Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn và bảo quản, khai thác tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức của cộng đồng về giá trị di sản văn hóa dân tộc Việc tổ chức bảo quản và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ không chỉ giúp bảo tồn di sản mà còn thúc đẩy nghiên cứu khoa học và giáo dục trong lĩnh vực lưu trữ Nhiều nghiên cứu, bài viết trên tạp chí chuyên ngành, luận văn thạc sĩ và giáo trình đã đề cập đến cả lý thuyết lẫn thực tiễn trong lĩnh vực này.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đã được đề cập trong nhiều tài liệu chuyên khảo và giáo trình, như “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước và Vũ Dương Hoan (1987), “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm (1990), cùng với “Lưu trữ tài liệu nghe – nhìn” của TS Trần Thị Loan Những tài liệu này cung cấp cơ sở lý luận vững chắc về bảo quản tài liệu lưu trữ cũng như khai thác và sử dụng tài liệu nghe – nhìn.
Các luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu nhiều đề tài liên quan đến lưu trữ tài liệu nghe - nhìn, trong đó nổi bật là luận văn thạc sĩ về công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại các Đài Truyền hình.
Bài viết đề cập đến thực trạng và giải pháp trong việc tổ chức và quản lý tài liệu phim, ảnh, ghi âm tại Việt Nam, với các nghiên cứu nổi bật như của Nguyễn Thị Thúy Bình (2002), khóa luận tốt nghiệp của Lê Thị Vân Anh về công tác lưu trữ tài liệu nghe - nhìn, và nghiên cứu của Nguyễn Thị Việt Hoa về tình hình lưu trữ tại Trung tâm Nghe nhìn thông tấn xã Việt Nam Những nghiên cứu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về thách thức và giải pháp cần thiết để cải thiện công tác lưu trữ tài liệu nghe - nhìn ở nước ta hiện nay.
Trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, có nhiều bài viết và nghiên cứu liên quan đến nội dung khoá luận tốt nghiệp, trong đó nổi bật là bài “Công tác bảo quản và phục vụ khai thác băng ghi âm từ tính” của tác giả Đặng Anh Đào.
Các bài viết như “Bảo quản phim điện ảnh” của Xuân Lâm và “Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm” của Đào Xuân Chúc đã nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ nghe – nhìn Tuy nhiên, hiện nay, lĩnh vực này vẫn đối mặt với nhiều thách thức cần được nghiên cứu và cải thiện Các nghiên cứu hiện tại chỉ giải quyết từng vấn đề cụ thể, do đó, cần có cái nhìn toàn diện hơn để nâng cao hiệu quả bảo quản và khai thác tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là làm rõ thực trạng công tác bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III, đồng thời đưa ra nhận xét, đánh giá và tìm hiểu nguyên nhân của những hạn chế trong công tác này.
Đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện công tác bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nhiệm vụ nghiên cứu quan trọng.
Với mục tiêu đã nêu trên, em đặt ra nhiệm vụ như sau:
Bài viết giới thiệu về thành phần và nội dung của tài liệu nghe - nhìn đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, đồng thời phân tích tình trạng hư hỏng và mất mát của các tài liệu này, cùng với nguyên nhân gây ra tình trạng đó Ngoài ra, bài viết cũng nêu rõ các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm, nhằm nâng cao nhận thức về giá trị và sự bảo tồn của chúng.
Tìm hiểu về tình hình bảo quản và khai thác tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác này Việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu nghe – nhìn không chỉ giúp hoàn thiện quy trình bảo quản mà còn hiện đại hóa các phương pháp lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần tập trung vào việc cải tiến công tác bảo quản và phát triển các chiến lược khai thác tài liệu nhằm tối ưu hóa giá trị sử dụng của tài liệu nghe – nhìn.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, em đã sử dụng kết hợp các phương pháp sau:
Phương pháp nghiên cứu lý luận được áp dụng để phân tích cơ sở lý luận của đề tài, thông qua việc xem xét các khái niệm, đặc điểm, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.
Phương pháp khảo sát và phỏng vấn được áp dụng để thu thập thông tin từ cán bộ làm việc tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Qua việc phỏng vấn và khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn, chúng tôi nhằm mục đích thu thập dữ liệu trực tiếp để cung cấp dẫn chứng cho đề tài nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc khảo sát và phỏng vấn thực tế, đồng thời kết hợp với việc nghiên cứu các nguồn tài liệu đa dạng như sách, tạp chí, công trình nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập và internet Điều này đặc biệt quan trọng trong việc tìm hiểu về tài liệu nghe nhìn và các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn.
Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê là những công cụ quan trọng trong nghiên cứu, giúp xử lý thông tin một cách khoa học Khi đã thu thập được các dữ liệu cần thiết, việc kết hợp ba phương pháp này sẽ hỗ trợ đạt được mục tiêu nghiên cứu một cách hiệu quả.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, kết cấu của đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe-nhìn
Chương 2: Thực trạng bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
Chương 3 trình bày một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Các biện pháp này bao gồm cải tiến quy trình bảo quản, ứng dụng công nghệ hiện đại trong việc số hóa tài liệu, và tăng cường đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng quản lý và sử dụng tài liệu Bên cạnh đó, việc phát triển các dịch vụ trực tuyến cũng sẽ giúp người dùng tiếp cận tài liệu dễ dàng hơn, từ đó nâng cao giá trị sử dụng của tài liệu lưu trữ.
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE – NHÌN
Cơ sở lý luận
1.1.1.1 Khái niệm tài liệu nghe - nhìn
Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn như ảnh, phim điện ảnh và ghi âm ngày càng phong phú và đa dạng Những tài liệu này sử dụng hình ảnh và âm thanh để phản ánh các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội và văn hóa của đất nước Ban đầu, tài liệu nghe nhìn chỉ là phương tiện ghi lại hình ảnh và âm thanh, nhưng dần trở thành một loại hình nghệ thuật thể hiện điển hình các sự kiện và hiện tượng trong thiên nhiên và xã hội Những hình ảnh và âm thanh này không chỉ phục vụ cho mục đích trước mắt mà còn lưu giữ những khoảnh khắc quý giá cho thế hệ sau, giúp họ hiểu rõ hơn về lịch sử.
Theo TS Trần Thị Loan trong bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019), tài liệu nghe nhìn được định nghĩa là những tài liệu ghi lại thông tin về sự kiện, hiện tượng, con người thông qua hình ảnh và âm thanh trên các phương tiện đặc biệt Khái niệm này cung cấp cái nhìn tổng quan và hiểu biết ban đầu về tài liệu nghe nhìn, giúp người nghiên cứu nắm rõ đối tượng trước khi đi sâu vào các vấn đề cụ thể hơn.
1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Theo Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội và lịch sử của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, văn tự hay nguồn gốc Thành phần của Phông lưu trữ Quốc gia bao gồm bản chính và bản sao có giá trị như bản chính của các văn kiện, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn, bản thảo, tác phẩm văn học, âm thanh, hình ảnh và các tài liệu khác phát sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong lịch sử Việt Nam Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 cũng khẳng định rằng tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản gốc được ghi trên nhiều vật mang tin khác nhau Những bộ phim, bức ảnh, băng ghi âm và ghi hình có giá trị lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và khoa học đều được xem là tài liệu lưu trữ, phản ánh các hiện tượng khách quan qua hình ảnh và âm thanh.
Trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS Trần Thị Loan, tài liệu lưu trữ nghe nhìn được định nghĩa là các băng ghi âm và băng ghi hình được tạo ra từ các phương tiện kỹ thuật như nhiếp ảnh và điện ảnh Những tài liệu này phát sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, và được lựa chọn để bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ cho nhu cầu của xã hội.
1.1.1.3 Khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về công tác bảo quản tài tiệu lưu trữ được đưa ra, cụ thể như:
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
Bảo quản tài liệu lưu trữ được hiểu là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật, nhằm bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu Mục tiêu chính của việc này là phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng tài liệu trong hiện tại và tương lai.
Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng và Nguyễn Thị Chinh (2006), bảo quản tài liệu lưu trữ được định nghĩa là việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, từ đó phục vụ tốt hơn cho các nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng Đối với tài liệu lưu trữ nghe-nhìn, bảo quản còn bao gồm việc sử dụng các biện pháp kỹ thuật để ngăn ngừa các yếu tố gây hại, đảm bảo tài liệu có thể được khai thác hiệu quả trong hiện tại và tương lai.
1.1.1.4 Khái niệm về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Hiện nay có rất nhiều khái niệm về “ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” trong đó tiêu biểu là một số định nghĩa như sau:
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một phần quan trọng trong hoạt động thông tin khoa học, đóng vai trò thiết yếu trong các phòng, kho lưu trữ Để tài liệu lưu trữ được sử dụng hiệu quả, các cơ sở này cần áp dụng những biện pháp tích cực nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng.
Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng và Nguyễn Thị Chinh (2006), tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ quan trọng trong lĩnh vực lưu trữ Nghiệp vụ này nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế và cá nhân, phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, cũng như lợi ích chính đáng của công dân.
Trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS Trần
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là quá trình tổ chức thông tin từ các tài liệu này để phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu lịch sử của các cơ quan, tổ chức Mục đích của việc khai thác này bao gồm các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa và khoa học.
1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật làm ra tài liệu, tài liệu lưu trữ nghe –
1.1.2.1 Tài liệu lưu trữ ảnh
Tài liệu lưu trữ ảnh là những hình ảnh có giá trị, được tạo ra bằng kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi lại các sự kiện và hiện tượng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Những tài liệu này được lựa chọn và bảo quản trong lưu trữ nhằm phục vụ nhu cầu xã hội.
Để có một bức ảnh hoàn chỉnh, các yếu tố kỹ thuật quan trọng bao gồm ánh sáng, vật liệu và kỹ thuật nhiếp ảnh Ánh sáng là yếu tố cần thiết để tạo ra hình ảnh trên phim khi chụp Các vật liệu cần thiết để hình thành hình ảnh bao gồm máy ảnh, phim (hoặc kính ảnh), giấy ảnh và các hóa chất dùng để tạo và giữ hình ảnh.
Có thể tóm tắt quy trình kỹ thuật tạo ra một bức ảnh như sau:
Sau khi phim được chụp và tiếp xúc với ánh sáng, quá trình phản ứng quang học diễn ra, tạo ra hình ảnh ẩn mà mắt thường không thể nhìn thấy.
Trong bước 2 của quá trình phát triển phim, phim được ngâm trong thuốc hiện hình trong một khoảng thời gian nhất định, khiến hình ảnh của đối tượng chụp dần hiện ra Để bảo vệ hình ảnh khỏi việc bị đen và mất nét, cần ngâm phim qua thuốc hãm hình Trong giai đoạn này, các hạt muối bạc không tham gia vào việc tạo hình sẽ hòa tan và bị loại bỏ sau khi rửa sạch bằng nước lã, từ đó tạo ra phim âm bản.
Để tạo ra một bức ảnh dương bản, cần chiếu một chùm ánh sáng qua âm bản xuống bề mặt cảm quang của giấy ảnh Sau khi thực hiện quá trình hiện hình và hãm hình tương tự như với âm bản, chúng ta sẽ thu được một tấm ảnh dương bản phản ánh chính xác hình ảnh của đối tượng đã được chụp.
1.1.2.2 Tài liệu lưu trữ phim điện ảnh
THỰC TRẠNG BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỦ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE – NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Khái quát về Trung tâm lưu trữ Quốc gia III
Ngày 10 tháng 6 năm 1995, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/QĐ - TCCP về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại 34, Phan Kế Bính, phường Cống Vị, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội, có nhiệm vụ bảo quản tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm đã từng bước phát triển và đạt được những thành tích đáng tự hào Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ được thay đổi và hoàn thiện qua các thời kỳ để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đất nước Trải qua hơn 20 năm phát triển, Trung tâm đã và đang từng bước tự làm mới mình và đóng góp ngày càng tích cực vào ngành lưu trữ nói chung, góp phần đưa lưu trữ đến gần hơn với xã hội và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của xã hội
Tòa nhà 7 tầng của TTLTQG III [ Phụ lục 1]
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn trung tâm trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có nhiệm vụ sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm này tập trung vào các tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương, cũng như từ các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, đặc biệt từ Quảng Bình trở ra, theo quy định của pháp luật và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
TTLTQG III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội
Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;
Kiểm tra và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu gửi đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Phân loại, chinh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản tài liệu từ liệu lưu trữ đã nộp vào Trung tâm;
Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia để tạo bản sao bảo hiểm cho các tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm thuộc quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Hợp tác với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện tu bổ, phục chế, khử nấm mốc, cũng như khử trùng và khử axít cho tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê là cần thiết để tra cứu tài liệu và tư liệu lưu trữ Việc thực hiện thống kê và báo cáo thống kê sẽ được lưu trữ và nộp lên Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện việc thông báo, giới thiệu và công bố tài liệu, tư liệu lưu trữ mà họ quản lý, đồng thời phục vụ nhu cầu sử dụng của người dân và các tổ chức.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tập trung vào việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng những thành tựu khoa học, công nghệ cũng như công nghệ thông tin vào thực tiễn công việc của mình.
Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm phải tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như quy định phân cấp từ Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm hiện nay đã được tinh gọn và hiệu quả hơn, giảm từ 10 phòng ban ban đầu xuống còn 5 phòng ban Cụ thể, tổ chức bao gồm Giám đốc, không quá 2 Phó Giám đốc và 5 phòng chức năng.
+ Phòng Thu thập và chỉnh lý
+ Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
+ Phòng Tài liệu nghe nhìn
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp
Việc thành lập các phòng chức năng được quy định tại Quyết định số 06/QĐ - BNV, ngày 02 tháng 01 năm 2020 của Bộ Nội vụ, nhằm xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQG III.
Vai trò của công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe –nhìn
2.2.1 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn
Bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng, bởi vì nếu không có biện pháp bảo quản hiệu quả, tài liệu này sẽ dễ bị hư hỏng hoặc mất mát nhanh chóng Đặc biệt, ở Việt Nam với khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ và độ ẩm cao càng làm gia tăng quá trình tự lão hóa của tài liệu Do đó, việc bảo quản tài liệu nghe - nhìn nói riêng và tài liệu lưu trữ nói chung ở nước ta trở thành một thách thức khó khăn và phức tạp.
Tài liệu nghe nhìn là những tài liệu chứa thông tin qua hình ảnh và âm thanh trên nhiều loại vật liệu, có khả năng ghi lại và tái hiện chân thực những sự kiện đã diễn ra Cùng với tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn là phần không thể thiếu trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Do đó, việc hình thành, bảo quản và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ nghe nhìn là yêu cầu cấp thiết hiện nay.
Hiện nay, việc bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu nghe nhìn, có vai trò quan trọng do tính nhạy cảm của chúng với các yếu tố môi trường như nhiệt độ, độ ẩm, bụi bẩn và khí độc Bên cạnh đó, việc bảo quản không đúng cách từ con người cũng ảnh hưởng tiêu cực đến tuổi thọ của tài liệu Do đó, bảo quản tài liệu nghe nhìn trở thành nhiệm vụ cấp bách mà các cơ sở lưu trữ cần sớm giải quyết.
2.2.2 Vai trò của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực của xã hội Để tối ưu hóa giá trị của những tài liệu này, các cơ quan và tổ chức cần thực hiện các biện pháp thích hợp.
Cần nhận diện rõ nhu cầu khai thác thông tin và đa dạng hóa các hình thức sử dụng tài liệu đặc biệt này, nhằm đáp ứng yêu cầu của toàn xã hội và nâng cao vị thế của công tác lưu trữ tài liệu nghe - nhìn.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn có vai trò quan trọng trong việc tuyên truyền giáo dục về truyền thống anh hùng của dân tộc Việt Nam Nhân kỷ niệm 70 năm chiến thắng Chiến dịch Biên giới, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã giới thiệu hình ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh quan sát trận địa Đông Khê năm 1950, thể hiện quyết tâm và tầm quan trọng của chiến dịch Hình ảnh này không chỉ động viên cán bộ, chiến sĩ mà còn lan tỏa tinh thần thi đua trong sản xuất và chiến đấu Việc tổ chức sử dụng tài liệu nghe - nhìn giúp nâng cao nhận thức về giá trị văn hóa và tinh thần của đất nước, đồng thời mang lại lợi ích cho xã hội và các kho lưu trữ Để đáp ứng nhu cầu khai thác ngày càng đa dạng, các cơ quan lưu trữ cần đẩy mạnh nghiệp vụ như thu thập, phân loại và xây dựng công cụ tra cứu, từ đó thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ.
Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ nghe – nhìn đang được bảo quản tại trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III hiện có ba kho bảo quản tài liệu nghe – nhìn, bao gồm kho bảo quản tài liệu ảnh, kho bảo quản tài liệu phim điện ảnh và kho bảo quản tài liệu ghi âm.
Thành phần tài liệu ảnh của TTLTQG III hiện đang quản lý 100.833 tấm ảnh, bao gồm 21.803 ảnh chưa được chỉnh lý và 48.000 tấm phim âm bản, trong đó có 9.481 phim chưa được chỉnh lý Khối tài liệu này được phân chia theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Trước và sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, nhiếp ảnh Việt Nam đã phát triển qua ba thể loại chính: ảnh sự kiện, ảnh chân dung và ảnh phòng cảnh Tài liệu ảnh này ghi lại những hoạt động quan trọng của Đảng, Chính phủ và nhân dân trong quá trình xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, tiêu biểu là các sự kiện lịch sử nổi bật.
- Tài liệu ảnh trước Cách mạng tháng 8 năm 1945 có 1658 ảnh gốc và
174 phim gốc, toàn bộ đã được chỉnh lý;
- Tài liệu ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và phái đoàn Việt Nam năm 1946 có 353 ảnh gốc và 271 phim gốc;
- Tài liệu ảnh về quá trình xây dựng Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, có
6012 tấm, toàn bộ đã được số hóa;
- Tài liệu ảnh về các kỳ Quốc hội có 3941 ảnh gốc và hơn 43 phim gốc,
Tài liệu ảnh của nghệ sĩ nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản bao gồm 2000 bức ảnh ghi lại cuộc kháng chiến của quân và dân ta chống thực dân Pháp từ năm 1954 Những hình ảnh này không chỉ phản ánh chân thực những khoảnh khắc lịch sử quan trọng mà còn thể hiện tinh thần kiên cường và quyết tâm của nhân dân Việt Nam trong cuộc đấu tranh giành độc lập.
- Tài liệu ảnh về Thủ tướng Nguyễn Khánh có 643 ảnh
Bài viết cũng đề cập đến những bức ảnh thể hiện tấm lòng của nhân dân cả nước và bạn bè quốc tế đối với Bác Hồ khi Người qua đời, cùng với hình ảnh về quá trình xây dựng quảng trường Ba Đình Ngoài ra, còn có những bức ảnh về phong cảnh, con người Việt Nam, các đình, chùa, lễ hội truyền thống và phong tục tập quán của nhân dân, cùng với trang phục và các hoạt động văn hóa thể thao Đặc biệt, một số bức ảnh còn phản ánh sự tàn khốc của chiến tranh và góp phần tố cáo tội ác của các đế quốc xâm lược.
Nội dung khối tài liệu ảnh phản ánh hoạt động của Đảng, Quốc hội và Chính phủ, cùng với các cuộc đấu tranh xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Đặc biệt, tài liệu này ghi lại những ngày lịch sử quan trọng của Cách mạng tháng Tám 1945, bao gồm Lễ Tuyên ngôn độc lập ngày 2-9-1945 tại Vườn hoa Ba Đình - Hà Nội, sự kiện nhân dân cả nước đi bầu cử Quốc hội, và những hình ảnh từ Kỳ họp thứ I Quốc hội khoá I.
Năm 1946, tại Nhà hát Lớn Hà Nội, Chủ tịch Hồ Chí Minh và Chính phủ đã đón tiếp phái đoàn thanh niên Nam Bộ tại Việt Bắc, thể hiện tinh thần đoàn kết dân tộc Hình ảnh Đại hội Đảng Lao động Việt Nam lần thứ III năm 1960 tại Hà Nội cùng với các hoạt động tại Khu Tự trị Việt Bắc, như các Hội nghị Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, phản ánh sự phát triển của đất nước Những hình ảnh oai hùng trong những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946 thể hiện tinh thần quyết tử cho Tổ quốc Các chiến dịch quân sự quan trọng ở miền Nam, như chiến dịch Giòng Dứa (Mỹ Tho), chiến dịch Trà Vinh năm 1949 và chiến dịch Sóc Trăng năm 1950, đã được ghi lại bởi các phóng viên chiến tranh, cùng với hình ảnh các nhà máy quân giới trong các vùng giải phóng.
Cơ Khí Trần Hưng Đạo ghi lại những khoảnh khắc quan trọng trong Đại hội Uỷ ban Kháng chiến Nam Bộ và hình ảnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng các đồng chí như Trường Chinh, Phạm Văn Đồng Bài viết cũng giới thiệu hoạt động ngoại giao và hợp tác quốc tế, bao gồm các sự kiện tiếp đón lãnh đạo nước ngoài, đại biểu Quốc hội, và các tổ chức quốc tế tại Việt Nam Ngoài ra, các hoạt động kinh tế và văn hóa-xã hội được phản ánh qua phong trào Bình dân học vụ (1945-1946) và các hội diễn nghệ thuật chèo, cải lương, kịch nói chuyên nghiệp từ năm 1980 tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và Hải Phòng.
Trong bài viết này, chúng ta khám phá hàng nghìn bức ảnh thể hiện sự hỗ trợ của bạn bè quốc tế đối với nhân dân Việt Nam trong hai cuộc kháng chiến, cũng như tấm lòng của đồng bào cả nước dành cho Chủ tịch Hồ Chí Minh Ngoài ra, không thể không nhắc đến những hình ảnh phong phú về vẻ đẹp của đất nước và con người Việt Nam, bao gồm các đình chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt và trang phục của các dân tộc Những bức ảnh này cũng ghi lại các hoạt động văn hóa, thể thao và những công trình xây dựng lớn, phản ánh sự đa dạng và bản sắc văn hóa của Việt Nam.
Tình trạng vật lý của tài liệu ảnh tại Trung tâm đã bị ảnh hưởng nghiêm trọng do chế độ bảo quản không tốt trong quá khứ và sự xuống cấp theo thời gian, dẫn đến hiện tượng hư hỏng với nhiều dạng khác nhau.
Tài liệu ảnh bị nấm mốc và ố vàng là dạng hư hỏng phổ biến nhất, chủ yếu do khí hậu nhiệt đới gió mùa với độ ẩm cao ở Việt Nam Khi bị nấm mốc tấn công, ảnh sẽ xuất hiện các chấm trắng hình tròn và lớp thuốc ảnh sẽ bong ra, dẫn đến mất hình ảnh Hiện tượng ố vàng thể hiện qua lớp màu vàng nâu trên bề mặt ảnh, với mức độ đậm nhạt phản ánh tình trạng hư hỏng Nguyên nhân chính của hiện tượng này là do sợi xelulo trong giấy ảnh phản ứng với các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm, cường độ sáng và vật liệu lưu trữ.
Tài liệu ảnh có thể bị hư hỏng do xước và bong thuốc, thường xảy ra khi con người không bảo quản và sử dụng đúng cách Ngoài ra, điều kiện môi trường kém cũng góp phần làm ảnh hưởng đến chất lượng ảnh, dẫn đến tình trạng bong thuốc, bay màu và mất màu.
Tài liệu ảnh bị hư hỏng do quăn, gấp nếp và gẫy gập thường xảy ra do chế độ bảo quản không tốt của các cơ quan, tổ chức Việc xem hoặc di chuyển ảnh không cẩn thận dẫn đến hiện tượng cọ xát giữa các tấm ảnh, cùng với việc xếp ảnh không đúng cách, tạo ra các vết hằn lớn và làm biến đổi hình dạng vật lý của ảnh.
Tài liệu ảnh bị xé rời thành từng mảnh thường do hành động có chủ đích của con người, khiến cho ảnh bị vụn ra thành những mảnh nhỏ khó có thể phục hồi như trạng thái ban đầu.
Tài liệu ảnh dễ bị côn trùng tấn công, vì chúng vừa là môi trường sống vừa là nguồn thức ăn cho nhiều loại côn trùng Những loài này có thể cắn, phá hủy và ăn mòn ảnh, gây ra các vết loang lổ, đồng thời bài tiết chất thải tạo điều kiện cho nấm mốc và vi sinh vật có hại phát triển Sự phá hoại của côn trùng đối với tài liệu ảnh là rất nghiêm trọng.
Thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
2.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng tới độ bền của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Có 03 yếu tố cơ bản gây hư hỏng tài liệu lưu trữ nghe –nhìn: Chất cấu thành tài liệu; điều điện tự nhiên; chế độ bảo quản, sử dụng của con người
2.4.1.1 Chất cấu thành tài liệu
Tài liệu nghe nhìn là loại hình tài liệu đặc thù, được cấu tạo từ chất liệu riêng biệt, đòi hỏi sự bảo quản nghiêm ngặt Chất liệu này rất nhạy cảm với các yếu tố bên ngoài, do đó, theo thời gian, chúng dễ bị tác động và biến đổi, dẫn đến hư hỏng tài liệu.
Các phim được làm từ chất Nitrat xenlulo có khả năng tự bốc cháy khi nhiệt độ vượt quá 40 °C, trong khi đó, lớp gelatine trên phim rất nhạy cảm với độ ẩm, dễ hút ẩm và có thể gây ra hiện tượng bám dính trên tài liệu ảnh.
Nhiệt độ và độ ẩm trung bình ở Việt Nam thường cao, ảnh hưởng tiêu cực đến tài liệu nghe nhìn Đặc biệt, độ ẩm cao có thể làm giảm độ nhạy sáng, gây bong lớp thuốc, mất màu, và làm phim dính vào nhau Đối với phim màu, tình trạng này còn dẫn đến mất màu lục của lớp chống phản xạ.
Trong việc bảo quản phim màu, nhiệt độ và độ ẩm cao có thể làm mất cân đối màu sắc do ảnh hưởng đến các lớp thuốc nhạy sáng Độ ẩm thấp khiến phim trở nên khô, giòn và dễ cong, dẫn đến việc tạo diện tích Phim điện ảnh bao gồm nhiều lớp như lớp đế, lớp gelatin chứa các chất bắt sáng và các chất chống phản quang, chống xước Nếu không khí quá ẩm, chất keo trong lớp ảnh sẽ bị giãn nở và kết dính lại, gây hư hỏng Hơn nữa, gelatin cũng là môi trường thuận lợi cho vi sinh vật và nấm mốc phát triển, gây hại cho tài liệu lưu trữ Đối với các vật liệu mang tin và âm thanh từ tính, chúng dễ bị hư hỏng do tác động của từ trường, dẫn đến việc phá hủy hoặc sai lệch thông tin.
Ánh sáng là yếu tố chính gây hư hỏng nhanh chóng cho tài liệu nghe – nhìn Để bảo quản hiệu quả, cần tránh để ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu, vì cả ánh sáng tự nhiên và nhân tạo đều có tác động xấu Tuy nhiên, ánh sáng tự nhiên, đặc biệt với tỷ lệ tia cực tím (UV) cao, gây hại nhiều nhất Cường độ ánh sáng mạnh có thể làm cho tài liệu trở nên khô, giòn, cong và dễ bị nát, dẫn đến mất hình ảnh và âm thanh Tia UV ảnh hưởng đến chất liệu ảnh, làm giảm tính ổn định của lớp Gelatin, trong khi ánh sáng có oxygen làm bay hơi nước trên bề mặt phim màu.
Bụi và không khí có ảnh hưởng lớn đến tài liệu lưu trữ, đặc biệt gần các khu dân cư và công nghiệp Bụi không chỉ gây xước bề mặt tài liệu mà còn mang theo bào tử nấm mốc và côn trùng, làm tăng nguy cơ hư hỏng Do đó, khi xây dựng kho lưu trữ, cần chọn vị trí xa khu đông dân và thường xuyên vệ sinh Ngoài ra, thành phần hóa học trong không khí, như peroxit, ozon và sunfua, có thể gây oxy hóa và phản ứng hóa học, dẫn đến hư hỏng tài liệu.
Nấm mốc là một trong những nguyên nhân chính gây hư hỏng tài liệu nghe – nhìn, do điều kiện nhiệt độ cao, độ ẩm lớn và bụi bẩn tạo thuận lợi cho sự phát triển của chúng Chúng ký sinh trên phim, ảnh và băng ghi âm, thường gây ra hiện tượng ố trắng ban đầu, sau đó chuyển sang màu sẫm, làm cho các loại băng ghi âm, ghi hình và phim trở nên mục nát và giòn.
Côn trùng và loài gặm nhấm là những yếu tố gây hại nghiêm trọng cho tài liệu trong kho lưu trữ Chúng không chỉ cắn phá và làm hỏng tài liệu, mà còn gây ô nhiễm và bẩn cho các dụng cụ bảo quản tài liệu nghe nhìn Trong kho lưu trữ, nhiều loại côn trùng như bọ cánh cứng, mối, và các loài gặm nhấm như chuột, gián có thể xuất hiện, trong đó mối là mối nguy hiểm nhất Mối phát triển nhanh chóng và có khả năng tàn phá lớn, dễ dàng xâm nhập vào kho lưu trữ Do đó, việc phòng ngừa mối trước và sau khi xây dựng kho là rất cần thiết để bảo vệ tài liệu nghe nhìn.
2.4.1.3 Chế độ bảo quản, sử dụng của con người
Nguyên nhân hư hỏng tài liệu nghe – nhìn không chỉ do thiên nhiên mà còn do điều kiện bảo quản và sử dụng kém, chủ yếu do con người gây ra Các yếu tố kinh tế hạn chế, ý thức kém và hành vi phá hoại có chủ đích cũng góp phần vào tình trạng này Bên cạnh đó, sự thiếu trách nhiệm và vô ý thức trong việc thực hiện các quy chế, quy định của nhà nước và ngành lưu trữ cũng dẫn đến hư hỏng, mất mát và thất lạc tài liệu.
Tài liệu nghe - nhìn ở Việt Nam đang đối mặt với nguy cơ mất mát do chiến tranh và điều kiện khí hậu nóng ẩm, mưa nhiều Việc bảo quản tài liệu này là vô cùng quan trọng, đòi hỏi cần có chế độ bảo quản phù hợp để tránh hư hỏng và tác động gây nguy hiểm đến tài liệu.
2.4.2 Phương pháp bảo quản an toàn tài liệu nghe- nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Sau khi thành lập vào năm 1995, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chưa có kho tàng riêng, do đó phần lớn tài liệu nghe - nhìn được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Đến tháng 9 năm 2002, Trung tâm đã khánh thành nhà kho lưu trữ 10 tầng, phục vụ cho việc bảo quản các loại hình tài liệu, bao gồm cả tài liệu nghe - nhìn Tài liệu nghe - nhìn của Trung tâm được quản lý và bảo quản bởi Phòng Phim - Ảnh - Ghi âm tại tầng 1, nhà A1, với khối lượng lớn thuộc các phông lưu trữ của các Bộ, ngành chuyển giao và thu thập trong các dịp giải thể các Liên khu.
3, 4 Tả Ngạn, các khu Tự trị Việt - Bắc, Tây - Bắc và tài liệu của các tỉnh miền Nam do cán bộ và chiến sĩ tập kết mang ra
Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế cho thấy phương pháp bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau:
2.4.2.1 Kiểm tra phòng kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:
Kho lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thiết kế đặc biệt để phù hợp với khí hậu nóng ẩm của Việt Nam, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc bảo quản tài liệu, bao gồm cả tài liệu phim, ảnh và ghi âm Trang thiết bị hiện đại như giá compak, tủ đựng tài liệu nghe – nhìn và hệ thống điều hòa trung tâm giúp duy trì nhiệt độ luôn dưới 20°C Hệ thống lọc không khí đảm bảo không khí trong kho luôn tinh khiết, trong khi các phòng lạnh sâu tạo điều kiện lý tưởng cho việc bảo quản tài liệu nghe – nhìn Ngoài ra, kho còn được trang bị hệ thống hút ẩm độc lập, hệ thống báo cháy tự động bằng khí CO2 và hệ thống báo đột nhập để bảo vệ an toàn cho tài liệu.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trang bị nhiều loại máy móc và thiết bị hiện đại phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe – nhìn.
- Máy in sao băng cối các loại băng từ tính;
- Máy xử lý âm thanh tín hiệu;
- Hệ thống máy vi tính hiện đại để sao chuyển dữ liệu;
Trung tâm dự kiến sẽ đề xuất trang bị thêm các thiết bị hiện đại như máy lau đảo mốc phim điện ảnh, máy lau ẩm và hệ thống máy ảnh tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng công việc.