Mục tiêu nghiên cứu
Một là, tổng hợp, khái quát những vấn đề lý luận về công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp;
Hai là, phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty CP VCS
Ba là, đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty CP VCS
Để tối ưu hóa quy trình đặt hàng cho Công ty cổ phần VCS, cần áp dụng mô hình tồn kho EOQ nhằm xác định mức sản lượng đặt hàng tối ưu Việc này sẽ giúp công ty giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng cường hiệu quả quản lý tồn kho Hơn nữa, việc đưa ra các giải pháp cụ thể sẽ hỗ trợ công ty trong việc cải thiện quy trình cung ứng và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả hơn.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích số liệu, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp tỷ số.
Kết cấu của bài khóa luận
Ngoài lời mở đầu, kết luận, nội dung khóa luận được trình bày trong 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hàng tồn kho và quản lý hiệu quả trong doanh nghiệp
Chương 2 trình bày thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Vicostone, nêu rõ những vấn đề và thách thức hiện tại trong quy trình này Chương 3 đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, tập trung vào cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ và tối ưu hóa nguồn lực.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp
Hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, đóng vai trò lớn trong quy trình sản xuất và kinh doanh Nó giúp đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và ổn định, theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 quy định hàng tồn kho là những tài sản:
Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ (Nguồn: Bộ Tài chính Việt Nam (2001),
Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 02, Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC)
Tóm lại, hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ trong ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai của doanh nghiệp
+ Khái niệm và mục tiêu mô hình EOQ
Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) là một phương pháp quản lý tồn kho định lượng, giúp doanh nghiệp xác định mức tồn kho tối ưu dựa trên hai loại chi phí chính: chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Mục tiêu của mô hình này là tối ưu hóa tổng chi phí, đảm bảo rằng tổng chi phí đặt hàng và lưu kho ở mức thấp nhất.
1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp
Tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp phụ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh Đối với doanh nghiệp sản xuất và thương mại, tỷ trọng này thường cao, chiếm khoảng 50% - 60% tổng giá trị tài sản lưu động do nhu cầu dự trữ hàng hóa cho hoạt động Ngược lại, các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ như vận tải, giáo dục hay tư vấn pháp luật có tỷ trọng hàng tồn kho rất thấp, vì dịch vụ là sản phẩm vô hình, được cung ứng và tiêu dùng đồng thời, không phát sinh hàng tồn kho Bài luận văn này sẽ tập trung vào hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại và sản xuất.
Hàng tồn kho, một phần của tài sản lưu động, có những đặc điểm tương đồng với tài sản lưu động và luôn thay đổi hình thái qua các giai đoạn sản xuất kinh doanh Giá trị hàng tồn kho không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán mà còn tác động gián tiếp đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp Do đó, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng để tối ưu hóa lợi nhuận.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, vì doanh thu từ hàng tồn kho, đặc biệt là từ thành phẩm, là nguồn chính góp phần vào doanh thu và các nguồn thu nhập bổ sung sau này, chẳng hạn như doanh thu từ hoạt động tài chính khi khách hàng mua chịu hàng hóa.
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp
Hàng tồn kho có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên, bài luận này sẽ tập trung vào việc phân loại hàng tồn kho dựa trên các giai đoạn trong quá trình sản xuất Theo cách phân loại này, hàng tồn kho được chia thành ba loại chính.
1 Nguồn: Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý (2008), Quản lý tài chính doanh nghiệp, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội
Nguyên vật liệu: bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình;
Sản phẩm dở dang là những mặt hàng đang ở giai đoạn giữa của quy trình sản xuất, bao gồm các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, đang trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc đang chờ để tiếp tục bước tiếp theo trong quy trình sản xuất.
Thành phẩm là các sản phẩm đã hoàn tất quy trình sản xuất và đang chờ tiêu thụ Trong doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm, vì nguyên vật liệu cần trải qua sản xuất để trở thành sản phẩm cuối cùng Ngược lại, doanh nghiệp thương mại chủ yếu kiếm lời từ việc mua hàng hóa và bán lại cho khách hàng, do đó, hàng tồn kho chủ yếu là thành phẩm, với ít hoặc không có nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang.
1.1.4 Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ – sản xuất – tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng diễn ra đồng bộ Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ Ngoài ra, hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như các doanh nghiệp bán sỉ hay bán lẻ thì hàng tồn kho cũng có vai trò tương tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, doanh nghiệp có đầy đủ hàng hóa để cung ứng ra thị trường, đáp ứng kịp thời
Biến động về nhu cầu của khách hàng có thể ảnh hưởng lớn đến doanh thu, do đó, việc tối thiểu hóa chi phí cơ hội từ doanh thu bị mất do thiếu hụt hàng hóa là rất quan trọng.
1.2 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho là quá trình kiểm soát các hoạt động liên quan đến lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa tồn kho, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Nói cách khác, quản lý hàng tồn kho là công tác:
Đảm bảo hàng hóa đầy đủ về số lượng và cơ cấu là yếu tố quan trọng để ngăn chặn gián đoạn trong quá trình bán hàng, từ đó nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa.
Đảm bảo bảo quản hàng hóa đúng cách giúp duy trì giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, từ đó giảm thiểu hư hỏng và mất mát, góp phần bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp.
Đảm bảo rằng vốn của doanh nghiệp được duy trì ở mức tối ưu dưới hình thái vật chất sẽ giúp tăng cường hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa và giảm thiểu chi phí bảo quản hàng hóa.
1.2.2 Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
- Lợi ích và chi phí của việc giữ hàng tồn kho
Việc tồn trữ hàng tồn kho là một quyết định chi tiêu quan trọng của doanh nghiệp, đòi hỏi so sánh giữa lợi ích và chi phí, bao gồm cả chi phí cơ hội của vốn đầu tư Lợi ích của việc giữ hàng tồn kho bao gồm khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, giảm thiểu rủi ro thiếu hàng và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
2 (Nguồn: PGS TS Nguyễn Thu Thủy (2011), Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Lao Động, Hà Nội)
Tổng quan về Công ty cổ phần Vicostone
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Vicostone
Tên Công ty : Công ty cổ phần Vicostone
Viết tắt : Vicostone Địa chỉ công ty: Khu CNC Hòa Lạc – xã Thạch Hòa – Huyện Thạch Thất-
TP Hà Nội Điện thoại: 024 3368 5826
Lĩnh vực Hoạt động chính: Sản xuất kinh doanh đá ốp lát cao cấp thạch anh Vốn điều lệ: 1.600.000.000 đồng ( một nghìn sáu trăm tỷ đồng.)
Mã số thuế: 0500469512 Được thành lập ngày 19/12/2002 lấy tên là VINACONEX
Vào tháng 9 năm 2003, hai dây chuyền sản xuất đá ốp lát nhân tạo đã chính thức đi vào hoạt động, bao gồm dây chuyền terastone sử dụng chất kết dính xi măng và dây chuyền Bretonstone sử dụng chất kết dính hữu cơ, với tổng công suất đạt 920.000 m2 mỗi năm.
01/09/2004 xuất khẩu lô hàng đầu tiên sang thị trường Úc, đánh dấu tăng trưởng xuất khẩu các năm tiếp theo
02/06/2005 chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần với số vốn điều lệ là 30 tỷ đồng
Năm 2008 tăng vốn điều lệ lên 1600 tỷ đồng được công nhận là thương hiệu quốc gia
Năm 2009, nhà nước đã trao tặng huân chương hạng ba cho những đóng góp nổi bật Bên cạnh đó, nghiên cứu và ứng dụng đá nhân tạo sử dụng bio-resin, thân thiện với môi trường đã được triển khai, đồng thời tăng vốn điều lệ lên 150 tỷ đồng.
Năm 2013: Đổi tên thành công ty cổ phần Vicostone
Năm 2014: Thực hiện tái cơ cấu: Trở thành công ty con của CTCP Phượng Hoàng Xanh A&A (nay là CTCP Tập đoàn Phượng Hoàng Xanh A&A)
Năm 2015, đơn vị đã vinh dự nhận Cờ thi đua xuất sắc ngành Xây dựng giai đoạn 2010-2015, đồng thời hoàn thiện hạ tầng hỗ trợ và triển khai quản trị rủi ro, tích hợp quản trị rủi ro vào tất cả các quy trình hoạt động.
Năm 2016: Được Tổng cục Hải quan công nhận là doanh nghiệp ưu tiên
Năm 2017: Được Nhà nước trao tặng Huân chương lao động hạng nhất; Tăng vốn điều lệ lên 800 tỷ đồng
Năm 2018: Tăng vốn điều lệ lên 1.600 tỷ đồng
Lĩnh vực hoạt động chính của VICOSTONE là sản xuất, kinh doanh đá ốp lát nhân tạo gốc thạch anh theo công nghệ được chuyển giao từ hãng Breton S P
VICOSTONE sở hữu hai dây chuyền sản xuất đá nhân tạo hiện đại, cung cấp hơn 1 triệu m2 sản phẩm mỗi năm, bao gồm hai nhóm chính là đá tấm và đá cắt thành phẩm.
Sản phẩm VICOSTONE nổi bật với sự đa dạng màu sắc và đặc điểm phong phú giống như đá tự nhiên, đồng thời sở hữu các tính chất cơ lý vượt trội như khả năng chống xước, chống va đập, chống thấm nước, cùng với độ bền cao và khả năng chịu uốn, nén tốt.
Sản phẩm và thị trường
Sản phẩm đá thạch anh cao cấp VICOSTONE® được sản xuất bằng công nghệ tiên tiến, kết hợp cải tiến độc đáo và bí quyết công nghệ riêng, mang đến thiết kế hoa văn và màu sắc ấn tượng, lấy cảm hứng từ vẻ đẹp tự nhiên VICOSTONE® không chỉ sở hữu tính chất cơ lý vượt trội so với đá tự nhiên mà còn vượt xa các loại vật liệu ốp lát khác, tạo nên sự kết tinh hài hòa giữa nghệ thuật và công nghệ.
Với hơn 90% cốt liệu thạch anh tự nhiên và công nghệ hàng đầu thế giới, Vicostone đã phát triển những sản phẩm độc đáo nhờ bí quyết "know-how" và sự sáng tạo không giới hạn của đội ngũ tài năng Những sản phẩm này không chỉ khác biệt mà còn dẫn dắt xu thế, tạo ra lợi thế cạnh tranh mà khó có đối thủ nào có thể sao chép.
Sản phẩm VICOSTONE® là sự lựa chọn hàng đầu cho các chuyên gia và người tiêu dùng trong nhiều ứng dụng bề mặt trong nhà, như mặt bàn bếp, bàn trang điểm, bồn tắm, bồn rửa, tường, quầy bar và sàn nhà Với cam kết đổi mới và sáng tạo không ngừng, VICOSTONE® đáp ứng nhu cầu đa dạng của người sử dụng.
Năm 2019, Vicostone đã ra mắt bộ sản phẩm độc đáo Sky Collection, lấy cảm hứng từ vẻ đẹp của mây trời - nguồn cảm hứng bất tận cho nghệ thuật Bộ sản phẩm này thể hiện những cung bậc cảm xúc khác nhau khi ngắm mây: từ sự trong trẻo của những đám mây trắng nhẹ nhàng, đến sức mạnh dữ dội của mây đen trước bão, và sự kỳ bí của bầu trời đêm ở các vùng cực Tất cả những tuyệt tác này đã được Vicostone khắc họa trọn vẹn trong Sky Collection.
Sản phẩm đá thạch anh Vicostone Gan Eden - BQ8881 nổi bật với những mảng vân mô phỏng đám mây trong trẻo, được sắp xếp ngẫu nhiên nhưng tạo nên một bức tranh tổng thể hài hòa, kích thích trí tưởng tượng của người xem.
Sản phẩm đá thạch anh Vicostone Elysian - BQ8884 nổi bật với sự kết hợp hài hòa giữa hai tông màu trắng và xám ấm, mang đến tính ứng dụng cao Đặc biệt, các mảng vân đá mô phỏng như những đám mây dữ dội báo bão được sắp xếp ngẫu nhiên, tạo nên ấn tượng mạnh mẽ cho không gian sử dụng.
Sản phẩm đá thạch anh Vicostone Amadeus - BQ8887 nổi bật với sự kết hợp màu sắc hài hòa giữa nền đen và các đường vân vàng ánh kim, mang đến hiệu ứng 3D độc đáo Thiết kế này mô phỏng bầu trời đêm trên Trái đất, rất phù hợp cho những không gian cá tính và hiện đại.
Năm 2019 đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ của Vicostone với việc ra mắt sản phẩm Quartz siêu mỏng Ultrathin đầu tiên trên thế giới, chỉ dày 5mm Sản phẩm này sở hữu nhiều đặc tính vượt trội, nổi bật với độ mỏng ấn tượng.
Sản phẩm 19 nhẹ, dễ lắp đặt và đa dạng ứng dụng cho các bề mặt như mặt bàn bếp, ốp tủ bếp, tủ phòng tắm và ốp tường, mang đến sự mới mẻ và tiện dụng cho không gian sống Điều này không chỉ khơi nguồn cảm hứng cho các nhà thiết kế nội thất mà còn đáp ứng nhu cầu của cuộc sống hiện đại, ưa chuộng sự tiện lợi và tinh giản Sản phẩm đã chính thức ra mắt tại triển lãm IMM ở Đức vào tháng 1 năm 2020.
Một số sản phẩm tạo nên dấu ấn Thương hiệu VICOSTONE® trên phạm vi toàn cầu:
Sản phẩm đá thạch anh Vicostone Venatino - BQ8660 nổi bật với những đường vân màu xám tinh tế, đan xen khéo léo, tạo nên những họa tiết giống như cành cây lớn, mang đến vẻ đẹp nhẹ nhàng và thanh thoát.
Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Vicostone
2.2.1 Hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Vicostone
Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thành, phản ánh vị trí và điều kiện hiện tại của từng sản phẩm, cùng với giá trị thuần có thể thực hiện được.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong tổng tài sản của công ty Gần đây, VCS đã ghi nhận sự biến động đáng kể về giá trị, tỷ trọng và cơ cấu thành phần của hàng tồn kho, như được thể hiện trong bảng dưới đây.
Bảng 2.4: Bảng giá trị, tỷ trọng cơ cấu thành phần của hàng tồn kho ĐVT: Triệu đồng
Q1/2020 Q4/2019 Q3/2019 Q2/2019 Q1/2019 Tổng cộng tài sản 5.560.093 5.583.757 5.074.419 5.150.559 4.212.463 Tiền và các khoản tương đương tiền
Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn
Các khoản phải thu ngắn hạn
Hàng tồn kho 1.921.034 1.913.745 1.837.986 1.949.134 1.887.155 Tài sản ngắn hạn khác 148.663 157.197 162.795 165.806 61.920
Bảng 2.5: Bảng báo cáo kết quả từ năm 2015-2019 5 ĐVT: VNĐ
Hàng mua đang đi đườn g
Nguy ên nhiên vật liệu
Tron g đó: chi phí xây dựng nhà ở
5 Nguồn: BCTC hợp nhất đã kiểm toán
Dự phòn g giảm giá hàng tồn kho
Cuối năm 2019, hàng tồn kho giảm 73.048 triệu đồng so với năm 2018, chủ yếu do thành phẩm tự sản xuất và thành phẩm mua ngoài giảm 144.022 triệu đồng nhờ doanh thu bán hàng tăng Trong khi đó, nguyên nhiên vật liệu và công cụ dụng cụ tăng 56.495 triệu đồng nhằm đáp ứng kế hoạch sản xuất và dự phòng sửa chữa thiết bị của công ty.
Bảng 2.6: Hệ số quay vòng hàng tồn kho ĐVT: Lần
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Hệ số quay vòng hàng tồn kho 1,83 1,72 2,08 1,73 1,87
- Số ngày 1 vòng quay tồn kho = 360/Hệ số vòng quay hàng tồn kho
Hệ số quay vòng hàng tồn kho năm 2019 của công ty cao hơn so với năm
2018 và gần với năm 2015 do tồn kho cuối năm 2017 tăng cao
Hệ số năm 2019 đang ỏ mức trung bình trong 5 năm gần nhất
Năm 2017, số vòng quay hàng tồn kho đạt 2,08, tương ứng với 173 ngày cho mỗi vòng quay Tuy nhiên, năm 2018, số vòng quay giảm xuống còn 1,73 do giá vốn bán hàng giảm, trong khi hàng tồn kho bình quân giảm với tỉ lệ thấp hơn, dẫn đến số ngày một vòng quay tăng thêm 35 ngày Đến năm 2019, số vòng quay hàng tồn kho tiếp tục giảm xuống 1,87 vòng, kéo theo số ngày một vòng quay giảm còn 193 ngày, giảm 15 ngày so với năm 2018.
Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho quá cao cho thấy Công ty đang hoạt động kém hiệu quả trong kinh doanh và bán hàng, dẫn đến lượng hàng tồn kho tăng và chi phí lưu kho, bảo quản cao Tuy nhiên, điều này cũng đảm bảo rằng Công ty có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu thị trường nếu xảy ra sự tăng đột biến.
Nhà quản trị Công ty cần tập trung vào việc tăng cường hoạt động kinh doanh và đẩy nhanh tiến độ bán hàng để giảm số ngày của vòng quay hàng tồn kho xuống mức hợp lý Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh và đảm bảo khả năng đáp ứng kịp thời với sự gia tăng đột biến của nhu cầu thị trường.
Bảng 2.7: Hàng tồn kho năm 2019 ĐVT: VNĐ
Số cuối năm Số đầu năm
Giá gốc Dự phòng Giá gốc Dự phòng
Hàng mua đang đi trên đường
Nguyên liệu vật liệu tồn kho
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Số ngày hàng tồn kho năm 2019 giảm 16 ngày so với năm 2018, do năm
2019 doanh thu tăng cao, Công ty đã giải phóng được một phần hàng tồn kho cũ;
Giá gốc của hàng tồn kho được xác định dựa trên bình quân gia quyền, bao gồm tất cả chi phí mua, chế biến và các chi phí khác, phản ánh trạng thái hiện tại của hàng hóa Đối với sản phẩm sản xuất, giá gốc bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung được phân bổ theo mức độ hoạt động bình thường Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ kinh doanh bình thường, trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ cần thiết Hiệu suất sử dụng hàng tồn kho là một chỉ số quan trọng trong quản lý tài chính.
360*Hàng tồn kho bình quân/Giá vốn bán hàng= Số ngày hàng tồn kho Năm 2017: 173
Bảng 2.8: Quy trình bảo toàn hàng hóa trong kho:
Yêu cầu bảo quản và giao nhận sản phẩm
Khi mua vật tư và hàng hóa hoặc sản xuất thành phẩm, việc bảo quản và lưu giữ trong kho là rất quan trọng, tùy thuộc vào từng loại sản phẩm Điều này giúp đảm bảo số lượng và chất lượng của vật tư, hàng hóa cũng như thành phẩm luôn được duy trì.
Bàn giao, nhập kho Vật tư
Các đơn vị sẽ bàn giao và nhập kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm cho Phòng Vật tư theo quy trình QT-24 về Nhập – Xuất vật tư, hàng hóa.
Tiếp nhận và kiểm tra
- Thủ kho Phòng Vật tư kiểm tra và tiếp nhận vật tư hàng hóa, thành phẩm theo yêu cầu.Việc tiếp nhận, kiểm tra bao gồm:
Vật tư, hàng hóa có đúng với yêu cầu mua về số lượng và chất lượng hay không
Thành phẩm giao nhận có đúng chất lượng, số lượng so với
“Phiếu báo sản phẩm hoàn thành” hay không
Khi vật tư, hàng hóa và thành phẩm được bàn giao, Thủ kho Phòng Vật tư sẽ phân loại chúng để xác định vị trí lưu kho và đề xuất phương án vận chuyển phù hợp Các loại vật tư, hàng hóa và thành phẩm chủ yếu bao gồm
Vật tư thiết bị điện, điện tử
Vật tư bao bì đóng gói
Dán tem, xác định mã vật tư, hàng hóa, thành phẩm
Sau khi phân loại, thủ kho cần dán tem mác cho từng loại vật tư, hàng hóa và thành phẩm nhập kho, đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.
Thông số kỹ thuật (Đối với các phụ tùng thay thế có thông tin thông số kỹ thuật của bộ phận đặt mua)
Xác định vị trí lưu kho, vận chuyển
Vật tư, hàng hóa và thành phẩm cần được dán tem đầy đủ trước khi lưu kho Thủ kho phải xác định vị trí lưu kho chính xác và áp dụng phương pháp bốc xếp, vận chuyển phù hợp để bảo quản hàng hóa theo đúng quy định.
Đối với những vật tư nhỏ, không yêu cầu phương tiện vận chuyển thì thủ kho sẽ chuyển vào kho và sắp xếp
Đối với những vật tư nặng thì phải bố trí phương tiện và biện pháp để chuyển vào vị trí lưu kho
Nhập dữ liệu trên hệ thống SAP
Sau khi vận chuyển và sắp xếp vật tư, hàng hóa, thành phẩm theo quy định, thủ kho cần điền vị trí lưu kho vào hệ thống SAP cho vật tư phụ tùng bằng Tcode: MM02.
Xắp xếp và Bảo quản
Hóa chất: Theo “Hướng dẫn sắp xếp,bảo quản hóa chất” HD.24-05 và theo dõi nhiệt độ vào “Sổ theo dõi nhiệt độ kho hóa chất” BM.24-13
Nguyên vật liệu : Theo “Hướng dẫn sắp xếp, bảo quản NVL”
Phụ tùng: Theo “Hướng dẫn sắp xếp, bảo quản phụ tùng” HD.24-07
Thành phẩm: Theo “Hướng dẫn sắp xếp, bảo quản thành phẩm” HD.24-08
Nhiên liệu: Theo “Hướng dẫn sắp xếp, bảo quản nhiên liệu” HD.24-09
8 Hồ sơ được lưu giữ và bảo quản theo “Quy trình Kiểm soát hồ sơ” QT-03
2.2.2 Hoạch định chính sách hàng tồn kho
Hoạch định chính sách quản lý hàng tồn kho có thể coi là kim chỉ nam cho mọi hoạt động quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
- Xác định rõ mục tiêu của chính sách quản lý hàng tồn kho
Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu cho chính sách dự trữ của mình, bao gồm mục tiêu trực tiếp và các mục tiêu khác.
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần xác lập quan điểm chi phối dựa trên các đặc điểm sản xuất kinh doanh và điều kiện cụ thể Những quan điểm này phải chung nhất và xuyên suốt trong toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn kho, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.
Quan điểm về dự trữ (dự trữ bằng không, dự trữ đồng loạt hoặc dự trữ có chọn lọc );
Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần
Công tác hoạch định chính sách hàng tồn kho rõ ràng, nhất quán, được sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban lãnh đạo doanh nghiệp
Hệ thống kho tàng và bến bãi của doanh nghiệp được thiết kế hiện đại, đảm bảo tính thích ứng, độ bền vững, tính thẩm mỹ và tiết kiệm chi phí.
Công tác mã hóa sắp xếp hàng hóa được diễn ra một cách khoa học
Công tác kế toán hàng tồn kho đảm bảo các yêu cầu của kế toán
Các chỉ tiêu tài chính về hàng tồn kho tốt dần lên qua các năm
Khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng về cơ bản đạt ở mức cao
Mức độ đầu tư vào hàng tồn kho của VCS đã giảm rõ rệt
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
- Độ chính xác của sổ sách hàng tồn kho còn thấp, làm giảm độ tin cậy của báo cáo tài chính cũng như các báo cáo quản trị
- Khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở nhiều thời điểm vẫn còn thấp
- Tuổi tồn kho của nhiều nguyên vật liệu vẫn ở mức cao, làm tăng chi phí quản lý hàng tồn kho và gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp
- Trình độ nhân viên quản lý hàng tồn kho còn nhiều hạn chế
- Mạng lưới mạng lưới các nhà cung cấp nước ngoài còn khiêm tốn
Công tác rà soát độ chính xác của sổ sách hàng tồn kho hiện chưa được chú trọng đầy đủ, với việc nhân viên quản lý chỉ kiểm tra vào cuối tháng trước khi chốt sổ kế toán Nhiều giao dịch vẫn chưa được phản ánh ngay vào hệ thống, trong khi các lỗi xử lý của hệ thống cũng không được phát hiện kịp thời.
- Khả năng quản lý an ninh của VCS chưa thực sự tốt
- Chưa có chuẩn mực trong việc xác định hàng tồn kho trọng tâm cần quản lý
- Ngành công nghiệp phụ trợ ở Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất đá còn yếu kém
- Các diễn biến bất lợi của thị trường không thể lường trước được
- Hệ thống SAP và các hệ thống liên quan thỉnh thoảng cũng gặp những trục trặc kỹ thuật trong quá trình bảo dưỡng, nâng cấp
- Đặc thù ngành nghề sản xuất kinh doanh là sản xuất các mặt hàng đá thạch anh cao cấp
Cơ chế phối hợp giữa cơ quan công an và doanh nghiệp hiện nay chưa đạt hiệu quả tối ưu Để đánh giá mức độ hoàn thiện trong quản lý hàng tồn kho, có thể áp dụng một số chỉ tiêu cơ bản sau đây.
2.3.3.1 Công tác hoạch định chính sách hàng tồn kho
Công tác hoạch định chính sách hàng tồn kho hoàn thiện khi doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng, bao gồm cả mục tiêu trực tiếp và mục tiêu khác, đồng thời xác định quan điểm chi phối trong quản lý hàng tồn kho.
Dựa trên các nội dung đã đề cập về công tác hoạch định, có thể đánh giá định tính mức độ hoàn thiện của chính sách hàng tồn kho trong doanh nghiệp thông qua các câu hỏi đánh giá cụ thể.
Doanh nghiệp đã xác định được rõ ràng các mục tiêu trong quản lý hàng tồn kho hay chưa?
Doanh nghiệp cần xác định rõ quan điểm dự trữ, lựa chọn loại hình dự trữ phù hợp, thiết kế và quản lý kho hàng hiệu quả, cũng như áp dụng nguyên tắc vận tải và giao nhận hàng hóa một cách hợp lý Những yếu tố này phải tương thích với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động.
2.3.3.2 Quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật
Theo Lê Công Hoa (2012), một kho tàng được coi là hoàn thiện khi đáp ứng các yêu cầu về tính thích dụng, bao gồm việc xây dựng kho phù hợp với nhu cầu dự trữ và bảo quản hàng hóa, tối ưu hóa diện tích và dung tích kho, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nhập kho.
Kho tàng vững chắc được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu về thời gian sử dụng, độ bền và khả năng chịu tải lớn của hàng hóa Nó có khả năng chống chịu tốt trước tác động của phương tiện vận chuyển và các hoạt động bốc dỡ hàng hóa nặng, đồng thời bảo vệ hàng hóa khỏi những ảnh hưởng tiêu cực từ môi trường thiên nhiên.
Mỹ quan là kho tàng đáp ứng các tiêu chí về hình thức thẩm mỹ, với cấu trúc khoa học phù hợp với thẩm mỹ dân tộc và đặc điểm khí hậu của địa phương.
Tiết kiệm là việc xây dựng kho tàng với chi phí thấp, đồng thời đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật Điều này giúp tối ưu hóa chi phí trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kho.
Kho tàng cần được trang bị đầy đủ thiết bị an ninh để đảm bảo an toàn cho hàng hóa bên trong.
Dựa vào khả năng đáp ứng các tiêu chí, chúng ta có thể đánh giá mức độ hoàn thiện của công tác quản lý hàng tồn kho về mặt hiện vật.
Mức độ hoàn thiện trong công tác mã hóa và sắp xếp hàng hóa được đánh giá qua hiệu quả mã hóa tên sản phẩm và việc sắp xếp hợp lý hàng tồn kho, phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.
2.3.3.3 Quản lý hàng tồn kho về mặt kế toán
Mức độ hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho trong kế toán phụ thuộc vào việc tuân thủ các chuẩn mực và quy định pháp luật hiện hành Độ chính xác cao của sổ sách giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn về giá trị và số lượng, từ đó nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính Ngược lại, nếu độ chính xác thấp, các nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong việc ra quyết định dựa vào báo cáo tài chính.
2.3.3.4 Quản lý hàng tồn kho về mặt kinh tế
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả về mặt kinh tế giúp doanh nghiệp sử dụng hàng tồn kho với chi phí thấp nhất, đồng thời đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục Để đánh giá mức độ hoàn thiện trong quản lý hàng tồn kho, có thể áp dụng một số chỉ tiêu định lượng.