Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại kinh tế tri thức hiện nay, thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc thay đổi lối sống và tư duy của con người Để phát triển, các quốc gia cần không chỉ dựa vào nội lực mà còn mở rộng hợp tác quốc tế Xu hướng toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, mang đến cơ hội và thách thức mới, đặc biệt cho các quốc gia đang phát triển như Việt Nam.
Trong bối cảnh phát triển toàn cầu, giáo dục đại học đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra những thế hệ chủ nhân tri thức cao, có khả năng tư duy độc lập Thư viện, với chức năng là cơ quan văn hóa và giáo dục ngoài nhà trường, góp phần nâng cao dân trí và đào tạo nhân lực Nó là nơi thiết yếu cho việc tự học của toàn dân, cung cấp sách báo và tài liệu cần thiết Trong các trường đại học, thư viện được xem như giảng đường thứ hai, đóng góp trực tiếp vào nhiệm vụ và mục tiêu của giáo dục đại học.
Để thực hiện hội nhập và hợp tác trong giáo dục đại học, việc cập nhật và chia sẻ thông tin giữa các quốc gia và thư viện là vô cùng quan trọng Tiêu chuẩn hóa là yếu tố then chốt, giúp thống nhất và hợp lý hóa quy trình, sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin tư liệu Điều này không chỉ đảm bảo mối liên hệ giữa các hoạt động mà còn thúc đẩy tiến bộ khoa học và công nghệ, cải thiện tổ chức và quản lý thông tin tư liệu, nâng cao năng suất và chất lượng lao động của cán bộ Để nâng cao chất lượng đào tạo, các thư viện đại học cần đẩy mạnh hoạt động nghiệp vụ nhằm đạt được sự chuẩn hóa, hội nhập và liên thông.
Vào ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ VHTT-DL) đã ban hành văn bản số 1598/BVHTT, khuyến cáo từ ngày 1 tháng 6 năm 2007, tất cả các Thư viện công cộng và Thư viện chuyên ngành, đa ngành nên áp dụng ba chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động thư viện, bao gồm AACR2, DDC và MARC21.
Em đã chọn đề tài “Ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và biên mục tại các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội” cho khóa luận của mình Do hạn chế về tư liệu và trình độ bản thân, em không có tham vọng trình bày toàn cảnh vấn đề, mà chỉ tập trung vào một số khía cạnh như mô tả, phân loại, định chủ đề, định từ khóa, tổ chức mục lục truyền thống và biên mục đọc máy tại các thư viện đại học ở Hà Nội.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu hiện trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và biên mục tại các trường đại học ở Hà Nội, từ đó đưa ra các kiến nghị nhằm tăng cường việc áp dụng các chuẩn này Mục tiêu là nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện trường đại học, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu thực tiễn hiện nay.
Phương pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu tài liệu có liên quan đến vấn đề
- Phỏng vấn trực tiếp các cán bộ thư viện
- Phân tích tổng hợp, đánh giá, so sánh, xử lý các số liệu các số liệu thu thập được
Ý nghĩa của đề tài
+ Ý nghĩa lý luận: tìm hiểu và nhận xét về các chuẩn nghiệp vụ đang được áp dụng trong thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội
Đề tài này khảo sát và nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong thư viện trường đại học, nhằm cung cấp các cứ liệu quan trọng để hoàn thiện và tăng cường việc áp dụng các chuẩn này trong các thư viện.
Bố cục của bài khóa luận
Khóa luận bao gồm nhiều phần quan trọng như danh mục từ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục Ngoài ra, khóa luận được chia thành 3 chương chính.
Chương 1: Vai trò của việc chuẩn hóa trong công tác xử lí tài liệu và biên mục trong thư viện các trường đại học
Chương 2 phân tích thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong việc xử lý tài liệu và biên mục tại các thư viện trường đại học ở Hà Nội Nghiên cứu này nhằm đánh giá mức độ hiệu quả và tính đồng nhất của các quy trình nghiệp vụ, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu mà còn nâng cao khả năng tiếp cận thông tin cho người dùng.
Chương 3 đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lý tài liệu và biên mục tại các thư viện trường Đại học ở Hà Nội Việc thực hiện các chuẩn này không chỉ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ thư viện mà còn tăng cường khả năng truy cập thông tin cho người dùng Các giải pháp bao gồm đào tạo nhân viên, cập nhật công nghệ và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Th.s Vũ Dương Thúy Ngà đã tận tình hướng dẫn và hỗ trợ em trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận Cảm ơn các cán bộ thư viện tại các TTTT – TV nơi em khảo sát đã cung cấp ý kiến quý báu và tạo điều kiện thuận lợi cho em Em cũng xin tri ân gia đình và bạn bè đã động viên, hỗ trợ em trong suốt quá trình hoàn thành khóa luận Do thời gian nghiên cứu có hạn và trình độ bản thân còn nhiều hạn chế, em nhận thức rằng khóa luận của mình vẫn còn những thiếu sót Em mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và sự chia sẻ từ bạn bè để khóa luận có thể hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
VAI TRÒ CỦA VIỆC CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ BIÊN MỤC
Tổng quan về công tác xử lí tài liệu
Công tác xử lý tài liệu là một phần quan trọng và phức tạp trong quy trình truyền thông tin Việc lựa chọn và xử lý thông tin chính xác, khoa học để lưu trữ cần tuân thủ một trật tự nguyên tắc và logic, không thể thực hiện một cách tùy tiện.
Xử lý tài liệu là quá trình quan trọng trong việc phân tích, lựa chọn và trình bày các yếu tố nội dung và hình thức của tài liệu để đưa vào hệ thống lưu trữ và tìm kiếm Quá trình này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu và thông tin cần thiết Trong thư viện, xử lý tài liệu bao gồm các bước chính như mô tả, phân loại, định chủ đề, định từ khóa và tóm tắt tài liệu.
Mô tả là việc sử dụng ngôn ngữ, màu sắc, đường nét và nhạc điệu để giúp người khác hình dung về các sự vật, hình dáng và tâm trạng của con người trong một bối cảnh cụ thể.
Trong lĩnh vực TV học, mô tả tài liệu là quá trình chọn lọc và trình bày những dẫn liệu đặc trưng của tài liệu theo một nguyên tắc nhất định, nhằm giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về tài liệu trước khi tiếp xúc trực tiếp.
Công tác mô tả tài liệu ở Việt Nam xuất hiện cùng với sự ra đời của các
TV đầu tiên ở nước ta xuất hiện vào thế kỷ XI – XII với mục đích thống kê và bảo quản Đến thế kỷ XVIII – XIX, hai bộ thư mục quan trọng là “Nghệ Văn Chí” của Lê Quý Đôn và “Văn Tịch Chí” của Phan Huy Chú ra đời, cung cấp thông tin về sách vở từ thời Lý, Trần, Lê Các tài liệu trong thư mục được mô tả chi tiết, bao gồm tên sách, số quyển, tên tác giả, tiểu sử tóm tắt, năm viết, đặc điểm và nội dung, thậm chí có cuốn còn ghi rõ tình trạng hiện tại.
Năm 1964, TVQG Việt Nam bắt đầu biên soạn một tập quy tắc mô tả sơ thảo với 8 yếu tố Đến năm 1976, quy tắc này được chính thức hoàn thiện và mang tên “Quy tắc mô tả ấn phẩm dùng cho mục lục thư viện”, trong đó rút gọn còn 7 yếu tố.
Hiện nay, các thư viện ở Việt Nam áp dụng hai quy tắc mô tả chính là quy tắc mô tả thư mục theo chuẩn quốc tế (ISBD) và quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR2) AACR2 được biên soạn dựa trên ISBD, do đó, giữa AACR2 và ISBD có sự tương đồng về 8 vùng mô tả và các dấu phân cách Tuy nhiên, AACR2 cung cấp nhiều điểm truy cập hơn và quy định chi tiết hơn trong việc lập tiêu đề cũng như một số yếu tố mô tả khác.
Phân loại là thuật ngữ phổ biến trong xã hội và nhiều lĩnh vực khoa học, hiểu đơn giản là sắp xếp và tổ chức sự vật, hiện tượng theo trật tự hệ thống Đây là hoạt động trí tuệ cơ bản của con người, giúp nhận biết và nghiên cứu các sự vật hiện tượng với nhiều mục đích khác nhau.
Phân loại tài liệu là quá trình xử lý nội dung nhằm xác định đề tài chủ yếu và phản ánh thông tin theo các môn ngành tri thức Quá trình này sử dụng ký hiệu phân loại theo một bảng phân loại cụ thể để tổ chức và quản lý tài liệu hiệu quả.
Phân loại tài liệu là một công việc quan trọng được các thư viện và cơ quan thông tin ở Việt Nam cũng như trên toàn thế giới chú trọng Quy trình này không chỉ giúp kiểm soát thư mục hiệu quả mà còn thúc đẩy việc khai thác và trao đổi thông tin trong nước và quốc tế.
Phân loại tài liệu không chỉ giúp kiểm soát thư mục và tổ chức bộ máy tra cứu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc biên soạn thư mục và tổ chức kho mở, từ đó dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm thông tin Nhiều nhà thư viện học đã nhấn mạnh rằng sách là cơ sở của thư viện và phân loại là nền tảng của nghề thư viện Việc xử lý tài liệu theo phân loại cho phép tổ chức các phương tiện tra cứu như mục lục phân loại và cơ sở dữ liệu Từ cuối thế kỷ XIX, các nước phương Tây đã sử dụng phân loại như một công cụ chính để xếp giá trong thư viện, với nhiều bảng phân loại nổi bật như bảng phân loại thập phân Dewey (DDC), bảng phân loại thập phân bách khoa quốc tế (UDC), bảng phân loại thư viện thư mục (BBK), và bảng phân loại thư viện Quốc hội Mỹ (LCC).
1.1.3 Định chủ đề tài liệu Định chủ đề là quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được thể hiện dưới dạng các đề mục chủ đề Đề mục chủ đề là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để mô tả một cách ngắn gọn chủ đề và góc độ nội dung của chủ đề cũng như của hình thức tài liệu Nói cách khác, đề mục chủ đề là một dạng tư liệu được xây dựng trên cơ sở ngôn ngữ tự nhiên có kiểm soát về mặt từ vựng và được trình bày theo nguyên tắc chính phụ Ngôn ngữ tư liệu là ngôn ngữ tìm tin do các nhà TV tạo ra để tiếp cận thông tin hay tài liệu Mỗi đề mục chủ đề có thể là tên gọi của một vấn đề, một sự vật, hiện tượng, một địa danh, một nhân vật nổi tiếng hoặc chữ viết tắt thông dụng Ở Việt Nam, công tác định chủ đề tài liệu đã bắt đầu được triển khai từ thuộc Pháp Ở các TV lớn như: TV Trung ương Đông Dương (nay là TVQG Việt Nam), TV trường Viễn Đông Bác Cổ, TV trường Đại học Y Dược, mục lục chủ đề được tổ chức cùng với mục lục tác giả Mục lục chủ đề là loại mục lục cơ bản phản ánh nội dung vốn tài liệu trong những năm đầu thế kỷ XX Ở trong các TV lớn, các đề mục chủ đề được xây dựng bằng tiếng Pháp do đối tượng sử dụng vào thời bấy giờ chủ yếu là người Pháp và các công chức phục vụ cho Pháp
Từ năm 1954 đến năm 1960, sau khi tiếp quản Hà Nội, các TV lớn ở
Hà Nội đang tiếp tục tổ chức mục lục chủ đề như một ngôn ngữ tìm tin cơ bản Mặc dù đã có hệ thống đề mục chủ đề bằng tiếng Việt được xây dựng và sử dụng tại một số thư viện lớn, nhưng việc biên soạn này còn tùy tiện và chưa có thư viện nào lập bảng đề mục chủ đề chính thức Tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, mục lục chủ đề được tổ chức đến năm 1960, trong khi Viện Thông tin Khoa học Xã hội chỉ duy trì đến năm 1958 Từ những năm 60, nhiều thư viện miền Bắc không còn tiến hành xây dựng mục lục chủ đề, chịu ảnh hưởng từ một số thư viện Liên Xô, cho rằng mục lục phân loại là phương pháp duy nhất phản ánh khoa học nội dung kho sách Các thư viện lớn như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương và Thư viện Khoa học Xã hội chỉ tổ chức mục lục phân loại mà không còn mục lục chủ đề.
Từ năm 1980, việc tổ chức mục lục chủ đề đã trở thành một vấn đề được chú trọng Tuy nhiên, tại các thư viện chuyên ngành, do đặc thù và mục đích phục vụ cho cán bộ, sinh viên nghiên cứu thuộc nhiều ngành khác nhau, ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề vẫn chưa hoàn toàn thống nhất Nhiều thư viện tự biên soạn bảng danh mục chủ đề riêng cho mình.
Trường Đại học Y và Trường Đại học Dược đã sử dụng một số thuật ngữ nước ngoài trong các bảng đề mục chủ đề mà không cần dịch sang tiếng Việt Điều này cho thấy sự tiếp thu và áp dụng kiến thức quốc tế trong lĩnh vực giáo dục.
Tổng quan về công tác biên mục
1.2.1 Tổ chức mục lục truyền thống
Mục lục là danh sách các tài liệu được tổ chức theo thứ tự nhất định, giúp giới thiệu và phản ánh đặc điểm của tài liệu thuộc một hoặc nhiều nhóm tài liệu.
Việc tổ chức mục lục là rất quan trọng khi một bộ sưu tập tài liệu phát triển đến mức khó quản lý Mục đích của biên mục là hỗ trợ người đọc trong việc tìm kiếm tài liệu một cách hiệu quả.
Hệ thống mục lục truyền thống trong các thư viện Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và quản lý thông tin, đặc biệt khi tin học hóa chưa phổ biến Nó không chỉ phản ánh nguồn sách của thư viện mà còn tạo cầu nối giữa sách, người đọc và cán bộ thư viện Hệ thống này bao gồm nhiều loại mục lục như mục lục dành cho người đọc (mục lục chữ cái, phân loại, chủ đề) và các mục lục công vụ cùng hộp phiếu bài trích.
Vào đầu những năm 60, nhiều quốc gia phát triển bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện, đánh dấu một bước chuyển mình lớn trong ngành thư viện Sự kết hợp này đã làm thay đổi tính chất nghề nghiệp, khi hoạt động thư viện trở nên gắn liền với thông tin và quy trình biên mục được tự động hóa.
Biên mục đọc máy (MARC) xuất hiện vào khoảng năm 1960 với khổ mẫu MARC đầu tiên là khổ mẫu biên mục đọc máy của TV Quốc hội Mỹ
MARC (Machine Readable Cataloguing) là thuật ngữ chỉ biên mục có thể đọc bằng máy, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động biên mục tự động Việc sử dụng phần mềm quản trị thư viện giúp tạo lập các biểu ghi cho cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục, với thông tin được mã hóa để máy tính có thể xử lý CSDL là nơi lưu trữ dữ liệu về các đối tượng cần quản lý, cho phép truy cập và xử lý dữ liệu nhanh chóng Các chương trình quản trị CSDL thường có ba loại khổ mẫu: khổ mẫu hiển thị và in ấn, khổ mẫu nhập tin, và khổ mẫu trao đổi Trên thế giới, nhiều khổ mẫu như UKMARC, USMARC, AUSMARC, INTERMARC, CAN MARC đã được phát triển, và hiện nay, các thư viện đang nỗ lực chuẩn hóa để tạo ra một khổ mẫu chung MARC21, được phát triển từ USMARC và CANMARC, cùng với UNIMARC, đã trở thành một phần quan trọng trong việc xây dựng khổ mẫu toàn cầu Cấu trúc biểu ghi MARC21 bao gồm ba thành phần cơ bản.
Phần 1: Đầu biểu (Leader) là một trường dữ liệu đặc biệt có độ dài cố định 24 ký tự chứa các thông tin về quá trình xử lý biểu ghi
Phần 2: Thư mục hay còn gọi là danh mục(directory) là phần tiếp ngay sau đầu biểu Gồm một loạt nhóm dữ liệu chỉ dẫn về các trường dữ liệu có trong biểu ghi
Phần 3: Các trường dữ liệu: là những trường của biểu ghi chứa các dữ liệu mô tả Các trường này có thể có độ dài thay đổi hoặc cố định
Biểu ghi MARC là một bản thiết kế giúp sắp xếp và biểu diễn dữ liệu MARC21 còn đi kèm với hệ thống bảng mã hoá ký hiệu, được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế và có tính thống nhất trong việc sử dụng.
Bảng mã tên các quốc gia Bảng mã các khu vực địa lý Bảng mã ngôn ngữ và một số bảng định danh khác
Hiện nay, khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21 là mẫu được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới trong lĩnh vực biên mục.
Vai trò của việc chuẩn hoá trong công tác xử lí tài liệu và biên mục
Quy tắc mô tả là cách trình bày dữ liệu thư mục theo một quy định chặt chẽ, cùng với các dấu hiệu dùng để xác định chúng
Hiện nay trên thế giới có hai quy tắc được sử dụng nhiều nhất đó là ISBD và AACR2
ISBD là tiêu chuẩn quốc tế được phát triển vào những năm 1970 và chính thức được áp dụng tại Việt Nam vào năm 1985.
ISBD bao gồm các vùng mô tả sau:
Vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm Vùng 2: Lần xuất bản
Vùng 3: Địa chỉ xuất bản Vùng 4: Đặc trưng số liệu Vùng 5: Tùng thư
Vùng 7: ISBN (Chỉ số sách quốc tế - International Standard Book Number)
Giá tiền, số bản in
AACR2 là quy tắc biên mục Anh – Mỹ được phát triển bởi các nước nói tiếng Anh, lần đầu xuất bản vào năm 1967 Đến năm 1978, quy tắc này đã được hợp tác với TV Quốc gia của Anh, Mỹ và Canada, nhanh chóng được áp dụng rộng rãi AACR2 đã được in lại vào năm 1998 và sau đó tiếp tục được tái bản và cập nhật vào các năm 1999, 2001 và 2002.
AACR2 có 8 vùng dữ liệu
Vùng 1: Nhan đề và xác minh về trách nhiệm Vùng 2: Lần xuất bản
Vùng 3: Vùng đặc biệt Vùng 4: Vùng xuất bản Vùng 5: Vùng mô tả vật lý Vùng 6: Vùng tùng thư
Vùng 8: Vùng tiêu chuẩn (ISBN, ISSN, điều kiện có được tài liệu)
Việc áp dụng các quy tắc mô tả chuẩn cho tư liệu của thư viện đã thúc đẩy giao lưu quốc tế về thông tin thư mục, cho phép các quốc gia trao đổi biểu ghi thư mục từ nhiều nguồn khác nhau Điều này giúp khắc phục rào cản địa lý và ngôn ngữ thông qua hệ thống dấu phân cách, đồng thời tạo điều kiện chuyển đổi biểu ghi thư mục sang dữ liệu đọc bằng máy Các quy tắc này cũng đảm bảo sự thống nhất trong việc mô tả tài liệu tại các thư viện, ngăn chặn tình trạng mô tả khác nhau giữa các thư viện.
Khung phân loại là một sơ đồ phản ánh mối quan hệ logic và đẳng cấp giữa các khái niệm trong tri thức, nhằm mục đích phân loại tài liệu Trong khung phân loại, toàn bộ tri thức được chia thành các đề mục, với các khái niệm được sắp xếp từ chung đến riêng, từ khái quát đến cụ thể, và từ lý thuyết đến thực tiễn.
Một số khung phân loại được biết đến nhiều như: DDC, UDC, BBK, LCC
DDC là một khung phân loại nổi tiếng toàn cầu với nhiều ưu điểm, được nhiều quốc gia áp dụng và thường xuyên cập nhật Hiện tại, DDC được quy định sử dụng trong hệ thống OCLC, chia tri thức thành 10 lớp chính từ 000 đến 900 Việt Nam đã dịch và xuất bản phiên bản rút gọn 14 của DDC bằng tiếng Việt.
Việt Đây là dấu hiệu cho thấy DDC là một khung phân loại đang được Việt Nam đặc biệt quan tâm
BBK, được hoàn thành vào năm 1968, ban đầu được biên soạn cho một số TV lớn ở Liên Xô, sau đó mở rộng sang nhiều TV khác Tại Việt Nam, có ba phiên bản BBK chính: do TV Khoa học Kỹ thuật Trung Ương, Viện Thông tin Khoa học Xã hội và TVQG Việt Nam biên soạn Trong các phiên bản tiếng Việt, BBK sử dụng chữ cái tiếng Việt kết hợp với chữ cái Latinh từ A đến Z để thể hiện 28 dãy cơ bản Mặc dù việc sử dụng BBK trên toàn cầu đã giảm sau sự sụp đổ của Liên Xô và các nước Đông Âu, nhưng tại Việt Nam, BBK vẫn là khung phân loại phổ biến trong các TV lớn và một số viện nghiên cứu, trường Đại học.
UDC, được thành lập vào năm 1895 tại Bỉ dựa trên khung phân loại DDC, đã được phát hành dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm UDC đầy đủ, cỡ trung bình, rút gọn và chuyên ngành Hiện nay, UDC đã được dịch sang tiếng Việt và bao gồm bảng chính cùng 7 bảng trợ ký hiệu, với tri thức được chia thành 10 lớp cơ bản từ 0 đến 9 Mặc dù UDC đáp ứng tốt yêu cầu phân loại tài liệu, nhưng nó vẫn ít được sử dụng hơn so với DDC.
Khung phân loại LCC (Library of Congress Classification) của Quốc hội Mỹ bao gồm 20 lớp cơ bản được ký hiệu bằng chữ cái từ A đến Z Dù mang tính dân tộc và quốc gia, LCC vẫn có những ưu điểm riêng, đặc biệt là được ứng dụng rộng rãi trong các trường đại học ở nhiều quốc gia Tại Việt Nam, ngoài các khung phân loại quốc tế, các thư viện và cơ quan thông tin còn áp dụng bảng phân loại 19 lớp, bảng phân loại dành cho trường phổ thông và khung đề mục quốc gia.
Khổ mẫu biên mục là tập hợp các quy định và cấu trúc biểu ghi của cơ sở dữ liệu, xác định cách trình bày và sắp xếp dữ liệu trong biểu ghi Nó cung cấp phương pháp mã hóa thông tin dựa trên phân tích sâu sắc các yếu tố thư mục.
Hiện nay trên thế giới hình thành 2 khổ mẫu là UNIMARC và MARC
21 Cho đến nay MARC là khổ mẫu được sử dụng thông dụng hơn trong biên mục tự động
Khổ mẫu biên mục là công cụ thiết yếu để chuẩn hóa việc tổ chức và lưu giữ dữ liệu MARC giúp máy tính sắp xếp và lựa chọn dữ liệu biên mục theo quy tắc thống nhất, cho phép in ra các dạng thức như mục lục chủ đề, tác giả, và sản phẩm thông tin thư mục Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức và trao đổi dữ liệu thư mục Do đó, khổ mẫu MARC đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất hoạt động biên mục và hỗ trợ trao đổi dữ liệu trên toàn cầu Tại Việt Nam, mặc dù chưa có sự thống nhất trong việc sử dụng các khổ mẫu MARC trong thời gian dài, cộng đồng thư viện đã quyết định chọn MARC 21 làm khổ mẫu chuẩn cho hoạt động biên mục.
Các công cụ kiểm soát
Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong việc diễn đạt tiêu đề hay điểm truy nhập, nhằm thể hiện mối quan hệ giữa các tên người, tác phẩm và chủ đề Quá trình này tuân thủ các quy tắc mô tả, khung đề mục chủ đề như LCSH, bộ từ khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn, hoặc thông qua việc tra cứu hộp phiếu và tệp quy định tính thống nhất.
Bảng đề mục chủ đề của TV quốc hội Mỹ được hình thành từ các đề mục đã được soạn thảo từ năm 1898 Lần đầu tiên được xuất bản với tên gọi “đề mục chủ đề sử dụng cho mục lục kiểu từ điển của TV quốc hội Mỹ”, vào năm 1978, bảng này được đổi tên thành “Đề mục chủ đề của TV quốc hội”.
Năm 1993, bảng đề mục chủ đề của TV Quốc hội được phát hành lần thứ 16 Tại Việt Nam, đã có nhiều bộ từ khoá và từ điển từ khoá được biên soạn nhằm phục vụ cho việc kiểm soát thông tin, bao gồm Bộ từ khoá quy ước của TVQG (được cập nhật và đổi tên vào năm 2005), Bộ từ khoá Khoa học và Công nghệ của TTTT KH & CNQG, và Bộ từ khoá Khoa học Xã hội và Nhân Văn của Viện Thông tin Khoa học Xã hội.
Các công cụ kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong xử lý thông tin, không chỉ nâng cao chất lượng mà còn hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin hiệu quả Khi có hàng ngàn, hàng vạn biểu ghi, sự thiếu hụt công cụ kiểm soát có thể làm giảm chất lượng biên mục tra cứu, dẫn đến tình trạng thông tin bị tản mạn hoặc mất mát.
1.3.2 Tầm quan trọng và ý nghĩa của việc chuẩn hoá trong công tác xử lí tài liệu và biên mục đối với các thư viện Việt Nam
Vấn đề thống nhất và chuẩn hoá tổ chức và nghiệp vụ thư viện tại Việt Nam đã được nêu ra từ sớm bởi cộng đồng thư viện, nhà nghiên cứu và lãnh đạo các cơ quan chức năng Trước năm 2000, mạng lưới thư viện phát triển nhanh nhưng thiếu sự đồng nhất trong tổ chức và chuyên môn, dẫn đến việc mỗi thư viện áp dụng các phương pháp khác nhau mà không theo chuẩn mực chung Tại hội thảo quốc tế “Hệ thống và tiêu chuẩn cho thư viện Việt Nam” năm 2001, các đại diện từ Bộ Khoa học – Công nghệ, Bộ VHTT – DL, và Bộ Giáo dục – Đào tạo đã nhất trí về việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ như Khung phân loại Dewey (DDC), mẫu trao đổi thư mục MARC21 và quy tắc biên mục AACR2 Văn bản 1598/BVHTT ngày 7/5/2007 khuyến cáo các thư viện sử dụng các chuẩn này, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong chỉ đạo nghiệp vụ thư viện Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu và biên mục không chỉ là yêu cầu cấp thiết mà còn mang ý nghĩa lớn lao cho hoạt động thư viện trong nước.
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ
Xu hướng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lí tài liệu và biên mục ở Việt Nam
Hội nghị quốc tế diễn ra tại Đại học Malaya, Malaysia vào năm 1997 và tại Đại học East Anglia, Anh Quốc vào năm 1998 đã chỉ ra rằng thư viện thế giới, đặc biệt là thư viện đại học, đang phát triển với tốc độ nhanh chưa từng thấy.
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và viễn thông đã ảnh hưởng sâu sắc đến quản trị, song song với sự tiến bộ của truyền hình.
Các hệ thống TV thông tin trên toàn cầu cần tiêu chuẩn hóa để chia sẻ tài nguyên một cách dễ dàng giữa các TV Việc này không chỉ là yêu cầu mà còn là điều kiện thiết yếu để đảm bảo sự tương thích và hiệu quả trong việc truyền tải thông tin.
Hệ thống tiêu chuẩn trong hoạt động truyền thông thông tin tại Việt Nam đang thu hút sự chú ý của nhiều cá nhân và tổ chức Sự chuyển mình từ mô hình hoạt động cát cứ sang mô hình liên kết và phối hợp giữa các cơ quan truyền thông đòi hỏi việc hình thành và áp dụng nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau.
Từ đầu những năm 2000, vấn đề MARC đã trở thành chủ đề chính trong nhiều cuộc thảo luận khoa học quốc gia và ngành Các hội thảo và nghiên cứu về US MARC (2000) đã mở ra câu hỏi liệu có cần thiết phải nghiên cứu và thiết lập một hệ thống VN MARC hay không Sự chuyển biến nhanh chóng sang các dự án nghiên cứu, phiên dịch và áp dụng MARC 21 đã trở thành những sự kiện nổi bật trong toàn bộ hệ thống các tổ chức.
TV, cơ quan thông tin của nước ta gần đây
Với sự gia tăng của nguồn tin số, Doublin Core đã trở thành một chuẩn mực quan trọng cho việc mô tả thư mục dữ liệu số tại Việt Nam từ năm 2002.
Hoạt động xây dựng, áp dụng và phổ biến các tiêu chuẩn chuyên môn trong các tổ chức và cơ quan thông tin đang được chú trọng, với sự đầu tư đáng kể từ Chính phủ và các tổ chức quốc tế cũng như nước ngoài.
Việc Việt Nam gia nhập WTO đã thúc đẩy nhu cầu chuẩn hoá trong mọi lĩnh vực của xã hội Chuẩn hoá là quá trình thiết kế và thực thi các tiêu chuẩn, được xác định là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, cung cấp quy tắc và hướng dẫn cho các hoạt động nhằm đạt được sự trật tự tối ưu Theo TCVN 6450:1998, chuẩn hoá là bước chuyển từ ý tưởng cá nhân sang ý tưởng chung, từ sự lộn xộn sang trật tự, và từ sự tuỳ hứng sang quy luật.
Trong ngành thư viện thông tin, quan niệm chuẩn hoá đã phát triển theo sự thay đổi của ngành Trước đây, thư viện chỉ đơn thuần là một đơn vị độc lập với vai trò quản lý tư liệu, và chuẩn hoá chủ yếu giới hạn trong phạm vi quốc gia Tuy nhiên, khi nhu cầu tìm kiếm thông tin gia tăng, sự hợp tác và liên kết giữa các thư viện trở nên cần thiết, mở rộng quan niệm chuẩn hoá ra toàn khu vực và toàn cầu Với sự bùng nổ thông tin và phát triển công nghệ thông tin, hình ảnh thư viện đã thay đổi để đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin trong xã hội hiện đại Vai trò của cán bộ thư viện giờ đây không chỉ là quản lý tư liệu mà còn là quản lý thông tin, nhấn mạnh tầm quan trọng của sự liên kết thư viện trên toàn cầu.
Để phục vụ người đọc và người dùng tin một cách hiệu quả, các thư viện (TV) cần chú trọng đến việc chuẩn hoá hoạt động của mình, đặc biệt trong các khâu xử lý nghiệp vụ Xử lý tài liệu là một bước quan trọng trong chuỗi thông tin, bao gồm các hình thức như mô tả, phân loại, định chủ đề, định từ khoá, tóm tắt và chú giải tài liệu Quá trình này đòi hỏi nhiều công sức từ cán bộ TV và ảnh hưởng đến các khâu công tác khác như kiểm soát thư mục, tổ chức tra cứu, lưu trữ và tìm tin Do đó, việc chuẩn hoá trong xử lý nghiệp vụ có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh tự động hoá công tác TV thông tin đang phát triển mạnh mẽ.
Văn bản số 1598/Bộ VHTT (nay là Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch) ban hành ngày 7 tháng 5 năm 2007 đã được công nhận là chỉ đạo quan trọng về việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lý tài liệu tại Việt Nam Theo chỉ thị này, các thư viện (TV) trên toàn quốc được khuyến khích triển khai áp dụng các chuẩn DDC, MARC 21 và AACR2 trong biên mục và xử lý tài liệu, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 6 năm 2007.
Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ mới cần thiết phải đi đôi với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện Đặc biệt, chuẩn biên mục MARC21 chỉ có thể được thực hiện khi máy tính được trang bị phần mềm phù hợp.
Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin đã phát triển mạnh mẽ và được áp dụng rộng rãi trong các TV, làm thay đổi tính chất và diện mạo của chúng TV hiện nay không chỉ đơn thuần là thiết bị giải trí mà còn tích hợp nhiều công nghệ tiên tiến, mở ra khái niệm mới về trải nghiệm người dùng.
UNESCO định nghĩa thư viện là bất kỳ bộ sưu tập có tổ chức nào của sách, ấn phẩm định kỳ và tài liệu khác, bao gồm đồ họa và nghe nhìn Thư viện không chỉ là nơi lưu trữ mà còn có nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức và cung cấp tài liệu cho người đọc với mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí.
Trong bối cảnh hội nhập hiện nay, việc chuẩn hóa quy trình xử lý tài liệu là cần thiết để các thư viện (TV) có thể chia sẻ và trao đổi thông tin hiệu quả Tại hội thảo tổng kết 8 năm thực hiện pháp lệnh thư viện và thảo luận về giải pháp áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thư viện diễn ra tại Hà Nội vào năm 2008, kết quả khảo sát cho thấy 42 TV, bao gồm 31 trường đại học, cao đẳng và 11 TV tỉnh, thành phố trên toàn quốc đã tham gia vào việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ này.
28 TV đã triển khai áp dụng MARC21, chiếm 66,6 %
26 TV đã triển khai áp dụng DDC, chiếm 61,9 %
10 TV đã triển khai áp dụng AACR2, chiếm 23,8 %
Đánh giá về thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí tài liệu và biên mục tại các thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội
xử lí tài liệu và biên mục tại các thư viện trường Đại học trên địa bàn Hà Nội
Theo chỉ đạo của Vụ Thư viện – Bộ VHTT-DL và TVQG Việt Nam, các thư viện trường đại học tại Hà Nội đã triển khai áp dụng các chuẩn nghiệp vụ theo quy định.
Hầu hết các thư viện trường Đại học được khảo sát đã áp dụng quy tắc mô tả tài liệu theo AACR2, với chỉ hai trường vẫn sử dụng quy tắc ISBD là thư viện trường Đại học Văn hoá Hà Nội và Đại học Y Hà Nội Điều này cho thấy sự quan tâm của thư viện các trường Đại học trong bối cảnh hội nhập quốc tế Việc áp dụng AACR2 không khó khăn, vì nó chỉ khác biệt một số điểm nhỏ so với quy tắc ISBD Hơn nữa, AACR2 là quy tắc được áp dụng rộng rãi trên thế giới, giúp hệ thống thư viện các trường Đại học, đặc biệt tại Hà Nội, hội nhập nhanh chóng và tiến xa hơn trong xu thế liên kết toàn cầu hiện nay.
Hiện nay, nhiều trường Đại học đang áp dụng bảng phân loại DDC do tính hợp lý và khả năng tổ chức tri thức hiệu quả của nó Bảng phân loại này sử dụng ký hiệu bằng chữ số Ả Rập, giúp dễ dàng áp dụng trên toàn thế giới mà không gặp rào cản ngôn ngữ DDC không chỉ là khung phân loại khoa học chặt chẽ mà còn thường xuyên được cập nhật, với các môn loại như lớp 300 và 600 được chi tiết hóa và mở rộng liên tục.
Trong số các trường Đại học được khảo sát, dễ nhận thấy có TTTT –
Trường Đại học Quốc gia Hà Nội là trung tâm hàng đầu trong hệ thống thư viện các trường đại học tại Việt Nam và là trụ sở của Hội liên hiệp thư viện các trường đại học phía Bắc Từ năm 2003, trường đã áp dụng hệ thống phân loại DDC, cho thấy xu hướng chuyển dịch của hệ thống thư viện tại Việt Nam sang khung phân loại quốc tế.
Mặc dù có nhiều khung phân loại khác như 19 lớp, BBK, và LCC, DDC vẫn là lựa chọn ưu tiên của hầu hết thư viện các trường đại học Đặc biệt, sau khi DDC được dịch và xuất bản sang tiếng Việt, các thư viện hiện đang khuyến cáo sử dụng ấn bản 14 của DDC bằng tiếng Việt.
Tất cả các trường Đại học được khảo sát đã áp dụng khổ mẫu chuẩn MARC21 theo tinh thần văn bản số 1598 MARC21 đã trở thành chuẩn biên mục quốc tế, được đa số các quốc gia sử dụng, cho phép các thư viện chia sẻ tài nguyên thư mục và đảm bảo tính tương thích dữ liệu khi chuyển đổi giữa các phần mềm quản lý.
TV này sang phần mềm TV khác
AACR2, DDC, và MARC21 là ba chuẩn nghiệp vụ thư viện quốc tế quan trọng, giúp hệ thống thư viện Việt Nam, đặc biệt là các trường Đại học, dễ dàng hội nhập vào cộng đồng quốc tế Việc áp dụng các chuẩn này mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý và phát triển thông tin trong lĩnh vực thư viện.
Trong quá trình triển khai chuẩn nghiệp vụ vào công tác thư viện, hệ thống thư viện các trường Đại học tại Hà Nội luôn nhận được sự hỗ trợ từ Vụ Thư viện – Bộ VHTT – DL và TVQG Việt Nam Hệ thống này tuân thủ các chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, đặc biệt trong lĩnh vực thư viện, để thực hiện kịp thời các hoạt động chuyên môn và tham gia các lớp tập huấn, hội nghị về chuẩn nghiệp vụ TVQG Việt Nam cũng đã cập nhật kiến thức và kinh nghiệm về chuẩn nghiệp vụ quốc tế lên trang web, giúp các thư viện, bao gồm hệ thống thư viện các trường Đại học, dễ dàng chia sẻ và khai thác thông tin nghiệp vụ.
Hầu hết các trường Đại học đã chủ động chuyển đổi và áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong lĩnh vực thư viện từ trước khi có công văn khuyến cáo của cơ quan quản lý Nhà nước vào năm 2007 Điều này thể hiện sự năng động và sáng tạo của các thư viện trong việc nghiên cứu và áp dụng các chuẩn mới Tuy nhiên, cơ quan quản lý Nhà nước cần có sự định hướng rõ ràng và xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển bền vững cho ngành thư viện tại Việt Nam.
2.4.2 Những tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm của các chuẩn nghiệp vụ được Bộ VHTT –
DL khuyến cáo nên áp dụng thì cũng tồn tại một số vấn đề như sau:
Trong công tác mô tả tài liệu, AACR2 và ISBD có sự tương đồng đáng kể Mặc dù đã có hướng dẫn từ Bộ VHTT – DL và TVQG Việt Nam, vẫn tồn tại một số thư viện sử dụng quy tắc mô tả ISBD.
Trường Đại học Văn hoá Hà Nội và Trường Đại học Y Hà Nội đang gặp khó khăn trong việc thống nhất quy tắc mô tả nội dung Nguyên nhân của vấn đề này xuất phát từ nhiều yếu tố khác nhau, đặc biệt là sự không đồng nhất trong cách trình bày thông tin, ví dụ như việc sử dụng dấu phẩy giữa họ và tên tác giả Việt Nam.
Trong công tác phân loại tài liệu, sự thiếu đồng nhất trong khung phân loại đang là vấn đề lớn, khi nhiều thư viện (TV) vẫn sử dụng các bảng phân loại khác nhau Tình trạng này cản trở việc chia sẻ nguồn tin giữa các TV, gây khó khăn trong việc truy cập và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.
Khung phân loại DDC mới chưa được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam, dẫn đến việc đánh giá chất lượng và rút ra bài học kinh nghiệm từ quá trình sử dụng vẫn còn hạn chế Ngoài ra, do DDC có nguồn gốc từ Hoa Kỳ, một số nội dung không tương thích với bối cảnh Việt Nam, đặc biệt là trong các lĩnh vực pháp luật, văn hóa và chính trị, bao gồm cả những vấn đề liên quan đến Chủ nghĩa Mác - Lênin.
Riêng ấn bản rút gọn DDC 14 – đây là ấn bản chỉ sự dụng cho các loại
Trong việc phân loại TV cỡ nhỏ (dưới 20.000 bản sách), một số lớp không được phân chia chi tiết mà chỉ sử dụng mức độ khái quát “Bao gồm cả” Điều này dẫn đến khó khăn trong việc xác định ký hiệu cho các TV lớn khi thực hiện phân loại.
Hướng dẫn phân loại hiện nay còn phức tạp và chứa nhiều chỉ dẫn, gây khó khăn trong việc ghép các môn loại chính với các bảng phụ Điều này tạo ra trở ngại cho những người làm công tác xử lý.