LÝ LUẬN CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Kế toán tiền gửi ngân hàng
1.3.1 – Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng
Căn cứ hạch toán trên tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng bao gồm các giấy báo có, báo nợ, bản sao kê ngân hàng và các chứng từ gốc như uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản và séc bảo chi.
Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán, chứng từ gốc và chứng từ ngân hàng, đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để xác minh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo nợ, báo có của bản sao kê, và ghi số chênh lệch (nếu có) vào bên nợ TK 138 “phải thu khác”.
Nếu số liệu kế toán lớn hơn số liệu ngân hàng, ghi vào bên có của TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) Ngược lại, nếu số liệu kế toán thấp hơn, cần ghi vào bên nợ của TK 338 Vào tháng sau, cần tiếp tục kiểm tra và đối chiếu để xác định nguyên nhân, từ đó điều chỉnh số liệu ghi sổ cho chính xác.
Tại các đơn vị không có bộ phận kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyển thu, chuyển chi hoặc tài khoản thanh toán để thuận tiện cho giao dịch Kế toán cần ghi chép chi tiết theo từng loại tiền gửi, bao gồm Đồng Việt Nam và các ngoại tệ khác.
- Phải có tổ chức hạch toán chi tiết sổ tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu
Khi gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ, số tiền này sẽ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm giao dịch Đối với trường hợp mua ngoại tệ để gửi vào ngân hàng, tỷ giá mua thực tế sẽ được áp dụng.
Khi rút tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ, số tiền sẽ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán TK 1122 Việc quy đổi này có thể thực hiện theo một trong các phương pháp như bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, hoặc giá thực tế đích danh.
Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, bao gồm cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái liên quan đến tiền gửi ngoại tệ, các khoản chênh lệch này sẽ được hạch toán vào tài khoản 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” khi có lãi tỷ giá, hoặc vào tài khoản 635 “Chi phí hoạt động tài chính” khi có lỗ tỷ giá.
Trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản, nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái từ các nghiệp vụ kinh tế, các khoản chênh lệch liên quan đến tiền gửi ngoại tệ sẽ được hạch toán vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” (4132).
1.3.2 - Chứng từ, tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền gửi ngân hàng
Các chứng từ sử dụng
- Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi
- Giấy báo nợ, giấy báo có
- Hoá đơn giá trị gia tăng của hàng hoá dịch vụ mua vào bán ra
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, có 3 TK cấp 2:
- TK 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam
TK 1122 - Ngoại tệ: Ghi nhận số tiền gửi, rút ra và số dư hiện tại tại ngân hàng bằng ngoại tệ, đã được quy đổi sang đồng Việt Nam.
TK 1123 ghi nhận giá trị của vàng, bạc, kim khí quý và đá quý, bao gồm số lượng gửi vào, rút ra và số dư hiện tại tại ngân hàng.
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào ngân hàng cuối kỳ
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh gia lại số dƣ tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ.
Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn gửi tại ngân hàng
1.3.3 – Phương pháp hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng
- Phương pháp hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng - Việt Nam đồng đƣợc thể hiện qua Biểu số 1.3
- Phương pháp hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng - Ngoại tệ được thể hiện qua
Kế toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là số tiền mà doanh nghiệp đã gửi vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc bưu điện để chuyển cho đơn vị khác nhưng vẫn chưa nhận được giấy báo có Điều này cũng áp dụng cho các trường hợp doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng để thanh toán cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ hoặc bản sao kê từ ngân hàng.
Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và tiền ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau:
- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng
- Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác
- Thu tiền bán hàng nộp thuế vào kho bạc (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước)
Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2:
- TK 1131 - Tiền Việt nam: Phản ánh số tiền Việt nam đang chuyển
- TK 1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền ngoại tệ đang chuyển
- TK 1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền ngoại tệ đang chuyển
Biểu số 1.3 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG – VNĐ
Gửi tiền mặt Rút tiền gửi Ngân hàng vào ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Thu hồi các khoản nợ Chi tạm ứng, ký cƣợc phải thu ký quỹ bằng tiền gửi NH
Thu hồi các khoản ký cƣợc Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn ký quỹ bằng tiền gửi NH bằng tiền gửi NH
Thu hồi các khoản đầu tƣ Mua vật tƣ, hàng hoá,CC
515 635 TSCĐ…bằng tiền gửi NH
Vay ngắn hạn Thanh toán nợ
Vay dài hạn bằng tiền gửi NH
Nhận vốn góp, vốn cấp Chi phí phát sinh bằng tiền gửi NH tiền gửi NH
Doanh thu,thu nhập bằng tiền gửi NH
Phát hiện chênh lệch tăng TGNH Phát hiện chênh lệch giảm TGNH chƣa rõ nguyên nhân chƣa rõ nguyên nhân
Biếu số 1.4: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG - NGOẠI TỆ
Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ
Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế của Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế của bình quân liên NH bình quân liên NH
Doanh thu, thu nhập tài chính, Mua vật tƣ, hàng hoá, TS thu nhập khác bằng ngoại tệ bằng ngoại tệ
( Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH ) Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế của bình quân liên NH
( Đồng thời ghi nợ TK 007 ) ( Đồng thời ghi có TK 007 )
Chênh lệch tỷ giá tăng do Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại đánh giá lại
Sử dụng ngoại tệ cuối năm Sử dụng ngoại tệ cuối năm
3381 1381 hát hiện chênh lệch tăng TGNH Phát hiện chênh lệch giảm TGNH ngoại tệ chƣa rõ nguyên nhân ngoại tệ chƣa rõ nguyên nhân
Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ đã được nộp vào ngân hàng hoặc gửi qua bưu điện để chuyển vào ngân hàng, nhưng vẫn chưa nhận được giấy báo có.
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ
- Số kết chuyển vào TK 112 - Tiền gửi ngân hàng hoặc tài khoản có liên quan
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ
Các khoản tiền còn đang chuyển
1.4.3 – Phương pháp hạch toán kế toán tiền đang chuyển
- Phương pháp hạch toán kế toán tiền đang chuyển được thể hiện qua
Biểu số 1.5 : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN
Khi xuất tiền mặt để gửi vào ngân hàng hoặc chuyển tiền, bạn sẽ nhận được giấy báo có từ ngân hàng Tuy nhiên, nếu bạn đã gửi tiền để trả nợ nhưng chưa nhận được giấy báo có, bạn cần liên hệ với ngân hàng để xác minh thông tin Nhận được giấy báo có của ngân hàng là bước quan trọng để đảm bảo giao dịch tài chính của bạn được ghi nhận chính xác.
Thu nợ nộp thẳng vào NH Nhận đƣợc giấy báo có của NH chƣa nhận đƣợc giấy báo có về số tiền đã trả nợ
Thu tiền nộp thẳng vào NH Chênh lệch tỷ giá giảm do chƣa nhận đƣợc giấy báo có đánh giá lại số dƣ cuối năm
Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dƣ cuối năm
Các hình thức ghi sổ kế toán Vốn bằng tiền
1.5.1 – Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đƣợc thể hiện qua Biểu số 1.6
Biểu số 1.6 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN THEO HÌNH THỨC
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra số liệu
Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ tiền mặt, TGNH
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Phiếu thu, phiếu chi HĐGTGT, UNC, Giấy báo Nợ,
Hàng ngày, dựa trên phiếu thu, phiếu chi, Uỷ nhiệm chi hoặc bảng kê thu, chi, kế toán lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sẽ được sử dụng để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó tiếp tục ghi vào sổ cái.
TK 111, 112 đồng thời ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết
Cuối tháng, tiến hành khoá sổ để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái Dựa vào sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi xác minh và đối chiếu, số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo Tài chính.
1.5.2 – Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức nhật ký chung đƣợc thể hiện qua Biểu số1.7
Biểu số 1.7 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN THEO HÌNH
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, kế toán ghi chép các giao dịch tài chính dựa trên phiếu thu, chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ và giấy báo có vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung được sử dụng để cập nhật vào sổ cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có sổ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan trong cùng một thời điểm.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính
Phiếu thu, phiếu chi,uỷ nhiệm chi giấy báo Nợ /Có
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái TK 111,TK 112 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
1.5.3 – Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Sổ cái
Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức nhật ký - sổ cái đƣợc thể hiện qua Biểu số 1.8
Biểu số 1.8 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN THEO HÌNH
THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, UNT, UNC, giấy báo nợ, giấy báo có, hóa đơn GTGT và bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán thực hiện ghi chép vào Nhật ký và Sổ cái của tài khoản 111, 112 Sau đó, thông tin được ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết để đảm bảo quản lý tài chính chính xác và hiệu quả.
- Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu
Phiếu thu, phiếu chi, UNC giấy báo nợ, giấy báo có
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK
Bảng tổng hợp chi tiết
NHẬT KÝ - SỔ CÁI TK
Báo cáo tài chính toán chi tiết)
1.5.4 – Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ
Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ đƣợc thể hiện qua Biểu số 1.9
Hàng ngày, dựa trên phiếu thu, phiếu chi, UNT, UNC, giấy báo Nợ, giấy báo Có và hóa đơn GTGT, cần ghi chép trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê và sổ chi tiết liên quan.
Hàng ngày, các Nhật ký chứng từ được lập dựa trên bảng kê và sổ chi tiết, với việc căn cứ vào chứng từ kế toán Cuối tháng, cần chuyển số liệu tổng cộng từ bảng kê và sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán.
Đối với các chi phí sản xuất và kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, cần tập hợp và phân loại các chứng từ gốc trong các bảng phân bổ Sau đó, số liệu từ bảng phân bổ sẽ được ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ liên quan.
- Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ,
Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính
1.5.5 – Hình thức kế toán máy
Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán máy vi tính đƣợc thể hiện qua Biểu số 1.10
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi và bảng kê thu chi để kiểm tra và xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có Sau đó, họ nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp cùng các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, kế toán thực hiện khoá sổ và báo cáo tài chính
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán sẽ được in ra giấy và đóng thành quyển Đồng thời, cần thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định đối với sổ kế toán ghi bằng tay.
Biểu số 1.9 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN THEO HÌNH THỨC
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
(1) Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT,(2) UNT, UNC, giấy báo nợ, giấy báo có …
Nhật ký chứng từ số 1 (2) Sổ kế toán chi tiết TK
Bảng tổng hợp chi tiết TK 111, TK 112
Biểu số 1.10 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN THEO HÌNH THỨC
KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Phiếu thu, phiếu chi, UNT, UNC …
Bảng kê thu, chi tiền mặt, tiền gửi MÁY VI TÍNH
-Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
TY TNHH THƯƠNG MẠI THANH GIANG
2.1.Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương mại Thanh Giang
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển
: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THANH GIANG
: THANH GIANG TRADING COMPANY LIMITED
: THANG GIANG TRACO.LTD Địa chỉ trụ sở 39 Minh Khai,phường Minh Khai,quận Hồng
Bàng,thành phố Hải Phòng
Công ty TNHH thương mạ 04 n
Nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển không ngừng của xã hội, Công ty luôn tìm kiếm hướng kinh doanh đa dạng và mở rộng sang nhiều ngành nghề mới Mặc dù không tập trung quá sâu vào một lĩnh vực cụ thể, Công ty vẫn đảm bảo công tác quản lý chặt chẽ và hiệu quả Hiện nay, các lĩnh vực hoạt động của Công ty bao gồm:
Kinh doanh vật tư,thiết bị,phụ tùng,phương tiện vận tải,hàng tiêu dùng,kinh doanh khách sạn,dịch vụ du lịch
Kinh doanh kim loại đen,kim loại màu,sắt thép,phế liệu,phế thải,vật liệu xây dựng,trang trí nội thất
Vận tải hành khách,hàng hóa đường thủy và đường bộ
Biểu số 2.1: Sơ đồ bộ máy doanh nghiệp
* Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc
Giám đốc là người quản lý và điều hành các hoạt động của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định trong điều lệ của Công ty.
*Các phòng ban chức năng
- Thực hiện việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với chế độ thống kê, pháp luật kế toán hiện hành
Để tổ chức công tác kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần hạch toán chính xác doanh thu, chi phí, hàng hóa và tiền vốn, đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế và tuân thủ các quy định của chế độ kế toán cũng như pháp luật hiện hành.
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo Công ty, cung cấp các chỉ số tài chính cần thiết để đưa ra quyết định kịp thời, từ đó giúp cải thiện tình hình tài chính của Công ty.
- Lập kế hoach tài chính, dự trù ngân sách, các phương thức huy động vốn, bảo toàn cân đối vòng quay vốn, dự báo về khả năng tài chính
PHÒNG KỸ THUẬT-VẬN TẢI
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THANH GIANG
Đánh giá chung về tình hình tổ chức quản lý kinh doanh,tổ chức kế toán và công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Thương mại Thanh
Công ty TNHH Thương mại Thanh Giang, mặc dù còn non trẻ và gặp nhiều khó khăn, đã dần ổn định và hoạt động hiệu quả nhờ vào sự sáng tạo và đồng lòng của đội ngũ quản lý cùng cán bộ công nhân viên Sự trưởng thành của công ty không chỉ thể hiện qua cơ sở vật chất mà còn ở trình độ quản lý kinh tế đang ngày càng hoàn thiện Kết quả này là thành quả của nỗ lực bền bỉ của toàn thể công ty, không chỉ là tăng trưởng vật chất mà còn là sự phát triển về năng lực quản lý của lãnh đạo Trong quá trình kinh doanh, ban lãnh đạo luôn chú trọng đến việc động viên cán bộ công nhân viên rèn luyện đạo đức và kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích tinh thần đoàn kết và vươn lên.
Công tác quản lý kinh doanh và kế toán đã được củng cố và hoàn thiện, trở thành công cụ quan trọng cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Quản lý tốt sẽ dẫn đến kết quả kinh doanh hiệu quả, trong khi công tác kế toán chất lượng đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời, phục vụ cho quản trị nội bộ và làm cơ sở cho các chiến lược kinh doanh tối ưu.
Sự nỗ lực và học hỏi không ngừng đã giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh và uy tín, mở rộng hoạt động và cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên, đồng thời đóng góp tích cực vào ngân sách Nhà nước.
Công ty, với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, đã xây dựng một bộ máy quản lý hiệu quả và hợp lý, phù hợp với quy mô hoạt động Hệ thống quản lý được tổ chức khoa học, đảm bảo hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận, đồng thời áp dụng các biện pháp quản lý chặt chẽ nhằm tối ưu hóa hiệu suất công việc trong toàn doanh nghiệp.
Công ty đã tuyển dụng các cán bộ công nhân viên có chuyên môn và năng lực xuất sắc, đồng thời thiết lập chế độ khen thưởng và kỷ luật hợp lý để duy trì kỷ cương doanh nghiệp và khuyến khích người lao động.
Trong bối cảnh cơ chế quản lý mới và thực tiễn kinh doanh hiện tại, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và hoàn chỉnh theo mô hình kế toán tập trung Mô hình này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động và chuyên môn hóa theo từng phần hành, mà còn nâng cao trình độ quản lý, nhiệm vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ kế toán.
Các phần hành kế toán được phân công rõ ràng và khoa học, tạo sự phối hợp chặt chẽ giữa các kế toán viên, đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp tính toán và ghi chép Điều này giúp kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót kịp thời, hỗ trợ ban giám đốc đánh giá hiệu quả kinh doanh và xác định kế hoạch phù hợp với thị trường Đội ngũ kế toán viên có trình độ nghiệp vụ cao, am hiểu các kỹ thuật kinh doanh và chế định tài chính, luôn nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc Nhân viên được thường xuyên đào tạo chuyên môn, biết áp dụng lý thuyết vào thực tế và sử dụng các phương pháp hạch toán hiệu quả, giảm thiểu khối lượng ghi chép thừa Công ty hiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đơn giản và phù hợp với điều kiện làm việc, cùng với việc sử dụng máy tính giúp giảm nhầm lẫn và tăng tốc độ báo cáo, đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác và kịp thời.
Sổ sách kế toán của công ty được thiết lập và ghi chép một cách rõ ràng và hiệu quả, với việc lưu trữ thông tin trên máy vi tính Chỉ in ấn các sổ sách cần thiết cho hoạt động kinh doanh và quản lý, giúp doanh nghiệp giảm chi phí và số lượng chứng từ lưu trữ tại kho.
Việc hạch toán ban đầu và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán được thực hiện cẩn thận để đảm bảo số liệu phản ánh trung thực, rõ ràng và dễ hiểu Sau khi tổng hợp, các số liệu sẽ được kế toán trưởng kiểm tra kỹ lưỡng.
Công ty đã đầu tư vào việc trang bị cho bộ phận kế toán các thiết bị hiện đại, với mỗi nhân viên kế toán được cung cấp một máy vi tính riêng Điều này giúp họ hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng và khoa học.
Về công tác kế toán vốn bằng tiền: Công ty có những biện pháp tốt trong việc hạch toán cũng nhƣ quản lý và sử dụng vốn bằng tiền
Việc bảo quản tiền mặt trong két đảm bảo an toàn và chính xác Các nghiệp vụ kinh tế được cập nhật hàng ngày, giúp thông tin kế toán luôn liên tục và chính xác Công tác kế toán tổng hợp được tối giản hóa, cho phép ghi chép kịp thời và tổng hợp các hiện tượng kinh tế.
Hệ thống tài khoản theo dõi biến động vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ quy định kế toán của Nhà nước, với chi tiết cho từng loại tiền Sự chi tiết này giúp ban lãnh đạo nắm bắt số liệu cụ thể về vốn bằng tiền, từ đó đưa ra quyết định chính xác và hợp lý.
Thủ quỹ cần phải là người trung thực, có năng lực chuyên môn và thận trọng trong công việc, không trực tiếp làm kế toán để tránh tham ô công quỹ và sai sót trong hạch toán Việc nhập và xuất quỹ tiền mặt phải dựa trên chứng từ gốc hợp lý và có mục đích rõ ràng Đối với tiền gửi ngân hàng, thủ quỹ cần duy trì mối quan hệ tốt với ngân hàng và theo dõi đầy đủ các chứng từ để đối chiếu Lãnh đạo công ty cùng kế toán trưởng giám sát chặt chẽ quá trình thu, chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, mang lại hiệu quả cho công ty.
Việc tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty đã đáp ứng nhu cầu về tính thống nhất trong phạm vi và phương pháp tính toán Do đó, công tác kế toán được tổ chức phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô hoạt động vừa và nhỏ.
Công tác kế toán tại công ty TNHH Thương mại Thanh Giang đã đáp ứng nhu cầu quản lý theo chuẩn mực kế toán chung và thực tiễn quản lý của công ty Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số vấn đề trong công tác kế toán nói chung, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán vốn bằng tiền.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty
3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, doanh nghiệp cần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh để tồn tại và phát triển Để đạt được điều này, các công ty cần xây dựng chiến lược phát triển hiệu quả và tối ưu hóa việc sử dụng vốn Việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn không chỉ giúp phát huy điểm mạnh mà còn hạn chế những tồn tại, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.2.2.Mục đích,yêu cầu,phạm vi hoàn thiện Đối với doanh nghiệp,yếu tố thông tin và cơ chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán.Do vậy cần phải thấy đƣợc những đặc trưng cơ bản của nền kinh tế thị trường và sự tác động của các cá nhân khác tới việc tổ chức công tác kế toán,để tìm ra biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán,đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đặt ra.Muốn vậy,việc hoàn thiện công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng cần phải tuân thủ theo các yêu cầu sau:
Phải tuân thủ chế độ tài chính,chế độ kế toán hiện hành
Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty
Phải đáp ứng đƣợc việc cung cấp thông tin kịp thời,chính xác
Tổ chức công tác kế toán cần tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả để góp phần nâng cao hiệu suất quản lý kinh tế Tôi mong muốn đóng góp ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền, giúp kế toán trở thành công cụ quản lý hiệu quả hơn Qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về các phần hành kế toán, đặc biệt là tình hình thực tế tại công ty TNHH thương mại Thanh Giang, tôi xin đề xuất một số biện pháp cải tiến công tác kế toán vốn bằng tiền tại đây.
3.2.3.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH thương mại Thanh Giang
3.2.3.1.Ý kiến thứ nhất:Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt,đẩy mạnh hình thức thanh toán qua ngân hàng
Trong bối cảnh xu hướng thanh toán không dùng tiền mặt đang gia tăng, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hệ thống ngân hàng để thực hiện các giao dịch lớn Hệ thống ngân hàng hiện nay, bao gồm cả ngân hàng nhà nước và ngân hàng tư nhân, ngày càng phát triển với nhiều dịch vụ tiện ích Nhờ vào công nghệ hiện đại, việc chuyển tiền qua ngân hàng trở nên nhanh chóng và thuận tiện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí Hơn nữa, việc thanh toán qua ngân hàng cũng đảm bảo an toàn cho quỹ tiền mặt, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển và hạn chế sai sót, gian lận trong các giao dịch.
3.2.3.2.Ý kiến thứ hai:Hoàn thiện sổ sách kế toán
Công ty nên mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt, bao gồm Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền, để quản lý tiền mặt và tiền gửi hiệu quả hơn Việc này sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ và chính xác lượng tiền thu chi trong kỳ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu bất kỳ lúc nào.
Theo nguyên tắc ghi chép kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt, do đó không cần ghi vào Nhật ký chung Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt vào sổ cái Mẫu các sổ này được quy định theo mẫu số S03a1-DN và S03a2-DN, theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, áp dụng cho sổ Nhật ký thu tiền và sổ Nhật ký chi tiền Dưới đây là các mẫu sổ Nhật ký đặc biệt.
Biểu số 3.1:Nhật ký thu tiền(Ghi Nợ TK111) Đơn vi:Công ty TNHH Thương mại Thanh Giang Địa chỉ:Số 39 Minh Khai.P.Minh Khai.Q.Hồng Bàng -HP
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
Năm: 2012 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 111 Ghi có các TK
Số trang trước chuyển sang
05/02 PT45 05/02 Công ty nhựa Vĩnh
An trả tiền hàng tháng trước
15/02 PT54 15/02 Xuất bán xi măng,thu tiền mặt
Biểu số 3.2: Nhật ký thu tiền(Ghi Nợ TK112) Đơn vi:Công ty TNHH Thương mại Thanh Giang Địa chỉ:Số 39 Minh Khai.P.Minh Khai.Q.Hồng Bàng -HP
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
Năm: 2012 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 112 Ghi có các TK
Số trang trước chuyển sang
12/02 Công ty Tân Anh trả tiền hàng
Viettinbank thông báo lãi tiền gửi
Biểu số 3.3: Nhật ký chi tiền(Ghi Có TK111) Đơn vi:Công ty TNHH Thương mại Thanh Giang Địa chỉ:Số 39 Minh Khai.P.Minh Khai.Q.Hồng Bàng -HP
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
Năm: 2012 Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 111 Ghi nợ các TK
Số trang trước chuyển sang
08/02 PC52 08/02 Thanh toán tiền hàng cho công ty CPT Hà Nội
21/02 PC61 21/02 Mua máy in cho phòng giám đốc
Biểu số 3.4: Nhật ký chi tiền(Ghi Có TK112) Đơn vi:Công ty TNHH Thương mại Thanh Giang Địa chỉ:Số 39 Minh Khai.P.Minh Khai.Q.Hồng Bàng –HP
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
Năm: 2012 Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Ghi có TK112 Ghi nợ các TK
Số trang trước chuyển sang
09/02 GBN23 09/02 Trả tiền mua hàng 108.500.000 108.500.000
21/02 GBN28 21/02 Trả tiền mua hàng 21.500.000 21.500.000
26/02 GBN34 26/02 Trả tiền mua hàng 210.000.000 210.000.000
3.2.3.3 Ý kiến thứ ba: Công ty phải tiến hành kiểm kê quỹ vào cuối tháng hoặc định kỳ
Việc kiểm kê quỹ công ty cần được thực hiện định kỳ vào cuối tháng hoặc khi có yêu cầu, thay vì chỉ vào cuối quý hoặc cuối năm, để đảm bảo có số liệu kịp thời cho việc đối chiếu Khi tiến hành kiểm kê, biên bản cần ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý quỹ.
Bản kiểm kê quỹ được lập thành hai bản, một bản lưu ở thủ quỹ, cần ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê Ưu điểm của việc này là giúp nhà quản lý nắm bắt số tồn quỹ thực tế, xác định số thừa thiếu so với quỹ, từ đó có biện pháp hiệu quả trong việc tăng cường quản lý quỹ, làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ kế toán chênh lệch.
Bảng kiểm kê quỹ đƣợc lập theo mẫu sau:
Biểu số 3.5: Bảng kiểm kê quỹ Đơn vi:………
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số: Hôm nay, vào giờ ngày tháng năm
Chúng tôi bao gồm: Ông/Bà (Đại diện kế toán), Ông/Bà (Đại diện thủ quỹ), Ông/Bà (Đại diện khác) Chúng tôi đã tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và thu được kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lƣợng Số tiền
I Số dƣ theo sổ quỹ: x
II Số kiểm kê thực tế x
5 - III Chênh lệch (III = I – II) x
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
3.2.3.4.Ý kiến thứ tư:Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Hiện nay, công ty đang gặp khó khăn do khoản phải thu từ khách hàng quá lớn, ảnh hưởng đến khả năng huy động vốn gấp Để khắc phục tình trạng này, công ty cần khuyến khích khách hàng thanh toán sớm và lập hồ sơ chi tiết cho từng khoản nợ cùng với từng đối tượng khách hàng Đồng thời, hàng tháng cần báo cáo tình hình nợ phải thu lên Ban giám đốc và trích lập khoản dự phòng cho những khoản nợ khó đòi.
Theo Thông tư 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009, hướng dẫn về chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, phương pháp xác định mức dự phòng cần lập được quy định rõ ràng.
Thời gian quá hạn thanh toán Mức dự phòng trích lập
6tháng ≤ T≤ 1 năm 30% giá trị nợ phải thu quá hạn
1 năm