CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA LUẬN VĂN
Lý thuyết cơ bản về ERP
Enterprise Resources Planning (ERP) là khái niệm liên quan đến việc tích hợp quy trình kinh doanh và hệ thống đa chức năng, được thiết lập và tùy chỉnh để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp (Kumar & Hillegersberg, 2000, trang 22-26).
1.1.2 Quá trình hình thành ERP
Những năm 1960 đánh dấu sự ra đời của các hệ thống máy tính doanh nghiệp đầu tiên, với mục tiêu chính là quản lý kiểm kê hàng tồn kho Các hệ thống này chủ yếu được phát triển bằng các ngôn ngữ lập trình như COBOL và ALGOL, tạo nền tảng cho sự phát triển công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.
Trong thập niên 1960, yếu tố cạnh tranh chủ yếu là chi phí, thúc đẩy các doanh nghiệp áp dụng chiến lược sản xuất quy mô lớn nhằm tối ưu hóa lợi thế kinh tế và giảm thiểu chi phí.
Hệ thống tính toán điểm đặt hàng tối ưu (Reorder Point) được phát triển để phục vụ nhu cầu lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất cơ bản MRP (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) là nền tảng cho MRP II và ERP, ra đời vào cuối những năm 1960 qua sự hợp tác giữa JI Case và IBM MRP sử dụng định mức nguyên vật liệu sản xuất (Bill of Materials - BOM), lượng hàng tồn kho và lịch trình sản xuất để xác định nhu cầu nguyên vật liệu Hệ thống này cũng yêu cầu hủy bỏ những đơn mua hàng không phù hợp và đề xuất tối ưu hóa việc mua hàng dựa trên thời gian nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và thời điểm thực hiện lệnh sản xuất.
Cuối những năm 1970, tiếp thị trở thành động lực cạnh tranh chủ yếu, thúc đẩy việc áp dụng các chiến lược thị trường mục tiêu Hệ thống MRP đáp ứng tốt yêu cầu này nhờ vào sự tích hợp giữa dự báo, lập kế hoạch tổng thể, mua sắm và kiểm soát sản xuất.
Giữa những năm 1970, các công ty phần mềm lớn ra đời, trở thành nhà cung cấp ERP chính Năm 1972, nhóm kỹ sư ở Mannheim, Đức, thành lập SAP với mục tiêu phát triển phần mềm tiêu chuẩn cho giải pháp kinh doanh tích hợp Năm 1977, Larry Ellison sáng lập Oracle, công ty đã giới thiệu hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ SQL đầu tiên vào năm 1979 Vào đầu những năm 1980, hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II) được áp dụng, tập trung vào việc quản lý chi phí vận hành sản xuất.
Thuật ngữ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được đặt ra vào đầu những năm
Vào năm 1990, Tập đoàn Gartner đã định nghĩa hệ thống ERP, nhấn mạnh các tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ tích hợp giữa các phân hệ chức năng khác nhau trong phần mềm.
Ngày nay, ERP đã trở thành phần mềm quản lý tổng thể cho doanh nghiệp, bao gồm các phân hệ tương ứng với quy trình kinh doanh như Quản lý tài chính, Mua hàng, Bán hàng, Marketing, Quản lý kho, Sản xuất, Quản lý dự án, Quản lý nguồn nhân lực và Quản lý dịch vụ Các phân hệ này hỗ trợ lẫn nhau, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.1.3 Đặc điểm và lợi ich của ERP
Theo Zeng et al (2003), một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:
Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai
Tính toàn diện là đặc trưng nổi bật của hệ thống ERP, phân biệt nó với các phần mềm quản lý rời rạc khác ERP bao gồm nhiều phân hệ với chức năng riêng, có thể hoạt động độc lập nhưng kết nối chặt chẽ để tự động chia sẻ thông tin Điều này đảm bảo tính đồng nhất của dữ liệu, giảm thiểu việc cập nhật thông tin tại nhiều nơi, và cho phép thiết lập quy trình luân chuyển nghiệp vụ hiệu quả giữa các phòng ban.
Tính liên kết của hệ thống ERP không chỉ giúp kết nối các chức năng và bộ phận bên trong doanh nghiệp mà còn mở rộng ra bên ngoài, liên kết với các đối tác như nhà cung cấp, khách hàng và ngân hàng để trao đổi dữ liệu một cách hiệu quả khi cần thiết.
Theo Poston và Grabski (2001), việc áp dụng hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm cải thiện quá trình ra quyết định, cung cấp dữ liệu kịp thời và chính xác hơn, tăng cường sự hài lòng của khách hàng, và khả năng linh hoạt trước những thay đổi liên tục của môi trường.
Theo Shang và Seddon (2002), lợi ích của ERP gồm 5 nhóm:
• Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng
Hệ thống ERP mang lại lợi ích quản trị quan trọng bằng cách xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, cung cấp công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ và cho phép trích xuất các báo cáo đa dạng, từ đó hỗ trợ hiệu quả trong việc ra quyết định của nhà quản trị.
• Lợi ích chiến lược: tạo ra lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng công nghệ, từ đó nâng cao năng suất làm việc, giảm chi phí hoạt động và mở rộng khả năng tiếp cận với các ứng dụng khác.
• Lợi ích doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc từ đó tăng năng suất lao động, giảm thiểu chi phí quản lý
Báo cáo ERP năm 2018 của Panorama Consulting Solutions chỉ ra rằng 16 lợi ích đáng kể đã được doanh nghiệp ghi nhận sau khi triển khai hệ thống ERP Đặc biệt, 80% doanh nghiệp cho biết thông tin luôn sẵn có và được cập nhật liên tục sau khi áp dụng ERP.
Ngoài ra, bài viết còn đề cập đến các lợi ích khác như việc nâng cao độ tin cậy của dữ liệu và tạo điều kiện cho các phòng ban dễ dàng tương tác và phối hợp với nhau.
Biểu đồ 1.1: Thống kê về những lợi ích khi triển khai ERP (2018)
Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018
1.1.4 Tình hình ứng dụng và triển khai ERP
Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công khi triển khai dự án ERP
1.2.1 Khái niệm về ERP CSF
Khái niệm về các yếu tố thành công then chốt (CSF) lần đầu tiên được giới thiệu trong tài liệu hệ thống thông tin qua nghiên cứu của Rockart vào năm 1979 Các CSF được định nghĩa là những lĩnh vực giới hạn mà nếu được thực hiện đúng, sẽ đảm bảo sự thành công trong hoạt động cạnh tranh của tổ chức Điều này chỉ ra rằng có những lĩnh vực quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng để phát triển bền vững.
CSF – Nhân tố thành công chủ chốt – là thuật ngữ quản lý chỉ những yếu tố cần thiết và có tác động lớn đến sự thành công của một đối tượng Trong bối cảnh ERP, CSF đề cập đến những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai hệ thống ERP.
1.2.2 Tổng quan về các nghiên cứu trước đây
Trong nghiên cứu về triển khai ERP, ba chỉ số chính được xem xét là Yếu tố thành công trọng yếu (CSF), Yếu tố thất bại trọng yếu (CFF) và Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) (Pairat & Jungthirapanich, 2005) Bài viết này tập trung chủ yếu vào các CSF, với việc tác giả lựa chọn và tóm tắt một số nghiên cứu tiêu biểu, bao gồm hai nghiên cứu tại Việt Nam và tám nghiên cứu quốc tế.
1.2.2.1 Các nghiên cứu tại Việt Nam
Bảng 1.2 Tổng hợp các nghiên cứu tại Việt Nam
Tác giả Năm phát hành
2015 Tập trung nghiên cứu về các CSF, đối tượng nghiên cứu là các doanh nghiệp lớn trên địa bàn TP.HCM Ngụy Thị
2013 Các nhận tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP ở
Việt Nam có thứ tự ưu tiên cho việc triển khai dự án ERP, bắt đầu từ đặc điểm đội dự án, tiếp theo là sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo, sau đó là các đặc điểm của hệ thống ERP, chất lượng tư vấn, đặc điểm người dùng và cuối cùng là đặc điểm doanh nghiệp.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai ERP trong các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực cụ thể, chủ yếu tập trung vào kế toán, kế toán quản trị và hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa xem xét mối tương tác giữa các yếu tố này.
1.2.2.2 Các nghiên cứu trên thế giới
Bảng 1.3: Tổng hợp các nghiên cứu trên thế giới
Tác giả Năm phát hành
Nghiên cứu của Rockart vào năm 1979 đã xác định các yếu tố thành công quan trọng (CSF) như là những nhân tố then chốt, chỉ ra rằng nếu được thỏa mãn, chúng sẽ đảm bảo thành công cho hoạt động cạnh tranh của tổ chức.
Nghiên cứu năm 2001 tổng hợp các tình huống thực tế từ 86 tổ chức, phân tích và mô tả ảnh hưởng của các yếu tố thành công quan trọng (CSF) trong các giai đoạn triển khai dự án ERP.
Năm 2013, nghiên cứu đã tổng hợp chi tiết các yếu tố thành công quan trọng (CSF) từ các nghiên cứu trước đó, cung cấp cái nhìn tổng quan và sâu sắc về các CSF ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ERP trên toàn cầu, bao gồm cả các nước phát triển và đang phát triển.
Năm 2013, phương pháp phân tích tham chiếu chéo (CRAM) đã được áp dụng để xác định mối quan hệ giữa các yếu tố thành công quan trọng (CSF) trong hệ thống ERP Một cuộc khảo sát đã được thực hiện tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vương quốc Anh, trong đó người tham gia được yêu cầu đánh giá các mối quan hệ giữa các CSF từ 0 đến 5, nhằm xác định các CSF có ảnh hưởng lớn nhất.
Ashja và các cộng sự
Vào năm 2015, sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao đã được xác định là yếu tố thành công quan trọng nhất trong việc triển khai các hệ thống thông tin quy mô lớn.
Lee và Kim 2016 Nghiên cứu ác động của các CSF đến sự thành công của việc triển khai một hệ thống ERP trong các ngành khác nhau Ravasan và
2016 Nghiên cứu các yếu tố thất bại khi triển khai ERP ở các giai đoạn trong vòng đời dự án
2017 Đưa ra mô hình cấu trúc 2 giai đoạn để đánh giá các ERP CSF
Sau nghiên cứu của Rockart, đã có nhiều nghiên cứu thực nghiệm và phi thực nghiệm nhằm nhận diện các yếu tố thành công (CSF) của hệ thống ERP Holland và Light (1999) đã phân tích 8 công ty và phát triển một mô hình CSF dựa trên các yếu tố quan trọng này.
Các yếu tố chiến lược quan trọng bao gồm độ phức tạp của hệ thống IT hiện tại, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, chiến lược triển khai ERP hiệu quả, sự hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo và kế hoạch dự án chi tiết.
Các yếu tố chiến thuật quan trọng bao gồm sự tham gia tích cực của người dùng, năng lực của đội dự án, sự chấp thuận từ phía người dùng, cấu hình hệ thống hợp lý, giám sát và phản hồi hiệu quả, truyền tải thông điệp rõ ràng, cùng với khả năng xử lý sự cố kịp thời.
Nghiên cứu của Somers và Nelson (2001) đã khảo sát 110 trường hợp triển khai ERP và xác định 22 yếu tố thành công quan trọng (CSF) Kết quả cho thấy các yếu tố này ảnh hưởng đến mức độ thành công của việc triển khai ERP một cách khác nhau.
Nah et al (2001) đã phân tích mười bài báo trong lĩnh vực hệ thống thông tin và xác định 11 yếu tố thành công (CSF) Tiếp theo, một mô hình cải tiến đã được xây dựng dựa trên nhận thức của các trưởng bộ phận thông tin về các yếu tố thành công của hệ thống ERP (Nah et al., 2003).
Xây dựng khung phân tích
Bài viết này trình bày các lý thuyết cơ bản về mô hình cấu trúc diễn giải (ISM), mô hình phân tích nhân tố khám phá (EFA) và mô hình hồi quy tuyến tính bội, những công cụ quan trọng mà tác giả sẽ áp dụng trong nghiên cứu của mình.
1.3.1.1 Mô hình cấu trúc diễn giải (ISM) kết hợp phân tích MICMAC Để đưa ra quyết định đúng đắn khi giải quyết các vấn đề phức tạp đòi hỏi người ra quyết định phải nhận diện và hiểu vấn đề một cách có hệ thống Nhiều phương pháp đã được đề xuất để phân tích mối quan hệ và chiều hướng tương tác giữa các thành phần của một vấn đề nhằm hệ thống hóa chúng từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định
Mô hình ISM, được phát triển bởi Warfield vào năm 1974, nhằm mục đích hiểu rõ các hệ thống phức tạp Phương pháp này hỗ trợ việc nắm bắt các mối quan hệ cơ bản giữa các yếu tố trong hệ thống Nền tảng toán học của ISM dựa trên lý thuyết đồ thị, ra quyết định nhóm, toán rời rạc và các lĩnh vực khoa học xã hội.
ISM là một phương pháp mô hình hóa bao gồm các nút đại diện cho biến trong hệ thống và các liên kết biểu thị hướng mối quan hệ giữa chúng Kết quả của ISM là một biểu đồ có hướng, cho thấy mối quan hệ theo ngữ cảnh giữa các biến, giúp chuyển đổi các mô hình tâm trí phức tạp thành cấu trúc trực quan và dễ hiểu Phương pháp này thường được sử dụng để mô hình hóa các mối quan hệ nhân quả Ví dụ, Lin và Yeh (2013) mô tả các mối liên hệ là “dẫn dắt đến”, Sushil (2012) diễn đạt các liên kết theo nghĩa “sẽ giúp đạt được”, trong khi Chang et al (2012) đã áp dụng ISM để mô hình hóa trực tiếp các mối quan hệ nhân quả.
Thuật ngữ "structural" - cấu trúc, bên cạnh "interpretive" - diễn giải, đề cập đến kết quả của phương thức ISM, cung cấp một mô hình có hướng thể hiện mối quan hệ giữa các biến.
Phương pháp ISM bao gồm các bước chính như sau: đầu tiên, tất cả các biến ảnh hưởng đến hệ thống được liệt kê, và các biến này có thể khác nhau tùy thuộc vào hệ thống đang được xem xét (Faisal et al., 2006).
1 Kế đó, các mối quan hệ giữa các biến hệ thống được xác định
2 Một ma trận cấu trúc tự tương tác (SSIM) được thiết lập SSIM đại diện cho mối quan hệ giữa mỗi cặp biến
3 Dựa trên ma trận SSIM, ma trận khả năng tiếp cận được tính toán bằng tính chất bắc cầu
4 Sau đó, ma trận khả năng tiếp cận được chia thành các cấp độ khác nhau
5 Xây dựng mô hình cấu trúc
(*) Phân tích MICMAC được sử dụng khi phân tích mối quan hệ giữa các nhân tố nhằm phân loại các nhân tố dựa trên:
• Khả năng gây ảnh hưởng đến nhân tố khác (DR – Driving Power)
• Mức độ bị ảnh hưởng bởi các nhận tố khác (DE – Dependence Power)
Phân tích MICMAC (Aloini et al., 2012) dùng để phân chia các nhân tố thành bốn nhóm sau:
• Nhóm tự cô lập: (DR) yếu, (DE) yếu – Những nhân tố nằm trong nhóm này thường không có mối liên hệ nào đến các nhân tố khác
• Nhóm phụ thuộc: (DR) yếu, (DE) mạnh – Những yếu tố này thường chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố khác và không hoặc ít gây ảnh hưởng ngược lại
Nhóm liên kết mạnh (DR) và (DE) thường không ổn định, mặc dù chúng có sức ảnh hưởng lớn đến các nhân tố khác Tuy nhiên, những nhân tố này cũng dễ bị tác động ngược lại, tạo ra sự biến động trong mối quan hệ của chúng.
Nhóm độc lập bao gồm các nhân tố (DR) mạnh và (DE) yếu, có sức ảnh hưởng lớn đến các nhân tố khác nhưng lại ít chịu tác động từ chúng Những nhân tố này thường được xem là quan trọng nhất do tính ổn định của chúng, đồng thời khả năng tác động mạnh mẽ đến các yếu tố còn lại.
1.3.1.2 Phương pháp phân tích nhân tố khám phá (EFA)
Phân tích nhân tố khám phá (EFA) là phương pháp phân tích định lượng nhằm rút gọn một tập hợp các biến đo lường có mối quan hệ phụ thuộc thành một số lượng biến ít hơn, được gọi là các nhân tố Phương pháp này giúp làm cho các nhân tố trở nên có ý nghĩa hơn trong khi vẫn giữ lại hầu hết thông tin từ tập biến ban đầu (Hair et al 2009).
Hai mục tiêu chính của EFA là xác định số lượng các nhân tố ảnh hưởng đến một tập hợp các biến đo lường và đánh giá cường độ mối quan hệ giữa từng nhân tố với các biến đo lường cụ thể.
1.3.2 Khung phân tích đề xuất
1.3.2.1 Bước 1: Xác định danh sách các ERP CSF
Tác giả sẽ kế thừa kết quả từ các nghiên cứu trước để xác định các yếu tố thành công quan trọng (CSF) của ERP Nhiều nghiên cứu đã phân loại, đánh giá và phân tích các CSF của ERP Sau khi xem xét tài liệu, tác giả áp dụng kết quả nghiên cứu của Shaul và Tauber.
Năm 2013, một nghiên cứu toàn diện đã được thực hiện nhằm xác định danh sách các yếu tố thành công quan trọng (CSF) của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) từ các công ty trên toàn thế giới, bao gồm cả các nước phát triển và đang phát triển Kết quả nghiên cứu chỉ ra 16 yếu tố CSF cho ERP, cùng với các yếu tố thành phần liên quan, sẽ được đề cập chi tiết ở Bước 7.
Bảng 1.4: Các ERP CSF thừa kế từ nghiên cứu của Shaul & Tauber
ERP CSF Mô tả ngắn gọn
Chiến lược triển khai dự án F1 tập trung vào việc sử dụng hiệu quả nguồn lực như con người, cơ sở hạ tầng CNTT, công nghệ, chi phí và thời gian Để đạt được thành công, sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao F2 là điều cần thiết, giúp đảm bảo các nguồn lực được phân bổ hợp lý và đáp ứng đúng yêu cầu của dự án.
Sự sẵn sàng hỗ trợ từ quản lý cấp cao (về tài chính, về công nghệ, ý kiến chỉ đạo, tầm nhìn kinh doanh)
F3: Đặc điểm của hệ thống
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt, khả năng tích hợp, uy tín, tính thân thiện, …
F4: Bảo trì phần mềm yêu cầu sử dụng các công cụ, kỹ năng và kỹ thuật phù hợp để xử lý sự cố, kiểm tra và ngăn chặn những vấn đề tiềm ẩn F5: Quản lý dữ liệu đòi hỏi khả năng quản lý hiệu quả cơ sở dữ liệu hệ thống.
Quản lý dự án hiệu quả bao gồm việc kiểm soát sự thay đổi, quản lý chuyển giao kiến thức, và xử lý mâu thuẫn, xung đột Để đảm bảo tính hợp pháp, cần có kế hoạch dự án rõ ràng và thường xuyên cập nhật khi cần thiết Đồng thời, quản lý kỳ vọng, rủi ro và chi phí cũng là những yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý dự án.
F7: Theo dõi dự án Quản lý chất lượng toàn diện (liên phòng ban, chuyên nghiệp, các cột mốc có thời han thực tế và có khả năng đạt được)
F8: Nhà cung cấp ERP Lựa chọn nhà cung cấp ERP (đặc điểm, các đối tác thương mại, sự hỗ trợ, …) F9: Quản lý những “thay đổi”
Khả năng quản lý thay đổi phát sinh do triển khai ERP
F10: Kinh nghiệm tổ chức Có kinh nghiệm tổ chức dựa trên những nguồn lực sẵn có
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI CÁC DỰ ÁN ERP Ở CÔNG TY TNHH DICENTRAL VIỆT NAM
Giới thiệu về đơn vị
2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty
CÔNG TY TRÁCH NGHIỆM HỮU HẠN DICENTRAL VIỆT NAM
• Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
• Địa chỉ: 139 Pasteur, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
• Ngày cấp giấy phép hoạt động: 04/01/2006
DICentral Việt Nam, một phần của tập đoàn DICentral, là nhà cung cấp dịch vụ quản lý B2B hàng đầu thế giới, được thành lập vào năm 2000 và có trụ sở chính tại Houston, Texas, Hoa Kỳ Công ty hiện phục vụ khách hàng trên 33 quốc gia với 11 văn phòng toàn cầu, bao gồm các vị trí tại Hoa Kỳ, Canada, Đức, Trung Quốc, Việt Nam, Nhật Bản và Ấn Độ.
Chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ trong quản lý hoạt động kinh doanh, gồm hai nhóm giải pháp chính:
Giải pháp tích hợp để trao đổi dữ liệu (EDI - Exchange Data Integration) là một nền tảng quản lý B2B dựa trên đám mây, giúp doanh nghiệp kết nối và trao đổi dữ liệu hiệu quả với các đối tác thương mại Giải pháp này hỗ trợ nhiều lĩnh vực, bao gồm quản lý logistics (chủ yếu là 3PL và vận tải), quản lý chuỗi cung ứng, kết nối với các tổ chức tài chính, và thương mại điện tử.
Một số dịch vụ chính:
Dịch vụ tích hợp EDI với ERP
Xây dựng sẵn giải pháp EDI tích hợp với các hệ thống ERP: SAP Business One (SAP B1), SAP ECC, SAP Business by Design; Oracle; Microsoft (Dynamics 365, Dynamics
Dịch vụ giao tiếp B2B trên nền tảng đám mây
Chúng tôi cung cấp giải pháp kết nối hiệu quả giữa doanh nghiệp và các định chế tài chính, đối tác thương mại, giúp xây dựng kênh giao tiếp mong muốn mà không phụ thuộc vào các yếu tố như định dạng mô thức phổ biến, loại mã hóa thông thường, thời gian kết nối và định dạng bảo mật.
Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu B2B
Khi tích hợp dữ liệu với các định chế tài chính và đối tác thương mại, vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần giải quyết là mapping dữ liệu giữa các bên DiCentral cung cấp dịch vụ chuyển đổi dữ liệu tuân thủ các quy chuẩn EDI, đáp ứng mọi yêu cầu từ các bên liên quan, bao gồm phương pháp, ngôn ngữ và tiêu chuẩn khu vực.
Cung cấp bảng biểu và thông báo (phiên bản trên điện thoại)
Các báo cáo tổng hợp cung cấp thông tin cho phép người dùng cập nhật tình hình hiện tại của doanh nghiệp
Cập nhật hiện trạng theo Thời Gian Thực
• Theo dõi toàn cảnh các dự liệu đầu vào, đầu ra
• Cập nhật tình hình theo thời gian thực trên máy tính bảng, điện thoại thông minh
• Tra cứu thông tin theo thời gian thực
Thông Báo Chuỗi Cung Ứng theo Thời Gian Thực
• Đơn hàng mới: thông báo khi có đơn đặt hàng mới
• Đơn hàng sắp đến hạn giao: thông báo trước ngày phải gửi
• Đơn hàng nhà cung cấp đã quá hạn giao hàng
• Có khả năng thông báo bằng giọng nói Điểm nổi bật với đối tượng người dùng
• Kiểm soát dữ liệu từ bên ngoài và trong nội bộ
• Kiểm soát tình hình dữ liệu đầu ra, đầu vào hiệu quả
• Dễ dàng tra cứu lịch sử giao dịch Điểm nổi bật với người dùng cấp quản lý
• Nguồn báo cáo sẵn có và khả năng hiệu chỉnh báo cáo cũng như bảng biểu
• Đánh giá hiệu quả trong việc tương tác với các đối tác
• Tra cứu trạng thái các giao dịch giữa doanh nghiệp và các đối tác
• Dễ dàng tra cứu lịch sử các dữ liệu đã được trao đổi
Cung cấp giải pháp EDI cho quản lý Dropshipment
DropShipment, hay còn gọi là giao hàng trực tiếp, là một phương pháp bán lẻ mà doanh nghiệp không cần lưu kho sản phẩm Thay vào đó, doanh nghiệp mua hàng từ đối tác thương mại và yêu cầu giao hàng trực tiếp đến địa chỉ của khách hàng.
Chúng tôi thực hiện việc chuyển giao sản phẩm trực tiếp đến tay người tiêu dùng cuối cùng, đồng thời đảm bảo tuân thủ mọi thỏa thuận về mức độ dịch vụ (SLA) nghiêm ngặt với khách hàng.
• Tự động gửi yêu cầu mua hàng cho nhà cung cấp
• Cung cấp phiếu đóng gói theo nhãn hiệu của người bán lẻ theo mỗi đơn hàng
• Tích hợp dữ liệu DropShip với ERP/phần mềm kế toán và Logistics
• Nhận thông báo theo thời gian thực trên thiết bị di động
Giải pháp quản lý toàn diện nguồn lực của doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning)
DiCentral Việt Nam, đối tác hạng Vàng của Microsoft, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai các giải pháp ERP của Microsoft.
• Microsoft Dynamics AX: Là giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp thiết kế cho phân khúc các công ty lớn
• Microsoft Dynamics NAV: Là giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp thiết kế cho phân khúc các công ty vừa và nhỏ,
Microsoft Dynamics CRM là giải pháp quản lý quan hệ khách hàng tích hợp với AX và NAV, giúp doanh nghiệp thu hút, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại, khám phá cơ hội tiềm năng và tối ưu hóa quan hệ đối tác thương mại.
• Microsoft Dynamics 365: là giải pháp ERP hoạt động trên nền tảng đám mây, kế thừa
AX, NAV và CRM và tích hợp với các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft như Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook …), Power BI, Azure…
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của DiCentral Việt Nam
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
2.1.2 Giới thiệu khái quát về phòng ERP
Phòng ERP của DICentral Việt Nam thành lập năm 2012 với số lượng thành viên khoảng
40 người Trong thời gian qua, phòng ERP đã và đang thực hiện triển khai cho 16 công ty lớn, nhỏ
Biểu đồ 2.2: Tổng hợp các dự án ERP tại DiCentral Việt nam (2012-nay)
Tên công ty Loại hình kinh doanh
Số lượng người dùng chủ chốt
Máy điều hòa 5 400 35 1/2015 - hiện tại
10 Golden Farm Thức ăn chăn nuôi 1 15 4 6/2018 - 11/2018
11 FWD Tài chính – Bảo hiểm
16 Hữu Toàn Máy phát điện 2019
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Biểu đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức phòng ERP
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Quy trình triển khai ERP hiện hành
Biểu đồ 2.4: Quy trình triển khai ERP hiện thành tại DiCentral Việt Nam
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bước 1: Phân tích yêu cầu
Bước này gồm các công việc chính:
- Thu thập yêu cầu từ doanh nghiệp tiếp nhận triển khai
- Phát hành tài liệu yêu cầu chức năng (Functional Requirement Document -FRD)
Phân loại yêu cầu của khách hàng thành hai nhóm với chiến lược tương ứng là rất quan trọng Mặc dù hai nhóm này hoạt động độc lập, nhưng sự phối hợp chặt chẽ giữa chúng là cần thiết để đạt được hiệu quả tối ưu.
• Đối với nhóm yêu cầu đã chắc và rõ ràng: Áp dụng quy trình thác nước
- Thiết kế giải pháp, phát hành tài liệu thiết kế giải pháp (Solution Design Document – SDD)
• Đối với nhóm yêu cầu chưa chắc chắn, rõ ràng, khách hàng cần bản demo và liên tục cải tiến: Áp dụng mô hình linh hoạt
Chia thành các vòng lặp, mỗi vòng lặp thực hiện một yêu cầu:
- Đưa ra ý tưởng thiết kế giải pháp
- Thực hiện demo cho khách hàng (nếu được yêu cầu)
- Liên tục cảt tiến tiền thiết kế hiện tại cho đến khi đáp ứng được yêu cầu
- Hoàn thiện các tài liệu có liên quan
Bước 3: Giai đoạn kiểm thử toàn bộ hệ thống
• Thu thập toàn bộ các tài liệu có liên quan
• Thiết kế các trường hợp để kiểm thử
• Đánh giá mức độ sẵn sàng để phát hành sản phẩm
Bước 4: Giai đoạn triển khai Đào tạo, huấn luyện
• Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng
Chuẩn bị tài liệu 'UAT Scripts' là bước quan trọng trong giai đoạn kiểm thử, nhằm cung cấp những bài tập thực hành hỗ trợ người dùng Tài liệu này giúp người dùng đồng ý đưa hệ thống vào giai đoạn chạy thử (User Acceptance Testing).
• Chuẩn bị môi trường hệ thống để thực hiện đào tạo
• Tiến hành đào tạo người dùng
• Chuẩn bị môi trường hệ thống để thực hiện UAT
• Người dùng sử dụng tài liệu được cung cấp và tiến hành kiểm thử hệ thống Pilot (chạy thử)
• Điều chỉnh các vấn đề phát sinh tại UAT (nếu có)
• Sau khi được sự đồng ý từ phía người dùng, thực hiện chuẩn bị môi trường đề tiến hành chạy thử
• Điều chỉnh các vấn đề phát sinh tại giai đoạn chạy thử (nếu có)
• Sau khi được sự đồng ý từ phía người dùng, thực hiện chuẩn bị môi trường đề tiến hành chạy thật
• Chuyên viên tư vấn hỗ trợ sau go-live
Bước 5: Bảo trì, bảo hành
Phân tích thực trạng triển khai ERP tại công ty
Theo thống kê, chỉ có hơn 40% dự án được hoàn thành đúng tiến độ, trong khi phần lớn còn lại đã hoàn thành nhưng trễ hạn hoặc vẫn chưa hoàn thành Nguyên nhân chủ yếu là do doanh nghiệp muốn thay đổi yêu cầu ban đầu (chiếm 67%), bên cạnh đó còn có việc thay đổi số dư đầu kỳ, yêu cầu go-live lại, và tồn đọng yêu cầu chưa triển khai Nhiều dự án cũng không đáp ứng được nhu cầu thực tế của người dùng, dẫn đến việc mở rộng thời gian thực hiện và tăng ngân sách cho dự án.
Biểu đồ 2.5: Hiện trạng về thời gian triển khai
Biểu đồ 2.6: Nguyên nhân kéo dài thời gian triển khai
18.75% trễ so với kế hoạch, chưa đóng dự án trễ so với kế hoạch, đã đóng dự án đúng tiến độ, đã đóng dự án đang thực hiện
Thay đổi yêu cầu ban đầu
Muốn thay đổi số dư đầu kỳ
Muốn go-live lạiCòn những yêu cầu trong phạm vi …
2.3.1.1 Thuận lợi Đối với công tác đào tạo cho chuyên viên tư vấn triển khai
Thứ nhất, công ty hiện tại là đối tác hạng Vàng của Microsoft về các giải pháp Microsoft
Tất cả nhân viên tư vấn đều được hưởng lợi từ nguồn tài liệu phong phú và toàn diện của Microsoft, được công ty cập nhật định kỳ hàng năm.
Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc học tập và nghiên cứu thực tế, đồng thời gắn liền với công việc hàng ngày Ngoài ra, công ty cũng chú trọng đến việc khuyến khích nhân viên nâng cao khả năng tiếng Anh của mình.
Trong công việc hàng ngày, nhân viên thường xuyên tiếp xúc với tiếng Anh qua tài liệu và giao diện phần mềm Ngoài ra, các dự án có yếu tố nước ngoài cũng yêu cầu tất cả nhân viên phải có khả năng đọc và hiểu, cũng như giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh.
Hiện tại, hằng năm, công ty:
• Mở lớp dạy tiếng Anh giao tiếp (do nhân viên công ty đứng lớp), nhân viên nào muốn tham dự có thể đăng ký
• Công ty tổ chức kỳ thi TOEIC nội bộ Đối với công tác đào tạo cho người dùng
Hầu hết các đội dự án đều tuân thủ nhiệm vụ đào tạo người dùng qua hai giai đoạn chính Giai đoạn tiền dự án là bước đầu tiên, nơi người dùng tại đơn vị tiếp nhận được đào tạo trước khi triển khai Để dự án khởi động thành công, ban lãnh đạo công ty phải có cái nhìn đúng đắn về ERP và phần mềm sắp triển khai, đồng thời chuẩn bị các nguồn lực cần thiết, đặc biệt là tài chính và nhân sự.
Để nâng cao hiệu suất công việc, doanh nghiệp cần tuyên truyền rõ ràng về dự án sắp tới, điều này có thể yêu cầu thay đổi quy trình Sự phối hợp chặt chẽ và ăn ý giữa các thành viên trong đội dự án là rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.
Việc đào tạo, huấn luyện là một bước rất quan trọng trong giai đoạn triển khai (Deployment), bao gồm:
• Chuyên viên tư vấn triển khai chuẩn bị các tài liệu liên quan (tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu các nghiệp vụ cơ bản thường gặp, …)
• Chuyên viên tư vấn triển khai thực hiện đào tạo
Công ty chưa có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng đối tượng và liên tục cập nhật
Hiện nay, hầu hết các trường đại học và cao đẳng tại Việt Nam chưa có chương trình đào tạo chuyên sâu về Quản lý nguồn lực doanh nghiệp Ngành học gần nhất với công việc tư vấn triển khai ERP là "Hệ thống thông tin kinh doanh", với định hướng nghề nghiệp cho sinh viên sau khi tốt nghiệp là trở thành chuyên viên phân tích nghiệp vụ kinh doanh.
Mãi đến năm 2018, trường đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã đưa chuyên ngành
“Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” vào giảng dạy – chuyên ngành này trực thuộc Khoa công nghệ thông tin kinh doanh
Nguồn nhân lực cho nghề tư vấn triển khai ERP đang rất khan hiếm Những người mới ra trường hoặc đã đi làm nhưng thiếu kinh nghiệm về ERP cần được đào tạo ban đầu để có thể trở thành chuyên viên tư vấn triển khai thực thụ.
Tại DiCentral, công tác đào tạo chuyên viên tư vấn triển khai được thực hiện thông qua hình thức người đi trước hướng dẫn người đi sau, điều này đòi hỏi các nhân viên phải có khả năng tự học, nghiên cứu và tính tự giác cao.
Nhóm thực tập sinh và trợ lý tư vấn sẽ nhận được sự hướng dẫn từ người có kinh nghiệm, với kế hoạch đào tạo ban đầu kéo dài từ 3 đến 6 tháng, tùy thuộc vào từng trường hợp Ngoài ra, quá trình học tập sẽ được xem xét và đánh giá định kỳ để đảm bảo sự phát triển và tiến bộ của từng cá nhân.
• Nhóm nhân viên tư vấn, nhân viên tư cấp cao: thường sẽ hướng dẫn cho thực tập sinh, trợ lý, tự trao đổi kinh nghiệm học hỏi lẫn nhau
Phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp tích hợp nhiều phân hệ quan trọng như quản lý tài chính, chuỗi cung ứng, logistics, kho hàng, nhân sự, sản xuất, quản lý dự án và dịch vụ Sự liên kết hữu cơ giữa các phân hệ này yêu cầu một giải pháp toàn diện để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Chuyên viên tư vấn chức năng:
Để thành công trong công việc, cần có kiến thức vững về các lĩnh vực liên quan, đặc biệt là quy trình và nghiệp vụ riêng biệt của từng phân hệ Hơn nữa, việc hiểu rõ mối liên hệ giữa các phân hệ này cũng rất quan trọng.
• Hiểu biết rõ về quy trình kinh doanh, các chức năng của phần mềm ERP mà mình đang triển khai
• Có hiểu biết về “hệ sinh thái” hỗ trợ phần mềm ERP mà mình đang triển khai
• Có kiến thức cơ bản về quản trị cơ sở dữ liệu và có thể vận dụng linh hoạt khi thiết kế giải pháp
Hiện nay, hầu hết nhân viên tư vấn chức năng có chuyên môn về kinh tế, đặc biệt là lĩnh vực Tài chính – Kế toán, chiếm tới 65% Kiến thức về quản lý tài chính-kế toán được coi là nền tảng thiết yếu đối với mỗi chuyên viên tư vấn chức năng.
Chuyên viên tư vấn kỹ thuật:
• Có kiến thức về ngôn ngữ lập trình quản lý cơ sở dữ liệu
• Hiểu rõ về quy trình, các chức năng, ngôn ngữ lập trình, công cụ hỗ trợ đặc thù của từng phần mềm mà mình đang triển khai
• Có hiểu biết về “hệ sinh thái” hỗ trợ phần mềm ERP mà mình đang triển khai
• Có hiểu biết cơ bản về một số nghiệp vụ kinh doanh để linh hoạt khi thiết kế giải pháp
Hiện tại 100% các chuyên viên tư vấn kỹ thuật có chuyên môn về Công nghệ thông tin
Chuyên viên quản lý hệ thống:
Có kiến thức về hệ thống, quản lý máy chủ, đường truyền
Hiện nay, 100% chuyên viên quản trị hệ thống đều có chuyên môn về Công nghệ thông tin Đối với nhân viên mới, người hướng dẫn thường lập kế hoạch đào tạo kéo dài từ 3-6 tháng, nhưng kế hoạch này thường mang tính chủ quan và thiếu đồng bộ Nếu thiếu nhân sự, người hướng dẫn có thể phải tập trung vào các công việc quan trọng khác, dẫn đến chất lượng đào tạo bị giảm Đối với những nhân viên đã có kiến thức nền, họ chủ yếu tự tìm hiểu và học hỏi từ tài liệu hoặc từ đồng nghiệp, trong khi công ty hiện không có kế hoạch đào tạo nào để nâng cao nghiệp vụ cho nhóm này.
Công việc tư vấn triển khai ERP yêu cầu nhiều kỹ năng quan trọng như lập kế hoạch, tổ chức, giao tiếp hiệu quả, thuyết phục, làm việc nhóm, lắng nghe và phân tích nghiệp vụ kinh doanh.