Tính cấp thiết của đề tài
Trong chương trình đào tạo của Khoa Quản lý - Văn thư, nhiều học phần yêu cầu sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến”, bao gồm các môn như Nghiệp vụ văn thư, Quản lý văn bản và sử dụng con dấu, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, cũng như Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp và cơ quan Đảng.
Trước đây, việc dạy sinh viên về quản lý văn bản đi và đến gặp nhiều khó khăn do thiếu phần mềm hỗ trợ, dẫn đến sinh viên chỉ có thể học qua sổ tay hoặc hình ảnh mô tả Kết quả là, nhiều sinh viên không nắm vững kỹ năng này khi thực tập hoặc tốt nghiệp, ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động và hạn chế cơ hội việc làm Để cải thiện tình hình, cần phát triển phần mềm quản lý văn bản đi và đến, nhằm trang bị cho sinh viên kỹ năng cần thiết và nâng cao chất lượng đào tạo trong nhà trường.
Công tác quản lý văn bản tại trường hiện đang thực hiện bằng sổ, dẫn đến nhiều bất cập Do đó, việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản là cần thiết để cải thiện quy trình theo dõi và xử lý các văn bản đi và đến.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm từ các công ty khác nhau, mỗi phần mềm có đặc thù riêng và chỉ đáp ứng tốt nhu cầu của một số cơ quan nhất định Điều này dẫn đến chi phí cao và khó khăn trong bảo trì Phần mềm "Quản lý văn bản đi, đến" được thiết kế đặc biệt để phù hợp với yêu cầu quản lý văn bản của từng môn học, trong đó giải quyết hiệu quả vấn đề chèn số văn bản đi, điều mà các phần mềm khác không có Việc cài đặt và bảo trì phần mềm này cũng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả công tác giảng dạy và quản lý văn bản tại Nhà trường.
M ục đích nghiên cứ u
Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” hỗ trợ hiệu quả cho công tác giảng dạy các học phần như Nghiệp vụ văn thư, Quản lý văn bản và con dấu, Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, cùng với Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng.
Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” được triển khai nhằm tin học hóa công tác văn thư lưu trữ tại nhà trường, giúp quản lý và phân phối văn bản một cách an toàn, nhanh chóng và hiệu quả.
Đối tượ ng nghiên c ứ u
- Văn bản đi và văn bản đến
Nhi ệ m v ụ nghiên c ứ u
4.1 Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác thiết kế phần mềm
“Quản lý văn bản đi, đến”.
4.2 Thiết kế và xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”.
4.3 Đề xuất hướng phát triển mới của đề tài.
Cách ti ế p c ận, phương pháp, phạ m vi nghiên c ứ u
Để phát triển phần mềm phù hợp với đặc thù của Trường CĐSPTW và Khoa Quản lý – Văn thư, cần tiếp cận các phần mềm hiện có mà các doanh nghiệp và cơ quan khác đang sử dụng Đồng thời, việc khảo sát quy trình quản lý văn bản của Trường cũng là yếu tố quan trọng nhằm xác định nhu cầu sử dụng trong các học phần liên quan.
Chúng tôi áp dụng các phương pháp nghiên cứu lý luận để xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài, đồng thời kết hợp với phương pháp nghiên cứu thực tiễn để tạo lập cơ sở thực tiễn Trong quá trình giảng dạy các học phần liên quan đến quản lý văn bản, nhóm nghiên cứu đã phát triển những chức năng phù hợp nhất với nhu cầu của sinh viên, giúp họ dễ dàng tiếp thu kiến thức Ngoài ra, chúng tôi cũng tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông qua khảo sát và tìm hiểu nghiệp vụ công tác văn thư tại phòng văn thư của Nhà trường.
Dựa trên tình hình thực tế của các học phần như Nghiệp vụ văn thư, Quản lý văn bản và sử dụng con dấu, Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cũng như Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng và văn thư lưu trữ, chúng tôi đã phát triển phần mềm nhằm đáp ứng các yêu cầu đã đề ra Địa bàn nghiên cứu và thực nghiệm được thực hiện tại Trường CĐSP Trung ương.
Tính mới của đề tài
Tất cả các nghiệp vụ cơ bản trong quản lý văn bản đã được tích hợp vào phần mềm, giúp người dùng quản lý hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
- Giúp sinh viên Khoa Quản lý – Văn thư nắm được các quy trình quản lý văn bản một cách trực quan nhất
QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
Thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”.
Thực nghiệm lần 1 tại phòng văn thư của Trường
Từ ngày 2/8/2015 đến 15/10/2015, chúng tôi đã tiến hành điều chỉnh phần mềm sau hai đợt thực nghiệm Quá trình này liên quan đến việc giảng dạy các học phần có nội dung về quản lý văn bản.
Hoàn thiện phần mềm và báo cáo tổng kết đề tài
CƠ SỞ LÝ LU Ậ N VÀ TH Ự C TI Ễ N C Ủ A CÔNG TÁC THI Ế T
Cơ sở lý lu ậ n
Văn bản đi bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, bao gồm cả bản sao, văn bản nội bộ và văn bản mật, được phát hành bởi các cơ quan và tổ chức.
Văn bản đi của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do nhà trường ban hành gửi cho các cơ quan khác
Văn bản đến bao gồm mọi loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, bao gồm cả fax, văn bản truyền qua mạng và văn bản mật, cùng với các đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do các cơ quan khác ban hành gửi đến cho trường.
1.1.1.3 Văn bản lưu hành nội bộ là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, không gửi ra ngoài.
Quản lý văn bản là quá trình áp dụng các biện pháp nghiệp vụ để tiếp nhận và chuyển giao tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời, đồng thời đảm bảo an toàn cho các văn bản được hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
1.1.1.5 Đăng ký văn bản Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Phần mềm máy tính bao gồm các câu lệnh được lập trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ, sắp xếp theo trình tự nhất định để tự động thực hiện các chức năng hoặc giải quyết các vấn đề tính toán.
1.1.2 Công tá c quản lý văn bản đi, đến
1.1.2.1 Các yêu cầu của công tác quản lý văn bản đi, đến
Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các nghiệp vụ quản lý văn bản, bao gồm trình tự và thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản, cũng như mẫu sổ đăng ký văn bản và cách ghi chép thông tin, cần phải tuân theo quy định chung của cơ quan có thẩm quyền Việc thực hiện không được tùy tiện theo cách riêng mà phải đảm bảo tính thống nhất và chính xác.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý văn bản, các nghiệp vụ tiếp nhận, chuyển giao và vào sổ cần được thực hiện một cách chính xác, tránh mọi sai sót và nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận, tác giả, số và ký hiệu Đây là yêu cầu thiết yếu nhằm duy trì tính chính xác và minh bạch trong quá trình xử lý văn bản.
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, và việc xử lý nhanh chóng, kịp thời sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức Nếu văn bản không được chuyển giao kịp thời, có thể gây gián đoạn công việc và tổn thất cho cơ quan, Nhà nước, cũng như thiệt hại đến lợi ích của công nhân viên Do đó, việc thực hiện yêu cầu này cần phải đảm bảo thủ tục chuyển giao văn bản được thực hiện nhanh chóng, không chậm trễ, đặc biệt là đối với các văn bản khẩn.
Để đảm bảo an toàn cho văn bản, cần ngăn chặn việc mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật Yêu cầu này liên quan đến nhiều khâu trong quản lý văn bản, bao gồm tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữ Các cơ quan, tổ chức cần cụ thể hóa quy định để bảo đảm an toàn cho văn bản.
1.1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi, đến
Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 22/11/2012 hướng dẫn quy trình quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quy định các nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến một cách rõ ràng và hiệu quả.
Tất cả văn bản đi và đến của cơ quan, tổ chức cần được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để thực hiện thủ tục tiếp nhận và đăng ký, ngoại trừ những văn bản được quy định đăng ký riêng theo pháp luật Các văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư sẽ không được các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi và đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, muộn nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản đến, cần phải có dấu chỉ các mức độ khẩn, bao gồm cả “Hỏa tốc” và “Hỏa tốc” hẹn giờ.
Văn bản khẩn, bao gồm “Thượng khẩn” và “Khẩn”, cần được đăng ký, trình và chuyển giao ngay khi nhận được Sau khi văn bản khẩn được ký, các thủ tục phát hành và chuyển phát phải được hoàn tất ngay lập tức.
Văn bản mật, chứa đựng thông tin bí mật nhà nước, phải được đăng ký và quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, cùng với các hướng dẫn được nêu trong Thông tư này.
1.1.2.3 Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi, đến a) Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi
Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau: Soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, hoàn chỉnh và in ấn, trình ký và ký văn bản Sau đó, thực hiện kiểm tra, đăng ký văn bản, nhân bản và đóng dấu Cuối cùng, tổ chức chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản, đồng thời lưu trữ, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng.
Cơ sở th ự c ti ễ n c ủ a vi ệ c thi ế t k ế xây d ự ng ph ầ n m ềm “Quản lý văn bả n đi, đến”
1.2.1 Các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đến, đi trong các chương trình đào tạo của Khoa Quản lý - Văn thư cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”
1.2.1.1 Học phần Nghiệp vụ văn thư trong chương trình đào tạo Quản trị văn phòng và Lưu trữ học
Nội dung của học phần bao gồm 5 chương:
Chương 1: Tổng quan về Công tác văn thư
Chương 2: Quản lý văn bản đi
Chương 3: Quản lý văn bản đến
Chương 4: Quản lý và sử dụng con dấu
Chương 5: Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ
Trong học phần này, phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” được áp dụng tại chương 2, chương 3 và chương 5, giúp sinh viên có cái nhìn trực quan và hiểu rõ hơn về quy trình quản lý văn bản đi và đến.
1.2.1.2 Học phần Quản lý văn bản và con dấu trong chương trình đào tạo Thư ký văn phòng
Nội dung của học phần bao gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về Công tác văn thư
Chương 2: Quản lý văn bản đi
Chương 3: Quản lý văn bản đến
Chương 4: Quản lý và sử dụng con dấu
Trong học phần này, việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” được sử dụng trong chương 2 và chương 3
1.2.1.3 Học phần Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong ba chương trình đào tạo Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng và Lưu trữ học
Nội dung của học phần bao gồm 4 chương trong đó có 2 chương liên quan đến việc sử dụng phần mềm đó là:
Chương 1: Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư
Chương 2: Ứng dụng công nghệ thông tin vào Công tác lưu trữ
1.2.1.4 Học phần Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong chương trình đào tạo của ngành Thư ký văn phòng
Nội dung của học phần bao gồm 3 chương trong đó có 1 chương liên quan đến việc sử dụng phần mềm đó là:
Chương 3: Phương pháp lập hồ sơ
1.2.2 Thực trạng giảng dạy các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đi, đến
Khi giảng dạy về quản lý văn bản, giảng viên chỉ có thể cung cấp hình ảnh giao diện phần mềm và hướng dẫn nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu, dẫn đến việc sinh viên chỉ rèn luyện kỹ năng quản lý văn bản thủ công Học sinh chủ yếu nghe, xem và ghi nhớ cách đăng ký văn bản vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính, thiếu trải nghiệm thực tiễn trong việc sử dụng phần mềm.
Từ năm học 2014 - 2015, Khoa Quản lý - Văn thư đã chuyển từ việc mời giảng viên ngoài sang sử dụng giảng viên khoa Công nghệ để giảng dạy học phần Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Việc này dẫn đến việc giảng viên chỉ tập trung vào lý thuyết mà không có phần mềm hỗ trợ, khiến cho nhiều nội dung quan trọng như ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công việc, phân quyền giải quyết công việc, và quản lý hồ sơ điện tử không được truyền tải đầy đủ Điều này đã ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu của sinh viên trong việc hiểu rõ các kỹ năng cần thiết cho công việc trong cơ quan.
1.2.3 Thực trạng quản lý văn bản đi, nội bộ, văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương
1.2.3.1 Quản lý văn bản nội bộ, đi
Công tác quản lý văn bản đi, đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương không sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến
Quy trình quản lý văn bản đi, đến được thực hiện như sau:
Các đơn vị trong trường có nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ tiến hành soạn thảo và in ra giấy Sau đó, viên chức văn thư sẽ kiểm tra kỹ thuật trình bày Nếu có sai sót, văn bản sẽ được trả lại để sửa chữa; nếu đúng, văn bản sẽ được đánh số và lưu trữ.
- Văn bản được đánh số sẽ đưa trình lãnh đạo trường ký.
- Văn bản có chữ ký của lãnh đạo trường được chụp dấu (thông thường 3 bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo trường).
Văn thư đăng ký dữ liệu tự thiết kế bằng Excel trên máy tính cần lưu một bản chính tại phòng Văn thư Các văn bản được sắp xếp theo tháng để dễ dàng quản lý và tra cứu.
Các đơn vị trong trường có trách nhiệm photo các văn bản nội bộ và gửi đến các đơn vị liên quan Đối với các văn bản đi, viên chức văn thư sẽ thực hiện thủ tục chuyển phát đến cơ quan, tổ chức nhận.
1.2.3.2) Quy trình quản lý văn bản đến
Tiếp nhận và xử lý văn bản bao gồm việc kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến cho các tài liệu chuyển đến qua bưu điện Đối với văn bản nhận qua internet, cần tải về máy tính, in ra giấy và cũng thực hiện đóng dấu đến.
Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương thực hiện việc đăng ký văn bản đến theo mẫu sổ quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
Viên chức văn thư trình văn bản đến lãnh đạo nhà trường để xin chỉ đạo phân phối Lãnh đạo sẽ ghi ý kiến chỉ đạo phân phối ở phía trên lề trái của văn bản.
Theo chỉ đạo của lãnh đạo trường, viên chức văn thư sẽ photocopy các văn bản và gửi đến lãnh đạo các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để giải quyết.
1.2.3.2 Nhận xét thực trạng quản lý văn bản đi, đến của trường Cao đẳng
Sư phạm Trung ương a) Ưu điểm:
Quy trình này cho phép viên chức văn thư và các viên chức khác tham gia vào việc giải quyết văn bản một cách dễ dàng, ngay cả khi họ không thành thạo trong việc sử dụng máy tính.
Dễ cho việc chèn số văn bản đi trong tình hình thực tế xảy ra việc phải chèn số nhiều b) Nhược điểm
Trong thời đại công nghiệp hóa và tự động hóa hiện nay, các thao tác cồng kềnh và chậm chễ không còn phù hợp, dễ dẫn đến sai sót và hư hỏng Việc cải tiến quy trình làm việc là cần thiết để tăng độ chính xác và hiệu quả.
- Tìm kiếm, phân loại, thống kê công văn mất thời gian, khó khăn
- Lưu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách, bảo quản không tốt dễ dẫn đến hư hỏng làm mất thông tin
- Không kiểm tra và đôn đốc được việc giải quyết văn bản.
- Tốn kinh phí cho việc in, photo văn bản để gửi cho các đơn vị.
THI Ế T K Ế VÀ XÂY D Ự NG PH Ầ N M Ề M QU ẢN LÝ VĂN
Phân tích thi ế t k ế h ệ th ống “Quản lý văn bản đi, đến”
2.1.1 Mô t ả quy trình ho ạt độ ng c ủ a h ệ th ố ng qu ản lý văn bản đi, đế n
2.1.1.1 Đối với văn bản đến
Khi nhận văn bản mới qua bưu điện, fax hoặc internet, nhân viên phòng hành chính sẽ tiếp nhận, quét và lấy thông tin cần thiết để cập nhật vào phần mềm quản lý với các quyền văn thư như ngày đến, số đến, ký hiệu văn bản và trích yếu nội dung Sau khi cập nhật, văn bản mới sẽ hiển thị trong quyền của lãnh đạo cơ quan, từ đó lãnh đạo sẽ phân công xử lý cho đơn vị chính và các đơn vị phối hợp.
Sau khi lãnh đạo hoàn tất việc phân công, quyền hạn của người dùng trong phòng ban và khoa sẽ được xác định để tiến hành xử lý văn bản Khi quá trình xử lý hoàn tất, người dùng cần nhấn nút xử lý để kết thúc quy trình này.
2.1.1.2 Đối với văn bản đi
Văn bản đi, bao gồm cả văn bản nội bộ, sẽ được lãnh đạo phòng, ban giám hiệu hoặc các đơn vị trong trường soạn thảo Sau đó, các văn bản này sẽ được chuyển đến phòng hành chính để nhân viên cập nhật vào hệ thống với các thông tin cần thiết như ngày ban hành, loại văn bản, số ký hiệu, trích yếu và nơi nhận trước khi được gửi đi Tùy thuộc vào phân quyền của người sử dụng, người dùng hệ thống có khả năng thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm các văn bản đến và đi.
Người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến – đi theo: ngày ban hành, theo trích yếu, theo loại văn bản, theo số ký hiệu vb, sổvăn bản
2.1.1.3 Các đối tượng sử dụng
Có 04 đối tượng sử dụng ứng dụng là lãnh đạo trường, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo khoa, văn thư; thuộc vào các nhóm sau:
- Lãnh đạo trường (Hiệu Trưởng, Phó Hiệu Trưởng),
- Lãnh đạo các phòng ban (trưởng phòng, phó phòng),
- Lãnh đạo khoa (trưởng khoa, phó trưởng khoa),
Các đối tượng sẽ có các thao tác khác nhau trong chương trình quản lý văn bản và điều hành:
Lãnh đạo có khả năng xem xét các văn bản đi và đến, thực hiện phân phối văn bản, đưa ra ý kiến chỉ đạo và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản trong hệ thống.
Đối với văn thư, người dùng có thể thực hiện các thao tác như thêm mới, sửa đổi hoặc xóa văn bản, loại văn bản, phòng ban, lĩnh vực văn bản và sổ văn bản một cách linh hoạt.
Lãnh đạo phòng ban và lãnh đạo khoa có thể tiếp nhận các văn bản đã được phân phối và thực hiện việc lập hồ sơ cho những văn bản này.
2.1.2 Phân tích v ề m ặ t ch ức năng
2.1.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
Qu ản lý văn bả n và điề u hành
2.1.2.2 Biều đồ luồng dữ liệu a) Mức ngữ cảnh b) Mức đỉnh
Văn thư Ý ki ế n ch ỉ đạ o/Y/c x ử lý
Báo cáo/KQ th ự c hi ệ n Y/c x ử lý
4.QL VB đến 3.QL VB đi
YC đổ i MK 1.1.QLHS cá nhân
1.2.Đổ i m ậ t kh ẩ u Nhóm người dùng
YC đổi MK KQ/TT xử lý
YC xử lý/tt quản lý
2.3.QL Loại vb 2.4.QL Sổ VB
Kết quả TT quản lý TT quản lý
3.2.DS VB đi 3.1.Vào sổ VB đi
4.2.QL DSVB đến 4.3.Phân phối
TT chỉ đạo KQ xử lý
* Theo dõi k ế t qu ả x ử lý văn bản đế n
Theo dõi KQ XL văn bản đến
Lãnh đạo Văn bản đế n
Các bảng CSDL trong chương trình
Tên Kiểu dữ liệu Khóa chính Rỗng Chú thích
Bảng dữ liệu văn bản bao gồm các trường quan trọng như: id_vanbandi (Mã định danh văn bản), kyhieuvanban (Ký hiệu văn bản), ngaybanhanh (Ngày ban hành), loaivanban (Loại văn bản), trichyeu (Trích yếu văn bản), sovanban (Sổ văn bản), linhvuc (Lĩnh vực văn bản), dokhan (Độ khẩn), soban (Số bản), sotrang (Số trang), filedinhkem (File đính kèm), nguoisoan (Người soạn), nguoiky (Người ký), noinhan (Nơi nhận), và xuly (Tình trạng xử lý).
Quyenxem varchar(100) Quyền xem luu varchar(100) Lưu
Bảng 1: Bảng dữ liệu lưu trữvăn bản đi
Tên Kiểu dữ liệu Khóa chính Rỗng Chú thích sovanbanden Int(5) PK NN Sốvăn bản (khóa) kyhieuvanban varchar(20) Ký hiệu văn bản ngayden date Ngày đến
Ngaybanhanh date Ngày ban hành
Coquan varchar(50) Cơ quan ban hành trichyeu varchar(250) Trích yếu
Linhvuc varchar(100) Lĩnh vực văn bản
Loaivanban varchar(50) Loại văn bản
Filedinhkem varchar(200) File đính kèm
Xuly Tinyint(1) Tình trạng xử lý
Lanhdao varchar(50) Lãnh đạo phân công
Ykienxuly Text Ý kiến chỉđạo ngaythuchien Date Ngày thực hiện
Phongbanchinh varchar(100) Phòng xử lý chính
Phongbanphoihop varchar(100) Phòng phối hợp
Hanxuly date Hạn xử lý
Ngayxuly date Ngày xử lý
Nguoixuly varchar(50) Người xử lý
Sovanban varchar(100) Sổvăn bản năm
Bảng 2: Bảng dữ liệu lưu trữvăn bản đến
Tên Kiểu dữ liệu Khóa chính Rỗng Chú thích
Bài viết này mô tả cấu trúc của bảng hồ sơ với các trường dữ liệu quan trọng như Id_hoso (khóa chính), mahoso (mã hồ sơ), tieudehoso (tiêu đề hồ sơ), nguoilap (người lập hồ sơ), ngaybatdau (ngày bắt đầu lập hồ sơ), ngayketthuc (ngày kết thúc lập hồ sơ), toso (số tờ) và loai (loại văn bản đến hay đi) Các trường này giúp quản lý thông tin hồ sơ một cách hiệu quả và dễ dàng truy xuất.
Bảng 3: Bảng dữ liệu lưu trữ hồsơ
Tên Kiểu dữ liệu Khóa chính Rỗng Chú thích
Bài viết này mô tả cấu trúc của một cơ sở dữ liệu liên quan đến hồ sơ văn bản, bao gồm các trường quan trọng như: "id" là khóa chính của hồ sơ, "idhoso" là mã hồ sơ, "idvanban" là mã văn bản, "ngaybanhanh" ghi lại ngày ban hành văn bản, "sokyhieu" là số ký hiệu văn bản, "trichyeu" tóm tắt nội dung văn bản, "loai" phân loại văn bản đi hoặc đến, và "thutu" chỉ số thứ tự của văn bản.
Bảng 4: Bảng dữ liệu lưu trữ chi tiết hồsơ
Bài viết này trình bày cấu trúc của một bảng dữ liệu với các trường quan trọng như sau: "maquyen" (Mã quyền) là khóa chính với kiểu dữ liệu int(2), "manhanvien" (Mã nhân viên) cũng có kiểu dữ liệu int(2) Các trường quyền hạn bao gồm "xem", "sua", "xoa", "in", "export" và "import", tất cả đều có kiểu dữ liệu Bit(1) để xác định quyền truy cập và thao tác dữ liệu.
Bảng 5: Bảng dữ liệu lưu trữ phân quyền
Tên Kiểu dữ liệu Khóa chính Rỗng Chú thích
Cat_id int(11) PK NN Id danh mục (khóa) code Varchar(50) Mã danh mục title Varchar(255) Tên danh mục
P_id int(11) Loại danh mục status Tinyint(4) Trạng thai danh mục
Bảng 6: Bảng dữ liệu lưu trữ các danh mục
Tên Kiểu dữ liệu Khóa chính Rỗng Chú thích maNV int(5) PK NN Mã nhân viên (khóa)
Hten Varchar(100) Họ và tên matkhau Varchar(100) Mật khẩu email varchar(100) Email
Dthoai varchar(50) Điện thoại liên hệ
Maphonban int(11) Mã phòng ban
Bảng 7: Bảng dữ liệu lưu trữngười dùng
Tên Kiểu dữ liệu Khóa chính Rỗng Chú thích idphongban int(5) PK NN Id phòng ban (khóa)
Maphongban Int(11) Mã phòng ban tenphongban Varchar(100) Tên phòng ban
Bảng 8: Bảng dữ liệu lưu trữ phòng ban- khoa
The article discusses various administrative document attributes, including unique identifiers, dates of issuance, classifications, summaries, and processing details It emphasizes the importance of tracking document statuses, including the roles of responsible parties and departments involved Key elements such as urgency levels, attachments, and review permissions are also highlighted to ensure efficient document management and compliance with regulatory standards.
MaNV MatKhau HTen Email Maphongban nhanvien hoso chitiethoso
Phongban_khoa vh_category vanbandi
1 n phanquyen maquyen manhanvien xem them sua xoa in export import
2.1.5 Xây d ự ng và tri ển khai chương trình
Dựa trên kết quả phân tích và thiết kế, chúng tôi phát triển hệ thống quản lý văn bản với các công cụ và môi trường triển khai cụ thể.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL
2.1.5.1 Yêu cầu phần cứng, phần mềm a Yêu cầu phần cứng
Cấu hình tối thiểu: Chíp E2200 2.2GHz , RAM 1G, Card đồ họa 128MB b Yêu cầu phần mềm
Hệ điều hành: Windows XP trở lên (có thể up lên host để quản lý trực tuyến)
2.1.5.2 Giao diện phần mềm a Đăng nhập hệ thống Để bắt đầu chương trình thì người dùng cần đăng nhập hệ thống, hệ thống gồm 4 quyền: Admin, văn thư, lãnh đạo nhà trường, lãnh đạo phòng ban Đối với người đăng nhập là quyền ADMIN thì có toàn quyền đối với hệ thống
Hình 1: Đăng nhập phần mềm b Trang chủ
Hình 2: Trang chủ của phần mềm khi đăng nhập quyền admin c Phân quyền hệ thống
Admin có khả năng phân quyền cho bốn nhóm người dùng khác nhau, bao gồm văn thư, lãnh đạo trường, lãnh đạo khoa và lãnh đạo phòng ban Hệ thống cung cấp giao diện phân quyền khi đăng nhập với vai trò Admin, cho phép quản lý và thêm mới văn bản một cách hiệu quả.
Hình 4: Giao diện thêm mới văn bản đi khi đăng nhập quyền văn thư e Thêm mới văn bản đến
Chức năng tìm kiếm và thống kê văn bản đi cho phép người dùng tra cứu thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm sổ văn bản, số ký hiệu, trích yếu, loại văn bản và ngày ban hành.
Th ự c nghi ệ m ph ầ n m ề m
2.2.1 Th ự c nghi ệ m ph ầ n m ềm “Quả n lý văn bản đi, đến” trong quá trình gi ả ng d ạ y các h ọ c ph ần có liên quan đế n công tác qu ản lý văn bả n
Trong quá trình giảng dạy các học phần nêu ở chương I, giảng viên đã áp dụng phần mềm “Quản lý văn bản”, mang lại sự hứng thú cho cả giảng viên và sinh viên Sinh viên cảm thấy việc sử dụng phần mềm này giúp họ tiếp thu bài giảng hiệu quả hơn Tuy nhiên, sinh viên đề xuất cần có thêm thời gian thực hành trên máy tính Do đó, trong học kỳ tới, khoa Quản lý - Văn thư sẽ phối hợp với khoa Công nghệ thông tin để tổ chức các buổi học tại phòng máy tính có kết nối internet, nhằm tạo điều kiện cho sinh viên thực hành với phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”.
2.2.2 Th ự c nghi ệ m ph ầ n m ềm “Quản lý văn bản đi, đến” vào công tác qu ả n lý văn bả n c ủa trườ ng t ại phòng Văn thư
Chúng tôi đã cài đặt phần mềm quản lý văn bản cho viên chức văn thư để sử dụng và đánh giá Viên chức cho biết phần mềm này rất chi tiết, dễ sử dụng và có khả năng giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm chi phí cho nhà trường Tuy nhiên, một bất cập được nêu ra là khó khăn trong việc chèn số vào văn bản, điều này xảy ra thường xuyên trong quá trình ban hành văn bản tại trường, mặc dù tình huống này có thể khác nhau ở các cơ quan khác nhau.
Sau khi thảo luận, chúng tôi quyết định thống kê văn bản theo tháng Khi chèn số, vẫn giữ nguyên cách thức cũ bằng cách thêm chữ cái theo vần a, b, c vào sau số thứ tự Ả rập Khi thống kê theo tháng, các văn bản sẽ được sắp xếp đúng theo thứ tự của tháng tương ứng Cuối năm, chúng tôi sẽ tổng hợp lại văn bản theo từng tháng, in ra và đóng thành sổ văn bản đi Phương án này cho phép chèn số cho văn bản mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ cho sổ đăng ký văn bản đi, không có sự tẩy xóa.
1 Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” được thiết kế với các dữ liệu theo đúng mẫu sổ quản lý văn bản đi, đến được quy định trong Thông tư số 07/2012/TT- BNV
2 Phần mềm này đáp ứng được các yêu cầu giảng dạy của các học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản đặc biệt là học phần Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Khi sử dụng phần mềm này vào quá trình giảng dạy các học phần nêu trên đã gây được hứng thú, kích thích tính tích cực và góp phần rèn luyện kỹnăng quản lý văn bản cho sinh viên
3 Phần mềm này được sử dụng vào quá trình quản lý văn bản của nhà trường sẽ làm cho công tác quản lý văn bản không chỉ đảm bảo được các yêu cầu: thống nhất, nhanh chóng, kịp thời, an toàn mà còn tiết kiệm được chi phí
4 Phần mềm chạy trên nền web cho phép quản lý trực tuyến, có giao diện thân thiện với người dùng và được viết theo mô hình MVC (Model-View-Controller) giúp cho việc bảo trì và nâng cấp dễ dàng
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Kết luận
1.1 Những điều đã làm được
Phần mềm web quản lý trực tuyến với giao diện thân thiện, được phát triển theo mô hình MVC (Model-View-Controller) giúp dễ dàng bảo trì và nâng cấp Nó bao gồm các chức năng như quản lý hệ thống, danh mục, văn bản đi và đến, hồ sơ, tra cứu sổ văn bản, cùng theo dõi kết quả xử lý văn bản đến.
Phần mềm này hỗ trợ giảng dạy các học phần liên quan đến quản lý văn bản, tạo điều kiện cho giảng viên tăng cường thời gian thực hành, từ đó giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp hiệu quả hơn.
Phần mềm này đáp ứng nhu cầu quản lý văn bản của Nhà trường, đặc biệt là khả năng chèn số mà các phần mềm khác không có Nó giúp quá trình giải quyết văn bản diễn ra nhanh chóng và thuận tiện cho việc tra cứu Đồng thời, phần mềm cũng tiết kiệm chi phí bằng cách giảm thiểu nhu cầu in ấn văn bản.
Ki ế n ngh ị
Nhà trường cần trang bị phòng học máy tính với kết nối internet và nâng cấp mạng internet để giảng viên có thể giảng dạy các học phần sử dụng phần mềm quản lý văn bản Việc này không chỉ tăng cường thời lượng thực hành mà còn giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng nghề một cách hiệu quả hơn.
Lãnh đạo nhà trường cần mua một hosting và tên miền riêng để triển khai phần mềm lên môi trường internet Sau đó, họ sẽ hướng dẫn các đơn vị trong trường đăng nhập vào phần mềm và thực hiện các chức năng đã được thiết lập.
- Đối với các phòng, khoa: Phối hợp cùng với chủ nhiệm đề tài để triển khai thực hiện sử dụng phần mềm.
Hướ ng phát tri ể n c ủa đề tài
Tích hợp module quản lý văn bản nội bộ, bao gồm văn bản trình ký và dự thảo, giúp rút ngắn thời gian quản lý văn bản đi của đơn vị và tạo sự trực quan cho quy trình này.
Tích hợp thêm modul quản lý nhân sự nhằm tin học hóa quá trình quản lý nhân sự trong nhà trường.