Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đã được nghiên cứu kỹ lưỡng trong các sách giáo trình về văn thư, lưu trữ, như cuốn “Giáo trình lưu trữ” của Trường Cao đẳng Nội vụ (nay là Trường Đại học Nội vụ) và cuốn “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do GVC TS Chu Thị Hậu biên soạn năm 2016.
Nghiên cứu về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ không phải là vấn đề mới, mà đã trở thành đề tài cho nhiều nghiên cứu khoa học, báo cáo thực tập, luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã nghiên cứu một số đề tài liên quan đến lĩnh vực này.
Nguyễn Thị Hằng (2017) đã thực hiện một khóa luận tốt nghiệp về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Nghiên cứu này nhằm phục vụ công tác phòng chống thiên tai và bão lụt, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và ứng phó với các tình huống khẩn cấp.
Trần Thị Mai (2015) đã thực hiện nghiên cứu về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương Nghiên cứu này được thực hiện thông qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội và được trình bày trong luận văn thạc sĩ của tác giả.
Đào Thị Hương Nhu (2017) đã nghiên cứu về việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo thuộc Tổng cục biển và hải đảo Việt Nam Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu, đồng thời thúc đẩy việc sử dụng thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu và phát triển bền vững các nguồn tài nguyên biển và hải đảo.
Bộ Tài nguyên và Môi trường, Khóa luận tốt nghiệp;
Hoàng Thị Phiền (2017) trong khóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về việc nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Cạn Nghiên cứu này tập trung vào các phương pháp cải thiện quy trình lưu trữ, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan nhà nước.
Qua khảo sát các đề tài về công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT), tôi đã có cái nhìn tổng quát về nghiệp vụ này Đặc biệt, luận văn thạc sỹ "Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương" đã cung cấp những thông tin quý giá qua việc khảo sát một số trường hợp cụ thể.
Đề tài nghiên cứu của tôi về thực trạng và giải pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ không trùng lặp với công trình "UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội" của Trần Thị Mai năm 2015, mặc dù có sự tương đồng nhất định.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Đánh giá được vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu
Tài liệu của UBND quận Tây Hồ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động quản lý của quận, đồng thời góp phần vào nghiên cứu khoa học và nâng cao đời sống xã hội Việc tìm hiểu và phân tích thành phần, nội dung và ý nghĩa của khối tài liệu này giúp khẳng định giá trị và tầm ảnh hưởng của nó đối với sự phát triển bền vững của quận Tây Hồ.
- Đánh giá được thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
- Đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu, nghiên cứu những lý luận về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Tìm hiểu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ của UBND quận; khảo sát thành phần nội dung khối TLLT hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ quận;
Nghiên cứu các quy định và thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận nhằm đánh giá những ưu điểm và hạn chế hiện có Bên cạnh đó, cần phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong công tác này để có giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Nghiên cứu đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau:
Phương pháp điều tra và khảo sát được áp dụng đối với con người, tài liệu lưu trữ, cùng với các thủ tục liên quan đến việc khai thác và sử dụng tài liệu Qua đó, phương pháp này giúp đưa ra những đánh giá và giải pháp cần thiết.
Phương pháp phỏng vấn là một kỹ thuật quan trọng để thu thập thông tin từ cán bộ lưu trữ và độc giả, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Phương pháp phân tích - tổng hợp là công cụ quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Qua các khảo sát, tôi đã tiến hành phân tích và đưa ra những giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả công tác này.
Trong quá trình phân tích thực trạng công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, tôi đã áp dụng phương pháp mô tả và thống kê Việc sử dụng số liệu từ văn bản, tài liệu và ý kiến độc giả giúp cụ thể hóa thực trạng này một cách rõ ràng và chính xác.
Đóng góp của đề tài
Nghiên cứu này nhằm khắc phục những vấn đề trong việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác này.
Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận khóa luận trình bày 3 chương chính: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ThS Trần Thị Loan, người đã tận tình hướng dẫn và đưa ra những góp ý quý báu trong quá trình tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp Tôi cũng rất biết ơn tập thể giảng viên khoa Văn thư - Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hỗ trợ tôi trong suốt thời gian này Đặc biệt, tôi xin cảm ơn Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ cùng bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận thực tế và cung cấp tài liệu cần thiết để hoàn thiện khóa luận.
Do thời gian nghiên cứu có hạn và hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm, khóa luận này không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp từ quý thầy cô và các bạn để khóa luận có thể hoàn thiện hơn Xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2018
Nguyễn Thị MyPHẦN NỘI DUNG
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu là các vật chứa thông tin được hình thành từ hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân Có nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm văn bản, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, âm bản, dương bản phim, băng đĩa, cũng như các dạng ghi âm và ghi hình.
Tài liệu lưu trữ (TLLT) được hiểu theo nhiều cách khác nhau Theo giáo trình "Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ" của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, và Nguyễn Văn Thâm (1990), TLLT là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân, mang ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử, và được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ Định nghĩa trong "Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam" (1992) cũng nhấn mạnh rằng TLLT là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ khối tài liệu của các tổ chức, cơ quan, và cá nhân, được bảo quản cố định để phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, và lịch sử của xã hội.
Năm 2011, Luật Lưu trữ được ban hành, đánh dấu một cột mốc quan trọng trong lịch sử lưu trữ tại Việt Nam Luật này quy định các khái niệm liên quan đến công tác lưu trữ, trong đó có khái niệm tài liệu lưu trữ, được nêu rõ tại khoản 3, Điều 2.
Tài liệu lưu trữ, theo định nghĩa năm 2011, là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để bảo quản Các tài liệu này bao gồm bản gốc và bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc hoặc bản chính, có thể sử dụng bản sao hợp pháp để thay thế.
Tất cả các khái niệm đều nhấn mạnh giá trị và nguồn gốc của tài liệu, nhưng khái niệm tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ là khái niệm đầy đủ và được pháp luật công nhận Do đó, bài khóa luận sẽ sử dụng khái niệm này làm cơ sở.
1.1.2 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) không chỉ hỗ trợ hoạt động quản lý nhà nước mà còn kết nối lưu trữ với xã hội, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ.
Khái niệm tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) có nhiều định nghĩa khác nhau Theo giáo trình "Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ" của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, và Nguyễn Văn Thâm (1990), tổ chức sử dụng TLLT được xem là hoạt động thông tin khoa học quan trọng, yêu cầu các phòng, kho lưu trữ phải áp dụng các biện pháp tích cực để đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử dụng một cách thuận lợi.
Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của GVC.TS.Chu Thị Hậu nhấn mạnh rằng việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình quan trọng nhằm phục vụ cho nghiên cứu lịch sử cũng như đáp ứng các nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Trong khóa luận tốt nghiệp này, tôi áp dụng khái niệm tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ từ cuốn giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do GVC.TS Chu Thị Hậu chủ biên.
Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) nhằm phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hỗ trợ các nhà nghiên cứu và đáp ứng nhu cầu chính đáng của công dân.
Tổ chức sử dụng TLLT để chuyển hóa thông tin quá khứ thành tư liệu hữu ích, phục vụ cho nghiên cứu và hỗ trợ phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật cũng như lịch sử.
Ý nghĩa của tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) đóng vai trò cầu nối giữa lưu trữ và cộng đồng, giúp nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu và công tác lưu trữ Qua đó, các cơ quan và nhân viên sẽ ý thức hơn về trách nhiệm bảo quản an toàn TLLT, góp phần bảo vệ di sản văn hóa và thông tin của xã hội.
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa và nghiên cứu khoa học mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người sử dụng Quá trình khai thác và sử dụng TLLT là kết quả của các nghiệp vụ lưu trữ, cho phép đánh giá khách quan hiệu quả của các công việc trước đó như xác định giá trị, phân loại và bảo quản tài liệu Để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng trong việc khai thác TLLT, các cơ quan lưu trữ cần tăng cường các nghiệp vụ như thu thập, phân loại, thống kê và xây dựng công cụ tra cứu Như vậy, khai thác TLLT không chỉ là một hoạt động cần thiết mà còn là động lực quan trọng thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ.
Việc tổ chức sử dụng TLLT không chỉ mang lại nhiều lợi ích cho các lưu trữ mà còn tạo ra nguồn động viên mạnh mẽ cho cán bộ ngành lưu trữ, cả về mặt vật chất lẫn tinh thần.
Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác văn thư - lưu trữ, đặc biệt là tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu, đã nhận được sự quan tâm từ Đảng và Nhà nước, với các chỉ đạo được cụ thể hóa qua văn bản quy phạm pháp luật Những quy định này, được ban hành từ năm 2001, nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc thực thi công tác này.
- Pháp lệnh số 34/2001/UBTVQH10 ngày 04 tháng 04 năm 2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ Quốc gia
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ hướng dẫn pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa 13
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng TLLT hiện nay tuân thủ các quy định mới, thay thế cho các văn bản đã hết hiệu lực trước đây.
1.4.1 Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với tổ chức khai thác, sử dụng TLLT
Theo điểm a, khoản 3, Điều 29 của Luật Lưu trữ, cơ quan và tổ chức có trách nhiệm chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng các tài liệu lưu trữ mà họ đang quản lý.
Theo Điều 31 của Luật Lưu trữ, người đứng đầu cơ quan tổ chức có trách nhiệm căn cứ vào quy định của Luật và các quy định pháp luật liên quan để quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức của mình.
Khoản 2, Điều 29 Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định rằng thẩm quyền cho phép truy cập, sao chép và chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử tương tự như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm công khai thông tin về quy trình, thủ tục và chi phí cho dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ trên trang điện tử của mình, đồng thời khuyến khích việc cung cấp dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.
1.4.2 Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Luật Lưu trữ 2011 quy định rõ thẩm quyền khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo Điều 31, yêu cầu người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải căn cứ vào luật này và các quy định pháp luật liên quan để quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Đồng thời, Điều 34 của Luật cũng quy định về việc mang tài liệu ra khỏi lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan nhằm phục vụ cho việc khai thác và sử dụng.
1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu ra khỏi lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó
2 Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm của Đảng quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quyết định việc đưa tài liệu lưu trữ ra nước ngoài và quy định các điều kiện mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan để sử dụng trong nước.
3 Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết
4 Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ
- Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT tại các Lưu trữ lịch sử được quy định chi tiết tại Điều 5 của Thông tư số 10/2014/TT - BNV
1 Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý
2 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân, trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định Điều 16, 17 của Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
3 Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép bằng văn bản
1.4.3 Quy định về quyền và nghĩa vụ của đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Khoản 2 Điều 29 Luật Lưu trữ quy định Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng TLLT của Luật Lưu trữ quy định phải
Chỉ dẫn số lưu trữ và độ gốc của tài liệu lưu trữ là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tính nguyên bản của tài liệu khi công bố Việc tôn trọng và giới thiệu trích dẫn tài liệu lưu trữ không chỉ giúp bảo vệ giá trị lịch sử mà còn nâng cao độ tin cậy của thông tin được cung cấp.
- Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước;
- Nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1.5.1 Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Đây là hình thức chủ yếu được áp dụng trong các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan Ưu điểm của hình thức này là người đọc được sử dụng cùng lúc nhiều tài liệu, được cơ quan lưu trữ giải đáp thắc mắc, có thể sao chụp khi cần thiết Hình thức tra cứu này yêu cầu phòng đọc phải trang bị các trang thiết bị cũng như độc giả phải xuất trình các giấy tờ cần thiết, thực hiện các thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc theo quy định.
1.5.2 Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
Theo Luật Xuất bản (2012), xuất bản phẩm bao gồm các tài liệu và ấn phẩm liên quan đến chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, giáo dục, công nghệ, văn học và nghệ thuật Những sản phẩm này được phát hành qua các nhà xuất bản và có thể được thể hiện bằng nhiều ngôn ngữ, hình ảnh, âm thanh Các hình thức xuất bản phẩm bao gồm sách in, sách chữ nổi, tranh, ảnh, bản đồ, áp phích, tờ rơi, tờ gấp, lịch, cùng với các bản ghi âm và ghi hình có nội dung minh họa cho sách.
1.5.3 Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng và trang thông tin điện tử là một hình thức chủ động, phổ biến tại Lưu trữ lịch sử Hình thức này giúp người dùng tiếp cận thông tin về TLLT đang được bảo quản mà không cần đến kho lưu trữ, từ đó nắm bắt được thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan.
1.5.4 Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
Triển lãm và trưng bày TLLT có mục đích giới thiệu và tuyên truyền TLLT đến công chúng Triển lãm TLLT thường diễn ra theo một chủ đề cụ thể và trong một khoảng thời gian nhất định, trong khi trưng bày TLLT diễn ra thường xuyên hơn, không nhất thiết phải theo chủ đề và có quy mô hạn chế Cả hai hình thức này đều cho phép giới thiệu nhiều tài liệu khác nhau cùng một lúc, tạo cơ hội cho công chúng tiếp cận đa dạng thông tin.
1.5.5 Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu Để thực hiện các công trình nghiên cứu khoa học, tác giả phải phải đến các lưu trữ lịch sử hoặc lưu trữ cơ quan để tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu có liên quan Tác giả muốn dẫn chứng TLLT như bằng chứng chân thực thì phải dẫn chứng số lưu trữ, độ gốc của TLLT theo quy định của pháp luật tại Điểm a, Khoản
Theo Điều 29 Luật Lưu trữ, các cơ quan tổ chức có nghĩa vụ khi khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) phải chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu, cũng như cơ quan quản lý tài liệu Họ cần tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu khi công bố, giới thiệu hoặc trích dẫn Việc thực hiện đúng các quy định này sẽ giúp TLLT của cơ quan lưu trữ được biết đến rộng rãi và khẳng định giá trị của TLLT trong xã hội.
1.5.6 Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ
Chứng thực lưu trữ là sự xác nhận từ cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do các cơ quan lưu trữ hoặc Lưu trữ lịch sử quản lý.
Bản sao TLLT và bản chứng thực lưu trữ có giá trị tương đương với TLLT gốc trong các giao dịch Việc chứng thực lưu trữ giúp các cơ quan và cá nhân xác minh những sự kiện đã xảy ra trong quá khứ, đặc biệt khi chứng cứ bị mất Điều này dựa vào chứng nhận của cơ quan lưu trữ, sử dụng TLLT còn tồn tại làm bằng chứng Người có thẩm quyền có quyền khai thác và sử dụng TLLT, bao gồm việc sao chép và chứng thực TLLT.
Tài liệu lưu trữ (TLLT) không chỉ có ý nghĩa quan trọng trong thực tiễn mà còn trong nghiên cứu lịch sử, được khẳng định bởi Đảng và Nhà nước trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia TLLT được coi là di sản dân tộc, mang giá trị đặc biệt cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác và sử dụng TLLT, đặc biệt trong việc phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức Công tác này cũng được ghi nhận trong các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư - lưu trữ, tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện nghiệp vụ hiệu quả.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
Khái quát về UBND quận Tây Hồ và bộ phận lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
2.1.1 Lịch sử hình thành của UBND quận Tây Hồ
Quận Tây Hồ, nằm ở phía bắc nội thành Hà Nội, Việt Nam, tiếp giáp với quận Long Biên ở phía đông, quận Bắc Từ Liêm ở phía tây, quận Ba Đình ở phía nam và huyện Đông Anh ở phía bắc.
Quận được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995, tách ra từ 3 phường Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và 5 xã Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm Quận này được xác định là trung tâm dịch vụ, văn hoá và du lịch, nổi bật với cảnh quan văn hoá thiên nhiên của Hà Nội.
Theo định hướng phát triển của Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ sẽ trở thành khu vực phát triển trung tâm, thu hút nguồn lực tài chính, nhân lực và công nghệ Mục tiêu là thúc đẩy nhanh chóng sự phát triển kinh tế - xã hội của quận và thành phố.
Quận Tây Hồ, với diện tích Hồ Tây khoảng 526 ha, được xem là “Lá phổi xanh của Thành phố” nhờ vào điều kiện thiên nhiên ưu đãi Khu vực này không chỉ nổi bật về cảnh quan thiên nhiên mà còn đóng vai trò quan trọng trong du lịch và giao thông thuận lợi.
Tây Hồ là quận lớn thứ tư tại Hà Nội về diện tích, chỉ sau các quận Hà Đông, Long Biên và Hoàng Mai Với diện tích khoảng 2.401 ha, Tây Hồ chiếm 13,4% trong tổng số 17.878 ha đất nội thành Hà Nội.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
UBND quận, được bầu ra bởi HĐND cùng cấp, là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương UBND quận có trách nhiệm trước nhân dân địa phương, HĐND cùng cấp, và các cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
UBND quận Tây Hồ thực hiện chỉ đạo và điều hành các chương trình công tác theo tuần, tháng, quý và năm Đồng thời, cơ quan này quản lý và hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý nhà nước theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 UBND quận cũng thảo luận tập thể và quyết định đa số các vấn đề quan trọng.
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và an ninh quốc phòng cho quận, bao gồm cả chiến lược dài hạn và hàng năm Đề xuất đầu tư cho các công trình trọng điểm của quận sẽ được trình lên Hội đồng Nhân dân để quyết định.
UBND quận xây dựng chương trình công tác hàng năm nhằm thực hiện nghị quyết của HĐND quận về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh và quốc phòng Các biện pháp thực hiện sẽ được báo cáo bởi UBND quận trước khi trình lên HĐND quận.
UBND quận cần xây dựng quy chế làm việc nhằm tổ chức bộ máy hiệu quả và thực hiện quản lý cán bộ theo phân cấp cùng quy định của nhà nước Điều này bao gồm việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật đối với cả tập thể và cá nhân mà UBND quận trực tiếp quản lý.
Kết luận các vụ việc khiếu nại, tố cáo liên quan đến cán bộ chủ chốt do UBND quận quản lý, cũng như những vụ việc phức tạp, cần tuân thủ theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo.
- Kiểm điểm đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên UBND quận hằng năm;
Pháp luật quy định rằng những vấn đề thuộc thẩm quyền của Ủy ban Nhân dân quận, cũng như các vấn đề mà Chủ tịch Ủy ban Nhân dân quận nhận thấy cần thiết, có thể được đưa ra để lấy ý kiến từ tập thể.
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm các vị lãnh đạo và các đơn vị chuyên môn
01 Chủ tịch; 03 phó chủ tịch; 13 phòng ban; 06 ban tham mưu
Chủ tịch - đ/c Đỗ Anh Tuấn;
Phó chủ tịch - đ/c Nguyễn Lê Hoàng phụ trách đất đai;
Phó Chủ Tịch - đ/c Phạm Xuân Tài phụ trách văn xã;
Phó chủ tịch - đ/c Nguyễn Đình Khuyến phụ trách kinh tế.
Cơ quan chuyên môn thuộc UBND đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu và hỗ trợ UBND thực hiện chức năng quản lý các ngành, lĩnh vực tại địa phương Đồng thời, cơ quan này cũng thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn theo sự phân cấp và ủy quyền từ các cơ quan nhà nước cấp trên.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận như sau:
- Phòng Tài chính - Kế hoạch
- Phòng Tài nguyên và môi trường
- Phòng Lao động - Thương binh
- Phòng Văn hóa - Thông tin
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Quản lý đô thị
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ xem tại Phụ lục)
2.1.3 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
2.1.3.1 Vị trí và chức năng
Bộ phận văn thư - lưu trữ của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc tư vấn cho lãnh đạo về quản lý công tác văn thư - lưu trữ, đồng thời thực hiện các hoạt động liên quan đến văn thư - lưu trữ.
2.1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ:
+ Giúp, tham mưu cho lãnh đạo văn phòng thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ
- Xây dựng, trình lãnh đạo các đề án, báo cáo, kế hoạch, quy định phát triển công tác văn thư - lưu trữ trong cơ quan.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ công chức, viên chức cơ quan;
- Thực hiện sơ kết, tổng kết công tác thi đua khen thưởng về văn thư - lưu trữ
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ văn thư - lưu trữ hiện hành của UBND quận và Văn phòng quận theo quy định của nhà nước;
+ Thực hiện công tác văn thư:
-Thực hiện quản lý văn bản đi; văn bản đến; quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản của cơ quan;
- Quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận;
- Hướng dẫn công chức lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. + Thực hiện công tác lưu trữ:
- Thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT;
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê cơ sở về công tác văn thư.
Thành phần, loại hình, khối lượng, đặc điểm, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ
2.2.1 Thành phần, loại hình và khối lượng của tài liệu lưu trữ
TLLT hiện đang được bảo quản tại kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ, với sự phong phú và đa dạng trong các lĩnh vực tài liệu Khối tài liệu này bao gồm nhiều thành phần khác nhau, thể hiện sự đa dạng của thông tin được lưu trữ.
- Tài liệu của cơ quan cấp trên
- Tài liệu của UBND quận Tây Hồ sản sinh
- Tài liệu của cơ quan ngang cấp gửi đến
- Tài liệu của cơ quan cấp dưới gửi lên
Khối tài liệu hành chính là phần quan trọng nhất trong kho lưu trữ của UBND quận, phản ánh sự chỉ đạo và quản lý hoạt động nhà nước tại địa phương Tài liệu này không chỉ thể hiện sự kiểm tra và điều hành của UBND quận mà còn ghi nhận sự quản lý từ cấp trên và sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị, nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc.
Khối tài liệu khoa học - công nghệ tại quận Tây Hồ bao gồm các bản đồ địa giới hành chính, bản vẽ và bản thiết kế các công trình.
Khối tài liệu nghe - nhìn của UBND quận Tây Hồ bao gồm các tài liệu ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình và cuộn phim, ghi lại sự hình thành và các hoạt động trong quá trình phát triển của quận.
- Khối tài liệu điện tử: Được hình thành ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ khác.
2.2.2 Đặc điểm, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ
2.2.2.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ
Với vai trò là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, UBND quận Tây
Hồ thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực, do đó, TLLT không chỉ phản ánh sự hình thành và phát triển của UBND quận mà còn thể hiện rõ ràng các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng - an ninh, và giáo dục.
TLLT, với vai trò là cơ quan hành chính nhà nước, chủ yếu lưu trữ tài liệu hành chính như bản gốc, bản chính và bản sao hợp pháp, đảm bảo giá trị pháp lý Mặc dù cũng có tài liệu nghe - nhìn, tài liệu khoa học - công nghệ và tài liệu điện tử, nhưng số lượng vẫn còn hạn chế.
TLLT đang được lưu trữ tại kho của UBND quận Tây Hồ, nơi được hình thành từ khi quận được thành lập Tài liệu này được thu thập từ các đơn vị trực thuộc và được quản lý tập trung tại kho lưu trữ.
2.2.2.2 Nội dung tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ
Nội dung TLLT phản ánh sự hình thành và phát triển của quận Tây Hồ qua các thời kỳ lịch sử, đồng thời thể hiện hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương và tình hình phát triển các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, an ninh Giá trị của TLLT không chỉ nằm trong hoạt động quản lý hàng ngày của quận mà còn hữu ích cho các cơ quan khác, nhà nghiên cứu và công dân.
* Tài liệu của HĐND quận Tây Hồ
- Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về các hoạt động của HĐND quận;
- Tài liệu tổng kết công tác năm, sơ kết giữa nhiệm kỳ, tổng kết hết nhiệm kỳ của HĐND quận;
- Tài liệu về các cuộc tiếp xúc cử tri, giải quyết kiến nghị của cử tri;
-Tài liệu của thường trực HĐND quận về công tác tiếp dân;
Tài liệu về các kỳ họp của HĐND quận trong mỗi khóa bao gồm nhiều loại văn bản quan trọng như giấy triệu tập, chương trình kỳ họp, lời khai mạc, nghị quyết, biên bản kỳ họp, các tham luận và tờ trình, cùng với các tài liệu liên quan khác.
* Tài liệu của UBND quận Tây Hồ
- Về tài liệu tổng hợp
Tài liệu công tác lãnh đạo và chỉ đạo tại quận bao gồm các chủ trương, chính sách chung của Đảng và Nhà nước về kinh tế, văn hóa và xã hội Nó cũng chứa hồ sơ kiểm tra công tác, hồ sơ hội nghị, biên bản các cuộc họp, cùng với sổ công tác của lãnh đạo quận Ngoài ra, tài liệu còn bao gồm kế hoạch báo cáo công tác hàng năm của các phòng, ban, ngành thuộc UBND các phường.
Tài liệu thi đua khen thưởng bao gồm quy định của UBND quận liên quan đến công tác thi đua khen thưởng, hồ sơ hội nghị và báo cáo về các phong trào thi đua khen thưởng trong quận Ngoài ra, tài liệu còn chứa hồ sơ khen thưởng dành cho các tập thể và cá nhân đạt danh hiệu xuất sắc.
Tài liệu hành chính, văn thư và lưu trữ bao gồm kế hoạch và báo cáo công tác năm của Văn phòng HĐND & UBND quận, hồ sơ về cải cách hành chính, cùng với các quy định và hướng dẫn liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ.
- Về tài liệu nội chính
Tài liệu địa giới hành chính bao gồm hướng dẫn chỉ đạo về công tác quản lý địa giới hành chính tại quận, cùng với hồ sơ bản đồ địa giới hành chính của quận và phường.
Tài liệu tổ chức bộ máy bao gồm thông tin về việc giải thể, hợp nhất, chia tách, đổi tên và sắp xếp lại tổ chức bộ máy của UBND quận, phường Ngoài ra, tài liệu còn quy định về quy chế hoạt động, phân công nhiệm vụ, lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa UBND quận và các phòng ban chuyên môn.
Tài liệu bầu cử bao gồm các hướng dẫn tổ chức bầu cử Đại biểu Quốc hội và Hội đồng Nhân dân ở cấp quận, cùng với hồ sơ tài liệu liên quan đến khiếu nại và tố cáo trong quá trình bầu cử.
Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại
2.3.1 Tình hình tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
2.3.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức TLLT là quá trình sắp xếp và phân loại tài liệu được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Việc này được thực hiện theo các tiêu chí nhất định để đảm bảo tính khách quan, chính xác và hệ thống, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu hiệu quả.
Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan dựa trên các đặc trưng chung, giúp chia thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ Việc này nhằm mục đích quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu một cách thuận lợi và hiệu quả.
Phông lưu trữ UBND quận Tây Hồ được thành lập theo quyết định 69/CP ngày 25/10/1995 của Chính Phủ, nhằm quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ tại quận Tài liệu trong phông lưu trữ HĐND & UBND quận Tây Hồ được phân loại dựa trên đặc trưng thời gian và cơ cấu tổ chức, với việc chia theo năm và theo tên phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận.
Tài liệu trong UBND quận được sắp xếp theo đặc trưng của các phòng ban do cán bộ lưu trữ giữ nguyên khối tài liệu trong quá trình thu thập Tuy nhiên, phương pháp phân loại này thiếu khoa học và gây khó khăn trong việc quản lý cũng như tra cứu tài liệu Điều này ảnh hưởng đến khả năng phục vụ nhanh chóng và hiệu quả cho lãnh đạo, nhân viên và độc giả khi có nhu cầu khai thác thông tin.
- Thu thập và xác định giá trị tài liệu vào lưu trữ
Theo Khoản 12, Điều 12 của Luật Lưu trữ, thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn và giao nhận những tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ tại cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử.
Theo quyết định số 1023/QĐ-UBND ngày 30/8/2006 của UBND quận Tây Hồ, các cơ quan và đơn vị như HĐND quận, văn phòng HĐND & UBND quận, thanh tra quận, phòng tư pháp, phòng tổ chức chính quyền, phòng tài nguyên môi trường, phòng xây dựng đô thị, phòng kế hoạch kinh tế, phòng tài chính, phòng lao động thương binh xã hội, phòng văn hóa thông tin - thể dục thể thao, ban quản lý dự án quận, trung tâm y tế, các ban quản lý chợ, và thanh tra xây dựng có trách nhiệm nộp tài liệu vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ.
Do sự thay đổi thường xuyên trong cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ, việc phân loại tài liệu theo thời gian và cơ cấu tổ chức trở nên không hợp lý Các phòng như phòng tổ chức chính quyền và phòng tài chính đã bị giải thể, dẫn đến việc UBND quận thu hồ sơ và tài liệu từ tất cả các đơn vị, tổ chức trực thuộc Bộ phận lưu trữ có trách nhiệm thu thập và quản lý các tài liệu này để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong công tác lưu trữ.
Quận đã ban hành Kế hoạch số 208/KH-UBND vào ngày 01/12/2015, nhằm sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trong giai đoạn 2015 - 2020 Mục tiêu của kế hoạch này là thu thập, bổ sung và phát huy giá trị của các tài liệu trên địa bàn quận.
TLLT của UBND quận đã được chỉnh lý 02 đợt vào năm 2008 và năm 2014.
Theo báo cáo thống kê năm 2016 tính đến ngày 31/12/2016, tài liệu chủ yếu của UBND quận là tài liệu giấy, bên cạnh đó còn có tài liệu nghe - nhìn và tài liệu điện tử Cụ thể, có 130 phông tài liệu giấy, trong đó 82 phông đã được chỉnh lý hoàn chỉnh với tổng cộng 46.160 hồ sơ Về tài liệu nghe - nhìn, có 100 bộ, và tài liệu điện tử gồm 1.300 hồ sơ/MB, trong đó đã tạo lập cơ sở dữ liệu với 900 hồ sơ/MB.
Theo thống kê từ Đề án hoàn thiện công tác tại văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ, số lượng hộp và mét giá tài liệu mà các phòng ban chức năng đang bảo quản trong kho được ghi nhận như sau:
STT ĐƠN VỊ SỐ MÉT SỐ HỘP
2 Phòng Lao động thương binh - xã hội 46 119
3 Phòng tài chính kế hoạch (bao gồm phông cũ là phòng Kế hoạch kinh tế và Tài chính vật giá)
4 Phòng tài nguyên và môi trường (bao gồm phông cũ là phòng quản lý đô thị, phòng Xây dựng đô thị)
5 Phòng Nội vụ (bao gồm phông cũ là phòng tổ chức chính quyền)
6 Phòng giáo dục và đào tạo 2 16
7 Phòng Văn hóa thể thao và du lịch 9 70
9 Ủy ban dân số gia đình trẻ em (Ủy ban dân số -
Kế hoạch hóa gia đình
Theo kế hoạch số 218/KH-UBND ngày 12/10/2017, UBND quận Tây Hồ tiến hành tổng rà soát, phân loại và xác định giá trị tiêu hủy, chỉnh lý các hồ sơ tài liệu tồn đọng Trong năm 2018, UBND sẽ thực hiện đợt chỉnh lý tiếp theo và đã trình đề án hoàn thiện công tác lưu trữ tại văn phòng HĐND & UBND quận giai đoạn 2018 - 2020 lên lãnh đạo để xem xét.
Công tác chỉnh lý tại cơ quan được thực hiện hiệu quả nhờ sự quan tâm của lãnh đạo, với sự hỗ trợ từ bộ phận lưu trữ của văn phòng HĐND & UBND quận và phòng nội vụ.
2.3.1.2 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp khoa học và kỹ thuật hiện đại, kết hợp với kinh nghiệm truyền thống, nhằm kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu Điều này giúp đáp ứng hiệu quả các nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu.
TLLT được hình thành trong quá trình phát triển của UBND quận và hiện được lưu giữ tại 03 kho lưu trữ, mỗi kho có diện tích 30m² Các kho lưu trữ này được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết.
Số thứ tự Trang thiết bị Số lượng
2 Hệ thống báo cháy tự động 8
Nhận xét về công tác khai thác, sử dụng TLLT tại UBND quận Tây Hồ 42 1 Ưu điểm
UBND quận Tây Hồ đã thực hiện hiệu quả việc ban hành các văn bản chỉ đạo liên quan đến công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) Cụ thể, quận đã ban hành Quy định về việc tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ, cùng với dự thảo Quy chế văn thư - lưu trữ và dự thảo Quy định khai thác tài liệu tại kho lưu trữ cơ quan quận, dự kiến sẽ được ban hành trong giai đoạn 2018 - 2019.
Vào đầu năm, UBND quận triển khai kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ và báo cáo tổng kết vào cuối năm, đồng thời chuẩn bị sổ theo dõi và phiếu khai thác TLLT cho độc giả Các quy định trong văn bản quản lý là cơ sở để cá nhân, cơ quan và tổ chức thực hiện nghiêm túc công tác khai thác và sử dụng TLLT.
Cơ quan lưu trữ đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp cán bộ lưu trữ nhanh chóng tra cứu hồ sơ khi có yêu cầu từ độc giả Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian cho cả hai bên mà còn nâng cao hiệu quả công việc Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng tất cả dữ liệu nhập vào hệ thống là chính xác và đầy đủ.
Cán bộ lưu trữ luôn nhiệt tình và tận tâm hỗ trợ độc giả trong việc khai thác tài liệu, nhanh chóng đáp ứng nhu cầu tra cứu của họ Sự chu đáo này không chỉ giúp độc giả tìm kiếm thông tin dễ dàng mà còn tạo ấn tượng tốt về phòng lưu trữ.
Quy định số 146/VP hiện chưa xác định rõ trách nhiệm của cán bộ lưu trữ và thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu mật, tuyệt mật Bên cạnh đó, quy định cũng không nêu rõ đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu tại cơ quan, cũng như nội dung liên quan đến khen thưởng, kỷ luật và xử lý vi phạm đối với tài liệu lưu trữ Hơn nữa, lệ phí khai thác và sử dụng tài liệu cũng chưa được đề cập.
Văn bản quy định của UBND quận Tây Hồ về việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) chỉ giới hạn đối tượng khai thác trong nội bộ cơ quan, bao gồm cán bộ, công chức, viên chức của HĐND - UBND quận Mặc dù UBND cho phép cán bộ, nhân viên từ các cơ quan khác tham gia khai thác, nhưng quy định này có thể gây hiểu lầm và hạn chế quyền tiếp cận tài liệu của các đối tượng như cán bộ ngoài cơ quan, công dân và người nước ngoài đến nghiên cứu với mục đích chính đáng.
Quy chế văn thư - lưu trữ được ban hành từ những năm 2000 vẫn đang được áp dụng, nhưng cán bộ văn thư gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu này.
Trong các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn, như dự thảo Quy chế văn thư, lưu trữ 2018, còn thiếu các quy định về lệ phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, cũng như quyền và trách nhiệm của người khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cán bộ, công chức và cán bộ lưu trữ trong cơ quan cần thực hiện nghiêm túc các thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) Hiện tượng cán bộ mượn hồ sơ mà không xuất trình phiếu khai thác và không đăng ký vào sổ theo dõi rất phổ biến, dẫn đến nguy cơ mất mát TLLT và khó quy trách nhiệm Sổ theo dõi không chỉ giúp quản lý tài liệu mà còn thống kê số lượt khai thác, từ đó cơ quan có thể nắm bắt tình hình sử dụng và đưa ra biện pháp nâng cao hiệu quả Nếu việc đăng ký chỉ mang tính hình thức, cơ quan sẽ không biết được số lượng độc giả khai thác, gây khó khăn trong việc cải thiện quy trình.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện tại để bảo quản tài liệu lưu trữ còn hạn chế, với phòng đọc của độc giả chung với không gian làm việc của cán bộ lưu trữ Sự chật hẹp của không gian còn được sử dụng để chứa tài liệu chưa được chỉnh lý, gây khó khăn cho độc giả trong việc khai thác tài liệu.
Phòng lưu trữ hiện chưa khai thác hết giá trị của tài liệu lưu trữ, thiếu chủ động trong việc giới thiệu tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản Đối tượng độc giả chủ yếu là công chức, viên chức trong cơ quan, trong khi số lượng độc giả là công dân và người nước ngoài rất hạn chế.
Vào thứ năm, việc phân loại TLLT trong kho dựa trên đặc trưng thời gian và cơ cấu tổ chức cho thấy sự thiếu khoa học, do cơ cấu tổ chức trong UBND không ổn định.
TLLT trong kho hiện chưa được sắp xếp một cách logic và khoa học, dẫn đến việc mất thời gian khi tìm kiếm tài liệu Phòng đọc tài liệu được sử dụng chung với không gian làm việc của cán bộ lưu trữ, nhưng cơ sở vật chất chưa đảm bảo thuận tiện cho việc khai thác tài liệu Ngoài ra, hiện chưa có quy định rõ ràng về lệ phí khai thác và sử dụng TLLT.
2.5.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ chưa chú trọng đúng mức đến việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT), mặc dù đã ban hành văn bản chỉ đạo Việc thực hiện các chỉ đạo này không đồng nhất và nghiêm túc, trong khi nội dung văn bản quy định còn thiếu sót Điều này cho thấy cần cải thiện kiến thức và kỹ năng của cán bộ lưu trữ, đồng thời nhận thức của cán bộ, nhân viên về giá trị của TLLT và việc khai thác, sử dụng vẫn còn hạn chế.
Công tác giới thiệu tài liệu lưu trữ hiện nay còn thiếu chủ động và chưa đa dạng trong việc khai thác, sử dụng tài liệu Nội dung và giá trị của khối tài liệu chưa được khai thác tối đa, dẫn đến số lượng độc giả tiếp cận và sử dụng tài liệu rất hạn chế.