Hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tân Hiệp Phát.Hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tân Hiệp Phát.Hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tân Hiệp Phát.Hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tân Hiệp Phát.Hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tân Hiệp Phát.
Tính cấp thiết của đ ề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp cần nỗ lực không ngừng để khẳng định vị thế trên thị trường Cạnh tranh là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển, với các hình thức cạnh tranh điển hình như giá cả, chi phí sản xuất, quảng cáo và khuyến mãi.
Kể từ khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp trong nước đã có cơ hội tiếp cận thị trường mới và khách hàng mới, nhưng cũng phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ cả doanh nghiệp nội địa và nước ngoài Để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phù hợp, không chỉ tăng doanh thu qua việc đẩy mạnh bán hàng mà còn quản lý chi phí vận hành hiệu quả, đặc biệt là chi phí mua hàng Chi phí mua hàng cao có thể làm tăng giá thành sản phẩm, do đó, quản trị mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh Nghiên cứu tại Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tân Hiệp Phát cho thấy rằng quản trị mua hàng không chỉ ảnh hưởng đến chi phí vận hành mà còn đến chất lượng sản phẩm, góp phần vào sự thành công và mở rộng thị trường quốc tế của công ty.
Hoạt động quản trị mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, với quy mô sản xuất lớn và cơ cấu mua hàng hiện tại, Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tân Hiệp Phát đang phải đối mặt với nhiều thách thức, ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị mua hàng Do đó, cần thiết phải tìm ra các giải pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả trong công tác này, nhằm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh với các đối thủ lớn trong và ngoài nước Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài “Hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Tân Hiệp Phát” cho Luận văn Thạc sĩ.
Luận văn này nhằm cung cấp định hướng cho người đọc về quản trị mua hàng, dựa trên kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn của tác giả Qua nghiên cứu, tác giả muốn khẳng định rằng quản trị mua hàng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường cạnh tranh hiện nay.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Nghiên cứu nư ớc ngoài
Mua hàng là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, thu hút sự chú ý của nhiều nhà nghiên cứu, đặc biệt là các chuyên gia quốc tế Nhiều bài viết đã được công bố về chủ đề này, phản ánh sự quan tâm sâu sắc đến các khía cạnh của chuỗi cung ứng.
Nghiên cứu của Rose Opengart (2013) chỉ ra rằng việc tổ chức và đối tác trong chuỗi cung ứng có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh thông qua sự hợp tác Mối quan hệ này không chỉ liên quan đến khả năng thiết lập hợp tác trong giao dịch mà còn bao gồm khả năng hợp tác trong học tập và phát triển kiến thức Trong bối cảnh chuỗi cung ứng hiện đại đang đối mặt với sự thay đổi liên tục và nhu cầu ngày càng cao từ người tiêu dùng, sự hợp tác này trở nên cần thiết để đảm bảo hoạt động chuỗi cung ứng được định hướng học tập và phát triển bền vững.
Nghiên cứu của L Carpineti, G Piga và M Zanza (2006) đã trình bày các thiết kế quy trình đấu thầu hiệu quả chi phí, bao gồm thủ tục đấu thầu kín, đấu thầu kết hợp, đấu thầu niêm phong và đấu thầu điện tử Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng phân tích các yếu tố liên quan đến hợp đồng, từ đó chỉ ra những điểm tương đồng và khác biệt trong lĩnh vực mua sắm công tại các quốc gia EU.
Nghiên cứu trong nư ớc
Lê Đoàn (2013) trong nghiên cứu “Giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng tại công ty TNHH Mitsuba M-tech Việt Nam” đã phân tích thực trạng chuỗi cung ứng của công ty qua các bước cung ứng, sản xuất, tồn trữ và phân phối Nghiên cứu cung cấp số liệu để đánh giá hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng và đề xuất giải pháp cải thiện hoạt động này Đây là nghiên cứu đầu tiên về chuỗi cung ứng của Mitsuba M-tech Việt Nam, đóng góp quan trọng cho việc xây dựng chiến lược của ban lãnh đạo Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ áp dụng phương pháp truyền thống mà không thực hiện nghiên cứu định lượng để kiểm định dữ liệu.
Nghiên cứu của Phạm Văn Kiệm (2013) nhấn mạnh rằng việc tăng cường quan hệ hợp tác giữa các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng, dựa trên việc tối ưu hóa nguồn lực, là giải pháp hiệu quả để nâng cao hiệu suất và quản trị rủi ro Các giải pháp quản trị rủi ro được đề xuất bao gồm ba yếu tố chính: nguồn lực, mạng lưới và hiệu suất.
Nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã đề cập đến các khía cạnh của chuỗi cung ứng, nhưng chưa có nghiên cứu nào tập trung vào hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM-DV Tân Hiệp Phát Bài luận văn này là nghiên cứu đầu tiên phân tích thực trạng quản trị mua hàng tại một doanh nghiệp gia đình lớn ở Việt Nam, cụ thể là Công ty Tân Hiệp Phát.
Mục tiêu, nhiệm vụ và câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu của đ ề tài
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM-DV Tân Hiệp Phát.
Nhiệm vụ của đ ề tài
Phù hợp với mục tiêu nêu trên, Luận văn có những nhiệm vụ cụ thể như sau:
Quản trị mua hàng là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, bao gồm các lý thuyết cơ bản như khái niệm, tầm quan trọng và vai trò của nó Các nội dung chính trong quản trị mua hàng bao gồm việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp Việc hiểu rõ các lý thuyết này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hai là, nêu thực trạng quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH TM –
Công ty DV Tân Hiệp Phát cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động mua hàng, bao gồm các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị mua sắm Bài viết cũng đánh giá thành tựu và những tồn tại trong quản lý mua hàng tại công ty, giúp hiểu rõ hơn về hiệu quả và thách thức trong quá trình này.
Ba là, đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty
TNHH TM – DV Tân Hiệp Phát.
Câu hỏi nghiên cứu
Phù hợp với mục tiêu và nghiệm vụ nghiên cứu như trên, các câu hỏi nghiên cứu trong đề tài bao gồm:
Câu 1: Có những hoạt động quản trị mua hàng nào tại Công ty?
Câu 2: Những yếu tố nào ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty?
Câu 3: Những giải pháp nào là cần thiết nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty?
Đ ối t ư ợng và phạm vi nghiên cứu
Đ ố i tư ợng nghiên cứu
Hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM – DV Tân Hiệp Phát.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về không gian: Công ty TNHH TM – DV Tân Hiệp Phát.
Nghiên cứu này sử dụng dữ liệu thực tế từ năm 2016 đến 2020 để phản ánh tình hình tại doanh nghiệp Khảo sát thực tế được tiến hành vào năm 2020, với các giải pháp đề xuất hướng đến năm 2025.
Trong luận văn này, tác giả tập trung phân tích các hoạt động quản trị mua hàng và những yếu tố ảnh hưởng đến chúng, nhằm khám phá sâu hơn về đề tài mua hàng, một lĩnh vực có nhiều nội dung và phạm vi nghiên cứu đa dạng.
Ph ương pháp nghiên cứu
Tác giả đã thu thập dữ liệu thứ cấp qua hai kênh chính: thứ nhất, các tài liệu về quy trình hiện có từ bộ phận Mua Hàng của Công ty, với độ chính xác cao và được lưu trữ như tài liệu nội bộ; thứ hai, các bài báo, tạp chí và nghiên cứu khoa học liên quan đến lĩnh vực mua hàng đã được công bố Những dữ liệu này có nguồn tham khảo đáng tin cậy, tạo nền tảng cho các lý luận cơ bản về mua hàng.
Phương pháp phân tích dữ liệu trong Luận văn được thực hiện dựa trên dữ liệu thứ cấp đã thu thập, với việc kết hợp nhiều phương pháp như so sánh, diễn dịch, quy nạp và tổng hợp để làm rõ nội dung đề tài Tác giả cũng kế thừa các kết quả từ các công trình nghiên cứu liên quan để làm sáng tỏ các vấn đề trong bài Luận văn.
Phương pháp quan sát trực tiếp là cách mà tác giả thu thập thông tin thông qua việc quan sát và phân tích các hoạt động cũng như quy trình quản trị mua hàng hiện có trong công ty.
Việc quan sát trong nghiên cứu được thực hiện thông qua sự chuẩn bị kỹ lưỡng của tác giả, kết hợp với việc ghi nhận ngẫu nhiên các biểu hiện trong quá trình nghiên cứu.
Nhữ ng đóng góp c ủa đ ề tài
Khái quát chung và tầm quan trọng về công tác quản trị mua hàng
1.1.1 Lý thuyết chung về quản trị mua hàng
1.1.1.1 Khái niệm về quản trị
Quản trị là khái niệm thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức hay quốc gia, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên sự thành công Mặc dù thuật ngữ này được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất nào được chấp nhận hoàn toàn.
Theo Mary Parker Follet (1868-1933) định nghĩa: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”.
Quản trị là quá trình bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của thành viên trong tổ chức, cùng với việc sử dụng hiệu quả tất cả các nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Theo Koontz và O’Donnell trong giáo trình “Những điều cốt yếu của quản lý”, công việc quản lý được coi là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất của con người Mỗi nhà quản trị, bất kể cấp độ hay cơ sở, đều có nhiệm vụ thiết kế và duy trì một môi trường làm việc, nơi các cá nhân có thể hợp tác trong các nhóm để hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu.
Quản trị, theo định nghĩa của Herman Stein (1970), là quá trình xác định và đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua việc phối hợp và hợp tác trong một hệ thống.
Theo tác giả, quản trị được hiểu là quá trình đạt được mục tiêu doanh nghiệp một cách hiệu quả, thông qua sự phối hợp và quản lý con người Quản trị bao gồm ba yếu tố chính: đầu tiên, là phối hợp hiệu quả các hoạt động của nhân viên trong doanh nghiệp; thứ hai, là quá trình sử dụng nguồn lực tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra; và cuối cùng, là các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
1.1.1.2 Khái niệm Quản trị mua hàng
Mua hàng (Procurement) là quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm các bước như phân tích và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ; xây dựng tiêu chuẩn cho các sản phẩm và dịch vụ; tìm kiếm nhà cung cấp (NCC) phù hợp; đàm phán giá cả; và cuối cùng là đặt hàng Quy trình này giúp duy trì sản xuất liên tục và hiệu quả cho doanh nghiệp.
Thứ sáu, theo dõi giao hàng Thứ bảy, nghiệm thu và thanh toán.
Theo định nghĩa của Theo Laffont và Tirole (1993), mua hàng là quá trình tìm kiếm và đồng ý với các điều khoản thương mại để thực hiện việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình từ các nguồn bên ngoài, thường thông qua việc so sánh báo giá cạnh tranh hoặc tham gia đấu thầu.
Mua hàng, theo định nghĩa của Cavinato (2010), là một chức năng quan trọng trong tổ chức, bao gồm các hoạt động như phát triển chuyên môn, phân tích giá trị, nghiên cứu thị trường nhà cung cấp, đàm phán, thực hiện mua sắm, quản lý hợp đồng, kiểm soát hàng tồn kho, vận chuyển, nhận hàng và lưu trữ Chức năng này chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tổ chức có đủ vật liệu, dịch vụ và thiết bị cần thiết để hoạt động hiệu quả.
Trong luận văn này, tác giả phân tích và đánh giá quản trị mua hàng thông qua cách tiếp cận tác nghiệp, bao gồm các bước quan trọng như xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra quá trình giao nhận, cùng với việc đánh giá kết quả mua hàng để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
1.1.1.3 Các hình thức mua hàng
Mua hàng tập trung là hình thức phổ biến trong doanh nghiệp lớn, với bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, thường áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ có số lượng lớn và chủng loại tương tự Hình thức này cũng được quy định cho việc mua sắm tài sản nhà nước theo thông tư số 35/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính Việc thực hiện mua hàng hóa tập trung giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhờ mua số lượng lớn, đảm bảo tiêu chí mua hàng đồng nhất và giảm thiểu rủi ro về chất lượng nhà cung cấp.
Mua hàng theo ủy thác là hoạt động thương mại trong đó một doanh nghiệp ủy quyền cho một công ty khác thực hiện việc mua bán hàng hóa Theo Điều 155 của Luật Thương mại, bên nhận ủy thác phải là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp và thực hiện giao dịch theo các điều kiện đã thỏa thuận Bên ủy thác không nhất thiết phải là thương nhân, và quan hệ ủy thác có thể bao gồm cả ủy thác mua và bán hàng hóa Nội dung ủy thác chỉ cho phép bên nhận ủy thác thực hiện giao dịch với hàng hóa cụ thể theo yêu cầu của bên ủy thác Quan hệ này được thiết lập thông qua hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa, phải được lập thành văn bản hoặc hình thức pháp lý tương đương, như quy định tại Điều 159 của Luật Thương mại.
Hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa, theo quy định năm 2005, là một dạng hợp đồng dịch vụ Đối tượng của hợp đồng này là việc mua bán hàng hóa, được thực hiện bởi bên nhận ủy thác theo sự ủy quyền của bên ủy thác.
Liên kết thu mua và phân tán tiêu thụ là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ hợp tác để thu mua nguyên vật liệu và phân phối lại theo nhu cầu đã thỏa thuận Hình thức này giúp các cửa hàng tiết kiệm chi phí nhờ mua số lượng lớn, từ đó giảm giá thành và chi phí vận chuyển Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình này là chi phí bảo quản và hao hụt tăng lên, cùng với tốc độ chu chuyển và thu hồi vốn chậm.
1.1.2 Tầm quan trọng của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
Trong mọi doanh nghiệp hiện nay, quản trị mua hàng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh Một kế hoạch và chiến lược mua hàng tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đầu vào mà còn đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu với giá cả cạnh tranh Việc kiểm soát quy trình mua hàng chặt chẽ sẽ tạo ra sản phẩm chất lượng, từ đó xây dựng niềm tin và sự hài lòng của khách hàng.
Trong những năm gần đây, để nâng cao doanh thu và lợi nhuận, các nhà quản lý doanh nghiệp không chỉ tập trung vào việc cải thiện hoạt động bán hàng mà còn chú trọng đến việc kiểm soát chi phí vận hành và quản trị mua hàng.
Các yếu tố tác đ ộng đ ến hoạt đ ộng quản trị mua hàng của doanh nghiệp
1.2.1 Yếu tố bên trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Chiến lược mua Đối với mỗi doanh nghiệp, ngoài việc xây dựng quy trình, quy định cụ thể cho nhân viên thực hiện và làm theo thì việc hoạch định chiến lược mua hàng càng được chú trọng và ưu tiên vì nó quyết định doanh nghiệp sẽ xây dựng các chính sách mua sắm phù hợp với từng thời điểm, doanh nghiệp sẽ xác định nhu cầu của doanh nghiệp và so sánh với xu hướng của thị trường để có chiến lược mua, đàm phán và thương lượng với NCC phù hợp.
Giám đốc bộ phận Mua hàng sẽ tư vấn trực tiếp với Ban lãnh đạo doanh nghiệp để xác định chiến lược mua hàng cụ thể cho từng giai đoạn Việc xây dựng chiến lược mua hàng hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp chủ động tìm kiếm nguồn cung nguyên vật liệu với chi phí tối ưu, đáp ứng hiệu quả nhu cầu sản xuất phục vụ thị trường.
Quy trình và quy định đóng vai trò quan trọng trong việc thực thi công việc của nhân viên, đặc biệt là trong lĩnh vực mua hàng Việc thiết lập các quy trình rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát công việc hiệu quả và giảm thiểu rủi ro Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát và điều chỉnh các quy định để đảm bảo chúng phù hợp và thuận lợi cho nhân viên, từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc Ngược lại, thiếu quy trình hợp lý có thể dẫn đến trì trệ và giảm hiệu quả công việc.
1.2.1.3 Chính sách tồn kho (Safety stock)
Chính sách tồn kho là số lượng sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc phụ tùng thay thế mà doanh nghiệp lưu trữ để phục vụ cho sản xuất Doanh nghiệp cần xác định số lượng tồn kho an toàn; nếu hàng xuất kho vượt quá mức này, cần áp dụng chính sách "điểm đặt hàng lại – Reorder point" để duy trì mức tồn kho an toàn.
Việc xác định mức tồn kho an toàn là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục Nếu tồn kho quá ít so với nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thiếu nguyên vật liệu, đặc biệt với những mặt hàng có thời gian giao hàng dài Ngược lại, nếu doanh nghiệp không hoạch định tốt và tồn kho quá nhiều so với nhu cầu, sẽ dẫn đến tăng chi phí và giảm hiệu quả kinh doanh.
Nhân lực được coi là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực mua hàng Việc xây dựng một đội ngũ nhân viên am hiểu về kỹ thuật, đàm phán và thương lượng là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc mua sắm Nếu nguồn nhân lực trong lĩnh vực này không đáp ứng yêu cầu, hiệu quả mua hàng sẽ giảm sút Hơn nữa, do đặc thù ngành nghề dễ bị cám dỗ bởi lợi ích vật chất, doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao năng lực và kiến thức cho nhân viên Bên cạnh đó, việc thiết lập các cơ chế nhằm ngăn chặn xung đột lợi ích là cần thiết để xây dựng một đội ngũ nhân lực mua hàng mạnh mẽ và bền vững.
1.2.2 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
Ngành nghề kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến quản trị mua hàng trong doanh nghiệp Doanh nghiệp dịch vụ và doanh nghiệp sản xuất sẽ có chiến lược mua hàng khác nhau Ngành nghề quyết định thời điểm, số lượng và chiến lược mua hàng, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong lĩnh vực của mình Đối với doanh nghiệp dịch vụ, hoạt động mua hàng chủ yếu tập trung vào phát triển nguồn nhân lực và các vật tư, máy móc hỗ trợ Trong khi đó, doanh nghiệp sản xuất chú trọng vào máy móc, trang thiết bị và nguyên vật liệu Đặc biệt, các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn thường tập trung vào các yếu tố quan trọng như máy móc và nguyên vật liệu chính, vì chúng ảnh hưởng lớn đến chi phí và lợi nhuận.
1.2.2.2 Các quy định của nhà nước đối với ngành hàng Đây cũng là yếu tố tác động đến công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp. Tùy vào ngành nghề mà doanh nghiệp kinh doanh, thường có điều kiện hoặc không có điều kiện, và tùy theo quy định cụ thể của nhà nước, quy định của pháp luật mà doanh nghiệp có chiến lược mua hàng, kinh doanh phù hợp Ngoài ra, đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ảnh hưởng đến an toàn, an ninh của xã hội như hóa chất nguy hiểm, xăng dầu, khí gas,… nhà nước có quy định số lượng hàng tồn kho tối đa cho mặt hàng đó trong một chu kỳ, và việc này ảnh hưởng đến công tác mua hàng phải có chiến lược mua phù hợp, đầy đủ chứng từ chứng minh xác thực (COA, MSDS, CO/CQ, ) để đảm bảo sự an toàn đối với xã hội, đặc biệt là người thao tác và người sử dụng.
1.2.2.3 Các yếu tố kinh tế, xã hội
Các yếu tố kinh tế và xã hội có ảnh hưởng nghiêm trọng đến quản trị mua hàng trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh đại dịch Covid-19 toàn cầu bắt đầu từ tháng 01 năm 2020 Virus SARS-Cov-2 đã gây ra thiệt hại trên toàn cầu, ảnh hưởng đến hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ, dẫn đến việc nhiều đối tác đóng cửa, cách ly và ngừng sản xuất Tình trạng này đã làm trì trệ quá trình mua hàng, đàm phán và liên hệ với nhà cung cấp Để ứng phó với thách thức này, các nhà quản trị mua hàng cần nhạy bén và tìm kiếm các đối tác tin cậy nhằm đảm bảo nguồn nguyên vật liệu và hàng hóa, từ đó duy trì sản xuất liên tục cho doanh nghiệp.
Trong bối cảnh cách ly toàn xã hội, doanh nghiệp cần tìm kiếm giải pháp mới cho sản phẩm của mình Mua sắm truyền thống dần được thay thế bằng hình thức trực tuyến, và giao hàng sẽ được thực hiện qua các dịch vụ chuyển phát nhanh Việc hạn chế tiếp xúc trực tiếp giữa người với người cũng dẫn đến việc các cuộc họp với đối tác và nhà cung cấp chuyển sang hình thức trực tuyến Yếu tố xã hội trở nên đặc biệt quan trọng trong quản trị mua hàng, đôi khi làm thay đổi thói quen và văn hóa mua sắm của doanh nghiệp.
Ý nghĩa của hoạt đ ộng mua hàng đ ối với Tân Hiệp Phát
1.3.1 Giới thiệu chung về Công ty
Sau hơn 25 năm phát triển, THP đã khẳng định vị thế là tập đoàn nước giải khát hàng đầu Việt Nam, cạnh tranh với các thương hiệu quốc tế như Coca Cola, Pepsi, và URC trong lĩnh vực đồ uống không cồn Hiện tại, sản phẩm của THP đã có mặt tại nhiều thị trường khó tính trên toàn cầu, bao gồm Mỹ, Pháp, Hà Lan, Canada, Hàn Quốc và Singapore.
Tân Hiệp Phát là đơn vị tiên phong trong ngành nước giải khát có lợi cho sức khỏe, nổi bật với các nhãn hiệu được người tiêu dùng yêu thích như Nước tăng lực Number 1, Trà xanh Không Độ và Trà thanh nhiệt Dr.
Thanh, Trà sữa Macchiato Không Độ, Nước tăng lực Number 1 Chanh/Dâu, nước ép trái cây Number 1 Juicie, sữa đậu nành Number 1 Soya, sữa đậu xanh Number 1 Soya, nước tinh khiết Number 1, nước uống vận động Number 1 Active, trà Ô Long Không Độ Linh Chi, và Trà Bí đao collagen là những sản phẩm nổi bật của thương hiệu Number 1, mang đến sự đa dạng và phong phú cho người tiêu dùng.
Từ năm 2018, Tân Hiệp Phát đã mở rộng hoạt động sang lĩnh vực Bất Động Sản, tập trung vào việc tăng cường quỹ đất thông qua đấu thầu các khu bất động sản tại Đà Nẵng, Vũng Tàu, Côn Đảo, Đồng Nai và nhiều địa điểm khác.
Công ty Tân Hiệp Phát đặt mục tiêu trở thành tập đoàn hàng đầu ở Châu Á trong lĩnh vực thức uống và thực phẩm Để đạt được điều này, công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống dây chuyền sản xuất và hiện đại hóa công nghệ Tân Hiệp Phát tự hào sở hữu nhiều công nghệ sản xuất tiên tiến, bao gồm dây chuyền chiết lạnh vô trùng Aseptic và các dây chuyền công nghệ hiện đại từ châu Âu và Nhật Bản.
THP cam kết sản xuất và kinh doanh các sản phẩm tốt cho sức khỏe người tiêu dùng Châu Á, đảm bảo hương vị phù hợp và chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế Chúng tôi nỗ lực thỏa mãn nhu cầu hiện tại và tiềm năng của khách hàng, với mục tiêu trở thành đối tác kinh doanh được ưa chuộng.
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH TM-DV Tân Hiệp Phát
1.3.2 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng đối với Công ty
Ban lãnh đạo THP đã nhấn mạnh rằng khối Mua Hàng giống như những tiền đạo trong một đội bóng, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi bàn và quyết định chiến thắng Hoạt động mua hàng tại THP không chỉ đơn thuần là việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất, mà còn góp phần lớn vào lợi nhuận của công ty Khối Mua Hàng cần phải chuyển mình từ việc chỉ "sử dụng tiền" thành một bộ phận chiến lược, góp phần tạo ra giá trị cho THP.
Sử dụng tiền một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng trong quản trị hoạt động mua hàng Khi các hoạt động này được thực hiện tốt và mang lại hiệu quả cao, chúng sẽ góp phần tối đa hóa lợi nhuận, từ đó ảnh hưởng tích cực đến kết quả kinh doanh của THP.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc xây dựng và duy trì các chức năng hoạt động hiệu quả để phát triển doanh nghiệp là một thách thức lớn cho các nhà lãnh đạo Để tăng lợi nhuận, các nhà quản trị cần tìm kiếm và xây dựng chiến lược hiệu quả nhằm tăng doanh thu từ bán hàng và lợi suất từ đầu tư Đồng thời, công ty cần giảm chi phí vận hành một cách khoa học và hiệu quả mà không ảnh hưởng đến hoạt động mở rộng và tầm nhìn phát triển của doanh nghiệp.
Kiểm soát chi phí trong quản trị mua hàng là hoạt động quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần chú trọng Bộ phận này có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp (NCC) để đáp ứng nhu cầu về nguyên vật liệu, máy móc sản xuất, vật tư sửa chữa định kỳ và các dịch vụ cần thiết, nhằm duy trì hoạt động liên tục của doanh nghiệp bên cạnh các chi phí về cơ sở hạ tầng và tiền lương công nhân viên.
Trong chương 1, tác giả trình bày các khái niệm và lý thuyết về cơ sở khoa học trong quản trị mua hàng, tạo nền tảng cho việc phân tích hoạt động thực tế tại Công ty Tân Hiệp Phát Công ty hiện đang hoạt động với quy mô lớn và đã thiết lập một bộ phận chuyên trách để tập trung vào việc thu mua theo nhóm hàng, giúp tối ưu hóa quy trình và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của công ty Tác giả sẽ tiến hành phân tích và đánh giá sâu về các hoạt động này trong chương 2 của luận văn.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH TM-DV TÂN HIỆP PHÁT
Tổng quan hoạt đ ộng mua hàng của Công ty
2.1.1 Tổng quan về mua hàng
Trong 4 năm gần nhất, từ năm 2016 đến năm 2019, Công ty đã dành nguồn chi phí khá lớn để chi tiêu cho hoạt động mua hàng Cụ thể năm 2016, Công ty đã dành 4.033 tỷ đồng để tiến hành mua sắm hàng hóa, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, … Năm 2017 là 3.668 tỷ đồng, năm 2018 là 4.426 tỷ đồng và năm 2019 có tổng chi tiêu là 4.322 tỷ đồng.
Bảng 2.1: Tổng chi tiêu cho hoạt động mua hàng của THP giai đoạn 2016 2019
(Nguồn: Bộ phận Kế toán của THP)
Phân tích tổng chi tiêu của Công ty trong 4 năm từ năm 2016 đến năm 2019, chúng ta có thể thấy được:
Năm 2016, chi phí cho mảng MRO và đầu tư máy móc, thiết bị mới tăng mạnh do Công ty đầu tư vào dây chuyền Aseptic hiện đại của Ý với công nghệ chiết lạnh vô trùng Đây là bước tiến quan trọng trong việc khẳng định tham vọng trở thành tập đoàn hàng đầu Châu Á trong lĩnh vực thức uống và thực phẩm.
Chi phí Marketing của Công ty duy trì ở mức trung bình 634 tỷ đồng/năm, với sự gia tăng đáng kể trong hai năm 2017 và 2018, lần lượt đạt 656 tỷ và 676 tỷ đồng Nguyên nhân chính là do THP đã đầu tư mạnh mẽ vào truyền thông hình ảnh, bao gồm tài trợ cho các chương trình truyền hình như Nhịp cầu ước mơ và khảo sát, lắp đặt bảng hiệu cửa hàng trên toàn quốc Sự gia tăng chi phí này cũng xuất phát từ việc khắc phục hình ảnh thương hiệu sau "scandal" liên quan đến nghi án "con ruồi" vào năm 2015.
Trong lĩnh vực Dịch vụ Doanh nghiệp, chi phí ghi nhận đã tăng mạnh vào năm 2019, đạt 452 tỷ đồng, tăng khoảng 183% so với mức trung bình 4 năm trước là 246,75 tỷ đồng Nguyên nhân chính là do Công ty đầu tư mạnh vào chương trình nhân sự và đào tạo nhân viên Bên cạnh đó, Công ty đã phát triển và xây dựng để đạt giải vàng chất lượng Quốc gia (TQM – Malcolm Baldrige), hoàn tất các thủ tục để dây chuyền Aseptic đạt chuẩn FDA nhằm xuất khẩu hàng hóa sang Mỹ và các nước EU, mở rộng thị trường sang Châu Âu Công ty cũng đã nhận chứng nhận Hala để xuất khẩu hàng hóa sang các quốc gia Hồi giáo.
Chi phí nguyên vật liệu sản xuất chiếm khoảng 50% tổng chi tiêu mua hàng hàng năm của Công ty, với mức chi phí ghi nhận hơn 2 ngàn tỷ đồng Do tỷ trọng cao và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cũng như chi phí sản xuất, Công ty luôn chú trọng đến việc xây dựng các hợp đồng chiến lược với các đối tác Tất cả các hợp đồng chiến lược khi hết hạn đều được Công ty triển khai đấu thầu công khai, minh bạch, dựa trên danh sách các nhà cung cấp chiến lược đã khẳng định thương hiệu, chất lượng và khả năng cung ứng.
Biểu đồ 2.1: Tổng chi tiêu mua hàng trong giai đoạn 2016 - 2019
(Nguồn: Tài liệu nội bộ THP)
2.1.2 Tổng quan về nhân sự mua hàng của Công ty
Tại Công ty Tân Hiệp Phát, khối Mua Hàng gồm 6 bộ phận với các chức năng riêng biệt Bộ phận Tìm Nguồn đảm bảo chất lượng và số lượng nguồn hàng, trong khi bộ phận mua hàng theo thời điểm (Adhoc) thực hiện mua sắm cho các hàng hóa và dịch vụ phát sinh Bộ phận mua hàng chiến lược (Strategic) tập trung vào các hàng hóa và dịch vụ có tần suất mua thường xuyên và chi tiêu lớn Bộ phận Mua hàng vận hành (Operations) theo dõi đơn hàng, hợp đồng, nghiệm thu và thanh toán cho nhà cung cấp Bộ phận Quản lý mối quan hệ NCC (SRM) xử lý phản hồi và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp Cuối cùng, bộ phận mua và vận hành dịch vụ tiếp thị chịu trách nhiệm cho việc mua và quản lý các dịch vụ tiếp thị qua kênh truyền thống và không truyền thống.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức khối Mua hàng
Chi tiết cơ cấu nhân sự trong hoạt động mua hàng của Công ty Tân Hiệp Phát được thể hiện như bảng bên dưới:
Bảng 2.2 Tổng quan cơ cấu nhân sự Khối Mua Hàng
TT Chức danh Số lượng Trình độ Phạm vi công việc chung
MBA/ Đại học trở lên ngành Kinh Tế
-Báo cáo hoạt động chung
-Chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ hoạt động mua hàng
2 Thư ký Giám đốc Mua Hàng 1
Cao đẳng/ Đại học trở
Mua Hàng 6 Đại học trở lên
- Xây dựng chiến lược phát triển cho bộ phận phụ trách
- Điều phối và kiểm soát công việc của bộ phận phụ trách
- Báo cáo & chịu trách nhiệm kết quả hoạt động của bộ phận phụ trách
Mua Hàng 20 Đại học trở lên
- Thực hiện công việc chuyên môn theo từng bộ phận
- Xây dựng định hướng cho nhóm ngành phụ trách
Cao đẳng/Đại học trở lên
- Thực hiện công việc chuyên môn theo từng bộ phận
- Báo cáo công việc đến cấp trên trực tiếp
Phân tích thực trạng hoạt đ ộng quản trị mua hàng tại Công ty
2.2.1 Phân tích các hoạt động trước mua hàng
Ngày nay, các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn, rất chú trọng đến việc xác định nhu cầu và phân tích các yếu tố trước khi mua hàng Phân tích này giúp doanh nghiệp hiểu rõ xu hướng thị trường, từ đó đưa ra dự báo nhu cầu chính xác và xây dựng chiến lược mua hàng phù hợp Các hoạt động này bao gồm dự báo nhu cầu, xây dựng ngân sách, và đánh giá, lựa chọn hệ thống nhà cung cấp (NCC) nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp.
Tại Tân Hiệp Phát, Ban lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan trọng của các hoạt động trước mua hàng, vì chúng ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quy trình mua sắm của doanh nghiệp Việc tiến hành mua hàng mà không có kế hoạch, không dự trù ngân sách và thiếu nhà cung ứng chất lượng có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng trong các giao dịch mua sau này Các hoạt động trước mua hàng cần được chú trọng để đảm bảo hiệu quả cho quá trình mua sắm.
Dự báo nhu cầu là bước quan trọng giúp xác định các yêu cầu cần đáp ứng và xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từ đó hạn chế việc phát sinh nhu cầu vượt quá giới hạn cho phép của công ty Cuối cùng, việc xây dựng bộ phận tìm nguồn sẽ hỗ trợ trong việc tìm kiếm, đánh giá và phân tích các nhu cầu, nhằm phát triển chiến lược mua sắm hiệu quả cho từng ngành hàng và mặt hàng.
2.2.1.1 Dự báo nhu cầu (Planning) Đây là mắc xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, với chức năng là dựa vào sản lượng bán ra, phân tích các yếu tố nội tại và dự báo nhu cầu thị trường, từ đó đưa ra các yêu cầu mua hàng về nguyên vật liệu, vật tư phục vụ sản xuất, hoạt động của Công ty phù hợp Công tác dự báo nhu cầu và hoạch định tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp hiệu quả chi phí về tồn kho, nếu không tốt sẽ gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc dư thừa để sản xuất, lãng phí và kém hiệu quả cho doanh nghiệp.
Tân Hiệp Phát hiện đang áp dụng chính sách dự báo nhu cầu MRP (Material Requirement Planning), một phần mềm quan trọng trong việc hoạch định kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu dựa trên dữ liệu dự báo nhu cầu và tình hình sản xuất thực tế Để hệ thống MRP hoạt động hiệu quả, người dùng cần nhập thông tin dữ liệu chính xác; nếu dữ liệu không chính xác hoặc lỗi thời, hệ thống có thể đưa ra các dự báo sai lệch.
Bộ phận Kế Hoạch thuộc Khối Hậu Cần của Công ty thực hiện dự báo nhu cầu và lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu Dựa trên các dự báo nhu cầu và tình hình thực tế, bộ phận này sẽ cung cấp các FC (Forecast) theo từng thời điểm cụ thể Thông tin này giúp phòng Mua hàng xây dựng kế hoạch tìm nguồn và thu mua phù hợp với nhu cầu.
2.2.1.2 Xây dựng ngân sách (Budget) Đây là công việc phân tích, đánh giá và đưa ra dự báo về ngân sách, trong khái niệm mua hàng, việc hoạch định ngân sách là việc xây dựng và lập hạn mức chi tiêu của từng bộ phận, nhằm hạn chế tối đa chi phí của bộ phận vượt quá ngưỡng mà doanh nghiệp cho phép Ở Tân Hiệp Phát, việc thiết lập ngân sách cho các bộ phận thường được xây dựng từ mỗi đầu năm tài chính và do bộ phận kế toán quản trị (MA) chuyên trách thực hiện phân tích và phân bổ phù hợp Bất kỳ khoản chi tiêu nào vượt quá ngân sách cho phép phải được giải trình đến các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp để hạn chế rủi ro và hiệu quả về mặt chi phí.
Tại Tân Hiệp Phát, trước đây, bộ phận mua hàng không có chức năng tìm nguồn riêng, khiến nhân viên phải kiêm nhiệm cả hai công việc Điều này đã dẫn đến sự không hiệu quả trong hoạt động mua sắm do thiếu chuyên môn và tập trung.
Việc xây dựng bộ phận tìm nguồn là cần thiết để doanh nghiệp có thể khai thác hiệu quả năng lực của nhà cung ứng trong một thị trường luôn biến động Thị trường mở ra cơ hội cho nhiều nhà cung ứng mới với chất lượng và giá cả cạnh tranh hơn, giúp doanh nghiệp tiếp cận các đối tác tiềm năng.
Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc phát triển nhà cung ứng mới do nhân viên thường mua hàng dựa vào thói quen từ các nhà cung ứng cũ đã có trong hệ thống Việc tìm kiếm nhà cung ứng mới chỉ diễn ra khi doanh nghiệp có nhu cầu khác biệt so với trước đây.
Nhân viên mua hàng thường có xu hướng chủ quan khi lựa chọn nhà cung cấp, dẫn đến việc tự đánh giá và quyết định dựa trên cảm tính Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả mua sắm của doanh nghiệp mà còn gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí.
Doanh nghiệp có nguy cơ vi phạm "đạo đức kinh doanh" khi nhân viên có quyền quyết định giao dịch với nhà cung cấp (NCC) mà không có sự kiểm soát chặt chẽ Điều này dẫn đến khả năng nhân viên móc ngoặc với NCC, trong khi phạm vi NCC cho từng nhóm ngành hàng lại không được mở rộng.
Tân Hiệp Phát đã tổ chức lại bộ phận mua hàng với việc bố trí bộ phận tìm nguồn ở giai đoạn trước mua hàng, nhằm xây dựng các giá trị đạo đức và nguyên tắc yêu cầu nhà cung cấp (NCC) đồng thuận về mặt đạo đức kinh doanh, đảm bảo chất lượng tốt với chi phí cạnh tranh Trong khi nhiều doanh nghiệp không phân chia rõ ràng giữa mua và tìm nguồn, Tân Hiệp Phát nhận thức rằng việc tìm nguồn không chỉ đơn thuần là xác định NCC mà còn phải đảm bảo NCC đáp ứng các tiêu chí và mong muốn của doanh nghiệp Do đó, Tân Hiệp Phát luôn xây dựng chiến lược “Win-Win” để đảm bảo sự hợp tác bền vững và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
C ơ cấu nhân sự thuộc hoạt đ ộng tr ư ớc mua hàng:
Trưởng bộ phận tìm nguồn (Sourcing Manager) sẽ quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận, xây dựng và hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp (NCC) cho tất cả các ngành hàng Vị trí này có trách nhiệm đề xuất và thực hiện kế hoạch tìm nguồn (Sourcing plan) nhằm phát triển các NCC chiến lược, đảm bảo số lượng NCC tối thiểu với chất lượng và giá cả cạnh tranh cho từng nhóm hàng Đồng thời, bộ phận cũng cần cập nhật thường xuyên xu hướng mua sắm trên thị trường để phát triển chiến lược tìm nguồn hiệu quả, đồng thời duy trì thông tin hệ thống NCC (Vendor Master Data) một cách chính xác và kịp thời.
Chuyên viên tìm nguồn (Sourcing Specialist) sẽ đảm nhiệm việc quản lý từng nhóm hàng cụ thể như nguyên vật liệu, trang thiết bị, vật tư sửa chữa và dịch vụ, đảm bảo hoàn thành công việc đúng yêu cầu và hạn định Họ cũng có trách nhiệm xây dựng và đề xuất các cải tiến nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của bộ phận, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
