PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Bước sang thế kỷ 21, Việt Nam đã có nhiều tiến bộ đáng kể trong nền kinh tế, đặc biệt sau khi gia nhập WTO, tạo ra cả cơ hội và thách thức cho các tổ chức và doanh nghiệp Để đáp ứng nhu cầu của xã hội và thích ứng với sự thay đổi, các cơ quan, tổ chức cần có sự chuyển mình mạnh mẽ, trong đó công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng Văn phòng không chỉ là cửa ngõ của tổ chức mà còn là cầu nối giữa các mối quan hệ nội bộ và ngoại bộ thông qua hệ thống văn bản Các hoạt động tham mưu và hậu cần cũng gắn liền với văn phòng, làm cho nó trở thành công cụ quản lý thiết yếu Để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả, các tổ chức cần có văn phòng mạnh, với công tác văn phòng đủ khả năng giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả Công tác VTLT là phần quan trọng trong văn phòng, với cán bộ VTLT và lãnh đạo văn phòng là những nhân tố quyết định thành công của toàn bộ hoạt động văn phòng.
Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “Tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”
Lịch sử nghiên cứu
Công tác tổ chức và quản lý VTLT đã được thảo luận rộng rãi trong nhiều nghiên cứu, tọa đàm, luận văn, giáo trình, bài báo và khóa luận tốt nghiệp.
- Các công trình nghiên cứu, các luận văn, khóa luận tốt nghiệp:
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thanh Hà tại Học viện Hành chính Quốc gia đã khái quát hóa các vấn đề quan trọng trong tổ chức, quản lý và kiểm tra công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, đồng thời đề xuất các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả Nghiên cứu của Nguyễn Thị Tâm về mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử cũng đưa ra những phương pháp quản lý hiệu quả, phù hợp với xu hướng hội nhập và yêu cầu trong thời kỳ số hóa hiện nay.
Nghiên cứu của Nguyễn Thị Tâm về đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước đánh giá đúng thực trạng công tác văn thư tại các cơ quan hành chính ở Việt Nam hiện nay Bài viết cũng đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, góp phần cải thiện nền hành chính nhà nước.
Luận án Tiến sĩ Sử liệu học của Chu Thị Hậu năm 2000, với tiêu đề “Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu nguồn sử liệu tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng”, đã giới thiệu những điểm mới trong việc tra cứu và nghiên cứu tài liệu lưu trữ Luận án nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống tra cứu chính xác, nhanh chóng, thuận tiện và an toàn, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Hoàng Thị tập trung vào việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng Nghiên cứu này nhằm phân tích và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VTLT, góp phần cải thiện quản lý hành chính và phục vụ nhân dân tốt hơn.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa ra những nội dung chi tiết về cách tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ tài liệu (VTLT) tại các cơ quan hành chính cấp huyện.
- Các bài báo về công tác VTLT:
Tạp chí Tổ chức nhà nước đã đăng bài viết "Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong 75 năm xây dựng và phát triển của Bộ Nội vụ", nêu rõ những bước tiến và thành tựu nổi bật trong quản lý văn thư, lưu trữ (VTLT) mà Bộ Nội vụ đã đạt được trong suốt 75 năm qua Bài viết cũng đề cập đến các định hướng và kế hoạch đổi mới phát triển của Bộ trong thời gian tới, nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý VTLT trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước.
Bài viết trên cổng thông tin điện tử tỉnh Bình Phước trình bày “Báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020”, nêu rõ những thành tựu đạt được trong công tác VTLT năm qua Đồng thời, bài viết cũng đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác tuyên truyền và định hướng phát triển VTLT bền vững hơn trong tương lai tại địa phương.
+ Bài viết trên cổng thông tin điện tử Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao
Bài viết "Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Kiểm sát Nhân dân tỉnh Sơn La" phân tích thực trạng công tác VTLT, nêu rõ những ưu điểm và hạn chế hiện có Từ đó, bài viết đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm cải thiện hiệu quả công tác VTLT tại Viện Kiểm sát Nhân dân tỉnh Sơn La.
- Các văn bản, giáo trình về công tác VTLT
Giáo trình công tác văn thư và nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cung cấp kiến thức cơ bản và tổng quan về công tác văn thư, lưu trữ Nội dung giáo trình giúp người học hiểu rõ các nghiệp vụ chính và chủ chốt liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ, từ đó nâng cao kỹ năng và hiệu quả trong lĩnh vực này.
Từ điển Nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam 2015 của Dương Văn Khảm cung cấp cái nhìn tổng quan về các nghiệp vụ và hoạt động liên quan đến công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và đơn vị ở Việt Nam.
Bài viết "Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính" của Nguyễn Văn Thâm (2011) nêu rõ cơ sở lý luận và hiệu quả thực tiễn của các văn bản chỉ đạo liên quan đến công tác văn thư lưu trữ (VTLT) tại các cơ quan hành chính nhà nước.
Bài giảng "Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư – lưu trữ" của tác giả Lê Thị Nguyệt Lưu năm 2009 nhấn mạnh vai trò quan trọng của văn thư lưu trữ (VTLT) trong nền hành chính hiện đại Bài giảng cũng đề cập đến các yêu cầu và tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện hiệu quả công tác VTLT, từ đó nâng cao chất lượng quản lý thông tin trong các cơ quan hành chính.
- Các buổi tọa đàm, kỷ yếu về VTLT:
Kỷ yếu Hội nghị SARBICA năm 1994 của Cục Lưu trữ Nhà nước nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong việc xây dựng và quản lý các cơ quan, tổ chức Hội nghị cũng đưa ra các lý luận về hoạt động tiêu hủy tài liệu đã hết giá trị, khẳng định vai trò của Cục Lưu trữ Nhà nước trong việc bảo vệ và quản lý thông tin lưu trữ.
Vào ngày 21/04/2021, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức toạ đàm khoa học với chủ đề “Xã hội hóa hoạt động lưu trữ và vai trò của các doanh nghiệp”, nhấn mạnh vai trò quan trọng của doanh nghiệp trong việc ứng dụng và phát triển tài liệu lưu trữ trong thời đại số hóa Sự kiện này cũng làm nổi bật tầm quan trọng và tính thiết yếu của tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan và tổ chức.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Để nâng cao hiệu quả công tác VTLT, cần hoàn thiện hệ thống lý luận về tổ chức và quản lý Đồng thời, việc nghiên cứu thực tiễn trong việc tổ chức và quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN cũng rất quan trọng.
Ba là, nghiên cứu các giải pháp để hoàn thiện hoàn thiện hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN;
Một là, khảo sát những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT;
Bài viết này đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức và quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ NN&PTNT, nêu rõ những ưu điểm và hạn chế hiện có Đồng thời, bài viết cũng phân tích nguyên nhân dẫn đến những hạn chế này, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả công tác VTLT trong tương lai.
Ba là, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động tổ chức và quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: là thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ NN&PTNN
+ Không gian: văn phòng Bộ NN&PTNN
+ Thời gian: trong vòng 10 năm từ 2011 đến năm 2021.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin là cách tiếp cận chính trong nghiên cứu này Trong quá trình thực hiện, tôi đã thu thập thông tin từ nhiều nguồn như sách báo, tài liệu trực tuyến, và các văn bản hành chính nội bộ của cơ quan, cũng như các quy định liên quan đến hoạt động văn thư và lưu trữ tại văn phòng Bộ Qua đó, tôi đã tổng hợp các tài liệu liên quan để phục vụ cho nghiên cứu.
6 vấn đề nghiên cứu trách nhiệm về hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN
Phương pháp phân tích tổng hợp được áp dụng thông qua việc kết hợp tài liệu thu thập và khảo sát thực tế, từ đó tôi tiến hành phân tích thông tin để xác định cấu trúc của đề tài nghiên cứu, cuối cùng tổng hợp thành một bài khóa luận hoàn chỉnh.
Phương pháp quan sát đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và hoàn thiện hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ (VTLT) tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Qua việc quan sát các hoạt động tổ chức, quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT, chúng ta có thể rút ra những nhận xét và đánh giá cá nhân, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và cải tiến quy trình nghiệp vụ VTLT cơ bản.
Đóng góp của đề tài
Nghiên cứu đề tài này đã giúp tôi mở rộng kiến thức lý luận về công tác văn thư lưu trữ (VTLT), đồng thời hiểu rõ hơn về cách tổ chức và triển khai công tác VTLT, cũng như tác động của nó đến các cơ quan và tổ chức.
Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu này nằm ở việc chuyển hóa các lý thuyết và lý luận thành những ứng dụng cụ thể, tạo ra nguồn tài liệu tham khảo quý giá Đồng thời, bài viết đề xuất một số giải pháp khả thi và có cơ sở để áp dụng vào thực tế tại các cơ quan, tổ chức, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác VTLT.
Cấu trúc khóa luận
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài gồm có 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ cức, quản lý công tác VTLT
Chương 2: Thực trạng tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN
Chương 3: Nhận xét và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN
PHẦN NỘI DUNG
VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức Đây là hoạt động thiết yếu nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm việc xây dựng, ban hành và tổ chức quản lý giải quyết các văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội và đơn vị vũ trang.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản được ban hành bởi cơ quan và tổ chức, bao gồm văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, hiệp định ký kết, tài liệu lưu chuyển nội bộ, bản sao văn bản và văn bản mật.
Văn bản đến là các loại tài liệu mà cơ quan, tổ chức nhận từ các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khác Những văn bản này có thể bao gồm văn bản hành chính, quy phạm pháp luật, tài liệu chuyên ngành, văn bản mật, đơn thư, bản sao văn bản, và các tài liệu được chuyển qua máy Fax.
Văn bản chuyên ngành là tài liệu được tạo ra trong quá trình thực hiện các hoạt động chuyên môn và nghiệp vụ của một lĩnh vực cụ thể, theo quy định của người đứng đầu cơ quan quản lý liên quan.
- Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức
Văn bản điện tử là loại văn bản được tạo ra hoặc số hóa từ văn bản giấy, mang hình thức là thông điệp dữ liệu và được trình bày theo đúng quy định về thể thức, kỹ thuật và định dạng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Một số khái niệm
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo và điều hành của các cơ quan, tổ chức Đây là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm việc xây dựng, ban hành và tổ chức quản lý giải quyết văn bản trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội và đơn vị vũ trang.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản được ban hành bởi cơ quan và tổ chức, bao gồm văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, hiệp định ký kết, tài liệu lưu chuyển nội bộ, bản sao văn bản và văn bản mật.
Văn bản đến là tất cả các loại tài liệu mà cơ quan, tổ chức nhận được từ các nguồn khác, bao gồm cá nhân và tổ chức Các loại văn bản này có thể là văn bản hành chính, quy phạm pháp luật, chuyên ngành, văn bản mật, đơn thư, bản sao văn bản hoặc tài liệu được gửi qua máy Fax.
Văn bản chuyên ngành là tài liệu được tạo ra trong quá trình thực hiện các hoạt động chuyên môn và nghiệp vụ của một lĩnh vực cụ thể, do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành quy định.
- Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức
Văn bản điện tử là dạng thông điệp dữ liệu được tạo ra hoặc số hóa từ văn bản giấy, tuân thủ đúng các quy định về thể thức, kỹ thuật và định dạng.
Bản thảo văn bản là tài liệu được tạo ra bằng cách viết, đánh máy hoặc sử dụng phương tiện điện tử trong quá trình soạn thảo của cơ quan, tổ chức.
Bản gốc văn bản là phiên bản hoàn chỉnh, bao gồm nội dung và hình thức, được ký bởi người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc dưới dạng ký số trên văn bản điện tử.
Bản chính văn bản giấy là phiên bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức, được tạo ra từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Bản sao y là bản sao chính xác và đầy đủ nội dung của bản gốc hoặc bản chính, được trình bày theo đúng thể thức và kỹ thuật quy định.
- Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định
Bản trích sao là một phiên bản chính xác của nội dung từ bản gốc hoặc tài liệu chính, được trình bày theo quy định về thể thức và kỹ thuật.
Hồ sơ là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, đối tượng hoặc sự việc cụ thể, có đặc điểm chung Hồ sơ được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Lập hồ sơ là quá trình tổ chức và sắp xếp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, tuân theo những nguyên tắc và phương pháp cụ thể.
Quá trình scan giúp chuyển đổi dữ liệu từ giấy tờ, tài liệu như hợp đồng, tạp chí và văn bản, cũng như hình ảnh thành dữ liệu mềm và file lưu trữ trên máy tính một cách thuận tiện Điều này được thực hiện thông qua máy scan hoặc máy in có tính năng scan.
- Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức
- Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ thuộc công tác văn thư của cơ quan, tổ chức
Có nhiều khái niệm về công tác lưu trữ như:
Theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhà xuất bản Giáo dục năm 1990, công tác lưu trữ được định nghĩa là một ngành hoạt động của nhà nước và xã hội Nó bao gồm các lý luận pháp chế và thực tiễn liên quan đến việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ, theo từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 1992, là hoạt động nghiệp vụ khoa học liên quan đến tổ chức, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ Hoạt động này không chỉ thuộc về cơ quan nhà nước mà còn bao gồm các tổ chức chính trị xã hội Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm lý luận, pháp chế và thực tiễn liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.
Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT
1.2.1 Vai trò của công tác văn thư:
Làm tốt công tác văn thư là yếu tố quan trọng để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác, phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà nước và các tổ chức Thông tin này đến từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin văn bản vẫn là nguồn chính thống và quan trọng nhất.
Cải thiện công tác văn thư là yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng suất lao động của các cơ quan, tổ chức Việc này không chỉ giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng mà còn tiết kiệm thời gian và sức lực, đồng thời đảm bảo thông tin đầy đủ theo yêu cầu.
Việc thực hiện tốt công tác văn thư là rất quan trọng để bảo đảm lưu giữ đầy đủ các bằng chứng và chứng cứ liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân Điều này không chỉ giúp minh bạch hóa quy trình làm việc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và xác minh thông tin trong tương lai.
Các văn bản và tài liệu của văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực tính chân thực của cơ quan, đồng thời thể hiện trách nhiệm liên quan đến việc quản lý thông tin.
Làm tốt công tác văn thư là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả lưu trữ hồ sơ, tài liệu Khi hồ sơ và tài liệu được sản xuất từ văn thư đầy đủ và chính xác, công tác lưu trữ sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Ngược lại, nếu hồ sơ và tài liệu không đảm bảo về số lượng và chất lượng ngay từ bước văn thư, sẽ gây ra nhiều khó khăn và ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình lưu trữ sau này.
1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ:
Lưu trữ hiệu quả thông tin văn bản là yếu tố then chốt giúp lãnh đạo và quản lý điều hành công việc một cách kịp thời Việc này không chỉ hỗ trợ thực hiện chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giải quyết công việc hàng ngày, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động.
Công tác lưu trữ hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hệ thống văn thư và hành chính văn phòng của các cơ quan, tổ chức, từ đó thúc đẩy nhanh chóng quá trình cải cách hành chính tại Việt Nam.
Việc thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ hỗ trợ quá trình tìm kiếm và tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác, đáp ứng nhu cầu của cá nhân và tổ chức trong việc tìm kiếm thông tin lưu trữ.
1.2.3 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT:
Đầu tiên, việc cung cấp thông tin đáng tin cậy là yếu tố then chốt trong quản lý, hỗ trợ các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội Bên cạnh đó, thông tin lịch sử và các căn cứ, bằng chứng cũng rất cần thiết cho công tác quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, việc nâng cao hiệu suất công việc cho cán bộ, công chức, viên chức sẽ giúp họ giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu của tổ chức.
Hồ sơ tài liệu là công cụ quan trọng trong việc theo dõi và kiểm tra công việc một cách hệ thống, giúp cán bộ, công chức có thể rút ra kinh nghiệm và nâng cao hiệu quả quản lý Việc này góp phần thực hiện các mục tiêu về năng suất, chất lượng và hiệu quả, phù hợp với yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
Thứ ba, cần thiết phải phát triển các công cụ nhằm kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan và tổ chức, từ đó bảo vệ và duy trì các căn cứ, bằng chứng liên quan đến hoạt động của họ, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra và giám sát hiệu quả.
Thứ tư, việc bảo vệ bí mật thông tin liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật của nhà nước, quốc gia, dân tộc là rất quan trọng.
Việc chú trọng công tác văn thư lưu trữ (VTLT) là cần thiết để đảm bảo hoạt động của nền hành chính nhà nước diễn ra thông suốt, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy cải cách hành chính Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần nhận thức rõ vai trò của VTLT, nhằm triển khai các biện pháp phù hợp để cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý trong các đơn vị.
Nội dung tổ chức, quản lý công tác VTLT
1.3.1 Nội dung công tác văn thư:
Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung, thể hiện đầy đủ những hoạt động cần phải làm để văn thư phát huy được hết tác dụng của mình:
Soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm các bước quan trọng như soạn thảo nội dung, duyệt bản thảo, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký và cuối cùng là ký ban hành văn bản.
Quản lý văn bản và tài liệu là một phần quan trọng trong hoạt động của cơ quan, bao gồm việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Điều này giúp đảm bảo thông tin được tổ chức và bảo quản một cách hiệu quả, phục vụ cho các hoạt động và quyết định trong tương lai.
Quản lý văn bản đi bao gồm các bước quan trọng như cấp số và thời gian ban hành văn bản, đăng ký văn bản đi, nhân bản và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, cũng như xác định mức độ mật và mức độ khẩn đối với văn bản giấy Đối với văn bản điện tử, cần thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, việc phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi cũng rất cần thiết, cùng với việc lưu trữ văn bản đi để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý.
Quản lý văn bản đến bao gồm các bước quan trọng như tiếp nhận và đăng ký văn bản, trình bày và chuyển giao văn bản đến, cũng như giải quyết và theo dõi, đôn đốc tiến độ xử lý các văn bản này.
Lập hồ sơ và nộp lưu trữ tài liệu vào cơ quan bao gồm các bước quan trọng như lập danh mục hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện việc nộp lưu trữ tài liệu Quy trình này đảm bảo rằng tài liệu được quản lý và lưu trữ một cách hiệu quả trong cơ quan.
- Thứ ba là việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật gồm việc quản lý, sử dụng và đóng dấu
1.3.2 Nội dung công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ:
- Thứ nhất, thu thập tài liệu lưu trữ, bao gồm các hoạt động:
+ Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan
+ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
+ Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Bảo quản và thống kê tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc hủy tài liệu khi chúng hết giá trị Cần thực hiện bảo quản tài liệu đúng quy định pháp luật về số lượng và nội dung Đối với những tài liệu không còn giá trị sử dụng hoặc đã được thay thế, cần lập danh sách gửi để xét duyệt và thực hiện tiêu hủy theo quy trình quy định.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm việc khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thông qua các hoạt động như truy cập tài liệu tại phòng đọc, xuất bản ấn phẩm lưu trữ, giới thiệu tài liệu qua phương tiện thông tin đại chúng và trang thông tin điện tử, cũng như tổ chức triển lãm và trưng bày tài liệu lưu trữ.
15 trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ
Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện theo quy định pháp luật, nhằm đảm bảo các cá nhân và tổ chức đủ điều kiện có thể tham gia Bộ Nội vụ sẽ quy định chương trình và nội dung bồi dưỡng, đồng thời phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo để xây dựng chương trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ.
1.3.3 Nội dung tổ chức, quản lý công tác VTLT:
Công tác VTLT của cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân bao gồm nhiều nghiệp vụ quan trọng nhằm thu thập, thống kê, khai thác, tra tìm, bảo quản và sử dụng tài liệu có giá trị Một số công việc tiêu biểu trong việc tổ chức và quản lý công tác VTLT bao gồm việc xây dựng hệ thống lưu trữ hiệu quả, đảm bảo an toàn thông tin và nâng cao khả năng truy cập tài liệu cho người dùng.
- Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật về công tác VTLT;
- Hướng dẫn việc kiểm tra, thực hiện các văn bản về công tác VTLT;
- Tổ chức bộ máy nhân sự phục vụ công tác VTLT;
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư;
- Bố trí trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác VTLT;
- Tổ chức thực hiện công tác báo cáo, thống kê tài liệu trong VTLT;
- Xây dựng và chỉ đạo và thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ;
- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; thống kê nhà nước về lưu trữ;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý nghiên cứu khoa học;
- Ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác VTLT;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ;
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;
- Phân loại, xác định giá trị các tài liệu;
Quản lý công tác thi đua và khen thưởng trong lĩnh vực VTLT đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng công tác Đồng thời, việc thanh tra, kiểm tra cũng như giải quyết khiếu nại, tố cáo là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động này Việc xử lý các quy phạm pháp luật liên quan đến công tác VTLT sẽ góp phần tăng cường trách nhiệm và nâng cao hiệu quả quản lý.
- Sơ kết, tổng kết VTLT; hợp tác quốc tế trong lĩnh vực VTLT…
Ý nghĩa của công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT
Công tác VTLT đóng vai trò quan trọng trong mọi cơ quan, tổ chức, vì mỗi đơn vị đều sản sinh ra nhiều loại giấy tờ và tài liệu có giá trị cần được lưu giữ để tra cứu khi cần thiết Những văn bản này không chỉ là bản gốc mà còn có giá trị pháp lý cao, xác nhận sự việc đã xảy ra Việc soạn thảo và ban hành văn bản là cần thiết, nhưng việc lưu trữ và bảo quản tài liệu an toàn còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác VTLT sẽ hình thành như một "huyết mạch" trong hoạt động của họ Mục tiêu của công tác VTLT là đảm bảo thông tin bằng văn bản được cung cấp kịp thời cho việc lãnh đạo và quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến và đi, sử dụng con dấu, và lập hồ sơ Người làm văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản, trong khi thủ trưởng cơ quan có quyền cho ý kiến chỉ đạo và ký phát hành văn bản Mỗi cá nhân cũng phải soạn thảo văn bản và lập hồ sơ khi được giao nhiệm vụ Do đó, tất cả các thành viên trong cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên, đều có vai trò quan trọng trong quá trình này.
Tất cả 17 chức đều tham gia tích cực vào công tác văn thư, chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao Điều này nhấn mạnh rằng công tác văn thư không chỉ là trách nhiệm của những người làm văn thư mà là của tất cả mọi người trong tổ chức.
Nhiều người vẫn chưa nhận thức được rằng việc hoàn thành công việc không chỉ dừng lại ở đó mà còn cần phải lập hồ sơ và quản lý tài liệu, bởi những tài liệu này có giá trị lâu dài Hiện nay, nhiều tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đang bị bỏ xó, chất đống mà không được bảo quản đúng cách Nếu không có sự chăm sóc từ những người làm lưu trữ, thông tin quý giá trong những tài liệu này sẽ khó có thể được khai thác Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khi được sử dụng rộng rãi, vì chúng chứa đựng thông tin lịch sử và dự báo có độ chính xác cao Nhờ vào ý thức bảo quản của các thế hệ trước, thế hệ sau mới có thể hiểu được lịch sử và những hy sinh của dân tộc Do đó, việc nâng cao ý thức bảo quản và giao nộp tài liệu là rất cần thiết để các thế hệ kế cận có thể tìm hiểu về lịch sử và đóng góp của các cơ quan, tổ chức đối với sự phát triển của đất nước.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý Nhà nước, cần cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết cho từng cơ quan, đơn vị Quản lý Nhà nước yêu cầu có đủ thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin bằng văn bản là nguồn chính và đáng tin cậy nhất Do đó, công tác văn thư cần được sắp xếp hợp lý nhằm hỗ trợ tối ưu cho việc đảm bảo thông tin trong quản lý.
18 quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý
Việc thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ sẽ giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác và nâng cao năng suất, chất lượng Điều này đảm bảo tuân thủ đúng chính sách, chế độ và bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, đồng thời hạn chế tình trạng quan liêu giấy tờ, giảm thiểu giấy tờ không cần thiết và ngăn chặn việc lợi dụng văn bản Nhà nước để thực hiện các hành vi trái pháp luật.
Công tác văn thư lưu trữ (VTLT) đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm lưu giữ đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và các cá nhân có trách nhiệm Việc giữ lại các văn bản với nội dung chính xác và phản ánh chân thực hoạt động của cơ quan sẽ tạo ra những bằng chứng pháp lý cần thiết khi cần thiết, chứng minh cho các hoạt động của cơ quan một cách rõ ràng và chính xác.
Công tác VTLT đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm lưu giữ hồ sơ và tài liệu đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Nguồn tài liệu chính cho lưu trữ quốc gia đến từ các hồ sơ có giá trị do các cơ quan nộp Để nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập và nộp hồ sơ; hồ sơ càng hoàn chỉnh và văn bản càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng cao Ngược lại, nếu hồ sơ không được lập tốt và văn bản không đầy đủ, chất lượng tài liệu nộp vào lưu trữ sẽ bị ảnh hưởng, gây khó khăn cho các hoạt động nghiệp vụ và làm giảm tính hoàn chỉnh của tài liệu tại Lưu trữ Quốc gia.
Yêu cầu về tổ chức quản lý công tác VTLT
1.5.1 Yêu cầu về công tác văn thư:
Văn bản của cơ quan, tổ chức cần được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật, dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Tất cả văn bản đi và đến của cơ quan, tổ chức cần được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để thực hiện thủ tục tiếp nhận và đăng ký, ngoại trừ những loại văn bản được phép đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Văn bản đi và văn bản đến cần được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày nhận, tối đa là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản đến có mức độ khẩn, việc đăng ký, trình và chuyển giao phải được thực hiện ngay sau khi nhận.
- Đảm bảo tính chính xác về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày: + Chính xác về nội dung của văn bản:
Nội dung văn bản cần phải đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý, phù hợp với Hiến pháp, các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn từ các cơ quan nhà nước cấp trên.
Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
+ Chính xác về mặt thể thức văn bản:
Văn bản ban hành cần đảm bảo đầy đủ các thành phần theo quy định của Nhà nước, bao gồm: Quốc hiệu, Tác giả, Sổ, Ký hiệu văn bản, Địa danh, ngày tháng năm ban hành, Tên loại trích yếu nội dung văn bản, Nội dung, thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan, và Nơi nhận văn bản Các yếu tố thông tin này phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
+ Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
Yêu cầu về độ chính xác cần được thực hiện nghiêm ngặt trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy, đăng ký và chuyển giao văn bản Đồng thời, việc tuân thủ các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong công việc.
- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý
Người được giao nhiệm vụ theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức cần phải lập hồ sơ chi tiết về các công việc được giao Sau đó, họ có trách nhiệm nộp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.
- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật
Hệ thống cần tuân thủ các quy định tại phụ lục của Nghị định 30/2020/NĐ-CP liên quan đến công tác văn thư, cũng như các quy định pháp luật hiện hành có liên quan.
1.5.2 Yêu cầu về công tác lưu trữ:
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật
- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê
- Đảm bảo tính chất nhanh chóng, chính xác, hiện đại và bí mật
Cán bộ lưu trữ cần có quan điểm và đạo đức chính trị đúng đắn, nhận thức rõ quyền lợi của giai cấp và các tổ chức, cá nhân Họ cũng phải luôn cảnh giác với các âm mưu chống phá từ những thế lực thù địch, đồng thời thực hiện công tác lưu trữ với tinh thần tổ chức, kỷ luật và trách nhiệm cao.
1.5.3 Yêu cầu về tổ chức, quản lý công tác VTLT:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc vào việc xây dựng và quản lý văn bản hiệu quả Việc xây dựng văn bản nhanh chóng giúp giải quyết công việc kịp thời, trong khi giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ và ý nghĩa của các vấn đề được đề cập Điều này không chỉ gây tốn kém thời gian, công sức mà còn ảnh hưởng đến ngân sách của các cơ quan, tổ chức.
Trong một số văn bản của cơ quan, có nhiều thông tin thuộc phạm vi bí mật của Nhà nước Do đó, việc xây dựng, quản lý và giải quyết văn bản, cũng như bố trí phòng làm việc và kho lưu trữ của cán bộ VTLT, cần tuân thủ các yêu cầu được quy định trong Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước Việc lựa chọn cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ cũng phải đảm bảo tính bảo mật này.
2018 do Quốc Hội ban hành
Việc hiện đại hóa công tác VTLT là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước và chất lượng làm việc của các cơ quan Để đáp ứng nhu cầu cấp bách này, cần thực hiện từng bước phù hợp với trình độ khoa học công nghệ của đất nước và điều kiện cụ thể của từng đơn vị Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu và coi thường việc áp dụng các phương tiện, kỹ thuật văn phòng hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả công tác VTLT.
Dựa trên những nội dung đã được trình bày ở chương 1, chúng ta đã có cái nhìn tổng quan về định nghĩa, vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ, cũng như tổ chức và quản lý trong lĩnh vực này Những thông tin này sẽ là nền tảng cho việc phát triển các luận điểm và luận cứ trong các chương tiếp theo, nhằm làm rõ hơn chủ đề của bài báo cáo.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Tổng quan về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT
- Địa chỉ: Số 02 Ngọc Hà, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội
- Lịch sử hình thành và phát triển:
+ Thời kỳ 1945-1954: Hội đồng Chính phủ đã ban hành Quyết nghị về việc lập Bộ Canh nông;
+ Thời kỳ 1955-1975: Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị quyết đổi tên Bộ Canh nông thành Bộ Nông lâm
Từ ngày 15 đến 20 tháng 9 năm 1955, tại kỳ họp thứ 5 Quốc hội khoá I, quyết định quan trọng được đưa ra là tách Bộ Giao thông Công chính thành hai bộ riêng biệt: Bộ Giao thông và Bưu điện, cùng với Bộ Thuỷ lợi và Kiến trúc.
Cuối tháng 4 năm 1960, Bộ Nông lâm được tách thành 4 tổ chức độc lập: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường, Tổng Cục Thuỷ sản và Tổng Cục Lâm nghiệp Đến năm 1976, Quốc hội Việt Nam đã thống nhất thành lập Bộ Hải sản trong kỳ họp đầu tiên.
Vào ngày 22 tháng 1 năm 1981, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã phê duyệt việc thành lập hai bộ mới: Bộ Công nghiệp thực phẩm và Bộ Lương thực, dựa trên việc tách Bộ Lương thực và thực phẩm.
Quốc hội khoá VII (tháng 7/1981) đã quyết định thành lập Bộ Thuỷ sản + Giai đoạn đổi mới từ 1986 đến nay:
Thời kỳ 1986 đến 1995: thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ: Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm
Từ tháng 8/2007, tại kỳ họp thứ nhất của Quốc hội khóa XII, Bộ Thủy sản đã chính thức được hợp nhất vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT:
Ngày 03/01/2008, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 199/2013/NĐ-CP, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (NN&PTNT) Nghị định này xác định Bộ NN&PTNT là cơ quan của Chính phủ, có trách nhiệm quản lý nhà nước các lĩnh vực như nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn trên toàn quốc, đồng thời quản lý các dịch vụ công trong các ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
2.1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Chính phủ trình các dự án luật và dự thảo văn bản của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, cũng như của Chính phủ theo chương trình và kế hoạch đã được phê duyệt.
Bộ quản lý có trách nhiệm trình Chính phủ các chiến lược, quy hoạch và kế hoạch phát triển dài hạn, hàng năm cũng như các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc ngành và lĩnh vực quản lý của mình.
- Trình Thủ tướng Chính phủ các dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền ban hành của Thủ tướng Chính phủ
Bộ phê duyệt chiến lược, quy hoạch và chương trình phát triển cho các ngành, lĩnh vực trong phạm vi quản lý của mình, theo phân cấp và ủy quyền từ Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
- Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật
Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các Bộ, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quản lý nhà nước của Bộ Việc này giúp xác định các quy định liên quan đến ngành, lĩnh vực mà Bộ phụ trách, từ đó nâng cao chất lượng công tác quản lý và điều hành.
- Về quản lý đầu tư, xây dựng:
Bộ có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về đầu tư và xây dựng trong các chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của mình theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn và kiểm tra các chương trình, dự án đầu tư, xây dựng theo thẩm quyền của Bộ, đồng thời thực hiện thanh tra, giám sát và đánh giá các hoạt động này theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức thực hiện giám sát, đánh giá tổng thể đầu tư thuộc phạm vi quản lý ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của pháp luật
Chúng tôi đang triển khai chỉ đạo xây dựng và kiểm tra việc thực hiện quy hoạch phát triển vùng cây trồng và chăn nuôi tập trung, nhằm sản xuất nông sản thực phẩm an toàn.
+ Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện sử dụng ngân sách cho các chương trình phòng, chống, khắc phục hậu quả dịch bệnh trên động vật, thực vật;
Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sản xuất hàng năm liên quan đến cơ cấu cây trồng và vật nuôi, bao gồm kỹ thuật gieo trồng, chăn nuôi, thu hoạch, bảo quản, cũng như tổng kết và đánh giá kết quả thực hiện.
+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về cơ chế, chính sách phát triển lâm nghiệp
+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về sản xuất lâm nghiệp, nông nghiệp, thủy sản kết hợp trong rừng phòng hộ
+ Chỉ đạo thực hiện chính sách chi trả dịch vụ môi trường rừng theo quy định của pháp luật
Chính quyền cần chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện các cơ chế, chính sách phát triển thủy sản sau khi được phê duyệt Đồng thời, cần kiểm tra và giám sát việc thực hiện quy hoạch vùng nuôi trồng thủy sản tập trung, cũng như triển khai các biện pháp phòng, chống dịch bệnh thủy sản hiệu quả.
Thủy lợi đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhà nước, bao gồm quy hoạch phòng chống lũ cho các tuyến sông có đê và quy hoạch đê điều Ngoài ra, cần đầu tư xây dựng và tu sửa các công trình thủy lợi để đảm bảo hiệu quả trong công tác phòng ngừa thiên tai.
- Về phát triển nông thôn:
Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại văn phòng Bộ NN&PTNT
2.2.1 Xây dựng và ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo điều hành hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ về công tác VTLT:
Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đã xây dựng, ban hành và triển khai đầy đủ các văn bản nhà nước và của cơ quan liên quan đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư
- Chỉ thị số 20/2004/CT-BNN ngày 13 tháng 07 năm 2004 của Bộ trưởng
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ
- Thông tư số 24/2015/TT-BNNPTNT về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 50/2013/TT-BNNPTNT ngày 19 tháng 11 năm 2013 của
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã quy định quy trình và thủ tục soạn thảo cũng như ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Quyết định số 371/QĐ-BNN-VP của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành quy định về việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Quy định này nhằm đảm bảo việc quản lý, bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng thông tin phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo và phát triển.
Quyết định số 3598/QĐ-BNN-VP, ban hành ngày 13 tháng 09 năm 2018 bởi Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, phê duyệt Kế hoạch thực hiện Quyết định 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, nhằm thúc đẩy việc gửi và nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
- Kế hoạch số 6902/KH-BNN-VP ngày 05 tháng 09 năm 2018 về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
2.2.2 Tổ chức, quản lý công tác văn thư:
2.2.2.1 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc tổ chức, thực hiện công tác văn thư:
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, đồng thời ứng dụng khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực này Điều này bao gồm việc giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản gửi đến cơ quan.
Duyệt nội dung và ký các văn bản quan trọng của cơ quan; ủy quyền cho cấp phó ký thay những văn bản thuộc lĩnh vực công tác đã được phân công; giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính ký thừa lệnh những văn bản khác.
+ Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Quản lý việc sử dụng con dấu của cơ quan
- Trách nhiệm của chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính:
Người đảm nhiệm vai trò hỗ trợ thủ trưởng cơ quan trong việc tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
+ Xem xét toàn bộ văn bản đến để phối hợp cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng
+ Ký thừa lệnh thủ trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản do văn phòng hoặc phòng hành chính trực tiếp ban hành
Tham gia vào việc xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan và kiểm tra thủ tục, thể thức của tất cả các văn bản trước khi ký và gửi đi.
+ Có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình
Trưởng đơn vị có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo nội dung văn bản đúng quy định, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan và pháp luật Đồng chí Vũ Bá Dụ, Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng, là người thực hiện nhiệm vụ này.
Bộ luôn chú trọng kiểm tra kỹ lưỡng các văn bản trước khi trình ký, đảm bảo không chỉ về nội dung và thể thức mà còn về cách dùng từ chính xác Tại Văn phòng Bộ, đồng chí được mọi người công nhận là cán bộ gương mẫu, tận tâm với công việc, góp phần quan trọng khẳng định vị thế của phòng Văn thư – Lưu trữ trong hệ thống các phòng ban.
- Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn:
+ Soạn thảo văn bản theo sự phân công của phụ trách đơn vị, theo chức trách, nhiệm vụ được giao
Xác định tên loại văn bản
Xác định mức độ khẩn của văn bản
Soạn thảo văn bản theo đúng hình thức, thể thức
Giải quyết văn bản đến, đi theo chức trách, nhiệm vụ được giao
Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan (đảm bảo chất lượng văn bản, đúng thời gian quy định)
- Trách nhiệm của văn thư cơ quan:
+ Cấp số văn bản, ngày, tháng, năm trên văn bản khi văn bản đúng nội dung và thể thức
+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và lỗi chính tả, phát hiện lỗi sai, chuyển lại cho bộ phận chuyên môn chỉnh sửa
+ Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn lên văn bản
+ Đăng ký tại bộ phận văn thư cơ quan (kiểm tra minh chứng), đăng ký trực tuyến hoặc bằng tay
+ Thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bảo lưu văn bản
Quản lý văn bản đến bao gồm các bước tiếp nhận, đăng ký và trình văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan Đồng thời, việc chuyển giao văn bản đến cũng cần được thực hiện một cách hiệu quả Ngoài ra, quản lý sổ đăng ký văn bản đi và đến giúp thống kê số lượng văn bản và hỗ trợ tra cứu thông tin một cách dễ dàng.
+ Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức
2.2.2.2 Soạn thảo, ký ban hành văn bản:
Trong quản lý và điều hành, việc soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động cơ bản và quan trọng, diễn ra thường xuyên Để đảm bảo văn bản đạt chất lượng, đúng thời gian và thẩm quyền, người soạn thảo cần nắm vững kiến thức về thu thập, xử lý thông tin, xây dựng bố cục và nội dung, sử dụng ngôn ngữ khoa học, cũng như trình bày một cách hợp lý Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của văn bản cả về nội dung lẫn thể thức.
Hiện nay tại tại Bộ NN&PTNT có các loại văn bản sau:
Văn bản quy phạm pháp luật, cụ thể là các thông tư, đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn thực hiện các quy định pháp lý Một số thông tư nổi bật đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành bao gồm Thông tư số 05/2018/TT-BNNPTNT, quy định chi tiết một số điều của Luật Thủy lợi, và Thông tư số 18/2017/TT-BNNPTNT, hướng dẫn thực hiện hỗ trợ phát triển sản xuất, đa dạng hóa sinh kế, cũng như dự án nhân rộng mô hình giảm nghèo trong Chương trình mục tiêu quốc gia Giảm nghèo bền vững giai đoạn 2016-2020.
Văn bản chuyên ngành được phân loại theo các lĩnh vực hoạt động như quản lý xây dựng công trình, phòng chống thiên tai, thi đua khen thưởng, lâm nghiệp, trả lời cử tri, thủy sản, thủy lợi, chăn nuôi và thú y.