Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là một chủ đề quen thuộc, đã được đề cập trong nhiều báo cáo và nghiên cứu khoa học Mỗi nghiên cứu mang đến những góc nhìn khác nhau, với các tác giả thể hiện quan điểm cá nhân riêng về vấn đề này.
Chúng ta có thể điểm qua một số giáo trình như sau:
1 Phan Đình Diệu (1997), Tổng quan về công nghệ thông tin và tác động của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội, Ban chỉ đạo chương trình
Quốc gia về công nghệ thông tin, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội
2 Phan Huy Khánh (2014), Công nghệ phần mềm, NXB khoa học và kỹ thuật, Hà Nội
3 Nguyễn Đăng Khoa (2008), Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội
4 Nghiêm Hồng Kỳ (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu và quản trị văn phòng và lưu trữ, NXB Đại học Quốc gia TP HCM, TP HCM
5 Hồng Minh (2011), Giải pháp chiến lược công nghệ thông tin hiện đại, Tạp chí Công nghệ và Thông tin truyền thông tháng 1/2011
6 Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,
NXB Thống kê, Hà Nội
7 Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành chính văn phòng, NXB thống kê, Hà Nội
Tô Thị Thơm (2017) đã nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải Quan, trong khóa luận tốt nghiệp của mình tại Khoa Quản trị văn phòng, Đại học Nội Vụ Hà Nội Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý tại các cơ quan nhà nước.
9 Lý Thị Hồng Thơ (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân Tỉnh Thái Bình, Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng, Đại học Nội Vụ Hà Nội
Đặng Thị Việt Đức và Nguyễn Thanh Tuyên (2011) đã nghiên cứu vai trò của công nghệ thông tin và truyền thông trong nền kinh tế tri thức, đặc biệt là trong bối cảnh Việt Nam Bài viết được đăng tải trên Tạp chí Công nghệ và Truyền thông, số 2/2011, nhấn mạnh tầm quan trọng của công nghệ trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế và nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND huyện Định Hoá dựa trên hệ thống lý luận vững chắc, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của cơ quan này.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã nêu, tác giả xác định những nhiệm vụ nghiên cứu sau đây:
+ Hệ thống hoá cơ sở lý luận về văn phòng và công nghệ thông tin nhằm làm sáng tỏ vấn đề
+ Khảo sát công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá
+ Đánh giá được thực trạng ứng dụg công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá
Bài viết đánh giá các ưu điểm và nhược điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá Đồng thời, bài viết cũng đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin, từ đó cải thiện quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất công tác tại cơ quan.
5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá
+Không gian: UBND huyện Định Hoá, phố Tân Lập, thị trấn Chợ Chu, huyện Định Hoá, tỉnh Thái Nguyên
Dữ liệu và thông tin trong bài viết được thu thập và tổng hợp từ năm 2015 đến 2020, trong khi thời gian thực hiện đề tài diễn ra từ tháng 3 đến tháng 5 năm 2021.
6 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành được mục tiêu nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp sau:
Phương pháp hệ thống hoá thông tin là quá trình thu thập và phân tích dữ liệu từ các tài liệu cụ thể cũng như nguồn thông tin từ cán bộ, chuyên viên tại cơ quan Qua đó, tiến hành sàng lọc và phân loại để đảm bảo rằng đề tài có được các số liệu chính xác nhất.
Phương pháp tổng hợp và so sánh là quá trình nghiên cứu, tìm hiểu và lựa chọn tài liệu nhằm đối chứng và so sánh các thông tin với nhau Qua đó, chúng ta có thể xác định những điểm chung và khác biệt giữa các nguồn tài liệu, từ đó rút ra những kết luận quan trọng.
Tác giả áp dụng phương pháp phỏng vấn với các chuyên viên và lãnh đạo tại cơ quan để thực hiện phân tích một cách cụ thể và phù hợp nhất.
Phương pháp thống kê phân tích bao gồm các bước quan trọng như thu thập và xử lý dữ liệu, thực hiện điều tra chọn mẫu, tóm tắt và trình bày thông tin Các bước này giúp tính toán và mô tả các đặc trưng khác nhau, nhằm phục vụ cho quá trình phân tích và dự đoán hiệu quả.
Phương pháp quan sát khoa học là quá trình đánh giá tác phong làm việc, phương thức áp dụng và tài liệu xử lý sau khi thu thập thông tin tại bộ phận khảo sát, từ đó xác định mức độ phù hợp và hiệu quả của các hoạt động.
Hiện nay, UBND huyện Định Hóa đã đạt được nhiều kết quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần được khắc phục Tôi hy vọng rằng đề tài này sẽ góp phần cải thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND huyện Định Hóa.
Khóa luận tốt nghiệp ngoài phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục được chia thành ba chương, cụ thể như sau:
Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hoá
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Định Hóa
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm về “Văn phòng”
Hiện nay, Việt Nam đang chuyển mình theo hướng đa dạng hóa và hiện đại hóa, đồng thời hội nhập sâu rộng với khu vực và thế giới Trong bối cảnh này, năng lực quản lý của nhà nước và doanh nghiệp trở nên vô cùng quan trọng Văn phòng, với vai trò thiết yếu, là bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan tổ chức, đặc biệt là trong hệ thống hành chính nhà nước, nơi mà nó đóng vai trò chủ chốt trong quản lý nhà nước và là mắt xích quan trọng trong hoạt động của các cơ quan.
Thực tế cho thấy văn phòng tồn tại như một thực thể có nhiều cách lý giải khác nhau:
Văn phòng là khu vực hoặc tòa nhà nơi mọi người làm việc cùng nhau, diễn ra các cuộc họp và tổ chức sự kiện doanh nghiệp, cũng như gặp gỡ đối tác.
Văn phòng có thể là một bộ phận trong doanh nghiệp, thường là văn phòng đại diện hoặc chi nhánh Tại đây, nhân viên thực hiện các công việc đối nội và đối ngoại với khách hàng, tổ chức các chuyến công tác, quản lý ngân sách và nguồn lực.
Văn phòng không chỉ đơn thuần là không gian làm việc của cá nhân hay tập thể, mà còn là nơi được bố trí và sắp xếp với đầy đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết cho công việc Ngoài ra, văn phòng còn được gọi là công sở và có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau.
Văn phòng được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp, hỗ trợ trực tiếp cho việc điều hành của ban lãnh đạo trong các cơ quan, đơn vị Tại các cơ quan lớn như Văn phòng Quốc hội hay Văn phòng Chính phủ, văn phòng thường được thành lập để đảm bảo hoạt động hiệu quả Trong khi đó, ở các cơ quan nhỏ hơn, văn phòng thường đóng vai trò là phòng hành chính tổng hợp.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, đồng thời là nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp nội bộ và đối ngoại của tổ chức đó.
Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sĩ, kiến trúc sư trưởng…
Bên cạnh đó, văn phòng còn được hiểu theo nghĩa khác như:
Văn phòng được định nghĩa là không gian thực hiện các hoạt động kiểm soát, bao gồm việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn và giấy tờ, nhằm mục đích thông tin hiệu quả.