LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THEO TT200/2014 -
Một số khái niệm cơ bản về thanh toán với người mua, người bán theo TT200/2014
1 1 1 Khái niệm thức thanh toán và hình thức thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân, công ty hoặc tổ chức) sang bên kia, thường diễn ra khi có sự trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có tính ràng buộc pháp lý.
Phương thức thanh toán truyền thống nhất là hàng đổi hàng, nhưng trong thế giới hiện đại, các hình thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng và séc đã trở nên phổ biến Những phương thức này được sử dụng để thực hiện giao dịch mua bán giữa cá nhân, đơn vị và doanh nghiệp, với sự thống nhất giữa hai bên về cách thức thanh toán Trong các giao dịch thương mại, thanh toán luôn đi kèm với hóa đơn và biên nhận để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
Có hai nhóm phương thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt là hình thức mà bên mua sử dụng tiền mặt để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận hàng hóa Phương thức này thường áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ, quy trình đơn giản và khoảng cách giữa hai bên không xa.
Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào khả năng tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm lượng tiền lưu thông Các hình thức thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, thanh toán nhờ thu phiếu trơn, thanh toán nhờ thu kèm chứng từ và tín dụng chứng từ.
Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi :là phương thức thanh toán qua ngân hàng thường được các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng đã có
Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K đã duy trì mối quan hệ buôn bán với doanh nghiệp cả trước và trong cùng một quốc gia, tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp nhờ vào thủ tục đơn giản.
Phương thức nhờ thu phiếu trơn là hình thức thanh toán trong đó người bán ủy quyền cho ngân hàng thu hộ tiền từ người mua dựa trên hối phiếu do chính mình lập Trong quá trình này, chứng từ gửi hàng sẽ được gửi trực tiếp đến người mua mà không thông qua ngân hàng.
Phương thức tín dụng chứng từ là thỏa thuận giữa ngân hàng và người mở thư tín dụng, trong đó ngân hàng cam kết chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một cá nhân, với điều kiện người này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với quy định trong thư tín dụng.
Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là hình thức mà người bán ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ người mua, dựa trên bộ chứng từ gửi hàng thay vì hối phiếu Điều kiện để ngân hàng trao bộ chứng từ cho người mua là họ phải thanh toán hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu.
1.1.2 Nhiêm vụ kế toán thanh toán: Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Kế toán cần tổ chức ghi chép một cách chặt chẽ để theo dõi các khoản phải thu và phải trả theo từng đối tượng, từng khoản nợ và từng thời gian Việc này giúp đôn đốc thanh toán kịp thời, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Đối với khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, kế toán cần định kỳ kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn nợ vào cuối niên độ kế toán Nếu cần thiết, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
- Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý
Kế toán cần thiết lập hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để quản lý công nợ phải thu và phải trả Đồng thời, việc xây dựng nguyên tắc và quy trình kế toán cho thanh toán với người bán, người mua cần được thực hiện một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và chế độ hiện hành.
Nội dung tổ chức kế toán thanh toán với người mua theo TT200/2014 -BTC5 1 Nguyên tắc thanh toán với người mua
1.2.1 Nguyên tắc thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản thu nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng thu tiền trực tiếp
Để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ hiệu quả, cần phân loại các khoản thu của khách hàng dựa trên thời hạn thanh toán và đối tượng gặp vấn đề.
Đối với khách hàng có giao dịch thường xuyên và số dư nợ lớn, cần tiến hành kiểm tra và đối chiếu từng khoản nợ phát sinh vào cuối tháng kế toán Việc này bao gồm xác định số tiền đã thanh toán và số còn phải thanh toán, kèm theo văn bản xác nhận Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo thực tế để đảm bảo tính chính xác.
Các khoản phải thu bằng vàng, bạc và đá quý cần được ghi chép chi tiết cả về giá trị và hiện vật Vào cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Không được phép bù trừ số dư giữa bên nợ và bên có của tài khoản 131 Thay vào đó, cần căn cứ vào số dư chi tiết của từng bên để lấy số liệu chính xác cho Bảng cân đối kế toán.
1 2.2 Nội dung kế toán thanh toán với người mua (khách hàng) theo TT
200/2014- BTC a Chứng từ sử dụng
Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty sử dụng các chứng từ sau:
Hợp đồng kinh tế là văn bản pháp lý được ký kết giữa công ty và bên mua, trong đó quy định rõ ràng quyền và trách nhiệm của mỗi bên Hợp đồng này không chỉ xác định nghĩa vụ của các bên mà còn là căn cứ để xác minh tính hợp lý và thực tế của các giao dịch thanh toán.
Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K là người mua, trong hợp đồng đã quy định rõ ràng về số lượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề liên quan khác.
Hóa đơn GTGT được lập theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm 3 liên: liên 1 được lưu tại cuống, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 được sử dụng cho mục đích nội bộ để ghi sổ.
Phiếu thu là tài liệu do kế toán lập khi có nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt Phiếu thu được phát hành thành 3 liên, mỗi liên có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng Một liên được giao cho người nộp tiền, một liên được lưu tại cuống, và liên còn lại do thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Giấy báo có, hay còn gọi là giấy chuyển khoản, được phát hành bởi ngân hàng khi có tiền được chuyển vào tài khoản của công ty, nhằm thông báo cho công ty về khoản tiền đã được ghi nhận Việc sử dụng tài khoản và sổ sách kế toán là cần thiết để theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.
-Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131
Kết cấu tài khoản 131: Phải thu của khách hàng
-Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán)
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán)
Số tiền còn phải thu của khách hàng
Số dư bên có( nếu có):
Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể
Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu trong tài khoản để ghi nhận đầy đủ cả hai chỉ tiêu ở phần "Tài sản" và "Nguồn vốn".
1.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người muatheo TT200/2014-
SV: Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tổng hợp các khoản phải thu cuả khách hàng theo
1.3 Nội dung kế toán thanh toán với người bán theo TT200/2014- BTC
Khoản phải trả cho người bán là số tiền mà công ty nợ các nhà cung cấp hoặc người bán liên quan đến hàng hóa, lao vụ và dịch vụ mà công ty đã nhận nhưng chưa thanh toán.
1.3.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
Nợ phải trả cho người bán và nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, cũng như cho các nhà thầu xây lắp chính và phụ cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng Trong bảng chi tiết này, tài khoản sẽ phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán và nhà cung cấp, cũng như cho các nhà thầu xây lắp, mặc dù chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành.
Không được ghi nhận vào tài khoản này các giao dịch mua sắm vật tư, hàng hóa và dịch vụ đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Những vật tư, hàng hoá và dịch vụ đã nhận và nhập kho nhưng chưa có hoá đơn vào cuối tháng sẽ được ghi sổ theo giá tạm tính Khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, cần điều chỉnh lại giá cho phù hợp với thực tế.
Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán trong công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong DN theo TT200/2014-BTC
1.4.1 Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán trong công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong DN áp dụng hình thức Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ
Sổ Nhật ký, đặc biệt là sổ Nhật ký chung, ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kế toán Dữ liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để cập nhật sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
SV: Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.3 minh họa quy trình luận chuyển chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến khoản thanh toán với người mua và người bán theo phương pháp kế toán Nhật ký chung Quy trình này giúp đảm bảo việc ghi chép và theo dõi các giao dịch một cách chính xác và hiệu quả.
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan cùng lúc với việc ghi sổ Nhật ký chung.
Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, phiếu thu…
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết 131, 331
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ Định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt và ghi vào Sổ Cái, loại trừ số liệu trùng lặp Cuối tháng, quý hoặc năm, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh và kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết Số liệu sau khi kiểm tra sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký chung nổi bật với tính đơn giản, phù hợp cho mọi loại hình đơn vị kế toán, và thuận lợi cho việc sử dụng công nghệ kế toán Nó cũng tạo điều kiện dễ dàng cho việc đối chiếu và kiểm tra chi tiết dựa trên từng chứng từ gốc.
1.4.2 Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán trong công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong DN áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái
SV: Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4 minh họa quy trình luận chuyển chứng từ và sổ sách liên quan đến các khoản thanh toán giữa người mua và người bán, áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái Sơ đồ này giúp người dùng hiểu rõ hơn về quy trình quản lý tài chính và ghi chép kế toán trong giao dịch thương mại.
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã kiểm tra để ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có cho Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng trong cả hai phần, và Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, phiếu thu…
Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 331
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi ghi Sổ Nhật ký và Sổ Cái sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, sau đó cộng số liệu phát sinh để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng này, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số dư bên Nợ các tài khoản = Tổng số dư bên Có các tài khoản
Các sổ và thẻ kế toán chi tiết cần phải được khoá sổ để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính toán số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa trên số liệu khoá sổ này, lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản.
Dữ liệu trong "Bảng tổng hợp chi tiết" được so sánh với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký và Sổ Cái.
Sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ, nếu các số liệu khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là phương pháp kế toán đơn giản và dễ kiểm tra, nhưng không phù hợp cho các đơn vị lớn với nhiều nghiệp vụ kinh tế phức tạp Việc sử dụng hình thức này gặp khó khăn trong phân công lao động kế toán và thường dẫn đến việc lập báo cáo chậm.
SV: Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K
Một số nét khái quát về công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh
- CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN NHẬT LINH
- Địa chỉ: Tầng 6 toà nhà ACB, số 15 Hoàng Diệu, Phường Minh Khai,
Quận Hồng Bàng, Hải Phòng
Tên giao dịch: NL LOGISTICS
Tên viết tắt: NL LOGISTICS Đại diện pháp luật: NGUYỄN THỊ THÚY HƯƠNG Điện thoại: (0225)3569285 - Fax: (0225)3569286
2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH tiếp vận Nhật Linh
Công ty TNHH tiếp vận Nhật Linh, thành lập ngày 20/06/1998, là một doanh nghiệp hạch toán độc lập với tư cách pháp nhân và con dấu riêng theo quy định Công ty hoạt động với quyền tự chủ trong kinh doanh và tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý cho mọi hoạt động của mình theo luật pháp.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải, đã hoàn thành kế hoạch và nghĩa vụ với Nhà nước từ khi thành lập vào năm 1998 Dù gặp nhiều khó khăn trong những năm đầu, công ty đã phát triển nhờ chiến lược đúng đắn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn, đồng thời tích lũy nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh.
SV: Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K
Công ty TNHH tiếp vận Nhật Linh đang không ngừng cải tiến sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong bối cảnh mở rộng quan hệ kinh tế giữa Việt Nam và các quốc gia trong khu vực, đồng thời khai thác và mở rộng thị trường.
- Công ty TNHH một thành viên
2.1.3.Chức năng và nhiệm vụ a Các chức năng nhiệm vụ của công ty
Trong sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH tiếp vận Nhật Linh, công ty phải đảm nhiệm những chức vụ chính sau:
Tổ chức sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề, mục đích được thành lập
Chúng tôi tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ liên quan đến vận tải, nhằm đảm bảo công ăn việc làm ổn định và cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Bảo vệ doanh nghiệp và môi trường là trách nhiệm quan trọng để duy trì trật tự an toàn xã hội Việc tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của Nhà nước không chỉ góp phần bảo vệ lợi ích doanh nghiệp mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho cộng đồng.
Bảo toàn vốn, phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước
Công ty cam kết thực hiện phân phối theo kết quả lao động, đồng thời chăm lo và cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, công ty cũng chú trọng bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường, cũng như giữ gìn trật tự an ninh và an toàn xã hội.
Xây dựng và thực hiện các chính sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của công ty trên thị trường
Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là bước quan trọng giúp công ty xác định các chiến lược nâng cao tính cạnh tranh, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sản xuất và kinh doanh.
Thực hiện tốt các chính sách, quy định, đào tạo, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên của công ty
2.1.4 Ngành nghề chính của công ty
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty theo đăng ký kinh doanh
STT Tên ngành Mã ngành
1 Chế biến, bảo quản thịt và các sản phẩm từ thịt C1010
2 Chế biến, bảo quản thuỷ sản và các sản phẩm từ thuỷ sản C1020
3 Chế biến và bảo quản rau quả C1030
4 Sửa chữa các sản phẩm kim loại đúc sẵn C33110
… Bán buôn kim loại và quặng kim loại G4662
18 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ H4933
19 Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa H5022
20 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa H5210
24 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải H5229
25 Dịch vụ lưu trú ngắn ngày I5510
26 Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động I5610
27 Hoạt động tư vấn quản lý M70200
SV: Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K
2.1.5.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty a Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý tạiCông ty TNHH tiếp vận Nhật Linh
Như chúng ta thấy, bộ máy này được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng b Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý:
Giám đốc công ty là người đứng đầu và đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh Ông/bà cũng đảm nhiệm công tác lao động, quản lý tiền lương, cũng như các chế độ liên quan đến tuyển dụng và đãi ngộ nhân viên.
Phó Giám đốc công ty chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được Giám đốc giao phó, tổ chức và quản lý công việc của phòng kinh doanh và phòng kế toán Đồng thời, Phó Giám đốc thay mặt Giám đốc để giải quyết các vấn đề nội bộ và đôn đốc thực hiện các công việc đã được phân công.
Phòng Kinh doanh : Là phòng ban tổ chức thực hiện công việc liên quan đến khai thác thị trường, tổ chức giao nhận chứng từ …
Phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và kiểm soát việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế, đồng thời quản lý và theo dõi toàn bộ nguồn vốn của Công ty Phòng cũng có chức năng tham mưu cho Giám đốc, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý tài chính.
Phòng Kinh doanh – Nghiệp vụ quản lý vốn nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng; thực hiện báo cáo tài chính với các cơ quan Nhà nước; xây dựng kế hoạch tài chính cho Công ty; quản lý hệ thống kế toán và sổ sách hàng ngày, đồng thời phân tích kết quả kinh doanh Kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo nhân viên kế toán thực hiện hạch toán theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước Đội vận tải tổ chức quản lý và sử dụng phương tiện vận tải theo chỉ đạo từ Ban giám đốc.
Phòng tổ chức nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho giám đốc về các vấn đề liên quan đến nhân sự, bao gồm quản lý nhân công, trả lương cho nhân viên và công nhân tham gia sản xuất, cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực nhân sự.
Các phòng ban trong công ty có sự liên kết chặt chẽ, thường xuyên trao đổi số liệu với nhau để hướng tới mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
2.1.6 Những thuận lợi khó khăn của công ty a Những thuận lợi:
+ Hải Phòng là thành phố Cảng có thuận lợi về vị trí địa lý rất thuận lợi cho các hoạt động dịch vụ vận tải
+ Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên tận tụy, có trình độ chuyên môn cao
+ Công ty có một bộ máy quản lí kiện toàn và nhạy bén trong công việc
Văn phòng được trang bị đầy đủ máy tính và các phương tiện thông tin liên lạc, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của nhân viên và hỗ trợ sự phát triển kinh doanh của công ty.
Các phương tiện vận chuyển của công ty được bảo dưỡng và kiểm tra định kỳ để đảm bảo hoạt động hiệu quả trong mỗi chuyến đi Tuy nhiên, công ty cũng phải đối mặt với một số khó khăn trong quá trình này.
+ Trên địa bàn Hải Phòng có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này nên việc cạnh tranh rất gay gắt
Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh
2.2.1 Đặc điểm về kế toánthanh toán với người mua tại công ty Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh
+Phương thức thanh toán áp dụng tạiCông ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh
Tại công ty sử dụng hai phương pháp thanh toán: thanh toán trả ngay và thanh toán chậm trả
Phương thức thanh toán ngay là hình thức mà doanh nghiệp nhận được tiền ngay khi cung cấp sản phẩm cho khách hàng, có thể thông qua tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.
Phương thức thanh toán chậm trả cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà không yêu cầu thanh toán ngay lập tức Kế toán sẽ theo dõi công nợ phải thu của khách hàng thông qua các sổ chi tiết tài khoản 131, giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
+ Hình thức thanh toán áp dụng tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được doanh nghiệp áp dụng cho những đơn hàng có trị giá nhỏ hơn 20 triệu đồng
Doanh nghiệp thường yêu cầu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng cho các đơn hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên Đối với các đơn hàng dưới 20 triệu đồng, phương thức thanh toán này có thể áp dụng nếu có sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
2.2.2.Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng
+Hóa đơn giá trị gia tăng,
+Phiếu thu, Giấy báo có …
Tài khoản TK 131 - Phải thu khách hàng được công ty sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ và tình hình thanh toán của khách hàng.
Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K đang quản lý khoản nợ phải thu từ khách hàng Để đáp ứng nhu cầu quản trị công ty, sẽ mở chi tiết theo dõi từng đối tượng khách hàng một cách cụ thể.
Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản:
+TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước…
Để quản lý hiệu quả các giao dịch, cần sử dụng các loại sổ sách như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ cái tài khoản 131 và các tài khoản liên quan, cùng với bảng tổng hợp thanh toán với người mua.
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người mua tại công ty TNHH tiếp vận Nhật Linh
Hằng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, chúng ta ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó sử dụng số liệu này để thực hiện các ghi chép cần thiết.
Hóa đơn GTGT, phiếu thu,
Sổ kế toán chi tiết TK 131Sổ
Nhật ký chungBáo cáo tài
Báo cáo tài chính cần được ghi chép trên sổ Nhật ký chung để chuyển vào Sổ cái các tài khoản như TK 131, TK 511, TK 3331 Đồng thời, kế toán cũng phải ghi vào sổ chi tiết TK 131 để theo dõi khoản nợ phải thu của từng khách hàng.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Đồng thời, dựa vào sổ chi tiết cho từng khách hàng, kế toán cũng sẽ lập bảng Tổng hợp nợ phải thu khách hàng Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 sẽ được đối chiếu với sổ cái tài khoản 131, từ đó giúp lập các chỉ tiêu tương ứng trên bảng cân đối kế toán.
Ví dụ 1: Ngày 10/10/2019, theo hóa đơn số 000767 công ty làm thủ tục khai báo hải quan cho công ty CP XNK Đức Nguyễn, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền
Căn cứ vào hóa đơn số 000767 và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi vào sổ sách kế toán theo định khoản sau:
Kế toán ghi chép bút toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.5) và đồng thời cập nhật vào sổ chi tiết tài khoản 131 (Biểu số 2.7) Dựa trên thông tin từ Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái các tài khoản 131 (Biểu số 2.6).
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng (Biểu số 2.9)
Ví dụ 2: Ngày 15/10/2019, công ty vận chuyển hàng cho công ty CP thép Miền
Bắcvới tổng trị giá là 19.800.000 (cả thuế GTGT 10%) theo Hóa đơn GTGT số
Căn cứ vào HĐGTGT số 0000770 và các chứng từ kế toán có liên quan, kế toán ghi ghi vào sổ sách theo định khoản sau:
Kế toán thực hiện ghi chép bút toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.5) và đồng thời cập nhật sổ chi tiết tài khoản 131 (Biểu số 2.8) Dựa trên thông tin từ Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 131 (Biểu số 2.6).
Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 lập bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng (Biểu số 2.9)
SV: Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K
Biểu số 2.1 Hóa đơn giá trị gia tăng 0000767
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu AA/19P, số 000767, thuộc đơn vị bán hàng Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh, có địa chỉ tại Tầng 6 toà nhà ACB, số 15 Hoàng Diệu, Phường Minh Khai, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng.
Mở tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- CN HP
Họ tên người mua hàng: Đơn vị mua hàng: Công ty CP Xuất nhập khẩu Đức Nguyễn Địa chỉ: Số 91-93 Bạch Đằng, P Hạ Lý, Q Hồng Bàng, Hải Phòng
Mã số thuế: 020126020 Hình thức thanh toán: Tiền mặt/ Chuyển khoản Số tài khoản:
2 Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Làm thủ tục khai nhập khẩu lô hàng QS236 ngày 06/10/2019
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 520.000
Tổng cộng tiền thanh toán 5.720.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu bảy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn./
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.2 Hóa đơn giá trị gia tăng 000770 HOÁ ĐƠN
Ký hiệu AA/19P, số 0000770, thuộc đơn vị bán hàng Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh, có địa chỉ tại tầng 6, toà nhà ACB, số 15 Hoàng Diệu, Phường Minh Khai, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng.
Mở tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- CN HP
Họ tên người mua hàng: Đơn vị mua hàng: Công ty Cổ phần Thép Miền Bắc Địa chỉ: Km 89 - Phường Hùng Vương - Quận Hồng Bàng - Hải Phòng
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản:
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Vận chuyển thép theo HĐ số 06/
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.980.000
Tổng cộng tiền thanh toán 21.780.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu bảy trăm tám mươi nghìnđồng chẵn./
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
SV: Đỗ Quỳnh Anh – QT2001K
Ví dụ3: Ngày 18/10/2019, công ty CP XNK Đức Nguyễn thanh toán tiền hàng cho công ty bằng chuyển khoản, theo HĐ 0000767
Kế toán ghi vào sổ sách theo định khoản sau:
Ví dụ4: Ngày 25/10/2019, Công ty Cổ phần Thép Miền Bắc thanh toán tiền hàng cho công ty bằng chuyển khoản, số tiền 21.780.000
Kế toán ghi vào sổ sách theo định khoản sau:
Kế toán ghi chép các giao dịch vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết TK 131 phải thu khách hàng cho CP XNK Đức Nguyễn, đồng thời theo dõi tiền gửi ngân hàng Dựa trên thông tin từ Nhật ký chung, kế toán sẽ cập nhật vào sổ cái TK 131 và TK 112.
Cuối kỳ, dựa trên sổ chi tiết tài khoản 131 phải thu khách hàng, Công ty CP XNK Đức Nguyễn lập bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng (Biểu số 2.9).
Biểu số 2.3: Giấy báo có ngân hàng
Kính gửi : Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh
Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của khách hàng nội dung như sau:
Số tài khoản ghi có:18002628341
Số tiền bằng số: 5.720.000VNĐ
Số tiền bằng chữ : Năm triệu bảy trăm hai mươi nghìn đồng chẵn/
Nội dung: Công Ty Cổ Phần XNK Đức Nguyễn thanh toán tiền hàng theo HĐ
Giao dịch viên Kiểm soát