TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu nước ngoài
1.1.1 Nghiên cứu Yap et al (1992)
Nhóm tác giả tiến hành nghiên cứu các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của hệ thống thông tin dựa trên máy tính trong doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp nhỏ được xác định trong nghiên cứu này là những doanh nghiệp đáp ứng hai trong ba tiêu chí nhất định.
Doanh nghiệp nhỏ được định nghĩa bởi ba tiêu chí: số lượng nhân viên không vượt quá 100, tài sản cố định không quá 8 triệu Đô la Singapore, và doanh thu hằng năm không quá 15 triệu Đô la Singapore Sự thành công của hệ thống thông tin (HTTT) được đánh giá qua mức độ hài lòng của người sử dụng, dựa trên dữ liệu thu thập từ 96 doanh nghiệp nhỏ Nghiên cứu chỉ ra rằng trong tám biến độc lập được đưa vào mô hình, có sáu biến có mối tương quan tích cực với sự thành công của HTTT, bao gồm hiệu quả tư vấn từ nhà tư vấn, mức độ hỗ trợ của nhà cung cấp, thời gian kinh nghiệm, sự đầy đủ của các nguồn lực tài chính, mức độ hỗ trợ của giám đốc điều hành và mức độ tham gia của người sử dụng Tuy nhiên, hai biến "số lượng các ứng dụng quản lý" và "sự hiện diện của một chương trình phân tích hệ thống" không có ảnh hưởng đến sự thành công này.
Mô hình nghiên cứu của nhóm tác giả được xây dựng dựa trên những đặc điểm riêng biệt của doanh nghiệp nhỏ, như thiếu nguồn lực tài chính, kinh nghiệm về hệ thống thông tin máy tính, và sự thiếu hụt chuyên gia nội bộ Nghiên cứu này đã phát triển hai khía cạnh quan trọng so với các nghiên cứu trước: đầu tiên, nhóm tác giả đã bổ sung hai yếu tố liên quan đến chuyên gia bên ngoài, bao gồm sự hỗ trợ của nhà cung cấp và hiệu quả của nhà tư vấn, cho thấy sự tác động mạnh mẽ của chúng đến thành công của hệ thống thông tin máy tính Thứ hai, nghiên cứu đã đề xuất một mô hình liên quan đến các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến thành công của hệ thống thông tin kế toán máy tính, phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp nhỏ.
Một hạn chế trong nghiên cứu này là việc xác định thang đo cho khái niệm sự thành công của hệ thống thông tin dựa trên máy tính Nhóm tác giả đã tổng hợp các nghiên cứu trước và nhận thấy sự hài lòng của người sử dụng thường được dùng để đo lường thành công Do đó, họ đã chọn sự hài lòng của người sử dụng làm chỉ số chính Tuy nhiên, theo DeLone và McLean, khái niệm sự thành công của hệ thống thông tin là phức tạp, và việc chỉ dựa vào một trong sáu khía cạnh trong mô hình của họ để đánh giá sự thành công có thể không đầy đủ.
Doanh nghiệp nhỏ trong nghiên cứu đƣợc định nghĩa là doanh nghiệp có không quá
Nghiên cứu này khảo sát 100 nhân viên và áp dụng mô hình HTTT thành công, tập trung vào “sự hài lòng của người sử dụng” và “tác động đến tổ chức” để đánh giá hiệu quả của hệ thống Dựa trên lý thuyết nguồn lực và lý thuyết phổ biến công nghệ, tác giả xác định 6 nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của HTTT, bao gồm: (1) sự hỗ trợ của nhà quản lý cấp cao, (2) sự tham gia của người sử dụng, (3) kế hoạch cho HTTT, (4) sự đầu tư vào HTTT, (5) kiến thức HTTT của người sử dụng, và (6) sự hỗ trợ từ chuyên gia bên ngoài Kết quả cho thấy chuyên gia bên ngoài có vai trò quan trọng, tiếp theo là sự đầu tư vào HTTT, kiến thức của người sử dụng, và sự tham gia của họ Đáng lưu ý, yếu tố kế hoạch cho HTTT không có tác động tích cực, do các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu kế hoạch chi tiết và phụ thuộc vào chuyên gia bên ngoài cho các quyết định này.
Nghiên cứu của tác giả Thong xây dựng lập luận vững chắc dựa trên hai lý thuyết nền tảng để phân tích các biến độc lập ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trong doanh nghiệp nhỏ Để đánh giá mức độ thành công của HTTTKT, tác giả đã xem xét qua hai khía cạnh chính.
Sự hài lòng của người sử dụng và tác động đến tổ chức là hai yếu tố quan trọng trong việc đánh giá thành công của hệ thống thông tin (HTTT) Việc đo lường thành công của HTTT trên cả hai khía cạnh này mang lại cái nhìn toàn diện hơn, giúp hiểu rõ hơn về hiệu quả và giá trị mà hệ thống mang lại.
Tác giả chỉ ra rằng số lượng nhân viên là tiêu chí quốc tế phổ biến để định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa, tránh sử dụng doanh thu do một số công ty không muốn công khai tài chính Để đo lường sự thành công của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT), tác giả áp dụng mô hình thành công của DeLone và McLean, xác định các biến độc lập ảnh hưởng đến thành công của HTTTKT, bao gồm sự phức tạp của hệ thống, sự tham gia và kiến thức của nhà quản lý, cũng như hiệu quả tư vấn từ chuyên gia, nhà cung cấp phần mềm, cơ quan chính phủ và công ty kế toán Nghiên cứu được thực hiện trên 771 doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ tại Malaysia, với 32% bảng câu hỏi được hoàn thành Kết quả phân tích bằng phần mềm SPSS cho thấy kiến thức của nhà quản lý về HTTTKT và kế toán, cũng như hiệu quả tư vấn từ nhà cung cấp phần mềm và công ty kế toán, có ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả của HTTTKT trong các doanh nghiệp này.
Ismail đã phân tích những đặc điểm riêng biệt của doanh nghiệp nhỏ so với doanh nghiệp lớn, từ đó lập luận dựa trên các lý thuyết cơ bản để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán trong bối cảnh doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV).
Tác giả Ismail đã đánh giá sự thành công của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) qua 6 khía cạnh trong mô hình thành công của DeLone và McLean Việc đo lường này nhằm mục đích cung cấp một cái nhìn toàn diện về sự thành công của HTTTKT Tuy nhiên, mỗi khía cạnh chỉ được đánh giá bằng một câu hỏi duy nhất, điều này đặt ra nghi vấn liệu phương pháp này có quá hời hợt và có thể dẫn đến những đánh giá không chính xác hay không.
Tác giả nhấn mạnh rằng không nên coi "sự phức tạp của hệ thống thông tin kinh tế" là biến độc lập trong mô hình nghiên cứu Hệ thống thông tin kinh tế càng bao quát nhiều vấn đề thì càng phức tạp, và sự phức tạp này thường đòi hỏi nguồn lực tài chính lớn Do đó, hạn chế về nguồn lực tài chính, một yếu tố mà doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) khó có thể điều chỉnh, không nên được đưa vào mô hình nghiên cứu Thêm vào đó, sự phức tạp của hệ thống thông tin thường được xem như một tiêu chí đánh giá chất lượng hơn là một yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống.
Nghiên cứu trong nước
1.2.1 Nghiên cứu Lê Thị Ni (2014)
Tác giả đƣa vào mô hình nghiên cứu 6 biến độc lập: (1) Sự phức tạp của HTTTKT,
Sự tham gia và cam kết của nhà quản lý trong việc thực hiện hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là rất quan trọng Kiến thức về HTTTKT và kế toán của nhà quản lý cũng đóng góp đáng kể vào hiệu quả của hệ thống này Nghiên cứu sử dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất với hình thức chọn mẫu thuận tiện, cho thấy hai yếu tố có ảnh hưởng mạnh nhất đến hiệu quả HTTTKT là hiệu quả tư vấn và kiến thức kế toán của nhà quản lý.
Sự phức tạp của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) không phải là yếu tố quan trọng trong mô hình hồi quy tuyến tính Tuy nhiên, sự tham gia, cam kết và kiến thức của nhà quản lý về HTTTKT vẫn cần được xem xét khi đánh giá sự thành công của hệ thống này Ba yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện HTTTKT hiệu quả.
Tác giả Lê Thị Ni đã phát triển mô hình nghiên cứu dựa trên nghiên cứu của Ismail (2009), kết hợp bốn biến độc lập về hiệu quả tư vấn từ các chuyên gia thành một biến duy nhất gọi là “hiệu quả tư vấn từ chuyên gia bên ngoài” Ngoài ra, tác giả cũng bổ sung biến độc lập “sự cam kết của nhà quản lý” từ nghiên cứu của Nguyễn Bích Liên (2012) Mặc dù mô hình nghiên cứu của Lê Thị Ni dựa trên Ismail, nhưng tác giả chỉ ra rằng cần xem xét một số điểm, như việc đo lường các khía cạnh thành công của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) chỉ bằng một câu hỏi có thể quá hời hợt và biến “sự phức tạp của HTTTKT” nên được loại bỏ khỏi mô hình.
1.2.2 Nghiên cứu Phan Đức Dũng và Phạm Anh Tuấn (2015)
Trong nghiên cứu này, hai tác giả nhấn mạnh rằng một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) thành công không chỉ phải xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác, mà còn cần nâng cao năng suất lao động trong kế toán, hỗ trợ quá trình ra quyết định để đạt được các mục tiêu đề ra Nghiên cứu tập trung vào quan điểm của người ra quyết định, khẳng định rằng HTTTKT hiệu quả là hệ thống cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho việc ra quyết định Dựa trên quan điểm này, hai tác giả đã thực hiện nghiên cứu định tính để phát triển mô hình nghiên cứu, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự hỗ trợ trong quá trình ra quyết định, và sau đó kiểm định mô hình này bằng nghiên cứu định lượng.
Trong quá trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT), có ba nhóm nhân tố chính ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống: (1) phần cứng, (2) phần mềm, và (3) thông tin đầu ra Nghiên cứu đã phát triển một mô hình với năm biến, trong đó có một biến phụ thuộc là “hỗ trợ việc ra quyết định” đại diện cho sự thành công của HTTTKT, cùng với bốn biến độc lập: (1) tính khả dụng của phần cứng, (2) tính linh hoạt của phần mềm, (3) tính hợp lý của phần mềm, và (4) đặc tính của thông tin đầu ra.
Hai tác giả đã kiểm định mô hình nghiên cứu định lượng và kết luận rằng biến phụ thuộc "hỗ trợ cho việc ra quyết định" chịu ảnh hưởng từ ba biến độc lập Cụ thể, mức độ ảnh hưởng từ cao đến thấp lần lượt là: (4) đặc tính của thông tin đầu ra, (3) tính hợp lý của phần mềm, và (2) tính linh hoạt của phần mềm Đáng chú ý, biến độc lập thứ nhất (1) là tính khả dụng của phần cứng không có tác động tích cực đến "hỗ trợ cho việc ra quyết định".
Tác giả bài nghiên cứu cho rằng một hệ thống thông tin kinh tế (HTTTKT) thành công phải cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để hỗ trợ việc ra quyết định Hai tác giả đã xác định biến độc lập “hỗ trợ cho việc ra quyết định” như một chỉ số cho sự thành công của HTTTKT, với năm biến quan sát được sử dụng để đo lường yếu tố này.
Để đánh giá sự thành công của hệ thống thông tin quản trị (HTTTKT), cần xem xét các yếu tố như lượng thông tin đầu ra, thời gian phản hồi, độ tin cậy của an toàn thông tin, khả năng xử lý khối lượng lớn thông tin và tài liệu hướng dẫn rõ ràng Theo mô hình HTTT thành công của DeLone và McLean, yếu tố "hỗ trợ cho việc ra quyết định" tương ứng với "chất lượng của hệ thống" Nhóm tác giả tập trung vào quá trình xử lý thông tin để xác định ba nhóm nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của HTTTKT, bao gồm phần cứng, phần mềm và thông tin đầu ra Tuy nhiên, để có cái nhìn toàn diện, không thể bỏ qua yếu tố con người, một yếu tố quan trọng trong hoạt động của hệ thống thông tin.
1.2.3 Nghiên cứu Trương Thị Cẩm Tuyết (2016)
Trong nghiên cứu của Trương Thị Cẩm Tuyết, DNNVV được xác định theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP, với mô hình nghiên cứu gồm 5 biến độc lập: sự hỗ trợ của nhà quản lý, kiến thức của nhà quản lý, sự tham gia của người sử dụng hệ thống, sự tham gia của chuyên gia bên ngoài, và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin Phương pháp chọn mẫu là thuận tiện phi xác suất, với đối tượng khảo sát là các DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh Bảng khảo sát được gửi đến nhân viên kế toán, nhà quản lý và nhân viên vận hành qua hình thức trực tiếp và email Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng sự tham gia của chuyên gia bên ngoài có ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của hệ thống thông tin.
Kiến thức và sự hỗ trợ của nhà quản lý, cùng với sự tham gia của người sử dụng hệ thống, đóng vai trò quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và ảnh hưởng tích cực đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Phân tích dữ liệu cho thấy, trong mẫu khảo sát, 71.1% doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại dịch vụ, 27.4% thuộc lĩnh vực công nghiệp xây dựng và 1.5% thuộc lĩnh vực nông lâm nghiệp và thủy sản Kết quả cũng chỉ ra rằng không có sự khác biệt đáng kể trong đánh giá sự thành công của HTTTKT giữa các nhóm doanh nghiệp ở các lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Nghiên cứu này tổng hợp nhiều nghiên cứu trước đây, dựa trên ba lý thuyết nền tảng quan trọng: Lý thuyết về phổ biến công nghệ, Lý thuyết dựa trên nguồn lực và Mô hình HTTT thành công Các lý thuyết này giúp xác định các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của HTTTKT trong mô hình nghiên cứu Tuy nhiên, vẫn còn một số điểm cần được thảo luận thêm.
Tác giả Trương Thị Cẩm Tuyết sử dụng thang đo sự hài lòng của người sử dụng cuối cùng để đánh giá tính hữu hiệu và sự thành công của hệ thống thông tin kinh tế (HTTTKT), dựa trên các nghiên cứu trước đây Theo DeLone và McLean, sự thành công của HTTTKT là một khái niệm phức tạp, và việc chỉ đo lường một khía cạnh trong sáu khía cạnh của mô hình này là không đủ để phản ánh đầy đủ tính hữu hiệu của hệ thống.
Tác giả cho rằng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin không cần thiết đưa vào mô hình nghiên cứu, vì nó nghiêng về đặc điểm của hệ thống thông tin hơn là các yếu tố ảnh hưởng đến tính hiệu quả và thành công của hệ thống thông tin kinh tế Hơn nữa, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc nhiều vào nguồn lực tài chính, một yếu tố mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa khó có thể điều chỉnh theo ý muốn.
Khe hổng nghiên cứu
Trong nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống thông tin kinh tế (HTTTKT), mô hình thành công của DeLone và McLean chỉ ra rằng sự thành công có thể được đánh giá qua 6 khía cạnh Tuy nhiên, việc phát triển câu hỏi khảo sát để đánh giá sự thành công này thường quá hời hợt, khi mỗi khía cạnh chỉ được đánh giá bằng một câu hỏi duy nhất Trong số 100 bài nghiên cứu mà DeLone và McLean tham khảo, chỉ có 28 bài đo lường sự thành công dựa trên nhiều khía cạnh, cho thấy rằng phần lớn các nghiên cứu chỉ tập trung vào một khía cạnh, điều này được coi là không đầy đủ DeLone và McLean (1992) nhấn mạnh rằng sự thành công của HTTT không thể bị giới hạn bởi một thang đo đơn giản, mà cần phải xem xét một cách toàn diện hơn.
Bài nghiên cứu này là nghiên cứu đầu tiên đo lường thành công của Hệ thống Thông tin Kinh tế (HTTTKT) dựa trên bốn khía cạnh khác nhau Tác giả sẽ đánh giá sự thành công của HTTTKT từ góc nhìn của người sử dụng, tập trung vào “việc sử dụng hệ thống” và “sự hài lòng của người sử dụng”, hai trong số sáu khía cạnh trong mô hình lý thuyết về thành công của HTTT của DeLone và McLean.
Các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng nguồn lực tài chính có tác động mạnh đến sự thành công của hệ thống thông tin kinh tế (HTTTKT) Đặc biệt, các doanh nghiệp nhỏ cần đầu tư vào nguồn lực tài chính để nâng cao hiệu quả của HTTT Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc kiểm soát nguồn lực tài chính, điều này phần lớn không thuộc về khả năng quản lý của họ Do đó, các nhà nghiên cứu kêu gọi chính phủ xây dựng các chính sách hỗ trợ tài chính cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) nhằm giúp họ triển khai thành công HTTTKT Nghiên cứu này tập trung vào việc hướng dẫn các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nhỏ và vừa tại tỉnh Đồng Nai phân bổ hiệu quả các nguồn lực hạn chế mà họ có thể kiểm soát, đồng thời không xem xét các yếu tố liên quan đến hạn chế nguồn lực tài chính, vì đây là một thách thức lớn mà DNNVV ở Việt Nam phải đối mặt.
Tại Việt Nam, nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trong doanh nghiệp còn hạn chế, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp Luận văn này điều chỉnh mô hình nghiên cứu của Thong (2001) để xác định các yếu tố tác động đến sự thành công của HTTTKT tại các DNNVV sản xuất công nghiệp nhỏ và vừa ở Đồng Nai, từ đó đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng Nghiên cứu tập trung vào Đồng Nai, nơi có số lượng DNNVV lớn, nhằm cung cấp thông tin chi tiết cho địa phương này.
Chương 1 đã giới thiệu tổng quát các nghiên cứu tiêu biểu trong dòng nghiên cứu về những nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT, đặc biệt là nhánh nghiên cứu riêng biệt cho các DNNVV Trên cơ sở đó, tác giả xác định đƣợc các khe hổng nghiên cứu và định hướng cho bài nghiên cứu tập trung vào các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của HTTTKT trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nhỏ và vừa trên một địa bàn cụ thể là tỉnh Đồng Nai.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Tổng quan HTTTKT
Hệ thống là tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc, hoạt động hướng tới mục tiêu chung Hệ thống thông tin, do con người thiết lập, bao gồm các thành phần liên kết nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) hay hệ thống thông tin doanh nghiệp là một phần quan trọng của hệ thống thông tin, được thiết lập trong tổ chức để hỗ trợ các hoạt động chức năng và quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một phần quan trọng của hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL), được phân loại theo nội dung kinh tế trong quá trình sản xuất kinh doanh Mục đích chính của HTTTKT là thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng HTTTKT được chia thành hai bộ phận chính: HTTTKT tài chính và HTTTKT quản trị Ngoài ra, hệ thống này còn được phân loại theo phương thức lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Có ba loại hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT): thủ công, bán thủ công và trên nền máy tính HTTTKT trên nền máy tính bao gồm sáu thành phần chính: người sử dụng hệ thống, các thủ tục và hướng dẫn thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu, dữ liệu cung cấp cho hệ thống, phần mềm máy tính, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, cùng với kiểm soát nội bộ và các biện pháp an ninh để bảo vệ an toàn cho dữ liệu (Khoa kế toán, bộ môn hệ thống thông tin kế toán UEH, 2016).
Các giai đoạn của chu kỳ phát triển HTTTKT (Khoa kế toán, bộ môn hệ thống thông tin kế toán UEH, 2015):
Phân tích hệ thống là quá trình đánh giá hệ thống hiện tại và môi trường xung quanh nhằm xác định khả năng cải tiến, tìm ra các giải pháp cho hệ thống mới và đánh giá năng lực thực hiện những giải pháp đó.
Thiết kế hệ thống bao gồm việc xây dựng các thành phần của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) dựa trên các phân tích về khả năng cải tiến, giải pháp cho hệ thống mới và năng lực thực hiện đã được xác định trong giai đoạn phân tích Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình, hình vẽ hoặc văn bản để thể hiện các thành phần này.
Giai đoạn thực hiện hệ thống là quá trình triển khai kết quả thiết kế, chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Trong giai đoạn này, hệ thống mới được tạo ra và chuẩn bị đưa vào sử dụng Các công việc chính bao gồm tạo lập phần cứng, phát triển phần mềm, tuyển dụng và huấn luyện nhân viên, cũng như thiết lập hồ sơ về hệ thống mới.
Trong giai đoạn vận hành hệ thống, việc thẩm định quá trình thực hiện chuyển đổi được thực hiện nhằm xác định xem hệ thống có đạt được mục tiêu đề ra hay không Dựa trên kết quả đánh giá phản hồi, hệ thống sẽ được hiệu chỉnh, cải tiến và bổ sung sửa đổi Bên cạnh đó, giai đoạn này cũng bao gồm các công việc bảo dưỡng và sửa chữa để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống.
Nhân sự tham gia phát triển HTTTKT (Khoa kế toán, bộ môn hệ thống thông tin kế toán UEH, 2016)
Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xác định yêu cầu thông tin cho hệ thống, đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp Họ điều phối hoạt động giữa nhóm phát triển hệ thống và các phòng ban chức năng, hỗ trợ thiết lập mục tiêu hệ thống và kiểm soát hiệu suất của bộ phận sử dụng hệ thống thông tin Bên cạnh đó, họ tham gia vào việc lựa chọn dự án, ra quyết định quan trọng và hỗ trợ xác định yêu cầu thông tin cho dự án, cũng như đánh giá chi phí-lợi ích Cuối cùng, các nhà quản lý cấp cao còn phân công nhân sự chủ chốt và phân bổ nguồn kinh phí cho dự án phát triển.
Kế toán viên và kiểm toán viên nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc sử dụng và đánh giá hệ thống kế toán, nhờ vào sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu thông tin của bản thân Họ tham gia từ giai đoạn đầu trong nhóm phát triển dự án, giúp xác định yêu cầu của hệ thống thông tin, thiết kế các thành phần kiểm soát và giám sát, cũng như thử nghiệm các hoạt động này Sự tham gia của họ đảm bảo rằng công tác kiểm toán có thể thực hiện dễ dàng sau khi dự án hoàn tất, từ đó gia tăng hiệu quả và giảm thiểu chi phí phát triển hệ thống.
Người phụ trách HTTTKT và các trưởng bộ phận chức năng trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống Họ có nhiệm vụ thiết lập chính sách, kiểm soát quá trình phát triển, xét duyệt các giai đoạn đã thực hiện và báo cáo kết quả Đồng thời, họ cũng trình bày các phương án cho các giai đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp.
Ủy ban điều hành cấp cao có trách nhiệm hoạch định, quản lý, hướng dẫn và giám sát các chức năng của hệ thống thông tin (HTTT) và hệ thống thông tin kinh tế (HTTTKT).
Các chuyên gia phân tích và lập trình hệ thống, có thể là nhân viên nội bộ hoặc bên ngoài doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và thiết kế hệ thống mới Họ cung cấp các thông số kỹ thuật cần thiết cho lập trình viên, giúp chuyển đổi ngôn ngữ của người dùng thành ngôn ngữ lập trình Điều này đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng Sau khi nhận được thông số kỹ thuật, lập trình viên sẽ viết và duy trì chương trình máy tính, đồng thời có khả năng điều chỉnh chương trình để phù hợp với các yêu cầu mới từ người sử dụng.
Sự thành công của HTTTKT
Đánh giá sự thành công của hệ thống thông tin là một thách thức do tính đa dạng trong các quan điểm khác nhau Theo Hamilton và Chervany (1981a), sự thành công của hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) có thể được phân tích qua ba cấp độ khác nhau.
Cấp độ 1: Các thông tin đƣợc cung cấp bởi HTTT, và sự hỗ trợ đƣợc cung cấp bởi
HTTTQL đến người sử dụng hệ thống
Cấp độ 2: Việc sử dụng HTTT và tác động của nó đến hoạt động và các quy trình thuộc tổ chức của người sử dụng
Cấp độ 3: Tác động của HTTT đến hoạt động của tổ chức
Sự thành công của hệ thống thông tin được đánh giá dựa trên đóng góp của nó trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức, như doanh thu, mức độ hài lòng của khách hàng và lợi nhuận Tuy nhiên, các tác động cuối cùng của hệ thống thông tin quản lý đến hoạt động tổ chức có thể mất thời gian để nhận thấy và không phải lúc nào cũng rõ ràng ngay lập tức Do đó, việc tập trung vào khía cạnh sử dụng, sự hài lòng của người dùng và tác động cá nhân trong mô hình thành công của hệ thống thông tin là cần thiết để đánh giá chính xác hơn về sự thành công của hệ thống.
Nghiên cứu của Hamilton và Chervany (1981b) chỉ ra rằng trong hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) của tổ chức, có bốn nhóm chức năng chính: người sử dụng HTTT, nhân viên phát triển HTTTQL, nhà quản lý và kiểm toán nội bộ Người sử dụng quan tâm đến độ chính xác, tin cậy và tính kịp thời của hệ thống để đáp ứng yêu cầu của họ Đối với nhân viên phát triển, thành công của hệ thống được đánh giá qua tác động lên thông tin, tổ chức chức năng hợp lý và chi phí hiệu quả Nhà quản lý xem xét sự thành công của HTTT dựa trên việc đáp ứng thời hạn, giảm chi phí và thời gian quay vòng, tối đa hóa đào tạo nhân viên và duy trì khối lượng công việc ổn định Cuối cùng, nhà quản lý cấp cao chú trọng vào việc đo lường sản phẩm và đầu ra của quy trình phát triển hệ thống, đồng thời quan tâm đến cách mà hệ thống và hành vi của người dùng ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.
Trong góc nhìn của kiểm toán nội bộ, sự chú ý tập trung vào những khu vực có thể đo lường hiệu quả của hệ thống một cách dễ dàng Kiểm toán nội bộ quan tâm đến sự thành công của hệ thống thông qua việc tuân thủ kiểm soát ứng dụng, hơn là kiểm soát chung hay sự phát triển của hệ thống quản lý thông tin Những mối quan tâm chính bao gồm: tính chính xác, kịp thời và hữu dụng của thông tin từ báo cáo hệ thống quản lý thông tin; độ chính xác và hiệu quả trong việc thu thập và nhập dữ liệu; và quy trình thiết kế hệ thống quản lý thông tin.
Haga và Zviran (1994) đã tổng hợp các nghiên cứu trước đây và chỉ ra rằng sự thành công của hệ thống thông tin quản lý (HTTTKT) chủ yếu phụ thuộc vào các tác động tổ chức mà HTTT tạo ra Những tác động này có thể được xem xét từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm việc sử dụng HTTT, thái độ của người dùng đối với hệ thống, giá trị của thông tin do hệ thống cung cấp, khả năng giải quyết vấn đề, lợi nhuận, giá trị của hệ thống đối với tổ chức, tính hữu dụng của hệ thống, và các yếu tố liên quan đến hiệu quả hoạt động.
Thong và Yap (1996) chỉ ra rằng không có sự đồng nhất trong các nghiên cứu về khái niệm và cách thức đánh giá thành công của hệ thống thông tin (HTTT) Các phương pháp đo lường thành công của HTTT bao gồm phân tích lợi ích so với chi phí, mức độ hài lòng của người dùng, cải thiện hiệu quả ra quyết định, phân tích tính hữu ích, tiếp cận hệ thống phân cấp và kiểm tra thuộc tính thông tin Việc tìm kiếm một tiêu chí đo lường chính xác cho thành công của HTTT là không khả thi và không thể áp dụng chung cho tất cả tổ chức Tiêu chí thành công có thể thay đổi tùy thuộc vào giá trị của các bên liên quan, cấp độ tổ chức và giai đoạn phát triển của từng tổ chức.
Nghiên cứu của Sajady et al (2008) nhấn mạnh rằng thiết kế và sử dụng hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) cần mang lại lợi ích rõ ràng Lợi ích này có thể được đánh giá thông qua tác động của HTTTKT trong việc cải thiện quá trình ra quyết định, nâng cao chất lượng thông tin kế toán, đánh giá hoạt động, kiểm soát nội bộ và tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch của công ty Vì vậy, tác giả đã đề xuất một thang đo bao gồm 5 yếu tố để đánh giá sự thành công của HTTTKT.
Theo Pornpandejwittaya (2012), từ góc độ của nhà quản lý, một hệ thống thông tin (HTTT) cần cung cấp thông tin đáng tin cậy, phù hợp và kịp thời để hỗ trợ quá trình ra quyết định Nghiên cứu này nhấn mạnh rằng sự thành công của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được đánh giá dựa trên ba yếu tố chính: tính đáng tin cậy, tính phù hợp và tính kịp thời của thông tin.
Nghiên cứu của Almbaidin (2014) từ góc độ quản lý xác định rằng hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được coi là thành công khi đáp ứng nhu cầu trong quá trình lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản lý.
Sự thành công của HTTT và HTTTKT là khái niệm phức tạp và khó đo lường Trong nghiên cứu này, tác giả đánh giá sự thành công của HTTTKT từ góc độ người sử dụng, vì họ là những người tiếp xúc thường xuyên và hưởng lợi trực tiếp từ hệ thống Nghiên cứu của Grover et al (1996) chỉ ra rằng hai tiêu chí quan trọng từ quan điểm người sử dụng là mức độ sử dụng hệ thống và sự hài lòng của người sử dụng.
Nghiên cứu của Grover et al (1996) tổng kết các tiêu chí đánh giá sự thành công của hệ thống thông tin dựa trên quan điểm người sử dụng, nhấn mạnh rằng cả việc sử dụng và sự hài lòng của người dùng đều phản ánh sự đóng góp của hệ thống thông tin vào hoạt động tổ chức (Gelderman, 1998) Sự tương tác giữa người sử dụng và công nghệ thông tin được thể hiện qua hai khía cạnh này (Igbaria and Tan, 1997) Vì vậy, tác giả đã chọn "sử dụng hệ thống" và "sự hài lòng của người sử dụng" làm tiêu chí đo lường sự thành công của hệ thống thông tin kế toán.
Thong và Yap (1996) đã tổng hợp các nghiên cứu trước đây và kết luận rằng các chỉ số về mặt nhận thức, đặc biệt là sự hài lòng của người sử dụng, đã trở nên phổ biến như một phương pháp thay thế để đo lường sự thành công của hệ thống thông tin (HTTT) Sự hài lòng của người sử dụng được coi là tiêu chí quan trọng nhất trong việc đánh giá sự thành công và thất bại của HTTT, và có thể là chỉ số tốt nhất để đo lường hiệu quả của nó.
Theo Doll và Torkzadeh (1998), thành công của HTTTKT phụ thuộc vào việc sử dụng hệ thống để hoàn thành công việc hàng ngày Gelderman (1998) cho rằng tiêu chí sử dụng hệ thống là thước đo quan trọng cho sự thành công của HTTT, nhấn mạnh rằng hệ thống chỉ có giá trị khi được sử dụng Tương tự, Ein-Dor và Segev (1978) chỉ ra rằng việc sử dụng hệ thống liên quan chặt chẽ đến các tiêu chí như lợi nhuận, chất lượng quyết định, hoạt động và sự hài lòng của người dùng, vì quản lý sẽ tận dụng hệ thống nếu nó đáp ứng các tiêu chí này Hệ thống sẽ được áp dụng khi nhà quản lý nhận thấy nó hỗ trợ đạt được mục tiêu của họ.
Đặc điểm của các DNNVV
2.3.1 Đặc điểm của các DNNVV trên thế giới
2.3.1.1 Tiêu chuẩn xác định DNNVV trên thế giới
Ntim et al (2014) đã trích dẫn Báo cáo của Ủy ban Bolton (1971) về định nghĩa kinh tế và định nghĩa thống kê về doanh nghiệp nhỏ
Theo định nghĩa kinh tế, doanh nghiệp nhỏ là doanh nghiệp đáp ứng 3 tiêu chí sau:
- Chiếm thị phần tương đối nhỏ trên thị trường
- Đƣợc quản lý bởi chủ sở hữu hay chủ sở hữu chung, không thông qua một cơ cấu quản lý chính thức
- Là một tổ chức độc lập, theo nghĩa không phải là một phần của doanh nghiệp lớn
Theo định nghĩa thống kê, các tiêu chí sau đây đƣợc áp dụng để xác định doanh nghiệp nhỏ:
- Kích thước của doanh nghiệp theo lĩnh vực hoạt động và mức đóng góp của doanh nghiệp vào GDP, việc làm, xuất khẩu,…
- Mức độ đóng góp kinh tế của các doanh nghiệp nhỏ theo lĩnh vực kinh tế thay đổi theo thời gian
- Áp dụng các định nghĩa thống kê trong việc so sánh theo chiều ngang (một nước) về mức độ đóng góp kinh tế của các công ty nhỏ
Báo cáo đã đưa ra các định nghĩa khác nhau cho các lĩnh vực kinh tế khác nhau Doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng và khai thác khoáng sản được xác định dựa trên số lượng nhân viên, với tiêu chí 200 nhân viên hoặc ít hơn được coi là doanh nghiệp nhỏ Trong khi đó, đối với lĩnh vực bán lẻ, bán buôn và dịch vụ, doanh nghiệp nhỏ được xác định dựa trên doanh thu, với mức từ 50.000 đến 200.000 Bảng Anh.
Các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp vận tải nếu có ít hơn hoặc bằng 5 cái xe thì đƣợc phân loại là doanh nghiệp nhỏ
Theo tóm tắt của Ismail (2004), các định nghĩa về doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) trong các nghiên cứu trước đây chủ yếu dựa vào các chỉ tiêu định lượng như số lượng nhân viên, giá trị tài sản và doanh thu Các chỉ tiêu này được sử dụng rộng rãi để xác định và phân loại DNNVV trên toàn thế giới.
2.3.1.2 Đặc điểm của các DNNVV trên thế giới
Doanh nghiệp nhỏ thường có cấu trúc tổ chức đơn giản và tập trung, trong đó các nhà điều hành, đồng thời là chủ sở hữu, chịu trách nhiệm đưa ra hầu hết các quyết định quan trọng Tuy nhiên, trong môi trường này, việc chia sẻ thông tin thường gặp khó khăn.
Trong các doanh nghiệp nhỏ, phong cách quản lý thường mang tính chuyên quyền, với việc ra quyết định tập trung và thiếu sự phân quyền Các doanh nghiệp này thường đối mặt với những vấn đề tương tự như doanh nghiệp lớn nhưng không có sự hỗ trợ từ chuyên viên nội bộ và nhiều cấp quản lý Do đó, người quản lý hoặc nhóm quản lý cấp cao phải đảm nhận toàn bộ gánh nặng ra quyết định, cả theo chiều ngang lẫn chiều dọc Họ trở thành nguồn thông tin quan trọng nhất và là người khởi xướng các quyết định và hành động trong doanh nghiệp.
Nhiều chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin do hạn chế về thời gian và nguồn lực Họ thường quá bận rộn để đầu tư vào các dự án công nghệ, trong khi chi phí cho công nghệ, dù đã giảm, vẫn là một khoản đầu tư lớn Điều này dẫn đến nguy cơ cao rằng nếu việc ứng dụng công nghệ không thành công, doanh nghiệp có thể gặp phải "tử vong" Do đó, nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn cách tránh rủi ro bằng việc không áp dụng công nghệ thông tin.
Mặc dù vai trò của hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đã được nhấn mạnh, nhưng các nhà quản lý cấp cao vẫn chưa nhận thức đầy đủ về lợi ích tiềm năng của HTTT Có năm kiểu hành vi thể hiện mức độ tham gia của nhà quản lý vào chức năng của HTTT, với sự chênh lệch lớn về mức độ cam kết Tại một đầu của chuỗi, nhà quản lý hoàn toàn xa lạ với các quyết định quan trọng, trong khi ở đầu kia, họ thường xuyên tương tác và thực hành với HTTT Sự tham gia của các nhà quản lý cấp cao vào quá trình tin học hóa càng cao thì sự phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) trong DNNVV càng được thúc đẩy mạnh mẽ.
Doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc tuyển dụng và giữ chân chuyên gia CNTT nội bộ do hạn chế về cơ hội phát triển nghề nghiệp Điều này dẫn đến việc thiếu hụt chuyên gia công nghệ thông tin trong các tổ chức này, gây ảnh hưởng đến khả năng phát triển và ứng dụng công nghệ.
Những lợi thế tiềm năng của doanh nghiệp nhỏ trong việc sử dụng công nghệ:
Doanh nghiệp nhỏ có khả năng thực hiện chuyển đổi công nghệ nhanh chóng và linh hoạt trong việc tái tổ chức, từ đó tối đa hóa lợi ích mà công nghệ mang lại (Poutsma và Walravens, 1989).
2.3.2 Đặc điểm của các DNNVV tại Việt Nam
2.3.2.1 Tiêu chuẩn xác định DNNVV tại Việt Nam
Nghị định 56/2009/NĐ-CP, ban hành ngày 30/06/2009, xác định tiêu chí của doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) dựa trên quy mô tổng nguồn vốn hoặc số lao động bình quân năm, trong đó tổng nguồn vốn được ưu tiên Tuy nhiên, các tiêu chí này không cố định và có thể điều chỉnh theo mục tiêu từng chính sách hỗ trợ Theo Thông tư 16/2013/TT-BTC, DNNVV bao gồm cả chi nhánh, đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập và hợp tác xã, với quy định sử dụng dưới 200 lao động toàn thời gian và doanh thu hàng năm không vượt quá 20 tỷ đồng.
Bảng 2.1 Tiêu chí của DNNVV theo Nghị định 56/2009/NĐ-CP
2.3.2.2 Đặc điểm các DNNVV tại Việt Nam Đóng góp cho nền kinh tế Việt Nam: Trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam, thì DNNVV là loại hình doanh nghiệp chiếm đa số và chủ yếu trong nền kinh tế Trong
Trong giai đoạn 2011-2016, Việt Nam đã chứng kiến sự ra đời của 380.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), đóng góp khoảng 45% vào GDP và 31% vào tổng thu ngân sách nhà nước, đồng thời chiếm 35% vốn đầu tư của cộng đồng doanh nghiệp Những doanh nghiệp này đã tạo ra hơn 5 triệu việc làm và góp phần gần 50% vào tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng năm của quốc gia (Quang Lê, 2016) Đặc điểm nổi bật của DNNVV là cấu trúc tổ chức đơn giản, với 92% giám đốc điều hành là chủ sở hữu hoặc đồng sở hữu doanh nghiệp (Lê Quân và Nguyễn Quốc Khánh, 2012).
Trình độ quản lý trong các doanh nghiệp hiện nay còn thấp, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và phong cách quản lý gia đình Hệ thống thông tin kế toán chưa phát triển, chủ yếu phục vụ cho mục đích đối phó với cơ quan thuế thay vì hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp (Võ Văn Nhị, 2011).
Theo thống kê, 55,63% chủ doanh nghiệp có trình độ học vấn từ trung cấp trở xuống, với 43,3% có trình độ sơ cấp và phổ thông Chỉ 0,66% là tiến sĩ, 2,33% thạc sĩ, 37,82% tốt nghiệp đại học, 3,56% cao đẳng, và 12,33% trung học chuyên nghiệp Đáng chú ý, nhiều chủ doanh nghiệp, kể cả những người có trình độ cao, không được đào tạo về kinh tế, quản trị doanh nghiệp hay pháp luật kinh doanh Họ thường là người quản lý doanh nghiệp và tham gia trực tiếp vào sản xuất, dẫn đến chuyên môn quản lý không cao và sự không rõ ràng trong việc phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận (Tô Hoài Nam, 2015).
Hạn chế về nguồn vốn là vấn đề lớn nhất mà doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) phải đối mặt, do quy mô nhỏ và ít vốn Khi muốn mở rộng thị trường hoặc nâng cấp trang thiết bị, nhiều DNNVV rơi vào tình trạng thiếu vốn nghiêm trọng Mặc dù chính phủ đã triển khai các chương trình hỗ trợ vốn như bảo lãnh tín dụng, nhưng chỉ một số ít doanh nghiệp được hưởng lợi Phần lớn còn gặp khó khăn với hồ sơ vay phức tạp, thiếu tài sản có giá trị cao để thế chấp, và lãi suất chưa phù hợp Tính đến đầu năm 2015, chỉ 30% DNNVV tiếp cận được vốn ngân hàng, trong khi 70% còn lại phải sử dụng vốn tự có hoặc vay từ nguồn khác với lãi suất cao từ 15-18%.
Năm 2016, chỉ có 30% doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) tiếp cận được nguồn vốn ngân hàng, với số vốn vay chỉ chiếm 3% tổng vốn cho vay của ngân hàng trong nền kinh tế Ông Vũ Tân Thành, Phó Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, cho rằng nguyên nhân chủ yếu là do DNNVV thường có tài sản thế chấp không lớn và thiếu minh bạch về tài chính Thêm vào đó, các ngân hàng tại Việt Nam yêu cầu tài sản thế chấp khi cho vay để tránh rủi ro trong bối cảnh tỷ lệ nợ xấu gia tăng Mặc dù có sự hỗ trợ từ nhà nước, nhưng hạn chế về nguồn vốn vẫn là một đặc trưng của DNNVV tại Việt Nam.
Các lý thuyết nền liên quan
2.4.1 Lý thuyết dựa trên nguồn lực
Quan điểm dựa trên nguồn lực của công ty, được phát triển bởi Wernerfelt (1984) và Barney (1991), là một khuôn khổ quan trọng cho các quyết định quản lý và chiến lược cạnh tranh trong doanh nghiệp Nguồn lực của công ty, bao gồm tài sản hữu hình và vô hình, được coi là thế mạnh hoặc điểm yếu của doanh nghiệp Theo Barney (1991), nguồn lực này được phân loại thành ba nhóm chính: nguồn lực vật chất, nguồn lực con người và nguồn lực tổ chức Nguồn lực vật chất bao gồm công nghệ, nhà xưởng, thiết bị, vị trí địa lý và khả năng tiếp cận nguyên liệu Nguồn lực con người liên quan đến đào tạo, kinh nghiệm, tri thức và mối quan hệ của nhân viên và quản lý Cuối cùng, nguồn lực tổ chức bao gồm cấu trúc báo cáo, hệ thống kế hoạch và kiểm soát, cũng như các mối quan hệ giữa các nhóm trong doanh nghiệp và với các doanh nghiệp khác trong môi trường.
Các nghiên cứu từ Welsh và White (1981) đã chỉ ra rằng doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải những hạn chế về nguồn lực tài chính và chuyên môn Thong et al (1996) xác nhận rằng những doanh nghiệp này đối mặt với sự khan hiếm nguồn lực, đặc biệt là tài chính và chuyên môn, trong bối cảnh cạnh tranh cao Soh et al (1992) cũng đồng tình rằng doanh nghiệp nhỏ thường thiếu hụt nguồn lực, với những hạn chế nghiêm trọng về tài chính và nhân sự được đào tạo, cùng với một quan điểm quản lý ngắn hạn do môi trường cạnh tranh khắc nghiệt Nghiên cứu của Thong (2001) nhấn mạnh rằng đặc điểm nổi bật của doanh nghiệp nhỏ là những hạn chế về thời gian, tài chính và chuyên môn.
Lý thuyết nguồn lực được chọn làm nền tảng cho nghiên cứu vì nó phản ánh rõ nét những đặc điểm nổi bật của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), bao gồm hạn chế về tài chính, thời gian và chuyên môn Những hạn chế này ảnh hưởng sâu sắc đến chiến lược hoạt động và các hoạt động thực tế của DNNVV, đồng thời cũng tác động đến sự phát triển hệ thống thông tin kinh tế trong các doanh nghiệp này.
2.4.2 Lý thuyết phổ biến công nghệ
Lý thuyết phổ biến công nghệ của Attewell (1992) chỉ ra rằng các công ty thường trì hoãn việc áp dụng công nghệ do thiếu hiểu biết về triển khai và vận hành hệ thống thông tin Mặc dù các nhà quản lý có chuyên môn trong lĩnh vực của họ, để thực hiện hiệu quả hệ thống thông tin, họ cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn bên ngoài Để giảm bớt rào cản kiến thức, nhiều tổ chức mới đã được thành lập nhằm giúp các công ty dễ dàng áp dụng và sử dụng công nghệ mà không cần đến chuyên gia nội bộ, trong đó bao gồm cả các nhà sản xuất và nhà tư vấn.
Lý do chọn lý thuyết phổ biến công nghệ làm lý thuyết nền cho bài nghiên cứu:
Lý thuyết phổ biến công nghệ liên quan chặt chẽ đến lý thuyết nguồn lực, trong khi lý thuyết nguồn lực tập trung vào các nguồn lực trong doanh nghiệp, lý thuyết phổ biến công nghệ nhấn mạnh vai trò của các yếu tố bên ngoài trong việc hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục những hạn chế về chuyên môn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV).
2.4.3 Lý thuyết HTTT thành công
Dựa trên nghiên cứu của Shannon và Weaver (1994) cùng Mason (1978), DeLone và McLean đã xác định 6 khía cạnh quan trọng của một hệ thống thông tin (HTTT) thành công, tương ứng với các giai đoạn chuyển giao thông tin và ba cấp độ thông tin theo lý thuyết truyền thông Những khía cạnh này bao gồm "chất lượng hệ thống", phản ánh tính chính xác và hiệu quả của hệ thống tạo ra thông tin; "chất lượng thông tin", đo lường khả năng truyền đạt ý nghĩa mong đợi; cùng với các yếu tố "sử dụng", "sự hài lòng của người dùng", "tác động tới cá nhân" và "tác động tới tổ chức", đánh giá sự ảnh hưởng của thông tin đến người nhận.
Hình 2.1 Mô hình Hệ thống thông tin thành công DeLone và McLean
Theo DeLone và McLean, không có thang đo nào duy nhất có thể xác định sự thành công của hệ thống thông tin (HTTT) tốt hơn các thang đo khác, mà việc lựa chọn biến đo lường phụ thuộc vào mục tiêu nghiên cứu, bối cảnh tổ chức, và các khía cạnh mà HTTT giải quyết Họ nhấn mạnh rằng sự thành công của HTTT không thể được nắm bắt chỉ bằng một thang đo đơn giản Trong 100 bài nghiên cứu mà họ đã dẫn chứng, chỉ có 28 bài nghiên cứu đo lường sự thành công trên nhiều khía cạnh, cho thấy việc sử dụng nhiều thang đo kết hợp là cần thiết.
Lý do chọn lý thuyết HTTT thành công làm lý thuyết nền là vì mô hình HTTT thành công của DeLone và McLean tổng hợp một cách có hệ thống các nghiên cứu trước đây với lập luận chặt chẽ và được kiểm định qua nhiều nghiên cứu Mô hình này đã trở thành nền tảng cho nhiều nghiên cứu sau này, và các mô hình phát triển tiếp theo vẫn giữ nguyên 6 khía cạnh cơ bản của nó Đến nay, chưa có nghiên cứu nào có thể phủ nhận sự thành công trong ứng dụng của mô hình này.
Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của HTTTKT trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam
Tác giả phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của HTTTKT dựa trên việc điều chỉnh mô hình nghiên cứu của Thong (2001)
Về nguồn lực tài chính
Nghiên cứu của Welsh và White (1981) chỉ ra rằng các công ty nhỏ thường gặp khó khăn về tài chính, khiến họ phải cẩn trọng trong việc lựa chọn chiến lược, trong khi các đối tác lớn có thể dễ dàng ghi nhận sai lầm trong bảng cân đối kế toán Đặc biệt, dòng tiền liên tục là yếu tố sống còn đối với khả năng thanh toán của các công ty nhỏ, vì họ cần đảm bảo vốn lưu động hơn là tập trung vào lợi nhuận hoặc lợi nhuận trên vốn đầu tư.
Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng hạn chế tài chính ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Điều này dẫn đến việc các nhà quản lý thường chọn những HTTT có chi phí thấp nhất, mặc dù có thể không phù hợp với nhu cầu của họ, từ đó làm giảm hiệu quả và thành công của HTTTKT.
Nghiên cứu của Yap et al (1992) chỉ ra rằng có mối liên hệ giữa nguồn lực tài chính và thành công của hệ thống thông tin dựa trên máy tính tại các doanh nghiệp nhỏ Để nâng cao khả năng thành công của hệ thống này, các doanh nghiệp cần đầu tư đầy đủ nguồn lực tài chính nhằm tránh việc áp dụng các giải pháp chi phí thấp không phù hợp, điều này có thể dẫn đến thất bại Hơn nữa, nguồn lực tài chính cũng cần được phân bổ cho việc đào tạo người sử dụng, bảo trì hệ thống và nâng cấp phần mềm trong tương lai.
Nghiên cứu của Thong (2001) chỉ ra rằng "sự đầu tư vào HTTT" là yếu tố quan trọng thứ hai trong việc đảm bảo thành công của HTTT Doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài chính cho việc đầu tư vào HTTTKT, mà không phụ thuộc vào dòng tiền hạn chế, có khả năng thuê chuyên gia bên ngoài và ký hợp đồng với nhà cung cấp để cải thiện hệ thống Vì vậy, các doanh nghiệp nhỏ có khả năng huy động vốn cần thiết cho HTTTKT sẽ có cơ hội thành công cao hơn Ngoài ra, những người được phỏng vấn cho biết các doanh nghiệp nhỏ cần chủ động tìm kiếm các khoản vay ngân hàng với lãi suất thấp để hỗ trợ cho đầu tư vào HTTT.
Trong bối cảnh Việt Nam, các DNNVV thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận nguồn vốn, với 70% doanh nghiệp không thể vay vốn hỗ trợ từ nhà nước và phải dựa vào vốn tự có hoặc vay với lãi suất cao Việc đầu tư vào hệ thống thông tin công nghệ (HTTTKT) cho mục đích dài hạn trở nên không thực tế khi các DNNVV đang phải tập trung vào sự tồn tại ngắn hạn Vì vậy, nghiên cứu này sẽ không đề cập đến yếu tố hạn chế về nguồn lực tài chính và loại trừ "Sự đầu tư vào HTTT" khỏi mô hình nghiên cứu.
Về nguồn lực vốn con người
Hạn chế về thời gian
Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp nhỏ thường đơn giản và tập quyền cao, với giám đốc điều hành đưa ra hầu hết các quyết định quan trọng (Thong et al., 1996; Mintzberg, 1979) Điều này khiến nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với nhiều vấn đề và ra quyết định tương tự như doanh nghiệp lớn, nhưng không có sự hỗ trợ từ chuyên gia hay nhiều cấp quản lý Họ phải phân bổ thời gian hợp lý để giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc nhằm duy trì hoạt động của công ty Hơn nữa, do cấu trúc đơn giản, nhà quản lý thường ưu tiên tuyển nhân viên có kiến thức rộng thay vì chuyên gia, dẫn đến việc nhân viên phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau Hạn chế về thời gian làm cho nhà quản lý cấp cao và người dùng tiềm năng không tham gia vào phát triển hệ thống thông tin, và yếu tố ảnh hưởng đến thành công của hệ thống thông tin kế toán là sự hỗ trợ của nhà quản lý cấp cao.
(2) sự tham gia của người sử dụng
Hạn chế về chuyên môn
Colin Gray và Christopher Mabey (2005) đã chỉ ra sự khác biệt trong ưu tiên giữa các nhà quản lý đồng thời là chủ sở hữu và các cấp quản lý của các công ty lớn Các nhà quản lý - chủ sở hữu thường tập trung vào sự tồn tại và cải thiện hoạt động ngắn hạn của công ty, trong khi các cấp quản lý chú trọng vào sự phát triển sự nghiệp cá nhân Họ ưa chuộng học tập không chính thức như cố vấn và tìm kiếm thông tin trực tuyến Do đó, nhà quản lý - chủ sở hữu thường có kiến thức tổng quát, không chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, và cấu trúc tổ chức của các công ty vừa và nhỏ thường đơn giản, thiếu các chuyên gia chuyên môn như ở các công ty lớn.
Theo nghiên cứu của Simon (1990) được Thong et al (1996) trích dẫn, việc có chuyên viên công nghệ thông tin trong doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) là không cần thiết Đầu tiên, việc duy trì nhân viên công nghệ thông tin nội bộ tốn kém khi hệ thống thông tin đã hoàn thành và không cần bảo trì thường xuyên Thứ hai, DNNVV không cần cung cấp đào tạo chuyên môn liên tục cho nhân viên công nghệ thông tin để theo kịp công nghệ mới Cuối cùng, cơ hội phát triển nghề nghiệp hạn chế trong các công ty này khiến việc tuyển dụng và giữ chân chuyên gia công nghệ thông tin trở nên khó khăn.
Caldeira và Ward (2001) chỉ ra rằng các DNNVV thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận nguồn tài chính và thuê chuyên gia công nghệ thông tin/HTTT đủ tiêu chuẩn Đặc biệt, việc tìm kiếm chuyên gia CNTT/HTTT trình độ cao tại các khu vực xa xôi, như những ngành công nghiệp truyền thống ở nông thôn, là một thách thức lớn Do đó, chuyên gia CNTT/HTTT trở nên khan hiếm đối với các DNNVV Hơn nữa, nhiều nhà quản lý hàng đầu trong các DNNVV thiếu kỹ năng CNTT/HTTT, dẫn đến việc họ không đủ khả năng đánh giá hồ sơ của các chuyên gia mà họ cần thuê Các khảo sát thực nghiệm cho thấy rằng những doanh nghiệp có ít thành công trong lĩnh vực HTTT thường không nhận thức được hạn chế chuyên môn của những người chịu trách nhiệm về CNTT/công nghệ thông tin trong tổ chức của họ.
Doanh nghiệp nhỏ thường gặp hạn chế về chuyên môn trong lĩnh vực hệ thống thông tin (HTTT) do thiếu các chuyên gia nội bộ, buộc họ phải dựa vào các nhà cung cấp và tư vấn bên ngoài Nhân viên trong các doanh nghiệp này thường có kiến thức rộng nhưng không chuyên sâu Những yếu tố ảnh hưởng đến thành công của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) bao gồm: kiến thức về kế toán của nhà quản lý, kiến thức về công nghệ thông tin (CNTT) của nhà quản lý, và sự tham gia của chuyên gia bên ngoài.
Về nguồn lực tổ chức
Hạn chế về chuyên môn khiến các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) phụ thuộc vào chuyên gia bên ngoài trong việc lập kế hoạch cho hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) DNNVV chỉ có khả năng xác định ngân sách cho dự án HTTTKT, trong khi các chi tiết khác của kế hoạch lại cần sự hỗ trợ từ bên ngoài (Thong, 2001) Vì lý do này, tác giả đã không đưa yếu tố kế hoạch thực hiện HTTTKT vào mô hình nghiên cứu của mình.
Chương 2 đã cung cấp thông tin tổng quan về HTTTKT, xác lập ra tiêu chí về các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp vừa và nhỏ đƣợc sử dụng cho bài nghiên cứu Đồng thời, tổng quan các lý thuyết nền để từ đó đƣa ra nền tảng lý thuyết để xác định các nhân tố tác động đến sự thành công của HTTTKT trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp vừa và nhỏ Các nhân tố đƣợc chỉ ra trong quá trình phân tích bao gồm:
(1) Sự hỗ trợ của nhà quản lý cấp cao
(2) Sự tham gia của người sử dụng
(3) Kiến thức về kế toán của nhà quản lý
(4) Kiến thức về CNTT của nhà quản lý
(5) Sự tham gia của chuyên gia bên ngoài