Kỹ năng quản lý thời gian được đúc kết từ những kiến thức về quản lý hiện đại cùng với những kinh nghiệm của các tác giả qua nhiều năm công tác và giảng dạy trong nhiều môi trường khác nhau. Mong muốn của các tác giả được chia sẻ với các bạn sinh viên những kinh nghiệm của mình trong việc xây dựng một kế hoạch tốt nhất trong vấn đề tổ chức công việc của bạn và quản lý thời gian của mỗi người trong một ngày để đạt được hiệu quả cao.
BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG - - ThS Trần Nhật Minh ThS Trần Hữu Trần Huy ThS Nguyễn Thị Trường Hân Hồ Thanh Trúc KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Thành phố Hồ Chí Minh, 2016 LỜI NĨI ĐẦU Các bạn sinh viên thân mến! Trong năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng đa số doanh nghiệp cho thấy hầu hết sinh viên trường có tỉ lệ thành cơng xin việc thấp Bên cạnh vấn đề kiến thức chuyên ngành số thiếu thốn định, lý quan trọng phải kể đến việc thiếu kỹ mềm cần thiết để hòa nhập thành công công việc bạn Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ mơn Kỹ mềm đời nhằm mục tiêu trang bị cho bạn đầy đủ số kỹ mềm tối cần thiết từ bạn cịn mơi trường sinh viên, nhằm giúp cho bạn có nhiều lợi cạnh tranh trình học tập làm sau Tài liệu “Kỹ Tổ chức công việc Quản lý thời gian” đúc kết từ kiến thức quản lý đại với kinh nghiệm tác giả qua nhiều năm công tác giảng dạy nhiều môi trường khác Mong muốn tác giả chia sẻ với bạn sinh viên kinh nghiệm việc xây dựng kế hoạch tốt vấn đề tổ chức công việc bạn quản lý thời gian người ngày để đạt hiệu cao Để học tốt ứng dụng kiến thức này, yêu cầu người học bên cạnh việc tham gia đầy đủ hoạt động lớp, cần thiết tự học tham khảo bạn để hồn tất tập tình đưa tài liệu Mọi ý kiến đóng góp bạn yếu tố quí giá giúp cho tài liệu hoàn thiện lần cập nhật sau Thư từ góp ý xin gửi Bộ môn Kỹ mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng Chúc bạn thành công! Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 01 năm 2016 Nhóm biên soạn tài liệu MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………………………….1 PHẦN – KỸ NĂNG TỔ CHỨC CƠNG VIỆC …………………………………… Khái niệm…………….………………………………………………………………2 Tổ chức cơng việc phận ………………………………………………………… Tổ chức công việc cá nhân ………………………………………………………… PHẦN – KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN …………………………………… 13 Giai đoạn 1: Nhận biết …………………………………………………………… 15 Giai đoạn 2: Phân tích …………………………………………………………… 17 Giai đoạn 3: Lập trật tự ưu tiên …………………………………………………….22 Giai đoạn 4: Nhận diện kẻ cắp thời gian ………………………………………… 24 Giai đoạn 5: Lập kế hoạch ………………………………………………………….31 Kết luận: 10 bí quản lý thời gian …………………………………………….35 PHẦN – NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG VÀ BÀI TẬP ………………………….36 Tình huống: Một ngày làm việc Giám đốc Huy ……………………………….36 Bài tập 1: Những điều quan tâm ………………………………………………… 41 Bài tập 2: Mục tiêu bạn ……………………………………………………… 42 Bài tập 3: Ảnh hưởng thời gian – yếu tố khác …………………………43 Bài tập 4: Kiểm soát chủ động ………………………………………………….44 Bài tập 5: Quan trọng khẩn trương …………………………………………… 45 Bài tập 6: Kẻ cắp thời gian …………………………………………………46 Bài tập 7: Sắp xếp bàn làm việc ……………………………………………46 Bài tập 8: Tơi có cầu tồn? …………………………………………………………47 Bài tập 9: Loại trừ kẻ cắp thời gian …………………………… …………………48 TÀI LIỆU THAM KHẢO ……………………………………………………………49 PHẦN - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Con người chẳng lên kế hoạch để thất bại; đơn giản họ thất bại việc lên kế hoạch để thành công (Men never plan to be failures; they simply fail to plan to be successful.) William Arthur Ward I/ KHÁI NIỆM Định nghĩa • Theo nghĩa rộng: tổ chức trình xác định cơng việc cần phải làm phân công cho đơn vị cá nhân đảm nhận cơng việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội Doanh nghiệp • Theo nghĩa hẹp: tổ chức việc xếp công việc giao • Trong tài liệu này, tổ chức cơng việc hiểu kết hợp hai định nghĩa trên, nhấn mạnh tổ chức cơng việc cá nhân Mục đích Thơng qua việc nghiên cứu phần này, bạn thực việc sau: • Tổ chức cơng việc giao • Tổ chức mạng lưới cơng việc • Sắp xếp hồ sơ • Sắp xếp vị trí làm việc • Xác định thứ tự ưu tiên cơng việc • Sắp xếp kế hoạch cơng việc ngắn hạn… II/ TỔ CHỨC CƠNG VIỆC CÁ NHÂN Có nhiều người hay than phiền trình làm việc mình, như: “Sao cơng việc rối tung lên này?”, “Tại thứ tơi cần bình thường thấy mà biến đâu rồi?”, “Tại file tơi lưu mà tìm lại khơng biết nằm đâu rồi?” … Đó dấu hiệu cho thấy bạn chưa thật tổ chức tốt cơng việc cho cá nhân Để khắc phục tượng trên, rõ ràng bạn cần phải có kỹ tổ chức cơng việc cá nhân tốt bước sau thực giúp bạn có kỹ quan trọng này: • Sắp xếp cơng việc theo thứ tự ưu tiên • Sắp xếp hồ sơ • Sắp xếp nơi làm việc • Quản lý thơng tin • Lập kế hoạch công việc Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1 Phân loại công việc - Với công việc có tính chất thường xun: Là cơng việc lặp lại theo chu kỳ định Bạn cần lưu ý lại: • Tần suất thực hiện? • Người thực hiện? • Đưa vào quy trình hay mơ tả công việc? - Với công việc không thường xuyên (sự vụ), đột xuất không ổn định: Cần phải xem xét xem chuyển cơng việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu khối lượng công việc vụ chiếm 50% 1.2 Lưu đồ thời gian Quan trọng B - Không khẩn cấp quan trọng A - Khẩn cấp quan trọng Không khẩn cấp Khẩn cấp B - Khẩn cấp không quan trọng C - Không khẩn cấp khơng quan trọng Khơng quan trọng Trong bốn nhóm cơng việc, dễ nhận thấy nhóm cơng việc A phải làm nhóm cơng việc C làm cuối Cụ thể sau: - Nhóm A: Quan trọng khẩn cấp Đối với công việc này, bạn phải thực Ví dụ: Nếu khơng tốn cho khách hàng tuần bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho cơng trình thi cơng Nếu không định giá nhanh sáng bị đối thủ cướp hợp đồng - Nhóm B: + Quan trọng khơng khẩn cấp Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, khơng hút thuốc nhiều thức khuya, giữ quan hệ tốt đẹp bền với khách hàng nhà cung cấp, kiện toàn lại máy doanh nghiệp + Khẩn cấp không quan trọng Ví dụ: Một khách hàng tiềm vừa quen yêu cầu trả lời vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động không mai cắt chiều gọi Các cơng việc (B) có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc (A) quan trọng khẩn cấp Đối với hai loại cơng việc này, bạn thực song song Việc thực công việc trước cịn tùy thuộc vào: • Thời hạn giải vấn đề • Hãy tách cơng việc thành nhiều cơng việc khác nhau, sở đó, bạn xác định lịch cho cơng việc - Nhóm C: Khơng khẩn cấp khơng quan trọng Ví dụ: Đi uống bia với bạn bè, mua quần áo mới, đổi điện thoại di động Đáng tiếc nhiều người lại nhìều thời gian vào công việc không quan trọng Bài tập ghi nhớ: Hãy liệt kê giấy tất công việc bạn phải làm dự định làm vòng 24 tới, sau xếp lại theo thứ tự ưu tiên, vẽ lưu đồ đưa cơng việc tương ứng vào vị trí Sắp xếp lại kết theo thứ tự A – B – C lên kế hoạch thời gian để thực Sắp xếp hồ sơ Bạn rơi vào tình chưa? • Mất hàng đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ mình? • Sếp muốn nhận hồ sơ XYZ ngay, bạn tự tin hồ sơ ông muốn, bạn cung cấp vịng phút? • Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, khơng làm được, phịng bạn nháo nhào tìm hồ sơ nhân viên theo yêu cầu khách hàng? • Một nhân viên nghỉ việc, không làm đơn, bạn hồ sơ nào… Nếu có, có lẽ bạn chưa tổ chức hệ thống quản lý hồ sơ hiệu 2.1 Quản lý hồ sơ giấy Bạn nên lập danh mục tất loại hồ sơ giấy máy tính nhân viên Mẫu gợi ý cho bạn để quản lý hồ sơ: Stt Tên Hồ Sơ Người quản lý Người đọc HS Vị trí để HS Dạng hồ sơ Văn Trong ổ cứng máy vi tính CDR/đĩa mềm Cách thức, phân loại xếp Ngày phát sinh HS Ngày cất HS • Danh mục hồ sơ nhân viên danh mục hồ sơ bạn hồ sơ tồn phận bạn • Khi nhân viên lập xong họ, kiểm tra lại danh mục hồ sơ họ, ký tên duyệt danh mục • Hãy tổ chức tháng lần, bạn yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… - Cách quản lý hồ sơ thông thường lập theo cấp folder khác - Nên có mục input để quản lý thông tin đầu vào Đây phần chứa đựng thông tin chưa xử lý - Phần thùng rác (không phải mục Recycle máy tính) để lưu thơng tin cần xố, xố thơng tin sau tháng Hãy đưa quy định hướng dẫn cho tất NV làm giống nhau: • Input (Đầu vào) • Output (Đầu ra) • Quy định backup liệu • Quy định lưu liệu định kỳ • Quy định quét virus định kỳ • Quy định thời gian kiểm tra quét liệu, lưu lại liệu định kỳ MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY - Không đặt chế độ autosave phút (Microsoft Office) - Lưu hồ sơ ổ C (nên lưu ổ D, ổ C bị vơ tình fomat (cài lại máy)) - Lưu hồ sơ lung tung, khơng biết tìm hồ sơ đâu - Lúc soạn thảo lưu desktop sau quên di chuyển vào folder cần thiết, desktop đầy rác xóa máy bị hư phải cài lại Sắp xếp nơi làm việc Bạn nên lưu ý xếp vật dụng sau để việc sử dụng thuận tiện cho người sử dụng: • Fax • Điện thoại bàn • Máy in • Photo • … Quản lý thơng tin 4.1 Phân loại thơng tin: • Giữa quản lý nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…) • Giữa nhân viên nội • Input (thông tin đầu vào) • Output (thông tin ra) 4.2 Bằng chứng thông tin Bạn thiết lập hệ thống chứng việc chuyển thông tin tổ chức • Sổ giao việc • Sổ giao nhận thơng tin • Sổ cơng văn đến – • Sổ giao nhận sản phẩm • Sổ giải quyêt công việc 4.3 Lưu đồ thông tin Thiết lập lưu đồ thông tin để nắm nhận biết tiến độ công việc tránh nhầm lẫn tai hại q trình xử lý thơng tin Ví dụ: Lưu đồ tiếp nhận xử lý hồ sơ cán cử học theo đề án 322 4.4 Các ngun tắc quản lý thơng tin • Feedback Khi nhận thông tin, phản hồi cho người nhận Trường hợp chưa trả lời được, email cho khách biết thời hạn bạn trả lời • Quản lý thông tin đầu vào Nhiều NV nhận thơng tin “bỏ đại” vào nơi xử lý sau Sau họ lại qn mất, khơng xử lý Điều địi hỏi nhân viên bạn phải chuyển thông tin vào nơi Input quy định • Đảm bảo người nhận nhận thông tin Bạn nghe nguyên tắc nhắc nợ lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán toán khách hàng Điều này, chưa tính cho lần thứ Lần thứ tính người nhận confirm (xác nhận) họ nhận thư Bằng cách nào? Nhiều người gọi điện cho khách sau ngày hỏi xem khách nhận chưa? Người cẩn thận cho người mang trực tiếp cho khách yêu cầu khách ký tên email cho khách đề nghị khách xác nhận nhận 4.5 Sổ giải công việc Sổ giải công việc sổ theo dõi tồn cơng việc bạn Sổ giải công việc gồm nội dung: PHẦN – NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG VÀ BÀI TẬP TÌNH HUỐNG: MỘT NGÀY LÀM VIỆC CỦA GIÁM ĐỐC HUY Như hôm, Huy rời khỏi nhà từ 7g15 sáng để đến nhà máy hóa chất BÌNH HỊA, nơi anh làm Giám đốc từ hai năm Đoạn đường Huy khoảng 15 phút, nên anh bắt đầu ngày làm việc từ 7g30, sớm làm việc thức nửa Khoảng thời gian nửa thường anh dành để suy nghĩ việc cần làm ngày mà không ngại bị ngắt quãng việc khác cần phải giải Thật ra, Huy tìm nhà khác gần nhà máy hơn, với nhà anh ở, Huy nghĩ có lựa chọn tốt đáp ứng nhu cầu gia đình (khung cảnh sống, láng giềng, trường học cho con, chợ gần nhà, v.v…), yêu cầu thân anh cần phải tốn thời gian cho việc đến chỗ làm ngày Nhà máy BÌNH HỊA đơn vị thuộc ngành thuốc nhuộm công ty ANH QUÂN chuyên sản xuất kinh doanh lãnh vực hóa chất Những năm gần đây, việc số thị trường lớn làm giảm hẳn số hoạt động công ty dẫn tới việc tinh giản lao động số đơn vị Chính Huy vừa nhận chức Giám đốc Nhà máy BÌNH HỊA phải giảm hẳn số lượng nhân viên từ 200 150 người Việc cắt giảm số lượng nhân viên vừa qua gặp khơng khó khăn, Huy tỏ linh hoạt kiên Do đó, anh giảm thiểu đến mức tối đa xáo trộn nội nhà máy Sự kiện diễn sáu tháng, nay, Huy cố gắng xây dựng lại nhà máy tinh thần làm việc mang tính đồng đội tập thể cao Bối cảnh làm Huy nghĩ đến việc cần làm ngày Ưu tiên số cần giải anh tổ chức lại phân xưởng số vấn đề sống cịn nhà máy Huy nhớ tuần truớc, anh có đề cập đến đề tài với Giám đốc chuyên môn Cơng ty Ơng hỏi thăm việc tiến hành công tác cải tổ đến đâu nhấn mạnh cần phải hoàn thành việc xếp lại trước cuối năm Thời gian cịn chín tháng để hồn tất công việc cải tổ hầu đạt đến kết khả quan năm sau Thật ra, Huy có ý định tổ chức lại phân xưởng từ tháng sau nhận chức Giám đốc nhà máy Nhưng khó khăn nảy sinh từ việc tinh giản máy gây cho anh không vấn đề phải giải Hơn nữa, việc xây dựng mối quan hệ cá nhân với nhân viên nhằm tạo tinh thần đồng đội gắn bó chiếm nhiều thời gian anh Đương nhiên cịn cơng việc ngày cần phải giải Do mà Huy cịn ngần ngừ chưa tiến hành bước thứ hai việc cải tổ máy, việc địi hỏi phải suy nghĩ thật thấu đáo, phải dự báo nhân cần điều động, phải thay đổi thói quen làm việc nhiều người, v.v 35 Hơm Huy cho đến lúc anh phải xem xét vấn đề cách nghiêm túc thấu đáo Nhưng vừa bước vào cửa tòa nhà dành cho phận hành chánh, Huy gặp Bạch, quản đốc phân xưởng số 2, với vẻ lo lắng rõ nét mặt “Chào anh Bạch, hơm tình hình ?” Huy hỏi “Khơng tốt lắm”, Bạch trả lời : “Tơi có máy trộn hóa chất bị hư từ tối qua mà anh bên bảo trì cịn chưa thấy tới Ngồi ra, sáng thay ca, phát thiếu cơng nhân” “Thế máy trộn hóa chất anh có vấn đề ?” “Ồ, anh biết đấy, khơng phải lần bị hư Loại máy thiết kế để chạy ban ngày mà Từ chuyển sang sản xuất liên tục, kể buổi tối, chúng thường xuyên bị trục trặc” “Vậy anh hỏi ý kiến anh bên bảo trì” “Tơi vừa đặt Phiếu sửa chữa lên bàn phận bảo trì, tơi biết họ cịn bận rộn sửa máy phân xưởng số khơng dễ họ cử anh đến chỗ trước ngày mai ngày mốt” “Nếu anh để tơi giải dùm cho, anh thấy việc khơng kéo dài đâu !” “Tơi cịn thiếu công nhân, anh biết việc tinh giản máy không làm công việc nhẹ chồng việc cho nhau!” “Thơi rồi, anh Bạch, anh tìm cách giải mà ! Đây đâu phải lần anh gặp chuyện đâu !” Huy nói với Bạch bắt đầu cảm thấy bực bội “Chính lần đầu nên lại phải báo cho anh biết”, Bạch trả lời, lúc Huy vào tới phịng anh Vào phịng làm việc, Huy nhìn lướt qua xấp giấy tờ cô thư ký anh chuẩn bị sẵn khay Sau đó, anh đọc lại báo cáo anh vừa soạn tối qua để gửi cho Ban Giám Đốc ngành thuốc nhuộm cơng ty Lúc thảo xong 20 nên Huy muốn đọc lại lần nữa, báo cáo quan trọng Huy cịn sửa báo cáo lúc 8g05, thư ký bước vào phịng để hỏi xem anh có cần giúp khơng Chng điện thoại reo Huy phải nhấc máy khơng có thư ký trực tổng đài để chọn lọc Trong điện thoại Ơng Ân, Trưởng phịng nhân sự, cần có ý kiến anh đơn xin thuyên chuyển Huy trả lời Ông Ân sẳn dịp đề cập đến vấn đề thiếu nhân phân xưởng Sau Huy kết thúc giao việc cho thư ký anh gọi điện cho Trưởng phận bảo trì để yêu cầu cử người sang sửa chữa máy phân xưởng Lại lần nữa, anh khó khăn : “Nhưng anh biết phân xưởng có máy hư” 36 “Nghe này, anh nên tự thu xếp lấy Dù nữa, bảo trì phải phục vụ sản xuất khơng phải ngược lại”, Huy giận cúp máy Đây lần Trưởng phận bảo trì gây khó khăn cho cơng việc chung Có lẽ từ nhậm chức, Huy tinh giản máy trước tiên phận Sau đó, Huy bắt đầu đọc giải công văn Anh yêu cầu cô thư ký cung cấp thông tin để trả lời số thư, chừa lại cơng văn quan trọng để có thời gian suy nghĩ trả lời sau Một số công văn từ Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm, yêu cầu nộp kế hoạch sản xuất Vì Huy gọi điện thoại cho Trưởng phòng sản xuất để biết kết sản xuất tối hôm trước nhờ anh mời kỹ sư phụ trách ca tối đến làm việc chung Trong chờ đợi, Huy lợi dụng chút thời gian rỗi để xếp thứ tự hồ sơ, vừa suy nghĩ khó khăn công tác lãnh đạo : “Vấn đề giám đốc lúc phải giải khó khăn người khác mà khơng cịn thời gian để suy nghĩ cơng việc mình, cụ thể phát triển dài hạn” Sau đó, Huy có họp ngắn vịng 15 phút với Trưởng phòng sản xuất kỹ sư trưởng ca đêm Cuộc họp giúp anh nắm rõ số thực ca đêm, nhấn mạnh số điểm yếu xảy tối qua Một lần nữa, Huy nhận thấy phần điện tiêu thụ cao, điều khiến anh phải thảo luận với cộng biện pháp điều chỉnh đường dẫn nước phân xưởng Đến 8g45, Huy vịng nhà máy hơm Anh cố gắng dành thời gian thực việc này, nhằm mục đích thiết lập mối quan hệ trục tiếp với nhân viên, bắt mối quan tâm lo lắng họ Trên đường đi, Huy dừng lại trò chuyện với kỹ sư phòng phương pháp mà anh đánh giá có triển vọng muốn động viên Huy đề cập với anh việc điều chỉnh đường dẫn nước phân xưởng Ngồi ra, Huy cịn gặp người phụ trách phận giao hàng hỏi ông khó khăn gặp phải Sau cùng, anh cịn gặp nghe ơng đại diện cơng đồn than phiền cơng nhân khơng hài lịng cách mà quản đốc giải vấn đề thay người Do cách trình bày vị đại diện cơng đồn đầy ý trích, Huy chuyển ơng ta đến làm việc với Trưởng phòng nhân Quay phòng làm việc mình, Huy có họp hàng tuần với cán chủ chốt nhà máy Anh tóm lược kết làm việc với Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm vào thứ sáu tuần trước trụ sở công ty Huy nhấn mạnh mục tiêu lợi nhuận cần đạt ngành, nhà máy BÌNH HỊA Sau đó, anh trả lời câu hỏi thắc mắc Trưởng phịng thí nghiệm Một câu hỏi Trưởng phận bảo trì kế dẫn đến thảo luận cần thiết áp dụng hệ thống Phiếu đăng ký sửa chữa Đúng lúc thư ký bước vào đưa cơng văn báo có điện thoại Giám đốc ngành Huy chấm dứt họp cách đề nghị Trưởng phịng sản xuất lập nhóm làm việc bao gồm hai phận sản xuất bảo trì 37 Giám đốc ngành thủ trưởng Huy Ông báo cho anh biết tới có đợt làm việc với nhóm kiểm tốn cơng ty cử xuống họ bàn luận cách trình bày kết đạt nhà máy BÌNH HỊA Cùng lúc, họ thảo luận chiến lược phát triển công ty sau cùng, họ thống gặp vào cuối tuần để chuẩn bị đón đồn kiểm tốn Cuộc hẹn khơng thuận tiện cho Huy buộc anh phải xuống trung tâm thành phố hai lần tuần này, ơng Giám đốc ngành khơng cịn ngày khác Sau nói chuyện với cấp xong, Huy gọi cô thư ký vào để nhờ dời lại hẹn trùng Anh nhìn lướt qua xấp thư từ cơng văn nhận thấy khơng có khẩn cấp Và anh ăn trưa với ơng Trưởng phịng nhân Hai người thảo luận khơng khí làm việc nhà máy ảnh hưởng xảy từ việc tổ chức lại phân xưởng thực tới Sau ăn trưa về, Huy hướng dẫn cô thư ký trả lời số thư nhận ban sáng thận cú điện thoại từ Trưởng phòng kinh doanh Ông đề nghị anh cho phép giao hàng sớm để có thời gian thực hợp đồng khác quan trọng Điều khiến Huy phải gọi Trưởng phòng sản xuất lên gặp để thay đổi kế hoạch sản xuất Sau đó, anh lợi dụng chút thời gian rỗi để sang gặp phòng phương pháp Anh trưởng phịng trình bày số trục trặc với người nhận gia công, khó khăn từ việc tái lập chế gọi thầu từ tháng Cuộc họp ban sáng kết thúc q sớm làm Trưởng phịng phương pháp khơng kịp báo cáo vấn đề Cuộc trao đổi kéo dài gần cho phép Huy giải số vấn đề quan trọng, giữ mối quan hệ trực tiếp với Trưởng phịng phương pháp người lâu Huy khơng gặp Anh Trưởng phòng lợi dụng hội để trình bày nguyện vọng thăng tiến cá nhân vịng 45 phút Huy cố gắng nghe khơng nói nhiều anh Trưởng phịng đạt đến chức vụ cao qui trình thăng tiến công ty Dù sao, việc Huy lắng nghe nguyện vọng cá nhân cộng chứng tỏ anh quan tâm đến họ Sau anh Trưởng phịng phương pháp lại hài lịng nói chuyện này, dù Huy khơng muốn khơng thể hứa hẹn điều với anh Huy trở phịng làm việc Anh có thời gian riêng dùng để đọc nghiên cứu thị trường thuốc nhuộm nước vùng ASEAN chiến lược cơng ty vịng năm năm tới Anh có số ý kiến kết luận nghiên cứu định gửi đến cho Ông Giám đốc ngành, cô thư ký anh Huy dời việc lại vào ngày hơm sau Đồng hồ 18g30, tồn nhân viên hành chánh từ 17g Huy nghĩ đến việc nghiên cứu kế hoạch thực cải tổ phân xưởng Nhưng trời tối anh cảm thấy mệt Thế Huy định nhà không trễ hôm Anh xếp vào cặp hai hồ sơ mà anh chưa có thời gian đọc hướng chỗ để xe Trên đường đi, Huy gặp quản đốc than phiền đoạn sửa chữa đường dẫn đến nhà máy 38 Trên đường về, vừa ý lái xe, Huy vừa suy nghĩ ngày làm việc vừa xong “Tôi làm việc có ích”, anh tự nhủ, “nhưng thật khó suy nghĩ cặn kẽ nhìn tồn cảnh vấn đề chức vụ này” Câu hỏi Anh (Chị) có ý kiến việc sử dụng thời gian Giám Đốc Huy ngày làm việc mô tả đây? Anh (Chị) phân tích cơng việc Giám Đốc Huy ngày làm việc mô tả theo mẫu sau? Để thuận tiện cho việc điền vào khung, quy định sau: Về mức độ “Quan Trọng” bạn theo cách chia làm thành hai cấp: nhiều Về mức độ “Khẩn Trương” bạn theo cách chia làm thành hai cấp: nhiều Về mức độ “Kiểm soát” bạn theo cách sau: : khơng kiểm sốt cơng việc : kiểm sốt phần cơng việc : kiểm sốt hồn tồn cơng việc Về mức độ “Chủ động” bạn theo cách sau: : bị động hồn tồn cơng việc : linh động phần cơng việc : chủ động hồn tồn công việc Công việc Quan trọng Khẩn Chủ Kiểm trương động soát 39 Ủy quyền Các hành động phải tiến hành Ưu tiên Khi Bài tập cá nhân 1: NHỮNG ĐIỀU QUAN TÂM TT Nội dung Tôi có trí nhớ tốt, khơng cần ghi Tơi chẳng bỏ tài liệu có lúc cần đến sau Tơi khó chấm dứt gọi điện thoại Nó kéo dài lê thê Tơi luyện tập thể dục Q bận Tơi thích dành thời gian với đồng Cửa phịng tơi ln mở, đón chào họ Tơi khơng giao việc khó cho nhân viên Dù tơi tự làm tốt Trong buổi họp, người phép phát biểu thời gian Tơi có thời gian biểu để biết phải làm gì, đâu, Tơi hay dồn việc vào lúc cuối Hình tơi làm tốt chịu sức ép 10 Hàng tuần, tơi có để chút thời gian suy nghĩ điều quan trọng cơng việc 11 Bạn khó nhìn thấy tơi bàn làm việc ngập đầy hồ sơ xử lý 12 Tơi hãnh diện cơng việc tơi làm thực đến mức hồn hảo 13 Tơi không định mà đành thêm thời gian để suy nghĩ Có Tơi khơng muốn sai lầm hối thúc cho nhanh chóng xong cơng việc 14 Tơi bận khơng cịn thời gian gặp bạn bè, người thân Cái giá thành công mà ! 15 Nếu khơng thích tơi bỏ trơi cơng việc 16 Tơi thường ơm đồm q nhiều việc nên khó làm xong chuyện 17 Tơi hay lang thang quan nghỉ giải lao lâu 18 Tôi cố giải thư từ đầy đủ 19 Tơi có ấn định thời hạn tn thủ theo 20 Tơi có thời gian cho gia đình bạn bè Cách tính điểm : - Nếu trả lời “có” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 “không” cho tất câu cịn lại bạn xếp thời gian tương đối hợp lý - Nếu trả lời “không” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 trả lời “có” cho câu cịn lại bạn làm thời gian quý báu 40 Khơng Bài tập : MỤC TIÊU CỦA BẠN Liệt kê giấy điều bạn muốn thực hai, ba năm tới: cá nhân, công việc (kinh doanh nghiệp), gia đình Hãy viết mục tiêu tùy thích Hãy để danh sách bên khoảng vài ngày Sau xem lại danh sách, thay đổi, sửa chữa, hồn thiện Rồi xếp ưu tiên lãnh vực : cá nhân, cơng việc, gia đình Hãy tìm điểm quan trọng lãnh vực Hãy viết theo thứ rự ưu tiên dựa mẫu sau : Hãy làm ngay: Mục tiêu Hãy xét kỹ mục đích xem xét đâu điểm thực quan trọng Sắp xếp theo số từ Nếu bạn khơng thích mức độ chi tiết theo mẫu làm sau : A - Rất quan trọng B - Quan trọng C - Không quan trọng Đặt hạn định thử (khi xong ?) Có mục tiêu ngắn hạn, có kéo dài hai năm Bạn tự định Liệt kê vài phương pháp bạn dùng để đạt mục tiêu Bạn làm để thực mục tiêu ? CÁ NHÂN Ưu tiên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi 41 Cách ? CÔNG VIỆC Ưu tiên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi Cách ? GIA ĐÌNH Ưu tiên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi Cách ? Mục tiêu Khi Cách ? Đây thí dụ : Ưu tiên hết Lãnh vực ưu tiên Đạt danh hiệu người 6/1993 bán hàng giỏi năm 42 Liên hệ với hai khách hàng tuần Giữ liên lạc với khách Tăng thêm đơn đặt hàng Bài tập : ẢNH HƯỞNG ĐỐI VỚI THỜI GIAN - CÁC YẾU TỐ KHÁC Đây phương án làm việc có đánh giá ảnh hưởng thời gian lãnh đạo Thí dụ : Mơ tả Ảnh hưởng thời gian Cửa mở tiếp nhân viên không cần lý Gián đoạn công việc Không thể theo dự án dài hạn Khơng thể tập trung Thói quen Tác phong Giao tiếp Bài tập : KIỂM SOÁT VÀ CHỦ ĐỘNG Hãy đánh dấu X vào điểm gặp “Kiểm soát” “Chủ động” Nếu bạn đánh giá cao cơng việc quan trọng bạn Khả kiểm soát chủ động bạn động lực bạn 43 Tơi Chủ động Người khác Kiểm sốt Tơi Đây thí dụ nhỏ công việc Nếu bạn xem xét hết công việc ngày/tuần, bạn thấy rơi vào khu vực (1) Có nghĩa bạn bị tác động người khác thay kiểm sốt thời gian Thật có việc bạn khơng có quyền mà phải làm theo Đó thực tế nơi làm việc Trong nhiều trường hợp khác, bạn bị người khác tác động lên thời gian việc họ đề xuất khởi xướng mà bạn khơng cần phải làm theo Thí dụ, người quen thứ hai lại ghé văn phịng bàn chuyện bóng đá cuối tuần Anh ta bắt đầu câu chuyện kéo bạn vào theo Nếu để xảy ra, bạn kiểm sốt hoàn toàn thời gian bàn luận tiếng đồng hồ Vậy cố dành thời gian cho khu vực (4) Khơng thể bỏ qua trách nhiệm khó chịu Nhưng bạn kiểm sốt tình hình nhiều hội khác Thí dụ bàn chuyện bóng đá lúc giải lao Kiểm sốt chủ động cịn có nghĩa “tích cực” “tiêu cực” Cơng việc tích cực điều cần làm để đạt mục tiêu Công việc tiêu cực điều ngăn trở xuất văn phòng ngày cần giải để công việc chạy Từ ngữ ý Nhưng cần hiểu làm phân loại trách nhiệm cơng việc để tập trung thời gian cho điều ích lợi quan trọng 44 Bài tập : QUAN TRỌNG VÀ KHẨN TRƯƠNG Hãy xem xét vài việc thời gian biểu bạn Việc quan trọng? Việc khẩn? Đánh giá theo khung sau Bạn hình dung cần phải ưu tiên việc Nhiều Ưu tiên 2 Ưu tiên 1 Quan trọng Ưu tiên 4 Ưu tiên 3 Ít Nhiều Khẩn trương Ø Giao phó : Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay giao việc cho người khác Nếu giao phó được, quyền lợi quan hay đồng nghiệp, bạn cần phải tự làm thời gian Bài tập : Kẻ Cắp Thời Gian Của Tôi Dời việc lại Do dự Lo lắng Họp hiệu Thiếu tự tin Không giao quyền đủ Hội họp không tổ chức Mệt mỏi Lỗi lầm Cầu tồn Chuyện phiếm Mục đích khơng rõ ràng Thiếu hướng dẫn Kiểm tra cõi Kế hoạch thiếu sót Viết văn Nói điện thoại lâu Làm việc người 45 Khơng lắng nghe Khơng dùng thuận tiện Không ghi giấy mục tiêu Giao tiếp không rõ ràng Dựa vào ghi giấy nhỏ Ăn trưa lâu Khơng dùng mẫu có sẵn Khơng tiết kiệm thời gian Rình mị nhân viên Khơng liên tục Khơng xác định thời hạn Khơng biết nói “khơng” Bài tập : Sắp xếp bàn làm việc Nội dung Có Khơng Bạn có cần q phút để tìm thấy vật bàn? Bạn có thường bối rối phải tìm vật bàn? Bạn có đống hồ sơ tồn lâu bàn? Bạn có đọc hay lưu thư từ nhiều? Bạn có phải lục tung giấy tờ bàn để tìm tài liệu? Bạn có khó tìm tài liệu tủ hồ sơ? Bạn có phải rời bàn làm việc lấy vật gì? Bạn có hồ sơ tồn đọng tuần? Bạn có nghĩ tốt có bàn rộng hơn? 10 Bạn có để hồ sơ bàn mà không ghi thời hạn xử lý? Nếu Bạn trả lời “Có” cho nửa số câu hỏi bạn bị thời gian văn phịng bừa bộn q Cho dù có trả lời “Có” bạn nên tìm cách khắc phục Nếu trả lời “Khơng” chúc mừng bạn có nơi gọn gàng làm tốn thời gian bạn Nhiều người nhiều thời gian hồ sơ thất lạc đống tài liệu lộn xộn bàn làm việc Hãy giữ gọn gàng ghi nhớ chỗ thứ bàn làm việc Bài tập 8: TƠI CĨ CẦU TỒN ? Khoanh trịn câu thích hợp với bạn Khơng thích hợp: Thích hợp chút ít: Hoàn toàn thích hợp: 46 Nội dung Khoanh trịn câu thích hợp Nếu muốn hồn hảo, phải tự làm lấy Yêu cầu cao thân Không bỏ 3 Tôi sửa nháp lần cho thư Tơi gia hạn khơng lịng kết Tơi ln làm Phê bình người khác văn phòng nhà Càng đọc văn viết, tơi thấy khó lịng với cơng việc Khi làm việc hay lưu ý chi tiết nhỏ Tôi sợ phạm sai lầm Tôi không vui người khác Nhân viên góp ý tơi khó Nhưng tơi muốn điều tốt 10 Tơi khơng thích nhờ giúp đỡ 11 Tơi ủy quyền phải thời gian giám sát 12 Nếu không tin chắc, không bắt tay vào làm công việc Tổng số điểm : Cộng điểm lại ghi vào ô Nếu: > 24 điểm, bạn cầu toàn Bạn bị ám ảnh phải làm việc cho luôn Rất việc làm ý bạn muốn Cần phải chấp nhận khơng bạn lãng phí nhiều thời gian Hãy tin tưởng người xung quanh để giao việc tâm vào việc quan trọng hết mà 47 Bài tập 9: LOẠI TRỪ KẺ CẮP THỜI GIAN Kẻ cắp 1: Làm để giải vấn đề? Người khác giúp đỡ nào? Lập kế hoạch giải vấn đề Đặt hạn định Kẻ cắp 2: Làm để giải vấn đề? Người khác giúp đỡ nào? Lập kế hoạch giải vấn đề Đặt hạn định Kẻ cắp 3: Làm để giải vấn đề? Người khác giúp đỡ nào? Lập kế hoạch giải vấn đề Đặt hạn định - CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG - 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO Stephen P Robbins, Mary Coulter, Management, Tenth edition, New Jersey, Pearson, 2009 Wallace D Wattles, The science of getting rich, Tucson, Ariz, Iceni Books, 2002 Lawrence J Gitman, Carl McDaniel The future of business, 6th edition, Mason, Ohio, Thomson/South-Western, 2005 Richard Templar, Những quy tắc công việc: Những dẫn cụ thể để mang lại thành công cá nhân; Trung Kiên dịch ; Hồng Duyên hiệu đính, Hà Nội, NXB Tri thức, 2008 David Nive Bí người thành cơng, Nguyễn Văn Phước tổng hợp biên dịch, TP Hồ Chí Minh, NXB Trẻ, 2006 Cẩm nang kinh doanh Harvard: Quản lý hiệu suất làm việc nhân viên, Trần thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu dịch, TP HồChí Minh, NXB Tổng Hợp TP HồChí Minh, 2007 Henry Mintzberg, Nghề quản lý, Kim Ngọc dịch, Hà Nội, NXB Thế giới, 2010 Nguyễn Quốc Tuấn, Nguyễn Thị Loan, Phát triển kỹ quản trị, Hà Nội, NXB Tài chính, 2008 49 ... thể - Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng Quản lý thời gian hiệu giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng giải trí Năm chữ A quản lý thời gian hiệu MƠ HÌNH 5A ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN. .. tự tổ chức quản lý thời gian Quản lý thời gian hiệu đem lại nhiều lợi ích thuyết phục - Làm cho sống dễ dàng - Giảm căng thẳng (stress) - Tăng hiệu công việc - Tăng niềm vui công việc - Tăng suất... cùng, đề nghị bạn lập phương án riêng, bạn quản lý thời gian cách đặn 12 Quản lý thời gian Quản lý nghĩa làm việc tổ chức với người khác Phần lớn thời gian bạn dùng để giao tiếp, tổ chức công việc