Đề tài nghiên cứu sẽ dựa trên việc đánh giá các nhân tố trọng yếu ảnh hưởng đến thành công và mối liên hệ giữa chúng để phân tích hiện trạng triển khai tại công ty nhằm đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thành công khi triển khai ERP tại công ty TNHH DiCentral Việt Nam.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA LUẬN VĂN
Lý thuyết cơ bản về ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) là khái niệm liên quan đến việc tích hợp quy trình kinh doanh, bao gồm nhiều phân hệ chức năng được thiết lập và tùy chỉnh theo mục đích của doanh nghiệp (Kumar & Hillegersberg, 2000, trang 22-26).
1.1.2 Quá trình hình thành ERP
Những năm 1960 đánh dấu sự ra đời của các hệ thống máy tính doanh nghiệp đầu tiên, với vai trò quan trọng trong việc quản lý kiểm kê hàng tồn kho Các hệ thống này chủ yếu được phát triển bằng các ngôn ngữ lập trình như COBOL và ALGOL, tạo nền tảng cho sự tiến bộ của công nghệ thông tin trong lĩnh vực doanh nghiệp.
Trong thập niên 1960, yếu tố cạnh tranh chủ yếu là chi phí, từ đó hình thành chiến lược sản xuất tập trung vào lợi thế kinh tế theo quy mô, nhằm giảm thiểu chi phí thông qua sản xuất số lượng lớn.
Sự phát triển của hệ thống tính toán điểm đặt hàng tối ưu (Reorder Point) đã đáp ứng nhu cầu lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất cơ bản MRP, tiền thân và nền tảng của MRP II và ERP, được hình thành vào cuối những năm 1960 qua sự hợp tác giữa JI Case và IBM MRP (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) là một hệ thống dựa trên định mức nguyên vật liệu sản xuất (Bill of Materials - BOM), lượng hàng tồn kho và lịch trình sản xuất để xác định nhu cầu nguyên vật liệu Hệ thống này còn yêu cầu hủy bỏ các đơn mua hàng không phù hợp và đề xuất tối ưu hóa việc mua hàng dựa trên thời gian nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và thời điểm thực hiện lệnh sản xuất.
Cuối những năm 1970, tiếp thị trở thành động lực cạnh tranh chính, thúc đẩy việc áp dụng các chiến lược thị trường mục tiêu Hệ thống MRP đáp ứng tốt yêu cầu này nhờ vào việc tích hợp giữa dự báo, lập kế hoạch tổng thể, mua sắm và kiểm soát sản xuất.
Giữa những năm 1970, các công ty phần mềm lớn đã ra đời, trong đó có SAP được thành lập năm 1972 tại Mannheim, Đức, với mục tiêu phát triển phần mềm tiêu chuẩn cho giải pháp kinh doanh tích hợp Năm 1977, Larry Ellison thành lập Oracle, công ty đã giới thiệu hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ SQL đầu tiên vào năm 1979 Đến đầu những năm 1980, hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II) được áp dụng, tập trung vào việc quản lý chi phí vận hành sản xuất dựa trên nền tảng MRP.
Thuật ngữ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được đặt ra vào đầu những năm
Vào năm 1990, Tập đoàn Gartner đã đưa ra một định nghĩa về ERP, trong đó bao gồm các tiêu chí quan trọng để đánh giá khả năng tích hợp giữa các phân hệ chức năng khác nhau của phần mềm.
Ngày nay, ERP đã trở thành phần mềm quản lý tổng thể cho doanh nghiệp, tích hợp các phân hệ tương ứng với quy trình kinh doanh như quản lý tài chính, mua hàng, bán hàng, marketing, quản lý kho, sản xuất, quản lý dự án, quản lý nguồn nhân lực và quản lý dịch vụ Các phân hệ này hoạt động hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên một hệ thống quản lý hiệu quả.
1.1.3 Đặc điểm và lợi ich của ERP
Theo Zeng et al (2003), một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:
Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai
Tính toàn diện là đặc trưng nổi bật của ERP, khác biệt so với các phần mềm quản lý rời rạc ERP bao gồm nhiều phân hệ chức năng riêng biệt, có khả năng hoạt động độc lập nhưng vẫn kết nối chặt chẽ để tự động chia sẻ thông tin Điều này đảm bảo tính nhất quán trong dữ liệu, giảm thiểu việc cập nhật thông tin ở nhiều nơi và cho phép thiết lập quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban hiệu quả hơn.
Hệ thống ERP không chỉ kết nối các chức năng và bộ phận bên trong doanh nghiệp mà còn thiết lập mối liên kết với các đối tác bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng và ngân hàng, nhằm trao đổi dữ liệu một cách hiệu quả khi cần thiết.
Theo Poston và Grabski (2001), việc áp dụng hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích, bao gồm cải thiện quá trình ra quyết định, cung cấp dữ liệu kịp thời và chính xác hơn, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và khả năng linh hoạt trước những thay đổi liên tục của môi trường.
Theo Shang và Seddon (2002), lợi ích của ERP gồm 5 nhóm:
• Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng
Hệ thống ERP mang lại lợi ích quản trị bằng cách xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung, cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu hiệu quả và cho phép trích xuất nhiều loại báo cáo khác nhau, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản trị một cách dễ dàng hơn.
• Lợi ích chiến lược: tạo ra lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng công nghệ nhằm tăng năng suất, giảm chi phí và nâng cao khả năng tiếp cận với các ứng dụng khác.
• Lợi ích doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc từ đó tăng năng suất lao động, giảm thiểu chi phí quản lý
Báo cáo ERP năm 2018 của Panorama Consulting Solutions chỉ ra rằng 16 lợi ích nổi bật mà doanh nghiệp nhận được sau khi triển khai ERP Đặc biệt, 80% doanh nghiệp cho biết thông tin luôn sẵn có và được cập nhật liên tục sau khi áp dụng hệ thống ERP.
Ngoài ra, bài viết còn đề cập đến những lợi ích khác như việc nâng cao độ tin cậy của dữ liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban trong việc tương tác và phối hợp hiệu quả hơn.
Biểu đồ 1.1: Thống kê về những lợi ích khi triển khai ERP (2018)
Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018
1.1.4 Tình hình ứng dụng và triển khai ERP
Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công khi triển khai dự án ERP
1.2.1 Khái niệm về ERP CSF
Khái niệm về các yếu tố thành công then chốt (CSF) lần đầu tiên xuất hiện trong tài liệu hệ thống thông tin qua nghiên cứu của Rockart vào năm 1979 CSF được định nghĩa là những lĩnh vực hạn chế mà nếu được thỏa mãn, sẽ đảm bảo cho sự thành công trong hoạt động cạnh tranh của tổ chức Có một số lĩnh vực quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng để đảm bảo sự phát triển bền vững.
CSF (Critical Success Factor) là những nhân tố quan trọng quyết định đến sự thành công của một tổ chức Trong bối cảnh triển khai ERP, CSF đề cập đến các yếu tố cần thiết có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện thành công hệ thống ERP Việc xác định và quản lý các CSF này là chìa khóa để đạt được kết quả mong muốn trong quá trình áp dụng ERP.
1.2.2 Tổng quan về các nghiên cứu trước đây
Trong nghiên cứu triển khai ERP, ba chỉ số quan trọng được các nhà nghiên cứu chú trọng là Yếu tố thành công trọng yếu (CSF), Yếu tố thất bại trọng yếu (CFF) và Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) (Pairat & Jungthirapanich, 2005) Bài viết này sẽ tập trung vào các CSF, với việc tóm tắt một số nghiên cứu tiêu biểu, bao gồm 2 nghiên cứu tại Việt Nam và 8 nghiên cứu quốc tế.
1.2.2.1 Các nghiên cứu tại Việt Nam
Bảng 1.2 Tổng hợp các nghiên cứu tại Việt Nam
Tác giả Năm phát hành
2015 Tập trung nghiên cứu về các CSF, đối tượng nghiên cứu là các doanh nghiệp lớn trên địa bàn TP.HCM Ngụy Thị
2013 Các nhận tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP ở
Việt Nam có thứ tự ưu tiên như sau: Đặc điểm đội dự án là yếu tố quan trọng nhất, tiếp theo là sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo, sau đó là các đặc điểm của hệ thống ERP Chất lượng tư vấn cũng đóng vai trò then chốt, tiếp theo là đặc điểm người dùng và cuối cùng là đặc điểm doanh nghiệp.
Nhiều nghiên cứu đã xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai ERP trong các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực cụ thể, chủ yếu tập trung vào kế toán, kế toán quản trị và hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa xem xét mối tương tác giữa các yếu tố này.
1.2.2.2 Các nghiên cứu trên thế giới
Bảng 1.3: Tổng hợp các nghiên cứu trên thế giới
Tác giả Năm phát hành
Nghiên cứu của Rockart vào năm 1979 đã xác định các yếu tố thành công quan trọng (CSF) như là những nhân tố giới hạn mà khi được thỏa mãn, sẽ đảm bảo sự thành công trong hoạt động cạnh tranh của một tổ chức.
Nghiên cứu năm 2001 đã tổng hợp các tình huống thực tế từ 86 tổ chức, cung cấp cái nhìn sâu sắc về ảnh hưởng của các yếu tố thành công quan trọng (CSF) trong các giai đoạn triển khai dự án ERP.
Năm 2013, bài viết tổng hợp chi tiết các yếu tố thành công chính (CSF) từ các nghiên cứu trước đó, cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về những CSF ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ERP trên toàn cầu, bao gồm cả các nước phát triển và các nước đang phát triển.
Năm 2013, phương pháp phân tích tham chiếu chéo (CRAM) đã được áp dụng để xác định mối quan hệ giữa các yếu tố thành công quan trọng (CSF) của hệ thống ERP Một cuộc khảo sát đã được thực hiện tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vương quốc Anh, trong đó người tham gia được yêu cầu đánh giá các mối quan hệ giữa các CSF bằng điểm số từ 0 đến 5, nhằm xác định các CSF có ảnh hưởng nhất.
Ashja và các cộng sự
Sự hỗ trợ của quản lý cấp cao được xác định là yếu tố thành công quan trọng nhất trong việc triển khai các hệ thống thông tin quy mô lớn vào năm 2015.
Lee và Kim 2016 Nghiên cứu ác động của các CSF đến sự thành công của việc triển khai một hệ thống ERP trong các ngành khác nhau Ravasan và
2016 Nghiên cứu các yếu tố thất bại khi triển khai ERP ở các giai đoạn trong vòng đời dự án
2017 Đưa ra mô hình cấu trúc 2 giai đoạn để đánh giá các ERP CSF
Sau khi nghiên cứu của Rockart, nhiều nghiên cứu thực nghiệm và phi thực nghiệm đã được thực hiện để xác định các yếu tố thành công quan trọng (CSF) của ERP Holland và Light (1999) đã tiến hành phân tích 8 công ty và từ đó phát triển một mô hình CSF, xem xét các yếu tố quyết định đến sự thành công của hệ thống ERP.
Các yếu tố chiến lược quan trọng trong triển khai ERP bao gồm độ phức tạp của hệ thống IT hiện tại, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, chiến lược triển khai ERP hiệu quả, sự hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo và kế hoạch dự án chi tiết.
Các yếu tố chiến thuật quan trọng bao gồm sự tham gia của người dùng, năng lực đội dự án, sự chấp thuận của người dùng, cấu hình hệ thống, giám sát và phản hồi, truyền tải thông điệp, và xử lý sự cố Những yếu tố này đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả và thành công của dự án.
Nghiên cứu của Somers và Nelson (2001) đã khảo sát 110 trường hợp triển khai ERP và xác định 22 yếu tố thành công (CSF) Kết quả cho thấy các yếu tố này ảnh hưởng đến mức độ thành công của việc triển khai ERP khác nhau.
Nah và cộng sự (2001) đã phân tích mười bài báo trong lĩnh vực hệ thống thông tin và xác định 11 yếu tố thành công quan trọng (CSF) Tiếp theo, vào năm 2003, họ đã phát triển một mô hình cải tiến bằng cách xem xét nhận thức của các trưởng bộ phận thông tin về các yếu tố thành công của hệ thống ERP.
Xây dựng khung phân tích
Bài viết này trình bày các lý thuyết cơ bản về mô hình cấu trúc diễn giải (ISM), mô hình phân tích nhân tố khám phá (EFA) và mô hình hồi quy tuyến tính bội, những công cụ quan trọng mà tác giả sẽ áp dụng trong nghiên cứu.
1.3.1.1 Mô hình cấu trúc diễn giải (ISM) kết hợp phân tích MICMAC Để đưa ra quyết định đúng đắn khi giải quyết các vấn đề phức tạp đòi hỏi người ra quyết định phải nhận diện và hiểu vấn đề một cách có hệ thống Nhiều phương pháp đã được đề xuất để phân tích mối quan hệ và chiều hướng tương tác giữa các thành phần của một vấn đề nhằm hệ thống hóa chúng từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định
Mô hình ISM, được phát triển bởi Warfield vào năm 1974, giúp hiểu và phân tích các hệ thống phức tạp ISM là phương pháp hỗ trợ nhằm nắm bắt các mối quan hệ cơ bản giữa các yếu tố trong hệ thống Nền tảng toán học của ISM dựa trên lý thuyết đồ thị, ra quyết định nhóm, toán rời rạc và khoa học xã hội.
ISM là một phương pháp mô hình hóa hệ thống, trong đó các nút đại diện cho các biến và các liên kết thể hiện mối quan hệ giữa chúng Kết quả của ISM là một biểu đồ có hướng, cho thấy mối quan hệ theo ngữ cảnh giữa các biến, giúp chuyển đổi các mô hình tâm trí không có cấu trúc thành một cấu trúc trực quan và dễ hiểu Phương pháp này thường được sử dụng để mô hình hóa các mối quan hệ nhân quả Ví dụ, Lin và Yeh (2013) mô tả các mối liên hệ giữa các biến là “dẫn dắt đến”, Sushil (2012) định nghĩa các liên kết theo nghĩa “sẽ giúp đạt được”, và Chang et al (2012) đã trực tiếp mô hình hóa các mối quan hệ nhân quả thông qua ISM.
Thuật ngữ “structural” - cấu trúc, bên cạnh “interpretive” - diễn giải, đề cập đến kết quả của phương thức ISM, cung cấp một mô hình có hướng thể hiện mối quan hệ giữa các biến.
Phương pháp ISM bao gồm các bước chính sau đây: đầu tiên, tất cả các biến ảnh hưởng đến hệ thống cần được liệt kê Những biến này có thể khác nhau tùy thuộc vào từng hệ thống cụ thể đang được xem xét (Faisal et al., 2006).
1 Kế đó, các mối quan hệ giữa các biến hệ thống được xác định
2 Một ma trận cấu trúc tự tương tác (SSIM) được thiết lập SSIM đại diện cho mối quan hệ giữa mỗi cặp biến
3 Dựa trên ma trận SSIM, ma trận khả năng tiếp cận được tính toán bằng tính chất bắc cầu
4 Sau đó, ma trận khả năng tiếp cận được chia thành các cấp độ khác nhau
5 Xây dựng mô hình cấu trúc
(*) Phân tích MICMAC được sử dụng khi phân tích mối quan hệ giữa các nhân tố nhằm phân loại các nhân tố dựa trên:
• Khả năng gây ảnh hưởng đến nhân tố khác (DR – Driving Power)
• Mức độ bị ảnh hưởng bởi các nhận tố khác (DE – Dependence Power)
Phân tích MICMAC (Aloini et al., 2012) dùng để phân chia các nhân tố thành bốn nhóm sau:
• Nhóm tự cô lập: (DR) yếu, (DE) yếu – Những nhân tố nằm trong nhóm này thường không có mối liên hệ nào đến các nhân tố khác
• Nhóm phụ thuộc: (DR) yếu, (DE) mạnh – Những yếu tố này thường chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố khác và không hoặc ít gây ảnh hưởng ngược lại
Nhóm liên kết mạnh (DR) và (DE) thường không ổn định, mặc dù chúng có sức ảnh hưởng lớn đến các nhân tố khác Tuy nhiên, những nhân tố này cũng dễ bị tác động ngược lại, tạo ra sự biến động trong mối quan hệ của chúng.
Nhóm độc lập bao gồm các nhân tố (DR) mạnh và (DE) yếu, có sức ảnh hưởng lớn đến các nhân tố khác nhưng ít bị tác động ngược lại Những nhân tố này thường được coi là quan trọng nhất do tính ổn định của chúng, ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác, trong khi vẫn tạo ra tác động mạnh mẽ đến các nhân tố còn lại.
1.3.1.2 Phương pháp phân tích nhân tố khám phá (EFA)
Phân tích nhân tố khám phá (EFA) là một phương pháp định lượng giúp rút gọn các biến đo lường phụ thuộc lẫn nhau thành một tập hợp các nhân tố ít hơn, mang lại ý nghĩa rõ ràng hơn trong khi vẫn giữ lại hầu hết thông tin từ tập biến ban đầu (Hair et al 2009).
Hai mục tiêu chính của EFA là xác định số lượng các nhân tố ảnh hưởng đến một tập hợp các biến đo lường và cường độ mối quan hệ giữa từng nhân tố với từng biến đo lường.
1.3.2 Khung phân tích đề xuất
1.3.2.1 Bước 1: Xác định danh sách các ERP CSF
Tác giả sẽ kế thừa kết quả từ các nghiên cứu trước để xác định các yếu tố thành công quan trọng (CSF) của ERP Nhiều nghiên cứu đã thực hiện phân loại, đánh giá và phân tích các CSF này Sau khi xem xét tài liệu, tác giả áp dụng kết quả nghiên cứu từ Shaul và Tauber.
Năm 2013, một nghiên cứu toàn diện đã được thực hiện nhằm xác định danh sách các yếu tố thành công quan trọng (CSF) của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) từ các công ty trên toàn thế giới, bao gồm cả các nước phát triển và đang phát triển Kết quả nghiên cứu chỉ ra 16 ERP CSF cùng với các yếu tố thành phần liên quan, sẽ được đề cập chi tiết ở Bước 7.
Bảng 1.4: Các ERP CSF thừa kế từ nghiên cứu của Shaul & Tauber
ERP CSF Mô tả ngắn gọn
Chiến lược triển khai dự án F1 bao gồm việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực như con người, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, công nghệ, chi phí và thời gian Để đạt được thành công, sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao là yếu tố quan trọng, giúp đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hợp lý và các mục tiêu dự án được thực hiện hiệu quả.
Sự sẵn sàng hỗ trợ từ quản lý cấp cao (về tài chính, về công nghệ, ý kiến chỉ đạo, tầm nhìn kinh doanh)
F3: Đặc điểm của hệ thống
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt, khả năng tích hợp, uy tín, tính thân thiện, …
F4: Bảo trì phần mềm đòi hỏi các công cụ, kỹ năng và kỹ thuật xử lý sự cố phù hợp để kiểm tra và ngăn chặn những sự cố tiềm ẩn F5: Quản lý dữ liệu là khả năng quản lý hiệu quả cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Quản lý dự án hiệu quả bao gồm việc kiểm soát sự thay đổi, chuyển giao kiến thức, và giải quyết mâu thuẫn xung đột Cần thiết lập kế hoạch dự án rõ ràng và cập nhật kế hoạch khi cần thiết Bên cạnh đó, quản lý kỳ vọng, rủi ro và chi phí cũng là những yếu tố quan trọng trong quá trình này.
F7: Theo dõi dự án Quản lý chất lượng toàn diện (liên phòng ban, chuyên nghiệp, các cột mốc có thời han thực tế và có khả năng đạt được)
F8: Nhà cung cấp ERP Lựa chọn nhà cung cấp ERP (đặc điểm, các đối tác thương mại, sự hỗ trợ, …) F9: Quản lý những “thay đổi”
Khả năng quản lý thay đổi phát sinh do triển khai ERP
F10: Kinh nghiệm tổ chức Có kinh nghiệm tổ chức dựa trên những nguồn lực sẵn có
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI CÁC DỰ ÁN ERP Ở CÔNG TY TNHH DICENTRAL VIỆT NAM
Giới thiệu về đơn vị
2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty
CÔNG TY TRÁCH NGHIỆM HỮU HẠN DICENTRAL VIỆT NAM
• Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
• Địa chỉ: 139 Pasteur, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
• Ngày cấp giấy phép hoạt động: 04/01/2006
DICentral Việt Nam là một phần của tập đoàn DICentral, nhà cung cấp dịch vụ quản lý B2B hàng đầu thế giới, được thành lập vào năm 2000 với trụ sở chính tại Houston, Texas, Hoa Kỳ Công ty hiện đang phục vụ khách hàng ở 33 quốc gia thông qua 11 văn phòng toàn cầu, bao gồm các địa điểm tại Hoa Kỳ, Canada, Đức, Trung Quốc, Việt Nam, Nhật Bản và Ấn Độ.
Chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ trong quản lý hoạt động kinh doanh, gồm hai nhóm giải pháp chính:
Giải pháp tích hợp để trao đổi dữ liệu (EDI - Exchange Data Integration) là một hệ thống quản lý B2B dựa trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp kết nối và trao đổi dữ liệu với các đối tác thương mại Giải pháp này hỗ trợ nhiều lĩnh vực, bao gồm quản lý logistics (chủ yếu là 3PL và vận tải), quản lý chuỗi cung ứng, kết nối với các tổ chức tài chính, và thương mại điện tử.
Một số dịch vụ chính:
Dịch vụ tích hợp EDI với ERP
Xây dựng sẵn giải pháp EDI tích hợp với các hệ thống ERP: SAP Business One (SAP B1), SAP ECC, SAP Business by Design; Oracle; Microsoft (Dynamics 365, Dynamics
Dịch vụ giao tiếp B2B trên nền tảng đám mây
Chúng tôi cung cấp giải pháp kết nối hiệu quả giữa doanh nghiệp và các định chế tài chính, đối tác thương mại, giúp xây dựng kênh giao tiếp mong muốn mà không phụ thuộc vào các yếu tố như định dạng mô thức phổ biến, loại mã hóa thông thường, thời gian kết nối và định dạng bảo mật.
Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu B2B
Khi tích hợp dữ liệu với các định chế tài chính và đối tác thương mại, việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần giải quyết là mapping dữ liệu giữa các bên DiCentral cung cấp dịch vụ chuyển đổi dữ liệu theo quy chuẩn EDI, đáp ứng mọi yêu cầu từ các bên liên quan, bao gồm phương pháp, ngôn ngữ và tiêu chuẩn khu vực.
Cung cấp bảng biểu và thông báo (phiên bản trên điện thoại)
Các báo cáo tổng hợp cung cấp thông tin cho phép người dùng cập nhật tình hình hiện tại của doanh nghiệp
Cập nhật hiện trạng theo Thời Gian Thực
• Theo dõi toàn cảnh các dự liệu đầu vào, đầu ra
• Cập nhật tình hình theo thời gian thực trên máy tính bảng, điện thoại thông minh
• Tra cứu thông tin theo thời gian thực
Thông Báo Chuỗi Cung Ứng theo Thời Gian Thực
• Đơn hàng mới: thông báo khi có đơn đặt hàng mới
• Đơn hàng sắp đến hạn giao: thông báo trước ngày phải gửi
• Đơn hàng nhà cung cấp đã quá hạn giao hàng
• Có khả năng thông báo bằng giọng nói Điểm nổi bật với đối tượng người dùng
• Kiểm soát dữ liệu từ bên ngoài và trong nội bộ
• Kiểm soát tình hình dữ liệu đầu ra, đầu vào hiệu quả
• Dễ dàng tra cứu lịch sử giao dịch Điểm nổi bật với người dùng cấp quản lý
• Nguồn báo cáo sẵn có và khả năng hiệu chỉnh báo cáo cũng như bảng biểu
• Đánh giá hiệu quả trong việc tương tác với các đối tác
• Tra cứu trạng thái các giao dịch giữa doanh nghiệp và các đối tác
• Dễ dàng tra cứu lịch sử các dữ liệu đã được trao đổi
Cung cấp giải pháp EDI cho quản lý Dropshipment
DropShipment, hay còn gọi là giao hàng trực tiếp, là một phương pháp bán lẻ cho phép doanh nghiệp không cần lưu kho sản phẩm Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ mua hàng từ đối tác thương mại và yêu cầu giao hàng trực tiếp đến địa chỉ của khách hàng Phương thức này giúp tiết kiệm chi phí lưu kho và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
Chúng tôi thực hiện chuyển giao sản phẩm trực tiếp đến tay người tiêu dùng cuối cùng, đồng thời đảm bảo tuân thủ mọi thỏa thuận về mức độ dịch vụ (SLA) nghiêm ngặt với khách hàng.
• Tự động gửi yêu cầu mua hàng cho nhà cung cấp
• Cung cấp phiếu đóng gói theo nhãn hiệu của người bán lẻ theo mỗi đơn hàng
• Tích hợp dữ liệu DropShip với ERP/phần mềm kế toán và Logistics
• Nhận thông báo theo thời gian thực trên thiết bị di động
Giải pháp quản lý toàn diện nguồn lực của doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning)
DiCentral Việt Nam, đối tác hạng Vàng của Microsoft, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai các giải pháp ERP của Microsoft.
• Microsoft Dynamics AX: Là giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp thiết kế cho phân khúc các công ty lớn
• Microsoft Dynamics NAV: Là giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp thiết kế cho phân khúc các công ty vừa và nhỏ,
Microsoft Dynamics CRM là giải pháp quản lý quan hệ khách hàng tích hợp với AX và NAV, giúp doanh nghiệp thu hút, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại, khai thác cơ hội tiềm năng và hợp tác với các đối tác thương mại.
• Microsoft Dynamics 365: là giải pháp ERP hoạt động trên nền tảng đám mây, kế thừa
AX, NAV và CRM và tích hợp với các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft như Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook …), Power BI, Azure…
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của DiCentral Việt Nam
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
2.1.2 Giới thiệu khái quát về phòng ERP
Phòng ERP của DICentral Việt Nam thành lập năm 2012 với số lượng thành viên khoảng
40 người Trong thời gian qua, phòng ERP đã và đang thực hiện triển khai cho 16 công ty lớn, nhỏ
Biểu đồ 2.2: Tổng hợp các dự án ERP tại DiCentral Việt nam (2012-nay)
Tên công ty Loại hình kinh doanh
Số lượng người dùng chủ chốt
Máy điều hòa 5 400 35 1/2015 - hiện tại
10 Golden Farm Thức ăn chăn nuôi 1 15 4 6/2018 - 11/2018
11 FWD Tài chính – Bảo hiểm
16 Hữu Toàn Máy phát điện 2019
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Biểu đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức phòng ERP
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Quy trình triển khai ERP hiện hành
Biểu đồ 2.4: Quy trình triển khai ERP hiện thành tại DiCentral Việt Nam
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bước 1: Phân tích yêu cầu
Bước này gồm các công việc chính:
- Thu thập yêu cầu từ doanh nghiệp tiếp nhận triển khai
- Phát hành tài liệu yêu cầu chức năng (Functional Requirement Document -FRD)
Phân loại yêu cầu của khách hàng thành hai nhóm và xây dựng chiến lược phù hợp cho từng nhóm Mặc dù hai nhóm này hoạt động độc lập, nhưng sự phối hợp chặt chẽ giữa chúng là rất cần thiết để đạt được hiệu quả cao nhất.
• Đối với nhóm yêu cầu đã chắc và rõ ràng: Áp dụng quy trình thác nước
- Thiết kế giải pháp, phát hành tài liệu thiết kế giải pháp (Solution Design Document – SDD)
• Đối với nhóm yêu cầu chưa chắc chắn, rõ ràng, khách hàng cần bản demo và liên tục cải tiến: Áp dụng mô hình linh hoạt
Chia thành các vòng lặp, mỗi vòng lặp thực hiện một yêu cầu:
- Đưa ra ý tưởng thiết kế giải pháp
- Thực hiện demo cho khách hàng (nếu được yêu cầu)
- Liên tục cảt tiến tiền thiết kế hiện tại cho đến khi đáp ứng được yêu cầu
- Hoàn thiện các tài liệu có liên quan
Bước 3: Giai đoạn kiểm thử toàn bộ hệ thống
• Thu thập toàn bộ các tài liệu có liên quan
• Thiết kế các trường hợp để kiểm thử
• Đánh giá mức độ sẵn sàng để phát hành sản phẩm
Bước 4: Giai đoạn triển khai Đào tạo, huấn luyện
• Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng
Chuẩn bị tài liệu 'UAT Scripts' là bước quan trọng trong quá trình kiểm thử, nhằm cung cấp các bài tập thực hành hỗ trợ người dùng Tài liệu này giúp người dùng thực hiện kiểm thử và đồng ý cho hệ thống chuyển sang giai đoạn chạy thử (User Acceptance Testing).
• Chuẩn bị môi trường hệ thống để thực hiện đào tạo
• Tiến hành đào tạo người dùng
• Chuẩn bị môi trường hệ thống để thực hiện UAT
• Người dùng sử dụng tài liệu được cung cấp và tiến hành kiểm thử hệ thống Pilot (chạy thử)
• Điều chỉnh các vấn đề phát sinh tại UAT (nếu có)
• Sau khi được sự đồng ý từ phía người dùng, thực hiện chuẩn bị môi trường đề tiến hành chạy thử
• Điều chỉnh các vấn đề phát sinh tại giai đoạn chạy thử (nếu có)
• Sau khi được sự đồng ý từ phía người dùng, thực hiện chuẩn bị môi trường đề tiến hành chạy thật
• Chuyên viên tư vấn hỗ trợ sau go-live
Bước 5: Bảo trì, bảo hành
Phân tích thực trạng triển khai ERP tại công ty
Theo thống kê, chỉ có hơn 40% dự án hoàn thành đúng tiến độ, phần còn lại hoặc đã hoàn thành nhưng trễ hạn, hoặc vẫn chưa hoàn thành Nguyên nhân chủ yếu là do doanh nghiệp tiếp nhận muốn thay đổi yêu cầu ban đầu (67%), bên cạnh đó còn có việc thay đổi số dư đầu kỳ, mong muốn go-live lại, và các yêu cầu chưa được triển khai Nhiều dự án cũng không đáp ứng nhu cầu thực tế của người dùng, dẫn đến việc thời gian thực hiện kéo dài và ngân sách của đối tác phải tăng lên tương ứng.
Biểu đồ 2.5: Hiện trạng về thời gian triển khai
Biểu đồ 2.6: Nguyên nhân kéo dài thời gian triển khai
18.75% trễ so với kế hoạch, chưa đóng dự án trễ so với kế hoạch, đã đóng dự án đúng tiến độ, đã đóng dự án đang thực hiện
Thay đổi yêu cầu ban đầu
Muốn thay đổi số dư đầu kỳ
Muốn go-live lạiCòn những yêu cầu trong phạm vi …
2.3.1.1 Thuận lợi Đối với công tác đào tạo cho chuyên viên tư vấn triển khai
Thứ nhất, công ty hiện tại là đối tác hạng Vàng của Microsoft về các giải pháp Microsoft
Tất cả nhân viên tư vấn đều được tiếp cận nguồn tài liệu phong phú và toàn diện của Microsoft, được công ty cập nhật và làm mới hàng năm.
Công ty chú trọng đến việc tạo điều kiện cho nhân viên học tập và nghiên cứu thực tế, gắn liền với công việc hàng ngày Đồng thời, công ty cũng khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên nâng cao khả năng tiếng Anh của mình.
Công việc hàng ngày yêu cầu nhân viên tiếp xúc với tiếng Anh qua tài liệu và giao diện phần mềm, đồng thời tham gia vào các dự án quốc tế, vì vậy khả năng đọc và giao tiếp bằng tiếng Anh là rất cần thiết.
Hiện tại, hằng năm, công ty:
• Mở lớp dạy tiếng Anh giao tiếp (do nhân viên công ty đứng lớp), nhân viên nào muốn tham dự có thể đăng ký
• Công ty tổ chức kỳ thi TOEIC nội bộ Đối với công tác đào tạo cho người dùng
Hầu hết các đội dự án đều tuân thủ nhiệm vụ đào tạo người dùng qua hai giai đoạn Giai đoạn tiền dự án là bước đào tạo ban đầu cho người dùng tại đơn vị tiếp nhận triển khai Để dự án khởi động thành công, ban lãnh đạo công ty cần có cái nhìn đúng đắn về ERP và phần mềm sẽ triển khai, đồng thời chuẩn bị các nguồn lực cần thiết, đặc biệt là tài chính và nhân sự.
Để nâng cao hiệu suất công việc trong doanh nghiệp, việc "tuyên truyền" về dự án sắp tới là rất quan trọng Mọi người cần hiểu rằng có thể sẽ có sự thay đổi trong quy trình làm việc Do đó, đội dự án cần phối hợp chặt chẽ và ăn ý với nhau để đảm bảo thành công của dự án.
Việc đào tạo, huấn luyện là một bước rất quan trọng trong giai đoạn triển khai (Deployment), bao gồm:
• Chuyên viên tư vấn triển khai chuẩn bị các tài liệu liên quan (tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu các nghiệp vụ cơ bản thường gặp, …)
• Chuyên viên tư vấn triển khai thực hiện đào tạo
Công ty chưa có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng đối tượng và liên tục cập nhật
Hiện nay, hầu hết các trường đại học và cao đẳng tại Việt Nam chưa có chuyên ngành đào tạo về Quản lý nguồn lực doanh nghiệp Ngành gần gũi nhất với công việc chuyên viên tư vấn triển khai ERP là "Hệ thống thông tin kinh doanh", với định hướng nghề nghiệp là Business Analysis, hay còn gọi là chuyên viên phân tích nghiệp vụ kinh doanh.
Mãi đến năm 2018, trường đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã đưa chuyên ngành
“Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” vào giảng dạy – chuyên ngành này trực thuộc Khoa công nghệ thông tin kinh doanh
Nguồn nhân lực cho nghề tư vấn triển khai ERP đang rất khan hiếm Những người mới ra trường hoặc đã đi làm nhưng thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực này cần được đào tạo cơ bản để phát triển thành chuyên viên tư vấn triển khai chuyên nghiệp.
Tại DiCentral, quá trình đào tạo cho chuyên viên tư vấn triển khai chủ yếu dựa vào phương pháp "người đi trước hướng dẫn người đi sau", điều này yêu cầu các nhân viên phải có khả năng tự học, nghiên cứu và tính tự giác cao.
Nhóm thực tập sinh và trợ lý tư vấn sẽ được hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm thông qua một kế hoạch đào tạo ban đầu kéo dài từ 3 đến 6 tháng, tùy thuộc vào từng trường hợp Trong suốt quá trình này, các thực tập sinh sẽ được đánh giá định kỳ để đảm bảo sự phát triển và tiến bộ trong công việc.
• Nhóm nhân viên tư vấn, nhân viên tư cấp cao: thường sẽ hướng dẫn cho thực tập sinh, trợ lý, tự trao đổi kinh nghiệm học hỏi lẫn nhau
Phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tích hợp nhiều phân hệ quan trọng như quản lý tài chính, chuỗi cung ứng, logistics, kho hàng, nhân sự, sản xuất, quản lý dự án và dịch vụ Sự liên kết chặt chẽ giữa các phân hệ này yêu cầu một hệ thống đồng bộ để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và quản lý doanh nghiệp.
Chuyên viên tư vấn chức năng:
Để thành công trong lĩnh vực này, cần nắm vững kiến thức về các lĩnh vực liên quan, đặc biệt là quy trình và nghiệp vụ đặc thù của từng phân hệ Đồng thời, việc hiểu rõ mối liên hệ giữa các phân hệ này cũng rất quan trọng.
• Hiểu biết rõ về quy trình kinh doanh, các chức năng của phần mềm ERP mà mình đang triển khai
• Có hiểu biết về “hệ sinh thái” hỗ trợ phần mềm ERP mà mình đang triển khai
• Có kiến thức cơ bản về quản trị cơ sở dữ liệu và có thể vận dụng linh hoạt khi thiết kế giải pháp
Hiện nay, nhân viên tư vấn chức năng chủ yếu có chuyên môn về kinh tế, đặc biệt là lĩnh vực Tài chính – Kế toán, chiếm đến 65% Kiến thức về quản lý tài chính và kế toán được coi là nền tảng quan trọng của mỗi chuyên viên tư vấn chức năng.
Chuyên viên tư vấn kỹ thuật:
• Có kiến thức về ngôn ngữ lập trình quản lý cơ sở dữ liệu
• Hiểu rõ về quy trình, các chức năng, ngôn ngữ lập trình, công cụ hỗ trợ đặc thù của từng phần mềm mà mình đang triển khai
• Có hiểu biết về “hệ sinh thái” hỗ trợ phần mềm ERP mà mình đang triển khai
• Có hiểu biết cơ bản về một số nghiệp vụ kinh doanh để linh hoạt khi thiết kế giải pháp
Hiện tại 100% các chuyên viên tư vấn kỹ thuật có chuyên môn về Công nghệ thông tin
Chuyên viên quản lý hệ thống:
Có kiến thức về hệ thống, quản lý máy chủ, đường truyền
Hiện nay, 100% chuyên viên quản trị hệ thống đều có chuyên môn về Công nghệ thông tin Đối với nhóm nhân viên mới, người hướng dẫn thường lập kế hoạch đào tạo kéo dài từ 3-6 tháng, nhưng kế hoạch này thường mang tính chủ quan và thiếu sự đồng bộ Nếu không đủ nhân sự, người hướng dẫn có thể bị quá tải với công việc quan trọng khác, dẫn đến chất lượng đào tạo bị ảnh hưởng Đối với nhóm nhân viên đã có kiến thức nền, họ chủ yếu tự tìm tòi và học hỏi từ tài liệu hoặc lẫn nhau, trong khi công ty hiện chưa có kế hoạch đào tạo nào để nâng cao kiến thức cho nhóm này.
Công việc tư vấn triển khai ERP yêu cầu nhiều kỹ năng quan trọng như lập kế hoạch, tổ chức, giao tiếp hiệu quả, thuyết phục, làm việc nhóm, lắng nghe và phân tích nghiệp vụ kinh doanh.