(NB) Giáo trình Trình tổ chức hoạt động thư viện thiếu nhi và thư viện trường phổ thông cung cấp cho người học những kiến thức như: Thư viện và thư viện trường học; Kỹ thuật, nghiệp vụ thư viện; Công tác bạn đọc. Mời các bạn cùng tham khảo!
Thư viện và thư viện trường học
Khái niệm thư viện
Thuật ngữ "thư viện" có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp, cụ thể là từ "Bibliotheca", trong đó "biblio" có nghĩa là sách và "theca" chỉ nơi bảo quản Do đó, thư viện được hiểu là nơi lưu giữ và bảo quản sách báo.
Người Trung Hoa cổ cho rằng “thư” là sách, “viện” là nơi tàng trữ
Trong thời đại mới, thư viện không chỉ là nơi lưu giữ và bảo tồn giá trị văn hóa của nhân loại mà còn là trung tâm thông tin quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong hệ thống thông tin – tư liệu của các quốc gia Thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin của công chúng, khẳng định vị trí của mình như một tòa lâu đài trí tuệ trong nền văn hóa hiện đại.
Theo UNESCO, thư viện được định nghĩa là một bộ sưu tập có tổ chức bao gồm sách, ấn phẩm định kỳ và các tài liệu khác như đồ họa, nghe – nhìn Thư viện có nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức và giúp bạn đọc tiếp cận các tài liệu này với mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí.
Theo quan điểm của thư viện học Xô Viết trong thời kỳ xã hội chủ nghĩa, thư viện được coi là một cơ quan tư tưởng, văn hóa và thông tin khoa học, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thúc đẩy việc sử dụng sách với tính chất xã hội.
Thư viện được định nghĩa bởi các nhà thư viện học Mỹ là một tập hợp các tài liệu được tổ chức nhằm phục vụ nhu cầu của một nhóm người cụ thể Mục tiêu của thư viện là cung cấp cơ sở vật chất để người dùng có thể truy cập tài liệu và nâng cao kiến thức của họ.
Theo Bách khoa toàn thư của Anh: “Thư viện là bộ sưu tập sách nhằm mục đích để đọc, để nghiên cứu hoặc tra cứu”
Thư viện được định nghĩa trong Bách khoa toàn thư của Trung Quốc là một cơ cấu khoa học, văn hóa và giáo dục, có chức năng thu thập, xử lý, bảo tồn tài liệu và cung cấp tài liệu cho độc giả sử dụng.
Trên toàn cầu, có nhiều quan điểm khác nhau về thư viện, nhưng định nghĩa của UNESCO được các chuyên gia thư viện công nhận là đầy đủ và toàn diện nhất.
Theo TCVN 5453 – 1991, thư viện được định nghĩa là một cơ quan hoặc bộ phận của cơ quan có chức năng thu thập, xử lý và bảo quản tài liệu, đồng thời phục vụ bạn đọc Ngoài ra, thư viện cũng có nhiệm vụ tuyên truyền và giới thiệu các tài liệu đến với cộng đồng.
Theo dự thảo Luật thư viện, thư viện được định nghĩa là một thiết chế văn hóa với chức năng thu thập, lưu giữ, xử lý, tổ chức và bảo quản tài liệu Mục tiêu của thư viện là bảo tồn và phổ biến nguồn tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, thông tin và hưởng thụ văn hóa của mọi tầng lớp nhân dân Thư viện góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, và phát triển các lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa và xã hội.
Thư viện được cấu thành từ bốn yếu tố chính: vốn tài liệu, cán bộ thư viện, bạn đọc và cơ sở vật chất – kỹ thuật Những yếu tố này có mối quan hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau, tạo nên sự phát triển và hiệu quả của thư viện.
1.2 Điều kiện thành lập thư viện trường phổ thông
Theo Điều 4 của Pháp lệnh Thư viện và Thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16/9/2003, các điều kiện thành lập thư viện trường phổ thông được hướng dẫn chi tiết.
* Vốn tài liệu thư viện
Để đảm bảo chất lượng giáo dục, mỗi giáo viên cần có ít nhất một bộ sách giáo khoa và sách nghiệp vụ Đồng thời, cần thiết lập tủ sách giáo khoa dùng chung để 100% học sinh thuộc diện chính sách xã hội có thể mượn Ngoài ra, mỗi môn học cần có ít nhất 5 bản sách tham khảo để hỗ trợ việc học tập.
Số tên báo, tạp chí: có đủ tên báo, tạp chí chuyên ngành phù hợp với từng cấp học, bậc học
* Trụ sở, trang thiết bị chuyên dùng
Trụ sở thư viện được đặt ở vị trí thuận lợi, tạo điều kiện dễ dàng cho người sử dụng Diện tích kho sách đáp ứng yêu cầu lưu trữ với tỷ lệ 2.5 m² cho mỗi 1000 đơn vị tài liệu, trong khi diện tích phòng đọc đảm bảo 2.5 m² cho mỗi chỗ ngồi Ngoài ra, diện tích làm việc của cán bộ thư viện theo tiêu chuẩn là 6 m²/người, cùng với không gian dành cho các hoạt động khác tùy theo điều kiện cụ thể của từng thư viện.
Số lượng chỗ ngồi đọc tối thiểu đối với thư viện trường phổ thông là 40 chỗ
Trang thiết bị chuyên dùng ban đầu cho thư viện bao gồm giá để sách, báo phù hợp với từng loại hình và kích thước tài liệu, cùng với 1-2 tủ trưng bày sách, báo mới Bàn ghế dành cho bạn đọc cần được bố trí theo số lượng đã quy định, và cần có ít nhất 1 tủ tra cứu mục lục tài liệu với 24 hoặc 48 ô phích, tùy thuộc vào số lượng vốn tài liệu ban đầu Ngoài ra, thư viện cũng cần trang bị các thiết bị hiện đại như 1-2 máy tính và các thiết bị đa phương tiện, viễn thông, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng thư viện.
Thư viện trường học là một loại hình thư viện chuyên ngành ở cấp cơ sở, theo quy định của Thông tư 56, cán bộ thư viện trường học cần có trình độ chuyên môn cao để đảm bảo chất lượng phục vụ và phát triển tài nguyên thông tin cho học sinh.
Chức năng, nhiệm vụ của thư viện và thư viện trường học
2.1 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện a Chức năng
Thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, bảo quản và truyền bá di sản văn hóa của nhân loại và đất nước thông qua các tài liệu Ngay từ khi ra đời, thư viện đã được xem là nơi lưu giữ các di sản văn hóa viết Chức năng văn hóa của thư viện, đặc biệt là các thư viện có quyền nhận lưu chiểu xuất bản phẩm trong nước, thể hiện rõ nét vai trò của chúng trong việc bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa.
Thư viện không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu mà còn là trung tâm văn hóa và giáo dục, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao dân trí Hiện nay, nhiều thư viện tổ chức các hoạt động phong phú nhằm phục vụ nhu cầu của cộng đồng và khuyến khích việc học tập suốt đời.
Trong khuôn khổ các hoạt động văn hóa, 7 sự kiện nổi bật bao gồm hội nghị, hội thảo, biểu diễn nghệ thuật, hòa nhạc, và gặp gỡ các nhà văn, nhà thơ cùng những nhân vật nổi tiếng của địa phương Ngoài ra, còn có triển lãm mỹ thuật và việc tổ chức các câu lạc bộ theo sở thích, tạo cơ hội giao lưu và phát triển nghệ thuật trong cộng đồng.
Từ thời cổ đại, thư viện đã đóng vai trò quan trọng trong giáo dục, là nơi tập hợp môn đồ và kẻ sĩ để học tập ở Trung Quốc và Việt Nam Trong thời phong kiến, thư viện không chỉ là nơi đọc sách mà còn là trường học Ở châu Âu, thư viện được xem là cơ quan giáo dục ngoài nhà trường, cung cấp công cụ tự học cho mọi cá nhân, bất kể trình độ văn hóa, nhằm vượt qua mọi rào cản để tiếp cận tri thức.
Chức năng giáo dục của thư viện được các thư viện công cộng thực hiện từ thế kỷ XVI, thể hiện ở hai điểm chính:
- Tham gia vào việc xóa mù chữ cho dân
- Nâng cao trình độ dân trí, chuyên môn cho các tầng lớp dân cư trong vùng
Năm 1949, UNESCO đã công nhận thư viện công cộng là một sản phẩm của nền dân chủ hiện đại, khẳng định rằng "Thư viện công cộng – nguồn sinh lực" cho xã hội.
Cho đến nay, các thư viện hiện đại vẫn tiếp tục thực hiện chức năng giáo dục của mình
Thư viện ngày nay đã trở thành trung tâm thông tin quan trọng nhờ vào việc áp dụng công nghệ tin học và viễn thông, giúp tối ưu hóa quy trình tạo lập, bảo quản, tìm kiếm, xử lý và phổ biến thông tin Việc tự động hóa trong hoạt động thư viện cho phép kết nối và truy cập vào các mạng thông tin quốc gia và quốc tế, nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng.
Thư viện cung cấp đa dạng thông tin, bao gồm thông tin khoa học kỹ thuật, thông tin hàng ngày, thông tin thư mục, thông tin chính văn, cùng với thông tin trong nước và quốc tế.
Thư viện công cộng, theo định nghĩa của UNESCO, là trung tâm thông tin địa phương, cung cấp cho người dùng khả năng tiếp cận nhanh chóng đến tri thức và thông tin dưới mọi hình thức.
Thư viện cung cấp thông tin thực hiện chức năng thông tin mới bằng cách:
Thư viện cung cấp thông tin và thư mục bằng cả phương thức truyền thống và hiện đại, bao gồm mục lục, thư mục, cơ sở dữ liệu, thông tin chọn lọc và bản tin điện tử.
Tiếp cận qua mạng giúp người dùng khai thác nguồn lực từ các thư viện khác, đồng thời đảm bảo rằng họ có thể truy cập vào thông tin điện tử ngay cả khi không ở nhà hoặc nơi làm việc.
Thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức thời gian rảnh rỗi của người dân bằng cách cung cấp sách báo và các phương tiện nghe – nhìn để đáp ứng nhu cầu giải trí Chức năng giải trí đặc biệt nổi bật tại các thư viện công cộng Ở các nước phát triển, nhiều thư viện đại học không chỉ có phòng đọc và mượn sách mà còn có phòng xem phim và nghe nhạc dành cho sinh viên Tại Việt Nam, một số thư viện đã mở rộng dịch vụ với phòng xem truyền hình, phục vụ cả mục đích học tập lẫn giải trí.
Tại điều 13 – Pháp lệnh Thư viện quy định thư viện có các nhiệm vụ cụ thể sau:
1 Đáp ứng yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc trong việc sử dụng vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức
2 Thu thập, bổ sung và xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu; bảo quản vốn tài liệu, thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy chế của thư viện
3 Tổ chức thông tin, tuyên truyền, giới thiệu vốn tài liệu thư viện, tham gia xây dựng và hình thành thói quyen đọc sách, báo trong nhân dân
4 Xử lý thông tin, biên soạn ấn phẩm thông tin khoa học
5 Thực hiện liên thông giữa các thư viện trong nước, hợp tác, trao đổi tài liệu với thư viện nước ngoài theo quy định của chính phủ
6 Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác thư viện, từng bước hiện đại hóa thư viện
7 Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện
8 Bảo quản cơ sở vật chất, kỹ thuật và tài sản khác của thư viện
2.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của thư viện trường học
Ngoài chức năng của thư viện nói chung, thư viện trường học còn có vai trò, chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau:
Thư viện trường phổ thông, bao gồm tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông, là một bộ phận cơ sở vật chất quan trọng, đóng vai trò là trung tâm văn hóa và khoa học của nhà trường Thư viện không chỉ nâng cao chất lượng giảng dạy của giáo viên mà còn bồi dưỡng kiến thức về khoa học thư viện, khuyến khích thói quen tự học và tự nghiên cứu cho học sinh Đồng thời, thư viện góp phần thay đổi phương pháp dạy và học, tham gia tích cực vào việc bồi dưỡng tư tưởng chính trị và xây dựng nếp sống văn hóa mới cho các thành viên trong trường.
1 Cung ứng cho giáo viên và học sinh đầy đủ các loại sách giáo khoa, sách tham khảo, sách nghiệp vụ, các loại từ điển, tác phẩm kinh điển để tra cứu và các sách báo cần thiết khác nhằm góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và tự bồi dưỡng thường xuyên của giáo viên và học sinh
Tổ chức xây dựng và phát triển thư viện trong trường phổ thông
3.1 Một số quan điểm của Đảng, Nhà nước về việc xây dựng và phát triển thư viện trường phổ thông a Mục tiêu phát triển kinh tế xã hội của đất nước từ 2011 – 2020
Sau 10 năm thực hiện chiến lược phát triển kinh tế xã hội từ năm 2001-
2010, đất nước ta đã ra khỏ tình trạng kém phát triển, bước vào nhóm nước đang phát triển có thu nhập trung bình
Quan điểm phát triển từ năm 2011 – 2020:
- “Phát triển nhanh gắn liền với phát triển bền vững, phát triển bền vững là yêu cầu xuyên suốt trong Chiến lược
Đổi mới đồng bộ và phù hợp với kinh tế và chính trị là cần thiết để xây dựng một nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa, nơi dân giàu, nước mạnh, và có sự công bằng, dân chủ, văn minh.
Mở rộng dân chủ và phát huy tối đa nhân tố con người là điều cốt yếu; con người không chỉ là chủ thể mà còn là nguồn lực chính và mục tiêu của sự phát triển.
Phát triển lực lượng sản xuất với trình độ khoa học và công nghệ ngày càng nâng cao, đồng thời hoàn thiện quan hệ sản xuất trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa là mục tiêu quan trọng.
- Xây dựng nền kinh tế độc lập tự chủ ngày càng cao trong điều kiện hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng”
Cũng trong “Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 2011 – 2020”, phần
“Định hướng phát triển kinh tế - xã hội” có nêu:
Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin, báo chí, internet và xuất bản là cần thiết để đảm bảo quyền được thông tin và cơ hội tiếp cận thông tin cho mọi người, đặc biệt là ở các vùng sâu, vùng xa và vùng đồng bào dân tộc Cần tiếp tục đổi mới cơ chế quản lý và nâng cao hiệu quả, đồng thời đẩy mạnh xã hội hóa trong các lĩnh vực văn hóa và thông tin, nhằm hình thành một thị trường văn hóa lành mạnh.
Vào ngày 28/12/2000, Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh đã ký ban hành Pháp lệnh Thư viện Sau đó, vào ngày 11/1/2001, Chủ tịch nước Trần Đức Lương đã công bố lệnh về Pháp lệnh Thư viện, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/4/2001.
Trong Pháp lệnh Thư viện cũng đã quy định cụ thể loại hình cũng như nhiệm vụ của thư viện trường học
Hiện tại, Chính phủ đã trình Quốc hội về Dự thảo Luật thư viện c Xác định chiến lược phát triển giáo dục 2011 – 2020
Hiện nay, hệ thống trường phổ thông được phát triển rộng rãi trên toàn quốc, bao gồm cả các trường nội trú và bán trú tại các tỉnh và huyện miền núi để phục vụ con em các dân tộc thiểu số Đồng thời, các trường, lớp và trung tâm dạy nghề cũng đang phát triển đa dạng, đặc biệt là các lớp dạy nghề ngắn hạn ngày càng trở nên phổ biến.
Chiến lược giáo dục yêu cầu xây dựng thư viện trường học và hệ thống thư viện điện tử liên kết giữa các trường đại học trong từng vùng, hướng tới kết nối với thư viện quốc gia, khu vực và quốc tế.
3.2 Các văn bản về tổ chức, quản lý và hoạt động của thư viện trường phổ thông
Công văn số 5/VP ngày 10/7/1990 của Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn việc phát hành sách giáo khoa và tổ chức thư viện trong các trường phổ thông, nhằm đảm bảo nguồn tài liệu học tập cho học sinh và nâng cao chất lượng giáo dục Việc thực hiện các quy định này giúp các nhà trường xây dựng môi trường học tập hiệu quả và hỗ trợ giáo viên trong quá trình giảng dạy.
- Thông tư liên Bộ Tài chính – Giáo dục và Đào tạo số 30/TT-LB ngày 26/7/1990 “Hướng dẫn quản lý vốn sự nghiệp đầu tư cho giáo dục phổ thông”
- Bộ Giáo dục – Đào tạo đã ban hành Quyết định số 61/1998/QĐ/BGD- ĐT về “Quy chế về tổ chức và hoạt động của thư viện trường phổ thông”
- Quyết định số 01/2003/QĐ/BGD-ĐT “Ban hành quy định tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông”
Các văn bản này quy định cụ thể như sau:
- Có sự phân định trách nhiệm giữa các cơ quan quản lý cấp trên
Bộ GD-ĐT đã phân định rõ trách nhiệm cho các cơ quan trong Bộ GD- ĐT về việc chỉ đạo công tác thư viện trường học:
+ Vụ Công tác Chính trị làm đầu mối để phối hợp với các Vụ bậc học giúp Bộ chỉ đạo công tác TVTH
Nhà xuất bản Giáo dục cần hợp tác với các công ty sách và thiết bị dạy học tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để triển khai các hoạt động liên quan đến công tác thư viện trường học theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Quy định về biên chế
+ Trường từ 18 lớp trở xuống được bố trí 1 người
+ Trường từ 27 lớp trở xuống được bố trí 2 người
+ Trường từ 28 lớp trở lên được bố trí 3 người
(Theo quyết định của Hội đồng Chính phủ số 243/CP ngày 28/6/1979)
- Quy định về kinh phí
Để nâng cao chất lượng giáo dục phổ thông, các cơ sở giáo dục cần dành từ 6% đến 10% tổng ngân sách hàng năm cho việc mua sắm trang thiết bị, đồ dùng dạy học, sách giáo khoa và thiết bị thư viện.
- Quy định về thi đua
Hình thành các danh hiệu thi đua Thư viện trong ngành GD-ĐT
Hình thành và phát triển các Thư viện các trường THPT, THCS, Tiểu học (phòng học liệu đang xây dựng thí điểm)
Các thư viện được công nhận theo tiêu chuẩn của quyết định số 01/2003/QĐ/BGD-ĐT.
Mối quan hệ giữa công tác xuất bản – phát hành và thư viện trong ngành Giáo dục – Đào tạo
4.1 Công tác xuất bản – phát hành và thư viện trong ngành Giáo dục – Đào tạo
Trong sự nghiệp đổi mới, xuất bản là một hoạt động thuộc lĩnh vực văn hóa tinh thần, ảnh hưởng sâu sắc đến chính trị xã hội
Nhà nước quản lý toàn bộ hoạt động xuất bản trên toàn quốc, trong đó Nhà xuất bản Giáo dục có nhiệm vụ xuất bản sách giáo khoa phổ thông, sách giáo viên, sách tham khảo thiết yếu cho giáo viên và học sinh, cùng với các loại sách giáo trình cho đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và dạy nghề.
Việc xuất bản sách giáo dục phải đảm bảo tính khoa học, chính xác và logic, với mọi kiến thức trong sách giáo khoa và sách giáo viên được trình bày thống nhất và chặt chẽ theo chuẩn kiến thức Tính khoa học còn được thể hiện qua bậc thang tri thức và khối lượng kiến thức phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý của từng độ tuổi người sử dụng sách.
Nhà xuất bản Giáo dục hiện nay đã thực hiện công tác xuất bản hiệu quả và đạt chất lượng cao, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo của đất nước.
* Công tác phát hánh sách
Công tác phát hành sách giáo khoa, sách giáo viên, sách tham khảo, băng đĩa giáo khoa, tranh ảnh và bản đồ giáo dục được thực hiện thông qua một hệ thống phát hành độc lập trong ngành giáo dục và đào tạo, không thông qua Tổng công ty phát hành sách Việt Nam.
Công tác phát hành sách giáo dục có tính mùa vụ rõ rệt, với các tháng phát hành phục vụ cho việc học tập trong mùa hè và tháng phát hành phục vụ cho khai giảng năm học mới.
Nhà xuất bản Giáo dục lập kế hoạch xuất bản sách hàng năm với mục tiêu đảm bảo mỗi học sinh phổ thông có đủ bộ sách giáo khoa để học tập, cung cấp sách giáo viên cho từng giáo viên, và sách tham khảo thiết yếu cho cả thầy và trò.
Nhà xuất bản Giáo dục phối hợp với các cơ quan liên quan để kịp thời phát hiện và xử lý sách in lậu cũng như sách phát hành trái phép trên thị trường sách giáo dục, nhằm ổn định thị trường và giảm bớt lo lắng trong cộng đồng.
* Công tác thư viện trường học
Công tác thư viện trường học (TVTH) đóng vai trò quan trọng trong hệ thống giáo dục, là nơi cung cấp sách và tài liệu học tập thường xuyên và ổn định TVTH có mạng lưới rộng khắp, phục vụ cả khu vực thành thị lẫn nông thôn, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và phát triển văn hóa đọc trong cộng đồng.
Mục đích chính của việc tổ chức TVTH là nhằm tạo ra một nguồn sách dồi dào trong mỗi thư viện theo quyết định số 01/2003/QĐ/BGD-ĐT
Bộ GD-ĐT đã công bố “Danh mục sách tham khảo dùng cho các thư viện trường học”, gửi đến các trường Các thư viện trường học cần dựa vào danh sách sách tham khảo này để lập kế hoạch mua sắm bổ sung, nhằm đảm bảo cung cấp đủ tài liệu cho giáo viên và học sinh.
4.2 Công tác xuất bản, phát hành và thư viện trường học trước yêu cầu mới
Tổ chức biên soạn, chỉnh lý, xuất bản và phát hành sách giáo khoa (SGK) cùng sách tham khảo (STK) mới và tái bản nhằm phục vụ học sinh, giáo viên trên toàn quốc, góp phần nâng cao chất lượng dạy và học.
Hệ thống giáo trình và tài liệu được phát hành cho các trường sư phạm nhằm bồi dưỡng và chuẩn hóa giáo viên ở mọi cấp, góp phần nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên phổ thông.
- Tổ chức biên soạn, xuất bản và phát hành nhiều giáo trình, tài liệu tham khảo cho sinh viên, sách dạy nghề
Tổ chức thực hiện biên soạn, xuất bản và phát hành hệ thống bản đồ, tranh ảnh giáo dục, phim giáo khoa và sách điện tử, cùng với các tạp chí như Toán học và tuổi trẻ, Toán tuổi thơ, Văn học và tuổi trẻ.
Cần phủ kín tủ sách giáo khoa dùng chung tại các khu vực khó khăn và củng cố số lượng thư viện hiện có, đồng thời tăng cường số thư viện đạt chuẩn theo quy định của Bộ GD-ĐT.
Kỹ thuật, nghiệp vụ thư viện
Xây dựng vốn tài liệu
1.1 Khái niệm tài liệu Điều 2 – Pháp lệnh thư viện
Tài liệu là vật chất chứa đựng thông tin dưới dạng văn bản, âm thanh và hình ảnh, với mục đích bảo quản và sử dụng, theo Điều 2 của Dự thảo Luật thư viện.
“Tài liệu là vật chứa đựng thông tin dưới dạng chữ viết, âm thanh, hình ảnh, số và các hình thức mang tin khác
Vốn tài liệu thư viện bao gồm các tài liệu được thu thập và tổ chức thành bộ sưu tập, tập trung vào một hoặc nhiều chủ đề Những tài liệu này được xử lý theo quy trình nghiệp vụ thư viện nhằm bảo quản và phục vụ nhu cầu của người sử dụng.
Vai trò của tài liệu trong thư viện
Tri thức và kinh nghiệm của nhân loại được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác, đóng vai trò quan trọng trong sự tiến bộ của con người Sự phát triển này dựa vào việc kế thừa, tiếp thu, khai thác và mở rộng những tri thức mà các thế hệ trước đã để lại.
- Chỉ ra sự phát triển (mức độ phát triển) về trí tuệ, văn minh của một quốc gia, một dân tộc
- Nói lên sự tiến bộ của công nghệ in ấn
- Là một loại hàng hóa đặc biệt
- Là công cụ để giai cấp cầm quyền tác động lên quần chúng nhân dân
1.2 Một số dạng tài liệu
* Theo hình thức tài liệu
- Tài liệu trên giấy: sách, báo, tạp chí, bản đồ, bản vẽ được viết, vẽ hay in trên giấy
Tài liệu phim ảnh bao gồm sách và tạp chí được lưu trữ trên phim cuộn hoặc phim tấm, còn được gọi là tài liệu vi phim Các loại phim cuộn thường có kích thước nhỏ (100x147mm) nhưng có khả năng lưu trữ nội dung tương đương với một cuốn sách khoảng vài trăm trang.
- Tài liệu trên các vật mang tin từ tính: Băng từ, đĩa từ, đĩa quang
Tài liệu điện tử, hay còn gọi là tài liệu số, bao gồm các loại hình như sách điện tử (e-book), tạp chí điện tử (e-journal) và bản tin điện tử (e-bulletin) Những tài liệu này đã được số hóa, tức là mã hóa các ký tự dưới dạng nhị phân, và được lưu trữ trên các thiết bị điện tử Để đọc được những tài liệu này, người dùng cần có sự hỗ trợ từ máy tính điện tử.
* Theo tần suất xuất bản
Ấn phẩm xuất bản 1 lần, như sách và tài liệu dạng sách, là những tài liệu hoàn chỉnh về một vấn đề được viết bởi một hoặc nhiều tác giả và chỉ xuất bản một lần Mỗi cuốn sách thường được gán một chỉ số ISBN (International Standard Book Number), theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 2108-1992 Tại Việt Nam, chỉ số ISBN được quy định bởi tiêu chuẩn TCVN6381-98, bao gồm 10 con số chia thành 4 nhóm thông tin: nước hoặc ngôn ngữ xuất bản, nhà xuất bản, tên sách và số kiểm tra Kể từ tháng 1/2007, tổ chức tiêu chuẩn quốc tế đã chuyển sang sử dụng chỉ số ISBN 13 con số, thay thế cho hệ thống 10 con số trước đây, nhằm kết hợp với mã vạch châu Âu (EAN13).
Ấn phẩm xuất bản nhiều kỳ, hay còn gọi là ấn phẩm tiếp tục, là loại tài liệu được phát hành theo từng phần riêng lẻ, có thể có định kỳ xuất bản hoặc không Mỗi lần phát hành sẽ được đánh số theo thứ tự và có ý định tiếp tục xuất bản trong tương lai mà không xác định thời điểm kết thúc Các ấn phẩm này thường được gán một chỉ số ISSN, tức là chỉ số ấn phẩm tiếp tục quốc tế, để nhận diện và phân loại.
Theo tiêu chuẩn TCVN4523-88, ấn phẩm tiếp tục là ấn phẩm được xuất bản theo từng phần và được đánh dấu theo số thứ tự hoặc thời gian Các phần này có nội dung khác nhau nhưng có nhan đề chung và hình thức trình bày giống nhau Mỗi ấn phẩm tiếp tục thường được gán chỉ số ISSN (International Standard Serial Number), theo tiêu chuẩn ISO 3297-1998, được công nhận toàn cầu ISSN là công cụ đa chức năng trong mô tả thư mục, tóm tắt, và đánh chỉ số, đồng thời hỗ trợ trong việc xây dựng và phát triển vốn tài liệu, bao gồm đặt mua, kiểm soát giao nhận, và thanh quyết toán tạp chí Ngoài ra, ISSN còn hữu ích trong việc sắp xếp kho, phục vụ độc giả, luân chuyển tạp chí, và mượn liên thư viện Ấn phẩm tiếp tục được chia thành hai dạng.
- Ấn phẩm đinh kỳ: Là ấn phẩm tiếp tục được xuất bản trong một khoảng thời gian nhất định VD: Báo Công an nhân dân, Tạp chí phụ nữ
Ấn phẩm không định kỳ là loại ấn phẩm được phát hành liên tục mà không có thời gian cụ thể, phụ thuộc vào quá trình thu thập và xử lý tài liệu cũng như mục đích xuất bản Ví dụ điển hình cho loại ấn phẩm này là thông báo khoa học.
17 Ấn phẩm tiếp tục bao gồm các dạng như; báo, tạp chí, bảng tin, niên giám, tùng thư, …
* Theo mức độ xử lý thông tin
- Tài liệu cấp 1: là tài liệu phản ánh trực tiếp kết quả hoạt động khoa học, kỹ thuật, kinh tế và sáng tạo khác
- Tài liệu cấp 2: là tài liệu phản ánh kết quả xử lý, phân tích, tổng hợp từ tài liệu cấp 1 (các tài liệu thông tin – thư mục)
- Tài liệu cấp 3: là tài liệu phản ánh tài liệu bậc 2 (thư mục của thư mục)
* Theo phạm vi phổ biến thông tin
- Tài liệu công bố: Tài liệu công bố (tài liệu xuất bản hoặc tài liệu trắng):
Tài liệu công bố là những ấn phẩm được phát hành bởi các nhà xuất bản chính thức, mang chỉ số ISBN hoặc ISSN, và được phân phối qua các kênh phát hành chính thức Những tài liệu này thường có mặt rộng rãi trong hệ thống phát hành và các cửa hàng sách trên toàn quốc, với giá bán được niêm yết trên bìa hoặc trong mục lục của nhà xuất bản Mục đích của tài liệu công bố là cung cấp thông tin chính thức nhằm phổ biến kiến thức đến toàn xã hội.
Ví dụ: Cuốn Cơ sở văn hóa Việt Nam của Trần Ngọc Thêm, sách giáo khoa, sách giáo trình…
Tài liệu không công bố, hay còn gọi là tài liệu xám, là những tài liệu không được phát hành bởi các nhà xuất bản chính thức và không nằm trong sự kiểm soát của các thư mục thông thường Những tài liệu này không thể thu thập qua các kênh phát hành chính thức, không có các chỉ số thông thường và thường có mức độ phổ biến hạn chế, tạo thành một loại tài liệu ngầm trong nghiên cứu và thông tin.
Ví dụ: Luận án, tài liệu hội nghị, hội thảo…
Tài liệu xám thường chứa thông tin chưa được kiểm định, dẫn đến khả năng có những dữ liệu không chính xác Khi những thông tin này được kiểm định và công nhận bởi các nhà xuất bản chính thức, chúng sẽ được phát hành dưới dạng tài liệu trắng.
* Theo mục đích sử dụng
Tài liệu chỉ đạo, bao gồm các chỉ thị, nghị quyết và văn kiện của Đảng và Nhà nước, cũng như các tác phẩm kinh điển của các lãnh tụ như C.Mác, P Ănghen, V.I Lênin và Hồ Chí Minh, đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng tư tưởng và hành động cho các tổ chức và cá nhân.
Tài liệu giảng dạy và học tập bao gồm các kiến thức khoa học cơ bản được trình bày một cách hệ thống, phục vụ cho mục đích giảng dạy và học tập hiệu quả.
Tài liệu tra cứu là nguồn thông tin quan trọng giúp người dùng nhanh chóng tìm kiếm số liệu, sự kiện, thuật ngữ, công thức hóa học và hằng số vật lý Những tài liệu này bao gồm các loại như từ điển, bách khoa toàn thư, sổ tay, cẩm nang kỹ thuật, niên giám và cơ sở dữ liệu (CSDL), đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ nghiên cứu và học tập.
Đăng ký tài liệu
Sách, báo, và tạp chí trong thư viện là tài sản quý giá của nhà trường Để quản lý hiệu quả vốn tài liệu thư viện, việc đăng ký tài liệu là rất cần thiết Đăng ký tài liệu không chỉ giúp biến tài liệu thành tài sản cố định mà còn là biện pháp quan trọng để bảo quản tốt tài sản của thư viện.
Mục đích đăng ký tài liệu
Cán bộ thư viện cần nắm rõ hiện trạng vốn tài liệu, bao gồm số lượng và chất lượng tài liệu trong kho, để từ đó xây dựng kế hoạch bổ sung hợp lý cho từng giai đoạn.
Thư viện cần thực hiện chế độ báo cáo kịp thời để lãnh đạo nhà trường nắm rõ tình hình vốn tài liệu Điều này giúp xác định phương hướng đầu tư hợp lý cho việc phát triển nguồn tài liệu của thư viện.
- Đăng ký tài liệu phải thực hiện đều đặn, thường xuyên, kịp thời Chỉ đưa ra phục vụ những tài liệu đã đăng ký
- Nội dung ghi chép đầy đủ, chính xác
- Biểu mẫu, sổ đăng ký phải phản ánh đầy đủ thông tin về tài liệu và phải thống nhất trong toàn ngành
- Yêu cầu cẩn thận, tỉ mỉ (không tẩy xóa, cắt xé…)
Đơn vị đăng ký tài liệu trong thư viện bao gồm hai loại chính: đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt, được áp dụng thống nhất cho tất cả các loại hình thư viện.
Trong TVTH có thêm sổ đăng ký SGK
2.2 Hình thức đăng ký tài liệu
Đăng ký tổng quát là quy trình ghi nhận từng lô tài liệu nhập vào thư viện, dựa trên chứng từ như hóa đơn mua tài liệu, vào sổ đăng ký tổng quát.
- Ý nghĩa: Thông tin trong sổ đăng ký tổng quát:
+ Tổng số tài liệu trong thư viện ở từng thời điểm nhất định
+ Số lượng vốn tài liệu hiện có theo môn loại tri thức, theo loại hình + Tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu thư viện
+ Nguồn cung cấp tài liệu và nguyên nhân xuất tài liệu
- Cấu tạo: Sổ đăng ký tổng quát gồm 3 phần:
I – Tổng số tài liệu nhập kho
II – Tổng số tài liệu xuất kho
III - Tổng hợp sự biến động của kho theo thời gian định kỳ (hàng quý, hàng năm, năm học)
- Phương pháp: Ghi sổ đăng ký tổng quát:
Đơn vị đăng ký tổng quát là một tài liệu quan trọng, ghi nhận việc nhận tài liệu Mỗi đơn vị được ghi chép trên một dòng riêng và được đánh số thứ tự hàng năm, bắt đầu từ số 1.
+ Cột 1: ghi ngày, tháng, năm đăng ký
+ Cột 2: ghi số thứ tự của lần nhập (số này cũng ghi lên chứng từ kèm theo để phân biệt là đã nhập và dễ kiểm tra sau này)
+ Cột 3: ghi nguồn cung cấp: mua, biếu, tặng, …
+ Cột 4: ghi số thứ tự của chứng từ kèm theo và số ngày tháng của chứng từ
+ Cột 5 - 9: ghi tổng số tài liệu, giá tiền
+ Cột 10 – 16: ghi số lượng tài liệu có theo từng môn ngành tri thức, theo ngôn ngữ, tổng số sách cộng lại phải đúng với số lượng ghi ở cột 5
+ Cột 17: ghi những sai sót khi vào sổ
+ Khi hết trang thì tổng cộng lại và ghi các số đó sang trang mới tại dòng có chữ “mang sang”
Cuối mỗi kỳ định kỳ (quý, năm), cần tổng hợp số liệu từ các cột ở phần I để xác định số lượng và thành phần sách nhập trong kỳ Sau đó, ghi kết quả vào phần III của sổ đăng ký tổng quát.
Phần II của quy trình đăng ký sách xuất yêu cầu biên bản ghi rõ lý do xuất sách, bao gồm các trường hợp như mất cắp, thất lạc trong quá trình phục vụ, bạn đọc làm mất, hoặc hư hỏng Mỗi lý do mất sách cần được ghi lại trong một biên bản riêng và kèm theo danh sách tài liệu liên quan.
- Trừ các cột ghi lý do xuất, cách ghi các cột khác tương tự cách ghi các cột ở phần I
- Tổng số sách báo xuất hàng quý, hàng năm cộng lại được ghi vào phần III của sổ này
Cuối mỗi quý và vào ngày 1/1 hàng năm, các thư viện thực hiện tổng kết theo sổ đăng ký tổng quát, bằng cách lấy tổng số tài liệu nhập vào trừ đi tổng số tài liệu xuất ra, từ đó xác định số lượng tài liệu chính xác tại thời điểm tính toán.
Thư viện có sổ đăng ký tổng quát chung và sổ đăng ký tổng quát cho từng kho
SốSố && ngngààyy chchứứnngg từtừ kkèèmm ththeeoo
SáSácchh BáBáo o TTrraannhh ảảnnhh,, bbảảnn đồđồ
GGhihi n nggààyy làlàmm viviệệc c vớvớii sổsổ
GhGhii ttóómm tắtắt t nngguuồồnn gốgốcc TTLL nhnhậậpp vvààoo
ChChỉỉ gghhii gigiáá ttiiềềnn t tààii lliiệệu,u, khkhôônngg ghghii ttiiềền n cchuhuyyêênn cchởhở
PhPhâânn llooạại i ttààii lliiệệu u :: aa NNộội i dduunngg b.b NNggôônn nnggữữ
AnAnhh PhPháápp NgNgôônn nnggữữ khkháácc
- Định nghĩa: Đăng ký cá biệt là đăng ký từng quyển sách riêng biệt nhập vào thư viện Đơn vị đăng ký là một quyển sách (bản, tập)
- Ý nghĩa: Thông tin trong sổ đăng ký cá biệt:
+ Lịch sử hình thành vốn tài liệu: thời gian bổ sung, lý do xuất
+ Giá tiền của từng cuốn sách: để căn cứ khi thanh lý sách hay khi bạn đọc đền sách mất
+ Là công cụ quan trọng để kiểm kê kho sách
- Phương pháp: ghi sổ đăng ký cá biệt:
+ Tài liệu được đăng ký bằng ngôn ngữ của cuốn sách đó
+ Mỗi 1 quyển sách đăng ký vào một dòng và mang một số đăng ký riêng Một trang có 25 dòng, cứ 5 dòng lại có dòng kẻ đậm
+ Cột 1: “Ngày vào sổ” ghi ngày tháng năm đăng ký (không phải ngày mua sách)
+ Cột 2: “Số thứ tự tên sách”
Cột 3 ghi số cá biệt của tài liệu, bắt đầu từ số 1 cho dòng đầu tiên trong sổ Số đăng ký cá biệt của cuốn sách được ghi vào nách trang tên sách và nách trang 17 Mỗi cuốn sách đều có một số đăng ký cá biệt duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ cuốn nào khác.
Cột 4 cần ghi tên tác giả và tên sách theo quy tắc: tác giả Việt Nam ghi theo thứ tự họ - đệm - tên, trong khi tác giả Âu - Mỹ ghi họ trước, sau đó là đệm và tên viết tắt Đối với sách có 1 hoặc 2 tác giả, ghi cả hai; nếu có 3 tác giả, chỉ ghi tác giả đầu; và với 4 tác giả, chỉ ghi tên sách Tên sách có thể được tóm tắt hoặc ghi tắt nhưng phải giữ nguyên ý nghĩa, nếu quá dài thì có thể lược bớt và sử dụng dấu …, đồng thời cần ghi rõ số, phần, tập, quyển Tác giả và tên sách được ngăn cách bằng dấu chấm.
+ Cột 5: ghi năm kiểm kê và đánh dấu vào khi tiến hành kiểm kê theo sổ đăng ký cá biệt
+ Cột 5: “Xuất bản” ghi nơi xuất bản có thể viết tắt nếu là Hà Nội (H.), nhà xuất bản, năm xuất bản viết bằng chữ số Ả rập (4 số)
Cột 6: “Giá tiền” ghi rõ giá theo hóa đơn hoặc trong sách Nếu không có thông tin, có thể tham khảo tại các thư viện lớn hoặc cửa hàng sách, báo.
+ Cột 8: “Ngày và số vào sổ tổng quát” ghi số nhập sách của lô sách đăng ký tổng quát
+ Cột 7: “Môn loại” ghi ký hiệu phân loại (chỉ ghi ký hiệu chính)
Cột 9: “Ngày và số biên bản xuất” ghi rõ số biên bản cùng với tháng, năm lập biên bản xuất cho cuốn sách bị xuất Để dễ nhìn, có thể gạch đi cuốn sách này.
+ Cột 10: “Kiểm kê” ghi 2 số cuối của năm kiểm kê Mỗi năm dùng 1 cột
+ Cột 11: “Ghi chú” ghi những sai sót khi vào sổ hoặc tình trạng hư hỏng, rách nát, bị mối mọt, …
Sổ phải được ghi chép một cách rõ ràng, không có tẩy xóa hay sửa chữa Trong trường hợp có sửa chữa, cần có sự chứng nhận và chữ ký của người có trách nhiệm tại thư viện ở cột phụ.
28 chú Nếu phát hiện sai sót như nhảy số, trùng số thì phải ghi vào cuối sổ, có chữ ký của người Giám đốc, trưởng phòng
Khi sách bị mất quá nhiều, Thư viện cần thay sổ đăng ký cá biệt mới, và việc này phải có quyết định từ cơ quan cấp trên Quá trình đăng ký lại sẽ được thực hiện như khi đăng ký mới, trong khi sổ cũ vẫn được giữ lại làm chứng từ.
Mỗi bộ phận của thư viện có thể lập sổ đăng ký cá biệt riêng
Mẫu sổ đăng ký cá biệt:
Số vào sổ tổng quát
2.2.3 Đăng ký báo, tạp chí:
- Báo, tạp chí khi được nhập về thư viện cần được đăng ký vào phích đăng ký dành cho báo, tạp chí
- Định kỳ đóng báo, tạp chí để làm một đơn vị đăng ký cá biệt:
+ Báo ngày: 1 tháng đóng thành một tập
+ Báo tuần: 3 – 6 tháng đóng thành một tập
+ Tạp chí: 1 năm đóng thành một tập
Tên báo: Nhân dân Ký hiệu: 050 Địa chỉ: Nước: CHXHXN VN
Tên báo: Nhân dân Năm: 2012 ĐÃ ĐÓNG TẬP TẠI NHÀ ĐÓNG SÁCH CHƯA HẾT NĂM ĐƯA ĐÓNG TẬP
Số tập trong năm Số báo trong tập
2.2.4 Đăng ký sách giáo khoa
- Khẳng định SGK là tài sản của nhà trường
Mô tả tài liệu
Mô tả tài liệu là quá trình lựa chọn và trình bày những thông tin đặc trưng của một tài liệu theo các quy tắc nhất định, nhằm giúp người đọc hiểu rõ nội dung của tài liệu trước khi tiếp cận trực tiếp.
Bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức thông tin Trong đó, hệ thống mục lục truyền thống bao gồm các loại như mục lục chữ cái, mục lục phân loại và mục lục chủ đề, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin một cách hiệu quả.
+ Bộ máy tra cứu hiện đại: tra cứu qua mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) hoặc tra cứu trực tiếp qua các cơ sở dữ liệu
- Là điều kiện để trao đổi dữ liệu thư mục giữa các thư viện với nhau
- Cung cấp các điểm tiếp cận thông tin, giúp bạn đọc tìm kiếm, lựa chọn tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
3.2 Yêu cầu và quy định
Khi tiến hành mô tả tài liệu, người biên mục cần phải có tài liệu đó trước mặt, không được dựa vào nguồn thông tin gián tiếp Thông tin mô tả phải được lấy trực tiếp từ bản thân tài liệu, điều này là cơ sở để thực hiện các yêu cầu mô tả khác.
Thông tin và dữ liệu trong mô tả cần phải chính xác và phản ánh đúng nội dung được trình bày trên tài liệu, đặc biệt là trên trang tiêu đề của tài liệu.
Trang tên tài liệu là phần quan trọng ghi đầy đủ và chính xác các yếu tố mô tả Bên cạnh trang tên, tài liệu còn bao gồm bìa, trang tên sách phụ và các phần phụ khác, cùng với thông tin từ nguồn ngoài ấn phẩm.
Nếu thông tin đưa từ bên ngoài vào mô tả thì phải đặt trong dấu ngoặc vuông []
VD: [TP Hồ Chí Minh] : Văn hóa Văn nghệ TP Hồ Chí Minh
Để đảm bảo nội dung tài liệu được phản ánh một cách đầy đủ, cần lựa chọn và đưa vào những thông tin có khả năng thể hiện toàn diện các đặc điểm của tài liệu Tuy nhiên, yêu cầu này chỉ mang tính chất tương đối.
Khi tên tác giả là một phần của tên sách, không cần nhắc lại thông tin trách nhiệm trong mô tả nhan đề tài liệu Ví dụ, có thể đề cập đến tác phẩm "Tranh Bùi Xuân Phái".
Để đảm bảo tính thống nhất trong tài liệu, các thành phần mô tả và cách trình bày các yếu tố trên phiếu cần tuân thủ đúng các quy tắc đã quy định Điều này giúp tài liệu được mô tả một cách đồng nhất trong các mục lục và các bản thư mục khác nhau.
VD: Nguyễn Ái Quốc, Nguyễn Tất Thành, Hồ Chí Minh, Trần Lực, … Tiêu đề thống nhất là Hồ Chí Minh
Sự thống nhất còn thể hiện ở những chữ viết tắt cũng phải theo quy định
Một số yếu tố có thể viết tắt và một số thông tin có thể lược bỏ nhằm giúp người đọc dễ dàng sử dụng nội dung.
VD: Thành phố Hồ Chí Minh: Tp Hồ Chí Minh
Các yếu tố mô tả cần đảm bảo rõ ràng và chính xác để người đọc hiểu đúng về từng tài liệu Cần hạn chế việc lạm dụng các yếu tố viết tắt không cần thiết và tránh bổ sung các yếu tố ngoài ấn phẩm.
* Về phiếu mô tả: Có khuôn khổ thống nhất quốc tế:
+ Chiều dài 12.5 cm, chiều rộng 7.5 cm,
+ Trên phiếu có hai vạch kẻ dọc, vạch thứ nhất cách mép trái 2.5 cm, vạch thứ hai cách vạch thứ nhất 1 cm,
Phiếu có từ 8 đến 10 dòng kẻ ngang, với dòng đầu tiên cách mép trên 1.5 cm Ở mép dưới, cách lên 0.5 cm, có một lỗ tròn nhỏ đường kính 0.7 cm ở chính giữa, giúp luồn một thanh suốt bằng kim loại qua đó để giữ cho tờ phiếu trong ô kéo không bị đảo lộn.
Căn cứ vào đối tượng mô tả: 4 loại:
Mô tả riêng là việc trình bày thông tin chi tiết về từng tài liệu cụ thể được xuất bản độc lập, hoặc mô tả từng tập riêng trong một ấn phẩm nhiều tập.
Mỗi nhóm tài liệu sẽ được mô tả theo nội dung và hình thức tương đồng, bao gồm các quy định của xí nghiệp, nhà máy, và các tài liệu khác Tài liệu sẽ được sắp xếp theo thứ tự năm xuất bản từ năm đầu đến năm cuối, với các hình thức như tờ rời hoặc tập mỏng Mô tả sẽ chỉ tập trung vào tên tác giả tập thể hoặc tên tài liệu để đảm bảo tính rõ ràng và dễ hiểu.
- Mô tả tổng hợp: sách nhiều tập, ấn phẩm định kỳ và tùng thư (đặc biệt là tất cả tập trung thể hiện phiếu có 2 phần)
+ Phần chung: phản ánh những dữ liệu thư mục chung cho cả bộ tài liệu, ấn phẩm tiếp tục, tùng thư
Phần riêng bao gồm danh sách các tập và số hiện có trong thư viện, cùng với thông tin chi tiết liên quan đến từng tập và số cụ thể, nhấn mạnh những đặc điểm riêng biệt của từng tập trong bộ sưu tập.
- Mô tả phân tích: mô tả 1 phần tài liệu Đối tượng mô tả phân tích là chương, phần, mục trong 1 cuốn sách, từng bài trong báo, tạp chí
Căn cứ vào nội dung: 2 loại
Mô tả tài liệu là quá trình giới thiệu chi tiết các thông tin cần thiết để phân biệt tài liệu đó với những tài liệu cùng loại, đặc biệt là trong các thư viện lớn có biên mục tập trung Việc này giúp người dùng dễ dàng nhận diện và tìm kiếm tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình.
Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là quá trình xác định nội dung và vấn đề của tài liệu để xác định môn khoa học liên quan Qua đó, tài liệu sẽ được gán một hoặc nhiều ký hiệu phân loại dựa trên một quan niệm phân loại khoa học cụ thể Hệ thống phân loại này được thể hiện qua một bảng phân loại thống nhất, phục vụ cho việc quản lý tài liệu trong các thư viện.
Cán bộ thư viện cần nắm vững nội dung vốn tài liệu để nhanh chóng đáp ứng câu hỏi của bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả phục vụ Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ bạn đọc trong việc lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ.
Phân loại tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện, đồng thời hỗ trợ hiệu quả cho công tác phục vụ bạn đọc.
4.2 Đối tượng phân loại trong thư viện
- Sách: Sách chép tay, sách in, tài liệu sao chụp
- Tài liệu khác: Băng đĩa, bản đồ, tài liệu âm nhạc,
4.3 Cơ sở phân loại tài liệu
- Dấu hiệu cơ bản: Nội dung tài liệu
- Dấu hiệu phụ trợ: Hình thức, ngôn ngữ, địa lý,
4.4 Bảng phân loại dùng trong thư viện trường học
Bảng phân loại thư viện trường học được phát triển từ bảng phân loại thập tiến, dựa trên hệ thống phân loại thập phân của Melvil Dewey.
Bảng này chia các bộ môn khoa học thành 10 lớp, trong từng lớp lại chia thành 10 lớp con (mục) rồi chia thành 10 lớp con khác (phân mục)
Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của khoa học và công nghệ, phương pháp phân loại thập phân cần được cải tiến để phù hợp với thực tiễn Ký hiệu thuần nhất đã được thay thế bằng ký hiệu hỗn hợp, kết hợp giữa chữ số Ả Rập và chữ cái.
34 dụng thống nhất trong mạng lưới thư viện các trường phổ thông là bảng 19 lớp
1 Triết học Tâm lý học Logic học
2 Chủ nghĩa vô thần Tôn giáo
3K Chủ nghĩa Mác - Lê nin
3 Các khoa học xã hội - chính trị
5 Khoa học tự nhiên Toán học
5A Nhân loại học Giải phẫu học và sinh lý học người
63 Nông nghiệp Lâm nghiệp Ngư nghiệp
91 Địa lý Đất nước học Địa chí
C Tác phẩm văn học cổ đại Đ Tài liệu thiếu nhi
Cơ cấu bảng phân loại 19 lớp
- Bảng phụ (Bảng trợ ký hiệu)
- Bảng ký hiệu tác giả
- Bảng tra cứu chủ đề
Bảng chính chứa tất cả các khái niệm thuộc nhiều lĩnh vực tri thức khoa học, được sắp xếp theo một trình tự nhất định Những khái niệm này được thể hiện qua các tên gọi đặc biệt trong bảng phân loại, được gọi là ký hiệu phân loại.
Các ký hiệu phân loại được cấu tạo theo trình tự sau:
- Ký hiệu tổng quát trước ký hiệu chi tiết
Ký hiệu chung xuất hiện trước ký hiệu riêng, bao gồm dãy cơ bản, các lớp trong dãy cơ bản, cùng với các mục, tiểu mục và các cấp trong tiểu mục.
Ví dụ: 5 Khoa học tự nhiên Toán học (lớp cơ bản)
Trong bảng chính, các ký hiệu phân loại và tên gọi đề mục đi kèm với hướng dẫn phân loại, được in sau lời nói đầu hoặc sau từng đề mục Hướng dẫn này giải thích nội dung của các ký hiệu phân loại và xác định phạm vi của từng đề mục, nhằm đảm bảo sự thống nhất và chính xác trong việc phân loại tài liệu của thư viện.
Lớp 37 Giáo dục Khoa học sư phạm
Những vấn đề chung, những nguyên lý, lý luận về giáo dục và dạy học
370 Tổ chức và xây dựng nền giáo dục
379 (V) Tổ chức nền giáo dục ở Việt Nam
372 Giáo dục mầm non (lứa tuổi nhà trẻ và mầm non)
372.015 Tâm lý học trẻ em thuộc lứa tuổi mẫu giáo
Cũng xem 156 Tâm lý học cá nhân Tâm lý học lứa tuổi
Những hướng dẫn Xem, Cũng xem được in sau nội dung của các đề mục, cho biết:
- Mối liên hệ giữa các đề mục
- Sự khác biệt giữa các khái niệm, các vấn đề tương tự nhau
- Nâng cao hiểu biết về ngành học, môn học có nội dung cận kề nhau hoặc bổ sung cho nhau
- Sự tương quan giữa khoa học này với khoa học khác
Tất cả đều nhằm mục đích làm sáng tỏ ký hiệu phân loại của tất cả các đề mục trong bảng chính
* Bảng phụ (Bảng trợ ký hiệu)
Bài viết đề cập đến các ký hiệu hỗ trợ cho ký hiệu chính, nhằm phản ánh khái niệm lặp đi lặp lại trong các môn tri thức, giúp rút ngắn khối lượng ký hiệu phân loại của bảng chính Những ký hiệu này xác định rõ nội dung và hình thức của ấn phẩm, đồng thời thống nhất quá trình phân loại Có bốn loại trợ ký hiệu chính được nêu ra.
- Trợ ký hiệu hình thức:
+ Phản ánh hình thức, công dụng, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của tài liệu
+ Bắt đầu băng số 0 và viết trong ngoặc đơn
(03) Bách khoa toàn thư, từ điển
(07) Nghiên cứu và giảng dạy môn học Tài liệu nói về phương pháp giảng dạy
(09) Lịch sử khoa học kỹ thuật
+ Đối với thư viện trường học, các trợ ký hiệu hình thức cần lưu ý để sử dụng thống nhất và chính xác:
(073) Các kế hoạch và chương trình học tập
(075) Sách giáo khoa, giáo trình và hướng dẫn học tập
(076) Sách bài tập dùng cho học sinh (kèm sách giáo khoa)
Ví dụ: Tiếng Việt 1: 4(V)(075); Bài tập toán 1: 51(V)(076)
Giúp học tốt tiếng Anh 8: 4(A)(075)
Toán nâng cao Hình học 10: 513 (076)
40 đề toán luyện thi tốt nghiệp Tiểu học: 51(073)
Phân tích và bình giảng 45 bài Văn học lớp 9: Ôn thi tốt nghiệp THCS và thi vào lớp 10 THPT: 8(V)(073) + 8(N)(073)
- Trợ ký hiệu địa lý:
+ Phản ánh khía cạnh địa lý mà nội dung tài liệu đề cập đến
Trong các môn chuyên ngành khoa học xã hội và chính trị, việc xác định rõ ràng châu lục, quốc gia hoặc địa phương mà tài liệu đề cập đến là rất quan trọng để làm sáng tỏ vấn đề.
+ Được viết trong ngoặc đơn
Ví dụ: (V) Việt Nam; (N) Nước ngoài; (T) Thế giới; (4) Châu Á
+ Riêng trợ ký hiệu địa lý trở thành trợ ký hiệu quy ước dùng cho các ngôn ngữ phổ cập như sau: Tiếng Việt: 4(V); Tiếng Anh: 4(A); Tiếng Đức: 4(Đ)
VD: Từ điển tiếng Việt: 4(V)(03); Từ điển Anh – Việt: 4(A)(03)=V
+ Có một số trợ ký hiệu được đưa vào cùng với các đề mục
Môn loại 3K Chủ nghĩa Mác – Lên nin và không ghi trong ngoặc để trở thành đề mục chính trong bảng phân loại thì không cần để trong ngoặc
VD: 3KV Đảng Cộng sản Việt Nam ĐV Sách thiếu nhi tiếng Việt
- Trợ ký hiệu liên quan:
Cấu tạo bằng dấu hai chấm (:) giữa hai ký hiệu môn loại giúp làm rõ hai vấn đề có liên quan trong tài liệu, hoặc chỉ ra rằng một lĩnh vực khoa học được nghiên cứu từ góc độ của một lĩnh vực khoa học khác.
+ Khi dùng nên thận trọng và chỉ dùng khi thật cần thiết, tránh gây phức tạp cho việc sắp xếp tài liệu
VD: “Các phương pháp toán học trong hóa học”
KHPL: 54 : 51 TL này được xếp theo ký hiệu 54 Hóa học
- Trợ ký hiệu phân tích:
Bắt đầu bằng dấu gạch ngang kết hợp với ký hiệu môn loại để giới thiệu chi tiết và cụ thể hơn về nội dung tài liệu đang đề cập.
+ Chỉ sử dụng trong một số ngành nhất định
Trong bảng PL 19 lớp, chỉ có môn loại 4 Ngôn ngữ học có trợ ký hiệu phân tích, nhằm chỉ rõ từng chuyên ngành của ngôn ngữ học, bắt đầu bằng dấu gạch ngang (-).
Ví dụ: Ngữ pháp tiếng Việt: 4(V)-06; Từ điển chính tả tiếng Việt: 4(V)-04
* Bảng ký hiệu tác giả
- Phần 1: 59 nguyên âm và phụ âm (phụ âm đơn và phụ âm kép) xếp theo thứ tự ABC
Phần 2 của bài viết tập trung vào các vần được hình thành từ sự kết hợp giữa nguyên âm và phụ âm Mỗi vần này đều mang một số thập phân đặc trưng, không trùng lặp với bất kỳ vần nào khác trong bảng ký hiệu của tác giả.
Mỗi tài liệu trong thư viện đều được mô tả và phân loại rõ ràng, bao gồm thông tin về tác giả và tên tài liệu, nhằm tổ chức mục lục thư viện một cách hiệu quả.
Bảng ký hiệu tác giả khó dùng cho tác giả nước ngoài
* Bảng tra cứu chủ đề
Lưu trữ thông tin và bảo quản tài liệu
Lưu trữ thông tin là bước quan trọng trong quy trình quản lý thông tin tư liệu, diễn ra sau khi tài liệu đã được xử lý về hình thức và nội dung Hoạt động này được thực hiện từ khi xây dựng thư viện, nhằm tổ chức và sắp xếp thông tin liên quan đến tài liệu, dữ kiện và vấn đề của một hoặc nhiều cơ quan thông tin.
TV nhằm quản lý và sử dụng chúng một cách tốt nhất
- Bản chất của công tác lưu trữ:
+ Đây là hoạt động mang tính nghiệp vụ do cán bộ TT - TV thực hiện + Sử dụng kết quả của quá trình xử lý thông tin
- Đặc trưng của lưu trữ thông tin:
+ Thông tin được lưu trữ là nguồn thông tin cấp II, ngắn gọn, cô đọng, súc tích và cơ bản, quan trọng nhất về tài liệu
Thông tin cấp II giúp nhận diện và phân biệt tài liệu, cho phép người dùng hình dung cơ bản về hình thức và nội dung trước khi tiếp xúc với tài liệu cấp I Những thông tin này được tập hợp thành một đơn vị thông tin gọi là phiếu mô tả, phiếu mục lục, phiếu thư mục hoặc biểu ghi thư mục.
Tổ chức lưu trữ thông tin có nhiệm vụ sắp xếp, bảo quản và tổ chức các đơn vị thông tin tài liệu Mỗi thư viện hoặc cơ quan thông tin sẽ có cách tổ chức riêng, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đặc thù của từng đơn vị.
Mục đích của công tác lưu trữ thông tin trong thư viện là bảo quản và lưu giữ tài liệu, thông tin, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tiếp cận và sử dụng thông tin cho nhiều mục đích khác nhau.
Lưu trữ thông tin có mối liên hệ chặt chẽ với các công tác như mô tả tài liệu, định chủ đề, phân loại, định từ khoá, tóm tắt và chú giải Việc lưu trữ thông tin không chỉ bao gồm các kết quả từ quá trình xử lý hình thức và nội dung của tài liệu mà còn nhằm mục đích tổ chức công tác tra cứu và khai thác tài liệu trong thư viện.
* Hệ thống lưu trữ thông tin
Hệ thống lưu trữ thông tin là một cấu trúc được thiết kế để tổ chức, sắp xếp và lưu trữ thông tin về tài liệu hoặc dữ kiện trong một cơ quan thông tin cụ thể Các thành phần của hệ thống này bao gồm mục lục, ngân hàng dữ liệu và cơ sở dữ liệu, nhằm phục vụ cho việc tra cứu và tìm kiếm thông tin hiệu quả Quá trình tổ chức thông tin bao gồm các bước như thu thập, xử lý và sắp xếp thông tin một cách khoa học.
Hệ thống lưu trữ thông tin là một phần thiết yếu trong bộ máy tra cứu thông tin tại các cơ quan thư viện và thông tin Nó không chỉ là sản phẩm mà còn là công cụ hỗ trợ việc tra cứu, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, truy cập và khai thác thông tin Nhờ vào sự phát triển của khoa học và công nghệ, các hệ thống lưu trữ thông tin hiện nay đã mở rộng khả năng, không chỉ giới hạn ở việc lưu trữ thông tin thư mục mà còn có khả năng lưu trữ thông tin toàn văn.
Hệ thống lưu trữ thông tin được phân loại dựa trên chức năng, nhiệm vụ và cơ sở vật chất của từng thư viện, cũng như kỹ thuật xây dựng các hình thức lưu trữ khác nhau Theo các vật mang tin, hệ thống này được chia thành ba loại chính.
+ Hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống
+ Hệ thống lưu trữ thông tin bán tự động hoá
+ Hệ thống lưu trữ thông tin tự động hoá
Hệ thống LTTT truyền thống đã tồn tại qua nhiều thế kỷ và được xây dựng bằng phương pháp thủ công, bao gồm các mục lục, hộp phiếu, kho tài liệu tra cứu, và hồ sơ trả lời bạn đọc Hiện nay, nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều quy trình trong hệ thống này đã được tự động hóa, như việc tạo mục lục, thư mục và phích mô tả từ dữ liệu được trích rút từ cơ sở dữ liệu.
Hệ thống LTTT bán tự động, phát triển từ thập kỷ 60 đến 80 của thế kỷ 20, sử dụng sự hỗ trợ của máy móc để tối ưu hóa quá trình lưu trữ và tìm kiếm thông tin Phương pháp này không chỉ giảm bớt sức lao động mà còn nâng cao hiệu quả trong việc tìm kiếm dữ liệu, đánh dấu một bước tiến mới trong công nghệ thông tin.
Hệ thống LTTT tự động hóa cho phép lưu trữ và xử lý thông tin tài liệu một cách tự động trên bộ nhớ máy tính và các thiết bị lưu trữ mà máy tính có thể đọc Điều này giúp tăng cường khả năng tìm kiếm thông tin với nhiều điểm truy cập nhanh chóng và chính xác hơn.
Nhờ áp dụng tiêu chuẩn về khổ mẫu trình bày dữ liệu và chuẩn trao đổi thông tin, các hệ thống LTTT tự động hóa có khả năng dễ dàng trao đổi thông tin với nhau.
Tổ chức hệ thống LTTT có thể được thực hiện qua nhiều hình thức đa dạng, bao gồm hệ thống mục lục, bộ phiếu, phiếu lỗ, cơ sở dữ liệu (CSDL), và mục lục đọc máy.
Bộ máy tra cứu thông tin bao gồm các thành phần chính như hệ thống mục lục, thư mục, cơ sở dữ liệu (CSDL), kho tài liệu tra cứu và hồ sơ trả lời câu hỏi.
- Các loại mục lục và hộp phiếu có trong thư viện truyền thống
Hệ thống lưu trữ thông tin truyền thống đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các công cụ tra cứu cần thiết, giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu trong kho tàng của thư viện.