Tính cấp thiết của đề tài
Bước vào thế kỷ XXI, nền kinh tế toàn cầu trải qua những biến đổi mạnh mẽ nhờ cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, chuyển từ kinh tế tài nguyên sang kinh tế tri thức Sự chuyển mình này không chỉ thay đổi cấu trúc và chức năng mà còn phương thức hoạt động, dẫn đến sự chuyển hóa từ nền văn minh công nghiệp sang nền văn minh tri thức và xã hội thông tin Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng này, với kinh tế tri thức và xã hội thông tin trở thành công cụ và cơ hội giúp các nước đang phát triển thu hẹp khoảng cách với các nước phát triển Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra thách thức trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn thông tin cho nền kinh tế và doanh nghiệp Việt Nam.
Trong quá trình làm việc tại Công ty cổ phần Hướng nghiệp và Phát triển Giáo dục ICANDO, tôi đã tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, như Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long, và nhận thấy một số vấn đề trong phương thức bán hàng truyền thống Cụ thể, một nhân viên bán hàng phải đảm nhiệm tất cả các khâu từ tìm kiếm khách hàng đến chốt đơn hàng, dẫn đến tình trạng bỏ sót thông tin khách hàng và thất lạc hồ sơ Sự chênh lệch doanh số giữa các nhân viên bán hàng cũng khá cao, cùng với thái độ không tích cực trong việc chia sẻ thông tin giữa các nhân viên Bên cạnh đó, việc mở rộng mô hình kinh doanh gặp khó khăn do quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới còn yếu kém, khiến cho sự tiến bộ của nhân viên mới diễn ra chậm.
Tôi đã đề xuất và hỗ trợ công ty cải tiến phương thức tổ chức hoạt động nhằm nâng cao sự tương tác và trao đổi thông tin giữa các nhân viên Điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản trị thông tin, tránh mất mát dữ liệu và tăng hiệu quả kinh doanh, từ đó nâng cao doanh số và mở rộng mô hình kinh doanh cho doanh nghiệp.
Việc phát hiện và khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin tại doanh nghiệp là vô cùng quan trọng Tuy nhiên, tư duy tổ chức và kinh doanh lối mòn đã khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nhận thức tầm quan trọng của quy trình này Dù đã nhận thức được, nhưng họ vẫn chưa khắc phục được những vấn đề tồn tại Điều này đã thúc đẩy tôi tìm hiểu thực trạng quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp, chỉ ra những vướng mắc và đề xuất biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển quy mô doanh nghiệp.
Tình hình nghiên cứu
Mối quan hệ giữa quản trị thông tin và công nghệ thông tin trong nền kinh tế thông tin hiện nay đã được khai thác, với sự nhấn mạnh vào vai trò của đội ngũ cán bộ thông tin và chức danh nhà lãnh đạo thông tin Tác giả đề xuất các giải pháp về đào tạo, nghiên cứu khoa học, đầu tư và tiêu chuẩn hóa chức danh cán bộ thông tin tại Việt Nam Nghiên cứu này, mặc dù chỉ dừng lại ở lý thuyết chung, là một quan điểm quan trọng tạo nền tảng cho quản trị thông tin từ góc nhìn của chuyên gia.
7 để nghiên cứu ứng dụng về quản trị thông tin và đào tạo người là công tác quản trị thông tin
Quản trị thông tin đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thị trường công nghệ thông tin Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu chỉ mới dừng lại ở việc phân tích cấu trúc hệ thống thông tin mà chưa đưa ra giải pháp cụ thể để cải thiện hiệu quả hoạt động Để ứng dụng công nghệ thông tin thành công, doanh nghiệp cần có quy trình điều hành chuyên nghiệp và nhân sự đảm nhiệm vai trò quản trị thông tin Hoạt động thông tin là một trong ba hoạt động then chốt trong sản xuất kinh doanh; nếu thiếu, doanh nghiệp sẽ khó có thể cạnh tranh trong môi trường kinh tế tri thức hiện nay Bài viết khẳng định vai trò quyết định của quản trị thông tin đối với sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh và nhấn mạnh tầm quan trọng của chuyên gia thông tin trong doanh nghiệp.
8 nghiệp và sự cần thiết phải đào tạo ngành quản trị thông tin kinh tế doanh nghiệp
Quản trị thông tin trong ngành xây dựng là một yếu tố quyết định để cải thiện quy trình sản xuất và đạt được hiệu quả tối ưu Để quản trị thông tin hiệu quả, cần có một cách tiếp cận toàn diện, kết hợp công nghệ, con người, quy trình và mô hình kinh doanh Sự chuyển đổi từ quản lý thông tin đơn lẻ sang quản trị thông tin chiến lược giúp tổ chức khai thác thông tin để tạo lợi thế cạnh tranh Luận án này tập trung vào việc nghiên cứu cải tiến hiệu quả quản trị thông tin trong các tổ chức xây dựng, nhấn mạnh rằng thông tin là tài sản quý giá, cho phép tổ chức giao tiếp, vận hành và ra quyết định Mặc dù có nhiều hệ thống và quy trình quản lý thông tin, nhưng việc áp dụng chúng một cách nhất quán vẫn là thách thức lớn, ảnh hưởng đến trải nghiệm và quan điểm cá nhân trong xử lý thông tin Các phát hiện từ nghiên cứu chỉ ra rằng quy định quản trị thông tin cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả trong tổ chức.
Nghiên cứu chỉ ra rằng có 9 phương pháp doanh nghiệp được áp dụng để xử lý khối lượng và độ phức tạp của thông tin, thường được hỗ trợ bởi các thực tiễn quản lý thông tin cá nhân từ các bên liên quan Những bên liên quan có kinh nghiệm phong phú thường dựa vào tri thức ẩn để quản lý và chia sẻ thông tin, trong khi những bên có ít kinh nghiệm hơn lại ưu tiên sử dụng tài liệu rõ ràng Cuối cùng, nghiên cứu đề xuất các giải pháp quản trị thông tin trong quá trình xây dựng dự án, đặc biệt trong ngành xây dựng.
Bài viết này tập trung vào việc mô hình hóa hệ thống quản lý thông tin cho Chương trình Bảo hiểm Y tế Quốc gia tại Ghana, nhấn mạnh sự chênh lệch trong việc tiếp cận thông tin y tế giữa vùng nông thôn và thành thị Thách thức này ảnh hưởng đến quản trị và phổ cập thông tin Luận án nghiên cứu các yếu tố tác động đến quản lý thông tin và đề xuất một mô hình nhằm khắc phục các tắc nghẽn trong hệ thống hiện tại Nghiên cứu bắt đầu bằng việc xem xét lý thuyết về bảo hiểm y tế và quản trị thông tin, đồng thời sử dụng phương tiện kỹ thuật số để phân phối thông tin giữa nông thôn và đô thị Dữ liệu được thu thập thông qua phỏng vấn bán cấu trúc với các nhân sự chủ chốt và khảo sát bảng hỏi đối với nhân viên tại 9 chương trình ở các khu vực khác nhau Để xác định các vấn đề còn tồn tại trong hệ thống quản lý thông tin, một phân tích so sánh giữa mô hình quản trị hiện tại và hệ thống thực tế đã được thực hiện nhằm đề xuất các cải tiến cần thiết.
Quản trị thông tin là một chủ đề được nhiều nhà khoa học nghiên cứu, nhưng thường chưa được xem xét một cách độc lập mà thường gắn liền với các ngành nghề và lĩnh vực liên quan.
Việc nghiên cứu quản trị thông tin đang gặp nhiều thách thức, đặc biệt là trong việc phát triển quy trình chung có thể áp dụng cho các ngành nghề khác nhau Điều này rất quan trọng trong bối cảnh hiện nay, khi mà đời sống con người ngày càng phụ thuộc vào nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin.
Câu hỏi nghiên cứu
Với mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra ở trên, nghiên cứu tập trung trả lời những câu hỏi chính sau:
Câu hỏi 1: Quản trị thông tin có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp trong bối cảnh hiện nay?
Quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long, gặp phải nhiều tồn tại và thách thức Những yếu tố tác động bao gồm sự thiếu hụt nguồn lực công nghệ, quy trình làm việc chưa tối ưu, và việc đào tạo nhân viên chưa đầy đủ về quản lý thông tin Bên cạnh đó, sự thay đổi nhanh chóng của thị trường và nhu cầu khách hàng cũng yêu cầu doanh nghiệp phải điều chỉnh chiến lược quản trị thông tin một cách linh hoạt để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Câu hỏi 3: Giải pháp nào để khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam?
Phương pháp nghiên cứu
Để làm rõ câu hỏi nghiên cứu, xác thực giả thuyết và đạt được mục tiêu nghiên cứu, tôi đã áp dụng một số phương pháp nghiên cứu hiệu quả.
Trong quá trình nghiên cứu về đề tài này, tôi đã thu thập và phân tích các tài liệu, bài báo và nghiên cứu liên quan nhằm hiểu rõ hơn về chủ đề.
Bài viết này tập trung vào 12 đề tài quản trị thông tin trong doanh nghiệp, phân tích quy trình và mô hình quản trị thông tin hiện tại Nó cũng khám phá những mong muốn và ý tưởng để khắc phục các vướng mắc trong quy trình này, giúp xác định hiện trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp Thông qua việc nghiên cứu tài liệu, tôi có thể rút ra các phương thức xây dựng quy trình quản trị thông tin hiệu quả, từ đó đề xuất giải pháp cho các vấn đề đang tồn tại, đặc biệt là cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Trong quá trình khảo sát tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long, tôi đã tiến hành phỏng vấn hai trưởng phòng kinh doanh, đội trưởng nhóm kinh doanh cùng các lãnh đạo và giám đốc doanh nghiệp Phương pháp phỏng vấn giúp tôi có cái nhìn khách quan về thực trạng quản trị thông tin tại công ty, từ đó đánh giá hiệu quả của việc quản lý thông tin đối với hoạt động kinh doanh Đồng thời, tôi cũng có cơ hội lắng nghe tâm tư, nguyện vọng và những khó khăn mà lãnh đạo doanh nghiệp gặp phải trong việc quản trị thông tin.
Sau khi phỏng vấn lãnh đạo và trưởng phòng kinh doanh, tôi đã lập bảng hỏi dựa trên những thông tin thu thập được Bảng hỏi này nhằm khảo sát ý kiến của 41 nhân viên từ tất cả các bộ phận trong công ty.
Thông qua phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi, bài viết này tập trung vào việc xác định các vấn đề trong tổ chức, lưu trữ và sử dụng thông tin, cũng như những khó khăn trong việc chia sẻ tri thức trong doanh nghiệp Kết quả khảo sát chỉ ra rằng nhân viên gặp phải nhiều vướng mắc do quy trình quản trị thông tin hiện tại chưa hiệu quả Từ đó, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản trị thông tin Để đảm bảo độ chính xác cao cho bảng hỏi, các phỏng vấn thử nghiệm đã được thực hiện, giúp phân tích và tổng hợp các nhóm vấn đề cần thu thập thông tin Cuối cùng, bảng hỏi khảo sát được xây dựng trên diện rộng để thu thập số liệu chính xác phục vụ cho nghiên cứu.
Tôi sử dụng Google Form làm công cụ để thực hiện khảo sát bằng bảng hỏi Sau khi hoàn thành, Google Form cung cấp con số chính xác và biểu đồ thể hiện câu trả lời từ người khảo sát Kết quả có thể xuất ra file Excel, giúp lọc dữ liệu và phân tích sâu hơn, từ đó đưa ra những nhận định dựa trên số liệu chính xác.
Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài
Nghiên cứu này mang đến cái nhìn mới mẻ về quản trị thông tin doanh nghiệp, giúp chúng ta nhận diện các vấn đề phổ biến trong quá trình quản lý Kết quả sẽ cung cấp thông tin toàn diện hơn, hỗ trợ việc cải thiện hiệu quả quản trị trong doanh nghiệp.
Nghiên cứu về quản trị thông tin doanh nghiệp cung cấp những hiểu biết quan trọng, đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin truyền thông và bán hàng, hai yếu tố cốt lõi của doanh nghiệp Kết quả nghiên cứu không chỉ bổ sung lý luận cho quản trị thông tin mà còn tạo cơ sở cho việc phát triển các chu trình và phương pháp quản trị thông tin trong tương lai.
Nghiên cứu này giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình quản trị thông tin, nhận diện các vấn đề còn tồn tại và nhấn mạnh vai trò quan trọng của quản trị thông tin trong thời đại kinh tế tri thức Doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam có thể so sánh kết quả nghiên cứu với thực trạng của mình, từ đó áp dụng các giải pháp phù hợp để cải thiện quy trình quản trị thông tin, thực hiện quản trị tri thức, tạo ra nguồn lực và lợi thế cạnh tranh mới, thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Tổng quan về quản trị thông tin
Một số khái niệm chung
1.1.1 Khái niệm về thông tin
Trong cuộc sống hiện đại, thuật ngữ “thông tin” ngày càng được sử dụng rộng rãi với nhiều cách tiếp cận khác nhau Từ gốc Latin “Informatio”, thông tin được hiểu theo hai hướng: một là hành động tạo ra hình dạng cụ thể, hai là truyền đạt ý tưởng, khái niệm hoặc biểu tượng Hai khía cạnh này song song tồn tại, một hướng tập trung vào sự tạo lập cụ thể, trong khi hướng còn lại nhấn mạnh vào việc xây dựng kiến thức và truyền đạt Sự phát triển của xã hội cũng kéo theo sự tiến hóa của khái niệm thông tin.
Thông tin là sự phản ánh về một vật, hiện tượng, sự kiện hay quá trình nào đó của tự nhiên và xã hội, được thu thập qua khảo sát trực tiếp hoặc lý giải gián tiếp Nó bao gồm những gì con người tiếp nhận từ nhiều dữ liệu khác nhau thông qua quá trình quan sát và xử lý Thông tin được tổ chức sao cho mang lại ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể trong một hoàn cảnh nhất định Quan điểm triết học cho rằng thông tin phản ánh tự nhiên và xã hội trong thế giới vật chất, thể hiện qua ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh, hoặc bằng các phương tiện tác động lên giác quan con người.
Thông tin thường được hiểu là tất cả các sự kiện, ý tưởng và phán đoán giúp tăng cường hiểu biết của con người Nó được hình thành trong quá trình giao tiếp và có thể được tiếp nhận trực tiếp từ người khác, qua các phương tiện truyền thông, từ ngân hàng dữ liệu, hoặc từ những hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.
Khi khoa học công nghệ phát triển, khái niệm về thông tin có nhiều cách hiểu khác nhau trong các lĩnh vực khoa học Trong viễn thông, thông tin liên quan đến việc vận chuyển và đảm bảo tính chính xác của các thông điệp Ngược lại, trong truyền thông đại chúng, thông tin chủ yếu dựa vào nội dung của các thông điệp khi tiếp xúc với công chúng Còn trong báo chí, thông tin được xem là chất liệu ngôn ngữ sống và sự miêu tả thực tế, thể hiện những yếu tố của thực tại.
Trong mỗi ngành và lĩnh vực khác nhau, khái niệm thông tin được tiếp cận theo những cách riêng biệt Sự khác biệt này xuất phát từ bản chất vô hình của thông tin, khiến nó không thể được cảm nhận trực tiếp Thông tin chỉ được nhận biết qua các hoạt động và tác động trừu tượng mà nó tạo ra.
1.1.2 Khái niệm về quản trị thông tin
Khái niệm quản trị thông tin có nhiều cách tiếp cận và định nghĩa khác nhau tùy thuộc vào từng lĩnh vực Quản trị thông tin được hiểu là việc áp dụng các nguyên tắc quản trị để thu thập, tổ chức, kiểm soát, phân phối và sử dụng thông tin một cách hiệu quả trong mọi tổ chức.
17 tin là việc quản lý các quá trình thu nhận, tổ chức, sắp xếp, phân phối và sử dụng thông tin [24, tr.73]
Quản trị thông tin là quá trình quản lý các quy trình và hệ thống liên quan đến việc tạo, thu nhận, sắp xếp, lưu trữ, phân phối và sử dụng thông tin Mục tiêu chính của quản trị thông tin là đảm bảo rằng mọi người và tổ chức có thể truy cập, xử lý và sử dụng thông tin một cách kịp thời và hiệu quả Điều này không chỉ giúp các tổ chức và doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh mà còn nâng cao tính chiến lược trong hoạt động của họ Hơn nữa, quản trị thông tin còn hỗ trợ cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ và tạo ra các thông tin phái sinh hữu ích khác.
Quản trị thông tin có thể được tiếp cận từ nhiều góc độ, trong đó thông tin được coi là tri thức và quá trình tổ chức thông tin là điểm tập trung chính Theo quan điểm của một số tác giả, quản trị thông tin không chỉ đơn thuần là việc quản lý mà còn bao gồm việc theo dõi thông tin trong suốt vòng đời của nó.
Cơ cấu tổ chức hiệu quả có khả năng quản lý thông tin trong suốt vòng đời của nó, bất kể nguồn gốc hay định dạng, bao gồm dữ liệu, tài liệu giấy, tài liệu điện tử, âm thanh và video Việc chuyển giao thông tin qua nhiều kênh như điện thoại di động và giao diện web là đặc điểm của một cơ cấu tổ chức tốt Quản trị thông tin bao gồm việc thu thập, quản lý và phân phối thông tin từ nhiều nguồn đến các đối tượng khác nhau qua các kênh thông tin đa dạng.
Quản trị thông tin là quá trình bao gồm thu thập, xử lý, cập nhật, bảo trì, tìm kiếm và phổ biến thông tin để phục vụ việc sử dụng, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra bằng các phương tiện và phương pháp phù hợp.
Quản trị thông tin bao gồm quy trình từ đầu vào đến đầu ra của thông tin, đồng thời nhấn mạnh giá trị và lợi ích mà nó mang lại cho người dùng.
18 quản trị thông tin được coi như là một quy trình kiểm soát đối với vòng đời thông tin
1.1.3 Khái niệm về quản trị thông tin trong doanh nghiệp
Quản trị thông tin trong doanh nghiệp là quá trình tổ chức và quản lý thông tin một cách hệ thống, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết Việc đánh giá, xử lý và tổ chức thông tin dựa trên tiêu chuẩn của chuyên gia thông tin góp phần vào mục tiêu chung của tổ chức Các cá nhân hoặc nhóm cần truy cập và khai thác thông tin để hoàn thành nhiệm vụ được giao Do đó, quản trị thông tin bao gồm các hoạt động như bổ sung, tạo lập, tổ chức, phân phối và sử dụng thông tin, thường được xem như một chu trình gồm sáu hoạt động chính.
- Nhận dạng nhu cầu thông tin
- Bổ sung và tạo lập thông tin
- Phân tích và diễn giải thông tin
- Tổ chức và lưu trữ thông tin
- Truy cập và phổ biến thông tin
Quản trị thông tin trong doanh nghiệp bao gồm việc kiểm soát vòng đời của thông tin thông qua các quy trình con, nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của tất cả các thành viên trong tổ chức.
Để đáp ứng nhu cầu thông tin hiện nay, quản trị thông tin trong doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở quản lý thủ công mà còn cần áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại.
Quản trị thông tin là hoạt động kết hợp giữa thông tin, con người và công nghệ trong một tổ chức, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của cá nhân và doanh nghiệp Để đạt được điều này, cần xây dựng các hệ thống thông tin chuyên biệt cho từng lĩnh vực cụ thể, sử dụng công nghệ và các kỹ thuật quản lý hiệu quả.
Sơ đồ 1 Hệ thống quản trị thông tin
1.1.4 Đặc thù của quản trị thông tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các yếu tố tác động đến quản trị thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin và quản trị thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự sống còn và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Tuy nhiên, việc quản trị thông tin phải đối mặt với nhiều tác động khách quan và chủ quan trong quá trình hoạt động.
Có thể tóm lược ba yếu tố chính tác động đến quản trị thông tin trong doanh nghiệp [30, tr.74] Cụ thể:
Nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin và quản trị thông tin Khi lãnh đạo hiểu rõ vai trò thiết yếu của quản trị thông tin, họ sẽ nhận thức đúng đắn về chức năng của nó và coi đây là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Năng lực nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng trong việc quản trị và khai thác hệ thống thông tin Nhân viên cần trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết, giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc Sự kết hợp giữa công nghệ thông tin và năng lực cá nhân tạo ra những bước tiến rõ rệt trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp sở hữu một mô hình kinh doanh riêng biệt, do đó, việc phù hợp của hệ thống thông tin và quản trị thông tin với mô hình này là vô cùng quan trọng Bên cạnh đó, có một số yếu tố chung cần được đảm bảo trong quản trị thông tin cho mọi doanh nghiệp.
- Độ chính xác: Mức độ phản ánh chân thực tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp thông qua quản trị thông tin
Quản trị thông tin cần phải phù hợp với mô hình kinh doanh, đảm bảo rằng nó hỗ trợ và bổ sung cho các mục tiêu kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
- Năng lực của nhân viên: Mức độ kiến thức và kỹ năng nhân viên trong doanh nghiệp cần có để sử dụng và duy trì quản trị thông tin
- Mức độ phức tạp: Mức độ liên kết giữa các phần trong hệ thống quản trị thông tin với nhau để thực hiện một chức năng, nhiệm vụ chung
Kiểm soát trong hệ thống quản trị thông tin đề cập đến khả năng kiểm tra và quản lý thông tin đầu vào, cũng như thực hiện các thao tác thay đổi hoặc xoá thông tin Điều này bao gồm việc kiểm soát vòng đời thông tin trong hệ thống, đảm bảo rằng dữ liệu được duy trì và xử lý một cách hiệu quả.
- Phương hướng: Mức độ thiết kế, phát triển, triển khai và bảo trì hệ thống được định hướng theo một lộ trình hoặc chính sách cụ thể
Tài liệu hướng dẫn cung cấp thông tin chi tiết về cách thức vận hành, sử dụng, hỗ trợ và bảo trì hệ thống, có thể được trình bày dưới dạng điện tử hoặc trên giấy.
- Hiệu quả: Mức độ mà hệ thống vận hành theo cách hiệu quả, năng suất và hữu ích
- Sự thân thiện: Mức độ mà nhân viên trong doanh nghiệp có thể học nhanh và dễ dàng sử dụng
Quản trị thông tin trong doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi yếu tố cơ sở vật chất như hệ thống máy chủ, máy trạm, phần cứng và phần mềm Cơ sở vật chất kém có thể gây trở ngại cho quá trình này, trong khi một hệ thống cơ sở vật chất chất lượng tốt sẽ thúc đẩy hiệu quả quản trị thông tin trong doanh nghiệp.
Mô hình quản trị thông tin hiện đại
Trong bài viết “Khám phá hệ thống thông tin quản trị: Cách thức kinh doanh từ xa”, nhóm tác giả phân tích vai trò và lợi ích của hệ thống quản trị thông tin, đồng thời đề cập đến những yếu tố cần cân nhắc khi thiết kế và truy cập hệ thống này trong mô hình quản trị hiện đại tại Mỹ và Châu Âu.
Quản trị thông tin là phương pháp có tổ chức nhằm nghiên cứu nhu cầu thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp ở nhiều cấp độ khác nhau, phục vụ cho việc ra quyết định trong vận hành, chiến thuật và chiến lược kinh doanh Mục tiêu của hệ thống này là thiết kế và thực hiện quy trình sản xuất, quy trình vận hành, đồng thời cung cấp các báo cáo chi tiết một cách chính xác, nhất quán và kịp thời.
Trong hệ thống quản trị thông tin hiện đại, máy tính liên tục thu thập dữ liệu từ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Dữ liệu này được xử lý, tích hợp và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung hoặc kho dữ liệu, được cập nhật thường xuyên và cung cấp cho những người có thẩm quyền truy cập dưới dạng phù hợp với mục đích sử dụng của họ.
Hệ thống quản trị thông tin là công cụ công nghệ giúp tổ chức quản lý nguồn nhân lực và ra quyết định hiệu quả Người quản lý doanh nghiệp sử dụng hệ thống này để thu thập và phân tích thông tin về các khía cạnh như nhân sự, tình hình kinh doanh, quản lý kho hàng và sản xuất Nó cho phép đánh giá hiệu suất của toàn bộ tổ chức, các bộ phận cụ thể, hoặc cá nhân Ngoài ra, các hệ thống quản trị chuỗi cung ứng và quản trị dự án thường được tích hợp trong hệ thống quản trị thông tin tổng thể.
1.4.1 Vai trò của mô hình quản trị thông tin hiện đại
Viết về vai trò của hệ thống quản trị thông tin này, nhóm tác giả đã đưa ra
3 vai trò chính của hệ thống quản trị thông tin:
Hệ thống quản trị thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cho doanh nghiệp Bằng cách truy cập vào dữ liệu kinh doanh, người quản trị có thể xác định xu hướng và tầm nhìn chiến lược, điều mà dữ liệu thô không thể thực hiện Ngoài ra, hệ thống này còn cho phép chạy mô phỏng dựa trên các yếu tố chính ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh, giúp các nhà quản trị thực hiện các kịch bản dựa trên dữ liệu được cung cấp.
Hệ thống quản trị thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính cũng như báo cáo hiệu suất Nhờ đó, các nhà quản trị có thể theo dõi hiệu quả và thực hiện các quyết định chiến lược một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Vai trò hỗ trợ ra quyết định chiến lược là rất quan trọng, vì đây là công việc khó khăn hơn so với hoạch định chiến lược do thiếu thông tin dự đoán tình hình kinh doanh tương lai Hệ thống quản trị thông tin và hệ thống kinh doanh cung cấp cho các nhà quản trị khả năng sử dụng số liệu và dự báo để phát hiện xu hướng trong dữ liệu kinh doanh đã thu thập.
1.4.2 Lợi ích mang lại và những điểm cần lưu ý khi triển khai mô hình
Hệ thống quản trị thông tin, khi được triển khai và sử dụng đúng cách, có thể mang lại hiệu quả cao và cải thiện hiệu suất doanh nghiệp, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường Ngoài ra, hệ thống này hỗ trợ nhân viên trong việc chăm sóc khách hàng, giúp cung cấp dịch vụ tốt hơn và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, từ đó cũng trở thành một lợi thế cạnh tranh Cuối cùng, việc sử dụng hệ thống quản trị thông tin hợp lý cho phép các nhà quản trị đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy lợi nhuận của công ty.
Mặc dù hệ thống quản trị thông tin mang lại nhiều lợi ích, nhưng nếu không được triển khai và sử dụng đúng cách, sẽ gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng.
Nhiều nhà quản trị doanh nghiệp mắc sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần triển khai hệ thống quản trị thông tin phù hợp là đủ để đáp ứng mọi nhu cầu thông tin Mặc dù hệ thống này có thể giảm thiểu lỗi do con người, nhưng không thể hoàn toàn loại bỏ chúng Do đó, việc tổ chức các khóa đào tạo và tập huấn định kỳ về cách sử dụng và tối ưu hóa hệ thống quản trị thông tin là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa hiệu quả và lợi ích mà hệ thống mang lại.
Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong quản trị thông tin, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng hệ thống Nhà quản trị doanh nghiệp có kiến thức về công nghệ sẽ biết cách áp dụng công nghệ đúng lúc, xác định thông tin cần thiết và truy cập hiệu quả Nhờ đó, họ có thể chuyển đổi thông tin thành những dữ liệu hữu ích cho kinh doanh và đưa ra quyết định chính xác dựa trên thông tin thu thập được từ hệ thống.
1.4.3 Thiết kế mô hình quản trị thông tin hiện đại
Khi thiết kế hệ thống quản trị thông tin, cần xem xét nhu cầu sử dụng ở cả cấp chiến thuật và cấp chiến lược Việc xây dựng một hệ thống quản trị thông tin hiệu quả là rất quan trọng, vì nếu không, việc đánh giá hiệu quả của hệ thống sẽ trở nên khó khăn Một số yếu tố quan trọng cần chú ý bao gồm khả năng đáp ứng nhu cầu người dùng, tính linh hoạt và khả năng mở rộng của hệ thống, cũng như tính bảo mật và khả năng tích hợp với các hệ thống khác.
Truy cập mở cho phép doanh nghiệp tích hợp hệ thống quản trị thông tin với các hệ thống hiện có một cách dễ dàng, từ đó giúp điều chỉnh hệ thống linh hoạt hơn để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Hệ thống này cung cấp kiến trúc mở, giúp giảm chi phí bảo trì và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống quản trị thông tin cần có khả năng tích hợp tốt với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp Một hệ thống hiệu quả sẽ cho phép doanh nghiệp duy trì và tận dụng các hệ thống cũ mà họ đã đầu tư, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thông tin.
Khả năng mở rộng của hệ thống quản trị thông tin là yếu tố quan trọng cần xem xét khi thiết kế, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu quản trị thông tin hạn chế Theo thời gian, khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu về quản trị thông tin sẽ gia tăng, đòi hỏi hệ thống phải có tính năng bổ sung và khả năng quản lý cơ sở dữ liệu lớn hơn Một hệ thống quản trị thông tin có khả năng mở rộng giúp doanh nghiệp phát triển mà không cần đầu tư thêm chi phí cho hệ thống.
1.4.4 Các yếu tố đánh giá hiệu quả của mô hình quản trị thông tin
Tiểu kết chương 1
Chương 1 đã giới thiệu khái niệm thông tin và quản trị thông tin, đặc biệt là trong bối cảnh doanh nghiệp vừa và nhỏ Nội dung chính của chương tập trung vào vai trò quan trọng của quản trị thông tin đối với doanh nghiệp trong thời đại hiện nay Bên cạnh đó, chương cũng trình bày mô hình quản trị thông tin hiện đại tiêu biểu trên thế giới và xu hướng mà các doanh nghiệp đang theo đuổi để phát triển mô hình quản trị thông tin hiệu quả.