Cơ sở lý luận và thực tiễn
Cơ sở lý luận
2.1.1 Một số vấn đề chung về doanh thu và quản lý doanh thu
2.1.1.1 Khái niệm và chức năng quản lý
Quản lý hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau, tùy thuộc vào mục đích và hướng nghiên cứu Một số người cho rằng quản lý là hành chính hay cai trị, trong khi những người khác xem quản lý là điều hành, điều khiển hay chỉ huy Mặc dù cách dùng thuật ngữ khác nhau, nhưng bản chất các quan niệm này đều thống nhất rằng quản lý là biện pháp điều hành của các chủ thể quản lý đối với khách thể quản lý Hơn nữa, quản lý còn được coi là một nghệ thuật, đòi hỏi sự am hiểu văn hóa và yếu tố con người từ các đối tượng liên quan.
Quản lý được hiểu là một quá trình phối hợp các hoạt động của nhiều cá nhân nhằm đạt được mục tiêu chung, điều mà một người đơn lẻ không thể thực hiện Các quan điểm về quản lý đều thống nhất rằng đây là một phương thức thực hiện do một hoặc nhiều người thực hiện để đạt được kết quả hiệu quả hơn.
Quản lý là quá trình bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, phân bổ nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát công việc, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Điều này đòi hỏi việc sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực sẵn có.
Quản lý là quá trình có tổ chức và liên tục, trong đó chủ thể quản lý tác động đến đối tượng quản lý nhằm phối hợp các hoạt động của các bộ phận, cá nhân và nguồn lực Mục tiêu của quản lý là đạt được sự nhịp nhàng và hiệu quả cao nhất để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Quản lý là một khái niệm đa dạng với nhiều quan điểm khác nhau, nhưng có thể tóm gọn bản chất của nó qua những điểm chung như: tổ chức, điều phối, và kiểm soát các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu cụ thể.
Quản lý là quá trình tác động có định hướng của con người nhằm chuyển đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác thông qua các phương pháp khác nhau.
Quản lý doanh nghiệp là quá trình áp dụng các quy luật kinh tế, xã hội và tự nhiên để lựa chọn và xác định các biện pháp kinh tế, xã hội, tổ chức và kỹ thuật Mục tiêu của quá trình này là tác động đến các yếu tố vật chất trong sản xuất và kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Trong quản lý, ba yếu tố chính cần thiết bao gồm nhà quản lý, công cụ quản lý và đối tượng quản lý Sản phẩm của quá trình quản lý là các quyết định, biện pháp, chỉ thị và mệnh lệnh nhằm thúc đẩy sản xuất, tăng trưởng và phát triển hiệu quả hơn.
Quản lý được thể hiện qua bốn chức năng chính: lập dự toán và kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát, cùng với lãnh đạo hoặc ra quyết định Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau về các chức năng này, nhưng tất cả đều thống nhất rằng chúng là cốt lõi của quản lý.
Chức năng kế hoạch là quá trình xây dựng và xác định mục tiêu, cùng với các phương pháp tối ưu để đạt được chúng Kế hoạch cần phải rõ ràng về nội dung cần thực hiện (what), cách thức thực hiện (how), thời gian thực hiện (when) và ai sẽ thực hiện (who) Nó cũng đóng vai trò như một nhịp cầu nối liền hiện tại và tương lai, giúp nhà quản lý thiết lập các mục tiêu và chương trình cụ thể, từ đó trở thành cơ sở quan trọng cho mọi hoạt động.
Chức năng kế hoạch không chỉ giúp doanh nghiệp dự đoán các phương án ứng phó với những bất định từ môi trường bên ngoài và nội bộ, mà còn là công cụ quan trọng để xác định các giải pháp tối ưu nhằm đạt được mục tiêu đề ra, ngay cả khi tương lai trở nên rõ ràng và đáng tin cậy hơn.
Kế hoạch bao gồm việc xác định công việc và phối hợp hoạt động giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu chung Mục tiêu của kế hoạch hóa là đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất Ngoài ra, kế hoạch hóa còn là cơ sở quan trọng cho công tác kiểm tra và điều chỉnh.
Việc xây dựng kế hoạch bao gồm cả kế hoạch dài hạn (chiến lược) và kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch chiến lược là các chương trình hành động tổng quát, nhằm triển khai và phân bố nguồn lực để đạt được các mục tiêu cơ bản và lâu dài của tổ chức Đây là đường lối hành động chung nhất để hướng tới mục tiêu đã đề ra.
Quản lý cấp cao cần xây dựng kế hoạch chiến lược dựa trên sứ mệnh, nhiệm vụ, chức năng và lĩnh vực của tổ chức Các kế hoạch này có thể kéo dài từ 15 năm, 10 năm đến 5 năm, tùy thuộc vào mục tiêu và định hướng phát triển của tổ chức.
Bảng 2.1 Nội dung các kế hoạch trong doanh nghiệp
Kế hoạch Tiêu chí Ảnh hưởng
Nguồn: Ngô Kim Thanh và Lê Văn Tâm (2012)
Kế hoạch tác nghiệp chi tiết hóa chương trình hoạt động của tổ chức, bao gồm việc phân bổ theo không gian cho các đơn vị và theo thời gian với các kế hoạch hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày, cũng như kế hoạch cho đêm, ca và giờ cụ thể.
Cơ sở thực tiễn
2.2.1 Kinh nghiệm quản lý doanh thu trong các doanh nghiệp vận tải
Kinh nghiệm quản lý của Công ty TNHH vận tải Hoàng Long:
Công ty TNHH vận tải Hoàng Long đang đối mặt với vấn đề vắng khách và khó khăn trong quản lý doanh thu do tài xế bắt khách dọc đường Để giải quyết, công ty đã mở tuyến xe chất lượng cao không đón trả khách dọc đường, giúp tiết kiệm thời gian cho hành khách và dễ dàng quản lý doanh thu Hơn nữa, công ty áp dụng phần mềm quản lý bán vé trên nền tảng công nghệ mới của Google, giúp quản lý tổng thể từ điều hành đến bán vé và tiếp cận khách hàng đặt vé online, dẫn đến lượng khách thân thiết tăng và ổn định Việc ứng dụng phần mềm vào quản lý cho phép Hoàng Long nắm bắt toàn bộ quá trình kinh doanh, từ lịch trình xe đến doanh thu bán vé, đồng thời cắt giảm chi phí quản lý khi mọi hoạt động được thực hiện trực tuyến, giúp công ty chuyển mình từ mô hình truyền thống sang công nghệ hiện đại.
Với phương thức bán vé mới, khách hàng có thể dễ dàng đặt mua vé và chọn chỗ ngồi mà không lo bị chen lấn hay xô đẩy, đặc biệt trong những ngày lễ, Tết.
Kinh nghiệm quản lý của Công ty TNHH xe khách Sao Việt:
Nhà quản trị cấp cao của Công ty TNHH xe khách Sao Việt đã thực hiện những thay đổi quan trọng trong phương châm quản lý và phong cách điều hành Đặc biệt, công ty chú trọng vào việc áp dụng các công cụ quản lý và công nghệ thông tin tiên tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị vận tải thuộc công ty.
Nhà quản trị cấp cao đã phát triển quy trình doanh thu chuẩn mực cho các đơn vị vận tải của Công ty TNHH xe khách Sao Việt, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững.
Các thủ tục kiểm soát bao gồm phê chuẩn nghiệp vụ, bảo vệ tài sản và thông tin, kiểm soát hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán, đối chiếu số liệu, kiểm soát chéo, và kiểm soát qua phần mềm Đặc biệt, một số thủ tục như đối chiếu số liệu và kiểm soát chứng từ sổ sách được tích hợp vào phần mềm kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý.
Qua quá trình quan sát và nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy rằng chu kỳ bán hàng thu tiền của Công ty TNHH xe khách Sao Việt có những đặc điểm nổi bật trong hoạt động vận tải.
Công ty TNHH xe khách Sao Việt đã xây dựng quy chế giá cước vận tải và quy trình doanh thu thống nhất, áp dụng cho tất cả các đơn vị vận tải Điều này tạo nền tảng vững chắc để phát triển các kế hoạch kinh doanh và chiến lược đầu tư mua sắm phương tiện.
Kiểm soát vé xe chặt chẽ.
Tổ chức ký hợp đồng nguyên tắc với các nhà cung cấp xăng nhằm quản lý chi phí xăng trong kinh doanh hiệu quả Phiếu xăng được thiết kế để ghi lại thông tin giao dịch tại cây xăng, giúp theo dõi và kiểm soát chi phí một cách chính xác.
Việc tổ chức kiểm tra chất lượng dịch vụ bằng cách sử dụng GPS mang lại hiệu quả cao Đơn vị kiểm tra có thể xác định chính xác quãng đường di chuyển có khách và không có khách, thời gian dừng đỗ cũng như tốc độ xe chạy, từ đó xác nhận lại doanh thu kinh doanh.
Hệ thống điều hành tập trung tự động tính cước cho mọi hành khách lên xe thông qua thiết bị cảm biến, với thông tin được phản ánh chính xác trong chốt cơ Thu ngân sẽ nhập liệu dựa trên chốt cơ, biên lai, doanh thu tiền mặt và phiếu xăng do lái xe cung cấp.
Dữ liệu doanh thu được cập nhật đầy đủ và chính xác vào phần mềm kế toán sẽ tự động tạo ra các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và báo cáo kế toán Điều này đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đúng kỳ, đồng thời giúp cộng dồn dữ liệu một cách chính xác.
Kinh nghiệm quản lý trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group:
Doanh thu của Taxi Group bao gồm hai loại: doanh thu bằng tiền mặt và doanh thu vé thẻ Doanh thu vé thẻ được thanh toán qua thẻ ngân hàng và thẻ do Taxi Group phát hành Đối với doanh thu tiền mặt, các đơn vị quản lý thông qua chốt cơ và phiếu xăng, từ tháng 1 năm 2013, Taxi Group đã đồng nhất mẫu phiếu xăng với các thông tin cần thiết Ngoài ra, các đơn vị còn sử dụng biên lai của các cuốc khách thanh toán bằng vé thẻ để kiểm soát doanh thu, biên lai này phải có đầy đủ thông tin và chữ ký xác nhận của khách hàng.
Giá cước vận tải và chính sách bán thẻ của Taxi Group đã được hội đồng quản trị phê duyệt qua văn bản cụ thể, áp dụng chung cho sáu đơn vị trong hệ thống Taxi Group.
Vào đầu năm 2013, Taxi Group đã triển khai thí điểm hệ thống GPS nhằm theo dõi hành trình xe, đồng thời giám sát các vi phạm liên quan đến dừng đỗ và chạy quá tốc độ, bên cạnh việc sử dụng các công cụ quản lý truyền thống.
2.2.2 Bài học kinh nghiệm cho Công ty cổ phần xe khách Thái Bình
Dựa trên kinh nghiệm quản lý doanh thu từ các doanh nghiệp vận tải hành khách, Công ty Xe khách Thái Bình có thể rút ra những bài học quý giá.