Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lưu trữ tại UBND cấp huyện đã thu hút sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu từ lâu, với các đề tài khoa học cấp bộ ngành nổi bật như đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ” do TS Dương Văn Khảm chủ trì năm 2001, bao gồm hai phần: phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế, phần II đề xuất mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam Ngoài ra, đề tài “Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương” do Ths Vũ Thị Thanh Thủy thực hiện năm 2016 cũng góp phần quan trọng trong việc thực hiện quy định của luật lưu trữ.
Nghiên cứu về công tác lưu trữ cấp huyện đã được đề cập trong nhiều luận văn thạc sỹ, như đề tài của Phạm Thị Diệu Linh (2009) về nâng cao hiệu quả lưu trữ tại Hà Nội, Kim Thị Huyền Trang (2014) với giải pháp cải thiện chất lượng lưu trữ tại Sơn La, và Trần Văn Quang (2014) về tổ chức quản lý lưu trữ tại các cấp tỉnh Các nghiên cứu này được đăng tải trên các trang thông tin điện tử như https://text.xemtailieu.com Hướng nghiên cứu này cũng xuất hiện trong khóa luận tốt nghiệp và báo cáo thực tập của sinh viên, ví dụ như khóa luận của Phan Thị Thảo (2017) về công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng và báo cáo của Nguyễn Văn Sùng (2009) về tình hình lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ Những tài liệu này có thể được tìm thấy trong thư viện của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Nhiều tác giả đã quan tâm đến vấn đề quản lý Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ, như bài viết “Một số ý kiến về quản lý Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ địa phương” của Ngân Hà đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam năm 2007, và “Lưu trữ lịch sử liên huyện - giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện” của Phạm Thị Diệu Linh trên Tạp chí Tổ chức Nhà nước năm 2014.
Các nghiên cứu về công tác lưu trữ rất phong phú và có giá trị tham khảo, đặc biệt là những đề xuất khoa học từ tác giả Phạm Thị Diệu Linh và Trần Văn Quang về mô hình lưu trữ cấp huyện Những đề xuất này được đánh giá là khả thi Qua khảo sát và nghiên cứu các đề tài này, tôi có cơ sở vững chắc để thực hiện đề tài khóa luận của mình.
Mục tiêu của đề tài
Thứ nhất, khảo sát tổ chức công tác lưu trữ , thành phần, giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng
Thứ hai, phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng
Thứ ba, nhận xét và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra tôi đã thực hiện một số nhiệm vụ:
Hệ thống hóa các văn bản của Đảng và Nhà nước ban hành về công tác lưu trữ
Tìm hiểu về thành phần, nội dung, khối lượng và giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Thạch An
Thực trạng tổ chức, biên chế lưu trữ tại UBND huyện Thạch An
Thực trạng thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện Thạch An
Nghiên cứu và tìm hiểu các văn bản từ Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh Cao Bằng là rất quan trọng, đặc biệt là các tài liệu liên quan đến công tác lưu trữ Những văn bản này cung cấp thông tin cần thiết về quy trình và quy định trong lĩnh vực lưu trữ, giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
Để nghiên cứu đề tài này, tôi đã áp dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lê Nin, một hệ thống quan điểm lý luận cơ bản giúp định hướng và hỗ trợ quá trình tìm tòi, xây dựng và vận dụng trong nghiên cứu.
Bên cạnh đó tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như:
Phương pháp điều tra khảo sát thực tế được áp dụng để đánh giá tình hình thực hiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng Qua đó, bài viết sẽ đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại cơ quan này.
Phương pháp so sánh được áp dụng để đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện Thạch An, nhằm xác định xem công tác này có tuân thủ các văn bản hướng dẫn của Nhà nước hay không Từ đó, các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại cơ quan sẽ được lựa chọn.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan, tôi đã áp dụng phương pháp phỏng vấn để thu thập thông tin Tôi phỏng vấn lãnh đạo phòng Nội vụ và trao đổi với cán bộ làm công tác Văn thư - lưu trữ, từ đó nhận diện được những ưu điểm và hạn chế trong công tác lưu trữ tại cơ quan.
Phương pháp phân tích tổng hợp được áp dụng để hoàn thiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng Qua việc thu thập và phân tích thông tin từ các tài liệu như báo cáo, sách báo, giáo trình và số liệu của các cơ quan, chúng tôi tiến hành tổng hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm có 3 chương
Chương 1 “Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Thạch An và thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng”
Trong chương này tôi trình bày về chức năng nhiệm vụ của HĐND và UBND và thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ tại cơ quan
Chương 2 “Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng”
Nội dung chương này trình bày về các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ và thực tiễn thực hiện công tác lưu trữ
Chương 3 “Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng”
Nội dung chương này chủ yếu đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch an tỉnh Cao Bằng
Trong quá trình thực hiện khóa luận, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ths Trịnh Thị Năm và các cán bộ Văn thư - Lưu trữ tại UBND huyện Thạch An vì sự hướng dẫn tận tình và những chia sẻ quý báu Sự giúp đỡ của cô và các cán bộ đã góp phần quan trọng giúp tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2018
SINH VIÊN Đinh Thị Thi
KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN TỈNH CAO BẰNG
Nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của HĐND và UBND huyện Thạch An
* Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân huyện Thạch An
Huyện Thạch An, tọa lạc ở phía đông nam tỉnh Cao Bằng, cách thành phố Cao Bằng 39 km, có các ranh giới địa lý rõ ràng: phía bắc giáp huyện Hòa An và thành phố Cao Bằng, phía đông nam tiếp giáp huyện Tràng Định (tỉnh Lạng Sơn), phía tây giáp huyện Ngân Sơn (tỉnh Bắc Kạn), và phía đông giáp huyện Long Châu (tỉnh Quảng Tây).
- Trung Quốc) Huyện có đường biên giới Việt - Trung dài 5,5 km, Diện tích tự nhiên của huyện là 690,79 km 2
Với 16 đơn vị hành chính, bao gồm 01 thị trấn và 15 xã Thạch An có vị trí khá thuận lợi so với các huyện khác của tỉnh Cao Bằng, là điều kiện thuận lợi trong việc giao lưu phát triển kinh tế, khoa học kỹ thuật với trung tâm thành phố Cao Bằng và các huyện trong tỉnh, lưu thông với các tỉnh bạn (Lạng Sơn, Bắc Kạn) và nước bạn Trung Quốc qua lối mở Nà Lạn - Đức Long, huyện có một hệ thống đường giao thông tương đối hoàn chỉnh gồm tỉnh lộ, huyện lộ và đường liên xã, liên thôn; có đường Quốc lộ 4A đi qua đây là con đường chiến lược về kinh tế - quốc phòng Đồng thời là tuyến đường quan trọng để thông thương giao lưu kinh tế - văn hóa, xã hội với cả nước và phát triển kinh tế - xã hội.[32]
1.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của HĐND huyện Thạch An
Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực Nhà nước tại địa phương, gồm các đại biểu do cử tri bầu ra Cơ quan này đại diện cho ý chí và nguyện vọng của Nhân dân, đồng thời chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương và các cơ quan Nhà nước cấp trên.
Hội đồng nhân dân huyện có nhiệm vụ và quyền hạn quan trọng trong việc tổ chức và đảm bảo thi hành Hiến pháp, Pháp luật, đồng thời đóng vai trò thiết yếu trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và xây dựng chính quyền Các hoạt động của Hội đồng nhằm tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước, bảo vệ quyền lợi của người dân và duy trì trật tự an toàn xã hội Thông qua việc giám sát, kiểm tra và đề xuất các chính sách, Hội đồng nhân dân huyện góp phần tạo ra môi trường phát triển bền vững cho địa phương.
+ Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân huyện;
Quyết định các biện pháp thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng và an ninh, đảm bảo trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng chống tội phạm và vi phạm pháp luật, cũng như ngăn chặn quan liêu và tham nhũng trong phạm vi phân quyền là rất quan trọng Đồng thời, cần bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức và bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cùng các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân theo quy định của pháp luật trong địa bàn huyện.
Cơ quan Nhà nước cấp trên có trách nhiệm quyết định các biện pháp thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được phân cấp Đồng thời, cơ quan này cũng quyết định việc phân cấp cho chính quyền địa phương và các cơ quan Nhà nước cấp dưới để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của chính quyền địa phương ở cấp huyện.
Việc bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm các chức danh như Chủ tịch và Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Trưởng ban và Phó Trưởng ban của Hội đồng nhân dân, cũng như Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND huyện và các Ủy viên Ủy ban Nhân dân huyện, cùng với Hội Thẩm tòa án nhân dân huyện, là những quy trình quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương.
Theo quy định tại Điều 88 và Điều 89 của Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, việc lấy phiếu tín nhiệm và bỏ phiếu tín nhiệm đối với những người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân bầu là một quy trình quan trọng nhằm đánh giá mức độ tín nhiệm của các lãnh đạo địa phương.
Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản trái pháp luật của Ủy ban Nhân dân và Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện, cũng như bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản trái pháp luật của Hội đồng Nhân dân cấp xã là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và sự tuân thủ pháp luật trong quản lý hành chính.
Quyết định thành lập hoặc bãi bỏ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện cần được thực hiện một cách cẩn trọng Đặc biệt, việc giải tán Hội đồng nhân dân cấp xã chỉ được tiến hành khi Hội đồng này gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của Hội đồng nhân dân, và phải được trình lên Hội đồng nhân dân cấp tỉnh để phê chuẩn trước khi thi hành.
+ Bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân huyện và chấp nhận việc Đại biểu Hội đồng nhân dân huyện xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu
- Nhiệm vụ quyền hạn của Hội đồng nhân huyện trong lĩnh vực kinh tế, tài nguyên môi trường
Huyện thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hàng năm, đồng thời quy hoạch và lập kế hoạch sử dụng đất, trước khi trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.
Quyết định về dự toán thu ngân sách Nhà nước và ngân sách địa phương, bao gồm phân bổ ngân sách huyện, là rất quan trọng Cần điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương khi cần thiết và phê chuẩn quyết toán ngân sách để đảm bảo tính chính xác Ngoài ra, việc quyết định chủ trương đầu tư cho các chương trình và dự án của huyện cũng phải tuân thủ quy định của pháp luật.
+ Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển các nghành, lĩnh vực trên địa bàn huyện trong phạm vi được phân quyền
Quyết định về quản lý và sử dụng tài nguyên thiên nhiên như đất đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước và tài nguyên dưới lòng đất cần tuân thủ quy định pháp luật Đồng thời, cần áp dụng biện pháp bảo vệ và cải thiện môi trường, cũng như phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt tại địa phương.
Quyết định các biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học và trung học cơ sở là cần thiết để nâng cao chất lượng giáo dục Đồng thời, cần triển khai các biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục thể thao nhằm nâng cao đời sống tinh thần của nhân dân Bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cộng đồng, phòng chống dịch bệnh, cũng như thực hiện kế hoạch hóa gia đình là những ưu tiên hàng đầu Bên cạnh đó, phát triển việc làm, thực hiện chính sách ưu đãi đối với người có công với cách mạng, bảo trợ xã hội và xóa đói giảm nghèo cần được chú trọng Cuối cùng, đảm bảo việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo theo quy định của pháp luật là điều kiện cần thiết để phát triển bền vững trên địa bàn huyện.
Hội đồng nhân dân huyện hoạt động theo nhiệm kỳ 5 năm, trong đó thảo luận và ra Nghị quyết về các vấn đề thuộc quyền hạn tại các kỳ họp Mỗi năm, Hội đồng tổ chức 2 kỳ họp thường lệ, và có thể họp chuyên đề hoặc bất thường khi cần thiết.
Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại
1.2.1 Thành phần, loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Thạch An
Qua quá trình khảo sát tại kho lưu trữ của HĐND-UBND huyện Thạch
An cho thấy phần lớn bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành từ các nguồn cơ bản như:
Tài liệu do cơ quan trực tiếp sản sinh ra trong quá trình hoạt động bao gồm các văn bản như quyết định, báo cáo và thông báo.
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Lao động thương binh và
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Dân tộc Đài truyền thanh - Truyền hình
Phòng Tài chính – Kế hoạch
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Văn hóa – Thông tin
tài liệu của các kỳ họp HĐND huyện Tài liệu của UBND huyện Thạch An (từ khi thực hiện Hiến pháp 1980 đến nay) và các cơ quan trực thuộc
Ví dụ: Tập lưu quyết định của UBND huyện Thạch An về việc nâng lương cho cán bộ công chức, viên chức năm 2005
Ví dụ : Tập báo cáo kết quả hoạt động năm 2015 của UBND huyện Thạch An
Thứ hai là, tài liệu của cấp trên gửi đến như là các văn bản quyết định, kế hoạch, công văn của UBND tỉnh Cao Bằng gửi đến
Ví dụ: Văn bản công văn của UBND tỉnh Cao Bằng về phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2007
Thứ ba là, tài liệu có nguồn gốc từ các cơ quan Nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp khác gửi đến
Tài liệu của TAND, VKSND cấp huyện, cùng với các cơ quan hiệp quản như Công an, Ban chỉ huy quân sự và Chi cục thuế huyện, đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý địa phương Ngoài ra, tài liệu từ các đơn vị sự nghiệp như Ban quản lý dự án, Đài phát thanh huyện, và các trường học cũng góp phần tạo nên kho dữ liệu phong phú Doanh nghiệp do chính quyền huyện quản lý và các hội như Hội khuyến học, Hội khuyến nông cũng sản sinh ra nhiều tài liệu quan trọng Ở cấp xã, mặc dù quy mô nhỏ hơn, các cơ quan vẫn tạo ra hệ thống tài liệu chi tiết liên quan đến quản lý nhân khẩu, đất đai và hộ tịch, phục vụ cho việc triển khai nhiệm vụ kinh tế - xã hội cụ thể Tuy nhiên, các xã chưa có điều kiện lưu trữ tài liệu này, khiến chúng trở thành một phần thiết yếu trong tài liệu lưu trữ cấp huyện.
Theo khảo sát, hiện tại cơ quan đang lưu trữ một khối lượng tài liệu lớn lên tới 319,3 mét giá Trong số đó, kho lưu trữ UBND huyện chỉ mới chỉnh lý sơ bộ 27 mét trong tổng số 136,4 mét tài liệu Số tài liệu còn lại vẫn đang được lưu trữ tại các đơn vị trong cơ quan Nguyên nhân của khối lượng tài liệu lớn này là do cơ quan đã có ý thức lưu giữ tài liệu từ năm 1980 nhưng chưa thực hiện chỉnh lý, dẫn đến 289,1 mét tài liệu cần được chỉnh lý khẩn cấp.
Kho lưu trữ HĐND-UBND huyện chủ yếu bảo quản tài liệu hành chính, bao gồm văn bản đi, đến trong quá trình hoạt động của các cơ quan này Tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm ít, chủ yếu là bản vẽ chi tiết và tổng mặt bằng của các công trình xây dựng Tài liệu nghe nhìn gồm các bức ảnh chụp nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn và sự kiện quan trọng, nhưng không được giao nộp theo quy định và do cá nhân công chức tự bảo quản, dẫn đến việc không thống kê được số liệu cụ thể.
1.2.2 Nội dung tài liệu lưu trữ UBND huyện Thạch An
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Thạch An chứa đựng thông tin phong phú, phản ánh nhiều khía cạnh quan trọng như kinh tế, quản lý, chính trị, văn hóa, giáo dục và y tế Những tài liệu này được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trên địa bàn trong các giai đoạn khác nhau.
1.2.2.1 Phông lưu trữ Hội đồng nhân dân huyện Thạch An
Hội đồng nhân dân (HĐND) là cơ quan quyền lực Nhà nước tại địa phương, thể hiện ý chí và quyền làm chủ của Nhân dân, đồng thời chịu trách nhiệm trước Nhân dân và cơ quan Nhà nước cấp trên HĐND quyết định các chủ trương và biện pháp quan trọng nhằm phát huy tiềm năng địa phương, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của người dân, và thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và công dân Quá trình hình thành và hoạt động của HĐND, đặc biệt là HĐND cấp huyện, liên quan chặt chẽ đến việc sản sinh và lưu giữ tài liệu phản ánh hai nội dung cơ bản.
Tài liệu về các kỳ họp của HĐND huyện phản ánh quá trình chuẩn bị, tổ chức và kết quả làm việc của hội đồng, bao gồm biên bản làm việc, báo cáo trình bày, báo cáo giải trình, và biên bản thảo luận Những tài liệu này chân thực ghi nhận các cuộc bàn luận, trao đổi và chất vấn liên quan đến việc ban hành chính sách, giải pháp quan trọng cho địa phương Ngoài ra, các văn bản kiến nghị của cử tri và nghị quyết sau khi thảo luận cũng thể hiện vai trò giám sát qua giám sát trực tiếp và tiếp xúc cử tri Đây là khối tài liệu quan trọng nhất trong phông lưu trữ của HĐND cấp huyện.
Nghị quyết số 02/NQ-HĐND, được ban hành vào ngày 24/6/2016 bởi HĐND huyện Thạch An, đã phê chuẩn kết quả bầu cử chức vụ chủ tịch HĐND huyện khóa XIX trong nhiệm kỳ 2016-2021.
Nghị quyết số 13/2016-NQ-HĐND, được ban hành vào ngày 29/7/2016 bởi HĐND huyện Thạch An, xác định phương hướng và nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội cũng như an ninh quốc phòng cho năm 2017.
Tài liệu này phản ánh hoạt động của Thường trực HĐND huyện, tập trung vào các hoạt động hàng ngày trong các cuộc họp HĐND, tổ chức tiếp xúc cử tri và tổng hợp ý kiến của họ Nó cũng nêu rõ vai trò của Thường trực HĐND trong việc theo dõi thực hiện pháp luật và các nghị quyết của HĐND, cũng như chuẩn bị báo cáo và tổ chức các phiên họp thường kỳ Ngoài ra, tài liệu đề cập đến việc điều hành hoạt động của các ban HĐND và phối hợp với các cơ quan chính quyền khác.
Ví dụ: Báo cáo số 81/BC-HĐND về tình hình tổ chức và hoạt động của HĐND huyện năm 2016 và phương hướng nhiệm vụ năm 2017
1.2.2.2 Phông lưu trữ UBND huyện Thạch An
Theo khảo sát thực tế, tài liệu lưu trữ của UBND huyện phản ánh rõ nét và đầy đủ hoạt động quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng và ngoại giao của địa phương Tài liệu hành chính được hình thành từ hoạt động của UBND huyện được phân chia thành 4 khối chính.
Khối nội chính bao gồm các tài liệu lưu trữ liên quan đến việc xây dựng và củng cố chính quyền cấp huyện, xã; theo dõi tình hình cải cách thủ tục hành chính; tổ chức thi tuyển nâng ngạch công chức, viên chức; thực hiện chính sách cán bộ như tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, nâng lương, nghỉ hưu và kỷ luật công chức, viên chức Ngoài ra, khối này còn liên quan đến diễn tập phòng thủ, hoạt động của bộ đội địa phương, dân quân tự vệ, phòng chống tội phạm ma túy và tệ nạn xã hội, công tác xét xử các vụ án, tuyên truyền giáo dục pháp luật, cũng như quản lý các hoạt động tôn giáo trái pháp luật.
Báo cáo của công an huyện đã tổng kết chương trình hành động chống ma túy trong giai đoạn 2001-2005, nhằm triển khai kế hoạch tổng thể phòng chống ma túy đến năm 2010.
Ví dụ: Báo cáo Viện kiểm sát nhân dân về tình hình vi phạm pháp luật; tội phạm và hành động công tác kiểm sát tháng 9 năm 2005
Ví dụ: Tập lưu quyết định nâng lương cho cán bộ công chức, viên chức của UBND huyện Thạch An năm 2015
Khối tổng hợp là tập hợp tài liệu lưu trữ phản ánh các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội của huyện Nó bao gồm chương trình, kế hoạch công tác kinh tế - xã hội của UBND các xã, tài liệu phiên họp UBND huyện, giao ban với UBND các xã và phòng ban, cũng như kết quả làm việc với UBND tỉnh và các sở, ban ngành Ngoài ra, khối tổng hợp còn chứa các bài phát biểu, phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu và kế hoạch Nhà nước của tỉnh và huyện.
Khối kinh tế lưu trữ tài liệu phản ánh toàn diện các hoạt động kinh tế của địa phương, bao gồm tài chính, ngân sách, đầu tư, vật giá, và phát triển nông nghiệp Các tài liệu này ghi nhận chủ trương và kế hoạch phát triển kinh tế của huyện thông qua các báo cáo về sự phát triển kinh tế - xã hội hàng tháng và hàng năm Ngoài ra, còn có quy hoạch tổng thể về mạng lưới giao thông, đầu tư, xây dựng, sửa chữa và nâng cấp đường giao thông, cầu cống.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN, TỈNH CAO BẰNG
Các văn bản quy định về công tác lưu trữ
2.1.1 Các văn bản hướng dẫn của cấp trên về tổ chức công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ đã nhận được sự quan tâm từ Nhà nước từ rất sớm, thể hiện qua phiên họp Hội đồng Chính phủ ngày 3/9/1945, Nghị quyết Hội nghị cán bộ Bắc kỳ ngày 10/9/1945 và đặc biệt là bản Chỉ thị về “Kháng chiến kiến quốc”.
Ngày 25 tháng 11 năm 1945, Trung ương Đảng đã xác định những nhiệm vụ quan trọng cho cách mạng Việt Nam trong giai đoạn mới Đảng và Nhà nước đã triển khai các chủ trương xây dựng chính quyền và nền văn hóa mới, đồng thời đưa ra các biện pháp chỉ đạo kịp thời cho công tác lưu trữ Nhờ đó, công tác lưu trữ đã đạt được những kết quả nhất định trong những năm đầu xây dựng chính quyền và trong suốt 9 năm kháng chiến chống thực dân Pháp.
Ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban tổ chức cán bộ chính phủ đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp Tiếp theo đó đến ngày 01 tháng 2 năm 2005, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 21/2005/TT/BNV hướng dẫn chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn thư, lưu trữ Bộ, Cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND thay thế cho thông tư số 40/1998/TT-TCCP Theo hai Thông tư nêu trên, bộ phận lưu trữ của HĐND và UBND cấp huyện được thành lập, đảm nhiệm đồng thời cả chức năng của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Đến khi Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ra đời, tuy chức năng quản lý Nhà nước được chuyển sang cho phòng Nội vụ quản lý nhưng lúc này, lưu trữ của HĐND và UBND huyện vẫn tiếp tục kiêm nhiệm làm lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành Đến nay, khi Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực, lưu trữ của HĐND và UBND huyện Thạch An chỉ còn đảm nhiệm chức năng của một lưu trữ hiện hành Hiện nay việc không tổ chức lưu trữ lịch sử cấp huyện có ảnh hưởng đến sự phát triển công tác lưu trữ huyện như các phòng chuyên môn của huyện hiện nay chưa có đầy đủ điều kiện về cơ sở vật chất và con người để quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan nên dẫn đến tình trạng tài liệu lưu trữ huyện không được bảo quản tốt Ngoài ra việc không tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện gây khó khăn cho vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức cũng như người dân địa phương khi có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu.Cho đến hiện nay Việt Nam đã xây dựng hệ thống pháp luật Lưu trữ tương đối đầy đủ quy định những vấn đề cơ bản đến quản lý Nhà nước về quản lý lưu trữ những quy định này được quy định trong những văn bản của Bộ Nội vụ Đến khi, Luật số 01/2011/QH13 Luật lưu trữ có hiệu lực đây là căn cứ pháp lý cao nhất về lưu trữ ở Việt Nam hiện nay, Luật ra đời có sự kế thừa và phát triển từ những văn bản trước đó Ngay sau đó nhiều văn bản dưới luật quy định về công tác lưu trữ cũng được ban hành như: Nghị định số14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, để cụ thể hóa Nghị định này ngày 04 tháng 6 năm 2008 Bộ nội vụ đã ban hành thông tư số 04/2008/TT-BNV, tiếp đó là thông tư số 02/ 2010/ TT-BNV hướng dẫn chức năng nhiêm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấp; Thông tư 07/ 2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Để thực hiện tốt công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước, công tác quản lý Nhà nước về Văn thư - lưu trữ tại tỉnh Cao Bằng trong những năm qua đã đánh dấu một bước chuyển biến quan trọng từng bước nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi công việc tại các cơ quan tổ chức Các văn bản quản lý công tác Văn thư- lưu trữ của tỉnh đã ban hành :
Quyết định số 2722/QĐ-UBND ngày 13/12/2011 của UBND tỉnh Cao Bằng quy định việc ban hành Danh mục mẫu thành phần hồ sơ và tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cấp huyện và thị xã.
Công văn số 138/SNV-CCVTLT ngày 24/2/2012 của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng quy định về thời hạn bảo quản tài liệu được hình thành trong hoạt động của Ủy ban Nhân dân.
Quyết định số: 1461/QĐ-UBND ngày 11/9/2015 Của UBND tỉnh Cao
Bằng về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
Kế hoạch số 760/KH-SNV ngày 10/5/2016 của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng nhằm kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2016.
Hướng dẫn số 1065/HD-SNV ngày 14/6/2016 của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng quy định về công tác chuẩn bị lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hướng dẫn này nhằm đảm bảo quy trình lưu trữ tài liệu được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác.
Hướng dẫn số 1104/HD-SNV ngày 17/6/2016 của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng quy định quy trình tổ chức hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Nội dung hướng dẫn nhằm đảm bảo việc hủy tài liệu được thực hiện đúng quy định, bảo mật thông tin và tiết kiệm chi phí cho các đơn vị Các cơ quan, tổ chức cần tuân thủ các bước và tiêu chí đã được nêu trong hướng dẫn để thực hiện hiệu quả công tác này.
Hướng dẫn số: 2193/HD-SNV ngày 23/11/2016 của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng về phân loại sơ bộ tài liệu lưu trữ [phụ lục 02]
Công văn số: 298/SNV-CCVTLT ngày 24 tháng 02 năm 2017 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng
Công văn số 323/SNV-CCVTLT, ban hành ngày 28 tháng 02 năm 2017 bởi Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng, yêu cầu báo cáo số liệu về tài liệu tồn đọng và tích đống sau khi đã thực hiện chỉnh lý sơ bộ.
Công văn số 411/SNV-CCVTLT ngày 09 tháng 3 năm 2017 của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng yêu cầu các cơ quan, đơn vị báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng và tích đống.
Công văn số 705/SNV-VTLT ngày 20 tháng 4 năm 2017 của UBND tỉnh Cao Bằng yêu cầu tiếp tục phân loại sơ bộ tài liệu tồn đọng từ năm 2013 trở về trước và báo cáo kết quả sau khi hoàn thành phân loại.
Từ khi luật lưu trữ được ban hành, Sở Nội vụ tỉnh đã chú trọng đến công tác lưu trữ, ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và hướng dẫn Trong hai năm gần đây, hàng loạt văn bản chỉ đạo chung về lưu trữ đã được phát triển, đặc biệt nhấn mạnh vào công tác chỉnh lý tài liệu.
2.1.2 Các văn bản hướng dẫn công tác lưu trữ của cơ quan ban hành
Trong những năm gần đây, cơ quan đã chú trọng hơn đến công tác lưu trữ theo sự hướng dẫn của cấp trên, bằng cách bố trí cán bộ kiêm nhiệm và ban hành các văn bản chỉ đạo liên quan đến công tác văn thư lưu trữ.
Quyết định số 836/QĐ-UBND ngày 02 tháng 6 năm 2015 của UBND huyện Thạch An quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện, nhằm đảm bảo quản lý và lưu trữ thông tin một cách hiệu quả Quy định này góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong công tác quản lý tài liệu.
Quyết định số 03/QĐ-UBND ngày 25 tháng 8 năm 2016 của UBND huyện Thạch An đã ban hành Quy chế công tác Văn thư - Lưu Trữ, nhằm quy định các quy trình và quy tắc liên quan đến công tác lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện Thạch An.
Tổ chức bộ phận và nhân sự làm công tác lưu trữ
2.2.1 Tổ chức bộ phận làm công tác quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ
Qua quá trình thực tập và khảo sát tại cơ quan, chúng tôi nhận thấy rằng cơ quan đã thực hiện đúng chỉ đạo của cấp trên theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/2/2008 của Chính phủ Nghị định này quy định về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh UBND huyện Thạch An đã ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể để đảm bảo việc triển khai hiệu quả các quy định này.
Kế hoạch số 122/KH-UBND ban hành ngày 07/4/2008 nhằm triển khai thực hiện Nghị định số 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ, quy định về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân huyện.
Vào ngày 11/4/2008, UBND huyện Thạch An đã ban hành Quyết định số 183/QĐ-UBND về việc thành lập phòng Nội Vụ, tách ra từ phòng Nội vụ, Lao động - Thương binh và xã hội Phòng Nội Vụ có nhiệm vụ tham mưu cho UBND huyện trong việc quản lý Nhà nước các lĩnh vực như tổ chức, biên chế cơ quan hành chính, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ công chức, và các tổ chức phi chính phủ Để thực hiện Nghị định số 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ và phòng Nội Vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện.
Nghị định 14/2008/NĐ-CP đã thay đổi đơn vị chủ quản công tác lưu trữ nhà nước cấp huyện, tuy nhiên việc chuyển giao từ văn phòng HĐND-UBND huyện sang phòng Nội vụ huyện chưa được thực hiện ngay Điều này dẫn đến nhiều khó khăn trong quản lý công tác Văn thư - lưu trữ tại cấp huyện, với sự phân định chưa rõ ràng về trách nhiệm.
Ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các cơ quan văn thư, lưu trữ Hiện nay, huyện Thạch An đang áp dụng thông tư này, nhưng chưa có quy định cụ thể về quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện Khoản 1, Điều 7, Chương III của thông tư quy định rằng việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện phải theo hướng dẫn của Sở Nội vụ Tuy nhiên, qua khảo sát, Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng chưa có chỉ đạo cụ thể về quản lý tài liệu lưu trữ tại các huyện, dẫn đến tình trạng tài liệu của huyện Thạch An bị phân tán và không thống nhất.
Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014, Ủy ban nhân dân huyện Thạch An đã ban hành quyết định số 418/QĐ-UBND ngày 20/3/2015 để thành lập phòng Nội vụ huyện Theo thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 3/10/2014 của Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện Thạch An tiếp tục ban hành Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 28/11/2016, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của phòng Nội vụ huyện Thạch An.
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ UBND huyện trong việc quản lý Nhà nước về tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức tại các cơ quan hành chính Đồng thời, phòng cũng quản lý vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp, số lượng lao động trong các đơn vị sự nghiệp công lập, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, và các hoạt động liên quan đến cán bộ, công chức xã, thị trấn Ngoài ra, Phòng còn đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ Nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng và thanh niên.
Phòng Nội vụ chưa chú trọng đến công tác lưu trữ, dẫn đến hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn chưa đầy đủ Hiện tại, không có cán bộ chuyên trách để tham mưu cho cơ quan trong việc thực hiện lưu trữ Các văn bản chỉ đạo từ cấp trên chủ yếu được cán bộ Văn thư - lưu trữ thuộc văn phòng HĐND-UBND huyện thực hiện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng, và hoạt động của bộ phận này tuân theo quy chế làm việc chung của văn phòng, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng.
2.2.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Yếu tố con người là then chốt trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong công tác lưu trữ tại huyện Thạch An Hiện nay, số lượng biên chế cho hoạt động lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, khi bộ phận Văn thư - Lưu trữ chỉ có 01 nhân sự nữ, tốt nghiệp từ trường học viện hành chính nhưng không được đào tạo chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ Việc cán bộ không được đào tạo bài bản về nghiệp vụ lưu trữ và có trình độ đại học ở lĩnh vực khác đã dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Khảo sát tại các phòng, ban thuộc UBND huyện cho thấy hầu hết không phân công cán bộ chuyên trách cho công tác Văn thư - Lưu trữ, dẫn đến việc mỗi cán bộ tự quản lý hồ sơ, tài liệu của mình Tại phòng Nội vụ UBND huyện Thạch An, chỉ có một cán bộ kiêm nhiệm theo dõi công tác lưu trữ, nhưng không được đào tạo chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ Cán bộ này được đào tạo về quản trị kinh doanh tại Đại học Công đoàn Hà Nội, do đó thiếu kiến thức chuyên môn cần thiết để hỗ trợ trưởng phòng trong việc chỉ đạo công tác lưu trữ Kết quả là công tác lưu trữ chưa được thực hiện hiệu quả Các cán bộ tham gia lớp đào tạo về lưu trữ chủ yếu đến từ văn phòng HĐND - UBND huyện do Sở Nội vụ tổ chức.
Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tổ chức các lớp tập huấn về công tác lưu trữ không thường xuyên Khi có văn bản quy định mới từ các cơ quan Nhà nước, lãnh đạo Chi cục và văn phòng HĐND-UBND huyện yêu cầu cán bộ lưu trữ tự nghiên cứu Tuy nhiên, do thiếu tập huấn định kỳ và cán bộ lưu trữ chưa được đào tạo chuyên sâu, công tác lưu trữ tại UBND huyện chưa thực hiện tốt theo quy định của nhà nước.
Chế độ cho cán bộ lưu trữ thông qua Báo cáo số 411/BC-UBND ngày
28 tháng 12 năm 2017 của UBND huyện thạch An về kết quả thực hiện công tác Văn thư- lưu trữ năm 2017 cho thấy được là cơ quan đã quan tâm đến
Chế độ tiền lương và phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của Nhà nước Cụ thể, có một cán bộ văn thư văn phòng HĐND-UBND huyện được hưởng phụ cấp độc hại lưu trữ là 0,2/tháng.
Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Kết quả khảo sát công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch An cho thấy việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ chưa đạt hiệu quả cao Thông qua bảng thống kê, có thể nhận thấy những hạn chế trong công tác này.
Bảng 2.1 Tình hình tài liệu tồn đọng, tích đống hiện nay tại UBND huyện Thạch An
Tài liệu đang bảo quản tại các cơ quan (mét) Đã chỉnh lý hoàn chỉnh (mét) Đã chỉnh lý sơ bộ (mét)
Thu thập tài liệu (mét)
5 Phòng Nông nghiệp và PTNN 7 7
13 Đài truyền thanh tuyền hình 0,2
Tài liệu đang bảo quản tại các cơ quan (mét) Đã chỉnh lý hoàn chỉnh (mét) Đã chỉnh lý sơ bộ (mét)
Thu thập tài liệu (mét)
5 Phòng Nông nghiệp và PTNN 23 1 22 22
13 Đài truyền thanh tuyền hình 0,4 0,4 0,4
(Nguồn UBND huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng)
2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của UBND huyện Thạch An
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia Quá trình này nhằm lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi được nhà nước quy định.
Qua khảo sát thực tế tại kho lưu trữ của HĐND-UBND huyện Thạch
Hiện nay, kho lưu trữ đang lưu giữ tài liệu của hai phông chính là phông HĐND huyện và phông UBND huyện Trong đó, khối lượng tài liệu của phông lưu trữ rất phong phú và đa dạng.
Phông lưu trữ của UBND huyện chủ yếu chứa các công văn đi và đến, với nhiều tài liệu không được lập hồ sơ theo quy định, dẫn đến tình trạng lộn xộn Trong khi đó, phông HĐND lại thiếu hụt tài liệu do cán bộ lưu trữ chỉ thu thập sau khi nhiệm kỳ kết thúc, khiến cho việc lưu trữ trở nên không đầy đủ Thời gian nhiệm kỳ dài và việc giao nộp tài liệu không thường xuyên đã dẫn đến việc chỉ có một số tài liệu lẻ của Chủ tịch và Phó chủ tịch HĐND được lưu trữ, còn nhiều hồ sơ quan trọng từ các kỳ họp vẫn chưa được ghi nhận.
Theo Điều 11 của Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một năm kể từ khi công việc kết thúc Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều cơ quan HĐND-UBND huyện không tuân thủ quy định này, với thời gian nộp hồ sơ kéo dài từ 3 đến 4 năm Hệ quả là kho lưu trữ của UBND huyện thiếu hụt tài liệu, đặc biệt là phông UBND, do lượng tài liệu tồn đọng tại các phòng ban chưa được thu thập và chỉnh lý Việc này gây khó khăn trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu, làm giảm khả năng đáp ứng nhu cầu tra cứu của độc giả.
Cán bộ lưu trữ của UBND huyện kiêm nhiệm công tác văn thư nhưng thiếu trình độ chuyên môn, dẫn đến việc lưu trữ tài liệu chưa được thực hiện thường xuyên Công tác này chỉ được chú ý khi có văn bản chỉ đạo Qua phỏng vấn, cán bộ lưu trữ cho biết họ thu thập tài liệu từ từng phòng khi có chỉ đạo, nhưng quá trình này thiếu biên bản giao nhận và không tuân thủ thời hạn cũng như thủ tục theo quy định pháp luật Các phòng được thu thập tài liệu đã được thống kê trong năm.
Bảng 2.2 Bảng thống kê thu thập tài liệu lưu trữ năm 2016 tại UBND huyện
STT Tên cơ quan Thu thập tài liệu(mét)
2 Phòng tài chính - kế hoạch 5
3 Phòng Giáo dục và Đào tạo 6
4 Phòng văn hóa thông tin 1
6 Phòng Tài nguyên – Môi trường 1
8 Phòng Lao động thương binh xã hội 2
10 Phòng kinh tế hạ tầng 3
11 Phòng nông nghiệp phát triển nông thôn 7
( Nguồn UBND huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng)
Qua khảo sát, số lượng tài liệu thu thập vào kho lưu trữ hiện tại chưa đủ, mặc dù cán bộ lưu trữ đã thực hiện theo hướng dẫn của cấp trên Việc thu thập tài liệu vẫn chưa hoàn tất, dẫn đến khối lượng lớn tài liệu vẫn được bảo quản tại các đơn vị cụ thể.
2.3.2 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình đánh giá tài liệu dựa trên các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền quy định Mục tiêu là để xác định các tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản cũng như những tài liệu đã hết giá trị.
Việc xác định giá trị tài liệu là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp, có ảnh hưởng lớn đến số phận của tài liệu, do đó, người làm công tác lưu trữ cần có kiến thức chuyên môn được đào tạo bài bản Hiện nay, cán bộ văn thư kiêm lưu trữ tại UBND huyện thường không được đào tạo chuyên ngành lưu trữ, dẫn đến việc không thực hiện đúng quy trình xác định giá trị tài liệu Hệ quả là kho lưu trữ huyện chứa một khối lượng tài liệu lớn, nhiều tài liệu đã đến thời hạn hủy nhưng vẫn được lưu giữ Cụ thể, theo báo cáo năm 2013, tổng khối lượng tài liệu là 176 mét, nhưng đến năm 2017, con số này đã tăng lên 222,4 mét, cho thấy tình trạng tồn đọng tài liệu ngày càng nghiêm trọng.
Năm 2013, số tài liệu lưu trữ đạt 46 mét do cán bộ lưu trữ chưa xác định giá trị tài liệu để loại bỏ những tài liệu không còn giá trị Tuy nhiên, theo chỉ đạo của Chi cục Văn thư - lưu trữ qua Công văn số 138/SNV-CCVTLT ngày 24/2/2012 của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng, UBND huyện Thạch An đã ban hành Quyết định số 836/QĐ-BND ngày 02/6/2015 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND Mặc dù văn bản đã được ban hành, nhưng thực tế, cơ quan chưa áp dụng đúng theo chỉ đạo của cấp trên.
2.3.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu tại UBND huyện Thạch An Điều 2 của Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có nêu: “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [18]
Hiện nay, nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đã được nâng cao nhờ sự ban hành luật lưu trữ Công tác lưu trữ ngày càng được Nhà nước và các cơ quan chú trọng, đặc biệt là công tác chỉnh lý tài liệu Vào năm 2016, Chủ tịch UBND huyện Tỉnh Cao Bằng đã ban hành công văn số 2650/UBND-NC ngày 19 tháng 9 năm 2016, nhằm tổ chức chỉnh lý các tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị.
Theo công văn số 2193/HD-SNV ngày 23 tháng 11 năm 2016 của Sở Nội vụ, hướng dẫn phân loại sơ bộ tài liệu lưu trữ đã được ban hành Đến năm 2017, Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng tiếp tục ban hành công văn số 411/SNV-CCVTLT ngày 09 tháng 3 năm 2017, yêu cầu báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị UBND huyện Thạch An đã thực hiện chỉ đạo này và báo cáo về tình hình xử lý tài liệu tồn đọng tại địa phương Qua báo cáo, có thể nhận thấy tình hình chỉnh lý tài liệu của các phòng ban thuộc UBND huyện Thạch An đã được cải thiện.
Việc chưa chú trọng đến công tác chỉnh lý đã dẫn đến tình trạng tồn đọng nhiều tài liệu cần được chỉnh lý Nguyên nhân chủ yếu là do các phòng ban không lập hồ sơ công việc đầy đủ Hiện tại, số lượng hồ sơ chủ yếu là các bản gốc được lập tại văn thư, trong khi cán bộ văn thư đã có ý thức lập hồ sơ theo năm.
Thực hiện công văn số 323/SNV- CCVTLT ngày 28 tháng 02 năm
Vào năm 2017, Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng đã yêu cầu báo cáo về số liệu tài liệu tồn đọng sau khi chỉnh lý sơ bộ UBND huyện đã thực hiện theo hướng dẫn 2193/HD-SNV và Báo cáo số 85/BC-UBND ngày 28 tháng 3 năm 2017, cung cấp thông tin về số liệu tồn đọng tại kho lưu trữ Cụ thể, tài liệu tồn đọng bao gồm 19m tài liệu gốc của văn thư cơ quan, đơn vị và 78m tài liệu hỗn hợp chưa xác định thành phần Đến nay, theo báo cáo số 245/BC-UBND ngày 25 tháng 7, tình hình tài liệu vẫn đang được theo dõi.
Kết quả công tác kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ
2.4.1 Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ do Chi Cục Văn Thư – Lưu trữ Tỉnh Thực hiện
Vào năm 2013, đoàn công tác của Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh Cao Bằng đã tiến hành khảo sát tài liệu tồn đọng tại các phòng ban, cơ quan thuộc huyện, phát hiện tổng cộng 176 mét tài liệu từ năm 2013 trở về trước Đến năm 2016, Sở Nội vụ đã ban hành kế hoạch số 760/KH-SNV nhằm giải quyết vấn đề này.
Vào ngày 10 tháng 5 năm 2016, Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng đã tiến hành kiểm tra và tự kiểm tra công tác Văn thư - lưu trữ năm 2016 Qua các văn bản do Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành, có thể nhận thấy sự quan tâm của cấp trên đối với công tác lưu trữ trong tỉnh.
2.4.2 Hoạt động kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ do Phòng Nội vụ thực hiện
Thông tư số 04/2008/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định rõ nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Nội vụ trong việc quản lý công tác Văn thư - lưu trữ.
“ Hướng dẫn kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định về công tác văn thư-lưu trữ;
Hướng dẫn kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ dành cho các cơ quan và đơn vị tại huyện Nội dung này nhằm đảm bảo việc quản lý tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng quy định và hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong toàn huyện.
Mặc dù chức năng quản lý lưu trữ đã chuyển sang Phòng Nội vụ huyện, nhưng phòng này vẫn chưa có hoạt động đáng kể để thực hiện vai trò mới Hạn chế về biên chế và thiếu cán bộ lưu trữ chuyên trách khiến cho việc quản lý lưu trữ của HĐND – UBND huyện không được chú trọng Qua khảo sát, tôi nhận thấy Phòng Nội vụ chưa ban hành hướng dẫn về công tác lưu trữ cho các cơ quan, và cũng chưa thực hiện kiểm tra nào đối với lưu trữ trong phạm vi quản lý Do đó, phòng này chưa xử lý được bất kỳ trường hợp vi phạm nào trong công tác lưu trữ.
Trong quá trình khảo sát công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch An, nhận thấy hiệu quả chưa cao do thiếu sự quan tâm từ lãnh đạo và nhân lực không đủ trình độ chuyên môn Thực trạng này cho thấy cần thiết phải cải thiện công tác lưu trữ, từ đó làm cơ sở để đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả trong chương tiếp theo.