TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh toàn cầu hoá kinh tế hiện nay, sự cạnh tranh ngày càng trở nên phức tạp và khốc liệt Chất lượng và hiệu quả của công tác lập dự toán đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng quản lý và điều hành của tổ chức, từ đó giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao khi có một công tác lập dự toán hoàn chỉnh và chính xác Lập dự toán không chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin quá khứ mà còn định hướng cho tương lai, giúp nhà quản trị trong việc hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát và đưa ra quyết định đúng đắn phù hợp với các mục tiêu đã đề ra.
Hiện nay, công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Posvina, một liên doanh giữa Tổng Công ty Thép Việt Nam và Tập đoàn Posco – Hàn Quốc, vẫn chưa được quan tâm đúng mức và chưa phát huy hiệu quả Dự toán của công ty chủ yếu mang tính tham khảo, chỉ đáp ứng yêu cầu báo cáo theo mẫu quy định mà thiếu tính sáng tạo và hợp lý Hơn nữa, việc phối hợp và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận còn yếu kém, cùng với việc chưa nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến lập dự toán, dẫn đến chất lượng lập dự toán tại đơn vị chưa đạt yêu cầu cao.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng trong ngành thép, Công ty TNHH Posvina đang đối mặt với việc mất thị phần kinh doanh trên thị trường Việc tận dụng cơ hội kinh doanh và vượt qua thách thức là mối quan tâm hàng đầu không chỉ của Posvina mà còn của cả hai công ty mẹ.
Công ty TNHH Posvina và các công ty mẹ đang đối mặt với yêu cầu cấp thiết là nâng cao năng lực cạnh tranh và ổn định trên thị trường Để đạt được mục tiêu này, việc lập dự toán ngân sách một cách khoa học được xem là một trong những công cụ quản lý hiệu quả Chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách” để nghiên cứu và phát triển.
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Posvina đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện dự toán ngân sách, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường năng lực cạnh tranh của công ty.
Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan
Trong lĩnh vực ngân sách doanh nghiệp, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện nhằm hoàn thiện công tác dự toán ngân sách, tập trung vào các đề tài quan trọng.
- “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Điện Tử Samsung Vina”, luận văn Thạc sỹ kinh tế của Dương Minh Giới, năm 2003
- “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty 32”, luận văn Thạc sỹ kinh tế của Nguyễn Thị Thu Hiền, năm 2005
- “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Phân Bón Miền Nam”, luận văn
Thạc sỹ kinh tế của Nguyễn Ý Nguyên Hân, năm 2008
- “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang”, luận văn Thạc sỹ kinh tế của Huỳnh Thị Đăng Khoa, năm 2009
- “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Phạm Nguyên”, luận văn Thạc sỹ kinh tế của Hồ Xuân Hữu, năm 2009
- “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Xăng Dầu Khu Vực II”, luận văn Thạc sỹ kinh tế của Võ Thị Thiên Hương, năm 2010
Bài luận văn Thạc sỹ kinh tế của Nguyễn Thị Minh Đức năm 2010, mang tiêu đề “Dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam – Ngành Foods”, phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình dự toán ngân sách tại Pepsico Việt Nam trong lĩnh vực thực phẩm.
Các đề tài về hoàn thiện dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đã được giải quyết dựa trên các cơ sở lý luận vững chắc Mặc dù nội dung của từng đề tài khác nhau, nhưng tất cả đều tập trung vào việc lập dự toán sao cho phù hợp với tình hình sản xuất và kinh doanh của từng doanh nghiệp.
Bài viết này phân tích sự khác biệt về đề tài so với các công trình trước đó, tập trung vào việc hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina Nội dung nghiên cứu được điều chỉnh phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Đặc biệt, các đề tài trước đây chưa đề cập đến một loại báo cáo quan trọng trong hệ thống dự toán ngân sách doanh nghiệp, đó là Dự toán các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nước.
Đề tài này sẽ nghiên cứu thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
1.3.1 Mục tiêu nghiên cứu tổng quát
Mục tiêu của đề tài là hệ thống hóa lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp và đánh giá thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina Dựa trên việc phân tích thực trạng hiện tại, bài viết sẽ đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình lập dự toán ngân sách tại công ty.
1.3.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể
Bài viết này nhằm đánh giá thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina thông qua tài liệu dự toán ngân sách năm 2012 Cụ thể, chúng tôi sẽ phân tích mô hình lập dự toán hiện có, quy trình lập dự toán, các loại báo cáo dự toán đã được thực hiện, cũng như môi trường dự toán tại công ty.
Đánh giá thực trạng lập dự toán ngân sách tại công ty cho thấy cần thiết phải hoàn thiện quy trình lập dự toán, cải tiến mô hình lập dự toán và nâng cao chất lượng các báo cáo dự toán ngân sách trong doanh nghiệp.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Đối tƣợng nghiên cứu đề tài: tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách ngắn hạn tại Công ty TNHH Posvina
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là đánh giá thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại công ty thông qua tài liệu dự toán ngân sách năm 2012 Bằng cách sử dụng các số liệu chính thức đã được báo cáo trong năm 2012, nghiên cứu sẽ lập dự toán ngân sách cho năm 2013 nhằm minh họa và đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
Nghiên cứu này áp dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp với các phương pháp cụ thể như thu thập thông tin, quan sát, phân tích thông tin, thống kê và mô tả Các phương pháp này nhằm đạt được các mục tiêu và nội dung đã nêu trong nghiên cứu.
- Nội dung 1: Nêu thực trạng và đánh giá về công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina
Phương pháp thu thập thông tin bao gồm việc quan sát và thu thập nguồn thông tin thứ cấp có sẵn tại công ty Điều này bao gồm các tài liệu giới thiệu về công ty, dự toán ngân sách năm 2012, cũng như báo cáo tài chính cho các năm 2010, 2011 và 2012.
Phương pháp phân tích thông tin và thống kê là bước quan trọng trong việc tổng hợp và đánh giá dữ liệu từ các tài liệu đã thu thập Quá trình này bao gồm việc tổng hợp, thống kê thông tin và phân tích thực trạng lập dự toán ngân sách tại công ty, giúp đưa ra những đánh giá chính xác và có căn cứ.
- Nội dung 2: Đƣa ra các giải pháp hoàn thiện về công tác lập dự toán tại công ty
Phương pháp thu thập số liệu bao gồm việc sử dụng các số liệu chính thức đã được báo cáo trong năm 2012 và thực hiện phỏng vấn trực tiếp với các phòng ban tại Công ty TNHH Posvina Mục tiêu là lập dự toán ngân sách cho năm 2013, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện hiệu quả.
Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Việc lập dự toán ngân sách không chỉ hỗ trợ đưa ra quyết định đúng đắn phù hợp với các mục tiêu đã xác lập, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Đề tài nghiên cứu này nhằm tổng hợp lý luận về dự toán ngân sách, từ đó hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách cho doanh nghiệp một cách rõ ràng, chi tiết và đầy đủ hơn.
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trong ngành thép, việc xây dựng một hệ thống lập dự toán ngân sách hoàn chỉnh và khoa học là cần thiết để thương hiệu thép Posvina duy trì và phát triển thị phần Đề tài này không chỉ giải quyết những thách thức trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và năng lực cạnh tranh của công ty, mà còn giúp các lãnh đạo doanh nghiệp nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác lập dự toán ngân sách Qua đó, họ có thể phát huy tối đa hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị trong từng giai đoạn.
Chương 1 của bài viết tập trung vào các vấn đề quan trọng như lý do chọn đề tài, tổng quan nghiên cứu liên quan, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, cũng như ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina” Đề tài không chỉ khái quát và đánh giá thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại công ty mà còn đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình này, từ đó nhấn mạnh tầm quan trọng của nghiên cứu trong bối cảnh thực tế.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP
Tổng quan về dự toán
2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa dự toán
Dự toán là quá trình tính toán và dự kiến chi tiết về nguồn lực cần thiết, phương pháp huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc cụ thể trong khoảng thời gian xác định Nó được thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Dự toán bao gồm các yếu tố chính như tính toán và dự kiến, phối hợp chi tiết và toàn diện các nguồn lực, thời gian thực hiện, cùng với hệ thống chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Kế hoạch tính toán dự kiến là ước lượng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, xác định rõ các khối lượng và công việc cần thực hiện Sự ước lượng này bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố khác nhau.
Các yếu tố tác động đến hoạt động tương lai của doanh nghiệp thường mang tính khách quan và đến từ bên ngoài, nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp Những yếu tố này bao gồm điều kiện kinh doanh, chính sách, chế độ và quy định của nhà nước, quy mô dân cư, cũng như sự biến động của nền kinh tế.
Các yếu tố chủ quan ảnh hưởng đến hoạt động tương lai của doanh nghiệp bao gồm trình độ sử dụng lao động, khả năng khai thác tài nguyên vật chất trong sản xuất, và năng lực nhận thức cùng vận dụng các yếu tố khách quan.
1 Huỳnh Lợi (2012) Dự toán ngân sách hoạt động hằng năm Huỳnh Lợi, Kế toán quản trị Nhà xuất bản Phương Đông, TP.Hồ Chí Minh, trang 133-134
Dự toán ngân sách là một quá trình tính toán và dự kiến các hoạt động của doanh nghiệp, chịu ảnh hưởng từ hai nhóm nhân tố chính Nó không chỉ đề xuất các công việc cần thực hiện mà còn làm rõ tác động của các yếu tố khách quan và chủ quan đối với việc thực hiện những công việc đó.
Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều loại dự toán như dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, hàng tồn kho, vốn đầu tư, tiền, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá thành quả hoạt động của từng bộ phận và cá nhân, từ đó xác định trách nhiệm của họ, góp phần vào quá trình tổ chức và hoạch định hiệu quả.
Dự toán ngân sách cần được phối hợp chi tiết và toàn diện, đảm bảo mọi hoạt động giao dịch của doanh nghiệp đều được xem xét Ngân sách cho từng đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp phải được nghiên cứu dựa trên thực trạng của các bộ phận và lập một cách hài hòa Việc tổng hợp dự toán ngân sách từ từng bộ phận sẽ tạo ra dự toán ngân sách tổng thể cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Dự toán ngân sách cần chỉ rõ các nguồn lực và phương thức huy động chúng cho các hoạt động doanh nghiệp, bao gồm lập kế hoạch về tài nguyên, vốn, nhân lực và điều kiện môi trường Trước đây, các nhà kinh tế thường chỉ chú trọng vào khai thác nguồn vật chất và lao động, nhưng hiện nay cần mở rộng quan điểm về nguồn lực để bao quát hơn.
Ngân sách trong hoạt động sản xuất kinh doanh là công cụ quan trọng để doanh nghiệp quản lý nguồn lực, bao gồm vật chất, nhân lực và chi phí môi trường Hoạt động của doanh nghiệp được đánh giá qua các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí và lợi nhuận Do đó, ngân sách cần phải dự đoán và điều chỉnh các nguồn lực này nhằm đảm bảo doanh thu từ sản phẩm, lao vụ và dịch vụ, đồng thời kiểm soát chi phí phát sinh để đạt được mức lợi nhuận mong muốn trong từng giai đoạn.
Dự toán ngân sách luôn gắn liền với một thời hạn cụ thể trong tương lai, vì thiếu yếu tố thời gian sẽ khiến nó trở nên vô nghĩa Ở mỗi thời điểm và giai đoạn khác nhau, sự ảnh hưởng của các yếu tố chủ quan và khách quan, cùng với nguồn lực sử dụng, sẽ tác động khác nhau đến hoạt động của doanh nghiệp Do đó, các phương án, giải pháp và dự tính của doanh nghiệp cũng cần phải điều chỉnh tương ứng.
Hệ thống chỉ tiêu về số lượng và giá trị trong lập dự toán ngân sách cần tuân theo trình tự logic và thể hiện các hoạt động qua các đơn vị đo lường khác nhau, như số lượng nguyên vật liệu, sản phẩm sản xuất, và lao động Để xây dựng một kế hoạch tổng thể, cần kết hợp các chỉ tiêu số lượng với thước đo tiền tệ, nhằm quy đổi các đối tượng một cách thống nhất Qua đó, dự toán ngân sách sẽ xác định rõ ràng các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Dự toán có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quản trị doanh nghiệp Điều này đƣợc thể hiện qua những vấn đề cơ bản sau:
Dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai, giám sát và đánh giá chất lượng quản lý tại doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể.
Dự toán là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng và khai thác hiệu quả các nguồn lực, hoạt động và bộ phận, từ đó đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
- Dự toán còn là cơ sở giúp doanh nghiệp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những rủi ro trong hoạt động
- Ngoài ra dự toán còn là cơ sở để xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị
2.1.2 Các loại dự toán ngân sách
2.1.2.1 Dự toán ngân sách dài hạn và dự toán ngân sách ngắn hạn
Dự toán ngân sách, hay còn gọi là dự toán nguồn tài chính, được phân chia thành hai loại chính: dự toán ngân sách dài hạn và dự toán ngân sách ngắn hạn.
Các mô hình lập dự toán
Việc lập dự toán dựa trên cơ sở mô hình thông tin nhƣ sau:
2.2.1 Mô hình 1 – Mô hình thông tin 1 xuống
Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán được thiết lập bởi ban quản lý cao nhất của doanh nghiệp và sau đó được truyền đạt đến các cấp quản lý trung gian Dựa trên những chỉ tiêu này, các quản lý trung gian sẽ tiếp tục truyền đạt thông tin cho các đơn vị cấp cơ sở.
Lập dự toán theo mô hình này yêu cầu sự chỉ đạo từ ban quản lý cấp trên, đòi hỏi các nhà quản lý cấp cao phải có cái nhìn tổng quát và chi tiết về mọi hoạt động của đơn vị Mô hình này thường chỉ khả thi đối với các đơn vị quy mô nhỏ, nơi có ít sự phân cấp trong quản lý hoặc được áp dụng trong các trường hợp cụ thể.
Dự toán ngân sách hoạt động hàng năm là một phần quan trọng trong kế toán quản trị, theo Huỳnh Lợi (2012) Tài liệu này nhấn mạnh rằng việc lập dự toán cần tuân theo chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn, đặc biệt trong những tình huống đặc biệt và tạm thời.
Sơ đồ 1 2.1: Mô hình thông tin 1 xuống 2.2.2 Mô hình 2- Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên
Theo mô hình này việc lập dự toán theo trình tự nhƣ sau:
Các chỉ tiêu dự toán được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp và mang tính dự thảo, sau đó được phân bổ xuống các đơn vị trung gian Dựa trên các chỉ tiêu này, cấp trung gian tiếp tục phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở.
Các bộ phận quản lý cấp cơ sở dựa vào các chỉ tiêu dự thảo và khả năng, điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán khả thi Họ cần bảo vệ những chỉ tiêu này trước bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với tầm nhìn tổng quát về hoạt động của các bộ phận này Điều này giúp xác định các chỉ tiêu dự toán khả thi cho bộ phận mình và bảo vệ những chỉ tiêu đó trước bộ phận quản lý cấp cao hơn.
Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận trung gian, đồng thời có cái nhìn tổng quát về hoạt động doanh nghiệp, nhằm hướng dẫn các bộ phận khác thực hiện các mục tiêu đề ra.
QUẢN LÝ CẤP CAO NHẤT
QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN
QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ
QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ
Quản lý cấp cơ sở sẽ thực hiện việc xét duyệt các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận trung gian Dựa trên các chỉ tiêu này, các bộ phận trung gian sẽ tiếp tục xét duyệt và phân bổ chỉ tiêu cho các bộ phận cấp cơ sở.
Khi dự toán ở các bộ phận đƣợc xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch
Sơ đồ 2.2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên
Lập dự toán theo mô hình này mang lại lợi ích lớn khi thu hút trí tuệ và kinh nghiệm từ các cấp quản lý khác nhau, kết hợp tầm nhìn tổng quát của quản lý cấp cao với khả năng cụ thể của cấp trung gian và cơ sở, từ đó nâng cao tính khả thi của dự toán Tuy nhiên, mô hình này cũng đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí cho việc thu thập thông tin, phản hồi và xét duyệt Nếu quy trình lập dự toán không được thực hiện hiệu quả, sẽ dẫn đến việc không cung cấp thông tin kịp thời cho kế hoạch.
QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN
QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN
QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ
QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ
QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP
2.2.3 Mô hình 3 – Mô hình thông tin 1 lên 1 xuống
Theo mô hình dự toán từ cấp thấp đến cấp cao, các bộ phận quản lý cơ sở lập chỉ tiêu dự toán dựa trên khả năng của mình và trình lên cấp trung gian Cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu từ các bộ phận cơ sở để gửi lên cấp cao Cấp quản lý cao tổng hợp các chỉ tiêu của cấp trung gian, kết hợp với cái nhìn tổng quát về hoạt động tổ chức, nhằm hướng các bộ phận thực hiện mục tiêu chung và phê duyệt dự toán Cuối cùng, cấp trung gian sẽ phê duyệt dự toán cho các cấp cơ sở.
Sơ đồ 2.3: Mô hình thông tin 1 lên 1 xuống
Mô hình dự toán này khắc phục nhược điểm của mô hình 2, nhưng vẫn còn tồn tại vấn đề khi dự toán được lập từ các đơn vị cấp cơ sở Những đơn vị này thường có xu hướng xác lập các chỉ tiêu dự toán thấp hơn khả năng thực tế của mình, nhằm dễ dàng hoàn thành mục tiêu Điều này có thể dẫn đến việc không khai thác hết tiềm năng của đơn vị.
QUẢN LÝ CẤP TRUNG GIAN
QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ
QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ
QUẢN LÝ CẤP CƠ SỞ QUẢN LÝ CẤP
Kỳ dự toán; Sổ tay dự toán; Uỷ ban dự toán
Dự toán được xây dựng cho các khoảng thời gian cụ thể, bao gồm dự toán ngắn hạn cho các kỳ như năm, quý hoặc tháng, và dự toán dài hạn cho các kỳ trên một năm.
Dự toán cuốn chiếu, hay còn gọi là dự toán liên tục, là hình thức lập dự toán được cập nhật thường xuyên Phương pháp này bao gồm việc định kỳ thêm vào các kỳ sắp tới và loại bỏ dần các kỳ đã hoàn thành.
Sổ tay dự toán là tài liệu hướng dẫn chi tiết về trách nhiệm của từng cá nhân cũng như các thủ tục, sổ sách và bảng biểu cần thiết trong quá trình lập và sử dụng số liệu dự toán.
Sổ tay dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quá trình truyền đạt thông tin, giúp mọi người có thể truy cập và hiểu rõ các hướng dẫn về lập dự toán Nó không phải là bản dự toán thực tế cho kỳ tới, mà chỉ cung cấp các chỉ dẫn cần thiết để thực hiện quy trình dự toán trong tổ chức.
Sổ tay dự toán do nhân viên kế toán quản trị soạn thảo, thường gồm các nội dung chính sau:
Giải thích các mục tiêu cuả quá trình dự toán
- Mục đích của quá trình kiểm soát và dự toán
- Mục tiêu của những giai đoạn khác nhau của quá trình dự toán
- Tầm quan trọng của các bản dự toán trong quá trình lập kế hoạch dài hạn và điều hành doanh nghiệp
Cấu trúc tổ chức - Sơ đồ tổ chức
Trong cuốn sách "Chi phí tiêu chuẩn và dự toán sản xuất kinh doanh" của Phạm Văn Dược và Đặng Kim Cương, được xuất bản bởi Nhà xuất bản Thống Kê tại TP.Hồ Chí Minh, tác giả đã trình bày những khái niệm cơ bản về chi phí tiêu chuẩn và cách thức lập dự toán trong quản trị kế toán Nội dung sách không chỉ cung cấp lý thuyết mà còn kèm theo các bài tập thực hành, giúp người đọc hiểu rõ hơn về ứng dụng của chi phí trong quản lý sản xuất kinh doanh Các trang 221-222 đặc biệt nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí trong quá trình ra quyết định kinh doanh.
- Danh sách các nhân viên chịu trách nhiệm về quá trình dự toán
Phác thảo các bản dự toán chính
- Mối quan hệ giữa các bản dự toán chính
Các chi tiết về mặt hành chính
- Thành viên và phạm vi liên quan của Ủy ban dự toán
- Trình tự soạn thảo các bản dự toán
- Thời gian biểu Các vấn đề về thủ tục - Mẫu biểu và hướng dẫn cách ghi biểu
- Hệ thống tài khoản sử dụng
- Ủy viên Ủy ban dự toán chịu trách nhiệm giải đáp thắc mắc liên quan đến quá trình soạn thảo dự toán
2.3.3 Ủy ban dự toán Ủy ban dự toán gồm những người đại diện từ tất cả các bộ phận chức năng của tổ chức nhƣ bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất, bộ phận marketing,v.v…Ủy ban dự toán có các chức năng:
- Điều phối quá trình lập dự toán, bao gồm ban hành sổ tay dự toán
- Xây dựng thời gian biểu cho quá trình xây dựng các bản dự toán chức năng
- Phân công nhiệm vụ xây dựng các bản dự toán chức năng
- Cung cấp thông tin hướng dẫn quá trình xây dựng dự toán
- Chuyển giao các bản dự toán hoàn thành đến các cấp quản lý thích hợp
- So sánh các kết quả thực tế với dự toán và điều tra biến động
- Thường xuyên đánh giá quá trình lập kế hoạch và dự toán.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN POSVINA
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Posvina
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Posvina, tiền thân là Công ty Vinaton, được thành lập từ việc tiếp nhận nhà máy tôn tráng kẽm của tư nhân hiệu con rồng Ngày 01/04/1992, Posvina chính thức hoạt động theo giấy phép đầu tư số 343/GP, được cấp bởi Ủy Ban Nhà Nước về hợp tác và đầu tư, hiện nay là Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư.
Công ty TNHH Posvina là liên doanh giữa Tập đoàn Posco Hàn Quốc và Tổng Công ty Thép Việt Nam, với tổng vốn góp 3.900.000 USD, tỷ lệ góp vốn của mỗi bên là 50% Trụ sở công ty được đặt tại số 232 đường Đỗ Xuân Hợp, phường Phước Long A, quận 9, thành phố Hồ Chí Minh.
Công ty TNHH Posvina là một tổ chức kinh tế độc lập với tư cách pháp nhân riêng, chuyên sản xuất và kinh doanh thép lá mạ kẽm và mạ màu, cũng như gia công chế biến thép và các sản phẩm phụ trợ từ thép Công ty cam kết đáp ứng nhu cầu thị trường và thực hiện các mục tiêu kinh tế do hai công ty mẹ đề ra.
* Đối với các quy định của pháp luật
Thực hiện sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề theo Giấy chứng nhận đầu tư và tuân thủ các quy định của Nhà nước về quốc phòng, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, cũng như bảo vệ môi trường.
Về chế độ lao động: các chế độ, chính sách của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động Đảm bảo an toàn lao động
Công tác kế toán là việc tổ chức hạch toán theo quy định của Luật kế toán Việt Nam, đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước Đồng thời, kế toán cũng cần lập và nộp các báo cáo tài chính một cách đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định.
* Đối với 02 công ty mẹ
Thực hiện tổ chức SXKD theo các chỉ tiêu do 02 công ty mẹ đề ra và hoàn thành chỉ tiêu để đạt đƣợc kết quả cao
Giám sát và quản lý chặt chẽ các hoạt động tài chính của hai công ty mẹ được giao, đồng thời thực hiện báo cáo theo mẫu quy định của hai công ty này một cách đầy đủ và kịp thời vào từng quý và tháng.
Xây dựng và tổ chức các phương án sản xuất kinh doanh (SXKD) cùng với quản lý nhân sự phù hợp theo từng giai đoạn là rất quan trọng Đầu tư vào nghiên cứu và cải tiến công nghệ sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm sẽ giúp tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường, từ đó mang lại lợi ích cho công ty và cả hai công ty mẹ.
3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Sơ đồ 5 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Posvina
PHÒNG KINH DOANH –XUẤT NHẬP KHẨU
3.1.3.2 Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban
Hội đồng quản trị bao gồm 04 thành viên, trong đó có 02 người đại diện từ Posco Hàn Quốc và 02 người từ Tổng Công Ty Thép Việt Nam Chủ tịch Hội đồng quản trị là một người Hàn Quốc.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật tại Việt Nam, có trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Vị trí giám đốc được Tổng Công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm làm đại diện cho vốn đầu tư bên phía Việt Nam.
Phó Giám đốc là người được Posco Hàn Quốc cử sang làm đại diện, có trách nhiệm kiểm tra tài chính của công ty và cùng Giám đốc thực hiện công tác quản lý, điều hành hoạt động của công ty.
Phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Ban Giám đốc về đánh giá hoạt động kinh doanh, tổ chức thực hiện công tác kế toán, và xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với các chính sách và quy định pháp luật hiện hành.
Tổng điều hành kỹ thuật sản xuất chịu trách nhiệm quản lý và điều hành phân xưởng mạ kẽm, mạ màu cùng với phòng kỹ thuật cơ điện Vai trò của họ bao gồm giám sát các kỹ thuật và quy trình sản xuất, áp dụng giải pháp kỹ thuật hiệu quả và khai thác công nghệ tối đa để đảm bảo hoạt động hiệu quả, đồng thời nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Phòng tổ chức hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban Giám đốc về quản trị nguồn nhân lực, lao động và tiền lương Phòng cũng chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, quản lý công tác văn thư – lưu trữ và in ấn tài liệu Ngoài ra, phòng còn tổ chức các hoạt động thi đua, lễ tân và khánh tiết, đồng thời quản lý và kiểm tra phòng y tế cùng tổ bảo vệ của công ty.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tư vấn cho Ban Giám đốc về các chiến lược và biện pháp nhằm phát triển hoạt động kinh doanh Đồng thời, phòng cũng quản lý và xây dựng kế hoạch cũng như chính sách kinh doanh hàng năm cho công ty.
Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm xây dựng và điều phối thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty, đáp ứng nhu cầu từ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Đồng thời, phòng cũng quản lý và bảo quản kho Posvina, tổ cán sóng, bãi chứa sản phẩm, nguyên vật liệu, xuất nhập vật tư, phụ tùng và hàng hóa theo quy định.
Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Posvina
3.2.1 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
Chuẩn mực về chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng theo chuẩn mực Chế độ
Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam được quy định theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính, cùng với các thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán do Bộ Tài chính cung cấp.
3.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
Sơ đồ 8 3.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Posvina
KẾ TOÁN DOANH THU, THUẾ
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Kế toán trưởng là người có trách nhiệm chính trong việc tổ chức, quản lý và thực hiện công tác kế toán, thống kê và quản lý tài chính Họ phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc về các nhiệm vụ được phân công.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ kế toán trưởng thực hiện các nhiệm vụ kế toán của công ty Họ có trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra và điều chỉnh số liệu, đồng thời tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành và lập báo cáo tài chính Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn thực hiện và báo cáo cho công ty mẹ, cơ quan thuế và thống kê.
Kế toán công nợ: theo dõi tình hình công nợ, tình hình mua bán, thanh toán với người mua, người bán và các quan hệ thanh toán khác
Kế toán tài sản cố định đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý danh sách tài sản cố định tại công ty Nhiệm vụ bao gồm theo dõi tình hình tăng giảm, khấu hao và thanh lý tài sản cố định Ngoài ra, kế toán cũng thực hiện các công việc kiểm kê tài sản theo quy định của công ty, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Kế toán vật tư : theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, ghi sổ kế toán các hoạt động phát sinh
Kế toán doanh thu và thuế là quá trình tổ chức ghi chép và phản ánh tổng hợp các số liệu liên quan đến doanh thu và các loại thuế phát sinh, bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Kế toán vốn bằng tiền là quá trình theo dõi các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt và qua ngân hàng, bao gồm tiền gửi và nợ vay Công việc này bao gồm việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh một cách chính xác và kịp thời.
Kế toán tiền lương : Tổ chức ghi chép, tính lương và các khoản trích theo lương theo chế độ quy định
Thủ quỹ có nhiệm vụ bảo quản và quản lý tình hình tiền mặt của công ty, đồng thời ghi chép hàng ngày vào sổ về các hoạt động thu, chi và số dư quỹ tiền mặt.
Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina
3.3.1 Mục đích nghiên cứu công tác lập dự toán ngân sách tại công ty
Nghiên cứu thực trạng lập dự toán ngân sách tại công ty nhằm xem xét, phân tích, đánh giá, các ƣu điểm, nhƣợc điểm về:
- Mô hình lập dự toán ngân sách tại công ty
- Quy trình lập dự toán ngân sách tại công ty
- Các loại báo cáo dự toán ngân sách đã lập tại công ty
- Môi trường lập dự toán ngân sách tại công ty
Qua việc xem xét, đánh giá các vấn đề trên, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại công ty
3.3.2 Mô hình lập dự toán ngân sách tại công ty
3.3.2.1 Các mẫu biểu quy định báo cáo chỉ tiêu kế hoạch của công ty mẹ
Công ty TNHH Posvina là công ty liên doanh, do đó, việc báo cáo các chỉ tiêu kế hoạch theo mẫu biểu quy định của công ty mẹ
Posco Hàn Quốc cung cấp báo cáo bằng tiếng Anh và sử dụng đô la Mỹ (USD) làm đơn vị tiền tệ Có hai loại báo cáo dự toán tổng hợp cho cả năm: Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Dự toán Bảng cân đối kế toán.
Tổng Công ty Thép Việt Nam đã báo cáo bằng tiếng Việt, sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam Đồng (VNĐ) Tham khảo biểu mẫu số 01/VNS và biểu mẫu số 02a/VNS để biết thêm chi tiết.
“Báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh” thể hiện tại Phụ lục 3.1b; 3.1c
Tài liệu dự toán ngân sách năm 2012 của Công ty TNHH Posvina, được lập bằng tiếng Anh, đã được tác giả dịch sang tiếng Việt và trình bày trong các phụ lục của luận văn này.
3.3.2.2 Mô hình lập dự toán ngân sách
Công ty TNHH Posvina lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống, cụ thể nhƣ sau:
Hằng năm, công ty xác định các chỉ tiêu kế hoạch để định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh Các phòng ban sẽ thực hiện lập dự toán dựa trên những chỉ tiêu đã được đề ra.
Công ty sẽ tiến hành báo cáo các chỉ tiêu SXKD đã đƣợc lập cho Tổng Công ty Thép Việt Nam (VNSteel)
Sau khi xem xét báo cáo từ Công ty TNHH Posvina, Tổng Công ty Thép Việt Nam đã ban hành quyết định giao các chỉ tiêu kế hoạch và yêu cầu thực hiện chỉnh sửa.
Căn cứ vào quyết định của Tổng Công ty Thép Việt Nam, công ty sẽ tiến hành lập dự toán theo các chỉ tiêu đƣợc giao và chỉnh sửa.
Theo cơ cấu vốn góp 50:50 và tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam, Tổng Công ty Thép Việt Nam (VNSteel) sẽ là đơn vị quyết định các chỉ tiêu kế hoạch.
Sơ đồ 9 3.5: Mô hình lập dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina 3.3.3 Quy trình lập dự toán ngân sách
Hằng năm, vào cuối quý III, Ban Giám đốc tổ chức cuộc họp với các trưởng và phó phòng để định hướng kế hoạch cho năm tiếp theo, dựa trên tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại.
Phòng tổ chức hành chính
Tập đoàn POSCO Hàn Quốc đang xây dựng các chỉ tiêu dự toán cho năm kế hoạch dựa trên điều kiện thực tế và năng lực sản xuất của đơn vị trong năm hiện tại.
Ban Giám đốc yêu cầu từng phòng ban xây dựng các dự toán, sau đó giao cho phòng kế toán tài chính tổng hợp và báo cáo lại kết quả cho Ban Giám đốc.
Trình tự lập dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Posvina:
- Bước 1: Ban Giám đốc công ty tiến hành cuộc họp và định hướng hoạt động thông qua các chỉ tiêu dự toán năm kế hoạch
Các phòng ban cần lập dự toán dựa trên chỉ tiêu do Ban Giám đốc đề ra và gửi về phòng kế toán để tổng hợp.
Ban Giám đốc sẽ dựa trên các báo cáo dự toán tổng hợp từ phòng kế toán để đánh giá khả năng hoạt động toàn diện, sau đó báo cáo các chỉ tiêu kế hoạch cho Tổng Công ty Thép Việt Nam (VNSteel) nhằm xem xét và phê duyệt.
Tổng Công ty Thép Việt Nam sẽ xem xét báo cáo của công ty và yêu cầu chỉnh sửa các chỉ tiêu Sau đó, công ty sẽ nhận quyết định giao các chỉ tiêu kế hoạch để thực hiện.
- Bước 5: Căn cứ vào quyết định trên, Công ty TNHH Posvina sẽ tiến hành chỉnh sửa lại dự toán theo các chỉ tiêu đƣợc giao
(Quyết định về việc giao chỉ tiêu kế hoạch, sản xuất kinh doanh năm 2012 thể hiện ở phụ lục 3.1a)
3.3.4 Các báo cáo dự toán đã lập tại công ty
Dự toán thành phẩm cho từng loại mặt hàng: thép lá mạ kẽm, thép lá mạ màu
Bộ phận lập dự toán bao gồm phòng kinh doanh, phòng kế toán tài chính và phòng kế hoạch vật tư, với dự toán được xây dựng cho từng tháng và tổng hợp lại thành một năm.
Dự toán thành phẩm bao gồm các chỉ tiêu sau đây, mỗi chỉ tiêu bao gồm 3 yếu tố: Số lƣợng (Tấn), Đơn giá ( Đồng/Tấn), Giá trị (Đồng)
Chỉ tiêu Tồn kho đầu kỳ: được xác định bằng số lượng tồn kho cuối kỳ trước hoặc ước tồn kho cuối kỳ trước
- Số lượng: phòng kế hoạch vật tƣ lập chỉ tiêu này
- Đơn giá : đƣợc xác định bằng công thức: Đơn giá = Giá trị / Số lượng
- Giá trị: lấy từ chỉ tiêu Tổng chi phí sản xuất trong Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (KQHĐKD)
Chỉ tiêu Xuất bán hàng:
- Số lượng: phòng kinh doanh lập chỉ tiêu này
- Đơn giá: được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền Đơn giá xuất = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ
Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
- Giá trị: đƣợc tính bằng công thức: Giá trị = Số lượng x Đơn giá
Chỉ tiêu Xuất cho mạ màu:
Phòng kế toán xác định số lượng nguyên vật liệu cần thiết dựa trên công thức: Số lượng = Định mức nguyên vật liệu x Số lượng sản xuất thép lá mạ màu Trong đó, định mức sản xuất được quy định là 0.981 tấn.
Khi lập chỉ tiêu này, phòng kế toán có điều chỉnh lại để phù hợp với quyết định giao chỉ tiêu
- Đơn giá: được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền
- Giá trị: đƣợc tính bằng công thức: Giá trị = Số lượng x Đơn giá
Chỉ tiêu Tồn kho cuối kỳ:
- Số lượng: đƣợc xác định bằng công thức:
Số lượng = Số lượng + Số lượng - Số lượng tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ
- Đơn giá : đƣợc xác định bằng công thức: Đơn giá = Giá trị / Số lượng
- Giá trị: đƣợc xác định bằng công thức:
Giá trị = Giá trị + Giá trị - Giá trị tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ
Các chỉ tiêu quan trọng bao gồm: Tồn kho đầu kỳ, sản xuất, xuất bán hàng và tồn kho cuối kỳ Những chỉ tiêu này được thiết lập tương tự như các chỉ tiêu trong ngành thép lá mạ kẽm.
(Dự toán thành phẩm được thể hiện ở Phụ lục 3.3)
3.3.4.2 Dự toán nguyên vật liệu