Những vấn đề chung về công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ
1.1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho là nguồn lực dự trữ quan trọng để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai, chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại Nó đóng vai trò thiết yếu trong quá trình luân chuyển vốn lưu động và phản ánh tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp Việc quản lý hàng tồn kho hợp lý là cần thiết, vì lượng hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít đều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại.
Trong quá trình kinh doanh, các doanh nghiệp phải quản lý nhiều loại mặt hàng với đặc điểm và khả năng lưu chuyển khác nhau Điều này yêu cầu doanh nghiệp thường xuyên theo dõi tình hình lưu chuyển hàng hóa để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.
Kế toán là công cụ quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp kiểm kê và giám sát hàng hóa hiệu quả Thông qua kế toán hàng tồn kho, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình lưu chuyển hàng hóa, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác Việc quản lý chặt chẽ hàng tồn kho, giống như các tài sản khác, là cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu lợi nhuận.
1.1.2 Khái niệm, đặc điểm của hàng tồn kho
1.1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho
Theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho (Ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ- BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001) hàng tồn kho là:
- Tài sản được bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường
- Tài sản đang trong quá trình kinh doanh sản xuất dở dang
- Là nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ đƣợc sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là tài sản ngắn hạn, đóng vai trò quan trọng trong việc dự trữ cho quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa Nó bao gồm các sản phẩm đang được sản xuất và những hàng hóa đã hoàn thành nhưng chưa được tiêu thụ.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm:
- Hàng hoá mua về để bán (hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến)
Thành phẩm tồn kho bao gồm các sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa được xuất bán, cùng với các sản phẩm dở dang là những sản phẩm chưa hoàn tất quy trình sản xuất Ngoài ra, thành phẩm gửi đi bán là những sản phẩm đã hoàn thành và đã thực hiện thủ tục nhập kho.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho bao gồm tất cả các loại hàng hóa được mua về để bán, bao gồm hàng hóa hiện có trong kho, hàng đang vận chuyển và hàng đã được gửi đi bán.
1.1.2.2 Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Hàng tồn kho là một thành phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, đóng góp lớn vào tổng tài sản lưu động Quản lý và sử dụng hiệu quả hàng tồn kho không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn nâng cao hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho có nguồn gốc từ nhiều yếu tố khác nhau, dẫn đến chi phí cấu thành giá gốc hàng tồn kho cũng đa dạng Việc xác định chính xác các yếu tố chi phí này là cần thiết để tính toán và hạch toán, từ đó giúp xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thường xuyên tham gia vào các nghiệp vụ với tần suất lớn Điều này dẫn đến sự biến đổi liên tục về hình thái hiện vật của hàng tồn kho, đồng thời chúng chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang và thành phẩm.
- Hàng tồn kho có thể bị hao mòn hữu hình hoặc vô hình thông qua các biểu hiện của hàng hóa nhƣ hƣ hỏng, lỗi thời…
- Giá trị nhập kho của hàng tồn kho thường được cộng (hoặc trừ) các chi phí thu mua, các khoản giảm giá, bớt giá,…
- Nhiều phương pháp đánh giá, tính giá thực tế xuất hàng tồn kho nên khác nhau về trị giá hàng tồn kho thực tế và lợi nhuận kinh doanh
Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị của hàng tồn kho là một nhiệm vụ phức tạp Nhiều loại hàng tồn kho, như tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, đồ cổ và kim khí quý, thường rất khó để phân loại và định giá chính xác.
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp rất đa dạng và đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Việc xác định và ghi nhận hàng tồn kho cần được chú trọng thường xuyên vì nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cần phân loại và sắp xếp hàng hóa theo các nhóm và tiêu chí nhất định, đặc biệt là phân loại theo nguồn gốc hình thành.
- Hàng tồn kho đƣợc mua vào bao gồm:
Hàng mua từ bên ngoài là toàn bộ hàng tồn kho mà doanh nghiệp thu mua từ các nhà cung cấp bên ngoài hệ thống tổ chức của mình.
Hàng mua nội bộ là toàn bộ hàng tồn kho mà doanh nghiệp thu mua từ các nhà cung cấp trong hệ thống tổ chức kinh doanh của mình, bao gồm việc mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty.
+ Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công là toàn bộ hàng tồn kho đƣợc gia công sản xuất tạo thành
+ Hàng tồn kho đƣợc nhập từ các nguồn khác nhƣ: hàng tồn kho đƣợc nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho đƣợc biếu tặng…
Việc phân loại hàng tồn kho giúp xác định các yếu tố cấu thành giá gốc, từ đó tính toán chính xác giá trị hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành Điều này hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá mức độ ổn định của nguồn hàng trong kế hoạch và dự toán hàng tồn kho Ngoài ra, phân loại chi tiết giữa hàng tồn kho mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ cũng giúp xác định chính xác giá trị hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính hợp nhất.
Hàng hóa tồn kho là yếu tố quan trọng trong kinh doanh, phản ánh giá trị hàng hóa được dự trữ hợp lý Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả đảm bảo cho hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra bình thường, giúp duy trì sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho chƣa cần sử dụng: phản ánh hàng tồn kho đƣợc dữ trữ ở mức cao hơn
Nội dung về công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ
1.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho
Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và kiểm tra tình hình cung cấp cũng như sử dụng hàng tồn kho Quá trình này không chỉ được thực hiện tại kho mà còn diễn ra tại phòng kế toán, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
- Kế toán chi tiết hàng tồn kho được thực hiện một trong ba phương pháp: + Phương pháp thẻ song song
+ Phương pháp đối chiếu luân chuyển
+ Phương pháp sổ số dư
1.2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng hóa, căn cứ vào chứng từ nhập xuất hàng ngày để cập nhật số lượng và tính toán tồn kho cuối ngày Phòng kế toán lập thẻ kho với các chỉ tiêu như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số hàng tồn kho, sau đó giao cho thủ kho để sao chép hàng ngày.
Tại phòng kế toán, việc ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa được thực hiện qua sổ chi tiết hàng hóa, phản ánh cả số lượng và giá trị Kế toán cần kiểm tra và ghi chép các chứng từ nhập - xuất hàng hóa từ thủ kho hàng ngày hoặc định kỳ Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hóa để quản lý hiệu quả.
- Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho
Phương pháp này mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm tính đơn giản và dễ thực hiện, đảm bảo độ chính xác của thông tin và khả năng cung cấp nhanh chóng dữ liệu cần thiết cho việc quản trị hàng tồn kho.
Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán hiện đang gặp phải nhược điểm là sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Hơn nữa, quá trình kiểm tra đối chiếu chủ yếu chỉ diễn ra vào cuối tháng, điều này đã hạn chế hiệu quả hoạt động của kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp ít loại vật liệu, hàng hóa, khối lượng các nghiệp vụ thấp, xuất ít, phát sinh không thường xuyên
- Quá trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 1 1 Quá trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song
Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Phiếu nhập kho Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết nhập- xuất - tồn
Phương pháp thẻ song song là một kỹ thuật đơn giản, dễ thực hiện và rất tiện lợi khi được xử lý bằng máy tính Hiện nay, phương pháp này đang được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp.
1.2.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư
Phương pháp sổ số dư là một kỹ thuật quan trọng trong kế toán mà các doanh nghiệp áp dụng để xác định giá trị hàng hóa nhập, xuất và tồn kho Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kho chỉ theo dõi số lượng hàng hóa, trong khi phòng kế hoạch sẽ theo dõi giá trị của hàng hóa.
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho dựa trên các chứng từ liên quan Vào cuối tháng, thủ kho căn cứ vào số tồn của hàng hóa trên thẻ kho để ghi sổ số dư, theo thông tin do phòng kế hoạch gửi xuống vào ngày cuối tháng.
Sau khi các chứng từ nhập, xuất được ghi vào thẻ kho, thủ kho cần phân loại chúng theo từng loại hàng hóa Việc này nhằm lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán, kèm theo các chứng từ nhập, xuất cần thiết.
Nhân viên kế toán cần thực hiện trách nhiệm định kỳ 3-5 ngày một lần để kiểm tra kho, hướng dẫn thủ kho trong việc ghi chép và xem xét các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại Sau khi kiểm tra, họ sẽ ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ và thu nhận các chứng từ nhập, xuất liên quan.
Kế toán cần đối chiếu các chứng từ nhập, xuất với các chứng từ liên quan khác Sau đó, dựa vào giá hạch toán hiện tại, kế toán ghi giá vào các chứng từ và cột số tiền của phiếu giao nhận Cuối cùng, từ phiếu giao nhận, kế toán ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn hàng hóa.
Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn được lập riêng cho từng kho, với mỗi danh điểm hàng hóa ghi trên một dòng riêng biệt Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số tiền nhập và xuất trong tháng, đồng thời tính toán số dư cuối tháng cho từng loại hàng hóa trên bảng lũy kế.
Số dƣ trên bảng lũy kế phải khớp với số tiền đƣợc kế toán xác định trên sổ số dƣ do thủ kho chuyển về
Việc kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép tại kho giúp quản lý hàng hóa hiệu quả, đồng thời đảm bảo kế toán ghi chép đều đặn trong tháng Điều này không chỉ cung cấp số liệu kịp thời mà còn nâng cao chất lượng công tác kế toán.
Nhược điểm của phòng kế toán là chỉ ghi nhận giá trị tiền tệ của nhóm và loại vật tư, hàng hóa Do đó, để nắm bắt thông tin về tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng mặt hàng, cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.
Khi cần lập báo cáo tuần kỳ về vật tƣ, hàng hoá phải căn cứ trực tiếp vào số liệu trên các thẻ kho
Khi kiểm tra số liệu, nếu phát hiện sự không khớp giữa số dư trên sổ và bảng kê nhập, xuất, tồn kho, việc tìm kiếm và tra cứu sẽ trở nên phức tạp.
Khái quát chung về công ty TNHH TM Chấn Phong
Giới thiệu về công ty:
- Tên công ty (bằng tiếng Việt): CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CHẤN PHONG
- Tên công ty (bằng tiếng nước ngoài): CHAN PHONG TRANDING COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: CHAN PHONG TRANDING CO.,LTD
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 1A Ký Kon - Hồng Bàng - Hải Phòng
- Giám đốc: Bà Phạm Thu Thủy
- Email: tmchanphong.co@gmail.com
Kinh doanh đá công nghiệp, đá dân dụng, đá mài, đá cắt, vật liệu mài, nhám cuộn, nhám vòng, nhám xếp, keo
Kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị máy công – nông nghiệp, cơ khí, khóa, thiết bị ngành may, phụ liệu may mặc
Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa
- Đăng ký kinh doanh số: 0202002380, ngày 05 tháng 01 năm 2005
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH TM Chấn Phong
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Đầu tiên, tiền thân của công ty là một cửa hàng đại lý tại số 78 Tôn Đản với diện tích sử dụng là 50m 2 do bà Phạm Thu Thủy làm chủ cửa hàng Bà Phạm Thu Thủy và các thành viên trong gia đình trực tiếp kinh doanh bán hàng
Sau một thời gian hoạt động, chủ cửa hàng nhận thấy cần phải thích ứng với xu thế phát triển của nền kinh tế Để thực hiện điều này, họ đã quyết định thực hiện một bước chuyển mình lớn, mở ra một trang mới cho cửa hàng Nhờ sự hỗ trợ tư vấn từ Công ty tư vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh, bà Phạm Thu Thủy đã chuyển đổi hình thức kinh doanh, phát triển cửa hàng đại lý thành Công ty TNHH TM Chấn Phong.
Giám đốc công ty TNHH TM Chấn Phong là bà Phạm Thu Thủy, người đã dẫn dắt công ty trong quá trình chuyển đổi hình thức kinh doanh, mở rộng cả về quy mô và đa dạng hóa hình thức bán hàng Công ty đã mở thêm nhiều cửa hàng và tìm kiếm khách hàng mục tiêu, đồng thời nâng cấp tổ chức quản lý thông qua việc xây dựng nội quy và đào tạo cán bộ Cuối năm 2009, bà Thủy đã sử dụng ngôi nhà 4 tầng 200m² làm cửa hàng và văn phòng, cùng với một kho chứa hàng tại 54 Đông Hải, Hải Phòng với diện tích 450m² Cửa hàng số 58 Trần Nhân Tông, mặc dù đã hoạt động từ năm 2008, nhưng đã đóng cửa sau một tháng do khó khăn trong quản lý Hiện tại, ba cơ sở này chưa được kê khai là tài sản của công ty mà chỉ thuộc quyền sở hữu cá nhân của bà Thủy, ngoại trừ cửa hàng số 1A Ký Con được ghi nhận là tài sản thuê từ giám đốc.
Sau khi chuyển đổi hình thức kinh doanh, Công ty TNHH TM Chấn Phong đã không ngừng phát triển mạnh mẽ Công ty đã xây dựng các chiến lược ngắn hạn và dài hạn để mở rộng thị trường Chấn Phong cam kết đa dạng hóa sản phẩm và nâng cao chất lượng dịch vụ, luôn đặt khách hàng lên hàng đầu với phương châm “Đảm bảo chất lượng – giá cả tốt nhất – dịch vụ chu đáo” Sản phẩm của công ty có nguồn gốc phong phú, không chỉ từ trong nước mà còn từ nước ngoài, nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của thị trường.
Công ty TNHH TM Chấn Phong, mặc dù quy mô còn nhỏ, đã khẳng định vị thế là nhà phân phối uy tín các sản phẩm vật tư cho ngành sản xuất đồ gỗ, cơ khí, sắt, inox tại Hải Phòng.
Công ty đang tích cực mở rộng kinh doanh nhằm trở thành một doanh nghiệp lớn có tầm ảnh hưởng mạnh mẽ trên thị trường miền Bắc.
2.1.1.2 Những thuận lợi khó khăn của công ty a Thuận lợi
Qua quá trình hình thành và phát triển, công ty đã đạt được nhiều thành tích trong kinh doanh và xây dựng thương hiệu, nâng cao vị thế trên thị trường Đất nước đang phát triển theo hướng xã hội chủ nghĩa, với việc nhà nước đẩy mạnh xây dựng cơ sở hạ tầng, tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển mạnh mẽ hơn.
- Vị trí địa lý công ty nằm ngày trung tâm thành phố trong khu chợ đầu mối, tạo điều kiện tốt cho việc kinh doanh
Công ty đã xây dựng hình ảnh tích cực trong lòng khách hàng, nhận được sự ủng hộ và tin tưởng từ họ Số lượng khách hàng quen thuộc ngày càng tăng, nhờ vào việc cung cấp dịch vụ chất lượng Đầu vào và đầu ra của công ty được quản lý chặt chẽ, nhằm đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho tất cả các bên liên quan.
Qua quá trình hoạt động, công ty đã tích lũy nhiều bài học kinh nghiệm quý giá từ thực tiễn kinh tế, từ đó làm tư liệu cho các chiến lược kinh doanh trong tương lai.
Giám đốc là người có tinh thần trách nhiệm cao, luôn nỗ lực học hỏi để điều hành công ty một cách khoa học và hiệu quả Bà cũng chú trọng vào việc đào tạo và nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên, nhằm tối ưu hóa hoạt động của công ty.
Do quy mô công ty nhỏ và thiếu bộ máy tổ chức bài bản như các công ty lớn, việc phân công chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho nhân viên chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng nhân viên phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc.
Việc tuyển dụng lao động mới còn gặp nhiều khó khăn và khả năng gắn bó của lao động với công ty chƣa cao
Trình độ lao động còn hạn chế, công ty cần phải thường xuyên tổ chức đào tạo tập huấn để nâng trình độ cho đội ngũ nhân viên.
Đánh giá chung về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH TM Chấn Phong
Công ty TNHH TM Chấn Phong, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, chuyên cung cấp đá mài, đá cắt, vải nhám và keo, đã khẳng định vị thế vững chắc tại thị trường Hải Phòng và mở rộng ra các khu vực khác Thành công này có được nhờ vào sự lãnh đạo sáng suốt và chiến lược kinh doanh nhạy bén của Giám đốc, cùng với sự cống hiến của đội ngũ nhân viên trong công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM Chấn Phong, em đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ Giám đốc và các nhân viên, đặc biệt là phòng kế toán, giúp em tiếp cận với công tác kế toán tại doanh nghiệp và kế toán hàng tồn kho Qua việc áp dụng kiến thức học được và nghiên cứu thực tế, em nhận thấy công ty có một số ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán hàng tồn kho.
3.1.1 Ƣu điểm Đi đôi cùng với sự phát triển của công ty thì ban lãnh đạo đã phải không ngừng nâng cao phương thức quản lý, mở rộng quy mô kinh doanh, kho bãi, đưa ra những quyết sách đúng đắn, hợp lý và kịp thời với từng thời điểm để đem lại lợi ích tối đa cho công ty
* Về tổ chức công tác quản lý kinh doanh của doanh nghiệp
Bộ máy quản lý của công ty TNHH TM Chấn Phong được tổ chức đơn giản và gọn nhẹ, đảm bảo sự thống nhất từ cấp trên xuống cấp dưới Công ty liên tục cải thiện cấu trúc quản lý để phù hợp với thực tế và hoạt động một cách ổn định, hiệu quả.
- Các bộ phận trong công ty có sự gắn kết chặt chẽ với nhau theo một thể thống nhất
- Hệ thống cửa hàng đảm bảo hoạt ổn định, kho bãi đảm bảo hàng hóa lưu trữ trong điều kiện tốt nhất
Đội ngũ nhân viên của chúng tôi là những người nhiệt tình, năng động và sáng tạo, luôn tận tụy với công việc và có tinh thần trách nhiệm cao Mỗi nhân viên được phân công công việc cụ thể, giúp phát huy tối đa khả năng của bản thân.
* Về tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính và luôn cập nhật những thay đổi trong chế độ kế toán.
Công ty TNHH TM Chấn Phong áp dụng hệ thống chứng từ theo mẫu Bộ Tài chính, bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Tất cả thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đầy đủ, giúp thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, giúp cập nhật kịp thời các giao dịch kế toán hàng ngày Hệ thống này cho phép lãnh đạo doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt thông tin, từ đó xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh và đưa ra chiến lược kinh doanh mới phù hợp với nhu cầu thị trường Phương pháp hạch toán này hoàn toàn phù hợp với quy mô của doanh nghiệp.
Công ty phân công công việc phù hợp với năng lực của nhân viên, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, từ đó giúp công tác vận hành của công ty diễn ra ổn định.
* Về tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho của công ty
Công ty TNHH TM Chấn Phong đã xây dựng quy trình nhập-xuất kho hoàn thiện, trong đó việc nhập kho hàng hóa cần được lên kế hoạch và khảo sát theo nhu cầu thị trường thực tế Khi chiến lược nhập kho thành công, xuất kho sẽ được thực hiện kịp thời Các nhà quản lý phải đảm bảo luân chuyển hàng hóa hợp lý để tránh ứ đọng vốn và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng khi cần.
Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, mang lại sự đơn giản và dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu Để đảm bảo hiệu quả trong công tác này, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho, trong đó thủ kho quản lý hàng hóa thực tế, còn kế toán theo dõi qua sổ chi tiết hàng hóa Đồng thời, công ty thường xuyên thực hiện việc đối chiếu giữa số liệu kế toán chi tiết với thẻ kho và so sánh số liệu trên bảng nhập xuất tồn với sổ kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán tổng hợp hàng tồn kho, cho phép theo dõi liên tục giá trị nhập, xuất và biến động của hàng hóa Nhờ đó, công ty có thể nắm bắt kịp thời tình hình hàng tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát hàng hóa.
Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá hàng xuất kho sau mỗi lần nhập, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình Phương pháp này giúp kế toán đảm bảo tính kịp thời và chính xác của số liệu hàng tồn kho.
Mặc dù công tác kế toán, đặc biệt là kế toán hàng tồn kho, mang lại nhiều ưu điểm, nhưng công ty vẫn gặp phải một số hạn chế cần được khắc phục.
Công ty sở hữu một danh mục hàng hóa đa dạng với nhiều mặt hàng có giá trị lớn, do đó, việc lập kế hoạch đầu tư sửa chữa và nâng cấp kho bãi là rất cần thiết Điều này giúp đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt nhất, từ đó giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH TM Chấn Phong
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tại công ty
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc cập nhật thông tin kế toán là rất quan trọng Kế toán được coi là công cụ hiệu quả nhất để điều hành, quản lý và kiểm tra hiệu quả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bối cảnh cạnh tranh giá cả ngày càng gay gắt, việc hạch toán kế toán hàng tồn kho chính xác và kịp thời là yếu tố quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp Điều này giúp phản ánh chân thực giá thành hàng hóa, từ đó các nhà quản lý có thể phân tích và xây dựng chiến lược nhập xuất hàng hóa hiệu quả, nhằm tối ưu hóa lợi ích kinh tế cho công ty.
Công ty TNHH TM Chấn Phong đã nỗ lực trong việc tổ chức, quản lý và hạch toán kế toán hàng tồn kho Tuy nhiên, bên cạnh những thành công, công ty vẫn gặp phải một số hạn chế cần khắc phục để tối ưu hóa lợi nhuận Do đó, công ty cần nghiên cứu và áp dụng các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho, đảm bảo phù hợp với đặc điểm riêng và tập trung vào việc tiết kiệm chi phí tối đa.
3.2.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH TM Chấn Phong
3.2.2.1 Hoàn thiện về việc hiện đại hóa công tác kế toán
Trong thời đại số hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán để tối ưu hóa quy trình kế toán Chấn Phong hiện đang áp dụng hình thức kế toán trên Excel, nhưng để theo kịp xu thế phát triển, công ty cần tiếp thu những tiến bộ mới trong công nghệ Việc ứng dụng phần mềm kế toán sẽ giúp quản lý các nghiệp vụ kinh tế của công ty trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí, góp phần hiện đại hóa bộ máy kế toán của công ty
- Giảm sức lao động và khối lƣợng công việc cho nhân viên
- Các thông tin đƣợc xử lý nhanh, có độ chính xác cao
- Hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán sử dụng đƣợc thống nhất trong toàn công ty, giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, quản lý
Đáp ứng nhanh chóng và dễ dàng nhu cầu thông tin của từng người dùng theo mục đích sử dụng, giúp giảm thiểu khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí và đảm bảo công tác kế toán được thực hiện hiệu quả cao.
Một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay:
* Phần mềm kế toán MISA
Phần mềm kế toán này được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ kế toán như quản lý quỹ, ngân hàng, mua bán hàng hóa, hóa đơn, thuế, kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền lương, giá thành, hợp đồng và ngân sách Nó phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm thương mại, dịch vụ, xây lắp và sản xuất.
+ Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt, bám sát và tuân thủ chế độ kế toán
MISA hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ bằng cách theo dõi hiệu quả doanh thu, chi phí và công nợ Phần mềm tự động tính toán lợi nhuận theo từng phòng ban, giúp lãnh đạo dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận.
MISA cung cấp đa dạng gói sản phẩm phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp Chỉ với một giấy phép, doanh nghiệp có thể cài đặt trên nhiều máy tính với chi phí hợp lý.
MISA sử dụng công nghệ Microsoft và cơ sở dữ liệu SQL Server Express, đảm bảo an toàn bảo mật cho người dùng Việc áp dụng công nghệ hiện đại giúp tăng tốc độ in chứng từ và báo cáo nhanh gấp 3 lần so với các sản phẩm trước Đặc biệt, đây là một trong những sản phẩm đầu tiên tại Việt Nam cho phép thủ quỹ và thủ kho tham gia vào phần mềm ngoài kế toán, giúp tiết kiệm hơn 50% thời gian công việc của họ.
Chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian báo cáo và giảm rủi ro bị phạt do báo cáo chậm trễ hoặc số liệu không chính xác Điều này cung cấp cho kế toán trưởng dữ liệu cần thiết để hỗ trợ ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có báo cáo kịp thời để đưa ra quyết định Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, quy trình này đảm bảo lãnh đạo luôn nhận được số liệu báo cáo nhanh chóng, dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng chi nhánh.
Tự động sao lưu dữ liệu sau mỗi phiên làm việc giúp dễ dàng khôi phục thông tin khi có sự cố xảy ra Điều này đảm bảo rằng dữ liệu kế toán luôn được an toàn, ngay cả khi có sự thay đổi trong nhân sự kế toán.
+ Vì có SQL nên MISA đòi hỏi cấu hình máy tương đối cao, nếu máy yếu thì chương trình chạy rất chậm
+ Phần mềm mang tính công nghệ cao, mới nên đòi hỏi người dung phải tham gia khóa đạo tạo để sử dụng thành thạo nó
Các sản phẩm của MISA là phần mềm đóng gói, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, không yêu cầu báo cáo quản trị phức tạp.
* Phần mềm kế toán Fast Accounting
Giao diện của phần mềm Fast rất dễ sử dụng, cùng với việc sổ sách và chứng từ kế toán được cập nhật theo đúng chế độ kế toán hiện hành Tương tự như MISA, Fast cung cấp một hệ thống báo cáo đa dạng, giúp người dùng an tâm về các yêu cầu quản lý, bao gồm cả báo cáo quản trị và báo cáo tài chính.
+ Tốc độ xử lý rất nhanh
+ Cho phép kết xuất báo cáo ra Excell với mẫu biểu sắp xếp đẹp
+ Sử dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị Không cần cài đặt phần mềm trên máy chủ hay các phần mềm hỗ trợ khác
+ Dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo tính chính xác
+ Tính bảo mật chưa cao, trong khi thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ (không đáng kể)
+ Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt được data
Fast cung cấp nhiều dòng sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp từ siêu nhỏ đến quy mô tập đoàn Mỗi sản phẩm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý và kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ít nghiệp vụ, trong khi các doanh nghiệp lớn cần nhiều báo cáo quản trị Đặc biệt, doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng nên lựa chọn Fast để tối ưu hóa quy trình quản lý.
3.2.2.2 Hoàn thiện về hệ thống kho, bãi
Công ty TNHH TM Chấn Phong sở hữu nhiều loại hàng hóa đa dạng, trong đó có những sản phẩm có giá trị cao Do đó, việc bảo quản hàng hóa là rất quan trọng Công ty cần chú trọng nâng cấp và sửa chữa các kho, bãi chứa hàng hóa để đảm bảo công tác dự trữ được thực hiện hiệu quả và an toàn.