NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Một số vấn đề chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 3
1.1.1 Khái niệm về vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, với tính thanh khoản cao nhất Nó đóng vai trò là phương tiện thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh Mọi doanh nghiệp đều sở hữu và sử dụng vốn bằng tiền để đảm bảo hiệu quả trong các giao dịch.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ bao gồm:
1.1.2 Phân loại vốn bằng tiền
Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền bao gồm các khoản sau :
Tiền mặt tại quỹ bao gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, đá quý và ngân phiếu được lưu giữ trong két của doanh nghiệp Những tài sản này phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tiền gửi ngân hàng : là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp gửi tại ngân hàng
Tiền đang chuyển là khoản tiền đang trong quá trình di chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác Nó bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ của doanh nghiệp đã gửi vào ngân hàng hoặc kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo có Ngoài ra, tiền đang chuyển cũng có thể là khoản tiền đã thực hiện thủ tục chuyển qua bưu điện để thanh toán nhưng chưa nhận được thông báo từ đơn vị thụ hưởng.
Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền đƣợc chia thành:
Tiền Việt Nam, được phát hành bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, là loại tiền tệ chính thức bao gồm giấy bạc và đồng xu, được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch kinh doanh và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
- Ngoại tệ : là loại tiền phù hiệu Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân
Việt Nam nhƣ : đồng Đô la Mỹ (USA), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY)…
Vàng bạc, kim khí quý và đá quý là hình thức tiền tệ thực chất, nhưng không có tính thanh khoản cao Chúng chủ yếu được sử dụng để cất trữ, nhằm đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế, thay vì phục vụ cho mục đích thanh toán trong kinh doanh.
1.1.3 Nguyên tắc về hạch toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền phải tôn trọng đầy đủ các quy tắc, các chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành Cụ thể :
Hạch toán vốn bằng tiền yêu cầu sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất, cụ thể là đồng Việt Nam (ký hiệu “đ” cho quốc gia và “VND” cho quốc tế), trừ khi có sự cho phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác.
Doanh nghiệp có ngoại tệ cần theo dõi chi tiết theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái vào ngày giao dịch, bao gồm tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố Khi mua ngoại tệ để nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng hoặc thanh toán công nợ bằng đồng Việt Nam, doanh nghiệp có thể quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán.
Đối với doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý và đá quý, việc phản ánh tài sản này trong tài khoản vốn bằng tiền yêu cầu theo dõi chi tiết về số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng loại Giá nhập trong kỳ được xác định theo giá thực tế, trong khi giá xuất có thể áp dụng một trong các phương pháp tính toán khác nhau.
+ Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền
+ Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước
+ Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước
+ Giá thực tế đích danh
Cần mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý và đá quý, phân loại theo đối tượng, chất lượng, độ tuổi, trọng lượng, kích thước và giá trị Vào cuối kỳ hạch toán, cần điều chỉnh giá trị của ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý và đá quý theo giá thị trường tại thời điểm tính toán để đảm bảo giá trị thực tế và chính xác.
- Phần lớn vốn tiền tệ của doanh nghiệp phải gửi vào ngân hàng và các khoản chi cơ bản đƣợc thực hiện bằng chuyển khoản ngân hàng
- Khi phát hành séc thanh toán phải phát hành trong phạm vi số dƣ tiền gửi của mình tại ngân hàng
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp được sử dụng để đáp ứng các nhu cầu chi tiêu hàng ngày Doanh nghiệp và ngân hàng cần thỏa thuận về mức tồn quỹ tiền mặt Nếu số tiền vượt quá định mức này, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục nộp tiền vào ngân hàng.
1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định về chứng từ để kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí Đồng thời, giám sát chặt chẽ việc tuân thủ chế độ quản lý vốn bằng tiền và quy định về thanh toán.
Việc phản ánh kịp thời tình hình biến động và số dư của từng loại vốn bằng tiền là rất quan trọng, giúp quản lý tài chính hiệu quả Khóa sổ kế toán tiền mặt vào cuối mỗi ngày đảm bảo có số liệu chính xác để đối chiếu với thủ quỹ, từ đó nâng cao tính minh bạch và kiểm soát tài chính.
Việc so sánh và đối chiếu thường xuyên số liệu kế toán vốn bằng tiền với sổ quỹ của thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng là rất quan trọng Điều này giúp kịp thời phát hiện sự thừa hoặc thiếu vốn bằng tiền của doanh nghiệp Từ đó, có thể đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp nhằm đảm bảo tình hình tài chính ổn định.
Tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp
Chứng từ hạch toán tiền mặt là công cụ quan trọng để theo dõi tình hình thu, chi và tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý Nó cũng ghi nhận các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng của đơn vị, cung cấp thông tin cần thiết cho kế toán và người quản lý trong lĩnh vực tiền tệ.
- Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT)
- Phiếu chi ( Mẫu số 02-TT)
Ngoài ra còn có các chứng từ gốc kèm theo cùng phiếu thu, phiếu chi nhƣ:
- Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03-TT)
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng ( Mẫu số 04-TT)
- Giấy đề nghị thanh toán ( mẫu số 05-TT)
- Biên lai thu tiền ( Mẫu số 06-TT)
- Bảng kiểm kê quỹ- dùng cho Việt Nam đồng ( Mẫu số 08a-TT)
- Bảng kiểm kê quỹ - dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý ( Mẫu số 08b-TT)
- Bảng kê chi tiền (Mẫu số 09-TT)
Tài khoản 111 – tiền mặt để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp
Tài khoản 111 co 3 tài khoản cấp 2 :
- TK 1111- Tiền Việt Nam : phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt
TK 1112 - Ngoại tệ: ghi nhận tình hình thu chi, biến động tỷ giá và số dư quỹ ngoại tệ trong quỹ tiền mặt, được quy đổi sang đồng Việt Nam.
- TK 1113- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý : phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập xuất, tồn quỹ
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111
Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý còn tồn quỹ tiền mặt từ kì trước
Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm
- Các khoản tiền, ngoại tệ, vàng bạc, - Các khoản tiền, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ kim khí quý, đá quý xuất quỹ
- Số tiền thừa ở quỹ tiền mặt phát - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim hiện khi kiểm kê khí quý, đá quý thiếu ở quỹ phát
- Chênh lệch tỉ giá ngoại tên tăng khi hiện khi kiểm kê điều chỉnh tỉ giá - Chênh lệch tỉ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh tỉ giá
- Số dƣ Nợ : các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ tiền mặt
Các khoản tiền mặt, ngoại tệ kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt
1.2.1.3 Hạch toán kế toán tiền mặt tại quỹ
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt là tiền Việt Nam
Rút tiền gửi Ngân hàng Gửi tiền mặt nhập quỹ tiền mặt vào Ngân hàng
Thu hồi các Chi tạm ứng, ký cƣợc khoản nợ phải thu ký quỹ bằng tiền mặt
Thu hồi các khoản ký cƣợc Đầu tƣ ngắn hạn ký quỹ bằng tiền mặt dài hạn bằng tiền mặt
Thu hồi các khoản đtƣ tài chính Mua vật tƣ, hàng hóa, CCDC
Vay ngắn hạn, dài hạn Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Nhận vốn góp, vốn cấp Chi phí phát sinh bằng tiền mặt
Doanh thu HĐSXKD Thanh toán nợ bằng TM
Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt là ngoại tệ
Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ
Tỉ giá ghi sổ là tỉ giá được sử dụng khi ghi nhận nợ hoặc là bình quân của ngoại tệ trong giao dịch liên ngân hàng Tỉ giá thực tế phản ánh giá trị thực của ngoại tệ tại thời điểm giao dịch Việc hiểu rõ về tỉ giá ghi sổ và tỉ giá thực tế là rất quan trọng trong quản lý tài chính và giao dịch ngoại hối.
Doanh thu BH và CCDV, DT tài Mua vật tƣ, hàng hóa, công cụ bằng chính , thu nhập khác bằng ngoại tệ ngoại tệ
Tỉ giá thực tế hoặc BQ Tỉ giá ghi sổ của Tỉ giá thực tế tại
LNH tại thời điểm ngoại tệ xuất thời điểm phát phát sinh nghiệp vụ dùng sinh nghiệp vụ
( Đồng thời ghi Nợ tk 007)
Chênh lệch tỷ giá tăng do việc đánh giá lại, dẫn đến chênh lệch giá giảm và số dư ngoại tệ cuối năm cũng bị ảnh hưởng bởi quá trình đánh giá này.
Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn tk 007- Ngoại tệ các
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt là vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Thu nợ bằng vàng, bạc, kim Thanh toán nợ bằng vàng khí quý, đá quý bạc, kim khí quý, đá quý
( giá ghi sổ) ( giá thực tế ( giá ghi sổ) ( giá thực tế hoặc BQLNH) hoặc BQLNH)
Thu hồi các khoản kí cước, kí quỹ Chi kí cước, kí quỹ bằng bằng vàng,bạc, kim khí quý, đá quý bạc, kim khí quý, đá quý
Doanh thu HĐSXKD và HĐ khác bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý
( giá thực tế trên thị trường)
Nhận vốn góp, vốn cấp bằng vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Chênh lệch tỉ giá tăng hoặc giảm có thể xảy ra do việc đánh giá lại số dư vàng bạc, kim khí quý và đá quý.
1.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có, các bản sao kê của ngân hàng
- Các chứng từ khác : Séc chuyển khoản, séc định mức, séc báo chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi
Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng ghi nhận số dư hiện có và sự biến động của các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng, kho bạc và các công ty tài chính.
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai:
- 1121- Tiền Việt Nam : phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng
- 1122- Ngoại tệ : phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam
- 1123- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại ngân hàng
Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 112
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ vàng bạc kim khí qúy đá quý còn tồn tại ngân hàng từ kì trước
Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm
Các khoản tiền bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý có thể được gửi vào ngân hàng và rút ra từ ngân hàng.
Chênh lệch tăng tỉ giá hối đoái xuất phát từ việc đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ vào cuối kỳ.
Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn gửi tại ngân hàng
1.2.2.3 Hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam
Gửi TM vào ngân hàng Rút TGNH nhập quỹ TM
Thu hồi các khoản phải thu Chi phí SXKD
Thu hồi các khoản kí cƣợc, Chi tạm ứng kí cƣợc, ký quỹ bằng TGNH kí quỹ bằng TGNH
Thu hồi các khoản đầu tƣ Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn
Vay ngắn hạn, dài hạn Thanh toán nợ
Nhận vốn góp, vốn cấp Mua công cụ, dụng cụ, hàng hóa
Doanh thu HĐSXKD Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ
131,136,138 112(1122) 331,336,338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ
Tỉ giá ghi sổ Tỉ giá thực tế Tỉ giá ghi sổ Tỉ giá thực tế hoặc BQLNH hoặc BQLNH
Doanh nghiệp thu nhập bằng ngoại tệ từ vật tư, hàng hóa và công cụ dụng cụ sẽ được ghi nhận theo tỉ giá thực tế hoặc tỉ giá do BQLNH quy định Tỉ giá ghi sổ sẽ phản ánh tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch ngoại tệ.
Chênh lệch tỉ giá tăng do đánh giá Chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại lại số dƣ ngoại tệ cuối năm số dƣ ngoại tệ cuối năm
Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn tk 007 – Ngoại tệ các loại
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng ( vàng bạc, kim khí quý, đá quý)
Thu nợ bằng vàng bạc, Thanh toán bằng ngoại tệ
Tỉ giá ghi số Tỉ giá thực tế Tỉ giá ghi Tỉ giá ghi sổ khi nhận nợ hoặc BQLNH sổ của vàng khi nhận nợ bạc xuất dùng
511,515,711 152,153,156,133… Doanh thu, TN tài chính Mua vật tƣ, hàng hóa, công cụ, nhập khác bằng vàng, bạc… TSCĐ…bằng vàng bạc
( Tỉ giá thực tế hoặc BQLNH Tỉ giá ghi sổ Tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh tại thời điểm phát 113 nghiệp vụ ) sinh nghiệp vụ
Chênh lệch tỉ giá tăng do việc đánh giá lại số dư vàng, bạc vào cuối năm, trong khi chênh lệch tỉ giá giảm cũng xuất phát từ quá trình đánh giá lại này.
1.2.3 Kế toán tiền đang chuyển trong doanh nghiệp
Tiền đang chuyển là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc hoặc gửi qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc người hưởng Khoản tiền này đã được thực hiện thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi ngân hàng để trả cho đơn vị khác, nhưng doanh nghiệp chưa nhận được giấy báo có và bảng sao kê từ ngân hàng Tiền đang chuyển bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ phát sinh trong các trường hợp liên quan.
- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng
- Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác
Các khoản tiền cấp phát và trích chuyển giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc, cũng như giữa cấp trên và cấp dưới, thường được thực hiện qua ngân hàng Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các đơn vị này có thể chưa nhận được giấy báo Nợ hoặc báo Có liên quan đến giao dịch.
Kế toán theo dõi tiền đang chuyển cần lưu ý:
- Các khoản tiền giao dịch giữa các đơn vị trong nội bộ qua ngân hàng phải đối chiếu thường xuyên để phát hiện sai lệch kịp thời
- Khi đã đối chiếu với ngân hàng, tiền đang chuyển có thể cuối tháng mới phản ánh một lần
- Séc bán hàng thu đƣợc phải nộp vào ngân hàng trong phạm vi thời hạn giá trị của séc
1.2.3.2 Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Các chứng từ gốc kèm theo khác nhƣ: séc các loại, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi
- Sổ kế toán tiền đang chuyển
Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1131 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển
- Tài khoản 1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển
Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 113
Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm
Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền số sẽ được chuyển vào tài khoản 112 - tiền Việt Nam và ngoại tệ Những khoản tiền này đã được nộp vào ngân hàng hoặc gửi qua bưu điện để chuyển vào tài khoản ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có.
-Chênh lệch tăng tỉ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kì
Khoản tiền đang còn chuyển cuối kì
1.2.3.4 Hạch toán kế toán tiền đang chuyển
Sơ đồ 1.7 : Sơ đồ hạch toán kế toán tiền đang chuyển
Xuất tiền mặt gửi vào NH Nhận đƣợc giấy báo Có
Chƣa nhận đƣợc giấy báo Có cúa NH về số tiền đã gửi
131,138 331,333,338 Thu nợ nộp thẳng vào NH nhƣng Nhận đƣợc giấy báo Có chƣa nhận đƣợc giấy báo Có của ngân hàng về số tiền đã trả nợ
Thu tiền bán hàng nộp vào NH
Chƣa nhận đƣợc giấy báo Có
413 413 Chênh lệch tỉ giá do đánh Chênh lệch tỉ giá tăng do giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm
Tổ chức vận dụng sổ sách trong công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Theo Chế độ sổ kế toán doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp đƣợc áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ
Mỗi hình thức sổ kế toán đều có quy định cụ thể về số lượng, cấu trúc, mẫu sổ, trình tự và phương pháp ghi chép, cũng như mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp dựa trên quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán Việc này cũng phải tuân thủ các quy định liên quan đến sổ kế toán, bao gồm các loại sổ, kết cấu, quan hệ đối chiếu kiểm tra, cũng như trình tự và phương pháp ghi chép.
1.3.1 Hình thức kế toán nhật kí chung (NKC) Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều đƣợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế Sau đó lấy số liệu trên Sổ
Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
- Sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung đƣợc thể hiện nhƣ sau :
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì
PHIẾU THU, PHIẾU CHI, GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG, ỦY
NHIỆM CHI, GIẤY BÁO NỢ, GIẤY BÁO CÓ…
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 111,112,113
1.3.2 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trƣng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính thể hiện nhƣ sau:
Ghi cuối tháng hoặc định kì
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.3.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ được kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán có cùng loại và nội dung kinh tế tương đồng.
SỔ NKC, SỔ CÁI TK
BÁO CÁO TÀI CHÍNH, BÁO CÁO QUẢN TRỊ
Chứng từ ghi sổ cần được đánh số hiệu liên tục hàng tháng hoặc hàng năm, theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Mỗi chứng từ phải có tài liệu kế toán kèm theo và được kế toán trưởng phê duyệt trước khi thực hiện ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái, Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Ghi hàng ngày hoặc định kì
1.3.4 Hình thức kế toán Nhật kí - Sổ cái Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ
SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ GỐC SỔ KT CHI TIẾT TK
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 111,112,113 PHIẾU THU, PHIẾU CHI, BIÊN LAI THU TIỀN, ỦY NHIỆM
Ngày Ủy nhiệm Chi, nội dung kinh tế theo tài khoản kế toán được ghi chép trên sổ Nhật ký – Sổ cái duy nhất Việc ghi vào sổ này dựa trên các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cáiđƣợc thể hiện nhƣ sau:
Ghi hàng ngày hoặc định kì
1.3.5 Hình thức sổ kế toán Nhật kí – Chứng từ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp
PHIẾU THU, PHIẾU CHI, GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG, ỦY NHIỆM THU, ỦY NHIỆM CHI, GIẤY BÁO NỢ, GIẤY BÁO CÓ…
BẢNG TỒNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 111,112,113
Bảng tổng hợp chi tiết TK 111, 112, 113 giúp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian, đồng thời hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế Việc kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép là rất quan trọng Sử dụng các mẫu sổ in sẵn cho các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế và tài chính, cũng như lập báo cáo tài chính, sẽ nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch trong công tác kế toán.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ thể hiện nhƣ sau:
Ghi hàng ngày hoặc định kì
PHIẾU THU, PHIẾU CHI, BIÊN LAI THU TIỀN…
BẢNG PHÂN BỔ CHỨNG TỪ
NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 111,112,113
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 111,112,113
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT TRƯỜNG
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
2.1.2.1 Ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Việt Tr-ờng chuyên chế biến và xuất khẩu thủy hải sản, với các sản phẩm chủ lực như Chả cá (Surimi), Bột cá, Tôm, Mực đông lạnh Ngoài ra, doanh nghiệp còn cung cấp nhiều mặt hàng cho thị trường nội địa như Cá tẩm gia vị, chả cá, và cá cấp đông nguyên con.
2.1.2.2 Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Doanh nghiệp chủ yếu thu mua nguyên liệu từ thị trường Vịnh Bắc Bộ, Trung Bộ và Nam Bộ để phục vụ cho hoạt động chế biến Để đảm bảo việc thu gom và vận chuyển nguyên liệu về xưởng, công ty đã chuẩn bị đội tàu thu mua và xe chuyên dụng đạt tiêu chuẩn.
Việc sản xuất từ khâu nguyên liệu >xử lý ->bao gói >bảo quản đều đ-ợc kiểm soát chặt chẽ theo hệ thống quản lý chất l-ợng HACCP
Ngoài việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, doanh nghiệp cũng chú trọng đến công tác xử lý chất thải Hệ thống xử lý nước thải được trang bị bể lọc và hố ga đạt tiêu chuẩn Chất thải rắn và phế liệu từ quá trình chế biến cá được doanh nghiệp tái chế thành thức ăn gia súc, cụ thể là bột cá.
Doanh nghiệp chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu thủy hải sản tươi sống và đã qua chế biến, với sản phẩm chiến lược là Chả cá (Surimi) được xuất khẩu với số lượng lớn sang các thị trường Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore Ngoài ra, doanh nghiệp còn cung cấp các mặt hàng khác như tôm, mực ống và nhiều loại thủy sản khác.
Hoạt động kinh doanh trong nước chủ yếu tập trung vào việc thu mua nguyên vật liệu Gần đây, doanh nghiệp đã tăng cường hoạt động kinh doanh nội địa, đồng thời chú trọng cả xuất khẩu và tiêu thụ trong nước để hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình phát triển.
Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty
Tổ chức bộ máy quản lý đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Việt Trường Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và phù hợp với quy mô kinh doanh giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động Bộ máy quản lý với trình độ chuyên môn cao không chỉ đảm bảo sự vận hành trơn tru mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Việt Trường
* Nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc là người đại diện cho công ty với tư cách pháp nhân và có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm quản lý theo đúng chủ trương, chính sách của nhà nước Đồng thời, giám đốc cũng là người đại diện cho toàn bộ công nhân viên trước pháp luật.
Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực phụ trách, đồng thời có quyền tham mưu cho Giám đốc trong việc ra quyết định Ngoài ra, Phó giám đốc còn được quyền thay mặt Giám đốc để ra quyết định và điều hành công việc khi được Giám đốc ủy quyền.
Phòng kế toán P.Tổ chức nhân sự P.Kinh doanh P.Sản suất
Phòng sản xuất đảm nhiệm việc tổ chức nghiên cứu và áp dụng quy trình hệ thống đo lường chất lượng, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất tại các phân xưởng Đội ngũ nghiên cứu cải tiến và đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đồng thời đề xuất loại bỏ những sản phẩm không phù hợp Ngoài ra, phòng sản xuất còn chịu trách nhiệm quản lý và vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng.
Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt của Công ty, chịu trách nhiệm đảm bảo đầu vào và đầu ra, nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường để thu hút khách hàng mới Phòng này tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng, đồng thời lập và phân bổ kế hoạch sản xuất hàng năm, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng Ngoài ra, phòng kinh doanh còn lập lệnh sản xuất, duy trì và nâng cao nguồn hàng, cũng như đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing theo từng thời điểm.
Phòng tổ chức nhân sự có nhiệm vụ lập báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự, theo dõi và quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, và bố trí lao động để đảm bảo nguồn nhân lực cho sản xuất Ngoài ra, phòng cũng chịu trách nhiệm sa thải nhân viên, đào tạo nhân viên mới, soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản và hợp đồng liên quan đến Công ty Phòng còn tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định, đồng thời tổ chức và triển khai thực hiện nội quy lao động, quản lý lao động và đề xuất khen thưởng Cuối cùng, phòng thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động, bao gồm lương, thưởng, trợ cấp và phúc lợi.
Phòng kế toán đảm nhiệm việc quản lý thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo chi phí cho lương, thưởng, mua sắm máy móc và nguyên liệu Phòng cũng lập phiếu thu chi cho mọi chi phí phát sinh và lưu trữ chính xác số liệu về xuất, nhập theo quy định Ngoài ra, phòng kế toán ghi chép và phản ánh kịp thời tình hình tài sản, lập chứng từ cho sự vận động của tài sản, và thực hiện các chính sách theo quy định của Nhà nước Cuối cùng, phòng kế toán lập báo cáo hàng tháng, quý và năm để trình Ban Giám đốc.
Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp bao gồm đội ngũ kế toán viên và các thiết bị ghi chép, từ việc thu nhận, kiểm tra, xử lý đến tổng hợp thông tin kinh tế về hoạt động của đơn vị Nhân sự là yếu tố quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán, nhằm đảm bảo mỗi cá nhân phát huy tối đa sở trường và có ảnh hưởng tích cực đến các bộ phận liên quan Mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán là tối ưu hóa hiệu quả làm việc của từng thành viên trong đội ngũ.
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Việt Trường
* Nhiệm vụ từng bộ phận
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của bộ phận kế toán trong công ty Họ có trách nhiệm lập báo cáo tài chính chi tiết và phân tích chúng để trình bày cho giám đốc Ngoài ra, kế toán trưởng còn phải chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế cuối năm và làm việc với các bên liên quan để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Kế toán thanh toán có vai trò quan trọng trong việc theo dõi công nợ và quản lý thu chi tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng Họ kiểm soát tính hợp lệ của các chứng từ liên quan đến thu chi, thực hiện các giao dịch cần thiết với ngân hàng và ghi chép sổ quỹ tiền mặt hàng ngày.
- Kế toán tiền l-ơng: Có nhiệm vụ tính toán tiền l-ơng trả cho ng-ời lao động, tính và trích những khoản theo l-ơng theo tỷ lệ quy định
- Kế toán nguyên vật liệu: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất vật t-, nguyên liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ
Kế toán tổng hợp có vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và xử lý số liệu, tính giá thành sản phẩm, cũng như quản lý các dữ liệu trên phần mềm kế toán Họ hỗ trợ kế toán trưởng trong việc lập và phân tích báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán.
Kế toán nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý và bảo quản tiền mặt của công ty, thực hiện thu chi theo chứng từ từ kế toán Cuối mỗi ngày, thủ quỹ báo cáo số dư quỹ cho kế toán trưởng và đối chiếu các khoản thu chi với kế toán trưởng để đảm bảo tính chính xác.
Đặc điểm hình thức kế toán của công ty
Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp nhất định Nó bao gồm tổ chức các loại sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, cấu trúc sổ, mối quan hệ kiểm tra giữa các sổ, cùng với quy trình ghi chép và tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán.
2.1.5.1 Hình thức kế toán của công ty
Hiện nay công ty đang áp dụng theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ trình tự hạch toán nhật ký chung tại cụng ty TNHH Việt Trường
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
- Các loại sổ kế toán chủ yếu:
+ Sổ kế toán chi tiết
Mỗi ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển sang Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ từ 3 đến 10 ngày hoặc vào cuối tháng, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản tương ứng trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số liệu trùng lặp nếu một nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, quý hoặc năm, cần cộng số liệu trên Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo số liệu khớp với Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ, thẻ kế toán Tổng số phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải tương đương với tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ Nhật ký chung, bao gồm cả các sổ Nhật ký đặc biệt, sau khi loại trừ số trùng lặp.
2.1.5.2 Các chế độ áp dụng
- Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm d-ơng lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam
- Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tr-ởng bộ tài chính
- Ph-ơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì hàng tồn kho sẽ được tính theo giá trị thuần này.
+ Ph-ơng pháp tính giá trị xuất dùng trong kỳ: Ph-ơng pháp bình quân cả kú dù tr÷
+ Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên
+ Hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo ph-ơng pháp thẻ song song
- Ph-ơng pháp tính thuế GTGT: Theo ph-ơng pháp khấu trừ
- Ph-ơng pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Khấu hao theo ph-ơng pháp đ-ờng thẳng.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Việt Trường
2.2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại công ty
Kế toán vốn bằng tiền của công ty TNHH Việt Trường bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, trong khi tài khoản tiền đang chuyển hầu như không được sử dụng Tiền mặt là một phần quan trọng trong tài sản lưu động, phục vụ cho nhu cầu kê khai thường xuyên của công ty Để hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty luôn duy trì một lượng tiền mặt ổn định ở mức hợp lý Tiền mặt tại quỹ công ty được đảm bảo an toàn và tuân thủ nghiêm ngặt chế độ thu, chi quản lý tiền mặt.
Tiền mặt là chỉ tiêu quan trọng phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tại công ty, với kế toán tiền mặt thực hiện việc mở sổ quỹ và ghi chép liên tục các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ để theo dõi số dư quỹ tại từng thời điểm Trong khi đó, tiền gửi ngân hàng thể hiện số dư và biến động của các khoản tiền gửi, yêu cầu kế toán kiểm tra, đối chiếu và xử lý chứng từ ngân hàng một cách kịp thời để đảm bảo tính chính xác.
2.2.2 Thực trạng tổ chức kế toán tiền mặt tại công ty
2.2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, công ty sử dụng các chứng từ sau:
Phiếu thu và phiếu chi được lập dựa trên các chứng từ liên quan như hóa đơn giá trị gia tăng, đơn xin rút tiền và giấy đề nghị thanh toán Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy tính và in phiếu thu, phiếu chi Sau khi hoàn thiện nội dung và đính kèm các chứng từ, phiếu sẽ được gửi cho giám đốc và trưởng phòng kế toán để ký duyệt Cuối cùng, các phiếu này sẽ được chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ để thực hiện việc xuất tiền.
+ Liên 1 : lưu tại phòng kế toán
+ Liên 2 : giao cho người nộp
+ Liên 3 : giao cho thủ quỹ
+ Liên 1 : lưu tai phòng kế toán
+ Liên 2 : giao cho người nhận
+ Liên 3 : giao cho thủ quỹ
- TK 111-“tiền mặt” để phản ánh tình hình thu chi tiền mặt tại công
- Các TK khác có liên quan
2.2.2.2 Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của Công ty
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ hạch toán tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Việt Trường
Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có
Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật ký chung
Bảng cân đối số phát sinh
* Một số ví dụ minh họa
Vào ngày 6 tháng 12 năm 2013, công ty đã thanh toán cước Mobifone với tổng số tiền 342.135 đồng, kèm theo hóa đơn GTGT số 1296051, bằng hình thức tiền mặt.
Căn cứ vào số tiền thực tế và các chứng từ có liên quan kế toán lập phiếu chi rút quỹ tiền mặt để thanh toán
Kế toán ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật kí chung và từ phiếu chi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt TK111
Cuối quý, kế toán thực hiện khóa sổ dựa trên số liệu từ sổ Nhật ký chung và sổ cái tài khoản 111 Họ tổng hợp số liệu vào bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính theo quý.
VMS HÓA ĐƠN (GTGT) MOBIFONE
CÔNG TY THÔNG TINH DI ĐỘNG BILL(VAT ) s ố 01GTKT02/001
TT THÔNG TIN DI DỘNG KHU VỰC V Liên 2: Giao khách hàng Seri: GB/11P
MOBILE TELECOM SERVICE CO CENTER V Số 1296051
Lô 28a Lê Hồng Phong – Q Ngô Quyền- HP
Khách hàng( Address) : Công ty TNHH Việt Trường MST 0200421340
Thuê bao ( Sub No) : 903222440 Mã khách hàng :
Khoản ĐVT Số lƣợng Đơn giá Số tiền
Cước dịch vụ thông tin di động
Tổng cộng tiền thanh toán 342.135
Viết bằng chữ : Ba trăm bốn mươi hai nghìn một trăm ba năm đồng
Người nộp tiền Nhân viên giao dịch
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Công ty TNHH Việt Trường, mã số: 02 – TT, có địa chỉ tại Cụm CN Vĩnh Niệm - LC – HP, được thành lập theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 14 tháng 9 năm 2006 Để liên hệ, vui lòng gọi điện đến số 0313.742 563 hoặc gửi fax đến số 0313.7420960.
Ngày 6 tháng 12 năm 2013 Quyển số: 02
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thu Hương Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do chi: Trả tiền cước mobifone
(Viết bằng chữ ): Ba trăm bốn mươi hai nghìn một trăm ba năm đồng
Kèm theo: Chứng từ gốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Vào ngày 12 tháng 12 năm 2013, công ty TNHH Việt Trường đã bán cho công ty CP du lịch Trung Hậu 63kg tôm sú NL và 180kg mực ống NL với đơn giá chưa bao gồm thuế 5% lần lượt là 105.000 đồng/kg và 69.000 đồng/kg, theo hóa đơn GTGT 0000028 Công ty Trung Hậu đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000028 và các chứng từ có liên quan, kế toán lập phiếu thu số 20
Từ chứng từ hạch toán kế toán ghi vào sổ Nhật kí chung và từ phiếu thu thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt TK 111
Vào cuối quý, kế toán sẽ khóa sổ và tổng hợp số liệu từ sổ cái tài khoản 111, sau đó lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính theo quý dựa trên dữ liệu từ sổ Nhật ký chung kế toán tổng hợp.
Ví dụ 3 : Ngày 21 tháng 12 năm 2013, công ty nộp tiền vào tài khoản ngân hàng Công Thương Việt Nam số tiền 675.000.000 đồng
Dựa trên giấy nộp tiền và các chứng từ liên quan, kế toán thực hiện việc định khoản cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng.
Từ chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng và đồng thời ghi vào sổ Nhật kí chung
Vào cuối quý, kế toán tổng hợp dữ liệu từ sổ Nhật ký chung và sổ cái tài khoản 112 để thực hiện khóa sổ Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu vào bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính theo quý.
GIẤY BÁO CÓ Vietin Bank
Mã GDV : Ngày 21tháng 12 năm 2013
Tên tài khoản : Công ty TNHH Việt Trường
Ngân hàng TMCP Công thương xin trân trọng thông báo: Tài khoản của quý khách đƣợc ghi Có với nội dung sau :
675.000.000 VND NH Phát lệnh : Phòng thanh toán ngân quỹ
NH giữ tài khoản : Ngân hàng TMCP Công Thương- Hải Phòng
Người chuyển: Công ty TNHH Việt Trường
Nội dung giao dịch : Nộp tiền vào tài khoản
Công ty TNHH Việt Trường, mã số 02 – TT, có địa chỉ tại Cụm CN Vĩnh Niệm - LC – HP, được thành lập theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính vào ngày 14 tháng 9 năm 2006 Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại số 0313.742 563 hoặc gửi fax đến số 0313.7420960.
Ngày 21 tháng 12 năm 2013 Quyển số: 02
Họ tên người nhận tiền: Đoàn Thị Lan Anh Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do chi: Rút quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng Công Thương Việt Nam
(Viết bằng chữ ): Sáu trăm bảy mươi năm triệu đồng
Kèm theo: Chứng từ gốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH Việt Trường, mã số S03a-DN, có địa chỉ tại Cụm CN Vĩnh Niệm - LC – HP, được thành lập theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính vào ngày 14 tháng 9 năm 2006 Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại theo số 0313.742 563 hoặc gửi fax đến số 0313.7420960.
Tháng 12 năm 2013 Đơn vị tính : VND
Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Đã ghi sổ cái
STT dòng TK đối ứng
06/12/2013 PC5 06/12/2013 Thanh toán cước phí mobiphone x 20 642 311.032 x 21 133 31.103 x 22 1111 342.135
12/12/2013 PT20 12/12/2013 Thu tiền hàng của công ty Trung Hậu x 855 1111
21/12/2013 PC22 21/12/2013 Nộp tiền vào tài khoản ngân hàng x 1001 1121 675.000.000 x 1002 1111 675.000.000
Công ty TNHH Việt Trường, mã số S07-DN, có địa chỉ tại Cụm CN Vĩnh Niệm - LC – HP, được thành lập theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính vào ngày 14 tháng 9 năm 2006 Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại tới số 0313.742 563 hoặc gửi fax đến 0313.7420960.
Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Loại quỹ : VND
PT PC THU CHI TỒN QUỸ
06/12/2013 PC5 Thanh toán tiền điện thoại mobifone 342.135 1.069.988.715,75
12/12/2013 PT20 Xuất bán thủy sản các loại (Cty Trung
21/12/2013 PC22 Nộp tiền vào tài khoản ngân hàng 675.000.000 414.975.465,75
Công ty TNHH Việt Trường, mã số S03b-DN, có địa chỉ tại Cụm CN Vĩnh Niệm - LC – HP, được thành lập theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính vào ngày 14 tháng 9 năm 2006 Công ty có số điện thoại liên lạc là 0313.742 563 và số fax là 0313.742 0960.
Diễn giải Tk đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
06/12/2013 PC5 Thanh toán tiền điện thoại mobifone 642 311.032
12/12/2013 PT20 Xuất bán thủy sản các loại (Cty Trung Hậu) 511 19.035.000
21/12/2013 PC22 Nộp tiền vào tài khoản ngân hàng 1121 675.000.000
2.2.3 Thực trạng tổ chức kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty TNHH Việt Trường
2.2.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
* Chứng từ : Giấy báo nợ, giấy báo có, Ủy nhiểm chi và các chứng từ có liên quan khác
* Tài khoản : - Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng
- Và các tài khoản khác có liên quan
2.2.3.2 Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng của Công ty TNHH Việt Trường
Giấy báo nợ, Giấy báo có, Ủy nhiệm chi
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ tiền gửi ngân hàng
*Một số ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Ngày 11 tháng 12 năm 2013 công ty nộp tiền vào tài khoản ngân hàng TMCP Quân đội – Phòng GĐ Hải An số tiền 300.000.000 đồng
Căn cứ vào giấy báo có và các chứng từ có liên quan, kế toán lập phiếu chi số 22
Kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật kí chung và ghi sổ quỹ tiền mặt
Cuối quý, kế toán tổng hợp dữ liệu từ sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 111 để thực hiện thao tác khóa sổ Sau đó, số liệu được tổng hợp vào bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính theo quý.
NGÂN HÀNG TMCP Mã GDV :
Ngày 11 tháng 12 năm 2013 Kính gửi : Công ty TNHH Việt Trường
Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của quý khách hàng với nội dung nhƣ sau:
Số tài khoản ghi Có :
Số tiền bằng chữ : Ba trăm triệu đồng chẵn
Nội dung : Nộp tiền vào tài khoản
GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT
(Đã ký tên, đóng dấu) (Đã ký tên, đóng dấu)
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT TRƯỜNG
Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty
Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH Việt Trường, tôi nhận thấy hệ thống kế toán, đặc biệt là công tác kế toán vốn bằng tiền, tương đối hoàn chỉnh và khoa học Để nâng cao hiệu quả công tác này, tôi xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình kế toán tại công ty.
Ý kiến thứ nhất: Tiến hành kiểm kê quỹ định kì theo ngày và lập báo cáo kiểm kê quỹ
Công ty nên tiến hành kiểm kê quỹ hàng ngày theo trình tự sau :
Trước khi tiến hành kiểm kê, thủ trưởng đơn vị cần thành lập ban kiểm kê và yêu cầu kế toán hoàn tất việc ghi sổ tất cả các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh Đồng thời, kế toán phải khóa sổ vào cuối ngày, đảm bảo đúng thời điểm kiểm kê.
Nhân viên kế toán thực hiện kiểm kê tiền mặt tại chỗ, dưới sự giám sát của ban kiểm kê, để xác định số tiền còn tồn quỹ vào cuối ngày Đồng thời, cần chú ý đến việc kiểm tra chất lượng tiền, nhằm phát hiện các trường hợp tiền hỏng hoặc tiền giả.
Sau khi kiểm kê, kết quả phải được ghi nhận trong biên bản có chữ ký của nhân viên kiểm kê và người quản lý tài sản Biên bản báo cáo kiểm kê cần được gửi đến phòng kế toán để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán Nếu phát hiện chênh lệch, ban kiểm kê sẽ xem xét và quyết định cách xử lý cho từng trường hợp cụ thể Dựa trên quyết định này, kế toán sẽ điều chỉnh số liệu trong sổ kế toán.
Việc kiểm kê quỹ doanh nghiệp cần tuân theo mẫu sổ 08a –TT và 08b-TT, được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Mục đích của việc này là xác định số tiền thực tế có trong quỹ so với số tiền được ghi trên sổ tại thời điểm kiểm kê.
Công ty TNHH Việt Trường Mẫu số: 08a-TT Địa chỉ : Cụm CN Vĩnh Niệm -LC-HP (Theo QĐ số48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
(Dùng cho VNĐ) Hôm nay, vào giờ ngày tháng năm Số :
- Ông/Bà: đại diện kế toán
- Ông/Bà: đại diện thủ quỹ
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả nhƣ sau:
STT Diễn giải Số lƣợng(tờ) Số tiền
Số dƣ theo sổ quỹ
Số kiểm kê thực tế
Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ………
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ( Kí, họ tên)
Công ty TNHH Việt Trường Mẫu số: 08a-TT Địa chỉ : Cụm CN Vĩnh Niệm -LC-HP (Theo QĐ số48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
(Dùng cho VNĐ) Hôm nay, vào 15h30 giờ ngày 11tháng 12 năm 2013 Số:
- Ông/Bà: đại diện kế toán
- Ông/Bà: đại diện thủ quỹ
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả nhƣ sau:
STT Diễn giải Số lƣợng(tờ) Số tiền
Số dƣ theo sổ quỹ
Số kiểm kê thực tế
Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: chênh lệch 584 (năm trăm tám mưới bốn đồng)
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ( Kí, họ tên)
Ý kiến thứ hai :Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán máy
Trong bối cảnh hiện nay, vi tính hoá công tác kế toán là điều cần thiết, mang lại ưu điểm như xử lý nhanh, chính xác và lưu trữ thông tin hiệu quả Việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ giúp tăng tiến độ và khối lượng công việc với độ chính xác cao Tuy nhiên, công ty hiện vẫn chưa sử dụng phần mềm kế toán nào, đây là một thiếu sót của ban lãnh đạo Do đó, công ty nên cập nhật và sử dụng các phiên bản phần mềm kế toán hiện đại như MISA SME.NET 2012 hoặc Fast Accounting phiên bản 2013 để nâng cao hiệu quả làm việc.
1 Phần mềm kế toán misa đƣợc thiết kế dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tƣ nhiều chi phí, không cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toán vẫn có thể sử hữu và làm chủ đƣợc hệ thống phần mềm kế toán, quản lí mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của mình
2 Phần phầm kế toán Fast accounting có nhiều tính năng mạnh, nhiều tiện ích giúp cho việc sử dụng chương trình được dễ dàng và khai thác chương trình đƣợc hiệu quả
Ý kiến thứ ba: Công ty nên sử dụng triệt để tài khoản theo dõi ngoại tệ
Công ty TNHH Việt Trường hiện chỉ sử dụng tài khoản 1122 - “Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ”, mà không đăng ký tài khoản 1112 - “Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ”, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc thanh toán Khi khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ, công ty không thể nhập quỹ trực tiếp, buộc phải đổi sang đồng Việt Nam hoặc gửi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ, gây lãng phí thời gian và nhân lực Do đó, việc sử dụng thêm tài khoản 1112 là cần thiết để cải thiện quy trình thanh toán.
“ Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ” để thuận tiện cho việc hoạt động kinh doanh của công ty
Hạch toán kế toán các khoản thu chi bằng ngoại tệ tại quỹ
Việc hạch toán ngoại tệ yêu cầu quy đổi sang đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức trong kế toán, nếu được chấp thuận Doanh nghiệp cần căn cứ vào tỉ giá giao dịch thực tế do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán.
Đối với các tài khoản liên quan đến chi phí doanh thu, thu nhập, vật tư, hàng hóa và tài sản cố định, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cần ghi nhận bên Nợ các tài khoản vốn bằng tiền và tài khoản nợ phải thu, hoặc bên Có các tài khoản phải trả.
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ, bên có của tài khoản vốn bằng tiền, tài khoản nợ phải thu và bên nợ của tài khoản nợ phải trả cần phải được ghi sổ kế toán theo tỷ giá đã ghi trên sổ kế toán.
Cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các tài khoản tiền tệ có gốc ngoại tệ Việc này phải dựa trên tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
- Trong trường hợp mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỉ giá thực tế mua, bán
Vào ngày 15/12/2013, công ty đã xuất kho 40.000kg chả cá đông lạnh cho công ty Daesang International Corp của Hàn Quốc, với tổng giá trị thanh toán là 54.000 USD, được thu ngay bằng tiền mặt và không có VAT Tỉ giá thanh toán được xác định là 1 USD = 21.036 VND, dẫn đến định khoản Nợ Tk 1112 là 1.135.944.000 VND.
Công ty TNHH Việt Trường, mã số S03a-DN, có địa chỉ tại Cụm CN Vĩnh Niệm - LC – HP, được thành lập theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính vào ngày 14 tháng 9 năm 2006 Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại qua số 0313.742 563 hoặc gửi fax đến số 0313.7420960.
Tháng 12 năm 2013 Đơn vị tính : VND
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Sè hiệu Ngày tháng Nợ Có
06/12/2013 PC5 06/12/2013 Thanh toán cước phí mobiphone x 20 642 311.032 x 21 133 31.103 x 22 1111 342.135
12/12/2013 PT20 12/12/2013 Thu tiền hàng của công ty Trung Hậu x 855 1111
15/12/2013 PT25 15/12/2013 Xuất bán chả cá đông lạnh cho cty Hàn Quốc x 901 1112 1.135.944.000 x 902 511 1.135.944.000