KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt H¹ch to¸n chi tiÕt NVL lµ viÖc kÕt hîp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n trªn cùng cơ sở chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bả[r]
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL trong sản xuất
1.1.1.Khái niệm và đặc điểm
Nguyên liệu và vật liệu là các đối tượng lao động được mua ngoài hoặc tự chế biến, phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc tái tạo sản phẩm của doanh nghiệp Chúng là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, bao gồm tài liệu sản xuất, đối tượng lao động và sức lao động, đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành thực thể sản phẩm.
Nguyên liệu vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, khác với các loại tài liệu lao động khác, bởi vì chúng chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định Trong quá trình này, dưới tác động của máy móc thiết bị, NVL sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm Do đó, NVL được xem là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ quá trình tái sản xuất nào, đặc biệt là trong việc hình thành sản phẩm mới tại doanh nghiệp sản xuất Điều này cũng phân biệt NVL với công cụ dụng cụ, vì công cụ dụng cụ vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu trong suốt quá trình sử dụng.
Nguyên vật liệu (NVL) trong quá trình sản xuất sản phẩm sẽ chuyển dịch toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất trong kỳ, được tính vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Điều này giúp phân biệt nguyên vật liệu với các tài liệu lao động khác Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.
Vật liệu đóng vai trò quan trọng trong vốn lưu động của doanh nghiệp, đặc biệt là trong vốn dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, cần tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động, do đó việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và hiệu quả là rất cần thiết.
Những đặc điểm này cho thấy nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố thiết yếu trong quy trình sản xuất, góp phần tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu của xã hội.
1.1.2.Yêu cầu công tác quản lý NVL trong quá trình sản xuất:
Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, doanh nghiệp cần cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng và chủng loại Sự phát triển của nhu cầu sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp phải có lượng nguyên vật liệu ngày càng lớn để đáp ứng mục tiêu sản xuất và kinh doanh có lãi Do đó, việc quản lý hiệu quả khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận.
Khâu thu mua đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất Điều này không chỉ liên quan đến số lượng và chủng loại mà còn phải đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý, phản ánh chính xác giá thực tế của vật liệu, bao gồm giá mua và chi phí thu mua.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống kho một cách hợp lý và tuân thủ chế độ bảo quản phù hợp với từng loại vật liệu, nhằm ngăn chặn hư hỏng, thất thoát, hao hụt và mất phẩm chất.
Để duy trì quá trình sản xuất liên tục và hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện việc dự trữ vật liệu đúng mức tối đa và tối thiểu Điều này giúp tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất và ngăn chặn ứ đọng do lượng dự trữ quá lớn, từ đó tăng cường vòng quay vốn.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu và chất lượng sản phẩm, cần sử dụng vật liệu đúng định mức tiêu hao và chủng loại Việc ghi chép, theo dõi xuất vật liệu phải được tổ chức tốt, đồng thời tính toán phân bổ vật liệu chính xác cho từng đối tượng sử dụng Cung cấp số liệu kịp thời cho công tác tính giá thành sản phẩm là rất quan trọng Ngoài ra, cần thường xuyên phân tích tình hình thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu, từ đó đề ra biện pháp quản lý phù hợp nhằm giảm tiêu hao vật liệu trong sản xuất, góp phần tăng sản phẩm cho xã hội.
1.1.3.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL
1.1.3.1.Vai trò của kế toán NVL
Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là quá trình ghi chép và phản ánh tình hình thu mua, dự trữ, cũng như nhập xuất nguyên vật liệu Qua tài liệu kế toán, doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng, chủng loại và số lượng nguyên vật liệu, từ đó giúp người quản lý đưa ra các biện pháp kiểm soát giá cả và chất lượng nguyên vật liệu hiệu quả.
Tài liệu kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng và cung cấp nguyên vật liệu, từ đó giúp đưa ra các biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất hiệu quả Hơn nữa, kế toán nguyên vật liệu còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán giá thành, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chi phí trong doanh nghiệp.
Việc thực hiện tốt kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là rất quan trọng, vì nó cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình nguyên vật liệu Thông qua đó, lãnh đạo có thể nắm bắt và quản lý hiệu quả việc sử dụng nguyên vật liệu, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:
Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vật liệu và hỗ trợ quản lý kinh tế Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ này, kế toán vật liệu cần chú trọng vào việc theo dõi, kiểm soát và báo cáo tình hình vật liệu, đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc cung cấp thông tin cho các quyết định quản lý.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý cung ứng, cần phản ánh chính xác và kịp thời tình hình cung cấp nguyên vật liệu, bao gồm các yếu tố như số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp Việc kiểm tra chặt chẽ các yếu tố này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là các đối tượng lao động được mua từ bên ngoài hoặc tự chế biến, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Chúng được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, NVL bao gồm:
Nguyên vật liệu chính là thành phần cốt lõi trong quá trình sản xuất, đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu sẽ được chuyển giao vào giá trị của sản phẩm mới.
Vật liệu phụ là những loại vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc phục vụ cho các công việc sản xuất và đóng gói Những vật liệu này không tạo thành thực thể của sản phẩm.
Nhiên liệu là các nguồn cung cấp nhiệt lượng thiết yếu trong sản xuất và kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải và công tác quản lý Nhiên liệu có thể tồn tại dưới dạng lỏng, rắn hoặc khí.
Phụ tùng thay thế: là những vật t dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ…
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những yếu tố thiết yếu cho quá trình xây dựng Chúng bao gồm các vật liệu cần thiết và thiết bị như công cụ, khí cụ, cùng với các vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình Thiết bị xây dựng có thể chia thành hai loại: thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, đảm bảo cho việc thi công diễn ra hiệu quả và an toàn.
Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu không thuộc các danh mục đã nêu, thường là những sản phẩm phụ được tạo ra trong quá trình sản xuất, như phế liệu và vật liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định.
Phân loại vật liệu là cơ sở quan trọng cho hạch toán chi tiết, giúp xác định định mức tiêu hao và định mức dự trữ cho từng loại vật liệu.
Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài: mua trong nớc, nhập khẩu, nhận vốn góp, biếu tặng…
Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến gia công: do doanh nghiệp tự sản xuÊt.
Phân loại nguyên vật liệu là nền tảng để lập kế hoạch thu mua và sản xuất, đồng thời giúp xác định chi phí cấu thành giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ từng nguồn.
Căn cứ vào mục đích sử dụng, nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh:
Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý
Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác.
Phân loại chi phí nguyên vật liệu (CPNVL) là căn cứ quan trọng để xác định chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí, đồng thời giúp tổ chức tài khoản kế toán nhằm ghi chép và phản ánh CPNVL phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu
Việc đánh giá nguyên vật liệu nhằm để
- Tổng hợp các nguyên vật liệu khác nhau để báo cáo tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu.
- Giúp kế toán thực hiện chức năng ghi chép bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu:
Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” Khi đánh giá nguyên vật liệu, cần tuân thủ ba nguyên tắc cơ bản để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong việc xác định giá trị hàng tồn kho.
Nguyên tắc giá gốc yêu cầu nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc, tức là tổng chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để sở hữu nguyên vật liệu ở trạng thái hiện tại Tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp sẽ phải tính toán theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Nguyên tắc thận trọng yêu cầu doanh nghiệp phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bằng cách so sánh giá gốc với giá thị trường Kế toán ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng này, dẫn đến việc Báo cáo Tài chính thể hiện thông qua hai chỉ tiêu quan trọng.
+Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu
+Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nguyên tắc nhất quán trong đánh giá nguyên vật liệu yêu cầu kế toán phải áp dụng phương pháp đã chọn một cách đồng nhất trong suốt niên độ kế toán Nếu có sự thay đổi phương pháp, kế toán cần phải giải trình rõ lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó đối với thuyết minh báo cáo tài chính.
1.2.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu
1.2.2.2.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế
Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến sự chênh lệch về giá cả Giá vật liệu nhập kho được xác định dựa trên giá thực tế, bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc hình thành vật liệu cho đến khi chúng được nhập kho.
- Đối với nguyên vật liệu nhập do mua ngoài:
Giá thực tế Giá mua Thuế nhập Chi phí Cáckhoản nguyên vật liệu = ghi trên + khẩu + thu mua - giảm trừ nhập kho hoá đơn (nếu có) ( nếu có )
Giá mua ghi trên hóa đơn của người bán không bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) khi nguyên vật liệu được mua để sản xuất hàng hóa chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Ngược lại, nếu nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất hàng hóa theo phương pháp trực tiếp, không chịu thuế VAT, hoặc phục vụ cho các hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, thì giá mua trên hóa đơn sẽ bao gồm thuế giá trị gia tăng.
- Đối với nguyên vật liệu nhập do thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế Trị giá vốn thực tế của Tiền thuê gia công,
Nguyên vật liệu = nguyên vật liệu + chế biến, chi phí
Nhập kho xuất thuê gia công vận chuyển.
- Đối với nguyên vật liệu nhập do doanh nghiệp tự gia công, chế biến:
Giá vốn thực tế Giá thành Trị giá thực tế Chi phí
Nguyên vật liệu = sản = nguyên vật liệu + chế
NhËp kho xuÊt xuÊt kho biÕn
- Đối với nguyên vật liệu nhập do nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần:
Giá vốn thực tế Trị giá do các bên Chi phí vận chuyển, Nguyên vật liệu = tham gia + tiếp nhận…
Nhập kho xác định (nếu có)
- Đối với nguyên vật liệu do nhà nớc cấp hoặc cấp trên cấp hoặc đợc tặng:
Giá vốn thực tế Giá trị thị trờng tơng Chi phí vận chuyển
Nguyên vật liệu = đơng(hoặc giá ghi trên + tiếp nhận …
Nhập kho biên bản bàn giao) (nếu có)
- Đối với nguyên vật liệu nhập do các nguyên nhân khác:
Giá vốn thực tế Giá trị hợp lý Chi phí
Nguyên vật liệu = của nguyên + liên quan
Nhập kho vật liệu khác.
Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) là quá trình phối hợp giữa thủ kho và phòng kế toán dựa trên chứng từ nhập, xuất kho, nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng và giá trị của từng loại, nhóm NVL Doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống chứng từ hợp lý, mở sổ kế toán chi tiết và áp dụng phương pháp hạch toán NVL phù hợp để nâng cao hiệu quả quản lý NVL.
1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng:
Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ về vật t bao gồm:
- PhiÕu nhËp kho ( MÉu 01-VT)
- PhiÕu xuÊt kho (MÉu 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 03-VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kì (mẫu 04-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Biên bản kiểm kê vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT)
- Bảng kê mua hàng ( mẫu 06-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07-VT)
- Hoá đơn cớc vận chuyển
Tùy thuộc vào đặc điểm và tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau, kế toán sẽ sử dụng các chứng từ khác nhau Các chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, đầy đủ và đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập Chúng cần được luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định, nhằm phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan Người lập chứng từ cũng phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý và hợp pháp của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.3.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Sổ kế toán là công cụ quan trọng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, dựa trên chứng từ kế toán hợp lệ Sổ kế toán nguyên vật liệu (NVL) giúp theo dõi chi tiết các giao dịch liên quan đến NVL Việc sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sẽ phụ thuộc vào phương pháp kế toán mà doanh nghiệp áp dụng.
- Sổ ( thẻ) kho, Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết NVL.
- Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số d, Sổ tổng hợp
- Bảng tổng hợp xuất nhập tồn, …
1.3.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu :
Việc tổ chức hạch toán chi tiết vật tư trong các doanh nghiệp cần được kết hợp chặt chẽ với hạch toán nghiệp vụ tại kho bảo quản Điều này giúp giảm thiểu việc ghi chép trùng lặp giữa các loại hạch toán và đồng thời nâng cao hiệu quả kiểm tra, giám sát của kế toán đối với các nghiệp vụ tại nơi bảo quản.
Hiện nay, các doanh nghiệp thờng hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo 1 trong 3 phơng pháp sau :
1.3.3.1 Phơng pháp mở thẻ song song :
Thủ kho mở thẻ kho và thẻ chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp, sau đó ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ Định kỳ, thủ kho gửi chứng từ nhập xuất đã phân loại cho phòng kế toán.
Trong phòng kế toán, kế toán viên thực hiện việc mở sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và từng địa điểm bảo quản Công việc này nhằm ghi chép tình hình hiện có và biến động của từng loại nguyên vật liệu, dựa trên các chứng từ nhập, xuất do thủ kho cung cấp, theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Cuối tháng, kế toán cần lập bảng chi tiết số phát sinh cho tài khoản 152 và 153, hay còn gọi là bảng kê nhập, xuất, tồn kho Sau đó, việc đối chiếu số liệu tổng cộng trên bảng kê này với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp là rất quan trọng.
Kế toán cần thực hiện việc đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho do thủ kho quản lý Đồng thời, cũng phải so sánh số liệu này với kết quả kiểm kê thực tế để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Sổ (thẻ) kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn NVL
Sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ số 01: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu hàng ngày.
Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu.
Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán hiện đang gặp phải nhược điểm là sự trùng lặp về số lượng và khối lượng ghi chép, điều này gây ra khó khăn trong quản lý Hơn nữa, việc kiểm tra và đối chiếu số liệu chỉ được thực hiện vào cuối tháng, dẫn đến hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu và khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không thường xuyên Nó cũng được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy.
Thủ kho có nhiệm vụ mở các thẻ kho để ghi chép và phản ánh số lượng nguyên vật liệu hiện có cũng như sự biến động của chúng dựa trên các chứng từ nhập và xuất kho Cuối tháng, thủ kho sẽ căn cứ vào số lượng tồn kho của từng mặt hàng trên thẻ kho để ghi vào sổ số d và chuyển cho kế toán Sổ số d được kế toán mở cho từng kho, sử dụng trong suốt cả năm, và vào cuối mỗi tháng, thủ kho sẽ ghi chép số liệu một lần.
Trong phòng kế toán, kế toán không cần mở thẻ chi tiết cho từng loại vật tư Hàng ngày, dựa vào phiếu nhập, xuất kho do thủ kho cung cấp, kế toán ghi vào bảng kê nhập- xuất- tồn theo giá trị Cuối tháng, kế toán sử dụng đơn giá để ghi vào cột số tiền trên sổ số d Việc đối chiếu số liệu ở cột số tiền trên sổ số d với cột tồn cuối kỳ trong bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn là cần thiết để đảm bảo tính chính xác với kế toán tổng hợp.
Sơ đồ số 02: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra.
Uu điểm: tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán.
Kế toán chỉ ghi chép giá trị, dẫn đến việc kiểm tra số lượng và tình hình biến động của vật liệu gặp khó khăn, thường phải tham khảo thẻ kho Điều này cũng làm cho việc phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán trở nên phức tạp hơn.
Phương pháp này được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng nghiệp vụ xuất nhập lớn và thường xuyên, với nhiều loại vật liệu khác nhau Điều kiện cần thiết là doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập xuất, đồng thời yêu cầu trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán phải tương đối cao.
1.3.3.3.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- ở kho : Thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.
Phòng kế toán sử dụng "sổ đối chiếu luân chuyển" để ghi chép thông tin cho từng nguyên vật liệu (NVL) dựa trên cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Điều này giúp đảm bảo có số liệu chính xác để ghi vào sổ sách kế toán.
Thẻ kho Chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất
Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp, bên cạnh việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu Để đảm bảo tính chính xác và hợp lý, kế toán tổng hợp cần đối chiếu với sổ chi tiết Tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, kế toán có thể áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán phù hợp.
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu lu©n chuyÓn
Sổ kế toán tổng hợp
1.4.1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX):
Phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên sổ kế toán là một quy trình liên tục, có hệ thống Phương pháp này sử dụng các tài khoản kế toán nguyên vật liệu để ghi nhận số lượng hiện có cũng như sự biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu.
1.4.1.1.Tài khoản kế toán sử dụng :
Tài khoản TK 152 ghi nhận giá trị và biến động của nguyên liệu, vật liệu dựa trên trị giá vốn thực tế Tài khoản này có thể được phân chia thành các tài khoản cấp 2 và cấp 3 theo từng loại, nhóm, và thứ vật liệu, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Vật liệu và thiêt bị XDCB
Trong từng tài khoản cấp 2 có thể chi tiết các tài khoản cấp 3, 4 … Tới từng nhóm, thứ NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp
TK 151 - Hàng mua đang đi đường, phản ánh giá trị hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và thanh toán, hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho Đồng thời, TK này cũng ghi nhận số hàng đang trong quá trình vận chuyển tính đến cuối tháng trước.
Ngoài ra, kế toán tổng hợp NVL còn sử dụng các tài khoản liên quan sau:
- TK 331: Phải trả cho ngời bán
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
1.4.1.2.Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu :
* Một số trờng hợp cụ thể và đặc biệt
- Trờng hợp 1: Nguyên vật liệu mua về cùng hoá đơn
Sau khi nhập kho nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, Biên bản kiểm nhận, Phiếu nhập kho để ghi sổ:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ
- Trờng hợp 2: Nguyên vật liệu về cha có hoá đơn
Doanh nghiệp cần đối chiếu hợp đồng mua hàng để tiến hành kiểm nhận và lập phiếu nhập kho Khi kế toán nhận phiếu nhập kho, họ sẽ không ghi ngay vào sổ mà xếp vào hồ sơ “hàng chưa có hóa đơn” Nếu đến cuối tháng mà hóa đơn vẫn chưa về, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ theo giá tạm tính.
Nợ TK 152 giá tạm tính
Sang tháng sau, khi hoá đơn về, căn cứ vào giá trên hóa đơn để điều chỉnh:
Cách 1: Xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính tháng trớc, đồng thời căn cứ vào giá trên hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi nh trờng hợp 1
Nợ TK 152 giá tạm tính (ghi đỏ)
Ghi lại: Nợ TK 152 - giá ghi trên hoá đơn
Nợ TK 133 - thuế GTGT (nếu có) nộp theo phơng pháp KT
Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá thực tế với giá tạm tính
+ Nếu giá thực tế > giá tạm tính thì ghi bình thờng
Nợ TK 152 : giá trị chênh lệch tăng
+ Nếu giá thực tế < giá tạm tính thì ghi số âm (ghi đỏ hoặc đóng khung)
Nợ TK 152 : giá trị chênh lệch giảm (số âm)
- Trờng hợp 3: Xuất nguyên vật liệu góp vốn liên doanh
Nợ TK 128- Đầu t ngắn hạn khác (trị giá vốn góp đợc đánh giá)
Nợ TK 222- Vốn góp liên doanh (trị giá vốn góp đợc đánh giá)
Nợ TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch giảm)
Có TK 152- Nguyên vật liệu (trị giá vốn thực tế xuất kho)
Hoặc Có TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch tăng)
Sơ đồ số 04: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX
Nhập kho hàng đang đi đờng Xuất cho sản xuất trực tiếp tháng trớc
Nhập kho vật liệu mua ngoài Xuất NVL dùng cho sản xuất kinh doanh và xây
(giá mua gồm cả thuế GTGT-theo dựng cơ bản phơng pháp trực tiếp)
Nhập kho vật liệu mua ngoài (giá Xuất nguyên vật liệu thuê mua cha có thuế GTGT-theo ngoài gia công phơng pháp khấu trừ)
Xuất trả lại ngời cung cấp
Thuế GTGT do không đúng chất lợng
TK 333(3333) Xuất góp vốn liên doanh Thuế nhập khẩu phải nộp
TK 154 Xuất bán cho vay
Nhập kho vật liệu tự chế biến, thuê ngoài gia công
Thu hồi nguyên vật liệu NVL phát hiện Hao hụt trong thiếu khi định mức
Dôi thừa tự nhiên Vật liệu thừa Bắt bồi thờng phát hiện khi TK 811 kiểm kê Hao hụt ngoài
1.4.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểmkê định kì:
Phương pháp kiểm kê định kỳ không cung cấp thông tin liên tục về tình hình nhập xuất vật tư từ các tài khoản 152, 153, mà chỉ thể hiện giá trị tồn kho tại thời điểm cuối kỳ hoặc đầu kỳ Việc theo dõi nhập xuất vật tư hàng ngày được thực hiện qua tài khoản 611 Cuối kỳ, để tính trị giá vật tư xuất kho, phương pháp cân đối được áp dụng.
Trị giá Trị giá Trị giá Trị giá nguyên vật liệu = vật liệu tồn + vật liệu nhập - vật liệu tồn xuÊt kho ®Çu kú trong kú cuèi kú
- Nội dung: tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
+ Kết chuyển trị giá thực tế vật t, hàng hoá tồn đầu kỳ
+ Trị giá thực tế của vật t, hàng hoá mua vào trong kỳ.
+ Kết chuyển trị giá thực tế của vật t, hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ.
+ Trị giá thực tế của vật t, hàng hoá xuất trong kỳ.
Trị giá thực tế của vật tư và hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định được tiêu thụ trong kỳ, cùng với các yếu tố như chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại cho người bán, đều ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Tài khoản 152 và 151 được sử dụng để phản ánh hàng tồn kho, không nhằm theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ Chúng chỉ được áp dụng ở đầu kỳ để kết chuyển số liệu đầu kỳ và cuối kỳ, từ đó thể hiện giá trị tồn kho thực tế tại thời điểm cuối kỳ.
* Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng các tài khoản khác nh: TK133, 331, 111
Sơ đồ số 05: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK
Kết chuyển giá trị thực tế Kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ nguyên vật liệu tồn cuối kỳ
Mua trả tiền ngay(giá mua bao
Giảm giá hàng mua, gồm cả thuế GTGT-theo phơng trả lại pháp trực tiếp)
Mua trả tiền ngay(giá mua cha
TK 621,627 có thuế GTGT-phơng pháp khÊu trõ) Cuèi kú kÕt chuyÓn sè xuÊt
TK1331 dùng cho sản xuất, kinh doanh ThuÕ GTGT
Xuất thuê ngoài gia công TK331,311 chÕ biÕn
Số tiền đã Mua cha trả tiền, thanh toán trả tiền vay TK 632
Thuế nhập khẩu phải nộp TK 111,138,334
Các hình thức sổ kế toán
1.5.1 Hình thức kế toán nhật ký chung:
Hình thức kế toán nhật ký chung có đặc trưng là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi chép vào sổ nhật ký, với trọng tâm là sổ nhật ký chung Các nghiệp vụ này được ghi theo trình tự thời gian phát sinh cùng với định khoản tương ứng Sau đó, số liệu từ các sổ nhật ký sẽ được chuyển sang sổ cái để ghi nhận từng nghiệp vụ phát sinh.
* Sơ đồ số 06 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Sổ nhật ký đặc biệt
1.5.2 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ:
* Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là:
Tổ chức và sắp xếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ này theo các tài khoản đối ứng nợ.
Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế theo tài khoản là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
* Sơ đồ số 07: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Chứng từ ghi sổ và các bảng phân bổ
Thẻ, sổ kế toán chi tiÕt
Nhật ký chứng từ Bảng kê
Bảng tổng hợp chi tiÕt
1.5.3 Hình thức kế toán nhật ký sổ cái:
Hình thức kế toán nhật ký sổ cái có đặc trưng cơ bản là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, được tổ chức theo tài khoản kế toán Tất cả các thông tin này được tổng hợp trong một quyển sổ kế toán duy nhất, gọi là sổ Nhật ký - Sổ cái.
Căn cứ để ghi vào nhật ký- sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ.
* Sơ đồ số 08: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- sổ cái
1.5.4 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
* Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”.
* Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ
Bảng tổng hợp chi tiÕt Nhật ký- Sổ cái
Sổ(thẻ)kế toán chi tiết
* Sơ đồ số 09: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
1.5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hình thức kế toán trên máy vi tính là quá trình kế toán được thực hiện thông qua phần mềm kế toán Phần mềm này được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán, mặc dù không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ, nhưng vẫn có khả năng in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính một cách đầy đủ.
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiÕt
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt
Sơ đồ số 10 mô tả trình tự ghi sổ kế toán bằng hình thức kế toán trên máy tính, bao gồm việc nhập số liệu hàng ngày, in sổ và lập báo cáo vào cuối tháng và cuối năm để thực hiện việc đối chiếu và kiểm tra.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- báo cáo kế toán quản trị
Tổng quan về công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển :
Tên công ty: Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây
Giám đốc : Lê Văn Lớ. Địa chỉ: Số 10 Quang Trung, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội Điện thoại : 04.33826490
Loại hình kinh doanh : Công ty cổ phần.
Website: http://www.hataphar.com.vn
Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm dược phẩm phục vụ nhu cầu chăm sóc sức khỏe của người dân Sau hơn 20 năm hoạt động, công ty đã phát triển mạnh mẽ với danh mục sản phẩm đa dạng và phong phú, chất lượng không ngừng được cải thiện, từ đó xây dựng được uy tín vững chắc trên thị trường.
Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây, tiền thân là xí nghiệp liên hiệp dược phẩm Hà Sơn Bình, được thành lập vào ngày 12/06/1985 theo quyết định số 319/YT/TCCB của Sở Y tế Hà Sơn Bình Công ty được hình thành từ sự hợp nhất của ba cơ sở y tế dược phẩm trong tỉnh: Xí nghiệp dược phẩm Hà Sơn Bình, Công ty dược phẩm Hà Sơn Bình và Công ty dược liệu Hà Sơn Bình.
Khi tỉnh Hà Sơn Bình được chia thành hai tỉnh Hà Tây và Hòa Bình, Xí nghiệp dược phẩm Hà Sơn Bình cũng được tách thành Xí nghiệp liên hiệp dược Hòa Bình và Xí nghiệp liên hiệp dược Hà Tây theo Quyết định số 246/QĐ-UBND ngày 16/07/1991 của UBND tỉnh Hà Sơn Bình.
Ngày 29/03/1993, theo quyết định số 114/QĐ-UBND của UBND tỉnh Hà Tây, xí nghiệp liên hiệp dược Hà Tây được chuyển đổi thành Công ty dược phẩm Hà Tây Nhằm thích ứng với sự phát triển của nền kinh tế, theo quyết định số 223/QĐ-UBND ngày 11/05/2000 của UBND tỉnh Hà Tây (cũ), công ty đã thực hiện cổ phần hóa và thành lập ban đổi mới quản lý doanh nghiệp, trở thành Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây.
Ngày 20/12/2000 theo Quyết định số 1911/QĐ-UBND của UBND tỉnh Hà Tây(cũ) đã chuyển đổi công ty dợc phẩm Hà Tây thành công ty cổ phần dợc phẩm
Hà Tây với vốn điều lệ là 8,4 tỷ đồng.
Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây là một doanh nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân và con dấu riêng theo quy định Công ty tự chủ trong hoạt động kinh doanh và tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý cho tất cả các hoạt động của mình theo luật pháp.
Trong những năm qua, Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây đã gặt hái nhiều thành công trong sản xuất kinh doanh và hoạt động xã hội Công ty vinh dự nhận nhiều huân chương từ Nhà nước, bao gồm danh hiệu Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới, giải thưởng Duyên hải Đồng bằng Bắc Bộ, giải thưởng cho các doanh nghiệp có đóng góp lớn cho ngân sách Nhà nước, giải thưởng "Quả cầu vàng" năm 2004 do Bộ Công nghiệp trao tặng, cùng với các giải thưởng cho doanh nghiệp sản xuất theo tiêu chí vì xã hội xanh.
Với phương châm "Chất lượng là sự tồn tại và phát triển", công ty đã thực hiện xuất sắc nhiệm vụ của mình, từ đó xây dựng được uy tín vững chắc trên thị trường.
2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây 2.1.2.2.Lĩnh vực kinh doanh;
Theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 0303000015 đăng kí thay đổi lần thứ 8 ngày 14/07/2009 :
Chúng tôi chuyên sản xuất và kinh doanh dược phẩm, dược liệu, mỹ phẩm, thực phẩm và trang thiết bị y tế Ngoài ra, chúng tôi cũng hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm thuốc và trang thiết bị y tế Bên cạnh đó, chúng tôi thực hiện mua bán hóa chất và hóa chất xét nghiệm, ngoại trừ những loại bị cấm theo quy định của Nhà nước.
4.Kinh doanh bất động sản, dịch vụ nhà đất.
5.Kinh doanh siêu thị, dịch vụ văn phòng nhà ở
6.Kinh doanh vacxin, sinh phÈm y tÕ.
8.Giáo dục trung cấp chuyên nghiệp.
2.1.2.2.Quy trình công nghệ sản xuất mặt hàng chủ đạo:
Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu thuốc chữa bệnh, hóa chất dược, dược liệu và thiết bị y tế Sản phẩm chủ yếu bao gồm viên nén, viên bao, viên nang, thuốc tiêm và các dạng thuốc khác, chủ yếu nhập khẩu từ nước ngoài, nhằm phục vụ việc chữa bệnh và nâng cao chất lượng cuộc sống Việc theo dõi nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra là rất quan trọng, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế như GMP, WHO, GLP, GSP Kỹ thuật sản xuất thuốc phải đạt tiêu chuẩn cao về hàm lượng, khối lượng, thể tích, độ bóng và độ tan rã, với yêu cầu vệ sinh công nghiệp tuyệt đối do liên quan trực tiếp đến sức khỏe con người Mục tiêu của công ty là phát triển bền vững, đảm bảo sản xuất không gây hại đến môi trường.
Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây bao gồm ba giai đoạn chính: giai đoạn chuẩn bị sản xuất, giai đoạn sản xuất và giai đoạn kiểm nghiệm trước khi nhập kho thành phẩm.
Giai đoạn chuẩn bị sản xuất bao gồm việc phân loại nguyên vật liệu, tá dược và bao bì, cùng với việc cân đo đong đếm chính xác Điều này nhằm đảm bảo tất cả các tiêu chuẩn kỹ thuật được đáp ứng trước khi tiến hành sản xuất.
Giai đoạn sản xuất diễn ra sau khi nguyên vật liệu, tá dược và bao bì đã được chuẩn bị và phân chia theo từng lô, mẻ sản xuất Tại giai đoạn này, các sản phẩm được đưa vào quy trình sản xuất thông qua các công nghệ hiện đại.
Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm là bước quan trọng sau khi thuốc được sản xuất Phòng kiểm nghiệm sẽ tiến hành xác định khối lượng và chất lượng của lô hàng Chỉ khi lô hàng đạt đủ tiêu chuẩn thì mới được phép nhập kho.
Do tính chất đặc thù của từng loại dược phẩm, mỗi sản phẩm đều có tiêu chuẩn kỹ thuật và thời hạn sử dụng riêng Quy trình công nghệ sản xuất dược phẩm của công ty được thiết kế theo kiểu chế biến liên tục với chu kỳ sản xuất ngắn, khối lượng sản xuất lớn, và mỗi dây chuyền chỉ sản xuất một loại sản phẩm tại những thời điểm nhất định.
Công ty sở hữu hai phân xưởng sản xuất chính, bao gồm phân xưởng sản xuất thuốc viên và phân xưởng sản xuất thuốc ống Mỗi phân xưởng đều có những đặc điểm và quy trình công nghệ sản xuất riêng biệt, đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong quá trình sản xuất.
Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây
cổ phần dợc phẩm Hà Tây:
2.2.1 Đặc điểm NVL và quản lý NVL tại công ty
Công ty CPDP Hà Tây chuyên sản xuất thuốc với nhiều chủng loại khác nhau, sử dụng khoảng 400 loại nguyên vật liệu (NVL) như bột C, bột B1, bột Becberin, và Lactoza NVL chiếm 65-75% giá thành sản phẩm, trong đó nhiều loại có giá cao, tính chất lý hóa khác nhau, thời gian sử dụng ngắn và dễ hỏng Vì vậy, công tác quản lý NVL tại công ty được thực hiện chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng, tiết kiệm và hiệu quả, đồng thời hạn chế hỏng hóc và thất thoát vật liệu.
Công tác quản lý NVL ở công ty đợc thực hiện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
Trong quy trình thu mua, công ty sản xuất nhiều loại thuốc với nhu cầu vật liệu lớn và đa dạng Do đó, tất cả vật liệu đều được mua theo kế hoạch do phòng Kế hoạch xây dựng Trước khi nhập kho, các vật liệu này phải trải qua quá trình kiểm tra nghiêm ngặt về số lượng, chất lượng và chủng loại để đảm bảo tiêu chuẩn cao nhất.
- Báo cáo kế toán quản trị
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Việc bảo quản nguyên vật liệu tại công ty được chú trọng do số lượng và chủng loại vật tư lớn, cùng với yêu cầu cao về chất lượng Mỗi kho đều có thủ kho trực tiếp quản lý, và hệ thống thiết bị trong kho tương đối đầy đủ, bao gồm cân, xe đẩy và các thiết bị phòng chống cháy nổ, nhằm đảm bảo an toàn tối đa cho vật liệu Đặc biệt, nhóm nguyên vật liệu chính như kháng sinh được bảo quản trong nhà lạnh, và hàng tháng, cán bộ kiểm nghiệm sẽ đến kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trong kho.
Trong khâu dự trữ, công ty xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho tất cả các loại vật liệu Những định mức này được lập bởi cán bộ phòng kinh doanh nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và không bị gián đoạn, đồng thời tránh tình trạng mua sắm quá nhiều dẫn đến ứ đọng vốn.
Để tiết kiệm nguyên vật liệu (NVL) trong bối cảnh chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, công ty đã nỗ lực hạ thấp định mức tiêu hao NVL mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm Việc sử dụng NVL tại các phân xưởng được quản lý theo định mức, và công ty khuyến khích các phân xưởng sử dụng NVL một cách tiết kiệm, hiệu quả Ngoài ra, công ty cũng có chế độ khen thưởng thích hợp cho các phân xưởng sử dụng hiệu quả NVL trong quá trình sản xuất.
2.2.2.Phân loại nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dợc phẩm Hà Tây:
Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây chuyên sản xuất thuốc tân dược với mục tiêu phục vụ phòng, chống và chữa bệnh cho nhân dân Để quản lý hiệu quả, công ty phân loại vật liệu thành nhiều nhóm khác nhau dựa trên công dụng kinh tế, nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản và sử dụng của từng loại Sự đa dạng trong sản phẩm đòi hỏi công ty phải có phương thức quản lý và bảo quản tương ứng cho từng loại vật liệu.
Vật liệu chính là những thành phần chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nguyên vật liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm Trong công ty, vật liệu chính được phân loại thành nhiều nhóm như hóa chất 1, 2, 3, 4; hóa chất độc; dược liệu, và các loại thuốc hóa nghiệm, tá dược, đông dược Việc phân loại này dựa trên các đặc tính tương đồng của vật liệu, giúp nâng cao hiệu quả trong quản lý và bảo quản.
Vật liệu phụ không tạo ra thực thể sản phẩm nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và tính năng của sản phẩm Chúng hỗ trợ quá trình sản xuất và quản lý, kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm Ví dụ về vật liệu phụ bao gồm bông băng, màng mỏng, nhãn mác, và nhựa.
- Nhiên liệu: Gồm các loại cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất nh ga, than, x¨ng, …
Phụ tùng thay thế là các chi tiết, cụm chi tiết hoặc bộ phận được sử dụng để thay thế và sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất và phương tiện vận tải, bao gồm vòng bi, bánh răng, đai ốc và nhiều loại linh kiện khác.
- Bao bì: Phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm nh hộp giấy, ống thuỷ tinh, vỉ, nang nhộng, túi nilon,…
- Vật liệu xây dựng: Gồm các loại NVL và thiết bị Công ty mua để đầu t xây dựng cơ bản nh: xi măng, gạch,
NVL cần được bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng loại, đúng số lượng, chất lượng Do đó, thủ kho phải là dược sĩ có chuyên môn cao.
Công ty có hai hệ thống kho để bảo quản: Kho hàng hoá và kho nguyên vật liệu.
2.2.3.Đánh giá nguyên vật liệu:
Tại công ty, các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên với số lượng và trị giá lớn Do đó, công ty chủ yếu đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế Tuy nhiên, phương pháp đánh giá sẽ được điều chỉnh tùy thuộc vào từng nguồn nhập và xuất nguyên vật liệu khác nhau để đảm bảo tính phù hợp.
2.2.3.1.Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho:
Vì là đơn vị sản xuất kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho sẽ là giá không bao gồm thuế GTGT.
Vào ngày 18/02/2011, công ty TNHH Hóa dược Quốc tế Phương Đông đã thực hiện giao dịch mua 3000 kg Cloramphenicol theo hóa đơn GTGT số 2412 và phiếu nhập kho số 3102, với đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT là 706.000 đồng/kg.
Vì chi phí vận chuyển do bên bán chịu nên giá thực tế nhập kho của nguyên liệu Cloramphenicol là : 3000 x 706 000 = 2 upload.123doc.net 000 000 ®
Trờng hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài trong nớc:
Giá nguyên vật liệu thực tÕ nhËp kho
Giá mua ch a thuế ghi trên hóa đơn
Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, thu mua… (nÕu cã)
Công ty chủ yếu mua nguyên vật liệu từ nguồn nội địa, bao gồm tá dược, bao bì và các vật liệu khác Tuy nhiên, khối lượng nguyên vật liệu này không lớn, phần lớn là do khách hàng cung cấp.
Theo hóa đơn số 0002547 ngày 05/02/2011, công ty đã mua 100 lít Methanol HPLC 2500ml từ công ty TNHH dược phẩm Sao Mỹ với đơn giá 190.909,1 đ/lít Do đó, đơn giá thực tế nhập kho của mặt hàng này được xác định dựa trên thông tin từ hóa đơn.
Trờng hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn nhập khẩu:
Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây cần được hoàn thiện để nâng cao hiệu quả quản lý Việc cải thiện quy trình ghi chép và theo dõi nguyên vật liệu sẽ giúp công ty tối ưu hóa chi phí và tăng cường tính chính xác trong báo cáo tài chính Đồng thời, cần chú trọng đến việc đào tạo nhân viên kế toán để nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn, đảm bảo công tác kế toán diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Sau thời gian thực tập tại phòng Tài chính - Kế toán của công ty, em đã tìm hiểu sâu về kế toán nguyên vật liệu và nhận thấy rằng công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, có những ưu điểm và hạn chế nhất định.
3.1.1.1 Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty áp dụng tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh Hình thức này không chỉ nâng cao hiệu quả kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ mà còn đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất từ kế toán trưởng, đồng thời tạo điều kiện cho lãnh đạo Công ty có thể chỉ đạo kịp thời toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đội ngũ cán bộ kế toán được tổ chức chuyên nghiệp với trình độ chuyên môn cao, thành thạo phần mềm kế toán, và luôn đoàn kết, nhiệt tình trong công việc.
Công ty lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, phù hợp với điều kiện thực tế và việc sử dụng kế toán máy Định kỳ vào cuối năm, công ty thực hiện lập đầy đủ các báo cáo kế toán và báo cáo tài chính theo quy định, đồng thời tiến hành phân tích các báo cáo này.
Công ty đã đầu tư đầy đủ máy vi tính cho phòng Tài chính – Kế toán và đang sử dụng phần mềm kế toán với nhiều ưu điểm nổi bật Phần mềm này dễ sử dụng, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác, giúp giảm khối lượng công việc ghi chép, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế cho công ty.
3.1.1.2.Về công tác kế toán nguyên vật liệu:
Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty được tổ chức một cách chặt chẽ và hiệu quả, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý và chỉ đạo Qua thời gian thực tập, tôi đã áp dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn và nhận thấy những kết quả tích cực trong công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
Thứ nhất : Trong công tác quản lý NVL Công ty đã có nhiều chú trọng từ khâu cung ứng, dự trữ, bảo quản và sử dụng :
Công ty có bộ phận chuyên trách cung cấp nguyên vật liệu, đảm bảo nguồn cung kịp thời và chất lượng cao cho sản xuất Quy trình thu mua luôn đảm bảo chất lượng và số lượng đúng yêu cầu Nguyên vật liệu khi nhập kho được kiểm tra chặt chẽ, phản ánh chính xác số lượng và giá trị trên các chứng từ và sổ kế toán.
Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu được thiết kế khoa học và hợp lý, với trang thiết bị bảo quản luôn được nâng cấp Đội ngũ nhân viên quản lý kho có trách nhiệm cao, phối hợp chặt chẽ với kế toán nguyên vật liệu để theo dõi tình hình tồn kho, đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chủng loại nguyên vật liệu Điều này giúp xây dựng kế hoạch sử dụng và cung ứng kịp thời, duy trì sản xuất liên tục và tránh ứ đọng vốn lưu động Bảo quản nguyên vật liệu hiệu quả cũng góp phần giảm chi phí sản xuất Hơn nữa, hệ thống kho được bố trí gần các phân xưởng sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp nguyên vật liệu.
Công ty cam kết sử dụng nguyên vật liệu đúng định mức tiêu hao, tiết kiệm và không lãng phí Đồng thời, tổ chức hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu, giúp việc ghi chép trở nên đơn giản và thuận lợi cho kế toán trên máy.
Công ty thực hiện kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình tồn kho và biến động của nguyên vật liệu Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập và xuất nguyên vật liệu đều được ghi chép đầy đủ trên sổ kế toán theo đúng quy định.
Về chế độ ghi chép ban đầu, việc lập chứng từ như Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho được quy định chặt chẽ theo chế độ ban hành Tại hai phân xưởng và hai kho nguyên vật liệu, nhân viên thống kê phối hợp với nhân viên sản xuất và thủ kho, định kỳ báo cáo với kế toán vật tư về tình hình nhập xuất và tồn sử dụng nguyên vật liệu Thông tin này được thể hiện qua các Thẻ kho và Biên bản kiểm kê vật tư, nhằm đối chiếu với các sổ chi tiết và tổng hợp trong phòng kế toán.
Thứ t: Về công tác Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:
Tại Công ty, nguyên vật liệu được phân loại một cách hợp lý dựa trên công dụng của từng loại Quá trình này được mã hóa và cài đặt trên máy tính, giúp tránh hiện tượng trùng lặp.
Công ty áp dụng giá thực tế nhập kho để đánh giá nguyên vật liệu, nhằm phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất tồn kho Điều này không chỉ tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán mà còn tạo cơ sở cho việc tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất và giá thành.