tự thực hiện thủ tục hải quan và sau khi hoàn tất, hàng sẽ được chuyển về kho của họ để lấy.

Nếu không quen thuộc với thủ tục hải quan, công ty có thể thuê các công ty giao nhận hoặc forwarder để thực hiện khai báo hải quan Chi phí dịch vụ này thường dao động từ 800.000 đến 1.200.000 VND trọn gói.

Để giảm chi phí cho một lô hàng trong kinh doanh, cách hiệu quả nhất là nhập số lượng lớn và nhiều loại hàng hóa cùng một lúc Trong khi đó, việc mua hàng phi mậu dịch có thể giúp tiết kiệm phí "thông quan", nhưng về mặt pháp lý, các mặt hàng này không được phép bán.

 Về phương thức vận chuyển:

Phương thức vận chuyển hàng hóa có thể là đường bộ, đường thủy hoặc đường hàng không, tùy thuộc vào loại mặt hàng của các công ty nhập khẩu để chọn lựa phương thức phù hợp và tiết kiệm chi phí Nếu nguồn hàng nhập khẩu gần và không cần gấp, việc vận chuyển qua đường bộ hoặc đường thủy sẽ là lựa chọn hợp lý.

 Đối tác cung cấp hàng hóa

Việc lựa chọn đối tác cung cấp hàng hóa là yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp Nếu hợp tác với công ty “ma”, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro Do đó, việc tìm hiểu thông tin qua các đại sứ quán, trang web và cơ quan của Việt Nam là cần thiết, đặc biệt là với những đối tác mà công ty lần đầu làm việc.

1.6.2 Bài học đối với Công ty An Phát

Dựa trên những kinh nghiệm và sai sót đã trải qua, công ty chúng tôi đã giảm dần số lượng hợp đồng sai sót qua các năm Chúng tôi chuyên nhập khẩu linh kiện máy tính từ nước ngoài và đã rút ra nhiều bài học quý giá từ quá trình này.

 Đọc kĩ các điều khoản trong hợp đồng:

Tên hàng, số lượng, xuất xứ, chủng loại, cẩn thận với những hàng hóa có tên giống nhau nhưng chất lượng lại hoàn toàn khác nhau

 Kiểm tra xuất xứ: Giấy chứng nhận xuất xứ

Quy mô của đối tác:

Khi lựa chọn đối tác, việc tìm hiểu quy mô của họ là rất quan trọng Đối tác lớn, có uy tín trên thị trường thường mang lại sự yên tâm hơn so với những đối tác nhỏ, chưa có tiếng tăm Quy mô lớn không chỉ phản ánh sự đáng tin cậy mà còn cho thấy khả năng hoạt động và phát triển bền vững của đối tác trong ngành.

Trụ sở chính của đối tác

Tìm hiểu qua các cơ quan xúc tiến thương mại, các cơ quan cung cấp thông tin từ Việt Nam, từ các đại sứ quán.

Tìm hiểu từ các bạn hàng của đối tác

 Kiểm tra phương tiện vận chuyển:

THỰC TRẠNG THI TRUONG NHẬP KHẨU LINH KIỆN MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY AN PHÁT

Đặc điểm các mặt hàng linh kiện máy tính nhập khẩu chủ yếu

Trong nước, các thiết bị và linh kiện máy tính vẫn đang thiếu hụt và chưa được sản xuất nội địa, do đó cần phải nhập khẩu từ nước ngoài.

Hàng hóa này mang tính chất toàn cầu, phù hợp với mọi máy tính trên khắp các quốc gia và lãnh thổ, nhờ vào việc đã được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế.

Hàng hóa này đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt, dễ dàng bị thay thế bởi các sản phẩm hiện đại và tiên tiến hơn Nhiều công ty trên toàn cầu cung cấp loại hàng hóa này, tạo ra cuộc đua gay gắt về công nghệ, chất lượng sản phẩm và giá cả.

Các mặt hàng công nghệ cao thường có chi phí giá vốn lớn, vì vậy các công ty cần có nguồn vốn đủ để đảm bảo khả năng quay vòng và thu hồi vốn, đồng thời đạt được lợi nhuận.

Công ty chủ yếu nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, do đó không thể đảm bảo cung cấp đủ nhu cầu khi xảy ra sự cố trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

 Khó khăn trong việc xử lý những lỗi thiết bị khi mà hàng đã nhập về công ty.

Công ty có khả năng lựa chọn nhiều thị trường khác nhau để nhập khẩu hàng hóa, từ đó có thể quyết định về mẫu mã, chất lượng và số lượng của các mặt hàng cần thiết.

Kết quả hoạt động nhập khẩu linh kiện máy tính của công ty

Biểu đồ 2.1 cho thấy, tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu của năm 2011 là 2910.325 triệu tăng 830.77 triệu, tương ứng tăng khoảng 39,9% so với năm

2010 Năm 2012, tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu là 3301.915 triệu, tăng 391.6 triệu, tương ứng tăng khoảng 13,4% so với năm 2011.

Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động nhập khẩu linh kiện máy tính của công ty

(Nguồn: Phòng kế toán công ty An Phát)

Trong năm 2010, giá trị hàng bán đạt 2012 triệu, chiếm 96,75% tổng giá trị hàng nhập, trong khi giá trị hàng tồn lại là 67,55 triệu, chiếm 3,25% Năm 2011, giá trị hàng bán tăng lên 2823 triệu, chiếm 96,9%, và hàng tồn chiếm 3,1% Đến năm 2012, giá trị hàng bán đạt 3136,8 triệu, chiếm 95%, trong khi hàng tồn chiếm 5% Những số liệu này cho thấy hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty đang phát triển khả quan với việc tiêu thụ hàng nhanh chóng và hiệu quả Mặc dù giá trị hàng tồn có tăng lên trong năm 2012 do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế, nhưng tỷ lệ vẫn ở mức chấp nhận được, phản ánh sự quản lý tốt trong bối cảnh kinh tế biến động.

Tỷ trọng nhập khẩu linh kiện máy tính của công ty

Kết quả và tỉ trọng từng mặt hàng linh kiện máy tính được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 2.1: Tỉ trọng nhập khẩu linh kiện máy tính chính của công ty

TT Mặt hàng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng (triệu đồng) (%) (triệu đồng) (%) (triệu đồng) (%)

(Nguồn : Phòng kinh doanh công ty An Phát)

Theo số liệu, tỉ trọng linh kiện chip luôn chiếm hơn 30% tổng giá trị nhập khẩu, giữ vị trí cao nhất Màn hình LCD các loại đứng thứ hai, với tỉ trọng tăng đều qua các năm, từ 27% năm 2010 lên 29% năm 2011 và đạt 30,5% vào năm sau.

Vào năm 2012, nhu cầu của thị trường trong nước đối với màn hình LCD tăng cao đã khiến công ty tăng cường nhập khẩu sản phẩm này Mặc dù nhu cầu đối với các mặt hàng khác, đặc biệt là chip Core 2 Duo và Core Duo với tốc độ xử lý cao, cũng gia tăng, nhưng tỷ trọng của các mặt hàng khác chỉ tăng nhẹ Điều này là do công ty phải phân bổ nguồn lực cho các sản phẩm và linh kiện khác để đảm bảo cân đối với số lượng từng loại.

Thị trường nhập khẩu linh kiện máy tính chính của công ty

Trong những năm gần đây, nhập khẩu đã trở thành một yếu tố quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu Công ty không chỉ duy trì các thị trường truyền thống như Trung Quốc, Nhật Bản và Đài Loan mà còn nỗ lực mở rộng tìm kiếm các thị trường nhập khẩu mới Mục tiêu là đa dạng hóa nguồn hàng và cung cấp những sản phẩm tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nước.

Bảng 2.2: Thị trường nhập khẩu linh kiện máy tính chính của công ty

(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Công ty An Phát)

Trung Quốc là quốc gia nhập khẩu chính của công ty, với tỷ lệ 31,1% (2010), 29,4% (2011) và 28,3% (2012), trong khi Nhật Bản đứng thứ hai với 27,7% (2010), 25,8% (2011) và 23,7% (2012) Tỷ trọng ở hai thị trường này giảm dần qua các năm, trong khi các thị trường khác lại tăng từ 16,9% (2010) lên 19,8% (2011) và 25,1% (2012) Điều này cho thấy công ty đang nỗ lực đa dạng hóa thị trường và sản phẩm, nhằm mang đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn tốt nhất.

Trung Quốc, Nhật Bản và Đài Loan là ba thị trường nhập khẩu chính của công ty, với vị trí địa lý gần gũi, đặc biệt là Trung Quốc có đường biên giới dài với Việt Nam, tạo thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa và tiết kiệm chi phí Hơn nữa, chất lượng sản phẩm từ ba thị trường này đạt tiêu chuẩn quốc tế, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của thị trường trong nước.

2.1.5 Các nghiệp vụ liên quan đến nhập khẩu của công ty

2.1.5.1 Nghiên cứu thị trường Để đáp ứng nhu cầu thị trường khách hàng trong nước, công ty liên tục có các chiến lược tìm kiếm các mặt hàng sao cho thoả mãn tối ưu nhất đến lượng khách hàng trong nước Phạm vi nghiên cứu thị trường nhập khẩu của công ty khá rộng lớn, từ các nước lân cận như Trung Quốc, Malaysia, Nhật Bản, cho đến Châu Âu như Anh, Pháp,… rồi sang Châu Mỹ tìm kiếm nghiên cứu thị trường Mỹ,…Với thị trường nghiên cứu rộng lớn như thế nên công ty có được nhiều các đơn chào hàng lớn và có các mặt hàng mà công ty cần đến Việc nghiên cứu thị trường giúp công ty có nhiều sự lựa chọn nguồn hàng cung cấp cho minh, xong nếu nghiên cứu tràn lan thì sẽ mất nhiều chi phí

Việc nghiên cứu thị trường giúp An Phát đa dạng hóa nguồn hàng, với mỗi mặt hàng từ các quốc gia có đặc điểm và lợi thế riêng Công ty chọn mua sản phẩm dựa trên tính năng phù hợp với người tiêu dùng Việt Nam và lựa chọn đối tác dựa vào các yếu tố như ưu đãi thuế quan, phương tiện vận tải và điều kiện địa lý để tối ưu hóa chi phí Trong những năm gần đây, do linh kiện máy tính đã được chuẩn hóa quốc tế, An Phát thường nhập khẩu từ các nước lân cận như Trung Quốc, Malaysia và Nhật Bản Để đáp ứng nhu cầu khách hàng trong nước, công ty cũng hợp tác với các đối tác lớn từ thị trường như Đức và Mỹ để ký kết hợp đồng mua bán.

2.1.5.3 Đàm phán ký kết hợp đồng

Công tác đàm phán và ký kết hợp đồng là bước quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ hợp tác với các đối tác, tạo điều kiện cho việc mua bán hàng hóa sau khi các bên đã có thời gian tìm hiểu lẫn nhau.

Công ty An Phát hiện nay chủ yếu sử dụng phương pháp đàm phán hợp đồng qua thư từ và điện tín, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian Khi cần hiểu rõ về sản phẩm chuẩn bị nhập, công ty cử đại diện đến gặp trực tiếp đối tác để tìm hiểu và thu thập tài liệu như Catalogue hoặc băng hình hướng dẫn Phương pháp này mang lại kết quả nhanh chóng và tiện lợi, nhưng với những đối tác thân thiết, An Phát vẫn áp dụng phương pháp đàm phán truyền thống do hạn chế trong việc hiểu rõ đối tác qua hình thức giao dịch này.

 Xin giấy phép nhập khẩu Đối với các mặt hàng như các thiết bị linh kiện điện tử, thiết bị viễn thông,

Các mặt hàng này không yêu cầu giấy phép nhập khẩu, do đó, sau khi ký hợp đồng nhập khẩu với đối tác, công ty có thể ngay lập tức thực hiện thủ tục mở L/C để tiến hành các bước tiếp theo.

Để mở L/C, phòng xuất nhập khẩu cần làm đơn xin mở L/C gửi ngân hàng, trong khi phòng Tài vụ sẽ dựa vào kế hoạch mở L/C để huy động vốn theo quy định trong hợp đồng.

Công ty thường mở thư tín dụng (L/C) tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của đối tác, công ty có thể mở L/C tại Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu (EXIMBANK) Để xin mở L/C, nội dung phải đầy đủ các thông tin chính như tên ngân hàng thông báo, loại L/C (bao gồm số, ngày phát hành, và thời hạn hiệu lực), tên và địa chỉ người thụ hưởng, tên và địa chỉ người mở L/C (Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại An Phát; Địa chỉ: 269 Chùa Bộc, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội), mặt hàng, số tiền thanh toán, và phải tuân thủ các điều khoản khác trong hợp đồng.

 Làm thủ tục hải quan

Theo quy định của luật hải quan, hàng nhập khẩu từ nước ngoài về, để nhận được hàng, cần phải theo quy trình làm thủ tục hải quan:

- Khai và nộp tờ hải quan

- Xuất trình hàng hoá để kiểm hoá hàng hoá nhập khẩu

- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ về tài chính.

Khi hàng hóa từ nước ngoài đến Cảng Hải Phòng hoặc sân bay Nội Bài, các đại lý sẽ thông báo cho công ty qua điện thoại và gửi giấy nhận hàng Tại Cảng Hải Phòng, công ty sẽ cử nhân viên làm thủ tục hải quan hoặc nhờ các công ty vận chuyển thực hiện Đối với hàng hóa đến sân bay Nội Bài, công ty sẽ liên hệ với đại lý để hoàn tất giấy tờ chuyển hàng về hải quan Gia Lâm, sau đó nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ thực hiện thủ tục hải quan để nhận hàng.

 Nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hoá sẽ được bàn giao cho công ty, và công ty sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng về kho Theo quy định, phòng xuất nhập khẩu phải hoàn tất các thủ tục liên quan ít nhất 5 ngày trước khi tàu đến cảng, và cung cấp giấy tờ cho đại diện công ty nếu hàng được chuyển đến sân bay Nội Bài Khi nhận được giấy tờ, chi nhánh cần kiểm tra để phát hiện thiếu sót Phòng xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với các cơ quan chức năng tại cảng để hỗ trợ và sắp xếp phương tiện bốc dỡ hàng Tất cả thủ tục phải hoàn tất trong vòng 3 ngày kể từ khi hàng được bốc dỡ xuống cảng và trước khi tàu sẵn sàng làm hàng.

Khi nhận hàng, công ty cần kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng Nếu phát hiện tổn thất hoặc hàng hoá không đúng vị trí theo vận đơn, công ty phải mời cơ quan giám định Vinacontrol lập biên bản Trong trường hợp hàng bị đổ vỡ hoặc thiếu hụt, cần lập biên bản giám định tương ứng Sau khi hoàn tất giám định, Vinacontrol sẽ cung cấp chứng thư giám định và hoá đơn cho công ty, đồng thời công ty phải thông báo thiệt hại cho bên bảo hiểm.

Do công ty có mối quan hệ lâu dài và tốt đẹp với các đối tác, hàng hóa thường xuyên được cung cấp đầy đủ và ít khi xảy ra tình trạng thiếu hụt hay hư hỏng Điều này giúp quy trình kiểm tra hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

 Làm thủ tục thanh toán

* Đối với thanh toán bằng hình thức chuyển tiền TT:

Hợp đồng thanh toán bằng điện chuyển tiền thông qua tài khoản số

0541001537202 tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam Chi phí chuyển tiền do người được thụ hưởng chịu.

Bộ hồ sơ yêu cầu ngân hàng chuyển tiền gồm:

- Lệnh chuyển tiền (theo mẫu Ngân hàng ngoại thương)

- Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá

- Giấy phép nhập khẩu (đối với hàng hoá cần giấy phép)

- Tờ khai hải quan (bản gốc)

- Các giấy tờ khác có liên quan

* Đối với thanh toán bằng L/C:

Nhà xuất khẩu cần phải chuẩn bị và xuất trình bộ chứng từ đầy đủ theo yêu cầu của L/C Sau khi hoàn tất giao hàng, bộ chứng từ này sẽ được Ngân hàng thông báo gửi đến Ngân hàng ngoại thương Việt Nam để xin thanh toán.

- Hoá đơn thương mại: 02 bản

- 2/3 số vận đơn gốc hoặc chứng từ vận tải

- Giấy chứng nhận phẩm chất: 02 bản gốc

- Giấy chứng nhận xuất xứ: 01 bản gốc + 01 bản sao

- Phiếu kê khai đóng gói: 02 bản gốc

- Giấy chứng nhận bảo hiểm

- Giấy chứng nhận của hãng chuyển phát nhanh DHL rằng trong vòng 5 ngày

ĐÁNH GIÁ THỊ TRƯỜNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN MÁY TÍNH CỦA CÔNG TY

Trong những năm qua, công ty An Phát đã phải đối mặt với áp lực lớn do quy mô kinh doanh và khối lượng công việc phát triển cao, mặc dù đã tuyển thêm nhân viên cho phòng kinh doanh và điều chuyển cán bộ chủ chốt cho phòng xuất nhập khẩu Tuy nhiên, dưới sự lãnh đạo của cấp trên và quyết tâm của nhân viên, công ty đã không ngừng lớn mạnh và đạt được nhiều thành tựu trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Công ty chủ yếu nhập khẩu linh kiện máy tính, thiết bị điện tử và thiết bị viễn thông, nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước khi mà sản xuất nội địa chưa đủ khả năng Do đó, kim ngạch nhập khẩu của công ty khá lớn.

Sở dĩ có được kết quả khả quan như vậy là bởi các lý do sau:

Sự thành công của một công ty phụ thuộc vào hai yếu tố chính: chất lượng sản phẩm vượt trội và dịch vụ khách hàng xuất sắc Công ty cần xây dựng hình ảnh mạnh mẽ thông qua việc đảm bảo những tiêu chí này để thu hút và giữ chân khách hàng.

Công ty luôn xây dựng một kế hoạch kinh doanh hợp lý, giúp xác định rõ lĩnh vực hoạt động, dự tính chi phí và doanh thu, cũng như đánh giá các rủi ro Kế hoạch này không chỉ định hướng chiến lược kinh doanh mà còn hướng dẫn cách thức đạt được mục tiêu đã đề ra.

Công ty liên tục cải tiến sản phẩm dựa trên sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đồng thời đổi mới phương thức hoạt động như định giá, xúc tiến bán hàng, cung cấp dịch vụ và phân phối Chúng tôi luôn chú trọng đến những thay đổi và ứng dụng chúng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả công việc.

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức hợp lý, với sự phân công công việc chính xác cho nhân viên tại phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu Nhân viên thường xuyên được đào tạo để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, đảm bảo hiệu quả công việc cao nhất.

 Công ty đã sử dụng và khai thác có hiệu quả vốn, biết đầu tư mở rộng thị trường và phát triển thị trường trọng điểm.

 Nhân viên trong các phòng luôn tích cực giúp đỡ lẫn nhau để phòng vượt mức kế hoạch đề ra.

2.2.2 Khó Khăn và Nguyên nhân

2.2.2.1 Trong nghiên cứu thị trường

Công ty, được thành lập từ năm 2004, đang đối mặt với nhiều hạn chế trong việc nghiên cứu thị trường, dẫn đến việc khai thác các mặt hàng nhập khẩu chưa đa dạng và thiếu lựa chọn cho sản phẩm cũng như đối tác Hiện tại, công ty không có bộ phận nghiên cứu thị trường riêng biệt; công việc này chủ yếu do nhân viên phòng xuất nhập khẩu thực hiện, gây ra khó khăn trong việc dành thời gian và tăng cường tính chuyên nghiệp trong nghiên cứu.

2.2.2.2 Trong công tác chọn đối tác

Trong quá trình lựa chọn đối tác nhập khẩu, công ty chủ yếu ưu tiên các đối tác quen thuộc và chưa mở rộng ra các mối quan hệ mới Điều này dẫn đến việc công ty thường bị động trong việc thương thảo giá cả và phụ thuộc nhiều vào các đối tác trong việc thực hiện hợp đồng.

Trong thư hỏi hàng và thư hỏi giá, công ty cần thể hiện rõ tiềm năng của mình, bao gồm kinh nghiệm làm việc và uy tín trên thị trường Điều này giúp đối tác hiểu biết sâu sắc hơn về công ty, từ đó tạo dựng niềm tin và sẵn sàng trở thành đối tác lớn.

Công ty chưa chú trọng đến việc thăm quan trực tiếp cơ sở của đối tác, chủ yếu do kinh phí cao, dẫn đến hạn chế trong việc hiểu rõ về đối tác và nguồn gốc sản phẩm Điều này ảnh hưởng đến khả năng giới thiệu sản phẩm một cách hiệu quả đến khách hàng, từ đó hạn chế doanh số bán hàng.

2.2.2.3 Trong công tác đàm phán ký kết hợp đồng

Công tác giao dịch và đàm phán của công ty với các đối tác nước ngoài thường gặp khó khăn do khác biệt về văn hóa và tâm lý, dẫn đến hiểu lầm Ví dụ, trong một buổi đàm phán với đối tác Mỹ, công ty An Phát đã cố gắng thương lượng giảm giá sản phẩm nhưng không được hiểu rõ về những khó khăn tài chính của mình, dẫn đến việc hợp đồng bị hủy Những hiểu lầm này không chỉ làm mất thời gian và chi phí nghiên cứu đối tác mà còn khiến công ty bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh quan trọng, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của công ty.

2.2.2.4 Trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, các công ty thường gặp phải nhiều khó khăn và sai sót, điều này đã tạo ra những hạn chế trong hoạt động kinh doanh chung và đặc biệt là trong phòng xuất nhập khẩu Những vấn đề này thường xảy ra ở các khâu khác nhau trong quy trình.

 Khâu xin giấy phép nhập khẩu:

Quá trình xin giấy phép nhập khẩu thường gặp phải khó khăn do thủ tục phức tạp và đội ngũ nhân viên thiếu kinh nghiệm, dẫn đến việc chuẩn bị giấy tờ không đầy đủ Điều này kéo dài thời gian nhập khẩu của công ty.

Hiện nay, hầu hết các mặt hàng không yêu cầu giấy phép nhập khẩu, ngoại trừ một số mặt hàng đặc biệt Do đó, nếu mặt hàng mà công ty kinh doanh không thuộc danh sách cần xin giấy phép, thì quy trình này có thể không cần thiết cho công ty.

Thủ tục hải quan tại Việt Nam hiện nay còn cồng kềnh và phức tạp, gây khó khăn và chậm trễ cho các công ty trong việc thực hiện hợp đồng Sự chậm trễ này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của công ty mà còn có thể dẫn đến việc mất khách hàng Ngoài ra, quy trình hải quan không thuận lợi khiến hàng hóa phải lưu kho, phát sinh thêm phí tổn lưu kho, làm giảm lợi nhuận của công ty.

Công ty gặp khó khăn trong việc luân chuyển hàng hóa do thời gian làm thủ tục kéo dài, nguyên nhân một phần là do sự thay đổi liên tục của chính sách thuế và hải quan tại Việt Nam Điều này khiến cho nhân viên không kịp nắm bắt các thay đổi, gây trở ngại trong việc kê khai tờ khai theo đúng quy định của hợp đồng và quy định của nhà nước.

Mặc dù Việt Nam đã tiến hành cải cách thủ tục hành chính nhiều, xong sự tiện ích từ những việc cải cách đó là chưa được cao.

GIẢI PHÁP MỞ RỘNG THỊ TRƯỜNG CUNG CẤP