MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Khái niệm, bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương
Trước Đại hội Đảng lần thứ VI (1986), nền kinh tế Việt Nam hoạt động theo cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, trong đó tiền lương được xem là một phần thu nhập quốc dân do Nhà nước phân phối có kế hoạch Tiền lương phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất của toàn đơn vị, không phản ánh năng suất cá nhân, dẫn đến tình trạng công bằng giả tạo, khiến người lao động không được khuyến khích phát huy sáng kiến và cải thiện hiệu quả công việc Hệ quả là vào những năm 80, đất nước rơi vào khủng hoảng kinh tế xã hội nghiêm trọng Trong bối cảnh kinh tế thị trường, sức lao động trở thành hàng hóa và tiền lương chính là giá cả của sức lao động, phản ánh mối quan hệ thị trường chi phối các khía cạnh kinh tế và xã hội.
Tiền công không phải là giá trị hay giá cả thực sự của sức lao động, mà chỉ là hình thức biểu hiện của giá trị hoặc giá cả đó.
Tiền lương không chỉ phản ánh quan hệ kinh tế giữa người sử dụng lao động và người lao động, mà còn mang ý nghĩa xã hội sâu sắc, ảnh hưởng đến đời sống và trật tự xã hội Tiền lương là khoản tiền mà người mua sức lao động trả cho người bán sức lao động, thể hiện mối quan hệ kinh tế, đồng thời cũng phản ánh các vấn đề xã hội quan trọng.
Trong hoạt động kinh doanh, tiền lương là một phần quan trọng trong chi phí sản xuất, do đó, các chủ doanh nghiệp luôn phải quản lý và tính toán tiền lương một cách chặt chẽ Đối với người lao động, tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến mức sống của họ Mục tiêu nâng cao tiền lương là động lực thúc đẩy người lao động phát triển kỹ năng và trình độ, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.
Nhà nước hiện nay định nghĩa tiền lương là giá trị của sức lao động, được hình thành từ sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động Tiền lương không chỉ phản ánh giá trị sức lao động mà còn chịu ảnh hưởng của các quy luật kinh tế, trong đó quy luật cung cầu là yếu tố chủ yếu chi phối.
Trong khu vực kinh tế nhà nước và hành chính sự nghiệp, tiền lương là khoản tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh và cơ quan nhà nước chi trả cho người lao động Khoản tiền này được xác định theo cơ chế chính sách của nhà nước và thể hiện qua hệ thống thang lương, bảng lương do nhà nước quy định.
Trong thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chịu ảnh hưởng lớn từ thị trường và thị trường sức lao động Mặc dù tiền lương vẫn nằm trong khuôn khổ pháp luật và chính sách của chính phủ, nhưng nó chủ yếu là kết quả của các giao dịch trực tiếp giữa chủ và thợ, thể hiện qua các hợp đồng lao động Trong cơ chế mới, tiền lương của người lao động ở khu vực sản xuất kinh doanh chủ yếu do thị trường quyết định, nhưng sự quản lý vĩ mô của Nhà nước yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo thu nhập tối thiểu cho người lao động để đáp ứng nhu cầu sinh hoạt và học tập Từ góc độ xã hội, tiền lương không chỉ liên quan đến phân phối thu nhập mà còn ảnh hưởng đến quan hệ sản xuất, tiêu dùng và trao đổi, do đó chính sách tiền lương luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các quốc gia.
Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương:
Tiền lương danh nghĩa là khoản tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động, và số tiền này chịu ảnh hưởng trực tiếp từ năng suất lao động, cũng như trình độ và kinh nghiệm làm việc của nhân viên trong quá trình lao động.
Tiền lương thực tế là số lượng hàng hóa tiêu dùng và dịch vụ thiết yếu mà người lao động có thể mua được bằng mức lương thực tế của mình.
1.1.1.2 Khái niệm BHXH, BHYT, KPCĐ, bảo hiểm thất nghiệp
Tiền lương không chỉ bao gồm khoản thu nhập chính mà còn gắn liền với các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp Những quỹ xã hội này thể hiện sự quan tâm và hỗ trợ của toàn xã hội đối với người lao động, đảm bảo quyền lợi và an sinh cho họ.
Trong trường hợp người lao động mất sức lao động tạm thời hoặc vĩnh viễn do ốm đau, thai sản, tai nạn, họ sẽ được hưởng khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội để giảm bớt khó khăn trong cuộc sống Bảo hiểm xã hội (BHXH) là các khoản chi phí được tính vào quỹ BHXH, nhằm chi trả cho người lao động trong những tình huống này.
Khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động gặp khó khăn do ốm đau, thai sản hoặc tai nạn lao động được xác định dựa trên mức lương, chất lượng lao động và thời gian cống hiến của họ cho xã hội.
Người lao động được hưởng chế độ khám chữa bệnh miễn phí, bao gồm viện phí và thuốc men khi ốm đau, với điều kiện có thẻ bảo hiểm y tế (BHYT) mua từ tiền trích BHYT Đây là một phần của chế độ chăm sóc sức khoẻ dành cho người lao động Đồng thời, doanh nghiệp phải trích một tỷ lệ từ tiền lương để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn theo quy định của pháp luật, khoản này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh KPCĐ được sử dụng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động thông qua các hoạt động của tổ chức công đoàn.
Bảo hiểm thất nghiệp là khoản tiền mà người lao động và chủ doanh nghiệp cùng đóng góp, trong đó nhà nước hỗ trợ một phần thu nhập cho người lao động khi họ bị thất nghiệp.
1.1.2 Bản chất của tiền lương
Trong suốt những năm qua, Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong công cuộc đổi mới kinh tế Tuy nhiên, một số lĩnh vực xã hội vẫn chưa theo kịp với sự phát triển chung của đất nước Đặc biệt, vấn đề tiền lương vẫn chưa đủ để tạo động lực cho sự phát triển kinh tế - xã hội.
Vai trò và ý nghiã của tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, bên cạnh các khoản như trợ cấp BHXH, tiền thưởng và tiền ăn ca Chi phí tiền lương là một phần quan trọng trong giá thành sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp Việc tổ chức sử dụng lao động hợp lý và hạch toán chính xác sẽ giúp tính đúng thù lao lao động, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan Điều này không chỉ kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lượng lao động mà còn nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí lao động, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Hơn nữa, nó còn tạo điều kiện cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động.
1.2.1.2 Vai trò Đối với người lao động: Tiền lương là một phần cơ bản nhất trong thu nhập của người lao động, giúp họ và gia đình trang trải các chi tiêu, sinh hoạt, dịch vụ cần thiết Trong nhiều trường hợp, tiền lương kiếm được còn ảnh hưởng đến địa vị của người lao động trong gia đình, trong mối quan hệ với các bạn đồng nghiệp cũng như giá trị tương đối của họ đối với tổ chức và xã hội Khả năng kiếm được tiền công cao hơn sẽ thúc đẩy họ ra sức học tập để nâng cao giá trị của họ từ đó đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp mà họ làm việc Không phải ngẫu nhiên mà tiền lương trở thành tiêu chí đầu tiên quan trọng của người lao động khi quyết định làm việc cho một đơn vị tổ chức nào đó
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích người lao động, giúp họ thỏa mãn nhu cầu cá nhân Nó không chỉ là nguồn thu nhập mà còn là đòn bẩy kinh tế, thúc đẩy người lao động cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp và xã hội.
Tiền lương không chỉ bù đắp cho công sức lao động mà còn là công cụ để doanh nghiệp giám sát thái độ và tinh thần làm việc của nhân viên, từ đó đảm bảo hiệu quả công việc Để đạt được lợi nhuận cao, doanh nghiệp cần quản lý lao động một cách hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí và giảm giá thành sản phẩm.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc phân phối lao động, giúp người lao động có trách nhiệm hơn và sẵn sàng nhận nhiệm vụ Mức lương hợp lý không chỉ thu hút lao động mà còn sắp xếp công việc phù hợp, góp phần xóa bỏ khoảng cách vùng miền và thúc đẩy sự phát triển xã hội Từ góc độ kinh tế vi mô, tiền lương cao nâng cao sức mua, làm tăng thịnh vượng cho cộng đồng, nhưng cũng có thể dẫn đến tăng giá cả, ảnh hưởng tiêu cực đến người có thu nhập thấp Về mặt kinh tế vĩ mô, tiền lương là yếu tố then chốt trong thu nhập quốc dân, giúp nhà nước điều tiết thu nhập giữa các tầng lớp xã hội và duy trì mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, trong đó thu nhập bình quân đầu người là chỉ số quan trọng đánh giá sự thịnh vượng và phát triển của quốc gia.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong sản xuất, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng lao động Khi yếu tố sản xuất được tối ưu hóa, sản phẩm tạo ra sẽ mang lại lợi ích cao hơn cho người sử dụng lao động.
1.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương
1.2.2.1 Quy định của pháp luật:
Trước khi xây dựng cơ chế trả lương, doanh nghiệp cần tìm hiểu và tuân thủ các quy định pháp luật về lao động Các vấn đề quan trọng cần lưu ý bao gồm mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định, hợp đồng lao động, lương thử việc, lương thời vụ, cũng như lương trong các trường hợp thai sản, ốm đau và nghỉ việc.
Khảo sát mức lương trên thị trường lao động là việc cần thiết để doanh nghiệp liên tục cập nhật và điều chỉnh mức lương của mình Bằng cách so sánh với mức lương của đối thủ cạnh tranh và các chuẩn mực trên thị trường, doanh nghiệp có thể giúp nhân viên yên tâm hơn về tính cạnh tranh của mức lương mà họ nhận được.
Khi xác định mức lương, cần chú ý đến biến động giá cả sinh hoạt, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi của nền kinh tế quốc dân với mức lương chung còn thấp Việc xem xét các nhu cầu cơ bản của con người trở nên vô cùng quan trọng trong bối cảnh này.
1.2.2.3 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
Xác định đơn giá và quỹ tiền lương của doanh nghiệp là quá trình quan trọng nhằm xác định mức chi phí cho tiền lương và tỷ lệ trên doanh thu Đơn giá tiền lương hàng năm sẽ làm cơ sở cho việc xác định lương cơ bản cho các nhóm chức danh và là căn cứ để tính lương khoán dựa trên doanh thu hoặc số lượng sản phẩm.
- Phản ánh giá trị công việc: Khi xác định mức lương cho một người, phải xem xét giá trị công việc người đó mang lại cho doanh nghiệp
Mặc dù giá trị công việc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức lương, nhưng thâm niên công tác, bao gồm số năm phục vụ và kinh nghiệm, cũng cần được xem xét theo các giá trị xã hội phổ biến.
Việc tăng lương và chia thưởng cần dựa vào kết quả làm việc để đảm bảo công bằng và tạo động lực cho nhân viên Để thực hiện điều này, cần thiết lập một hệ thống đánh giá kết quả làm việc toàn diện, nhằm khuyến khích những nhân viên có hiệu suất cao.
1.2.2.4 Vùng địa lý: ở một số nơi có địa bàn khó khăn,vùng sau vùng xa, hải đảo mức lương có thể được ưu đãi mức lương cao hơn bình thường nhằm thu hút lao động để phát triển đồng đều giữa các khu vực
1.1.2.5 Nhóm các yếu tố khác: Tình trạng sức khoẻ có quan hệ với thời gian lao động, khối lượng và chất lượng công việc thực hiện nên nó có quan hệ tỷ lệ thuận đối với thu nhập của người lao động.
Một số khái niệm khác liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương
Phụ cấp lương là khoản tiền bổ sung cho lương cơ bản, nhằm bù đắp cho người lao động khi làm việc trong điều kiện không ổn định hoặc khó khăn Khoản phụ cấp này chưa được tính vào lương cơ bản và giúp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên trong môi trường làm việc không thuận lợi.
Phụ cấp lương thường có hai loại là phụ cấp chung cho các lao động xã hội và phụ cấp đặc thù riêng cho từng loại ngành nghề
Ngoài phụ cấp chức vụ lãnh đạo (gồm 7 mức: 0,1; 0,2 ; 0,3; 0,4; 0,5; 0,6; 0,7) tính trên lương tối thiểu còn có các khoản phụ cấp lương sau:
- Phụ cấp làm đêm, thêm giờ, thêm ca: áp dụng đối với công nhân viên chức làm việc từ 22 giờ đến 6 giờ sáng
Mức lương tối thiểu x hệ số lương (cả phụ cấp chức vụ) x Hệ số 1,3 (1,4) x Số giờ làm
Hệ số 1,3: dùng cho công việc không thường xuyên làm đêm
Hệ số 1,4: dùng cho công việc thường xuyên làm đêm
Làm thêm giờ: thanh toán theo Bảng chấm công làm thêm giờ- Mẫu 01b- LĐTL
Mức lương tối thiểu x hệ số lương (cả phụ cấp chức vụ) x Hệ số 1,5 (2 ;
Hệ số 1,5: áp dụng cho làm thêm vào ngày thường
Hệ số 2: làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần
Hệ số 3: làm thêm vào ngày lễ, tết
- Phụ cấp công tác lưu động áp dụng đối với một số ngành nghề hoặc công việc phải thường xuyên thay đổi địa điểm làm việc và ở nơi xa
Gồm 3 mức: 0,2; 0,4; 0,6 tính trên lương tối thiểu
- Phụ cấp khu vực: áp dụng với những nơi xa xôi hẻo lánh có nhiều khó khăn và khí hậu xấu
Theo Thông tư liên tịch số 03/2001/TTLT – BLĐTBXH – BTC – UBDTUN ngày 18/1/2001, chế độ phụ cấp khu vực được quy định với 7 mức khác nhau, cụ thể là 0,1; 0,2; 0,3; 0,4; 0,5; 0,7 và 1, được tính dựa trên lương tối thiểu.
Phụ cấp trách nhiệm áp dụng cho những nghề hoặc công việc có yêu cầu trách nhiệm cao hoặc kiêm nhiệm quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo Mức phụ cấp này được chia thành 4 mức: 0,1; 0,2; 0,3; và 0,5, tính dựa trên lương tối thiểu.
Phụ cấp thu hút được áp dụng cho công nhân viên làm việc tại các vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và đảo xa đất liền, nơi có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do thiếu thốn cơ sở hạ tầng.
Gồm 4 mức: 20%, 30%, 50% và 70%tính theo lương cấp bậc, chức vụ có thời gian hưởng từ 3 đến 5 năm đầu làm việc
Phụ cấp thu hút = Lương cấp bậc chức vụ
( Kể cả phụ cấp chức vụ) x % phụ cấp
Phụ cấp đắt đỏ được áp dụng cho những khu vực có chỉ số giá sinh hoạt cao hơn 10% so với mức giá sinh hoạt bình quân của cả nước.
-Phụ cấp độc hại nguy hiểm: áp dụng cho ngành nghề, công việc có tính chất nguy hiểm, độc hại
Gồm 4 mức: 0,1; 0,2; 0,3; 0,4 tính trên lương tối thiểu
Tiền thưởng là một hình thức thu nhập và là một động lực vật chất quan trọng, giúp khuyến khích người lao động nỗ lực hơn trong công việc của mình.
Tiền thưởng thường xuyên là khoản tiền thưởng được trả hàng tháng cùng với lương, nhằm khuyến khích người lao động sản xuất nhiều sản phẩm chất lượng cao, hoàn thành kế hoạch sớm và tiết kiệm vật tư, từ đó giảm giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng Khoản thưởng này được chi trả dựa trên tiền lương của nhân viên.
Thưởng định kỳ là khoản tiền thưởng được trao sau các kỳ thi đua lao động tiên tiến hoặc khi người lao động có thành tích đặc biệt, như chống hỏa hoạn hay bắt cướp Khoản thưởng này được trích từ quỹ khen thưởng nhằm ghi nhận và khuyến khích những nỗ lực xuất sắc của người lao động.
1.3.3 Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương
Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương
Có 3 cách phân loại quỹ lương của doanh nghiệp:
* Phân loại theo tính kế hoạch: có quỹ lương kế hoạch và quỹ lương thực hiện
Quỹ lương kế hoạch là tổng số tiền lương được xác định tại thời điểm bắt đầu kỳ kế hoạch, dựa trên cấp bậc, thang lương và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
Quỹ lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả trong kỳ, dựa trên sản lượng thực tế đạt được Điều này có thể dẫn đến sự khác biệt giữa quỹ lương thực hiện và quỹ lương kế hoạch.
* Phân loại theo đối tượng hưởng: quỹ lương của công nhân sản xuất, quỹ lương của người lao động còn lại trong doanh nghiệp
* Phân loại theo tính chất chính phụ:
Quỹ lương chính là tổng số tiền lương được tính theo thời gian làm việc, sản phẩm hoàn thành và các phụ cấp liên quan, nhằm đảm bảo chi trả cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
Quỹ lương phụ là khoản tiền được chi trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian họ nghỉ việc theo các chế độ như lễ, phép, tết, hoặc khi nghỉ vì lý do bất thường như ngừng việc không mong muốn.
Việc phân chia tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ là rất quan trọng trong kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản xuất Tiền lương chính của công nhân sản xuất được liên kết trực tiếp với quy trình sản xuất và được hạch toán vào chi phí sản xuất từng sản phẩm Ngược lại, tiền lương phụ của công nhân không gắn liền với từng sản phẩm cụ thể, do đó được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất theo tiêu chuẩn phân bổ nhất định.
Quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các thành phần sau:
- Tiền lương tính theo thời gian
- Tiền lương tính theo sản phẩm
- Tiền lương công nhật, lương khoán
- Tiền lương trả cho người lao động chế tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc do thiết bị máy móc ngừng hoạt động vì nguyên nhân khách quan
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động công tác hoặc đi làm nghĩa vụ của Nhà nước và xã hội
- Tiền lương trả cho người lao động nghỉ phép định kỳ, nghỉ phép theo chế độ của Nhà nước
- Tiền lương trả cho người đi học nhưng vẫn thuộc biên chế
- Tiền trả nhuận bút, bài giảng
- Tiền thưởng có tính chất thường xuyên
- Các phụ cấp theo chế độ quy định và các khoản phụ cấp khác đƣợc ghi trong quỹ lương
1.3.3.2 Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH)
Bảng tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPC, BHTN
Các quỹ Người lao động
Người sử dụng lao động ( Tính vào chi phí )
Trích từ ngân sách hoặc các quỹ khác
BHXH là khoản tiền mà người lao động và chủ doanh nghiệp cùng đóng góp vào quỹ bảo hiểm xã hội, nhằm hỗ trợ tài chính cho người lao động trong các trường hợp không thể làm việc, như nghỉ hưu, tử tuất, ốm đau hoặc thai sản.
Quỹ BHXH được hình thành từ việc trích một tỷ lệ phần trăm trên lương cơ bản và các khoản phụ cấp của công nhân, nhằm tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được khấu trừ từ tiền lương của công nhân.
Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
1.4.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Ghi chép phản ánh kịp thời số lượng thời gian lao động, chất lượng sản phẩm và tính chính xác tiền lương cho người lao động Đồng thời, việc này cũng đảm bảo tính chính xác của số tiền bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) trong chi phí và thu nhập của người lao động.
Trả lương đúng hạn cho người lao động là rất quan trọng, đồng thời cần giám sát chặt chẽ việc sử dụng quỹ lương Cung cấp tài liệu đầy đủ cho các phòng quản lý và chức năng cũng như lập kế hoạch cho quỹ lương trong kỳ tiếp theo là những bước cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính.
Tính và phân bổ chính xác đối tƣợng, tính giá thành
Phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) là rất quan trọng Đề xuất các biện pháp tiết kiệm quỹ lương sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực tài chính Đồng thời, cung cấp số liệu chính xác cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác sẽ nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài chính.
Kế toán cần lập báo cáo về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) Đồng thời, tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động và quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, BHTN, KPCĐ để đề xuất các biện pháp khai thác hiệu quả tiềm năng lao động nhằm tăng năng suất Bên cạnh đó, cần đấu tranh chống lại những hành vi vô trách nhiệm và vi phạm kỷ luật lao động cũng như các chính sách liên quan đến lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ và chế độ phân phối theo lao động.
1.4.2 Phân loại lao động trong doanh nghiệp
Trong các doanh nghiệp công nghiệp, việc phân loại lao động là công việc đầu tiên có vai trò quan trọng trong quản lý và hạch toán lao động tiền lương.
1.4.2.1 Phân loại theo tay nghề:
Phân loại lao động theo nhóm nghề nghiệp bao gồm:
Công nhân là những người thực hiện chức năng sản xuất chính, tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất bằng tay hoặc máy móc, và đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm.
Công nhân sản xuất phụ là những người đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, hỗ trợ trực tiếp cho công nhân chính hoặc tham gia gián tiếp vào việc sản xuất sản phẩm Họ thực hiện các nhiệm vụ phụ trợ nhằm đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
+ Lao động còn lại gồm có: Nhân viên kỹ thuật, nhân viên lưu thông tiếp thị, nhân viên hoàn chỉnh, kế toán, bảo vệ
1.4.2.2 Phân loại theo bậc lương:
Lao động trong doanh nghiệp được phân chia thành lao động trực tiếp và gián tiếp, với nhiều mức lương khác nhau theo bậc và thang lương Thông thường, công nhân trực tiếp sản xuất có từ 1 đến 7 bậc lương.
+ Bậc 1 và bậc 2: bao gồm phần lớn số lao động phổ thông chưa qua trường lớp đào tạo chuyên môn nào
+ Bậc 3 và bậc 4: gồm những công nhân đã qua một quá trình đào tạo
+ Bậc 5 trở lên: bao gồm những công nhân đã qua trường lớp chuyên môn có kỹ thuật cao
+ Lao động gián tiếp cũng có nhiều bậc lại chia làm nhiều phần hành
+ Việc phân loại lao động theo nhóm lương rất cần thiết cho việc bố trí lao động, bố trí nhân sự trong các doanh nghiệp
1.4.3.1 Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là quá trình ghi chép chính xác thời gian làm việc của từng nhân viên, từ đó tính lương một cách chính xác Việc này phản ánh số ngày, giờ làm việc thực tế, cũng như thời gian ngừng sản xuất hay nghỉ việc của người lao động trong từng bộ phận của doanh nghiệp Để thực hiện hạch toán, bảng chấm công được sử dụng hàng tháng cho từng tổ, phòng, nhóm, do người phụ trách hoặc người được ủy quyền thực hiện Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được ký xác nhận và gửi đến bộ phận kế toán để kiểm tra và tính lương, bảo hiểm xã hội Bảng chấm công không chỉ là tài liệu quan trọng để tổng hợp và phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động mà còn là cơ sở để kế toán tính toán kết quả lao động và tiền lương cho nhân viên.
Bên cạnh bảng chấm công, kế toán còn áp dụng nhiều chứng từ khác để phản ánh rõ ràng tình hình sử dụng thời gian lao động của công nhân viên trong các trường hợp cụ thể.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH là tài liệu xác nhận số ngày nghỉ của người lao động do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc nghỉ để chăm sóc con ốm Phiếu này được sử dụng làm căn cứ để tính toán trợ cấp BHXH thay cho lương theo quy định.
Phiếu báo làm thêm giờ là tài liệu xác nhận số giờ làm, đơn giá và tổng tiền làm thêm của từng công việc, đóng vai trò quan trọng trong việc tính lương cho người lao động Phiếu này có thể được lập cho từng công nhân theo từng công việc trong một đợt công tác hoặc cho cả tập thể.
- Biên bản điều tra tai nạn lao động
1.4.3.2 Hạch toán số lượng lao động
Việc theo dõi chính xác tình hình tăng giảm số lượng lao động theo từng loại là rất quan trọng để đảm bảo tính toán lương và các chế độ khác cho người lao động được thực hiện kịp thời Số lượng lao động của doanh nghiệp thường được ghi chép bởi phòng lao động tiền lương, giúp nắm bắt rõ ràng tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện tại.
Doanh nghiệp sử dụng sổ lao động để quản lý nhân lực, bao gồm cả số lượng và chất lượng lao động, đồng thời theo dõi biến động và việc chấp hành chế độ của người lao động.
- Số lƣợng lao động tăng lên khi doanh nghiệp tuyển dụng thêm lao động Chứng từ là các hợp đồng lao động
Số lượng lao động trong doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân như chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu hoặc nghỉ mất sức Các quyết định này được ghi nhận qua chứng từ từ Giám đốc doanh nghiệp.
Các hình thức trả lương, tính các khoản trích theo lương và phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương
1.5.1 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp
Việc tính và trả lương cho người lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và trình độ quản lý của đơn vị Mục đích chính của chế độ tiền lương là khuyến khích người lao động chú trọng đến kết quả công việc, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh Các hình thức trả lương phổ biến thường được áp dụng trong thực tế bao gồm
1.5.1.1 Hình thức trả lương theo thời gian
Tiền lương theo thời gian được tính dựa trên mức tiền công xác định và số giờ hoặc ngày làm việc thực tế, với điều kiện công việc đáp ứng yêu cầu Hình thức này thường áp dụng cho các công việc khó xác định sản phẩm hoặc không phụ thuộc vào máy móc Ưu điểm của việc trả lương theo thời gian là tính đơn giản, dễ quản lý và nhanh chóng trong tính toán Tuy nhiên, nhược điểm là tiền công không phản ánh đúng sự đóng góp của người lao động, dẫn đến việc hạn chế tinh thần làm việc và chất lượng công việc có thể bị ảnh hưởng.
Tiền lương theo thời gian = Thời gian làm việc x Đơn giá lương thời gian
Hình thức trả lương theo thời gian có 2 loại là hình thức trả lương theo thời gian giản đơn và hình thức trả lương theo thời gian có thưởng
Hình thức trả lương theo thời gian giản đơn
Hình thức trả lương theo thời gian giản đơn bao gồm:
Lương tháng là khoản tiền lương cố định mà người lao động nhận hàng tháng, dựa trên hợp đồng lao động và thang lương do Nhà nước quy định Khoản lương này thường áp dụng cho nhân viên trong lĩnh vực quản lý hành chính và quản lý kinh tế.
Tiền lương tháng = Mức lương cơ bản x ( hệ số lương + hệ số phụ cấp lương (nếu có))
Lương ngày là khoản tiền được trả cho một ngày làm việc, thường áp dụng cho các công việc có thể chấm công theo ngày Mức lương này được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế trong tháng và mức lương của một ngày.
Lương tháng = lương ngày x số ngày làm việc thực tế
+ Lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc
Số ngày làm việc theo chế độ quy định trong tháng Lương ngày + Lương tuần: là số tiền được trả cho một tuần làm việc
* Ƣu điểm: đơn giản, dễ tính toán và quản lý
Hạn chế của phương pháp này là không liên kết với kết quả sản xuất kinh doanh, dẫn đến việc không thực hiện được nguyên tắc phân phối theo lao động Do đó, hình thức này không khuyến khích người lao động nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng
Chế độ trả lương này kết hợp giữa hình thức trả lương theo thời gian và tiền thưởng cho người lao động khi đạt được các chỉ tiêu về số lượng hoặc chất lượng Các hình thức thưởng bao gồm thưởng năng suất, thưởng cho sáng kiến cải tiến kỹ thuật và thưởng cho việc hoàn thành công việc đúng tiến độ.
Chế độ này chủ yếu áp dụng cho công nhân trong các lĩnh vực như sửa chữa, điều khiển và những công việc liên quan đến cơ khí hoá.
Tiền lương = Lương theo thời gian giản đơn + tiền thưởng
Hình thức trả lương này không chỉ phản ánh trình độ làm việc và thời gian lao động của nhân viên mà còn liên kết chặt chẽ với thành tích công tác thông qua các chỉ tiêu xét thưởng Điều này khuyến khích người lao động chú trọng đến trách nhiệm và kết quả công việc Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, chế độ tiền lương này ngày càng được mở rộng và áp dụng rộng rãi.
1.5.1.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương theo sản phẩm là phương pháp tính lương dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, đảm bảo đáp ứng yêu cầu chất lượng Tiền lương cho mỗi đơn vị sản phẩm được xác định dựa trên các tài liệu hạch toán kết quả lao động.
Lương giờ = Tiền lương tháng
Số giờ làm việc theo chế độ quy định trong tháng
Lương tuần = Lương tháng x 12 tháng
Khối lượng (số lượng) sản phẩm, công việc hoàn thành đủ tiêu chuẩn chất lượng x Đơn giá tiền lương sản phẩm
Hình thức tiền lương sản phẩm khuyến khích người lao động nâng cao năng suất bằng cách gắn kết thu nhập với kết quả lao động Phương pháp tính lương này đơn giản và nhanh chóng, nhưng lại có hạn chế khi chỉ tập trung vào số lượng sản phẩm, dẫn đến việc chất lượng sản phẩm có thể bị xem nhẹ Thêm vào đó, người lao động chỉ nhận lương khi có sản phẩm, khiến phương thức này không hiệu quả trong trường hợp doanh nghiệp gặp sự cố như mất điện hoặc thiếu nguyên liệu.
Căn cứ vào đơn giá tiền lương và đối tượng trả lương, hình thức trả lương theo sản phẩm có nhiều hình thức khác nhau đó là:
Hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân
Hình thức trả lương theo sản phẩm chủ yếu áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất, nơi quy trình lao động có tính độc lập và có thể định mức sản phẩm cụ thể Tiền lương được tính dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá tiền lương cho mỗi sản phẩm.
Tiền lương phải trả = Sản lượng thực tế x Đơn giá tiền lương sản phẩm
Hệ thống lương theo kết quả lao động mang lại nhiều ưu điểm, như thể hiện rõ mối quan hệ giữa tiền lương và hiệu suất làm việc của người lao động Nó khuyến khích người lao động nâng cao tay nghề và tăng năng suất, từ đó cải thiện thu nhập cá nhân Ngoài ra, phương pháp tính lương này cũng rất đơn giản và dễ dàng áp dụng.
Hạn chế trong công việc là hiện tượng chạy đua theo số lượng, dẫn đến việc coi nhẹ chất lượng Người lao động thường ít chú trọng đến việc tiết kiệm nguyên vật liệu, bảo trì máy móc và công việc chung của tập thể.
Hình thức trả lương theo sản phẩm tập thể
Hình thức trả lương tập thể thường được áp dụng cho các công việc yêu cầu sự hợp tác của nhóm, như lắp ráp thiết bị hay sản xuất theo dây chuyền Năng suất lao động chủ yếu phụ thuộc vào sự đóng góp của toàn bộ nhóm Phương pháp này tính tổng tiền lương cho cả tập thể, sau đó phân bổ cho từng cá nhân dựa trên trình độ tay nghề của họ Cách tính lương tập thể giúp khuyến khích sự hợp tác và nâng cao hiệu quả công việc.
+ Xác định đơn giá tiền lương: ĐG = L/Qđm hoặc ĐG = L x T
Trong đó: - ĐG là đơn giá tiền lương theo sản phẩm tập thể
- L: tổng tiền lương tính theo cấp bậc của cả nhóm
- Qđm: là định mức sản lƣợng
Để tính toán tiền lương cho từng người lao động, phương pháp phổ biến là sử dụng hệ số điều chỉnh Hệ số này được xác định thông qua một công thức cụ thể, giúp đảm bảo tính công bằng và hợp lý trong việc chi trả lương.
- H: là hệ số điều chỉnh
- TL: là tổng tiền lương tập thể người lao động nhận được
Hạch toán thanh toán lương với người lao động
Để tính toán tổng mức tuyệt đối cho người lao động trong kỳ hạn được trả và thanh toán, cần xác định trình tự thực hiện Điều này yêu cầu phải có những điều kiện nhất định.
Phải thu thập đủ các chứng từ có liên quan về số lƣợng và chất lƣợng lao động
Phải dựa vào các văn bản quy định chế độ trả lương, thưởng, phụ cấp của nhà nước
Phải xây dựng hình thức trả công thích hợp cho từng loại lao động trước khi đi vào công việc tính toán tiền công
Việc phân chia tiền công hợp lý cho từng người lao động là rất quan trọng, đặc biệt khi các công việc được thực hiện bởi những nhóm lao động khác nhau về ngành nghề, cấp bậc và hiệu suất làm việc.
Xây dựng chứng từ thanh toán tiền công và các khoản liên quan cho người lao động là bước quan trọng trong quy trình tính lương và thanh toán Chứng từ này được hoàn thiện sau khi thực hiện việc trả công cho từng nhân viên, trở thành tài liệu gốc để ghi sổ tổng hợp tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH).
Để phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cho từng đối tượng chịu chi phí sản xuất, cần lựa chọn tiêu thức phù hợp dựa trên bảng tính lương gián tiếp Sau đó, sử dụng tiêu chuẩn trung gian để phân bổ cho đối tượng chịu phí tiền lương cuối cùng Cuối cùng, lập chứng từ ghi sổ cho số liệu đã phân bổ, làm căn cứ ghi sổ tổng hợp của kế toán theo đúng nguyên tắc.
Xây dựng mối quan hệ ghi sổ tài khoản dựa trên nội dung thanh toán và tiến hành tính toán phân bổ tiền lương phù hợp với yêu cầu thông tin của đối tượng kế toán đã nêu.
Dựa trên các chứng từ hạch toán thời gian lao động và kết quả lao động, kế toán tiền lương tiến hành tính lương sau khi kiểm tra các chứng từ này Việc tính lương, thưởng và các khoản khác phải tuân theo hình thức trả lương hiện hành tại doanh nghiệp Kế toán lập bảng thanh toán lương, bao gồm lương chính sách, lương sản phẩm, phụ cấp, trợ cấp và bảo hiểm cho từng lao động, cùng với bảng thanh toán tiền thưởng Bảng thanh toán lương là căn cứ để thanh toán cho người lao động trong các đơn vị sản xuất kinh doanh và được thực hiện theo từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công Sau đó, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương tổng hợp cho toàn doanh nghiệp hàng tháng, bảng này sẽ được ký duyệt bởi kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị Dựa trên bảng tổng hợp, kế toán sẽ viết phiếu chi và thanh toán lương cho từng bộ phận, đồng thời lập bảng phân bổ tiền lương để hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh Việc thanh toán lương thường được chia thành hai kỳ trong tháng, với kỳ 1 là tạm ứng.
+ Kỳ 2: Thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản phải khấu trừ vào lương của người lao động theo chế độ quy định
Tiền lương được phát tận tay cho người lao động hoặc tập thể, và khi nhận lương, họ phải ký vào bảng thanh toán Đối với lao động nghỉ phép vẫn hưởng lương, khoản này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Do việc nghỉ phép thường không đều đặn, cần trích trước tiền lương nghỉ phép vào chi phí từng kỳ hạch toán để tránh biến động giá thành sản phẩm.
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất theo kế hoạch
= Tiền lương thực tế công nhân sản xuất trong tháng x Tỷ lệ trích trước
Tổng số tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch năm của công nhân SX x 100%
Tổng số tiền lương chính phải trả theo KH năm của công nhân SX
K ế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.7.1.1 Chứng từ hạch toán lao động
Chứng từ ban đầu về lao động là tài liệu thiết yếu để tính toán lương và các khoản phụ cấp cho người lao động, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả quản lý lao động trong doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần lập chứng từ này một cách chính xác và đầy đủ, phản ánh rõ ràng số lượng và chất lượng lao động, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý lao động hiệu quả.
Các chứng từ ban đầu gồm:
- Mẫu số: 01a- LĐTL - Bảng chấm công
- Mẫu số: 01b- LĐTL - Bảng chấm công làm thêm giờ
- Mẫu số: 04- LĐTL - Giấy đi đường
- Mẫu số: 05-LĐTL - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
- Mẫu số: 08- LĐTL - Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số: 09-LĐTL - Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
1.7.1.2 Chứng từ tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội
Dựa trên các chứng từ liên quan đến tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội đã được phê duyệt, kế toán tiến hành lập các bảng thanh toán cần thiết.
- Mẫu số: 02- LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương
- Mẫu số: 03- LĐTL - Bảng thanh toán tiền thưởng
- Mẫu số: 07- LĐTL - Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Mẫu số: 10- LĐTL - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- Mẫu số: 11- LĐTL - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ quan trọng để thanh toán lương và phụ cấp cho công nhân viên, đồng thời giúp kiểm tra quy trình thanh toán lương trong đơn vị Mỗi tháng, bảng này được lập dựa trên bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH và các chứng từ liên quan khác Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các tài liệu này để lập bảng thanh toán, sau đó gửi cho kế toán trưởng hoặc giám đốc đơn vị phê duyệt Cuối cùng, phiếu chi sẽ được lập và lương sẽ được phát cho công nhân viên, với bảng thanh toán lương được lưu trữ tại phòng kế toán của đơn vị.
Bảng thanh toán BHXH là chứng từ quan trọng để tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH thay lương cho người lao động, đồng thời lập báo cáo quyết toán với cơ quan quản lý BHXH Kế toán có thể lập bảng này cho từng phòng ban hoặc cho toàn đơn vị, tùy thuộc vào số lượng người cần thanh toán trợ cấp trong tháng Cơ sở lập bảng là "Phiếu nghỉ hưởng BHXH", trong đó cần ghi chi tiết từng trường hợp nghỉ, phân chia số ngày và số tiền trợ cấp Cuối tháng, kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người cũng như toàn đơn vị, sau đó bảng này sẽ được chuyển cho trưởng ban BHXH xác nhận và gửi cho kế toán trưởng duyệt chi.
1.7.2.1 Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Để tiến hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau:
- TK 334: Phải trả người lao động
- TK 338: Phải trả, phải nộp khác
- TK 335: Chi phí phải trả
Kế toán sử dụng nhiều tài khoản khác nhau để quản lý chi phí, bao gồm TK622 cho chi phí nhân công trực tiếp, TK627 cho chi phí sản xuất chung, và TK641 cho chi phí bán hàng.
TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp, TK: 111, 112, 138,…
1.7.2.1.1 Tài khoản 334 - Phải trả người lao động
Tài khoản này ghi nhận tiền lương, các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản thanh toán khác liên quan đến thu nhập của người lao động Kết cấu của tài khoản được tổ chức một cách cụ thể để phản ánh đầy đủ các khoản thu nhập này.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả hoặc đã ứng trước cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập của người lao động
- Các khoản tiền lương và thu nhập của người lao động chưa lĩnh chuyển sang các khoản thanh toán khác
- Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho người lao động trong kỳ
-Số dư Nợ (nếu có): số tiền trả thừa cho người lao động
-Số dư Có: tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên
*)Tài khoản này đƣợc mở chi tiết theo 2 tài khoản cấp 2:
TK 3341 - Phải trả công nhân viên ghi nhận các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho công nhân viên liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác.
TK 3348 - Phải trả người lao động khác phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán đối với những người lao động ngoài công nhân viên của doanh nghiệp Nó bao gồm tiền lương, tiền thưởng (nếu có) mang tính chất tiền công và các khoản thu nhập khác của người lao động.
1.7.2.1.2 Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác
Tài khoản này ghi nhận các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, tổ chức xã hội, cũng như cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT Nó bao gồm các khoản khấu trừ vào lương, các khoản vay mượn tạm thời, và giá trị tài sản thừa đang chờ xử lý.
Kết cấu của tài khoản này nhƣ sau:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý
- Bảo hiểm xa hội phải trả cho công nhân viên
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị
- Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ
- Kết chuyển doanh thu của kỳ kế toán
- Trả lại tiền cho khách hàng (trường hợp chưa kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng)
*)Bên Có:- Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chƣa rõ nguyên nhân)
Giá trị tài sản thừa cần phải được hoàn trả cho cá nhân hoặc tập thể, cả trong và ngoài đơn vị, theo quyết định được ghi trong biên bản xử lý, do có khả năng xác định ngay nguyên nhân của vấn đề.
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên
- Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện nước ở tập thể
- BHXH và KPCĐ vƣợt chi đƣợc cấp bù
- Các khoản phải trả khác
Số dư Nợ thể hiện số tiền đã thanh toán hoặc nộp vượt quá số tiền phải trả, bao gồm cả số BHXH và KPCĐ chưa được cấp bù.
+ Số tiền còn phải trả, phải nộp
+ Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ xử lý
+BHXH, BHYT, KPCĐ đã trích chƣa đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chƣa chi hết
+ Doanh thu nhận trước hiện có cuối kỳ
*)Tài khoản này có các tài khoản chi tiết cấp 2:
- TK 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết
- TK 3382 - Kinh phí công đoàn
- TK 3383 - Bảo hiểm xã hội
- TK 3385 - Phải trả về cổ phần hoá
- TK 3386 - Nhận ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn
- TK 3387 - Doanh thu chƣa thực hiện
- TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác
1.7.2.1.3 Tài khoản 335 Chi phí phải trả
Tài khoản này ghi nhận các khoản chi phí trích trước liên quan đến tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, sửa chữa lớn tài sản cố định và các khoản trích trước khác.
Kết cấu của tài khoản này nhƣ sau:
-Bên Nợ: Các khoản chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả và các khoản điều chỉnh vào cuối niên độ
-Bên Có: Khoản trích trước tính vào chi phí của các đối tượng có liên quan và khoản điều chỉnh vào cuối niên độ
- Hàng tháng trên cơ sở tính toán tiền lương, tiền công phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ:
Có TK 334 + Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí, kế toán ghi:
- Phản ánh các khoản BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên nhƣ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động
- Cuối kì tính trả số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng
- Tính BHXH, BHYT trừ vào lương của người lao động
Có TK 338 (3383, 3384) -Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên:
- Thanh toán lương và các khoản trích theo lương cho công nhân viên:
- Nếu thanh toán bằng vật tƣ hàng hoá
+ Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ:
- Chi tiêu KPCĐ, BHXH tại doanh nghiệp:
- Phản ánh BHXH, KPCĐ chi vƣợt đƣợc cấp bù:
Có TK 338 (3382, 3383) -Số chi không hết phải nộp cho cơ quan quản lý quỹ:
- Cuối kì kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chƣa lĩnh:
1.7.2.1.5 Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
SƠ ĐỒ 1.1: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG
Các khoản trừ vào lương
- Tiền tạm ứng không chi hết
TS thiếu theo QĐ xử lý
Tính tiền lương, tiền công, phụ cấp Ăn ca phải trả cho CNV
TK 111, 112 ứng,thanh toán lương
& các khoản khác cho CNV
Tiền thưởng từ quỹ KTPL phải trả CNV
BHXH phải trả cho CNV
SƠ ĐỒ 1.2: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
SƠ ĐỒ 1.3: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP CHI PHÍ PHẢI TRẢ
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính trên lương nghỉ phép phải trả Đối với CNXL
CN điều khiển máy thi công
Tiền lương nghỉ phép phải phải trả CNSX
Hoàn nhập số trích lớn hơn số thực tế phát sinh
Số trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX
Cuối niên độ điều chỉnh SPS lớn hơn số đã trích
BHXH trả thay lương Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Tính vào chi phí SXKD
Khấu trừ vào tiền lương
Nhận khoản hoàn trả của cơ quan BHXH, KPCĐvề khoản DN đã chi
SƠ ĐỒ 1.4: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG, TIỀN THƯỞNG,
TK 111, 112 TK334 TK335 TK622 ứng trước và thanh toán
Lương nghỉ phép Trích trước lương nghỉ phép CNTTSX
Trích trước Lương CN sd máy
CNXL, CN sd máy, NV đội QL
Các khoản khấu trừ vào lương
TK333 thuế TNCN phải nộp
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất của
TK431 tiền thưởng phải trả từ QKT phải trả
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX
Khái quát về công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng là doanh nghiệp 100% vốn thuộc Công ty Cổ phần Gas Petrolimex, trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, với trụ sở tại số 1 - Bến Bính - Minh Khai - Hồng Bàng - Hải Phòng.
Năm 1994, đơn vị được thành lập với tên gọi Phòng kinh doanh Gas thuộc Công ty xăng dầu khu vực III Đến ngày 11/10/1997, đơn vị này chính thức đổi tên thành Xí nghiệp Gas trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực III.
Công ty xăng dầu khu vực III là một trong những đơn vị kinh doanh gas đầu tiên tại Việt Nam, với nhiều năm kinh nghiệm trong tổ chức và khai thác mặt hàng này Năm 1996, kho gas Thượng Lý chính thức hoạt động với sức chứa 1000 tấn, chủ yếu cung cấp gas cho các tỉnh từ Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế và các tỉnh phía Bắc Trong giai đoạn 1994 - 1996, công ty đã chiếm lĩnh thị trường với thị phần từ 80% đến 95%.
Từ năm 1997, nhu cầu sử dụng gas trong lĩnh vực dân dụng và công nghiệp ngày càng tăng, dẫn đến sự gia nhập mạnh mẽ của nhiều doanh nghiệp như Shell, Total, Đài Hải và Thăng Long Các công ty này đã đầu tư xây dựng kho bể và phát triển sản phẩm để đáp ứng thị trường Thị trường gas hiện nay đang diễn ra với sự cạnh tranh khốc liệt, tuy nhiên, hoạt động vẫn chịu ảnh hưởng từ việc hạch toán của công ty xăng dầu khu vực III.
Xí nghiệp Gas gặp nhiều khó khăn và thiếu tính chủ động, do đó vào ngày 11/01/1999, xí nghiệp đã được đổi tên thành chi nhánh Gas Hải Phòng Theo Quyết định 1669/12/2003/QĐ-HĐQT ngày 03/12/2003 của Bộ Thương Mại, Công ty gas đã được chuyển đổi thành Công ty Cổ Phần Gas Petrolimex, với trụ sở chính tại 775 đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Hà Nội Sau đó, Chi nhánh gas Hải Phòng đã trở thành Chi nhánh Gas Petrolimex Hải Phòng, với trụ sở chính tại số 1 - đường Hùng Vương, phường
Sở Dầu - Hồng Bàng - Hải Phòng căn cứ điều lệ tổ chức của Công ty Cổ phần Gas
Petrolimex được thành lập qua đại hội đồng cổ đông vào ngày 30/12/2003 Công ty gas có trách nhiệm nhập khẩu hàng hóa và chỉ đạo kinh doanh chung, trong khi chi nhánh gas Petrolimex Hải Phòng nhập hàng từ Công ty gas để cung cấp cho thị trường Hải Phòng và các đơn vị phía Bắc thông qua mạng lưới cửa hàng và đại lý trong ngành.
Trong giai đoạn 1990 - 2004, thị trường gas tại Hải Phòng và toàn quốc gặp nhiều thách thức với sự cạnh tranh khốc liệt từ 5 hãng gas khác nhau Dưới sự lãnh đạo của Công ty Gas, chi nhánh Gas Hải Phòng đã vượt qua khó khăn để phát triển bền vững, khẳng định vị thế trên thị trường nhờ vào bản sắc và sự độc đáo của Petrolimex Đội ngũ tiếp thị năng động của chi nhánh đã thành công trong việc tiếp cận khách hàng trong lĩnh vực dân dụng và công nghiệp, phục vụ nhiều khách hàng lớn như Sứ Hải Dương, Công nghiệp tàu thuỷ Ngô Quyền, ắc quy tia sáng và Thuỷ tinh Sanmiguel, với lượng tiêu thụ gas hàng tháng từ 200 đến 500 tấn.
Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng được thành lập vào ngày 01/04/2005, tách ra từ chi nhánh gas Petrolimex Hải Phòng Công ty hoạt động chủ yếu bằng cách nhập hàng từ công ty mẹ và phân phối sản phẩm đến các đơn vị phía Bắc cũng như thị trường Hải Phòng thông qua mạng lưới đại lý, cửa hàng và trung tâm.
Hiện nay công ty công ty đang hoạt động với tên giao dịch Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng
Trụ sở chính của công ty đặt taị:Số 1-Bến Bính-Minh Khai-Hồng Bàng-Hải Phòng,trực thuộc công ty Cổ Phần Gas Petrolimex
Mã số thuế của công ty: 0200622262 điện thoại: 0313.746817 Fax: 0313.824320
Website: www.Pgas.com.vn
Logo hoạt động của công ty:
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng: Thương mại và dịch vụ
Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng chuyên cung cấp gas rời và gas bình, hoạt động dựa trên nhu cầu nhập hàng từ Công ty Cổ phần Gas Petrolimex Hàng hóa được nhập khẩu qua cảng Hải Phòng và giao cho Công ty theo giá do Công ty mẹ quy định Dựa trên giá này, Công ty xác định giá bán cho các cửa hàng, tổng đại lý và khách hàng công nghiệp, cũng như giá bán lẻ cho người tiêu dùng Sau khi nhập khẩu, Công ty thực hiện đóng bình gas với các loại 9, 12, 13, 48 kg để phục vụ khách hàng dân dụng và công nghiệp, đồng thời cung cấp gas rời cho bán buôn.
Công ty chuyên kinh doanh và khai thác bếp gas cùng các phụ kiện như van điều áp và dây kẹp, nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh Dựa trên nhu cầu thị trường tại Hải Phòng, công ty nhập khẩu hoặc mua bếp gas và phụ kiện cần thiết cho gas dân dụng và công nghiệp, sau đó phân phối đến các đại lý và khách hàng Công ty tự quyết định giá bán bếp và phụ kiện, đảm bảo vốn kinh doanh và lợi nhuận.
2.1.3 Một số thành tích được
Giai đoạn 2006 - 2009, thị trường nhiên liệu có nhiều biến động, ảnh hưởng lớn đến Việt Nam và nhiều quốc gia khác Mặc dù gặp khó khăn, Công ty đã nỗ lực khắc phục, đưa ra chiến lược mới để phát triển Trong cơ chế mới, Công ty không chỉ tổ chức tốt hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhu cầu gas cho ngành kinh tế quốc phòng và đời sống xã hội, mà còn không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất, đổi mới trang thiết bị và phát triển thị trường, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh và giữ vững uy tín Công ty luôn hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật và nhiệm vụ chính trị, giữ vai trò chủ đạo trong kinh doanh gas tại Hải Phòng và các vùng lân cận, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước Bảng tổng hợp các chỉ tiêu dưới đây sẽ minh chứng cho những thành tích mà Công ty đã đạt được.
Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Doanh thu 517.691.131.770 625.804.700.960 222.708.638.160 Lợi nhuận trước thuế 6.952.978.912 668.664.305 7.250.652.820 Tổng giá trị tài sản 64.879.974.093 51.864.300.957 40.520.844.199
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy qu ản lý tại công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Gas Hải Phòng Một cơ cấu tổ chức hợp lý và khoa học giúp phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm, tạo môi trường làm việc thuận lợi cho cá nhân và các bộ phận Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả, công ty đã xây dựng bộ máy quản lý phù hợp với quy mô và nhiệm vụ kinh doanh, giúp chủ động ứng phó với biến động thị trường.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấo tổ chức máy quản lý của Cty TNHH Gas Petrolimex HP
Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Gas Hải Phòng được thiết kế theo mô hình trực tuyến chức năng, bao gồm nhiều bộ phận khác nhau nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Giám đốc Công ty Cổ phần Gas Petrolimex là người đứng đầu, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động kinh doanh của công ty Ông/bà trực tiếp quản lý công tác tổ chức cán bộ, hoạt động kinh doanh và tài chính, đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty.
+ Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách và chịu trách niệm toàn bộ việc kinh doanh ngành hàng của Công ty
* Các phòng ban chức năng
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong việc tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh liên quan đến gas và thiết bị sử dụng gas cho cả ngành công nghiệp và dân dụng Công việc này phải đảm bảo tuân thủ đúng nội dung đăng ký kinh doanh và phân cấp của công ty.
+ Phòng kỹ thuật và dịch vụ: Phòng này có chức năng giups giám đốc về công tác kỹ thuật nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh gas bao gồm:
Khối cửa Hàng, trung tâm Phân phối