Bản chất, vai trò và ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
1.1.1 Bản chất và chức năng của tiền lương
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, doanh nghiệp phải cạnh tranh về vốn, kỹ thuật, quy trình công nghệ và quản lý lao động để tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Trong đó, lao động là yếu tố quan trọng nhất, đóng vai trò quyết định trong quá trình sản xuất Lao động được hiểu là hoạt động có ý thức và mục đích của con người, tác động vào tự nhiên để biến nguyên liệu thành sản phẩm phục vụ nhu cầu sinh hoạt.
Tiền lương là khoản thù lao bằng tiền hoặc sản phẩm mà doanh nghiệp trả cho người lao động, tương ứng với thời gian, chất lượng và kết quả lao động mà họ đã đóng góp Nó đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích người lao động tuân thủ kỷ luật lao động, đảm bảo năng suất và tiết kiệm chi phí lao động, từ đó hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Chức năng của tiền lương
- Chức năng thước đo giá trị: là cơ sở để điều chỉnh giá cả cho phù hợp mỗi khi giá cả biến động
Chức năng tái sản xuất sức lao động đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì năng lực làm việc bền vững và hiệu quả Điều này được thực hiện thông qua việc đảm bảo mức lương đủ để bù đắp cho sức lao động đã hao phí của người lao động.
Chức năng kích thích lao động đóng vai trò như một đòn bẩy kinh tế, khi mức lương thỏa đáng sẽ thúc đẩy sản xuất và tăng năng suất lao động Khi người lao động nhận được mức đãi ngộ xứng đáng, họ sẽ làm việc với niềm đam mê và tinh thần sáng tạo, đồng thời gắn bó trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp Vì vậy, tiền lương không chỉ là công cụ khuyến khích vật chất mà còn là yếu tố quyết định đến hiệu quả làm việc của người lao động.
- Chức năng tích lũy: đảm bảo có dự phòng cho cuộc sống lâu dài khi người lao động hết khả năng lao động gặp bất trắc rủi ro
1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc thỏa mãn nhu cầu của người lao động, vì đây là nguồn thu nhập chính giúp họ đảm bảo cuộc sống tối thiểu Đồng thời, tiền lương cũng là chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động vì những sản phẩm họ tạo ra Nó như một cầu nối giữa người sử dụng lao động và người lao động; nếu mức lương không hợp lý, sẽ ảnh hưởng đến năng suất và kỷ luật lao động, dẫn đến việc doanh nghiệp không đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí và lợi nhuận Do đó, việc xác định mức lương hợp lý là cần thiết để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, đồng thời khuyến khích người lao động làm việc hăng say và tự giác.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng không chỉ đối với người lao động mà còn đối với nền kinh tế quốc gia Nó là động lực thúc đẩy sản xuất, nâng cao năng suất lao động và tạo điều kiện cần thiết cho việc tái sản xuất sức lao động.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, là một trong mười yếu tố đầu vào quyết định giá thành sản phẩm Chính sách tiền lương không chỉ giúp đánh giá hiệu quả kinh tế trong việc sử dụng lao động mà còn góp phần tích cực vào quản lý kinh tế, tài chính và lao động, từ đó kích thích sản xuất.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng đối với người lao động, không chỉ là nguồn thu nhập chính mà còn là yếu tố cần thiết để duy trì cuộc sống và phát triển bản thân Mức lương cũng phản ánh giá trị, uy tín và địa vị của người lao động, đồng thời là chỉ số để đánh giá cách thức mà chủ doanh nghiệp đối xử với nhân viên.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích và nâng cao năng lực của người lao động, từ đó tạo động lực cho sản xuất kinh doanh hiệu quả Mức lương hợp lý không chỉ thu hút nguồn lao động mà còn giúp cân bằng giữa các ngành, vùng và lĩnh vực Ngược lại, tiền lương không hợp lý sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng lao động, gây ra tình trạng chuyển dịch lao động và chảy máu chất xám, thậm chí dẫn đến các vấn đề phức tạp như đình công và bãi công.
Việc hoàn thiện chính sách quản lý và điều tiết tiền lương trong các lĩnh vực là nhiệm vụ hàng đầu được chính phủ và các nhà quản lý đặc biệt chú trọng.
1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương
Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao động, cấp bậc, chức danh, thang lương quy định, cũng như số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành đều là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức lương Ngoài ra, độ tuổi, sức khỏe và trang thiết bị kỹ thuật cũng đóng vai trò quyết định trong việc xác định tiền lương cao hay thấp.
+ Giờ công: là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định
Một ngày làm việc cần đủ 8 giờ; nếu không đạt yêu cầu này, nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản xuất sản phẩm và năng suất lao động, từ đó tác động đến mức lương của người lao động.
Ngày công là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiền lương của người lao động, với quy định tiêu chuẩn là 22 ngày làm việc trong tháng Nếu số ngày làm việc của người lao động thay đổi, tiền lương của họ cũng sẽ được điều chỉnh tương ứng.
Cấp bậc và chức danh của cán bộ công nhân viên (CBCNV) ảnh hưởng trực tiếp đến mức lương mà họ nhận được Mức lương này được xác định dựa trên hệ số phụ cấp, cao hay thấp, theo quy định của nhà nước Do đó, lương của CBCNV bị tác động đáng kể bởi các yếu tố này.
Số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành có ảnh hưởng lớn đến mức lương Nếu bạn sản xuất nhiều sản phẩm đạt tiêu chuẩn và vượt chỉ tiêu, lương sẽ cao Ngược lại, nếu sản phẩm ít hoặc chất lượng kém, lương sẽ bị giảm.
Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp
Công tác tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp là lựa chọn hình thức tiền lương phù hợp cho từng loại công việc trong các bộ phận sản xuất cụ thể Việc này không chỉ khuyến khích người lao động phát huy tối đa khả năng của mình mà còn giúp tổ chức và sử dụng thời gian làm việc hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm liên tục.
Tiền lương của người lao động được xác định dựa trên nguyên tắc phân phối lao động, trong đó lương được trả theo số lượng và chất lượng công việc Hiện nay, có nhiều hình thức trả lương, nhưng chủ yếu tập trung vào hai phương thức chính.
- Hình thức trả lương theo thời gian lao động
- Hình thức trả lương theo sản phẩm
1.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian lao động
Hình thức tiền lương theo thời gian được xác định dựa trên thời gian làm việc, ngành nghề và trình độ chuyên môn của người lao động.
Doanh nghiệp có thể xác định lương theo thời gian dựa trên yêu cầu và công tác quản lý, bao gồm hai hình thức chính: trả lương theo thời gian giản đơn và trả lương theo thời gian có thưởng.
- Tiền lương theo thời gian giản đơn bao gồm tiền lương tháng, tiền lương tuần, tiền lương ngày, tiền lương giờ
Tiền lương tháng là khoản tiền lương cố định được quy định cho các bậc lương trong tháng, thường áp dụng cho cán bộ công nhân viên làm việc trong lĩnh vực quản lý hành chính và kinh tế Lương tháng không áp dụng cho các ngành sản xuất và được tính toán theo một công thức cụ thể.
L tháng = Ml * ( Hl + H pc) Trong đó: Ml : mức lương tối thiểu
Hpc: hệ số các khoản phụ cấp + Tiền lương tuần: là tiền lương được trả theo tuần làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng
Mức lương tuần được tính bằng công thức: Mức lương tháng nhân 12 chia cho 52 tuần Tiền lương ngày là khoản tiền trả cho người lao động dựa trên mức lương tháng và số ngày làm việc thực tế trong tháng Khoản tiền lương này thường áp dụng cho những người lao động hưởng lương theo thời gian làm việc hoặc thời gian ngừng việc theo chế độ, cũng như cho lao động ngắn hạn.
Mức lương ngày = Mức lương tháng / 26 ngày ( hoặc 22 ngày)
Tiền lương giờ là khoản tiền trả cho người lao động dựa trên mức lương theo giờ và số ngày làm việc thực tế Mức lương giờ được xác định từ mức lương ngày và số giờ làm việc trong ngày, áp dụng cho những người lao động trực tiếp nhận lương theo sản phẩm.
Mức lương giờ = Mức lương ngày / 8 giờ
Tiền lương theo thời gian có thưởng là một hình thức kết hợp giữa trả lương theo thời gian và chế độ thưởng trong sản xuất kinh doanh Mục đích của hình thức này là nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và chú trọng đến khối lượng công việc hoàn thành Lương được chia thành hai phần: lương theo thời gian và tiền thưởng, nhằm khuyến khích người lao động.
+ Tiền lương theo thời gian giản đơn gồm: lương cơ bản, các khoản phụ cấp theo chế độ khi hoàn thành công việc hoặc đạt chất lƣợng
Doanh nghiệp thường chi trả các khoản tiền thưởng cho người lao động khi họ vượt mức sản xuất, giảm tỷ lệ phế phẩm hỏng, hoặc hoàn thành xuất sắc công việc được giao.
Hình thức trả lương này chưa chú ý đến chất lượng lao động, chưa gắn bó với kết quả cuối cùng, chưa có khả năng kích thích người lao động
1.2.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương theo sản phẩm, công việc hay lao vụ hoàn thành được áp dụng, trong đó tiền lương của người lao động được xác định dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá tương ứng cho từng loại công việc.
L tháng = Q l * ĐG Trong đó: L tháng : lương thực tế trong tháng
Để đảm bảo việc trả lương theo sản phẩm hiệu quả, cần chú trọng xây dựng định mức lao động, trong đó Ql là số lượng sản phẩm công nhân hoàn thành và ĐG là đơn giá tiền lương sản phẩm.
Để xây dựng đơn giá tiền lương hợp lý, cần thiết phải xác định định mức lao động một cách chính xác và giao cho người lao động Điều này giúp áp dụng các đơn giá sản phẩm khác nhau cho từng công việc, bao gồm đơn giá sản phẩm trực tiếp và đơn giá sản phẩm lũy tiến.
- Tổ chức nghiệm thu và thống kê sản phẩm kịp thời, chính xác, kiên quyết loại trừ những sản phẩm không đạt chất lượng khi tính lương
- Phải đảm bảo tính công bằng tức là những công việc giống nhau thì đơn giá định mức sản phẩm phải thống nhất ở mọi nơi, mọi ca, mọi người
Các hình thức tiền lương theo sản phẩm
Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp được áp dụng cho công nhân sản xuất có tính chất độc lập, cho phép định mức và kiểm tra nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể Mức lương của từng cá nhân sẽ dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá tiền lương đã được phê duyệt cho công nhân trực tiếp sản xuất.
L1 = Q1 * ĐG Trong đó : L1 : tiền lương thực tế của công nhân trong một tháng
Q 1 : số lƣợng sản phẩm trong tháng của công nhân ĐG : đơn giá sản phẩm
Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp là hình thức trả lương cho công nhân hỗ trợ quy trình sản xuất Những công nhân này không trực tiếp sản xuất sản phẩm nhưng có ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động của công nhân trực tiếp.
Tiền lương theo sản phẩm có thưởng là hình thức trả lương dựa trên sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp, kết hợp với chế độ khen thưởng do doanh nghiệp quy định, bao gồm thưởng sản phẩm và thưởng tăng năng suất lao động Hình thức này áp dụng cho từng cá nhân hoặc tập thể người lao động, khuyến khích hiệu quả làm việc và năng suất cao.
Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ BHTN, quỹ KPCĐ
Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương
Có ba cách phân loại quỹ lương của doanh nghiệp:
Phân loại theo tính kế hoạch:
Quỹ lương kế hoạch là tổng số tiền lương được xác định tại thời điểm bắt đầu kỳ kế hoạch, dựa trên cấp bậc, thang lương và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
+ Quỹ lương thực hiện: là tổng số tiền lương thực tế đã thực hiện trong kỳ đƣợc tính theo sản lƣợng thực tế đã thực hiện trong kỳ
Phân loại theo đối tượng hưởng: bao gồm quỹ lương của công nhân sản xuất và quỹ lương của người lao động còn lại trong doanh nghiệp
Phân loại theo tính chất chính phụ:
Quỹ lương chính là tổng số tiền lương được tính dựa trên thời gian làm việc, sản phẩm hoàn thành và các khoản phụ cấp liên quan, nhằm chi trả cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
Quỹ lương phụ là khoản tiền được chi trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian họ nghỉ việc theo chế độ, bao gồm các dịp lễ, phép, Tết, hoặc khi nghỉ vì lý do bất thường như ngừng việc không mong muốn.
Quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các thành phần sau:
- Tiền lương tính theo thời gian
- Tiền lương tính theo sản phẩm
- Tiền lương trả cho người lao động chế tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động công tác, đi làm nghiệp vụ trong thời gian chế độ quy định
- Tiền lương trả cho người lao động khi đã nghỉ phép, đi học theo chế độ quy định
- Tiền trả nhuận bút, bài giảng
- Tiền lương có tính chất thường xuyên
- Phụ cấp làm thêm giờ, thêm ca
- Phụ cấp công tác lưu động
- Phụ cấp khu vực, thêm niên ngành nghề
- Phụ cấp cho những người làm công tác khoa học kỹ thuật có tài năng
- Phụ cấp học nghề, tập sự
- Tiền ăn giữa ca của người lao động
Quỹ tiền lương không chỉ bao gồm lương cơ bản mà còn bao gồm khoản chi trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH) cho công nhân viên trong các trường hợp ốm đau, thai sản và tai nạn lao động, khi BHXH sẽ thanh toán thay cho lương.
Theo quy định của Nhà nước thì doanh nghiệp thường xác định tổng quỹ lương chung theo kế hoạch gồm các thành phần theo công thức:
VC = V kh + V pc + V bs + V tg
VC : tổng quỹ lương chung theo kế hoạch
V kh : tổng quỹ lương theo kế hoạch để xây dựng đơn giá tiền lương
V pc : quỹ kế hoạch các khoản phụ cấp lương và các chế độ khác (nếu có) không được tính trong đơn giá tiền lương theo quy định
V bs : quỹ lương bổ sung theo kế hoạch (phép năm, nghỉ việc riêng, nghỉ lễ tết…)
V tg : quỹ lương làm thêm giờ theo kế hoạch
1.3.2 Quỹ Bảo hiểm xã hội ( BHXH )
BHXH là quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành từ sự đóng góp của người lao động và doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ tài chính cho người lao động khi gặp phải các tình huống như nghỉ hưu, tử tuất, ốm đau, thai sản, hoặc tai nạn lao động.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải trích lập quỹ hàng tháng với tỷ lệ 22% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên cho công nhân viên.
+ Người sử dụng lao động phải nộp 16% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
+ Người lao động trực tiếp đóng 6% trên tổng quỹ lương (trừ vào thu nhập của người lao động)
- Quỹ BHXH đƣợc giao cho cơ quan BHXH quản lý thống nhất theo chế độ kế toán tài chính của Nhà nước và được Nhà nước bảo hộ
- Hàng quý, các doanh nghiệp căn cứ vào kế hoạch quỹ lương để đăng ký mức nộp với cơ quan BHXH tỉnh, thành phố
- Hàng tháng chậm nhất là ngày cuối tháng đồng thời với việc chi trả lương, doanh nghiệp trích nộp BHXH
Cuối mỗi quý, doanh nghiệp cần đối chiếu danh sách trả lương và quỹ tiền lương với cơ quan BHXH để lập bảng xác nhận số BHXH đã nộp Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải xử lý số chênh lệch theo quy định hiện hành.
- Quỹ BHXH được sử dụng chi tiết cho các trường hợp sau:
Chế độ trợ cấp ốm đau quy định rằng người lao động sẽ nhận được mức trợ cấp tương đương 75% tiền lương hoặc tiền công đã đóng bảo hiểm xã hội trong tháng liền kề trước khi nghỉ việc.
Chế độ trợ cấp thai sản quy định rằng người lao động sẽ nhận được 100% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đã đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) trong 6 tháng liền kề trước khi nghỉ việc.
Chế độ trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp đảm bảo người lao động được hưởng 100% mức lương trong thời gian điều trị Sau giai đoạn này, mức trợ cấp sẽ phụ thuộc vào mức độ suy giảm khả năng lao động, với mức hưởng dựa trên tiền lương trung bình của công chức Nhà nước.
Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu và có tối thiểu 20 năm tham gia BHXH sẽ nhận trợ cấp hưu trí bằng 45% lương Mỗi năm đóng BHXH thêm sẽ được tính thêm 2%, tối đa là 75% lương bình quân trước khi nghỉ hưu.
+ Chế độ tử tuất: tùy từng đối tƣợng sẽ đƣợc trợ cấp 1 lần hoặc hàng tháng
1.3.3 Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT)
Quỹ BHYT là khoản tiền do người lao động và chủ doanh nghiệp cùng đóng góp để chi dùng cho việc chăm sóc sức khỏe người lao động
Nội dung của quỹ BHYT
Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được xác định bằng 4,5% trên tổng quỹ tiền lương thực tế Trong đó, người sử dụng lao động chịu trách nhiệm nộp 3% trên tổng quỹ lương chính, khoản này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ 1,5% khấu trừ vào lương của người lao động
- Quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn (dưới hình thức mua BHYT) để bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho công nhân viên
Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) chi trả cho người lao động thông qua hệ thống y tế khi họ ốm đau Tất cả chi phí khám chữa bệnh sẽ được cơ quan BHYT thanh toán thông qua dịch vụ tại các cơ sở y tế, mà không chi trả trực tiếp cho người bệnh.
1.3.4 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
BHTN là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người bị mất việc không do lỗi của họ, theo quy định của Luật Đối tượng nhận bảo hiểm thất nghiệp là những lao động đang tích cực tìm kiếm việc làm mới và nỗ lực chấm dứt tình trạng thất nghiệp Người lao động sẽ nhận được một khoản tiền hỗ trợ theo tỷ lệ nhất định Ngoài ra, chính sách BHTN còn cung cấp hỗ trợ về học nghề và tìm việc làm cho những người tham gia.
- Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng
- Người lao động đóng bảo hiểm thất nghiệp bằng 1% tiền lương, tiền công tháng
Nhà nước sẽ cung cấp hỗ trợ tài chính từ ngân sách, tương đương 1% quỹ tiền lương và tiền công tháng của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp.
Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hạch toán lao động và kế toán tiền lương là yếu tố quan trọng liên quan đến quyền lợi người lao động, chi phí sản xuất, và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Việc thực hiện đúng các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước cũng là một yêu cầu cần thiết Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách chặt chẽ và thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ liên quan.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý nhân sự, tổ chức cần thực hiện hạch toán chính xác về thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của nhân viên Việc tính toán và thanh toán kịp thời tiền lương cùng các khoản trích liên quan là rất quan trọng để duy trì động lực làm việc và sự hài lòng của người lao động.
Để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong quản lý tài chính, cần phải tính toán và phân bổ chi phí tiền lương, tiền công cũng như các khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) cho các đối tượng sử dụng liên quan một cách hiệu quả.
Định kỳ, cần thực hiện phân tích tình hình sử dụng lao động và quản lý, cùng với các chỉ tiêu quỹ tiền lương, nhằm cung cấp thông tin kinh tế thiết yếu cho các bộ phận liên quan.
Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp
1.5.1 Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
Hạch toán số lƣợng lao động
Việc hạch toán lao động được ghi chép trên sổ danh sách lao động của doanh nghiệp, mở cho toàn bộ doanh nghiệp và từng bộ phận sản xuất Sổ này thể hiện rõ ràng thông tin về số lượng lao động hiện có, tình hình tăng giảm lao động, di chuyển lao động, trình độ, tuổi đời và tuổi nghề của nhân viên.
Số lượng lao động của doanh nghiệp được ghi chép trên sổ sách phản ánh tổng số lao động hiện có, bao gồm từng loại lao động theo nghề nghiệp, trình độ tay nghề và cấp bậc kỹ thuật Điều này bao gồm cả lao động tạm thời và dài hạn, lao động trực tiếp, gián tiếp, cũng như lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất.
Hạch toán số lượng lao động là quá trình theo dõi chính xác sự biến động tăng giảm của từng loại lao động Việc này cung cấp cơ sở để tính toán lương và các chế độ phúc lợi khác cho người lao động.
Lao động trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như dài hạn, tạm thời, trực tiếp và gián tiếp, và có sự biến đổi hàng năm Do đó, các doanh nghiệp cần theo dõi số lượng lao động để cung cấp thông tin cho quản lý hiệu quả Căn cứ ghi sổ bao gồm chứng từ ban đầu như hợp đồng tuyển dụng, giấy chuyển công tác và quyết định nâng bậc, được phòng tổ chức lập khi có các quyết định tương ứng Việc hạch toán lao động được thể hiện trên sổ danh sách lao động, do phòng tổ chức lập và chia thành hai bản để quản lý dễ dàng hơn.
+ Một bản do phòng lao động doanh nghiệp quản lý ghi chép
+ Một bản do phòng kế toán ghi chép
Mọi biến động về lao động cần được ghi chép kịp thời vào sổ danh sách lao động, từ đó làm căn cứ tính lương và các chế độ khác cho người lao động một cách chính xác Sổ lao động đóng vai trò quan trọng trong việc lập danh sách người lao động trong bảng chấm công và chứng từ hạch toán kết quả lao động tại các bộ phận.
Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là quá trình ghi chép chính xác và kịp thời thời gian làm việc của từng người lao động, nhằm xác định chính xác tiền lương phải trả cho họ.
Hạch toán thời gian lao động ghi nhận số ngày công và giờ làm việc thực tế của từng nhân viên, cũng như số ngày ngừng sản xuất và nghỉ việc của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Chứng từ hạch toán lao động gồm: bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH
Bảng chấm công hàng tháng theo dõi thời gian làm việc của từng cá nhân và bộ phận sản xuất, do tổ trưởng hoặc người được ủy quyền ghi chép hàng ngày Cuối tháng, tổng thời gian lao động của mỗi nhân viên được tính toán dựa trên số ngày công và ngày nghỉ để xác định lương phải trả Bảng tính lương cần được công khai để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Phiếu làm thêm giờ được hạch toán chi tiết cho từng người theo số giờ làm thêm thực tế
Phiếu nghỉ hưởng BHXH là tài liệu cần thiết trong các trường hợp ốm đau, con ốm, nghỉ thai sản và nghỉ tai nạn lao động Chứng từ này được cấp bởi cơ quan y tế hoặc bệnh viện và sẽ được ghi vào bảng chấm công để xác nhận thời gian nghỉ.
Hạch toán kết quả lao động Đối với bộ phận hưởng lương theo sản phẩm thì căn cứ để trả lương là
Phiếu xác nhận sản phẩm, phiếu công việc hoàn thành, bảng ghi năng suất cá nhân, và phiếu làm thêm giờ là các chứng từ quan trọng trong quản lý lao động tại doanh nghiệp, được sử dụng tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh Những chứng từ này ghi nhận thông tin về sản phẩm hoàn thành, thời gian lao động và chất lượng công việc, và cần có chữ ký xác nhận từ người lập, cán bộ kiểm tra kỹ thuật, và quản đốc phân xưởng Sau khi được duyệt, các chứng từ sẽ được chuyển cho nhân viên hạch toán tiền lương để tổng hợp kết quả lao động, sau đó gửi về phòng lao động tiền lương và cuối cùng là phòng kế toán để tính toán tiền lương Để tổng hợp kết quả lao động tại mỗi phân xưởng, cần mở sổ tổng hợp kết quả lao động, trong đó nhân viên hạch toán ghi chép kết quả của từng cá nhân và bộ phận Phòng kế toán doanh nghiệp cũng cần mở sổ tổng hợp để tổng hợp kết quả chung của toàn doanh nghiệp.
Hạch toán tiền lương cho người lao động
Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu quan trọng dùng để thanh toán lương và phụ cấp cho người lao động, đồng thời giúp kiểm tra và thống kê lao động tiền lương trong các đơn vị sản xuất kinh doanh Mỗi tháng, bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận (phòng, ban, tổ…) dựa trên bảng chấm công.
Cơ sở lập bảng thanh toán lương bao gồm các chứng từ lao động như bảng chấm công, bảng tính phụ cấp và phiếu xác nhận thời gian lao động Dựa vào các chứng từ này, kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán lương, sau đó trình kế toán trưởng để phê duyệt, làm căn cứ cho việc lập phiếu chi và phát lương.
Từ bảng thanh toán lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
1.5.2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
Hạch toán chi phí lao động tại doanh nghiệp sản xuất là một phần phức tạp trong quản lý chi phí sản xuất, do sự không đồng nhất trong cách trả thù lao giữa các bộ phận và thời kỳ khác nhau Việc hạch toán chính xác chi phí lao động rất quan trọng, vì nó là cơ sở để xác định giá thành và giá bán sản phẩm Để cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý doanh nghiệp, cần tuân thủ hai nguyên tắc chính trong hạch toán tiền lương: phân loại lao động và phân loại tiền lương hợp lý.
1.5.2.2 Trình tự hạch toán chung
Kế toán thu thập và kiểm tra các chứng từ ban đầu liên quan đến tiền lương, đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của các tài liệu này.
B2: Tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương là quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, bắt đầu bằng việc kiểm tra các chứng từ kế toán để xác định tiền lương cho cán bộ công nhân viên Sau khi hoàn tất việc tính lương, kế toán sẽ lập “Bảng thanh toán tiền lương”, đây là chứng cứ cần thiết để thực hiện thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng, tương ứng với từng bộ phận và bảng chấm công.
B3: Tính BHXH và lập bảng thanh toán BHXH: công việc tính BHXH phải trả cho công nhân viên phải được tiến hành trên: phiếu nghỉ hưởng BHXH
Hình thức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hiện nay trong các doanh nghiệp có các hình thức ghi sổ kế toán sau áp dụng trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Kế toán trên máy vi tính
Mỗi hình thức kế toán đều mang lại những ưu và nhược điểm riêng Do đó, các doanh nghiệp cần xem xét quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp nhất.
1.6.1 Hình thức “ Nhật ký chung”
Tổ chức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức “Nhật ký chung” là một phương pháp kế toán đơn giản, bao gồm các sổ sách như sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết Đặc điểm nổi bật của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi nhận vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó số liệu từ sổ nhật ký chung sẽ được sử dụng để ghi vào các sổ cái.
Hình thức nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
1.6.2 Hình thức “Nhật ký – Sổ cái”
Tổ chức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức “Nhật ký – Sổ cái” là phương pháp kế toán trực tiếp và đơn giản Hình thức này đặc trưng bởi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán.
Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái, được ghi chép dựa trên các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp từ các chứng từ gốc.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
1.6.3 Hình thức “Chứng từ ghi sổ” Đặc trƣng cơ bản của hình thức này là kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc ghi trực tiếp vào các “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên từng loại chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, đảm bảo có nội dung kinh tế tương đồng.
Bảng tổng hợp chứng từ
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ kế toán cần được đánh số hiệu liên tục theo từng tháng hoặc cả năm, dựa trên số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ Trước khi được ghi sổ kế toán, các chứng từ này phải được kế toán duyệt và kèm theo chứng từ liên quan.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ còn lại
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
1.6.4 Hình thức “Nhật ký - chứng từ”
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng nợ là một bước quan trọng trong quản lý tài chính Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả trong kinh doanh.
Kết hợp chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tức là theo tài khoản, là một phương pháp quan trọng trong quản lý tài chính Việc này không chỉ giúp tổ chức thông tin một cách khoa học mà còn nâng cao hiệu quả trong việc phân tích và ra quyết định kinh tế.
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau:
+ Sổ nhật ký – chứng từ + Sổ cái
+ Bảng kê + Bảng phân bổ
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ – CHỨNG TỪ
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
Chứng từ kế toán và bảng phân bổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê
1.6.5 Hình thức “Kế toán máy” Đặc trƣng cơ bản của hình thức này là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đầy đủ đƣợc sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính
Phần mềm kế toán được phát triển dựa trên hình thức kế toán cụ thể sẽ bao gồm các loại sổ tương ứng với hình thức đó, tuy nhiên, các mẫu sổ này không hoàn toàn giống với sổ kế toán ghi chép bằng tay.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY
Ghi Cuối Tháng Hoặc Định Kì
Quan Hệ Đối Chiếu, Kiểm Tra
KẾ TOÁN Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết