PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Các chức năng của hệ thống
Dựa trên dữ liệu khảo sát thực tế về hoạt động nghiệp vụ của cán bộ BP1C tại Công ty TNHH MTV Quản lý và Kinh doanh Nhà Hải Phòng, hệ thống này bao gồm các chức năng cơ bản như sau:
2.1.1 Cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Nhập thông tin hồ sơ
Chuyển lãnh đạo giao việc cho BPNV
Nhận hồ sơ lãnh đạo đã ký duyệt
Tìm kiếm trả kết quả
2.1.2 Lãnh đạo Công ty giao việc và ký duyệt
Trả kết quả ký duyệt cho cán bộ BP1C
2.1.3 Cán bộ BPNV giải quyết hồ sơ
Thông báo lệ phí cần thu đến BPTC (nếu có).
Trình lãnh đạo ký duyệt
Xác định các tác nhân, các UC sử dụng và biểu đồ UC sử dụng
2.2.2 Các Use Case sử dụng a Cán bộ BP1C
Quá trình tiếp nhận hồ sơ thực chất là khởi tạo một vụ việc mới Khi công dân nộp hồ sơ tại BP1C của Công ty, nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện, một vụ việc sẽ được chính thức khởi tạo.
Cán bộ BP1C tiếp nhận và ghi nhận thông tin hồ sơ của công dân Sau khi hoàn tất việc tiếp nhận, hồ sơ sẽ được chuyển cho lãnh đạo công ty để phân công nhiệm vụ.
3 Nhập thông tin biên nhận hồ sơ
4 In phiếu tiếp nhận hồ sơ
5 Chuyển lãnh đạo giao việc
Bảng 1: Bảng UC Cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ b Lãnh đạo Công ty giao việc và xét duyệt hồ sơ
Lãnh đạo Công ty phân công nhiệm vụ cho cán bộ BPNV các phòng ban dựa trên nội dung công việc Sau khi hồ sơ được hoàn thiện và đáp ứng đầy đủ yêu cầu, lãnh đạo sẽ ký duyệt và thông báo đến các bộ phận liên quan Đồng thời, tiến hành theo dõi, kiểm tra báo cáo kết quả và tiến độ hồ sơ.
UC 2 Lãnh đạo Công ty giao việc và xét duyệt hồsơ
2 Giao việc cho BPNV giải quyết
4 Cập nhật tiến độ hồ sơ thông báo đã ký
Bảng 2: Bảng UC Lãnh đạo giao việc và xét duyệt hồ sơ c Cán bộ BPNV giải quyết hồ sơ
Theo chỉ đạo của lãnh đạo, cán bộ BPNV thực hiện quy trình giải quyết hồ sơ theo quy định, thông báo lệ phí cần thu đến BPTC, cập nhật tiến độ báo cáo và thống kê công việc, đồng thời trình lãnh đạo ký duyệt khi hồ sơ đã hoàn tất các thủ tục cần thiết.
UC 3 Cán bộ BPNV giải quyết hồsơ
3 Thông báo lệ phí (nếu có) đến BPTC
4 Trình lãnh đạo ký duyệt
Bảng 3: Bảng UC BPNV giải quyết hồ sơ d Cán bộ BPTC
Khi nhận được thông báo về lệ phí hồ sơ từ BPNV, cán bộ BPTC sẽ in hóa đơn và thu lệ phí Sau khi hoàn tất quá trình thu, thông tin về lệ phí sẽ được cập nhật.
2 In hoá đơn, biên lai
Bảng 4: Cán bộ BPTC e Cán bộ BP1C nhận hồ sơ ký duyệt xong
Cán bộ BPNV hoàn tất hồ sơ để trình lãnh đạo Công ty xem xét và ký duyệt Sau khi lãnh đạo ký xong, hồ sơ sẽ được chuyển giao cho cán bộ BP1C để nhận và chờ trả kết quả Cán bộ BP1C sẽ ghi nhận hồ sơ đã được bàn giao.
UC 5 Cán bộ BP1C nhận hồsơ ký duyệt xong
2 In danh sách hồ sơ giải quyết xong
3 Ghi nhận hồsơ bàn giao
4 Thoát g Cán bộ BP1C tìm kiếm trả kết quả
Khi đến nhận kết quả, công dân cần mang theo giấy hẹn Cán bộ BP1C sẽ tra cứu hồ sơ tương ứng với giấy hẹn để trả kết quả đã giải quyết Sau khi hoàn tất việc trả kết quả, cán bộ BP1C sẽ ghi nhận và xác nhận vụ việc đã được hoàn tất.
UC 6 Cán bộBP1C tìm kiếm trả kết quả
2 Tìm hồ sơ cần trả
Bảng 6 : Bảng UC Cán bộ BP1C tìm kiếm trả kết quả
Biểu đồ Use Case
2.3.1 Use Case tham gia hệ thống tổng quát
Hệ thống hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ và liên lạc công dân tại Công ty TNHH MTV Quản lý và Kinh doanh Nhà Hải Phòng được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả trong việc xử lý hồ sơ và cải thiện giao tiếp với công dân Phân tích thiết kế hệ thống chú trọng vào việc tối ưu hóa quy trình tiếp nhận hồ sơ, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong việc phản hồi Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp các công cụ liên lạc hiện đại, giúp công dân dễ dàng theo dõi tình trạng hồ sơ của mình Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao sự hài lòng của người dân trong các dịch vụ hành chính.
Cán bộ BPNV Cán bộ BPTC
Hình 1: Biểu đồ Use Case tham gia hệ thống tổng quát
2.3.2 Use Case Cán bộ BP1C
Cán bộ BP1C Đăng nhập Tiếp nhận hồ sơ
Biên nhận hồ sơ In phiếu tiếp nhận Chuyển lãnh đạo
Nhận kết quả đã duyệt
Hình 2: Biểu đồ Use Case Cán bộ BP1C
Bàn giao hồ sơ đã ký cho cán bộ BP1C Thông báo đã ký
Hình 3: Biểu đồ Use Case Lãnh đạo
2.3.4 Use Case Cán bộ BPNV
Cán bộ BPNV Đăng nhập
Trình lãnh đạo ký duyệt Thoát
In phiếu lệ phí thông báo đến BPTC
Cập nhật tiến độ hồ sơ
Hình 4: Biểu đồ Use Case BPNV
2.3.5 Use Case Cán bộ BPTC
Cán bộ BPTC Đăng nhập
Thu lệ phí hồ sơ
Hình 5: Biểu đồ Use Case BPTC
Biểu đồ tuần tự hệ thống
2.4.1 Gói cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Yêu cầu bổ sung hồ sơ
Tiếp nhận, in phiếu biên nhận hồ sơ
Hình 6: Biểu đồ tuần tự gói cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
2.4.2 Gói lãnh đạo giao việc
Cán bộ BP1C Lãnh đạo
Chuyển lãnh đạo Thông báo đã nhận
Thực hiện hồ sơ Cập nhật, báo cáo tiến độ
Hình 7: Biểu đồ tuần tự gói lãnh đạo giao việc
2.4.3 Gói cán bộ BPNV và cán bộ BPTC
Cán bộ BPNV Cán bộ BPTC
Thông báo lệ phí Đã nhận thông tin
In phiếu thu, biên lai
Trả hóa đơn Báo đã thu
Hoàn thiện hồ sơ trình ký
Hình 8: Biểu đồ tuần tự gói BPNV và cán bộ BPTC
2.4.4 Gói lãnh đạo ký duyệt
Cán bộ BPNV Lãnh đạo
Trình ký duyệt hồ sơ
Thông báp đã ký duyệt
Chuyển hồ sơ đã ký
Lập danh sách tiếp nhận
2.4.5 Gói tìm kiếm trả kết quả
Cán bộ BP1C Yêu cầu trả kết quả
Tìm hồ sơ chờ trả Trả kết quả
Ghi nhận trả kết quả
Hình 10: Biểu đồ tuần tự gói tìm kiếm trả kết quả
2.4.6 Biểu đồ tuần tự hệ thống tổng quát hệ thống
Giấy biên nhận Tiếp nhận hồ sơ
Yêu cầu bổ sung hồ sơ
Lãnh đạo Cán bộ BPNV
Chuyển lãnh đạo giao việc
Cập nhật, báo cáo tiến độ
Thông báo lệ phí Đã nhận thông tin
In phiếu thu , biên lai Thông báo khoản nộp
Nộp lệ phí Trả hóa đơn
Báo đã thu Hoàn thiện hồ sơ Trình lãnh đạo kí duyệt hồ sơ
Thông báo đã ký Chuyển hồ sơ đã ký
Lập danh sách tiếp nhận Giao hồ sơ Tiếp nhận chờ trả kết quả Yêu cầu trả kết quả
Tìm hồ sơ chờ trả
Ghi nhận trả kết quả
Hình 11: Biểu đồ tuần tự hệ thống tổng quát hệ thống
Mô hình phân tích cộng tác
2.5.1 Gói cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Tác nhân: Cán bộ BP1C
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD ThêmHS
Lớp điều khiển: ĐK ThêmHS
Lớp thực thể: Hồ sơ, Phiếu nhận hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 12: Biểu đồ cộng tác gói cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
2.5.1.2 Chuyển Lãnh đạo giao việc
Tác nhân: Cán bộ BP1C
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Chuyển LĐ
Lớp điều khiển: ĐK Chuyển LĐ
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 13: Biểu đồ cộng tác gói chuyển lãnh đạo giao việc
2.5.2 Gói Lãnh đạo giao việc
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Giao việc
Lớp điều khiển: ĐK Giao việc
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 14: Biểu đồ cộng tác gói lãnh đạo giao việc
2.5.3 Gói cán bộ BPNV và cán bộ BPTC
Tác nhân: Cán bộ BPNV, Cán bộ BPTC
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Nghiệp vụ
Lớp điều khiển: ĐK Nghiệp vụ
Lớp thực thể: Hồ sơ, Hoá đơn, Phiếu Thu
Hình 15: Biểu đồ cộng tác gói BPNV và cán bộ BPTC
2.5.4 Gói Lãnh đạo ký duyệt
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Ký duyệt
Lớp điều khiển: ĐK Ký duyệt
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 16: Biểu đồ cộng tác gói lãnh đạo ký duyệt
2.5.5 Gói cán bộ BP1C nhận hồ sơ đã ký duyệt
Tác nhân: Cán bộ BP1C
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Nhận hồ sơ ký duyệt
Lớp điều khiển: ĐK Nhận hồ sơ ký duyệt
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 17: Biểu đồ cộng tác gói cán bộ BP1C nhận hồ sơ đã ký duyệt
2.5.6 Gói tìm kiếm trả kết quả
Tác nhân: Cán bộ BP1C
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Tìm kiếm trả Kết quả
Lớp điều khiển: ĐK Tìm kiếm trả Kết quả
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 18: Biểu đồ cộng tác gói tìm kiếmtrả kết quả
2.6.1 Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Nhập thông tin hồ sơ mới Hủy
Hiển thị thông báo thành công Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Hình 19: Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
2.6.2 Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C chuyển lãnh đạo giao việc
Chọn hồ sơ cần chuyển
Danh sách hồ sơ chuyển Hủy
Hiển thị thông báo thành công Lưu vào hệ thống
Hình 20: Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C chuyển lãnh đạo giao việc
2.6.3 Biểu đồ hoạt động lãnh đạo giao việc
Hiển thị danh sách hồ sơ Lựa chọn giao việc
Hiển thị thông báo thành công Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Hình 21: Biểu đồ hoạt động lãnh đạo giao việc
2.6.4 Biểu đồ hoạt động cán bộ BPNV thực hiện hồ sơ
Hiển thị danh sách hồ sơ được giao
Cung cấp thông tin tiến độ Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Chuyển thông tin phiếu thu
Hình 22: Biểu đồ hoạt động cán bộ BPNV thực hiện hồ sơ
2.6.5 Biểu đồ hoạt động cán bộ BPTC
Hiển thị danh sách hồ sơ nộp thuế
Lập hóa đơn Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Xem chi tiết hóa đơn
Hình 23: Biểu đồ hoạt động cán bộ BPTC
2.6.6 Biểu đồ hoạt động lãnh đạo ký duyệt
Hiển thị danh sách hồ sơ ký duyệt
Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Thông báo đã ký Đúng Thông báo chưa ký Sai
Hình 24: Biểu đồ hoạt động lãnh đạo ký duyệt
2.6 7 Biểu đồ hoạt động cán BP1C nhận hồ sơ đã ký duyệt
Danh sách hồ sơ đã ký Ghi nhận xong chờ trả kết quả
In phiếu nhận hồ sơ đã ký Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Hình 25: Biểu đồ hoạt động cán BP1C nhận hồ sơ đã ký duyệt
2.6 8 Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C tìm kiếm trả kết quả
Hiển thị thông tin hồ sơ đã ký
Trả trả kết quả Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Hình 26: Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C tìm kiếm trả kết quả
Biểu đồ lớp
Biểu đồ thành phần
Tiếp nhận, chuyển hồ sơ
Lưu trữ và bảo mật Kết nối
Hoá đơn Lãnh đạo Ký duyệt
Hình 28: Biểu đồ thành phần
Biểu đồ triển khai
Bộ phận nghiệp vụ Máy in
Máy chủ cơ sở dữ liệu
Hình 29: Biểu đồ triển khai
GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH
Lựa chọn môi trường
Hệ thống hỗ trợ tiếp nhận và liên lạc công dân cho BP1C cần có sự linh hoạt và liên thông giữa các bộ phận khác nhau Ngày nay, yêu cầu hoạt động của hệ thống tin học không chỉ dừng lại ở việc phục vụ cho một máy cá nhân mà còn phải hoạt động đồng bộ giữa nhiều máy và bộ phận Vì vậy, môi trường phát triển được lựa chọn cho hệ thống là Windows Form trong VISUAL STUDIO.
Hệ thống được phát triển có khả năng hoạt động trên nền tảng các hệ điều hành Windows, vốn là hệ điều hành phổ biến hiện nay Việc thiết kế và xây dựng hệ thống nhằm đưa ứng dụng vào thực tiễn đã dẫn đến sự lựa chọn các hệ điều hành Windows.
3.1.2 Môi trường phát triển cho hệ thống
Hệ thống được phát triển dựa trên nền ngôn ngữ lập trình Windows Form sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQLserver 2008.
Windows Form là nền tảng phát triển ứng dụng Microsoft Windows dựa trên Net Framework và hỗ trợ lập trình hướng đối tượng Các Form trong Windows Form đóng vai trò là khối nền tảng của ứng dụng, là yếu tố thiết yếu để thực hiện chức năng và thiết kế Chúng cũng là phương tiện giúp ứng dụng giao tiếp hiệu quả với người sử dụng.
MS SQL Server 2008 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, hỗ trợ mô hình Client – Server, cho phép người dùng quản lý và tra cứu dữ liệu lớn một cách nhanh chóng và hiệu quả Phần mềm này nổi bật với khả năng phân tán dữ liệu, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và bảo mật thông tin Với những tính năng vượt trội, SQL Server 2008 là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý dữ liệu đồng nhất và an toàn.
Qua những nhận định kể trên em đã sử dụng mô hình phát triển cho hệ thống đó là mô hình Client – Server
3.1.4 Đặc điểm của mô hình Client – Server
Mô hình Client-Server là cấu trúc giao dịch giữa máy chủ (Server) và máy khách (Client) thông qua các giao thức như www hoặc FTP Ứng dụng được phát triển cho máy chủ gọi là Serverpages, thực hiện yêu cầu từ máy khách và hiển thị kết quả trên trình duyệt của máy khách Tất cả các hoạt động xử lý dữ liệu diễn ra ở phía máy chủ, giúp giảm tải gánh nặng cho máy khách và tạo điều kiện cho người quản lý dễ dàng quản lý hệ thống.
Một số hình ảnh minh hoạ giao diện chương trình
Mỗi BPNV được cấp một tên đăng nhập và mật khẩu riêng, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng cán bộ Sau khi đăng nhập thành công, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện chính của chương trình Do tính chất nghiệp vụ khác nhau, những chức năng không được phân quyền sẽ bị ẩn hoặc khóa trong hệ thống.
Hình 30: Giao diệnđăng nhập chương trình
3.2.2 Giao diện chính của chương trình
Sau khi người dùng đăng nhập thành công bằng tên người dùng và mật khẩu, họ sẽ được chuyển đến giao diện chính của chương trình, nơi các chức năng được sắp xếp theo từng giai đoạn hồ sơ thông qua các nút lệnh.
Hình 31: Giao diện chính chương trình
3.2.3 Giao diện tiếp nhận hồ sơ của cán bộ BP1C
Công dân hoặc tổ chức nộp hồ sơ sẽ được cán bộ BP1C kiểm tra thủ tục, sau đó nhập thông tin cần thiết vào hệ thống Khi hoàn tất việc nhập và nhấn nút thêm, hồ sơ sẽ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo, nơi lãnh đạo Công ty sẽ triển khai giao việc.
Hình 32: Giao diện cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Sau khi hoàn tất việc nhập hồ sơ, cán bộ BP1C sẽ nhấn nút in để tạo phiếu biên nhận hồ sơ, sau đó ký xác nhận với tổ chức hoặc cá nhân.
Hình 33: Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết kết quả
3.2.4 Giao diện lãnh đạo giao việc
Lãnh đạo Công ty đăng nhập bằng bằng Use name và password tài khoản của mình và sẽ có giao diện phân công giao việc như sau:
Hình 34: Giao diện danh sách hồ sơ cần lãnh đạo giao việc
Hình 35: Giao diện chi tiết lãnh đạo giao việc
3.2.5 Giao diện cán bộ BPNV thực hiện hồ sơ
Khi nhận nhiệm vụ công việc, cán bộ BPNV tiến hành giải quyết hồ sơ và cập nhật tiến độ công việc thông qua giao diện một cách hiệu quả.
Hình 36: Giao diện cán bộ BPNV thực hiện hồ sơ
3.2.6 Giao diện tìm kiếm hồ sơ Để tra cứu hồ sơ trả kết quả hay tiến độ thực hiện hồ sơ đang ở giai đoạn nào Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban nghiệp vụ có thể tìm kiếm hồ sơ thông qua nút tìm kiếm ở giao diện chính của chương trình
Giao diện tìm kiếm cho phép người dùng lựa chọn tiêu chí và nhấn nút tìm kiếm, sau đó thông tin hồ sơ cần tìm sẽ xuất hiện.
Hình 38: Giao diện kết quả tìm kiếm
