Đề tài này nhằm thực hiện mục tiêu tổng quát là đưa ra giải pháp hoàn thiện nghiệp vụgiao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty giai đoạn 20212025MỤC LỤCDANH MỤC CHỮ VIẾT TẮTDANH MỤC HÌNHDANH MỤC BẢNGGIỚI THIỆU..................................................................................................................1CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG: .......................................................31.1. Khái quát chung về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không ..............................................................................................................................31.1.1. Khái niệm .......................................................................................................31.1.1.1. Nghiệp vụ giao nhận...............................................................................31.1.1.2. Người giao nhận .....................................................................................31.1.1.3. Xuất khẩu hàng hóa ................................................................................41.1.2. Đặc điểm của giao nhận hàng hóa quốc tế.......................................................51.1.2.1. Đặc điểm chung......................................................................................51.1.2.2. Đặc điểm của giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không ....................51.1.3. Phân loại giao nhận hàng hóa..........................................................................61.1.3.1. Căn cứ vào phạm vi hoạt động:...............................................................61.1.3.2. Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:..........................................................61.1.3.3. Căn cứ vào tính chất giao nhận:..............................................................61.1.3.4. Căn cứ vào phương thức vận tải: ............................................................61.1.4. Vai trò giao nhận hàng hóa..............................................................................71.2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không ...................71.2.1. Nhận thông tin từ khách hàng và báo giá.........................................................71.2.2. Kí hợp đồng dịch vụ vận chuyển và đặt booking.............................................81.2.3. Chuẩn bị hàng hóa ..........................................................................................81.2.4. Chuẩn bị chứng từ và liên hệ các dịch vụ khác (nếu có)..................................81.2.5. Làm bộ chứng từ, đánh bill .............................................................................91.2.6. Gửi bộ chứng từ cho đại lý và hóa đơn tiền hàng ............................................91.2.7. Lưu chứng từ và bàn giao cho bộ phận kế toán ...............................................91.3. Các tiêu chí, chỉ tiêu đánh giá về việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không...............................................................................91.3.1. Tiêu chí an toàn hàng hóa ...............................................................................91.3.1.1. Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng trong quá trình vận chuyển:.............................101.3.1.2. Tỷ lệ hàng hóa bị mất mát trong khi vận chuyển...................................101.3.2. Tiêu chí thời gian nhanh chóng, kịp thời .......................................................101.3.3. Tiêu chí độ tin cậy, chính xác........................................................................111.3.4. Tiêu chí linh hoạt ..........................................................................................121.3.5. Chi phí, giá cả ...............................................................................................121.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.....................................................................................131.4.1. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp ...................................................................131.4.1.1. Vị trí địa lý ...........................................................................................131.4.1.2. Thời tiết, khí hậu ..................................................................................131.4.1.3. Môi trường chính trị, xã hội và pháp luật..............................................131.4.1.4. Đặc điểm của hàng hóa.........................................................................141.4.2. Nhân tố bên trong doanh nghiệp....................................................................141.4.2.1. Cơ sở vật chất của công ty....................................................................141.4.2.2. Nhân tố con người ................................................................................151.4.2.3. Vốn đầu tư............................................................................................151.4.2.4. Mức độ ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ ...............................151.4.2.5. Mối quan hệ giữa công ty hoạt động lĩnh vực giao nhận và các bên liên quan 161.5. Kinh nghiệm và bài học kinh nghiệm về thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không .....................................................................161.5.1. Kinh nghiệm .................................................................................................161.5.2. Bài học kinh nghiệm .....................................................................................16CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY HÀNG HÓA NEWS GIAI ĐOẠN 20162020: .....................................................182.1. Tổng quan về Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS...............................................182.1.1. Quá trình hình thành và phát triển .................................................................182.1.1.1. Giới thiệu chung...................................................................................182.1.1.2. Giai đoạn hình thành và xây dựng Công ty (2011–2019) ......................192.1.2. Mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS......192.1.2.1. Mục tiêu của Doanh nghiệp ..................................................................192.1.2.2. Chức năng của Doanh nghiệp ...............................................................202.1.2.3. Nhiệm vụ của Doanh nghiệp.................................................................202.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS ..................................202.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS giai đoạn (2016–2020) ..............................................................................................................222.1.5. Định hướng phát triển của Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS (20212025)...232.2. Phân tích thực trạng việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS ................................242.2.1. Sơ đồ thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS..............................................................242.2.2. Nhận thông tin từ khách hàng và báo giá.......................................................242.2.2.1. Nhận thông tin từ khách hàng ...............................................................242.2.2.2. Làm giá và báo giá cho khách hàng ......................................................312.2.3. Kí hợp đồng dịch vụ và đặt booking..............................................................322.2.3.1. Kí hợp đồng dịch vụ .............................................................................322.2.3.2. Đặt booking..........................................................................................322.2.4. Chuẩn bị hàng hóa ........................................................................................342.2.5. Chuẩn bị chứng từ.........................................................................................352.2.6. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu.....................................................................362.2.7. Làm bộ chứng từ...........................................................................................372.2.8. Gửi bộ chứng từ cho đại lý và thu tiền khách hàng........................................382.2.9. Lưu chứng từ và bàn giao cho bộ phận kế toán .............................................392.3. Xác định các yêu cầu và những thuận lợi, khó khăn đối với việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS.............................................................................................402.3.1. Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS ..................................402.3.1.1. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp...........................................................402.3.1.2. Nhân tố bên trong doanh nghiệp ...........................................................422.3.2. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Hàng Hóa NEWS ...........................................442.3.2.1. Tiêu chí an toàn hàng hóa .....................................................................442.3.2.2. Tiêu chí thời gian nhanh chóng, kịp thời...............................................452.3.2.3. Tiêu chí độ tin cậy, chính xác ...............................................................462.3.2.4. Tiêu chí linh hoạt..................................................................................472.3.2.5. Chí phí, giá cả.......................................................................................482.3.3. Đánh giá chung quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS ..................................492.3.3.1. Thuận lợi..............................................................................................492.3.3.2. Khó khăn..............................................................................................50CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không giai đoạn 20212025: ..................................523.1. Định hướng và mục tiêu hoàn thiện việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS giai đoạn 20212025.............................................................................................................523.1.1. Định hướng phát triển của công ty TNHH Hàng Hóa NEWS về hoàn thiện việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không giai đoạn 20212025.........................................................................................................523.1.2. Ma trận SWOT của Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS nhằm xác định mục tiêu định hướng ................................................................................................................523.2. Một số giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty .....................................................................................543.2.1. Tăng cường xây dựng chiến lược Marketing thu hút khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận (S1S2S4S5T2W4) ...........................................................543.2.1.1. Mục tiêu của giải pháp:.........................................................................543.2.1.2. Cách thức thực hiện:.............................................................................543.2.1.3. Tính khả thi:.........................................................................................553.2.2. Giải pháp nâng cao nguồn vốn (O1O4O5W1W2).............................................553.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp:.........................................................................553.2.2.2. Cách thức thực hiện:.............................................................................553.2.2.3. Tính khả thi:.........................................................................................553.2.3. Giải pháp đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị cho hoạt động giao nhận (W1W2W3T1T2O1O3) .................................................................................................563.2.3.1. Mục tiêu của giải pháp:.........................................................................563.2.3.2. Cách thức thực hiện:.............................................................................563.2.3.3. Tính khả thi:.........................................................................................563.2.4. Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực (S3S7S8T1W6W7)..................563.2.4.1. Mục tiêu của giải pháp:.........................................................................563.2.4.2. Cách thức thực hiện:.............................................................................573.2.4.3. Tính khả thi:.........................................................................................573.2.5. Tăng cường tạo mối quan hệ, liên kết, liên doanh các đối tác trong và ngoài nước (T4T6O4O5S6)....................................................................................................583.2.5.1. Mục tiêu của giải pháp:.........................................................................583.2.5.2. Cách thức thực hiện:.............................................................................583.2.5.3. Tính khả thi:.........................................................................................58
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Khái quát chung về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Giao nhận hàng không là một quy trình quan trọng trong vận tải hàng hóa, bao gồm việc di chuyển hàng từ nơi gửi đến nơi nhận Quá trình này không chỉ tổ chức chuyên chở mà còn xử lý các thủ tục liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA), dịch vụ giao nhận bao gồm mọi hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như giải quyết vấn đề hải quan, mua bảo hiểm, tài chính, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, điều 233, dịch vụ logistics được định nghĩa là hoạt động thương mại, trong đó thương nhân thực hiện một hoặc nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, và các dịch vụ liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao Dịch vụ này được phiên âm sang tiếng Việt là dịch vụ lô-gi-stíc.
Nghiệp vụ giao nhận bao gồm toàn bộ các hoạt động liên quan đến quá trình vận tải và vận chuyển hàng hóa, nhằm đảm bảo việc di chuyển hàng từ nơi gửi đến nơi nhận được thực hiện một cách hiệu quả.
Theo Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận (FIATA), người giao nhận là người chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác, hành động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người chuyên chở Họ cũng thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hoá.
Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) là tổ chức hàng đầu thế giới trong lĩnh vực giao nhận vận tải, được thành lập vào năm 1926 FIATA bao gồm các hiệp hội quốc gia thành viên chính thức và các hãng giao nhận tư nhân hợp tác trên toàn cầu Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập vào trang web https://vietnambiz.vn/lien-doan-cac-hiep-hoi-.
Theo Điều 166 của Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, đại lý thương mại là hoạt động trong đó bên giao đại lý và bên đại lý thỏa thuận để bên đại lý thực hiện việc mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ thay mặt cho bên giao đại lý, nhằm nhận thù lao.
Theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, điều 167 quy định rằng bên đại lý là thương nhân có trách nhiệm nhận hàng hóa để bán, nhận tiền mua hàng để thực hiện việc mua sắm, hoặc là bên được ủy quyền cung ứng dịch vụ.
Dịch vụ giao nhận hàng không có thể được thực hiện bởi nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm chủ hàng, các hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp hoặc bất kỳ cá nhân nào có liên quan.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không hiện nay chủ yếu do đại lý hàng hóa hàng không và người giao nhận hàng không thực hiện Đại lý hàng hóa hàng không đóng vai trò là trung gian giữa người chuyên chở (các hãng hàng không) và chủ hàng (người xuất khẩu hoặc nhập khẩu) Đại lý IATA, được biết đến là đại lý hàng hóa tiêu chuẩn nhất, là những đại lý giao nhận được đăng ký bởi Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế và được các hãng hàng không thành viên chỉ định để đại diện cho họ.
Người giao nhận hàng không là những chuyên gia cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa trong ngành hàng không Họ có thể là đại lý IATA hoặc không, và nhiệm vụ chính của họ thường là gom hàng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
Theo Điều 28, Khoản 1 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, xuất khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam, nơi được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Hàng xuất khẩu là hàng hóa sản xuất tại một quốc gia và tiêu dùng tại quốc gia khác Tất cả các mặt hàng đều được thông quan ra nước ngoài, trừ những sản phẩm nằm trong danh sách cấm xuất nhập khẩu của hai quốc gia.
Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) được thành lập vào tháng 4 năm 1945 tại La Habana, Cuba, với mục tiêu kế nhiệm Hiệp hội Vận chuyển Hàng không Quốc tế Khi mới thành lập, IATA có 57 thành viên từ 31 quốc gia, chủ yếu đến từ châu Âu và Bắc Mỹ Hiện nay, hiệp hội đã mở rộng với 270 thành viên từ 140 quốc gia trên toàn thế giới.
1.1.2 Đặc điểm của giao nhận hàng hóa quốc tế
Hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế được coi là một loại hình dịch vụ kinh doanh, vì vậy nó sở hữu những đặc điểm chung của dịch vụ Bốn đặc điểm chính của hoạt động này bao gồm: tính vô hình, tính không thể tách rời, tính không đồng nhất và tính dễ bị hư hỏng.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
1.2.1 Nhận thông tin từ khách hàng và báo giá
Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu thông qua việc gọi điện và gửi email từ các nguồn dữ liệu có sẵn Họ cần xác định xem khách hàng có nhu cầu về dịch vụ hải quan và giao nhận hàng hóa hay không Khi có thông tin cụ thể về lô hàng như cảng đi, cảng đến, ngày ra hàng, số lượng và tên hàng, nhân viên sẽ kiểm tra giá cước với hãng hàng không và các bộ phận liên quan, sau đó thông báo cho khách hàng về giá cước cũng như lịch bay và thời gian bay.
1.2.2 Kí hợp đồng dịch vụ vận chuyển và đặt booking
Sau khi thỏa thuận về giá cả và dịch vụ khách hàng, bước tiếp theo là ký hợp đồng dịch vụ vận chuyển và gửi email xác nhận thông tin booking Hợp đồng cần chú ý đến các nội dung như dịch vụ cung cấp, công nợ và điều khoản khiếu nại Sau khi ký kết, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển thông tin lô hàng cho bộ phận chứng từ để thực hiện booking với hãng hàng không và gửi thông tin đến khách hàng.
Sau khi nhận được booking từ FWD, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch kiểm tra và đóng gói hàng hóa, cũng như lịch trình vận chuyển hàng ra sân bay để bàn giao cho bên giao nhận Trong trường hợp người giao nhận tự vận chuyển hàng đến kho tại cảng đi, họ cần chủ động sắp xếp thời gian với chủ hàng sao cho thuận lợi cho cả hai bên Khi lấy hàng từ chủ hàng, cần chú ý đến các giấy tờ đi kèm như hóa đơn (INV), phiếu kiểm lô (PKL) bản gốc, biên nhận hàng và tờ khai (nếu có).
1.2.4 Chuẩn bị chứng từ và liên hệ các dịch vụ khác (nếu có)
Chủ hàng sẽ cung cấp thông tin và chứng từ về lô hàng cho công ty giao nhận sau khi nhận được booking và thông tin cụ thể qua email hoặc bản giấy gốc như INV, PKL, SI trước thời gian cắt Công ty giao nhận sẽ tiến hành khai hải quan, thực hiện các thủ tục cần thiết, nhập kho, liên hệ kiểm tra, giám định, kiểm hóa và hun trùng nếu cần thiết.
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, chứng từ thường gồm:
Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện phải xin phép)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng Phiếu đóng gói-Packing List
Làm thủ tục hải quan
Sau khi nhận thông tin và chứng từ từ khách hàng, bộ phận khai hải quan của công ty giao nhận sẽ tiến hành khai hải quan trên hệ thống nếu có yêu cầu Nếu khách hàng tự thực hiện tờ khai, cần gửi kèm tờ khai và mã vạch cho công ty Nhân viên hiện trường sẽ thực hiện các bước thủ tục hải quan cho hàng xuất và hồ sơ hải quan Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, bạn cần nộp tờ khai cho hãng bay để họ ký xác nhận với hải quan.
1.2.5 Làm bộ chứng từ, đánh bill
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu và giao hàng cho hãng bay, nhân viên chứng từ cần gửi chi tiết làm Bill và hướng dẫn gửi hàng (SI) cho hãng bay trước thời hạn cut-off time Đồng thời, thông tin cũng nên được gửi cho các dịch vụ liên quan như hun trùng để làm chứng thư hun trùng Nên yêu cầu hãng bay xác nhận đã nhận thông tin để đảm bảo đúng thời hạn Dựa trên thông tin SI, bên giao nhận sẽ cung cấp bản nháp vận đơn (Draft AWB), chủ hàng cần kiểm tra kỹ lưỡng và phối hợp với bên giao nhận cũng như hãng bay để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết trước khi đánh bill.
1.2.6 Gửi bộ chứng từ cho đại lý và hóa đơn tiền hàng
Khi bộ chứng từ đã đầy đủ và chính xác, nhân viên chứng từ sẽ gửi cho shipper các tài liệu cần thiết để lưu trữ cùng với hóa đơn tiền hàng (nếu có) Đồng thời, họ cũng chuyển file scan qua email cho đại lý nước ngoài và gửi bộ chứng từ gốc (nếu cần) để chuẩn bị cho quá trình nhập khẩu và thu tiền người nhận trước khi giao hàng.
1.2.7 Lưu chứng từ và bàn giao cho bộ phận kế toán
Trong quá trình làm hàng, bộ phận chứng từ cần lưu trữ hồ sơ một cách cẩn thận, bao gồm cả file cứng và file mềm Sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ, chi phí, hóa đơn làm hàng, giá mua và giá bán, bộ phận chứng từ sẽ bàn giao file gốc cho bộ phận kế toán để lưu trữ Tiếp theo, bộ phận kế toán sẽ tiến hành xuất hóa đơn thu tiền và theo dõi, thu hồi công nợ.
Các tiêu chí, chỉ tiêu đánh giá về việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Có các tiêu chí chủ yếu đánh nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không như sau:
1.3.1 Tiêu chí an toàn hàng hóa
Khi khách hàng gửi hàng cho công ty giao nhận để thực hiện dịch vụ xuất hàng, công ty cần đảm bảo an toàn cho hàng hóa Việc bảo vệ hàng hóa khỏi mất mát, hư hỏng hay thất thoát trong quá trình vận chuyển không chỉ tạo dựng niềm tin nơi khách hàng mà còn nâng cao uy tín của công ty.
1.3.1.1 Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng trong quá trình vận chuyển:
TVH: tỷ lệ hàng hóa bị hư hỏng trong khi vận chuyển
∑ H VH : khối lượng hàng hóa bị hư hỏng trong khi vận chuyển
∑ HGN: khối lượng hàng hóa giao nhận
1.3.1.2 Tỷ lệ hàng hóa bị mất mát trong khi vận chuyển
TVM: tỷ lệ hàng hóa bị mất mát trong khi vận chuyển
∑ HVM: khối lượng hàng hóa bị mất mát trong khi vận chuyển
∑ H GN : khối lượng hàng hóa giao nhận
1.3.2 Tiêu chí thời gian nhanh chóng, kịp thời
Thời gian vận chuyển hàng được tính từ khi xếp hàng lên phương tiện chuyên chở cho đến khi hoàn tất việc dỡ hàng và giao cho người nhận Thời gian này bao gồm các giai đoạn như xếp hàng lên máy bay, thời gian chuyên chở, dỡ hàng khỏi máy bay và thời gian máy bay dừng lại tại các điểm Tuy nhiên, không tính thời gian xếp dỡ và thời gian hàng hóa chờ đợi máy bay tại điểm gửi hàng đầu tiên Thời gian vận chuyển được xác định theo một công thức cụ thể.
Thời gian vận chuyển lô hàng, hay còn gọi là TVC, là khoảng thời gian từ điểm nhận hàng đến điểm trả hàng Khoảng thời gian này thường được thống nhất giữa nhà vận tải và chủ hàng, và được quy định rõ trong điều khoản thời gian giao hàng của hợp đồng vận tải.
TDC, hay thời gian phương tiện di chuyển, là tổng thời gian cần thiết để vận chuyển lô hàng, tùy thuộc vào cách thức tổ chức vận tải Thời gian này có thể được tính bằng cách cộng dồn thời gian dịch chuyển của các phương thức vận chuyển khác nhau (tDCi).
Li: khoảng cách vận tải của phương thức vận tải i (km)
Vkt: tốc độ khai thác bình quân trên tuyến của phương thức vận tải i (km/giờ (ngày))
TXD là thời gian cần thiết để xếp dỡ hàng hóa lên xuống phương tiện vận chuyển, phụ thuộc vào số lượng phương thức vận tải được sử dụng Thời gian xếp dỡ tổng cộng sẽ được tính bằng tổng thời gian xếp dỡ tại các điểm nhận và trả hàng j (t XDj).
Thời gian không thực hiện tác nghiệp vận chuyển có thể do nhiều yếu tố như thời tiết, khí hậu và thủy văn không thuận lợi Sự kết nối không liên tục giữa các phương thức vận tải và các đầu mối thu gom, giao trả, xếp dỡ hàng hóa cũng góp phần gây ra tình trạng này Thêm vào đó, các trục trặc trong tổ chức vận chuyển hoặc xếp dỡ và yêu cầu kiểm tra lô hàng theo quy định quản lý nhà nước cũng là những nguyên nhân chính.
Tốc độ vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc xác định thời gian giao hàng; tốc độ càng cao, thời gian nhận hàng càng nhanh và ngược lại, tốc độ chậm sẽ kéo dài thời gian nhận hàng.
1.3.3 Tiêu chí độ tin cậy, chính xác
Tiêu chí đánh giá độ tin cậy trong dịch vụ vận chuyển hàng hóa bao gồm tính chính xác về thời gian giao nhận và chất lượng dịch vụ Các yếu tố ảnh hưởng đến độ tin cậy bao gồm thời tiết, tình trạng giao thông, số lần dừng trên tuyến, và thời gian tập hợp cũng như giao nhận hàng hóa Một chỉ tiêu quan trọng để đánh giá tiêu chí này là "tỷ lệ lô hàng giao chậm so với quy định".
TGHC: tỷ lệ (%) số lô hàng bị giao hàng chậm theo qui định
∑ GGHC: tổng số lô hàng bị giao hàng chậm theo qui định
∑ GGN: tổng số lô hàng hàng hóa giao nhận Độ chính xác của nghiệp vụ được đánh giá qua các tiêu chí sau:
Xây dựng các địa điểm, vị trí ra hàng, vận chuyển và giao hàng phù hợp Kiện hàng được nhận như yêu cầu và kế hoạch
Ngày giao hàng và vận chuyển hàng hóa là rất quan trọng; nếu người giao nhận không thể chọn và giao hàng đúng thời gian đã định, họ cần thông báo về sự trì hoãn hoặc thời gian mới để chuẩn bị và giao hàng.
Hóa đơn đúng ngay từ đầu và chứng từ giao hàng cung cấp theo biên nhận
Tính linh hoạt của đơn vị vận tải là khả năng ứng phó với những tình huống bất ngờ trong quá trình vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa Trong thực tế, sự thay đổi về phương thức vận tải, cảng chuyển tải, hoặc xếp dỡ thường xuyên xảy ra do các yếu tố khách quan như thời tiết, thủy văn, hoặc khối lượng hàng hóa lớn hơn dự kiến Ngoài ra, sự thay đổi cũng có thể xuất phát từ mong muốn của nhà vận tải tìm kiếm phương án tối ưu hơn Do đó, các nhà vận tải cần phải linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo không ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng.
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chi phí và giá cả là mối quan tâm hàng đầu của khách hàng Chi phí tối ưu đóng vai trò quyết định đến hiệu quả và khả năng cạnh tranh của các công ty giao nhận Do đó, việc tiết kiệm trong từng khâu của nghiệp vụ là điều vô cùng quan trọng.
Chi phí vận chuyển bao gồm nhiều khoản mục và tổng chi phí:
Cước vận chuyển: là chi phí lớn nhất được tính bằng trọng lượng hàng hóa vận chuyển
Chi phí tại cảng đi và cảng đến bao gồm các khoản như thuê kho bãi, bốc xếp hàng hóa, phí lao vụ (kho TCS, SCSC), phí soi chiếu (X-ray), phí chứng từ (AWB) và phí truyền dữ liệu hải quan (AMS) Những chi phí này có thể được tính trọn gói hoặc từng phần tùy theo yêu cầu của khách hàng.
Chi phí bảo hiểm: tùy thuộc vào giá trị lô hàng và phương thức vận chuyển
Chi phí vận chuyển phụ thuộc vào nhiều yếu tố như phương thức vận chuyển, hình dạng và khối lượng hàng hóa cũng như khoảng cách vận chuyển Các dịch vụ chất lượng tốt với mức giá hợp lý thường được coi là tăng thêm giá trị cho trải nghiệm khách hàng.
Khi chọn người giao nhận, giá cả dịch vụ là yếu tố quyết định bên cạnh chất lượng Để tồn tại và chiếm lĩnh thị trường, người giao nhận cần nâng cao chất lượng dịch vụ trong khi vẫn giảm giá thành.
Chất lượng dịch vụ tốt và giá cả cạnh tranh là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần đảm bảo hàng hóa được giữ gìn tốt, đúng số lượng và chất lượng trước khi gửi vào kho Đồng thời, việc giao hàng đúng thời gian và địa điểm quy định cũng rất quan trọng Hơn nữa, phong cách làm việc tận tình, minh bạch và tuân thủ pháp luật, cùng với văn hóa doanh nghiệp tích cực, sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ.
Các nhân tố ảnh hưởng đến việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
1.4.1 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
1.4.1.1 Vị trí địa lý Điều kiện địa lý thuận lợi là một trong những yếu tố để phát triển logistics Càng ngày càng có nhiều hãng hàng không trong nước và đầu tư quốc tế vào Việt Nam, số lượng đường bay quốc tế, thương mại tăng cao do đây là một vị trí thuận lợi để giao thương với các quốc gia trên thế giới và cũng là nơi giao lưu văn hóa giữa các khu vực Bên cạnh đó, Việt Nam cách các trạm trung chuyển lớn như Hongkong, Singapore, Taipei (Taiwan),…chỉ hai tiếng đồng hồ đã tạo điều kiện cho việc mở rộng các đường bay quốc tế tới các thị trường lớn không riêng châu Á mà còn tới Mỹ, Canada, Châu Âu,…và cũng là một trong những trạm trung chuyển của các hãng hàng không lớn như Eva Airlines (BR), Qatar Airways (QR), Turkish Airlines (TK),…
1.4.1.2 Thời tiết, khí hậu Đối với các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ giao nhận thì điều kiện thời tiết là một yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt dộng của doanh nghiệp Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá xuất khẩu bằng đường hàng không Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hoá Thời tiết tốt cũng làm cho hoạt động vận tải, đóng gói, bảo quản dễ dàng hơn, vận hành trơn tru và nhanh chóng hơn, làm giảm các chi phí xuống và tránh được các rủi ro (khi có bão, máy bay phải chạy vòng để tránh bão hoặc chạy vào cảng hàng không lánh nạn làm tốn chi phí về xăng dầu, trong điều kiện thời tiết có mưa lớn có khả năng gây ra việc hư hỏng hàng hóa, tai nạn máy bay, )
Thời tiết có ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng hàng hóa, dẫn đến nhiều tranh chấp giữa các thương nhân trong và ngoài nước Điều này cũng tạo cơ sở cho việc xác định trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận.
1.4.1.3 Môi trường chính trị, xã hội và pháp luật
Luật pháp quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc tác động đến ngành dịch vụ logistics của các quốc gia Mọi thay đổi trong môi trường pháp lý, như việc ban hành hoặc phê duyệt các nghị định và công ước quốc tế, đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Các bộ luật và công ước không chỉ xác định khái niệm và phạm vi hoạt động mà còn quy định rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các bên tham gia Sự biến động trong tình hình chính trị, kinh tế và xã hội cũng có thể dẫn đến thay đổi trong hệ thống pháp luật, ảnh hưởng đến ngành giao nhận, ví dụ như việc tàu không thể cập cảng đúng thời hạn hoặc hàng hóa bị kiểm tra nghiêm ngặt hơn.
Biến động chính trị, xã hội và pháp luật ảnh hưởng đến việc xác định các trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận và người chuyên chở Do đó, sự ổn định chính trị và xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của quốc gia đó mà còn là yếu tố quan trọng để thu hút giao dịch và hợp tác từ các quốc gia khác và thương nhân nước ngoài.
1.4.1.4 Đặc điểm của hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa đều có đặc điểm riêng, ảnh hưởng đến cách bao gói, xếp dỡ và chằng buộc để đảm bảo chất lượng trong quá trình giao nhận và vận chuyển Việc bảo quản hàng hóa tốt không chỉ giúp lưu trữ hiệu quả mà còn tạo niềm tin cho khách hàng Tuy nhiên, sự khác biệt giữa các loại hàng hóa yêu cầu các chứng từ khác nhau để chứng nhận phẩm chất và chất lượng, khiến nhân viên giao nhận cần có kiến thức đáp ứng yêu cầu của Hải Quan Do đó, quá trình xin cấp các giấy chứng nhận này có thể tốn thời gian và gây chậm trễ trong nghiệp vụ.
1.4.2 Nhân tố bên trong doanh nghiệp
Các nhân tố nội tại của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định kết quả hoạt động kinh doanh tổng thể, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận vận tải.
1.4.2.1 Cơ sở vật chất của công ty
Cơ sở vật chất của doanh nghiệp giao nhận bao gồm văn phòng, kho hàng và các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản hàng hóa Để tham gia giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không, doanh nghiệp cần có hạ tầng và thiết bị hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài Đội phương tiện đủ quy mô và phù hợp với chủng loại hàng hóa là yếu tố quan trọng để đảm bảo lô hàng được giao đúng hạn.
Khi các nhà giao nhận thiếu phương tiện vận chuyển, họ không thể tự tổ chức vận tải, dẫn đến việc kéo dài thời gian giao hàng trong mùa cao điểm Đồng thời, họ phải thuê thêm phương tiện bên ngoài, làm tăng chi phí khai thác và giá cước vận chuyển.
Trong kinh doanh, nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công Con người quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ tổ chức đến điều hành và kiểm soát, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh Việt Nam sở hữu đội ngũ lao động trẻ trung, năng động, tạo ra nguồn nhân lực vững mạnh cho sự phát triển ngành logistics.
Nhân tố con người là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong ngành này Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân viên mới cũng gặp nhiều khó khăn do yêu cầu khắt khe về năng lực và phẩm chất.
Tiềm lực tài chính mạnh là một lợi thế quan trọng trong kinh doanh, giúp tạo dựng niềm tin cho khách hàng về khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty Đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận, nơi có nhiều giao dịch với khách hàng, việc có nguồn vốn dồi dào là cần thiết để đảm bảo hoạt động liên tục, vì thanh toán không diễn ra ngay lập tức sau khi hoàn thành dịch vụ Nếu nguồn tài chính hạn chế, các doanh nghiệp giao nhận cần tính toán kỹ lưỡng để xây dựng cơ sở vật chất hiệu quả, có thể thông qua việc thuê hoặc hợp tác liên doanh với các công ty khác.
1.4.2.4 Mức độ ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ
Việc áp dụng công nghệ tiên tiến qua các website của hãng hàng không và đại lý hàng không không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí di chuyển cho nhân viên giao nhận.
Công nghệ thông tin và truyền thông đang được các nhà vận tải áp dụng mạnh mẽ, đặc biệt là công nghệ truyền thông dữ liệu điện tử (EDI) Sự ra đời của phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUSS giúp doanh nghiệp thực hiện khai báo nhanh chóng, giảm thiểu lãng phí thời gian và tổn thất liên quan đến hàng hóa Điều này góp phần tăng tốc độ giao hàng, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận Tuy nhiên, chi phí ứng dụng các phần mềm này cũng cần được xem xét kỹ lưỡng.
1.5 Kinh nghiệm và bài học kinh nghiệm về thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Kinh nghiệm
Công ty Cổ phần Logistics Vinalink, được thành lập từ ngày 24/5/2014, hiện có khoảng 500 nhân viên và 15 văn phòng trên toàn quốc Với 150 đối tác, Vinalink hoạt động trong các lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa đường không, đường biển, dịch vụ kho bãi, khai thuê hải quan, xuất nhập khẩu và bảo hiểm hàng hóa Công ty cam kết cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp và hiệu quả, đồng thời kết nối nội bộ và với khách hàng để đạt được thành công chung Sứ mệnh "Cùng kết nối - Cùng thành công/We link-We succeed" thể hiện quyết tâm của Vinalink trong việc phục vụ khách hàng với phương châm "Chuyên nghiệp – Tận tâm – Tin cậy – Hiệu quả".
Bài học kinh nghiệm
Công ty Vinalink, một công ty cổ phần, sở hữu mạng lưới đại lý rộng khắp trên cả ba miền và quốc tế, cùng với sự liên kết với nhiều công ty khác Vinalink cam kết cung cấp dịch vụ đạt tiêu chuẩn quốc tế và hợp tác chặt chẽ với khách hàng, coi lợi ích của khách hàng là lợi ích của công ty Đội ngũ nhân sự dày dạn kinh nghiệm trong ngành logistics đã góp phần quan trọng vào sự thành công của Vinalink Qua đó, các công ty giao nhận có thể rút ra bài học quý giá về tầm quan trọng của việc xây dựng giải pháp logistics phù hợp với từng khách hàng.
Mạng lưới logistics toàn cầu kết hợp với hiểu biết sâu sắc về thị trường Việt Nam mang đến các giải pháp logistics độc đáo, giúp khách hàng đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả.
Nâng cao năng lực và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận là điều cần thiết Đồng thời, việc đảm bảo uy tín của công ty và thực hiện đúng phương châm đã cam kết cũng rất quan trọng.
Xây dựng thương hiệu và chiến lược marketing hiệu quả là yếu tố then chốt để mở rộng hoạt động từ quốc gia đến quốc tế Doanh nghiệp cần thực hiện nghiên cứu thị trường, khảo sát và học hỏi kinh nghiệm để phát triển mạng lưới đại lý vững mạnh.
Để tối ưu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận, cần thiết lập quy trình giao nhận hàng hóa chặt chẽ và chi tiết Đồng thời, việc xây dựng nguồn vốn vững chắc, cơ sở vật chất hiện đại và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm là yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững của công ty Cuối cùng, tăng cường vai trò và hợp tác chặt chẽ giữa các hãng tàu và hiệp hội ngành sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nghiên cứu chương 1 đã hệ thống hóa lý thuyết về dịch vụ hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không, nhấn mạnh vai trò quan trọng của ngành logistics đối với nền kinh tế và doanh nghiệp Bài viết cũng chỉ ra tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả kinh doanh, đồng thời đề xuất các chỉ tiêu đánh giá cùng những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu Qua đó, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không được khẳng định có ảnh hưởng mạnh mẽ và đóng vai trò đặc biệt trong sự phát triển kinh tế quốc dân.
Dựa trên kinh nghiệm của Công ty Cổ phần Logistics Vinalink, có thể khẳng định rằng doanh nghiệp giao nhận vận tải sẽ ổn định và phát triển nếu có chiến lược phù hợp Tác giả sẽ phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS trong giai đoạn 2021-2025 Mục tiêu là tìm ra nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nhằm phát triển hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời làm tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp cùng ngành trong bối cảnh hiện tại Chương 2 sẽ tập trung vào việc nghiên cứu và phân tích thực trạng hoạt động logistics tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG
Tổng quan về Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS, được thành lập vào năm 2011, là một công ty FWD với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu NEWS tự hào về những thành tựu đã đạt được và luôn giữ vững vị trí là một trong những nhà xuất nhập khẩu hàng đầu và uy tín tại Việt Nam, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
Tên tiếng việt: CÔNG TY TNHH HÀNG HÓA NEWS
Tên tiếng anh: NEWS FREIGHT COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: NEWS FREIGHT CO., LTD
Giám đốc Công ty: Bùi Thị Mỹ Hồng
Mã số thuế: 0311118533 đăng ký quản lý tại Chi cục Thuế Quận 8
Ngày bắt đầu hoạt động: 10/09/2011
Dịch vụ hỗ trợ vận tải cung cấp giải pháp giao nhận hàng hóa cho nhiều tuyến đường đa dạng, bao gồm cả tuyến quốc tế và nội địa, từ Bắc vào Nam và ngược lại.
Tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hoá
Làm thủ tục thông quan
Chúng tôi chuyên cung cấp tư vấn và hỗ trợ liên quan đến thương mại quốc tế Đối với những khách hàng mới bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được những kinh nghiệm quý báu.
Các thị trường đã được xâm nhập bao gồm Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Nga, Anh, Pháp, Đức, Thổ Nhĩ Kỳ, Ấn Độ, Ai Cập, Nam Phi, Hoa Kỳ, Úc và Malaysia.
+ Trụ sở chính: Công ty đặt tại Số 7 đường 156B An Dương Vương, Phường 16, Quận 8, TP.Hồ Chí Minh
+ Chi nhánh Công ty: 33/14 Trường Sơn, phường 4, quận Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh
2.1.1.2 Giai đoạn hình thành và xây dựng Công ty (2011–2019)
Giai đoạn 2011–2015: giai đoạn xây dựng và hình thành Công ty
Các hoạt động chính của Công ty trong giai đoạn này:
Xây dựng đội ngũ nhân viên ổn định và thiết lập cơ chế hoạt động hiệu quả cho công ty là rất quan trọng Đồng thời, định hướng các loại hình dịch vụ và phân loại thị trường xuất nhập khẩu sẽ giúp nâng cao năng lực cạnh tranh Ngoài ra, việc xây dựng mối quan hệ giao dịch và ngoại giao với các đối tác, khách hàng trong và ngoài nước cũng góp phần phát triển bền vững cho công ty.
Xây dựng mối quan hệ vững mạnh với các đối tác và doanh nghiệp là rất quan trọng Tham gia các buổi hội thảo và hội nghị doanh nghiệp liên quan giúp tìm kiếm khách hàng, tiếp cận thị trường hiệu quả, đồng thời tạo cơ hội học hỏi và trao đổi kinh nghiệm quý báu.
Giai đoạn 2015–2020: duy trì và phát triển Công ty
Công ty đã vượt qua những khó khăn ban đầu và thực hiện những thay đổi mạnh mẽ trong quản trị nguồn nhân lực, đồng thời duy trì và phát triển năng lực hiện có Chúng tôi tập trung vào việc tìm kiếm đối tác mới, mở rộng thị trường và đa dạng hóa các mặt hàng xuất khẩu Mục tiêu chính là củng cố và nâng cao trình độ nhân viên, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới và duy trì mối quan hệ ngoại giao Chúng tôi cũng chú trọng vào việc tìm kiếm nhà cung cấp có năng lực sản xuất, phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp để tạo dựng uy tín và khẳng định thương hiệu.
2.1.2 Mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Hàng Hóa
2.1.2.1 Mục tiêu của Doanh nghiệp
Công ty được thành lập với mục tiêu huy động và sử dụng vốn hiệu quả nhằm phát triển đầu tư và kinh doanh các dịch vụ theo ngành nghề đã được cấp phép Công ty cam kết nâng cao hiệu quả hoạt động, tối đa hóa lợi nhuận hợp lý, đóng góp cho ngân sách nhà nước và không ngừng phát triển để khẳng định thương hiệu cũng như vị thế trên thị trường quốc tế và Việt Nam.
2.1.2.2 Chức năng của Doanh nghiệp
Chúng tôi phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, và hàng tư nhân, cùng với các tài liệu chứng từ liên quan Chúng tôi cung cấp dịch vụ đại lý giao nhận vận tải quốc tế qua các phương tiện vận tải đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt, hoặc vận tải đa phương thức theo yêu cầu của chủ hàng và các công ty giao nhận khác Ngoài ra, chúng tôi thực hiện các dịch vụ tư vấn về giao nhận, vận tải kho hàng và các vấn đề liên quan, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước Chúng tôi cũng cung cấp các dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu, đại lý hải quan, và dịch vụ trọn gói.
2.1.2.3 Nhiệm vụ của Doanh nghiệp
Để duy trì và phát triển nguồn vốn, doanh nghiệp cần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tăng cường đầu tư vào cơ sở vật chất, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài Đồng thời, việc đẩy mạnh chiến lược marketing và tìm kiếm nhu cầu xuất nhập khẩu từ khách hàng truyền thống và tiềm năng là cần thiết để xây dựng phương án đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiệu quả.
Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên là yếu tố quan trọng để nhanh chóng thích ứng với sự biến động của thị trường dịch vụ giao nhận trong và ngoài nước Đồng thời, cần chú trọng đến việc giải quyết các vấn đề liên quan đến môi trường làm việc, nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên Bên cạnh đó, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Đảng và Nhà nước cũng là trách nhiệm không thể thiếu trong quá trình phát triển bền vững.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS
Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS đã công bố sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của mình trong năm 2020, thể hiện rõ ràng các bộ phận và mối quan hệ giữa chúng Báo cáo này được cung cấp bởi Phòng Kế Toán, giúp hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động và quản lý nhân sự trong công ty.
Công ty gồm có 14 nhân viên được chia thành 4 phòng ban, bộ phận với các chức năng khác nhau Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
PHÒNG CHỨNG TỪ PHÒNG GIAO NHẬN
PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN
Ban giám đốc là cơ quan chủ chốt thực hiện chức năng quản trị và chỉ đạo, đưa ra chiến lược dài hạn phù hợp với định hướng của tổ chức Đồng thời, ban giám đốc cũng có trách nhiệm hướng dẫn và giám sát các phòng ban để đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và quy định pháp luật.
Phòng kế toán của công ty phân phối gồm 2 nhân viên: 1 kế toán trưởng và 1 kế toán viên, chuyên trách quản lý sổ sách thu chi, tổng hợp kết quả kinh doanh và công tác tài chính Phòng kế toán hỗ trợ ban giám đốc trong việc lập kế hoạch tài chính, lương thưởng và đảm nhận công tác tuyển dụng nhân sự cho công ty.
Phòng chứng từ gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên, chịu trách nhiệm phân chia công việc theo từng tài khoản khách hàng từ phòng kinh doanh Họ lập các chứng từ cần thiết cho từng lô hàng và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hóa Ngoài ra, phòng cũng lưu trữ hồ sơ chứng từ và thường xuyên liên lạc với các hãng, đại lý và khách hàng qua email để theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa, đồng thời thông báo cho người gửi hàng và chăm sóc khách hàng.
Phân tích thực trạng việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS
2.2.1 Sơ đồ thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS
Hình 2.2: Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuát khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS
Nguồn: Báo cáo của bộ phận giao nhận Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS năm 2020
2.2.2 Nhận thông tin từ khách hàng và báo giá
2.2.2.1 Nhận thông tin từ khách hàng
Hiện nay, việc tìm kiếm thông tin khách hàng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ vào các công cụ hiện đại như internet, báo chí và kinh nghiệm từ những người đi trước Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là nhân viên kinh doanh cần xây dựng niềm tin cho khách hàng đối với dịch vụ của công ty thông qua sự khéo léo, nhanh nhẹn và hiểu biết sâu sắc về các dịch vụ, đồng thời nắm bắt tâm lý của khách hàng mà họ muốn tiếp cận.
Nhận thông tin từ khách hàng và báo giá
Ký hợp đồng dịch vụ và đặt booking là bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu Tiếp theo, cần chuẩn bị hàng hóa và chứng từ xuất khẩu đầy đủ Sau khi hoàn tất, thực hiện thủ tục hải quan và tạo bộ chứng từ cần thiết Gửi bộ chứng từ cho đại lý và thu tiền từ khách hàng Cuối cùng, lưu trữ chứng từ và bàn giao cho bộ phận kế toán để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Nhân viên kinh doanh cần chọn lọc và nắm bắt thông tin quan trọng từ khách hàng về nhu cầu và mong muốn dịch vụ Trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của NEWS, khi khách hàng gửi yêu cầu báo giá qua email hoặc các kênh khác như Zalo và Skype, thông tin mà khách hàng cung cấp sẽ giúp nhân viên kinh doanh hiểu rõ hơn về yêu cầu của họ.
Hình 2.3: Hình ảnh về email yêu cầu báo giá của khách hàng Nguồn: Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS năm 2020
Người gửi (shipper) và người nhận (consignee):
Khi nhận thông tin khách hàng, nhân viên kinh doanh của NEWS cần phân loại khách hàng thành các nhóm như khách hàng trực tiếp từ nhà máy, chủ hàng, công ty thương mại hay công ty dịch vụ Việc phân loại này giúp nhân viên hiểu rõ tâm lý khách hàng, từ đó điều chỉnh báo giá và tối ưu hóa lợi nhuận cho Công ty.
Nor-Cal Products Vietnam, một công ty sản xuất có nhà máy tại Bình Dương, là khách hàng quen thuộc của chúng tôi Nhân viên kinh doanh của NEWS có thể tham khảo các báo giá đã gửi trước đó để điều chỉnh báo giá phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
NOR-CAL PRODUCTS INC là công ty có trụ sở chính tại Mỹ, chuyên cung cấp và xuất khẩu nguyên vật liệu cho các công ty chi nhánh tại Việt Nam Tại đây, các nguyên vật liệu được gia công và sản xuất, sau đó thành phẩm sẽ được xuất khẩu trở lại Mỹ theo điều kiện giao hàng EXW.
Sân bay đi (AOL) và sân bay đến (AOD) là yếu tố quan trọng quyết định giá cước vận chuyển, vì khoảng cách giữa các cảng ảnh hưởng đến chi phí Việc xác định cảng đi và cảng đến giúp Công ty kiểm soát các thủ tục và chứng từ cần thiết trong quá trình xuất khẩu, từ đó giảm thiểu sai sót và cung cấp báo giá chính xác hơn.
Sân bay Tân Sơn Nhất (SGN) là cảng hàng không quốc tế tại Việt Nam, với mã ICAO VVTS, nằm ở vị trí thuận lợi cho hoạt động hàng không dân dụng Sân bay này kết nối các trục giao thông hàng không Đông-Tây và Nam-Bắc, trở thành cửa ngõ giao thương quan trọng của TP.HCM với các nền kinh tế toàn cầu Đây cũng là điểm dừng lý tưởng trong mạng lưới đường bay từ Châu Âu và Nam Á tới Đông Nam Á, Đông Bắc Á, Bắc Á và khu vực Châu Á–Thái Bình Dương.
Sân bay quốc tế San Francisco (SFO), mã ICAO: KSFO, là sân bay lớn nhất khu vực vịnh San Francisco, phục vụ thành phố San Francisco, California, Hoa Kỳ Sân bay này cung cấp các chuyến bay đến khắp châu Mỹ và là cửa ngõ chính tới châu Âu, châu Á và châu Đại Dương San Francisco là trung tâm tài chính, sản xuất và du lịch của Bắc California, đứng thứ 18 trong số các thành phố sản xuất hàng đầu thế giới và hạng 12 trong 20 trung tâm tài chính hàng đầu toàn cầu.
Incoterms là bộ quy tắc thương mại quốc tế do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phát hành, được công nhận và sử dụng rộng rãi trên toàn cầu Bộ quy tắc này đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tốc độ đàm phán và xây dựng hợp đồng ngoại thương, đồng thời tổ chức thực hiện các hợp đồng này Ngoài ra, Incoterms còn là cơ sở thiết yếu để xác định giá cả mua bán hàng hóa và là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc khiếu nại và giải quyết tranh chấp giữa người bán và người mua.
Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế (ICAO) là một cơ quan đặc biệt thuộc Liên Hiệp Quốc, có nhiệm vụ quản lý hoạt động hàng không của các quốc gia thành viên Để tìm hiểu thêm về ICAO, bạn có thể truy cập vào trang web: https://vietnambiz.vn/to-chuc-hang-khong-dan-dung-quoc-te-icao.htm.
Phòng thương mại quốc tế (ICC) là tổ chức kinh doanh toàn cầu, được thành lập sau Chiến tranh thế giới thứ nhất, nhằm bảo đảm hòa bình, thịnh vượng và cơ hội cho mọi người ICC đóng vai trò quan trọng trong việc quy định hợp đồng ngoại thương, trong đó Incoterms chỉ áp dụng cho hàng hóa hữu hình, không bao gồm hàng hóa vô hình như công nghệ hay phần mềm Hiểu rõ về Incoterms là điều kiện thiết yếu để các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa một cách an toàn.
EXW là viết tắt của từ ExWork-một điều khoản cơ bản trong mua bán hàng hóa quốc tế EXW là “Giao hàng tại xưởng” có nghĩa là:
Trách nhiệm của người bán trong điều kiện giao hàng EXW là:
+ Chuẩn bị hàng sẵn sàng tại cửa kho như trong hợp đồng
Việc xếp hàng lên phương tiện vận chuyển từ xưởng của người bán ra cảng không thuộc trách nhiệm của người bán Nếu người bán thực hiện công việc này, chi phí và rủi ro liên quan vẫn sẽ do người mua chịu.
+ Người bán sẽ hỗ trợ người mua trong việc làm thủ tục xuất khẩu cho hàng hóa(nếu được yêu cầu
Trách nhiệm của người mua trong điều kiện giao hàng EXW:
+ Chịu trách nhiệm bốc hàng lên phương tiện vận tải nội địa
+ Vận chuyển nội địa tại đầu xuất
+ Thông quan hàng xuất khẩu
+ Thuê phương tiện vận tải
+ Thanh toán Local charge đầu xuất
+ Thanh toán Local charge đầu nhập
+ Thông quan hàng nhập khẩu
+ Trucking tại đầu nhập về kho người mua
+ Dở hàng khỏi phương tiện vận tải tại kho người mua
Trong trường hợp lô hàng xuất khẩu của Nor-Cal qua Công ty NEWS với điều kiện giao hàng EXW, tất cả chi phí sẽ được thu từ người nhận hàng, tức Nor-Cal tại Mỹ Việc thu tiền từ đầu quốc tế sẽ được thực hiện thông qua đại lý nước ngoài, là đơn vị hợp tác cùng NEWS trong lô hàng, thường là thành viên của các hiệp hội quốc tế đáng tin cậy và có hợp đồng.
Tên hàng và loại hàng (Commodity) là thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp và nhân viên kinh doanh tuân thủ luật pháp trong nước và quốc tế, xác định mã HS code (nếu có), kiểm tra các thủ tục và giấy tờ cần thiết trước khi xuất khẩu và nhập khẩu, cũng như phân loại hàng hóa như hàng nguy hiểm, hàng dễ hư hỏng, hàng lạnh và hàng thường.
Xác định các yêu cầu và những thuận lợi, khó khăn đối với việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty
2.3.1 Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Hàng Hóa NEWS
2.3.1.1 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
Với vị trí đắc địa tại quận Tân Bình, gần sân bay Tân Sơn Nhất và các kho bãi như TCS, SCSC, NEWS tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận hàng hóa Trụ sở công ty nằm gần trung tâm thành phố và các đại lý hàng không, Cục Hải quan, cảng hàng không, giúp giảm chi phí đi lại và rút ngắn thời gian xử lý hàng hóa Điều này cho phép nhân viên nhanh chóng giải quyết các phát sinh và lỗi chứng từ, nâng cao hiệu quả công việc.
Hệ thống đường giao thông tới cảng biển tại Việt Nam đang trong tình trạng xuống cấp, gây ra nhiều vấn đề như rớt hàng và giao hàng trễ Mặc dù Việt Nam sở hữu nhiều cảng biển, cơ sở hạ tầng tại các cảng vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu xuất nhập khẩu, khiến tàu lớn không thể cập cảng Thiết bị phục vụ hoạt động bốc xếp vẫn còn thiếu và lạc hậu, dẫn đến tình trạng ùn tắc và tồn đọng hàng hóa Điều này không chỉ làm chậm quá trình giải tỏa hàng hóa mà còn ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng của công ty, gây phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi và các khoản phạt khác.
Thời tiết ngày càng biến động và phức tạp, khiến cho việc dự báo trở nên khó khăn hơn Mặc dù con người đã nỗ lực không ngừng để dự đoán sự thay đổi của thời tiết trong tương lai, nhưng vẫn không thể đoán chính xác những biến đổi bất thường xảy ra.
Thời tiết ảnh hưởng lớn đến quá trình vận chuyển hàng hóa bằng hàng không, đặc biệt khi xảy ra bão, sóng thần hay lũ lụt, các đơn vị vận tải thường phải trì hoãn chuyến bay để đảm bảo an toàn Vào mùa Đông, đặc biệt trong tháng 9 và 10, thời tiết có mưa, áp thấp nhiệt đới và không khí lạnh, làm cho điều kiện thời tiết trên biển trở nên phức tạp hơn.
Theo thống kê, hàng năm có hàng nghìn chuyến bay bị trì hoãn do thời tiết xấu, gây khó khăn cho các đơn vị vận chuyển hàng hóa trong việc khởi hành đúng giờ Nhiều trường hợp, máy bay đã sẵn sàng cất cánh hoặc đang bay một đoạn cũng phải quay lại sân bay khi thời tiết không thuận lợi, dẫn đến việc hàng hóa không đến tay người nhận đúng thời gian.
Trong trường hợp phải hoãn lịch trình, hàng hóa thực phẩm, đặc biệt là hàng đông lạnh, có thể bị hư hỏng do thay đổi nhiệt độ giữa các khu vực Sự thay đổi này có thể làm giảm chất lượng sản phẩm, dẫn đến việc phát sinh thêm chi phí bảo quản.
Môi trường chính trị, xã hội và pháp luật
Trong những năm gần đây, việc gia nhập các hiệp hội quốc tế như WTO, ASEAN và APEC đã tạo ra môi trường kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp Việt Nam nhờ vào hệ thống thuế quan ưu đãi Điều này không chỉ giúp hàng hóa Việt Nam dễ dàng xuất khẩu mà còn tạo cơ hội cho hàng hóa nước ngoài ồ ạt nhập vào thị trường Việt Nam Nhờ đó, các công ty logistics, đặc biệt là NEWS, có nhiều cơ hội để mở rộng thị trường kinh doanh của mình.
Môi trường pháp lý hiện nay đang gặp nhiều bất cập, với sự khác biệt về hệ thống luật pháp và thủ tục hành chính giữa các quốc gia, ảnh hưởng lớn đến hoạt động xuất khẩu Tại Việt Nam, các quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành thường chồng chéo, mâu thuẫn và thiếu tính nhất quán, dẫn đến việc tốn kém thời gian và chi phí trong quá trình thông quan hàng hóa.
Các chính sách và văn bản pháp luật mới cùng với sự thay đổi trong các thông tư yêu cầu người giao nhận cần nắm vững quy định và cập nhật thông tin kịp thời để đáp ứng yêu cầu kinh doanh Điều này bao gồm việc hiểu rõ các quy định về loại hàng hóa và thuế suất Ngoài ra, việc nắm bắt các chứng từ cần thiết cho từng loại mặt hàng xuất khẩu là rất quan trọng để đảm bảo quá trình xuất trình diễn ra suôn sẻ, hoàn thành lô hàng nhanh chóng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo dựng uy tín cho công ty.
Sự biến động trong bộ máy chính trị, kinh tế và xã hội có thể dẫn đến thay đổi trong hệ thống luật pháp, ảnh hưởng đến ngành giao nhận Điều này có thể khiến máy bay không cập cảng đúng thời hạn, phải điều chỉnh lịch trình và hàng hóa phải chịu kiểm tra gắt gao hơn.
Tệ nạn quan liêu trong ngành Hải quan vẫn tiếp diễn, gây ra nhiều khó khăn trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định việc sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, ngày 25/03/2015, liên quan đến thủ tục hải quan, kiểm tra và giám sát hải quan, cũng như thuế xuất khẩu và thuế nhập khẩu.
Các chính sách kinh tế giữa các quốc gia có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu (XNK) và gián tiếp đến quy trình giao nhận hàng hóa thông qua chứng nhận xuất xứ (C/O) Việc sở hữu C/O có thể giúp một số loại hàng hóa xuất khẩu sang các nước khác được miễn thuế xuất khẩu Ví dụ, Việt Nam và Trung Quốc trong khu vực Mậu dịch Tự do ASEAN–Trung Quốc (ACFTA) sẽ áp dụng thuế suất ưu đãi khi xuất nhập hàng hóa nếu có C/O form E Điều này rất quan trọng đối với quy trình làm thủ tục hải quan tại NEWS, giúp tăng tốc độ và giảm thiểu thuế phát sinh.
Các yếu tố pháp luật, chính trị và xã hội có vai trò quan trọng trong hoạt động giao nhận, yêu cầu các công ty phải cập nhật thông tin và nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi tiến hành giao nhận.
Đặc điểm của hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng như chủng loại, khối lượng, tính chất và yêu cầu bảo quản trong vận chuyển Do đó, các lô hàng sẽ cần phương thức vận tải, địa điểm thu gom và giao trả khác nhau, cùng với thiết bị xếp dỡ phù hợp Việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa tốt trong quá trình vận chuyển không chỉ đảm bảo an toàn mà còn tạo niềm tin cho khách hàng.