Lý do ch ọn đề tài
Mọi cơ quan, tổ chức đều cần một bộ phận chuyên trách về thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin, nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo cơ sở vật chất và an ninh Bộ phận này được gọi là Văn phòng, với hai chức năng chính: tham mưu và hỗ trợ, cùng với chức năng đảm bảo hậu cần Các nhiệm vụ cơ bản của Văn phòng bao gồm xây dựng và tổ chức chương trình, quản lý và sử dụng thông tin, tư vấn văn bản cho lãnh đạo, củng cố bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp nội bộ và đối ngoại, và duy trì hoạt động liên tục Đặc biệt, công tác tổ chức các cuộc hội họp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Trong môi trường làm việc, hội họp là hoạt động thường xuyên của các cơ quan và tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin trực tiếp, giúp truyền đạt và kiểm soát công việc hiệu quả.
Tổ chức hội họp tại công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông vẫn gặp nhiều hạn chế như kế hoạch chưa dự đoán được tình huống phát sinh, sắp xếp chỗ ngồi đại biểu chưa hợp lý, cơ sở vật chất chưa được đầu tư đúng mức và đội ngũ lễ tân còn thiếu kinh nghiệm Vì lý do này, tôi quyết định chọn đề tài “Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” để làm khóa luận tốt nghiệp, nhằm tìm hiểu rõ hơn và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hội họp.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác tổ chức hội họp tại các cơ quan, tổ chức đã thu hút sự quan tâm của nhiều tác giả, với hai nguồn nghiên cứu chính: thứ nhất là các giáo trình và lý luận về tổ chức hội nghị, thứ hai là các đề tài nghiên cứu thực trạng tổ chức hội nghị tại các cơ quan, đơn vị cụ thể.
M ụ c tiêu
Dựa trên nghiên cứu lý luận về tổ chức hội họp, bài viết này sẽ phân tích thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng công ty và đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả tổ chức hội nghị.
Nhi ệ m v ụ nghiên c ứ u
- Nghiên cứu lý luận về hội họp
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
Để nâng cao hiệu quả tổ chức các cuộc họp tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, cần đề xuất một số giải pháp như: cải thiện quy trình lập kế hoạch họp, tối ưu hóa thời gian và địa điểm tổ chức, áp dụng công nghệ hỗ trợ trong việc ghi chép và chia sẻ thông tin, đồng thời khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả thành viên Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng nội dung cuộc họp, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Đối tượ ng và ph ạ m vi nghiên c ứ u
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
- Về không gian: Công tác tổ chức hội họp của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
Giả thuyết nghiên cứu
Nâng cao công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông sẽ giúp loại bỏ các khâu trung gian không cần thiết, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công việc và góp phần hiện đại hóa quy trình làm việc của công ty.
Phươ ng pháp nghiên c ứ u
- Phương pháp thống kê điều tra khảo sát
- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp
C ấu trúc đề tài
Khái ni ệ m h ộ i h ọ p
Hội họp là hoạt động thiết yếu trong mọi cơ quan, tổ chức, giúp phát huy quyền dân chủ và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia quản lý Đây cũng là phương tiện để thông báo, trao đổi và thảo luận, nhằm đạt được sự thống nhất và phối hợp trong việc giải quyết các vấn đề chung mà mọi người cùng quan tâm.
Hội họp là sự tập hợp của nhiều người tại một địa điểm cụ thể nhằm thảo luận và tìm ra giải pháp cho các vấn đề quan trọng Quá trình này tuân theo các quy trình và thủ tục nhất định, thường dẫn đến việc đưa ra các nghị quyết hoặc quyết định quan trọng.
(Nguy ễ n Th ị Kim Thanh, Giáo trình Qu ả n tr ị hành chính văn phòng,Nxb Thống kê)
Khái niệm hội họp có thể được hiểu đơn giản là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm mục đích bàn bạc, trao đổi, đánh giá hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề cụ thể Sau mỗi lần hội họp, vấn đề này có thể được thống nhất hoặc không thống nhất.
Vai trò, ý nghĩa củ a công tác t ổ ch ứ c các cu ộ c h ộ i h ọ p
- Khi cơ quan, tổ chức mở các cuộc Hội họp như “ Hội nghị , cuộc họp
Hội họp trao đổi thông tin và hội thảo quốc tế giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá tình hình hoạt động hàng tháng và hàng năm Qua đó, cơ quan có thể phát huy những ưu điểm và khắc phục hạn chế trong quá trình hoạt động Đồng thời, các thành viên sẽ cùng nhau thảo luận để tìm ra phương án giải quyết khó khăn, vướng mắc và định hướng hoạt động cho năm tiếp theo.
Tổ chức hội họp là cơ hội quý giá để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu và học hỏi lẫn nhau, từ đó nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ Qua các cuộc họp, mọi người có thể chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức, góp phần xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết, luôn đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu.
Các cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho các thành viên trong và ngoài cơ quan trao đổi ý kiến, từ đó đóng góp nhiều phương án hoạt động Qua đó, tổ chức có thể thống nhất lựa chọn phương án tối ưu nhất, góp phần đảm bảo sự ổn định và bền vững cho hoạt động của cơ quan.
Phân lo ạ i các cu ộ c h ộ i h ọ p
Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại các cuộc hội họp trong đó điển hình có một sốcăn cứ phổ biến sau:
Căn cứ vào quy mô: gồm có
Thuộc loại này gồm có
+ Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập
+ Hội nghị chuyên đềdo cơ quan làm chủ đề triệu tập
+ Hội nghị tổng kết năm
Các hội nghị thường có quy mô lớn với đông người tham dự, nội dung phong phú và đa dạng, bao gồm cả khái quát tổng hợp lẫn chuyên sâu Việc tổ chức hội nghị đòi hỏi đầu tư kinh phí lớn và gặp nhiều khó khăn hơn so với các cuộc họp thông thường.
Thuộc loại này thường có
+ Các cuộc họp thường kì của các lãnh đạo cơ quan
+ Các cuộc họp của các cán bộnhân viên trong cơ quan
+ Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan + Họp giao ban
+ Họp giữa lãnh đạo với các quản lý và nhân viên
Cuộc họp chuyên môn thường có đặc điểm là số lượng người tham dự không nhiều, thời gian họp ngắn và quy mô nhỏ, mang tính chất nội bộ trong cơ quan Do đó, việc chuẩn bị thời gian và kinh phí cho cuộc họp không đòi hỏi quá lớn Nội dung chính của cuộc họp thường tập trung vào các biện pháp công tác hoặc giải quyết những vụ việc cụ thể.
Căn cứ vào quy trình quản trị
- Hội họp bàn bạc ra quyết định
- Hội họp phổ biến triển khai nhắm mục đích quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủtrương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình
- Hội họp đôn đốc kiểm tra, nhằm đánh giá kịp thời, triển khai chương trình, kế hoạch công tác
- Hội họp sơ kết , tổng kết nhằm đánh gía, rút kinh nghiệm
Căn cứ vào hình thức hội họp
- Hội họp chính thức, tổ chức công khau theo quyết định của lãnh đạo
Hội họp không chính thức là hình thức tổ chức trong phạm vi hẹp, không công khai, thường mang tính nội bộ Mục đích của loại hội họp này là thảo luận về những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc chưa cần được phổ biến rộng rãi.
Căn cứ vào mục đích và tính chất của cuộc hội họp
- Hội họp trao đổi thông tin
- Hội họp triển khai công việc
- Hội họp mở rộng dân chủ
- Hội họp giải quyết vấn đề
THỰ C TR Ạ NG CÔNG TÁC T Ổ CH Ứ C CÁC CU Ộ C H Ộ I
Quá trình hình thành Công ty CP Đầu tư xây dự ng h ạ t ầ ng và giao thông 16 2.1.2 Gi ớ i thi ệ u khái quát v ề văn phòng Công ty cổ ph ần Đầu tư xây dự ng
Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM) được thành lập từ Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị với 100% vốn Nhà nước Kể từ năm 2002, INTRACOM đã chính thức hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần, đánh dấu sự chuyển mình trong lĩnh vực đầu tư và xây dựng hạ tầng giao thông.
Với tinh thần đoàn kết, ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên INTRACOM đã vượt qua khó khăn, góp phần xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh Công ty không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, tập trung vào các lĩnh vực đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng.
INTRACOM tự hào sở hữu đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư và chuyên gia giàu kinh nghiệm, hiện đang triển khai nhiều dự án quan trọng như khu văn phòng và nhà ở tại Trung Văn, Phú Diễn, cũng như các dự án nhà ở tái định cư và xã hội Ngoài ra, công ty còn tham gia vào các dự án thủy điện như Nậm Pung, Tà Lơi 2, Tà Lơi 3 và Cẩm Thủy, cùng với Tổ hợp Y tế Phương Đông Với những thành tích nổi bật trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, INTRACOM đã nhận được nhiều giải thưởng, bao gồm Bằng khen của Bộ Xây dựng và Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, thể hiện cam kết mang lại giá trị cho đối tác và khách hàng.
Công ty INTRACOM cam kết mang đến sự "an lạc-hạnh phúc" thông qua các công trình đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và mỹ thuật Nhờ đó, thương hiệu INTRACOM ngày càng được khẳng định trong thị trường xây dựng cạnh tranh Để hoạt động hiệu quả như các công ty xây dựng khác, INTRACOM đã căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992, cùng với các sửa đổi, bổ sung theo Nghị quyết số 51/2001/QH10, nhằm tuân thủ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản.
Tên công ty: Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations Contruction Joint Stock Company
Trụ sở chính: Tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ
Liêm, TP Hà Nội Điện thoại: + 84 4 37 914 111
Website: www.intracom.com.vn
Facebook: facebook.com/intracom.home
Website: www.intracom.com.vn
Tổng số cán bộ, công nhân viên là 253 người, bao gồm 3 thạc sỹ, 143 kỹ sư chuyên môn, 42 cử nhân và 65 người có trình độ cao đẳng, trung cấp, theo số liệu tổng hợp của Văn phòng năm 2015.
Kể từ khi thành lập, Công ty đã đầu tư xây dựng nhiều công trình quan trọng, góp phần vào sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, chính trị và văn hóa của Thủ đô và cả nước Qua đó, Công ty không ngừng xây dựng thương hiệu và truyền thống, đồng thời nhận được nhiều giấy khen và bằng khen từ các cơ quan chức năng.
Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội và các cơ quan Bộ ngành khác a Cơ cấu tổ chức
Chức năng của Ban lãnh đạo, phòng ban, đơn vị thuộc Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc là người có tư cách pháp nhân và là người đứng đầu, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Công ty Dưới chế độ quản lý thủ trưởng, Tổng giám đốc quyết định các phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại và đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc : người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty,…
Văn phòng Công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty, xây dựng các chương trình thi đua và khen thưởng, đồng thời đề bạt khen thưởng cho nhân sự ở các phòng ban và bộ phận Đây cũng là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng, đảm bảo sự kết nối và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của họ.
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương là yếu tố quan trọng trong tổ chức và quản lý nhân sự toàn công ty Đồng thời, việc huấn luyện và tuyển chọn nhân sự cần được thực hiện một cách bài bản Ngoài ra, việc xây dựng các bảng nội quy và đề ra chính sách nhân sự rõ ràng sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Công ty
Chức năng của bộ phận này là tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng chiến lược và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Họ có nhiệm vụ cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, và chỉ đạo thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, cũng như cung ứng vật tư sản xuất Bộ phận này còn ký hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, và tổ chức tiêu thụ sản phẩm Họ cũng đảm nhận hoạt động marketing từ sản xuất đến tiêu thụ, thăm dò và mở rộng thị trường, cùng với việc lập ra các chiến lược tiếp thị và quảng cáo trên các phương tiện truyền thông.
Phòng kế hoạch - kỹ thuật có nhiệm vụ đảm bảo các yếu tố kỹ thuật trong quá trình thi công, nghiên cứu và tìm kiếm các phương pháp thi công hiệu quả Phòng cũng quản lý dây chuyền sản xuất và thiết bị, giám sát quá trình thi công, đồng thời lập kế hoạch đầu tư nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính và theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thông qua việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày Qua hạch toán các khoản thu mua, xuất nhập nguyên vật liệu và hàng hóa, phòng tài chính kế toán xác định kết quả kinh doanh, thực hiện thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng và cơ quan thuế, đồng thời theo dõi cơ cấu vốn của Công ty.
Phòng dự án 1 – dự án 2 : chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công các công trình
Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông có cơ cấu tổ chức đơn giản, với các phòng ban phân chia chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, giúp tránh tình trạng chồng chéo mệnh lệnh và tranh giành quyền lợi.
Chức năng của công ty.
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông chuyên đầu tư xây dựng và kinh doanh bất động sản, hoạt động dưới sự giám sát của Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội (Handico) cùng với sự quản lý của Nhà nước.
Công ty hoạt động theo nguyên tắc tập trung, với Tổng giám đốc là người có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty Các phòng ban có chức năng tham mưu và mọi hoạt động đều được thống nhất từ cấp lãnh đạo xuống các bộ phận dưới.
Kh ả o sát công tác t ổ ch ứ c h ộ i ngh ị t ại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Trong các cơ quan và công sở, việc tổ chức và điều hành hiệu quả các cuộc họp rất quan trọng Văn phòng công ty đóng vai trò chính trong việc thực hiện các chức năng hậu cần cho tổng công ty, đảm bảo tổ chức mọi cuộc họp và hội nghị Nhờ đó, Văn phòng có khả năng thống kê và báo cáo đầy đủ số lượng cuộc họp và hội nghị của từng đơn vị trong năm.
Từ năm 2013 đến 2016, theo thống kê tại Văn phòng công ty, Phòng đã tham gia vào công tác chuẩn bị tổ chức nhiều cuộc họp và hội nghị.
Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng công ty)
Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông áp dụng nhiều hình thức tổ chức hội họp, mỗi hình thức mang lại vai trò và ý nghĩa riêng Bài nghiên cứu này sẽ đi sâu vào việc tổ chức Hội nghị của công ty, nhằm làm rõ các phương thức và hiệu quả của chúng trong hoạt động quản lý và phát triển.
Theo những khảo sát và đánh giá tổng hợp của Văn phòng thì tại công ty phải tiến hành những loại hội nghị sau:
Các cuộc họp do Văn phòng công ty chủ trì
- Hội nghị ban Lãnh đạo công ty thường kỳ;
- Hội nghị giao ban hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác năm của công ty;
- Hội nghị giao ban các công ty và các phòng;
- Lãnh đạo công ty, làm việc với Lãnh đạo các công ty đối tác;
- Các Hội nghị khác để giải quyết công việc
Các Hội nghị do các phòng ban trong công ty tổ chức
Các đơn vị trong công ty tổ chức các hội nghị do lãnh đạo điều hành nhằm giải quyết công việc chuyên môn và các nhiệm vụ khác theo chức năng được quy định cho từng đơn vị.
Lãnh đạo các đơn vị có quyền chủ trì các hội nghị và làm việc với đại diện các cơ quan theo ủy quyền của Giám đốc cùng các Phó giám đốc phụ trách, tuân theo quy định trong Quy chế làm việc của công ty.
Theo Quy chế tổ chức và hoạt động, Văn phòng công ty có trách nhiệm tổ chức các loại hội nghị cần thiết trong phạm vi thẩm quyền của mình.
- Hội nghị tổng kết năm;
- Hội nghị cán bộ chủ chốt;
- Các loại hội nghị khác khi được Lãnh đạo công ty phân công tổ chức hoặc phối hợp tổ chức với các đơn vị khác thuộc công ty
Trong quá trình khảo sát tại Văn phòng công ty, tôi đã thống kê được số lượng gần chính xác các hội nghị do Văn phòng tổ chức từ năm 2013 đến nay.
Hội nghị cán bộ chủ chốt 1 1 1 1
(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng công ty)
Dựa vào bảng số liệu, có thể nhận thấy rằng số lượng hội nghị do Văn phòng tổ chức hàng năm rất lớn So sánh với thống kê các loại hội nghị và họp của công ty, chúng ta có thể xác định tỷ lệ phần trăm của hội nghị do Văn phòng tổ chức trong tổng thể cơ cấu hội nghị của toàn công ty.
Các cuộc hội nghị định kỳ như hội nghị giao ban tuần, tháng, năm và hội nghị thường niên của công ty và văn phòng đã được quy định về thành phần, địa điểm và thời gian tổ chức Tuy nhiên, nếu chưa có tiêu chuẩn hóa bằng văn bản của công ty, việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị không phải là bắt buộc.
2.2.1 Công tác l ậ p k ế ho ạ ch t ổ ch ứ c h ộ i ngh ị
Lập kế hoạch tổ chức một hội nghị chính thức là một quá trình phức tạp và nhiều bước Để tạo ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh, cán bộ và nhân viên Văn phòng cần thực hiện các bước cụ thể và có hệ thống.
Lãnh đạo công ty quyết định tổ chức hội nghị dựa trên kế hoạch công tác năm và chỉ đạo từ đơn vị chủ quản Các lãnh đạo đơn vị có thể đề xuất tổ chức hội họp để đảm bảo sự phối hợp và thống nhất trong công việc.
Bước 2: Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức Hội nghị Đơn vị chủ trì cần soạn thảo tờ trình gửi ban lãnh đạo công ty, bao gồm nội dung hội nghị, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và kinh phí tổ chức Đồng thời, phân công nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị.
Khi Văn phòng công ty được giao nhiệm vụ chủ trì, bộ phận phụ trách sẽ xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị Chánh Văn phòng sẽ phân công cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị Tờ trình kế hoạch này cần phải đảm bảo các yêu cầu nội dung cơ bản, vì nó là văn bản định hướng trình bày các vấn đề liên quan đến tổ chức cuộc họp.
- Tính khả thi khi triển khai;
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch;
+ Thời gian tổ chức Hội nghị
+ Nội dung chính của hội nghị
+ Kinh phí tổ chức hội nghị ( nếu cuộc họp diễn ra ở quy mô rộng )
+ Phân công tổ chức thực hiện
Bướ c 3: Xem xét và phê duy ệ t t ờ trình k ế ho ạ ch t ổ ch ứ c h ộ i ngh ị
- Hội nghị toàn ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Tổng giám đốc thì thực hiện theo quy chế làm việc của công ty);
- Hội nghịchuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Văn phòng );
- Hội nghịLãnh đạo công ty thường kỳ;
- Hội nghị giao ban hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác hàng năm của công ty;
- Lãnh đạo công ty làm việc với Lãnh đạo các cơ quan khác
- Các Hội nghịkhác để giải quyết công việc
Bướ c 4: G ử i t ờ trình đã đượ c phê duy ệ t cho các đơn vị liên quan
Sau khi kế hoạch tổ chức hội nghị được phê duyệt bởi Lãnh đạo công ty, cán bộ phụ trách sẽ đưa bản kế hoạch xuống Văn phòng công ty để tiến hành các thủ tục ban hành văn bản Đồng thời, cán bộ sẽ nhân bản kế hoạch theo số lượng đơn vị tham gia, đảm bảo các đơn vị thực hiện đúng tiến độ đã đề ra trong kế hoạch.
Bướ c 5: Phân công công vi ệ c
Việc thành lập Ban tổ chức hội nghị không phải là yêu cầu bắt buộc cho tất cả các hội nghị, mà tùy thuộc vào tính chất, nội dung và quy mô của từng hội nghị Đối với hội nghị quy mô nhỏ và thường xuyên, Chánh Văn phòng công ty sẽ phân công công việc cho các đơn vị liên quan theo kế hoạch tổ chức Trong khi đó, đối với các hội nghị lớn, Chánh Văn phòng sẽ chỉ định cán bộ soạn thảo quyết định thành lập ban tổ chức và các ban, tiểu ban hỗ trợ Việc thành lập ban tổ chức thường đi kèm với việc phân công công việc để đảm bảo tổ chức hội nghị diễn ra suôn sẻ Cơ cấu tổ chức của một hội nghị thường bao gồm nhiều thành phần khác nhau.
- Tổng/ Phó giám đốc - Trưởng Ban, phụ trách quản lý, chỉ đạo toàn bộ các công việc tổ chức hội nghị;
- Chánh Văn phòng - Phó ban, chỉ đạo thực hiện chuẩn bị nội dung hội nghị, cũng như công tác hậu cần của hội nghị;
- Lãnh đạo các đơn vị và phòng ban có liên quan đến hội nghị, - Thành viên, tham gia phối hợp với Văn phòng trong tổ chức hội nghị
Nh ận xét đánh giá về công tác t ổ ch ứ c h ộ i ngh ị t ại văn phòng Công ty
Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đã tổ chức hội nghị theo đúng quy định của Nhà nước, cụ thể là Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006.
Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định chế độ Hội nghị trong hoạt động của các cơ quan nhà nước
Đội ngũ cán bộ nhân viên của chúng tôi sở hữu trình độ chuyên môn cao, được đào tạo từ các trường đại học danh tiếng trong nước và quốc tế Điều này đảm bảo rằng các công tác chuyên môn luôn tuân thủ đúng các quy định của nhà nước.
Văn phòng công ty đã thể hiện xuất sắc vai trò tham mưu trong việc tổ chức hội họp, đặc biệt là trong việc tổng hợp báo cáo và đề xuất ý tưởng mới Công tác chuẩn bị hội họp được thực hiện chu đáo, từ việc trang trí hội trường, in maket, sắp xếp bàn ghế đến in ấn tài liệu, đảm bảo không có khâu nào bị bỏ sót Tất cả các công việc đều được thực hiện cẩn thận và kiểm tra kỹ lưỡng, nhằm hạn chế rủi ro trong quá trình tổ chức hội nghị.
Công ty chú trọng đầu tư cơ sở vật chất hiện đại cho công tác hội họp, bao gồm 02 hội trường lớn và các phòng họp tại mỗi tầng, cùng với phòng chờ tiện nghi Để hỗ trợ tối đa cho thư ký trong việc ghi biên bản, công ty còn trang bị các thiết bị như máy ghi âm, máy ảnh và máy tính.
Công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp hiện chưa đủ khả năng dự đoán các tình huống phát sinh, dẫn đến việc các cán bộ nhân viên gặp khó khăn và không linh hoạt trong ứng phó khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn.
Việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho các đại biểu trong hội nghị chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến tình trạng hỗn loạn khi đại biểu mới vào hội trường.
Cơ sở vật chất phục vụ tổ chức hội họp hiện đang gặp nhiều vấn đề, bao gồm máy chiếu không cố định và số lượng thiết bị hạn chế Việc kiểm tra và bảo trì thiết bị không được thực hiện thường xuyên, dẫn đến tình trạng hỏng hóc trong quá trình hội nghị, như micro, loa và đài, gây gián đoạn và ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị.
Đội ngũ lễ tân tại các cuộc họp hiện nay chưa đạt yêu cầu chuyên nghiệp, với số lượng lễ tân thường ít hơn so với nhu cầu phục vụ đại biểu Nhiều cuộc họp diễn ra mà không có lễ tân đón tiếp đại biểu tại cửa, hoặc chỉ có rất ít lễ tân, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.
01 người đứng ở cửa để chào và hướng dẫn khách lên hội trường.và phòng họp
Lãnh đạo công ty chưa xây dựng kế hoạch đào tạo riêng cho công tác lễ tân, dẫn đến việc thiếu hụt lễ tân chuyên nghiệp trong các hội nghị lớn, gây khó khăn trong việc phục vụ đại biểu.
Đội ngũ nhân viên trẻ thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức và điều hành hội nghị, thường chỉ tập trung vào công việc cá nhân mà không nhận thức được mối liên hệ giữa các phòng ban trong tổ chức.
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp còn hạn chế
- Đại biểu khách mời chưa chủ động trong công tác đăng ký đại biểu
Một sốđại biểu không tiến hành đăng ký tại khu vực Lễ tân dẫn đến việc Ban
Tổ chức khó trong việc kiểm soát sốlượng đại biểu
- Các yếu tố về thời tiết, cơ sở vật chất, điện ,phục vụ hội nghị
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
Ban hành các văn bản quy đị nh v ề t ổ ch ứ c h ộ i ngh ị , h ộ i h ọ p
- Xây dựng quy chế phối hợp tổ chức hội nghị hội họp
Hiện nay, việc tổ chức hội nghị tại văn phòng công ty thiếu văn bản quy định hướng dẫn cụ thể Công ty mới chỉ có các mẫu tờ trình và phiếu giải quyết công việc, mà chưa có quy trình rõ ràng cho việc tổ chức hội nghị Do đó, cần ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn tổ chức họp cho các đơn vị trong công ty, nhằm thống nhất quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý.
Sau khi hoàn thành dự thảo Quy chế phối hợp tổ chức hội họp, người soạn thảo sẽ trình Chánh văn phòng để xem xét và chỉnh sửa Sau đó, bản dự thảo sẽ được hoàn thiện trước khi trình Lãnh đạo công ty phê duyệt, kèm theo công văn yêu cầu các đơn vị góp ý để nâng cao tính hợp lý của quy chế Các đơn vị trong công ty sẽ tiến hành góp ý và gửi về Văn phòng công ty để tổng hợp Lễ tân sẽ tổng hợp ý kiến và hoàn thiện Quy chế trước khi trình Lãnh đạo phê duyệt ban hành Quá trình xây dựng quy chế thường kéo dài khoảng 3 tháng từ khi bắt đầu soạn thảo đến khi ra quyết định ban hành.
- Xây d ự ng và hoàn thi ệ n h ệ th ố ng th ể ch ế có liên quan đế n vi ệ c t ổ ch ứ c H ộ i h ọ p
Tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, hiện chưa có văn bản hướng dẫn quy trình tổ chức hội họp, ngoài quy chế làm việc Do đó, Chánh Văn phòng cần đề xuất với Lãnh đạo xây dựng hệ thống văn bản hướng dẫn tổ chức hội họp Dựa trên chức năng nhiệm vụ của các đơn vị và tình hình thực tế, Chánh Văn phòng sẽ đề xuất danh mục văn bản liên quan và phân công thực hiện cho Lãnh đạo.
Chánh Văn phòng có thể tham khảo hệ thống văn bản liên quan đến tổ chức hội nghị từ các cơ quan nhà nước như Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Nội Vụ, và Bộ Giáo dục và Đào tạo, nơi có hệ thống văn bản tổ chức hội nghị hoàn chỉnh.
- Tri ể n khai áp d ụ ng h ệ th ố ng qu ả n lý ch ất lượ ng vào quy trình t ổ ch ứ c h ộ i h ọ p c ủ a công ty
Phần mềm này giúp quản lý nội dung công việc của các cuộc họp, hội thảo và hội nghị, xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị trong việc thực hiện nhiệm vụ Để tổ chức hội họp, đơn vị chủ trì cần đăng ký thông tin liên quan như thời gian, địa điểm, nội dung và phân công nhiệm vụ trước, trong và sau cuộc họp tại phòng Lễ tân Thông tin này sẽ được gửi đến các đơn vị liên quan để đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.
Công ty có thể tham khảo việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng từ các Bộ như Bộ Nội vụ và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
Nông thôn và Bộ Giáo dục và Đào tạo là những cơ quan tiên phong trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho các cuộc hội họp Nhờ vào kinh nghiệm dày dạn, họ đã triển khai hiệu quả các công tác tổ chức hội họp.
(phụ lục số 01 - Văn bản mẫu quy định chế độ hội họp cho công ty )
Tăng cường đầu tư cơ sở v ậ t ch ấ t ph ụ c v ụ công tác h ộ i h ọ p
Để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, việc đầu tư, mua sắm mới hoặc thực hiện sửa chữa, bảo trì định kỳ các thiết bị kỹ thuật như micro không dây, micro để bàn và máy chiếu là rất cần thiết.
Hiện nay, công ty chỉ có 02 máy chiếu cho 08 phòng họp, dẫn đến tình trạng thiếu hụt thiết bị phục vụ cho hội nghị, họp, tọa đàm và hội thảo Số lượng máy chiếu hiện tại không đủ đáp ứng nhu cầu khi tất cả các phòng họp đều hoạt động cùng lúc Do đó, công ty cần đầu tư thêm ít nhất 01 bộ máy chiếu di động để cải thiện hiệu quả công tác hội họp.
Tăng cườ ng công tác ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin trong t ổ ch ứ c h ộ i họp
Trong các cuộc hội họp, việc ứng dụng công nghệ thông tin là rất cần thiết, bao gồm đảm bảo đường truyền ổn định và sử dụng các phần mềm tiện ích để phục vụ cho hội nghị và hội thảo trực tuyến của công ty.
Gi ớ i thi ệ u m ộ t ph ầ n m ề m v ề t ổ ch ứ c h ộ i ngh ị tr ự c tuy ế n cho Công ty
Giới thiệu phần mềm họp trực tuyến Adobe Connect
Adobe Connect là một hệ thống đa chức năng cho phép tổ chức họp qua web, lớp học ảo và chia sẻ bài giảng điện tử eLearning, phục vụ cho việc học trực tuyến, tạo khóa học và chương trình học hiệu quả.
Hệ thống Adobe Connect, do Cục CNTT thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo quản lý, có địa chỉ tại http://hop.edu.net.vn, cung cấp nhiều phòng họp ảo với các địa chỉ khác nhau Hiện tại, hệ thống cho phép tối đa 80 người dùng kết nối đồng thời Để tham gia vào một phòng họp hoặc lớp học, người dùng cần biết địa chỉ cụ thể của phòng họp, ví dụ như http://hop.edu.net.vn/yenbai, nơi đã được giao cho Sở GD&ĐT Yên Bái quản lý.
- Phát hình video: người giảng bài
- Trình chiếu chia sẻ màn hình các ứng dụng khác,
- Trình chiếu chia sẻ màn hình windows,
- Cửa sổtrao đổi qua gõ phím (Chatting room)
- Thăm dò dư luận, bỏ phiếu (Polling, Vote)
- Bảng trắng để vẽ, viết …
- Cộng tác, làm việc chung
- Kiểm tra kiến thức bằng thi trắc nghiệm
2.Ứng dụng của web conference
• giữa Bộ với các Sở,
• giữa Sở với các Phòng
• giữa Phòng với các trường quận/huyện
- Tập huấn phần mềm (có thể chia sẻ màn hình phần mềm cần tập huấn)
- Giảng bài từ xa, kể cả trong quan hệ quốc tế
- Chia sẻ bài giảng eLearning
- Giao lưu giữa các trường trong và ngoài nước
- Quảng cáo giới thiệu sản phẩm
3 Điều kiện sử dụng: a) Có đường kết nối Internet ADSL b)Có webcam nếu bạn muốn hiển thị hình ảnh video của mình lên cho mọi người nhìn thấy c)Có microphone (có thể tích hợp sẵn ở trong webcam như Logitech Quickcam) d)Loa máy tính Được thông báo địa chỉweb để họp (Cục CNTT cấp).
Nâng cao ki ế n th ứ c nghi ệ p v ụ văn phòng của đội ngũ cán bộ , công nhân viên
Lãnh đạo công ty cần tổ chức các lớp tập huấn để nâng cao kỹ năng và trình độ cho cán bộ, đặc biệt trong lĩnh vực tổ chức hội nghị Các lớp tập huấn này bao gồm nghiệp vụ lễ tân, chuẩn bị tổ chức hội nghị, và vai trò của MC, thư ký hội nghị Sự thành công của mỗi hoạt động phụ thuộc vào con người, vì vậy việc đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ chuyên môn cao và kỹ năng xã hội là rất quan trọng Nhân viên văn phòng cần có khả năng đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ trong tổ chức hội nghị, từ chọn địa điểm, trang trí, đến làm MC và lễ tân Đào tạo đội ngũ cán bộ có khả năng thực hiện chuyên nghiệp tất cả các nghiệp vụ liên quan đến hội nghị là ưu tiên hàng đầu hiện nay tại Bộ Mỗi cán bộ nhân viên văn phòng cần nắm vững chuyên môn và có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác trong quá trình tổ chức hội nghị.
Các cán bộ cần chủ động nâng cao trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm trong việc tổ chức hội nghị, nhằm trở thành những nhân viên văn phòng chuyên nghiệp nhất.
Công tác tổ chức hội họp là một phương tiện quan trọng giúp nhà quản lý điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan Mỗi cuộc họp, hội nghị hay hội thảo do công ty tổ chức đều mang một mục đích riêng biệt.
Tổng kết đánh giá công việc là quá trình so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra, nhằm chỉ ra các mặt tích cực và vấn đề còn tồn tại Qua đó, cần đề xuất các giải pháp hiệu quả để nâng cao hiệu suất công việc, đồng thời lắng nghe và tổng hợp ý kiến đóng góp từ mọi người trong cuộc họp.
Các nhiệm vụ cần triển khai sẽ được thông báo nhanh chóng và hiệu quả qua các cuộc họp, đảm bảo rằng tất cả các phòng ban trong công ty nắm bắt thông tin kịp thời.
Xây dựng tinh thần đoàn kết trong cơ quan là rất quan trọng, thông qua các cuộc họp, mọi người cùng nhau bàn bạc, trao đổi và lắng nghe ý kiến của nhau Sự tôn trọng lẫn nhau sẽ tạo ra sự gắn kết và chia sẻ giữa tất cả các thành viên.
Trong quá trình khảo sát về tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, tôi đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ Khoa Quản trị văn phòng và các đồng nghiệp Những kinh nghiệm thực tế này không thể tìm thấy trong sách vở, và sẽ là hành trang quý giá cho công việc tương lai Tôi đã học được cách tổ chức các cuộc hội họp từ hội họp giao ban đến hội nghị tổng kết công tác năm và các hội thảo quy mô lớn Điều này cho thấy ban tổ chức luôn có trách nhiệm với công việc, hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian và quy trình, đồng thời là những cán bộ nhân viên chuyên môn và đam mê nghề nghiệp.
1.Trần Thị Thanh Hoài , Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức, Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb Lao động, Thành phố
Hồ Chí Minh, 2009.1.- PGS.TS Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010
3 Nguyễn Thị Thoa, Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND – HĐND huyện Như Thanh –– TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
4 Vũ Thị Kim Thanh, giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê
5.Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009.
6 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bay văn bản
7 Thông tư 97/2010/TT-BTC Quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập
8 Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủvề việc ban hành chế độ hội họp trong hoạt động của cơ quan hành chính
9 Quyết định của Thủ tướng chính phủ số 122/2001/TTg – CP ngày
21 tháng 8 năm 2001 về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tại Việt Nam
10 Thông tư số 285-TC/VP – 1970 của Bộ Tài chính ngày 22 tháng 9 năm 1970 về việc quy định chế độ, tiêu chuẩn, chỉ tiêu về hội nghị và tiếp khách
11 Quyết định số 693/QĐ-BTP ngày 09 tháng 4 năm 2015 về việc ban hành quy chế tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp
12 Website Cổng thông tin điện tử Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông http://intracom.com.vn/
Phụ lục 1: Văn bản quy định chế độ hội họp trong công ty
TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP TRONG CÔNG TY
(Ban hành kèm theo Quyết định số: ngày tháng nămcủa HĐQT Công ty)
Chương I Những quy định chung Điều 1: Phạm vi điều chỉnh
1 Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành Công ty
2 Phiên họp của các Hội đồng, các Ban khác các Công ty như Hội đồng thẩm định, Hội đồng thi đua Khen thưởng, Ban vệ sinh - An toàn lao động, giao ban điều hành sản xuất hàng ngày ; các buổi hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều hành của Quy định này Điều 2: Đối tượng áp dụng:
1 Văn phòng Công ty (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, các phòng ban).
2 Các đơn vị trực thuộc Điều 3: Giải thích từ ngữ:
Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1 Họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo chỉ đạo, điều hành hoạt động thuộc chức năng thẩm quyền theo Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và quy định của Pháp luật
2 Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan, đơn vị nghe ý kiến đề xuất và kiến nghị của Giám đốc đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết địnhtheo đúng chức năng, thẩm quyền
3 Họp giải quyết công việc là cuộc họp của cấp trên với Giám đốc đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới
4 Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án
5 Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên
6 Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quản triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội