Lịch sử nghiên cứu vấn đề
CTVT là một vấn đề đang thu hút sự chú ý nghiên cứu nhằm cải thiện hệ thống quản lý và phát triển nghiệp vụ liên quan Các nghiên cứu ở nhiều quy mô khác nhau đã đóng góp quan trọng cho cả lý luận và thực tiễn, trong đó có những công trình liên quan đến khóa luận của tôi.
-“ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS, Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Quốc gia Hà Nội, năm 2011;
- Từ điển “Giải thích nghiệp vụ văn thư” của PGS TS Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011;
-“Giáo trình văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do PGS TS Triệu Văn Cường chủ biên, Nhà xuất bản Lao động, năm 2016;
Bài viết “Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường” của tác giả Nguyễn Thị Hồng, luận văn Thạc sỹ tại Trường Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2013, phân tích thực trạng công tác văn thư và lưu trữ tại cấp phường, đồng thời đưa ra các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quản lý tài liệu và thông tin Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức hệ thống lưu trữ khoa học, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của chính quyền địa phương.
Bài luận văn Thạc sỹ của tác giả Nguyễn Đăng Việt, được thực hiện tại Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, tập trung vào việc khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức cũng như quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nội Nghiên cứu này nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả quản lý văn thư và lưu trữ, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện cho các doanh nghiệp trong khu vực.
Mặc dù nhiều nghiên cứu khoa học và sách chuyên khảo đã đề cập đến công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS) từ góc độ lý luận chung, nhưng việc nghiên cứu lý luận về QLVB và LHS cho từng loại hình tổ chức cụ thể vẫn còn hạn chế.
Ngoài các hệ thống lý luận về công tác quản lý văn bản, cần nhắc đến các nghiên cứu của các chuyên gia trong lĩnh vực công tác văn thư, cùng với các báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên.
- Tác giả Đỗ Thị Ngọc Anh với đề tài khóa luận “ Quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ” (2019) ;
- Tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh với đề tài khóa luận “ Công tác văn thư và lưu trữ tại Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam” (2019);
Tác giả Phạm Thị Kim Anh đã thực hiện khóa luận với đề tài "Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF" vào năm 2016 Nghiên cứu này tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý văn thư và lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu quả công việc tại công ty.
Đề tài về công tác văn thư (CTVT) rất đa dạng và phong phú, mang lại nhiều giá trị tham khảo cho công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS) trong các cơ quan, đặc biệt là sự khác biệt giữa Nhà nước và Doanh nghiệp Việc sửa đổi, bổ sung Nghị Định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nghiên cứu thực trạng QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát, tạo nên điểm khác biệt cho đề tài này.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục tiêu sau:
Khảo sát và nghiên cứu thực trạng công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS) tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát, từ đó đưa ra những đánh giá về những ưu điểm và hạn chế trong công tác QLVB và LHS.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác QLVB, LHS của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt được mục tiêu nói trên, khóa luận này cần phải thực hiện được những nhiệm vụ sau:
Một là, nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung về công tác QLVB,
Hai là, tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển; cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát;
Ba là, tìm hiểu, khảo sát tình trạng để đánh giá, đưa ra ưu điểm, hạn chế của công tác này;
Bốn là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác QLVB, LHS
5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác QLVB, LHS tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát
- Phạm vi nghiên cứu của khóa luận:
Về thời gian: từ năm 2017 đến tháng 4 năm 2021
Về không gian: khảo sát tại Văn phòng của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát
Trong quá trình nghiên cứu, em đã sử dụng các phương pháp sau:
Trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi đã áp dụng phương pháp quan sát và khảo sát để thu thập và soạn thảo các văn bản, bao gồm quản lý văn bản (QLVB) và lý lịch sử (LHS) Tôi đã có cơ hội tham khảo nhiều loại văn bản cùng các hướng dẫn và chỉ đạo từ Công ty, đồng thời tiếp cận các khâu nghiệp vụ văn thư Qua đó, tôi có thể đánh giá tình trạng và công tác quản lý văn bản cũng như lý lịch sử tại Công ty một cách hiệu quả.
Phương pháp phân tích được thực hiện thông qua khảo sát và tài liệu thu thập, nhằm nghiên cứu chi tiết các khâu nghiệp vụ CTVT Dựa trên tình hình thực tế công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS) của Công ty, tôi đã hiểu rõ bản chất của đối tượng nghiên cứu và từ đó đưa ra những kết luận chính xác.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để phân tích các vấn đề một cách chi tiết, từ đó tạo ra cái nhìn khách quan nhất về đối tượng nghiên cứu.
QLVB, LHS Phân tích và tổng hợp là hai quá trình ngược nhau nhưng lại bổ sung cho nhau để đưa ra kết quả nghiên cứu tốt nhất
Phương pháp so sánh được áp dụng không chỉ dựa vào tài liệu đã thu thập tại công ty mà còn kết hợp với các nguồn tài liệu khác để thực hiện việc so sánh và đối chiếu hiệu quả.
Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, em còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, phỏng vấn
7 Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung bao gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ
Trong chương này, tôi tóm tắt các vấn đề cơ bản liên quan đến quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS), bao gồm khái niệm, nội dung, ý nghĩa và nguyên tắc Qua đó, tôi làm rõ cơ sở khoa học và sự cần thiết của công tác này trong hoạt động của Công ty.
Chương 2: Thực trạng của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát
Chương 2, em khái quát về Công ty và tìm hiểu thực trạng công tác QLVB, LHS, công tác tổ chức bộ phận phụ trách công tác QLVB, LHS
Chương 3 đề cập đến việc đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát Các giải pháp này bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu, tăng cường đào tạo nhân viên về quy trình lập hồ sơ, và thiết lập hệ thống kiểm soát chất lượng tài liệu Những biện pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý thông tin.
Dựa trên kết quả nghiên cứu từ chương 1 và chương 2, bài viết này sẽ phân tích những ưu điểm và hạn chế của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát Đồng thời, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của công ty.
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ 1.1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức hiện nay, văn bản đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực, từ chỉ đạo đến điều hành và quyết định thi hành Văn bản không chỉ là phương tiện cần thiết trong quản lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của doanh nghiệp cũng như các tổ chức Để hiểu rõ hơn về công tác quản lý văn bản (QLVB) và lưu trữ hồ sơ (LHS), cần tìm hiểu các khái niệm cơ bản liên quan đến ý nghĩa lý luận và thực tiễn của chúng.
Theo Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020, "văn bản" được định nghĩa là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu Văn bản này hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và phải được trình bày đúng theo thể thức, kỹ thuật quy định.
- “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.[1;2]
- “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.[1;2]
Theo giáo trình văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải thích:
Quản lý văn bản là quá trình áp dụng các phương pháp khoa học và nghiệp vụ để tiếp nhận và chuyển giao văn bản một cách nhanh chóng và an toàn Điều này đảm bảo rằng các tài liệu hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức được lưu giữ hiệu quả, phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng sau này.
Theo khoản 14, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
Theo quy định của Chính phủ trong Nghị định số 30/2020, "Hồ sơ" được định nghĩa là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, có đặc điểm chung, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Theo khoản 15, Điều 3 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định:
"Lập hồ sơ" là quá trình tổ chức và sắp xếp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, dựa trên những nguyên tắc và phương pháp cụ thể.
1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ
Công tác quản lý văn bản và lưu hồ sơ (QLVB, LHS) là một lĩnh vực nghiệp vụ kỹ thuật phức tạp, bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau Mỗi khâu đều có những đặc trưng riêng, với quy trình và thủ tục cụ thể cần được tuân thủ.
Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư, nội dung QLVB, LHS gồm:
Sơ đồ 1.1 Nội dung công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ
Nội dung công tác QLVB, LHS
Quản lý văn bản đi
Quản lý văn bản đến
Nội dung quản lý văn bản:
- Quản lý văn bản đi:
+ Trình tự quản lý văn bản đi:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Bước 3 bao gồm việc nhân bản và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, cũng như ghi rõ độ mật và mức độ khẩn của văn bản giấy Đối với văn bản điện tử, cần thực hiện ký số từ cơ quan, tổ chức.
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Bước 5: Lưu văn bản đi
- Quản lý và giải quyết văn bản đến:
+Trình tự quản lý văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sơ đồ 1.2 Phương pháp lập hồ sơ
1.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ
Quản lý văn bản và lập hồ sơ là công việc thiết yếu trong mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là tại Công ty TNHH Kỹ Thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát Để thực hiện hiệu quả công tác này, các văn bản cần được quản lý, phân loại và tổ chức một cách khoa học và ngăn nắp Việc sắp xếp theo thứ tự sẽ giúp dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát và thiếu sót.
Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngành mà Công ty đang thực hiện và sản sinh khá nhiều văn bản, tài liệu, hồ sơ như:
Mở hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động, sản xuất kinh doanh, ;
Tài liệu về kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý, ;
Giấy tờ về các hợp đồng: bảo lãnh, bảo hiểm, hợp đồng nhân công, hợp đồng thi công,…