MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
Khái niệm về quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
Khái niệm quản trị đã tồn tại từ lâu trên thế giới, với từ "Management" trong tiếng Anh thể hiện cả hai nghĩa là quản lý và quản trị, nhưng hiện nay chủ yếu được sử dụng để chỉ quản trị Thuật ngữ "Administration" cũng mang ý nghĩa quản trị, nhưng chủ yếu liên quan đến quản lý hành chính nhà nước.
Trong tiếng Việt, thuật ngữ "quản lý" thường được hiểu gắn liền với quản lý nhà nước ở tầm vĩ mô, trong khi "quản trị" thường áp dụng cho phạm vi nhỏ hơn, như tổ chức hoặc doanh nghiệp Cụ thể, "quản trị" chỉ sự điều hành của chủ doanh nghiệp trong lĩnh vực nội bộ, còn "quản lý" ám chỉ sự điều hành các doanh nghiệp dưới sự giám sát của các cấp cơ quan cấp trên.
Nhân sự là tập hợp tất cả các cá nhân tham gia vào các hoạt động của tổ chức, không phân biệt vai trò của họ.
Con người chính là yếu tố cấu thành doanh nghiệp, bản thân con người vận hành doanh nghiệp và con người quyết định sự thắng bại của doanh nghiệp
Trong quản lý doanh nghiệp, các nhà quản trị phải thực hiện nhiều công tác như quản trị sản xuất, tài chính, nhân sự và marketing Trong số đó, quản trị nhân sự là yếu tố quan trọng nhất, vì con người là tài sản quý giá giúp tổ chức phát triển bền vững Quản trị nhân sự chính là chìa khóa dẫn đến thành công của tổ chức.
Có rất nhiều khái niệm về quản trị nhân sự Theo các tác giả Kinh tế quốc dân,
Quản trị nhân lực, một chức năng cơ bản trong quản trị tổ chức, bao gồm việc hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực, từ đó giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.
Quản trị nhân sự, theo tác giả Nguyễn Hữu Thân, là quá trình phối hợp tổng thể các hoạt động như hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển và động viên nguồn nhân lực Mục tiêu của quản trị nhân sự là tạo điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức (Nguyễn Hữu Thân, 2010, tr 17).
Quản trị nhân sự là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát đánh giá, nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến con người trong tổ chức Quá trình này giúp tạo ra, duy trì và phát triển một đội ngũ nhân viên đủ về số lượng và chất lượng, từ đó đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.2 Mục tiêu của quản trị nhân sự
Mục tiêu hàng đầu trong quản trị nhân sự là tối ưu hóa quy trình quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và cải thiện hiệu suất tổ chức.
Các lý thuyết cổ điển về quản trị nhân sự chủ yếu tập trung vào việc nâng cao lợi nhuận cho cổ đông, trong khi học thuyết doanh nghiệp hiện đại nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phục vụ nhân viên Điều này có nghĩa là giúp nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân, được đo lường qua mức độ thỏa mãn trong công việc Khi nhân viên cảm thấy tích cực về công việc, họ sẽ phát huy tối đa năng lực cá nhân, từ đó gắn bó với tổ chức và sẵn lòng cống hiến cho sự phát triển chung.
1.1.3 Vai trò của quản trị nhân sự
1.1.3.1 Đề ra các chính sách liên quan đến nhân sự
Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực thi các chính sách nhân sự toàn diện cho cơ quan Họ tư vấn cho lãnh đạo tổ chức trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến con người, đảm bảo rằng các chính sách này không chỉ khả thi mà còn giúp giải quyết các thách thức khó khăn Mục tiêu cuối cùng là hỗ trợ cơ quan đạt được các mục tiêu đề ra.
1.1.3.2 Tư vấn cho các bộ phận trong doanh nghiệp
Bộ phận nhân sự không chỉ thực hiện các nhiệm vụ quản lý mà còn đóng vai trò tư vấn cho các cấp quản trị khác trong doanh nghiệp Đặc biệt, trong các lĩnh vực có tỷ lệ nghỉ việc cao hoặc có nhiều thắc mắc về chế độ phụ cấp, người đứng đầu bộ phận nhân sự và các nhân viên cấp dưới cần nắm vững chuyên môn để tư vấn và giải quyết hiệu quả các vấn đề này.
1.1.3.3 Cung cấp các dịch vụ
Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ như tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cho các bộ phận khác Quản trị nhân sự hỗ trợ các bộ phận trong quá trình tuyển mộ, trắc nghiệm và lựa chọn nhân viên, nhờ vào tính chuyên môn hóa cao Thông thường, các bộ phận khác ít khi thực hiện toàn bộ quy trình tuyển dụng mà không tham khảo ý kiến từ bộ phận nhân sự, nhằm đảm bảo hiệu quả trong các thủ tục liên quan Tuy nhiên, quyết định cuối cùng về việc lựa chọn nhân viên trúng tuyển thuộc về bộ phận yêu cầu tuyển dụng, không phải bộ phận nhân sự.
1.1.3.4 Kiểm tra thực hiện chức năng quản trị nhân sự
Bộ phận nhân sự thực hiện chức năng giám sát để đảm bảo các bộ phận khác tuân thủ các chính sách và chương trình nhân sự đã được đề ra Họ kiểm tra các thủ tục và đánh giá thành tích của nhân viên, nhằm xác định tính chính xác và đầy đủ của các đánh giá này, tránh bỏ sót bất kỳ thành tích nào.
Kiểm tra hiệu quả quản trị nhân sự thông qua việc đo lường, đánh giá và phân tích các khiếu nại, tai nạn lao động, lý do vắng mặt của nhân viên, cũng như các biện pháp kỷ luật Các cuộc kiểm tra cần được thực hiện bằng văn bản, thông báo cho các bộ phận liên quan và báo cáo lên cấp quản lý cao hơn trong doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý tài nguyên nhân sự.
1.1.4 Chức năng của quản trị nhân sự
Hầu hết các tổ chức cần thực hiện các hoạt động cơ bản như xác định nhu cầu nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân viên, đào tạo và đãi ngộ Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực được phân chia thành ba nhóm chính.
1.1.4.1 Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự
Những nội dung chính của hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
1.2.1 Hoạch định nguồn nhân sự
Hoạch định nhân sự là quá trình hệ thống đánh giá các yêu cầu về nhân lực nhằm đảm bảo cơ quan có đủ số lượng và kỹ năng cần thiết (Nguyễn Hữu Thân, 2010, tr 124)
Hoạch định là quá trình tư duy chiến lược nhằm giải quyết khó khăn và xác định hướng phát triển theo các mục tiêu đề ra Trong lĩnh vực nhân sự, hoạch định giúp doanh nghiệp nhận diện rõ ràng phương hướng và cách thức quản lý nhân sự, đảm bảo rằng họ có được nhân lực phù hợp cho từng vị trí vào thời điểm cần thiết.
Công tác hoạch định nguồn nhân sự là yếu tố then chốt trong quản trị nguồn nhân lực, ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
Công tác hoạch định cho phép doanh nghiệp nhận diện những khó khăn tiềm ẩn và tìm kiếm giải pháp khắc phục, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.
1.2.1.3 Tiến trình hoạch định nhân sự
Sơ đồ 1.1: Tiến trình hoạch định nhân sự
Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu
Trong một doanh nghiệp, việc hoạch định doanh thu là bước đầu tiên, sau đó quản trị viên sẽ phân tích các dòng sản phẩm phù hợp để đạt được mục tiêu doanh thu đã đề ra Cuối cùng, để sản xuất những sản phẩm này, cần phải ước lượng số lượng nhân sự cần thiết.
Bước 2: Đề ra các chính sách và kế hoạch
Dựa trên dự báo nhu cầu, doanh nghiệp cần xây dựng các chính sách và kế hoạch cụ thể Việc thiếu hoặc thừa nguồn nhân sự cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo phù hợp với ngân sách công ty, sau đó trình bày cụ thể lên giám đốc để được phê duyệt.
Bước 3: Thực hiện các kế hoạch và chương trình
Để đáp ứng nhu cầu nhân sự, cán bộ quản trị cần thực hiện thuyên chuyển nhân sự phù hợp với khả năng của từng cá nhân và yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm thăng chức, giáng chức hoặc tuyển dụng thêm nhân viên.
Khi thừa nguồn nhân sự, cán bộ quản trị có thể áp dụng các biện pháp như hạn chế tuyển dụng, giảm giờ làm, cho nghỉ tạm thời kèm trợ cấp, hoặc cho nghỉ hưu sớm.
Bước 4: Kiểm tra và đánh giá chương trình
Chương trình hoạch định cần được thiết lập với mốc thời gian rõ ràng và sau mỗi giai đoạn, cần thực hiện kiểm tra và đánh giá để phát hiện sai sót Quá trình này giúp điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp với các mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp, chẳng hạn như doanh thu.
1.2.2 Phân tích và thiết kế công việc
Trước hết ta cần xác định rõ khái niệm công việc
“Công việc bao gồm một số công tác cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt đƣợc mục tiêu của mình” (Nguyễn Hữu Thân, 2010, tr 90)
Phân tích công việc là quy trình hệ thống nhằm xác định các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc trong tổ chức (Nguyễn Hữu Thân, 2010, tr 90).
Phân tích công việc là quá trình mô tả và ghi lại mục tiêu, nhiệm vụ, và hoạt động liên quan đến một công việc cụ thể Nó cũng xác định các điều kiện cần thiết để hoàn thành công việc, cùng với những kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để đạt được thành công.
Phân tích công việc nhằm trả lời sáu câu hỏi quan trọng: công việc được giao là gì, thời gian hoàn thành ra sao, địa điểm thực hiện ở đâu, phương pháp thực hiện như thế nào, sự cần thiết của công việc đó, và yêu cầu chuyên môn cần thiết để thực hiện công việc.
Mục đích chính của phân tích công việc là hướng dẫn cách xác định chi tiết các chức năng và nhiệm vụ quan trọng của công việc, đồng thời chỉ ra cách tuyển chọn và bố trí nhân sự phù hợp để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
Phân tích công việc là bước khởi đầu quan trọng cho mọi nhà quản trị nhân sự, giúp xác định nhu cầu tuyển dụng và đảm bảo bố trí nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc.
1.2.2.2 Các phương pháp phân tích công việc
Trong bảng câu hỏi, cần thu thập thông tin về tên tuổi, phòng ban, chức vụ và mô tả chi tiết các nhiệm vụ, mục đích công việc cũng như khối lượng công việc Tuy nhiên, một trở ngại lớn của phương pháp này là nhân viên thường không có đủ thời gian và cảm thấy không hài lòng khi phải điền quá nhiều thông tin chi tiết.
Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nhân sự
1.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài
1.3.1.1 Môi trường kinh tế Đây là một yếu tố quan trọng thu hút sự quan tâm của các nhà quản trị Sự tác động của các yếu tố môi trường kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ tới doanh nghiệp Những diễn biến của môi trường kinh tế bao giờ cũng chứa đựng những cơ hội và đe dọa khác nhau đối với từng doanh nghiệp trong các ngành khác nhau, nó tác động trực tiếp đến mục tiêu, chiến lƣợc quản trị nhân sự lâu dài của doanh nghiệp Nền kinh tế ở giai đoạn có tốc độ tăng trưởng cao sẽ tạo ra nhiều cơ hội cho đầu tƣ mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp sẽ có những dự án và cần tuyển nhân sự nhiều hơn, ngƣợc lại khi nền kinh tế sa sút sẽ dẫn đến cắt giảm nhân sự
Trong bối cảnh kinh tế biến động, các doanh nghiệp cần điều chỉnh chính sách nhân sự để thích ứng Khi thị trường thay đổi, việc chuyển đổi ngành nghề và mặt hàng kinh doanh đòi hỏi chế độ đào tạo nhân sự hợp lý Tuy nhiên, bất chấp những biến động, yếu tố cốt lõi vẫn là duy trì đội ngũ nhân viên có kỹ năng làm việc tốt và trình độ chuyên môn cao.
1.3.1.2 Dân số/ lực lượng lao động
Sự phát triển của dân số gia tăng nhu cầu việc làm, nhưng đồng thời cũng dẫn đến tình trạng lão hóa đội ngũ lao động trong doanh nghiệp và thiếu hụt nguồn nhân lực Để đáp ứng lực lượng lao động ngày càng tăng, cần phải tạo ra nhiều việc làm mới, nếu không sẽ gây khó khăn cho sự phát triển bền vững của các công ty.
Theo tổng điều tra dân số năm 2019, tỷ lệ nam giới chiếm 49,8% và nữ giới chiếm 50,2% trong lực lượng lao động xã hội Phụ nữ tham gia đông đảo ở tất cả các ngành nghề kinh tế, và sự hiện diện của họ trong lực lượng lao động có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, đặc biệt liên quan đến thai sản và việc chăm sóc con cái.
Trong doanh nghiệp, mọi quy định về quản trị nhân sự đều phải tuân thủ luật pháp nhà nước, đặc biệt là Luật lao động và các văn bản liên quan Luật pháp không chỉ ảnh hưởng đến quy trình tuyển dụng mà còn chi phối chế độ đãi ngộ người lao động Theo Bộ luật lao động 2019, hợp đồng lao động là sự ràng buộc giữa người lao động và doanh nghiệp, nhằm quản lý và điều chỉnh mối quan hệ lao động trong tất cả các loại hình doanh nghiệp.
Môi trường văn hóa xã hội ảnh hưởng sâu sắc đến nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Sự phân tầng giai cấp trong xã hội có thể tạo ra những rào cản, khiến nấc thang giá trị xã hội không theo kịp với xu hướng phát triển toàn cầu, từ đó hạn chế khả năng cung cấp nhân tài cho các doanh nghiệp.
1.3.1.5 Tiến bộ khoa học kỹ thuật
Sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật toàn cầu đang gia tăng áp lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp Điều này yêu cầu các doanh nghiệp phải chú trọng vào việc cải tiến và đổi mới công nghệ liên tục nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm chi phí sản xuất.
Sự phát triển của khoa học và công nghệ đang tạo ra thách thức cho các nhà quản trị trong việc đào tạo và huấn luyện nhân viên, yêu cầu doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn vào quy trình tuyển dụng Đồng thời, cần tăng cường đào tạo lại nghề nghiệp, sắp xếp lực lượng lao động và thu hút nhân lực mới có kỹ năng cao để đáp ứng kịp thời với sự tiến bộ của công nghệ hiện đại.
Khách hàng là trung tâm của mọi doanh nghiệp, được coi là vua trong văn hóa Mỹ và thượng đế trong văn hóa Nhật Bản Doanh số là yếu tố sống còn, vì không có khách hàng, doanh nghiệp sẽ không tồn tại Để mọi nhân viên đều nhận thức được điều này, các cấp quản lý cần thực hiện quản trị nhân sự hiệu quả, nhấn mạnh rằng việc làm hài lòng khách hàng là ưu tiên hàng đầu Thiếu khách hàng đồng nghĩa với việc không có việc làm, và doanh thu sẽ quyết định mức lương cùng phúc lợi Do đó, việc bố trí nhân viên hợp lý để phục vụ khách hàng tốt nhất là một thách thức lớn trong quản trị nhân sự.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, quản trị nhân sự hiệu quả là yếu tố then chốt để thu hút và giữ chân nhân tài Nhà quản trị cần chú trọng đến công tác tuyển dụng, xây dựng bản mô tả công việc rõ ràng, và áp dụng chế độ đãi ngộ, lương bổng hợp lý Đặc biệt, việc tạo dựng một văn hóa doanh nghiệp văn minh và gắn bó sẽ giúp giữ chân nhân viên, ngăn chặn tình trạng mất nhân tài vào tay đối thủ trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt.
1.3.2 Các nhân tố môi trường bên trong
Sứ mệnh của doanh nghiệp là lý do tồn tại, định hướng mọi hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp Mỗi cấp quản trị cần hiểu rõ mục tiêu này, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản trị Khi lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phát triển, và chế độ đãi ngộ, các nhà quản trị nhân sự cần đối chiếu với sứ mệnh và mục tiêu đã được xác định từ đầu để đảm bảo sự đồng nhất trong thực hiện.
1.3.2.2 Chính sách của doanh nghiệp
Chính sách của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quản trị nhân sự, tập trung vào việc chăm sóc nhân viên và tạo ra môi trường làm việc thân thiện Các chế độ lương bổng hợp lý và đãi ngộ tốt không chỉ kích thích sự hăng say lao động mà còn ưu tiên việc thay đổi công việc từ nhân viên nội bộ trước khi tuyển dụng bên ngoài.
Văn hóa doanh nghiệp là hệ thống giá trị và ý nghĩa được chia sẻ, bao gồm phong tục, tập quán, và nghi thức, tạo ra các chuẩn mực hành vi cho nhân viên Nó chính là tâm hồn của doanh nghiệp, yêu cầu nhân viên phải năng động và linh hoạt Nhà quản trị cần xây dựng bầu không khí văn hóa phối hợp, đáp ứng nhu cầu của nhóm trước, sau đó là nhu cầu cá nhân, nhằm đảm bảo sự gắn bó trong doanh nghiệp.
Bầu không khí văn hóa trong doanh nghiệp cần được hình thành từ những tấm gương của các nhà quản trị, với ba yếu tố chính ảnh hưởng đến bối cảnh tâm lý là truyền thông, động viên và phong cách lãnh đạo Bên cạnh đó, đặc tính tổ chức, quy trình quản trị, cơ cấu tổ chức và phong cách quản trị cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc tích cực.
1.3.2.4 Nguồn nhân sự lao động
Trong doanh nghiệp, mỗi nhân viên là một cá thể độc lập với năng lực, nguyện vọng và sở thích riêng Do đó, nhà quản trị cần nghiên cứu kỹ lưỡng các biện pháp quản lý phù hợp Nhu cầu và thị hiếu của nguồn nhân lực có sự thay đổi theo từng thời kỳ, vì vậy việc nắm bắt những thay đổi này là rất quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của nhân viên, từ đó hướng tới sự gắn bó lâu dài trong tổ chức.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ DIGITECH
2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần giải pháp công nghệ Digitech
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần giải pháp công nghệ Digitech
2.1.1.1 Quá trình hình thành công ty
Hoạt động quản trị nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp công nghệ
Vào đầu kỳ, phòng hành chính nhân sự sẽ hợp tác với phòng kế hoạch và kỹ thuật để đánh giá năng lực nhân viên và tình hình kinh doanh của công ty Mục tiêu là xây dựng tài liệu chi tiết về các yếu tố kỹ thuật, công nghệ và nguồn nhân lực nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm chi phí và đảm bảo công ty hoàn thành kế hoạch đề ra.
Công tác hoạch định nhu cầu nhân sự đƣợc phòng nhân sự công ty thực hiện rất nghiêm túc qua bốn bước:
Bước 1: Dự báo nhu cầu và dự báo khả năng sẵn có của công ty về nhân sự
Khi dự báo nhân sự, phòng nhân sự cần xem xét nhiều yếu tố như kế hoạch kinh doanh, các thay đổi tiềm năng, số lượng và trình độ chuyên môn của nhân viên Từ đó, công ty có thể xác định được tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự so với kế hoạch ban đầu, giúp đưa ra quyết định hợp lý về tuyển dụng hoặc sa thải nhân viên.
Bước 2: Phòng nhân sự sẽ đƣa ra các bản báo cáo cũng nhƣ những ý kiến đóng góp để cấp trên xét duyệt
Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu, phòng nhân sự sẽ hợp tác với các nhà quản trị ở các lĩnh vực khác để triển khai các chương trình cụ thể, bao gồm tuyển dụng, sa thải và đào tạo nhân viên.
Bước 4: Phòng nhân sự đánh giá hiệu quả và có sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế kinh doanh của công ty hơn
Công tác hoạch định nhân sự tại công ty nhìn chung khá hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu kinh doanh, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện Đặc biệt, việc thu thập thông tin về nguồn nhân sự từ các công ty cùng lĩnh vực chưa được thực hiện tốt, dẫn đến sự không chính xác trong hoạch định so với tình hình kinh doanh thực tế Điều này gây khó khăn cho công ty trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Việc thu thập thông tin kinh doanh thường dựa vào năng lực và dữ liệu từ kỳ trước, dẫn đến việc áp dụng cho kỳ hiện tại Khi thực hiện kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng cần tuyển dụng thêm nhân sự, mặc dù nhiều công việc và tổ đội vẫn có khả năng chia sẻ và đảm nhận công việc một cách hiệu quả.
2.2.2 Phân tích và thiết kế công việc
Công ty Digitech đã chú trọng đến công tác phân tích công việc từ khi thành lập và hoạt động Hoạt động này được thực hiện một cách có hệ thống và bài bản, nhằm đảm bảo hiệu quả trong quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
Giám đốc điều hành yêu cầu phòng nhân sự hợp tác với các phòng ban khác để thực hiện phân tích công việc, nhằm đảm bảo sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa các nhân viên Điều này giúp người lao động hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.
Phòng nhân sự sẽ gửi công văn yêu cầu các trưởng phòng tiến hành phân tích công việc cho tất cả các vị trí trong phòng, ban của mình Mỗi công việc cần được mô tả rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên Các trưởng phòng sẽ dựa vào kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm cá nhân và trao đổi với nhân sự hàng ngày để bổ sung thông tin về nhiệm vụ và phạm vi quyền hạn Kết quả là các trưởng phòng sẽ tạo ra các văn bản phân tích công việc, bao gồm bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.
Văn bản này sẽ được chuyển giao cho phòng nhân sự, sau đó phòng nhân sự sẽ trình lên phó giám đốc điều hành công ty để phê duyệt Khi được thông qua, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc sẽ được gửi đến các phòng ban và lưu trữ tại tổ chức nhân sự Mỗi vị trí công việc trong công ty đều có bản mô tả công việc, yêu cầu công việc cho người thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc riêng biệt Nội dung trong bản mô tả công việc sẽ bao gồm một số thông tin quan trọng.
Phần xác định công việc bao gồm chức danh, người quản lý trực tiếp, tóm tắt nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết Các phòng ban gửi bản mô tả công việc và tiêu chuẩn cho phòng nhân sự, giúp họ có căn cứ tuyển dụng phù hợp Việc xây dựng bản mô tả được thực hiện theo yêu cầu của từng vị trí và thường xuyên cập nhật để phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo lợi ích kinh tế và an toàn cho nhân viên.
Công ty đã tiến hành phân tích công việc một cách chặt chẽ nhằm xây dựng các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc, từ đó giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và thực hiện công việc hiệu quả hơn trong quá trình kinh doanh chung.
2.2.3 Tuyển dụng nhân sự Để nắm khái quát đƣợc tình hình nhân sự của công ty thì chúng ta cần biết được trước hết là tổng số nhân lực của công ty qua một vài năm gần đây Sau đây là bảng thống kê số nhân viên trong 3 năm qua
Bảng 2.2: Số liệu nhân viên trong 3 năm gần đây Đơn vị: người
Theo dữ liệu từ Phòng nhân sự của công ty trong giai đoạn 2017 – 2019, có mối quan hệ thuận giữa việc tăng số lượng lao động và sự phát triển hoạt động kinh doanh Sự gia tăng nhân sự phản ánh sự tin tưởng ngày càng cao của khách hàng vào sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự, 2019
Hình 2.1: Cơ cấu nhân sự theo giới tính của công ty giai đoạn 2017-2019
Hình 2.1 cho thấy rằng lực lượng lao động chủ yếu của công ty là nam giới, điều này phù hợp với lĩnh vực công nghệ thông tin và kỹ thuật mà công ty hoạt động Tuy nhiên, số lượng nhân viên nam và nữ đều tăng theo từng năm, cho thấy nguồn nhân lực của công ty khá ổn định.
Trên đại học 3 Đại học, cao đẳng 25
Xét về trình độ học vấn, tỷ lệ cán bộ công nhân viên có trình độ trên đại học chỉ chiếm 9%, trong khi đó, tỷ lệ cán bộ có trình độ đại học và cao đẳng dao động từ 75% đến 77% Tỷ lệ cán bộ có trình độ trung cấp cũng khá thấp, chỉ khoảng 15% Điều này cho thấy công ty rất coi trọng trình độ học vấn và bằng cấp, coi đây là điều kiện cần thiết để ứng tuyển vào các vị trí công việc, đặc biệt do tính chất đặc thù của công việc yêu cầu đào tạo chuyên môn phù hợp.
Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp công nghệ Digitech
2.3.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp
Trong hơn 30 năm qua, sự phát triển của Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể Kể từ khi thực hiện đổi mới kinh tế và chính trị vào năm 1986, Việt Nam đã nhanh chóng chuyển mình từ một trong những quốc gia nghèo nhất thế giới thành một quốc gia có thu nhập trung bình thấp.
Năm 2019, kinh tế Việt Nam thể hiện sức mạnh và khả năng chống chịu cao với GDP thực tăng 7,02% nhờ nhu cầu trong nước và sản xuất xuất khẩu Tuy nhiên, năm 2020, đại dịch Covid-19 đã ảnh hưởng nặng nề đến nền kinh tế do hội nhập sâu rộng Dù vậy, nhờ những can thiệp y tế kịp thời của chính phủ, nền kinh tế Việt Nam không bị tổn hại nghiêm trọng như nhiều quốc gia khác Mặc dù GDP ước đạt 3,8% trong quý đầu năm 2020, tác động của cuộc khủng hoảng Covid-19 vẫn khó lường, dẫn đến yêu cầu gia tăng tài chính công khi thu ngân sách giảm và chi ngân sách tăng để khởi động gói kích cầu hỗ trợ các hộ gia đình và doanh nghiệp.
Digitech, một doanh nghiệp nhỏ, đã chịu ảnh hưởng tiêu cực từ tình hình kinh tế, dẫn đến doanh thu giảm sút ngay trong quý đầu Công ty gặp khó khăn trong việc duy trì và tìm kiếm khách hàng, buộc phải cắt giảm nhân sự không cần thiết và giảm chi phí hoạt động để đảm bảo hoạt động kinh doanh Sau khi thực hiện cắt giảm nhân sự, ban lãnh đạo đã quyết định giảm một phần lương của các trưởng bộ phận trong công ty.
2.3.1.2 Dân số, lực lượng lao động
Sự phát triển dân số và lực lượng lao động gia tăng yêu cầu tạo ra nhiều cơ hội việc làm mới, nếu không sẽ dẫn đến tình trạng lão hóa đội ngũ lao động trong doanh nghiệp và thiếu hụt nguồn nhân lực.
Digitech có văn phòng tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, hai trung tâm kinh tế - xã hội quan trọng với mật độ dân cư cao và nguồn lao động chất lượng Điều này giúp việc tuyển dụng nhân sự tại đây trở nên thuận lợi, dễ dàng thu hút những ứng viên có năng lực.
Môi trường kinh doanh lành mạnh hay không phụ thuộc vào yếu tố pháp luật và quản lý nhà nước Doanh nghiệp cần hiểu rõ và tuân thủ các quy định pháp luật, vì chính sách kinh tế thắt chặt có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động Theo Bộ luật Lao động 2019, hình thức thưởng cho người lao động đã được mở rộng, không chỉ giới hạn ở tiền mà còn có thể là tài sản dựa trên kết quả kinh doanh Vì vậy, Digitech nên áp dụng hình thức thưởng bằng hiện vật có giá trị để nâng cao tinh thần làm việc Mặc dù một số doanh nghiệp ủng hộ quan điểm thưởng này, nhiều người cho rằng việc thưởng không bắt buộc, dẫn đến 40% nhân viên sẽ xem xét nghỉ việc nếu thưởng Tết bị cắt giảm.
Dựa trên khảo sát uy tín, Digitech nên kết hợp giữa hình thức thưởng bằng tiền và hiện vật để khuyến khích nhân viên Các hiện vật có thể là sản phẩm của công ty hoặc được mua từ bên ngoài, nhằm phù hợp với xu hướng của các công ty vừa và nhỏ trong ngành công nghệ viễn thông.
Bộ luật quy định thời gian làm thêm giờ hàng tháng nhằm bảo vệ quyền lợi người lao động, với giới hạn không quá 50% tổng thời gian làm việc trong ngày và tối đa 12 giờ/tuần Do đó, Digitech cần tuân thủ quy định từ năm 2021 và sắp xếp lịch làm việc hợp lý cho nhân viên kỹ thuật khi đi công trình ở các tỉnh.
Công việc lắp đặt theo gói thầu của nhân viên Digitech yêu cầu di chuyển giữa các tỉnh, tuy nhiên, với 100% nhân viên kỹ thuật là nam giới, việc di chuyển này không gặp nhiều bất tiện Khi đến các tỉnh thành, nhân viên cần làm quen với văn hóa và nếp sống địa phương, nhưng do tất cả các tỉnh đều nằm trong vùng đồng bằng, việc thích nghi với văn hóa lắp đặt diễn ra thuận lợi mà không gặp phải vấn đề lớn trong sinh hoạt và làm việc.
2.3.1.5 Tiến bộ khoa học kỹ thuật
Quản trị nhân sự là một trong bốn thành phần chủ chốt của hạ tầng doanh nghiệp, chịu ảnh hưởng lớn từ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 Cuộc cách mạng này, với sự phát triển của Internet và trí tuệ nhân tạo, đã làm thay đổi nền sản xuất và gây ra sự cạnh tranh mạnh mẽ giữa các công ty taxi truyền thống và taxi công nghệ Trong bối cảnh công nghệ 4.0, khái niệm công dân kết nối mô tả những thách thức mà nhân lực phải đối mặt với thông tin tiêu cực trong cuộc sống Các nhà quản trị nhân sự không chỉ có trách nhiệm với nguồn nhân lực trong công việc mà còn cần hỗ trợ họ trong cuộc sống hàng ngày Đồng thời, Digitech cần xác định hai nhóm năng lực mới: nhóm năng lực mới trong 4.0 như quản trị thông tin và quản trị quan hệ, và nhóm năng lực cũ nhưng ngày càng quan trọng như đổi mới sáng tạo và phối hợp làm việc.
Digitech cần triển khai phần mềm quản lý nhân sự và hệ thống quản trị lương bổng để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, đồng thời bắt kịp xu thế hiện đại trong lĩnh vực này.
2.3.1.6 Khách hàng và đối thủ cạnh tranh
Hiện nay, tại Hà Nội, các công ty vừa và nhỏ trong lĩnh vực công nghệ viễn thông như Digitech đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt Để giành thị trường tiềm năng, việc đào tạo nhân sự có trình độ chuyên môn cao và cập nhật thông tin kịp thời là rất cần thiết nhằm thu hút khách hàng và tăng doanh thu Điều này yêu cầu một cơ chế tuyển dụng chặt chẽ cùng với chế độ lương thưởng hợp lý và kịp thời Ngoài ra, để giảm bớt áp lực cạnh tranh, Digitech cũng cần cắt giảm chi phí để hạ giá thành dịch vụ.
2.3.2 Các yếu môi trường bên trong doanh nghiệp
2.3.2.1 Sứ mệnh, mục tiêu kinh doanh
Sứ mệnh và mục tiêu là nền tảng cốt lõi của doanh nghiệp, định hướng cho mọi hoạt động nhằm thực hiện những giá trị đó Mỗi doanh nghiệp đều sở hữu những mục tiêu riêng biệt, và điều quan trọng là các cấp quản trị phải nắm vững và hiểu rõ những mục tiêu này để hướng dẫn công việc hiệu quả.
Digitech hướng tới việc trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thiết bị công nghệ viễn thông, với nguyên tắc và giá trị cốt lõi là kim chỉ nam cho mọi hoạt động Đội ngũ quản trị của công ty cam kết đáp ứng nhu cầu cao về giá trị sản phẩm, đồng thời chú trọng tuyển dụng sinh viên năm cuối và mới tốt nghiệp, đào tạo bài bản từ học việc đến làm chính thức Đội ngũ này sẽ thực hiện sứ mệnh và mục tiêu của công ty với tinh thần cống hiến và phát huy giá trị.
2.3.2.2 Chính sách của doanh nghiệp
Các chính sách của doanh nghiệp đa số ảnh hưởng lớn đến việc quản trị nhân sự
Hiện nay, Digitech áp dụng chính sách giảm chi phí nhằm duy trì hoạt động và cạnh tranh hiệu quả trong bối cảnh kinh tế khó khăn Khi cần tuyển dụng thêm nhân sự, công ty ưu tiên xem xét nhân viên nội bộ trước, sau đó mới đến sinh viên thực tập và sinh viên năm cuối, nhằm tiết kiệm chi phí tuyển dụng.
Đánh giá chung về thực trạng hoạt động quản trị nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp công nghệ Digitech
2.4.1 Những thành tích đạt được
Khi gia nhập công ty, nhân viên từ giai đoạn thử việc đến chính thức đều được tham gia các khóa đào tạo chuyên môn Các trưởng dự án trực tiếp hướng dẫn và đào tạo nhân viên trong bộ phận liên quan, giúp tạo tâm lý tích cực cho nhân viên mới trong quá trình làm việc.
Công tác đào tạo được chuẩn bị kỹ lưỡng, với sự hỗ trợ và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình hướng dẫn nhân viên Đội ngũ nhân viên chủ yếu là những người trẻ tuổi, năng động, tạo ra bầu không khí làm việc tích cực và ít cạnh tranh.
Về chế độ đãi ngộ, đa số các chính sách phúc lợi ở mức chấp nhận, cũng tạo động lực làm việc thúc đẩy sự phát triển của công ty
Chính sách nhân sự của công ty tạo điều kiện cho nhân viên mới cảm thấy thân thiện và gắn bó với môi trường làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện công việc Hình thức và nội dung đào tạo được thiết kế phù hợp với từng đối tượng cụ thể, giúp tối ưu hóa quá trình hòa nhập.
2.4.2 Những vấn đề còn hạn chế và nguyên nhân
Những vấn đề còn hạn chế:
Công ty chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác hoạch định, dẫn đến việc hoạch định chỉ mang tính hình thức Hiện tại, các kế hoạch chủ yếu được lập ngắn hạn mà thiếu đi chiến lược dài hạn cần thiết cho sự phát triển bền vững.
Hoạch định nhu cầu nhân lực còn nhiều thiếu sót, chỉ tuyển người khi có việc và thường thì công tác tuyển dụng không đạt hiệu quả cao
Công tác đào tạo và phát triển nhân sự hiện tại chưa được đầu tư đầy đủ, chủ yếu tập trung vào đào tạo nội bộ và tự học lẫn nhau Việc đào tạo mang tính chất tạm thời, thiếu kế hoạch dài hạn cho sự phát triển bền vững của nguồn nhân lực.
Theo khảo sát, chế độ lương thưởng tại công ty còn hạn chế, mức lương của nhân viên chỉ ở mức trung bình trong ngành Digitech chủ yếu áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, điều này không khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên Mặc dù công ty có chính sách thưởng theo kết quả hoạt động kinh doanh, nhưng mức thưởng vẫn thấp so với mặt bằng chung của ngành.
Công ty cần chú trọng hơn đến công tác động viên và khuyến khích tinh thần cho nhân viên, hiện tại chỉ tổ chức một dịp nghỉ mát duy nhất trong năm.
Phong cách quản lý của cán bộ quản lý cấp cao cần được cải thiện để trở nên thân thiện và hiệu quả hơn Thay vì quản lý quá chặt chẽ về thời gian làm việc của nhân viên, các nhà quản lý nên tập trung vào kết quả công việc, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình.
Nguyên nhân của những nhược điểm còn tồn tại:
Công ty Digitech hiện chưa có đội ngũ quản trị nhân sự chuyên nghiệp, dẫn đến việc không theo kịp xu hướng quản trị nhân sự hiện đại Phương pháp quản trị truyền thống đã trở nên lỗi thời và không hiệu quả, đặc biệt khi số lượng nhân sự tăng lên Công tác hoạch định nhân sự chủ yếu dựa vào cảm tính của Tổng giám đốc, người không có chuyên môn sâu về lĩnh vực này, gây khó khăn trong việc đánh giá năng lực nhân viên và đưa ra quyết định tuyển dụng hay sa thải Việc này cần được thực hiện bởi cán bộ quản trị nhân sự có chuyên môn để đảm bảo không ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Phân tích thiết kế công việc và xây dựng bản mô tả công việc chuẩn cần có sự tương tác hai chiều, giúp các thành viên trong công ty hiểu nhau hơn Sự giao tiếp hiệu quả này sẽ nâng cao khả năng hợp tác, từ đó góp phần xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh.
Công ty chưa đầu tư vào công nghệ quản trị hiện đại, thiếu các phần mềm quản lý nhân sự, đào tạo và chấm công, dẫn đến quy trình quản trị nhân sự tốn nhiều thời gian và kém hiệu quả.
Do công ty có quy mô nhỏ và doanh thu thấp so với các đối thủ trong ngành, khả năng tài chính của công ty bị hạn chế, dẫn đến mức lương cho nhân viên thấp hơn mức trung bình Các chế độ đãi ngộ và khen thưởng chỉ mang tính hình thức, chất lượng không đảm bảo, khiến nhân viên thiếu động lực làm việc hiệu quả.
