Mọi lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội, hầu hết các công việc từ chỉ đạo,điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản gắn liền việc soạn thảo,ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó, vai trò của công tác soạn thảo vàban hành văn bản là rất quan trọng. Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản trong hoạt động của các doanh nghiệp hiện nay nói chung đã đạt nhiềuthành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội.Tuy nhiên, đến nay công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Công ty Cổphần Công nghệ SAVIS vẫn còn nhiều bất cập, đó là việc chấp hành các quyđịnh về soạn thảo, ban hành văn bản chưa đầy đủ; việc mẫu hóa văn bản chưađem lại hiệu quả thực sự; các lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản…Chính vì vậy, vấn đề đặt ra là cần khảo sát, đánh giá để có cái nhìn tổng quan vềthực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở Công ty; trên cơ sở đónghiên cứu, đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạnthảo và ban hành văn
Tính cấp thiết của đề tài
Trong mọi lĩnh vực kinh tế - xã hội, các hoạt động như chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành đều liên quan mật thiết đến việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản Vì vậy, vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản là vô cùng quan trọng Thực tế cho thấy, công tác này trong các doanh nghiệp hiện nay đã đạt nhiều thành tựu đáng kể, đáp ứng yêu cầu trong mọi khía cạnh của đời sống kinh tế.
Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS hiện đang gặp nhiều khó khăn trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, với việc chấp hành quy định chưa đầy đủ, mẫu hóa văn bản kém hiệu quả và nhiều lỗi sai về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày Để cải thiện tình hình, cần tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng công tác này, từ đó nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản, đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc trong giai đoạn hiện nay.
Dựa trên kiến thức đã được trang bị và kinh nghiệm thu được từ hai tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, tôi đã quyết định chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS” để nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này tập trung vào việc phân tích thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, đồng thời chỉ ra những ưu điểm và hạn chế hiện có Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của quá trình này, góp phần cải thiện hoạt động nội bộ của công ty.
3 Đối tƣợng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào việc đánh giá thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS trong giai đoạn từ năm 2017 đến 2018.
Nghiên cứu hiện trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, nhằm đưa ra các giải pháp hiệu quả để cải thiện quy trình này Việc nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản sẽ góp phần tối ưu hóa hoạt động quản lý và tăng cường hiệu suất làm việc trong công ty.
5 Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng
* Các văn bản quy phạm pháp luật
1 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
2 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ban hành ngày 16 tháng 4 năm 2013, của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức Quy chế này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và tài liệu, đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện một cách khoa học và hợp lý.
*Sách tham khảo, khóa luận
1 Vũ Văn Bình, Hồ Văn Quỳnh (2004), Soạn thảo văn bản, NXB Lao động xã hội, Hà Nội
2 Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động, Hà Nội
3 Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Giáo trình Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội
4 Phạm Ngọc Huyền (2011), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường của Bộ Nội vụ”, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành chính
5 Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội
6 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội
* Tạp chí, tài liệu điện tử
1 Nguyễn Trọng Biên, Một số vấn đề về sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức ở nước ta hiện nay, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 11( 11/2008)
2 Website Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS: www.savis.com.vn
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khoa học, bao gồm thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu là công cụ quan trọng để phân tích hệ thống lý luận và thực tiễn liên quan đến quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Qua việc xem xét các tài liệu trước đó, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về các tiêu chí và quy định cần thiết trong công tác này.
- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết
Phương pháp phỏng vấn được áp dụng để thu thập thông tin trực tiếp từ cán bộ phòng Hành chính – Nhân sự, nhằm làm rõ và bổ sung dữ liệu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan.
7 Kết cấu của đề tài
Ngoài Lời cảm ơn, Lời cam đoan, Phần mở đầu, Phần kết luận, Phần nội dung của báo cáo được chia làm ba chương như sau:
Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản
Chương này cung cấp cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, bao gồm các khái niệm, tầm quan trọng, yêu cầu và quy trình liên quan Những nội dung này sẽ tạo nền tảng cho việc khảo sát thực trạng công tác soạn thảo văn bản ở chương tiếp theo.
Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS
Chương 2 dựa trên lý thuyết từ chương 1 để phân tích thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CP Công nghệ SAVIS, sử dụng số liệu thống kê cụ thể Qua đó, bài viết sẽ đưa ra nhận xét và đánh giá về những ưu điểm, hạn chế, cũng như nguyên nhân của các hạn chế trong quy trình này.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS
Sau khi phân tích thực trạng ở chương 2, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CP Công nghệ SAVIS Những giải pháp này sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc, tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý văn bản.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Trong cuốn "Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước" của tác giả Bùi Khắc Việt, xuất bản năm 1997, khái niệm về văn bản được định nghĩa là sản phẩm của lời nói, thể hiện dưới hình thức viết Văn bản không chỉ đơn thuần là tập hợp từ ngữ mà là kết quả của quá trình tổ chức có ý thức, nhằm thực hiện một mục tiêu cụ thể.
Trong cuốn "Tiếng Việt thực hành" của Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân, văn bản được định nghĩa là một thể hoàn chỉnh về hình thức và nội dung, có cấu trúc thống nhất và độc lập trong giao tiếp Dạng tồn tại điển hình của văn bản là ở dạng viết.
Trong tác phẩm "Lý luận và phương pháp công tác văn thư," tác giả Vương Đình Quyền định nghĩa rằng văn bản là khái niệm chỉ các công văn, giấy tờ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan và tổ chức Từ góc độ văn bản học, khái niệm này được xem xét để hiểu rõ hơn về vai trò và chức năng của văn bản trong quản lý và giao tiếp.
“Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định”
Văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin, bao gồm các dữ liệu về sự vật, hiện tượng và sự kiện diễn ra trong quá trình tự nhiên và xã hội.
1.1.2 Khái niệm văn bản hành chính
Trong cuốn sách "Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính", tác giả Nguyễn Minh Phương định nghĩa văn bản hành chính là các văn bản được cơ quan, tổ chức phát hành nhằm trao đổi, giải quyết, đề nghị hoặc phản ánh vấn đề, công việc theo quy định của pháp luật.