LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
Lý luận chung về công tác văn phòng
1) Khái niệm về văn phòng
Văn phòng là bộ máy quan trọng trong mọi cơ quan, tổ chức, thực hiện chức năng tham mưu và hỗ trợ cho lãnh đạo Hoạt động của văn phòng đảm bảo công tác quản lý và lãnh đạo được thống nhất, hiệu quả và liên tục.
Văn phòng có nhiều ý nghĩa khác nhau, bao gồm cả khái niệm rộng và hẹp Để hiểu rõ về văn phòng, chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động của nó tại các cơ quan tổ chức Công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo quản lý, bao gồm tổ chức, thu thập, xử lý, phân phối và truyền tải thông tin bên ngoài và nội bộ Bộ phận chịu trách nhiệm cho những hoạt động này được gọi là văn phòng.
Theo giáo trình Quản trị văn phòng của GS.TS Nguyễn Thành Độ, văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau:
Văn phòng đóng vai trò là bộ máy làm việc tổng hợp, hỗ trợ trực tiếp cho việc điều hành của ban lãnh đạo trong các cơ quan, đơn vị Đối với các cơ quan có quy mô lớn như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ hay Văn phòng Tổng công ty, việc thành lập văn phòng là cần thiết Trong khi đó, ở các cơ quan, đơn vị nhỏ hơn, văn phòng thường chỉ là phòng hành chính tổng hợp.
Văn phòng là nơi làm việc chính của một cơ quan hoặc đơn vị, đồng thời cũng là địa điểm quan trọng cho các hoạt động giao tiếp nội bộ và ngoại giao của tổ chức đó.
- Ngoài ra vãn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thù trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là:
Văn phòng cần được tổ chức hợp lý theo đặc điểm của từng cơ quan, với quy mô lớn thì sẽ có nhiều bộ phận và nhân viên để thực hiện đầy đủ các hoạt động, trong khi đó, các cơ quan nhỏ hơn có thể có cấu trúc gọn nhẹ và tối giản hơn.
Văn phòng cần có địa điểm giao dịch và cơ sở vật chất phù hợp Quy mô và đặc điểm của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của văn phòng.
* Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại hình văn phòng:
- Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: văn phòng các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ; văn phòng UBND các cấp …
Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội bao gồm các cơ quan Đảng, văn phòng các tổ chức hội như Đoàn thanh niên, hội Phụ nữ, hội Nông dân và hội Cựu chiến binh Những văn phòng này đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều phối các hoạt động chính trị, xã hội nhằm phục vụ lợi ích của cộng đồng.
- Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, văn phòng các nhà máy, xí nghiệp…
Phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ môi trường là văn phòng của cơ quan quản lý hành chính nhà nước, có chức năng hỗ trợ Viện trưởng và phó Viện trưởng trong việc điều hành và phối hợp các hoạt động của Viện Phòng đảm bảo sự chỉ đạo và điều hành được thực hiện một cách toàn diện và kịp thời, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ khoa học và chính trị đối với các bộ phận khác trong phạm vi cấp Viện.
2) Khái niệm về công tác văn phòng
Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của Nguyễn Hữu Tri, công tác văn phòng được định nghĩa là một hệ thống bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của tổ chức, nhằm đạt được kết quả mong muốn.
Theo Nguyễn Toàn Thắng trong bài viết “Công tác văn phòng ở cơ quan đơn vị”, công tác hành chính văn phòng được hiểu là tất cả các hoạt động hỗ trợ lãnh đạo trong việc thu thập và xử lý thông tin, nhằm đưa ra các quyết định nhanh chóng và kịp thời Đồng thời, đây cũng là những dịch vụ cung ứng cho cơ quan.
Dựa trên quan điểm của các tác giả trước và các tài liệu đã học, tôi định nghĩa công tác văn phòng như một hoạt động tổ chức, quản lý và hỗ trợ các quy trình làm việc trong một cơ quan, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo sự thông suốt trong công việc.
Công tác văn phòng bao gồm các hoạt động quản lý, điều hành và tổ chức nhằm thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, từ đó duy trì chức năng cần thiết để hỗ trợ các nhà lãnh đạo đạt được hiệu quả tối ưu trong quản lý.
1.1.2 Vị trí và vai trò của công tác văn phòng
1.1.2.1 Vị trí của công tác văn phòng
- Văn phòng trợ giúp nhà quản trị về các thông tin điều hành cho nên có mối quan hệ mật thiết và mang tính thường xuyên
Văn phòng đóng vai trò trung gian quan trọng trong việc kết nối các mối quan hệ quản lý và điều hành của tổ chức, theo yêu cầu của người lãnh đạo Nhiệm vụ chính của văn phòng là tiếp nhận và sắp xếp các mối quan hệ để đảm bảo hoạt động hiệu quả trong đơn vị.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo, hỗ trợ quá trình ra quyết định điều hành tổ chức Đồng thời, văn phòng cũng đảm bảo các điều kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật cần thiết cho quản trị Do đó, hoạt động của văn phòng cần phải gắn liền với quản trị tổ chức để đạt hiệu quả cao nhất.
- Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý, điều hành giữa các cấp, các phòng ban trong tổ chức
1.1.2.2 Vai trò của công tác văn phòng
Văn phòng là bộ phận thiết yếu trong mỗi cơ quan và doanh nghiệp, đóng vai trò như "bộ nhớ", "tai" và "mắt" của tổ chức Khi văn phòng hoạt động có nề nếp và khoa học, hiệu quả công việc của doanh nghiệp sẽ được nâng cao Trong thời đại "bùng nổ thông tin" và "cách mạng 4.0", việc thu thập và sử dụng thông tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, giúp các cơ quan đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời Sự thành bại của một tổ chức phụ thuộc vào khả năng khai thác thông tin, coi đó là nguồn lực đặc biệt của đơn vị.
- Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại
Khái quát về Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển
Viện Công nghệ Môi trường (IET) là tổ chức khoa học công nghệ thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, hoạt động theo cơ chế của viện nghiên cứu khoa học cơ bản với định hướng ứng dụng.
Theo sự sắp xếp của Viện Hàn lâm KH&CNVN, Viện đặt trụ sở tại Nhà A30, số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
Viện Công nghệ môi trường, được thành lập vào ngày 30/10/2002 theo Quyết định số 148/2002/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ Việt Nam, là kết quả của sự hợp nhất các đơn vị nghiên cứu về môi trường từ các viện thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia Các viện này bao gồm Viện Cơ học, Viện Hóa học, Viện Khoa học vật liệu và Viện Công nghệ sinh học.
Khi mới thành lập, Viện Công nghệ môi trường có 01 phòng Quản lý tổng hợp và 05 phòng nghiên cứu, với tổng số 70 cán bộ, viên chức Phạm vi hoạt động chủ yếu của Viện tập trung tại Hà Nội và một số tỉnh phía Bắc Trụ sở chính chỉ là khu nhà cấp 4 trong khuôn viên Viện Hàn lâm KH&CNVN, phục vụ cho Ban Lãnh đạo và Phòng Quản lý tổng hợp, trong khi các đơn vị nghiên cứu được bố trí rải rác tại các viện cơ sở cũ.
Năm 2007, Viện Công nghệ môi trường đã tái cấu trúc và thành lập 10 phòng nghiên cứu mới dựa trên 5 phòng trước đó Đến đầu năm 2009, Viện khánh thành trụ sở chính tại tòa nhà A30, số 18, đường Hoàng Quốc Việt, Hà Nội, tập trung lực lượng cán bộ và trang thiết bị từ các đơn vị trực thuộc Vào tháng 5 năm 2009, Trung tâm Hợp tác KH&CN Việt - Nga được thành lập, nhằm thúc đẩy hợp tác chuyển giao công nghệ giữa Viện Hàn lâm KH&CNVN và các cơ quan nghiên cứu của Liên bang Nga Cũng trong năm này, hai trung tâm công nghệ môi trường tại Đà Nẵng và Hồ Chí Minh đã được thành lập.
Vào ngày 01 tháng 11 năm 2018, nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển nghiên cứu chuyên sâu, Chủ tịch Viện Hàn lâm KH&CNVN đã cho phép Viện trưởng đổi tên Trung tâm Nghiên cứu và Ứng dụng công nghệ môi trường thành Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển công nghệ màng.
Viện Công nghệ môi trường hiện có 01 phòng Quản lý tổng hợp, 11 phòng nghiên cứu và 03 Trung tâm công nghệ môi trường tại miền Trung, miền Nam, cùng với Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển công nghệ màng Phạm vi hoạt động của Viện đã được mở rộng ra nhiều bộ, ngành và các tỉnh trên toàn quốc, với đội ngũ cán bộ được tăng cường cả về chất và lượng, tổng cộng lên tới 200 người.
Ngày 25 tháng 02 năm 2013, Chủ tịch Viện Hàn lâm KH&CNVN đã ký Quyết định số 210/QĐ-VHL ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Viện Công nghệ môi trường
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Để hoàn thiện hệ thống tổ chức và quản lý của Viện Hàn lâm KH&CNVN, Chủ tịch Viện Hàn lâm KH&CNVN đã ban hành các quy định về quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị trực thuộc, theo đó, Viện Công nghệ môi trường có chức năng nghiên cứu cơ bản, phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực công nghệ môi trường và các lĩnh vực khác có liên quan theo quy định của pháp luật
Viện Công nghệ môi trường được giao thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng trong lĩnh vực khoa học và công nghệ môi trường;
Triển khai và ứng dụng các kết quả nghiên cứu cùng quy trình công nghệ vào thực tiễn là yếu tố quan trọng trong công tác bảo vệ môi trường và phát triển bền vững Việc chuyển giao công nghệ này không chỉ nâng cao hiệu quả bảo vệ môi trường mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của cộng đồng.
Triển khai dịch vụ khoa học và công nghệ trong phân tích, đánh giá, dự báo, xử lý và cải thiện môi trường, cũng như quy hoạch và các lĩnh vực khoa học liên quan là rất quan trọng.
- Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực khoa học và công nghệ môi trường và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công nghệ môi trường và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
Quản lý tổ chức và bộ máy của đơn vị, cũng như việc quản lý và sử dụng công chức, viên chức, phải tuân thủ các quy định của Nhà nước và Viện Hàn lâm KH&CNVN.
- Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của Nhà nước;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao
Viện Công nghệ môi trường chuyên nghiên cứu sâu về các vấn đề môi trường, bao gồm độc chất môi trường, phân tích chất lượng, xử lý chất thải rắn và khí thải, xử lý nước, công nghệ thân thiện với môi trường, và quy hoạch môi trường Theo Quyết định số 210/QĐ-VHL ngày 25/02/2013, Viện có 15 đơn vị trực thuộc, bao gồm Phòng Quản lý tổng hợp và 14 đơn vị nghiên cứu, với lãnh đạo gồm 1 Viện trưởng và 3 Phó Viện trưởng.
Phòng Phân tích Độc chất môi trường (Dept of Environmental Planning):
Nghiên cứu các vấn đề cơ bản trong phân tích độc chất môi trường và thiết kế thiết bị phân tích nhanh cho môi trường Chúng tôi chuyên phân tích và đánh giá chất lượng môi trường nước và không khí, đồng thời tư vấn lập báo cáo đánh giá tác động môi trường Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp đào tạo kỹ năng phân tích môi trường cho các cá nhân và tổ chức.
Phòng Phân tích chất lượng môi trường tập trung vào việc phát triển kỹ thuật phân tích các thành phần môi trường và nghiên cứu phương pháp phân tích độc chất Đơn vị nghiên cứu chế tạo vật liệu nano TiO2 để ứng dụng trong xử lý các chất độc hại trong không khí và nước Ngoài ra, phòng còn điều tra, đánh giá mức độ ô nhiễm môi trường do hóa chất và tác động của chúng đến sức khỏe con người, thực hiện các phân tích chuẩn về môi trường, và đào tạo cơ bản cũng như nâng cao về phân tích môi trường.
Phòng Công nghệ xử lý chất thải rắn và khí thải (Dept of Environmental Physico - Chemistry): Nghiên cứu xử lý chất thải nguy hại, công nghiệp và y tế;
Nghiên cứu và phát triển các phương pháp nhiệt phân để xử lý chất thải rắn sinh hoạt và công nghiệp, cùng với công nghệ tái chế chất thải đô thị và công nghiệp, là rất quan trọng Bên cạnh đó, nghiên cứu công nghệ xử lý khí thải từ nhà máy luyện kim, chế biến tinh bột sắn và ngành công nghiệp hóa chất cũng cần được chú trọng Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế và thi công các hệ thống xử lý chất thải nguy hại, y tế, công nghiệp và đô thị, cũng như các hệ thống xử lý khí thải công nghiệp Cuối cùng, việc ứng dụng sản phẩm tái chế vào lĩnh vực vệ sinh môi trường góp phần bảo vệ và cải thiện chất lượng sống.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ Môi trường
- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng QLTH
* Chức năng của Phòng Quản lý tổng hợp
Theo Quyết định số 393/2003/QĐ-KHCNQG ngày 07/4/2003 của Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia (nay là Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam), Phòng Quản lý tổng hợp (Dept of General Management) ,
Phòng có nhiệm vụ hỗ trợ Viện trưởng trong việc quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động của Viện, bao gồm văn thư – lưu trữ, kế hoạch, tổ chức – cán bộ, đào tạo, hợp tác quốc tế, kế toán tài chính và quản trị Đồng thời, phòng cũng phụ trách công tác quản lý khoa học của Viện và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Viện trưởng.
Giúp Viện trưởng xây dựng một số văn bản như:
+ Các quy định, quy chế của Viện liên quan đến công tác khoa học, tổ chức, cán bộ, hợp tác quốc tế
+ Các văn bản của Viện hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật
Kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm cần được trình lên Viện trưởng để phê duyệt, nhằm tổ chức thực hiện và kiểm tra việc tuân thủ các chế độ, quy định liên quan đến nhiệm vụ công tác của các đơn vị, tổ chức trực thuộc Viện.
+ Kế hoạch trình Viện trưởng phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác tổ chức quản lý KHCN
Phối hợp với Ban Kiểm tra Viện Hàn lâm KH&CNVN để giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật liên quan đến mọi hoạt động của Viện.
Thực hiện thống kê về Khoa học và Công nghệ (KHCN), bao gồm tổ chức, nhân sự, hợp tác quốc tế, văn thư và lưu trữ, theo quy định của pháp luật và Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư lưu trữ hiện hành
Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động thuộc phạm vi của Viện
Phòng Quản lý tổng hợp hiện có 13 nhân viên, bao gồm 1 Trưởng phòng và 2 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng chịu trách nhiệm chính về các nhiệm vụ liên quan đến khoa học, đào tạo, hợp tác quốc tế, cũng như công tác tài chính kế toán.
Phòng được tổ chức thành ba mảng chính: kế toán, hành chính và quản trị Bộ phận kế toán bao gồm một Kế toán trưởng và bốn kế toán viên, có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến kế toán và tài chính cho Viện cũng như các đề tài, dự án và hợp đồng.
Bộ phận hành chính bao gồm các lĩnh vực như văn thư lưu trữ, tổ chức cán bộ, quản lý khoa học, đào tạo và hợp tác quốc tế Để đáp ứng khối lượng công việc lớn, các cán bộ phụ trách đều đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau Cụ thể, có 01 chuyên viên kiêm nhiệm công tác văn thư và lưu trữ, cùng với 01 chuyên viên phụ trách tổ chức - cán bộ và bảo hiểm xã hội Nhiệm vụ đào tạo được giao cho cán bộ trong phòng chuyên môn phối hợp thực hiện.
Bộ phận quản trị gồm 02 chuyên viên, có nhiệm vụ quản lý và vận hành hoạt động của tòa nhà
Phòng Quản lý tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Viện, hỗ trợ lãnh đạo trong việc xây dựng và triển khai chương trình, kế hoạch công tác hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý Phòng cũng tổ chức lễ tân, cuộc họp, hội nghị, và các chuyến công tác của lãnh đạo, đồng thời quản lý văn bản, đề tài/dự án khoa học công nghệ, website, và tổ chức kỳ thi tuyển dụng viên chức Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã nâng cao hiệu quả công tác văn phòng và hoạt động của các đơn vị trực thuộc Do đó, Phòng Quản lý tổng hợp thực hiện chức năng như một văn phòng tổng hợp.
* Cơ cấu của Phòng Quản lý tổng hợp, Viện Công nghệ môi trường gồm:
Công ty có tổng cộng 10 nhân viên, được chia thành 3 tổ chức khác nhau: Tổ kế toán gồm 3 người, Tổ kế hoạch, hành chính – tổ chức, đào tạo, hợp tác quốc tế có 4 người, và Tổ quản trị, triển khai - ứng dụng với 3 người.
* Sơ đồ cơ cấu của phòng Quản lí tổng hợp
Tìm hiểu công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần
2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng được quy định cụ thể trong các văn bản của từng cơ quan, tổ chức Tùy thuộc vào quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động, chức năng của văn phòng sẽ có sự khác biệt, dẫn đến sự thay đổi trong nội dung tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Quản lý tổng hợp Viện Công nghệ môi trường bao gồm một số nội dung cơ bản.
Văn phòng sẽ đảm nhận vai trò tham mưu tổ chức nhân sự cho các cơ quan không có bộ phận nhân sự riêng, đồng thời hỗ trợ các cơ quan có bộ phận nhân sự trong việc tổ chức đội ngũ nhân sự của mình Các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự mà văn phòng tham mưu bao gồm tuyển dụng, tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng, kiểm tra đánh giá và đãi ngộ nhân sự.
Lãnh đạo phòng ( Trưởng phòng, phó phòng)
Tổ kế toán Tổ kế hoạch, tổ chức, hành chính,đào tạo, hợp tác quốc tế
Lãnh đạo phòng nhân sự, bao gồm trưởng phòng và phó phòng, có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo về các tiêu chí và tiêu chuẩn chuyên môn trong công tác văn phòng Văn phòng cũng sẽ đề xuất các chương trình đào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ, công chức đang làm việc Việc phân công nhiệm vụ sẽ dựa trên năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu công việc của từng cá nhân.
Thứ hai: Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và các chương trình công tác cho lãnh đạo, cơ quan
- Các văn phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan, các đơn vị
Các chương trình làm việc của lãnh đạo cơ quan được thực hiện dưới sự tham mưu của văn phòng, đảm bảo tính toàn diện, trọng tâm và phù hợp với thực tiễn Việc xây dựng nội dung cần tuân thủ nguyên tắc và kịp thời điều chỉnh khi gặp khó khăn Các chương trình công tác hàng năm, hàng quý và hàng tháng cũng là nội dung quan trọng mà văn phòng cần tổng hợp và tham mưu.
Văn phòng không chỉ tham mưu và đề xuất xây dựng chương trình, kế hoạch công tác mà còn xây dựng các quy chế hoạt động cho cơ quan, đơn vị Quy chế làm việc cần thể hiện rõ trách nhiệm, quyền hạn và phân công cụ thể cho từng nhiệm vụ.
Thứ ba, Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo
Thông tin trong quản lý phản ánh sự liên lạc giữa các đối tượng và yếu tố trong hệ thống, cũng như mối quan hệ của hệ thống với môi trường xung quanh.
Thông tin là yếu tố thiết yếu trong quá trình lãnh đạo, đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định Bản chất của lãnh đạo liên quan đến việc chuẩn bị và thực hiện một chuỗi quyết định dựa trên thông tin đã được xử lý Quyết định lãnh đạo phụ thuộc vào dữ liệu từ các nguồn thông tin tổng hợp, giúp kiểm tra và đánh giá việc thực hiện Độ chính xác và đầy đủ của thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chất lượng quyết định Hơn nữa, việc tổ chức và xử lý thông tin còn kích thích tư duy lãnh đạo, nâng cao hiệu quả quản lý.
Thứ tư, tham mưu, tổng hợp về công tác soạn thảo và ban hành văn bản và tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ
Soạn thảo văn bản là công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng, yêu cầu tính chính xác cao Người thực hiện cần nắm rõ thẩm quyền ban hành và nhận diện các loại văn bản Đặc biệt, những người tham mưu cho lãnh đạo cần hiểu rõ nguyên tắc, yêu cầu và quy trình nghiệp vụ, đồng thời được đào tạo bài bản về chuyên môn để đạt hiệu quả trong công việc.
Văn phòng hỗ trợ lãnh đạo trong việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác kiểm tra và rà soát văn bản Ngoài ra, văn phòng còn đề xuất tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo văn bản nhằm nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong thực hiện nhiệm vụ.
Công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận thiết yếu trong cơ cấu tổ chức của mọi cơ quan, đơn vị Bộ phận này có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành các văn bản quy định liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu Ngoài ra, họ còn đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức làm công tác này Hàng năm, bộ phận tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời đưa ra phương hướng và kế hoạch hoạt động cho năm tiếp theo.
Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo về tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ một cách hợp lý Nhân sự có trình độ và chuyên môn cao sẽ giúp phát triển phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả tra cứu và sử dụng tài liệu Việc chú trọng đến đội ngũ tham mưu và tổng hợp không chỉ nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ mà còn góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan.
Thứ năm, tham mưu về cơ sở vật chất, trang thiết bị
Xây dựng cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các tổ chức, góp phần vào thành công và hiệu quả công việc của đội ngũ cán bộ, nhân viên Do đó, công tác tham mưu và tổng hợp về cơ sở vật chất cần được chú trọng, nhằm đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng phức tạp và sự phát triển của khoa học công nghệ Những người làm công tác này cần phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo để thực hiện tốt việc xây dựng cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị, đồng thời cần xem xét kỹ lưỡng tính cần thiết và tình hình thực tế để tránh lãng phí.
Thứ sáu, tham mưu thực hiện có hiệu quả công tác quản lý tài chính, tài sản bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cơ quan
Tài chính là lĩnh vực nhạy cảm cần quản lý chặt chẽ, yêu cầu sự chủ động trong việc tổng hợp và tham mưu linh hoạt Văn phòng có trách nhiệm tư vấn cho lãnh đạo trong việc phân phối và sử dụng nguồn vốn tự có cũng như ngân sách một cách hợp lý, nhằm tránh lãng phí và tham ô công quỹ Đồng thời, việc tham mưu giúp lãnh đạo quản lý chi tiêu hiệu quả thông qua các quy chế tài chính công Để thực hiện điều này, cần thiết phải có chế độ kiểm tra và thống kê thường xuyên, rõ ràng.
Văn phòng cần tham mưu đổi mới và nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng nhằm kích thích năng lực và sự cống hiến của cá nhân cho tổ chức Để đạt được hiệu quả, cần sửa đổi, bổ sung và ban hành nhiều văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai công tác thi đua, khen thưởng phù hợp với quy định pháp luật và tình hình thực tế tại cơ quan Đồng thời, văn phòng cũng cần đề xuất các biện pháp cụ thể liên quan đến lợi ích của đội ngũ cán bộ, công chức để lãnh đạo xem xét và cho ý kiến.
Để thực hiện hiệu quả chức năng nhiệm vụ và các chương trình, kế hoạch đã đề ra, cần thiết phải xây dựng cơ sở vật chất cho các phòng ban và cá nhân trong cơ quan.
Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suât làm việc
Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo nên diện mạo cơ quan đoàng hoàng khang trang, góp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Hội nghị, hội thảo và các cuộc họp là những hoạt động thường xuyên tại Viện Công nghệ môi trường, nhằm mục đích phổ biến kế hoạch, chương trình, hoạt động nghiên cứu và đào tạo Những sự kiện này cũng tạo cơ hội để bàn bạc và đưa ra các giải pháp tối ưu cho công tác quản lý.
Trong suốt một năm, Viện Công nghệ Môi trường tổ chức nhiều cuộc hội họp đa dạng Các cuộc hội họp này có thể được phân loại thành hai loại chính.
Kỳ họp Hội đồng đánh giá cấp cơ sở tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã diễn ra nhằm thẩm định kết quả nhiệm vụ khoa học và công nghệ Tổ chuyên gia cũng đã xem xét quy trình phát triển công nghệ của Viện Đồng thời, hội nghị sơ kết công tác 6 tháng và tổng kết một năm, cũng như nhiệm kỳ của Viện Công nghệ môi trường đã được tổ chức, bên cạnh các hội nghị chuyên đề khác.
Các cuộc hội nghị thường thu hút đông đảo người tham gia và có nội dung phong phú, từ tổng quan đến chuyên sâu Chúng đòi hỏi đầu tư tài chính đáng kể và việc tổ chức phức tạp hơn so với các cuộc họp thông thường.
Tại Viện Công nghệ Môi trường, các cuộc họp diễn ra thường xuyên, bao gồm họp giao ban giữa Viện trưởng và Phó Viện trưởng, cuộc họp định kỳ, và cuộc họp liên tịch với các viện khác Ngoài ra, còn có các cuộc họp nghiệm thu đề tài cơ sở, hỗ trợ cán bộ trẻ và nữ, cũng như đánh giá các đề tài nghiên cứu khoa học và các đơn vị chuyên môn thuộc viện Cuối cùng, các cuộc họp đánh giá xếp loại cũng được tổ chức để đảm bảo chất lượng công việc.
Vì vậy công tác tổ chức hội họp cũng rất được chú trọng trong từng bước cụ thể như sau:
- Viết chương trình cuộc họp
+ Để cho đại biểu, khách mời nắm rõ được thời gian diễn ra hội nghị + Cách thức thực hiện, tiến trình hội nghị
+ Chủ động cho bài phát biểu, tham luận, lấy ý kiến của khách mời tới dự
- Soạn thảo công văn mời, giấy mời, thư mời
+ Đảm bảo thể thức trang trọng, lịch sự
+ Ghi rõ rang đầy đủ thong tin tên cơ quan người được mời dự (cá nhân, tập thể), chức danh, thời gian, địa điểm tổ chức
- Tổ chức tốt công tác hậu cần
+ Chuẩn bị băng zôn, quốc kỳ, hoa tươi, tượng Bác Hồ, đồ ăn nhẹ, phục vụ nước uống
+ Sắp xếp bàn ghế cho phù hợp với nội dung diễn ra cuộc họp
+ Kiểm tra các thiết bị micro, âm thanh, ánh sáng, loa đài, thiết bị trình chiếu …để phục vụ cho Hội họp
- Chuẩn bị thời gian giải lao, kết thúc từng phần tham luận, chủ độn trong việc quản lý thời gian diễn ra hội họp
+ Chuẩn bị công tác đón tiếp khách
+ Xây dựng bài phát biểu, tham luận, lời cảm ơn…
+ Ghi biên bản Hội họp
Văn phòng sẽ chủ trì và phối hợp với các bộ phận liên quan để tiếp đón đại biểu tham dự hội họp Công tác đón tiếp bao gồm việc ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu cần thiết và hướng dẫn đại biểu vào hội trường.
Tổ chức lãnh đạo Viện tiếp đón các đại biểu cấp cao và khách quý tham dự hội nghị là rất quan trọng Việc ghi danh sách đại biểu không chỉ giúp theo dõi tình hình tham dự mà còn hỗ trợ cho các hoạt động khai mạc, điều hành và bế mạc hội nghị Do đó, cần ghi đầy đủ thông tin như tên đoàn, họ tên và chức vụ của trưởng đoàn, số lượng người tham gia, và thông tin về lái xe để đảm bảo công tác tổ chức diễn ra suôn sẻ.
Văn phòng có trách nhiệm theo dõi diễn biến hội họp, đồng thời đôn đốc và nhắc nhở các cán bộ liên quan để đáp ứng kịp thời các nhu cầu của hội nghị, đảm bảo hội họp diễn ra theo đúng chương trình đã được xác định.
Trong các cuộc họp, văn phòng sẽ cử người thường trực bên ngoài hội trường để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ Người trực có trách nhiệm quản lý các vấn đề liên quan đến điện, nước, âm thanh, và y tế nhằm phục vụ tốt nhất cho hội nghị.
Cùng với bộ phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên bản hội nghị, tổng hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội họp
2.3.3 Các công việc sau khi hội họp kết thúc
- Sau hội họp, tuỳ theo sự phân công của lãnh đạo Viện, nếu được giao thì văn phòng biên soạn bản thông báo kết quả hội họp
Tùy thuộc vào nội dung, nếu công việc của hội nghị nằm trong chức năng của văn phòng, văn phòng sẽ có trách nhiệm thu thập tài liệu và hoàn thiện hồ sơ cho cuộc họp.
Dựa trên kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác Các nhiệm vụ gấp cần giải quyết ngay sẽ được đưa vào lịch công tác hàng tuần, trong khi những công việc lớn không cấp bách sẽ được lên kế hoạch trong chương trình công tác tháng và quý Tại Viện Công nghệ môi trường, Viện trưởng giữ vai trò chủ tài khoản và văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết để chủ tài khoản thực hiện quyết toán cho các cuộc họp.
Xây dựng chương trình làm việc
Trong quản lý, chương trình và kế hoạch đóng vai trò quan trọng, là công cụ hỗ trợ xây dựng mục tiêu và tổ chức thực hiện trong cơ quan Chương trình kế hoạch công tác giúp lãnh đạo Viện điều hành các hoạt động một cách thống nhất.
Viện Công nghệ môi trường thực hiện chương trình công tác nhằm hỗ trợ các bộ phận văn phòng như quản trị, văn thư, hành chính trong việc đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc được chủ động và thuận lợi Điều này giúp tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo Làm việc theo chương trình giúp các bộ phận chủ động trong công việc, xác định được thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ trọng tâm và chính trong từng thời gian.
Hàng năm, sau hội nghị tổng kết, Viện Công nghệ môi trường tổng hợp kế hoạch công tác năm cho toàn Viện dựa trên kế hoạch của từng đơn vị Vào sáng thứ 2 hàng tuần, Ban Lãnh đạo Viện, bao gồm Viện trưởng, hai Phó Viện trưởng và Trưởng phòng Quản lý tổng hợp, tổ chức họp giao ban để đánh giá công việc đã hoàn thành trong tuần và định hướng cho các nhiệm vụ sắp tới.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình văn phòng xã đã xây dựng các chương trình công tác:
2.4.1 Xây dựng kế hoạch chương trình, kế hoạch công tác theo năm, quý, tháng, tuần do phòng Quản lý tổng hợp đảm nhiệm
- Chương trình công tác năm
Chương trình công tác năm của Viện Công nghệ môi trường bao gồm các nhiệm vụ và giải pháp trong nhiều lĩnh vực, cùng với các báo cáo và đề án liên quan đến cơ chế chính sách, quy hoạch, kế hoạch và chương trình hành động Tất cả những nội dung này thuộc phạm vi quyết định và phê duyệt của Viện.
- Chương trình công tác quý
Chương trình công tác quý của Viện Công nghệ môi trường nhằm cụ thể hóa kế hoạch năm, bao gồm các nhiệm vụ cần thực hiện trong từng quý và các công việc bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong thời gian này.
- Chương trình công tác tháng
Chương trình công tác tháng của Viện Công nghệ môi trường nhằm cụ thể hóa các nhiệm vụ trong quý, đồng thời điều chỉnh và bổ sung những công việc cần giải quyết trong tháng.
- Chương trình công tác tuần
Chương trình công tác tuần bao gồm lịch hội nghị, lịch họp và làm việc của lãnh đạo phòng, đồng thời sắp xếp chương trình cho các cán bộ, chuyên viên thực hiện theo đúng quy định.
2.4.2 Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường Để các chuyến đi công tác đạt kết quả tốt, không bị chồng chéo, lãng phí thì cần phải lập kế hoạch cụ thể cho các chuyến đi Phải xác định rõ mục đích, nội dung công việc, thành phần, địa điểm, thời gian đi
Các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Viện được lên kế hoạch định kỳ trong năm, với mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể đã được xác định từ trước.
- Đối với những chuyến đi công tác được tổ chức đột xuất thì lập kế hoạch tổ chức chuyến đi phải khẩn trương, nhanh chóng hơn
- Đối với những chuyến đi công tác đơn giản mang tính thường xuyên thì không cần lập kế hoạch
Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
Lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường thường xuyên thực hiện các chuyến công tác, trong đó trợ lý hoặc thư ký văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch cho những chuyến đi này.
- Xác định mục đích chuyến đi
- Nội dung liên quan đến chuyến đi
- Số lượng người tham gia
- Các địa điểm đến khi đi công tác
- Ngày, tháng, bắt đầu và kết thúc
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm,
- Chuẩn bị lịch trình công tác, gồm có hai loại:
+ Lịch trình sắp xếp di chuyển
+ Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn
Giải quyết các thủ tục giấy tờ
Văn phòng Viện Công nghệ môi trường chuyển bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác gồm:
- Giấy tờ đi công tác
- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (Nếu lãnh đạo đi công tác ở nước ngoài)
- Chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân
- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị,
Chuẩn bị phương tiện đi lại cho Lãnh đạo, đoàn
Tùy theo địa điểm và thời gian đi công tác, người trợ lý sẽ chọn các phương tiện giao thông giao cho phù hợp và tiết kiệm
Trước khi Lãnh đạo đi công tác
- Trợ lý, thư ký văn phòng của Viện làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi
- Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm
- Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho văn phòng Viện giải quyết và mức độ giải quyết
Trong khi Lãnh đạo Viện đi công tác
- Thừa lệnh lãnh đạo đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực hiện đúng nội dung, tiến độ công việc ở cơ quan diễn ra đúng tiến độ
- Làm việc với người được ủy quyền xem công việc đã được thực hiện chưa
- Xin ý kiến lãnh đạo giải quyết các công việc
- Giữ liên lạc với lãnh đạo trong thời gian lãnh đạo đi công tác qua email, máy fax, điện thoại …
- Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng
Khi Lãnh đạo Viện đi công tác trở về
- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong cơ quan
- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các hoạt động hành chính
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán
- Soạn thảo các thư cảm ơ những người đã tiếp và giuwsp đỡ tạo điều kiện thuận lợi trong chuyến đi
- Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi.
Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện Công nghệ môi trường 36
2.5.1 Hệ thống hoá các văn bản quản lý của Viện Công nghê môi trường về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Viện Công nghệ Môi trường, một đơn vị sự nghiệp nhà nước, chuyên nghiên cứu các vấn đề về môi trường, độc chất và công nghệ môi trường, đã nhận được sự quan tâm đặc biệt từ lãnh đạo trong công tác văn thư lưu trữ Để nâng cao hiệu quả quản lý, viện đã ban hành nhiều quyết định quan trọng liên quan đến lĩnh vực này.
Quyết định số 371/QĐ-VCNMT, được ban hành vào ngày 16 tháng 11 năm 2016 bởi Viện Công nghệ môi trường, quy định về việc áp dụng Quy chế Công tác văn thư lưu trữ Quy chế này nhằm đảm bảo quản lý và lưu trữ tài liệu một cách hiệu quả, phục vụ cho công tác quản lý và tra cứu thông tin trong lĩnh vực môi trường.
2.5.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan nhà nước Kể từ khi thành công của cách mạng tháng Tám, Nhà nước đã thiết lập những quy định rõ ràng để quản lý và thực hiện công tác này một cách hiệu quả.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin bằng văn bản, hỗ trợ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức Nội dung của công tác văn thư bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến việc quản lý và xử lý thông tin.
Quản lý và giải quyết văn bản là quá trình quan trọng bao gồm việc tiếp nhận, xử lý văn bản đi và đến, đồng thời lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan Việc này đảm bảo thông tin được tổ chức một cách hiệu quả và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
− Quản lý và sử dụng con dấu
Các cơ quan và đơn vị cần lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư phù hợp dựa trên phạm vi hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của mình Hiện nay, ở Việt Nam có ba hình thức tổ chức công tác văn thư: văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp.
Trong quá trình khảo sát, tôi nhận thấy Viện Công nghệ Môi trường đã triển khai tổ chức công tác văn thư theo hình thức tập trung Cụ thể, tất cả các hoạt động liên quan đến quản lý văn bản đến, văn bản đi và việc sử dụng con dấu đều được giao cho bộ phận Văn thư thuộc Phòng Quản lý tổng hợp của viện.
2.5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.5.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý tại Viện Công nghệ môi trường
Viện Công nghệ môi trường thực hiện quyền ký ban hành văn bản theo đúng Thông tư số 04/2013/TT-BNV và Quyết định số 1601/QĐ-VHL, đảm bảo quy chế công tác văn thư, lưu trữ Viện trưởng đã phân quyền cụ thể cho từng Phó Viện trưởng và Trưởng/Phó phòng Quản lý tổng hợp trong các lĩnh vực ký, kèm theo các phụ lục chi tiết.
2.5.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức
Lãnh đạo Viện Công nghệ môi trường đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho các trưởng phó phòng, giúp cán bộ nắm vững quy định và quy trình soạn thảo văn bản Qua đó, các phòng ban đã xây dựng được văn bản phù hợp với lĩnh vực chuyên môn của mình, nhận thức rõ tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản.
Tại Viện Công nghệ môi trường, việc trình bày văn bản được thực hiện theo đúng quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020.
Năm 2020, công tác văn thư đã được cải thiện đáng kể nhờ Nghị định 34/2016/NĐ-CP, quy định chi tiết về thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, thay thế các thông tư trước đó Việc thực hiện thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ngày càng được chú trọng, đảm bảo đúng và đủ 09 thể thức bắt buộc cho các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính Nhiều văn bản đã được chuẩn hóa, mang lại sự thống nhất, thẩm mỹ và tính lịch sự, trang trọng trong trình bày.
Việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, đảm bảo việc soạn thảo nhanh chóng, thuận tiện, đảm bảo về thể thức và thẩm mỹ
2.5.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Viện Công nghệ môi trường
Quá trình soạn thảo các văn bản quản lý hành chính gồm các bước sau đây:
Bước đầu tiên trong quá trình văn bản hóa là xác định mục đích và tính chất của vấn đề, thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan Cần tiến hành thu thập, phân tích và lựa chọn các thông tin liên quan, đặc biệt là thông tin pháp luật, thực tiễn và yêu cầu về thời gian từ cấp có thẩm quyền.
Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo cần viết dự thảo văn bản đúng nội dung, hình thức và thể thức theo quy định của nhà nước Để đảm bảo chất lượng văn bản, cần có sự phối hợp ý kiến từ các bộ phận chuyên môn liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ từ cấp duyệt ký, nhằm nắm bắt ý đồ chỉ đạo và tránh việc sửa chữa nhiều lần, gây tốn thời gian và chi phí.
Trong bước 3, lãnh đạo trực tiếp các phòng ban hoặc văn phòng phải duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan ký Người lãnh đạo có trách nhiệm kiểm tra nội dung, hình thức và thể thức của văn bản Nếu có yêu cầu sửa chữa, các ý kiến sẽ được ghi chú ngoài lề hoặc sửa trực tiếp vào nội dung Sau đó, văn bản sẽ được gửi lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh sửa.
Bước 4 trong quy trình hoàn thiện văn bản là việc chỉnh sửa và đánh máy bản nháp cuối cùng Sau khi nhận được ý kiến sửa chữa từ người phụ trách, bộ phận soạn thảo cần hoàn thiện văn bản, kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót trước khi trình thủ trưởng ký ban hành Nếu thủ trưởng yêu cầu chỉnh sửa, bộ phận soạn thảo phải tiếp nhận và thực hiện các điều chỉnh theo chỉ đạo Cuối cùng, sau khi hoàn tất sửa đổi, cần thực hiện thủ tục trình ký lại.
Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Viện Công nghệ môi trường
2.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
Trang thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, điện thoại và máy fax đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc Đầu tư vào các thiết bị mới, hiện đại và phù hợp với nhu cầu công việc không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh lãng phí ngân sách nhà nước, như việc mua sắm thiết bị không cần thiết hoặc không sử dụng hết tính năng của chúng.
Viện Công nghệ môi trường đã trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng cho từng cán bộ, bao gồm máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy hủy tài liệu và máy fax, nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Viện Công nghệ môi trường được trang bị một phòng họp, phòng tiếp khách, phòng hội thảo và hội trường hiện đại, tất cả đều có máy điều hòa, máy tính, máy chiếu và tivi, phục vụ cho các cuộc họp và tiếp khách Tất cả trang thiết bị đều được bảo dưỡng thường xuyên và liên kết với nhau để tối ưu hóa tính năng, chẳng hạn như máy in kết nối với máy tính Sự bố trí hợp lý của các trang thiết bị văn phòng giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Viện Công nghệ môi trường nhận thức rõ tầm quan trọng của phòng quản lý tổng hợp và đã nhận được sự đầu tư từ cấp trên để nâng cấp trang thiết bị văn phòng Các thiết bị như máy vi tính, máy in, và máy fax được mua sắm nhằm hỗ trợ hiệu quả cho công việc của cán bộ viện, đặc biệt là đáp ứng nhu cầu của phòng quản lý tổng hợp.
Một số thiết bị văn phòng như máy hủy tài liệu, máy scan và máy photo hiện đang có số lượng hạn chế, không đủ để đáp ứng nhu cầu làm việc của cán bộ Viện.
Để nâng cao hiệu quả làm việc của Phòng Quản lý tổng hợp, Ban lãnh đạo Viện cùng các cơ quan cấp trên như Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Bộ Khoa học và Công nghệ cần chú trọng hơn đến hoạt động của Văn phòng Việc đầu tư và mua sắm trang thiết bị còn thiếu là rất cần thiết Ngoài ra, cần bố trí văn phòng đánh máy ở vị trí hợp lý và thiết lập một phòng lưu trữ hồ sơ rộng rãi, đảm bảo điều kiện vệ sinh tốt, không ẩm ướt và không có côn trùng, cùng với các phương tiện bảo quản như cặp, hộp, giá và tủ để phục vụ công tác lưu trữ hiệu quả.
2.6.2 Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của phòng quản lý tổng hợp Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu Cửa ra vào
Mô hình văn phòng tại Viện Công nghệ Môi trường hiện vẫn duy trì cách bố trí truyền thống, tương tự như nhiều văn phòng của các cơ quan nhà nước khác.
Không gian làm việc bị hạn chế, nếu ngồi làm việc lâu trong văn phòng này cơ thể sẽ cảm thấy bức bối, khó chịu
Trong quá trình khảo sát thực tế tại Phòng Quản lý tổng hợp của Viện Công nghệ môi trường, tôi đã đề xuất một số mô hình văn phòng mới nhằm tối ưu hóa hiệu quả làm việc (Phụ lục 10)
Mô hình văn phòng mới được thiết kế để tối ưu hóa không gian làm việc, mang lại cho cán bộ, công chức và viên chức một không gian riêng tư, thuận tiện cho việc tập trung vào công việc của mình.
9 Quạt giúp hiệu quả công việc cao hơn Cách bài trí văn phòng theo kiểu hiện đại này sẽ không chỉ giúp Viện Công nghệ môi trường đạt được năng suất hiệu quả công việc cao mà còn khiến tinh thần của cán bộ, công chức, viên chức được thoải mái hơn, để giúp họ có thái độ làm việc một cách tốt nhất, giúp cả tập thể Viện sẽ ngày càng đi lên
2.6.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Viện Công nghệ môi trường Nhận xét bước đầu vè những hiệu quả mang lại
Cơ quan đã áp dụng phần mềm VITE-Portaloffice vào công tác văn phòng, giúp nâng cao hiệu quả làm việc Phần mềm này được thiết kế dựa trên nền tảng Portaloffice, cung cấp giao diện web thân thiện cho quản lý công văn, xử lý hồ sơ công việc, quy trình, lịch cơ quan, lịch công tác và các nghiệp vụ văn phòng khác Ngoài ra, VITE-Portaloffice còn hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự, tài liệu cá nhân, tin nhắn nội bộ, danh bạ và diễn đàn thảo luận nội bộ.
Cơ quan hiện đang sử dụng phần mềm Microsoft Word 2010, một trong những ứng dụng soạn thảo văn bản phổ biến và dễ sử dụng nhất trong các tổ chức hiện nay.
Khi lập bảng biểu và dự trù kinh phí, cơ quan sử dụng phần mềm Microsoft Excel 2010, giúp tạo bảng biểu một cách đơn giản Phần mềm này hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức trong Viện tiết kiệm thời gian làm việc mà vẫn đảm bảo chất lượng theo kế hoạch ban đầu.