MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP
Giới thiệu về Công ty Aseax
Quản lý vận chuyển bưu phẩm là thách thức lớn đối với các công ty lớn do khối lượng thư nhập hàng ngày, hàng tháng và hàng năm rất lớn Điều này thường khiến các nhà quản lý phải đối mặt với nhiều khó khăn Do đó, việc lựa chọn một chương trình hỗ trợ vận chuyển bưu phẩm cần được thực hiện cẩn thận và phù hợp để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Nhóm sinh viên khoa công nghệ thông tin trường ĐHDL Hải Phòng đã phát triển "Chương trình quản lý vận chuyển" cho công ty TNHH Thương mại và dịch vụ vận chuyển ASEAX, đáp ứng các yêu cầu khắt khe từ Giám đốc Bùi Đình Quân Phần mềm này hiện đang hoạt động hiệu quả, giúp công ty cải thiện quy trình làm việc, tăng cường tính logic và hiệu suất trong quản lý doanh nghiệp.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển phát nhanh cả trong nước và quốc tế, bao gồm dịch vụ chuyển phát nhanh ASEAX, chuyển phát nhanh trong ngày, và dịch vụ cho hàng nặng, hàng cồng kềnh cùng nhiều sản phẩm khác.
Kinh doanh các dịch vụ vận chuyển, giao nhận hàng hóa kho vận
Kinh doanh vật tư, thiết bị bưu chính viễn thông
Quản lý và vận hành các thiết bị, phương tiện Bưu chính viễn thông là rất quan trọng Việc lắp đặt, bảo dưỡng và khai thác hiệu quả các thiết bị này đảm bảo chất lượng dịch vụ Đại lý cung cấp dịch vụ Bưu chính viễn thông đóng vai trò thiết yếu trong việc kết nối và phục vụ nhu cầu của khách hàng.
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 5
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty
Mô tả hoạt động dịch vụ vận chuyển ở công ty TNHH Thương mại dịch vụ vận chuyển
Khi khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm, họ liên hệ với phòng kinh doanh của công ty qua điện thoại Nhân viên kinh doanh tiếp nhận thông tin và nếu công ty có thể cung cấp dịch vụ, nhân viên giao nhận sẽ đến lấy bưu phẩm và lập phiếu gửi Khách hàng cần điền thông tin bưu phẩm vào phiếu gửi và giữ một liên để đối chiếu Nếu không có dịch vụ phù hợp, công ty sẽ thông báo lại cho khách hàng.
Nhân viên giao nhận sẽ mang bưu phẩm về phòng giao nhận để kiểm tra tính khớp với phiếu gửi Sau đó, bưu phẩm sẽ được chuyển cho công ty phát khác, trong khi một phiếu gửi sẽ được giữ lại và giao cho nhân viên kế toán Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu phiếu gửi với bảng giá để lập bảng chi tiết công nợ, và thông tin sẽ được lưu trữ trong bảng chi tiết công nợ.
Khi khách hàng có khiếu nại, họ sẽ liên hệ với phòng chăm sóc khách hàng qua điện thoại Nhân viên sẽ kiểm tra mã số với phiếu gửi và thông báo tình trạng bưu phẩm cho khách hàng Tất cả thông tin sẽ được ghi lại trong sổ khiếu nại để theo dõi.
Mỗi tháng, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tổng hợp báo cáo về tình trạng khiếu nại của khách hàng, trong khi đó, nhân viên kế toán sẽ chuẩn bị báo cáo doanh thu và gửi đến giám đốc.
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 6
Giải pháp
Công ty TNHH TMDV vận chuyển ASEAX hiện đang sử dụng phần mềm của công ty cổ phần chuyển phát nhanh 247 để quản lý dịch vụ vận chuyển Mặc dù phần mềm này hoạt động hiệu quả, công ty mong muốn phát triển phần mềm riêng nhằm cải thiện việc theo dõi công nợ và bảo mật thông tin khách hàng Do đó, ASEAX cần một giải pháp phần mềm độc lập để tối ưu hóa quản lý vận chuyển và hỗ trợ hoạt động kinh doanh.
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 7
Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ
1.4.1 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “nhận bưu phẩm”
Khách hàng Nhân viên kinh doanh
Nhân viên giao nhận Hồ sơ dữ liệu
Hình 1.2 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ”Nhận bưu phẩm”
Yêu cầu gửi bưu phẩm
Yêu cầu gửi bưu phẩm
Kiểm tra thông tin bưu phẩm
Thông báo không có dịch vụ
Yêu cầu gửi bưu phẩm
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 8
1.4.2 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Khai thác”
Khách hàng Nhân viên giao nhận
Nhân viên kế toán Hồ sơ dữ liệu
Hình 1.3 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Khai thác”
Nhận thông tin bưu phẩm
Nhận hóa đơn thanh toán
Lập bảng chi tiết công nợ
Lập hóa đơn thanh toán
Bảng chi tiết công nợ
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 9
1.4.3 Mô hình nghiệp vụ “Giải quyết khiếu nại”
Khách hàng Nhân viên điều hành Hồ sơ dữ liệu
Hình 1.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Giải quyết khiếu nại”
Gửi thông tin khiếu nại
Tiếp nhận thông tin khiếu nại
Kiểm tra mã số phiếu gửi
Sổ chăm sóc khách hàng
Sổ chăm sóc khách hàng
Thông báo cho khách hàng
Ghi sổ chăm sóc khách hàng
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 10
1.4.4 Tiến trình nghiệp vụ “Báo cáo”
Giám đốc Nhân viên kế toán Nhân viên điều hành Hồ sơ dữ liệu
Hình 1.5 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Báo cáo”
Lập bảng tổng hợp doanh thu
Bảng tổng hợp doanh thu
Bảng chi tiết công nợ
Bảng tổng hợp doanh thu
Bảng tổng hợp khiếu nại
Lập bảng tổng hợp khiếu nại hợp công nợ
Bảng tổng hợp khiếu nại
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 11
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Mô hình nghiệp vụ
2.1.1 Bảng phân tích các yếu tố của bài toán
Cụm động từ bổ ngữ Cụm danh từ Nhận xét
Gửi yêu cầu gửi bưu phẩm Phiếu yêu cầu gửi bưu phẩm HSDL Nhận yêu cầu gửi bưu phẩm Phiếu yêu cầu nhận bưu phẩm HSDL
Lập phiếu gửi Phiếu gửi
Kiểm tra thông tin phiếu gửi Phiếu gửi
Lập bảng chi tiết công nợ Bảng chi tiết công nợ
Lập hóa đơn thanh toán Hóa đơn thanh toán
Gửi thông tin khiếu nại Phiếu gửi HSDL
Phản hồi khiếu nại từ Sổ chăm sóc khách hàng HSDL, lập báo cáo doanh thu qua Bảng tổng hợp doanh thu HSDL, và xây dựng báo cáo khiếu nại dựa trên Bảng tổng hợp khiếu nại HSDL là những bước quan trọng trong quy trình quản lý khách hàng và doanh thu.
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 12
2.1.2 Biểu đồ ngữ cảnh a) Biểu đồ
T.T yêu cầu gửi bưu phẩm T.T phản hồi nhận bưu phẩm
T.T về nội dung bưu phẩm Y.C báo cáo
Bảng chi tiết công nợ Báo cáo
T.T phản hổi chi tiết công nợ
Hình 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh b) Mô tả hoạt động
- Khách hàng cung cấp thông tin gửi bưu phẩm tới hệ thống
- Hệ thống phản hồi lại cho khách hàng có nhận dịch vụ của khách hàng hay không
- Khách hàng gửi thông tin về bưu phẩm cho hệ thống
- Hệ thống gửi lại phiếu gửi cho khách hàng
- Hệ thống gửi bảng chi tiết công nợ cho khách hàng vào cuối tháng
- Khách hàng gửi lại phản hổi về công nợ cho hệ thống
- Nếu khách hàng đối chiếu khớp với bảng chi tiết công nợ, hệ thống tiến hàng xuất hóa đơn
- Giám đốc yêu cầu hệ thống gửi báo cáo cuối tháng
- Hệ thống gửi báo cáo cho giám đốc
LÝ DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN CỦA CÔNG
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 13
2.1.3 Nhóm dần các chức năng
Các chức năng chi tiết lá Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
Nhận thông tin yêu cầu gửi bưu phẩm
Lập phiếu gửi Nhận bưu phẩm
Chương trình quản lý vận chuyển của công ty Aseax
Kiểm tra thông tin phiếu gửi
Lập bảng chi tiết công nợ
Lập hóa đơn thanh toán
Nhận thông tin khiếu nại
Thông báo cho khách hàng
Ghi sổ chăm sóc khách hàng
Lập báo cáo doanh thu
Lập báo cáo tình trạng chăm sóc khách hàng Báo cáo
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 14
2.1.4 Sơ đồ phân rã chức năng a) Sơ đồ
Hình 2.2 Sơ đồ phân rã chức năng – nghiệp vụ b) Mô tả chức năng lá
Khi khách hàng cần gửi bưu phẩm, họ sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống Nếu dịch vụ khách hàng yêu cầu không có sẵn, hệ thống sẽ thông báo cho khách hàng Ngược lại, nếu dịch vụ có sẵn, yêu cầu sẽ được gửi đến nhân viên giao nhận để thực hiện việc nhận bưu phẩm.
Nhân viên giao nhận sẽ đến địa điểm khách hàng chỉ định để kiểm tra thông tin bưu phẩm, bao gồm khối lượng, cước phí, hình thức thanh toán, ngày giờ gửi và nội dung.
Nhân viên giao nhận sẽ lập phiếu gửi bằng cách ghi lại các thông tin cần thiết của bưu phẩm, bao gồm khối lượng, cước phí, hình thức thanh toán, nội dung, ngày giờ gửi, kê khai và tên nhân viên.
Quản lý vận dịch vụ vận chuyển của Công ty Aseax
2.2 Lập bảng chi tiết công nợ
2.3 Lập hóa đơn thanh toán
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 15
Nhân viên giao nhận sẽ xác minh thông tin trên phiếu gửi để đảm bảo tính chính xác với bưu phẩm Trong trường hợp thông tin không khớp, họ sẽ thông báo cho khách hàng để tiến hành sửa đổi phiếu gửi Nếu mọi thông tin đã chính xác, phiếu sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để xử lý tiếp theo.
Nhân viên kế toán thực hiện việc lập bảng chi tiết công nợ bằng cách nhận phiếu gửi, sau đó đọc và đối chiếu thông tin từ phiếu gửi với bảng giá hiện có.
Cuối tháng, nhân viên kế toán hoàn tất bảng chi tiết công nợ và gửi cho khách hàng Khách hàng sẽ kiểm tra bảng này với phiếu gửi; nếu thông tin khớp nhau, họ sẽ phản hồi để nhân viên kế toán lập hóa đơn thanh toán.
Khi khách hàng gặp phải vấn đề với bưu phẩm, họ có thể gửi khiếu nại qua điện thoại cho nhân viên điều hành Nhân viên điều hành sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin khiếu nại từ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nhân viên điều hành sẽ tiếp nhận và giải quyết khiếu nại bằng cách đối chiếu thông tin mã phiếu gửi của khách hàng với phiếu gửi tương ứng, đồng thời kiểm tra ngày giờ phát và tên người nhận để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình xử lý khiếu nại.
- Thông báo khách hàng: Sau khi đã kiểm tra được thông tin về người nhận và ngày giờ nhận, nhân viên sẽ thông báo lại cho khách hàng
- Ghi sổ chăm sóc khách hàng: Toàn bộ thông tin khiếu nại của khách hàng sẽ được nhân viên điều hành lưu trong sổ chăm sóc khách hàng
Nhân viên kế toán sẽ tổng hợp bảng chi tiết công nợ thành bảng tổng hợp doanh thu và báo cáo kết quả này với giám đốc.
- Báo cáo tình trạng chăm sóc khách hàng: Nhân viên điều hành sẽ tổng hợp lại sổ chăm sóc khách hàng sau đó cáo cáo lên giám đốc
2.1.5 Danh sách hồ sơ dữ liệu đã sử dụng a Bảng báo giá b Phiếu yêu cầu gửi bưu phẩm c Phiếu yêu cầu nhận bưu phẩm d Phiếu gửi e Bảng chi tiết công nợ f Hóa đơn thanh toán g Sổkhiếu nại h Bảng tổng hợp doanh thu i Bảng tổng hợp khiếu nại
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 16
2.1.6 Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể quan trọng trong quy trình quản lý bưu phẩm bao gồm: bảng báo giá, phiếu yêu cầu gửi bưu phẩm, phiếu yêu cầu nhận bưu phẩm, phiếu gửi, bảng chi tiết công nợ, hóa đơn thanh toán, sổ khiếu nại, bảng tổng hợp doanh thu và bảng tổng hợp khiếu nại.
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i
Hình 2.3 Ma trận thực thể chức năng
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 17
Sơ đồ luồng dữ liệu
2.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Hình 2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Nhân viên kinh doanh Nhân viên kế toán
T T y êu c ầu n h ận B ản g c h i ti ết c ô n g n ợ
T.T l ập p h iế u g ửi H óa đơ n
B ản g c h i ti ết c ô n g n ợ B ản g đố i ch iế u c ô n g n ợ
T T y êu c u g ửi T.T nh ận f Hóa đơn thanh toán a Bảng báo giá e Bảng chi tiết công nợ g Sổ khiếu nại Khách hàng
Khách hàng nhận bưu phẩm cần chuẩn bị các tài liệu sau: Phiếu gửi, Phiếu yêu cầu gửi, Phiếu yêu cầu nhận, Bảng tổng hợp doanh thu, Bảng tổng hợp khiếu nại, Bảng chi tiết công nợ, và Bảng tổng hợp doanh thu khiếu nại.
Báo cáoT.T Yêu cầu báo cáo
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 18
2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1”Nhận bưu phẩm”
Phiếu gửi T.T về bưu phẩm
Hình 2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Nhận bưu phẩm” c Phiếu yêu cầu nhận
Lập phiếu gửi Khách hàng b Phiếu yêu cầu gửi
T T g ửi b ƣu p hẩ m T T p h ản h ồi n h ận
T T g ửi b ƣu p h ẩm T.T có d ịc h v ụ
T T Yêu c ầu n h ận b ƣu p hẩ m T T đ ã nh ận b ƣu p hẩ m
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 19 b) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Khai thác”
Hình 2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Khai thác” a Bảng giá
T.T nh ận b ƣu ph ẩm T T đã ki ểm t ra T.T công n ợ B ảng chi ti ết công n ợ B ảng ch i t iế t công n ợ T.T đ ối c hi ếu công n ợ
Lập bảng chi tiết công nợ
Nhân viên kế toán f Hóa đơn thanh toán e Bảng chi tiết công nợ b Phiếu gửi
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 20 c) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Giải quyết khiếu nại”
Hình 2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1” Giải quyết khiếu nại”
Nhân viên điều hành d Phiếu gửi
Nhận thông tin khiếu nại
Khách hàng g Sổ khiếu nại g Sổ khiếu nại
T.T bưu ph ẩm T T nh ận k h iế u n ại
T.T yêu cầu giải quyết khiếu nại
T.T khi ếu n ại T.T xác nh ận
T.T thông báo KH T.T đã nhận thông báo
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 21 d) Sơ đồ luống dữ liệu mức 1” Báo cáo”
Hình 2.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Báo cáo”
Báo cáo khiếu nại Điều hành i Sổ tổng hợp khiếu nại g Sổ khiếu nại e Bảng chi tiết công nợ h Bảng tổng hợp doanh thu
T.T y/ c b áo c áo do anh t hu T.T báo c áo doa nh t h u T.T y/ c b áo c áo kh iế u n ại T.T báo c áo kh iế u n ại
T.T yêu c ầu báo cá o T.T yêu c ầu báo cá o
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 22
Thiết kế sơ sở dữ liệu
2.3.1 Mô hình liên kết thực thể (E-R) a) Liệt kê các thuộc tính của các hồ sơ sử dụng
Tên đƣợc chính xác của các đặc trƣng Viết gọn tên đặc trƣng
Dịch vụ ngoại tỉnh >300km
Dịch vụ ngoại tỉnh