PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Các chức năng của hệ thống
Dựa trên dữ liệu khảo sát thực tế về hoạt động nghiệp vụ của cán bộ BP1C tại Công ty TNHH MTV Quản lý và Kinh doanh Nhà Hải Phòng, hệ thống này bao gồm các chức năng cơ bản như quản lý thông tin, theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ ra quyết định.
2.1.1 Cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Nhập thông tin hồ sơ
Chuyển lãnh đạo giao việc cho BPNV
Nhận hồ sơ lãnh đạo đã ký duyệt
Tìm kiếm trả kết quả
2.1.2 Lãnh đạo Công ty giao việc và ký duyệt
Trả kết quả ký duyệt cho cán bộ BP1C
2.1.3 Cán bộ BPNV giải quyết hồ sơ
Thông báo lệ phí cần thu đến BPTC (nếu có)
Trình lãnh đạo ký duyệt
Xác định các tác nhân, các UC sử dụng và biểu đồ UC sử dụng
2.2.2 Các Use Case sử dụng a Cán bộ BP1C
Quá trình tiếp nhận hồ sơ thực chất là khởi tạo một vụ việc mới Khi công dân nộp hồ sơ tại BP1C của Công ty, nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện, vụ việc sẽ được khởi tạo.
Cán bộ BP1C tiếp nhận và ghi nhận thông tin hồ sơ từ công dân Sau khi hoàn tất quá trình tiếp nhận, hồ sơ sẽ được chuyển đến lãnh đạo công ty để phân công công việc tiếp theo.
3 Nhập thông tin biên nhận hồ sơ
4 In phiếu tiếp nhận hồ sơ
5 Chuyển lãnh đạo giao việc
Bảng 1: Bảng UC Cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ b Lãnh đạo Công ty giao việc và xét duyệt hồ sơ
Lãnh đạo Công ty phân công công việc cho cán bộ BPNV các phòng ban để giải quyết hồ sơ Sau khi hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu, lãnh đạo sẽ ký duyệt và thông báo đến các bộ phận liên quan Đồng thời, việc theo dõi và kiểm tra báo cáo kết quả, tiến độ hồ sơ cũng được thực hiện để đảm bảo tính hiệu quả.
UC 2 Lãnh đạo Công ty giao việc và xét duyệt hồ sơ
2 Giao việc cho BPNV giải quyết
4 Cập nhật tiến độ hồ sơ thông báo đã ký
Bảng 2: Bảng UC Lãnh đạo giao việc và xét duyệt hồ sơ c Cán bộ BPNV giải quyết hồ sơ
Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo, cán bộ BPNV thực hiện quy trình giải quyết hồ sơ theo quy định, thông báo lệ phí cần thu đến BPTC, cập nhật tiến độ báo cáo và thống kê công việc Khi hồ sơ hoàn tất các thủ tục, cán bộ sẽ trình lãnh đạo ký duyệt.
UC 3 Cán bộ BPNV giải quyết hồ sơ
3 Thông báo lệ phí (nếu có) đến BPTC
4 Trình lãnh đạo ký duyệt
Bảng 3: Bảng UC BPNV giải quyết hồ sơ
Khi nhận thông báo về lệ phí hồ sơ từ BPNV, cán bộ BPTC sẽ in hóa đơn và tiến hành thu lệ phí Sau khi hoàn tất quá trình thu, thông tin về lệ phí sẽ được cập nhật.
2 In hoá đơn, biên lai
Bảng 4: Cán bộ BPTC e Cán bộ BP1C nhận hồ sơ ký duyệt xong
Cán bộ BPNV hoàn thành hồ sơ và trình lãnh đạo Công ty để xem xét và ký duyệt Sau khi lãnh đạo ký xong, hồ sơ sẽ được bàn giao cho cán bộ BP1C để nhận và chờ kết quả, đồng thời cán bộ BP1C sẽ ghi nhận hồ sơ đã được bàn giao.
UC 5 Cán bộ BP1C nhận hồ sơ ký duyệt xong
2 In danh sách hồ sơ giải quyết xong
3 Ghi nhận hồ sơ bàn giao
Bảng 5: Bảng UC Cán bộ BP1C nhận hồ sơ ký duyệt xong
24 g Cán bộ BP1C tìm kiếm trả kết quả
Khi đến nhận kết quả, công dân cần mang theo giấy hẹn Cán bộ BP1C sẽ tra cứu hồ sơ tương ứng để lấy kết quả đã được giải quyết Sau khi trả kết quả, cán bộ sẽ ghi nhận việc hoàn tất vụ việc.
UC 6 Cán bộ BP1C tìm kiếm trả kết quả
2 Tìm hồ sơ cần trả
Bảng 6 : Bảng UC Cán bộ BP1C tìm kiếm trả kết quả
Biểu đồ Use Case
2.3.1 Use Case tham gia hệ thống tổng quát
Hệ thống hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ và liên lạc công dân tại Công ty TNHH MTV Quản lý và kinh doanh nhà Hải Phòng được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả giao tiếp và xử lý hồ sơ Phân tích thiết kế bao gồm các chức năng chính như tiếp nhận thông tin, quản lý hồ sơ và phản hồi nhanh chóng đến công dân Hệ thống này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho người dân trong việc tra cứu thông tin Việc áp dụng công nghệ hiện đại trong thiết kế hệ thống sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của công dân.
Cán bộ BPNV Cán bộ BPTC
Hình 1: Biểu đồ Use Case tham gia hệ thống tổng quát
2.3.2 Use Case Cán bộ BP1C
Cán bộ BP1C Đăng nhập
Biên nhận hồ sơ In phiếu tiếp nhận Chuyển lãnh đạo
Nhận kết quả đã duyệt
Hình 2: Biểu đồ Use Case Cán bộ BP1C
Bàn giao hồ sơ đã ký cho cán bộ BP1C Thông báo đã ký
Hình 3: Biểu đồ Use Case Lãnh đạo
2.3.4 Use Case Cán bộ BPNV
Cán bộ BPNV Đăng nhập
Trình lãnh đạo ký duyệt Thoát
In phiếu lệ phí thông báo đến BPTC
Cập nhật tiến độ hồ sơ
Hình 4: Biểu đồ Use Case BPNV
2.3.5 Use Case Cán bộ BPTC
Cán bộ BPTC Đăng nhập
Thu lệ phí hồ sơ
Hình 5: Biểu đồ Use Case BPTC
Biểu đồ tuần tự hệ thống
2.4.1 Gói cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Yêu cầu bổ sung hồ sơ
Tiếp nhận, in phiếu biên nhận hồ sơ
Hình 6: Biểu đồ tuần tự gói cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
2.4.2 Gói lãnh đạo giao việc
Cán bộ BP1C Lãnh đạo
Chuyển lãnh đạo Thông báo đã nhận
Thực hiện hồ sơ Cập nhật, báo cáo tiến độ
Hình 7: Biểu đồ tuần tự gói lãnh đạo giao việc
2.4.3 Gói cán bộ BPNV và cán bộ BPTC
Cán bộ BPNV Cán bộ BPTC
Thông báo lệ phí Đã nhận thông tin
In phiếu thu, biên lai
Trả hóa đơn Báo đã thu
Hoàn thiện hồ sơ trình ký
Hình 8: Biểu đồ tuần tự gói BPNV và cán bộ BPTC
2.4.4 Gói lãnh đạo ký duyệt
Cán bộ BPNV Lãnh đạo
Trình ký duyệt hồ sơ
Thông báp đã ký duyệt
Chuyển hồ sơ đã ký
Lập danh sách tiếp nhận
Hình 9: Biểu đồ tuần tự gói lãnh đạo ký duyệt
2.4.5 Gói tìm kiếm trả kết quả
Cán bộ BP1C Yêu cầu trả kết quả
Tìm hồ sơ chờ trả Trả kết quả
Ghi nhận trả kết quả
Hình 10: Biểu đồ tuần tự gói tìm kiếm trả kết quả
2.4.6 Biểu đồ tuần tự hệ thống tổng quát hệ thống
Tiếp nhận hồ sơ Yêu cầu bổ sung hồ sơ
Lãnh đạo Cán bộ BPNV
Chuyển lãnh đạo giao việc
Cập nhật, báo cáo tiến độ
Thông báo lệ phí Đã nhận thông tin
In phiếu thu, biên lai Thông báo khoản nộp
Nộp lệ phí Trả hóa đơn
Báo đã thu Hoàn thiện hồ sơ Trình lãnh đạo kí duyệt hồ sơ
Thông báo đã ký Chuyển hồ sơ đã ký
Lập danh sách tiếp nhận Giao hồ sơ
Tiếp nhận chờ trả kết quả Yêu cầu trả kết quả
Tìm hồ sơ chờ trả
Ghi nhận trả kết quả
Hình 11: Biểu đồ tuần tự hệ thống tổng quát hệ thống
Mô hình phân tích cộng tác
2.5.1 Gói cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Tác nhân: Cán bộ BP1C
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD ThêmHS
Lớp điều khiển: ĐK ThêmHS
Lớp thực thể: Hồ sơ, Phiếu nhận hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 12: Biểu đồ cộng tác gói cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
2.5.1.2 Chuyển Lãnh đạo giao việc
Tác nhân: Cán bộ BP1C
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Chuyển LĐ
Lớp điều khiển: ĐK Chuyển LĐ
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 13: Biểu đồ cộng tác gói chuyển lãnh đạo giao việc
2.5.2 Gói Lãnh đạo giao việc
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Giao việc
Lớp điều khiển: ĐK Giao việc
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 14: Biểu đồ cộng tác gói lãnh đạo giao việc
2.5.3 Gói cán bộ BPNV và cán bộ BPTC
Tác nhân: Cán bộ BPNV, Cán bộ BPTC
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Nghiệp vụ
Lớp điều khiển: ĐK Nghiệp vụ
Lớp thực thể: Hồ sơ, Hoá đơn, Phiếu Thu
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 15: Biểu đồ cộng tác gói BPNV và cán bộ BPTC
2.5.4 Gói Lãnh đạo ký duyệt
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Ký duyệt
Lớp điều khiển: ĐK Ký duyệt
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 16: Biểu đồ cộng tác gói lãnh đạo ký duyệt
2.5.5 Gói cán bộ BP1C nhận hồ sơ đã ký duyệt
Tác nhân: Cán bộ BP1C
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Nhận hồ sơ ký duyệt
Lớp điều khiển: ĐK Nhận hồ sơ ký duyệt
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 17: Biểu đồ cộng tác gói cán bộ BP1C nhận hồ sơ đã ký duyệt
2.5.6 Gói tìm kiếm trả kết quả
Tác nhân: Cán bộ BP1C
Xác định các lớp phân tích
Lớp giao diện: GD Tìm kiếm trả Kết quả
Lớp điều khiển: ĐK Tìm kiếm trả Kết quả
Lớp thực thể: Hồ sơ
Mô hình tương tác giữa các lớp phân tích
Hình 18: Biểu đồ cộng tác gói tìm kiếm trả kết quả
Biểu đồ hoạt động
2.6.1 Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Nhập thông tin hồ sơ mới Hủy
Hiển thị thông báo thành công Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Hình 19: Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
2.6.2 Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C chuyển lãnh đạo giao việc
Chọn hồ sơ cần chuyển
Danh sách hồ sơ chuyển Hủy
Hiển thị thông báo thành công Lưu vào hệ thống
Hình 20: Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C chuyển lãnh đạo giao việc
2.6.3 Biểu đồ hoạt động lãnh đạo giao việc
Hiển thị danh sách hồ sơ
Hiển thị thông báo thành công Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Hình 21: Biểu đồ hoạt động lãnh đạo giao việc
2.6.4 Biểu đồ hoạt động cán bộ BPNV thực hiện hồ sơ
Hiển thị danh sách hồ sơ được giao
Cung cấp thông tin tiến độ Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Chuyển thông tin phiếu thu
Hình 22: Biểu đồ hoạt động cán bộ BPNV thực hiện hồ sơ
2.6.5 Biểu đồ hoạt động cán bộ BPTC
Hiển thị danh sách hồ sơ nộp thuế
Lập hóa đơn Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Xem chi tiết hóa đơn
Hình 23: Biểu đồ hoạt động cán bộ BPTC
2.6.6 Biểu đồ hoạt động lãnh đạo ký duyệt
Hiển thị danh sách hồ sơ ký duyệt
Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Thông báo đã ký Đúng Thông báo chưa ký Sai
Hình 24: Biểu đồ hoạt động lãnh đạo ký duyệt
2.6.7 Biểu đồ hoạt động cán BP1C nhận hồ sơ đã ký duyệt
Danh sách hồ sơ đã ký
Ghi nhận xong chờ trả kết quả
In phiếu nhận hồ sơ đã ký Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Hình 25: Biểu đồ hoạt động cán BP1C nhận hồ sơ đã ký duyệt
2.6.8 Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C tìm kiếm trả kết quả
Hiển thị thông tin hồ sơ đã ký
Trả trả kết quả Lưu vào hệ thống Đăng nhập Kiểm tra mật khẩu Đúng Sai
Hình 26: Biểu đồ hoạt động cán bộ BP1C tìm kiếm trả kết quả
Biểu đồ lớp
Biểu đồ thành phần
Tiếp nhận, chuyển hồ sơ
Lưu trữ và bảo mật Kết nối
Hình 28: Biểu đồ thành phần
Biểu đồ triển khai
Bộ phận nghiệp vụ Máy in
Máy chủ cơ sở dữ liệu
Hình 29: Biểu đồ triển khai
GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH
Lựa chọn môi trường
Hệ thống hỗ trợ tiếp nhận và liên lạc công dân cho BP1C yêu cầu tính linh hoạt và sự liên thông giữa các bộ phận khác nhau Ngày nay, hoạt động của hệ thống tin học không chỉ dừng lại ở việc phục vụ một máy cá nhân mà cần phải hoạt động hiệu quả giữa nhiều máy và bộ phận Vì vậy, tôi đã chọn phát triển hệ thống trên nền tảng Windows Form trong môi trường Visual Studio.
Hệ thống được phát triển có khả năng hoạt động trên nền tảng các hệ điều hành Windows, vốn là hệ điều hành phổ biến hiện nay Do đó, khi thiết kế và xây dựng hệ thống, tôi đã lựa chọn sử dụng các hệ điều hành Windows để đảm bảo ứng dụng có thể được triển khai thực tiễn hiệu quả.
3.1.2 Môi trường phát triển cho hệ thống
Hệ thống được phát triển dựa trên nền ngôn ngữ lập trình Windows Form sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQLserver 2008
Windows Form là nền tảng phát triển ứng dụng Microsoft Windows, được xây dựng trên Net Framework và hỗ trợ lập trình hướng đối tượng Windows Form bao gồm các Form, là thành phần cốt lõi của ứng dụng, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng và thiết kế Chúng cũng là phương tiện chính giúp ứng dụng tương tác với người dùng.
MS SQL Server 2008 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, hỗ trợ mô hình Client-Server và tối ưu cho việc quản lý dữ liệu lớn Phần mềm này cho phép người dùng thực hiện tra cứu dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt trong môi trường dữ liệu phân tán Với tính năng nổi bật và khả năng ứng dụng cao, SQL Server 2008 là lựa chọn lý tưởng cho các cơ quan và tổ chức cần phát triển cơ sở dữ liệu lớn và phân tán.
48 chức, chương trình hỗ trợ tốt trong quản lý xử lý đồng nhất, bảo mật dữ liệu theo mô hình Client – Server
Qua những nhận định kể trên em đã sử dụng mô hình phát triển cho hệ thống đó là mô hình Client – Server
3.1.4 Đặc điểm của mô hình Client – Server
Mô hình Client-Server là cấu trúc giao dịch giữa máy chủ (Server) và máy khách (Client), kết nối qua các giao thức như www và FTP Ứng dụng phát triển trên máy chủ được gọi là Serverpages, thực hiện yêu cầu từ máy khách và hiển thị kết quả qua trình duyệt Tất cả các hoạt động xử lý dữ liệu diễn ra trên máy chủ, giúp giảm tải gánh nặng cho máy khách và tạo điều kiện cho người quản lý dễ dàng quản lý hệ thống.
Một số hình ảnh minh hoạ giao diện chương trình
Mỗi BPNV được cấp một tên đăng nhập và mật khẩu riêng, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng cán bộ Sau khi đăng nhập thành công, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện chính của chương trình Do tính chất công việc khác nhau, những chức năng không được phân quyền sẽ bị ẩn hoặc khóa trong hệ thống.
Hình 30: Giao diện đăng nhập chương trình
3.2.2 Giao diện chính của chương trình
Sau khi người dùng đăng nhập thành công bằng tên người dùng và mật khẩu, họ sẽ được chuyển đến giao diện chính của chương trình, nơi các chức năng được sắp xếp theo từng giai đoạn hồ sơ thông qua các nút lệnh.
Hình 31: Giao diện chính chương trình
3.2.3 Giao diện tiếp nhận hồ sơ của cán bộ BP1C
Công dân hoặc tổ chức nộp hồ sơ sẽ được cán bộ BP1C kiểm tra thủ tục Sau khi hoàn tất kiểm tra, cán bộ sẽ nhập thông tin cần thiết vào hệ thống Khi quá trình nhập liệu hoàn tất và nút thêm được nhấn, hồ sơ sẽ được chuyển sang bước tiếp theo, nơi lãnh đạo Công ty sẽ triển khai giao việc.
Hình 32: Giao diện cán bộ BP1C tiếp nhận hồ sơ
Sau khi hoàn tất việc nhập hồ sơ, cán bộ BP1C sẽ nhấn nút in để tạo phiếu biên nhận hồ sơ, sau đó ký nhận với tổ chức hoặc cá nhân liên quan.
Hình 33: Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết kết quả
3.2.4 Giao diện lãnh đạo giao việc
Lãnh đạo Công ty đăng nhập bằng bằng Use name và password tài khoản của mình và sẽ có giao diện phân công giao việc như sau:
Hình 34: Giao diện danh sách hồ sơ cần lãnh đạo giao việc
Hình 35: Giao diện chi tiết lãnh đạo giao việc
3.2.5 Giao diện cán bộ BPNV thực hiện hồ sơ
Khi nhận nhiệm vụ công việc, cán bộ BPNV thực hiện xử lý hồ sơ và cập nhật tiến độ công việc thông qua giao diện.
Hình 36: Giao diện cán bộ BPNV thực hiện hồ sơ
3.2.6 Giao diện tìm kiếm hồ sơ Để tra cứu hồ sơ trả kết quả hay tiến độ thực hiện hồ sơ đang ở giai đoạn nào Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban nghiệp vụ có thể tìm kiếm hồ sơ thông qua nút tìm kiếm ở giao diện chính của chương trình
Hình 37: Giao diện tìm kiếm
54 Ở giao diện này, người tìm kiếm lựa chọn tiêu chí tìm kiếm rồi nhấn nút tìm kiếm thì sẽ xuất hiện thông tin hồ sơ cần tìm kiếm
Hình 38: Giao diện kết quả tìm kiếm